Diagnóstico de la generación de residuos eléctricos y ...

Universidad de La Salle Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle

Ingeniería Ambiental y Sanitaria Facultad de Ingeniería

1-1-2003

Diagnóstico de la generación de residuos eléctricos y Diagnóstico de la generación de residuos eléctricos y

electrónicos RAEE provenientes del uso de computadores en el electrónicos RAEE provenientes del uso de computadores en el

sector institucional en Bogotá D.C sector institucional en Bogotá D.C

Carlos Arturo Soto Rubiano Universidad de La Salle, Bogotá

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DIAGNÓSTICO DE LA GENERACIÓN DE RESIDUOS ELÉCTRICOS Y

ELECTRÓNICOS RAEE PROVENIENTES DEL USO DE COMPUTADORES EN EL

SECTOR INSTITUCIONAL EN BOGOTÁ D.C.

CARLOS ARTURO SOTO RUBIANO

Proyecto de grado para optar al título de

Ingeniero Ambiental y Sanitario

Directora

CARMENZA ROBAYO AVELLANEDA

Ingeniera Sanitaria - Universidad del Valle

Maestría Saneamiento y Desarrollo Ambiental- Universidad Javeriana

Especialización de Gestión Residuos Industriales y Peligrosos - CEPIS

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE INGENIERÍA AMBIENTAL Y SANITARIA

BOGOTÁ D.C.

2003

Nota de aceptación:

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Firma del director

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Firma del jurado

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Firma del jurado

Bogotá Octubre de 2003

Este trabajo lo dedico muy especialmente a

mis padres Heidy y Carlos,

a mi abuelita Dora,

a mi novia Zully,

a mis buenos amigos y

a todos aquellos que aman la naturaleza

y luchan día a día por ella.

AGRADECIMIENTOS Para la ejecución de este proyecto se contó con la ayuda y colaboración de algunas personas que brindaron todo su apoyo y ayuda para el desarrollo del mismo. Ellas son: • ADRIANA GONZÁLEZ. Coordinadora de proyectos. Fundación de los Niños de los Andes. • ALEXANDER SANTAMARÍA. Encargado de bodega y reparaciones. PC-Micros. • BLANCA LILIA RAMÍREZ CÓRDOBA. Directora Técnica Apoyo Corporativo. Instituto de Desarrollo Urbano IDU. • CARLOS AUGUSTO NEIRA TUZO. Técnico Área de Sistemas. Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA. • CARLOS EDUARDO ORJUELA. Coordinador Dirección Soporte Operativo. Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB. • CARLOS PARRA. Líder Soporte Operativo. Secretaría Distrital de Salud SDS. • CARLOS ZAMUDIO. Administrador de Hardware y Software. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB. • CARMENZA ROBAYO AVELLANEDA. Docente Universidad de la Salle. Directora de Tesis. • DIANA MALLARINO. Coordinadora Grupo Producción Limpia. Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA. Asesora del proyecto. • DIEGO ALEJANDRO VARGAS. Jefe de Sistemas. Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD. • DIONISIA LÓPEZ. Subdirectora de Recursos Físicos. Secretaría de Educación Distrital SED. • FERNANDO GALEANO. Gerente de Soporte y Servicio Técnico. Epson Colombia. • FERNANDO ORJUELA. Director Proyecto de Reciclaje. Fundación del Quemado. • FRANK LEONARDO ORTIZ. Administrador de Hardware y Software. Secretaría de Educación Distrital SED. • GLORIA HELENA CAMACHO. Responsable Manejo de bajas. Secretaría de Educación Distrital SED. • GLORIA MENDEZ. Subdirectora Técnica de Sistemas. Instituto de Desarrollo Urbano IDU. • HERNANDO REYES. Jefe de Almacén. Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA.

• HUGO GÓMEZ. Director Proyecto de Reciclaje. Instituto Distrital para la Protección de la Niñez IDIPRON. • IVÁN GÓMEZ. Gerente de Gaia Vitare Ltda. • JAIRO BAHAMÓN. Jefe de Sistemas. Secretaría Distrital de Salud SDS. • JORGE VIGOYA. Líder Soporte Operativo. Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB. • JOSÉ FERNANDO GALVIS. Director Servicios de Informática. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB. • JUAN CARLOS RAMÍREZ. Coordinador Almacén y Servicios Generales. Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB. • JULIO CÉSAR MACÍAS. Jefe de Servicios Generales. Secretaría Distrital de Salud SDS. • JULIO CÉSAR OVALLE VARGAS. Director Apoyo Corporativo. Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá STT. • LUIS MIGUEL VERROCAL. Jefe Oficina Asesora de Tecnología. Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá STT. • MAURO BOTERO ECHEVERRY. Coordinador Grupo Almacén e Inventarios. Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá STT. • PEDRO NELSON DIAZ. Almacenista General. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB. • RAÚL RODRÍGUEZ. Administrador de equipos de cómputo. Instituto de Desarrollo Urbano IDU. • OSCAR ALBERTO VARGAS MORENO. Coordinador Grupo Producción Limpia. Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA. Asesor del proyecto.

DIAGNÓSTICO DE LA GENERACIÓN DE RESIDUOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS PROVENIENTES DEL USO DE COMPUTADORES EN EL SECTOR INSTITUCIONAL DE BOGOTA D.C

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CARLOS ARTURO SOTO RUBIANO UNIVERSIDAD DE LA SALLE

RESUMEN

El desarrollo de nuevas tecnologías y su creciente utilización en los hogares y empresas han

generado un aumento en la demanda de productos tecnológicos y de vanguardia. Al cumplir su

ciclo de vida se está incrementando la producción de residuos de aparatos eléctricos y

electrónicos, en particular los clasificados como equipos de cómputo.

Los aparatos eléctricos y electrónicos o AEE son todos los aparatos que para funcionar

correctamente necesitan corriente eléctrica o campos electromagnéticos, y los aparatos necesarios

para generar, transmitir y medir tales corrientes y campos electromagnéticos destinados a utilizarse

con una tensión nominal no superior a 1000 voltios en corriente alterna y 1500 voltios en corriente

continua, que se incluyen dentro de diez categorías principalmente: grandes electrodomésticos,

pequeños electrodomésticos, equipos de informática y telecomunicaciones, aparatos eléctricos

de consumo, aparatos de alumbrado, herramientas eléctricas y electrónicas, juguetes o equipos

deportivos, aparatos médicos, instrumentos de vigilancia y control y máquinas expendedoras.1

Los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos o RAEE son todos los aparatos eléctricos y

electrónicos que pasan a ser residuos de acuerdo a la clasificación anterior. Los RAEE se

denominan a su vez como basura electrónica, e-basura o e-waste (término en inglés).

La composición de los RAEE es muy compleja encontrándose materiales tan variados como

metales férreos y no férreos, muy diversos plásticos, madera, vidrio, elastómeros, adhesivos,

tejidos, cemento, aceites o fibras ópticas. La proporción entre materiales varía dependiendo de la

categoría (grandes electrodomésticos, pequeños electrodomésticos, equipos de informática y

telecomunicaciones, aparatos electrónicos de consumo..) a la que pertenece el equipo eléctrico y

electrónico. Además algunos tipos de RAEE contienen componentes o sustancias potencialmente

peligrosas como plomo, mercurio, cadmio, cromo hexavalente, polibromobifenilos (PBB) o

polibromodifeniléteres (PBDE); que si no se gestionan mediante segregación y tratamiento

específico, impactan en etapas como su tratamiento, incineración o vertimiento.

1 Fuente: Directiva 2002/96/CE del Parlamento Europeo y del Consejo del 27 de enero de 2003 sobre residuos de aparatos eléctricos y electrónicos RAEE.


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Es necesario implementar un procedimiento de almacenamiento, recolección, clasificación,

segregación, tratamiento, y disposición final de estos residuos. Existen en la actualidad algunas

alternativas de tratamiento y reutilización de los materiales contenidos en los RAEE como

trituración, separación electromagnética de metales, separación por densidad, métodos

espectroscópicos y termográficos de detección de plásticos y compactación entre otros.

En las entidades estatales se presentan dificultades en el momento en que los equipos de cómputo

se convierten en elementos inservibles u obsoletos. Asimismo los repuestos reemplazados en las

operaciones de mantenimiento y reparación se convierten rápida e irreversiblemente en un tipo de

residuo que tiene características únicas en cuanto a composición y volumen.

Los suministros e insumos como cartuchos para impresora y los compact disc y diskettes en una

menor proporción requieren actualmente gestionarlos de manera que su producción no implique

costos ambientales.

Se aplicó una encuesta y se realizaron inspecciones técnicas para determinar número de

computadores, tiempo de uso, cantidad de impresoras y scanners. En su orden la cantidad de

computadores en las entidades seleccionadas es: ETB 3960 computadores, la EAAB con 1463, el

IDU con 718, la SDS con 550, el SED con 484, la STT con 479, el IDRD 334 y el DAMA 189

computadores para un total de 8177 equipos de cómputo en las ocho entidades.

Se analizó la generación de RAEEs en doce componentes y partes principalmente las cuales

fueron: discos duros, main boards, monitores, mouses o ratones, parlantes, procesadores, tarjetas

de memoria, tarjetas de sonido, tarjetas de video, teclados, unidades de compact disc y unidades

de drive.

Se determinó que se generan anualmente en promedio 1162 componentes averiados en total de

los cuales 294 corresponden a teclados, 186 a mouses, 168 unidades de drive, 159 discos duros,

133 monitores, 95 unidades de CD, 48 tarjetas de video, 36 tarjetas de memoria, 22 main boards,

13 procesadores, 7 tarjetas de sonido y 1 parlante en las entidades seleccionadas.

Las entidades seleccionadas producen un peso total de 2217 Kg/año de componentes de

computadores de los cuales 1663 Kg corresponden a monitores, 279 Kg a teclados, 86 Kg a

unidades de CD, 80 Kg a discos duros, 67 Kg a unidades de drive, 24 Kg de mouses o ratones, 9


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Kg de main boards, 6 Kg a tarjetas de video, 1,3 Kg a procesadores, 0,9 Kg a tarjetas de sonido,

0,7 Kg a tarjetas de memoria y 0,6 Kg/año de parlantes.

De un peso total de 2217 Kg/año en orden descendente la ETB genera 664 Kg, la EAAB 398 Kg,

el IDU 269 Kg, la SDS 236 Kg, la STT 211 Kg, el DAMA 155 Kg, el IDRD 147 Kg y el SED 136 Kg.

Las entidades seleccionadas producen un volumen total de 7,62 m3 de componentes de

computadores de los cuales 6,54 m3 equivalentes a monitores, 0,70 m3 a teclados, 0,11m3 a

unidades de CD, 0,08 m3 a unidades de drive, 0,062 m3 a mouses o ratones, 0,060 m3 a discos

duros, 0,04 m3 de main boards, 0,01 m3 a tarjetas de video, 0,002 m3 a parlantes, 0,002 m3 a

tarjetas de sonido, 0,0004 m3 tarjetas de memoria y 0,0001 m3 a procesadores.

De un peso total de 7,62 m3 en orden descendente 2,16 m3 genera la ETB, 1,52 m3 la EAAB, 0,93

m3 el IDU, 0,78 m3 la STT, 0,70 m3 la SDS, 0,54 m3 el DAMA, 0,54 m3 el IDRD y 0,46 m3 el SED.

El ciclo de vida de un computador es en promedio de 4 a 7 años en las entidades estatales

dependiendo del manejo y uso del equipo de cómputo así como de la periodicidad de las

operaciones de soporte y mantenimiento.

Las empresas de soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo son PC-Micros (DAMA,

IDRD, SDS), Comware (EAAB, ETB, IDU, SED) y Entelco (STT). Estas empresas no tienen un

procedimiento claro para la gestión de sus residuos, Comware transporta los RAEE a una

compactadora sin algún otro tipo de aprovechamiento y PC-Micros dona todos su residuos a

terceros para utilizar únicamente materiales que generen algo de lucro.

En promedio los periodos de mantenimiento preventivo en las entidades seleccionadas se realizan

2,4 veces/año. Los periodos de mantenimiento correctivo se realizan siempre por demanda, es

decir en el momento en que se presenta alguna falla de software o hardware. Las renovaciones

tecnológicas o actualizaciones de equipos de cómputo se hacen en promedio cada 2,6 años.

Las entidades seleccionadas tienen actualmente 1584 impresoras y 40 escáneres que en unos

años se convertirán en RAEE. Las empresas productoras de computadores Hewlett Packard,

Compaq y Epson Colombia fueron muy prudentes y reservadas con la información suministrada sin

embargo se determinó que los consumibles, impresoras y equipos inservibles se incineran en la


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empresa Preservación Ambiental Ltda.

El IDIPRON recibe todo tipo de equipos eléctricos y electrónicos de las entidades distritales en

calidad de donación y cumplen una función de tránsito de estos residuos ya que se rematan

posteriormente por lotes a diferentes compradores continuando la cadena de los residuos.

Los cartuchos y toners de impresoras se donan actualmente a fundaciones sin ánimo de lucro

como la Fundación Niños de los Andes y la Fundación del Quemado para proyectos de reciclaje en

donde se involucran personas excluidas socialmente.

Es necesario establecer políticas claras acerca del manejo y uso de los PCs, impresoras y

escáneres en los funcionarios para evitar el deterioro y daño de los elementos así como realizar

mantenimientos preventivos regularmente en periodos de tiempo preestablecidos en los equipos

de cómputo para detectar posibles daños y fallas prontamente.

También de debe disponer de espacios para el almacenamiento de los insumos (toners, cintas,

diskettes, etc.) controlando factores como humedad, temperatura, acceso, etc.

En los sitios de almacenamiento de RAEE previo a su tratamiento y en los establecimientos para el

tratamiento deben existir básculas para el pesaje de los residuos tratados, zonas dotadas de

superficies impermeables, con instalaciones para la recolección de derrames así como

decantadores y trampa grasas, almacenamiento apropiado para las piezas desmontadas,

recipientes y contenedores para pilas y acumuladores, condensadores que contengan PCB o PCT

y otros residuos peligrosos.

Finalmente se deben considerar y tener en cuenta todos los demás tipos de RAEE ya que este es

un tema amplio de investigación e interesante desde el punto de vista medioambiental


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ABSTRACT Al cumplir su ciclo de vida se está incrementando la producción de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos RAEE, en particular los clasificados como equipos de cómputo. La composición de los RAEE es muy compleja encontrándose materiales tan variados como metales férreos y no férreos, muy diversos plásticos, madera, vidrio, elastómeros, adhesivos, tejidos, cemento, aceites o fibras ópticas. Además algunos tipos de RAEE contienen componentes o sustancias potencialmente peligrosas como plomo, mercurio, cadmio, cromo hexavalente, polibromobifenilos (PBB) o polibromodifeniléteres (PBDE). Se aplicó una encuesta y se realizaron inspecciones técnicas en ocho entidades distritales para determinar número de computadores, impresoras y scanners, marca y tiempo de uso. Se determinó el manejo que se le da a los RAEE en las entidades y en las empresas de soporte y mantenimiento así como el destino de insumos y equipos obsoletos e inservibles. Se analizó la generación de RAEEs en doce componentes y partes principalmente las cuales fueron: discos duros, main boards, monitores, mouses o ratones, parlantes, procesadores, tarjetas de memoria, tarjetas de sonido, tarjetas de video, teclados, unidades de compact disc y unidades de drive. Se determinó el ciclo de vida de un computador e insumos así como periodos de mantenimiento correctivo y preventivo en los equipos de cómputo. Existen en la actualidad algunas alternativas de tratamiento y reutilización de los materiales contenidos en los RAEE como trituración, separación electromagnética de metales, separación por densidad, métodos espectroscópicos y termográficos de detección de plásticos y compactación entre otros. Finalmente se definió la propuesta de tratamiento y gestión de RAEE: una planta de transferencia de residuos electrónicos, separación por densidad de metales y el diseño de una planta de reciclado de plásticos contenidos en los RAEE.

ABSTRACT

The production of electrical and electronic devices RAEE is being increased at the end of their useful life, particularly those ones which are classified as computer equipment. They have such a complex composition which include iron and non iron metals, a variety of plasties, wood. Glass, adhesives, cement, oils or optic fiber. Other types of RAEE have components or dangerous substances such as Lead, Mercury, Chromium, Polibromobifenilos (PBB) or Polibromodifenileteres (PBDE). A survey was made and technical inspections were carried out in eight district entities in order to determine the computers, printers and scanners number, as well as their brand and time of use. RAEE manage in entities and supporting and maintenance companies could be determined and the destination given to waste and obsolet and unuseful equipments. RAEEs generation was analized into twelve components: hard disks, memory, sound and video boards, main boards, monitors, mouses, speakers, keyboards, compact disc and and drive units. Computer life cycle was determined, as well as corrective and preventive maintenance periods. Nowadays there are some treatment and re–utilization alternatives of materials given in the RAEEs, as follow: grinding, metals electromagnetic separation, density separation, espectroscophics and thermographics methods of plastics detection and others. Finally, the RAEE treatment and proceeding proposal was defined: a transfer plant of electronic waste separation through metals density and the design of a plastic re-cycled plant.

DIAGNÓSTICO DE LA GENERACIÓN DE RESIDUOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS PROVENIENTES DEL USO DE COMPUTADORES EN EL SECTOR INSTITUCIONAL DE BOGOTÁ D.C

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GLOSARIO Para el entendimiento y análisis del presente documento es importante definir y conocer algunos términos importantes que hacen parte integral del mismo: BASURA ELECTRÓNICA, E-BASURA O E-WASTE: también llamada WEEE (Waste from Electric and Electronic Equipment) desechos o residuos provenientes de equipos eléctricos o electrónicos como impresoras, faxes, circuitos impresos, fotocopiadoras, televisores, pilas, cartuchos de impresora, monitores, aparatos de TV, radiograbadoras, que pueden contener una amplia gama de productos tóxicos potencialmente contaminantes y tener peligro ambiental y sanitario. BUSES: es el sistema nervioso del computador, son los cables y conexiones que permiten que pasen los impulsos eléctricos de una sección a otra. Hay tres tipos de buses: databus, address bus y control bus. CARCAZA: es el esqueleto de todo computador. Permite proteger sus partes internas y cuenta con una fuente de poder de la que se conectan las piezas restantes. Las carcazas (también llamadas cajas o torres), se comercializan en diferentes tamaños, por lo que vale la pena tener en cuenta las medidas de ciertos componentes, como las tarjetas madre, para seleccionar la más adecuada. COMPONENTE: elemento fundamental para un equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su cometido. Un equipo de cómputo como un todo no sirve y no prestaría el servicio para el que fue adquirido si le falta, el monitor, el teclado, la CPU., o una tarjeta de memoria. CPU: es el cerebro del computador, es la unidad central de proceso. Controla el resto del computador y es responsable de todas los cálculos que son hechos. Interpreta y ejecuta todas las instrucciones que se hacen. Sus siglas viene de Central Processing Unit o Unidad Central de Proceso. DISCO DURO: es el dispositivo de almacenamiento permanente interno en el que se guardan los programas y todos los archivos que usted crea con esos programas cuando trabaja en el computador. La capacidad del disco duro se mide en gigabytes (GB). Un GB equivale a 1.024 MB aproximadamente. ESCÁNER: son unidades que permiten copiar documentos y archivarlos digitalmente, son una especie de fotocopiadora pero en vez de imprimir se almacena en un archivo. Usualmente son producidos por las mismas empresas que fabrican éstas y los hay para el hogar, para oficina y para usos profesionales. El escáner contiene partes aprovechables y reutilizables. GESTIÓN: conjunto de operaciones dirigidas a dar a los residuos el destino final más adecuado con el fin de prevenir y evitar daños a la salud y al medio ambiente: comprende la segregación, almacenamiento, transporte, reciclaje, tratamiento y disposición final. IMPRESORA: unidad de salida de datos soportados en papel. Permiten la obtención de listados impresos tanto de archivos como de resultados de los procesos, de forma legible por las personas. Existen impresoras de matriz de punto, de líneas, de margarita, láser y de inyección.


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INTERFASES: interconexión entre elementos de hardware, son trayectorias físicas que deben conectar e intercambiar señales electrónicas en un orden preestablecido. Son los cables y conectores físicos que proveen la conexión entre los componentes del computador, ellas determinan el diseño del conector, su tamaño, número de alambres, etc. LÍNEA BLANCA: la línea blanca son todos aquellos aparatos como frigoríficos, neveras, lavadoras, lavavajillas, hornos y cocinas. LÍNEA MARRÓN: son principalmente equipos como televisores, equipos de música, videos, etc. LÍNEA GRIS: son los computadores, teléfonos móviles y equipos informáticos en general (teclados, mouses, impresoras, etc). En la actualidad se encuentran en constante aumento. MEMORIA: consiste en un conjunto de circuitos integrados o chips de memoria y constituyen miles de celdas de almacenamiento interno primario de trabajo se requiere suministro constante de energía para conservar la información. Existen también otros tipos de memoria denominadas permanentes pues conservan su contenido sin necesidad de suministro de energía eléctrica. Existen dos tipos de memorias: La memoria RAM y la memoria ROM. MODEM: dispositivo de acoplamiento entre un terminal o computador y una red de comunicaciones. MONITOR: o pantalla es un dispositivo que se utiliza para mantener control sobre los datos de entrada antes de transmitirlos a la memoria RAM, y principalmente para leer los resultados obtenidos del proceso de la información almacenada. Hoy en día existen de pantalla plana y cristal líquido. MOUSE 0 RATÓN: objeto del tamaño de la palma de la mano, que se arrastra sobre el escritorio del usuario para mover el cursor de la pantalla y escoger dentro de un menú alguna opción requerida. Tiene uno o más botones que hacen el papel de teclas de funciones. OBSOLESCENCIA: pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos. REPUESTO: elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño en el equipo de cómputo o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria que debe ser cambiada por que la que hace parte del equipo se averío. RESIDUOS CORROSIVOS: por acción química causan daños graves a los tejidos vivos, en caso de fuga destruyen elementos del entorno. RESIDUOS PELIGROSOS: son desechos sólidos, pastosos, líquidos o gaseosos o combinación de estos que por su volumen, concentración y/o características físicas, químicas o infecciones, pueden causar incremento de mortalidad o enfermedades graves e irreversibles o incapacitantes reversibles o contribuir significativamente a dicho incremento. A su vez pueden presentar peligro potencial a la salud humana o al medio ambiente cuando se manejan en forma inapropiada en cada fase del proceso de gestión.


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RESIDUOS TÓXICOS: pueden ser: • Agudos (venenosos): sustancias que pueden causar la muerte o lesiones graves si se ingieren, inhalan o entran en contacto con la piel. • Crónicos (efectos retardados): aquellos que de ser aspirados o ingeridos o de penetrar en la piel pueden causar efectos retardados crónicos o cancerígenos. TARJETA DE SONIDO: es la que permite al computador manejar sonido (también se conoce como tarjeta de audio). Esta tarjeta hace posible reproducir sonido por medio de los parlantes o grabar sonidos provenientes del exterior mediante el micrófono (es una tarjeta interna, pero tiene puertos externos en los que se conectan los parlantes y el micrófono). En los PC de bajo costo, a veces la tarjeta de sonido es reemplazada por un chip de sonido integrado en la tarjeta madre; eso reduce el precio del computador, pero la calidad es aceptable. Puede contener elementos aprovechables. TARJETA GRÁFICA O DE VIDEO: es una tarjeta que le permite al PC mostrar imágenes en el monitor; se la conoce con muchos nombres, como tarjeta gráfica, tarjeta de video, adaptador de video y controlador de video. Esta tarjeta convierte los datos con los que trabaja el computador en las señales que forman las imágenes en el monitor. En los PC económicos, es común que la tarjeta de video sea reemplazada por un chip de video integrado en la tarjeta madre, ese esquema reduce el precio del PC y la calidad es aceptable. Puede incluir metales aprovechables y plásticos. TARJETA MADRE, MOTHER BOARD O MAIN BOARD: es una tarjeta interna que aloja los principales componentes del computador, como el procesador, la memoria RAM, las ranuras de expansión, caché secundario y el BIOS. En esa tarjeta también están integrados los controladores que manejan dispositivos como el disco dura, el teclado y el ratón. En los PC de bajo costo a veces la tarjeta madre incluye un chip de vídeo (que reemplaza la tarjeta de vídeo) y un chip de sonido (que reemplaza la tarjeta de sonido). Pueden contener metales aprovechables y reutilizables. TECLADO: contiene las teclas estándar de una máquina de escribir, así como ciertas teclas especializadas como Control, Escape, Enter, además incluye un teclado numérico de tipo calculadora y teclas de función, así como teclas cursoras para desplazar el cursor en la pantalla. UNIDAD DE CD-ROM: esta unidad sirve para leer los discos compactos (CD-ROM) en los que vienen casi todos los programas y para escuchar CD de música en el PC. UNIDAD DE DRIVE O DISKETTE: esta unidad lee y escribe en los disquetes, discos que sirven para transportar datos de un lado a otro. Los disquetes tienen una capacidad de almacenamiento de datos muy baja: 1.4 megabytes (MB). Sirven para guardar y leer información, pero a diferencia del disco duro que está fijo dentro del PC, los disquetes se pueden introducir y sacar de la unidad.

DIAGNÓSTICO DE LA GENERACIÓN DE RESIDUOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS PROVENIENTES DEL USO DE COMPUTADORES EN EL SECTOR INSTITUCIONAL DE BOGOTÁ D.C.

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CONTENIDO

pág.

INTRODUCCIÓN 1

JUSTIFICACIÓN 2

OBJETIVOS 3

1. MARCO TEÓRICO 4

1.1 RESIDUOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS O E-WASTE. 4

1.2 ANTECEDENTES 5

1.3 TECNOLOGÍAS DE RECICLAJE DE RAEEs 8

1.3.1 Separación en campo eléctrico para recuperar metales 8

1.3.2 Tecnologías para reciclaje de residuos plásticos 8

1.3.3 Reciclaje de cables eléctricos 10

1.3.4 Reciclaje de soportes de almacenamiento óptico (CDs, DVDs) 11

2. DISEÑO METODOLÓGICO 13

3. DESCRIPCIÓN DEL SECTOR 15

3.1 ESTADO SITUACIONAL DE LAS ENTIDADES 15

4. DIAGNÓSTICO AMBIENTAL DE LA GENERACIÓN DE LOS RAEE 17

4.1 DEPARTAMENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL MEDIO AMBIENTE DAMA 18

4.1.1 Descripción de la entidad 18

4.1.2 Equipos de cómputo 18

4.1.3 Impresoras y scanners 19

4.1.4 Operaciones de mantenimiento 20

4.1.5 Residuos de computadores generados en la entidad 22

4.1.6 Destino temporal de los residuos en la entidad 25

4.1.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo 25

4.1.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo 25

4.1.9 Destino de insumos y suministros 29

4.1.10 Conclusiones 29

4.2 EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ EAAB 30


_______________________________________________________________________________________________



4.2 Equipos de cómputo 30









4.3 EMPRESA DE TELÉFONOS DE BOGOTÁ ETB 43











4.4 INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE IDRD 56











4.5 INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO IDU 68



_______________________________________________________________________________________________











4.6 SECRETARÍA DE SALUD DISTRITAL SDS 79











4.7 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL SED 93











4.8 SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE STT 104




_______________________________________________________________________________________________










4.9 CONSOLIDADO ENTIDADES DISTRITALES 116

4.9.1 REE por peso 116

4.9.2 REE por volumen 118

4.9.3 Suministros e insumos 121

4.10 EMPRESAS DE ENSAMBLE Y DISTRIBUCIÓN DE COMPUTADORES 125

4.10.1 Epson Colombia 126

4.10.2 Hewlett Packard y Compaq 126

4.11 EMPRESAS DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES 127

4.11.1 Comware 127

4.11.2 Pc-Micros 128

4.12 ENTIDADES Y FUNDACIONES SIN ÁNIMO DE LUCRO Y CON FUNCIÓN 128

SOCIAL

4.12.1 Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud IDIPRON 128

4.12.2 Fundación Niños de los Andes 129

5. PROPUESTA 130

5.1. PLANTA DE RECICLADO DE ESCAMA DE PESCADO PET 130

5.1.1 Descripción de la instalación (esquema) 130

5.1.2 Producción. 130

5.2 PLANTA DE TRANSFERENCIA DE RESIDUOS ELECTRÓNICOS 131

5.2.1 Descripción. 131

5.3 SEPARACIÓN DE METALES POR DENSIDAD 135

6. CONCLUSIONES 136

7. RECOMENDACIONES 139

BIBLIOGRAFÍA 141

ANEXOS 144


_______________________________________________________________________________________________ CARLOS ARTURO SOTO RUBIANO UNIVERSIDAD DE LA SALLE

LISTA DE TABLAS

pág.

Tabla 1. Los polímeros y aditivos más frecuentes en el sector eléctrico y electrónico. 9

Tabla 2. Producción mundial de CDs, DVDs y CD-Rs. 11

Tabla 1 DAMA. Equipos de cómputo en el DAMA. 19

Tabla 2 DAMA. Impresoras del DAMA Año 2003. 21

Tabla 3 DAMA. Scanners del DAMA Año 2003. 20

Tabla 4 DAMA. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en el DAMA. 24

Tabla 5 DAMA. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en el DAMA. 27

Tabla 6 DAMA. Consumo de compact disc, y diskettes en el DAMA. 28

Tabla 7 DAMA. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y 28

compact disc.

Tabla 8 DAMA. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y 28

Compact Disc.

Tabla 1 EAAB. Equipos de cómputo en la EAAB. 30

Tabla 2 EAAB. Impresoras de la EAAB Año 2003. 32

Tabla 3 EAAB. Scanners de la EAAB. Año 2003. 35

Tabla 4 EAAB. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en la EAAB. 36

Tabla 5 EAAB. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en la EAAB. 39

Tabla 6 EAAB. Consumo de Compact Disc y diskettes en la EAAB. 41

Tabla 7 EAAB. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y 41

Compact Disc.

Tabla 8 EAAB. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y 41

Compact Disc.

Tabla 1 ETB. Equipos de cómputo en la ETB año 2003. 44

Tabla 2 ETB. Impresoras de la ETB. 46

Tabla 3 ETB. Scanners de la ETB. 45

Tabla 4 ETB. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en la ETB. 49



Tabla 5 ETB. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en la ETB. 52

Tabla 6 ETB. Consumo de Compact Disc y diskettes en la ETB. 55

Tabla 7 ETB. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y 55

Compact Disc

Tabla 8 ETB. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y 55

Compact disc.

Tabla 1 IDRD. Equipos de cómputo en el IDRD. 56

Tabla 2 IDRD. Impresoras del IDRD Año 2003. 58

Tabla 3 IDRD. Scanners del IDRD Año 2003. 59

Tabla 4 IDRD. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en el IDRD. 61

Tabla 5 IDRD. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en el IDRD. 65

Tabla 6 IDRD. Consumo de compact disc y diskettes en el IDRD. 66

Tabla 7 IDRD. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y 66

compact disc.

Tabla 8 IDRD. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y 66

compact disc.

Tabla 1 IDU. Equipos de cómputo en el IDU. 69

Tabla 2 IDU. Impresoras del IDU Año 2003. 71

Tabla 3 IDU. Scanners del IDU Año 2003. 71

Tabla 4 IDU. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en el IDU. 74

Tabla 5 IDU. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en el IDU. 76

Tabla 6 IDU. Consumo de compact disc y diskettes en el IDU. 77

Tabla 7 IDU. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y 77

compact disc.

Tabla 8 IDU. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y 77

compact disc.

Tabla 9 IDU. Cartuchos donados a la Fundación Niños de los Andes. 78

Tabla 1 SDS. Equipos de cómputo en el SDS. 80

Tabla 2 SDS. Impresoras del SDS Año 2003. 82

Tabla 3 SDS. Scanners del SDS Año 2003. 84

Tabla 4 SDS. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en el SDS. 85

Tabla 5 SDS. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en el SDS. 90

Tabla 6 SDS. Consumo de compact disc y diskettes en el SDS. 91

Tabla 7 SDS. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y 91



compact disc.

Tabla 8 SDS. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y 91

compact disc.

Tabla 9 SDS. Cartuchos donados. 92

Tabla 1 SED. Equipos de cómputo en el SED. 94

Tabla 2 SED. Impresoras del SED Año 2003. 95

Tabla 3 SED. Scanners del SED Año 2003. 96

Tabla 4 SED. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en el SED. 99

Tabla 5 SED. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en el SED. 102

Tabla 6 SED. Consumo de compact disc, y diskettes en el SED. 103

Tabla 7 SED. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y 103

compact disc.

Tabla 8 SED. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y 103

compact disc.

Tabla 1 STT. Equipos de cómputo en la STT. 105

Tabla 2 STT. Impresoras del STT Año 2003. 107

Tabla 3 STT. Scanners del STT Año 2003. 106

Tabla 4 STT. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en el STT. 110

Tabla 5 STT. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en el STT. 113

Tabla 6 STT. Consumo de compact disc y diskettes en el STT. 114

Tabla 7 STT. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y 114

compact disc.

Tabla 8 STT. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y 114

compact disc.

Tabla 9 STT. Cartuchos donados. 115

Tabla 1 CONSOLIDADO. Peso total de RAEE generados por las entidades anualmente. 119

Tabla 2 CONSOLIDADO. Volumen total de RAEE generados por las entidades anualmente. 122

Tabla 3 CONSOLIDADO. Cuadro de las entidades y su generación de RAEE. 123

Tabla 4 CONSOLIDADO. Consolidado consumo, peso y volumen de suministros por entidad. 124


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LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Esquema general de tratamiento de soportes de almacenamiento óptico. 12

Figura 1 DAMA. Equipos de cómputo clasificados según su marca en el DAMA. 19

Figura 2 DAMA. Tiempo de uso de los computadores en el DAMA. 19

Figura 3 DAMA. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en el DAMA. 20

Figura 4 DAMA. Cantidad de RAEE de computadores generados anualmente en el DAMA 23

Figura 5 DAMA. Peso de los RAEE de computadores generados anualmente en el DAMA. 23

Figura 6 DAMA. Volumen de los RAEE de computadores generados anualmente en el DAMA. 23

Figura 7 DAMA. Consumo de suministros para computadores en el DAMA. 26

Figura 8 DAMA. Comportamiento de suministros por peso en el DAMA. 29

Figura 9 DAMA. Comportamiento de suministros por volumen en el DAMA. 29

Figura 1 EAAB. Equipos de cómputo clasificados según su marca en la EAAB. 30

Figura 2 EAAB. Tiempo de uso de los computadores en la EAAB. 31

Figura 3 EAAB. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en la EAAB. 31

Figura 4 EAAB. Cantidad de RAEE de computadores generados anualmente en la EAAB. 35

Figura 5 EAAB. Peso de los RAEE de computadores generados anualmente en la EAAB. 35

Figura 6 EAAB. Volumen de los RAEE de computadores generados anualmente en la EAAB. 35

Figura 7 EAAB. Consumo de suministros para computadores en la EAAB. 42

Figura 8 EAAB. Comportamiento de suministros por peso en la EAAB. 42

Figura 9 EAAB. Comportamiento de suministros por volumen en la EAAB. 42

Figura 1 ETB. Equipos de cómputo clasificados según su marca en la ETB. 44

Figura 2 ETB. Tiempo de uso de los computadores en la ETB. 44

Figura 3 ETB. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en la ETB. 45

Figura 4 ETB. Cantidad de RAEE de computadores generados anualmente en la ETB. 48

Figura 5 ETB. Peso de los RAEE de computadores generados anualmente en la ETB. 48

Figura 6 ETB. Volumen de los RAEE de computadores generados anualmente en la ETB. 48

Figura 7 ETB. Consumo de suministros para computadores en la ETB. 51


_______________________________________________________________________________________________


Figura 8 ETB. Comportamiento de suministros por peso en la ETB. 51

Figura 9 ETB. Comportamiento de suministros por volumen en la ETB. 54

Figura 1 IDRD. Equipos de cómputo clasificados según su marca en el IDRD. 57

Figura 2 IDRD. Tiempo de uso de los computadores en el IDRD. 57

Figura 3 IDRD. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en el IDRD. 57

Figura 4 IDRD. Cantidad de RAEE de computadores generados anualmente en el IDRD. 60

Figura 5 IDRD. Peso de los RAEE de computadores generados anualmente en el IDRD. 60

Figura 6 IDRD. Volumen de los RAEE de computadores generados anualmente en el IDRD. 62

Figura 7 IDRD. Consumo de suministros para computadores en el IDRD. 67

Figura 8 IDRD. Comportamiento de suministros por peso en el IDRD. 67

Figura 9 IDRD. Comportamiento de suministros por volumen en el IDRD. 67

Figura 1 IDU. Equipos de cómputo clasificados según su marca en el IDU. 69

Figura 2 IDU. Tiempo de uso de los computadores en el IDU. 69

Figura 3 IDU. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en el IDU. 70

Figura 4 IDU. Cantidad de RAEE de computadores generados anualmente en el IDU. 72

Figura 5 IDU. Peso de los RAEE de computadores generados anualmente en el IDU. 72

Figura 6 IDU. Volumen de los RAEE de computadores generados anualmente en el IDU. 73

Figura 7 IDU. Consumo de suministros para computadores en el IDU. 78

Figura 8 IDU. Comportamiento de suministros por peso en el IDU. 78

Figura 9 IDU. Comportamiento de suministros por volumen en el IDU. 78

Figura 1 SDS. Equipos de cómputo clasificados según su marca en la SDS. 80

Figura 2 SDS. Tiempo de uso de los computadores en la SDS. 80

Figura 3 SDS. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en la SDS. 81

Figura 4 SDS. Cantidad de RAEE de computadores generados anualmente en la SDS. 86

Figura 5 SDS. Peso de los RAEE de computadores generados anualmente en la SDS. 86

Figura 6 SDS. Volumen de los RAEE de computadores generados anualmente en la SDS. 86

Figura 7 SDS. Consumo de suministros para computadores en la SDS. 89

Figura 8 SDS. Comportamiento de suministros por peso en la SDS. 89

Figura 9 SDS. Comportamiento de suministros por volumen en la SDS. 89

Figura 1 SED. Equipos de cómputo clasificados según su marca en el SED. 94

Figura 2 SED. Tiempo de uso de los computadores en el SED. 94

Figura 3 SED. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en el SED. 96

Figura 4 SED. Cantidad de RAEE de computadores generados anualmente en el SED. 98

Figura 5 SED. Peso de los RAEE de computadores generados anualmente en el SED. 98


_______________________________________________________________________________________________


Figura 6 SED. Volumen de los RAEE de computadores generados anualmente en el SED. 98

Figura 7 SED. Consumo de suministros para computadores en el SED. 101

Figura 8 SED. Comportamiento de suministros por peso en el SED. 101

Figura 9 SED. Comportamiento de suministros por volumen en el SED. 101

Figura 1 STT. Equipos de cómputo clasificados según su marca en la STT. 105

Figura 2 STT. Tiempo de uso de los computadores en la STT. 105

Figura 3 STT. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en la STT. 106

Figura 4 STT. Cantidad de RAEE de computadores generados anualmente en la STT. 109

Figura 5 STT. Peso de los RAEE de computadores generados anualmente en la STT. 109

Figura 6 STT. Volumen de los RAEE de computadores generados anualmente en la STT. 109

Figura 7 STT. Consumo de suministros para computadores en la STT. 112

Figura 8 STT. Comportamiento de suministros por peso en la STT. 112

Figura 9 STT. Comportamiento de suministros por volumen en la STT. 112

Figura 1 CONSOLIDADO. Peso total anual de los RAEE generados anualmente en las 117

entidades seleccionadas.

Figura 2 CONSOLIDADO. Peso total anual de los RAEE generados por entidad. 117

Figura 3 CONSOLIDADO. Volumen total anual de los RAEE en las entidades 120

seleccionadas.

Figura 4 CONSOLIDADO. Volumen total anual de los RAEE generados por entidad. 120

Figura 5 CONSOLIDADO. Consumo mensual de cartuchos-toners, compact disc y diskettes 125

en las entidades.

Figura 1 PROPUESTA. Esquema básico del proceso de reciclado de plástico de RAEE. 132





LISTA DE FOTOGRAFÍAS

pág.

Foto 1. Desmontaje de residuos eléctricos-electrónicos 4

Foto 2. Separación electromagnética de metales. 8

Foto 3. Cobre y plástico obtenido después del proceso de reciclaje. 10

Foto 4. Pesaje y medición de partes de computadores en el laboratorio de la Universidad 22

de la Salle.

Foto 5. Pesaje de residuos E&E de computadores en la oficina de administración de 37

hardware y software de la EAAB.

Foto 6. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en la 37

EAAB.

Foto 7. Algunos tipos de impresoras de la ETB. 45

Foto 8. Equipos de cómputo marca Qbex para el IDRD. Año 2003. 57

Foto 9. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en el IDRD. 63

Foto 10. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en el 63

IDRD.

Foto 11. Bodega de almacenamiento de insumos y suministros para computadores en el IDRD. 64

Foto 12. Almacenamiento de toners y cartuchos para impresoras del IDRD. 64

Foto 13. Almacenamiento de compact disc y diskettes en el IDRD. 64

Foto 14. Almacenamiento general de cartuchos y toners para impresora, compact disc y 64

diskettes.

Foto 15. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en el IDU. 73

Foto 16. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en el IDU. 73

Foto 17. Algunos tipos de impresoras de la SDS. 81

Foto 18. Almacenamiento de toners para impresoras en la SDS. 87

Foto 19. Almacenamiento de toners para impresoras en la SDS. 87

Foto 20. Almacenamiento de cartuchos para impresoras en la SDS. 87

Foto 21. Almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en la SDS. 88



Foto 22. Almacenamiento de monitores, impresoras y CPUs en la SDS. 88

Foto 23. Pesaje de REE en el SED. 97

Foto 24. Pesaje de un toner en el SED. 97

Foto 25. Cartuchos para impresora marca Epson. 126

Foto 26. Planta de transferencia de residuos electrónicos (Departamento de selección). 131

Foto 27. Planta de transferencia de residuos electrónicos (cintas transportadoras). 131

Foto 28. Trituradora con elevador automático. 135

Foto 29. Mesa densimétrica. 135



LISTA DE ANEXOS

pág.

ANEXO 1. Encuesta aplicada en cada entidad. 144

ANEXO 2. “Manual de procedimientos administrativos y contables para el

manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital” (Resolución

001 del 20 de Septiembre de 2001 de la Secretaría de Hacienda de Bogotá)


______________________________________________________________________________________________ CARLOS ARTURO SOTO RUBIANO UNIVERSIDAD DE LA SALLE

- 1 -

INTRODUCCIÓN

El desarrollo de nuevas tecnologías y su creciente utilización en los hogares y empresas han generado un aumento en la demanda de productos tecnológicos y de vanguardia. Al cumplir su ciclo de vida se está incrementando la producción de residuos del sector electrónico, en particular los clasificados como equipos de cómputo. En las entidades estatales surgen interrogantes en el momento en que los equipos de cómputo se convierten en elementos inservibles u obsoletos. Asimismo los repuestos reemplazados en las operaciones de mantenimiento y reparación se convierten rápida e irreversiblemente en un tipo de residuo que tiene características únicas en cuanto a composición y volumen. Los suministros e insumos como cartuchos para impresora y los compact disc y diskettes en una menor proporción requieren actualmente gestionarlos de manera que su producción no implique costos ambientales. Este documento incluye un diagnóstico de la generación de residuos eléctricos-electrónicos de equipos de cómputo en las entidades seleccionadas analizando la cantidad, peso, volumen y almacenamiento. Se determinó el total de equipos de cómputo además de otros equipos electrónicos como impresoras y escáneres los cuales se descartan con frecuencia. A su vez este documento incluye algunas alternativas de reciclaje y tratamiento de materiales contenidos en los RE&E para plásticos y metales principalmente como separación de metales por densidad, reciclaje de plásticos y planta de transferencia de residuos eléctricos-electrónicos además de las incluidas en el marco conceptual. El destino de estos residuos no termina en las entidades distritales, sigue su ruta en diferentes caminos: uno de estos son las empresas encargadas del soporte y mantenimiento de computadores que acumulan considerables cantidades de estos residuos en sus bodegas, luego son compactadas y generalmente se utilizan para fundición. El otro son las instituciones o entidades sin ánimo de lucro a las cuales se les donan lotes de este tipo de residuos para proyectos sociales y de reciclaje. Los fabricantes de computadoras tienen una alta cuota de responsabilidad en la gestión y recolección de estos residuos por lo que se indagó y consultó empresas como Epson Colombia, Hewlett Packard y Compaq. Finalmente se redactaron algunas conclusiones acerca del comportamiento en el consumo de insumos y suministros así como las entidades de mayor generación de estos y recomendaciones encaminadas principalmente a limitar la producción de RAEE y plantear formas de aprovechar los materiales contenidos en este tipo de residuos.


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CARLOS ARTURO SOTO RUBIANO - 2 - UNIVERSIDAD DE LA SALLE

JUSTIFICACIÓN

En relación con el tema de la basura electrónica, e-basura o e-waste, en nuestro país no hay mayores investigaciones al respecto. En Colombia este tipo de residuos simplemente en algunas ocasiones se trituran, compactan y se envían muchas veces al relleno sanitario sin ningún tratamiento previo. En países como EEUU y algunos países de Europa las investigaciones se están encaminando hacia el reciclaje, reutilización y eliminación de este tipo de residuos pero afrontando algunos inconvenientes. Esta basura electrónica como ya se ha mencionado contiene una amplia gama de productos tóxicos potencialmente contaminantes que no están siendo manejados ni tratados adecuadamente. Empresas como Dell Computer están utilizando a presos de cárceles de Estados Unidos en el reciclado y desmantelamiento de computadoras obsoletas pero sin medidas adecuadas de protección. Empresas como IBM, Hewlett-Packard, Micron Technology y Gateway también en EEUU tienen algunos programas de reciclaje pero no son demasiado efectivos. En la Unión Europea se obliga a los fabricantes al reciclaje de sus residuos. El Parlamento Europeo trabaja en una ley que obliga a que los fabricantes de equipos electrónicos paguen una cuota cuando sus productos queden obsoletos y se conviertan en equipos inservibles1. La llamada Red de Acción de Basilea (BAN), entidad para observación global enfocada al comercio de tóxicos, junto con la Silicon Valley Toxics Coalition, que trabajan por una industria tecnológica limpia y segura, realizaron una investigación en la cual indican que Estados Unidos es uno de los principales responsables de la intoxicación planetaria con material electrónico de desecho. Además Estados Unidos en lugar de encarar el problema, esta tomando una vía facilista: exportar los residuos a países subdesarrollados de Asia principalmente, como China, India y Pakistán, lo que está ocasionando graves problemas ambientales en dichos países: contaminación del suelo, del aire y de fuentes hídricas y envenenamiento de la población expuesta a este tipo de residuos2. Estas acciones de EEUU se oponen a las políticas del Convenio de Basilea que en 1994 acordó prohibir totalmente exportar la basura peligrosa de los países ricos a los pobres, por cualquier razón, incluyendo el reciclamiento. La problemática se empieza a vislumbrar en los depósitos y departamentos de sistemas e informática de las distintas instituciones estatales en donde comienzan a almacenarse a la espera de una pronta solución. En conclusión este es un problema que crece día a día y en los próximos años la cantidad de basura electrónica se multiplicará lo que hará más dispendioso su tratamiento. Estos desechos que contienen residuos peligrosos están siendo abandonados en rellenos sanitarios expuestos al calor y temperaturas y que se están infiltrando en los suelos y las aguas. Es necesario realizar serias investigaciones sobre los impactos ambientales que ocasionan los desechos electrónicos, analizando que cantidad se produce, con que frecuencia y porque se genera y diseñar propuestas de reutilización, reciclaje y aprovechamiento así como una adecuada disposición final de estos residuos, teniendo en cuenta que el comercio de equipos eléctricos y electrónicos aumentan día a día.

1 Fuente: Campaña para el Reciclado de Computadoras, que utiliza las investigaciones de la organización de San José (California) Silicon Valley Toxics Coalition. 2 Fuente: Informe "Exporting Harm" Red de Acción de Basilea (BAN).


______________________________________________________________________________________________ CARLOS ARTURO SOTO RUBIANO UNIVERSIDAD DE LA SALLE

- 3 -

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

• Elaborar el diagnóstico de la generación de los residuos eléctricos y electrónicos RAEE

provenientes del uso de computadores en el sector institucional de Bogotá D.C. para definir una

propuesta de gestión.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Determinar el manejo que cada entidad seleccionada da a este tipo de residuos para

evaluarlo y optimizarlo.

• Identificar el manejo que le dan las empresas de soporte y mantenimiento de computadores

a los residuos eléctricos-electrónicos provenientes de estos.

• Conocer los diferentes tipos de residuos generados en los departamentos de sistemas e

informática como suministros, periféricos, partes y accesorios para conocer su manejo.

• Realizar una recopilación de información en los departamentos de sistemas e informática de

las entidades estatales indagando periodos de mantenimiento, actualización y cambio de

suministros mediante visitas y encuestas.

• Conocer el ciclo de vida de un computador y sus elementos a nivel institucional para

identificar el periodo de utilización y el diseño de la gestión.

• Realizar el diagnóstico de la generación de los residuos eléctricos-electrónicos del uso de

equipos de cómputo en las entidades estatales.

• Examinar algunas experiencias extranjeras exitosas en cuanto al manejo y disposición de

este tipo de residuos y evaluar su aplicabilidad en nuestro caso.


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- 4 -

1. MARCO TEORICO Desde principios del siglo pasado, el factor de la contaminación ambiental y atmosférica, ha ido evolucionando y creciendo de manera acelerada, problema que se está volviendo inmanejable y muy peligroso para nuestra supervivencia. La basura electrónica es el tipo de desechos que más rápidamente crece en las ciudades del mundo3 y a esto no se escapa Bogotá. Hoy en día cambiamos de televisor por una más moderno, reemplazamos nuestro equipo de sonido por otro más novedoso y potente y nuestra computadora año tras año la actualizamos por una más reciente, que se adapte a las condiciones de la nueva era digital. A esto no se escapan las entidades estatales tanto nacionales como distritales que necesitan de equipos cada vez más veloces y modernos para satisfacer la creciente demanda de atención y prestación de servicios eficientes. Los circuitos impresos, las pilas, los cartuchos de impresora, los monitores, los teclados, los televisores, los celulares, los mouses, los faxes, las impresoras, las grabadoras, forman parte de una categoría de basura que ni la industria que la fabrica ni la industria que la recicla ni los gobiernos que regulan su ciclo de vida han adquirido responsabilidad sobre su destino final. Debido al continuo y creciente desarrollo tecnológico, hoy se retiran millones de toneladas de basura electrónica en todas partes del mundo. En la actualidad se venden más computadoras y hardware informático que otros artefactos en el mundo4. Cuando nuestros computadores, cualquier otro hardware o cualquier electrodoméstico llega al fin de su vida útil, se convierten simplemente en una indeseable basura tóxica. Estos aparatos están fabricados con materiales que con frecuencia contienen sustancias peligrosas, como el plomo, el cadmio, el arsénico, cromo hexavalente y el mercurio. 1.1 RESIDUOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS O E-WASTE La Unión Europea define los equipos eléctricos y electrónicos como ”todo aquel que requiere para su funcionamiento energía eléctrica o campos electromagnéticos de tensión nominal no superior a 1000 V en corriente alterna y 1500 en corriente continua”. Entre los equipos que se incluyen dentro de esta definición están: televisores, radios, videocámaras, computadores, aspiradoras, impresoras, escáneres, videos, CDs y pequeños electrodomésticos entre otros. Los residuos o desechos que generan estos equipos se denominan basura electrónica, e-basura o e-waste (término en inglés). La basura o chatarra electrónica o WEEE5 (Waste from Electric and Electronic Equipment) son desechos o residuos provenientes de equipos eléctricos o electrónicos como impresoras, faxes, circuitos impresos, fotocopiadoras, televisores, pilas, cartuchos de impresora, monitores, aparatos de TV, radiograbadoras, que pueden contener una amplia gama de productos tóxicos potencialmente contaminantes y tener peligro ambiental y sanitario.

3 Fuente: Documento Red de Acción de Basilea (BAN), entidad para observación global enfocada al comercio de tóxicos. 4 Fuente: Agencia EFE Documento VI reunión de la conferencia de los Estados a partir de la Convención de Basilea. 5 Fuente: Término utilizado por la Unión Europea.


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- 5 -

El sector eléctrico y electrónico se segmenta en cables y ocho subsectores de acuerdo a la clasificación europea: equipos de línea marrón, equipos domésticos de gran tamaño, equipos domésticos de pequeño tamaño, procesado de datos, equipos médicos, equipos de oficina, equipos de telecomunicaciones y materiales de equipamiento eléctrico. A su vez los residuos tecnológicos pueden clasificarse dentro de tres líneas a la cual le corresponde a cada una un color en particular: • Línea blanca: la línea blanca son todos aquellos aparatos como frigoríficos, neveras, lavadoras, lavavajillas, hornos y cocinas. • Línea marrón: son principalmente equipos como televisores, equipos de música, videos y otros. • Línea gris: son los computadores, teléfonos móviles y equipos informáticos en general (teclados, mouses, impresoras,.). En la actualidad se encuentran en constante aumento. La composición de los RAEEs es muy compleja encontrándose materiales tan variados como metales férreos y no férreos, muy diversos plásticos, madera, vidrio, elastómeros, adhesivos, tejidos, cemento, aceites o fibras ópticas. La proporción entre materiales varía dependiendo de la categoría (grandes electrodomésticos, pequeños electrodomésticos, equipos de informática y telecomunicaciones, aparatos electrónicos de consumo...) a la que pertenece el equipo eléctrico y electrónico. Además algunos RAEEs contienen componentes o sustancias potencialmente peligrosas, que si no se gestionan mediante segregación y tratamiento específico, impactan en etapas como su tratamiento, incineración o vertimiento.

Foto 1. Desmontaje de residuos eléctricos-electrónicos.

Fuente: http: //www.wsis.ethz.ch/. 1.2 ANTECEDENTES El reciclado de equipos eléctricos y electrónicos se realiza desde hace aproximadamente 20-25 años con el tratamiento de centrales telefónicas y grandes computadores. Los equipos antes eran mucho más voluminosos por lo que contenían cantidades apreciables de metales y otros elementos, que compensaban económicamente los costos de desmontaje y tratamiento. En la actualidad los equipos son mucho más pequeños y tienden a ser miniaturizados y digitalizados por lo tanto la presencia de metales y elementos recuperables es mucho menor.


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- 6 -

Como consecuencia del desarrollo científico y tecnológico se está presentando un incremento en la cantidad de equipos electrónicos, que al terminar su vida útil son enviados a rellenos o simplemente almacenados en los hogares y empresas a la espera de que hacer con ellos. Entre los años 1988-1995 se inician algunas actividades ambientales extranjeras por parte de empresas informáticas, empresas de electrónica doméstica y algunas de telefonía, cuyo objetivo es la recolección, reciclaje y revalorización de residuos del sector. Las ciudades y países que han estado a la vanguardia en cuanto a este trabajo son: Nuremberg, Essen, Frankfurt y Berlín en Alemania (1992/94), Tokio (1994), Bilbao (1992/94), Weiz y Bregenze en Austria (1995), Lothian Region y Sussex Country en Gran Bretaña (1995/96), Estocolmo en Suecia (1995/96), Italia (1995/96), Barcelona en España (1996), Rhone Alpes, Picardie y Normandie – Caen en Francia (1996), Unión Country, NJ y Hennepin Country en Estados Unidos (1996), algunos municipios daneses (1997) y Rhode Island, Binghamton, NY, Massachussets y Somerville en Estados Unidos (1997).6 En Europa actualmente se aprobó la Directiva 2002/96/CE para la gestión de los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos. En esta directiva se establece como objetivos la prevención de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos RAEE y el reciclado para minimizar los riesgos e impactos hacia el medio ambiente. Se establece la necesidad de minimizar el uso de sustancias peligrosas en la fabricación de equipos eléctricos y electrónicos y reducir la cantidad de plásticos empleados para facilitar su reciclaje. También se propone el uso de códigos únicos que permitan la identificación de las partes plásticas. En el presente año igualmente se aprobó la Directiva 2002/95/CE en la cual se pretende regular y controlar la utilización de sustancias peligrosas en la fabricación de equipos eléctricos-electrónicos. A sí mismo se pretende regular aspectos relacionados con el diseño de los equipos electrónicos. Los países en orden de antigüedad que han gestionado proyectos y algunos marcos legislativos relacionados con e-waste son: País Vasco y Cataluña (España), Hennepin Country (USA), Suiza, Holanda, Japón, Taiwán, Suecia y Noruega. En esta Directiva del Parlamento Europeo (2002/96/CE) se establece como objetivos la prevención de residuos de equipos eléctricos y electrónicos y el reciclado para minimizar los riesgos e impactos hacia el medio ambiente. • Se establece también la necesidad de minimizar el uso de sustancias peligrosas en la fabricación de equipos eléctricos y electrónicos y reducir la cantidad de plásticos empleados para facilitar su reciclaje. También se propone el uso de códigos únicos que permitan la identificación de las partes plásticas. • En cuanto a la recolección de los equipos cuando han alcanzado el final de su vida útil, los distribuidores deberán recoger el antiguo en forma gratuita. Para la recuperación de los residuos de equipos eléctricos y electrónicos se establece que para electrodomésticos los materiales reciclados deben ser mínimo un 90% en peso del aparato.

6 Fuente: Datos suministrados por Indumetal Recycling, empresa europea que lidera el tratamiento de WEEE.


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• El reciclado de pequeños electrodomésticos, aparatos de audio, televisión, equipos de video y audio e instrumentos musicales, juguetes y herramientas eléctricas y electrónicas deben alcanzar como mínimo un 70% en peso del aparato (Directiva 2002/96/CE). • Lámparas de descarga y equipos con tubos de rayos catódicos se consideran por separado, reciclando para los primeros un 90% y para los segundos el 70% en peso del aparato según la Directiva 2002/96/CE del Parlamento Europeo. En nuestro país no hay mayores investigaciones serias y profundas al respecto. En Colombia este tipo de residuos simplemente en algunas ocasiones se trituran, compactan y se envían muchas veces al relleno sanitario sin ningún tratamiento previo. Generalmente computadores, tarjetas electrónicas y demás elementos se llevan a depósitos y chatarrerías pero allí tan sólo se aprovecha la parte que genere lucro y lo demás se envía al relleno sanitario. Las partes que tienen algún poco de metal se venden a Siderúrgicas El Muña y se utilizan como material de combustión según varias chatarrerías consultadas. También se están donando suministros e insumos a entidades sin ánimo de lucro como Fundación Niños de los Andes, Fundación del Quemado o al Instituto Distrital para la Protección de la Niñez IDIPRON. Pero estas son entidades de tránsito de los residuos. La Fundación Niños de Los Andes tiene actualmente un convenio de transferencia de tecnología con la compañía LASER GENERIC SUPPLIES CO cuya sede principal se encuentra en la Florida USA. Esta compañía ha instalado en Bogotá una planta cuya función es la remanufactura de cartuchos con toner y cartuchos de inyección. El procedimiento básicamente es abrir el cartucho retirando partes internas desgastadas en el proceso de impresión y funcionamiento del cartucho dentro de las impresoras láser. Luego de ser reemplazadas estas partes desgastadas, se coloca de nuevo el toner en el interior del cartucho y se somete a pruebas de control de calidad. Algunos elementos como los cilindros fotoconductores, los rodillos de carga primaria, las cuchillas de limpieza, las cuchillas de recuperación y el toner son importados directamente de Estados Unidos garantizando un correcto proceso de remanufactura bajo estándares técnicos internacionales. Este proceso se aplica con buenos resultados en países desarrollados. Para la remanufactura de cartuchos de inyección se aplica la tecnología desarrollada por la compañía BASF MAGNETICS AG, compañía Alemana con cerca de 25 años de experiencia en la producción de tintas y colorantes químicos. En la actualidad Gaia Vitare Ltda. una empresa pionera en este tipo de residuos en Bogotá y a nivel nacional está tramitando la licencia ambiental ante el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA para la recolección, clasificación, tratamiento y disposición final de residuos electrónicos y baterías. El tratamiento de esta empresa empieza con un despiece de cada uno de los residuos en donde se separa la parte reciclable de los residuos para ser comercializada. Las tarjetas electrónicas se almacenan en canecas y son enviadas a Cementos Boyacá, las pantallas de tubo de rayos catódicos y LCD se envían simplemente al relleno y las baterías y pilas son almacenadas alejadas de la humedad y el calor evitando cualquier reacción o descomposición.


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Esta empresa desarrolla la actividad de manejo de residuos peligrosos, sin contar con licencia ambiental actualmente 1.3 TECNOLOGÍAS DE RECICLAJE DE RAEEs En España y en general en algunos países europeos se han realizado varias investigaciones encaminadas al aprovechamiento de residuos del sector eléctrico y electrónico y en particular residuos de computadores. El objetivo principal ha sido prevenir su generación y reciclar partes como vidrio, plásticos y metales para cerrar el ciclo de vida de estos. A continuación se presentan algunas de ellas: 1.3.1 Separación en campo eléctrico para recuperar metales. En un estudio elaborado por investigadores españoles se estudiaron las posibilidades de concentración de las partes metálicas existentes en una muestra de residuos electrónicos, con el fin de obtener un concentrado que pudiera ser posteriormente tratado con eficacia por vía hidrometalúrgica, recuperando los metales preciosos presentes en él. En el estudio se determinó el tamaño del grano con el fin de separar el plástico del metal. Inicialmente el material se fragmentó en un molino de cuchillas. Se tomaron luego 200 granos de cada una de las fracciones obtenidas para analizar por medio de una lupa binocular los materiales contenidos en cada fracción. Se puede afirmar que entre más fina es la molienda mayor es el grado de liberación. El tamaño de liberación idóneo es de 1 mm, aunque el índice de liberación es ligeramente mayor para tamaños inferiores, el porcentaje de finos que se produce durante la molienda es muy elevado y esto dificulta la posterior concentración. Se determinó que el tamaño de molienda aconsejable es de 1 mm, valor en el cual el índice de liberación es del 90.74 %. Al disminuir la malla de molienda, el índice de liberación aumenta muy poco y en cambio se producen granos finos que originan grandes pérdidas.

Foto 2. Separación electromagnética de metales:

Fuente: Empresa española Calamit. 1.3.2 Tecnologías para reciclaje de residuos plásticos. Diferentes empresas han desarrollado tecnologías de identificación y clasificación de plásticos por familias de polímeros. En este proyecto europeo, llamado "Sureplast" participan las empresas e instituciones: Fundación Centro Tecnológico Gaiker (España) / Bruker Optik GmbH, Frannhofer – Gesellchoft, Institut fur Lasertechnik y LLA Umwelttechnishe Analytik und Anlagen GmbH (Alemania) / Foundation for


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Research and Technology / Hellas, FORTH – IESL (Grecia) / HLC – HB Henley Burrowes Limited (UK) / Kuagliga Tekniska Hogskolan y Department of Polymer Technology (Suecia). Se pretende separar, identificar y clasificar por familias compatibles de polímeros, pequeños equipos electrónicos como teléfonos móviles, teléfonos de mesa, ratones o mouses, teclados, planchas, secadores de pelo, audífonos y otros. Existen técnicas de separación de plásticos que contemplan procesos físicos, químicos y mecánicos. Estas técnicas se basan en las diferencias de sus características físicas y químicas por ejemplo la densidad y el espectro de infrarrojo. El sector eléctrico y electrónico se segmenta en cables y ocho subsectores de acuerdo a la clasificación europea: equipos de línea marrón, equipos domésticos de gran tamaño, equipos domésticos de pequeño tamaño, procesado de datos, equipos médicos, equipos de oficina, equipos de telecomunicaciones y materiales de equipamiento eléctrico. Los polímeros más comunes que encontramos en los residuos plásticos provenientes del sector E&E son los estirénicos como ABS o HIPS, poliolefinas (HDPE, PP) y el PVC.7 En la Tabla 1 se señalan los diversos aditivos como pigmentos, ignifugantes y colorantes que suelen llevar los plásticos del sector E&E. En la actualidad los equipos del sector E&E tienden a ser cada vez más pequeños. En los equipos de gran tamaño su desmontaje es más sencillo y económicamente factible pues se pueden obtener piezas grandes de elementos plásticos o metales valiosos. En equipos pequeños el desmontaje implica un mayor costo. Es importante tener en cuenta tanto los métodos de identificación como las técnicas de separación, individualización y clasificación de residuos plásticos. Los residuos plásticos se encuentran generalmente mezclados; por lo cual es indispensable separarlos previamente a su clasificación.

Tabla1. Los polímeros y aditivos más frecuentes en el sector E%E

Polímeros

PS, ABS, SO ó HIPS PC, ABS + PC PPE, PPE+SV ó PPOm, PPE+PA PVC PP/PE SAN, PET/PBT, POM, PMMA, PA

Metales pesados

Óxidos, sulfuros y compuestos orgánicos Potencialmente peligrosos: Cr, Cd, Hg, Pb A controlar: Mn, Mo, Co, Ni Otros: Ti, Fe, Zn

Calcita, barita, talco, sílice, alúmina Negro de humo

Cargas, refuerzos

Fibra de vidrio

Bromados: DeBDPE, OBDPE y otros polibromofeniléteres TBBPA (tetrabromobisfenol A) PBB (bifenilos polibromados

Clorados: Parafinas cloradas

Aditivos ignifugantes

Fosforados: Polifosfatos Fuente: Centro Tecnológico Gaiker - España.

7 Fuente: Centro Tecnológico Gaiker-España.


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Las técnicas de separación de plásticos se fundamentan en sus características físicas y químicas como la densidad o el espectro de infrarrojo. Los métodos de identificación no sólo deben reconocer los diferentes tipos de plásticos sino también los aditivos que pueden contener. Estos equipos de identificación de residuos plásticos deben ser de fácil manejo y soportar ambientes industriales. Algunas técnicas espectroscópicas de identificación de residuos plásticos son: - Métodos espectroscópicos que identifican un plástico desconocido por comparación de su espectro con los espectros de otros plásticos conocidos en una base de datos. - Método de identificación por respuesta a un estímulo térmico TIR. - Método de espectroscopía de emisión atómica en plasma inducido por un láser. - Método de espectroscopía de fluorescencia de rayos X. - Método de espectroscopía de masas. - Método de adición de trazas. - Método de espectrometría. Algunos consorcios europeos en los que trabajan empresas mixtas como Indumetal Recycling SA y el Centro Tecnológico Gaiker, trabajan en el desarrollo de un sensor híbrido que combine varias tecnologías de identificación, siendo capaz de analizar cualquier tipo de residuo plástico no sólo en función del tipo de polímero sino a su vez en función de aditivos como metales pesados y compuestos halogenados. Dicho sensor integra diferentes técnicas espectroscópicas disminuyendo las limitaciones de cada técnica por separado. Estas técnicas de identificación del sensor son una combinación de espectroscopía de infrarrojo (MIR, NIR), termografía de pulso, que permiten identificar rápidamente polímeros oscuros y de colores y espectroscopía de láser (LIBS, LIPS) para identificar aditivos como metales pesados o halógenos. 1.3.3 Reciclaje de cables eléctricos. Algunas empresas como Ecomáquinas8 se dedican al reciclaje de botellas de plástico PET, PVC, PP, PE, mangueras de agua, tapones de botellas de vidrio y para el caso cable eléctrico. Ecomáquinas fabrica maquinaría para separar tanto el metal (Cu o Al) como el plástico y otros elementos como fibras, papel, tierra y demás que aparecen en los cables eléctricos. Se puede trabajar con todo tipo de cable sin importar el diámetro y con algunas limitaciones en cables con grasa. Al final del proceso se genera cobre y aluminio de muy buena calidad además el plástico resultante puede ser utilizado como materia prima para la fabricación de muchos productos (ver Foto 3).

Foto 3: Cobre y plástico obtenido después del proceso de reciclaje. Fuente: www.ecomáquinas.com

8 Fuente: Ecomáquinas www.ecomáquinas.com , [email protected]


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1.3.4 Reciclaje de soportes de almacenamiento óptico (CD's, DVD's). El material básico para la fabricación de soportes de almacenamiento óptico es el policarbonato. En los últimos años se ha duplicado el consumo de este para la producción de soportes ópticos de datos. En la Tabla 2 se muestra el crecimiento en la producción mundial de CD's, DVD's y CD-Rs en los años 2000, 2001 y 2002. El aumento de la producción de equipos eléctricos y electrónicos implica un crecimiento en el consumo de plásticos dentro de este sector. La creciente demanda de equipos de procesado de datos, reproductores de DVD, equipos de video y de audio, es proporcional al aumento de soportes de almacenamiento óptico. Es necesario desarrollar procesos de reciclado de soportes de almacenamiento óptico que proporcionen fracciones de materiales recuperados principalmente policarbonato.

Tabla 2. Producción mundial de CDs, DVDs y CD-Rs. (Millones de unidades) Tipo de soporte óptico Año 2000 Año 2001 Año 2002

CD 9.221 8.829 8.724 DVD 499 928 1.510 CD-R 2.730 3.730 4.225

TOTAL 12.450 13.487 14.459 Fuente: International Recording Media Association. Los principales tipos de soporte de almacenamiento óptico son: CDs estampados (CD-ROM y CDs de música), CDs troquelados, los CDs-Rs (Soportes ópticos de grabación única), CD-RWs (Sistemas ópticos de grabación múltiple) y los DVDs (Video Disco Digital). Los DVDs tienen una mayor capacidad de almacenamiento y permiten la grabación de películas en formato digital. Los DVDs también presentan varios formatos: DVD Video, DVD ROM y DVD-R Y DVD-RAM, similares a los DVD-ROM pero reescribibles una vez y varias sucesivamente. Los DVD tienen una capacidad entre 4,5 y 16 GB. Un CD pesa aproximadamente 15 g y está constituido en un 99% de su peso por una lámina de policarbonato sobre la cual van una serie de capas metálicas (aluminio, oro, plata, etc.), una capa de laca y la serigrafía. En Alemania desarrollaron una alternativa de reciclado denominada CD-Collect que reúne más de mil compañías y se encuentra liderada por las empresas Bayer AG, Hetzel – Electronik – Recycling GmbH y Newcycle. En la Figura 1 se muestra el esquema general de tratamiento para soportes de almacenamiento óptico como CDs y DVDs. El proceso básico comienza con la fase de logística que comprende recolección, transporte, clasificación y descontaminación. El material a reciclar procede principalmente de la recolección de CDs, de empresas especializadas en destrucción de información, empresas de software y rechazos de producción. Se deben separar posibles contaminantes como cables, tornillos, vidrio, madera y otros; que generalmente pueden traer los CDs. A su vez se deben separar los CD-Rs ya que estos tienen un recubrimiento de oro que implica un tratamiento diferente. Después de que el material a reciclar está previamente clasificado viene la etapa de trituración del material. El material triturado libre de impurezas y de metales se somete a un tratamiento químico alcalino en vía húmeda cuya función es disolver los recubrimientos de aluminio de la superficie de policarbonato además de las capas añadidas sobre el aluminio.


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Figura 1. Esquema general de tratamiento de soportes de almacenamiento óptico.

Fuente: Centro Tecnológico Gaiker-España. Fuente: Centro Tecnológico Gaiker. En las áreas más internas y externas de un disco compacto, los recubrimientos están adheridos directamente al policarbonato por lo cual se requiere de la ayuda de aditivos especiales ya que el tratamiento químico alcalino no es suficiente. La adición al medio líquido de agentes emulsionantes evitan que los recubrimientos desprendidos de la superficie del plástico se dispersen y vuelvan a depositarse en la misma. La solución alcalina utilizada para eliminar los recubrimientos superficiales puede recuperarse y emplearse nuevamente en el proceso. Para los CD-Rs los cuales llevan recubrimientos de aluminio y oro se deben aplicar procesos metalúrgicos. El policarbonato libre de recubrimientos se somete a operaciones de lavado, secado y separación magnética de posibles restos metálicos. Posteriormente se realiza un control de calidad y se procesa de nuevo para ser empleado como materia prima en nuevas aplicaciones. Para desprender los recubrimientos del policarbonato se han considerado el triturado, fresado, lijado, proyección de agua a presión y técnicas ultrasónicas dentro de los métodos físicos. La mezcla de fragmentos de policarbonato y recubrimientos metálicos puede separarse mediante separación electrostática. Dentro de los métodos químicos se está estudiando la eliminación de los recubrimientos (lacas, tintas, etc.) del policarbonato mediante un ataque químico con disolventes o disoluciones cáusticas, evitando dañar el policarbonato. El policarbonato obtenido debe pasar por diversas pruebas para determinar sus propiedades y características y puede ser empleado en la fabricación de otros productos como teclados y carcazas de teléfonos móviles.

Capa de laca Recubrimientos 1% Capa o multicapas metálicas Base Termoplástica 99% Policarbonato (PC)

Mezclas: metal, lacas, tintas

RESIDUOS DE SOPORTE ÓPTICOS

RECOLECCIÓN Y TRANSPORTE TRITURACIÓN

TRATAMIENTO FISICO Y/O QUÍMICO

RECUBRIMIENTOS

POLICARBONATO

LAVADO + SECADO

PROCESADO PARA REUTILIZACIÓN

NUEVAS APLICACIONES


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2. DISEÑO METODOLÓGICO

La estructura metodológica utilizada para la ejecución del proyecto se describe a continuación

identificando básicamente tres fases y sus actividades correspondientes.

FASE

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDADES

Investigación teoría acerca de los computadores, sus partes y sus

principales aplicaciones a nivel comercial e institucional.

Consultar previamente los elementos que conforman un computador como accesorios, partes, suministros y periféricos.

Recopilar experiencias nacionales y extranjeras sobre el transporte,

tratamiento y disposición de residuos eléctricos-electrónicos.

Identificación de las principales entidades estatales distritales en las cuales se aplicó el diagnóstico.

I

Recopilación de información

Selección de empresas fabricantes y distribuidores Compaq, Hewlett

Packard y Epson.

Descripción de la entidad, misión y funciones.

Identificación del número de computadores, marca y tiempo de uso.

Identificación del número de impresoras, scanners, marca, tiempo de uso, peso y volumen.

Describir operaciones de mantenimiento preventivo-correctivo de los equipos de cómputo.

II

Diagnóstico de la generación de RE&E

Indicar tipo, cantidad, peso y volumen de residuos generados por

mantenimientos correctivos y preventivos.


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FASE

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDADES

Describir el almacenamiento temporal de los residuos E&E, equipos

inservibles y obsoletos dentro de la entidad.

Identificar el proceso de adquisición, distribución, control y salida de insumos y suministros para equipos de cómputo (cartuchos y toners

para impresoras láser y de inyección, diskettes y compact disc).

Indicar consumo mensual, anual, tipo y referencia, peso y volumen de los insumos y suministros del ítem anterior.

Conocer el almacenamiento de insumos y suministros para los equipos de cómputo.

Inspecciones técnicas a las empresas que realizan el soporte y mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo en

las entidades seleccionadas.

Conocer el papel de las entidades e instituciones sin ánimo de lucro y función social las cuales reciben equipos inservibles y obsoletos y

cartuchos-toners vacíos.

II

Diagnóstico de la generación de RE&E

Realizar un consolidado relacionando las entidades entre sí para

identificar consumo de insumos y generación de RE&E por entidad y total.

Planteamiento de propuestas de reciclaje de algunos materiales contenidos en estos residuos un mayor uso y aprovechamiento

Iniciativa de separación electromagnética y por densidad de metales.

Planta de reciclaje de plásticos de REE.

III

Propuesta

Planta de transferencia de residuos eléctricos-electrónicos


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3. DESCRIPCIÓN DEL SECTOR El sector institucional de Bogotá cuenta con sedes de entidades nacionales y distritales. Son muchas entidades gubernamentales nacionales que tienen su sede en la ciudad de Bogotá entre las cuales se encuentran los Ministerios, la Presidencia de la República, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, el Comando General de las Fuerzas Militares, el Comando del Ejército Nacional, el Comando de la Armada Nacional, la Fuerza Aérea Colombiana, la Policía Nacional. En Bogotá a su vez se encuentra la Comisión Nacional de Televisión CNTV, la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones CRT, la Aeronáutica Civil, el Banco de la República, el Archivo General de la Nación, los Departamentos Administrativos Nacionales, las Superintendencias, Establecimientos Públicos, la Defensa Civil Colombiana, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, el Instituto Colombiano de Deportes Coldeportes, embajadas y consulados entre otros. En cuanto a las entidades pertenecientes al Distrito Capital se encuentran la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., la Veeduría Distrital, la Secretaría de Gobierno, la Secretaría Distrital de Salud, la Secretaría de Obras Públicas, la Secretaría de Tránsito y Transporte, la Secretaría de Hacienda de Bogotá, la Secretaría de Educación Distrital, el Departamento Administrativo de Bienestar Social, el Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital, el Departamento Administrativo de Servicio Civil, el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente, el Departamento Administrativo de Planeación, el Departamento Administrativo de Catastro, el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital FAVIDI, la Caja de Vivienda Popular, el Instituto de Desarrollo Urbano IDU, el Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos SISE, También otras entidades distritales como la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB, la Empresa Comercial del Servicio de Aseo ECSA, la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB, el Instituto Distrital para la Protección de la Niñez IDIPRON, Misión Bogotá, la Corporación La Candelaria, el Fondo de Ventas Populares de Bogotá, el Planetario de Bogotá, el Terminal de Transporte, el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, la Orquesta Filarmónica de Bogotá, la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, el Jardín Botánico “José Celestino Mutis”, el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, el Instituto Distrital de Cultura y Turismo, la Lotería de Bogotá, CODENSA, la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos UESP, la Empresa de Transporte del Tercer Milenio “Transmilenio”, la Universidad Distrital “Francisco José de Caldas”, Metrovivienda, la Personería de Bogotá, el Concejo de Bogotá y la Contraloría de Bogotá. 3.1 ESTADO SITUACIONAL DE LAS ENTIDADES Para el proyecto se determinó trabajar en el sector Distrital, puesto que es en estas entidades en donde la problemática de generación de este tipo de elementos se vislumbra a mayores rasgos. Se estableció trabajar en la capital por ser la ciudad con más representatividad en el mercado de computadores y estar a la vanguardia tecnológica del país. La población del estudio son ocho entidades distritales las cuales se seleccionaron bajo tres criterios: tamaño de la entidad relacionado principalmente al número de empleados, relación con el tema ambiental, es decir que dentro de la visión o misión de las entidades se involucre el aspecto ambiental y tecnología en relación a los soportes operativos e informáticos.


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La Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB se seleccionó por ser una empresa de gran tamaño (4500 funcionarios aproximadamente fuera de contratistas) y por tener tecnología de avanzada en sistemas de información y de comunicación; por consiguiente hay un permanente movimiento y consumo de insumos y suministros para equipos de cómputo así como de operaciones de mantenimiento correctivo y preventivo de los computadores. Se pensó en la conveniencia de realizar el diagnóstico en esta entidad por ser una entidad representativa de la ciudad así como por su desarrollo y crecimiento en los últimos años. La ETB tiene actualmente 3960 equipos de cómputo, 41 impresoras y 2 scanners. El Instituto de Desarrollo Urbano IDU se seleccionó por su tamaño en número de funcionarios (460 empleados de planta y 455 contratistas); y la relación con el componente ambiental dentro de la misión de la entidad básicamente. A su vez el IDU tiene una tecnología actualizada de equipos de cómputo lo que implica tener oportunas operaciones de chequeo, soporte y mantenimiento de computadores. Se encuentra relacionada directamente con el DAMA por lo cual se sugirió elaborar el diagnóstico en la entidad. El IDU tiene un total de 718 equipos de cómputo, 155 impresoras y 2 scanners. El Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente se seleccionó por ser la autoridad ambiental de Bogotá y por ser la entidad que asesoró el proyecto, por lo tanto existía la facilidad en el suministro de información. Desde un inicio la entidad mostró el interés en el tema del proyecto y afirmó su colaboración con el mismo. El DAMA tiene 189 equipos de cómputo, 41 impresoras y 2 scanners y cuenta con 114 empleados de planta. La Secretaría de Tránsito y Transporte se seleccionó por tener buena tecnología en equipos de cómputo y servicio al cliente, a parte existió desde el comienzo del proyecto la voluntad por parte de la Oficina Asesora de Tecnología de colaborar con el proyecto y suministro de información. La STT tiene 479 equipos de cómputo, 270 impresoras y 2 scanners. La Secretaría de Salud se seleccionó por tener relación con el aspecto sanitario-ambiental y por tamaño de la entidad en relación con el número de empleados (396 de planta y 150 contratistas) e instalaciones. Además existió desde un inicio facilidad en el suministro de información. Los equipos de cómputo de la SDS son 550, 165 impresoras y 7 scanners. La Secretaría de Educación Distrital SED se seleccionó por tamaño de la entidad y cobertura en la capital, el SED se conforma por 20 Centros de Administración Educativa Local CADELES, 7 bibliotecas y cerca de 502 Centros Educativos Distritales. Esto tiene incidencia en el movimiento de suministros e insumos para los equipos de cómputo así como también en las operaciones de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos. La SED tiene un total de 484 computadores, 145 impresoras y 2 scanners. La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB se seleccionó por tamaño de la empresa en cuanto a número de empleados y relación directa con el aspecto sanitario-ambiental. Además la EAAB posee una buena tecnología de sistemas informáticos y comunicación y existió la colaboración y facilidad en el suministro de información por parte de la Dirección de Servicios de Informática. La EAAB posee 1463 equipos de cómputo, 171 impresoras y 15 scanners. El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD se seleccionó por la facilidad y colaboración por parte de la Dirección de Sistemas en el suministro de la información y la existencia de inventarios consolidados. El IDRD contempla a su vez un factor importante dentro de la parte ambiental de la ciudad. El IDRD tiene 334 equipos de cómputo, 101 impresoras y 5 scanners.


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4. DIAGNÓSTICO AMBIENTAL DE LA GENERACIÓN DE LOS RAEE A continuación se presenta el diagnóstico de la generación de residuos eléctricos y electrónicos en cada una las entidades seleccionadas para el estudio. Inicialmente se hace una breve descripción de la entidad en donde se mencionan las principales funciones y la misión, así como su ubicación geográfica. En el siguiente capítulo se indica el número de computadores existentes en la entidad y su tiempo de uso para determinar el ciclo de vida, para lo cual se clasifican según su marca. En el tercer capítulo se señalan la cantidad total de impresoras y scanners de cada entidad clasificadas según marca, referencia y tiempo de uso. Las impresoras son los equipos fuera del computador como tal que se convierten en elementos inservibles u obsoletos con mayor frecuencia. Seguidamente se presentan las operaciones de mantenimiento de los equipos de cómputo, incluyendo periodos de chequeos preventivos y correctivos. En cada una de las entidades distritales el soporte y mantenimiento de los computadores está a cargo de una empresa independiente que generalmente gestiona los repuestos y componentes defectuosos y reemplazados por lo tanto se explica al final de este capítulo la gestión de cada una de ellas. En el capítulo siguiente se indican las cantidades anuales de residuos generados en las operaciones de mantenimiento preventivo-correctivas especificando el peso y volumen de cada una de ellas y las principales causas de su generación. Luego se explica el almacenamiento temporal de estos residuos en la entidad así como de otros equipos eléctricos-electrónicos inservibles u obsoletos. En cada una de las entidades se rigen por una resolución interna basada en el “Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre de 2001 Secretaría de hacienda) para dar de baja estos elementos y componentes, por lo cual se expone dicho procedimiento. En el capítulo siguiente del presente diagnóstico se explica la adquisición, almacenamiento, distribución y salida si la hay de los insumos y suministros para equipos de cómputo en específico cartuchos y toners para impresoras (láser, inyección de tinta y matriz de punto), compact disc o discos compactos grabables y regrabables y diskettes. Se muestra el consumo mensual, consumo anual, peso generado mensual, peso generado anual, volumen generado mensual, volumen generado anual y dimensiones de cada una de las referencias de cartuchos, toners, CDs y diskettes para cada entidad; con la finalidad de conocer que tipos de insumos y suministros se utilizan de manera más frecuente en cada entidad y determinar residuos por peso y volumen. Luego del ítem anterior se señala el almacenamiento temporal de estos insumos dentro de cada entidad teniendo en cuenta que los diskettes y discos compactos grabables y regrabables generalmente quedan en la entidad aunque los cartuchos y los toners siempre son motivo de preocupación en torno a su gestión y disposición final por la peligrosidad de algunos de sus componentes. Después se presentan las conclusiones específicas del diagnóstico elaborado realizando énfasis en los componentes y partes generados frecuentemente y mayoritariamente en cada entidad, los insumos y suministros más utilizados por ende en mayores cantidades y sugerencias para la prevención, control y manejo de los equipos de cómputo. En la parte final de este capítulo se hace referencia a la gestión de los REE en las empresas encargadas del soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo así como en las fundaciones sin ánimo de lucro y con función social a las cuales generalmente donan los equipos inservibles y obsoletos y los cartuchos y toners de impresora vacíos.


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Concluyendo el diagnóstico se presentan un balance de las entidades relacionadas entre sí evaluando la de mayor y menor consumo de insumos y suministros, generación e incidencia de residuos eléctricos-electrónicos de computadores 4.1 DEPARTAMENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL MEDIO AMBIENTE DAMA 4.1.1 Descripción de la entidad. El Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA fue la entidad que asesoró y apoyó el proyecto y está incluida dentro del diagnóstico realizado. La sede principal del DAMA en donde se elaboró el estudio se encuentra en la Carrera 6 No. 14-98 Edificio Condominio en el centro de la capital. En esta sede laboran 114 empleados de planta. La misión del DAMA es ser una “entidad comprometida con el desarrollo sostenible del Distrito Capital, que busca mejorar la calidad ambiental y la calidad de vida de los habitantes de Bogotá, mediante: la recuperación y conservación de un ambiente sano, la solución de problemas ambientales, la identificación y puesta en marcha de opciones de aprovechamiento de los recursos naturales, y la asesoría, orientación e información en temas ambientales a los beneficiarios de nuestros servicios.”9. Sus principales funciones son: Formular la política ambiental del Distrito Capital; dirigir y coordinar la gestión ambiental del Distrito Capital; expedir, tramitar las normas y reglamentos y realizar acciones orientadas a prevenir, controlar y mitigar los impactos ambientales y a preservar, administrar y conservar el Medio Ambiente y los recursos naturales; aplicar las medidas preventivas y sanciones a que haya lugar, de acuerdo con su competencia; y asesorar, coordinar y evaluar el desarrollo de las actividades ambientales que adelanten las demás Entidades del Distrito. El DAMA también debe ejercer el control de la emisión, descarga, vertimiento, manejo, transporte y disposición de elementos contaminantes; dirigir y coordinar el desarrollo de actividades de prevención de la contaminación ambiental y de deterioro del espacio público y los recursos naturales en el Distrito; expedir y efectuar el seguimiento a las licencias ambientales, concesiones, permisos y autorizaciones que le corresponda otorgar; organizar en coordinación con la Policía Nacional y demás entidades competentes, la ejecución de las actividades operativas de control y vigilancia relacionadas con la movilización, procesamiento, uso, aprovechamiento, explotación y comercialización de los recursos naturales, o con actividades contaminantes y deteriorantes; y por último diseñar, operar, mantener y actualizar el sistema de información ambiental del Distrito Capital. 4.1.2 Equipos de cómputo. En el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA hay un total de 189 equipos de cómputo los cuales son propios de la entidad. Del total de computadores en la entidad un 33.86% son equipos marca DTK, un 20.11% marca Hewlett Packard, un 14.81% otras marcas, un 12.7% marca Compaq y un 9.52% marca Acer lo cual representa el 91% de la totalidad de equipos de cómputo del DAMA. El 9% restante lo abarcan las marcas AST, Dell y Premio como se observa en la Tabla 1 DAMA. En la Figura 1 DAMA se muestra claramente la distribución. El tiempo de uso de los equipos de cómputo en la entidad es un indicativo para determinar si los equipos están próximos a renovarse o si por el contrario pueden permanecer más tiempo en la 9 Fuente. Misión del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA.


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entidad. Un computador tiene un período de vida en una entidad entre 4 a 7 años. La edad promedio de los computadores en el DAMA es de 3.54 años, por lo tanto los equipos de cómputo actuales pueden permanecer 2 o 3 años más en la entidad con un mantenimiento periódico. Los computadores que tienen un mayor tiempo en la entidad son marca AST, otros, ACER y DTK, entre 3 y 4 años en la entidad (Figura 2 DAMA). Hay 64 equipos DTK, 18 Acer, 10 AST y 28 de otras marcas, un total de 120 equipos que en los próximos 2 o 3 años se deben dar de baja. De igual forma los equipos marca Premio, Dell y Compaq que tienen de uno a dos años de uso en el DAMA se estarán reemplazando en unos 3 a 5 años definitivamente de la entidad. Es necesario tener en cuenta estos periodos para evaluar la generación en un futuro mediano de equipos obsoletos.

Tabla 1 DAMA. Equipos de cómputo en el DAMA.

Marca Cantidad (unidad)

Porcentaje (%)

Tiempo de uso (años)

ACER 18 9.52 4 AST 10 5.29 5 COMPAQ 24 12.70 1 DELL 6 3.17 2 DTK 64 33.86 4 HEWLETT PACKARD 38 20.11 3 PREMIO 1 0.53 1 OTRO 28 14.81 5

TOTAL 189 100 Promedio: 3.54 Fuente: El autor.

Figura 1 DAMA. Equipos de cómputo clasificados según su marca en el DAMA. Figura 2 DAMA. Tiempo de uso de los computadores en el DAMA.

64

38

2824

18

106

1

0

10

20

30

40

50

60

Can

tid

ad T

ota

l (u

nid

ad)

DTK HEWLETT

PACKARD

OTRO COMPAQ ACER AST DELL PREMIO

Marca

DTK HEWLETT PACKARD OTRO COMPAQ ACER AST DELL PREMIO

5 54 4

3

2

1 1

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

Tie

mp

o d

e u

so (

año

s)

AST OTRO ACER DTK HEWLETT

PACKARD

DELL COMPAQ PREMIO

AST OTRO ACER DTK HEWLETT PACKARD DELL COMPAQ PREMIO

Fuente: El autor.

4.1.3 Impresoras y scanners. En las inspecciones técnicas realizadas a la entidad y con aplicación de la encuesta (Anexo A) se identificó el tipo, marca, referencia y cantidad de otros equipos relacionados muy directamente con los computadores, impresoras y scanners principalmente cuando existía el inventario real. En la Tabla 2 DAMA se consignó la cantidad, marca, tiempo en la entidad, peso y dimensiones de las impresoras en el DAMA con el fin de analizar peso y volumen mientras en la Figura 3 DAMA se muestra la distribución porcentual de impresoras por marcas. Para determinar las especificaciones técnicas (peso y dimensiones) de impresoras y escáneres se empleó la marca y su referencia para consultar en las páginas web de los fabricantes dicha información. En ninguna entidad se manejaba la información correspondiente a las especificaciones técnicas de los equipos de cómputo como su peso y sus dimensiones, por lo tanto


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esta información se consultó por medio de las páginas electrónicas de los fabricantes. Sin embargo el inventario de impresoras es considerable por lo tanto en algunos casos se tomaron pesos y dimensiones promedio.

Figura 3 DAMA. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en el DAMA.

67%

29%

2%2%

Hewlett Packard Epson Lexmark Okidata

Fuente: El autor.

Tabla 3 DAMA. Scanners del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA Año 2003. Dimensiones Cantidad Edad de

uso Edad de

uso Peso

unidad Peso Total alto ancho prof

Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Kodak I 60 2 1 12 4 8 12 32 50 0,0192 0,0384

TOTAL 2 8 0,0384 Dimensiones promedio (cm) 12 32 50

Promedio uso (años) 1 Promedio uso (meses) 12 Promedio Peso (Kg) 4

Promedio Volumen (m3) 0,0192

Fuente: El autor. Se determinó que de un total de 41 impresoras que tiene el DAMA un 65.85% son marca Hewlett Packard, un 29.27% son Epson, un 2.44 % son Lexmark y un 2.44% Okidata (Figura 3 DAMA). El total de impresoras del DAMA equivalen a un peso de 711 Kg y ocupan un volumen de 3.17 m3. En el DAMA una impresora pesa en promedio 17.34 Kg y ocupa un volumen promedio de 0.0759m3. Asimismo el DAMA cuenta con 2 scanners Xerox que pesan 8 Kg y ocupan un volumen de 0.0384m3 (ver Tabla 3 DAMA). 4.1.4 Operaciones de mantenimiento. A partir de la encuesta que se aplicó en la entidad (Anexo A) se determinó que el mantenimiento preventivo se realiza cada cuatro meses es decir 3 veces al año. En los equipos nuevos el mantenimiento también se hace cada tres meses y la parte correctiva se aplica por garantía. La empresa encargada del soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo es PC-Micros. En el DAMA permanece un grupo de help desk que se mantiene atento al llamado de los usuarios finales para solucionar cualquier requerimiento ya sea de hardware o de software. Para el mantenimiento correctivo al igual que en las demás entidades, se realiza dependiendo de los requerimientos diarios de equipos que presenten algún tipo de conflicto por lo cual es subjetivo. Los equipos se actualizan de acuerdo a las necesidades propias de la entidad generalmente cada 2 años.


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Tabla 2 DAMA. Impresoras del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente Año 2003.

Dimensiones Cantidad Total

Edad de uso

Edad de uso

Peso unidad Peso Total

alto ancho prof Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3)

1 Epson FX 1170 12 5 60 20 240 20 60 30 0,0360 0,4320 2 Hewlett Packard Deskjet 870 CSE 1 4 48 6 6 20 45 36 0,0324 0,0324 3 Hewlett Packard Deskjet 870 CXI 1 4 48 6 6 20 45 36 0,0324 0,0324 4 Hewlett Packard Deskjet 930 C 1 4 48 6 6 20 44 40 0,0352 0,0352 5 Hewlett Packard Deskjet 940 C 2 4 48 6 12 20 44 40 0,0352 0,0704 6 Hewlett Packard Inkjet 2250 TN 1 4 48 10 10 35 42 50 0,0735 0,0735 7 Hewlett Packard Laserjet 4 P 1 7 84 18 18 47 44 62 0,1282 0,1282 8 Hewlett Packard Laserjet 4500 N Color 1 7 84 18 18 47 44 62 0,1282 0,1282 9 Hewlett Packard Laserjet 5 6 7 84 20 120 44 50 60 0,1320 0,7920 10 Hewlett Packard Laserjet 5 L 1 7 84 25 25 30 40 51 0,0612 0,0612 11 Hewlett Packard Laserjet 5000 2 7 84 25 50 30 40 51 0,0612 0,1224 12 Hewlett Packard Laserjet 6 P 1 7 84 23 23 33 42 52 0,0721 0,0721 13 Hewlett Packard Laserjet 693 C 1 7 84 20 20 30 44 41 0,0541 0,0541 14 Hewlett Packard Laserjet 820 CXI Color 1 7 84 20 20 32 42 40 0,0538 0,0538 15 Hewlett Packard Laserjet 845 C 5 7 84 13 65 47 44 62 0,1282 0,6411 16 Hewlett Packard Laserjet 970 CXI 2 7 84 13 26 47 50 60 0,1410 0,2820 17 Lexmark Optra 612 1 3 36 26 26 50 56 45 0,1260 0,1260

18 Okidata 184 Plus 1 5 60 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360 TOTAL 41 711 3,17

Dimensiones promedio (cm) 32,9 46,4 47,1 Promedio (años) 5,83

Promedio (meses) 69,95 Promedio Peso (Kg) 17,34

Promedio Volumen (m3) 0,0759 Fuente: El autor.


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4.1.5 Residuos de computadores generados en la entidad. Se determinó que en el DAMA las partes que con mayor frecuencia se dañan y descartan son los discos duros (20 discos al año en promedio) lo que representa el 24.39%, monitores equivalentes a un 12.2%, mouses a un 12.2%, unidades de drive a un 12.2%, las tarjetas de memoria a un 9.76%, y los teclados a un 9.76% las cantidades totales anuales se observan en la Figura 4 DAMA. En la Tabla 4 DAMA se consignó la cantidad de partes y elementos que se dañan anualmente, peso aproximado, peso total de las partes descartadas, volumen por unidad, volumen total y causa o motivo de su descarte. Para determinar el peso de los elementos se utilizó una balanza electrónica, una báscula gramera y una báscula estándar y para determinar sus dimensiones se utilizó un metro convencional. (Ver Foto 4). El DAMA fue la única entidad en donde en alguna cantidad se dañan todos los elementos reseñados en la encuesta.

Foto 4: Pesaje y medición de partes de computadores en el laboratorio de la Universidad de la Salle.

Fuente: El autor. En total se generan en un año 145.65 Kg de residuos eléctricos-electrónicos de computadores en el DAMA, de los cuales 125 Kg corresponde a monitores (80.83%), 10 Kg a discos duros (6.47%), 7.6 Kg a teclados (4.91%) y 4 Kg a unidades de drive (2.59%), entre las más representativas (ver Figura 5 DAMA). En volumen se generan 541354 cm3 es decir 0.54 m3 de residuos eléctricos-electrónicos de los cuales 0.49 m3 (90.9%) equivalen a monitores dañados, 0.02 m3 (3.54%) a teclados, 0.008 m3 (1.39%) a discos duros y 0.007 m3 (1.33%) a main boards, siendo las cantidades más sobresalientes (ver Figura 6 DAMA). Se observa que en el DAMA al igual que en las otras entidades que abarca el proyecto los monitores junto a los teclados ocupan un gran volumen. Entre el volumen de monitores y teclados se reúne el 94.4 % del total de volumen de residuos eléctricos-electrónicos. Las partes que menos ocupan volumen en el DAMA son los procesadores y las tarjetas de memoria.


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Figura 4 DAMA: Cantidad de RE&E de computadores generados anualmente en el DAMA.

20

10 10 10

8 8

4 4 4

21 1

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Can

tidad

Tot

al A

nual

(uni

dad)

Discos duros Monitores Mouses o ratones Unidades de drive Tarjetas de memoria Teclados Main Boards Procesadores Unidades de CD Tarjetas de video Parlantes Tarjetas de sonido

Residuos eléctricos-electrónicos generados

Discos duros Monitores Mouses o ratones Unidades de drive

Tarjetas de memoria Teclados Main Boards Procesadores

Unidades de CD Tarjetas de video Parlantes Tarjetas de sonido

Fuente: El autor.

Figura 5 DAMA. Peso de los RE&E de computadores generados anualmente en el DAMA.

125

10 7,64 3,6 1,6 1,3 0,6 0,4 0,26 0,16 0,13

0

20

40

60

80

100

120

Pes

o T

ota

l An

ual

(Kg

)

Monitores Discos duros Teclados Unidades de

drive

Unidades de CD Main Boards Mouses o ratones Parlantes Procesadores Tarjetas de video Tarjetas de

memoria

Tarjetas de

sonido


Monitores Discos duros Teclados Unidades de drive

Unidades de CD Main Boards Mouses o ratones Parlantes

Procesadores Tarjetas de video Tarjetas de memoria Tarjetas de sonido

Fuente: El autor.

Figura 6 DAMA. Volumen de los RE&E de computadores generados anualmente en el DAMA.

0,02

0,00

8

0,00

7

0,00

5

0,00

5

0,00

3

0,00

2

0,00

1

0,00

03

0,00

01

0,00

003

0,49

0,00

0,01

0,02

0,03

0,04

0,05

Monitores Teclados Discos duros Main Boards Unidades de CD Unidades de drive Mouses o ratones Parlantes Tarjetas de video Tarjetas de sonido Tarjetas de memoria Procesadores

Residuos E&E de computadores

Vo

lum

en T

ota

l An

ual

(m3)

Monitores Teclados Discos duros Main BoardsUnidades de CD Unidades de drive Mouses o ratones ParlantesTarjetas de video Tarjetas de sonido Tarjetas de memoria Procesadores

Fuente: El autor.


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Tabla 4 DAMA. Residuos eléctricos-electrónicos de equipos de cómputo generados en el DAMA anualmente.

Cantidad anual Promedio Peso

unidad Peso total Dimensiones Volumen

unidad Volumen

Total

Elemento

(unidad) (%) (Kg) (Kg) (cmxcmxcm) (cm3) (cm3)

Causa o razón

1 Disco duro 20 24,39 0,5 10 10 x 15 x 2,5 375 7500 Sectores defectuosos, apagar

bruscamente

2 Main Board 4 4,88 0,4 1,6 20 x 30 x 3 1800 7200 Picos de voltaje, estallan

condensadores

3 Monitor 10 12,2 12,5 125 35 x 37 x 38 49210 492100 Uso y vida útil

4 Mouse o ratón 10 12,2 0,13 1,3 12 x 7 x 4 336 3360 Uso y vida útil

5 Parlantes 1 1,22 0,6 0,6 8 x 12 x 19 1824 1824 Uso y vida útil

6 Procesador 4 4,88 0,1 0,4 5 x 5 x 0,3 7,5 30 Picos de voltaje, defectos de fábrica

7 Tarjeta de memoria 8 9,76 0,02 0,16 2,5 x 12 x 0,4 12 96 Picos de voltaje

8 Tarjeta de sonido 1 1,22 0,13 0,13 8 x 16 x 2 256 256 Picos de voltaje

9 Tarjeta de video 2 2,44 0,13 0,26 8 x 16 x 2 256 512 Picos de voltaje

10 Teclado 8 9,76 0,95 7,6 47 x 17 x 3 2397 19176 Uso y vida útil

11 Unidad de CD 4 4,88 0,9 3,6 15 x 20 x 4 1200 4800 Uso, daño de lente

12 Unidad de drive 10 12,20 0,4 4 10 x 15 x 3 450 4500 Uso y polvo

Total 82 100 154,65 541354 Fuente: El autor.


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4.1.6 Destino temporal de los residuos en la entidad. Todos los equipos de cómputo son propiedad del DAMA, por lo tanto el proceso de baja y posterior destino es responsabilidad de la entidad. Los residuos provenientes de los computadores al realizarles el mantenimiento como unidades de drive, teclados, discos duros, tarjetas, etc; se reemplazan por parte de la empresa encargada del mantenimiento en este caso PC-Micros y se llevan a dicha empresa generalmente. Si estos residuos quedan en el DAMA se almacenan inicialmente en la oficina de mantenimiento para luego ser llevados a un depósito, en el cual permanecen mientras se regalan a recicladores. También sucede que se pueden utilizar partes internas de estos componentes para reparar otros equipos de cómputo como sucede frecuentemente. Los equipos de cómputo de un mayor volumen como impresoras y monitores por ejemplo se almacenan a su vez en el depósito de equipos de cómputo y se donan mediante remates al IDIPRON. Esta institución evalúa la viabilidad de recibir los equipos de cómputo dados en donación para los proyectos de esta entidad; si se presenta el caso de no ser aceptados, el DAMA los remata directamente por medio del Banco Popular. Hasta la fecha se han dictado 4 resoluciones de baja del DAMA, en ocho años a partir de su formación. Es importante mencionar que la transferencia tecnológica conlleva a abandonar equipos que todavía funcionan pero que no ofrecerían iguales ventajas de competitividad al lado de los equipos modernos y de última tecnología. 4.1.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo. En el DAMA se sigue el procedimiento establecido por el “Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre de 2001 de la Secretaría de Hacienda de Bogotá) (Anexo B) y existe una resolución interna del DAMA que adapta los principios del manual a la entidad (resolución 990 del 11 de Julio de 1999 ). Estos residuos y demás partes de los computadores se almacenan en una bodega exclusiva para equipos de cómputo y se pueden utilizar partes como repuestos para otros equipos que continúan en funcionamiento. Cuando se convierten en absolutamente inservibles para el DAMA se realiza un acta de resolución y se rematan. El monto económico producto de los remates regresa a Tesorería Distrital puesto que el DAMA depende de ella para su financiamiento. 4.1.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo. La adquisición, almacenamiento y distribución de los suministros e insumos para equipos de cómputo se manejan en el Departamento de Almacén General del DAMA. Actualmente se tiene establecido un contrato de Outsourcing mensual con la empresa Uniplex y con la empresa Andes la cual dota a la entidad de cartuchos de inyección, toners, CDs-Rs, CDs-Rws, y diskettes. En el contrato con estas empresas se estipula que los insumos y suministros se llevan cada tres meses a la entidad, se dejan en la bodega de productos a utilizar y el encargado del almacén de la entidad los lleva a cada dependencia dependiendo del requerimiento. Para un mayor entendimiento se clasificaron los insumos dentro de 3 grupos: cartuchos-toners, CDs y diskettes. A partir de la Tabla 5 DAMA se observa que esta entidad consume mensualmente en promedio 10 cartuchos que ocupan un volumen de 0.0931 m3 mensual. Al año se consumen cerca de 124 cartuchos para impresora que ocuparían un volumen de 1 m3. Se determinó mediante pesaje en básculas (electrónica, gramera y personal) que un cartucho para impresora de inyección pesa en promedio 30 g y una cartucho o toner para una impresora Laser pesa en promedio 1.6 Kg. El DAMA genera mensualmente 14 Kg de cartuchos y toners


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equivalentes a un volumen de 0.0931 m3. Durante un año produce 166 Kg de cartuchos-toners que ocupan un volumen anual de 1 m3. Se debe tener en cuenta que las impresoras se modernizan rápidamente y salen al mercado nuevos modelos que ofrecen mayor rapidez y calidad de impresión de tal forma que cartuchos o toners que se compraban antes hoy en día no se piden por lo cual es muy posible que en unos años se compren otros insumos. En la Tabla 6 DAMA se muestra el consumo de CDs y diskettes en la entidad. Se consumen 600 diskettes al año que en peso equivalen a 10.50 Kg y ocupan un volumen de 0.0154 m3. En lo que respecta a los Compact Disc o discos compactos el DAMA consume mensualmente 55 unidades que equivalen representan 0,85 Kg de residuos en peso y ocupan un volumen de 0.028 m3. Al año el consumo de CDs es de 660 unidades que representan un peso anual de 10.23 Kg y ocupan un volumen de 0.0330 m3. Las impresoras de modelos antiguos utilizaban cintas en lugar de cartuchos o toners para impregnar la tinta en el papel. Esta impresoras han sido reemplazadas en muchas ocasiones por otras mucho más modernas y las cuales ya no necesitan de cintas, y tienen la capacidad de imprimir documentos con un ancho de papel mucho mayor e imprimir dos copias a la vez con papel carbón. En conclusión se puede afirmar que el suministro de equipos de cómputo más utilizado en el DAMA es el Compact Disc con 528 unidades al año, seguido por los cartuchos y toners para impresora con 508 unidades al año y los diskettes con 360 unidades al año (Figura 7 DAMA). En peso se generan 166 Kg/año de cartuchos-toners, 10.5 Kg/año de diskettes y 10.2 Kg/año de CDs (ver Figura 8 DAMA). En cuanto al volumen total generado por suministros en el DAMA, los cartuchos ocupan 1 m3/año, los CDs 0.03 m3/año y los diskettes 0.02 m3/año (ver Figura 9 DAMA). Se concluye que en el DAMA los cartuchos y toners para impresora vacíos son los suministros que tienen un peso superior y ocupan un volumen mayor. En las Tablas 7 y 8 se muestra el comportamiento mensual y anual de los insumos y suministros para computadores (cartuchos-toners, Compact Disc y diskettes).

Figura 7 DAMA. Consumo de suministros para computadores en el DAMA.

55 5010

660

600

124

0

100

200

300

400

500

600

700

mes añoPeríodo

Compact Disc Diskettes Cartuchos y toners

Fuente: El autor.


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Tabla 5 DAMA. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en el DAMA. Dimensiones Cantidad

mensual Cantidad

Anual Peso

unidad Peso Total

mes Peso Total

Año alto ancho prof

Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año

Descripción Marca Referencia

UNIDAD UNIDAD (Kg) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) (m3)

1 Cartucho Impresora Deskjet Hewlett Packard HP 51645A negro 0,50 6 0,03 0,015 0,18 7,5 3 5 0,0001 0,00006 0,0007

2 Cartucho Impresora Deskjet Hewlett Packard HP 51641A color 0,5 6 0,03 0,015 0,18 7,5 3 5 0,0001 0,00006 0,0007

3 Cartucho Impresora Deskjet Hewlett Packard HP C6578D color 0,3 4 0,03 0,009 0,11 7,5 3 5 0,0001 0,00003 0,0004

4 Cartucho Impresora Deskjet Hewlett Packard HP C6615N negro 0,4 5 0,03 0,012 0,14 7,5 3 5 0,0001 0,00005 0,0005

5 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP 92298A 1 12 1,6 1,600 19,20 15 36 20 0,0108 0,01080 0,1296

6 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP C4191A negro 0,8 10 1,6 1,280 15,36 15 36 20 0,0108 0,00864 0,1037

7 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP C4192A cyan 0,7 8 1,6 1,120 13,44 15 36 20 0,0108 0,00756 0,0907

8 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP C4193A magenta 0,6 7 1,6 0,960 11,52 15 36 20 0,0108 0,00648 0,0778

9 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP C4194A amarillo 0,7 8 1,6 1,120 13,44 15 36 20 0,0108 0,00756 0,0907

10 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP C3906A 0,8 10 1,6 1,280 15,36 15 36 20 0,0108 0,00864 0,1037

11 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP C4129X 0,6 7 1,6 0,960 11,52 15 36 20 0,0108 0,00648 0,0778


13 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP 51649A 0,9 11 1,6 1,440 17,28 15 36 20 0,0108 0,00972 0,1166

14 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP 51644Y 0,5 6 1,6 0,800 9,60 15 36 20 0,0108 0,00540 0,0648

15 Cartucho Impresora Laserjet Hewlett Packard HP 51644C 0,7 8 1,6 1,120 13,44 15 36 20 0,0108 0,00756 0,0907


17 Cartucho Impresora Lexmark Optra Lexmark 12A 5845 Optra 0,4 5 1,6 0,640 7,68 15 36 20 0,0108 0,00432 0,0518

Total 10 124 14 166 0,0931 1

Promedio 1,23 13,2 28,24 16,5 0,008285

Fuente: El autor.


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Tabla 6 DAMA. Consumo de Compact Disc y diskettes en el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA.

Dimensiones Cantidad mensual

Cantidad anual

Peso promedio

Peso Total mes

Peso Total Año

alto ancho prof

Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año


UNIDAD UNIDAD (Kg) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (cm3) (m3) (m3)

1 CD gravable Verbatin 80 min 700 MB 55 660 0,0155 0,85 10,23 0,1 12 12 50 0,0028 0,0330

2 Diskette Imation 3.5 HD Normal Format 50 600 0,0175 0,88 10,50 9,5 9 0,3 25,65 0,0013 0,0154

Total 105 1260 1,73 20,7 0,0040 0,0484 Promedio 0,0165

Fuente: El autor.

Tabla 7 DAMA. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc . Cantidad Peso Total Volumen Total Insumos

unidad % Kg % m3 %

1 Compact Disc 55 47,83 0,850 5,40 0,0028 2,88 2 Cartuchos y Toners 10 8,70 14 89 0,0931 95,78 3 Diskettes 50 43,48 0,88 5,59 0,0013 1,34

Total 115 100 15,73 100 0,0972 100 Fuente: El autor.

Tabla 8 DAMA. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc. Cantidad Peso Total Volumen Total Insumos

unidad % Kg % m3 %

1 Compact Disc 660 47,69 10,23 5,48 0,033 3,15 2 Cartuchos y Toners 124 8,96 166 88,90 1 95,38 3 Diskettes 600 43,35 10,5 5,62 0,0154 1,47



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Figura 8. Comportamiento de suministros por peso en el DAMA. Figura 9. Comportamiento de suministros por volumen en el DAMA.

140,88 0,85

166

10,5 10,2

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Pes

o To

tal (

Kg)

mes año

Periodo

Cartuchos y toners Diskettes Compact Disc

0,090,003 0,001

1

0,03 0,02

0,00

0,10

0,20

0,30

0,40

0,50

0,60

0,70

0,80

0,90

1,00

Vol

umen

Tot

al (

m3)

mes año

Periodo

Cartuchos y toners Compact Disc Diskettes

Fuente: El autor. 4.1.9 Destino de insumos y suministros. En el DAMA los suministros e insumos de equipos de cómputo se consideran elementos de consumo, es decir se utilizan o gastan y no se debe seguir un procedimiento riguroso y estricto para oficializar la salida de estos de la entidad. Los diskettes y discos compactos generalmente siempre quedan en la entidad y los discos compactos y diskettes dañados se sacan con los residuos sólidos convencionales aunque no sucede regularmente. Los cartuchos y toners se donan a un proyecto de reciclaje pero no se lleva el registro de las cantidades que se donan.

4.1.10 Conclusiones. El Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA no posee una resolución interna de austeridad para controlar los gastos tanto de elementos de oficina como de suministros e insumos para los computadores ni un plan específico cuya finalidad sea reciclar estos residuos. • Las partes de los equipos de cómputo que se dañan en mayor proporción son los discos duros, monitores, mouses y unidades de drive. Las partes de los equipos de cómputo que generan residuos en mayor peso son: monitores (125 Kg/año), discos duros (10 Kg/año) y los teclados (7.6 Kg/año). • Los residuos E&E provenientes de equipos de cómputo que ocupan un mayor volumen son en su orden: monitores (0.49 m3/año), teclados (0.02 m3/año) y discos duros (0.008 m3/año). • El suministro que más se utiliza en el DAMA es el Compact Disc (660 unidades / año), luego el diskette (600 unidades / año) y por último los cartuchos y toners para impresoras (124 unidades / año). • En peso se generan 166 Kg/año de cartuchos-toners, 10.5 Kg/año de diskettes y 10.2 Kg/año de CDs. Los suministros que ocupan un mayor volumen son en su orden: cartuchos ocupan 1 m3/año, los CDs 0.03 m3/año y los diskettes 0.02 m3/año. • Se propone concientizar a los funcionarios de la entidad acerca del manejo y utilización correcta de los equipos de cómputo, así como evitar accidentes que acortan la vida útil de los equipos en la entidad.


_______________________________________________________________________________________________


4.2. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ EAAB 4.2.1 Descripción de la entidad. La sede principal de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB en donde se aplicó el estudio se encuentra en la calle 22 No. 40-99 al frente de Corferias. En esta sede laboran 1.681 empleados de planta y hay cerca de 351 contratistas. La misión de la EAAB es: “contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios y del país, prestando el servicio de acueducto y alcantarillado, en condiciones de eficiencia, calidad y rentabilidad, con un equipo humano competente y comprometido”10. 4.2.2 Equipos de cómputo. En la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB hay 1463 computadores todos propiedad de la entidad, es decir no hay equipos por contrato de leasing. Aproximadamente cerca de un 90% (1300 computadores) son equipos marca Hewlett Packard y un 10% restante son equipos de otras marcas. En el contrato de compra de equipos Hewlett Packard se negocia y adquieren tres años de garantía ya que comúnmente los equipos traen únicamente uno. La cantidad total de equipos de cómputo clasificados por marca se encuentran en la Tabla 1 EAAB y en la Figura 1 EAAB se muestra claramente la distribución. La edad y tiempo de uso en la entidad es un indicativo para determinar si los equipos están próximos a renovarse o si por el contrario pueden permanecer más tiempo en la entidad. Observando la edad de los equipos se pudo constatar que permanecen equipos de cerca de 7 y 8 años de uso y funcionan normalmente debido a un correcto mantenimiento. El promedio de uso de los computadores en la EAAB es de 5 años (ver Figura 2 EAAB).

Tabla 1 EAAB. Equipos de cómputo en la EAAB.


Porcentaje (%)


ACER 16 1.10 7 AST 4 0.27 8 COMPAQ 115 7.86 2-6 DTK 5 0.34 7 HEWLETT PACKARD 1300 88.86 3-6 IBM 13 0.89 8 SILICON GRAPHICS 10 0.68 8

TOTAL 1463 100 Promedio: 5 Fuente: Administración de Software y Hardware de la EAAB.

Figura 1 EAAB. Equipos de cómputo clasificados según su marca en la EAAB.

1300

1 1 51 6 1 3 1 0 5 4

0

200

400

600

800

1000

1200

HP ACER SILICON

GRAPHICS

AST

Marcas de equipos de cómputo

HP COMPAQ ACER IBM SILICON GRAPHICS D T K AST

Fuente: El autor.

10 Fuente: Misión de la EAAB.


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Figura 2 EAAB. Tiempo de uso de los computadores en la EAAB.

8 8 87 7

43

0

1

2

3

4

5

6

7

8

Tie

mp

o d

e u

so (

año

s)

AST IBM SILICON GRAPHICS ACER DTK HEWLETT PACKARD COMPAQ

Marca

AST IBM SILICON GRAPHICS ACER DTK HEWLETT PACKARD COMPAQ

Fuente: El autor. 4.2.3 Impresoras y scanners. En las inspecciones técnicas realizadas a la entidad y con aplicación de la encuesta se identificó el tipo, marca, referencia y cantidad de otros equipos relacionados muy directamente con los computadores, impresoras principalmente y scanners cuando existía el inventario real. En la Tabla 2 EAAB se consignó la marca, cantidad, tiempo en la entidad, peso (en algunos casos aproximado) y dimensiones de las impresoras con el fin de analizar peso y volumen mientras en la Figura 3 EAAB se muestra la distribución porcentual de impresoras por marcas. Para determinar las especificaciones técnicas (peso y dimensiones) de impresoras y escáneres se utilizó la marca y su referencia para consultar en las páginas web de los fabricantes dicha información. Por ejemplo se determinó que una impresora marca Hewlett Packard Laser Jet 5100 Q1860A pesa 48.7 lb es decir 22 Kg y mide 47.5 x 63.5 x 47.2 cm (ancho x largo x alto respectivamente) por lo tanto ocupa un volumen de 0,1423m3. En todas las entidades del estudio no se manejaba la información correspondiente a las especificaciones técnicas de los equipos de cómputo como su peso y sus dimensiones, por lo tanto esta información se consultó por medio de las páginas electrónicas de los fabricantes. Sin embargo el inventario de impresoras es considerable por lo tanto en algunos casos se tomaron pesos y dimensiones promedio.

Figura 3 EAAB. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en la EAAB.

66,1%

25,1%7,0%

0,6%0,6%

0,6%

Hewlett Packard Epson Xerox Samsung Ricoh Lexmark

Fuente: El autor.


_______________________________________________________________________________________________


Tabla 2 EAAB. Impresoras de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB. Año 2003.


Edad de uso

Edad de uso

Peso unidad

Peso Total alto ancho prof

Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia


1 Epson DFX 8500 1 7 84 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

2 Epson DFX-5000 12 7 84 20 240 20 60 30 0,0360 0,4320

3 Epson DFX-8000 1 7 84 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

4 Epson FX-2180 1 7 84 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

5 Epson LQ 1070 20 7 84 20 400 20 60 30 0,0360 0,7200

6 Epson LQ 2550 6 7 84 20 120 20 60 30 0,0360 0,2160

7 Epson LQ 5000 1 7 84 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

8 Epson LX 810 1 7 84 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

9 Hewlett Packard Deskjet 500 1 4 48 5 5 20 45 36 0,0324 0,0324

10 Hewlett Packard Deskjet 670 C 1 4 48 5 5 20 45 36 0,0324 0,0324


12 Hewlett Packard Deskjet 820CXI 1 4 48 6 6 20 45 36 0,0324 0,0324


14 Hewlett Packard Deskjet 895 CXI 1 4 48 5 5 20 45 36 0,0324 0,0324

15 Hewlett Packard Deskjet 1600C 1 4 48 6 6 23 45 36 0,0373 0,0373

16 Hewlett Packard Estilus color 440 1 4 48 5 5 20 45 36 0,0324 0,0324

17 Hewlett Packard Laser 1100 2 3 36 12 24 47 44 62 0,1282 0,2564


19 Hewlett Packard Laser 2000 TN 1 3 36 12 12 47 44 62 0,1282 0,1282

20 Hewlett Packard Laser 2100 TN 4 3 36 12 48 47 44 62 0,1282 0,5129



Fuente: El autor.


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Tabla 2 EAAB. Impresoras de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB. Año 2003

Dimensiones Cantidad Total Edad de uso Edad de uso Peso unidad Peso Total alto ancho prof

Volumen unidad Volumen Total

Marca Referencia


23 Hewlett Packard Laser 4000 N 2 2 24 18 36 47 44 62 0,1282 0,2564

24 Hewlett Packard Laser 4050 T 1 2 24 18 18 34 44 62 0,0928 0,0928

25 Hewlett Packard Laser 4050N 16 2 24 18 288 34 44 62 0,0928 1,4840

26 Hewlett Packard Laser 4100 DTN 3 2 24 18 54 35 44 51 0,0785 0,2356


28 Hewlett Packard Laser 4M 8 2 24 18 144 30 40 51 0,0612 0,4896

29 Hewlett Packard Laser 5L 2 2 24 25 50 30 40 51 0,0612 0,1224

30 Hewlett Packard Laser 5M 20 2 24 25 500 30 40 51 0,0612 1,2240

31 Hewlett Packard Laser 5si MLX 1 2 24 25 25 30 40 51 0,0612 0,0612


33 Hewlett Packard Laser 8100 DN 6 2 24 25 150 30 40 51 0,0612 0,3672

34 Hewlett Packard Laserjet IIP 1 2 24 25 25 30 40 51 0,0612 0,0612

35 Lexmark Z-51 1 2 24 26 26 50 42 44 0,0924 0,0924

36 Ricoh Aficio color 6110 1 2 24 24 24 48 40 45 0,0864 0,0864

37 Samsung ML 4500 1 2 24 25 25 50 36 60 0,108 0,1080

38 Xerox Docuprint 4512 3 5 60 26 78 50 40 44 0,088 0,2640

39 Xerox Docuprint 4517 9 5 60 26 234 50 40 44 0,088 0,7920

TOTAL 171 3335 13,16

Dimensiones promedio (cm) 32,3 46,2 45,97

Promedio uso (años) 3,62

Promedio uso (meses) 43,44

Promedio Peso (Kg) 19,50

Promedio Volumen (cm3) 0,0701

Fuente: El autor.


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Tabla 3. Scanners de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá. Año 2003. Dimensiones Cantidad Edad de

uso Edad de

uso Peso


Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Afga Dou Scan T1200 2 2 24 4 8 25 30 55 0,0413 0,0825 2 Hewlett Packard 6350 3 3 36 3 9 8 29 48 0,0111 0,0334 3 Hewlett Packard Scan Jet 4C 2 4 48 3 6 8 30 50 0,0120 0,0240 4 Hewlett Packard Scan Jet 3500C 3 4 48 3 9 30 50 60 0,0900 0,2700 5 Hewlett Packard 6100C 2 5 60 10 20 12 37 50 0,0221 0,0442 6 Hewlett Packard Scan Jet3500C 3 3 36 4 12 11 30 51 0,0160 0,0480

TOTAL 15 64 0,5021 Dimensiones promedio (cm) 15,58 34,33 52,25

Promedio uso (años) 3,47 Promedio uso (meses) 41,60 Promedio Peso (Kg) 4,50

Promedio Volumen (m3) 0,0321 Fuente: El autor. De acuerdo a la Figura 3 EAAB se determinó que de un total de 171 impresoras un 66.08% de las son Hewlett Packard, un 25.15% son Epson y un 7.03 % son Xerox. Entre estas tres marcas se encuentran el 98% de las impresoras de la EAAB. El 2 % restante agrupa impresoras Samsung, Ricoh y Lexmark. La EAAB además cuenta con 15 scanners (ver Tabla 3 EAAB) que pesan en total 64 Kg y ocupan un volumen de 0.6 m3. 4.2.4 Operaciones de mantenimiento. Se determinó que el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo lo realizan en un periodo de 2 veces al año funcionarios de la EAAB aunque se tiene un contrato con determinada empresa para el soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo como sucede en otras entidades. En la EAAB permanece un grupo de help desk que se mantiene atento al llamado de los usuarios finales para solucionar cualquier requerimiento ya sea de hardware o de software. Para el mantenimiento correctivo al igual que en las demás entidades, se realiza dependiendo de los requerimientos diarios de equipos que presenten algún tipo de conflicto por lo cual es subjetivo. Los equipos los cambian y renuevan aproximadamente cada 6 años. 4.2.5 Residuos de computadores generados en la entidad. Se determinó que en la EAAB la partes que con mayor frecuencia se averían y descartan son los monitores 38.96% (30 monitores / año en promedio), unidades de drive (12.99%), discos duros (12.99%), teclados (12.99%) y mouses (12.99%) como se representa en la Figura 4 EAAB. Según la información suministrada en la EAAB no se dañan procesadores, tarjetas de sonido, tarjetas de memoria ni parlantes. En la Tabla 4 EAAB se consignó la cantidad de partes y elementos que se dañan anualmente, peso aproximado, peso total de las partes descartadas, volumen por unidad, volumen total y causa o motivo de su descarte. Para determinar el peso de los elementos se utilizó una balanza electrónica, una báscula gramera y una báscula estándar y para determinar sus dimensiones se utilizó un metro convencional (Ver Foto 5). En total se generan al año 398,06 Kg de partes de equipos de cómputo dañados, de los cuales el


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94,21 % (375 Kg) corresponde a monitores, el 2,39% (9,5 Kg) a teclados, el 1.26% (5 Kg) a discos duros y el 1% (4 Kg) a unidades de drive, entre las más representativas (ver Figura 5 EAAB). En volumen se generan 1520192 cm3 es decir 1.52 m3 de residuos electrónicos de los cuales 1.4763 m3 (97.11%) equivalen a monitores dañados, 0.024 m3 a teclados (1.58%), 0.0054 m3 a tarjetas madre o main boards (0.36%) y 0.0045 m3 a unidades de drive (0.30%), siendo las cantidades más sobresalientes como se muestra en la Figura 6 EAAB. Figura 4 EAAB. Cantidad de residuos E&E de computadores generados anualmente en la EAAB. Figura 5 EAAB. Peso de

los RE&E de computadores generados anualmente en la EAAB.

30

10 10 10 10

32 2

0

5

10

15

20

25

30

35

Monitor Mouse o

ratón

Unidad de

drive

Teclado Disco duro Main Board Unidad de

CD

Tarjeta de

video

Elemento

Can

tid

ades

des

cart

adas

(añ

o)

Monitor Mouse o ratón Unidad de drive Teclado

Disco duro Main Board Unidad de CD Tarjeta de video

375

9,5 5 4 1,8 1,3 1,2 0,26

0

50

100

150

200

250

300

350

Pes

o To

tal A

nual

(Kg)

Monitores Teclados Discos duros Unidades de drive Unidades de CD Mouses o ratones Main Boards Tarjetas de video


Monitores Teclados Discos duros Unidades de drive

Unidades de CD Mouses o ratones Main Boards Tarjetas de video

Fuente: El autor.

Figura 6 EAAB. Volumen de los RE&E de computadores generados anualmente en la EAAB.

1,47

63

0,02

40

0,00

54

0,00

45

0,00

38

0,00

34

0,00

24

0,00

05

0

0,5

1

1,5

Vol

umen

tota

l anu

al (m

3)

Monitores Teclados Main Boards Unidades de drive Discos duros Mouses o ratones Unidades de CD Tarjetas de video

Partes descartadas

Monitores Teclados Main Boards Unidades de drive

Discos duros Mouses o ratones Unidades de CD Tarjetas de video

Fuente: El autor. 4.2.6 Destino temporal de los residuos en la entidad. Siendo los equipos de cómputo todos propiedad de la EAAB, su destino final y proceso de baja es responsabilidad de la entidad. Estos equipos cuando se descartan por convertirse en elementos obsoletos e inservibles, se transportan a una bodega de propiedad de la EAAB (ver Foto 6) mientras se almacena una suficiente cantidad la cual se transporta a la bodega localizada en la vereda La Diana cercana al parque Jaime Duque aledaña a la inspección de Briceño municipio de Sopó.


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Tabla 4 EAAB. Residuos eléctricos-electrónicos de equipos de cómputo generados anualmente en la EAAB.

Cantidad anual Promedio Peso unidad Peso

total Dimensiones Volumen unidad

Volumen Total

Elemento


Causa de daño

1 Disco duro 10 12,99 0,5 5 10 x 15 x 2,5 375 3750 Sectores defectuosos, apagar bruscamente

2 Main Board 3 3,90 0,4 1,2 20 x 30 x 3 1800 5400 Picos de voltaje, estallan condensadores

3 Monitor 30 38,96 12,5 375 35 x 37 x 38 49210 1476300 Uso y vida útil

4 Mouse o ratón 10 12,99 0,13 1,3 12 x 7 x 4 336 3360 Uso y vida útil

5 Parlantes 0 0 0,6 0 8 x 12 x 19 1824 0 No aplica

6 Procesador 0 0 0,1 0 5 x 5 x 0,3 7,5 0 No aplica

7 Tarjeta de memoria 0 0 0,02 0 2,5 x 12 x 0,4 12 0 No aplica

8 Tarjeta de sonido 0 0 0,13 0 8 x 16 x 2 256 0 No aplica


10 Teclado 10 12,99 0,95 9,5 47 x 17 x 3 2397 23970 Uso y vida útil


12 Unidad de drive 10 12,99 0,4 4 10 x 15 x 3 450 4500 Uso y polvo



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A este lugar se transporta todo tipo de bienes inservibles de la entidad como elementos de oficina, sillas, mesas, canecas, lámparas, etc. Además también se llevan impresoras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, discos duros, teclados, mouses, unidades de diskette o drive, monitores, unidades de CD, cables y buses de datos. Es importante mencionar que la transferencia tecnológica conlleva a abandonar equipos que todavía funcionan pero que no ofrecerían iguales ventajas de competitividad al lado de los equipos modernos y de última tecnología.

Foto 5. Pesaje de residuos E&E de computadores en la oficina de administración de Hardware y Software de la EAAB. Foto

6. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en la EAAB.

Fuente: El autor. 4.2.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo. En la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá se sigue el procedimiento establecido por el “Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del distrito capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre de 2001). Se indagó con el responsable de la bodega y con el encargado de dar de baja todos los bienes de la entidad y se determinó que hasta la fecha ningún elemento ha salido de la bodega de vereda La Diana en los últimos años, por lo tanto todo esta allí almacenado. 4.2.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo. Los suministros e insumos de los equipos de cómputo los manejan en el área de Almacén General de la empresa. Actualmente se tiene contrato con la empresa Colorísimo la cual dota la entidad de cartuchos para impresoras, toners de impresoras, CDs, CDs-Rs, y diskettes. Para un mayor entendimiento se clasificaron los insumos dentro de 3 grupos: cartuchos, toners, CDs y diskettes. A partir de la Tabla 5 EAAB se observa que la entidad consume cerca de 1157 cartuchos para impresora en una año, mensualmente se consumen 96 cartuchos que generan ocupan un volumen mensual 1.02 m3 y anualmente ocuparían un volumen de 12.19 m3. Un cartucho en la EAAB en promedio pesa 0.89 Kg por lo tanto mensualmente se generan 121 Kg de cartuchos únicamente lo que al año representa 1448 Kg de residuos en cartuchos para impresora.


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En la EAAB los cartuchos son los insumos de impresoras de inyección y de impresoras Laser mientras que los toners son los insumos y suministros de faxes y fotocopiadoras, esta clasificación se aplica únicamente en la EAAB porque en otras entidades asumen los cartuchos y toners por igual. Se debe tener en cuenta que las impresoras se modernizan rápidamente y salen al mercado nuevos modelos que ofrecen mayor rapidez y calidad de impresión de tal forma que cartuchos o toners que se compraban antes hoy en día no se piden por lo cual es muy posible que en unos años se compren otros insumos En la Tabla 6 EAAB se muestra el consumo de CDs y diskettes en la EAAB. Se consumen 600 cajas de 10 unidades de diskettes es decir 6.000 diskettes al año que en peso equivalen a 105 Kg y ocupan un volumen de 0,1539 m3. En lo que respecta a Compact Disc la EAAB consume mensualmente 110 unidades que equivalen a 1,71 Kg y ocupan un volumen total al mes de 0,0055 m3. Al año el consumo de CDs es de 1320 unidades que representan un peso anual de 20,46 Kg y ocupan un volumen de 0,066 m3. Las impresoras de modelos antiguos utilizaban cintas en lugar de cartuchos o toners para impregnar la tinta en el papel. Esta impresoras han sido reemplazadas en muchas ocasiones por otras mucho más modernas y las cuales ya no necesitan de cintas, sin embargo en la EAAB quedan algunas impresoras de cinta de la marca italiana Olivetti y otras marca Epson por lo cual se continúan solicitando al almacén. En conclusión se puede afirmar que el suministro de equipos de cómputo más utilizado en la EAAB es el diskette con 6.000 unidades al año (67%), seguido por discos compactos con 1.320 unidades al año (15%) y los cartuchos para impresora con 1.157 unidades al año (13%) (Figura 7 EAAB). En las Figuras 8 y 9 se observa el comportamiento mensual y anual de los suministros por peso y por volumen respectivamente. Asimismo en las Tablas 7 y 8 se muestra el consolidado de cantidad, peso y volumen mensual y anual para los suministros (cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc) en la EAAB. En peso se generan 1448 Kg/año de cartuchos-toners, 105 Kg/año de diskettes y 20.5 Kg/año de CDs (ver Figura 8 EAAB). En cuanto al volumen total generado por suministros en la EAAB, los cartuchos ocupan 12.15 m3/año, los diskettes 0.15 m3/año y los CDs 0.007 m3/año (ver Figura 9 EAAB). Se concluye que en la EAAB los cartuchos y toners para impresora vacíos son los suministros que tienen un peso superior y ocupan un volumen mayor.


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Tabla 5 EAAB. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.


Cantidad Anual

Peso (unidad)

Peso Total mes

Peso Total Año alto ancho prof

Volumen unidad Volumen Total mes

Volumen Total año



1 Cartucho impresora Inkjet Canon Canon B550 (BX-3) 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

2 Cartucho impresora Inkjet Canon Canon 300/330 BJI-642 0,25 3 0,03 0,0075 0,09 7,5 3 5 0,0001 0,00003 0,0003

3 Cartucho impresora Láser HP HP LJ 4/4M/4plus 92298A 25 300 1,6 40 480 15 36 25 0,0135 0,3375 4,0500

4 Cartucho impresora Inkjet HP HP 1000 cyan (C4872A) 0,08 1 0,03 0,0024 0,03 7,5 3 5 0,0001 0,000009 0,0001

5 Cartucho impresora Inkjet HP HP 600 negro 51629A 5 60 0,02 0,1 1,2 7,5 3 4 0,0001 0,0005 0,0054

6 Cartucho impresora Inkjet HP HP DJ/DW 660C 51649A 3 36 0,03 0,09 1,08 7,5 3 5 0,0001 0,0003 0,0041

7 Cartucho impresora Inkjet HP HP 500/550 51626A negro 2 24 0,02 0,04 0,48 7,5 3 4 0,0001 0,0002 0,0022

8 Cartucho impresora Inkjet HP HP 650C/230 51640A 2 24 0,03 0,06 0,72 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0027

9 Cartucho impresora Inkjet HP HP DJ800 color 51641A 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

10 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51644 magenta 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

11 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51644 cyan 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

12 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51644 yellow 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

13 Cartucho impresora Inkjet HP HP N-78 C6578D 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

14 Cartucho impresora Inkjet HP HP 1200C/1600C 51640C 0,33 4 0,03 0,0099 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0005

15 Cartucho impresora Inkjet HP HP 610C (6614A) 0,17 2 0,02 0,0034 0,04 7,5 3 4 0,0001 0,00002 0,0002

16 Cartucho impresora Inkjet HP HP 1200C/1600C 51640M 0,08 1 0,03 0,0024 0,03 7,5 3 5 0,0001 0,000009 0,0001

17 Cartucho impresora Inkjet HP HP DJ850C/1600C 51645A 2 24 0,03 0,06 0,72 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0027

18 Cartucho impresora Láser Color HP HP 4500 C4193A Mag 0,08 1 1,6 0,128 1,6 15 36 25 0,0135 0,0011 0,0135

19 Cartucho impresora Láser Color HP HP 4500 C4193A Yel 0,08 1 1,6 0,128 1,6 15 36 25 0,0135 0,0011 0,0135

20 Cartucho impresora Láser HP HP 4000 C4127X 10 120 1,6 16 192 15 36 25 0,0135 0,1350 1,6200

Fuente: El autor.


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Tabla 5 EAAB. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá. Dimensiones Cantidad

mensual Cantidad

Anual Peso

(unidad) Peso

Total mes Peso

Total Año alto ancho prof Volumen unidad Volumen Total

mes Volumen Total

año



21 Cartucho impresora Láser HP HP 8100N (C4182X) 6 72 1,6 9,6 115,2 15 36 25 0,0135 0,0810 0,9720

22 Cartucho impresora Láser HP HP 4100 DTN C8061X 5 60 1,6 8 96 15 36 25 0,0135 0,0675 0,8100

23 Cartucho impresora Láser HP HP 1200 C7115A 2 24 1,6 3,2 38,4 15 36 25 0,0135 0,0270 0,3240

24 Cartucho impresora Láser HP HP 5-5M C3102A Cyan 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

25 Cartucho impresora Láser HP HP 5-5M C3103A Yellow 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620



28 Cartucho impresora Láser HP HP LJ 5L/6L C3906A 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

29 Cartucho impresora Láser HP HP LJ 5SI/MX C3909A 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

30 Cartucho impresora Láser HP HP Color 5/5M C3104A 0,25 3 1,6 0,4 4,8 15 36 25 0,0135 0,0034 0,0405

31 Cartucho impresora Láser HP HP Color 5/5M C3105A N 0,25 3 1,6 0,4 4,8 15 36 25 0,0135 0,0034 0,0405

32 Cartucho impresora Láser HP HP Color 4500 C4191A/N 0,08 1 1,6 0,128 1,6 15 36 25 0,0135 0,0011 0,0135

33 Cartucho impresora Láser HP HP Color 4500 C4191A/C 0,08 1 1,6 0,128 1,6 15 36 25 0,0135 0,0011 0,0135

34 Cartucho Impresora Láser Lexmark Optra S 5 60 1,6 8 96 15 36 25 0,0135 0,0675 0,8100

35 Cartucho impresora Láser Lexmark Z-51 15M02120 2 24 1,6 3,2 38,4 15 36 25 0,0135 0,0270 0,3240

36 Cartucho impresora Inkjet Lexmark 12A1990 color 0,17 2 0,03 0,0051 0,06 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002

37 Cartucho impresora Inkjet Lexmark 12A1975 negro 0,08 1 0,02 0,0016 0,02 7,5 3 4 0,0001 0,00001 0,0001

38 Cartucho Impresora Láser Samsung ML-4500 DRUM 2 24 1,6 3,2 38,4 15 36 25 0,0135 0,0270 0,3240

39 Cartucho Impresora Láser Xerox CRU 4517 SN 17 10 120 1,6 16 192 15 36 25 0,0135 0,1350 1,6200

40 Cartucho Impresora Láser Xerox Xerox 4512 (106R88) 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

41 Cartucho Impresora Láser Xerox Xerox 4213 (6R341) 0,25 3 1,6 0,4 4,8 15 36 25 0,0135 0,0034 0,0405

42 Cartucho Impresora Xerox Fax Xerox 4004/3 3006 8R7638 0,17 2 0,03 0,0051 0,06 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002

Total 96 1157 121 1448 1,02 12,19

Promedio

0,89 0,0074

Fuente: El autor.


_______________________________________________________________________________________________


Tabla 6 EAAB. Consumo de Compact Disc y diskettes en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB.


Cantidad anual

Peso promedio

Peso Total mes

Peso Total Año

alto ancho prof

Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año



1 CD gravable Verbatin 700 MB 74 min 110 1320 0,0155 1,705 20,46 0,1 12 12 50 0,0055 0,066

2 Diskette Imation 3.5 HD Normal Format 500 6000 0,0175 8,75 105 9,5 9 0,3 25,65 0,0128 0,1539

Total

610 7320 10,46 125,46 0,0183 0,2199 Promedio 0,0165

Fuente: El autor.

Tabla 7 EAAB. Cuadro consolidado de consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc .

Cantidad Peso Total Volumen Total Insumos

unidad % Kg % m3 % 1 Compact Disc 110 15,58 1,705 1,30 0,0055 0,53 2 Cartuchos y Toners 96 13,60 121 92,05 1,02 98,24 3 Diskettes 500 70,82 8,75 6,66 0,0128 1,23


Tabla 8 DAMA. Cuadro consolidado de consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc. Cantidad Peso Total Volumen Total

Insumos unidad % Kg % m3 %

1 Compact Disc 1320 15,57 20,46 1,30 0,066 0,53182 Cartuchos Toners 1157 13,65 1448 92,03 12,19 98,2283 Diskettes 6000 70,78 105 6,67 0,1539 1,2401



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Figura 7. Consumo de suministros para computadores en la EAAB. Figura 8. Comportamiento de suministros por peso en la EAAB.

5001 1 0 96

6000

1320 1157

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

mes año

S u m i n i s t r o s

Diskettes Compact Disc Cartuchos y toners

1218,8 1,7

1448

10520,5

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

Pes

o T

ota

l (K

g)

mes año

Suministros


Fuente: El autor.

Figura 9. Comportamiento de suministros por volumen en la EAAB.

1,020,01 0,006

12,19

0,15 0,07

0,00

2,00

4,00

6,00

8,00

10,00

12,00

14,00

Vol

umen

Tot

al (m

3)

mes año

Periodo


Fuente: El autor.

4.2.9 Destino de los insumos y suministros. En la EAAB los suministros e insumos de equipos de cómputo se consideran elementos de consumo, es decir se utilizan o gastan y no se debe seguir un procedimiento riguroso y estricto para oficializar la salida de estos de la entidad. Los cartuchos y toners se donan a la Fundación Niños de los Andes pero la entidad no lleva el registro de la cantidad de cartuchos y toners donados según el encargado de almacén. Los diskettes y discos compactos generalmente siempre quedan en la entidad y las cintas de impresora, discos compactos y diskettes dañados se sacan con los residuos sólidos convencionales. 4.2.10 Conclusiones. La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá no posee alguna resolución interna de austeridad para controlar los gastos tanto de elementos de oficina como de suministros e insumos para los computadores ni un plan específico cuya finalidad sea reciclar estos residuos. En el momento no existe alguna campaña o programa interno que trate acerca del buen aprovechamiento de los insumos de los equipos de cómputo en la EAAB. • Las partes de los equipos de cómputo que se dañan en mayor proporción son en su orden:


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monitores, mouses, unidades de drive, teclados y discos duros .Las partes de los equipos de cómputo que generan residuos en mayor peso son: monitores (375 Kg/año), teclados (9.5 Kg/año) y los discos duros (5 Kg/año). • Los residuos E&E provenientes de equipos de cómputo que ocupan un mayor volumen son en su orden: monitores (1.47 m3/año), teclados (0.024 m3/año) y main boards (0.0054 m3/año). • El suministro que más se utiliza en la EAAB es el diskette (6000 unidades / año), luego el Compact Disc (1320 unidades / año) y por último los cartuchos y toners para impresoras (1157 unidades / año). En peso se generan 1448 Kg/año de cartuchos-toners, 105 Kg/año de diskettes y 20.5 Kg/año de CDs. Los suministros que ocupan un mayor volumen son en su orden: cartuchos ocupan 12.19 m3/año, los diskettes 0.15 m3/año y los CDs 0.07 m3/año. • Se propone concientizar a los funcionarios de la entidad acerca del manejo y utilización correcta de los equipos de cómputo, así como evitar accidentes que acortan la vida útil de los equipos en la entidad. 4.3 EMPRESA DE TELÉFONOS DE BOGOTÁ ETB 4.3.1 Descripción de la entidad. La sede principal de la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB se encuentra ubicada en la Carrera 7 No. 20-37, 20-75 y 20-99. En la sede de la ETB laboran 4500 empleados de planta. La misión de la ETB es “entregar soluciones integrales e innovadoras de comunicaciones, anticipar y superar las necesidades de sus clientes, desarrollar su negocio con altos estándares de calidad y servicio, apoyado en talento humano comprometido y tecnología adecuada, por medio de una gestión empresarial eficiente y con compromiso social.”.11 Sus principales funciones son: - Dirigir la administración de la empresa, para lo cual atenderá la gestión de los negocios y actividades de la misma, de acuerdo con las disposiciones legales, estatutarias y las normas que al respecto expida la Junta Directiva. - Ejercer la representación legal de la empresa, así como representar las acciones o cuotas de interés que ésta tenga en las sociedades comerciales o industriales privadas, en las de capital mixto y en las de capital público, o en aquellas que se constituyan entre entidades públicas. - Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los procesos y actividades que garanticen el cumplimiento del objeto, las funciones y los planes y programas de la empresa. - Ejecutar las decisiones de la Junta Directiva de la empresa. - Ordenar y dirigir los procedimientos, de licitaciones y concursos y adjudicar, celebrar y liquidar los actos y contratos comprendidos dentro del objeto de la empresa, de acuerdo a cada caso, con las disposiciones legales, estatutarias.

11 Fuente: Misión de la Empresa de Teléfonos de Bogotá.


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- Dictar los actos administrativos, realizar las operaciones y celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento del objeto, funciones y actividades principales o complementarias directas o conexas de la empresa. - Someter a consideración de la Junta el proyecto de presupuesto de ingresos, inversiones y gastos y las iniciativas que considere convenientes para el buen funcionamiento de la empresa. 4.3.2 Equipos de cómputo. En la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB hay 3960 equipos de cómputo de los cuales un 83.61% son equipos marca Compaq, un 4.60% marca IBM, un 4.19% marca Dell y un 2.27% marca Siemens y Unix lo cual representa el 94.67% de la totalidad de equipos de cómputo de la ETB. El 5.33 % restante lo abarcan las marcas Acer, Hewlett Packard, DTK y AST como se observa en la Tabla 1 ETB. Igualmente en la Figura 1 ETB se muestra claramente la distribución. La edad y tiempo de uso en la entidad es un indicativo para determinar si los equipos están próximos a renovarse o si por el contrario pueden permanecer más tiempo en la entidad. La edad promedio de los computadores en la ETB es de 3.32 años lo que indica que los equipos actuales pueden permanecer otros años en la entidad puesto que el promedio de edad es uno de las más pequeños, sin embargo hay un porcentaje pequeño equipos viejos. Los computadores que tienen un mayor tiempo en la entidad son marca Acer, DTK y algunos Compaq mientras que los más recientes son marca Dell (1 año) (Figura 2 ETB). De la totalidad de equipos Compaq (3311) se debe aclarar que 611 son propios de la ETB y son los que tienen más años en la entidad y 2700 tienen contrato de leasing.

Tabla 1 ETB: Equipos de cómputo en la ETB año 2003.


Porcentaje (%)


ACER 70 1.77 7 AST 37 0.93 6 COMPAQ 3311 83.61 3 DELL 166 4.19 5 DTK 39 0.98 7 HEWLETT PACKARD 65 1.64 5 IBM 182 4.60 5 OTRO 90 2.27 2

TOTAL 3960 100 Promedio: 3.3

Fuente: Líder Soporte Operativo ETB.

Figura 1 ETB. Equipos de cómputo clasificados según su marca en la ETB. Figura 2 ETB. Tiempo de uso de los computadores en la ETB.

3311

182 166 90 70 65 39 37

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Can

tid

ad (

un

idad

)

COMPAQ IBM DELL OTRO ACER HEWLETTPACKARD

DTK AST

Marca

COMPAQ IBM DELL OTRO ACER HEWLETT PACKARD DTK AST

7 7

65 5 5

3

2

0

1

2

3

4

5

6

7

Tiem

po d

e us

o (a

ños)

ACER DTK AST IBM DELL HEWLETT

PACKARD

COMPAQ OTRO

ACER DTK AST IBM DELL HEWLETT PACKARD COMPAQ OTRO

Fuente: El autor.


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4.3.3 Impresoras y scanners. En las inspecciones técnicas realizadas a la entidad y con aplicación de la encuesta se identificó el tipo, marca, referencia y cantidad de otros equipos relacionados muy directamente con los computadores, impresoras principalmente y scanners cuando existía el inventario real. En la Tabla 2 ETB se consignó la marca, cantidad, tiempo de uso, peso y dimensiones de las impresoras en la ETB con el fin de analizar el peso y volumen mientras en la Figura 3 ETB se muestra la distribución porcentual de impresoras por marcas. Para determinar las especificaciones técnicas (peso y dimensiones) de impresoras y escáneres se utilizó la marca y su referencia para consultar en las páginas web de los fabricantes dicha información. En ninguna entidad se manejaba la información correspondiente a las especificaciones técnicas de los equipos de cómputo como peso y dimensiones, por lo tanto esta información se consultó por medio de las páginas electrónicas de los fabricantes. Sin embargo el inventario de impresoras es considerable por lo tanto en algunos casos se tomaron pesos y dimensiones promedio.

Tabla 3. Scanners de la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB. Dimensiones

Cantidad Edad de uso

Edad de uso

Peso unidad


Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Hewlett Packard 6350 1 3 36 3 3 8 29 48 0,0111 0,0111 2 Hewlett Packard Scan Jet 4C 1 4 48 3 3 10 30 50 0,0150 0,0150 3 Hewlett Packard Scan Jet 3500C 2 4 48 3 6 10 30 51 0,0153 0,0306 4 Hewlett Packard 6100C 1 5 60 10 10 12 37 50 0,0221 0,0221

TOTAL 5 22 0,0788 Dimensiones promedio (cm) 10 31,45 49,75

Promedio uso (años) 4 Promedio uso (meses) 48 Promedio Peso (Kg) 4,75


Figura 3 ETB. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en la ETB. Foto 7: Algunos tipos de impresora de la ETB

68%

26%4%1%1%

Hewlett Packard Epson Panasonic Siemens Fujitsu

Fuente: El autor. Fuente: Páginas web de los fabricantes Se determinó que de un total de 536 impresoras de la entidad un 67.54% son marca Hewlett Packard, un 26.49% son Epson, un 3.73 % son Panasonic, un 1.31% Siemens y un 0.9% Fujitsu (Figura 3 ETB).


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Tabla 2 ETB. Impresoras de la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB.

Dimensiones Cantidad

Total Edad

de uso Edad

de uso Peso


Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Epson FX 286 1 6 72 20 20 20 60 30 0,036 0,036 2 Epson FX 1050 15 6 72 20 300 20 60 30 0,036 0,540 3 Epson FX 1170 44 6 72 20 880 20 60 30 0,036 1,584 4 Epson FX 1180 9 6 72 20 180 20 60 30 0,036 0,324 5 Epson FX 5000 2 6 72 20 40 20 60 30 0,036 0,072 5 Epson LQ 810 1 10 120 20 20 20 60 30 0,036 0,036 6 Epson LQ 870 21 10 120 20 420 20 60 30 0,036 0,756 7 Epson LX 300 14 10 120 20 280 20 60 30 0,036 0,504 8 Epson LX 810 5 10 120 20 100 20 60 30 0,036 0,18 9 Epson LX 850 11 10 120 20 220 20 60 30 0,036 0,396 10 Epson LX 870 18 10 120 20 360 20 60 30 0,036 0,648 11 Epson LX 2550 1 10 120 20 20 20 60 30 0,036 0,036 12 Fujitsu Matriz de punto 5 7 84 22 110 20 45 36 0,032 0,162 13 Hewlett Packard Deskjet 500 3 5 60 5 15 20 45 36 0,032 0,097 14 Hewlett Packard Deskjet 680C 6 5 60 5 30 20 45 36 0,032 0,194 15 Hewlett Packard Laserjet 4 92 5 60 18 1656 40 44 64 0,113 10,36 16 Hewlett Packard Laserjet 4000 25 4 48 18 450 47 44 62 0,128 3,205 17 Hewlett Packard Laserjet 4500 Color 2 4 48 20 40 19 45 36 0,031 0,062 18 Hewlett Packard Laserjet 5 225 5 60 20 4500 44 50 60 0,132 29,70 19 Hewlett Packard Laserjet 5M 9 5 60 20 180 30 44 41 0,054 0,487 20 Panasonic Matriz de punto 20 4 48 20 400 20 60 32 0,038 0,768 21 Siemens Matriz de punto 7 4 48 20 140 20 60 32 0,038 0,269

TOTAL 536 10361 50,42


Promedio (años) 5,71

Promedio (meses) 68,55



Fuente: El autor.


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El total de impresoras de la ETB equivale a un peso de 10361 Kg y ocupan un volumen de 50.42 m3. En la ETB una impresora pesa en promedio 68.55 Kg y ocupa un volumen promedio de 0.0484 m3. Asimismo la ETB cuenta con 5 scanners Hewlett Packard que pesan 22 Kg y ocupan un volumen total de 0.0788 m3 (ver Tabla 3 ETB). 4.3.4 Operaciones de mantenimiento. A partir de la encuesta que se aplicó en la entidad se determinó que el mantenimiento se realiza cada seis meses es decir 2 veces al año. La empresa encargada del soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo es Comware. En la ETB se cuenta con un grupo de help desk que se mantiene atento al llamado de los usuarios finales para solucionar cualquier requerimiento ya sea de hardware o de software. En la sede principal de la ETB se dispone de un Call Center en el cual se reciben las solicitudes de revisión o arreglo de los equipos de cómputo de la entidad. En promedio se manejan de 60 a 80 solicitudes al día las cuales se deben atender en un tiempo máximo de 8 horas hábiles. Para el mantenimiento correctivo al igual que en las demás entidades, se realiza dependiendo de los requerimientos diarios de equipos que presenten algún tipo de conflicto por lo cual es subjetivo. Generalmente cada 2 años se renueva el contrato de los equipos de leasing para adquirir nuevos equipos y de esta forma se renuevan los computadores de la entidad. Los equipos de computación se dan de baja ya sea porque son irreparables (no se encuentra el repuesto) o se convierten en obsoletos para las tareas y sistemas operativos actuales. Todos los equipos averiados u obsoletos que son propiedad de la entidad se llevan a una bodega en el sector de Engativá. Equipos de cómputo que aún funcionan pero que en la entidad ya son obsoletos se donan al programa de la Presidencia de la República “Computadores para educar”, en donde estos equipos en buen estado se ofrecen en calidad de donación a escuelas y colegios. 4.3.5 Residuos de computadores generados en la entidad. Se determinó que en la ETB los componentes que se dañan y descartan en mayor cantidad son en su orden: teclados equivalente al 30.95%, discos duros 16.67%, mouses o ratones 15%, unidades de drive 12.38%, unidades de CD 9.29%, monitores 8.33% y tarjetas de video 5.95%; entre las más representativas y equivalentes al 98.57% del total. Las cantidades totales anuales descartadas y que podemos llamar residuos eléctricos-electrónicos se representan en la Figura 4 ETB. En la Tabla 4 ETB se consignó la cantidad de componentes que se dañan anualmente, peso aproximado, peso total, volumen por unidad, volumen total y causa o motivo de su descarte. Para determinar el peso de los elementos se utilizó una balanza electrónica, una báscula gramera y una báscula estándar y para determinar sus dimensiones se utilizó un metro convencional. Según la información suministrada por parte del líder de soporte operativo de la entidad no se dañan parlantes, procesadores ni tarjetas de sonido. En total se generan al año 664 Kg de partes de equipos de cómputo dañados, de los cuales el 65.87% (437.5 Kg) corresponde a monitores, el 18.59% (123.5 Kg) a teclados, el 5.28% (35.1 Kg) a unidades de CD y el 5.27% (35 Kg) a discos duros, entre las más representativas (ver Figura 5 ETB).


____________________________________________________________________________________


Entre monitores y teclados se reúne el 84.46% del peso total de residuos, esto indica que estos elementos así como se dañan frecuentemente generan un peso considerables al darse de baja. Generalmente en todas las entidades del estudio los monitores junto a los teclados son los elementos que más peso y volumen implican. Los residuos que generan un menor peso en la ETB son las tarjetas de video, las tarjetas madre o main boards y las tarjetas de memoria. En volumen se generan 2161626 cm3 es decir 2.16 m3 de residuos electrónicos de los cuales 1.72 m3 (79.68%) equivalen a monitores dañados, 0.31 m3 (14.42%) a teclados, 0.05 m3 (2.17%) a unidades de CD siendo las cantidades más sobresalientes (ver Figura 6 ETB). Entre el volumen de monitores, teclados y unidades de CD se reúne el 96.27 % del total de volumen de residuos eléctricos-electrónicos. Las partes que menos ocupan volumen en la ETB son tarjetas de video, main boards y tarjetas de memoria. Figura 4 ETB. Cantidad de RE&E de computadores generados anualmente en la ETB. Figura 5 ETB. Peso de los RE&E de

computadores generados anualmente en la ETB.

130

7063

52

3935

25

4 2

0

20

40

60

80

100

120

140

Can

tid

ad T

ota

l (añ

o)

Teclados Discos duros Mouses o

ratones

Unidades de

drive

Unidades de

CD

Monitores Tarjetas de

video

Tarjetas de

memoria

Main Boards


Teclados Discos duros Mouses o ratones

Unidades de drive Unidades de CD Monitores

Tarjetas de video Tarjetas de memoria Main Boards

437,5

123,5

35,1 35 20,8 8,2 3,3 0,8 0,08

0

100

200

300

400

Pes

o T

ota

l (K

g)

Monitores Teclados Unidades de

CD

Discos duros Unidades de

drive

Mouses o

ratones

Tarjetas de

video

Main Boards Tarjetas de

memoria


Monitores Teclados Unidades de CD Discos duros Unidades de drive

Mouses o ratones Tarjetas de video Main Boards Tarjetas de memoria

Fuente: El autor.

Figura 6 ETB. Volumen de los RE&E de computadores generados anualmente en la ETB.

1,72

0,31

0,05

0,03 0,02

0,02 0,01

0,00

4

0,00

005

0,00

0,40

0,80

1,20

1,60

Vol

umen

Tot

al (m

)

Monitores Teclados Unidadesde CD

Discosduros

Unidadesde drive

Mouses oratones

Tarjetas devideo

MainBoards

Tarjetas dememoria


Monitores Teclados Unidades de CD

Discos duros Unidades de drive Mouses o ratones

Tarjetas de video Main Boards Tarjetas de memoria

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Tabla 4 ETB. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en la ETB.

Cantidad

anual Promedio Peso

unidad Peso total Dimensiones Volumen unidad Volumen Total

Elemento


Causa o razón

1 Disco duro 70 90,91 0,5 35 10 x 15 x 2,5 375 26250 Sectores defectuosos, apagar

bruscamente

2 Main Board 2 2,60 0,4 0,8 20 x 30 x 3 1800 3600 Picos de voltaje

3 Monitor 35 45,45 12,5 437,5 35 x 37 x 38 49210 1722350

Desgaste de fósforo, vida útil

4 Mouse o ratón 63 81,82 0,13 8,19 12 x 7 x 4 336 21168

Uso, golpes


6 Procesador 0 0 0,1 0 5 x 5 x 0,3 7,5 0 No aplica

7 Tarjeta de memoria 4 5 0,02 0,08 2,5 x 12 x 0,4 12 48

Picos de voltaje



10 Teclado 130 168,83 0,95 123,5 47 x 17 x 3 2397 311610 Uso, derrame de líquidos

11 Unidad de CD 39 50,65 0,9 35,1 15 x 20 x 4 1200 46800 Suciedad y polvo

12 Unidad de drive 52 67,53 0,4 20,8 10 x 15 x 3 450 23400

Mala utilización, ciclo de vida Total 420 545,45 664,22 2161626

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


4.3.6 Destino temporal de los residuos en la entidad. El destino final y procedimiento de baja de los equipos de cómputo propiedad de la entidad es responsabilidad de la misma ETB. Todos los equipos averiados u obsoletos que son propiedad de la entidad se llevan a una bodega en el sector de Engativá. Equipos de cómputo que aún funcionan pero que en la entidad ya son obsoletos se donan al programa de la Presidencia de la República “Computadores para educar”, en donde estos equipos en buen estado se ofrecen en calidad de donación a escuelas y colegios. Las partes de los equipos de cómputo dañadas reemplazadas las asume directamente la empresa Comware, esta empresa se lleva todos los elementos inservibles a sus instalaciones en donde se compactan los de gran volumen y se desechan junto a los residuos convencionales como se menciona más adelante. 4.3.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo. En la ETB se sigue el procedimiento establecido por el “Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del distrito capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre de 2001) y existe una resolución interna de la ETB que adapta los principios del manual a la entidad. Los bienes recibidos como inservibles u obsoletos se separan en lotes según las características del material (metales, eléctricos, equipos de cómputo, madera, papel). Posteriormente se procede a la venta como chatarra en subasta pública a través del martillo del Banco Popular. A la bodega de Engativá se transportan todo tipo de bienes servibles e inservibles de la entidad como elementos de oficina, sillas, mesas, canecas, lámparas, etc. Además también se llevan impresoras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, discos duros, teclados, mouses, unidades de diskette, monitores, unidades de CD, cables, etc. (equipos de cómputo). 4.3.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo. El contrato actualmente para insumos y suministros de computadores y otros bienes de consumo se presta por parte de la empresa Office Express de Carvajal S.A. El área de Servicios Generales es la encargada de manejar y realizar la entrega de suministros en cada departamento de la ETB. Actualmente se tiene establecido un contrato de Outsourcing mensual con la empresa Ofiexpress la cual dota la entidad de cartuchos de inyección, toners, CDs, CDs-Rs, y diskettes. Esta empresa va una vez al mes y deja en cada dependencia la cantidad de insumos y suministros necesarios para dicho mes. Para un mayor entendimiento se clasificaron los insumos dentro de 3 grupos: cartuchos, toners, CDs y diskettes. A partir de la Tabla 5 ETB se observa que la entidad consume mensualmente 321 cartuchos que ocupan un volumen de 3.29 m3 y anualmente el consumo de cartuchos y toners para impresoras es 3849 cartuchos que ocuparían un volumen de 39.45 m3. Un cartucho para impresora de inyección pesa en promedio 30 g y una cartucho o toner para una impresora Laser pesa en promedio 1.6 Kg. La ETB genera mensualmente 391 Kg de cartuchos y toners equivalentes a un volumen de 3.29 m3. Durante un año produce 4694 Kg de cartuchos-toners que ocupan un volumen anual de 39.45 m3. Se debe tener en cuenta que las impresoras se modernizan rápidamente y salen al mercado nuevos modelos que ofrecen mayor volumen y calidad de impresión de tal forma que cartuchos o


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toners que se compraban antes hoy en día no se piden por lo cual es muy posible que en unos años se compren otros insumos. En la Tabla 6 ETB se muestra el consumo de CDs grabables, CDs regrabables y diskettes en la ETB. Se consumen 1848 diskettes al año que en peso equivalen a 32.34 Kg y ocupan un volumen de 0.05 m3. En lo que respecta a CDS grabables la ETB consume mensualmente 300 unidades que equivalen a 4.65 Kg y ocupan un volumen de 0.015 m3. Al año el consumo de CDs grabables es de 3603 unidades que representan un peso anual de 55.85 Kg y ocupan un volumen de 0.18 m3. En cuanto a CDS regrabables la ETB consume mensualmente 6 unidades que equivalen a 0.09 Kg y ocupan un volumen de 0.0003 m3. Al año el consumo de CDs regrabables es de 66 unidades que representan un peso anual de 1.02Kg y ocupan un volumen de 0.0033 m3. Las impresoras de modelos antiguos utilizaban cintas en lugar de cartuchos o toners Estas impresoras han sido reemplazadas por otras mucho más modernas y las cuales ya no necesitan de cintas, sin embargo en el ETB quedan algunas impresoras de cinta de la marca Epson por lo cual se continúan solicitando al almacén. En conclusión se puede afirmar que el suministro de equipos de cómputo más utilizado en la ETB son los cartuchos y toners para impresoras con 3849 unidades al año, seguido por los Compact Disc con 3669 unidades al año y los diskettes con 2019 unidades al año (Figura 7 ETB). En peso se generan 4694 Kg/año de cartuchos-toners, 57 Kg/año de CDs y 35 Kg/año de diskettes (ver Figura 8 ETB). En cuanto al volumen total generado por suministros en la EAAB, los cartuchos ocupan 39 m3/año, los diskettes 0.2 m3/año y los CDs 0.01 m3/año (ver Figura 9 ETB). Se concluye que en la ETB los cartuchos y toners para impresora vacíos son los suministros que tienen un peso superior y ocupan un volumen mayor como ocurre en las demás entidades regularmente. En las Tablas 7 y 8 se muestra el comportamiento mensual y anual de los insumos y suministros para computadores (cartuchos-toners, Compact Disc y diskettes).

Figura 7 ETB. Consumo de suministros para computadores en la ETB. Figura 8 ETB. Comportamiento de suministros por peso en la ETB.

321 306168

38493669

2019

0

1000

2000

3000

4000

Can

tid

ad T

ota

l (u

nid

ad)

mes año


391

5 3

4694

57 35

0

1000

2000

3000

4000

Pes

o T

ota

l (K

g)

mes año


Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Tabla 5 ETB. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en la Empresa de Teléfonos de Bogotá.


mensual Cantidad

Anual Peso

(unidad) Peso Total

Mes Peso

Total Año alto ancho prof Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año



1 Cartucho impresora Inkjet Canon Canon B550 (BX-3) 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

2 Cartucho impresora Inkjet Canon Canon 300/330 BJI-642 0,25 3 0,03 0,0075 0,09 7,5 3 5 0,0001 0,00003 0,0003

3 Cartucho impresora Láser HP HP LJ 4/4M/4plus 92298A 25 300 1,6 40 480 15 36 25 0,0135 0,3375 4,0500

4 Cartucho impresora Inkjet HP HP 1000 cyan (C4872A) 0,08 1 0,03 0,0024 0,03 7,5 3 5 0,0001 0,000009 0,0001

5 Cartucho impresora Inkjet HP HP 600 negro 51629A 5 60 0,02 0,1 1,2 7,5 3 4 0,0001 0,0005 0,0054

6 Cartucho impresora Inkjet HP HP DJ/DW 660C 51649A 3 36 0,03 0,09 1,08 7,5 3 5 0,0001 0,0003 0,0041

7 Cartucho impresora Inkjet HP HP 500/550 51626A negro 2 24 0,02 0,04 0,48 7,5 3 4 0,0001 0,0002 0,0022

8 Cartucho impresora Inkjet HP HP 650C/230 51640A 2 24 0,03 0,06 0,72 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0027

9 Cartucho impresora Inkjet HP HP DJ800 color 51641A 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

10 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51644 magenta 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

11 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51644 cyan 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

12 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51644 yellow 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

13 Cartucho impresora Inkjet HP HP N-78 C6578D 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

14 Cartucho impresora Inkjet HP HP 1200C/1600C 51640C 0,33 4 0,03 0,0099 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0005

15 Cartucho impresora Inkjet HP HP 610C (6614A) 0,17 2 0,02 0,0034 0,04 7,5 3 4 0,0001 0,00002 0,0002

16 Cartucho impresora Inkjet HP HP 1200C/1600C 51640M 0,08 1 0,03 0,0024 0,03 7,5 3 5 0,0001 0,000009 0,0001

17 Cartucho impresora Inkjet HP HP DJ850C/1600C 51645A 2 24 0,03 0,06 0,72 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0027

18 Cartucho impresora Láser Color HP HP 4500 C4193A Mag 0,08 1 1,6 0,128 1,6 15 36 25 0,0135 0,0011 0,0135

19 Cartucho impresora Láser Color HP HP 4500 C4193A Yel 0,08 1 1,6 0,128 1,6 15 36 25 0,0135 0,0011 0,0135

20 Cartucho impresora Láser HP HP 4000 C4127X 10 120 1,6 16 192 15 36 25 0,0135 0,1350 1,6200

21 Cartucho impresora Láser HP HP 8100N (C4182X) 6 72 1,6 9,6 115,2 15 36 25 0,0135 0,0810 0,9720

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Tabla 5 ETB. Cartuchos que consumen las impresoras de la Empresa de Teléfonos de Bogotá.


Cantidad Anual

Peso (unidad)

Peso Total mes


Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año




24 Cartucho impresora Láser HP HP 5-5M C3102A Cyan 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

25 Cartucho impresora Láser HP HP 5-5M C3103A Yellow 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620



28 Cartucho impresora Láser HP HP LJ 5L/6L C3906A 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

29 Cartucho impresora Láser HP HP LJ 5SI/MX C3909A 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

30 Cartucho impresora Láser HP HP Color 5/5M C3104A 0,25 3 1,6 0,4 4,8 15 36 25 0,0135 0,0034 0,0405

31 Cartucho impresora Láser HP HP Color 5/5M C3105A N 0,25 3 1,6 0,4 4,8 15 36 25 0,0135 0,0034 0,0405

32 Cartucho impresora Láser HP HP Color 4500 C4191A/N 0,08 1 1,6 0,128 1,6 15 36 25 0,0135 0,0011 0,0135

33 Cartucho impresora Láser HP HP Color 4500 C4191A/C 0,08 1 1,6 0,128 1,6 15 36 25 0,0135 0,0011 0,0135

34 Cartucho Impresora Láser Lexmark Optra S 5 60 1,6 8 96 15 36 25 0,0135 0,0675 0,8100

35 Cartucho impresora Láser Lexmark Z-51 15M02120 2 24 1,6 3,2 38,4 15 36 25 0,0135 0,0270 0,3240

36 Cartucho impresora Inkjet Lexmark 12A1990 color 0,17 2 0,03 0,0051 0,06 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002

37 Cartucho impresora Inkjet Lexmark 12A1975 negro 0,08 1 0,02 0,0016 0,02 7,5 3 4 0,0001 0,00001 0,0001

38 Cartucho Impresora Láser Samsung ML-4500 DRUM 2 24 1,6 3,2 38,4 15 36 25 0,0135 0,0270 0,3240

39 Cartucho Impresora Láser Xerox CRU 4517 SN 17 10 120 1,6 16 192 15 36 25 0,0135 0,1350 1,6200

40 Cartucho Impresora Láser Xerox Xerox 4512 (106R88) 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

41 Cartucho Impresora Láser Xerox Xerox 4213 (6R341) 0,25 3 1,6 0,4 4,8 15 36 25 0,0135 0,0034 0,0405

42 Cartucho Impresora Xerox Fax Xerox 4004/3 3006 8R7638 0,17 2 0,03 0,0051 0,06 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002

Total 96 1157 121 1448 1,02 12,19

Promedio 0,89 0,0074

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Figura 9 ETB. Comportamiento de suministros por volumen en la ETB.

30,02 0,004

39

0,2 0,1

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Vo

lum

en T

ota

l (m

3)

mes año


Fuente: El autor. 4.3.9 Destino de los insumos y suministros. En la ETB los suministros e insumos de equipos de cómputo se consideran elementos de consumo, es decir se utilizan o gastan y no se debe seguir un procedimiento riguroso y estricto para oficializar la salida de estos de la entidad. Los cartuchos y toners vacíos se donan actualmente a la Fundación Niños de los Andes pero no se lleva un registro de las cantidades donadas. Los diskettes y discos compactos generalmente siempre quedan en la entidad. Las cintas de impresora, discos compactos y diskettes dañados se sacan con los residuos sólidos convencionales. 4.3.10 Conclusiones. La Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB no tiene alguna resolución, campaña o programa interno que trate acerca del aprovechamiento de los insumos de los equipos de cómputo en la entidad sin embargo el Área de Almacén recalca en los funcionarios sobre el control y ahorro de papel y tinta de impresoras principalmente. • Las partes de los equipos de cómputo que se dañan en mayor proporción son los teclados, discos duros, mouses, unidades de drive, unidades de CD y monitores. Las partes de los equipos de cómputo que generan residuos en mayor peso son: monitores (437.5 Kg/año), los teclados (123.5 Kg/año), unidades de CD (35.1 Kg/año) y discos duros (35 Kg/año). • Los residuos E&E provenientes de equipos de cómputo que ocupan un mayor volumen son en su orden: monitores (1.72 m3/año), teclados (0.31 m3/año) y unidades de CD (0.05 m3/año). • El suministro que más se utiliza en la ETB es el cartucho y toner para impresoras (3849 unidades / año), luego el Compact Disc (3669 unidades / año) y por último el diskette (2019 unidades / año). • En peso se generan 4694 Kg/año de cartuchos-toners, 57 Kg/año de CDs. y 35 Kg/año de diskettes. Los suministros que ocupan un mayor volumen son en su orden: cartuchos ocupan 39 m3/año, los CDs 0.2 m3/año y los diskettes 0.1 m3/año. • Se propone concientizar a los funcionarios de la entidad acerca del manejo y utilización correcta de los equipos de cómputo, así como evitar accidentes que acortan la vida útil de los equipos en la entidad. Se propone la toma de conciencia de que los equipos de cómputo son de uso permanente por lo tanto es una herramienta que los usuarios deben preservar y proteger.


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Tabla 6 ETB. Consumo de Compact Disc y diskettes en la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB.


Cantidad anual

Peso promedio

Peso Total mes

Peso Total Mes


Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año Descripción

Marca Referencia

UNIDAD UNIDAD (Kg) (Kg) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (cm3) (m3) (m3)

1 CD grabable Imation CD-R 650/700 MB 80 min 300 3603 0,0155 4,65 4,65 55,85 0,1 12 12 50 0,0150 0,1802

2 CD regrabable Verbatin CD-RW 650 MB 74 min 6 66 0,0155 0,09 0,09 1,02 0,1 12 12 50 0,0003 0,0033

3 Diskette Imation 3.5 HD Normal Format 168 2019 0,0175 2,94 2,94 35,33 9,5 9 0,3 25,65 0,0043 0,0518

Total

474 5688 7,68 7,68 92,2 0,0196 0,2352

Promedio 0,0162 Fuente: El autor.

Tabla 7 ETB. Cuadro consolidado del consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc .


unidad % Kg % m3 % 1 Compact Disc 305,75 38,47 4,740 1,19 0,0200 0,60 2 Cartuchos y Toners 320,75 40,36 391 98,07 3,29 99,27 3 Diskettes 168,25 21,17 2,94 0,74 0,0043 0,13

Total 794,75 100 398,68 100 3,3143 100 Fuente: El autor.

Tabla 8 ETB. Cuadro consolidado del consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc.


unidad % Kg % m3 % 1 Compact Disc 3669 38,47 56,97 1,19 0,180 0,454 2 Cartuchos y Toners 3849 40,36 4694 98,07 39,45 99,42 3 Diskettes 2019 21,17 35 0,74 0,0518 0,131



____________________________________________________________________________________


4.4 INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE IDRD 4.4.1 Descripción de la entidad. El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD se encuentra ubicado en la calle 63 No. 47-06 cercano a la Biblioteca Virgilio Barco, Parque El Lago y al parque Metropolitano Simón Bolívar. Actualmente laboran en esta entidad 263 funcionarios de planta. La misión del IDRD es “promover la recreación, el deporte, el buen uso de los parques y el aprovechamiento del tiempo libre de los habitantes de Bogotá, con prioridad en los grupos más necesitados; para formar mejores ciudadanos, enseñar los valores de la sana competencia y mejorar la calidad de vida.”12 Sus principales funciones son: a. formular políticas, planes, programas y proyectos necesarios para el desarrollo masivo de la recreación y el deporte, con el fin de contribuir al mejoramiento físico y mental de sus habitantes y b. promover la actividad recreacional y deportiva en los parques Distritales y las unidades deportivas, procurando el establecimiento y conservación de fuentes de recreación y deporte.1 4.4.2 Equipos de cómputo. En la actualidad el IDRD tiene 334 equipos de cómputo de los cuales 17 permanecen a través de un contrato de leasing en arriendo. En la Tabla 1 IDRD se representa la cantidad total de equipos de cómputo clasificados por marca en la entidad. En total son 334 computadores de los cuales 225 son equipos marca Compaq lo que representa un 67.36% y 55 equipos son equipos marca Acer lo que representa un 16.47%. El resto de computadores son marcas Dell, Premio, Hewlett Packard, Macintosh y Toshiba (Figura 1 IDRD). En 1997 se llevó una licitación para la adquisición de 62 equipos Acer, posteriormente en 1999 se adquirieron 163 equipos Compaq Deskpro EP series, en 2002 se adquirieron 13 equipos Dell Optiplex y finalmente en el año 2003 se llevó a cabo una licitación para adquirir 70 equipos Qbex (ver Foto 8) pero estos aún no hay entrado al inventario por lo que no se reseñan en la Tabla 1IDRD.

Tabla 1 IDRD. Equipos de cómputo en el IDRD. Marca Cantidad

(unidad) Porcentaje

(%) Tiempo de uso

(años) ACER 55 16.47 7 COMPAQ 225 67.36 3 DELL 20 5.99 1.3 HEWLETT PACKARD 3 0.90 5 MACINTOSH 3 0.90 2 PREMIO 5 1.50 4 TOSHIBA 1 0.30 3 OTRO 22 6.58 2

TOTAL 334 100 Promedio: 3.51 Fuente: El autor. El tiempo de uso de los equipos en la entidad es un indicativo para determinar si los equipos están próximos a renovarse o si por el contrario pueden permanecer más tiempo en la entidad. La edad promedio de los computadores en el IDRD es de 3.51 años. Analizando la edad de los equipos se pudo constatar que permanecen equipos de cerca de 7 años de uso y funcionan normalmente debido a un correcto mantenimiento (Figura 2 IDRD).

12 Fuente: Misión y visión del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.


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Figura 1 IDRD. Equipos de cómputo clasificados según su marca en el IDRD. Figura 2 IDRD. Tiempo de uso de los computadores en el IDRD.

225

55

22 205 3 3 1

0

50

100

150

200

250

COMPAQ ACER OTRO DELL PREMIO HP MACINTOSH TOSHIBA

Marca

Can

tid

ad (u

nid

ades

)

COMPAQ ACER OTRO DELL PREMIO HP MACINTOSH TOSHIBA

7

5

4

3 3

2 21,3

0

1

2

3

4

5

6

7

Tie

mp

o d

e u

so (

año

s)

ACER HEWLETT

PACKARD

PREMIO COMPAQ TOSHIBA OTRO MACINTOSH DELL

ACER HEWLETT PACKARD PREMIO

COMPAQ TOSHIBA OTRO

MACINTOSH DELL

Fuente: El autor. En la Foto 8 se observan los equipos nuevos que adquirió el IDRD para este año marca Qbex, el contrato se firmó recientemente por lo cual estos equipos no se han ingresado al inventario. 4.4.3 Impresoras y scanners. En el desarrollo del proyecto se identificaron otros equipos eléctricos-electrónicos como impresoras y escáneres. En la Tabla 2 IDRD se consignó la cantidad total de impresoras, marca, cantidad, tiempo de uso, peso total y volumen ocupado. La totalidad de impresoras del IDRD pesan 1411 Kg y ocupan un volumen total de 4,87 m3. En la Figura 3 se clasifican las impresoras de acuerdo a su respectiva marca. Se observa que de 101 impresoras de la entidad el 55.45% son marca Hewlett Packard y un 42 % marca Epson y Canon. Se comprobó que la marca Hewlett Packard es una de las marcas más utilizadas no sólo en el IDRD sino en las demás entidades del estudio. En cuanto a scanners en el IDRD hay 5 unidades, 4 marca Scan Jet y 1 marca Afga Dou Scan pesan 24 Kg en total y ocupan un volumen de 0.1831 m3 como se muestra en la Tabla 3 IDRD.

Figura 3 IDRD. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en el IDRD. Foto 8. Equipos de cómputo marca Qbex para el IDRD Año 2003.

55% 22%

19%3%1%

Hewlett Packard Epson Canon Apple Panasonic

Fuente: El autor.


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Tabla 2 IDRD. Impresoras del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD Año 2003. Dimensiones Cantidad Edad de uso Edad de uso Peso unidad Peso Total

alto ancho prof Volumen unidad Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Apple Laser Apple 1 7 84 20 20 25 44 22 0,0242 0,0242

2 Apple Apple Stylus Writer 2500 Color 1 6 72 10 10 25 44 22 0,0242 0,0242

3 Apple Apple Writer 12-600 1 4 48 10 10 25 44 22 0,0242 0,0242

4 Canon Canon BJC 4200 17 5 60 8 136 30,5 50 20 0,0305 0,5185

5 Canon Canon BJC 2100 1 2 24 8 8 30,5 50 20 0,0305 0,0305

6 Canon Canon BJC 240L 1 5 60 8 8 30,5 50 20 0,0305 0,0305

7 Epson Epson EPL 5700 1 4 48 20 20 40 45 40 0,0720 0,0720

8 Epson Epson FX 1180 Plus 1 1 12 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

9 Epson Epson LQ 1070 3 7 84 20 60 20 60 30 0,0360 0,1080

10 Epson Epson LQ 1170 4 7 84 20 80 20 60 30 0,0360 0,1440

11 Epson Epson LX 300 1 0.33 4 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

12 Epson Epson Stylus 400 6 5 60 6 36 18 43 25 0,0194 0,1161

13 Epson Epson Stylus Color 600 6 1 12 6 36 15 43 23 0,0148 0,0890

14 Hewlett Packard Láser Jet 4100 4 2 24 17 68 35 45 51 0,0803 0,3213

15 Hewlett Packard Láser Jet 4000 12 5 60 18 216 47 45 62 0,1311 1,5732

16 Hewlett Packard Láser Jet 4050 n 7 4 48 18 126 34 45 62 0,0957 0,6699

17 Hewlett Packard Láser jet 5M 5 7 84 25 125 35 44 41 0,0631 0,3157

18 Hewlett Packard Desing Jet 1055CM 1 4 48 80 80 40 45 36 0,0648 0,0648

19 Hewlett Packard Desing Jet 1055CM plus 1 4 48 80 80 40 45 36 0,0648 0,0648

20 Hewlett Packard Desing Jet 450C 1 4 48 80 80 40 45 36 0,0648 0,0648





25 Hewlett Packard Deskjet 710C 3 0,58 7 5 15 20 45 36 0,0324 0,0972


27 Hewlett Packard HP InkJet 4 1 12 5 20 20 45 36 0,0324 0,1296

28 Hewlett Packard Deskjet 985CX 1 0.58 7 6 6 20 44 38 0,0334 0,0334

29 Hewlett Packard Deskjet 840C 3 0.58 7 6 18 19 45 36 0,0308 0,0923


31 Hewlett Packard HP Apolo 1 3 36 10 10 20 45 36 0,0324 0,0324


33 Panasonic Panasonic 3696 1 4 48 23 23 50 40 40 0,0800 0,0800

TOTAL 101 1411 5,2653



Promedio uso (meses) 46.93



Fuente: El autor.


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Tabla 3. Scanners del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD Año 2003. Dimensiones Cantidad Edad de

uso Edad de

uso Peso


Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Afga Dou Scan T1200 1 2 24 4 4 25 30 55 0,0413 0,0413 2 HP Scan Jet 3500C 1 4 48 2,8 2,8 30 49 60 0,0877 0,0877 3 HP Scan Jet 6100C 1 5 60 9,8 9,8 12 37 50 0,0221 0,0221 4 HP Scan Jet 5300C 2 3 36 3,7 7,4 11 30 51 0,0160 0,0320

TOTAL 5 24 0,1831 Dimensiones 19 37 54


Promedio Volumen (cm3) 0,0418 Fuente: El autor.

4.4.4 Operaciones de mantenimiento. Dependiendo de los contratos que se ejecuten en la adquisición de equipos es responsabilidad del proveedor garantizar el mantenimiento de los equipos y su posterior cambio de componentes y repuestos cuando algún elemento se llegue a encontrar en mal estado o funcionamiento. Es importante mencionar que en los equipos de alquiler el responsable de cualquier operación de mantenimiento correctivo es la empresa misma con la cual se realizó el contrato. Si se presenta alguna falla o daños en alguno de estos equipos se informa a dicha empresa. Esta empresa a su vez tiene un grupo de personas encargadas de programar la visita técnica a la entidad, revisar el equipo y si consideran necesario cambiar alguna pieza lo hacen y son responsables de retirar los elementos dañados. De esta forma la empresa es responsable de la gestión de las partes averiadas. Para el soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo se tiene contrato con la empresa PC-Micros. En los equipos propios el soporte, mantenimiento preventivo y correctivo lo asume directamente el IDRD mediante la contratación de una empresa para tal fin, de tal forma que los residuos generados en dichas operaciones son responsabilidad del IDRD y se dan de baja como se menciona más adelante aunque si en el contrato se estipula lo contrario se debe realizar el cambio de repuestos y dicha empresa se lleva los elementos dañados. El mantenimiento preventivo se realiza 3 veces al año por parte del Departamento de Sistemas en equipos propios o en los cuales la garantía ya no tenga vigencia. Las renovaciones tecnológicas y cambios de equipos se realizan generalmente cada 2 años sin embargo si alguna de las dependencias del IDRD redacta la solicitud estas adquisiciones o renovaciones tecnológicas se realizan por demanda. En tanto el mantenimiento correctivo al igual que en las demás entidades, se realiza dependiendo de los requerimientos diarios de los equipos que presenten algún tipo de conflicto es decir por demanda. Así mismo no solo los computadores, sino también los faxes, fotocopiadoras y UPS se les realizan los mantenimientos preventivos del caso.


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4.4.5 Residuos de computadores generados en la entidad. Las cantidades de partes que se descartan anualmente se presentan claramente en la Tabla 4 IDRD, allí se indica la cantidad de partes y componentes que se dañan anualmente, peso aproximado, peso total, volumen por unidad, volumen total y causa o motivo de su descarte. Se observó que los monitores, tarjetas de video y teclados son las partes de los equipos de cómputo que se descartan en una mayor cantidad en el IDRD, lo que representa aproximadamente el 47% del total de partes descartadas. Las partes que menos se dañan en el IDRD son los procesadores (1/año) y main boards (2/año) (ver Figura 4 IDRD). Se determinó que de las partes incluidas en la Tabla 4 IDRD un monitor pesa en promedio 12.5 Kg y el procesador por lo general es la parte que menos pesa (en promedio 0.1 g). En total en el IDRD se generan anualmente 147.14 Kg de residuos eléctricos-electrónicos, en este caso componentes de equipos de cómputo de los cuales 125 Kg (84.95%) equivalen a monitores y 9,5 Kg (6.46%) a teclados. Las partes que menos generan peso siendo descartadas son las tarjetas de memoria y los procesadores, 0.14 Kg y 0.1 Kg respectivamente. La distribución de residuos eléctricos-electrónicos por peso en el IDRD se encuentran en la Figura 5 IDRD. Figura 4 IDRD. Cantidad de RE&E de computadores generados anualmente en el IDRD. Figura 5 IDRD. Peso de los RE&E

de computadores generados anualmente en el IDRD.

10 10 10

76 6

4 4 4

21

0

2

4

6

8

10

12

Monitor Tarjeta de

video

Teclado Tarjeta de

memoria

Tarjeta de

sonido

Unidad de CD Disco duro Mouse o ratón Unidad de

drive

Main Board Procesador

Elemento

Can

tid

ad a

nu

al (u

nid

ad(}

)

Monitor Tarjeta de video Teclado Tarjeta de memoria

Tarjeta de sonido Unidad de CD Disco duro Mouse o ratón

Unidad de drive Main Board Procesador

125

9,5 5,4 2 1,6 1,3 0,8 0,78 0,52 0,14 0,1

0

20

40

60

80

100

120

Pes

o to

tal a

nual

(Kg)

Monitores Unidades de

CD

Unidades de

drive

Main Boards Mouses o

ratones

Procesadores

Residuos E&E generados

Monitores Teclados Unidades de CDUnidades de drive Tarjetas de video Main BoardsMouses o ratones Tarjetas de memoria Procesadores

Fuente: El autor. Asimismo el volumen total de residuos de computadores en el IDRD anualmente es de 535701.5 cm3 es decir 0.5357 m3, de los cuales el 91.86 % equivale a los monitores y el 4.47% equivale a los teclados dañados al año en el IDRD. Los residuos que menos pesan son los procesadores y las tarjetas de memoria. Esta distribución de volumen anualmente de residuos descartados se observa en la Figura 6 IDRD. Los monitores y teclados son las partes que más volumen ocupan y su almacenamiento es más engorroso, esto se presenta tanto en el IDRD como en las demás entidades del estudio. Las partes más pequeñas en volumen son los procesadores y las memorias de los computadores, en las demás entidades se presenta igual situación. A su vez los monitores y teclados son las partes que generan residuos con un peso mayor.


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Tabla 4 IDRD. Residuos E&E de equipos de cómputo generados en el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD.


unidad Peso total Dimensiones Volumen unidad

Volumen Total

Elemento


Causa o razón

1 Disco duro 4 6,25 0,5 2 10 x 15 x 2,5 375 1500 Picos de voltaje

2 Main Board 2 3,13 0,4 0,8 20 x 30 x 3 1800 3600 Picos de voltaje, defectos de fábrica

3 Monitor 10 15,62 12,5 125 35 x 37 x 38 49210 492100 Ciclo de vida

4 Mouse o ratón 4 6,25 0,13 0,52 12 x 7 x 4 336 1344 Ciclo de vida


6 Procesador 1 1,56 0,1 0,1 5 x 5 x 0,3 7,5 7,5 Picos de voltaje, defectos de fábrica

7 Tarjeta de memoria 7 10,94 0,02 0,14 2,5 x 12 x 0,4 12 84 Picos de voltaje

8 Tarjeta de sonido 6 9,38 0,13 0,78 8 x 16 x 2 256 1536 Ciclo de vida


10 Teclado 10 15,62 0,95 9,5 47 x 17 x 3 2397 23970 Imprudencias del usuario

11 Unidad de CD 6 9,38 0,9 5,4 15 x 20 x 4 1200 7200 Uno inadecuado, empujar unidad

12 Unidad de drive 4 6,25 0,4 1,6 10 x 15 x 3 450 1800 Mala utilización, ciclo de vida



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Figura 6 IDRD. Volumen de los RE&E de computadores generados anualmente en el IDRD.

0,49

21

0,02

4

0,00

7

0,00

4

0,00

3

0,00

2

0,00

15

0,00

15

0,00

13

0,00

01

0,00

001

0

0,05

0,1

0,15

0,2

0,25

0,3

0,35

0,4

0,45

0,5

Vol

umen

tota

l (m

3)

Monitor Unidad de

CD

Tarjeta de

video

Tarjeta de

sonido

Mouse o

ratón

Procesador

Partes descartadas

Monitor Teclado Unidad de CD Main BoardTarjeta de video Unidad de drive Tarjeta de sonido Disco duroMouse o ratón Tarjeta de memoria Procesador

Fuente: El autor. 4.4.6 Destino temporal de los residuos en la entidad. De los 334 equipos de cómputo del IDRD, 17 equipos permanecen en un contrato de arriendo por lo tanto el mantenimiento y soporte lo ofrece la empresa encargada por el fabricante para tal fin. Por ejemplo si el daño de alguna parte de un computador está incluido en el contrato de soporte y mantenimiento, la empresa encargada deberá reemplazar la parte dañada y estos elementos quedan en su poder. Si el daño se presenta en un equipos de la entidad, es el departamento de sistemas el encargado de hacer la reparación y cambio del elemento dañado. Todas estas partes se dan de baja por la entidad y se almacenan en una bodega temporalmente mientras se rematan por lotes (ver Fotos 9 y 10). En general al dañarse las unidades de drive, tarjetas de sonido, tarjetas de video, teclados, mouses y parlantes; estas se descartan definitivamente ya que su arreglo no es posible o no se justifica por costos. Al dañarse un procesador, una main board, un disco duro, una tarjeta de memoria, una unidad de CD o un monitor, estos regresan al proveedor o vendedor si la garantía está vigente. 4.4.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo. En el IDRD se sigue el procedimiento establecido por el “Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del distrito capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre de 2001) pero existe una resolución interna que define este proceso (Resolución 222 de 1996 del IDRD). En el mes de Mayo de 2003 se publicó un procedimiento por parte de la Subdirección Técnica Administrativo y Financiera para la devolución de muebles catalogados como inservibles u obsoletos. El procedimiento es básicamente el siguiente:


____________________________________________________________________________________


Foto 9. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en el IDRD. Foto 10. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en el IDRD.

Fuente: El autor. Generalmente cualquier pieza dañada o que se da de baja se lleva al depósito de la institución. A este lugar se pueden llevar monitores, teclados, mouses y demás elementos dañados. En el depósito también se almacenan sillas, escritorios, lámparas, etc. que ya cumplieron su ciclo o ya no sirven en la entidad. 4.4.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo. Para la compra de suministros se tiene una base de datos de los proveedores y se contrata teniendo en cuenta el mejor precio o mayor calidad. El plan de compras se elabora anualmente en el Departamento de compras. En este plan se incluyen todos los elementos o bienes de consumo y no consumo que se vayan a utilizar en la entidad clasificados de acuerdo a su utilidad y destino. Este plan se debe ajustar al presupuesto establecido por ley y no debe superar dicho valor. Si queda algún elemento fuera de este o se necesita alguna cantidad adicional de cualquier elemento o bien, se solicita una autorización debidamente justificada. Los cartuchos, toners para impresora, toners para fotocopiadora, toners para fax y plotters, cintas para impresoras, CD grabables y regrabables y diskettes se incluyen en un capitulo específico del plan. Este plan podemos afirmar es una proyección pero lo ejecutado realmente lo maneja el área de Almacén, es decir las cantidades que se están consumiendo mensual, trimestral o semestralmente. En el Almacén General se mantiene temporalmente todos los suministros e insumos de los computadores, impresoras, faxes, fotocopiadoras además de los computadores nuevos, materiales de escritorio, etc, mientras se entrega a cada departamento de la entidad (ver Fotos 11, 12, 13 y 14). Esta entrega se realiza cada 3 meses y el área o departamento que recibe estos bienes deben consumirlo en el periodo establecido (tres meses) y se almacena en un estante único para cada área o departamento. La entidad consume mensualmente 44 cartuchos que ocupan un volumen mensual de 0.14 m3 y anualmente se consumen 532 cartuchos para impresora que ocupan un volumen de 1.62 m3 (ver Tabla 5 IDRD).


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Un cartucho para impresora de inyección pesa en promedio 30 g y una cartucho o toner para una impresora Laser pesa en promedio 1.6 Kg. Estos cartuchos y toners para las impresoras del IDRD generan 0.55 Kg de residuos al mes y 258 Kg anualmente. En la Tabla 6 IDRD se muestra el consumo de CDs grabables, CDs regrabables y diskettes en el IDRD. Se consumen 420 diskettes al año aproximadamente que en peso equivalen a 7.35 Kg y ocupan un volumen de 0.01 m3.

Foto 11. Bodega de almacenamiento de insumos y suministros para computadores en el IDRD. Foto 12. Almacenamiento de toners y cartuchos para impresoras del IDRD. Foto 13. Bodega de almacenamiento de insumos y suministros para

computadores en el IDRD. Foto 14. Bodega de almacenamiento de insumos y suministros para computadores en el IDRD.

Fuente: El autor. En lo que respecta a CDS grabables el IDRD consume mensualmente 84 unidades que equivalen a 1.3 Kg y ocupan un volumen de 0.004 m3. Al año el consumo de CDs grabables es de 1008 unidades que representan un peso anual de 15.62 Kg y ocupan un volumen de 0.05 m3. En lo que respecta a CDS regrabables el IDRD consume mensualmente 5 unidades que equivalen a 0.08 Kg y ocupan un volumen de 0.0003 m3. Al año el consumo de CDs regrabables es de 60 unidades que representan un peso anual de 0.93 Kg y ocupan un volumen de 0.003 m3.


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Tabla 5 IDRD. Consumo de cartuchos y toners para impresoras en el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte. Dimensiones Cantidad

mensual Cantidad

anual Peso

unidad Peso Total

mes Peso Total

Año alto ancho prof Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año



1 Toner impresora Canon Canon BC-02 negro 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004

2 Toner impresora Canon Canon BC-05 color 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

3 Toner impresora Canon Canon 4100-4200-4300 BC 21C 4,3 52 0,03 0,13 1,56 7,5 3 5 0,0001 0,0005 0,0058

4 Toner impresora Canon BCI-21 Color 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004

5 Toner impresora Láser Epson Epson negro EPL 5700 0,7 8 1,6 1,07 12,86 7,5 3 5 0,0001 0,00008 0,0009

6 Cartucho impresora Epson Epson Stylus TO37020 Color 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004

7 Cartucho impresora Epson Epson (Stylus 400-500-600) negro 3,5 42 0,03 0,11 1,26 7,5 3 5 0,0001 0,0004 0,0047

8 Cartucho impresora Epson Epson (Stylus 400-500-800) color 2,7 32 0,03 0,08 0,96 7,5 3 5 0,0001 0,0003 0,0036

9 Toner impresora Láser Jet HP HP LaserJet 4000/T/N/NT C4127X 8,7 104 1,6 13,87 166,46 15 36 20 0,0108 0,0936 1,1236

10 Toner impresora HP HP 4800A 0,2 2 0,03 0,01 0,06 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002 11 Toner impresora HP HP Serie 600/680 ref. 51629 negro 2,2 26 0,03 0,07 0,78 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0029

12 Toner impresora HP HP Serie 600/680 ref. 51649 color 2 24 0,03 0,06 0,72 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0027 13 Toner impresora HP HP C6614A negro 0,7 8 0,03 0,02 0,24 7,5 3 5 0,0001 0,00008 0,0009 14 Toner impresora HP HP 4844A negro 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004 15 Toner impresora HP HP 51625A color 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004 16 Toner impresora HP HP 51626A negro 0,2 2 0,03 0,01 0,06 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002 17 Toner impresora HP HP 5164A IMP/870/890C negro 4,3 52 0,03 0,13 1,56 7,5 3 5 0,0001 0,0005 0,0058 18 Toner impresora HP HP 6578D 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004 19 Toner impresora HP HP 6625A 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004 20 Toner impresora HP HP 6651A 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004 21 Toner impresora HP HP C 1823D 720/890/1120 color 2,7 32 0,03 0,08 0,96 7,5 3 5 0,0001 0,0003 0,0036 22 Toner impresora HP HP C4192A CYAN 0,7 8 0,03 0,02 0,24 7,5 3 5 0,0001 0,00008 0,0009 23 Toner impresora HP HP C4194A amarillo 0,5 6 0,03 0,02 0,18 7,5 3 5 0,0001 0,00006 0,0007 24 Toner impresora HP HP 51640A Negro 0,7 8 0,03 0,02 0,24 7,5 3 5 0,0001 0,00008 0,0009 25 Toner impresora HP HP 51644M 1,7 20 0,03 0,05 0,60 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0023 26 Toner impresora HP HP C4873A yellow No. 80 0,3 4 0,03 0,01 0,12 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0004 27 Toner impresora Láser Jet HP HP C4191A negro LJ 4500 0,8 10 1,6 1,33 15,94 7,5 3 5 0,0001 0,00009 0,0011 28 Toner impresora Láser Jet HP HP C4193A magenta LJ 4500 0,5 6 1,6 0,80 9,6 7,5 3 5 0,0001 0,00006 0,0007 29 Toner impresora Láser Jet HP HP C4195A Laserjet 4500 N 0,8 10 1,6 1,33 15,94 15 36 20 0,0108 0,0090 0,1076 30 Toner impresora Láser Jet HP HP Láser Jet 5 negro 92298A 1,7 20 1,6 2,67 32,06 15 36 20 0,0108 0,0180 0,2164 31 Toner impresora Láser Jet HP HP Laserjet 4100 C8061X 1 12 1,6 1,6 19,20 15 36 20 0,0108 0,0108 0,1296

Total 44 532 23,58 282,92 0,1351 1,62

Promedio 0,38 8,91 9,19 7,81 0,0015 Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Tabla 6 IDRD. Consumo de Compact Disc y diskettes en el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD.


Cantidad anual

Peso promedio

Peso Total mes


Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año Descripción Marca Referencia


1 CD gravable Verbatin 80 minutos de 16x700 MB 84 1008 0,0155 1,30 15,62 0,1 12 12 50 0,0042 0,0504

2 CD regrabable Verbatin 650 MB 74 min 5 60 0,0155 0,08 0,93 0,1 12 12 50 0,0003 0,0030


Total 124 1488 1,99 23,9 0,0053 0,0642


Tabla 7 IDRD. Cuadro consolidado de consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc .

Cantidad Peso Total Volumen Total Insumos unidad % Kg % m3 %

1 Compact Disc 89 52,98 1,38 54,28 0,0045 3,04

2 Cartuchos y toners 44 26,19 24 927,43 0,0135 9,12

3 Diskettes 35 20,83 0,6125 24,09 0,0009 0,61


Tabla 8 IDRD. Cuadro consolidado de consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc .


1 Compact Disc 1068 52,87 16,55 5,87 0,0534 3,17


3 Diskettes 420 20,79 7,35 2,61 0,0108 0,64

Total 2020 100 306,8 109 1,68 100,04 Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Las impresoras de modelos antiguos utilizaban cintas en lugar de cartuchos o toners para impregnar la tinta en el papel. Esta impresoras han sido reemplazadas en muchas ocasiones por otras mucho más modernas y las cuales ya no necesitan de cintas, sin embargo en el IDRD quedan algunas impresoras de cinta de la marca Epson por lo cual se continúan solicitando al almacén.

En conclusión se puede afirmar que el suministro de equipos de cómputo más utilizado en el IDRD es el Compact Disc con 1068 unidades al año, seguido por los cartuchos y toners para impresora con 532 unidades al año y los diskettes con 420 unidades al año (Figura 7 IDRD).

Figura 7 IDRD . Consumo de suministros para computadores en el IDRD. Figura 8 IDRD. Comportamiento de suministros por peso en el IDRD.

8944 35

1068

532420

0

200

400

600

800

1000

1200

Can

tid

ad T

ota

l (u

nid

ad)

mes añoPeriodo

Compact Disc Cartuchos y toners Diskettes

241,4 0,6

283

16,6 7,4

0

50

100

150

200

250

300

Pes

o To

tal (

Kg)

mes año

Periodo


Fuente: El autor.

Figura 9. Comportamiento de suministros por volumen en el IDRD.

0,01 0,005 0,001

1,6

0,1 0,01

0,00

0,40

0,80

1,20

1,60

Vol

umen

Tot

al (m

3)

mes año

Periodo


Fuente: El autor. En peso se generan 283 Kg/año de cartuchos-toners, 16.6 Kg/año de CDs y 7.4 Kg/año de diskettes (ver Figura 8 IDRD). En cuanto al volumen total generado por suministros en el IDRD, los cartuchos ocupan 1.6 m3/año, los CDs 0.05m3/año y los diskettes 0.01m3/año (ver Figura 9 IDRD). Se concluye que en el IDRD los Compact Disc son los suministros que tienen un peso superior y ocupan un volumen mayor a diferencia de otras entidades. 4.4.9 Destino de los insumos y suministros. Los CDs y diskettes se consideran material de consumo por lo cual no deben regresar al almacén, si se daña o rompe alguno de estos se arroja a la basura convencional. Los cartuchos y toners eran donados a una Fundación de Discapacitados pero en la actualidad no se está realizando por problemas internos. Cartuchos, toners y cintas para


____________________________________________________________________________________


impresora también van a la basura sinembargo en el momento de estar vacíos y ser utilizados deben reportarse en el área de almacén para controlar que realmente se utilizaron y tener un control. 4.4.10 Conclusiones. En el momento no existe alguna campaña, resolución o programa interno que trate acerca del buen aprovechamiento de los insumos de los equipos de cómputo en el IDRD. • Las partes de los equipos de cómputo que se dañan en mayor proporción son los monitores, tarjetas de video y teclados. Las partes de los equipos de cómputo que generan residuos en mayor peso son: monitores (125 Kg/año), los teclados (9.5 Kg/año) y unidades de CD (5.4 Kg/año). Los residuos E&E provenientes de equipos de cómputo que ocupan un mayor volumen son en su orden: monitores (0.49 m3/año), teclados (0.024 m3/año) y unidades de CD (0.007 m3/año). • El suministro que más se utiliza en la ETB es el Compact Disc (1068 unidades / año), luego los cartuchos y toners para impresoras el (532 unidades / año) y por último el diskette (420 unidades / año). En peso se generan 283 Kg/año de cartuchos-toners, 16.6 Kg/año de CDs. y 7.4 Kg/año de diskettes. Los suministros que ocupan un mayor volumen son en su orden: cartuchos ocupan 1.6 m3/año, los CDs 0.1 m3/año y los diskettes 0.01 m3/año. • Se propone concientizar a los funcionarios de la entidad acerca del manejo y utilización correcta de los equipos de cómputo, así como evitar accidentes que acortan la vida útil de los equipos en la entidad. • Disponer de espacios adecuados para el almacenamiento de los insumos (toners, cintas, diskettes, etc) controlando factores como humedad, temperatura, acceso, etc. • Garantizar por parte de los proveedores la asistencia de los mantenimientos preventivos que hubieren a lugar. Realizar planes de compra para periodos (mensual, trimestral, anual) con el fin de utilizar los insumos correspondientes a estos periodos y no dejar en inventario gran cantidad de insumos. • Apoyarse en los grupos o comités creados dentro de las instituciones, para ofrecer adecuados espacios de trabajo para los funcionarios correspondientes a la ubicación, aireación de equipos y demás periféricos. 4.5 INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO IDU 4.5.1 Descripción de la entidad. La sede principal del Instituto de Desarrollo Urbano IDU en donde se elaboró el estudio se encuentra en la calle 22 No. 6-27 en el centro de la capital. En esta sede laboran 460 empleados de planta y hay cerca de 455 contratistas. La misión del IDU es “ejecutar proyectos de infraestructura física y acciones de mantenimiento y mejoramiento, para que los habitantes de Bogotá se movilicen de manera adecuada, disfruten del espacio público, mejoren su calidad de vida y se alcance el desarrollo sostenible. Se tendrá como base el respeto al ciudadano y se implementarán mecanismos de participación orientados a generar un sentido de pertenencia. El IDU será una entidad modelo, autosuficiente, innovadora, creativa y con tecnología de punta reconocida por sus altos estándares de desempeño, que genere confianza a la ciudadanía dentro de parámetros de excelencia y transparencia”13.

13 Fuente. Misión del Instituto de Desarrollo Urbano IDU.


____________________________________________________________________________________


4.5.2 Equipos de cómputo. En el Instituto de Desarrollo Urbano IDU hay un total de 718 equipos en total de los cuales 115 son clones en contrato de leasing. Un 60.44% son equipos marca Premio, un 15.18% marca Compaq, un 12.95% marca Dell y un 8.22% marca Acer lo cual representa el 96.8% de la totalidad de equipos de cómputo del IDU. El 3.2% restante lo abarcan las marcas AST, Digital, Silicon Graphics, DTK, IBM, y Toshiba como se señala en la Tabla 1 IDU. En la Figura 1 EAAB se muestra claramente la distribución El tiempo de uso en la entidad es un indicativo para determinar si los equipos de cómputo están próximos a renovarse o si por el contrario pueden permanecer más tiempo en la entidad. La edad promedio de los computadores en el IDU es de 4.07 años. Los computadores que tienen un mayor tiempo en la entidad son marca AST, ACER, Silicon Graphics y DTK, entre 6 y 8 años en la entidad (Figura 2 IDU). Hay 1 equipo DTK, 59 Acer, 10 AST y 4 Silicon Graphics, un total de 74 equipos que en los próximos 1 a 2 años se deben dar de baja. De igual forma los equipos marca Dell que tienen de uno a dos años de uso en el IDU se estarán reemplazando en unos 3 a 5 años definitivamente de la entidad. Es necesario tener en cuenta estos periodos para evaluar la generación en un futuro mediano de equipos obsoletos.

Tabla 1 IDU: Equipos de cómputo en el IDU.


Porcentaje (%)


ACER 59 8.22 6 AST 10 1.39 8 COMPAQ 109 15.18 5 DELL 93 12.95 1.5 DTK 1 0.14 6 IBM 1 0.14 5 PREMIO 434 60.44 4 SILICON GRAPHICS 4 0.56 6 TOSHIBA 1 0.23 4 OTRO 6 0.84 5

TOTAL 718 100 Promedio 4.07 Fuente: Subdirección Técnica de Sistemas. Año 2003.

Figura 1 IDU: Equipos de cómputo clasificados según su marca en el IDU. Figura 2 IDU: Tiempo de uso de los computadores en el IDU.

434

10993

59

10 6 4 1 1 1

0

50

100

150

200

250

300

350

400

Can

tidad

Tot

al (u

nida

d)

PREMIO COMPAQ DELL ACER AST OTRO SILICON

GRAPHICS

DTK IBM TOSHIBA

PREMIO COMPAQ DELL ACER AST OTRO SILICON GRAPHICS DTK IBM TOSHIBA

8

6 6 6

5 5 5

4 4

1,5

0

1

2

3

4

5

6

7

8

Ed

ad (

año

s)

AST ACER SILICON GRAPHICS DTK COMPAQ OTRO IBM PREMIO TOSHIBA DELL

AST ACER SILICON GRAPHICS DTK COMPAQ OTRO IBM PREMIO TOSHIBA DELL

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


4.5.3 Impresoras y scanners. En las inspecciones técnicas realizadas en la entidad y con aplicación de la encuesta se identificó el tipo, marca, referencia y cantidad de otros equipos relacionados muy directamente con los computadores, impresoras principalmente y scanners cuando existía el inventario real. En la Tabla 2 IDU se observa la marca, cantidad, tiempo en la entidad, peso y dimensiones de las impresoras con el fin de analizar peso y volumen mientras en la Figura 3 IDU se muestra la distribución porcentual de impresoras por marcas. Para determinar las especificaciones técnicas (peso y dimensiones) de impresoras y escáneres se utilizó la marca y su referencia para consultar en las páginas web de los fabricantes dicha información. En ninguna de las entidades del estudio se manejaba la información correspondiente a las especificaciones técnicas de los equipos de cómputo como su peso y sus dimensiones, por lo tanto esta información se consultó por medio de las páginas electrónicas de los fabricantes. Sin embargo la cantidad de impresoras es considerable por lo tanto en algunos casos se tomaron pesos y dimensiones promedio. Se determinó que el IDU tiene 155 impresoras de las cuales un 45.81% son marca Hewlett Packard, un 31.61% son Lexmark, un 11.61 % son Epson y un 10.97% Xerox. El total de impresoras del IDU equivalen a un peso de 3445 Kg y ocupan un volumen de 13,7458 m3 (Figura 3 IDU). En el IDU una impresora en promedio pesa 22,23 Kg y ocupa un volumen de 0,0887m3. Asimismo el IDU cuenta con 4 scanners Hewlett Packard que pesan 6 Kg y ocupan un volumen de 0,0111m3 (ver Tabla 3 IDU).

Figura 3 IDU: Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en el IDU.

45% 32%

11% 12%

Hewlett packard Lexmark Epson Xerox

Fuente: El autor. 4.5.4 Operaciones de mantenimiento. A partir de la encuesta que se aplicó en la entidad se determinó que el mantenimiento se realiza cada tres meses es decir 4 veces al año y es preventivo-correctivo. En los equipos nuevos el mantenimiento también se hace cada tres meses y la parte correctiva es por garantía. La empresa encargada del soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo es Comware. En el IDU permanece un grupo de help desk que se mantiene atento al llamado de los usuarios finales para solucionar cualquier requerimiento ya sea de hardware o de software.


____________________________________________________________________________________


Tabla 2 IDU. Impresoras del Instituto de Desarrollo Urbano IDU Año 2003. Dimensiones

Cantidad Edad de uso

Edad de uso

Peso unidad


Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia


1 Epson Stylus 1000 6 6 72 8 48 20 45 35 0,0315 0,1890

2 Epson Matriz 1170 12 7 84 20 240 20 60 30 0,0360 0,4320


4 Hewlett Packard Laser 4000 N 45 4 48 18 810 47 45 62 0,1311 5,9009


6 Lexmark Laser Optra 1855 49 3 36 35 1715 54 42 50 0,1134 5,5566

7 Xerox Laser N40 5 3 36 25 125 50 40 44 0,0880 0,4400

8 Xerox Laser 4512 12 3 36 25 300 50 40 44 0,0880 1,0560

TOTAL 155 3445 14,5654

Dimensiones promedio (cm) 37 45,25 44,13





Fuente: El autor.

Tabla 3 IDU. Scanners del Instituto de Desarrollo Urbano IDU. Dimensiones

Cantidad

Total Edad de

uso Peso


Volumen unidad

Volumen total Marca Referencia

(unidad) (años) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3)

1 Hewlett Packard 6350 2 3 3 6 8 29 48 0,0111 0,0223

TOTAL 2 6 0,0223

Dimensiones promedio (cm) 8 29 48

Promedio uso (años) 3

Promedio Peso (Kg) 3


Fuente: El autor.


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Para el mantenimiento correctivo al igual que en las demás entidades, se realiza dependiendo de los requerimientos diarios de equipos que presenten algún tipo de conflicto por lo cual es subjetivo. Los equipos se actualizan aproximadamente cada 12 meses. 4.5.5 Residuos de computadores generados en la entidad. Se determinó que en el IDU las residuos que se generan en mayor cantidad son los teclados (60 teclados al año en promedio) lo que representa el 40.27%, mouses equivalentes a un 30.20%, monitores a un 10.27% y unidades de CD a un 10.27%, las cantidades totales anuales se observan en la Figura 4 IDU. En la Tabla 4 IDU se consignó la cantidad de partes y elementos que se dañan anualmente, peso aproximado, peso total, volumen por unidad, volumen total y causa o motivo de su descarte. Para determinar el peso de los elementos se utilizó una balanza electrónica, una báscula gramera y una báscula estándar y para determinar sus dimensiones se utilizó un metro convencional. Según la información suministrada en el IDU no se dañan parlantes, procesadores, tarjetas de memoria, tarjetas de sonido ni tarjetas de video. En total se generan al año 269.45 Kg de partes de equipos de cómputo dañados, de los cuales el 69.59% (187.5 Kg) corresponde a monitores, el 21.15% (57 Kg) a teclados, el 5.04% (13.5 Kg) a unidades de CD y el 2.17% (5.85 Kg) a mouses, entre las más representativas (ver Figura 5 IDU). En volumen se generan 0.92 m3 de residuos electrónicos de los cuales 0.7382 m3 (79.76%) equivalen a monitores dañados, 0.1438 m3 (15.54%) a teclados, 0.0180 m3 (1.94%) a unidades de CD y 0.0151 m3 (1.63%) a unidades de drive, siendo las cantidades más sobresalientes (ver Figura 6 IDU). Entre el volumen de monitores y teclados se reúne el 95.3 % del total de volumen de residuos eléctricos-electrónicos. Las partes que menos ocupan volumen en el IDU son los procesadores y las unidades de drive (aunque no son tan pequeñas como los procesadores se dañan en menor cantidad).

Figura 4 IDU: Cantidad de RE&E de computadores generados anualmente en el IDU. Figura 5 IDU. Peso de los RE&E de computadores generados anualmente en el IDU.

60

45

15 15

64

2 2

0

10

20

30

40

50

60

Can

tidad

anu

al (u

nida

d)

Teclados Mouses o ratones Monitores Unidades de CD Discos duros Main Boards Procesadores Unidades de drive


Teclados Mouses o ratones Monitores Unidades de CD

Discos duros Main Boards Procesadores Unidades de drive

187,5

57

13,55,85 3 1,6 0,8 0,2

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Can

tidad

es a

nual

es (u

nida

d)

Monitores Teclados Unidades de CD Mouses o ratones Discos duros Main Boards Unidades de drive Procesadores


Monitores Teclados Unidades de CD Mouses o ratones

Discos duros Main Boards Unidades de drive Procesadores

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Figura 6 IDU. Volumen de los RE&E de computadores generados anualmente en el IDU.

0 , 7 3 8 2

0 , 1 4 3 8

0 , 0 1 8 0 0 , 0 1 5 1 0 , 0 0 7 2 0 , 0 0 2 3 0 , 0 0 0 9 0 , 0 0 0 0 2

0 , 0 0

0 , 1 0

0 , 2 0

0 , 3 0

0 , 4 0

0 , 5 0

0 , 6 0

0 , 7 0

0 , 8 0

Monitores Teclados Unidades de CD Mouses o ratones Main Boards Discos duros Unidades de drive Procesadores

R e s i d u o s e l é c t r i c o s - e l e c t r ó n i c o s g e n e r a d o s

Monitores Teclados Unidades de CD Mouses o ratones Main Boards Discos duros Un idades de drive Procesadores

Fuente: El autor.

4.5.6 Destino temporal de los residuos en la entidad. Siendo los equipos de cómputo todos propiedad del IDU, su destino final y proceso de baja es responsabilidad de la entidad. Estas partes y todas las demás partes de los computadores se almacenan en una bodega exclusiva para equipos de cómputo (ver Fotos 15 y 16) y se van utilizando como repuestos para otros equipos que continúan en funcionamiento, luego de esto cuando ya definitivamente no son útiles se rematan por el Banco Popular, si en ultimas no es posible entonces se donan. Es importante mencionar que la transferencia tecnológica conlleva a abandonar equipos que todavía funcionan pero que no ofrecerían iguales ventajas de competitividad al lado de los equipos modernos y de última tecnología. 4.5.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo. En el IDU se sigue el procedimiento establecido por el “Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del distrito capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre de 2001) y existe una resolución interna del IDU que adapta los principios del manual a la entidad (resolución 787 de 1999 IDU).

Foto 15. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en el IDU. Foto 16. Bodega de almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en el IDU.

Fuente:El autor.


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Tabla 4 IDU. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en el Instituto de Desarrollo Urbano IDU.


unidad Peso total Dimensiones Volumen unidad

Volumen Total Elemento

(unidad) (%) (Kg) (Kg) (cmxcmxcm) (cm3) (cm3) Causa o razón

1 Disco duro 6 4,03 0,5 3 10 x 15 x 2,5 375 2250 Sectores defectuosos, apagar bruscamente

2 Main Board 4 2,68 0,4 1,6 20 x 30 x 3 1800 7200

Variaciones de voltaje, fatiga componentes

3 Monitor 15 10,07 12,5 187,5 35 x 37 x 38 49210 738150

Desgaste de fósforo, vida útil

4 Mouse o ratón 45 30,20 0,13 5,85 12 x 7 x 4 336 15120

Derrame líquidos, golpes


6 Procesador 2 1,34 0,1 0,2 5 x 5 x 0,3 7,5 15

Picos de voltaje, defectos de fábrica

7 Tarjeta de memoria 0 0 0,02 0 2,5 x 12 x 0,4 12 0 No aplica


9 Tarjeta de video 0 0 0,13 0 8 x 16 x 2 256 0 No aplica

10 Teclado 60 40,27 0,95 57 47 x 17 x 3 2397 143820 Uso y vida útil


12 Unidad de drive 2 1,34 0,4 0,8 10 x 15 x 3 450 900 Uso y polvo



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Estas partes y todas las demás partes de los computadores se almacenan en la bodega exclusiva para equipos de cómputo y sep pueden utilizar como repuestos para otros equipos que continúan en funcionamiento, luego de esto cuando ya definitivamente no son útiles se rematan por el Banco Popular por medio de subasta, si en ultimas no es posible entonces se donan. Anteriormente se realizaban donaciones al IDIPRON pero esto no se hace hoy en día. El dinero producto de los remates regresa a la tesorería del IDU ya que esta entidad no depende únicamente de la Tesorería Distrital para su financiamiento. 4.5.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo. Los suministros e insumos de los equipos de cómputo los administra el área de Almacén General de la empresa. Actualmente se tiene establecido un contrato de Outsourcing mensual con la empresa Ofimónaco la cual dota la entidad de cartuchos, toners, CDs-Rs, CDs-Rws, y diskettes. Esta empresa una vez al mes deja en cada dependencia la cantidad de insumos y suministros necesarios para dicho mes. El IDU tiene 40 dependencias o centros de costo en las cuales se distribuyen estos insumos y suministros. Para un mayor entendimiento se clasificaron los insumos dentro de 3 grupos: cartuchos, toners, CDs y diskettes. A partir de la Tabla 5 IDU se observa que la entidad consume mensualmente en promedio 42 cartuchos que generan un volumen mensual de 0.25 m3 Al año se consumen cerca de 502 cartuchos para impresoa que ocuparían un volumen de 3 m3. Un cartucho para impresora de inyección pesa en promedio 30 g y una cartucho o toner para una impresora Laser pesa en promedio 1.6 Kg. El IDU genera mensualmente 37 Kg de cartuchos y toners equivalentes a un volumen de 0.25 m3. Durante un año produce 444 Kg de cartuchos-toners que ocupan un volumen anual de 3 m3. En la Tabla 6 IDU se muestra el consumo de CDs y diskettes en la EAAB. Se consumen 360 diskettes al año que en peso equivalen a 6,3 Kg y ocupan un volumen de 0.0092 m3. En lo que respecta a CDS el IDU consume mensualmente 44 unidades que equivalen a 0,682 Kg y ocupan un volumen de 0.0022 m3. Al año el consumo de CDs es de 528 unidades que representan un peso anual de 8,184 Kg y ocupan un volumen de 0.0264 m3. En conclusión se puede afirmar que el suministro de equipos de cómputo más utilizado en el IDU es el Compact Disc con 528 unidades al año, seguido por los cartuchos y toners para impresora con 508 unidades al año y los diskettes con 360 unidades al año (Figura 7 IDU). En peso se generan 444 Kg/año de cartuchos-toners, 8 Kg/año de CDs y 6 Kg/año de diskettes (ver Figura 8 IDU). En cuanto al volumen total generado por suministros en el IDU, los cartuchos ocupan 3m3/año, los CDs 0.03m3/año y los diskettes 0.01m3/año (ver Figura 9 DAMA). Se concluye que en el IDU los cartuchos y toners para impresora vacíos son los suministros que tienen un peso superior y ocupan un volumen mayor. En las Figuras 8 y 9 se observa el comportamiento mensual y anual de los suministros por peso y por volumen respectivamente. Asimismo en las Tablas 7 y 8 se consignó el consolidado de cantidad, peso y volumen mensual y anual para los suministros (cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc) en el IDU.


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Tabla 5 IDU. Consumo de cartuchos y toners para impresora en el Instituto de Desarrollo Urbano.


mensual Cantidad

Anual Peso

(unidad)

Peso Total mes


Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año



1 Cartucho Inkjet Epson Stylus Pro Epson SO 20034 0,44 5 0,03 0,01 0,16 7,5 3 5 0,0001 0,00005 0,0006

2 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 51645A 13 156 0,03 0,39 4,68 7,5 3 5 0,0001 0,0015 0,0176

3 Cartucho Inkjet Hewlett Packard HP 51644 amarillo 1,78 21 0,03 0,05 0,64 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0024

4 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 51644 CYAN 1,56 19 0,03 0,05 0,56 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0021

5 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 51629A negro 1,11 13 0,02 0,02 0,27 7,5 3 4 0,0001 0,0001 0,0012

6 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 51644 magenta 1,67 20 0,03 0,05 0,60 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0023

7 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP C4127X LJ4000/4050 2 24 1,6 3,2 38,40 15 36 20 0,0108 0,0216 0,2592

8 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP C3900A LJ 4V/4MV 0,78 9 1,6 1,25 14,98 15 36 20 0,0108 0,0084 0,1011

9 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP C8061X L J4100 0,56 7 1,6 0,90 10,75 15 36 20 0,0108 0,0060 0,0726

10 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP C4096A 2100/2200 0,56 7 1,6 0,90 10,75 15 36 20 0,0108 0,0060 0,0726

11 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP 92298A LJ4/4M Plus 0,22 3 1,6 0,35 4,22 15 36 20 0,0108 0,0024 0,0285

12 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP 8500N (C4149A) 0,11 1 1,6 0,18 2,11 15 36 20 0,0108 0,0012 0,0143

13 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP C4092A LJ1100 0,17 2 1,6 0,27 3,26 15 36 20 0,0108 0,0018 0,0220

14 Cartucho impresora Laser Lexmark Lexmark S 1250 16 192 1,6 25,60 307,2 15 36 20 0,0108 0,1728 2,0736

15 Cartucho impresora Laser Lexmark Lexmark E320 (08A 0478) 0,67 8 1,6 1,07 12,86 15 36 20 0,0108 0,0072 0,0868

16 Cartucho impresora Laser Lexmark Optra Lexmark M 17G 0154 0,33 4 1,6 0,53 6,34 15 36 20 0,0108 0,0036 0,0428

17 Cartucho impresora Laser Xerox Xerox SN24/32/40/113R17 0,78 9 1,6 1,25 14,98 15 36 20 0,0108 0,0084 0,1011

18 Cartucho impresora Laser Xerox Xerox 4512 (101 R90) 0,56 7 1,6 0,90 10,75 15 36 20 0,0108 0,0060 0,0726 Total

42 508 37 444 0,25 3

Promedio

1,08 12,5 25 14,9 0,007236

Fuente: El autor.


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Tabla 6 IDU. Consumo de Compact Disc y diskettes en el Instituto de Desarrollo Urbano.


Cantidad anual

Peso promedio

Peso Total mes


Volumen unidad

Volumen Total mes



1 CD gravable Imation 700 MB 74 min 44 528 0,0155 0,682 8,184 0,1 12 12 50 0,0022 0,0264


Total 74 888 1,207 14,48 0,003 0,0356


Tabla 7 IDU. Cuadro consolidado de consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc .


unidad % Kg % m3 %

1 Compact Disc 44 37,93 0,6820 1,79 0,0022 0,87


3 Diskettes 30 25,86 0,5250 1,37 0,0008 0,32 Total 116 100 38,207 100 0,2530 100

Fuente: El autor.

Tabla 8 IDU. Cuadro consolidado de consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc .


unidad % Kg % m3 %

1 Compact Disc 528 37,82 8,184 1,79 0,0264 0,8697

2 Cartuchos y toners 508 36,39 444 96,84 3 98,827

3 Diskettes 360 25,79 6,3 1,37 0,0092 0,3031

Total 1396 100 458,48 100 3 100 Fuente: El autor.


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Figura 7. Consumo de suministros para computadores en el IDU. Figura 8. Comportamiento de suministros por peso en el IDU.

44 42 30

528508

360

0

100

200

300

400

500

600

Can

tid

ad T

ota

l (u

nid

ad)

mes año

Periodo

Compact Disc Cartuchos y toners Diskettes

370,7 0,5

444

8 6

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Pes

o T

ota

l (K

g)

mes año

Periodo


Fuente: El autor.

Figura 9. Comportamiento de suministros por volumen en el IDU. Tabla 9 IDU. Cartuchos donados a la Fundación Niños de los Andes.

0,250,002 0,001

3

0,03 0,01

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

Vol

umen

Tot

al (

m3)

mes año

Periodo


Fuente: El autor. 4.5.9 Destino de los insumos y suministros. En el IDU los suministros e insumos de equipos de cómputo se consideran elementos de consumo, es decir se utilizan o gastan y no se debe seguir un procedimiento riguroso y estricto para oficializar la salida de estos de la entidad. Los cartuchos y toners se donan a la Fundación Niños de los Andes a partir de un convenio firmado desde el mes de Abril de 2002, las cantidades donadas se consignan en la Tabla 9. Hasta la fecha se han donado a la fundación 1289 cartuchos. Los diskettes y discos compactos generalmente siempre quedan en la entidad. Las cintas de impresora, discos compactos y diskettes dañados se sacan con los residuos sólidos convencionales. 4.5.10 Conclusiones. El Instituto de Desarrollo Urbano IDU posee una resolución interna de austeridad para controlar los gastos tanto de elementos de oficina como de suministros e insumos para los computadores.

Periodo Abril 2002 - Agosto 2003 Mes Año Cartuchos Abril 2002 178 Junio 2002 82 Julio 2002 106

Agosto 2002 91 Septiembre 2002 111

Octubre 2002 93 Noviembre 2002 87

Enero 2003 135 Marzo 2003 97 Mayo 2003 68 Junio 2003 87 Julio 2003 75

Agosto 2003 79 Total 1289


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• Como sugerencias por parte del administrador de mantenimiento físico de los equipos de cómputo del IDU se propone un programa de mantenimiento preventivo y correctivo eficiente y un buen control de consumo de los insumos y suministros. • Las partes de los equipos de cómputo que se dañan en mayor proporción son los teclados, mouses, monitores y unidades de CD. Las partes de los equipos de cómputo que generan residuos en mayor peso son: monitores (187.5 Kg/año), los teclados (57 Kg/año) y unidades de CD (13.5 Kg/año). Los residuos E&E provenientes de equipos de cómputo que ocupan un mayor volumen son en su orden: monitores (0.74 m3/año), teclados (0.14 m3/año) y unidades de CD (0.02 m3/año). • El suministro que más se utiliza en el IDU es el Compact Disc (528 unidades / año), luego los cartuchos y toners para impresoras el (508 unidades / año) y por último el diskette (360 unidades / año). En peso se generan 444 Kg/año de cartuchos-toners, 8 Kg/año de CDs. y 6 Kg/año de diskettes. Los suministros que ocupan un mayor volumen son en su orden: cartuchos ocupan 3 m3/año, los CDs 0.03 m3/año y los diskettes 0.01 m3/año. • Reconocer que los equipos de cómputo son de uso permanente por lo tanto es una herramienta que los usuarios deben preservar y proteger. • Disponer de espacios adecuados para el almacenamiento de los insumos y suministros (toners, cintas, diskettes, etc) controlando factores como humedad, temperatura, acceso, etc. • Realizar planes de compra para periodos (mensual, trimestral, anual) con el fin de utilizar los insumos correspondientes a estos periodos y no dejar en inventario gran cantidad de insumos. 4.6 SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD SDS 4.6.1 Descripción de la entidad. La sede principal de la Secretaría Distrital de Salud se encuentra ubicada en la Calle 13 No. 32-69 y básicamente se subdivide en 4 edificios: el Laboratorio, el Hemocentro, el Centro Regulador de Urgencias y el edificio Administrativo. La SDS a su vez maneja 22 hospitales de primero, segundo y tercer nivel en toda la ciudad de Bogotá. Actualmente laboran 396 empleados de planta y en el momento tiene 150 empleados por contratos. La misión de la SDS es: “dirigir, controlar y evaluar la Salud del D.C. en virtud de la Ley 100 de 1993, crear condiciones de acceso a la población a los servicios de salud, como servicio público a cargo del Estado, mediante la dirección, coordinación, asesoría, vigilancia y control de los diferentes actores del sistema. Además debe garantizar el Plan de Atención Básica a la población.”14 Sus principales funciones son: la dirección, planificación, coordinación y control de la gestión del Sistema de Seguridad Social en el D.C. , la solución de problemas de salud a escala local, el análisis para identificar necesidades de la población, generando acciones básicas y definiendo modelos de servicio, la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Distrital y Planes Operativos Anuales de Salud, la identificación de la oferta existente para vigilar su funcionamiento, a fin de garantizar oportunidad y calidad en su prestación, gerenciar la afiliación a los diferentes regímenes y vigilar su acceso, diagnosticar el proceso de descentralización y sus determinantes en

14 Fuente: Misión de la Secretaría Distrital de Salud.


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localidades y en Instituciones Prestadoras de Servicios de carácter público y definir líneas de investigación. 4.6.2 Equipos de cómputo. Actualmente la Secretaría Distrital de Salud cuenta con 550 equipos de cómputo, de los cuales 410 son equipos marca Acer lo que representa el 74.55%, 80 equipos son marca Compaq lo que representa el 14.55%, 20 equipos marca Premio, 20 equipos IBM, 10 equipos Hewlett Packard, 5 equipos AST y 5 equipos de otras marcas como se observa en la Tabla 1 SDS. En la Figura 1 SDS se muestra más claramente la clasificación de las marcas en los equipos de cómputo de la SDS.

Tabla 1 SDS. Equipos de cómputo en la SDS.


Porcentaje (%)


ACER 410 74.55 7 AST 5 0.91 6 COMPAQ 80 14.55 1 HEWLETT PACKARD 10 1.82 6 IBM 20 3.63 2 PREMIO 20 3.63 5 OTRO 5 0.91 5

TOTAL 550 100 Promedio 5.83

Fuente. Jefe Área de Sistemas de Información SDS. En promedio los equipos de cómputo de la SDS tienen un tiempo de uso de 5.83 años , lo que representa que son equipos con bastante tiempo en la entidad y se constató que en algunos departamentos es necesario realizar prontamente una renovación tecnológica de estos sobretodo en el área de atención al usuario, en donde paradójicamente los equipos son los menos eficientes.

Figura 1 SDS. Equipos de cómputo de la SDS clasificado según su marca. Figura 2 SDS. Tiempo de uso de los equipos de

cómputo de la SDS.

4 1 0

80

20 201 0 5 5

0

100

200

300

400

ACER COMPAQ IBM P R E M I O HEWLETT

PACKARD

OTRO AST

M a r c a

ACER COMPAQ I B M PREMIO HEWLETT PACKARD OTRO AST

76 6

5 5

21

0

1

2

3

4

5

6

7

8

ACER AST HEWLETTPACKARD

PREMIO OTRO IBM COMPAQ

Marca

Ed

ad (

año

s)

ACER AST HEWLETT PACKARD PREMIO OTRO IBM COMPAQ

Fuente: El autor. De la Tabla 1 SDS se determina que los equipos marca Acer equivalen al 74.55 % del total de equipos de cómputo de la SDS. Equipos de marca AST y clasificados como otros tan sólo representan cada uno el 0.91 %. Los computadores que tienen un mayor tiempo en la entidad son marca ACER, AST, y Hewlett Packard entre 6 y 7 años en la entidad (Figura 2 SDS). Hay 410 equipos Acer, 5 AST y 10 Hewlett Packard; un total de 425 equipos que en los próximos 1 a 2 años se deben dar de baja.


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De igual forma los equipos marca Compaq e IBM que tienen de uno a dos años de uso en la SDS se estarán reemplazando en unos 4 a 5 años definitivamente de la entidad. Es necesario tener en cuenta estos periodos para evaluar la generación en un futuro mediano de equipos obsoletos. 4.6.3 Impresoras y scanners. Dentro de la categoría otros equipos eléctricos-electrónicos se determinó el inventario de impresoras y scanners. La SDS tiene actualmente 165 impresoras en conjunto de las cuales 83 unidades son marca Hewlett Packard lo que representa el 50.3 %. Otro 20.61 % son impresoras de marca Epson y un 10.30% son marca Okidata entre las más representativas. (Figura 3 SDS).

Figura 3 SDS: Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en la SDS. Foto 17. Algunos tipos de impresoras de la Secretaría Distrital de Salud.

50%21%

10%

6%6%5%2%

Hewlett Packard Epson Okidata Xerox Olivetti Lexmark Panasonic

Fuente: El autor. Fuente: Páginas web fabricantes. En promedio las impresoras tienen un tiempo de uso en la entidad de 2.48 años en la Tabla 2 SDS se consignó tiempo de uso, marca, cantidad, dimensiones, peso y volumen por impresora en la SDS. El total de 165 impresoras de la Secretaría Distrital de Salud pesan 2255 Kg y ocupan un volumen de 7.4 m3. En la SDS una impresora pesa en promedio 13.7 Kg y en promedio ocupa un volumen de 0.05 m3. Las impresoras con un mayor tiempo de uso en la SDS son marca Olivetti (3.68 años en promedio) y Epson (3.67 años en promedio) mientras que las más nuevas son marca Lexmark y Panasonic (Figura 4 SDS). En la SDS hay 7 scanners: 3 marca Hewlett Packard, 2 marca Genius, 1 marca Fujitsu y 1 marca Acer; pesan 31 Kg y ocupan un volumen de 0.11m3. La clasificación en cuanto a marcas y el periodo de vida en la entidad se muestran en la Tabla 3 SDS.


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Tabla 2 SDS. Impresoras de la Secretaría Distrital de Salud.


Edad de uso

Edad de uso Peso unidad


Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia


1 Epson FX-1170 21 4 48 20 420 20 60 30 0,036 0,756

2 Epson LQ-1070 1 4 48 20 20 20 60 30 0,036 0,036

3 Epson LQ-870 2 9 108 20 40 20 60 30 0,036 0,072

4 Epson LX-810 1 4 48 20 20 20 60 30 0,036 0,036

5 Epson Matriz de punto DFX-8000 6 5 60 20 120 20 60 30 0,036 0,216

6 Epson Matriz de punto FX 1050 1 1 12 20 20 20 60 30 0,036 0,036

7 Epson Matriz de punto FX-1180 1 1 12 20 20 20 60 30 0,036 0,036

8 Epson Matriz de punto LX-300 1 1 12 20 20 20 60 30 0,036 0,036

9 Hewlett Packard 610C 1 3 36 5 5 20 45 36 0,0324 0,0324

10 Hewlett Packard burbuja 656C 1 1 12 5 5 20 45 36 0,0324 0,0324

11 Hewlett Packard burbuja 670C 4 1 12 5 20 20 45 36 0,0324 0,1296

12 Hewlett Packard Deskjet Inyección 340 1 1 12 6 6 22 45 36 0,03564 0,03564







19 Hewlett Packard Deskjet Inyección 660 C 1 1 12 6 6 20 45 36 0,0324 0,0324

20 Hewlett Packard Deskjet Inyección 680C 2 2 24 5 10 20 45 36 0,0324 0,0648



23 Hewlett Packard Deskjet Inyección 820 CXI 7 3 36 6 42 20 45 36 0,0324 0,2268

Fuente: El autor.


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Tabla 2 SDS. Impresoras de la Secretaría Distrital de Salud Año 2003.


Total Edad

de uso Edad

de uso Peso

unidad Peso Total


Volumen Total

Marca Referencia (unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3)

24 Hewlett Packard LaserJet 5 2 4 48 24 48 44 50 60 0,132 0,264

25 Hewlett Packard LaserJet 4L 1 1 12 20 20 47 44 62 0,128216 0,12822

26 Hewlett Packard LaserJet 5 SIMX 3 3 36 20 60 30 40 50 0,06 0,18

27 Hewlett Packard LaserJet 6MP 1 6 72 23 23 33 42 52 0,072072 0,07207

28 Hewlett Packard LaserJet 6P 1 1 12 23 23 33 42 52 0,072072 0,07207

29 Lexmark Optra Láser 614N 2 2 24 24 48 50 42 44 0,0924 0,1848

30 Lexmark Optra Láser T620DN 6 1 12 25 150 50 42 44 0,0924 0,5544

31 Okidata Matriz de punto 321 13 2 24 20 260 20 60 30 0,036 0,468

32 Okidata Matriz de punto 321 TURBO 4 2 24 20 80 20 60 30 0,036 0,144

33 Olivetti Inyección JP-450 4 3 36 20 80 22 60 30 0,0396 0,1584

34 Olivetti Matriz de punto DM-209L 1 2 24 20 20 22 60 30 0,0396 0,0396

35 Olivetti Matriz de punto DM-209 4 5 60 20 80 22 60 30 0,0396 0,1584

36 Olivetti Matriz de punto DM-409 1 3 36 20 20 22 60 30 0,0396 0,0396

37 Panasonic KXP 1695 1 1 12 18 18 50 40 40 0,08 0,08

38 Panasonic KXP 3696 2 2 24 18 36 50 40 40 0,08 0,16

39 Xerox M32 3 7 84 20 60 50 40 44 0,088 0,264

40 Xerox N32 2 1 12 20 40 50 42 44 0,0924 0,1848

41 Xerox XJ4257 5 2 24 22 110 50 40 44 0,088 0,44

TOTAL 165 2255 7,41






Fuente: El autor.


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Tabla 3 SDS. Scanners de la Secretaría Distrital de Salud. Dimensiones Cantidad Edad de

uso Edad de

uso Peso


Volumen unidad

Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Scanner Acer Scanprisa 640US 1 34 2,8 4 4 12 30 47 0,0169 0,0169 2 Scanner Fujitsu Futijsu M3097G 1 34 2,8 4 4 20 30 50 0,0300 0,0300 3 Scanner Genius Color OSR 1 65 5,4 4 4 8 30 48 0,0115 0,0115 4 Scanner Genius Color Page Life Pro 9600 1 60 5,0 4 4 8 30 48 0,0115 0,0115 5 Scanner Hewlett Packard Scan Jet 4C 1 40 3,3 5 5 8 30 50 0,0120 0,0120 6 Scanner Hewlett Packard Scan Jet 4C 1 12 1,0 5 5 8 30 50 0,0120 0,0120 7 Scanner Hewlett Packard 6350 1 40 3,3 5 5 8 29 48 0,0111 0,0111

TOTAL 7 31 0,1051 Dimensiones promedio (cm) 10,29 29,86 48,71


Promedio Volumen (m3) 0,015 Fuente: El autor. 4.6.4 Operaciones de mantenimiento. En la Secretaría Distrital de Salud todos los equipos son propios y para su mantenimiento se tiene un contrato actualmente con la empresa PC-Micros. En el contrato de mantenimiento de los equipos de cómputo se tiene establecido que si daña alguna parte de algún equipo y esta no tiene reparación se debe reemplazar lo más pronto posible. Esto implica que las partes averiadas y que no tienen reparación se llevan a la empresa encargada del mantenimiento, en este caso PC-Micros. El mantenimiento preventivo de los computadores se realiza una (1) vez al año mientras que el mantenimiento correctivo se realiza dependiendo de la demanda de daños y problemas tanto con el hardware como con el software por parte de la empresa PC-Micros. Si se daña un monitor se debe identificar la razón de este ya que se sabe que un monitor o pantalla tiene un periodo de vida que generalmente es de 4 a 6 años dependiendo de su uso. Si el daño es por agotamiento de fósforo de la pantalla, la empresa PC-Micros debe reemplazarlo pero es el único elemento que no lo cubre el contrato de mantenimiento, es decir la SDS tendrá que comprar uno nuevo o despacharlo desde la bodega. En la SDS generalmente no se hacen renovaciones tecnológicas en cuanto a las partes internas de los equipos de cómputo simplemente se cambia el equipo completo si este se considera obsoleto o desactualizado. La SDS tiene prioridad de donar los equipos de cómputo que no se utilicen a los 22 hospitales de la red Distrital de salud. 4.6.5 Residuos de computadores generados en la entidad. En la SDS los componentes de los equipos de cómputo que se dañan con más frecuencia son las unidades de drive, un total de 60 unidades al año lo que representa el 26,20 % del total de partes descartadas. También se dañan en gran proporción teclados (48/año) equivalentes al 20.96% y mouses (36/año) equivalentes al 15.72%, estas son las partes que con frecuencia y generalmente se dañan en mayor cantidad en las entidades (observar Figura 4 SDS). En la Tabla 4 SDS se consignó la cantidad de partes y elementos que se dañan anualmente, peso aproximado, peso total , volumen por unidad, volumen total y causa o motivo de su descarte. Para determinar el peso de los elementos se utilizó una balanza electrónica, una báscula gramera y una báscula estándar y para determinar sus dimensiones se utilizó un metro convencional. Según la información suministrada en la SDS no se dañan parlantes ni tarjetas de sonido. Las partes que con menos frecuencia se dañan en la SDS son main boards y procesadores (ver Tabla 4 SDS).


____________________________________________________________________________________


Tabla 4 SDS. Residuos E&E de computadores generados anualmente en la Secretaría Distrital de Salud.

Cantidad

anual Promedio Peso unidad Peso total Dimensiones Volumen

unidad Volumen

Total

Elemento


Causa o razón

1 Disco duro 24 10,48 0,5 12 10 x 15 x 2,5 375 9.000 Apagar monitor bruscamente

2 Main Board 5 2,18 0,4 2 20 x 30 x 3 1.800 9.000 Variaciones de voltaje, fatiga componentes

3 Monitor 10 4,37 12,5 125 35 x 37 x 38 49.210 492.100 Desgaste de fósforo, vida útil

4 Mouse o ratón 36 15,72 0,13 4,68 12 x 7 x 4 336 12.096 Derrame líquidos, golpes

5 Parlantes 0 0 0,6 0 8 x 12 x 19 1.824 0 No aplica

6 Procesador 5 2,18 0,1 0,5 5 x 5 x 0,3 7,5 38 Variaciones de voltaje, fatiga componentes

7 Tarjeta de memoria 10 4,37 0,02 0,2 2,5 x 12 x 0,4 12 120 Uso, vida útil


9 Tarjeta de video 7 3,06 0,13 0,91 8 x 16 x 2 256 1.792 Uso, vida útil

10 Teclado 48 20,96 0,95 45,6 47 x 17 x 3 2.397 115.056 Derrame líquidos, mal manejo

11 Unidad de CD 24 10,48 0,9 21,6 15 x 20 x 4 1.200 28.800 Uno inadecuado, empujar unidad

12 Unidad de drive 60 26,20 0,4 24 10 x 15 x 3 450 27.000 polvo, diskettes defectuosos

Total 229 100 236,5 695.002 Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


En la SDS se generan anualmente 234.5 Kg de partes de equipos de cómputo descartadas que equivalen a un volumen total anual de 0,6950 m3. De estos 234.5 Kg totales de partes el 53.4% (125Kg) son monitores, el 19.48% (45.6Kg) teclados y el 10.25% (24Kg) a unidades de drive; la distribución de los residuos generados por peso se observa en la Figura 5 SDS. En volumen se generan 0,6950 m3 de residuos eléctricos-electrónicos de los cuales 0.4921 m3 (70.81%) equivalen a monitores dañados, 0.1151 m3 (16.55%) a teclados, 0.0288 m3 (4.14%) a unidades de CD y 0.0270 m3 (3.88%) a unidades de drive, siendo las cantidades más sobresalientes (ver Figura 6 SDS). Entre el volumen de monitores y teclados se reúne el 87.4 % del total de volumen de residuos eléctricos-electrónicos. Las partes que menos ocupan volumen en la SDS son los procesadores y las tarjetas de memoria. Figura 4 SDS. Cantidad de RE&E de computadores generados anualmente en la SDS. Figura 5 SDS. Peso de los RE&E de

computadores generados anualmente en la SDS.

60

48

36

24 24

10 107 5 5

0

10

20

30

40

50

60

70

Unidad de drive Teclado Mouse o ratón Disco duro Unidad de CD Monitor Tarjeta de

memoria

Tarjeta de video Procesador Main Board

Can

tid

ad a

nu

al (

un

idad

)

Unidad de drive Teclado Mouse o ratón Disco duro

Unidad de CD Monitor Tarjeta de memoria Tarjeta de video

Procesador Main Board

125

45,6

2419,2

124,68 2 0,91 0,5 0,2

0

20

40

60

80

100

120

140

Pes

o to

tal (

Kg)

Monitores Teclados Unidades de drive Unidades de CD Discos duros Mouses o ratones Main Boards Tarjetas de video Procesadores Tarjetas de memoria


Monitores Teclados Unidades de drive Unidades de CD Discos duros

Mouses o ratones Main Boards Tarjetas de video Procesadores Tarjetas de memoria

Fuente: El autor.

Figura 6 SDS. Volumen de los RE&E de computadores generados anualmente en la SDS.

0,49

0,12

0,03

0,03

0,01

0,01

0,01

0,00

2

0,00

01

0,00

004

0,00

0,10

0,20

0,30

0,40

0,50

Vo

lum

en T

ota

l (m

3)

Monitores Teclados Unidades de CD Unidades de drive

Mouses o ratones Discos duros Main Boards Tarjetas de video

Tarjetas de memoria Procesadores

Fuente: El autor.

4.6.6 Destino temporal de los residuos en la entidad. Existen básicamente 5 bodegas en la sede principal de la SDS: una bodega de elementos de consumo de papelería y de oficina a donde


____________________________________________________________________________________


llegan los pedidos de papel, diskettes, CDs, esferos, borradores, cartuchos, toners, etc., para ser distribuidos a cada uno de los departamentos de la SDS y ser utilizados. En las Fotos 18 y 19 se muestra en lugar de almacenamiento de toners en la SDS y en la Foto 20 el almacenamiento de cartuchos para impresoras en la SDS. En una segunda bodega se almacenan todos los elementos de cafetería y aseo como lo son el azúcar, el café, el papel higiénico, el jabón de manos, etc., para ser distribuidos y utilizados. En la tercera bodega se depositan los bienes inservibles principalmente de obras de reestructuración y mantenimiento de las instalaciones así como uniformes, overoles, camisetas, etc. En la cuarta bodega se almacenan medicamentos y de campañas de salud y de atención básica. En la quinta bodega se almacena lo correspondiente a los equipos devolutivos tanto inservibles como obsoletos. A este lugar llegan todo tipo de bienes inservibles de la entidad como elementos de oficina, sillas, mesas, canecas, teléfonos lámparas, etc., además de los equipos de cómputo principalmente teclados, monitores, impresoras y otros. (ver Fotos 21 y 22 ). La transferencia y desarrollo tecnológico conlleva a abandonar equipos que todavía funcionan pero que no ofrecerían iguales ventajas de competitividad al lado de los equipos modernos y de última tecnología. Elementos como monitores monocromáticos e impresoras de cinta en buen estado son hoy en día equipos obsoletos en las entidades distritales.

Foto 18. Almacenamiento de toners para impresoras en la SDS. Foto 19 Almacenamiento de toners para impresora en la SDS. Foto 20. Almacenamiento de cartuchos para impresora en la SDS.

Fuente: El autor.

4.6.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo. Para la baja de equipos de los bienes inservibles o servibles no útiles de la Secretaría Distrital de Salud y en particular para equipos de cómputo inservibles se tiene como marco de referencia el ”Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre del 2001) y se tiene una resolución interna (Resolución 993 del 23 de Octubre de 1998) como manual de procesos y procedimientos para dar de baja bienes de la entidad en mal estado o que ya cumplieron su ciclo de vida en la entidad.

Los equipos de cómputo se almacenan en una bodega que se encuentra en el sótano de la entidad bajo estrictas medidas de seguridad mientras se entregan a alguna fundación. Para esto se establece un convenio de donación de estos equipos que actualmente es entre el IDIPRON y la Secretaría Distrital de Salud, pero se tiene prioridad en donar los equipos de cómputo obsoletos o


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inservibles a cualquier hospital de la red Distrital de salud. En ocasiones también llegan a la bodega equipos de cómputo de los hospitales cuando en estos se dan de baja, como fue el caso de la Clínica Fray Bartolomé de las Casas. La última donación al IDIPRON se realizó en el mes de Agosto de 2003.

Foto 21. Almacenamiento de equipos de cómputo inservibles y obsoletos en la SDS. Foto 22. Almacenamiento de monitores, impresoras y CPUs inservibles en la SDS.

Fuente: El autor. 4.6.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo. Para la compra de insumos y suministros para los equipos de cómputo al igual que para cualquier otro bien que requiera la Secretaría Distrital de Salud se realiza el proceso de contratación mediante la página web de la alcaldía (www.bogota.gov.co/contratacion). Generalmente para insumos de equipos de cómputo (CDs, diskettes y cartuchos) se realizan 2 contrataciones anualmente en la SDS. Estos insumos se almacenan en una bodega de la entidad mientras se llevan a cada una de las dependencias de la SDS.(Fotos 18, 19 y 20). Para un mayor entendimiento se clasificaron los insumos dentro de 3 grupos: cartuchos, toners, CDs y diskettes. La SDS consume cerca de 492 cartuchos para impresora en una año, mensualmente se consumen 41 cartuchos que generan ocupan un volumen mensual de 0.19 m3 y anualmente ocuparían un volumen de 2.25 m3 (Tabla 4 SDS). Un cartucho para impresora de inyección pesa en promedio 30 g y una cartucho o toner para una impresora Laser pesa en promedio 1.6 Kg. La SDS genera mensualmente 28 Kg de cartuchos y toners equivalentes a un volumen de 0.19 m3. Durante un año produce 337 Kg de cartuchos-toners que ocupan un volumen anual de 2.25 m3. Se debe tener en cuenta que las impresoras se modernizan rápidamente y salen al mercado nuevos modelos que ofrecen mayor rapidez y calidad de impresión de tal forma que cartuchos o toners que se compraban antes hoy en día no se piden por lo cual es muy posible que en unos años se compren otro tipo y referencia de insumos. En la Tabla 5 IDU se muestra el consumo de CDs y diskettes en la SDS. Se consumen 342 diskettes al año que en peso equivalen a 6 Kg y ocupan un volumen de 0.01 m3 . Mensualmente la SDS consume 29 diskettes que generan 0.5 Kg en peso y un volumen de 0.0007m3.


____________________________________________________________________________________


En lo que respecta a Compact Disc la SDS consume mensualmente 171 unidades que equivalen a 2.65 Kg y ocupan un volumen de 0.01 m3. Al año el consumo de CDs es de 2050 unidades que representan un peso anual de 31.8 Kg y ocupan un volumen de 0.1025 m3. El suministro más utilizado en la SDS es el Compact Disc (2050 unidades al año) seguido por los cartuchos y toners de impresoras (492 unidades / año) y por último el diskette (342 unidades cada año en promedio) (ver Figura 7 SDS). En peso se generan 337 Kg/año de cartuchos-toners, 32 Kg/año de CDs y 6 Kg/año de diskettes (ver Figura 8 SDS). En cuanto al volumen total generado por suministros en la SDS, los cartuchos ocupan 2.2 m3/año, los CDs 0.1 m3/año y los diskettes 0.01 m3/año (ver Figura 9 SDS). En la SDS los cartuchos y toners para impresora vacíos son los suministros que tienen un peso y volumen mayor como generalmente se presenta en las demás entidades. En las Tablas 6 y 7 se muestra el comportamiento mensual y anual de los insumos y suministros para computadores (cartuchos-toners, Compact Disc y diskettes). Figura 7. Consumo de suministros para computadores en la SDS. Figura 8. Comportamiento de suministros por peso en la

SDS.

17141 29

2050

496342

0

500

1000

1500

2000

2500

Can

tid

ad T

ota

l (u

nid

ad)

mes año

Periodo

Compact Disc Rs Cartuchos y toners Diskettes

283 0,5

337

326

0

50

100

150

200

250

300

350

Pes

o To

tal (

Kg)

mes año

Periodo

Cartuchos y toners Compact Disc Rs Diskettes

Fuente: El autor.

Figura 9. Comportamiento de suministros por volumen en la SDS.

0,190,01 0,001

2,2

0,1 0,01

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

Vo

lum

en T

ota

l (m

3)

mes año

Periodo

Cartuchos y toners Compact Disc Rs Diskettes

Fuente: El autor.


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Tabla 5 SDS. Consumo de cartuchos y toners para impresora en la Secretaría Distrital de Salud SDS.


Cantidad Anual

Peso unidad

Peso Total mes


Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año



1 Toner Impresora Hewlett Packard HP S-600 51629A 660C, 670C 7 84 0,03 0,21 2,52 7,5 3 5 0,0001 0,0008 0,0095

2 Toner Impresora Hewlett Packard Laser HP jet 92274-A 6 72 1,6 10 115,20 15 36 20 0,0108 0,0648 0,7776

3 Toner Impresora Hewlett Packard HP S-800 negro 51645A 3 36 0,03 0,09 1,1 7,5 3 5 0,0001 0,0003 0,0041

4 Toner Impresora Hewlett Packard HP S-1600 51640M 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

5 Toner Impresora Hewlett Packard HP S-1600 51640A 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

6 Toner Impresora Hewlett Packard HP S-1600 51640Y 1 12 0,03 0,03 0,36 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0014

7 Toner Impresora Hewlett Packard HP S-600 Color 51649A 3 36 0,03 0,09 1,08 7,5 3 5 0,0001 0,0003 0,0041

8 Toner Impresora Hewlett Packard Laser HP 5 SIMX 3903A 5 60 1,6 8,00 96 15 36 20 0,0108 0,0540 0,6480

9 Toner Impresora Lexmark Lexmark T/1612/616/614 1 12 1,6 1,60 19,2 15 36 20 0,0108 0,0108 0,1296

7 Toner Impresora Lexmark Optra Lexmark T620, T622 Laser Print 2 24 1,6 3,20 38,40 15 36 20 0,0108 0,0216 0,2592

8 Toner Impresora Olivetti Olivetti R JP 450 2 24 0,05 0,10 1,20 10 4 6 0,0002 0,0005 0,0058

9 Toner Impresora Olivetti Olivetti JP-450 X4 6 72 0,05 0,30 3,60 10 4 6 0,0002 0,0014 0,0173

10 Toner Impresora Xerox Xerox N 32/NS 34 3 36 1,6 4,8 57,60 15 36 20 0,0108 0,0324 0,3888

Total 41 492 28 337 0,19 2,25 Promedio 0,64 10,8 15,85 10,9 0,0042

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Tabla 6 SDS. Consumo de Compact Disc y diskettes en la Secretaría Distrital de Salud.


Cantidad anual

Peso promedio

Peso Total mes

Peso Total Año

alto ancho prof

Volumen unidad

Volumen Total mes



1 CD gravable Verbatin 80 min 700 MB 171 2050 0,0155 2,65 31,78 0,1 12 12 50 0,0085 0,1025


Total 199 2392 3,15 37,8 0,0093 0,1113


Tabla 7 SDS. Cuadro consolidado de consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc .

Cantidad Peso Total Volumen Total

Insumos

unidad % Kg % m3 % 1 Compact Disc Rs 171 70,95 2,65 8,51 0,009 4,27 2 Cartuchos y toners 41 17,01 28 89,89 0,190 95,38 3 Diskettes 29 12,03 0,50 1,61 0,001 0,35

Total 241 100 31,15 100 0,199 100

Fuente: El autor.

Tabla 8 SDS. Cuadro consolidado de consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc .

Cantidad Peso Total Volumen Total

Insumos unidad % Kg % m3 %

1 Compact Disc Rs 2050 70,98 31,78 8,48 0,10 4,36 2 Cartuchos y toners 492 17,04 337 89,92 2,25 95,69

3 Diskettes 342 11,84 5,99 1,60 0,01 0,37

Total 2884 99,86 374,77 100 2,36 100,43

Fuente: El autor


____________________________________________________________________________________


4.6.9 Destino de los insumos y suministros. En la SDS los suministros e insumos de equipos de cómputo se consideran elementos de consumo, es decir se utilizan y no se debe seguir un procedimiento riguroso y estricto para oficializar la salida de estos de la entidad. Los cartuchos y toners se donan a la Fundación Niños de los Andes desde Octubre del año 2000, en la Tabla 9 SDS se consignó las cantidades de cartuchos donados a la fundación. Las cintas de impresora, discos compactos y diskettes dañados se sacan junto con los residuos sólidos convencionales.

Tabla 9 SDS. Donaciones de cartuchos a la Fundación Niños de los Andes

Cantidades de cartuchos vacíos de Impresora donados a la Fundación Niños de los Andes

Periodo Octubre 2000 - Diciembre 2002 Mes Año Cartuchos Aceptados Rechazados

Octubre 2000 30 19 11 Diciembre 2000 108 69 39 Febrero 2001 72 47 25 Julio 2001 227 50 177 Diciembre 2001 80 28 52 Abril 2002 87 37 50 Julio 2002 77 33 44 Octubre 2002 28 0 28 Diciembre 2002 84 58 26 Agosto 2003 30 20 10

TOTAL

823 361 462

4.6.10 Conclusiones. En la SDS los cartuchos y toners usados se almacenan y se donan a la Fundación Niños de Los Andes por medio de un convenio interadministrativo vigente desde Octubre del año 2000 como se mencionó anteriormente. El proceso que tienen los cartuchos en la Fundación se explica en un capítulo posterior. • Las partes de los equipos de cómputo que se dañan en mayor proporción son las unidades de drive, los teclados, los mouses y los discos duros. Las partes de los equipos de cómputo que generan residuos en mayor peso son: monitores (125 Kg/año), los teclados (45.6 Kg/año) y unidades de drive (24 Kg/año) y las unidades de CD (19.2 Kg/año). Los residuos E&E provenientes de equipos de cómputo que ocupan un mayor volumen son en su orden: monitores (0.49 m3/año), teclados (0.12 m3/año), unidades de CD (0.03m3/año) y unidades de drive (0.03 m3/año). • El suministro que más se utiliza en la SDS es el Compact Disc (2050 unidades / año), luego los cartuchos y toners para impresoras el (492 unidades / año) y por último el diskette (342 unidades / año). En peso se generan 337 Kg/año de cartuchos-toners, 32 Kg/año de CDs. y 6 Kg/año de diskettes. Los suministros que ocupan un mayor volumen son en su orden: cartuchos ocupan 2,2 m3/año, los CDs 0.1 m3/año y los diskettes 0.01 m3/año. • Se propone concientizar a los funcionarios de la entidad acerca del manejo y utilización correcta de los equipos de cómputo, así como evitar accidentes que acorten la vida útil de los equipos en la entidad. Los equipos de cómputo son de uso permanente por lo tanto es una herramienta que los usuarios deben preservar y proteger. • Realizar planes de compra para periodos determinados (mensual, trimestral, anual) con el fin de utilizar los insumos correspondientes en estos periodos y no almacenar gran cantidad de insumos.


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4.7 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL 4.7.1 Descripción de la entidad. La sede central de la Secretaría de Educación Distrital SED se encuentra ubicada en la Avenida El Dorado No. 66-63. En esta sede laboran 587 empleados de planta. El SED tiene a su cargo todo el sistema de la red Distrital de educación que se compone de 20 CADELES (Centros de Administración Educativa Local), uno por cada localidad, 7 Bibliotecas y 502 CED (Centros Educativos Distritales). La misión del SED es “liderar al sector educativo como motor de desarrollo de la ciudad en un mundo globalizado, apoyando a las instituciones educativas estatales y privadas, para que con sus comunidades educativas organizadas, formen ciudadanos responsables, capaces de vivir armónicamente en sociedades para mejorar su calidad de vida”.15 Sus principales funciones son: velar por la calidad y cobertura de la educación en el Distrito Capital, establecer las políticas educativas en el Distrito y definir los planes de desarrollo sectorial, organizar y supervisar el servicio educativo prestado por entidades oficiales y particulares y aprobar la creación y funcionamiento de las instituciones de educación formal de preescolar, básica y media de la ciudad. 4.7.2 Equipos de cómputo. En la Secretaría de Educación Distrital SED hay un total de 484 equipos de cómputo de los cuales un 50.62% son equipos marca Compaq, un 25.62% marca IBM, un 11.78% marca Dell y un 9.3% clones e Inves lo cual representa el 97.32 % de la totalidad de equipos de cómputo del SED. El 2.68 % restante lo abarcan las marcas Hewlett Packard y Premio como se observa en la Tabla 1 SED. Igualmente en la Figura 1 SED se muestra claramente la distribución. El tiempo de uso de los computadores en la entidad es un indicativo para determinar si los equipos están próximos a renovarse o si por el contrario pueden permanecer más tiempo en la entidad. La edad promedio de los computadores en el SED es de 2.42 años lo que indica que los equipos actuales pueden permanecer otros años ya que el promedio de edad es uno de las más pequeños de las entidades analizadas. Los computadores que tienen un mayor tiempo en la entidad son marca IBM y Hewlett Packard ( 4 y 3 años respectivamente) mientras que los más recientes son marca Dell (1 año) (Figura 2 SED). Hay 124 equipos IBM y 10 Hewlett Packard; un total de 134 equipos que en los próximos 2 a 3 años se deben dar de baja. De igual forma los equipos marca Compaq, Premio, Dell y otros que tienen de uno a dos años de uso en la SED se estarán reemplazando en unos 4 a 5 años definitivamente de la entidad. Es necesario tener en cuenta estos periodos para evaluar la generación en un futuro mediano de equipos obsoletos.

15 Fuente: Misión de la Secretaría de Educación Distrital.


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Tabla 1 SED: Equipos de cómputo en la SED.


Porcentaje (%)


COMPAQ 245 50.62 2 DELL 57 11.78 1 HEWLETT PACKARD 10 2.07 3 IBM 124 25.62 4 PREMIO 3 0.62 2 OTRO 45 9.30 2

TOTAL 484 100 Promedio: 2.42 Fuente: Administrador de hardware y software del SED. Año 2003.

Figura 1 SED. Equipos de cómputo clasificados según su marca en el SED. Figura 2 SED. Tiempo de uso de los computadores en el SED.

245

124

5745

10 3

0

50

100

150

200

250

Can

tid

ad (

un

idad

)

COMPAQ IBM DELL OTRO HEWLETTPACKARD

PREMIO

COMPAQ IBM DELL OTRO HEWLETT PACKARD PREMIO

4

3

2 2 2

1

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

Tiem

po d

e us

o (a

ños)

IBM HEWLETTPACKARD

COMPAQ OTRO PREMIO DELL

IBM HEWLETT PACKARD COMPAQ OTRO PREMIO DELL

Fuente: El autor. 4.7.3 Impresoras y scanners. En las inspecciones técnicas realizadas a la entidad y con aplicación de la encuesta se identificó el tipo, marca, cantidad, referencia, peso y volumen de otros equipos relacionados muy directamente con los computadores impresoras principalmente y scanners cuando existía el inventario real. En la Tabla 2 SED se consignó la marca, cantidad, tiempo en la entidad, peso y dimensiones de las impresoras en el SED con el fin de analizar peso y volumen mientras en la Figura 3 SED se muestra la distribución porcentual de impresoras por marcas. Para determinar las especificaciones técnicas (peso y dimensiones) de impresoras y escáneres se identificó la marca y referencia y consultó en las páginas web de los fabricantes dicha información. El peso y volumen total de impresoras es un indicativo para determinar la cantidad de equipos que en unos años se van a descartar. En la SED no se existe la información correspondiente a las especificaciones técnicas de los equipos de cómputo como peso y dimensiones, por lo tanto esta información se consultó por medio de las páginas electrónicas de los fabricantes. Sin embargo algunas impresoras son de modelos antiguos y por lo cual se tomaron como base algunos pesos y dimensiones promedio. Se determinó que en el SED hay 145 impresoras de las cuales un 89.97% de son marca Hewlett Packard, un 9.66% son Epson, un 0.69 % son Canon y un 0.69% Lexmark (Figura 3 SED).


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Tabla 2 SED. Impresoras de la Secretaría de Educación Distrital. Dimensiones Cantidad Edad de uso Edad de uso Peso unidad

Peso Total


Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (meses) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Canon BJ 200 1 6 72 8 8 30,5 50 20 0,0305 0,0305

2 Epson DFX 8000 1 6 72 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

3 Epson DFX 5000 1 6 72 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

4 Epson FX 1170 5 6 72 20 100 20 60 30 0,0360 0,1800

5 Epson LQ 1070 1 6 72 20 20 20 60 30 0,0360 0,0360

6 Epson TM U295P 6 6 72 20 120 20 60 30 0,0360 0,2160








14 Hewlett Packard Desingjet 750C 1 4 48 6 6 20 44 36 0,0317 0,0317








22 Hewlett Packard Laserjet 2100 6 3 36 12 72 40 39 62 0,0967 0,5803

23 Hewlett Packard Laserjet 2100M 18 3 36 12 216 40 44 62 0,1091 1,9642

24 Hewlett Packard Laser 4Plus 1 3 36 20 20 40 40 64 0,1024 0,1024





29 Hewlett Packard Laserjet 6P 19 3 36 25 475 34 69 72 0,1689 3,2093

30 Hewlett Packard Laserjet 8100 DN 3 3 36 20 60 36 65 70 0,1638 0,4914

31 Lexmark 2381Plus 1 5 60 24 24 50 42 44 0,0924 0,0924

TOTAL 145 2085 11,20






Fuente: El autor.


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El total de impresoras del SED equivalen a un peso de 2085 Kg y ocupan un volumen de 11.20 m3. En el SED una impresora pesa en promedio 14.38 Kg y ocupa un volumen promedio de 0.0645 m3. Es importante entender que cuando estos equipos cumplan su vida útil en la entidad y pasen a ser inservibles para esta, se convierten en residuos de gran volumen. Asimismo el SED cuenta con 2 scanners Hewlett Packard 5550C y 7400, que pesan 12.5 Kg y ocupan un volumen de 0.0240m3 (ver Tabla 3 SED).

Tabla 3 SED- Scanners de la Secretaría de Educación Distrital. Dimensiones Cantidad

Total Edad de

uso Peso


Volumen unidad

Volumen total

Marca Referencia

(unidad) (años) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3) 1 Hewlett Packard 5550C 1 3 6 6 9 29 48 0,0125 0,0125 2 Hewlett Packard 7400 1 4 6,5 6,5 8 30 48 0,0115 0,0115

TOTAL 2 12,5 0,0240 Dimensiones promedio (cm) 8,5 29,5 48

Promedio uso (años) 4 Promedio Peso (Kg) 6


Figura 3 SED. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en el SED.

88%

1%1% 10%

Hewlett Packard Epson Canon Lexmark

Fuente: El autor.

4.7.4 Operaciones de mantenimiento. A partir de la encuesta que se aplicó en la entidad se determinó que el mantenimiento se realiza cada tres meses es decir 2 veces al año. La empresa encargada del soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo es Comware. En el SED permanece un grupo de help desk que se mantiene atento al llamado de los usuarios finales para solucionar cualquier requerimiento ya sea de hardware o de software. Para el mantenimiento correctivo al igual que en las demás entidades, se realiza dependiendo de los requerimientos diarios de equipos que presenten algún tipo de conflicto por lo cual es subjetivo. En el SED no se realizan actualizaciones de los equipos existentes simplemente se cambia todo el equipo completo por uno nuevo y generalmente se hace cada 3 años. Siempre para los equipos de cómputo que se dejan de utilizar en la sede de la SED se tiene prelación donarlos a los Centros Educativos Distritales (CED) si estos hacen la solicitud. 4.7.5 Residuos de computadores generados en la entidad. Se determinó que en el SED los residuos de computadores que se generan en mayor cantidad son los teclados lo que representa el 27.4% y las unidades de drive equivalentes a otro 27.4%. Después siguen los discos duros y los


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mouses equivalentes cada uno a un 13.7%, luego siguen los monitores equivalentes a un 10.96% y por último las unidades de CD (4.11%) y las tarjetas de memoria (2.74%). Las cantidades totales anuales descartadas y que podemos llamar residuos eléctricos-electrónicos se observan en la Figura 4 SED. En la Tabla 4 SED se consignó la cantidad de residuos generados anualmente, peso aproximado, peso total, volumen por unidad, volumen total y causa o motivo del descarte. Para determinar el peso de los elementos se utilizó una balanza electrónica, una báscula gramera y una báscula estándar y para determinar sus dimensiones se utilizó un metro convencional (ver Foto 23 y 24). Se determinó que en el SED no se dañan parlantes, procesadores, tarjetas de memoria, tarjetas de sonido ni tarjetas de video regularmente. En total se generan al año 136.04 Kg de partes de equipos de cómputo dañados, de los cuales el 73.51% (100Kg) corresponde a monitores, el 13.97% (19 Kg) a teclados, el 5.88% (8Kg) a unidades de drive y el 3.68% (5.85Kg) a discos duros, entre las más representativas (ver Figura 5 SED). Entre monitores y teclados se reúne el 87.48% del peso total de residuos. Los residuos que generan un menor peso en la SED son los mouses y las tarjetas de memoria. En volumen se generan 461354 cm3 es decir 0.46 m3 de residuos electrónicos de los cuales 0.3937 m3 (85.33%) equivalen a monitores dañados, 0.0479 m3 (10.39%) a teclados, 0.009 m3 (1.95%) a unidades de drive siendo las cantidades más sobresalientes (ver Figura 6 SED). Entre el volumen de monitores y teclados se reúne el 95.72 % del total de volumen de residuos eléctricos-electrónicos. Las partes que menos ocupan volumen en el SED son los mouses y las tarjetas de memoria. Foto 23. Pesaje de residuos eléctricos-electrónicos de computadores en el SED. Foto 24. Pesaje de los residuos E&E en la

Secretaría de Educación Distrital SED.

Fuente: El autor.


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Figura 4 SED. Residuos E&E de computadores generados anualmente en el SED. Figura 5 SED. Peso de los RE&E de computadores generados anualmente en el SED.

20 20

10 10

8

32

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Can

tidad

es (

un

idad

)

Teclados Unidades de

drive

Discos duros Mouses o ratones Monitores Unidades de CD Tarjetas de

memoria


Teclados Unidades de drive Discos duros Mouses o ratones

Monitores Unidades de CD Tarjetas de memoria

100

198 5 2,7 1,3 0,04

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Pes

o T

ota

l (K

g)

Monitores Teclados Unidades de

drive

Discos

duros

Unidades de

CD

Mouses o

ratones

Tarjetas de

memoria

Residuos eléctricos-electrónicos

Monitores Teclados Unidades de driveDiscos duros Unidades de CD Mouses o ratonesTarjetas de memoria

Fuente: El autor.

Figura 6 . Volumen de los RE&E de computadores anualmente en el SED.

0,394

0,0480,009 0,004 0,004 0,003 0,00002

0,000

0,100

0,200

0,300

0,400

Vo

lum

en T

ota

l (m

3)

Monitores Teclados Unidades de drive Discos duros Unidades de CD Mouses o ratones Tarjetas de memoria


Monitores Teclados Unidades de drive Discos duros Unidades de CD Mouses o ratones Tarjetas de memoria

Fuente: El autor. 4.7.6 Destino temporal de los residuos en la entidad. El destino final y proceso de baja siendo los equipos de cómputo todos propiedad de la SED, es responsabilidad de la entidad. Cuando los equipos son arrendados regresan al fabricante. Estos equipos cuando se descartan por convertirse en elementos obsoletos inservibles, se almacenan en una bodega de la sede de la SED mientras se almacena una suficiente cantidad la cual se transporta a la bodega en San Blas en el sector de Bosa. 4.7.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo. En el SED se sigue el procedimiento establecido por el “Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del distrito capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre de 2001) y existe una resolución interna del SED que adapta los principios del manual a la entidad (resolución 8287 de 2001 Secretaría de Educación Distrital). Se firmó además un convenio interadministrativo (079 del 11 de Agosto de 2003) entre el IDIPRON y el SED para donar todos los bienes inservibles por daño total, deterioro y/o inservibles por deterioro histórico y los bienes servibles no útiles de la sede administrativa del SED y de los centros educativos sin contraprestación económica al IDIPRON y ser utilizados en los proyectos de reciclaje que maneja el IDIPRON con habitantes de la calle. En este convenio el cual tendrá una duración de un año el transporte será asumido directamente por el IDIPRON.


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Tabla 4 SED. Residuos E&E de equipos de cómputo generados en el SED.

Cantidad anual Promedio

Peso unidad Peso total Dimensiones Volumen unidad Volumen Total

Elemento


Causa o razón

1 Disco duro 10 13,70 0,5 5 10 x 15 x 2,5 375 3750 Sectores defectuosos (max. 10%

capacidad)

2 Main Board 0 0 0,4 0 20 x 30 x 3 1800 0

No aplica

3 Monitor 8 10,96 12,5 100 35 x 37 x 38 49210 393680

Vida útil, tiempo de uso

4 Mouse o ratón 10 13,70 0,13 1,3 12 x 7 x 4 336 3360

Uso, golpes


6 Procesador 0 0 0,1 0 5 x 5 x 0,3 7,5 0

No aplica

7 Tarjeta de memoria 2 2,74 0,02 0,04 2,5 x 12 x 0,4 12 24 Defectos de fábrica


9 Tarjeta de video 0 0 0,13 0 8 x 16 x 2 256 0 No aplica

10 Teclado 20 27,40 0,95 19 47 x 17 x 3 2397 47940 Uso, derrame de líquidos

11 Unidad de CD 3 4,11 0,9 2,7 15 x 20 x 4 1200 3600 Uso, golpes y polvo

12 Unidad de drive 20 27,40 0,4 8 10 x 15 x 3 450 9000 Degeneración por uso



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Anteriormente de este convenio los bienes recibidos como inservibles u obsoletos se separaban en lotes según las características del material (metales, eléctricos, equipos de cómputo, madera, papel). Posteriormente se procedía a la venta como chatarra en subasta pública a través del martillo del Banco Popular. El transporte o acarreo del material inservible era asumido por los centros educativos o dependencias y a veces era mayor el costo del flete que las sumas recibidas por la compra de chatarra. A la bodega de San Blas se lleva todo tipo de bienes servibles e inservibles de la entidad como elementos de oficina, sillas, mesas, canecas, lámparas, etc., que por lo general llegan de todos los centros educativos, CADELES o Bibliotecas. Además también se llevan impresoras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, discos duros, teclados, mouses, unidades de diskette, monitores, unidades de CD, cables, etc. (equipos de cómputo). Esta bodega pasará en un futuro a administrarla el IDIPRON puesta que allí hay mucho más espacio suficiente para almacenar todos los elementos dados en calidad de donación. Es importante mencionar que la transferencia tecnológica conlleva a abandonar equipos que todavía funcionan pero que no ofrecerían iguales ventajas de competitividad al lado de los equipos modernos y de última tecnología, esto se llama deterioro histórico. 4.7.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo. Los suministros e insumos de los equipos de cómputo los manejan en el área de Almacén General de la empresa. Actualmente se tiene establecido un contrato de Outsourcing mensual con la empresa Ofiexpress y Dispatoner la cual dota a la entidad de cartuchos de inyección, toners, CDs, CDs-Rs, y diskettes. Esta empresa una vez al mes deja en cada dependencia la cantidad de insumos y suministros necesarios para dicho mes. El SED tiene 50 dependencias o centros de costo en las cuales se dejan estos insumos y suministros. Para un mayor entendimiento se clasificaron los insumos dentro de 3 grupos: cartuchos, toners, CDs y diskettes. A partir de la Tabla 5 SED se observa que la entidad consume mensualmente 67 cartuchos que generan un volumen mensual de 0.4 m3 mientras que anualmente se consumen cerca de 804 cartuchos que ocuparían un volumen de 4.76 m3.

Un cartucho para impresora de inyección pesa en promedio 30 g y una cartucho o toner para una impresora Laser pesa en promedio 1.6 Kg. El SED genera mensualmente 59 Kg de cartuchos y toners equivalentes a un volumen de 0.4 m3. Durante un año produce 709 Kg de cartuchos-toners que ocupan un volumen anual de 4.76 m3. Se debe tener en cuenta que las impresoras se modernizan rápidamente y cada día en el mercado se venden nuevos modelos que ofrecen una mayor rapidez y calidad de impresión de tal forma que cartuchos o toners que se compraban antes hoy en día no se piden por lo cual es muy posible que en unos años se compren otros insumos. En la Tabla 6 SED se muestra el consumo de CDs grabables, CDs regrabables y diskettes en el SED. Se consumen 1848 diskettes al año que en peso equivalen a 32.34 Kg y ocupan un volumen de 0.05 m3.


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En lo que respecta a CDS grabables el SED consume mensualmente 20 unidades que equivalen a 0,32 Kg y ocupan un volumen de 0.001 m3. Al año el consumo de CDs grabables es de 245 unidades que representan un peso anual de 3.79 Kg y ocupan un volumen de 0.01 m3. En lo que respecta a CDS regrabables el SED consume mensualmente 29 unidades que equivalen a 0,46 Kg y ocupan un volumen de 0.001 m3. Al año el consumo de CDs regrabables es de 353 unidades que representan un peso anual de 5.46 Kg y ocupan un volumen de 0.0176 m3. En conclusión se puede afirmar que el suministro de equipos de cómputo más utilizado en el SED es el diskette con 1848 unidades al año, seguido por los cartuchos y toners para impresora con 804 unidades al año y los compact disc con 598 unidades al año (Figura 7 SED). En peso se generan 709 Kg/año de cartuchos-toners, 32 Kg/año de CDs y 9 Kg/año de diskettes (ver Figura 8 SED). En cuanto al volumen total generado por suministros en el IDU, los cartuchos ocupan 4.8 m3/año, los CDs 0.05 m3/año y los diskettes 0.03 m3/año (ver Figura 9 SED). En la SED los cartuchos y toners para impresora vacíos son los suministros que tienen un peso y volumen mayor como generalmente se presenta en las demás entidades. En las Figuras 8 y 9 se observa el comportamiento mensual y anual de los suministros por peso y por volumen respectivamente. Asimismo en las Tablas 7 y 8 se muestra el consolidado de cantidad, peso y volumen mensual y anual para los suministros (cartuchos-toners, diskettes y compact disc) en el SED. Figura 7 SED. Consumo de suministros para computadores en la SED. Figura 8. Comportamiento de suministros por peso

en el SED.

154 67 49

1848

804598

0

500

1000

1500

2000

Can

tid

ad T

ota

l (u

nid

ad)

mes año

Periodo

Diskettes Cartuchos y toners Compact Disc Rs/Rws

59 3 1

709

32 9

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Pes

o To

tal (

Kg)

mes año

Periodo

Cartuchos y toners Diskettes Compact Disc Rs/Rws

Fuente: El autor.

Figura 9. Comportamiento de suministros por volumen en el SED.

0,4 0,004 0,003

4,8

0,05 0,03

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

Vo

lum

en T

ota

l (m

3)

mes año

Periodo

Cartuchos y toners Diskettes Compact Disc Rs/Rws

Fuente: El autor.


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Tabla 5 SED. Consumo de cartuchos y toners para impresora en la Secretaría de Educación Distrital SED.


mensual Cantidad

Anual Peso

(unidad) Peso Total

mes


Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año



1 Cartucho Impresora Inkjet Canon Canon BJ200/230 BC02 0,75 9 0,03 0,02 0,27 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0010

2 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 600 negro 51629 4,6 56 0,03 0,14 1,68 7,5 3 5 0,0001 0,0005 0,0063

3 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP DJ 850C/1600C 51645 5,6 68 0,03 0,168 2,04 7,5 3 5 0,0001 0,0006 0,0077

4 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP C1823A/D 1,9 23 0,03 0,06 0,69 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0026

5 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 6578D 0,13 2 0,03 0,004 0,05 7,5 3 5 0,0001 0,0000 0,0002

6 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 7115A 0,88 11 0,03 0,03 0,32 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0012

7 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 51645A 10,63 128 0,03 0,32 3,83 7,5 3 5 0,0001 0,0012 0,0143

8 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 1200C/1600C 51640C 0,88 11 0,03 0,03 0,32 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0012

9 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 1200C/1600C 51640Y 0,63 8 0,03 0,02 0,2 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0008

10 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 1200C/1600C 51640M 0,75 9 0,03 0,02 0,27 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0010

11 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP 840 6625A 0,38 5 0,03 0,01 0,14 7,5 3 5 0,0001 0,0000 0,0005

12 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP C6615D 0,13 2 0,03 0,00 0,05 7,5 3 5 0,0001 0,0000 0,0002

13 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP DJ/DW 660C 51649A 1,63 20 0,03 0,05 0,59 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0022

14 Cartucho impresora Inkjet Hewlett Packard HP C1823A/D 1,63 20 0,03 0,05 0,59 7,5 3 5 0,0001 0,0002 0,0022

15 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP LJ 5L/6L C3906A 10 120 1,6 16 192,00 15 36 20 0,0108 0,1080 1,2960

16 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP LJ 5P/5MP/6P C3903A 3,8 45 1,6 6,00 72,00 15 36 20 0,0108 0,0405 0,4860

17 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP LJ 4/4M/4 Plus 98298 2,88 35 1,6 4,60 55,20 15 36 20 0,0108 0,0311 0,3726

18 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP 2100 C4096A 18,63 224 1,6 29,80 357,60 15 36 20 0,0108 0,2012 2,4138

19 Cartucho impresora Laser Hewlett Packard HP LJ 8100 C418ZX 1,13 14 1,6 1,80 21,60 15 36 20 0,0108 0,0122 0,1458

Total

67 804 59 709 0,40 4,76

Promedio 0,44 9,474 11,68 8,95 0,0029

Fuente: El autor.


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Tabla 6 SED. Consumo de compact disc y diskettes en la Secretaría de Educación Distrital SED. Dimensiones Cantidad

mensual Cantidad

anual Peso

promedio Peso Total

mes Peso Total

Año alto ancho prof Volumen unidad

Volumen Total mes



1 CD gravable Imation 700 MB 74 min 20 245 0,0155 0,32 3,79 0,1 12 12 50 0,0010 0,0122

2 CD regrabable Imation 650 MB 74 min 29 353 0,0155 0,46 5,46 0,1 12 12 50 0,0015 0,0176


Total 204 2445 3,47 41,6 0,0064 0,0773


Tabla 7 SED. Cuadro consolidado de consumo mensual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc. Cantidad Peso Total Volumen Total Insumos

unidad % Kg % m3 %

1 Compact Disc Rs/Rws 49 18,15 0,78 1,25 0,0025 0,62


3 Diskettes 154 57,04 2,70 4,31 0,0040 0,98


Tabla 8 SED. Cuadro consolidado de consumo anual de cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc.


1 Compact Disc Rs/Rws 598 18,40 9,25 1,23 0,0298 0,62


3 Diskettes 1848 56,86 32,34 4,31 0,0474 0,98



____________________________________________________________________________________


4.7.9 Destino de los insumos y suministros. En el SED los suministros e insumos de equipos de cómputo se consideran elementos de consumo, es decir se utilizan o gastan y no se debe seguir un procedimiento riguroso y estricto para oficializar la salida de estos de la entidad. Los cartuchos y toners se donan a la Fundación del Quemado a partir de un convenio firmado con esta institución. Los diskettes y discos compactos generalmente siempre quedan en la entidad. Las cintas de impresora, discos compactos y diskettes dañados se sacan con los residuos sólidos convencionales. 4.7.10 Conclusiones. La Secretaría de Educación Distrital no tiene alguna campaña, resolución o programa interno que trate acerca del buen aprovechamiento de los insumos de los equipos de cómputo en el SED. • Se propone utilizar algunas partes y elementos de los equipos de cómputo dañados o inservibles para aprovecharlos en el mantenimiento y soporte de otros equipos existentes. Además se propone utilizar las partes como material de estudio en laboratorios de electrónica. • Las partes de los equipos de cómputo que se dañan en mayor proporción en la SED son en su orden: teclados, unidades de drive, discos duros y los mouses. Las partes de los equipos de cómputo que generan residuos en mayor peso son: monitores (100 Kg/año), los teclados (19 Kg/año) y unidades de drive (8 Kg/año) y los discos duros (5 Kg/año). Los residuos E&E provenientes de equipos de cómputo que ocupan un mayor volumen en el SED son en su orden: monitores (0.39 m3/año), teclados (0.048 m3/año), unidades de drive (0.009m3/año) y los discos duros (0.004 m3/año). • El suministro que más se utiliza en el SED es el Compact Disc (1848 unidades / año), luego los cartuchos y toners para impresoras el (804 unidades / año) y por último el diskette (598 unidades / año). En peso se generan 709 Kg/año de cartuchos-toners, 32 Kg/año de diskettes y 9 Kg/año de CDs. Los suministros que ocupan un mayor volumen son en su orden: cartuchos ocupan 4.8 m3/año, los diskettes 0.05 m3/año y los CDs 0.03 m3/año. • Se propone concientizar a los funcionarios de la entidad acerca del manejo y utilización correcta de los equipos de cómputo, así como evitar accidentes que acorten la vida útil de los equipos en la entidad. • Garantizar por parte de los proveedores la asistencia de los mantenimientos preventivos que hubieren a lugar equipos de cómputo. Realizar planes de compra para periodos determinados (mensual, trimestral, anual) con el fin de utilizar los insumos correspondientes en estos periodos y no almacenar gran cantidad de insumos. 4.8 SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE BOGOTÁ 4.8.1 Descripción de la entidad. La Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá se encuentra ubicada en la Carrera 28 No. 17-20 Paloquemao. Actualmente laboran 281 funcionarios de planta y 448 contratistas. La misión de la STT es” garantizar la óptima movilidad, seguridad y efectivo control sobre el tránsito y el transporte en la ciudad, generando conciencia colectiva de prevención y autorregulación ciudadana, mediante una cultura institucional de excelencia, transparencia y


____________________________________________________________________________________


compromiso”. Sus principales funciones son: fijar la política Distrital en asuntos sobre la materia, como autoridad única de Tránsito y Transporte, coordinar y orientar lo pertinente para su ejecución, con las demás entidades del Sector, desarrollar la política nacional en materia de tránsito y transporte en el Distrito Capital y vigilar su ejecución de conformidad con la ley y reglamentación vigentes, dictar las medidas de carácter reglamentario y sancionatorio, cuyas atribuciones le confieren las normas vigentes de tránsito y transporte, así como ejercer las delegaciones que le sean asignadas, establecer mecanismos que permitan verificar y controlar la atención oportuna de las solicitudes formuladas por la ciudadanía y los funcionarios de la entidad además de dirigir el funcionamiento de la Secretaría y asegurar la aplicación de las normas que regulan su gestión pública. 4.8.2 Equipos de cómputo. En la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá se tiene un total de 479 equipos de los cuales el 31.11% equivalen a 149 equipos marca Hewlett Packard, el 24.22% equivalentes a equipos de otras marcas, en este caso con equipos clones que se tienen por contrato de leasing. Un 24.01% representan 115 equipos marca Compaq y un 19.21% equipos marca Acer. Entre estas cuatro marcas se tiene el 98.55% del total de los equipos de cómputo de la STT. El porcentaje restante lo agrupan equipos de las marcas Dell, DTK, IBM y Premio. Esta clasificación se muestran en la Tabla 1 STT y en la Figura 1 STT se observa más claramente dicha distribución.

Tabla 1 STT. Equipos de cómputo de la STT.


Porcentaje (%)


ACER 92 19.21 9 COMPAQ 115 24.01 5 DELL 2 0.42 1 DTK 2 0.42 11 HEWLETT PACKARD 149 31.11 3 IBM 2 0.42 5 PREMIO 1 0.21 7 OTRO 116 24.22 2

TOTAL 479 100 Promedio 4,43

Fuente: Oficina Asesora de Tecnología STT

Figura 1 STT. Equipos de cómputo clasificados según su marca de la STT. Figura 2 STT. Tiempo de uso de los

computadores en la STT.

149

116 115

92

2 2 2 1

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Can

tid

ad (

un

idad

)

HEWLETT

PACKARD

OTRO COMPAQ ACER DELL DTK IBM PREMIO

HEWLETT PACKARD OTRO COMPAQ ACER DELL DTK IBM PREMIO

11

9

7

5 5

3

2

1

0

2

4

6

8

10

12

Ed

ad (

año

s)

DTK ACER PREMIO COMPAQ IBM HEWLETT

PACKARD

OTRO DELL

DTK ACER PREMIO COMPAQ IBM HEWLETT PACKARD OTRO DELL

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


4.8.3 Impresoras y scanners. Se constató el inventario de impresoras y escáneres, que muy seguramente en unos años se darán de baja de la entidad debido al desarrollo tecnológico. En la Tabla 2 STT se consignó la cantidad, marca, tiempo de uso, peso y dimensiones de las impresoras en la STT con el fin de analizar índices de peso y volumen. En la Figura 3 STT se muestra la distribución porcentual de impresoras por marcas. El peso total de todas las impresoras de la STT es de 4450 Kg y el volumen que ocuparían de 15,90 m3. Asimismo una impresora en promedio pesa en la STT 16.48 Kg y ocupa un volumen de 0.057 m3. Hay un total de 270 impresoras de las cuales las de mayor cantidad en la entidad son 132 marca Lexmark que corresponden al 48.89%, 72 Epson que corresponden al 26.67% y 26 Okidata que corresponden al 9.63% entre las de mayor cantidad. (ver Figura 3 STT).

Tabla 3 STT. Scanners de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá.


Total Tiempo de

uso Peso


Volumen unidad Marca Referencia

(unidad) (años) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) 1 Hewlett Packard 6300 C 1 3 3 3 8 29 48 0,0111 2 Hewlett Packard 7490 C 1 3 3,5 3,5 8 30 47 0,0113

TOTAL scanners 2 6,5 0,0224 Dimensiones promedio (cm) 8 29,5 47,5

Promedio uso (años) 3 Promedio Peso (Kg) 3,25

Promedio Volumen (m3) 0,0112 Fuente: El autor. En la STT hay únicamente dos scanners Hewlett Packard como se consigna en la Tabla 3 STT, estos scanners pesan en conjunto 6.5 Kg y ocupan un volumen de 0.0224 m3. El tiempo promedio de uso de las impresoras es de 6.07 años. Las impresoras que tienen más tiempo en la STT son marca Epson y Panasonic (9 y 8 años respectivamente) y las más recientes son marca Hewlett Packard y Canon (ver Figura 4 STT).

Figura 3 STT. Impresoras clasificadas de acuerdo a su marca en la STT.

132

72

2619 19

2

0

20

40

60

80

100

120

140

Can

tid

ad (

un

idad

)

Lexmark Epson Okidata Panasonic HewlettPackard

Canon

Lexmark Epson Okidata Panasonic Hewlett Packard Canon

Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


Tabla 2 STT. Impresoras de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá Año 2003. Dimensiones Cantidad Total Tiempo de uso Peso unidad Peso Total

alto ancho prof Volumen unidad Volumen Total

Marca Referencia

(unidad) (años) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (m3) (m3)

1 Canon Canon BJ 250 1 4 8 8 31 50 30 0,0458 0,0458

2 Canon Canon BJ 330 1 4 8 8 31 50 30 0,0458 0,0458

3 Epson Epson FX 1050 31 9 20 620 20 60 30 0,0360 1,1160

4 Epson Epson FX 1170 18 9 20 360 20 60 30 0,0360 0,6480

5 Epson Epson LQ 2550 10 9 20 200 20 60 30 0,0360 0,3600

6 Epson Epson LX 810 5 9 20 100 20 60 30 0,0360 0,1800

7 Epson Epson LX 300 2 9 20 40 20 60 30 0,0360 0,0720 8 Epson Epson DFX 8500 2 9 20 40 20 50 30 0,0300 0,0600

9 Epson Epson Stylus 1520 3 9 11 33 20 50 66 0,0660 0,1980

10 Epson Epson Acción Laser 1400 1 9 6 6 20 43 25 0,0215 0,0215

11 Hewlett Packard HP Láser Jet 4 9 2 17 153 47 40 62 0,1165 1,0488

12 Hewlett Packard HP Laser Jet 5 1 2 25 25 30 44 41 0,0541 0,0541

13 Hewlett Packard HP Laser Jet 5M 4 2 25 100 30 44 41 0,0541 0,2165

14 Hewlett Packard HP Laser Jet Color 5M 1 1 18 18 40 44 41 0,0722 0,0722

15 Hewlett Packard HP Deskjet 692C 1 3 5 5 20 44 41 0,0361 0,0361

16 Hewlett Packard HP Deskjet 670 C 1 3 5 5 20 45 36 0,0324 0,0324

17 Hewlett Packard HP Deskjet 840C 1 3 6 6 20 45 36 0,0324 0,0324

18 Hewlett Packard HP Deskjet 1600 C 1 2 10 10 20 45 36 0,0324 0,0324

19 Lexmark Lexmark 2381 Plus 45 5 9 405 25 56 45 0,0630 2,8350

20 Lexmark Lexmark Optra Color 40 63 5 9 567 25 56 45 0,0630 3,9690

21 Lexmark Lexmark Optra S 1255N 1 5 35 35 30 55 67 0,1106 0,1106

22 Lexmark Lexmark Optra S 1255 15 5 35 525 30 55 67 0,1106 1,6583

23 Lexmark Lexmark Optra SC 1275 5 5 35 175 30 55 67 0,1106 0,5528

24 Lexmark Lexmark Optra T6 4NL 3 5 30 90 54 42 51 0,1157 0,3470

25 Okidata Okidata Microline 320 turbo 26 5 6 156 20 44 38 0,0334 0,8694

26 Panasonic Panasonic KXP 1150 19 8 40 760 30 45 50 0,0675 1,2825

TOTAL impresoras 270 4450 15,90





Fuente: El autor.


____________________________________________________________________________________


4.8.4 Operaciones de mantenimiento. El soporte y mantenimiento de equipos de cómputo está a cargo de la empresa Entelco mediante contrato de Outsourcing. Si un monitor tiene daño definitivo se entrega el computador completo así sea únicamente este el elemento deteriorado. Es importante tener en cuenta que un monitor o pantalla de computadora tiene un periodo de vida útil promedio de 3 a 4 años en una entidad estatal. Entelco al igual que otras empresas de soporte y mantenimiento cambia el repuesto o parte dañada de un equipo de cómputo y lo llevan a las instalaciones de su empresa en donde se almacenan por un período de 5 a 6 meses. Después estos elementos se dan a personas que aprovechan los elementos que generen retribuciones económicas como el metal y el vidrio. El mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo se realiza dos (2) veces al año y el mantenimiento correctivo se realiza dependiendo de la demanda de reparaciones y daños como en las demás entidades. Las renovaciones tecnológicas de equipos se realizan aproximadamente cada 3 años o si se necesita algún tipo de equipo urgentemente se elabora la solicitud respectiva. 4.8.5 Residuos de equipos de cómputo generados. En la STT las partes de los equipos de cómputo que se descartan en mayor cantidad son los discos duros (15 al año) que representan el 22,06% del total y los monitores (15 al año) equivalentes al 22,06% al igual que las unidades de drive (10 al año) equivalentes al 14,71%, los mouses (8 al año) equivalentes al 11,76% y los teclados (8 al año) equivalentes al 11,76% principalmente. Las partes que se dañan con menos frecuencia en la STT son los procesadores (1 en promedio al año), las unidades de CD (2 al año), las main boards (2 al año) y las tarjetas de video (2 al año) (ver Tabla 4 STT). Generalmente no se dañan parlantes ni tarjetas de sonido. La cantidad total de residuos eléctricos-electrónicos generados anualmente en la STT se observan en la Figura 5 STT. En la STT se generan anualmente 211 Kg de partes de equipos de cómputo descartadas que equivalen a un volumen total anual 0.7767 m3 . De este total de 211 Kg, el 88,99% (187,5 Kg) son monitores, el 3,61% (7,6 Kg) teclados y el 3,56% (7,5 Kg) a discos duros. Entre los monitores, los teclados y los discos duros se reúne el 96,16% del peso total de residuos (Figura 6 STT). En volumen los monitores ocupan el 95.03% del total de residuos (0,7381m3) lo que evidencia la problemática de este tipo de elementos en las entidades. De igual forma los teclados representan el 2.47% del volumen total (0,0191 m3) y los discos duros el 0.72% (0,0056 m3) (ver Figura 7 STT).

Figura 4 STT. Cantidad de REE de computadores generados anualmente en la STT. Figura 5 STT. Peso de los REE de


____________________________________________________________________________________


computadores generados anualmente en la STT.

15 15

10

8 8

5

2 2 2

1

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Can

tidad

anu

al (u

nida

d)

Discos duros Monitores Unidades de drive Mouses o ratones Teclados Tarjetas de memoria Main Boards Tarjetas de video Unidades de CD Procesadores

Residuos E&E generados

Discos duros Monitores Unidades de drive Mouses o ratones

Teclados Tarjetas de memoria Main Boards Tarjetas de video

Unidades de CD Procesadores

187,5

7,6 7,5 4 1,8 1,04 0,8 0,26 0,1 0,1

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Pes

o to

tal (

Kg)

Monitores Discos duros Unidades de

CD

Main Boards Procesadores

Residuos generados

Monitores Teclados Discos duros Unidades de drive

Unidades de CD Mouses o ratones Main Boards Tarjetas de video

Procesadores Tarjetas de memoria

Fuente. El autor.

Figura 6 STT. Volumen de los REE de computadores generados anualmente en la STT.

0,73

82

0,01

92

0,00

56

0,00

45

0,00

36

0,00

27

0,00

24

0,00

05

0,00

01

0,00

001

0,00

0,10

0,20

0,30

0,40

0,50

0,60

0,70

Vo

lum

en T

ota

l (m

3)

Monitores Teclados Discos duros Unidades de

drive

Main Boards Mouses o

ratones

Unidades de

CD

Tarjetas de

video

Tarjetas de

memoria

Procesadores

Residuos generados

Monitores Teclados Discos duros Unidades de drive Main Boards

Mouses o ratones Unidades de CD Tarjetas de video Tarjetas de memoria Procesadores

Fuente: El autor.

4.8.6 Destino temporal de los residuos en la entidad. De los 479 equipos de cómputo de la STT, 116 equipos permanecen en un contrato de arriendo o leasing por lo tanto el mantenimiento y soporte lo ofrece la empresa encargada por el fabricante para tal fin. Si el daño de alguna parte de un computador está incluido en el contrato de soporte y mantenimiento, la empresa encargada debe reemplazar el elemento dañado y generalmente se queda con este. Si el daño se presenta en un equipo de la entidad, es la Oficina Asesora de Tecnología la responsable de hacer la reparación y cambio del elemento dañado. Todas estas partes se dan de baja por la entidad y se almacenan en una bodega temporalmente mientras se rematan por lotes. En general al dañarse unidades de drive, tarjetas de sonido, tarjetas de video, teclados, mouses y parlantes; estas se descartan definitivamente ya que su arreglo no es posible o no se justifica por costos. Estos elementos se almacenan en una bodega de la entidad para ser rematados por lotes ya sea por medio del Banco Popular o el IDIPRON.


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Tabla 4 STT. Residuos E&E de equipos de cómputo generados anualmente en la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá.


unidad Peso total Dimensiones Volumen

unidad Volumen

Total Elemento


Causa o razón

1 Disco duro 15 22,06 0,5 7,5 10 x 15 x 2,5 375 5625 Picos de voltaje, golpes

2 Main Board 2 2,94 0,4 0,8 20 x 30 x 3 1.800 3600 Picos de voltaje

3 Monitor 15 22,06 12,5 187,5 35 x 37 x 38 49.210 738150 Picos de voltaje

4 Mouse o ratón 8 11,76 0,13 1,04 12 x 7 x 4 336 2688 Mala manipulación

5 Parlantes 0 0 0,6 0 8 x 12 x 19 1.824 0 No aplica

6 Procesador 1 1,47 0,1 0,1 5 x 5 x 0,3 7,5 7,5 Picos de voltaje

7 Tarjeta de memoria 5 7,35 0,02 0,1 2,5 x 12 x 0,4 12 60 Picos de voltaje, golpes

8 Tarjeta de sonido 0 0 0,13 0 8 x 16 x 2 256 0 Picos de voltaje


10 Teclado 8 11,76 0,95 7,6 47 x 17 x 3 2.397 19176 Mala manipulación

11 Unidad de CD 2 2,94 0,9 1,8 15 x 20 x 4 1.200 2400 Suciedad y polvo

12 Unidad de drive 10 14,71 0,4 4 10 x 15 x 3 450 4500 Daño de cabezas de lectura



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En este lugar se almacena todo tipo de bienes inservibles u obsoletos de la entidad como elementos de oficina, sillas, mesas, canecas, lámparas, etc. Además también se llevan impresoras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, discos duros, teclados, mouses, unidades de diskette, monitores, unidades de CD, cables y buses de datos. 4.8.7 Procedimiento de baja de equipos de cómputo. Los equipos de cómputo pueden ser considerados servibles e inservibles. Pueden ser inservibles por dos razones: los equipos son obsoletos para la entidad generalmente debido a la trasferencia de tecnología pero estar en buen estado y la segunda posibilidad es que definitivamente no sirvan, se encuentren en mal estado o ya son irreparables. Para la baja de equipos de los bienes inservibles o servibles no útiles de la Secretaría de Tránsito y Transporte en particular para equipos de cómputo inservibles se tiene como marco de referencia el ”Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital” (Resolución 001 del 20 de Septiembre del 2001). Los equipos de cómputo se almacenan en una bodega que se encuentra en el sótano de la entidad mientras se realiza un acto de resolución que permite y facilite darlos de baja. 4.8.8 Insumos y suministros para equipos de cómputo. Los suministros e insumos de equipos de cómputo se manejan en el área de Almacén e Inventarios de la entidad. Actualmente se tiene establecido un contrato de Outsourcing mensual con la empresa Panamericana la cual dota la entidad de cartuchos de inyección, toners, CDs-R, CDs-Rw, y diskettes. Esta empresa una vez por mes deja en cada dependencia la cantidad de insumos y suministros necesarios para 30 días. Para un mayor entendimiento se clasificaron los insumos dentro de 3 grupos: cartuchos, toners, CDs y diskettes. En la Tabla 5 STT se consignó el consumo de cartuchos y toners para impresoras, la entidad consume mensualmente 70 cartuchos que generan un volumen mensual de 0.17 m3 mientras que anualmente se consumen cerca de 834 cartuchos que ocuparían un volumen de 2.08 m3.

Un cartucho vacío para impresora de inyección pesa en promedio 30 g y una cartucho o toner vacío para una impresora Laser pesa en promedio 1.6 Kg. La STT genera mensualmente 22 Kg de cartuchos y toners equivalentes a un volumen de 0.17 m3. Durante un año produce 268 Kg de cartuchos-toners que ocupan un volumen anual de 2.08 m3. Se debe tener en cuenta que las impresoras se modernizan rápidamente y salen al mercado nuevos modelos que ofrecen mayor rapidez y calidad de impresión, por lo que cartuchos o toners que se compraban antes ya no se solicitan entonces en unos años se comprarán nuevas referencias de insumos. En la Tabla 6 STT se presenta el consumo de CDs grabables, CDs regrabables y diskettes en la entidad. Se consumen 876 diskettes al año que en peso equivalen a 15.33 Kg y ocupan un volumen de 0.02 m3. En lo que respecta a CDS grabables la STT consume mensualmente 9 unidades que equivalen a 0.14 Kg y ocupan un volumen de 0.0005 m3. Al año el consumo de CDs grabables es de 108 unidades que representan un peso anual de 1.67 Kg y ocupan un volumen de 0.0054 m3.


____________________________________________________________________________________


El consumo de CDS regrabables mensualmente es de 52 unidades que equivalen a 0.81 Kg y ocupan un volumen de 0.0026 m3. Al año el consumo de CDs regrabables es de 624 unidades que representan un peso anual de 9.67 Kg y ocupan un volumen de 0.0312 m3. Las impresoras de modelos antiguos utilizaban cintas en lugar de cartuchos o toners para impregnar la tinta en el papel. Esta impresoras han sido reemplazadas en muchas ocasiones por otras mucho más modernas y las cuales ya no necesitan de cintas, sin embargo en la STT quedan algunas impresoras de cinta de la marca Epson por lo cual se continúan solicitando al almacén. En conclusión se puede afirmar que el suministro de equipos de cómputo más utilizado en la STT es el diskette con 876 unidades al año, seguido por los cartuchos y toners para impresora con 834 unidades al año y los Compact Disc con 732 unidades al año (Figura 7 STT). En peso se generan 268 Kg/año de cartuchos-toners, 15 Kg/año de diskettes y 11 Kg/año de CDs (ver Figura 8 STT). En cuanto al volumen total generado por suministros en la STT, los cartuchos ocupan 2,1 m3/año, los CDs 0.04 m3/año y los diskettes 0.02 m3/año (ver Figura 8 STT). Se concluye que en el STT los cartuchos y toners para impresora vacíos son los suministros que tienen un peso superior y ocupan un volumen mayor.


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Tabla 5 STT. Consumo de cartuchos y toners para impresora en la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá. Dimensiones Cantidad

mensual Cantidad

Anual Peso

(unidad) Peso Total

mes Peso Total

Año alto ancho prof

Volumen unidad

Volumen Total mes

Volumen Total año



1 Cartucho impresora Inkjet Canon Canon BC 02 negro BJ200 0,09 1 0,03 0,0027 0,0324 7,5 3 5 0,0001 0,00001 0,0001

2 Cartucho impresora Inkjet Canon Canon BJI 642 negro BJ3 0,09 1 0,03 0,0027 0,0324 7,5 3 5 0,0001 0,00001 0,0001

3 Cartucho impresora Epson Epson S020108 negro 800 3,27 39 0,03 0,0981 1,1772 7,5 3 5 0,0001 0,0004 0,0044

4 Cartucho impresora Epson Epson S020089 color 400 0,64 8 0,03 0,0192 0,2304 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0009

5 Toner Impresora Epson Epson 1100/1400 0,18 2 1,6 0,2880 3,456 15 36 25 0,0135 0,0024 0,0292

6 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51629A negro 2,27 27 0,03 0,0681 0,8172 7,5 3 5 0,0001 0,0003 0,0031

7 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51649A 600 color 1,27 15 0,03 0,0381 0,4572 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0017


9 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51640M magenta 0,82 10 0,03 0,0246 0,2952 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0011

10 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51640C azul 0,36 4 0,03 0,0108 0,1296 7,5 3 5 0,0001 0,0000 0,0005

11 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51640Y amarillo 0,36 4 0,03 0,0108 0,1296 7,5 3 5 0,0001 0,0000 0,0005

12 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51650Y 250/650 0,45 5 0,03 0,0135 0,162 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0006


14 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51650C 250/650 CYA 0,36 4 0,03 0,0108 0,1296 7,5 3 5 0,0001 0,00004 0,0005

15 Cartucho impresora Inkjet HP HP C6625A DJ840 color 0,27 3 0,03 0,0081 0,0972 7,5 3 5 0,0001 0,00003 0,0004

16 Cartucho impresora Inkjet HP HP C6615A/D 810/812 N 0,18 2 0,03 0,0054 0,0648 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002

17 Cartucho impresora Inkjet HP HP 51650M 250/650 magen 0,18 2 0,03 0,0054 0,0648 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002

18 Toner impresora Láser HP HP 92298A 500 negro 4,27 51 1,6 6,832 81,984 15 36 25 0,0135 0,0576 0,6917

19 Toner impresora Láser HP HP C4096A LJ 2100 0,55 7 1,6 0,88 10,56 15 36 25 0,0135 0,0074 0,0891

20 Toner impresora Láser HP HP C3906A 5L 0,36 4 1,6 0,576 6,912 15 36 25 0,0135 0,0049 0,0583

21 Toner impresora Láser HP HP C7115A LJ 1200 0,18 2 1,6 0,288 3,456 15 36 25 0,0135 0,0024 0,0292

22 Cartucho impresora Inkjet Lexmark 12A 1970 negro 33,09 397 0,03 0,9927 11,91 7,5 3 5 0,0001 0,0037 0,0447

23 Cartucho impresora Inkjet Lexmark Optra 1382920/25 3,27 39 1,6 5,232 62,784 15 36 25 0,0135 0,0441 0,5297

24 Cartucho impresora Inkjet Lexmark 12A 1985 3200/57 10,91 131 0,03 0,3273 3,9276 7,5 3 5 0,0001 0,0012 0,0147

25 Cartucho impresora Inkjet Lexmark Optra T/610/612/61 1,09 13 1,6 1,744 20,928 15 36 25 0,0135 0,0147 0,1766

26 Cartucho impresora Inkjet Lexmark 08A 0478 E320/322 P 0,64 8 1,6 1,024 12,288 15 36 25 0,0135 0,0086 0,1037

27 Cartucho impresora Inkjet Lexmark Optra SC 13617551 1 12 1,6 1,6 19,2 15 36 25 0,0135 0,0135 0,1620

28 Cartucho impresora Inkjet Lexmark 12A 6835 T520/522 N 0,18 2 0,03 0,0054 0,0648 7,5 3 5 0,0001 0,00002 0,0002

29 Toner Impresora Lexmark Optra SC 1361752 CY 0,55 7 1,6 0,8800 10,56 7,5 3 5 0,0001 0,0001 0,0007

30 Toner Impresora Lexmark SC 1275 1361753 OP 0,45 5 1,6 0,7200 8,64 15 36 25 0,0135 0,0061 0,0729

31 Toner Impresora Lexmark Optra SC1361754 YE 0,36 4 1,6 0,5760 6,912 15 36 25 0,0135 0,0049 0,0583 32 Toner Impresora Lexmark 12A 6830 T520/522 N 0,09 1 0,03 0,0027 0,0324 7,5 3 5 0,0001 0,00001 0,0001

Total 70 834 22 268 0,17 2,08

Promedio 0,62 0,0047

Fuente: El autor. Tabla 6 STT. Consumo de Compact Disc y diskettes en la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá.


____________________________________________________________________________________



Cantidad anual

Peso promedio

Peso Total mes


Volumen unidad

Volumen Total mes


UNIDAD UNIDAD (Kg) (Kg) (Kg) (cm) (cm) (cm) (cm3) (m3) (m3) 1 CD gravable Verbatin CD-R 650/700 MB 80 min 9 108 0,0155 0,14 1,67 0,1 12 12 50 0,0005 0,0054

2 CD regrabable Verbatin CD-RW 650 MB 74 min 52 624 0,0155 0,81 9,67 0,1 12 12 50 0,0026 0,0312

3 Diskette Verbatin 3.5 HD Normal Format 73 876 0,0175 1,28 15,33 9,5 9 0,3 25,65 0,0019 0,0225

Total 134 1608 2,22 26,7 0,0049 0,0591 Promedio 0,0162

Fuente: El autor.

Tabla 7 STT. Cuadro consolidado consumo mensual de cartuchos-toners, compact disc y diskettes.


1 Compact Disc 61 29,90 0,950 3,92 0,0031 1,77 2 Cartuchos y toners 70 34,31 22 90,8 0,17 97,14

3 Diskettes 73 35,78 1,28 5,28 0,0019 1,09


Tabla 8 STT. Cuadro consolidado de consumo anual de cartuchos-toners, compact disc y diskettes.


1 Compact Disc 732 29,98 11,34 3,85 0,0366 1,71 2 Cartuchos y toners 834 34,15 268 90,95 2,08 97,24

3 Diskettes 876 35,87 15,33 5,20 0,0225 1,05

Total 2442 100 294,67 100 2,1391 100 Fuente: El autor


_______________________________________________________________________________________________


En las Figuras 8 y 9 se observa el comportamiento mensual y anual de los suministros por peso y por volumen respectivamente. Asimismo en las Tablas 7 y 8 se muestra el consolidado de cantidad, peso y volumen mensual y anual para los suministros (cartuchos-toners, diskettes y Compact Disc) en la STT.

Figura 7 STT. Consumo de suministros para computadores en la STT. Figura 8. Comportamiento de suministros por peso en la STT.

73 70 61

876834

732

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Can

tid

ad T

ota

l (u

nid

ad)

mes año

Periodo

Diskettes Cartuchos y toners Compact Disc

22 1,3 1,0

268

15 11

0

50

100

150

200

250

300

Pes

o T

ota

l (K

g)

mes año

Periodo


Fuente: El autor.

Figura 9. Comportamiento de suministros por volumen en la STT.

0,2 0,003 0,002

2,1

0,04 0,02

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

Vo

lum

en T

ota

l (m

3)

mes año

Periodo


Fuente: El autor. 4.8.9 Destino de los insumos y suministros. La STT hace tan sólo 2 meses dona los cartuchos y toners de impresoras a la Fundación del Quemado (ver Tabla 9 STT). Según el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventario anteriormente los cartuchos y toners se botaban a la basura convencional. Los compact disc y diskettes se consideran elementos de consumo por lo cual no se debe realizar ningún tipo de procedimiento para darlos de baja. 4.8.10 Conclusiones. En el momento no existe alguna campaña, resolución o programa interno que trate acerca del buen aprovechamiento de los insumos de los equipos de cómputo en la STT.


_______________________________________________________________________________________________


• Como sugerencias por parte del Jefe de la Oficina Asesora de Tecnología se propone realizar mantenimientos preventivos en los equipos de cómputo para detectar posibles daños y fallas prontamente. • Las partes de los equipos de cómputo que se dañan en mayor proporción son los discos duros, monitores, unidades de drive y mouses. • Las partes de los equipos de cómputo que generan residuos en mayor peso son: monitores (187,5 Kg/año), teclados (7.6 Kg/año) y los discos duros (7,5 Kg/año). • Los residuos E&E provenientes de equipos de cómputo que ocupan un mayor volumen son en su orden: monitores (0.74 m3/año), teclados (0.02 m3/año) y discos duros (0.006 m3/año). • El suministro que más se utiliza en la STT es el diskette (876 unidades / año) luego los cartuchos y toners para impresoras (834 unidades / año) y por último los Compact Disc (732 unidades / año). • En peso se generan 268 Kg/año de cartuchos-toners, 15 Kg/año de diskettes y 11 Kg/año de CDs. • Los suministros que ocupan un mayor volumen son en su orden: cartuchos ocupan 2,1 m3/año, los CDs 0.04 m3/año y los diskettes 0.02 m3/año. • Se propone concientizar a los funcionarios de la entidad acerca del manejo y utilización correcta de los equipos de cómputo, así como evitar accidentes que acortan la vida útil de los equipos en la entidad. • Asimismo se propone capacitar a los funcionarios acerca del manejo de los elementos de cómputo de la entidad puesto que a veces el mismo desconocimiento ocasiona daños y descartes de equipos y periféricos de computadores, generalmente mouses, teclados, discos duros y monitores.

Tabla 9 STT. Cartuchos y toners donados en la STT.

Cantidades de cartuchos vacíos donados a la Fundación del Quemado

Año 2003 Referencia

Agosto Septiembre Toner HP 92298 5

Toner HP C7115A 1

Toner Lexmark Optra 1382925 4

Toner Lexmark 12A 6835 1


Toner Lexmark 70 4

Toner Lexmark Optra 12A 5840 3


Toner Lexmark Optra SC 1275 2



_______________________________________________________________________________________________



Toner HP Q1338A 10

Toner HP C9720A 2

Toner HP C9721A 1

Toner HP C9722A 1

Toner HP C9723A 1



Total 22 29

Fuente: El autor.


_______________________________________________________________________________________________


4.9 CONSOLIDADO ENTIDADES DISTRITALES En el presenta capítulo se presenta el consolidado de las entidades seleccionadas analizando el peso y volumen generado por cada una de ellas así como el comportamiento en el consumo de suministros en cada entidad para determinar a su vez peso y volumen de insumos. Se muestran las respectivas gráficas y tablas para un mayor entendimiento. 4.9.1 RE&E por peso. En total las entidades distritales seleccionadas producen un peso total de 2217 Kg de partes y componentes de equipos de cómputo como resultado de las operaciones de mantenimiento correctivo y preventivo; distribuidas de la siguiente manera: un 75% monitores o pantallas de computador correspondiente a 1662,5 Kg/año. • En segundo lugar están los teclados que equivalen a un peso total anual 279,3 Kg correspondientes al 12,6% del total. Contienen plástico principalmente. • En un tercer lugar se encuentran las unidades de Compact Disc que representan un peso total de 85,5 Kg equivalente al 3,86 %. Se debe considerar que estos elementos al ser desmantelados producen una radiación láser invisible, contiene metal y plástico principalmente. • En el cuarto lugar están los discos duros que contienen materiales aprovechables básicamente metal y plástico. Los discos duros equivalen a un peso total de 79,5 Kg/año correspondiente al 3,59%. • En el quinto lugar se encuentran las unidades de drive o diskette que representan un peso total de 67,2 Kg/año equivalente al 3,03 % del peso total. Se componen por metal y plástico. • En el sexto lugar están los mouses o ratones que equivalen a un peso total de 24,18 Kg/año correspondiente al 1,09%. Los mouses contienen plástico y una pequeña fracción de metal • En el séptimo lugar se hallan las main boards o tarjetas madre que representan un peso total anual de 8,8 Kg/año correspondiente al 0,40%. Las main boards están compuestas por plástico y metal principalmente. • El octavo lugar lo ocupan las tarjetas de video que generan un peso total anual de 6,24 Kg/año equivalente al 0,28%. Las tarjetas de video están fabricadas con materiales aprovechables como el plástico y fracciones de metal. • En noveno lugar se encuentran los procesadores que equivalen a un peso total de 1,3 Kg/año equivalente al 0,06% . • El décimo lugar lo componen las tarjetas de sonido que representan un peso total de 0,91 Kg/año correspondiente al 0,04%. Las tarjetas de sonido están fabricadas con materiales aprovechables como el plástico y fracciones de metal. • En los dos últimos lugares se encuentran las tarjetas de memoria y los parlantes o speakers averiados que equivalen a un peso de 0,72 Kg/año y 0,6 Kg/año respectivamente. • En la Figura 1 Consolidado se representa el peso total de componentes y partes generado por todas las entidades seleccionadas mientras que en la Figura 2 Consolidado se señala el peso total de RE&E generado por cada entidad del diagnóstico.


_______________________________________________________________________________________________


• De las ocho entidades distritales seleccionadas, la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB es la que produce un mayor peso de partes y componentes inservibles. Al año generan 664,22 Kg equivalentes al 29.96% del peso total producido. Luego sigue la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá con un total de 398,06 Kg correspondiente al 17.96%. • En el tercer lugar está el Instituto de Desarrollo Urbano IDU, que genera 269,45 Kg de componentes y partes de equipos de cómputo inservibles que equivalen al 12,16% del peso total producido. • En el cuarto lugar se encuentra la Secretaria Distrital de Salud SDS en la que se generan 236,49 Kg/año equivalentes al 10,67%. • En el quinto lugar se encuentra la Secretaria de Tránsito y Transporte STT en la que se generan 210,7 Kg/año de residuos E&E correspondiente al 9.5%. • El Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA produce 154,65 Kg/año de partes y componentes de computadores correspondiente al 6,98% en un sexto

Figura 1 Consolidado. Peso total anual de los RE&E generados anualmente en las entidades seleccionadas.

1663

279

86 80 67 24 9 6 1,3 0,9 0,7 0,6

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

Pes

o T

ota

l An

ual

(K

g)

Monitores Teclados Unidades de CD Discos duros Unidades de

drive

Mouses o

ratones

Main Boards Tarjetas de

video

Procesadores Tarjetas de

sonido

Tarjetas de

memoria

Parlantes

Residuos E&E

Monitores Teclados Unidades de CD Discos duros

Unidades de drive Mouses o ratones Main Boards Tarjetas de video

Procesadores Tarjetas de sonido Tarjetas de memoria Parlantes

Fuente: El autor.

Figura 2 Consolidado. Peso total anual de los RE&E generados por entidad.

664

398

269236

211155 147 136

0

100

200

300

400

500

600

700

Pes

o T

ota

l An

ual

(K

g)

ETB EAAB IDU SDS STT DAMA IDRD SED

Entidad

ETB EAAB IDU SDS STT DAMA IDRD SED

Fuente: El autor.


_______________________________________________________________________________________________


• Las dos últimas entidades: el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD y la Secretaría de Educación Distrital SED generan 147,14 y 136,04 Kg/año, equivalentes al 6,64 % y 6,14% respectivamente. • En la Tabla 1 Consolidado se consignó: el peso total anual de cada RE&E generado por entidad, peso total de todos los RE&E en conjunto por entidad, peso total de cada tipo de RE&E para todas las entidades y peso total de todos los RE&E en la totalidad de entidades. 4.9.2 RE&E por Volumen. Las entidades distritales seleccionadas producen un volumen total de 7,62 m3 de partes y componentes de equipos de cómputo como resultado de las operaciones de mantenimiento correctivo y preventivo; distribuidas de la siguiente manera: • Un 85,92% equivale a monitores o pantallas de computador, es decir 6,54 m3. Requiere de especial atención estos elementos ya que el tubo de rayos catódicos que incluyen los monitores contiene aproximadamente de 1,8 a 3,6 Kg de plomo16. Además un monitor contiene elementos que pueden ser aprovechados como el vidrio, metal y plástico. • En segundo lugar están los teclados que ocupan un volumen total 0,70 m3 correspondientes al 9,25% del total. • En un tercer lugar se encuentran las unidades de Compact Disc que ocupan un volumen total de 0,11 m3 equivalentes al 1,5 %. Se debe considerar que estos elementos al ser desmantelados producen una radiación láser invisible. • En el cuarto lugar se encuentran las unidades de drive o diskette que representan un volumen de 0,076 m3/año equivalente al 0,99 % del volumen total. • En el quinto lugar están los mouses o ratones que equivalen a un volumen de 0,062 m3/año. Los mouses contienen plástico y una pequeña fracción de metal. • En sexto lugar están los discos duros que contienen materiales aprovechables básicamente metal y plástico. Los discos duros ocupan un volumen total de 0,06 m3/año correspondiente al 0,78%. • En el séptimo lugar se hallan las main boards o tarjetas madre que ocupan un volumen anual de 0,04m3 correspondiente al 0,52%. Las main boards están compuestas por plástico y metal principalmente. • El octavo lugar lo ocupan las tarjetas de video que tienen un volumen de 0,012m3 equivalente al 0,16%. Las tarjetas de video están fabricadas con materiales aprovechables como el plástico y fracciones de metal. • En noveno lugar se encuentran los parlantes averiados que ocupan un volumen total de 0,0018m3/año equivalente al 0,02% . • El décimo lugar lo componen las tarjetas de sonido que ocupan un volumen total de 0,0017m3/año correspondiente al 0,02%. Las tarjetas de sonido están fabricadas con materiales aprovechables como el plástico y fracciones de metal.

16 Fuente: “Hacia patrones sostenibles de producción y consumo en Latinoamérica y el Caribe. Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable PNUMA”Buenos Aires-Argentina 2003.


_______________________________________________________________________________________________


Tabla 1 Consolidado. Peso total de RE&E generados por las entidades anualmente.

DAMA EAAB ETB IDRD IDU SALUD SED STTB TOTAL

Peso Total Anual

Peso Total Anual

Peso Total Anual

Peso Total Anual

Peso Total Anual

Peso Total Anual

Peso Total Anual

Peso Total Anual

Peso Total Anual Porcentaje

Residuo

(Kg) (Kg) (Kg) (Kg) (Kg) (Kg) (Kg) (Kg) (Kg) %

1 Discos duros 10 5 35 2 3 12 5 7,5 79,5 3,59

2 Main Boards 1,6 1,2 0,8 0,8 1,6 2 0 0,8 8,8 0,40

3 Monitores 125 375 437,5 125 187,5 125 100 187,5 1662,5 75,00

4 Mouses o ratones 1,3 1,3 8,19 0,52 5,85 4,68 1,3 1,04 24,18 1,09

5 Parlantes 0,6 0 0 0 0 0 0 0 0,6 0,03

6 Procesadores 0,4 0 0 0,1 0,2 0,5 0 0,1 1,3 0,06

7 Tarjetas de memoria 0,16 0 0,08 0,14 0 0,2 0,04 0,1 0,72 0,03

8 Tarjetas de sonido 0,13 0 0 0,78 0 0 0 0 0,91 0,04

9 Tarjetas de video 0,26 0,26 3,25 1,3 0 0,91 0 0,26 6,24 0,28

10 Teclados 7,6 9,5 123,5 9,5 57 45,6 19 7,6 279,3 12,60

11 Unidades de CD 3,6 1,8 35,1 5,4 13,5 21,6 2,7 1,8 85,5 3,86

12 Unidades de drive 4 4 20,8 1,6 0,8 24 8 4 67,2 3,03

Totales 154,65 398,06 664,22 147,14 269,45 236,49 136,04 210,70

Porcentaje 6,98 17,96 29,96 6,64 12,16 10,67 6,14 9,50 2216,75 100

Fuente: El autor.


_______________________________________________________________________________________________


• En los dos últimos lugares se encuentran las tarjetas de memoria y los procesadores que son los componentes más pequeños internos de la CPU. • En la Figura 3 Consolidado se representa el volumen total de componentes y partes generado por todas las entidades seleccionadas mientras que en la Figura 4 Consolidado se señala el volumen total de RE&E generado por cada entidad del diagnóstico.

Figura 3 Consolidado. Volumen total anual de los RE&E en las entidades seleccionadas.

6,54

0,70

0,11

0,08

0,06

2

0,06

0

0,04

0,01

0,00

2

0,00

2

0,00

04

0,00

01

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

6,00

Vo

lum

en T

ota

l (m

3)

Monitores Teclados Unidades de CD Unidades de drive Mouses o ratones Discos duros Main Boards Tarjetas de video Parlantes Tarjetas de sonido Tarjetas de

memoria

Procesadores

Componente

Monitores Teclados Unidades de CD Unidades de drive

Mouses o ratones Discos duros Main Boards Tarjetas de video

Parlantes Tarjetas de sonido Tarjetas de memoria Procesadores

Fuente: El autor.

Figura 4 Consolidado. Volumen total anual de los RE&E generados por entidad.

2,16

1,52

0,930,78 0,70

0,54 0,540,46

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

Vo

lum

en A

nu

al (m

3)

ETB EAAB IDU STT SDS DAMA IDRD SED

Entidad

ETB EAAB IDU STT SDS DAMA IDRD SED

Fuente: El autor. • De las ocho entidades distritales seleccionadas, la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB es la que produce un mayor volumen de partes y componentes inservibles. Al año genera 2,16 m3 equivalentes al 28,30% del volumen total producido. • Luego sigue la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá con un total de 1,52 m3 correspondiente al 19,96%.


_______________________________________________________________________________________________


• En un tercer lugar está el Instituto de Desarrollo Urbano IDU, que genera 0,93 m3 de componentes y partes de equipos de cómputo inservibles que equivalen al 12,15% del volumen total producido. • En el cuarto lugar se encuentra la Secretaria de Tránsito y Transporte STT en la que se generan 0,78 m3 de residuos E&E correspondiente al 10,20 %. • En el quinto lugar se encuentra la Secretaria Distrital de Salud SDS en la que se generan 0,70 m3 equivalentes al 9,12 %. • El Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA produce 0,54 m3/año de partes y componentes de computadores correspondiente al 7,11 % en un sexto lugar. • Las dos últimas entidades Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD y la Secretaría de Educación Distrital SED generan 0,54 y 0,46 m3/año. • En la Tabla 2 Consolidado se consignó el volumen anual de cada tipo de RE&E generado por entidad, volumen de todos los RE&E en conjunto por entidad, volumen total de cada tipo de RE&E para todas las entidades y volumen total de todos los RE&E en la totalidad de entidades. • En la Tabla 3 Consolidado se indica por entidad el número de equipos de cómputo, impresoras, scanners y REE generados en cantidad. 4.9.3 Suministros e insumos. En la Tabla 4 Consolidado se consignaron las cantidades totales mensuales y anuales consumidas de cartuchos-toners para impresoras, compact disc y diskettes en cada entidad. Al final de la tabla se muestra la cantidad total consumida por cada tipo de suministro para las ocho entidades del diagnóstico. Se señala el peso y volumen mensual y anual generado por cartuchos-toners, compact disc y diskettes para cada entidad y el total en las ocho entidades involucradas. El consumo mensual se representa en la Figura 5 Consolidado. Los resultados se enseñan a continuación. • Cartuchos y toners. El consumo total de cartuchos y toners para impresoras en las entidades seleccionadas es de 691 unidades / mes que equivalen a 8300 unidades / año. En peso se generan 696 Kg/mes y 8349 Kg/año mientras que el volumen ocupado por cartuchos y toners en el sector estatal seleccionado es de 6 m3/mes y 66 m3/año. La entidad que consume una mayor cantidad de cartuchos y toners es la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB. Sigue en su orden la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB, la Secretaría de Tránsito y Transporte STT, la Secretaría de Educación Distrital SED, el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD, el Instituto de Desarrollo Urbano IDU, la Secretaría de Distrital Salud SDS y por último el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA. • Compact Disc. El consumo total de discos compactos en las entidades seleccionadas es de 885 unidades / mes que equivalen a 10625 unidades / año. En peso se generan 14 Kg/mes y 165 Kg/año mientras que el volumen ocupado por los compact disc en el sector estatal seleccionado es de 0,05 m3/mes y 0,53 m3/año.


_______________________________________________________________________________________________


Tabla 2 Volumen. Cuadro consolidado del volumen total de RE&E generados por las entidades anualmente.


Volumen Total

Volumen Total

Volumen Total

Volumen Total

Volumen Total

Volumen Total

Volumen Total

Volumen Total

Volumen Total Porcentaje

Residuo

(cm3) (cm3) (cm3) (cm3) (cm3) (cm3) (cm3) (cm3) (cm3) %

1 Discos duros 7500 3750 26250 1500 2250 9000 3750 5625 59625 0,78

2 Main Boards 7200 5400 3600 3600 7200 9000 0 3600 39600 0,52

3 Monitores 492100 1476300 1722350 492100 738150 492100 393680 738150 6544930 85,92

4 Mouses o ratones 3360 3360 21168 1344 15120 12096 3360 2688 62496 0,82

5 Parlantes 1824 0 0 0 0 0 0 0 1824 0,02

6 Procesadores 30 0 0 8 15 38 0 7,5 98,5 0,001

7 Tarjetas de memoria 96 0 48 84 0 120 24 60 432 0,01

8 Tarjetas de sonido 256 0 0 1536 0 0 0 0 1792 0,02

9 Tarjetas de video 512 512 6400 2560 0 1792 0 512 12288 0,16

10 Teclados 19176 23970 311610 23970 143820 115056 47940 19176 704718 9,25

11 Unidades de CD 4800 2400 46800 7200 18000 28800 3600 2400 114000 1,50

12 Unidades de drive 4500 4500 23400 1800 900 27000 9000 4500 75600 0,99

Totales 541354 1520192 2161626 535702 925455 695002 461354 776719

Porcentaje 7,11 19,96 28,38 7,03 12,15 9,12 6,06 10,20 7617403,5 100

Fuente: El autor.


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Tabla 3 Entidades. Cuadro consolidado de las entidades y su generación de RE&E.


Cantidad Total de computadores 189 1.463 3.960 334 718 550 484 479 8177

Empleados de planta 114 1.681 4.500 263 460 396 587 281 8282

Empleados de contrato x 351 x x 455 150 x 448 1404

Otros equipos

Impresoras 41 171 536 101 155 165 145 270 1584

Escáneres 2 15 5 5 2 7 2 2 40

Empresa encargada soporte y mantenimiento PC-Micros Comware Comware PC-Micros Comware PC-Micros Comware Entelco

Mantenimiento preventivo (No. veces/año) 3 2 2 3 4 1 2 2

Mantenimiento correctivo demanda demanda demanda demanda demanda demanda demanda demanda

Renovaciones tecnológicas o cambios de equipos c/2 años c/6 años c/2 años c/2 años c/ 1año c/2 años c/3 años c/3 años

Partes que más se descartan en los equipos (cantidad / año) 1 Disco duro 20 10 70 4 6 24 10 15 159 2 Main Board 4 3 2 2 4 5 0 2 22 3 Monitor 10 30 35 10 15 10 8 15 133 4 Mouse o ratón 10 10 63 4 45 36 10 8 186 5 Parlantes 1 0 0 0 0 0 0 0 1 6 Procesador 4 0 0 1 2 5 0 1 13 7 Tarjeta de memoria 8 0 4 7 0 10 2 5 36 8 Tarjeta de sonido 1 0 0 6 0 0 0 0 7 9 Tarjeta de video 2 2 25 10 0 7 0 2 48 10 Teclado 8 10 130 10 60 48 20 8 294 11 Unidad de CD 4 2 39 6 15 24 3 2 95 12 Unidad de drive 10 10 52 4 2 60 20 10 168

Total 82 77 420 64 149 229 73 68 1162

Porcentaje % 7,06 6,63 36,14 5,51 12,82 19,71 6,28 5,85 100 Fuente: El autor.


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Tabla 4 Consolidado. Consumo, peso y volumen de suministros por entidad.


Cantidades promedio de suministros mensualmente Cartuchos y toners para Impresora 10 96 321 44 42 41 67 70 691

Compact Disc 55 110 306 89 44 171 49 61 885 Diskettes 50 500 168 35 30 29 154 73 1039

Cantidades promedio de suministros anualmente

Cartuchos y toners para Impresora 124 1157 3849 532 508 492 804 834 8304

Compact Disc 660 1320 3669 1068 528 2050 598 732 10625 Diskettes 600 6000 2019 420 360 342 1848 876 12465

Peso Total de los insumos mensualmente (Kg)

Cartuchos y toners para impresora 14 121 391 24 37 28 59 22 696

Compact Disc 0,85 1,705 4,74 1,38 0,682 2,65 0,78 0,95 14 Diskettes 0,88 8,75 2,94 0,6125 0,525 0,5 2,7 1,28 18

Peso Total de los insumos anualmente (Kg)

Cartuchos y toners para impresora 166 1448 4694 283 444 337 709 268 8349

Compact Disc 10,23 20,46 56,97 16,55 8,184 31,78 9,25 11,34 165 Diskettes 10,5 105 35 7,35 6,3 5,99 32,34 15,33 218

Volumen Total de los insumos mensualmente (m3)

Cartuchos y toners para impresora 0,0931 1,02 3,29 0,1351 0,25 0,19 0,4 0,17 5

Compact Disc 0,0028 0,0055 0,02 0,0045 0,0022 0,009 0,0025 0,0031 0,05 Diskettes 0,0013 0,0128 0,0043 0,0009 0,0008 0,001 0,004 0,0019 0,03

Volumen Total de los insumos anualmente (m3)

Cartuchos y toners para impresora 1 12,19 39,45 1,6206 3 2,25 4,76 2,08 66

Compact Disc 0,033 0,066 0,18 0,0534 0,0264 0,1 0,0298 0,0366 0,53 Diskettes 0,0154 0,1539 0,0518 0,0108 0,0092 0,01 0,0474 0,023 0,32

Plan vigente de reciclaje, reutilización o reuso de suministros e insumos en la entidad

no tiene no tiene no tiene no tiene si tiene si tiene no tiene no tiene Fuente: El autor.


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La entidad que tiene un mayor consumo de CDs es la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB, seguida en orden descendente por la Secretaría Distrital de Salud SDS, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB, el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD, la Secretaría de Tránsito y Transporte STT, el Departamento Técnico y Administrativo del Medio Ambiente DAMA, la Secretaría de Educación Distrital SED y por último el Instituto de Desarrollo Urbano IDU. • Diskettes. El consumo total de diskettes para las entidades del diagnóstico es de 1039 unidades / mes y 12465 unidades / año. En peso se generan 18 Kg/mes y 218 Kg/año mientras que el volumen ocupado por diskettes en el sector estatal seleccionado es de 0,03 m3/mes y 0,32 m3/año. La entidad que tiene el mayor consumo de diskettes es la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB. Sigue en su orden la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB, la Secretaría de Educación Distrital SED, la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá STT, el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA, el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD, el Instituto de Desarrollo Urbano IDU y por último la Secretaría Distrital de Salud SDS.

Figura 5 Consolidado. Consumo mensual de cartuchos-toners, compact disc y diskettes en las entidades.

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

un

idad

/mes

cartuchos compact disc diskettes

Tipo de suministro

ETB EAAB STT SED IDRD IDU SDS DAMA

Fuente: El autor. En el siguiente capítulo se presentan las conclusiones del diagnóstico de la generación de residuos eléctricos y electrónicos en las entidades seleccionadas del sector estatal de Bogotá. 4.10 EMPRESAS DE ENSAMBLE Y DISTRIBUCIÓN DE COMPUTADORES E IMPRESORAS Dentro de este capítulo se realizaron visitas a las empresas Hewlett Packard y Compaq y a Epson Colombia . Como se ha mencionado en el transcurso del proyecto las empresas ensambladoras y productoras de equipos de cómputo tienen la responsabilidad de gestionar sus productos al cumplir con su ciclo de vida.


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Para el proyecto se dialogó con los encargados de destrucciones de equipos inservibles, consumibles y reciclaje de cada una de estas empresa pero la información suministrada y la colaboración por parte de estas fue muy restringida. Igualmente a continuación se redacta la gestión de las empresas que colaboraron con el proyecto. 4.10.1 Epson Colombia. Su sede principal administrativa se encuentra ubicada en la Diagonal 109 No. 15-49. Esta empresa se dedica exclusivamente a la producción de impresoras, scanners y consumibles es decir cartuchos y toners. Se realizó una visita a las instalaciones de EPSON COLOMBIA y se habló con el Gerente de Soporte y Servicio Técnico Fernando Galeano quien está a cargo del reciclaje de impresoras, cartuchos y toners de los productos EPSON en toda Bogotá. EPSON en una empresa japonesa encargada de distribuir y comercializar principalmente impresoras y escáneres para computadores a nivel mundial. En EPSON North America existe una recogida de cartuchos, impresoras y demás productos cuando terminan su vida útil. Se cobra un monto económico en el valor del producto que incluirá su recolección y tratamiento final. En Colombia no se puede utilizar el mismo sistema de incluir en el precio del producto un valor que compense la recolección y el tratamiento de los productos EPSON a causa del producto interno bruto y la economía del país. Lo que está sucediendo a partir del año 2002 es que impresoras, escáneres, cartuchos, toners y demás elementos resultantes de reparaciones y mantenimientos son recolectados en puntos de distribución autorizados para ser incinerados por parte de la empresa Preservación Ambiental Ltda. Esta empresa recoge generalmente dos veces al mes todos estos elementos y los lleva a sus instalaciones en donde se lleva a cabo el proceso. No se suministró más información por parte de la empresa.

Foto 25. Cartuchos para impresoras marca Epson. Fuente: www.epson.com.co. 4.10.2. Hewlett Packard y Compaq. La sede administrativa principal se encuentra ubicada en la Carrera 7ª No. 99-21. Allí se encuentra a su vez el show room en donde se encuentra información y catálogos de los últimos equipo en tecnología. Se entrevistó a la señora Ilda Duque, responsable de los consumibles Hewlett Packard. En países como Estados Unidos, Alaska, Canadá, Australia, Hong Kong, Japón y México se aplica el “programa de restitución al medio ambiente” en el cual se recogen únicamente cartuchos de impresoras láser o toners, no se contemplan los cartuchos de inyección de tinta.


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El procedimiento es quitar el cartucho de la impresora láser, colocarlo dentro de la bolsa donde viene el nuevo cartucho y empacarlo en la caja del nuevo cartucho. En esta recolección se le sugiere al cliente que empaque mínimo 5 cartuchos de impresora láser. En Colombia lo que sucede es que las empresas que generan en gran cantidad cartuchos de impresora láser y realmente están interesadas en el destino final de sus consumibles solicitan la recolección de estos cartuchos a la empresa Hewlett Packard quien se responsabiliza del transporte y el tratamiento final. Hoy en día todo tipo de consumibles, es decir los cartuchos de inyección y láser se incineran en la empresa Preservación Ambiental S.A. No se suministró más información ni datos de destrucción por parte de la empresa. 4.11 EMPRESAS DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES. En cada una de las entidades el soporte y mantenimiento preventivo-correctivo está a cargo de empresas independientes. Esta empresas que generalmente prestan el servicio no sólo a empresas estatales sino privadas también generan en gran cantidad residuos como carcazas de monitores, impresoras, discos duros, impresoras obsoletas, monitores, teclados, tarjetas, unidades de CD, unidades de drive, buses de datos, mouses, parlantes, procesadores y cualquier otro elemento existente en los equipos de cómputo, generados en las labores de mantenimiento y cambio de repuestos. No existe como tal un procedimiento o reglamentación que regule la gestión de este tipo de residuos por lo cual cada una de estas empresas gestiona independientemente sus componentes. 4.11.1 Comware. Es una empresa cuya función es prestar el servicio de mantenimiento y soporte de equipos de cómputo, incluyendo chequeos preventivos-correctivos y cambio de repuestos. Es la empresa encargada de realizar el mantenimiento en las entidades: Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB, Instituto de Desarrollo Urbano IDU, Empresa de Acueducto y Alcantarillado EAAB y en la Secretaría de Educación Distrital SED. Sus instalaciones principales se encuentran ubicadas en la Calle 99 No. 11ª-32. Se realizó una inspección técnica y se indago acerca del transporte, tratamiento y destino de los repuestos, partes y equipos inservibles u obsoletos. Esta empresa genera todo tipo de residuos eléctricos-electrónicos como: impresoras dañadas, impresoras obsoletas, monitores, teclados, tarjetas, unidades de CD, unidades de drive, discos duros, buses de datos, mouses, parlantes, procesadores y cualquier otro elemento existente en los equipos de cómputo, generados en las labores de mantenimiento y cambio de repuestos. Se entrevistó al señor Ramiro León encargado del transporte y tratamiento de estos residuos quien colaboró amablemente con el estudio. El proceso es el siguiente: los repuestos y equipos generados en las tareas de mantenimiento, chequeos y cambio de repuestos se llevan al laboratorio de electrónica en donde ingenieros y técnicos de sistemas evalúan la viabilidad de dar de baja estos residuos o que por el contrario puedan tener algún tipo de reparación partes como repuestos.


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Los elementos que definitivamente son completamente obsoletos, irreparables o inservibles se transportan a una bodega de la empresa ubicada en el sótano. En este lugar se realiza un clasificación previa los residuos los cuales serán transportados a una bodega propiedad de la empresa ubicada en el sector del Verbenal en Bogotá. En esta bodega los elementos se almacenan y después de un determinado periodo de tiempo que puede variar se transportan a la Compactadora Cubillos en donde se debe verificar que todos los equipos, repuestos y partes autorizadas para destruir sean verdaderamente compactados. 4.11.2 Pc-Micros. Es la empresa encargada de prestar el servicio de mantenimiento y soporte a los equipos de cómputo en la Secretaría Distrital de Salud, el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA y el Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD entre las entidades seleccionadas. Sus instalaciones se encuentran ubicadas en el barrio La Soledad Calle 41 No. 25-27. En el momento tiene contrato con 40 empresas estatales y privadas. Todas las partes, carcazas, impresoras dañadas, monitores, teclados, etc, se van almacenando en una bodega destinada para este fin por un periodo aproximado de 5 a 6 meses. De esta bodega se pueden utilizar pequeñas partes como por ejemplo los piñones de las impresoras para arreglar otros equipos. Cumplido este tiempo y cuando la bodega esta colmatada estos elementos se dan a recicladores quienes utilizan los materiales como vidrio y metales para venderlos a su vez. Todas las partes de equipos de cómputo son ensambladas y fabricadas en países como Malasia, India, Brasil, Hong Kong o México. En Colombia no existe la infraestructura posible para ensamblar estos elementos y partes de equipos tecnológicos. Aún no hay una verdadera oferta para comprar este tipo de residuos por lo que no existe un proceso de recolección y disposición como tal. Hoy en día estos residuos se disponen de una forma descontrolada en depósitos, chatarrerías y hasta el mismo relleno sanitario. 4.12 ENTIDADES O FUNDACIONES SIN ÁNIMO DE LUCRO Y CON FUNCIÓN SOCIAL Los equipos de cómputo clasificados como inservibles u obsoletos en las entidades seleccionadas regularmente se donan sin contraprestación económica al Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud IDIPRON o se rematan por medio del Banco Popular como se ha mencionado anteriormente. Los cartuchos y toners para impresora se donan a fundaciones sin ánimo de lucro como la Fundación niños de los Andes o a la Fundación del Quemado. 4.12.1 Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud IDIPRON. Su sede administrativa se encuentran ubicada en la carrera 28 No. 63B-07 sector del 7 de Agosto en Bogotá y la bodega del proyecto de almacenamiento y distribución de los equipos recibidos en calidad de donación se encuentra ubicada en la calle 11 No. 38-13 sector de San Andresito también en Bogotá. Su misión es “brindar asistencia a los niños y jóvenes que han hecho de la calle su hábitat, promoviendo su formación integral, es decir, su desarrollo físico, social y espiritual para que, en el


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marco de un profundo respeto por su libertad e individualidad, logren avanzar gradualmente e integrarse a la sociedad, al trabajo y mantenerse como ciudadanos de bien”.17 Se contó con la colaboración del señor Hugo Gómez encargado del proyecto de reciclaje del IDIPRON. Esta entidad recibe todo tipo de quipos y materiales que no cumplen ninguna función en las entidades distritales como equipos médicos, equipos de oficina, papel, cartón, impresoras, equipos de cómputo, sillas, mesas, etc. Los elementos recibidos en calidad de donación por parte de entidades como la Secretaría de Educación Distrital SED, Secretaría de Salud Distrital SDS, Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA, Instituto de Desarrollo Urbano IDU anteriormente y otros entes distritales se clasifican en la bodega. Posteriormente se verifica si aún funcionan y pueden tener dos rutas: la primera es utilizarlos en los proyectos internos de la entidad generalmente para capacitación y terapia de habitantes de la calle y menores y la segunda es agrupar lotes de elementos similares por ejemplo un lote de monitores dañados y venderlos a su vez por remate. El dinero producto de la veta de los lotes financia de gran manera los proyectos del IDIPRON. 4.12.2 Fundación Niños de los Andes. Su sede administrativa se encuentra ubicada en la carrera 20Bis A No. 164-51 Algunas entidades distritales donan actualmente los cartuchos y toners de impresora vacíos a la Fundación Niños de Los Andes. En esta entidad se contó con la colaboración de la señora Adriana González coordinadora de proyectos de la Fundación. La Fundación Niños de los Andes tiene actualmente un convenio de transferencia de tecnología con la compañía LASER GENERIC SUPPLIES CO cuya sede principal se encuentra en la Florida USA. Esta compañía ha instalado en Bogotá una planta cuya función es la remanufactura de cartuchos con toner y cartuchos de inyección. El procedimiento básicamente es abrir el cartucho retirando partes internas desgastadas en el proceso de impresión y funcionamiento del cartucho dentro de las impresoras láser. Luego de ser reemplazadas estas partes desgastadas, se coloca de nuevo el toner en el interior del cartucho y se somete a pruebas de control de calidad. Algunos elementos como los cilindros fotoconductores, los rodillos de carga primaria, las cuchillas de limpieza, las cuchillas de recuperación y el toner son importados directamente de Estados Unidos garantizando un correcto proceso de remanufactura bajo estándares técnicos internacionales. Este proceso se aplica con buenos resultados en países desarrollados.Para la remanufactura de cartuchos de inyección se aplica la tecnología desarrollada por la compañía BASF MAGNETICS AG, compañía Alemana con cerca de 25 años de experiencia en la producción de tintas y colorantes químicos. 17 Fuente: Misión del Instituto para la Protección de la Niñez y la Juventud IDIPRON.


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5. PROPUESTA Se realizaron diferentes contactos por medio de correo electrónico e Internet con empresas europeas dedicadas a la trituración, fabricación de plantas de separación, transporte de residuos electrónicos las cuales algunas propuestas que se describen a continuación: 5.1 PLANTA DE RECICLADO DE ESCAMA DE PESCADO PET Los residuos del sector eléctrico-electrónicos incluyen un alto porcentaje de plásticos y polímeros. Se consultó sobre una posibilidad de reciclaje de plásticos del sector eléctrico y electrónico que podría aplicarse en la ciudad. El ingeniero Emilio Risques funcionario de la empresa Española Ecomáquinas envió una propuesta de una pequeña planta de reciclado de escama de plástico PET cuyos componentes se muestran a continuación. El esquema del proceso se muestra en el anexo . 5.1.1 Descripción de la instalación (esquema). El proceso tiene diferentes etapas y componentes como se muestra en las Figuras PROPUESTA 1, 2 Y 3. 1.a Mesa para dosificar los elementos plásticos. 1.b Cinta dosificadora para el molino de primera operación. 1.c Molino de primera operación. 1.d Aspirador de extracción. 1.e Ciclón. 1.f Válvula alveolar. 1.g Separador de etiquetas de primera operación. 1.h Cuadro eléctrico para el control de esta primera fase. 2.a Silo de primera operación con sinfín de alimentación y sondas. 2.b Sinfín dosificador para el molido de segunda operación. 2.c Molino de segunda operación. 2.d Aspirador de extracción. 2.e Ciclón. 2.f Válvula alveolar. 2.g Separador de etiquetas de segunda operación. 2.h Cuadro eléctrico para el control de esta fase. 3.a Silo de segunda operación con sondas y sinfín. 3.b Sin fin dosificador para el reactor de prelavado. 3.c Reactor de prelavado. 3.d Separador de líquidos. 3.e Secadora de escamas de PET. 3.f Cuadro eléctrico para el control del prelavado. 5.1.2 Producción Esta instalación esta preparada para procesar entre trescientos cincuenta a quinientos kilos hora.


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5.2 PLANTA DE TRANSFERENCIA DE RESIDUOS ELECTRÓNICOS Se contactó la empresa Unoreciclaje empresa española la cual colaboró con una propuesta de una planta de transferencia de residuos electrónicos. En las Fotos 26, 27 y 28 se muestran las instalaciones de una planta en Europa para el reciclado de RAEE. 5.2.1 Descripción. Para una capacidad de procesamiento de aproximadamente 500 Kg/h, lo que corresponde a 4,0 ton/día y de aproximadamente 1.000 ton/año, se requieren 4 empleados sin contar el personal de administración. Se requiere de un obrero para la preclasificación y carga de la instalación, dos obreros para el desmontaje y un obrero para el transporte del material desmontado. Como alternativa se ha previsto una instalación trituradora con dispositivo de elevación y basculación para triturar carcasas de plástico voluminosas de televisores, computadores, etc. El material suministrado se coloca después de su registro y preclasificación en soportes de plástico en una línea continua de rodillos con accionamiento y dos estaciones de transferencia. En esta línea de rodillos se encuentran dos mesas de desmontaje equipadas con las herramientas correspondientes. Los obreros en las mesas de desmontaje toman las piezas a desmontar de la línea de rodillos, eliminan los componentes más valiosos, recogen los mismos en pequeños contenedores móviles y colocan las carcasas vacías de nuevo en la línea de rodillos. El obrero de transporte recoge las carcasas vacías de la línea de rodillos en la zona de la estación de transferencia posterior y las entrega para su procesamiento posterior o para el almacenamiento. Este obrero también es responsable de cambiar los contenedores llenos en los puestos de desmontaje. Foto 26. Planta de transferencia de residuos electrónicos. (Departamento de selección). Foto 27. Planta de transferencia de

residuos electrónicos (cintas transportadoras).

Fuente: Empresa Unoreciclaje.


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Foto 28. Trituradora con elevador automático. Foto 29. Mesa densimétrica.

Fuente: Empresa Unoreciclaje. Fuente: www.petkus.com 5.3 SEPARACIÓN DE METALES POR DENSIDAD La empresa Petkus se dedica a la fabricación de separadores por densidad, los cuales tienen múltiples campos de aplicación. Su actividad principal es la separación y selección de semillas, pero uno de los múltiples sistemas de separación de estas semillas es por medio de la diferencia de densidad. Esto permitió entrar en otros campos de separación, como es el de los metales ya que la maquinaria es exactamente la misma para ambos productos. Esta máquina se denomina mesa densimétrica, cuyo principio de funcionamiento es simple y se puede resumir de la siguiente manera: por ejemplo, se desea separar cables eléctricos compuestos de cobre y goma. Luego que el cable ha sido triturado por medio de molinos especiales y se ha obtenido una gralunometría lo suficientemente pequeña entre 1 y 10 mm, el producto entra en contacto con la superficie de la mesa. Esta superficie es regulable en su inclinación, tanto de forma transversal como longitudinal y está en continua vibración (también variable en número de revoluciones). Al mismo tiempo una turbina interior a la máquina está impulsando hacia la superficie un determinado caudal de aire también regulable. De esta forma, el producto ligero que el aire coloca en una capa superior de la masa y debido a la inclinación de la mesa, va a ser conducido hacia la parte inferior de la superficie. De esta manera el producto más pesado va a quedar en la capa inferior de la masa en contacto con la superficie de la máquina, siendo la vibración la que le va a conducir a la parte superior de dicha superficie, quedando de esta forma los productos con diferente densidad separados. El campo de aplicación de la mesa densimétrica es muy amplio, solamente se debe introducir cualquier tipo de producto granulado a la máquina y si hay diferencia de peso específico entre ambos, estos se separarán. La máquina es regulable en todas sus funciones, ya que dependiendo del producto a separar deberá llevar diferentes inclinaciones de la superficie, caudal de aire y vibración.


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6. CONCLUSIONES

• La generación de residuos eléctricos y electrónicos provenientes de los equipos de cómputo se está presentando de forma acelerada como consecuencia del desarrollo y del avance tecnológico de la ciudad. • La masiva producción y venta de los equipos eléctricos y electrónicos provoca la generación de grandes cantidades de residuos que se gestionan en la mayoría de los casos vía relleno sanitario o incineradora, circunstancia que provoca un desperdicio de equipos y de materiales potencialmente reutilizables y reciclables, además de generar la contaminación del suelo, aguas y atmósfera. • Las empresas de soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo son PC-Micros (DAMA, IDRD, SDS), Comware (EAAB, ETB, IDU, SED) y Entelco (STT). Estas empresas no tienen un procedimiento claro para la gestión de sus residuos, Comware transporta los RAEE a una compactadora sin algún otro tipo de aprovechamiento y PC-Micros dona todos su residuos a terceros para utilizar únicamente materiales que generen algo de lucro. • Las entidades distritales muchas veces presentan dificultades para dar de baja equipos de cómputo inservibles u obsoletos puesto que aun no existe un procedimiento reglamentado para este tipo de equipos cuando han cumplido su ciclo de vida en la institución. • El ciclo de vida de un computador es en promedio de 4 a 7 años en las entidades estatales dependiendo del manejo y uso del equipo de cómputo así como de la periodicidad de las operaciones de soporte y mantenimiento. • El consumo de insumos para los equipos de cómputo está aumentando con el paso del tiempo ya que los computadores cada día son más indispensables para realizar las tareas mínimas requeridas en las entidades del estado. • En promedio los periodos de mantenimiento preventivo en las entidades seleccionadas se realizan 2,4 veces/año. Los periodos de mantenimiento correctivo se realizan siempre por demanda, es decir en el momento en que se presenta alguna falla de software o hardware. Las renovaciones tecnológicas o actualizaciones de equipos de cómputo se hacen en promedio cada 2,6 años. • La generación de chatarra electrónica o residuos eléctricos-electrónicos es un hecho indiscutible en la vida moderna y claramente se manifiesta en el sector institucional de Bogotá. • El desarrollo de la electrónica con una producción cada vez mayor de todo tipo de componentes: tarjetas de circuitos impresos, circuitos integrados, chips microelectrónicos, etc; tiene como consecuencia el aumento de la chatarra procedente de esta industria. • Las empresas productoras de computadores Hewlett Packard, Compaq y Epson Colombia fueron muy prudentes y reservadas con la información suministrada sin embargo se determinó que los consumibles, impresoras y equipos inservibles se incineran en la empresa Preservación Ambiental Ltda. • El constante crecimiento de residuos de equipos eléctricos y electrónicos es motivo de preocupación inmediata debido a la saturación de los rellenos sanitarios y a los potenciales efectos


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de contaminación a mediano y largo plazo a causa del desperdicio de materias primas frente a una previsible escasez de las mismas. Frente a estas amenazas es fundamental la legislación en donde las acciones de carácter normativo estén encaminadas hacia la obligatoriedad en la reutilización, reciclado y valorización de los residuos de aparatos eléctricos-electrónicos en cabeza de las autoridades ambientales. • Los residuos E&E son únicos en cuanto a su complejidad y variedad de materiales que los forman (metales, plásticos, aceite, cerámica, vidrio,). Su desmontaje y segregación es un proceso complejo que implica medidas de seguridad y protección así como la utilización de equipos de protección personal como casco, gafas, guantes y overol). • En total las entidades distritales seleccionadas producen 7,62 m3 de volumen partes y componentes de equipos de computo como resultado de las operaciones de mantenimiento correctivo y preventivo. • De las ocho entidades distritales seleccionadas, la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB es la que produce un mayor volumen de partes y componentes inservibles. Al año generan 2,16 m3 . Luego sigue la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá con un total de 1,52 m3 , el Instituto de Desarrollo Urbano IDU, que genera 0,93 m3, la Secretaria de Tránsito y Transporte STT en la que se generan 0,78 m3 , la Secretaria Distrital de Salud SDS en la que se generan 0,70 m3 y el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA produce 0,54 m3 de REE. • Las dos últimas entidades Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD y la Secretaría de Educación Distrital SED generan 0,54 y 0,46 m3/año. • En total las entidades distritales seleccionadas producen un peso total de 2217 Kg de partes y componentes de equipos de cómputo como resultado de las operaciones de mantenimiento correctivo y preventivo. • De las ocho entidades distritales seleccionadas, la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB es la que produce el mayor peso de partes y componentes inservibles. Al año generan 664,22 Kg. • Luego sigue la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá con un total de 398,06 Kg, el Instituto de Desarrollo Urbano IDU, que genera 269,45 Kg, la Secretaria Distrital de Salud SDS en la que se generan 236,49 Kg, la Secretaria de Tránsito y Transporte STT en la que se generan 210,7 Kg y el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA produce 154,65 Kg. • Por último el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD y la Secretaría de Educación Distrital SED generan 147,14 y 136,04 Kg respectivamente de REE. • El consumo total de cartuchos y toners para impresoras en las entidades seleccionadas es de 691 unidades / mes que equivalen a 8300 unidades / año. • En peso se generan 696 Kg/mes y 8349 Kg / año mientras que el volumen ocupado por cartuchos y toners en el sector estatal seleccionado es de 6 m3/mes y 66 m3/año. • La entidad que consume una mayor cantidad de cartuchos y toners es la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB. Sigue en su orden la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB, la Secretaría de Tránsito y Transporte STT, la Secretaría de Educación Distrital SED, el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD, el Instituto de Desarrollo Urbano IDU, la Secretaría de Distrital Salud SDS y por último el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA.


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- 138 -

• El consumo total de discos compactos en las entidades seleccionadas es de 885 unidades / mes que equivalen a 10625 unidades / año. En peso se generan 14 Kg/mes y 165 Kg / año mientras que el volumen ocupado por los compact disc en el sector estatal seleccionado es de 0,05 m3/mes y 0,53 m3/año. • La entidad que tiene un mayor consumo de CDs es la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB, seguida en orden descendente por la Secretaría Distrital de Salud SDS, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB, el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD, la Secretaría de Tránsito y Transporte STT, el Departamento Técnico y Administrativo del Medio Ambiente DAMA, la Secretaría de Educación Distrital SED y por último el Instituto de Desarrollo Urbano IDU. • El consumo total de diskettes para las entidades del diagnóstico es de 1039 unidades / mes y 12465 unidades / año. • En peso se generan 18 Kg/mes y 218 Kg / año mientras que el volumen ocupado por diskettes en el sector estatal seleccionado es de 0,03 m3/mes y 0,32 m3/año. • La entidad que tiene el mayor consumo de diskettes es la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB. Sigue en su orden la Empresa de Teléfonos de Bogotá ETB, la Secretaría de Educación Distrital SED, la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá STT, el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA, el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte IDRD, el Instituto de Desarrollo Urbano IDU y por último la Secretaría Distrital de Salud SDS.


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7. RECOMENDACIONES • Se propone realizar mantenimientos preventivos regularmente en periodos de tiempo preestablecidos (trimestralmente) en los equipos de cómputo para detectar posibles daños y fallas prontamente en los equipos de cómputo. • Asimismo se propone capacitar a los funcionarios acerca del manejo de los elementos de cómputo de la entidad puesto que a veces el mismo desconocimiento ocasiona daños y descartes de equipos y periféricos de computadores, generalmente mouses, teclados, discos duros y monitores. • Se debe concientizar a los funcionarios de las entidades acerca del manejo y utilización correcta de los equipos de cómputo, así como evitar accidentes que acortan la vida útil de los equipos en la entidad. • Disponer de espacios adecuados para el almacenamiento de los insumos (toners, cintas, diskettes, etc) controlando factores como humedad, temperatura, superficies impermeables, acceso, etc. • Garantizar por parte de los proveedores la asistencia de los mantenimientos preventivos que hubieren a lugar para evitar el vencimiento de aquellos insumos que tiene un periodo de vida determinado como los cartuchos y toners de impresora. • Realizar planes de compra para periodos (mensual, trimestral, anual) con el fin de utilizar los insumos correspondientes a estos periodos y no dejar en inventario gran cantidad de insumos. • Apoyarse en los grupos o comités creados dentro de las instituciones, para ofrecer adecuados espacios de trabajo para los funcionarios correspondientes a la ubicación, aireación de equipos y demás periféricos. • En los Departamentos de Sistemas de las entidades Ditritales es necesario establecer políticas claras acerca del manejo y uso de los computadores, impresoras y escáneres en los funcionarios para evitar el deterioro y daño de los elementos por lo cual es fundamental que los encargados del Área de Sistemas elaboren un listado de las acciones que evitan y prolongan la vida útil de los equipos. • Incentivar a aquellos funcionarios que en un periodo específico, puede ser de un año, mantengan y preserven el computador a su cargo en óptimas condiciones, esto evitaría el deterioro de los equipos por consiguiente el aumento en el número de componentes y partes averiados así como en costos económicos para la empresa. • Una de las medidas más urgentes a mediano plazo es etiquetar los productos, advirtiendo de los peligros que los materiales traen. La idea es que las partes de un computador que contengan elementos tóxicos, como por ejemplo los monitores, lleven consigo un aviso que le indique a su comprador los contaminantes químicos que este podría arrojar en el momento de ser desechados. En este ítem estarían involucradas las empresas fabricantes y ensambladoras, para Bogotá: Compaq, Hewlett Packard HP, Dell Computer, IBM de Colombia, Acer y Xerox. • Generar alternativas para que los monitores, partes como carcazas, cables, tarjetas y otros


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elementos de la e-basura como lo son celulares, grabadoras y televisores no se arrojen a los rellenos sanitarios y hornos incineradores. Para lo cual se propone un sistema de gestión como solución inmediata aunque no definitiva. • Es necesario formular e implementar serias propuestas de reciclaje y separación de elementos recuperables en base a experiencias de otros países. Es primordial que se involucre a entidades del Estado, empresa y comunidad en Bogotá. • Se propone crear microempresas y juntar a pequeñas familias, para que sean partícipes de este proceso, les permita generar ingresos y realicen labores de desmontaje, reciclaje y reutilización de elementos aprovechables como por ejemplo cartuchos de impresora, toners y monitores. Este proceso debe ser acompañado por las ensambladoras y fábricas de computadoras y partes; así como de las autoridades ambientales. • Concertar con los fabricantes para que puedan retirar y reciclar los aparatos electrónicos que ya no se utilizan y los reprocesen por métodos seguros para la salud y el ambiente. Esto se puede implementar en Bogotá y en Colombia con serias políticas de las autoridades ambientales y voluntad del gobierno nacional. • Diseñar una infraestructura que permita recuperar y reutilizar todos los materiales contenidos en la basura electrónica, incluyendo metales como el plomo, el cobre, el aluminio y el oro, varios plásticos, cristal y cables a través de un centro de acopio. • Cabe la pena señalar que en Colombia a comparación de países mucho más desarrollados e industrializados, el reciclaje de RAEE puede ser incipiente y parecer inútil pero podemos ser ejemplo para países sudamericanos y mostrar un correcto manejo de nuestros residuos. No debemos esperar a que el problema se convierta en inmanejable para proponer y aplicar soluciones. • Es necesario desarrollar las siguientes etapas de la gestión integral de estos residuos para proponer específicamente dicho reciclaje; ya que este proyecto abarca un diagnóstico preliminar de la problemática. • En los lugares de almacenamiento de RAEE previo a su tratamiento deben existir zonas dotadas de superficies impermeables, con instalaciones para la recolección de derrames así como decantadores y trampa grasas. En los establecimientos para el tratamiento de RAEE deben existir como mínimo básculas para el pesaje de los residuos tratados, pavimento impermeable y zonas cubiertas con sistemas de recolección de derrames y si es necesario decantadores y trampa grasas, almacenamiento apropiado para las piezas desmontadas, recipientes y contenedores para pilas y acumuladores, condensadores que contengan PCB o PCT y otros residuos peligrosos.


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BIBLIOGRAFÍA

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ANEXOS

1

Diagnóstico de la generación de residuos eléctricos y electrónicos provenientes del uso de

computadores en el sector institucional de Bogotá

Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA – Universidad de la Salle

ENCUESTA No. __

DATOS GENERALES

1. ¿Cuál es el número de computadores personales en la institución?

Marca ACER AST COMPAQ DELL DTK HEWLETT PACKARD IBM LG MACINTOSH PREMIO SILICON GRAPHICS TOSHIBA OTRO

TOTAL

3. ¿Qué otros equipos eléctricos y electrónicos tienen? Indique la marca, referencia y cantidad.

Equipo Marca Cantidad

Impresoras

7. ¿Qué partes del computador son las que más frecuentemente se dañan, rechazan o descartan?

Indique la cantidad anual, la causa, el peso y las dimensiones aproximadas.

Elemento

Cantidad /

año Disco duro

2

Main Board Monitor Mouse o ratón Parlantes Procesador Tarjeta de memoria Tarjeta de sonido Tarjeta de video Teclado Unidad de CD Unidad de drive

1

Diagnóstico de la generación de residuos eléctricos y electrónicos provenientes del uso de

computadores en el sector institucional de Bogotá

Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA – Universidad de la Salle

ENCUESTA No. __

DATOS GENERALES

1. ¿Cuál es el número de computadores personales en la institución?


Porcentaje (%)

Edad o tiempo de uso en la entidad (años)

ACER AST COMPAQ DELL DTK HEWLETT PACKARD IBM LG MACINTOSH PREMIO SILICON GRAPHICS TOSHIBA OTRO

TOTAL

2. ¿Cuántos empleados trabajan en la institución ?

Empleados de planta Empleados por contratos

3. ¿Qué otros equipos eléctricos y electrónicos tienen? Indique la marca, referencia y cantidad.

Equipo Marca Cantidad Edad o tiempo de uso

Peso aproximado (Kg)

Dimensiones (mm x mm x mm)

Impresoras

2

Equipo Marca Cantidad Edad o tiempo de uso

Peso aproximado (Kg)


Scanners

OPERACIONES DE MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIONES

4. ¿Cuál es el periodo de mantenimiento preventivo de los computadores? __________________

_____________________________________________________________________________________

5. ¿Cuál es el periodo de mantenimiento correctivo (aproximadamente) de los computadores?

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

6. ¿Cada cuánto se realizan actualizaciones o renovaciones tecnológicas de equipos?

_____________________________________________________________________________________

7. ¿Qué partes del computador son las que más frecuentemente se dañan, rechazan o descartan?

Indique la cantidad anual, la causa, el peso y las dimensiones aproximadas.

Elemento

Cantidad /

año

Peso aproximado

(Kg)


Causa o razón por la cual se descarta

Disco duro Main Board Monitor Mouse o ratón Parlantes Procesador Tarjeta de memoria Tarjeta de sonido Tarjeta de video Teclado Unidad de CD Unidad de drive

3

8. ¿Qué se hace con estas partes?. Llene la siguiente tabla. Marque con una X.

Destino Temporal o Final

Elemento Se utilizan elementos como repuestos para otros equipos

Regresan al

proveedor o vendedor

Se entregan a otra empresa

para su gestión

Se subastan o

venden

Se donan a

fundaciones

Otra. Explique

Procesador Main Board

Unidad de drive Tarjeta de sonido Tarjeta de video

Disco duro Tarjeta de memoria

Unidad de CD Monitor Teclado

Mouse o ratón Parlantes

SUMINISTROS E INSUMOS

9. ¿Qué tipo de suministros e insumos utilizan en estos equipos?. Llene la siguiente tabla.

Insumo

Marcas

Cantidades mensuales

Cantidades descartadas

mensualmente

Peso por unidad

Kg

Dimensiones

(mm x mm x mm)

Diskettes

Compact Disc

Cartuchos o toners

de impresora

4

10. ¿Qué se hace con los suministros e insumos después de su uso?

Destino Temporal o Final

Elemento Se donan a fundaciones sin ánimo de lucro

Regresan al proveedor o vendedor

Se almacenan en la entidad

Se subastan o venden

Se botan a la basura Otra. Explique

Diskettes Compact Disc Cartuchos toners Otro

11. ¿Existe algún plan o campaña de reciclaje, reutilización o reuso de suministros en la entidad?

Si lo hay explique en qué consiste.

SI NO

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

12. ¿Qué sugerencias podría dar para aprovechar al máximo equipos, periféricos y suministros

para que no se conviertan en residuos tempranamente?

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Entidad: Fecha: ______________________________

Nombre: ________________________________________ Cargo: ______________________________

Funciones: _____________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Firma: ______________________________________

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES EN LOS ENTES PÚBLICOS DEL

DISTRITO CAPITAL

Dirección Distrital de Contabilidad 1

1. INTRODUCCIÓN 5

1.1. OBJETIVOS GENERALES 6 1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 6 1.3. BASE LEGAL 7

2. CONCEPTOS GENERALES 8

2.1. BIENES 8 2.2. FINALIDAD DE LOS BIENES 8 2.3. FUENTE Y CLASIFICACION DE LOS BIENES 8 2.3.1. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 10 2.3.1.1. Bienes muebles en Almacén o Bodega 12 2.3.1.2. Bienes Devolutivos en Servicio 13 2.3.1.3. Casos Particulares – Propiedades, Planta y Equipo - 13 A. Divisiones Modulares 13 B. Muebles, Enseres y Equipos de oficina Empotrados – Fijos - en las paredes de Inmuebles 14 C. Equipos de sonido, televisores, retroproyectores y vídeo caseteras 14 D. Cableado Estructurado 15 E. Inmuebles - Bienes inmuebles sin legalizar 15 2.3.1.4. Equipos de comunicación y computación 15 2.3.1.5. Reclasificación de Bienes Devolutivos (propiedades, planta y equipo) a consumo 17 2.3.2. OTROS ACTIVOS - CARGOS DIFERIDOS (BIENES DE CONSUMO) 18 2.3.2.1. Casos Particulares - Cargos Diferidos - 18 A. Libros 18 B. Software 19 C. Bienes de Consumo entregados en desarrollo de Proyectos de Inversión Social 20 2.3.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES - FUNCIONES 20 2.3.3.1. Comité de Inventarios 22

3. INGRESO O ALTAS DE ALMACÉN 25

3.1. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 25 3.2. CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESO DE INGRESO AL ALMACÉN 27 3.2.1. COMPRAS GENERALES 27 3.2.2. COMPRAS POR CAJA MENOR 28 3.2.3. COMPRAS A TRAVÉS DE CONTRATOS OUTSOURCING 28 3.2.4. COMPRAS AL EXTRANJERO (IMPORTACIONES) 30 3.2.5. INGRESO DE PARTES POR APROVECHAMIENTO A PARTIR DEL DESMANTELAMIENTO 30 3.2.6. INGRESO DE PRODUCTOS ELABORADOS O TERMINADOS 31


DISTRITO CAPITAL


3.2.7. INGRESO DE MAQUINARIA Y EQUIPO RECONSTRUIDOS O MEJORADOS 31 3.2.8. INGRESO POR RECUPERACIÓN DE BIENES 32 3.2.9. INGRESO POR SOBRANTES 32 3.2.10. INGRESO POR NACIMIENTO DE SEMOVIENTES 33 3.2.11. INGRESO A PARTIR DE COMPENSACIONES 33 3.2.12. INGRESO POR REPOSICIÓN 34 3.2.13. INGRESO DE BIENES ENTREGADOS A LA ENTIDAD DE MANERA PROVISIONAL EN DEMOSTRACIONES O ENSAYO 34 3.2.14. INGRESO DE BIENES RECIBIDOS EN PRÉSTAMO 35 3.2.15. INGRESO A PARTIR DE CONTRATOS DE COMODATO 35 3.2.16. INGRESO POR OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES – TRASLADO O TRASPASO- 36 3.2.17. INGRESO POR DONACIONES RECIBIDAS 36 3.2.18. INGRESO A PARTIR DE SENTENCIAS 37 3.2.19. INGRESO DE BIENES ENTREGADOS EN EL LUGAR DE UTILIZACIÓN 38 3.2.20. INGRESO DE SOFTWARE 39

4. PERMANENCIA DE LOS BIENES EN LA ENTIDAD 41

4.1. TRASLADO DE BODEGA A SERVICIO 41 4.2. TRASLADOS ENTRE DEPENDENCIAS O USUARIOS 44 4.3. TRASLADO ENTRE ALMACENES O BODEGAS 45 4.4. SALIDA O TRASLADO DE BIENES PARA USO DE CONTRATISTAS 47 4.5. SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS EN PRÉSTAMO A TRAVÉS DE CONTRATOS DE USO O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 47 4.6. SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS A TRAVÉS DE CONTRATOS DE COMODATO 49 4.7. REINTEGRO AL ALMACÉN O BODEGA DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN SERVICIO 50 4.8. BIENES DE CONSUMO CONTROLADO - CARGOS DIFERIDOS 51 4.8.1. SUMINISTRO DE LLANTAS Y NEUMÁTICOS. 52 4.8.2. REPUESTOS PARA VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO 52 4.9. ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE 55 4.10. TOMA FÍSICA O INVENTARIO 55 4.10.1. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 55 4.10.1.1. Proceso de Preinventario 55 4.10.1.2. Toma Física o Verificación 57 A. De Bienes en Servicio 58 B. De Bienes en Bodega 59 4.10.1.3. Informes a emitir para formalizar el proceso de toma física en la entidad – Inventario Físico 62 4.10.2. CONTRATACIÓN DE LA TOMA FÍSICA CON FIRMAS EXTERNAS 64 4.11.ACTIVIDADES PARA MANTENER LOS REGISTROS DE LOS BIENES ACTUALIZADOS 65


DISTRITO CAPITAL


4.11.1. INVENTARIOS PERMANENTES O ROTATIVOS DE EXISTENCIAS EN BODEGA 65 4.11.2. INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE ALMACENES Y BODEGAS 66 4.11.3. CONTROL PARA EL MANEJO DE LOS BIENES EN SERVICIO 67 4.11.4. RELACIÓN DE BIENES POR CAMBIO DE RESPONSABLE O ENTREGA DE DEPENDENCIAS 68 4.11.5. COSTO HISTORICO 69 4.11.6. VALUACIÓN DE ACTIVOS 69 4.11.7. VALORIZACIÓN DE LOS BIENES E INVENTARIOS 70

5. EGRESO O SALIDA DEFINITIVA DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD 71

5.1. SALIDA DE PRENDAS DE USO PERSONAL Y DOTACIONES 71 5.2. SALIDA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 72 5.3. SALIDA DE MEDICAMENTOS 73 5.3.1. SALIDA DE MEDICAMENTOS FORMULADOS 73 5.3.2. SALIDA DE MEDICAMENTOS POR INTERCAMBIO ENTRE ENTIDADES 74 5.3.3. SALIDA DE MEDICAMENTOS POR PRÉSTAMO ENTRE ENTIDADES 74 5.4. SALIDA DE TROFEOS Y PREMIOS 75 5.5. SALIDA POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR 75 A. Responsabilidades administrativas en Proceso – Internas 77 B. Responsabilidades en Proceso – Autoridad Competente 78 C. Responsabilidades Fiscales 78 5.6. EGRESO O SALIDA DEFINITIVA POR BAJA 78 5.6.1. BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES 79 5.6.1.1. Parámetros para determinar cuando un bien no es útil para la entidad 79 5.6.1.2. Procedimiento Administrativo 80 A. Autorización 80 B. Registros 80 5.6.2. BAJA DE BIENES INSERVIBLES 81 5.6.2.1. Procedimiento Administrativo 82 A. Acta y resolución de baja 82 B. Procedimiento para la baja de bienes tipificados como inservibles 82 5.6.3. BAJA DE BIENES INMUEBLES 85 5.6.4. DESTINOS FINALES 85 5.6.4.1. Venta 85 A. Venta de bienes muebles 86 B. Venta de bienes inmuebles 87 5.6.4.2. Permuta 87 5.6.4.3. Bienes Entregados en Dación de Pago 88 5.6.4.4. Sacrificio o muerte de Semovientes 88 5.6.4.5. Desmantelamiento para Aprovechamiento 88


DISTRITO CAPITAL


5.6.4.6. Traslado o Traspaso de Bienes Entre Entidades Distritales a través de Operaciones Interinstitucionales 89 5.6.4.7. Destrucción 90 5.6.5. CASOS PARTICULARES – BAJA DE BIENES 91 A. Baja de Software 91 B. Baja de Bienes que no son propiedad de la entidad 92

6. FUNDAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

6.1. CALCULOS DE AJUSTES POR INFLACION Y DEPRECIACIÓN ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 6.1.1. CALCULO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 6.1.2. CALCULO DE LOS AJUSTES POR INFLACION A LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 6.1.3. CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 6.2. VIDA UTIL ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 6.3. EJERCICIOS CONTABLES SOBRE EL MANEJO DE LOS BIENES DE LOS ENTES PÚBLICOS DISTRITALES ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

GLOSARIO 93

MODELO ACTA DE BAJA 98

MODELO RESOLUCIÓN DE BAJA 100


DISTRITO CAPITAL


1. INTRODUCCIÓN

El manejo de los bienes bajo responsabilidad de los Entes Públicos del Distrito Capital, a través de sus funcionarios o terceros y los mecanismos de clasificación, registro, orden, control y conservación que adopten, en forma permanente, han de ser claros, precisos y metódicos. Bajo estos criterios se podrá, en primera instancia medir el grado de organización, eficiencia, eficacia y economía en el desarrollo de su actividad, además de conseguir la confiabilidad y utilidad de la información contable y finalmente, facilitar el ejercicio del control fiscal y la evaluación del cumplimiento de su objeto social

En respuesta a la necesidad imperativa de desarrollar mecanismos de gestión de los recursos públicos y conforme al progresivo avance de los postulados constitucionales a través de la dinámica generada por la reglamentación, ha sido concebido el presente manual. En particular concordancia con los procedimientos estipulados en el nuevo Plan General de Contabilidad Pública1, así como los manuales, instructivos, circulares y conceptos expedidos por el Contador General de Bogotá D.C, los cuales traducen el espíritu conceptual e instrumental de los postulados que lo originan. El manual se propone actualizar y armonizar los procedimientos de orden administrativo que aplican para la clasificación, el registro y control de los bienes muebles conforme a las normas vigentes, aportando a los entes públicos del Distrito Capital, un marco de referencia para que a partir de él, las entidades desarrollen procedimientos específicos, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 42 de 1993 y la Ley 87 de 1993, reglamentarias del Control Interno en las entidades Públicas2.

Adicionalmente, se constituye en un documento de consulta permanente, cuya utilidad desde la perspectiva contable lo señala como herramienta fundamental para el avance del Control Interno de los activos bajo su jurisdicción.

El contenido de los capítulos contempla las diferentes situaciones que se pueden presentar con los bienes al interior de la entidad, desde su ingreso, pasando por lo que sucede durante el periodo de permanencia hasta su salida definitiva, procedimientos que contribuirán a una adecuada administración del Almacén. La estructura del manual se desarrolla a partir de los conceptos básicos que se complementan con un Glosario al final del documento, con el objeto de que se provea de elementos de juicio al usuario, sobre los cuales va a desarrollarse el conjunto de procedimientos administrativos y a manera de ilustración el manual presenta el reflejo contable de algunas situaciones relacionadas con la gestión de los bienes. Están dados por tanto, los elementos conceptuales, de control interno, contable y fiscal para emprender, junto con los recursos administrativos, humanos e informáticos el adecuado control de los bienes objeto del manual. 1 Contaduría General de la Nación Resolución No. 400 del 27 de diciembre de 2000. 2 En desarrollo de los Artículos 267, 268 y 269 de la Constitución Política Nacional.


DISTRITO CAPITAL


En esta medida, se definen como objetivos generales y específicos del manual de procedimientos administrativos y contables a ser adoptado, los siguientes: 1.1. OBJETIVOS GENERALES

• Buscar que el manejo de los bienes, propiedad y/o a cargo de los Entes Públicos de Bogotá Distrito Capital, se enmarque dentro de los principios de transparencia, eficiencia, economía, eficacia y equidad, consagrados en la Constitución y la Ley.

• Propender porque las diferentes administraciones de los Entes Públicos del Distrito

Capital dispongan de mecanismos de gestión ágiles para el manejo de sus bienes conforme a las normas que le son aplicables.

• Dotar a los Entes Públicos del Distrito Capital de un Manual para Almacén e Inventarios que contenga procedimientos administrativos y contables tendientes a dotar al personal de la entidad de herramientas coherentes en el manejo, custodia, conservación, administración, protección, recibo, traslado, salida definitiva y registro de bienes, haciendo más eficaz y eficiente el desempeño de sus funciones.

• Generar una nueva cultura y un sistema de comunicación eficaz entre las Dependencias de la Administración y sus funcionarios, como responsables de los procesos contables y administrativos de uso o custodia de los bienes, lo cual redundará en un mayor control sobre la clasificación contable, el manejo administrativo y de gestión de los bienes.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Determinar los mecanismos para ejercer el control legal, técnico y moderno de los bienes de propiedad de los Entes Públicos del Distrito Capital.

• Codificar y clasificar los bienes e inventarios según el concepto que los origine o

motive, conforme a lo establecido por la regulación actual y por la Contaduría General de la Nación a través del Nuevo Plan General de Contabilidad Pública, unificando las bases de datos con los registros en las áreas de Contabilidad, Almacén y Administrativa de la Entidad.

• Fijar cuando sea necesario, las responsabilidades de los funcionarios que tienen

bienes a su cargo en todas y cada una de las etapas del proceso de administración, custodia y manejo.

• Establecer los métodos y procedimientos para la comprobación física periódica de los bienes que se encuentran a cargo de la entidad y los mecanismos que los Entes Públicos del Distrito Capital deben seguir para el levantamiento de la tomas física.

• Mantener un sistema de información de bienes actualizado, ágil, claro, oportuno, veraz y confiable.


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• Buscar que los soportes que se generan en cada una de las novedades o movimientos de bienes en bodega, servicio o terceros, sean los adecuados, lleguen a su destino y se registren oportunamente.

• Determinar los aspectos generales y particulares considerados tanto para las labores de inspección como de valorización y conciliación contable que constituyen el objetivo fundamental para el manejo y control de los bienes.

• Definir las condiciones y requerimientos para retirar de forma definitiva tanto física

como de los registros contables, los bienes muebles del patrimonio de la entidad. 1.3. BASE LEGAL

La Constitución Política de 1991 creó la figura del Contador General de la Nación, otorgándole entre otras, las funciones de: “(…) uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública, elaborar el Balance General y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley”3.

La constitución legitima el control interno, al afirmar “(…)la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”4.

En materia fiscal, entre las atribuciones que se le da al Contralor General de la Nación, se encuentra: “(…) exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la nación” y además “Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional o territorial”5.

Así mismo se establece: “(…) En las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.”6

Este manual establece el marco general de los procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes de las entidades públicas en el Distrito Capital, como guía para dar cumplimiento a lo establecido por el Decreto 1421 de julio 21 de 1993, el cual fija la autonomía para que cada entidad desarrolle sus propios procedimientos. De este modo, el articulo 116 establece dentro de las Funciones de competencia de las entidades y para conseguir los objetivos trazados, determinar el manejo administrativo de 3 Constitución Política de Colombia, Artículo 354. 4 Ibíd, Artículo 209. 5 Ibid, Artículo 268 6 Ibid, Artículo 269


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los bienes, entendido el proceso como:

1º Elaborar los planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades, operaciones y actuaciones se cumplan de conformidad con los principios y normas vigentes. (...) 3º Establecer los controles contables, administrativos, de gestión y financieros que garanticen eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en el ejercicio de las funciones y en la prestación de los servicios. (…) 5º Adoptar mecanismos especiales de verificación y evaluación”.

La Constitución Política, estipula que el control ejercido por la Contraloría es posterior y selectivo y por lo tanto es obligación y responsabilidad de cada entidad pública diseñar métodos y procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario diseñar un catálogo de clasificación de bienes que unifique los criterios de codificación entre las áreas administrativa y contable, con base en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública7 y conforme a la misión, funciones y objetivos definidos para la entidad. 2. CONCEPTOS GENERALES 2.1. BIENES Un bien se define como “(…)artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción”8 Para efectos de este manual se considerarán como tales, únicamente los elementos en depósito y los bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de los Entes Públicos del Distrito Capital, excluyendo el dinero, títulos valores y similares. 2.2. FINALIDAD DE LOS BIENES Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de los Entes Públicos del Distrito Capital deben tener como finalidad el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de su cometido estatal. 2.3. FUENTE Y CLASIFICACION DE LOS BIENES En el Distrito Capital como en el sector público en el ámbito nacional, los bienes muebles e inmuebles de propiedad o a cargo de los entes públicos, cualquiera que sea su forma de adquisición o estado, “(…) se originan en la ley, los negocios jurídicos y en los actos o hechos que los generan. Desde el punto de vista económico nacen como consecuencia 7 Resolución 400 del 1/12/2000, Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones 8 Diccionario de Términos de Contabilidad Pública. Contaduría General de la Nación, p.28.


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de operaciones que suponen incrementos de los pasivos, el patrimonio o la realización de los ingresos”9. De conformidad con las características y destinación de los bienes que ingresan a una entidad, estos se pueden clasificar de acuerdo con los siguientes criterios: administrativo y contable10. El primero pretende obtener agregados por ubicación física o por responsable del uso o custodia, de acuerdo con la estructura orgánica de las entidades utilizando para ello el número de identificación del funcionario o tercero, código de nómina, código del contrato y el nombre del responsable de su administración, uso o custodia. También pueden obtenerse agregados que reflejen la gestión de las dependencias encargadas de la adquisición y control de bienes, que según las necesidades administrativas, podrán clasificarse por grupos o tipos de bienes, fuentes de recursos con los cuales son adquiridos, estado en que se encuentren y proveedores, entre otros. Como ejemplo podemos citar la asignación de la custodia de los equipos de cómputo al personal de sistemas; la administración de los vehículos a las áreas de servicios generales; el control del inventario individual por funcionario situado dentro de un grupo, a su vez dentro de un área de trabajo y de una dependencia de la entidad.11 El segundo, busca que la clasificación, movimiento y registros contables se realicen conforme a sus características y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública.

Para efectos del desarrollo de sus funciones y de este manual, las entidades Distritales deberán acatar la clasificación contable establecida por el Contador General de la Nación de conformidad con el modelo instrumental del Plan General de Contabilidad Pública y por los procedimientos señalados por el Contador General de Bogotá Distrito Capital; la definición de los Grupos, Cuentas y Subcuentas está reservada para la Contaduría General de la Nación. A partir de allí las entidades habilitarán niveles auxiliares en función de sus necesidades específicas. Cada entidad puede desarrollar un catálogo propio para clasificar los bienes de su propiedad, de conformidad con las características y prácticas que realiza como ente público, cuya cuenta deberá ser consistente con los grupos, cuentas y subcuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública.

9 Plan General de Contabilidad Pública. Normas Técnicas relativas a los Activos, p.10. 10 Para efectos de Rendición de Cuentas, el manual de Control Fiscal vigente en el Distrito Capital clasifica los bienes como de consumo y devolutivos. Estos últimos, según el estado en que se encuentren pueden ser inservibles, devolutivos en servicio, en poder de terceros. 11 Para cumplir con los lineamientos del Presupuesto por Resultados es conveniente clasificar los bienes por áreas y en términos de los productos que va a generar cada entidad, con el objeto de aplicar la metodología de asignación de costos por centros de responsabilidad y/o áreas de apoyo.


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En materia contable, en el Plan General de Contabilidad Pública, se encuentran codificadas las cuentas de la siguiente forma: 2.3.1. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

“(…)Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público, y por tanto, no estan destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiendo ésta como, el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien”. • RECONOCIMIENTO Deben reconocerse por su costo histórico el cual se actualizará al costo reexpresado, mediante la aplicación de ajustes por inflación. Podrán considerarse como métodos de actualización el costo de reposición y el valor de realización, este último cuando se tenga la intención de enajenarse, mediante la realización de avalúos técnicos. Para establecer el costo de reposición pueden emplearse avalúos o precios de referencia. En un momento determinado puede coexistir la actualización al costo reexpresado con las otras formas anotadas.

El valor de los bienes recibidos en permuta o donación, corresponderá al convenido entre las partes o en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico.

El valor de las adiciones y mejoras que aumenten la vida útil del bien, amplíen su capacidad, la eficiencia operativa, mejoren la calidad de los productos y servicios, o permitan una reducción significativa de los costos de operación constituyen un mayor valor del bien, el cual afectará el cálculo futuro de la depreciación; en caso contrario, se reconocerá como gasto o costo, según corresponda.

• DEPRECIACIÓN / AMORTIZACIÓN

Por regla general la depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos a la generación de productos o servicios del ente público. No obstante, aquellos activos considerados de menor cuantía, podrán depreciarse totalmente en el período en el cual fueron formados o adquiridos. La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando aquel que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente.

Son depreciables aquellos bienes que pierden su capacidad normal de operación durante su vida útil, tales como, edificaciones, plantas, ductos y túneles, redes, líneas y cables,


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maquinaria y equipo, equipo médico y científico, muebles, enseres y equipo de oficina, equipos de comunicación y computación, equipo de transporte, tracción y elevación, equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería.

Se consideran como no depreciables los terrenos. Por su parte, no son objeto de depreciación, las construcciones en curso, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas, en mantenimiento, mientras permanezcan en esta situación.

El valor de los semovientes se amortizará durante el lapso que se considere como ciclo productivo, de acuerdo con métodos de reconocido valor técnico.

El valor de la inversión efectuada para construcción o adecuación de las vías de comunicación y acceso internas, se amortizará durante el lapso estimado de acuerdo con estudios de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta la capacidad de prestar servicios o generar beneficios.

• PROVISIONES / VALORIZACIÓN / DESVALORIZACIÓN

Deben reconocerse provisiones de conformidad con las normas contables vigentes, cuando estas sean procedentes como resultado de la pérdida por demérito u obsolescencia presentada por hechos extraordinarios o fortuitos; así mismo, por efectos de la pérdida de valor económico para aquellos bienes que se encuentran ubicados en zonas de alto riesgo, o por el deterioro que sufren las propiedades, requieren condiciones ambientales específicas para su funcionamiento o conservación.

Las valorizaciones y desvalorizaciones se reconocerán como resultado del análisis comparativo, entre el valor determinado producto de las actualizaciones realizadas y el valor en libros del respectivo bien.

• REVELACIÓN

“(…) Las propiedades, planta y equipo deben revelarse de acuerdo con su naturaleza y capacidad de desplazamiento, en muebles, inmuebles, plantaciones y de locomoción propia. Los bienes muebles se revelarán de acuerdo con su función, destinación y su estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos. En los bienes inmuebles se revelará, por separado, el valor que corresponda a terrenos.

Los bienes clasificados como de locomoción propia, corresponden a los semovientes y deben revelarse en forma separada.


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Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, así como las provisiones cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y deberán reflejarse en forma separada. Por su parte cuando haya lugar a la constitución de valorizaciones deberán reflejarse igualmente de manera separada”12.

“(…)Con relación a la depreciación, los activos depreciables adquiridos a partir del 1º de enero de 1999, cuyo valor total de adquisición sea igual o inferior a $620.000 (año 2001, $730.000) podrán depreciarse totalmente para efectos contables, en el mismo año en que se adquieran, sin considerar la vida útil de los mismos. Igualmente podrán depreciarse con estos criterios los saldos que figuren en el balance de los activos adquiridos en años anteriores.

Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente (año 2001, $286.000), podrán llevarse directamente al gasto, sin detrimento de optar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos, o, al activo como una propiedad, planta o equipo, si la entidad así lo determina. Igual procedimiento puede adoptarse en relación con los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia de esta norma” 13

“El Sistema de Ajustes Parciales por inflación no aplica para los inventarios. De modo que, las entidades que posean saldos en estas cuentas deberán realizar la reversión de estas partidas contra la cuenta patrimonial que hayan afectado al momento de realizar el ajuste”14. 2.3.1.1. Bienes muebles en Almacén o Bodega De acuerdo con el estado y características de los bienes, pueden ser susceptibles de afectarse las siguientes cuentas: “1620.-Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje: Para el registro de los bienes que requieren de una instalación previa para ponerlos en condición de utilización. 1625.- Maquinaria, Planta y Equipo En Tránsito: En esta cuenta se registran los bienes que se encuentran en trámite de transporte, legalización, importación o entrega por parte de los proveedores. 1630.- Equipos y Materiales En Depósito: Refleja los bienes que requieren ser depositados hasta cuando sean instalados para desarrollar proyectos específicos. 1635.- Bienes Muebles en Bodega: En esta cuenta se registran los valores de los bienes muebles, adquiridos a cualquier titulo, que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del ente público, en desarrollo de su función administrativa o 12 Plan General de Contabilidad Pública, Marco Conceptual, Normas Técnicas de Contabilidad Pública-Activos. 13 Plan General de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos Relativos a las normas técnicas de contabilidad. 14 Plan General de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos Relativos a la presentación de información


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cometido estatal. En esta cuenta no debe registrarse los bienes que se retiran del servicio, temporal o definitivamente”15 1636.- Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento: Refleja los bienes que requieren mantenimiento preventivo o correctivo. 1637.- Propiedades, Planta y Equipo no Explotados: Corresponden a los bienes muebles e inmuebles que no han sido objeto de uso o de explotación, así como aquellos que debido a características o circunstancias especiales diferentes al mantenimiento, no están siendo utilizados por el ente público. En esta cuenta no se incluyen los conceptos de bienes inservibles y bienes muebles en bodega”16 NOTA: Es pertinente aclarar que los bienes registrados en la cuenta 1635, bienes muebles en bodega, han de corresponder a elementos nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal del ente público. Así, es necesario destacar que los bienes que no estén siendo utilizados por el ente público deberán clasificarse como Propiedades, Planta y Equipo no explotados, sin perjuicio de que físicamente hayan sido reintegrados a la bodega. 2.3.1.2. Bienes Devolutivos en Servicio Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios, y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. 1605 Terrenos 1610 Semovientes 1612 Plantaciones Agrícolas Perennes 1615 Construcciones En Curso 1640 Edificaciones 1643 Vías de Comunicación y acceso internas 1645 Plantas, Ductos y Túneles 1650 Redes, Líneas y Cables 1655 Maquinaria y Equipo 1660 Equipo Medico y Científico 1665 Muebles y enseres y equipo de oficina 1670 Equipo de Comunicación y Computación 1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación 1680 Equipo de Comedor, despensa y hotelería 2.3.1.3. Casos Particulares – Propiedades, Planta y Equipo - A. Divisiones Modulares

15 Plan General de Contabilidad Pública, Modelo Instrumental Catálogo General de cuentas. p. 428 16 Plan General de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos Relativos a la presentación de información


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Para efectos de clasificar los bienes muebles identificados claramente como divisiones modulares utilizadas para oficina debido a su posible desarticulación, nueva ubicación o reasignación a otras dependencias, oficinas o instalaciones diferentes del inmueble en que fueron instaladas inicialmente, deben incorporarse a la subcuenta – Muebles y enseres17 El registro se hará por el valor de adquisición, instalación y demás erogaciones necesarias para ser puestos en servicio, la factura que entregue el proveedor deberá venir desagregada en sus valores por conjuntos, superficie, archivador o repisa, partes y piezas que conforman los módulos. Debido a que la mayoría de los paneles tienen las mismas dimensiones, los elementos deben ser identificados por unidad física, solicitud que debe quedar incorporada en el contrato de adquisición, para efectos de control contable y administrativo. Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control, el Almacén registrará y plaqueteará o codificara cada uno de los componentes o elementos que conforman los módulos, en el caso de los paneles, definida su clasificación y teniendo absoluta claridad en la cantidad, tipo, forma y la unidad de medida a ser instalada en la dependencia o área, se le asignará un código o número de placa al conjunto o conjuntos y su valor quedará a cargo del jefe de área; los elementos que componen el puesto de trabajo (silla, bases, mesón, archivador, etc.) quedarán a cargo del funcionario que los tendrá en uso. Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una dependencia, el número de piezas o metros serán descargados del código correspondiente y asignados al nuevo receptor. B. Muebles, Enseres y Equipos de oficina Empotrados – Fijos - en las paredes de

Inmuebles Teniendo absoluta claridad en sus características, el registro contable y el control administrativo corresponderá al tratamiento que se da a las mejoras de las edificaciones, por lo que se contemplará como un mayor valor de las mismas, correspondiendo su depreciación al mismo periodo de vida útil de la edificación. C. Equipos de sonido, televisores, retroproyectores y vídeo caseteras “(…)Los equipos de sonido, televisores, V.H.S y retroproyectores, deben clasificarse como EQUIPOS DE COMUNICACIÓN O COMO MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA dependiendo la actividad que desarrolla la entidad, esto es que si la actividad principal está relacionada con el ramo de las comunicaciones y estos elementos son utilizados para tal fin, deben registrarse como EQUIPOS DE COMUNICACIÓN, si por el contrario estos elementos se constituyen como herramientas de instrucción y capacitación interna deben registrarse como MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA”18

17 Contaduría General de la Nación, Doctrina Contable Pública Tomo 2. Concepto 0030 de Enero de 1998. P 189 18 Contador General del Distrito, Aspectos Generales Relacionados con la Contabilidad Pública en el Distrito Capital.


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D. Cableado Estructurado El sistema de cableado estructurado, dada su naturaleza e identidad propia y la posibilidad de desarticularlo en términos físicos, y en particular, a que no representa un componente directo de edificación que altere su periodo de vida útil, “(…)debe tratarse como mobiliario, y registrarse en la cuenta – Redes, Líneas y Cables habilitada para el efecto en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad”19 E. Inmuebles - Bienes inmuebles sin legalizar “(…)Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia documentaría que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser objeto de incorporación, como el caso de los bienes muebles o inmuebles o la existencia de derechos y obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o afectación de la situación patrimonial del ente público, y por ende la de la Nación, deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los documentos que la acrediten”20 Una vez se tengan los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles, se cancelarán las Cuentas de Orden, y se registrará el bien en el grupo de Propiedades, Planta y Equipo o Bienes de Beneficio y Uso Público según el caso, efectuando los ajustes por inflación y las depreciaciones o amortizaciones a que haya lugar. 2.3.1.4. Equipos de comunicación y computación Entre las subcuentas Equipos de Cómputo, se contemplarán:

• Computadores electrónicos análogos o digitales de programa almacenado, sus unidades de entrada y salida para el procesamiento electrónico de información conectados en forma local, remota o fuera de línea.

• Mini computadores, microcomputadores portátiles y similares con memoria electrónica o electromecánica programable, sus equipos periféricos conectados en forma local, remota o fuera de línea.

• Equipos y unidades centrales, de control de canales, accesorios y dispositivos

electrónicos para conexión de unidades de entrada y salida. • Equipos y unidades para almacenamiento primario o secundario de información en

medios magnéticos, con selección automática directa o secuencial. • Equipos de registro unitario y de trascripción de datos a un medio accesible por el

computador. 19 Contaduría General de la Nación, Doctrina Contable Pública Tomo 2. Concepto 0030 de Enero de 1998, p.188 20 Plan General de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos Relativos a los Principios, p.36


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• Terminales, máquinas, equipos y dispositivos de teleprocesamiento para transmisión y procesamiento de información a distancia con posibilidad de interconexión a computadores electrónicos.

• Dispositivos de almacenamiento secundario.

• Accesorios, repuestos, partes y piezas: Unidades de disco magnético fijos, removibles; Unidades de cinta magnética, Unidades de disquetes o casetes, Unidades de cinta, Unidades de disco, Unidades centrales de proceso (C.P.U), Sensores de red inalámbricos repetidores de señal, Consolas, Unidades lectoras de carácter ópticos, Pantallas locales y remotas; Impresoras de líneas, de caracteres de calidad mecanográfica, locales o remotas; Máquinas para trascripción de datos, Unidades de grabación, Módem (modulares / demoduladores), Unidades de transmisión de datos, Unidades de conversión de datos, Unidades de control de comunicaciones, Unidades de despliegue de datos, Unidades de control de dispositivos de entrada – salida-, Unidades de graficación (Plotters), Convertidores de medios magnéticos, Mesas digitalizadoras, Perforadoras de tarjetas, Convertidores digital / análogo y análogo / digital, Teleimpresoras, Lectores de cinta perforada de papel, Terminales portátiles, Concentradores, Máquinas registradoras programables, Registradora programable, Equipos de microfilmación, Transistores, Alambres, Motores, Bobinetes, Resistores, Los demás equipos y máquinas de computación y procesamiento de datos.

NOTA: Clasificación Contable y Administrativa de los Bienes que para su funcionamiento necesitan de varios componentes, tipo los computadores: La clasificación Administrativa y contable de los equipos de computador al momento de elaborarse el comprobante de entrada al Almacén, para facilitar el control, reparación asignación y actualización, puede realizarse atendiendo mecanismos que faciliten el control y seguimiento, entre otros se proponen: A. Por sus componentes como unidades contables; partiendo de la factura que expide

el proveedor, al que se le solicitará en el contrato u orden de compra desagregar los bienes adquiridos en sus componentes y accesorios – Monitor, C.P.U, Software, filtro de pantalla, servicio de mantenimiento, etc.-, para lo que se puede tener en cuenta:

Componente, elemento fundamental para una máquina o equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su cometido. Por ejemplo: un equipo de cómputo como un todo no sirve y no prestaría el servicio para el que fue adquirido si le falta, el monitor, el teclado, la C.P.U., o una tarjeta de memoria.

Repuesto, elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño en la máquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria en un equipo de computo que debe ser cambiada por que la que hace parte de la máquina se averío.


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Accesorios, elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina. Actualmente un accesorio para un equipo de computación, es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda polvo, las herramientas, etc. Es decir, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.

En esta clasificación y para efectos de un mayor control administrativo, cada componente debe tener una identificación que permita determinar su ubicación física en el equipo al cual se haya incorporado.

B. El equipo completo como unidad contable; es decir se registra la máquina como un

todo, que incluye los componentes básicos indispensables para su funcionamiento, C.P.U., monitor, mouse, teclado, tarjetas de memoria, unidad de cd room, fax, entre otros; administrativamente o para los registros de almacén se asignará un código o placa principal y en la tarjeta de control (kárdex) se relacionarán las series o códigos de identificación de dichos componentes, físicamente la placa se adhiere al equipo en una o varios de sus componentes.

En lo que respecta al control y registro de los software, repuestos y accesorios; éste se realizará de manera independiente y su tratamiento atenderá lo previsto en el presente manual.

2.3.1.5. Reclasificación de Bienes Devolutivos (propiedades, planta y equipo)

a consumo Siendo potestativo de la entidad elaborar el catálogo de bienes, es facultad del comité de inventarios a partir de la información presentada por el Responsable del Almacén y Bodega, evaluar y autorizar mediante acto administrativo, la reclasificación de los bienes de devolutivos al grupo de consumo. Este procedimiento debe ser realizado en la medida en que la actualización del catálogo lo requiera, en especial previo a la toma física de inventarios. PARÁMETROS 1. El principio que rige la reclasificación, estará fundamentado en lo previsto desde el

mismo instante de la adquisición del bien; las adquisiciones que se hagan, cuyo costo sea igual o inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente, se deben registrar como gasto. De igual forma se deben trasladar las compras de años anteriores cuyo costo se ajuste a este parámetro”21

2. Con base en el catálogo de clasificación de bienes emitido por la entidad el cual ha

tenido como base el objeto social de la entidad, las funciones que realiza y lo previsto en el presente manual o mediante un estudio técnico y contable, se determinará cuales bienes o elementos devolutivos son susceptibles de trasladarse

21Plan General de Contabilidad Pública. Carta circular No. 25 de diciembre de 2000


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a los grupos de bienes de consumo. Sobre la base de lo anteriormente expuesto, se llevarán a cabo como mínimo los siguientes pasos: El Responsable del Almacén y Bodega con base en los parámetros establecidos

elaborará el proyecto de reclasificación o de actualización del catálogo de bienes de la entidad; el que estará sustentado en conceptos técnicos, contables y jurídicos.

A partir de la información presentada por el responsable del Almacén y Bodega, el comité

de inventarios evaluará y presentará la propuesta de acto administrativo para la refrendación por parte del Representante Legal o su delegado, anexando el listado de los elementos susceptibles de reclasificación.

Sobre la base de la resolución se deben elaborar los registros contables necesarios para

los respectivos traslados de cuentas en forma coordinada con el Almacén. NOTA: De ser encontrados elementos devolutivos totalmente depreciados sobre los cuales se ha determinado su reclasificación como bienes de consumo, se deben cancelar las cuentas de los activos respectivos contra las depreciaciones correspondientes. 2.3.2. OTROS ACTIVOS - CARGOS DIFERIDOS (Bienes de consumo)

Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.

El ingreso al Almacén se realiza siguiendo el mismo procedimiento para bienes devolutivos, su diferencia radica en la clasificación interna por el Catálogo de Bienes de la Entidad, situación que también se reflejará en su ubicación física dentro de las bodegas, en los documentos de ingreso y salida, en los informes consolidados de almacén.

En materia contable el ingreso de los bienes catalogados como de consumo se registra en el grupo de Cargos Diferidos, Materiales y Suministros y no son objeto de reexpresión por concepto de ajustes por inflación.

La entrega al consumo o uso se registrará directamente en el gasto o costo, según el tipo de servicio o naturaleza de la entidad; o en los cargos diferidos de acuerdo con la naturaleza del bien y los beneficios futuros que se obtengan de este tipo de bienes. 2.3.2.1. Casos Particulares - Cargos Diferidos - A. Libros Para la clasificación de los libros se debe tener claridad si son del tipo colecciones especializadas como enciclopedias que tienen el propósito de fomentar la cultura, por lo


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que deben registrarse en la cuenta BIENES DE ARTE Y CULTURA sujetos a una provisión que representa el valor de la contingencia de pérdida como resultado de daños, deterioro u otros, de conformidad con lo estipulado en el Plan General de Contabilidad. Así las cosa si se trata de libros del tipo códigos, manuales, instructivos, revistas, cartillas, recopilación de normas o textos que correspondan a herramientas de trabajo o consulta, deben registrarse en la cuenta CARGOS DIFERIDOS o en su defecto en la cuenta de GASTOS a que corresponda de acuerdo con la materialidad del gasto. Por lo tanto, es preciso aclarar que la clasificación que se determine para los bienes, bien sea como devolutivos o de consumo, es a criterio y responsabilidad de la administración del ente, el cual debe determinar los procedimientos requeridos para que físicamente se custodien y se garantice el uso adecuado de los mismos. B. Software

El Software se define como el conjunto de programas de computador utilizados para el control y traducción de lenguajes, clasificación y manejo de datos con propósito general o específico, almacenados y distribuidos en cualquier medio físico. El Plan General de Contabilidad Pública contempla la cuenta de intangibles y la subcuenta software para su registro contable.

El software permite la clasificación, procesamiento y almacenamiento de datos, aplicaciones computacionales de control y gestión para garantizar la integridad de los datos, incluye los medios de informática que permiten la distribución y transferencia de los mismos. Dentro de este grupo se incluyen: Sistemas operacionales, compiladores, ensambladores, interpretadores de programación, programas de utilidad, paquetes de uso general o específico, lenguajes de control de trabajos, programas para correo electrónico (Internet; como sistema de comunicación entre redes, intranet como implementación de la tecnología del World Wide Web para operación de las redes internas en la organización aprovechando la tecnología Internet aplicada, etc), paquetes de procesamiento de palabra, hojas electrónicas, administradores de base de datos, diccionarios de datos, generadores de reporte, paquetes especializados de software, programas de procedimientos que ayudan a la producción – Windows, excell, vision etc.-, depuración, mantenimiento y ejecución de aplicaciones, programas desarrollados por los usuarios en cualquier lenguaje. “Todo ente debe implementar los mecanismos para presentar el inventario de hardware y de software actualizado y valorizado, el plan de informática y de contingencia, especificando las aplicaciones para computador en producción, procesos de desarrollo, implementación y migración de una plataforma a otra, junto con el diagrama modular que indique la relación y la distribución entre los distintos sistemas de información”22

22 Contraloría de Santafe de Bogotá, Manual para el ejercicio del Control Fiscal. Resolución Reglamentaria 035 de Octubre de 1999, pp.18.


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C. Bienes de Consumo entregados en desarrollo de Proyectos de Inversión Social 1. Los bienes adquiridos en desarrollo de proyectos de inversión cuyo objetivo es

atender necesidades de la comunidad, distintos de aquellos que nacen al interior de cada organización para mejorar su capacidad operativa u administrativa, deben tratarse contablemente en forma separada, reconociendo su impacto social como servicios o bienes entregados a la sociedad en cumplimiento del cometido estatal.

2. Cuando se trate de bienes que en conjunto hacen parte de un solo proyecto mediante

el cual se atienden necesidades comunitarias, aunque individualmente no tienen un costo representativo o que la erogación requerida para su adquisición se considera de menor cuantía, contablemente deben clasificarse en las cuentas de Inversión Social Diferida y amortizarse durante el periodo que se estime habrán de prestar beneficios.

3. Desde la perspectiva meramente administrativa, la entidad debe realizar el

seguimiento y control al proyecto, basándose en los informes de custodia y mantenimiento previstos en el Convenio de uso firmado entre la Junta de Acción Comunal y la Alcaldía Local. (Ver ejemplo Capitulo 6, II Salida Bienes, ejercicio 12)

2.3.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES - FUNCIONES La entidad tendrá un área o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en bodega, servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables.

El funcionario encargado del área será responsable por la recepción, organización, custodia, manejo, conservación, administración y suministro, de los bienes de propiedad y a cargo de la entidad, al igual que de aquellos entregados para el cumplimiento de las siguientes funciones:

1. Dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en el Almacén y Bodega de acuerdo con la estructura organizacional diseñada al interior de la entidad, como recursos bajo su responsabilidad para el cumplimiento de sus funciones y lograr el normal funcionamiento de la dependencia.

2. Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relación con las dependencias de Adquisiciones, Contabilidad e Inventarios o de quien haga sus veces.

3. Recibir, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontación de sus características, marcas, modelos, series, tamaños y cantidades, contra los soportes que ordenan o sustentan las operaciones de ingreso.


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4. Almacenar y embarcar materiales, materias primas, y productos terminados en forma técnica y oportuna. Además de proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro.

5. Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de acuerdo con los procedimientos, normas y autorizaciones establecidas.

6. Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de la existencia de bienes en el Almacén y Bodega, elaborar informes, conformar y rendir cuentas con la periodicidad que ordenen los reglamentos internos, los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes de los movimientos realizados durante el periodo.

7. Reportar oportuna y adecuadamente, a las áreas de Contabilidad e Inventarios, los resúmenes de los saldos y movimientos y la documentación relacionada con las novedades del Almacén y Bodega.

8. Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes

inservibles y los no útiles u obsoletos; de conformidad con los procedimientos señalados en este manual.

9. Elaborar oportuna y correctamente los informes y documentos que se deben generar

en el Almacén, con base en los documentos soporte, debidamente tramitados. 10. Realizar conteos selectivos para confrontar las existencias físicas contra los registros

de los sistemas de kárdex y contables. 11. Planear, coordinar y realizar el inventario físico total, en forma anual o en el periodo

fijado por la administración y conciliar el resultado con las cifras contables. 12. Informar de manera oportuna los movimientos de bienes23 que se presentan al interior

de la entidad, para que se emitan o actualicen las pólizas de seguros adquiridas para salvaguardarlos, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley en materia de protección.

El cumplimiento adecuado de sus funciones precisa implementar controles para los bienes, de modo que el responsable del área o quien haga sus veces en la entidad realizará inventarios selectivos o rotativos en cualquier periodo del año, utilizando procedimientos que le permitan mantener actualizado el sistema de registros, entre otros los siguientes: • Remitiendo al usuario un listado de los bienes a su cargo con el objeto de confrontar

la existencia física contra lo registrado, documento que una vez llevado a cabo el 23 De acuerdo con las disposiciones de la compañía de seguros la expresión “Movimiento de Bienes”, hace referencia a la obligatoriedad de informar en forma oportuna la adquisición, traslado entre ares internas o dependencias de la Administración Central, entrega de bienes en comodato, venta y demás novedades que afecten el inventario de bienes en servicio o bodega, para efectos de su reconocimiento.


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proceso, deberá ser enviado al responsable del almacén o bodega, firmado en señal de aceptación o conformidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío de la solicitud. En el caso de inconsistencias, comunicará por escrito dentro del mismo tiempo al área de Almacén o de inventarios sus inquietudes, situación que permitirá mantener un estricto control sobre los bienes que le fueron asignados.

• Otro posible mecanismo, sería mediante constatación física directa por dependencia

y usuario, realizada por el responsable del área o a través de un funcionario del Almacén o Bodega.

2.3.3.1. Comité de Inventarios Con el propósito de velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios se debe crear un comité que coordine, planifique y apoye en su gestión al responsable del Almacén y Bodega, el que estará conformado por un grupo multidisciplinario que tendrá a su cargo las decisiones relacionadas sobre la materia. • Integrantes El Comité estará conformado por tres (3) miembros, así: El Director o Jefe Administrativo o quien haga sus veces, quien siempre lo presidirá; el responsable del Almacén y Bodega, quien ejercerá la Secretaría Técnica; y, un tercer miembro que se escogerá entre los siguientes funcionarios: a- El responsable de los bienes en Servicio; y, b- El Jefe de Contabilidad, o quien haga sus veces En casos especiales se podrá invitar a cualquiera de los siguientes funcionarios: • El Director Financiero, o quien haga sus veces • El Jefe de Contabilidad, cuando no forme parte principal • El Asesor Jurídico, o quien haga sus veces • Un funcionario de Control Interno, deberá asistir a la reunión cuando el comité lo invite

por considerarlo pertinente y necesario. • A quien el Comité considere que pueda aportar elementos de juicio necesarios para

cumplir con los objetivos de su competencia. Estos últimos, solamente emitirán sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o materia en discusión, pero no votarán al momento de tomar las decisiones. Las decisiones del Comité de Inventarios se adoptarán por mayoría simple. En las entidades donde no coincidan los cargos señalados o no se alcance a conformar el comité con los funcionarios propuestos, el Director Administrativo, o quien haga sus veces, será el responsable de conformar este comité, atendiendo los criterios generales aquí establecidos.


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La asistencia a las reuniones de este comité es de carácter obligatorio y no delegable, salvo en los casos expresamente autorizados, y serán convocadas por el Director Administrativo o quien haga las veces en la entidad, a través del Secretario Técnico del mismo. Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comité de Inventarios serán emitidas y consignadas en el acta que suscriban sus miembros en cada reunión, la que se constituye en la base y el soporte fundamental de todos los trámites y gestiones que se adelanten a través de este. • Funciones El objetivo principal del Comité de Inventarios es establecer planes y programas al interior de la entidad que permitan mantener actualizados los inventarios de la misma. Dentro de esta perspectiva, las funciones propias del Comité, son: Diseñar los mecanismos y acciones requeridas para la realización de los inventarios

físicos de la entidad. Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no

utilizables de la entidad, previo análisis y presentación de las investigaciones y estudios correspondientes, dentro de los cuales se podrán contemplar factores como: resultado de la evaluación costo/beneficio, valor de mantenimiento, concepto técnico, nivel de uso, tecnología, costos de bodegaje, estado actual y funcionalidad, entre otros.

Analizar y conceptuar sobre los resultados arrojados por los análisis y avalúos técnicos

realizados al interior o exterior de la entidad en materia de reclasificación de bienes, determinación del catálogo de elementos, entre otros, que permitan claridad en la administración de estos.

Gestionar las acciones requeridas para realizar la valuación de aquellos bienes que lo

requieran, a partir de consultas técnicas, comerciales, contables, de personal experto, entre otros, y si en algún caso lo amerita, podrá ser citado a reunión un representante de los peritos.

Analizar las características y comportamiento de los bienes de la entidad y demás

factores que considere necesarios, para determinar la reclasificación de bienes devolutivos a bienes de consumo cuando haya lugar.

Las demás que le asignen las leyes, acuerdos o decretos o los procedimientos internos

diseñados en la entidad. • Reuniones


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El Comité se reunirá de manera ordinaria de conformidad con lo determinado en su reglamento interno; y de manera extraordinaria en los siguientes eventos: − Por extrema urgencia se declarará mediante acto administrativo debidamente

motivado. − Por la necesidad de dar solución a requerimientos hechos por los Organismos de

Control y, − Por potestad del Representante Legal de la entidad.


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3. INGRESO O ALTAS DE ALMACÉN

El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse por adquisiciones, donaciones, bienes recibidos en comodato, dación en pago, leasing con opción de compra, remesa o traslado entre bodegas, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, producción, sentencias y por traspasos entre entidades, entre otros.

El ingreso material y real de los bienes al Almacén y Bodega se considera perfeccionado cuando el almacenista o jefe de Almacén recibe los bienes y firma el comprobante de entrada, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el Almacén y efectuar los registros en contabilidad. 3.1. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

La recepción de bienes debe ser realizada por el funcionario responsable del manejo del Almacén y Bodega, por un delegado debidamente autorizado, o por persona responsable y técnicamente capacitada, en el sitio en donde se haya pactado la entrega según el contrato o la orden de compra.

1. De manera general, al momento de recibir los elementos, el responsable del Almacén y Bodega atendiendo lo especificado en los documentos que ha debido enviar con anticipación el área responsable de la adquisición y que especifican el origen y aspectos tales como: Tipo de contrato, convenio, actas, remesas, decisiones judiciales, etc. comprobará que la calidad, cantidad, estado y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras, se ajustan estrictamente a lo descrito en el contrato, orden de compra, suministro, factura o pedido respectivo.

2. En el caso de necesitarse el concepto de peritos, técnicos o científicos, el contrato lo establecerá, o con la debida antelación el responsable del Almacén y Bodega lo solicitará por escrito a un funcionario competente. La certificación por ellos expedida quedará anexa al comprobante de entrada y copia de esta se anexará a la certificación que debe emitir el encargado del control de la ejecución o el interventor del contrato si la transacción así lo requiere.

3. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega, entre lo físico y lo estipulado en el documento que autoriza la transacción, se suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y se informará del evento al área que generó el contrato o documento en procura de la correspondiente solución; de no darse, el responsable del Almacén y Bodega o la persona que tiene a cargo el control de ejecución, no recibirá los bienes hasta que se solucione la situación observada.


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4. Una vez se reciban los elementos a satisfacción, el responsable del Almacén y Bodega expedirá el documento oficial de ingreso diseñado por la entidad, mediante el cual se entiende perfeccionado el ingreso, procediendo a distribuir las copias de conformidad con lo establecido al interior de la entidad.

En este caso se debe proceder al registro en el sistema de control de Almacén o Bodega con base en lo estipulado en la orden de compra, contrato o acto administrativo que respalda la operación, aún cuando el pago no se haya realizado.

5. Una vez recibidos los bienes en el Almacén o Bodega, se les deberá asignar un

código que puede ser numérico, alfa numérico o de barras, código de identificación secuencial que facilite el control dentro y fuera de la entidad, el cual será adherido mediante rotulo o placa si las condiciones o características lo permiten. Si no es posible adherir el rotulo o placa, el número de identificación del bien será virtual - código que aparece únicamente en el registro del sistema de kárdex -.

6. La identificación física o virtual quedará registrada en el sistema de control o tarjeta

de kárdex permitiendo un estricto control y seguimiento del bien tanto en bodega, como en servicio, a cargo de usuarios, dependencias, contratistas, beneficiarios de contratos de comodato o interadministrativos de uso.

7. Codificados los bienes se procederá a su organización dentro de las instalaciones del Almacén, deberá realizarse de acuerdo con la naturaleza y característica de los bienes, por la necesidad de garantizar seguridad, preservar del deterioro o contaminación además de permitir rapidez y agilidad en las entregas y manejo, entre otras. El ordenamiento deberá hacerse en lugares accesibles y correctamente identificados (estantes, bandejas, módulos, filas, niveles, estibas, arrumes, etc.) que permitan un correcto control y manejo.

NOTA: Cuando se trate de la recepción de bienes a titulo gratuito o permuta, el recibo se realizará de conformidad con lo establecido en el respectivo convenio, contrato o acuerdo entre las partes, se dejará constancia expresa del estado en que son recibidos.

Comprobante de Entrada al Almacén o Bodega

El comprobante de ingreso o entrada al Almacén o Bodega, es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o Bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad. Debe ser preparado y legalizado por el responsable del Almacén, con base en el contrato o acto administrativo y demás soportes pactados en la negociación, en original y número de copias requeridas de conformidad con lo establecido en los procedimientos internos diseñados por la entidad, y debe contener como información básica, la siguiente: • Nombre de la entidad; • Lugar y fecha;


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• Número consecutivo; • Identificación de la bodega a la cual ingresan los bienes; • Concepto del ingreso que origina la novedad o transacción; • Nit o Documento de Identidad, nombre del Proveedor y lugar de procedencia; • Número y fecha de emisión de la factura, o documento equivalente, o el

correspondiente documento que soporta la transacción; • Número del contrato, orden de compra o prestación de servicios y fecha; • Tipo de bien. Código de clasificación interna, número o placa asignada y descripción

del bien o elemento (Modelo, Marca, Serie, si a ello hubiere lugar); • Unidad de medida; • Cantidad; • Valor o costo de adquisición unitario y total; • Nombre y firma del responsable del Almacén y Bodega; • Observaciones si a ello hubiere lugar. 3.2. CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESO DE INGRESO AL ALMACÉN 3.2.1. COMPRAS GENERALES

Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la entidad; es decir, obedecen al resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de conformidad con las disposiciones vigentes por ley.

Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del proveedor en el Almacén o en el lugar que estipule la orden de adquisición; en el evento de presentarse o hacerse necesario recibir entregas parciales en razón de las características del producto, especificaciones técnicas, procesos de importación, fechas de vencimiento en el caso de los medicamentos y alimentos, entre otras; deberá quedar estipulado en el contrato.

El responsable del Almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista contrato autorizado por la entidad y del cual debe recibir oportunamente la copia respectiva, documento con el cual el almacenista controlará las fechas de entrega pactadas y acondicionará los espacios físicos y los elementos o equipos necesarios para hacer la recepción.

Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el contrato de adquisición, el almacenista o personal encargado firmará la factura o documento legalmente admitido que sea presentado por el vendedor o su representante como constancia de haber recibido a satisfacción y elaborará el documento oficial de ingreso, agotando el procedimiento estipulado en este manual.


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3.2.2. COMPRAS POR CAJA MENOR Las adquisiciones por cajas menores son las realizadas a través de fondos fijos reembolsables. Por regla general no se deben realizar compras de Propiedades, Planta y Equipo (Bienes Devolutivos), a través de caja menor; sin embargo de realizarse por urgencia del servicio, deberá tenerse en cuenta lo establecido en el manual de procedimientos internos de la entidad, el cual debe tener en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:

La autorización de la compra se dará previo concepto de “no existencia en bodega” de los elementos a adquirir, emitido o certificado por el almacén.

La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar el ingreso al almacén o bodega, que junto con el concepto de “no existencia” será presentado ante el responsable del Almacén y Bodega a más tardar al siguiente día hábil de realizada la compra.

El responsable del Almacén realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a la cuenta propiedades, planta y equipo – bienes en servicio - a nombre del funcionario que lo tiene en uso, de no conocerse el nombre, el comprobante de traslado al servicio se hará a nombre de quien autorizó la compra.

Este trámite será realizado por el responsable del manejo de la caja menor, dado que para legalizar el reembolso deberá anexar a la factura el comprobante de salida o traslado al servicio.

NOTA: Los bienes de consumo adquiridos por caja menor no se deben ingresar al almacén. 3.2.3. COMPRAS A TRAVÉS DE CONTRATOS OUTSOURCING El sistema de contratación bajo la modalidad de outsourcing, permite a las empresas concentrar los recursos estratégicos en su negocio central y así ahorrar costos operativos con el propósito de generar mayor productividad. Teniendo en cuenta que este tipo de contratación tipifica la posibilidad de adquirir un número considerable de elementos o servicios de frecuente utilización, es necesario agotar todos los requisitos previstos por la ley para llevar a cabo cualquier tipo de contratación. Con el propósito de que el contratante además de recibir lo ofrecido en lo que respecta a la entrega de los bienes o servicios en el lugar determinado, en el tiempo y al costo convenidos, pueda desarrollar mecanismos de control y seguimiento internos y externos a los bienes objeto del contrato, el proveedor debe proporcionar y garantizar un sistema de


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información en tiempo real, estructurado en la comunicación, infraestructura física y de transporte. Antes de suscribir el contrato, deben ser analizados los beneficios que se obtendrán en la optimización de procesos tales como almacenamiento y manejo de recursos financieros del tipo costos de oportunidad y de capital invertido en inventarios. Dentro de los parámetros de evaluación y control es importante tener en cuenta los aspectos relacionados con: El análisis costo beneficio entre el proceso actual frente al propuesto (outsourcing), debe

ser positivo para la entidad. Los elementos objeto del contrato se deben consumir en el mismo período (mensual) para

el cual son suministrados. Para el control de este tipo de contratos la entidad deberá contar en sus diferentes áreas

con procesos administrativos y de gestión, al igual que con controles estadísticos, planes de compras, manejo y suministro de los elementos, con el objeto de lograr los objetivos propuestos.

En aquellas entidades donde no exista de forma especifica el área de adquisiciones

donde se registre el seguimiento al consumo, evolución del contrato y el cumplimiento de los objetivos definidos para medir la eficiencia del proceso, será el almacén con el apoyo del área de contabilidad el encargado de desarrollar los procedimientos.

Al diseñar un proceso administrativo y contable debidamente reconocido, se debe incluir

como mínimo aspectos tales como:

• Mecanismos de control que garanticen el adecuado seguimiento del manejo de los elementos que se adquieren por Outsourcing.

• Los controles que se establezcan deben permitir cumplir con lo solicitado por los órganos de control.

• Mantener información estadística que permita hacer análisis y comparativos históricos – control individual por elemento, funcionarios, áreas, etc. de las adquisiciones y consumos realizados por mes - para la toma de decisiones.

• Deben identificarse claramente las áreas responsables de la contratación, ejecución y cumplimiento del contrato desde la solicitud del usuario teniendo en cuenta los niveles de autorización establecidos, hasta el pago al proveedor; incluyendo la revisión de lo solicitado, el cumplimiento de las garantías y el lleno de los requisitos del proceso de contratación.

Los soportes para registrar contablemente la realidad de los hechos económicos y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin, para estos casos el certificado de recibo a satisfacción que no sea emitido por el almacenista, deberá ser expedido por el jefe de la dependencia que recibe a satisfacción


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el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato, y éste se constituirá en soporte suficiente para reconocer y pagar la obligación que de ello se deriva. En razón de lo expuesto, es viable obviar el registro de entradas y salidas por almacén de los elementos de consumo mensual manejados a través de este sistema y en su defecto hacer directamente el registro contable en las cuentas de gasto o costo cuando se trate de contratación de servicios. 3.2.4. COMPRAS AL EXTRANJERO (IMPORTACIONES)

Es la adquisición o compra de bienes de procedencia extranjera, previo trámite y cumplimiento de las disposiciones legales.

Si los bienes adquiridos mediante procesos de importación, han sido objeto de constitución de amparos mediante póliza de seguro, serán recibidos con la intervención de un representante acreditado por la respectiva compañía de seguros, previamente notificada e invitada a participar en el procedimiento de recibo y apertura del correspondiente embalaje.

Si la aseguradora no se hiciere presente, se iniciará la operación de ingreso al Almacén o Bodega en la fecha y hora previstas, elaborando un acta en la que conste la ausencia del representante de la entidad aseguradora.

De presentarse faltantes y/o averías en los bienes importados, se consignará tal situación en el acta; copia de la misma se enviará a la entidad aseguradora, a la empresa transportadora y al Representante Legal de la entidad que tramitó la importación, solicitando las aclaraciones y restituciones del caso. Esta acta deberá ser firmada por todos los funcionarios que participaron en el proceso.

El comprobante de ingreso se tramitará solamente para aquellos bienes que correspondan con el documento soporte y que no presenten avería o daño, los demás serán devueltos al vendedor o su representante en el país. Sólo se podrán recibir elementos sustitutos de partes o repuestos para equipo especializado, mediante autorización escrita del Representante Legal, Director o Gerente de la entidad o del funcionario que se delegue para tal fin y con la presencia de un técnico o profesional especializado en el área, que certifique la calidad, similitud y que garantice que el bien puede ser utilizado presentando las mismas ventajas y resultados. 3.2.5. INGRESO DE PARTES POR APROVECHAMIENTO A PARTIR DEL

DESMANTELAMIENTO

Cuando se produzca desmantelamiento o desmonte de instalaciones y equipos, las partes o piezas que sean reutilizables deberán ser recibidas por el responsable del Almacén y Bodega, los nuevos bienes ingresarán con base en el acta de la diligencia que para el efecto se levante. Dicha acta deberá estipular la denominación de los bienes, sus características, cantidades y el avalúo que funcionario competente les haya practicado.


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Contablemente ingresarán como equipos y materiales en depósito, teniendo en cuenta que su aprovechamiento se considera a futuro y consiste en ser incorporados a otro tipo de bienes. 3.2.6. INGRESO DE PRODUCTOS ELABORADOS O TERMINADOS

Los productos elaborados o terminados resultan de la transformación de insumos, actividad que puede ser realizada directamente o a través de terceros, pueden ser producidos para uso o consumo interno en la entidad o para venta o traspaso a terceros.

Una vez terminado el proceso de producción, el responsable del Almacén y Bodega recibirá los bienes terminados elaborando el comprobante de entrada, el cual deberá estar acompañado de una copia del informe o reporte de producción, verificando que correspondan el producto, cantidad, estado y condiciones de recibo. De existir sobrantes en los insumos, éstos deben ser reintegrados al Almacén o Bodega de materias primas donde se elaborará el correspondiente comprobante de ingreso.

Los bienes terminados, producidos en industrias, talleres, granjas, imprentas y demás unidades productivas del Distrito Capital, bien sea para uso oficial o para la venta, serán incorporados a los inventarios de la bodega de productos terminados por su costo de producción. 3.2.7. INGRESO DE MAQUINARIA Y EQUIPO RECONSTRUIDOS O MEJORADOS

Todo bien que presente desperfecto y que sea reparado, automáticamente adoptará un nuevo valor en los registros de la entidad, valor que podrá ser obtenido a partir de la sumatoria de las erogaciones causadas por la reparación y el costo actual o histórico, o por el que resulte de un avalúo realizado por expertos; el registro de ingreso estará soportado con el acta o resolución que autorizó la reparación.

Cuando el bien haya sido dado de baja y por alguna razón se logre o se determine su reconstrucción, a partir del acta de reparación donde conste la diligencia, este se incorporará nuevamente al Almacén tanto física como en los registros de la entidad, el responsable del Almacén y Bodega surtirá el trámite pertinente e incorporará el nuevo valor del bien, el cual será el que tenía antes, más el costo de los materiales o repuestos incorporados y los gastos de reconstrucción o reparación si los hubiere.

Si el responsable de Almacén y Bodega suministra materiales, repuestos o elementos para la reconstrucción, abrirá cuenta transitoria y contra ésta comprobará que dichos materiales se han utilizado en el bien reconstruido.

• Las partes o piezas deterioradas y que son remplazadas en una máquina o equipo al efectuarse una reparación, no serán registradas por el Almacenista o responsable de bodega, salvo que el Representante Legal o funcionario autorizado disponga lo contrario. En tal caso se ingresan a bodega mediante la elaboración y trámite de la entrada correspondiente y si es del caso informando a contabilidad.


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• Los repuestos adquiridos para ser incorporados a los equipos o máquinas objeto de reparación, deben estar especificados en el contrato de reparación si lo hubiere, o ser registrados por el responsable del Almacén y Bodega o por el responsable del control de estos bienes en la hoja de seguimiento del equipo basado en las correspondientes facturas, a su costo de adquisición como Cargos Diferidos (Bienes de Consumo).

3.2.8. INGRESO POR RECUPERACIÓN DE BIENES Se entiende por recuperación, la reaparición física de bienes que han sido descargados de los registros contables y de inventarios por pérdida. A los bienes recuperados se les dará nueva entrada al Almacén. El responsable deberá producir el comprobante de entrada, en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento en su valor. En tal caso el valor de reincorporación será fijado por funcionarios facultados para ello, de lo cual se dejará constancia en el comprobante de ingreso.

Solamente se le dará ingreso al Almacén o Bodega a aquellos bienes recuperados que hubieren sido denunciados como perdidos y en consecuencia, hayan sido descargados de los registros de Propiedades, Planta y Equipo, en bodega o servicio.

Si los bienes recuperados han sufrido un desgaste mayor al normal (base de su depreciación), el ingreso al Almacén se registrará con base en el acta que autoriza el hecho, firmada por el responsable del Almacén y Bodega, por el Representante Legal o su delegado en la entidad para este fin y por el funcionario implicado, dejando constancia del hecho e incorporando el bien por el valor reconocido mediante avalúo comercial o técnico, dicha acta formará parte de la documentación requerida para tramitar ante la instancia correspondiente la terminación de responsabilidad que hubiere originado la pérdida del bien objeto de incorporación. Para el efecto será el responsable del Almacén y Bodega de la entidad quien informe de la novedad a las autoridades respectivas de acuerdo con el procedimiento seguido por responsabilidades. 3.2.9. INGRESO POR SOBRANTES

De determinarse a través del responsable del Almacén y Bodega o por información de un funcionario o ente de control, que existen sobrantes de bienes o elementos en Almacenes o bodegas o en alguna dependencia, por efecto de excedentes de producción o identificados en la realización de tomas físicas, inventarios o revisiones rotativas o periódicas, se procederá a levantar el informe correspondiente como soporte para realizar el registro de ingreso al Almacén y a la Contabilidad, el soporte oficial será el acta respectiva.

Para este procedimiento el Almacenista deberá:


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Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos compensados, o que están bajo responsabilidad de otro funcionario, o que pertenecen al inventario de otra oficina o entidad.

Si los bienes encontrados se encuentran en la bodega y se determina que son sobrantes, se debe efectuar la entrada correspondiente a cargo del responsable de la bodega; pero si dichos sobrantes se encuentran en uso, simultáneamente al ingreso se emitirá la salida directamente a las cuentas Propiedades, Planta y Equipo en bienes en servicio a cargo de quien los está utilizando.

Los sobrantes se valorizarán teniendo en cuenta su estado, el valor de mercado, o el que fije el funcionario designado para tal fin o por perito conocedor de la materia. 3.2.10. INGRESO POR NACIMIENTO DE SEMOVIENTES Cuando se produzca nacimiento de semovientes en granjas, laboratorios, puestos de monta, etc., propiedad de los Entes Públicos del Distrito Capital, el funcionario que los tenga a cargo informará por escrito al responsable del Almacén y Bodega y a su superior inmediato la novedad, con el objeto de que se registren y activen los nuevos ejemplares. Para este efecto la información que suministrará, deberá incluir los siguientes datos:

• Lugar y fecha de nacimiento; • Número, especie y raza de la madre; • Sexo del nuevo ejemplar; • Estado físico del nuevo ejemplar; • Características físicas (color, raza, especie, estado, etc.); • Avalúo realizado por funcionario especializado, por consulta comercial o por perito

conocedor de la especie o del tema; • Nombre, identidad y cargo del responsable de la custodia del ejemplar.

Observaciones que considere pertinentes; • Firma del responsable.

3.2.11. INGRESO A PARTIR DE COMPENSACIONES

La compensación se produce cuando se completa el numero de bienes faltantes con bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como: Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en los recibos o salidas de almacén.

La compensación deberá ser efectuada por el responsable del Almacén y Bodega, previo concepto favorable emitido por el Comité de Inventarios. En este caso se dará ingreso a la bodega de la cantidad sobrante compensada y se efectuará la baja del faltante por la misma cantidad.


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Los faltantes que no fuera posible compensar deben quedar a cargo del responsable al cual se le habían suministrado. 3.2.12. INGRESO POR REPOSICIÓN

Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario que los tenía a cargo.

Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, medida y estado de los que falten, se deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

El responsable de los faltantes emitirá solicitud escrita, dirigida al responsable del Almacén y Bodega, al Representante Legal o a quien él delegue, ofreciendo los bienes que va a reponer, indicando el detalle de éstos.

Mediante concepto técnico del Responsable del Almacén y Bodega, de considerarse persona idónea para llevar a cabo la evaluación, o de funcionario administrativo designado por la administración, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, uso, estado y conveniencia, se acreditará que los bienes ofrecidos reúnen o no las mismas características de los faltantes, y en consecuencia se acepta o se rechaza la solicitud.

Aceptada la solicitud se suscribirá acta entre el responsable del Almacén y Bodega y quien entrega, para proceder a dar ingreso al Almacén, donde se dejará constancia del valor de factura de compra o el que resulte a partir de reconocido avalúo técnico. El acta y demás documentos tenidos en cuenta en el proceso se deberán anexar al comprobante de entrada, simultáneamente se elaborarán los registros contables y de Almacén correspondientes al bien reemplazado.

El responsable del Almacén y Bodega de la entidad informará de la novedad a las autoridades disciplinarias o fiscales para los efectos legales correspondientes.

3.2.13. INGRESO DE BIENES ENTREGADOS A LA ENTIDAD DE MANERA

PROVISIONAL EN DEMOSTRACIONES O ENSAYO

En este caso se debe efectuar un ingreso provisional contabilizándose en una Cuenta de Orden Acreedora, Bienes Recibidos de Terceros y simultáneamente a través del mecanismo que se utiliza en la entidad, se deberá informar a la correspondiente compañía de seguros.

El responsable del Almacén deberá expedir una certificación de recibo con copia al proveedor y a contabilidad, anotando todas las características físicas que permiten


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identificar claramente el bien o los bienes, el estado y las razones que ocasionan el ingreso.

Si la entidad adquiere el bien o bienes que se encontraban en demostración o ensayo, se procederá a efectuar la entrada correspondiente y se realizará la reversión de los asientos o movimientos de la Cuenta de Orden Acreedora.

Si se presenta la devolución o restitución del bien, se cancelará la Cuenta de Orden Acreedora, y se dejará constancia del recibido a satisfacción por parte del proveedor en la carpeta de seguimiento y control que se lleva en el Almacén para este tipo de transacciones. 3.2.14. INGRESO DE BIENES RECIBIDOS EN PRÉSTAMO

El responsable del Almacén y Bodega debe elaborar el ingreso y control, atendiendo las condiciones que se hayan pactado y evidenciado en un documento que legalice tal hecho, como acta, convenio, o contrato.

El ingreso de bienes producto de un préstamo no afecta las cuentas del balance de la entidad. Su registro se hará en una Cuenta de Orden Acreedora y el tratamiento será igual que para el caso de bienes recibidos de forma provisional, donde se refleje la responsabilidad por la tenencia del bien. Con la entrega o devolución del bien se cancelará la Cuenta de Orden.

El área responsable del control de inventarios abrirá carpeta de seguimiento y custodia de estos bienes, hasta realizarse la cancelación del contrato con la devolución de los bienes a quien hizo la entrega.

Todo bien recibido en préstamo debe utilizarse en la prestación del servicio para el cual fue solicitado y no debe reposar en bodega. 3.2.15. INGRESO A PARTIR DE CONTRATOS DE COMODATO

Cuando una persona o entidad de derecho público o privado entrega bienes en comodato a entidades del sector público, éstos deben ser ingresados al Almacén o Bodega y registrarse en Cuentas de Orden denominadas Bienes Recibidos de Terceros, por cuanto se recibe o entrega el uso y no la propiedad, especificando el término de duración del comodato.

El comprobante de ingreso deberá contener todos los requisitos establecidos en el contrato referente a las especificaciones técnicas y físicas del bien, condiciones, términos y valores, entre otras.


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El área responsable del control de inventarios abrirá carpeta de seguimiento y custodia de estos bienes, hasta realizarse la cancelación del contrato con la devolución de los bienes a quien hizo la entrega.

Cuando finalice el plazo contractual pactado, se procederá a efectuar la salida y se cancelarán las cuentas que se hubieren abierto. 3.2.16. INGRESO POR OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES – TRASLADO O

TRASPASO-

Representa los bienes transferidos, inservibles, servibles no utilizables, o aquellos que por disposiciones especiales se requieren o se deben trasladar o traspasar entre entes públicos del nivel distrital, sin ninguna contraprestación y en cumplimiento de disposiciones legales.

La característica de este tipo de operaciones es la transferencia del dominio y de la propiedad de los bienes que realicen las entidades distritales.

TRASLADO DE INVENTARIOS: Jurídicamente opera cuando la entrega de bienes sin contraprestación económica se realiza entre entidades del sector central distrital, por tratarse de una sola persona jurídica. Se formaliza con el acta de entrega que se suscriba entre los funcionarios responsables del Almacén o Bodega de las respectivas entidades.

TRASPASO DE INVENTARIOS: Jurídicamente se define como la entrega de los bienes entre entidades del sector central y descentralizado o entre las entidades descentralizadas entre sí, del nivel distrital, por tratarse de dos personas jurídicas diferentes. Este hecho económico se efectuará a través de un Convenio Interadministrativo suscrito por los correspondientes representantes legales de las entidades, y se formalizará con la respectiva acta de entrega.

Para la legalización del ingreso al Almacén de la entidad se deben surtir los pasos del procedimiento de ingreso o alta de Almacén establecido en el presente manual.

El documento que oficializará la transacción será el acta de recibo y entrega firmada por las partes en señal de conformidad, y debe señalar el origen o causa del traslado o traspaso, relacionar y detallar las características de los bienes, la conformación de su valor en libros o el obtenido en caso de hacerse necesario mediante avalúo técnico; valor por el cual la entidad receptora ingresará los bienes a su patrimonio. El registro contable se debe realizar como una operación interinstitucional. 3.2.17. INGRESO POR DONACIONES RECIBIDAS

Hay donación cuando, una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a título gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los Entes Públicos del Distrito


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Capital, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del Representante Legal de la correspondiente Entidad del Distrito.

Las donaciones podrán ser aceptadas cuando las efectúen personas naturales o jurídicas que se ajusten a la normatividad vigente y cuando la entidad no adquiera, por efecto de la aceptación de la donación, gravámenes pecuniarios u obligación de contraprestaciones económicas. Podrá, sin embargo, adquirir el compromiso de destinar el bien o bienes donados a los fines que determina el donante, siempre y cuando correspondan al uso propio del bien y se ajusten a la Constitución, la Ley y al objeto de la entidad.

Se considera perfeccionada la donación mediante la debida celebración del contrato, la cual debe contener la relación de los elementos objeto de la donación, la entrega material de los bienes y la elaboración del Comprobante de Ingreso al Almacén o Bodega, cuando a ello haya lugar.

Para el registro contable de las donaciones debe tenerse en cuenta si los bienes recibidos de terceros, tienen como característica su permanencia relativa o si por el contrario, son bienes que se extinguen con el tiempo.

Si los bienes recibidos en donación se catalogan como bienes de permanencia relativa afectarán el Patrimonio de la entidad al incorporarse como Superávit Donado. Si por el contrario se determina que los bienes se extinguen con el tiempo, se afectará la cuenta de resultados por concepto de ingresos extraordinarios, donaciones.

Si por algún motivo el donante no suministra los valores, este se fijará mediante avalúo practicado por funcionarios de la entidad con capacidad técnica en la materia, o por peritos señalados por la Dirección, Gerencia o Representante Legal.

Cuando los elementos sean recibidos en instalaciones diferentes a la sede del Almacén o Bodega, los funcionarios que los reciban estarán en la obligación de agotar el procedimiento señalado en este manual y comunicar al responsable del Almacén y Bodega para que se perfeccione la entrada a bodega y su salida al servicio.

Si se trata de donación de bienes inmuebles, es requisito para su perfeccionamiento, que el acto contractual sea elevado a escritura pública y se realice el correspondiente registro ante la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Posteriormente se efectuarán los asientos contables y el registro de cifras en las cuentas correspondientes. 3.2.18. INGRESO A PARTIR DE SENTENCIAS

Este hecho se genera por los fallos de procesos judiciales o administrativos a cargo de personas naturales o jurídicas, quienes por hechos originados en saqueos, hurtos, peculado, negligencia administrativa, sanciones, cobros coactivos de impuestos, entre otros, deben pagar en especie, como compensación a los daños causados a las entidades públicas.


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El documento que soporta el ingreso al Almacén o Bodega de estos bienes es la sentencia del juez, acompañada del informe que para tal efecto le haga llegar la Oficina Jurídica de la entidad al responsable del Almacén y Bodega. En el informe se detallarán los tipos de bienes, características, cantidades, estado de conservación y avalúo. 3.2.19. INGRESO DE BIENES ENTREGADOS EN EL LUGAR DE UTILIZACIÓN

Para el ingreso de bienes o materiales de difícil movilización o que por necesidades de servicio requieran ser entregados o puestos en el lugar de su utilización, la recepción podrá realizarse directamente en el lugar y a través del funcionario responsable de la dependencia o de quien tiene el control de ejecución del contrato o su delegado, quien deberá contar de manera anticipada con copia del contrato o documento donde se especifican los requisitos y las características de los bienes adquiridos.

Para legalizar el recibo de los bienes que físicamente no ingresan al Almacén, en el lugar donde sean colocados por el proveedor, deberá levantarse un documento o acta de recibo firmado por el proveedor y por el funcionario responsable del área o de quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato. Si el representante del Almacén y Bodega o su delegado no puede estar presente, quien recibe, al siguiente día hábil deberá enviar la documentación al Responsable del Almacén y Bodega para que se elabore y perfeccione de forma inmediata el ingreso en los registros de la entidad.

Los registros de almacén y de contabilidad de los bienes recibidos en el lugar de utilización en el momento de perfeccionar el ingreso a la entidad se hará directamente en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo que corresponda – bienes en servicio -; el registro en el inventario individual de almacén se hará directamente con cargo al usuario final si se conoce su nombre o a cargo del funcionario que recibió, hasta tanto se asigne a quien corresponda.

Para aceptar entregas parciales que haga un proveedor, estas deberán estar expresamente establecidas en el documento o contrato que perfecciona la negociación.

Para el caso de los elementos de consumo inmediato – Cargos Diferidos o Gastos – como es el caso de repuestos para mantenimiento de vehículos y equipos, elementos para mantenimiento de instalaciones físicas del tipo chapas, vidrios, etc.; útiles de oficina o de cocina etc., cuya utilización sea inmediata y que no van a formar parte del inventario del almacén de la entidad, el registro se podrá realizar directamente en las cuentas contables correspondientes, sin pasar por el almacén; en razón de la eficacia y productividad en los procesos. El control estará a cargo de la oficina generadora del gasto y del responsable de la ejecución del contrato.

Los soportes para registrar la realidad económica en contabilidad y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin, para estos casos, el certificado de recibo a satisfacción que no sea emitido por el almacenista, deberá ser expedido por la oficina que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato.


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3.2.20. INGRESO DE SOFTWARE

La entidad podrá obtener el software que requiera para el desarrollo de sus actividades, mediante un proceso normal de compra o de adquisición directa a través de proveedores que lo tengan desarrollado y pueda ser ajustado a las necesidades o, contratando su desarrollo de acuerdo con las necesidades y parámetros que la entidad especifique, en cuyo caso igualmente entregará las licencias correspondientes. La otra modalidad de adquisición será desarrollándolo al interior de la entidad con personal, insumos y logística propia.

• Software Adquirido

El ingreso se registrará al interior del almacén atendiendo los pasos establecidos en el presente manual para el ingreso de bienes; la clasificación se realizará de acuerdo con lo establecido por el catálogo interno de clasificación (Software o Intangibles). El control administrativo podrá estar en cabeza del Responsable de Almacén y Bodega o del área de Sistemas e Informática.

Contablemente, deberá registrarse en el Grupo Otros Activos; Intangibles; aquellas adquisiciones cuyo valor este por debajo a $ 730.000.oo (año 2001, se modifica anualmente por decreto del Gobierno Nacional), podrán ser diferidos en el mismo año en que se adquieran; si el valor es superior se diferirá al tiempo que se estime cumplirá con el servicio requerido. De acuerdo con su valor de adquisición, podrá optarse por una clasificación de bienes de consumo controlado.

• Software Desarrollado al Interior de la Entidad

Este caso se tipifica con aquellos software que la entidad decide sean producidos por sus propios ingenieros cumpliendo las etapas que constituyen lo que se denomina el ciclo completo de vida de un sistema, etapas tales como:

• Análisis; etapa donde se desarrollan las especificaciones funcionales teniendo en cuenta el diagnostico y las necesidades planteadas por la entidad,

• Diseño; incluye el desarrollo del diseño físico y lógico,

• Desarrollo (Programación); a partir del diseño físico se desarrollan las estructuras,

• Pruebas; etapa donde se corrigen posibles inconsistencias y se ajustan los requerimientos,

• Liberación del sistema; etapa donde se entrega el producto final para el funcionamiento y uso.


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El control del desarrollo del software estará a cargo del funcionario asignado para liderar o coordinar su ejecución, quien con el ordenador del gasto, serán los responsables de verificar que los soportes contables que respalden la inversión con cargo a la apropiación presupuestal correspondiente, identifiquen claramente este hecho, de manera que a nivel contable sean soporte válido y suficiente para la acumulación de los costos, Así mismo serán los responsables de formalizar la entrega del producto final al responsable de Almacén y Bodega para su incorporación a los activos de la entidad.

El control administrativo del software diseñado podrá estar en cabeza del Responsable de Almacén y Bodega o del área de Sistemas e Informática.

Contablemente el costo de producción, en la medida en que la ejecución del proyecto se va realizando en sus diferentes etapas en forma parcial o definitiva, debe ir siendo registrado con cargo al rubro presupuestal en la cuenta Cargos Diferidos, Estudios y Proyectos. En el momento en que se ponga en producción (servicio del usuario), el Costo Total causado se debe clasificar a la cuenta de Intangibles, Software; se deberá estipular el tiempo en que va a prestar el servicio para efectos de su amortización.


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4. PERMANENCIA DE LOS BIENES EN LA ENTIDAD El periodo de permanencia se define como el tiempo transcurrido entre el ingreso hasta la salida definitiva, tanto física como contable, de los bienes de la entidad, sin que se modifique el título de propiedad adquirido inicialmente. Durante este tiempo los bienes, pueden estar en las bodegas de la entidad bajo la custodia del responsable de Almacén y Bodega o funcionario encargado, o en servicio y en funcionamiento en una dependencia a cargo de un funcionario quien debe aceptar su responsabilidad en aras del cumplimiento de sus funciones. Así mismo, los bienes pueden estar en funcionamiento bajo la responsabilidad de: empresas, entidades o unidades externas a la entidad, en carácter de comodato, convenios interadministrativos, contratos de uso o administración, entre otros. Es importante aclarar que con el perfeccionamiento de estos convenios, la entidad no entrega la propiedad de los bienes, pero si está en la obligación de hacer cumplir lo acordado en el acto administrativo que se firma. Quien entrega, debe diseñar un control administrativo que permita mantener actualizada una base de datos orientada a la preservación y conservación de los bienes, dicha base estará bajo la responsabilidad del responsable del Almacén y del responsable de la sección o dependencia denominada manejo y control de inventarios o bienes devolutivos en servicio. Para los registros contables debe tenerse en cuenta: • Bienes muebles en Almacén o Bodega: Los bienes no han sido puestos en servicio,

ni física, ni contablemente, el registro contable debe estar en la cuenta – Bienes Muebles en Bodega – en esta cuenta se registra únicamente el valor de los bienes nuevos o recientemente adquiridos a cualquier titulo, que tienen características de permanencia, consumo y explotación, utilizables en el futuro.

• Bienes en Servicio: Los bienes que se encuentren en explotación, uso o consumo

deben estar clasificados en las respectivas cuentas y subcuentas establecidas para el grupo de Propiedades, Planta y Equipo, definidas en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.

4.1. TRASLADO DE BODEGA A SERVICIO Son egresos de bienes que salen del Almacén o Bodega con destino a las dependencias y funcionarios de la entidad para el desarrollo de sus funciones, para terceros en uso en desarrollo de los convenios, cuando así se pacte en los mismos, estos bienes pueden ser nuevos o reutilizados.


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Procedimiento Administrativo 1. Toda salida o traslado de bienes del Almacén o Bodega, con destino a las

dependencias, funcionarios o terceros, se hará previo pedido por parte de funcionarios autorizados. Simultáneamente con la entrega de los bienes, el responsable del Almacén y Bodega expedirá el comprobante de salida y exigirá la firma por parte de la persona que recibe los bienes.

A su recibo, el destinatario del bien, verificará las características y cantidades contra lo contemplado en el comprobante de salida. Si lo encuentra conforme deberá firmar dicho comprobante y registrar el número de documento de identidad, como prueba de recibo a satisfacción. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas jurídicas, la firma en el comprobante será la del Representante Legal o de la persona que éste autorice por escrito, anotando además el número de su documento de identidad.

2. Para la entrega se debe realizar un alistamiento que comprende: conteo, confrontación de las denominaciones, descripción, especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas, entre otras, con las aprobadas en la solicitud de bienes proporcionada por el Almacén. Esta información debe ser igual a la registrada en el comprobante de traslado o salida de almacén y en los movimientos de Almacén, en las tarjetas de estantería o murales si se llevan y en los registros del sistema de kárdex, al igual que la información presentada a contabilidad y al área de control de inventarios.

3. La requisición se anexará al comprobante de salida o traslado, para cotejar y verificar

la correlación entre lo entregado y lo solicitado. 4. El comprobante de salida debe ser registrado en el sistema de control de bienes en

Almacén o Bodega y en el de control de bienes en servicio, en la misma fecha de la entrega, con el fin de mantener actualizados los movimientos y saldos.

5. Cuando se produzcan solicitudes que la bodega no pueda satisfacer totalmente, el

comprobante de salida se hará por los elementos efectivamente despachados. Se dejará constancia del motivo por el cual no se pudo cumplir a cabalidad con la solicitud o pedido.

6. En ningún caso se permite la salida de bienes con base en órdenes verbales o recibos

provisionales. Si esto ocurriese, la responsabilidad por desacato de la norma, recaerá exclusivamente sobre el responsable del Almacén y Bodega.

7. El responsable del Almacén y Bodega no tiene facultades para decidir el cambio de

destinatario que figure en la solicitud, ni para cambiar o reemplazar los elementos por otros similares.


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8. La entrega de los bienes a los funcionarios para el cumplimiento de sus funciones, se hará directamente a la persona indicada en el comprobante de salida, quien con su firma y número de identificación, se hará responsable y legalizará el recibo de los elementos.

9. La entrega de los bienes con destino a la dependencia, para el uso general del equipo

de trabajo, se hará directamente a la persona responsable de la dependencia o área, quien respaldado por el Representante Legal o su Delegado – Director Administrativo o Responsable de Almacén - creará mecanismos de control que le permitan custodiar y preservar los bienes recibidos según lo indicado en el comprobante de salida o traslado y por él firmado en señal de recibo a satisfacción.

10. El responsable del Almacén y Bodega no podrá hacer firmar un comprobante de salida

si no ha entregado los bienes que en él figuran. De igual manera no podrá expedir constancia de deuda o compromiso de posterior entrega de bienes no despachados.

11. No es permitido a los responsables de Almacén y Bodega mantener en depósito,

bienes o elementos cuya salida ha sido perfeccionada.

Tampoco podrá almacenar bienes objeto de pruebas periciales desfavorables al proveedor, ya que éstos, una vez se haya producido el concepto técnico que resuelva su no aceptación, deberán ser devueltos inmediatamente.

12. El comprobante de salida no puede presentar tachaduras, enmendaduras,

intercalaciones o adiciones. 13. Copia del comprobante de traslado se le entregará al destinatario de los bienes. Para

el caso de elementos devolutivos, el comprobante se constituye en el documento base para incluir los bienes en los inventarios individuales.

14. En caso de existir objeciones para firmar el comprobante en señal de aceptación, éstas

deberán presentarse de manera inmediata y por escrito, a fin de gestionar con prontitud la legalización definitiva.

15. Legalizada la operación, el comprobante de traslado debidamente firmado en señal de

aceptación de entrega y recibo, será base fundamental para crear la carpeta individual del funcionario, archivo que reposará en el Almacén o área de control de inventarios. Este documento será reemplazado en la medida en que se actualice como consecuencia de las operaciones y movimientos de bienes a cargo del destinatario a quien siempre se le entregará su copia respectiva.

Comprobante de Traslado o Salida de Bienes del Almacén o Bodega al Servicio El comprobante de traslado de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la


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responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén y Bodega, transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria. Los registros de control que permitan hacer seguimiento de los bienes propiedad de la entidad y que suministren información en procura de la preservación, custodia y coordinación de mantenimiento, entre otros, estarán a cargo del responsable del Almacén y Bodega y del funcionario o área de control de inventarios. El comprobante de traslado o salida de bienes, del Almacén o Bodega al servicio, debe ser elaborado por el responsable del Almacén y Bodega, con base en la solicitud y entrega real de los elementos, podrá ser preimpreso o impreso por el sistema al momento de la entrega de los bienes, constará del número de copias establecidas en el procedimiento definido por la entidad, y contendrá como mínimo:

• Nombre de la entidad; • Lugar y fecha de emisión; • Numeración consecutiva; • Identificación de la Bodega que origina el traslado; • Dependencia destinataria; • Cuenta Contable destino del bien; • Código, número o placa y descripción del bien; • Unidad de medida; • Cantidad despachada; • Valor unitario; • Valor total; • Nombre y firma del funcionario o usuario responsable; • Nombre y firma del responsable del Almacén y Bodega. 4.2. TRASLADOS ENTRE DEPENDENCIAS O USUARIOS Proceso mediante el cual se modifica la ubicación física del bien y/o responsable de su uso o custodia, para lo cual se debe tener en cuenta:

• Diligenciar el formato diseñado por la entidad para el traslado de bienes Propiedades, Planta y Equipo (Devolutivos).

• Los traslados entre funcionarios y dependencias deberán efectuarse a través de la Oficina de Inventarios o de la que haga sus veces, quien actualizará la información únicamente en los registros de Almacén e inventarios, pues en los de contabilidad los valores seguirán figurando en las cuentas correspondientes a bienes en servicio.

• Los bienes que hayan sido despachados a una determinada dependencia o funcionario, no podrán ser trasladados a otra sin que se elaboren y legalicen los


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comprobantes de cargo o abono entre las respectivas dependencias y responsables, con el visto bueno de la Oficina de Inventarios o su equivalente.

• Cuando sea necesario e imprescindible efectuar préstamos de bienes del tipo devolutivos o de consumo controlado de manera temporal entre dependencias o funcionarios, esta operación se deberá legalizar a través de la Oficina de Inventarios o su equivalente.

• La Oficina de Inventarios o su equivalente en la entidad, será la encargada de actualizar las novedades de traslados y de efectuar periódica y sistemáticamente, las pruebas y seguimiento necesarios para el debido control del inventario de los bienes en servicio; también verificará su estado de conservación y mantenimiento.

Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado de inventarios los que contendrán la relación detallada de los bienes a cargo del funcionario o dependencia incluyendo los nuevos movimientos, firmados en señal de aceptación por los funcionarios involucrados, remplazarán los anteriores. Comprobante de Traslados

Es el documento legal probatorio que identifica clara y detalladamente el traslado de un bien, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal, administrativa y legal por la custodia, administración y conservación, por parte del funcionario que lo entrega, transfiriéndola a quien lo recibe, podrá ser preimpreso o impreso por el sistema al momento de la legalización ante el grupo de inventarios, constará del número de copias establecidas en el procedimiento definido por la entidad.

El comprobante de traslado como mínimo debe contener:

• Nombre de la entidad; • Lugar y fecha de emisión o del traslado; • Numeración consecutiva; • Identificación del funcionario que efectúa el traslado y del funcionario que recibe; • Código o número de placa y descripción del bien; • Unidad de medida; • Cantidad entregada; • Valor unitario; • Valor total; • Nombre y firma de los responsables. 4.3. TRASLADO ENTRE ALMACENES O BODEGAS

Los traslados de bienes pueden darse del Almacén principal a sub-almacenes o bodegas, a almacenes regionales o entre almacenes y bodegas regionales, de acuerdo con los siguientes aspectos:


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1. El traslado se efectuará previa autorización del responsable del Almacén, o

funcionario competente, con base en la solicitud escrita diligenciada por el Almacén solicitante.

2. Las entidades que cuentan con sub-bodegas que operan de forma independiente en el

recibo, control y administración de bienes e inventarios, en aras de un manejo más eficiente, y que llevan registros independientes con información directa a contabilidad, no elaborarán comprobantes de traslados, sino de salida.

3. Pero si han sido creadas bajo las directrices del Almacén principal deben efectuar los registros de ingreso con copia al Almacén principal quien conciliará, reportará la información a contabilidad y elaborará el correspondiente traslado de Almacén.

4. Cuando el traslado se realiza entre Almacenes o bodegas, el funcionario responsable de la recepción verificará, en presencia del funcionario comisionado, que los bienes correspondan, en características y cantidades, a los relacionados en la copia adjunta del comprobante de salida de la bodega de origen.

5. Si las características de los elementos no concuerdan con las consignadas en los documentos, se informará al responsable del Almacén y Bodega de origen para que se establezca la causa de la diferencia y se determine la responsabilidad si a ello hubiere lugar, de lo cual enviará copia a su superior inmediato.

6. Si el transportador es ajeno a la entidad, la confrontación de los bienes se hace contra la copia de la guía o planilla de transporte. Si las características de los bienes no corresponden se anotará tal hecho en la guía e informará por escrito al Almacén o Bodega remitente, para que se adelanten las gestiones tendientes a aclarar las causas de las diferencias y si fuere necesario proceder a hacer efectivas las garantías.

Cuando el número de unidades sea menor a las relacionadas en los documentos o se encuentran averiadas, el funcionario responsable las recibe dejando constancia en la planilla o guía e informará a su superior inmediato para lo pertinente.

En este caso, el comprobante de entrada se elaborará por el número de unidades físicamente recibidas.

Si los bienes se encuentran conforme a lo solicitado, el responsable del Almacén y Bodega firmará la planilla o guía. El comprobante de traslado recibido del almacén origen será el documento oficial para ingresar los bienes a la bodega receptora.

7. En todos los eventos antes enunciados, el responsable del Almacén y Bodega debe informar el movimiento o las novedades, dentro de los tres (3) días hábiles


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siguientes al responsable del almacén principal, quien es el responsable de consolidar y enviar la información respectiva al área de contabilidad. 4.4. SALIDA O TRASLADO DE BIENES PARA USO DE CONTRATISTAS La asignación de bienes devolutivos a contratistas debe estar expresamente consignada en las cláusulas del contrato (Ley 80 de 1993, artículo 40), y su entrega se legalizará mediante el comprobante de traslado o salida a servicio, firmado por el contratista en señal de recibo, al que se le anexará la solicitud presentada por el Interventor o quien haga sus veces y de la copia del contrato donde se determine la entrega. A la terminación del contrato, el contratista entregará los bienes al almacén a través del comprobante de reintegro que opera en la entidad, el responsable del Almacén y Bodega cumplirá con lo dispuesto en el presente manual para los reintegros a bodega y expedirá certificado de recibo a satisfacción al Contratista quien deberá anexarlo al informe de finalización del contrato. En la liquidación del contrato, además de tenerse en cuenta el cumplimiento del objeto como tal, se debe tener en cuenta que el contratista haya efectuado la devolución de los bienes entregados para el desarrollo del mismo; de lo contrario, el interventor o controlador del gasto dejará constancia para efectos de tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar de acuerdo con lo establecido por la Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, artículo 52 y Ley 200 de 1995, artículo 4; entre las que se cuenta, hacer efectivas las pólizas que amparan los bienes entregados para el ejecución del contrato. La gestión ante la aseguradora también se dará cuando el contratista habiendo entregado los bienes, éstos presentan un desgaste diferente al natural, o en caso de hurto o pérdida de los mismos. En el evento de presentarse mérito para declarar una responsabilidad por hechos u omisiones, la entidad debe determinar en cabeza de quién, como responsable de velar por el cumplimiento del contrato (interventor, ordenador del gasto, jefe del área en donde se ejecuta el contrato), se surtirán los procesos disciplinarios, administrativos o fiscales (Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, artículo 53) a que haya lugar. 4.5. SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS EN PRÉSTAMO A TRAVÉS DE

CONTRATOS DE USO O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

El préstamo se configura cuando una entidad o dependencia entrega a otra un bien para que haga uso de él por un tiempo determinado, con la obligación de restituirlo en las mismas condiciones en que fue entregado.

El préstamo como mínimo debe cumplir el siguiente procedimiento:

Se debe recibir solicitud escrita de la entidad que necesita el bien indicando el destino del mismo, duración del préstamo, nombre y cargo del funcionario que los recibirá.


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El Representante Legal de la entidad que entrega o su delegado, en señal de aceptación firmará el convenio interadministrativo o el contrato de uso a que haya lugar, donde quedará expreso el tiempo de uso, entidad solicitante, servicio a prestar, especialidad y características de los bienes, documento al que se anexará la solicitud recibida donde debe aparecer relación detallada de los elementos solicitados, cantidad, nombre del funcionario responsable, entre otros.

Cuando la solicitud de préstamo se refiera a bienes de uso corriente no especiales o que formen parte de convenios que por su objeto deba realizarse tal préstamo; el responsable del área administrativa o de aquella que haga sus veces en la entidad, como requisito para la firma del convenio, expedirá certificación donde conste, que los bienes a ser entregados no son requeridos en el periodo para el que son solicitados y que a la fecha no cursa programa de compra de bienes de este tipo; se exceptúan del requisito las solicitudes hechas a través de autoridad superior.

El responsable del Almacén que entrega elaborará un acta de entrega donde conste el estado de conservación, especificaciones técnicas y/o físicas, tiempo por el cual se efectúa el préstamo y los valores.

NOTA: Se debe presentar póliza de garantía (exceptuando cuando se trate de entidades de derecho público, puesto que la Ley 80/93 prescinde de la garantía única para éste tipo de entidades) constituida por la entidad solicitante y a favor de la entidad que los presta, con el fin de garantizar su devolución en el mismo estado que se prestaron, su reposición o reparación en caso de pérdida o deterioro en la utilización, así como el tiempo de duración del préstamo.

Para legalizar el préstamo se debe suscribir un acta de entrega por parte de los responsables del Almacén y Bodega y/o Control de inventarios y por los representantes autorizados de cada una de las entidades tanto prestataria como prestamista en señal de entrega y de recibo; con este documento se efectuará el registro correspondiente en el sistema kárdex de inventarios y se enviará copia a contabilidad.

Los bienes entregados en calidad de préstamo no deben ser retirados de los inventarios de la entidad; se llevará control administrativo en archivos individuales teniendo en cuenta quien recibe y la naturaleza del préstamo definido por la entidad en sus procedimientos internos, los que a su vez deben determinar si el registro en la contabilidad corresponde a “Bienes Entregados a Terceros”

Únicamente la bodega podrá entregar los bienes en calidad de préstamo, y deberá informar a la Oficina de Inventarios o su equivalente en la entidad, para su Registro y Control.

Cuando venza el plazo de duración del préstamo que aparece en los registros, corresponde al responsable del Almacén y Bodega gestionar la devolución oportuna del bien y la actualización de los registros correspondientes.


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4.6. SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS A TRAVÉS DE CONTRATOS

DE COMODATO El Comodato o Préstamo de Uso, es el contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la entrega del bien o los bienes objeto del comodato.24 Los elementos objeto de esta clase de contratos son bienes raíces o muebles que luego de ser usados deben restituirse, es decir, son especies que acorde con lo establecido por la normativa contable, corresponden a los bienes devolutivos. La esencia de esta clase de contratos, es que los bienes objeto del préstamo puedan devolverse, por lo cual su naturaleza no puede corresponder a bienes fungibles.

En esta modalidad de traslado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Que el comodato conste en un contrato ajustado a la Ley, firmado por los funcionarios facultados de la entidad que entrega los bienes y de la que los recibe, especificando la descripción del bien o elementos, cantidad, estado, características físicas y/o técnicas, duración del comodato, uso que se debe dar al mismo y demás variables que sean necesarias.

La entrega quedará perfeccionada con la elaboración del comprobante de salida al que se le anexará la póliza de manejo, el comprobante debe ajustarse en todo al contrato suscrito entre las partes y tramitarse según los procedimientos descritos en este manual para el traslado de bienes de bodega al servicio.

Con relación a las pólizas de seguros es preciso que la entidad realice el análisis para determinar la necesidad de asignar las apropiaciones presupuestales para adquirir dichas pólizas en el evento en que el comodatario no posea los recursos para tal fin.

El comprobante de salida debe ser firmado por el suscriptor del Contrato de Comodato, o por el funcionario que delegue para tal fin, en señal de aceptación. El Responsable de Almacén y Bodega descargará del kárdex para efecto del inventario físico, no obstante deberá diseñar los mecanismos de control para realizar el seguimiento a los bienes entregados en calidad de comodato, responsabilizándose de gestionar el cumplimiento del término pactado para su devolución. Contablemente, quien entrega deberá registrar la transacción como Bienes entregados a terceros y realizar las reclasificaciones a que haya lugar en el caso de existir cálculos de depreciación y ajustes por inflación; por su parte el ente que recibe deberá registrar su contrapartida en Cuentas de Orden Acreedoras.

24 Código Civil, artículo 2200


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4.7. REINTEGRO AL ALMACÉN O BODEGA DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN SERVICIO

Son las devoluciones a bodega realizadas por la dependencia, funcionario, o tercero, de los bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del funcionario, por supresión de la dependencia o entre otros factores, por inservibilidad u obsolescencia, bienes sobre los cuales la administración puede optar por su reparación, redistribución o baja definitiva con destino final específico.

Los bienes reintegrados al Almacén o Bodega deberán presentar un desgaste normal por uso. En caso de daño por caso fortuito o por acciones donde se presuma alguna responsabilidad del funcionario, y teniendo en cuenta que el comité de inventarios se constituye en un valioso mecanismo de autocontrol, le corresponde a éste solicitar al responsable del Almacén un informe exhaustivo de las diferentes variables involucradas en el hecho, que una vez analizadas, servirán de base para que el Comité determine si es procedente dar traslado a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias o al Organismo de Control Fiscal para lo de su competencia. De aquí la importancia de establecer las políticas y procedimientos al interior del Comité, requeridos para el cumplimiento de sus funciones enmarcados dentro de la normatividad vigente. Procedimiento Administrativo

La persona que reintegre a la bodega un bien, debe elaborar el formato diseñado por la entidad para tal fin, donde se detallará la cantidad, tipo, código de identificación, estado en que se encuentra y las razones del reintegro.

De encontrar conforme el bien o los bienes, el responsable de Almacén y Bodega, elabora el respectivo comprobante de entrada e informa para descargar del inventario individual respectivo, si los elementos no concuerdan se adoptará el procedimiento señalado para la reposición.

Ingresado el bien al Almacén a través de una inspección física se clasifica de acuerdo con el estado, y se opta por el proceso a seguir, reparación, baja o nueva puesta en servicio.

Debe informarse inmediatamente al área de contabilidad para la reclasificación de las cuentas de propiedades, planta y equipo en servicio a la cuenta Propiedades, Planta y Equipo no explotados.

Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio por situaciones tales como mantenimiento, o porque se encuentren contabilizados en la cuenta Propiedades, Planta


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y Equipo no explotados, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente 25

Si el reintegro se realiza por la finalización de un contrato, el responsable del Almacén expedirá certificación en señal de recibo a satisfacción, para que el usuario adelante ante la entidad los trámites a que haya lugar. Comprobante de Reintegros

El comprobante de reintegro de bienes de servicio al Almacén y Bodega se constituye en el documento probatorio que identifica clara y detalladamente la devolución de los bienes por parte de los responsables que los tenían en uso o a cargo, su diseño y distribución, al igual que los demás formatos, estarán a cargo de la entidad y se basarán en lo establecido por los procedimientos definidos por esta y debe contener como mínimo:

• Nombre de la entidad; • Numeración consecutiva; • Identificación de la dependencia y funcionario que efectúa la devolución; • Identificación de la bodega destinataria y del responsable de la misma; donde existan

varias bodegas. • Código, número de placa y descripción del bien o elemento; • Breve descripción del estado ( Buen estado – Regular estado – Inservible u Obsoleto); • Nombre y firma del responsable que entrega; • Nombre y firma del responsable de bodega que recibe el bien. 4.8. BIENES DE CONSUMO CONTROLADO - CARGOS DIFERIDOS

Definidos como aquellos bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, la entidad a través de el comité de inventarios y con base en concepto de expertos al igual que por lo previsto en el programa de austeridad en el gasto, decide que deben ser controlados administrativamente.

Esta clasificación administrativa se definió con el propósito de ejercer el control de aquellos bienes también llamados activos de operación, bienes que no tienen las características de bienes de consumo final o fungibles, que no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, que no tienen el carácter de permanencia y están sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo, razones para que su registro contable se haga en la cuenta Cargos Diferidos o Gastos, y en la subcuenta que corresponda a cada bien de acuerdo con la clasificación contable.

Para llevar a cabo el control de estos bienes, es necesario crear mecanismos de control administrativo diferentes al de la contabilidad patrimonial, mediante adopción por

25 Plan General de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos Relativos a las normas técnicas de contabilidad.


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ejemplo de registros estadísticos, de tal forma que se pueda hacer seguimiento sobre la utilización y consumo por parte de cada uno de los funcionarios.

Estos elementos pueden ser, entre otros, uniformes de equipo especial, llantas y neumáticos, repuestos de vehículos, maquinaria, partes y piezas de computador – mouse, teclados -, elementos de equipo médico y odontológico, elementos de oficina – cosedoras, perforadoras, tijeras, aquellos de comedor y cocina –moldes para hornear, vajillas, cubiertos y, en general se podrán considerar, los bienes que cumplan con las características enunciadas anteriormente, cuyo costo de adquisición sea inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente; sin ser necesariamente los enunciados, es potestativo de la entidad, en su catálogo, clasificar los bienes sobre los cuales considere necesario controlar el uso que de ellos hacen los funcionarios. 4.8.1. SUMINISTRO DE LLANTAS Y NEUMÁTICOS. Las llantas y neumáticos tienen el carácter de diferidos - Materiales y Suministros.

A partir de la solicitud hecha por el responsable del vehículo y autorizado por el jefe inmediato, le corresponderá al Almacén, Jefatura de Servicios Generales o quien haga sus veces en la entidad, revisar el control estadístico del consumo y determinará si la cantidad solicitada y las especificaciones técnicas solicitadas son concordantes con las que usa el vehículo y si debe hacer la entrega en el periodo. Para el efecto se debe mantener actualizada la hoja de vida o control de mantenimiento con los nuevos suministros.

Si se adquieren llantas, neumáticos, repuestos o elementos para atender las solicitudes de suministro en la entidad, la compra debe registrarse como Cargos Diferidos, Materiales y Suministros y cuando se haga la entrega estos valores saldrán a las cuentas de gasto o a un cargo diferido para efectos de su amortización.

Si los elementos no se tienen en bodega, sino que se entregan a través de contratos de suministros o tipo outsourcing, su registro se hará directamente en cuentas de gasto, todos los registros deben estar sujetos a la documentación correctamente diligenciada y legalizada, cuenta de cobro o factura enviada por el proveedor cumpliendo todos los requisitos determinados para este tipo de contratos. 4.8.2. REPUESTOS PARA VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO

• El comprobante de salida debe detallar y especificar el tipo de repuestos, cantidad y sitio donde se prestará el servicio de reparación, y debe ser concordante con la orden de suministro en los datos del vehículo, maquinaria o parque automotor, para el cual se destinan los bienes o elementos.


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• El responsable del Almacén y Bodega o su delegado constatará el cambio del repuesto bien sea en los talleres de la entidad o de proveedores externos. El comprobante de salida será firmado por el funcionario que retire el repuesto.

• En el momento de ingresar un vehículo a mantenimiento, la entidad deberá elaborar un inventario de sus partes o componentes, entregándole copia al responsable del vehículo, quien verificará su exactitud al momento del ingreso y salida del taller.

• El Responsable del inventario de los vehículos o quien haga sus veces, deberá dejar constancia escrita en la hoja de vida del vehículo, que los repuestos suministrados fueron efectivamente incorporados, detallando la fecha y la garantía a que hubiere lugar por dicha reparación o mantenimiento.

Esta hoja de vida, ficha histórica o tarjeta de control, deberá contener desde el momento que el vehículo o maquinaria ingresa a la entidad, como mínimo los siguientes datos:

Número de placa del vehículo; número del motor; tipo de vehículo; modelo, línea, marca; número de chasis; color y características; dependencia a la cual pertenece; número interno; nombre del conductor que lo tiene a cargo en la fecha; proveedor, dirección, teléfono; servicios prestados por los talleres en materia de mantenimiento y reparaciones realizadas, si son de carácter preventivo o correctivo; nombre del técnico que la realizó; referencia y cantidad de repuestos suministrados; periodo de garantía que concede el concesionario, fabricante o vendedor; identificación del taller donde se atendió el servicio y fecha en que se realizó, entre otros.

• Bajo ninguna circunstancia, el responsable del Almacén y Bodega podrá suministrar repuestos para vehículos y/o maquinaria y equipo de uso particular.

• Las existencias físicas en bodega de elementos para ser utilizados en la reparación y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo, se ingresan al almacén y para su registro contable se debe tener en cuenta la materialidad de la reparación o del mantenimiento, en razón a que éstos hechos económicos son susceptibles de capitalizarse o de registrarse directamente al gasto, así:

− El registro contable afectará la cuenta de “Equipos y Materiales en Depósito” para

aquellos elementos que al ser incorporados aumenten la capacidad o funcionamiento del bien.

− Se afectará la cuenta “Cargos Diferidos, Materiales y Suministros”, para aquellos

elementos destinados para el mantenimiento preventivo o correctivo de un bien, es decir que contribuyan a su funcionamiento normal.


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• El registro de los repuestos para mantenimiento de vehículos y equipos, cuya utilización vaya a ser inmediata y que no van a formar parte del inventario del almacén, se realiza directamente en las cuentas contables correspondientes, sin darle ingreso al almacén; esto con el fin de optimizar la eficacia y productividad de los procesos, su control estará a cargo de la oficina generadora del gasto y/o del responsable de la ejecución del contrato.

• Las erogaciones relacionadas con los activos deben ser reconocidas como mayor valor del activo cuando es probable que fluyan hacia el ente beneficios económicos futuros en exceso del estándar de comportamiento originalmente valorado del activo existente. Todas las otras erogaciones deben ser reconocidas como un gasto en el período en que son incurridas.

NOTA: Mantenimiento: Hace referencia a la conservación de los bienes en condiciones normales de operación. Como ejemplo podemos mencionar, operaciones de limpieza, de lubricación, de ajuste, etc. En consecuencia incluyen los conceptos de mano de obra y materiales. Reparaciones: Se refiere a las erogaciones necesarias para lograr nuevamente la capacidad productiva de un activo, después de una avería, accidente o uso prolongado, aplazamiento del mantenimiento, sin que aumente su vida de servicio o capacidad, y estimadas con anterioridad. Este concepto incluye mano de obra y reemplazo de partes. Cuando como consecuencia del mantenimiento o reparaciones se reemplacen o adicionen partes que amplíen la capacidad o eficiencia operativa, mejoren la calidad de los productos o servicios, o permitan una reducción significativa de los costos de operación, estos valores constituyen un mayor valor del activo.

• Los soportes para registrar contablemente la realidad de los hechos económicos y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin, para estos casos el certificado de recibo a satisfacción que no sea emitido por el almacenista, deberá ser expedido por el jefe de la dependencia que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato, y éste se constituirá en soporte suficiente para reconocer y pagar la obligación que de ello se deriva.

NOTA: Teniendo en cuenta que las Propiedades, Planta y Equipo representadas en los vehículos, maquinaria y demás parque automotor requieren de controles eficientes que permitan realizar el seguimiento a su hoja de vida, es conveniente que dependencias como la Jefatura de Servicios Generales o quien haga sus veces, proporcione a la Oficina de Control de Inventarios o su equivalente en la entidad, las novedades de traslados internos entre funcionarios responsables de los mismos.


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4.9. ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE

El software quedará actualizado en la medida en que se desarrollen y apliquen nuevas versiones que den mayor vida útil, contablemente este evento se registrará como un mayor valor al costo histórico que se trae en libros; el nuevo valor se amortizará durante el periodo adicional de utilización. 4.10. TOMA FÍSICA O INVENTARIO

Es la verificación física de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas, depósitos, farmacias, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de Inventarios y cuentas contables. Esta confrontación se realiza mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuado por lo menos una vez al año.

Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la Contaduría General de la Nación y por la Dirección Distrital de Contabilidad, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo –devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de las entidades distritales, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.

Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podrá realizar inventarios rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio. 4.10.1. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 4.10.1.1. Proceso de Preinventario • Funcionarios Encargados

El comité o la administración asignará los funcionarios que estime conveniente deban participar en la toma física, quienes actuarán como coordinadores y/o ejecutores. La primera opción es seleccionar personal del área de almacén e inventarios por ser los conocedores de los bienes y de su manejo administrativo y sistema de control, y en segunda instancia funcionarios de las diferentes áreas de la entidad.

Las instrucciones generales y específicas para la realización del inventario o toma física, tendrán como base lo dispuesto en este manual y deberán divulgarse para su


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conocimiento y aplicación con suficiente tiempo de antelación a la realización; además se debe dedicar tiempo a la capacitación o inducción de los funcionarios involucrados sobre el proceso total, procedimiento, plan a seguir, lugar y metodología, entre otros aspectos. • Conformación de los equipos de trabajo Designados los funcionarios responsables se procederá a conformar grupos de trabajo de iguales o similares características a: - Coordinador o responsable del inventario – Responsable del Almacén y Bodega - Supervisores – Personal del Almacén e inventarios que conocen los bienes - Grupos de conteo y verificación – Grupos afines y capacitados - Grupo de contabilidad - Encargados de participar en la verificación (conocimiento de

los documentos, cifras y cálculos que afectan el kárdex y los registros contables). • Fecha de realización Todas las Entidades del Distrito Capital realizarán cada vez que lo consideren necesario inventarios físicos, pero como mínimo deberán realizar uno anualmente y presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación detallada, ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo.

Para efectuar el inventario se debe escoger una fecha en la que se presente el menor número de novedades de personal (vacaciones, compensatorios, reestructuraciones orgánicas o de la planta de personal) y en lo posible que la cantidad de bienes en Almacén o bodega sea la menor del año. • Notificación - Circularización Es de suma importancia que el Representante Legal, Director Administrativo o quien sea su delegado en el proceso de inventario o toma física, informe a los encargados de las dependencias, en forma escrita sobre el proceso a realizar, la fecha, la importancia, la metodología a aplicar, programación de los recorridos y cronograma de ejecución; igualmente debe solicitar la activa colaboración de los funcionarios y la necesidad de tener los bienes organizados en el sitio o destino que les fue asignado inicialmente. • Resultados de la toma física El objetivo de una toma física es obtener y mantener una base de datos contable y administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la entidad, la ubicación, el estado, el responsable de su custodia, su costo histórico o de adquisición o su determinación de no existir y la actualización con ajustes por inflación y depreciación; base que será alimentada con la información que arroje el proceso de toma física; estos informes deberán contener y estar clasificados como mínimo en los siguientes reportes:


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⇒ Bienes de consumo en depósito ⇒ Bienes devolutivos en depósito ⇒ Bienes devolutivos en servicio ⇒ Bienes devolutivos entregados a través de contratos de comodato, interadministrativos

o de uso. ⇒ Bienes recibidos de terceros a través de contratos de comodato, administración o

custodia, registrados en cuentas de orden y bajo control administrativo. ⇒ Inventario de Hardware y Software (adquirido propiedad y en producción y desarrollo) Cada informe debe especificar por separado el estado de los bienes (inservibles o aptos de reparación, entre otros.) 4.10.1.2. Toma Física o Verificación

Es necesario resaltar que en la medida en que el sistema de control de inventarios se encuentre actualizado en movimientos y novedades de ingresos, traslados y salidas, se facilitará el levantamiento de los inventarios. Sin una base de información confiable y al día, se dificulta lograr un buen resultado.

La actualización incluye una adecuada clasificación por grupos contables y por dependencias y usuarios la que debe corresponder a la realidad de la estructura orgánica de la entidad y de la planta de personal. Por lo tanto, el sistema no debe tener información relacionada con dependencias o funcionarios inexistentes que no pertenezcan o que se hayan retirado de la entidad.

La realización del inventario físico requiere de un alto grado de calidad en las actividades que se realicen y de compromiso de parte de todos los funcionarios de la entidad, especialmente de quienes ejecutan el proceso, dado el alto costo que implica su realización, lo complejo de la labor y lo importante de sus resultados.

Una toma física no es la verificación entre lo registrado previamente en un listado y lo que se encuentra físicamente en el recorrido de conteo, aunque es un mecanismo aceptado para realizar el inventario, se debe tener en cuenta que una toma física real consiste en registrar en las tarjetas o en las planillas de conteo, previamente diseñadas, lo que se constata físicamente, especificando las diferentes variables que caracterizan los elementos objeto del inventario. Para que el proceso de toma física tenga éxito, es conveniente establecer los mecanismos y funcionarios encargados del control de ingresos y salidas de bienes que se produzcan durante el procedimiento, definiendo claramente las fechas de corte. NOTA: Adicionalmente a las instrucciones y procedimientos previstos en este Manual para el manejo y control de los bienes, es importante atender las disposiciones que al interior de la entidad se tengan vigentes.


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A. De Bienes en Servicio Es la verificación física del conjunto de elementos o bienes en uso y a cargo de las diferentes unidades operativas, áreas o dependencias de la entidad y funcionarios que se desempeñan en ellas. El inventario de bienes en servicio se puede efectuar de dos formas, bienes a cargo de las dependencias y/o a partir de los inventarios a cargo de los responsables, cuyo desarrollo puede ser conjunto o por separado. Procedimiento Administrativo

1. Para el levantamiento de la información de los bienes en servicio, se diseñará una planilla de recolección de información, la que contendrá por lo menos los siguientes campos: Fecha de elaboración del inventario, funcionario responsable de los elementos, área o ubicación, descripción del bien, número de placa o código, marca, serie, estado, nombre y firma de quien recoge la información y nombre y firma del funcionario que la suministra.

2. Se consultará el sistema de kárdex perfectamente actualizado en lo que se refiere a la ubicación y responsables y definir así el recorrido, esta información podrá ser actualizada en coordinación con la oficina de Recursos humanos, mediante una hoja de trabajo general donde se determinen las dependencias y los funcionarios que pertenecen o desempeñan las funciones en la entidad. En la hoja de trabajo se tendrá en cuenta la codificación por dependencias y funcionarios, datos que alimentarán el sistema de control de inventarios.

3. Todo proceso de inventario debe efectuarse por sedes, dentro de las sedes por pisos, dentro de los pisos por dependencias y dentro de las dependencias por funcionario.

4. Se procede a efectuar la verificación física elemento a elemento, cada vez que se verifique un elemento deberá ser marcado a través de un mecanismo que permita identificar que se realizó su conteo.

El conteo se registrará en la planilla diseñada para tal fin, el primer grupo de conteo efectúa el primer recorrido marcando con distintivos los bienes o áreas inventariadas o retirando de la tarjeta el desprendible marcado con el número uno si se utiliza.

El segundo grupo de conteo de igual forma efectúa el segundo recorrido. Si se realiza con tarjetas se tomará la colilla marcada con el número dos (2), la realización de este conteo será decisión de la entidad, depende de los resultados del primer conteo, a partir de la verificación de los listados versus datos del sistema de información o kárdex y de contabilidad.


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5. Durante el inventario o toma física deberán complementarse o adherirse las placas a los bienes que no las tengan. Los números a adherir si el sistema lo permite serán los que correspondan en el sistema o de lo contrario se asignará uno del consecutivo anulando el anterior, sin dejar de actualizar el registro de quien tiene a cargo la responsabilidad del bien

Igualmente se debe completar la información faltante en las planillas, relacionando todos los bienes que se encuentren en el lugar o dependencia, confirmando que todos queden incluidos y evitando el doble conteo.

Durante el proceso de conteo se identificará los bienes que requieran reparación, los que son servibles pero no utilizables en la entidad, los inservibles u obsoletos, entre otros

6. Realizado el conteo físico se procede a cotejar la información recogida en el proceso y registrada en las tarjetas o listados, contra los registros de kárdex o sistemas de control de bienes que se tiene en el Almacén o en el área de bienes en servicio, de acuerdo con la dependencia, funcionario, contratista o tercero, y contra lo registrado en contabilidad, estableciendo las cantidades y montos de las diferencias que pueden resultar en sobrantes y faltantes. Esta labor se realiza mediante trabajo de escritorio, consiste en comparar los dos listados y establecen las coincidencias y diferencias que se presentan entre ellos. A los códigos de los elementos en los cuales se encuentren diferencias se les efectuará un conteo de verificación, con el fin de determinar en forma definitiva, los faltantes y sobrantes reales. Se marcará con otro distintivo las áreas o bienes verificados.

Se debe dejar constancia de que todos los elementos sometidos a recuentos, quedarán bajo la responsabilidad del funcionario que al momento los tiene a cargo y en el evento de no identificarse funcionario alguno, se registrarán provisionalmente a cargo del responsable del área o de quien los tenga en uso, hasta aclarar lo sucedido.

7. Terminado el proceso se valoran los sobrantes y faltantes detectados, se elaborarán los comprobantes de ajuste y se presentarán junto con el informe definitivo del proceso al comité de inventarios, quien estudiará la viabilidad de su realización.

NOTA: Hasta tanto no se efectúe el inventario general de la entidad, no se tendrá certeza sobre los faltantes o sobrantes reales encontrados. Pueden existir compensaciones validas entre ellos que es necesario ajustar y reclasificar entre responsables y dependencias.

B. De Bienes en Bodega Será la verificación cuantitativa de los bienes – Propiedades, Planta y Equipo (devolutivos), Cargo Diferidos (consumo), Inventarios o mercancías, etc., que se encuentra en las bodegas de la entidad y/o registrados en las cuentas de bodega o a


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cargo del bodeguero, para ser utilizados en el futuro (nuevos o para reutilización), por estar en o para mantenimiento o por haber sido reclasificados para ser dados de baja por obsoletos, no utilizables o como inservibles. Procedimiento Administrativo 1. Físicamente los elementos se ordenarán de forma lógica, en el espacio donde se

encuentran ubicados, la organización incluye limpieza, pasillos despejados y la consecución de elementos que permitan realizar la toma física de forma segura y apropiada –escaleras de mano, tapa bocas, entre otros- buscando que dicho ordenamiento contribuya y facilite el conteo físico.

2. Para la toma física de mercancías, bienes en bodega, insumos o productos terminados es conveniente aunque no necesario utilizar las tarjetas de inventario, colocándolas una a una por referencia o elemento, planeando una adecuada utilización y método de colocación, así como el del uso de los documentos y formatos útiles y necesarios en el proceso.

3. Se procede a efectuar la verificación física elemento a elemento; El conteo se registrará o verificará en la planilla diseñada para tal fin, el primer grupo de conteo efectúa el primer recorrido marcando con distintivos los bienes o áreas inventariadas o retirando de la tarjeta el desprendible marcado con el número uno.

El segundo grupo de conteo de igual forma efectúa el segundo recorrido. Si se realiza con tarjetas se tomará la colilla marcada con el número dos (2), su realización es decisión de la entidad, depende de los resultados del primer conteo, su verificación versus datos del sistema de información o kárdex y de contabilidad.

4. Realizado el conteo físico se procede a cotejar la información recopilada en las tarjetas o listados, contra los registros de los kárdex o sistemas de control de bienes, a cargo del responsable del Almacén y Bodega, contra lo registrado en contabilidad, estableciendo las cantidades y montos de las posibles diferencias reflejadas en sobrantes y faltantes.

Esta labor se realiza mediante trabajo de escritorio, se efectúa la comparación de los dos listados y se establece las coincidencias y diferencias que se presentan entre ellos. A los códigos de los elementos en los cuales se encuentren diferencias se les efectuará un tercer conteo, con el fin de determinar en forma definitiva, los faltantes y sobrantes reales. Se marcará con otro distintivo las áreas o bienes verificados.

5. Terminado el proceso se valoran los sobrantes y faltantes detectados, se elaborarán los comprobantes de ajuste y se presentarán junto con el informe definitivo del proceso al comité de inventarios, quien estudiará la viabilidad de su realización.

Acta o Informe Final de la Toma Física en la Bodega


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En el desarrollo del procedimiento se levantará un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación. Dentro de los datos que debe contener el acta están: • Lugar y fecha; • Nombre de la entidad; • Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes; • Datos del funcionario o responsable de su uso o custodia; • Datos de la fianza: número, cuantía, compañía aseguradora y vigencia (si a ello

hubiere lugar); • Información de los Funcionarios que acompañan el proceso, de Control Interno o el

delegado por la administración.

Las relaciones (formatos, planillas) que permiten el comparativo de los bienes verificados anexas al acta, deben contener como mínimo:

• Número de orden; • Descripción o Nombre del bien; • Codificación o número de placa; • Unidad de medida; • Saldos según registros en kárdex o en el sistema de control de bienes; • Existencias físicas reales; • Diferencias, faltantes; • Diferencias, sobrantes. De existir diferencias, se debe consignar en el acta las razones expresadas por el responsable de manejo para explicarlas, así como las averiguaciones y verificaciones que haya realizado el responsable del Almacén y Bodega o responsable de la administración de los bienes, sobre el particular.

Las compensaciones que sean susceptibles de realizarse, cuando así lo determine el funcionario competente para ello o el comité de inventarios, se deben registrar en el acta que se levante para tal fin.

Se debe dejar constancia de que todos los elementos sometidos a recuentos, quedarán bajo la responsabilidad del funcionario que al momento los tiene bajo custodia para el caso de bienes en bodega a cargo del responsable de esta o responsable del Almacén y Bodega, hasta aclarar lo sucedido.

Debe aprovecharse esta diligencia para analizar las condiciones físicas de los bienes y de las instalaciones (bodega, farmacia, etc.) para el adecuado bodegaje de los mismos. Las conclusiones de esta revisión deben consignarse igualmente en el acta. El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los actuantes.


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4.10.1.3. Informes a emitir para formalizar el proceso de toma física en la entidad –

Inventario Físico

En los informes deben quedar relacionados todos los elementos de consumo y devolutivos que se tengan en bodega y los bienes devolutivos en servicio, de propiedad y a cargo de la entidad con corte a la fecha de realizada la toma física o a 31 de diciembre de cada año como lo contemplan las normas.

La relación debe estar ordenada por dependencias y responsables de su uso o custodia y seguir los parámetros de clasificación y codificación contable de los bienes, atendiendo la clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar y denominación.

1. Detalle por bien: • Fecha y precio de adquisición o costo histórico; si no es posible, entonces su valor de

reposición técnicamente establecido; • Número de placa o código asignado, • Descripción o nombre del bien o elemento; • Fecha de activación o puesta en servicio; • Vida útil; • Costo ajustado; • Depreciación acumulada; • Depreciación acumulada ajustada; • Valor actual 2. Resumen de los saldos de cada una de las cuentas contables y el total de su sumatoria. • Ajuste por inflación acumulado a 31 de diciembre para el año que se realiza el

inventario; • Depreciación acumulada; • Ajustes por inflación a la depreciación; • Valores actualizados a 31 de diciembre. Actualización del código de cada uno de los bienes que tienen existencias al momento de

la toma física, de acuerdo con el catálogo desarrollado por la entidad y homologado con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.

Entre otros informes que se deben presentar, son aquellos que permitan recoger

transacciones, datos y sucesos observados al momento de realizar la toma física. • Traslados realizados entre dependencias y funcionarios; • Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de

aquellos que requieren reparación;


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• Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que la Dirección General ordene se inicie la investigación administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar. Informe que debe pasar inmediatamente al responsable de contabilidad;

• Conciliación final, la que se realizará en conjunto con el área de contabilidad, se realiza a partir del resultado de la toma física y su confrontación con la información de almacén y bodega (kárdex, inventarios individuales) y los registros contables;

Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:

Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida correspondiente, para dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los esté utilizando

Sobrantes No Justificados; De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, se procede a su valorización y elaboración de la entrada, con las respectivas observaciones y se elaborará el correspondiente registro en el sistema, tarjeta de kárdex o listados de control de bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso, tomando como soporte el acta y el inventario físico en que se estableció.

Si la valorización requiere de conocimiento técnico o científico especializado, se realizará mediante la actuación de un perito que reúna las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado dentro de la entidad para realizarlo, mediante autorización del Representante Legal se hará la contratación correspondiente.

Faltantes Justificados; Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros, plenamente comprobados y documentados, se procede a efectuar los registros y ajustes del caso, dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho en el acta y en el comprobante correspondiente. El comprobante llevará el visto bueno del funcionario responsable o delegado para el proceso.

Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos faltantes no justificados o que no sea procedente o viable su compensación, en el informe final de inventario se dejará constancia del hecho, para que el Responsable del Almacén traslade oficialmente al comité de inventarios el resultado de las averiguaciones y la información o descargos iniciales presentados por el usuario o responsable del bien, documentación ésta, que será tenida en cuenta por el comité para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de importancia y así avalar la solicitud del Responsable del Almacén y Bodega de dar traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces al interior de la entidad, de acuerdo con los procedimientos de responsabilidades desarrollados.


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Determinado que el faltante se encuentra a cargo de funcionarios que adelantan actividades de gestión fiscal, por la custodia o uso de los mencionados bienes, se informará de tal situación al Organismo de Control Fiscal, mediante oficio acompañado de los documentos soporte de acuerdo con lo establecido por el Manual de Responsabilidades emitido por la Secretaria de Hacienda del D. C. o por lo definido en los procedimientos de cada entidad.

Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten simultáneamente, se realizarán previa autorización del Representante Legal o del funcionario que él delegue para tal fin o del comité de inventarios. En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusión en los recibos o salidas de los bienes.

Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, deberán producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultánea. Los que quedarán soportados con la copia del acta de valoración y pronunciamiento emitida por el comité de inventarios y en la que se reconocen los sobrantes y faltantes del ejercicio y se determina realizar los correspondientes ajustes.

Responsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes.

Son responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad del Distrito Capital, de otras entidades o de particulares puestos al servicio del Distrito.

Los informes del inventario anual, tendrán como mínimo los siguientes destinos: • Copia para la Oficina de Contabilidad. • Copia para el Almacén o la oficina de inventarios o la que haga sus veces. 4.10.2. CONTRATACIÓN DE LA TOMA FÍSICA CON FIRMAS EXTERNAS

Si se decide contratar con una firma externa especializada la toma física de inventarios, es preciso efectuar inicialmente un diagnóstico de la situación actual de la entidad que permita contar con una base de datos actualizada, especialmente en aspectos de ubicación y responsables de los bienes, lo que permite fijar con claridad los objetivos y el alcance del contrato. Para la contratación se debe verificar que las firmas proponentes o sus personas


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integrantes acrediten experiencia en esta clase de procesos y que dentro de las obligaciones del contratista se definan objetivos tales como: 1. Realización de inventarios individualizados y/o personalizados. 2. Conciliación de cada uno de los elementos incluidos en kárdex o sistema de control,

con los resultados del trabajo de la firma contratada. 3. Que la conciliación efectuada permita a la entidad tener claridad de los faltantes a fin

de establecer posibles responsabilidades, así como de sobrantes con el fin de proceder a incorporarlos, y poder realizar los ajustes contables pertinentes.

4. Igualmente y considerando que uno de los principales problemas respecto de los

inventarios físicos, es no disponer del dato de fecha de adquisición o del costo histórico; se debe prever que la firma contratada mediante un estudio de reconocido valor técnico (a través de perito o valor de mercado, etc.), proceda a determinar estos valores para aquellos elementos sin información.

5. El informe final del inventario o informe para formalizar el proceso, deberá estar

clasificado en los grupos definidos en el aparte “Resultados a obtener con la toma física”, sin omitir el costo histórico o fecha de adquisición, depreciación, ajustes por inflación y valor actualizado.

De igual forma, el contrato debe contemplar la elaboración y entrega de un cronograma o plan de cómo se realizaría la toma física, que se constituiría en una herramienta de trabajo y como orientación para que la entidad realice el seguimiento posterior y fije parámetros mínimos de control al resultado obtenido. Lo anterior se establece como guía básica para la contratación, la entidad establecerá las demás condiciones y obligaciones en el contrato, de acuerdo con sus propias necesidades. 4.11.ACTIVIDADES PARA MANTENER LOS REGISTROS DE LOS BIENES

ACTUALIZADOS Las actividades que se realizan deben permitir obtener de forma constante relaciones clasificadas ordenadas, completas, detalladas y valorizadas de todos los bienes que constituyen el patrimonio de una entidad, con el propósito de verificar, analizar, valorar y controlar los bienes, para evitar errores, pérdidas, inmovilizaciones, deterioro, mermas o desperdicios y que permitan rendir los informes que se requieran a cualquier nivel organizacional. En cumplimiento de lo previsto, se deben realizar procesos del tipo: 4.11.1. INVENTARIOS PERMANENTES O ROTATIVOS DE EXISTENCIAS EN BODEGA

Los registros de inventarios permanentes y actualizados sobre la existencia de bienes en la bodega, involucra tanto las Propiedades, Planta y Equipo (Devolutivos) como los Cargos Diferidos Materiales y Suministros (Bienes de Consumo) y los que están bajo la


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responsabilidad del funcionario de manejo de bienes en bodega. Estos registros se llevan mediante un sistema, que considerará las diferentes clases de novedades y conceptos que originan los movimientos contables y administrativos de los bienes y que permitirá el seguimiento de cada uno de ellos a través del sistema de kárdex o sistema de control individual a que obliga la norma contable.

La actualización de esta información puede realizarse en fechas diferentes a la toma física anual y estarían comprendidas durante el periodo contable, este proceso no se constituye en una toma física obligatoria, se realizará de acuerdo con el interés que tenga la entidad o por iniciativa del responsable del Almacén y Bodega con el fin de mantener actualizada la realidad económica que reflejan los bienes para la entidad.

El procedimiento a seguir no es diferente al establecido para la toma física de los bienes en bodega, su denominación como inventarios rotativos o selectivos, se interpreta como la confrontación física de los bienes de una o un grupo de referencias, de aquellos bienes que se encuentran en un determinado lugar, bodega o incluso en una estantería.

La información obtenida podrá recopilarse en una carpeta denominada inventarios rotativos o de seguimiento a bienes en bodega, y al final servirá como herramienta para la revisión y cuadre del inventario anual. 4.11.2. INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE ALMACENES Y BODEGAS

Son aquellos inventarios físicos levantados con el propósito de entregar los bienes y transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable del manejo del Almacén y Bodega.

Cuando por cualquier motivo (traslado, separación del cargo, etc.) un empleado de manejo deba hacer entrega de bodegas, depósitos, farmacias, etc., que estén bajo su responsabilidad, deberá hacerse un inventario físico, el cual incluirá en forma separada tanto los bienes que tenga para uso en oficinas o dependencias, como los que se hayan suministrado a empleados, trabajadores o contratistas que dependan de él.

Si el empleado de manejo responsable del Almacén y Bodega es el encargado de llevar el control de los bienes en servicio directamente o a través de la delegación de funciones, no tendrá que efectuar inventario físico ni entrega de tales bienes, puesto que se encuentran bajo la responsabilidad del jefe de cada dependencia o en cabeza de los diferentes funcionarios. Sin embargo deberá entregar la documentación a su cargo, relacionada con tal control, debidamente actualizada y clasificada por dependencias y responsables.

No corresponde al funcionario hacer entrega del inventario de bienes inmuebles, con excepción de los que le hayan sido asignados, para su uso. Pero en el evento de que este funcionario fuese el responsable de llevar la cuenta por valores de los inmuebles, bastará con verificar los saldos que figuran en ella.


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Si el empleado saliente, demora o dilata la entrega, el jefe o superior inmediato deberá designar un funcionario administrativo que realice el inventario físico y entregue los bienes existentes al nuevo empleado de manejo. Para este efecto notificará al funcionario saliente y a su compañía aseguradora del procedimiento que se va a emplear, indicando lugar, fecha y hora de iniciación del mismo.

De todo el proceso se dejará constancia en acta indicando las novedades que se presenten. 4.11.3. CONTROL PARA EL MANEJO DE LOS BIENES EN SERVICIO

La oficina de inventarios, funcionario de Almacén encargado o la dependencia que por disposición administrativa o delegación de funciones debe ejercer el control de los bienes en servicio – todos los bienes que fueron puestos a disposición de los funcionarios, contratistas o terceros (contratos de comodato, préstamos, etc) para el cumplimiento de sus funciones y obligaciones - llevará un registro actualizado de las novedades y traslados, de tal forma que permita determinar en cualquier momento la relación de bienes a cargo de todas y cada una de las dependencias y a cargo de todos y cada uno de los responsables que los usen o custodien.

La oficina de inventarios debe enviar a las dependencias y funcionarios de la entidad, por lo menos una vez al año, la relación de los bienes en servicio para que, previa confrontación física, cada responsable certifique su conformidad en un plazo no mayor a cinco días hábiles.

Si el funcionario responsable de los bienes, encuentra inconsistencias al confrontar la relación o acta de bienes que tiene a cargo contra el inventario físico realizado de los bienes que le han sido suministrados para su servicio, comunicará por escrito dentro del plazo antes estipulado, al funcionario encargado del control de inventarios sobre las diferencias detectadas (faltantes o sobrantes) para que efectúe las verificaciones y correcciones si a ello hubiere lugar.

Si se presentan pérdidas o daños graves de los bienes, de los cuales se presume alguna responsabilidad del funcionario, al recibirlos, el responsable del Almacén y Bodega los clasificará físicamente en la bodega hasta que se resuelva la solicitud de investigación disciplinaria o fiscal a que haya lugar, el valor será cargado a la cuenta responsabilidades en proceso internas, notificando al responsable de su inclusión con el fin que los restituya, repare o pague a la mayor brevedad, o se resuelva de acuerdo con el fallo de la investigación. El valor que se cargará, será el mismo que tenga el bien en el acta de avalúo.

Si se trata de bienes que no se encuentran en el mercado tales como libros, documentos u obras escasas, únicos, históricos, antiguos, etc., o de armas, municiones o explosivos, la administración fijará mediante avalúo el valor a cargar. Para el caso de reparación de


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bienes que sean susceptibles de arreglarse pero que hayan sufrido depreciación por el daño sufrido, la administración determinará el valor de esta.

Si por urgencia del servicio el bien ha sido reparado por cuenta de la entidad o por la aseguradora, el reintegro se aplicará a otros ingresos por recuperación.

Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, estos serán cargados al jefe respectivo y no a sus subalternos. Será a este a quien se le apoye con el respectivo control. En caso de presentarse el retiro de un funcionario de una dependencia o de la entidad, y con el fin de salvar cualquier responsabilidad futura, deberá presentarse ante la oficina de inventarios a legalizar mediante el documento previamente diseñado para el efecto, la entrega de los bienes que tenia a cargo y así obtener la autorización o el documento que de acuerdo con las normas de control que se tengan al interior le permitan quedar a paz y salvo con la misma. Si el funcionario no lo hiciere desconociendo un acto de responsabilidad, es deber del jefe inmediato informar al responsable del Almacén o inventarios del evento. Con el propósito de mantener los registros actualizados en esta materia la oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces, debe cruzar información periódica con la Oficina de Inventarios de las novedades de personal. Estos mecanismos además de los que diseñe la entidad, cumplen con el deber de controlar y salvaguardar los bienes y con los compromisos adquiridos por responsabilidades entre las que se encuentra recibir oficialmente los elementos. 4.11.4. RELACIÓN DE BIENES POR CAMBIO DE RESPONSABLE O ENTREGA DE

DEPENDENCIAS

Cuando un funcionario de una dependencia se retira de ella, debe hacer entrega de los elementos que se encuentran a su cargo, a la persona que lo reemplace o en su defecto al superior inmediato. El funcionario que recibe o su delegado practicará el conteo de los bienes y cruzará las cifras contra el detalle contemplado en los registros suministrado por la oficina de control de inventarios o la que haga sus veces, revisando que los bienes físicamente concuerdan con lo especificado; sí quien recibe encuentra faltantes, elementos inservibles u obsoletos o de características diferentes, informará de tales hechos a la oficina de inventarios para que se efectúen las verificaciones, se inicien las investigaciones o se realicen las incorporaciones o correcciones del caso. Para los funcionarios que pasan a disfrutar de más de un periodo de vacaciones o licencias de algún tipo, las entidades podrán diseñar un procedimiento en el cual se determine que para estos casos los funcionarios trasladen formalmente ante el Almacén o Bodega, los bienes a su cargo, traslado que se registrará a nombre del jefe inmediato o de la persona que le reemplazará temporalmente. Al reintegrarse oficializará un nuevo traslado a su nombre.


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4.11.5. COSTO HISTORICO El valor de los bienes siempre aparecerá registrado en los libros contables de la entidad, será el reflejo de los documentos de entradas y salidas que elabora diariamente el responsable del Almacén y Bodega; la Oficina de Contabilidad registrará los valores de costo histórico o de adquisición. Los saldos y movimientos deberán concordar con el Control Físico de existencias que realiza el funcionario encargado del manejo de bienes. Es deber de la Oficina de Contabilidad registrar permanentemente las novedades o movimientos contables de los inventarios, bienes muebles o inmuebles de Propiedades, Planta y Equipo (Devolutivos) y de Cargos Diferidos Materiales y Suministros (Bienes de Consumo) en servicio y en depósito, que conforman el patrimonio de la entidad. Los asientos de diario deben ser diligenciados por rubros contables, en concordancia con los comprobantes de ingreso y salida de la bodega. Los traslados únicamente afectan la cuenta individual de bienes en servicio de las dependencias donde se encuentran ubicados y de los funcionarios responsables de su uso o custodia. Los saldos deben estar actualizados de tal forma que permitan una permanente comparación con los asientos del estado diario de bienes o el registro de las novedades en el Inventario a cargo de los responsables. 4.11.6. VALUACIÓN DE ACTIVOS

Considerando la complejidad y amplitud del universo de los activos de propiedad de los entes públicos, de no existir el costo histórico o que esté desactualizado, como no es posible establecer una metodología única para valorizar los bienes, la forma más expedita es la realización de avalúos técnicos a través de personal especializado al interior de la entidad, o solicitando el servicio a otra entidad pública distrital o nacional que cuente con el especialista, o mediante la contratación de perito externo si el nivel de complejidad del caso lo requiere, previa autorización del Representante Legal y cumpliendo lo establecido en la Ley 80.

Las normas técnicas relativas a la valuación de los activos estipulan que deben revelarse por su valor actual, precio de mercado o valor de realización, aplicando avalúos que incorporen criterios de ubicación, estado, capacidad productiva, situación del mercado y grado de negociabilidad de los bienes, entre otros, mediante indicadores de precios específicos publicados por organismos oficiales o aplicando métodos de reconocido valor técnico, siempre que se pondere la relación costo-beneficio26.

De encontrarse en los registros bienes sin costo histórico o valor de adquisición, es deber de la administración adelantar las acciones requeridas para actualizar dicho valor. El Comité de Inventarios por su parte, será una de las instancias responsables de

26 Contaduría General de la Nación, Doctrina Contable Tomo III.


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estudiar las propuestas para su aprobación. Si el caso lo permite, la consecución del valor actual de mercado o precio de mercado, a través de un número no menor a tres cotizaciones, será mecanismo suficiente y válido para ser aprobada la actualización del valor. El documento soporte para realizar el registro será el acta de reunión emitida y aprobada por el comité de inventarios y los soportes correspondientes. 4.11.7. VALORIZACIÓN DE LOS BIENES E INVENTARIOS La diferencia que resulte entre el valor en libros y el avalúo aplicado a los bienes muebles e inmuebles debe contabilizarse como una valorización, al representar un aumento neto del valor del activo determinado mediante avalúo con criterio y normas de reconocido valor técnico. En efecto, debe constituirse una valorización cuando el valor de realización, precio del mercado o valor actual, sea superior al costo reexpresado, el cual deberá revelarse por separado de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo, en la cuenta valorizaciones. Si por el contrario el valor de realización, precio del mercado o valor actual, es inferior al costo reexpresado, se registrará en la misma cuenta revelándose un movimiento crédito.


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5. EGRESO O SALIDA DEFINITIVA DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD

Se origina con el retiro físico definitivo del bien, el descargue del inventario y de los registros contables, previo cumplimiento estricto de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le da origen. El responsable del Almacén y Bodega, elaborará el correspondiente Comprobante de Egreso o de Salida, soportado con el documento oficial que autorice la salida definitiva de los bienes de la entidad de acuerdo con cada una de las situaciones que la originan. Como mínimo éste deberá contener: • Nombre de la entidad; • Lugar y fecha; • Número consecutivo; • Identificación de la bodega o sitio de uso; • Concepto del egreso que origina la novedad o transacción; • Tipo de bien. Código de clasificación interna, número o placa asignada y descripción

del bien o elemento (Modelo, Marca, Serie, si a ello hubiere lugar); • Unidad de medida; • Cantidad; • Valor unitario y total; • Nombre, identificación y firma del responsable del Almacén y Bodega; • Nombre, identificación y firma de quien recibe; • Nombre, identificación y firma del responsable para los casos de baja por pérdida,

hurto o daño; • Observaciones si a ello hubiere lugar. 5.1. SALIDA DE PRENDAS DE USO PERSONAL Y DOTACIONES

La salida de dotaciones del Almacén y Bodega, estará soportada en el documento enviado al almacén por el área de recursos humanos, donde se relacione el nombre de los funcionarios autorizados para hacer el retiro; los pasos mínimos a seguir son:

• El área de personal o quien haga sus veces, emitirá la autorización con el objeto de que el grupo de almacén realice la entrega oficial de los elementos de dotación.

• Los overoles, vestidos, calzado, delantales, blusas, cascos, etc., que por determinación de la ley deban suministrarse periódicamente, se descargan en forma definitiva de los registros de existencias de la bodega y de los registros contables, una vez sean entregados a los funcionarios que tengan derecho.

• El documento soporte para descargar los bienes, es el comprobante de salida, el cual debe estar debidamente tramitado.


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• En las observaciones de dicho comprobante, deberá indicarse que el suministro corresponde a dotaciones de ley, dejando constancia del período al cual corresponde la dotación, con el fin de evitar que se autorice o efectúe doble entrega.

• En el comprobante de salida se deberá identificar el funcionario a quien se le hace entrega de la dotación de quien se exigirá su firma con el número de identificación, como constancia de recibido. Por su parte la entidad deberá llevar el control para que las nuevas entregas correspondan al siguiente período legal.

Sin perjuicio de lo anterior, los Entes Públicos del Distrito Capital deberán establecer los controles administrativos necesarios para garantizar el adecuado uso y manejo de esta clase de bienes. Contablemente las dotaciones, uniformes deportivos o de labor, deben contabilizarse como gastos. 5.2. SALIDA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 1. Los consumos de combustible y lubricantes deben ajustarse a la programación

mensual que realice cada entidad, la cual tendrá en cuenta la estadística de los consumos teniendo como base el kilometraje y el servicio efectivo prestado por cada vehículo. Establecido el plan de consumo, se remitirá a la estación de servicio o puntos de suministro y a la dependencia que tiene a cargo el control y la prestación del servicio, para su seguimiento.

2. Los vales para suministro de combustibles y lubricantes deben ser elaborados por la entidad a la que esté adscrito o pertenezca el vehículo y detallar en forma clara y precisa la cantidad y el tipo de combustible o lubricante solicitado y a entregar. Los vales deben ser prenumerados en forma ascendente y continua, solo tendrán validez sí lleva la firma del Jefe del área administrativa o su delegado, el documento tendrá espacio suficiente para que el conductor, o responsable del vehículo, al momento en que se le suministra el combustible, firme el recibido, con anotación del número de cédula, fecha y número de placa del vehículo.

3. Cuando el suministro de combustibles y lubricantes se realice a través de contratos con estaciones de servicio, en ellos debe estipularse la obligación del proveedor para acatar, cumplir y aplicar los mecanismos de control y comprobación del suministro, que establezca la Jefatura de Servicios Generales o su equivalente en la entidad, así como los períodos de corte y los documentos a presentar para el trámite de las cuentas.

4. La factura o cuenta de cobro remitida por el proveedor debe tener relación adjunta de los vales por los suministros efectuados en el periodo convenido, la que deberá coincidir con la planilla de control que lleva la entidad.

5. Si se detectan diferencias sustanciales en el nivel de consumo respecto al comportamiento histórico del kilometraje y servicios prestados por el vehículo en


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meses recientes, la administración efectuará las indagaciones pertinentes y adoptará los correctivos correspondientes.

6. Los registros contables por el suministro realizado por particulares o por la entidad, después de revisada la relación y autorizada por el responsable del Almacén o Servicios Generales, se harán directamente al gasto; y el control administrativo que se lleve en los registros del almacén o del área de servicios generales se realizará de acuerdo con los procedimientos diseñados al interior de la entidad para efectuar el seguimiento del contrato de suministro de combustible.

5.3. SALIDA DE MEDICAMENTOS Dentro del proceso de salida de medicamentos, se pueden diferenciar tres posibles situaciones: 5.3.1. SALIDA DE MEDICAMENTOS FORMULADOS

1. La entrega de medicamentos formulados a pacientes se realizará contra la presentación de la fórmula firmada por el médico. El paciente deberá firmar la primera copia de la fórmula, con su número de identidad y nombre, en señal de recibo y conformidad. En el evento en que el paciente se encuentre hospitalizado y que no pueda firmar, se aceptará la firma de su cónyuge, compañero(a) permanente, padre, madre, hermano(a), de familiar responsable, acudiente o de la enfermera que lo asista en el momento del suministro.

2. Si no existen en la farmacia algunos medicamentos de los formulados, se anotará tal hecho tanto en el original como en las copias de las fórmulas.

3. Si es imposible satisfacer todo el despacho de una fórmula y existen farmacias alternas que puedan suplir la deficiencia, el funcionario expedirá constancia sobre la inexistencia de esos productos con el fin de que puedan ser suministrados y despachados por otra farmacia en calidad de compra si existe contrato específico o bajo la modalidad de préstamo, permuta o intercambio entre centros de salud. La constancia aparecerá también en el original de la fórmula.

4. Cuando el medicamento formulado tenga nombre comercial, patentado o el genérico, y el farmaceuta esté facultado para sustituirlo por otro similar por no contar con existencias del formulado, al elaborar el comprobante de salida y efectuar los registros en el sistema, kárdex o listado, se anotará el nombre del medicamento despachado efectivamente y no el del sustituido.

5. Todas las fórmulas despachadas se archivarán diariamente y se consolidarán por artículo con el fin de elaborar un solo comprobante diario de salida, que es el mismo


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documento soporte para efectuar los registros en contabilidad y en el sistema o kárdex de control.

6. En las fórmulas consolidadas se debe anotar al respaldo el número del comprobante de salida al que correspondan y la fecha. Las fórmulas se archivarán por períodos mensuales, durante un tiempo no inferior a un año.

7. El comprobante de salida que resume las fórmulas despachadas en un día no requiere la firma de recibido. En él deben aparecer detallados los números de las fórmulas que involucró, registrados en forma ascendente.

8. Para el caso de envío de medicamentos para proveer botiquines, laboratorios clínicos, departamentos de urgencia y demás dependencias oficiales de este tipo, se elaborarán comprobantes de salida, únicamente si existe previa solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada. En ningún caso se deben aceptar fórmulas médicas para legalizar estos pedidos.

9. Para efectos de las verificaciones que la entidad desarrolle, la unidad que haga uso de estos elementos deberá llevar control adecuado, ordenado y estadístico de su utilización, en donde se pueda constatar el concepto de la salida, el nombre del elemento y cantidad utilizada.

5.3.2. SALIDA DE MEDICAMENTOS POR INTERCAMBIO ENTRE ENTIDADES

Esta situación se deberá autorizar, en casos de extrema urgencia, por la persona competente, para lo cual la entidad deberá diseñar los mecanismos de reglamentación, control y seguimiento requeridos para la óptima administración de los medicamentos adquiridos.

La salida de los elementos entregados en calidad de intercambio deberá ser legalizada mediante el diligenciamiento del Comprobante de Egreso o Salida correspondiente, evidenciando el recibo por parte de la persona autorizada en la otra entidad.

A su vez, los elementos recibidos deberán ingresar al Almacén o Bodega a través del Comprobante de Ingreso, de acuerdo con lo establecido en el presente Manual y especificando claramente que se trata de un intercambio de medicamentos. El Comprobante deberá ser firmado por el responsable del Almacén y Bodega.

Los registros contables correspondientes se realizarán en las cuentas establecidas para el egreso e ingreso de medicamentos. 5.3.3. SALIDA DE MEDICAMENTOS POR PRÉSTAMO ENTRE ENTIDADES

En razón a que el préstamo de medicamentos entre las entidades públicas prestadoras del servicio de salud por la naturaleza del servicio es una práctica frecuente, en casos de


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extrema urgencia, puede ser autorizada por la persona competente, para lo cual la entidad diseñará mecanismos de reglamentación, control y seguimiento requeridos para la óptima administración de los medicamentos.

La salida de los elementos entregados en calidad de préstamo deberá ser legalizada mediante el Comprobante de Egreso o Salida correspondiente, evidenciando el recibo por parte de la persona autorizada de la otra entidad, y especificando claramente que la salida corresponde a un préstamo autorizado, con el objeto que el área contable efectúe el registro de la salida y como contrapartida afecte el registro del Inventario en poder de terceros. 5.4. SALIDA DE TROFEOS Y PREMIOS Para la entrega de bienes destinados a premios, trofeos, condecoraciones y demás obsequios protocolarios, si éstos han ingresado previamente al Almacén, debe expedirse el comprobante de salida de bodega. Este documento debe ser firmado en señal de aceptación por el funcionario designado por el Director o Representante Legal para hacer el retiro y entregarlos a los beneficiarios. En el comprobante se indicará el nombre y cargo de éste; en ningún caso el recibo será firmado por el responsable del Almacén y Bodega ni sus subalternos. Para aquellos elementos que sean adquiridos y entregados directamente a los beneficiarios, el registro contable afectará el gasto, el soporte es la Certificación de Recibo a Satisfacción, expedida por el responsable del control de ejecución o funcionario responsable de la realización del evento, para lo cual deberá anexar las actas de premiación o el documento que la organización emita para estos efectos, en donde se estipule el nombre e identificación de los beneficiarios. Los premios que no sean reclamados en el término de treinta (30) días calendario, se reintegrarán a la bodega para lo cual se elaborará el comprobante de entrada respectivo. 5.5. SALIDA POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR

Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almacén han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su recuperación, caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya lugar. En cualquiera de los casos comprobados de hurto, o pérdida por caso fortuito o fuerza mayor, se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables.

Las siguientes personas tienen el deber de informar a las autoridades competentes los hechos que dieron origen a la pérdida, daño o hurto, tan pronto han tenido conocimiento del hecho, allegando los correspondientes documentos probatorios:

A. Funcionario o persona a cuyo cargo figuren los bienes;


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B. Jefe de la dependencia, si no los hubiere entregado a persona alguna o hubiere omitido hacerle firmar el correspondiente inventario;

C. Funcionario responsable del Almacén o de Bodega, si se trata de bienes en bodega;

D. Cualquier otra persona o funcionario que tenga conocimiento de los hechos.

Dentro del procedimiento a seguir se tendrán en cuenta los siguientes pasos:

• En caso de hurto, una vez confirmado el hecho, el funcionario a quien le ocurrió el evento o aquel a cuyo cargo estaban los bienes, procederá a informarlo por escrito ante la Oficina de Inventarios o a la que haga sus veces, anexando la denuncia respectiva elevada ante las autoridades competentes para efectos de la investigación pertinente y reclamación ante la firma aseguradora.

• Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien tenia en uso el bien en el momento del evento o aquella persona que lo tiene a su cargo, presentará por escrito informe pormenorizado al responsable del Almacén y Bodega quien procederá de forma inmediata a tramitar la reclamación ante la firma aseguradora por el valor asegurado.

• El responsable del Almacén y Bodega elaborará el documento o acta de pérdida o daño de bienes, donde se resuma la información completa respecto al bien, entre otras: Costo histórico, ajustes por inflación, depreciación, ajustes por inflación a la depreciación, nombre del funcionario a cargo de quien aparece el bien, valor de reposición o asegurado y concepto técnico o de experto si a ello hubiere lugar. El documento será firmado previa conciliación con la información contable.

• Con base en el documento o acta de pérdida o daño, se elaborará el Comprobante de Salida en donde se evidencie el hecho, y se procederá a descargar el valor de los bienes de los registros de la cuenta contable correspondiente y se dará traslado a la cuenta de responsabilidades en proceso internas, hasta esclarecer el hecho, así mismo deben realizarse los registros en Almacén e Inventarios.

• El responsable del Almacén y Bodega enviará copia de los documentos al Representante Legal, Director Administrativo o funcionario competente, quien ordenará a la oficina de investigaciones o a la que haga sus veces en la entidad, adelantar el proceso correspondiente a la investigación interna relacionada con la Responsabilidad administrativa.

Transcurrido el tiempo establecido en los procedimientos internos, la oficina de investigaciones informará el resultado al ordenador del proceso, quien de acuerdo con el informe podrá autorizar el retiro de la Responsabilidad, la ejecución del fallo y/o el resarcimiento de los perjuicios causados al erario público si como sanción accesoria a la principal así lo determina la investigación disciplinaria.


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• De acuerdo con lo previsto en la Ley 42 de 1993, la Ley 610 de 2000, el Manual de Responsabilidades vigente y/o los procedimientos establecidos al interior de la entidad, para el caso en que se identifique funcionario responsable por daño, pérdida o hurto, el registro será por el valor presente o de recuperación.

Para efectos de los procesos internos o administrativos, la restitución o pago en efectivo podrá ser efecto de una conciliación o el resultado del fallo definitivo emitido por la oficina de investigaciones disciplinarias, la que haga sus veces o en su defecto la Personería Distrital.

Para el caso de las responsabilidades fiscales, de llegarse a un arreglo con el responsable del bien a través de pago o reposición, tal hecho se informará al Organismo de Control Fiscal que adelante el proceso.

Si la pérdida ocurre estando los bienes en poder de transportadores o de personas particulares que legalmente los hayan recibido, su valor se llevará a la cuenta otros deudores, Sub-Cuenta Reclamaciones e Indemnizaciones, mientras se surten los trámites de indemnización, para lo cual el Representante Legal o funcionario que él delegue procederá a las reclamaciones y demás acciones legales pertinentes.

• Las actuaciones administrativas en lo relacionado con el proceso de Responsabilidad Fiscal, deben ser consideradas atendiendo lo dispuesto en la Ley 610 de Agosto de 2000, mientras que los registros y fundamentos contables para cada una de las etapas del proceso, deben ajustarse a lo expuesto por el Contador General de la Nación en el Plan General de Contabilidad Pública, Catálogo de Cuentas, así:

A. Responsabilidades administrativas en Proceso – Internas

Reflejan el valor de los procesos de responsabilidad tipificados de acuerdo con la Ley 610 de 2000 en la categoría de “En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de los bienes”, entendiéndose por estos los casos en los cuales el bien público se pierde, daña o deteriora, en cabeza de un servidor público cuyas funciones sean distintas a las de manejo o administración de recursos o fondos públicos y a la recaudación, manejo o inversión de las rentas del Estado.

Los hechos acaecidos y que se tipifiquen dentro de la categoría “En los demás eventos”, no serán objeto de investigación y/o responsabilidad fiscal. No obstante, debe informarse a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias o a la que haga sus veces en la entidad, para que adelante la investigación administrativa o disciplinaria a que haya lugar.

Con la documentación remitida por el Director Administrativo, Jefe de Almacén o Bodega o de quien haga sus veces, el registro se hará debitando la cuenta Responsabilidades en Proceso Internas y acreditando el grupo del activo que se haya visto afectado y las cuentas que formen parte de su valor en libros. En este registro también se afectarán las cuentas patrimoniales por efecto del Ajuste por Inflación.


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Si como resultado de la investigación, adicional a la sanción disciplinaria se establece como sanción accesoria el resarcimiento de los daños causados al patrimonio público, corresponde a cada entidad gestionar las acciones requeridas para que el funcionario responsable, restituya o cancele el valor correspondiente. De acuerdo con los procesos jurídicos, la entidad podría acudir a las instancias civiles o penales para lograr este resarcimiento. B. Responsabilidades en Proceso – Autoridad Competente

Refleja el valor de los procesos originados en la pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufren los bienes, cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables, los cuales deben informarse de inmediato al Organismo de Control Fiscal, quien es el ente competente para efectuar las investigaciones fiscales a que haya lugar.-

La Gestión Fiscal está definida en el artículo 3º de la Ley 610, así¨: “(…) se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos. C. Responsabilidades Fiscales Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de particulares, cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de esta, causen daño al patrimonio público por acción y omisión y en forma dolosa o culposa.

En este grupo se registran los valores correspondientes a los procesos fallados por la Contraloría una vez éstos han quedado en firme y sobre los cuales dicho ente de control ha notificado a los implicados y la entidad afectada ha tenido conocimiento del acto administrativo. 5.6. EGRESO O SALIDA DEFINITIVA POR BAJA

Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado.


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Razones como las anteriores determinan al interior de la entidad realizar dos clases de procesos para dar salida por baja de los bienes de su propiedad. 5.6.1. BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque la entidad los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del Director o Representante Legal o de autoridad competente para darlos de baja. 5.6.1.1. Parámetros para determinar cuando un bien no es útil para la entidad En la categoría de bienes servibles no utilizables se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la entidad, siendo susceptibles únicamente de traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta o dación en pago. Las razones por las cuales un bien se convierte en no útil para la entidad, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias: § Bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar un

servicio: Son aquellos bienes que aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por la entidad para su funcionamiento.

§ No útiles por obsolescencia: Son aquellos elementos que, aunque se encuentran en

buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos. Además, sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.

§ No útiles por cambio o renovación de equipos: Son aquellos elementos que ya no

le son útiles a la entidad en razón de la implementación de nuevas políticas en materia de adquisiciones y que como consecuencia de ello, quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas marcas o modelos adquiridos, así se encuentren en buen estado.

§ No útiles por cambios institucionales: Son aquellos elementos que han quedado

fuera del servicio en razón de los cambios originados en el cometido estatal de la entidad, o porque se ha decretado la liquidación, fusión o transformación de entidades originadas por modificación en normas, políticas, planes, programas, proyectos o directrices generales de obligatorio cumplimiento.


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5.6.1.2. Procedimiento Administrativo A. Autorización

La salida de bienes no útiles u obsoletos requiere autorización expresa del Director o Representante Legal o del funcionario delegado para tal fin.

Dicha autorización debe realizarse mediante acto administrativo donde se detallen aspectos tales como la relación pormenorizada de los bienes, destino que se les ha de dar, ya sea, traspaso o traslado a otra entidad, venta, permuta, aprovechamiento para la recuperación de otros bienes de características similares o con destinación a la instrucción educativa; nombramiento de los funcionarios que deben llevar a cabo el procedimiento del destino final y las razones de la baja. B. Registros Una vez agotado el proceso de salida, el responsable del Almacén y Bodega, procederá e efectuar los registros correspondientes, con base en la copia del acto administrativo que ordenó la salida, copia del acta de entrega o de desmantelamiento, y demás documentos que resulten de la gestión adelantada. Registrada la salida del almacén, el responsable abrirá carpeta o actualizará la existente, para dar archivo definitivo a los documentos, y de esta forma dejar constancia de todo lo actuado durante cada proceso de baja de bienes de la entidad. Los bienes tipificados como no útiles deberán estar registrados contablemente en las cuentas correspondientes a su ubicación física al momento de realizarse el traspaso, enajenación o aprovechamiento; las cuentas a afectar son: Propiedades, Planta y Equipo - Bienes Muebles en Bodega: Cuenta en la que estará registrado el valor de los bienes adquiridos a cualquier titulo para ser utilizados en el futuro; para el caso, se dice de aquellos bienes que habiéndose comprado no se pusieron en servicio y contablemente las cifras no han sido trasladas a la cuenta de Propiedades y Planta y Equipo - no explotados. Propiedades, Planta y Equipo; Son aquellos bienes que estando en servicio se decide que ya no son útiles por alguna de las razones descritas anteriormente. Vale la pena aclarar que no siempre es indispensable el ingreso físico de los bienes a la bodega para tramitar su baja. Esto es, que por razones de espacio, características del bien (volumen, peso, etc.), físicamente no puedan ingresar a la bodega, los registros de almacén y contabilidad independientemente del ingreso físico, se realizarán cumpliendo con lo establecido para el cumplimiento del objetivo – baja - mediante el Comprobante de Reintegro al almacén.


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Propiedades, Planta y Equipo no Explotados; Corresponde a los bienes muebles e inmuebles que no son objeto de uso o explotación, así como aquellos que debido a características o circunstancias especiales diferentes al mantenimiento, no están siendo utilizados por el ente público. En esta cuenta no se incluyen los conceptos de bienes inservibles y bienes muebles en bodega; para el caso que nos compete, de este grupo pueden ser seleccionados algunos bienes que habiendo sido reintegrados por no estar en uso, se decide su salida definitiva de la entidad por no ser utilizables. Teniendo claridad en lo anterior, el registro contable se realizará con base en los documentos enviados por el responsable del Almacén y Bodega de acuerdo con el destino final dado al bien e ilustrados más adelante. 5.6.2. BAJA DE BIENES INSERVIBLES En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad. Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como servibles no útiles u obsoletos para la entidad con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los procedimientos de traspaso o enajenación, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta. Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias: § Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos

elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad

§ Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su

ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad.

• Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de

vencimiento o riesgo de contaminación, caso los medicamentos o los alimentos. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.


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5.6.2.1. Procedimiento Administrativo A. Acta y resolución de baja

El acta de baja es el documento soporte necesario que será suscrito por el comité de inventarios para que el Representante Legal o su delegado autoricen mediante la resolución de baja el destino final que debe dársele a los bienes tipificados como inservibles, el acta de baja estará motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados por el responsable del Almacén y Bodega; en ella quedará sugerido el posible destino final de los bienes.

La resolución de baja es el acto administrativo a través del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacén o Bodega, y donde se define el destino final que debe dárseles.

Basado en la resolución que define el destino final, acta y demás documentos soportes que reglamentan el proceso, el responsable del Almacén y Bodega procede a ejecutar el destino final autorizado. Una vez desarrollado el proceso – venta, permuta, dación en pago, traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento o destrucción -, con el acta de entrega o recibo, de destrucción o aprovechamiento, se elaborarán los registros correspondientes a la salida definitiva en el Almacén y en contabilidad. B. Procedimiento para la baja de bienes tipificados como inservibles 1. Quien requiera reintegrar al Almacén un bien que se encuentra a su cargo lo hará a

través del formato diseñado por la entidad para este efecto (reintegro de bienes). 2. El responsable del Almacén verificará en el registro del usuario la existencia y

pertenencia de los bienes que reintegra, dará la autorización de reintegro y procederá al recibo físico del bien. Recibidos los bienes, se elaborará el comprobante de ingreso efectuando el abono correspondiente a la cuenta del usuario en el registro o sistema de kárdex de inventario en servicio, y se comunicará al departamento de contabilidad para que se efectúen los correspondientes registros en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo - no explotados; cuenta a la que ingresan los bienes que por alguna razón, en el momento no se requieren en servicio y no son nuevos. Si al momento de recibir la solicitud de reintegro, la bodega no cuenta con espacio físico suficiente para recibir los bienes, estos deben ser clasificados por dependencia con el propósito de elaborar una relación y el almacenista deberá establecer los mecanismos para realizar en forma óptima su custodia. Téngase en cuenta que no siempre es indispensable el ingreso físico de los bienes a la bodega para tramitar su baja.


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3. Revisados los bienes reintegrados y con base en los aspectos contemplados en los criterios o parámetros para clasificar los bienes, se procederá a separar por inservibles, obsoletos o no utilizables, nuevos, útiles, reparables o reutilizables. El responsable del almacén y bodega, su delegado, o quien haga sus veces, al momento de reunir una cantidad representativa de bienes con características de inservible o en el periodo que determine la entidad, basado inicialmente en una inspección física, emitirá un informe al superior inmediato de la necesidad de poner a consideración del comité la realización de una baja de bienes tipificables como inservibles. Recibida la comunicación se solicitará a quien corresponda ( Representante Legal o delegado, o Director Administrativo) nombrar funcionario que reúna cualidades técnicas que le permitan constatar el estado de inservibilidad de los bienes, inspección que de acuerdo al grado de dificultad deberá ser hecha por personal experto interno o externo quienes se basarán en técnicas precisas, en este último caso, con previa contratación. El concepto emitido debe determinar con certeza el grado de utilidad que tiene el bien y deberá definir a cuáles de los elementos se les solicitará la baja definitiva. Este estudio y análisis deberá incluir detalles pormenorizados que permitan al Comité de Inventarios evaluar cualitativa y cuantitativamente la relación costo - beneficio para tomar la decisión correspondiente a la baja y determinar el destino final del bien tipificado como inservible; dentro de estos datos podemos mencionar: − Información detallada del costo histórico, mejoras, adiciones, ajustes por inflación,

depreciación, o en su defecto el que resulte a partir de un avalúo técnico o de una investigación a nivel de mercado de acuerdo con los métodos de valuación estipulados por el Contador General de la Nación.

− Análisis pormenorizado de los costos administrativos en que incurre la entidad por

mantener dichos bienes. − Sobre la base de la inspección física se debe dar recomendación del destino que

se le puede dar a los bienes de acuerdo con lo estipulado en el presente manual. 4. El responsable del Almacén o quien haga sus veces, en cumplimiento de sus

funciones consolidará toda la información requerida por el comité de inventarios, y la acompañará del Proyecto de Acta de Baja, en donde se determinen los motivos por los cuales se está dando salida definitiva a los bienes y la recomendación del posible destino final que se les puede dar.

5. El Comité de Inventarios, autorizará el acta de baja y destino final de los bienes previo

análisis y revisión cualitativa y cuantitativa de los documentos presentados por el responsable del Almacén y Bodega, aprobando y firmando los actos administrativos


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correspondientes, todo en términos de economía, eficiencia, eficacia, equidad, transparencia, celeridad y valoración de los costos ambientales.

6. Oficializado por el comité el procedimiento a seguir, se elaborará la correspondiente

resolución de baja de bienes inservibles donde quedará autorizado entre otros, el destino final y la solicitud de los registros que debe realizar el grupo de contabilidad, la resolución y el acta de baja al igual que toda la documentación que permita sustentar el acto administrativo, pasará a la firma del Representante Legal, de quien haga sus veces en la entidad o del delegado por este para autorizar el procedimiento al interior de la misma.

7. Copia de la documentación antes mencionada (Acta y Resolución de baja)

debidamente legalizada, será entregada al área de contabilidad para su registro atendiendo lo siguiente:

Las propiedades, planta y equipo declaradas inservibles a las que se haya autorizado dar de baja, deben reclasificarse contablemente en cuentas de orden para controlar que se cumpla con el destino final autorizado, afectando el costo histórico, los ajustes por inflación, los registros de depreciación o amortización acumulada, así como las valorizaciones, desvalorizaciones y provisiones que afecten al activo correspondiente. Los activos totalmente depreciados o amortizados, que sean retirados del servicio, por considerarse inservibles, se registrarán en la cuenta de orden deudora, hasta tanto se ejecute el proceso definido y autorizado como destino final.

Igualmente, aquellos activos declarados inservibles que no están totalmente depreciados o amortizados, afectarán la cuenta de gastos extraordinarios - pérdida en baja de Propiedades, Planta y Equipo, por el valor residual, afectando adicionalmente la cuenta - Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados. Los registros realizados en las cuentas de orden desaparecerán cuando se culmine el proceso de destino final.

8. Simultáneamente en el almacén, aprobados los actos administrativos, se procederán a separar físicamente los bienes que definitivamente van a ser dados de baja, de tal forma que la custodia, el registro y la preservación sean realizables.

Así mismo, en el control y seguimiento de la información de Almacén se registrará la reclasificación de bienes servibles a inservibles hasta que el responsable del Almacén y Bodega ejecute cada uno de los procedimientos definidos como destino final y establecidos en el presente manual en cumplimiento de lo dispuesto por el comité y lo autorizado en la resolución de baja.

9. La culminación del proceso de destino final autorizado, quedará evidenciado con el acta de entrega o de destrucción correspondiente debidamente firmada por el responsable de Almacén y Bodega, por el funcionario autorizado para la realización


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del proceso de baja, y por quienes intervengan. Este documento forma parte de los soportes del Comprobante de Salida definitiva del Almacén, y debe contener como mínimo:

• Lugar y fecha de emisión; • Identificación de la bodega que origina la baja; • Destino final que se realizó (traspaso, venta, permuta, aprovechamiento,

destrucción); • Cantidad, código, número o placa y descripción de los bienes; • Valores, costo histórico, ajustes por inflación y depreciación.

10. Registrada la salida del almacén, el responsable abrirá carpeta o actualizará la existente, para dar archivo definitivo a los documentos, y de esta forma dejar constancia de todo lo actuado durante cada proceso de baja de bienes realizado por la entidad.

5.6.3. BAJA DE BIENES INMUEBLES

Para dar de baja bienes inmuebles, se requiere acto administrativo del Director o Representante Legal o del funcionario que se delegue para tal fin, debidamente sustentado en la Constitución Política, la Ley y demás normas que regulen la materia. Igualmente deberá estar motivado, justificando claramente las razones que tiene la administración para proceder a su destino final. 5.6.4. DESTINOS FINALES

Dentro de las modalidades para dar salida definitiva a los bienes que la entidad no desea tener mas en su patrimonio o que por haber sido tipificados como Bienes Servibles No Útiles u Obsoletos o como Bienes Inservibles, se deba salir de ellos, se encuentran: 5.6.4.1. Venta

La venta se define como la operación mercantil consistente en el traspaso o transferencia del dominio de un bien servible o inservible, que una persona natural o jurídica hace a otra, a cambio de un precio representado en dinero.

Procedimiento que podrá ser aplicado por aquellas entidades donde la Junta Directiva, Director, Gerente o Secretario de la administración tenga facultad para hacerlo, o porque autoridad superior lo autoriza.

Es de aclarar, que de acuerdo con lo establecido por la Ley 200 de 1995, en los artículos 41 numeral 20 y 44 numeral 3, ningún funcionario público podrá intervenir directa o indirectamente en remates o ventas en público, realizadas en dependencias ubicadas en territorio de su jurisdicción.


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A. Venta de bienes muebles

Ordenado y definido como destinación final la venta, esta deberá efectuarse de conformidad con la ley 80 de 1993, teniendo presente:

Venta mediante contratación directa: se tipifica cuando el valor de los bienes dados de baja, cuyo valor propuesto para su venta corresponda a valores definidos como menor cuantía para la entidad conforme al literal a) del Artículo 24 de la ley 80 de 1993.

Venta por mayor cuantía: esta opción se realiza mediante la selección del contratista a través de oferta o remate; se realizará cuando la cuantía supere la establecida por la ley para contratación directa. Para la celebración del contrato con formalidades plenas se considerará lo establecido en el parágrafo del Artículo 39 de la ley 80 1993.

Cuando la venta de los bienes se efectúe por el sistema de martillo – mayor o menor cuantía -, se hará a través del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

La selección de la entidad financiera la hará la respectiva entidad, de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva y teniendo en cuenta la capacidad administrativa que pueda emplear cada entidad financiera para realizar los remates.

El Representante Legal de la entidad enviará a dichas entidades financieras solicitud de cotización de los servicios de martillo, anexando para ello una relación detallada de los bienes a vender con sus respectivos precios base de remate, que es inicialmente el precio mínimo de venta aceptable para la entidad, sitios de almacenamiento o ubicación de los bienes para su respectiva exhibición y copia del acto administrativo que hubiere autorizado la baja para venta de los bienes.

Los precios fijados para la venta de este tipo de bienes serán los que determine la entidad según criterios objetivos respecto a su estado de conservación y demás especificaciones técnicas.

La programación de la visita para la inspección de los elementos, la determinación de los lotes, la eventual modificación del precio base de remate y demás eventos necesarios para llevar a cabo el procedimiento, se establecerá conjuntamente entre la entidad y el organismo financiero.


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B. Venta de bienes inmuebles

El precio mínimo de venta de un bien inmueble será establecido mediante avalúo practicado por el Instituto Agustín Codazzi y el procedimiento a seguir se determina de acuerdo con el Artículo 15 del Decreto 855 de 1994, reglamentario de la Ley 80 de 1993.

El procedimiento de venta será el que fije la Ley, los Acuerdos y demás normas vigentes que reglamenten la materia. Si el bien inmueble se vende por el sistema de martillo debe dársele aplicación a lo señalado el Artículo 14 del Decreto 855 de 1994 y demás normas vigentes. Registro contable de la venta Si la venta corresponde a bienes servibles no útiles u obsoletos, el registro contable afectará las cuentas de Propiedades, Planta y Equipo inherentes al activo objeto de la venta, el efectivo recibido y el ingreso o el gasto por venta de activos, dependiendo si el valor de venta es mayor o menor al valor en libros. Si por el contrario la venta corresponde a bienes inservibles, el registro afectará el efectivo y el ingreso por recuperaciones y la reversión de las Cuentas de Orden inicialmente registrada cuando se declaró y autorizó la baja y su destino final. 5.6.4.2. Permuta Se presenta la figura de permuta cuando el precio de la venta consta parte en dinero y parte en otra cosa o bien, valiendo la cosa (bien) más que el dinero entregado. Se aplicará en aquellas entidades donde las facultades del Representante Legal lo permitan. El avalúo de los bienes que se entreguen o reciban en parte de pago, lo hará la respectiva entidad distrital. Esta operación comercial tiene como soporte el contrato de Permuta. Contablemente, por una parte, se deberá retirar de las Propiedades, Planta y Equipo el valor de los bienes objeto de la permuta, teniendo en cuenta sus valores inherentes (costo histórico, ajustes por inflación, depreciación acumulada, valorizaciones, provisiones, etc) y por otra, se incorpora el bien recibido producto de la transacción, la diferencia se reflejará en el ingreso o gasto por concepto de venta de activos. En el caso de entregar o recibir dinero se afectará el disponible. Si se trata de bienes declarados inservibles, dados de baja y registrados en las Cuentas de Orden, se deberá reversar este registro, incorporar el bien recibido afectando el grupo de propiedades, planta y equipo y la cuenta de ingresos por recuperaciones.


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5.6.4.3. Bienes Entregados en Dación de Pago

Únicamente el Representante Legal de la entidad o el funcionario que él delegue, puede autorizar la salida de bienes por dación en pago.

En la autorización se tratará lo correspondiente a la operación, contrato, condiciones y lo correspondiente a los movimientos en los registros contables y del valor o avalúo de los bienes, entre otros.

El comprobante de salida lo tramitará el responsable del Almacén y Bodega atendiendo la autorización del Representante Legal o del funcionario que él delegue, debidamente soportada en los documentos oficiales, las leyes y normas vigentes y aquellos que soportan el contrato correspondiente.

Contablemente, para los bienes catalogados como servibles no útiles u obsoletos, se debe retirar el activo objeto de la dación en pago, teniendo para ello en cuenta los valores inherentes al mismo (costo histórico, ajustes por inflación, depreciación, etc), debitando la obligación reflejada en el pasivo, si hay pago acreditando el disponible, y finalmente de acuerdo con la diferencia resultante, se afectará un ingreso o un gasto extraordinario. 5.6.4.4. Sacrificio o muerte de Semovientes

Si por algún evento se hace necesario sacrificar semovientes propiedad del Distrito Capital, o cuando éstos mueren, se procede a darlos de baja de la Cuenta Propiedades, Planta y Equipo (Devolutivos) previo cumplimiento de los requisitos determinados en este manual.

En el caso de muerte, la legalización por parte de la administración no puede sobrepasar tres (3) días hábiles después de ocurrido el hecho. Se requiere además una relación pormenorizada de los Semovientes dados de baja con las características, cantidades y valores que figuran en la oficina de inventarios, acta de sacrificio o muerte del semoviente especificando en detalle la causa, objeto, características, unidades, lugar, fecha, etc., la cual deberá ser firmada por los funcionarios que intervinieron en el proceso. Contablemente se afectará la cuenta de propiedades, planta y equipo con sus valores inherentes, costo, ajustes por inflación, amortización, y el gasto por pérdida en baja de propiedades, planta y equipo. 5.6.4.5. Desmantelamiento para Aprovechamiento

Procede cuando máquinas, equipos, aparatos, entre otros, pueden ser desagregados, perdiendo su carácter de bien unitario con el fin de reutilizar las partes servibles en


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reparar u obtener otros bienes de iguales características o para la instrucción académica; todo bien tipificado como servible no utilizable o inservible es susceptible de ser aprovechado y se presenta cuando su costo de mantenimiento o vigilancia es demasiado oneroso para la entidad o cuando existe pérdida parcial o daño irreparable del bien.

Para el desarrollo de este procedimiento, el comité de inventarios constituirá un subcomité para que supervise el proceso de desmantelamiento, del cual se levantará acta discriminando las partes o equipos recuperadas y las desechadas como residuo por inservibles. Contablemente, de acuerdo con el acto administrativo que determine su baja y destino final, se retirará el bien de las Propiedades, Planta y Equipo con sus valores inherentes, y se afectará el gasto extraordinario y las partes o equipos resultantes del aprovechamiento se incorporarán en las Propiedades, Planta y Equipo como Equipos y Materiales en depósito con contrapartida en un ingreso por recuperación. Para los bienes declarados inservibles, cuyo caso es estar registrados en las Cuentas de Orden, una vez realizado el desmantelamiento, a partir del acta que lo registra, se afectarán las cuentas correspondientes en razón de la salida y el valor definido para los productos resultantes de igual forma, se incorporarán a las Cuentas Propiedades, Planta y Equipo como Equipos y Materiales en depósito con contrapartida en un ingreso por recuperación. 5.6.4.6. Traslado o Traspaso de Bienes Entre Entidades Distritales a través de

Operaciones Interinstitucionales

La característica de este tipo de operaciones es la transferencia de la propiedad de los bienes que realicen las Entidades Distritales.

TRASLADO DE INVENTARIOS: Jurídicamente opera cuando la entrega de bienes sin contraprestación económica se realiza entre entidades del sector central distrital, por tratarse de una sola persona jurídica. Se formaliza con el acta de entrega que se suscriba entre los funcionarios responsables del Almacén o Bodega de las respectivas entidades.

TRASPASO DE INVENTARIOS: Jurídicamente se define como la entrega de los bienes entre entidades del sector central y descentralizado o entre las entidades descentralizadas entre sí, del nivel distrital, por tratarse de dos personas jurídicas diferentes. Este hecho económico se efectuará a través de un Convenio Interadministrativo suscrito por los correspondientes representantes legales de las entidades, y se formalizará con la respectiva acta de entrega.

De acuerdo con el hecho que origina el traspaso o el traslado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Si la entidad ha determinado que posee bienes servibles no utilizables u obsoletos, o tipificados como inservibles, y considera que uno de los posibles destinos para darles


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salida definitiva es a través del traslado o traspaso a otra entidad, deberá realizar un ofrecimiento mediante documento escrito a aquellas entidades que de acuerdo con su conocimiento o bases de datos, estén interesadas en obtener dichos bienes.

2. La entidad interesada deberá manifestar igualmente por escrito su interés de recibir estos bienes, y previo estudio donde se evidencie que la entidad está en capacidad de recibir el traslado o traspaso, se procederá a suscribir entre las partes el acto administrativo de entrega y recibo debidamente motivado, al que deberá anexarse documento expedido por el Director Administrativo, o por quien haga sus veces en la entidad que entrega, donde certifique que los bienes traspasados en el estado en que se encuentran no son requeridos por la entidad, o que existe orden expresa basada en normas legales o políticas de la entidad.

La afectación contable corresponde a Operaciones Interinstitucionales por Traspaso de Bienes, como Gasto para quien entrega y como Ingreso para quien recibe.

El acta de entrega firmada por las partes en señal de conformidad oficializará la transacción, y debe señalar el origen o causa del traslado o traspaso, relacionar y detallar las características de los bienes objeto del traslado o traspaso, la conformación de su valor en libros, y en caso de determinarse el valor del avalúo técnico por el cual la entidad receptora ingresará los bienes a su patrimonio. 5.6.4.7. Destrucción

Este procedimiento será aplicado únicamente a los bienes tipificados como inservibles, almacenados que deban destruirse por motivos de vencimiento (medicamentos, alimentos), desuso por merma, rotura, etc., la destrucción se dará en cumplimiento de lo autorizado en el Acta y Resolución de Baja de acuerdo con lo aquí estipulado. Como última opción a tenerse en cuenta, este procedimiento puede ser realizado por todas las entidades previo cumplimiento de lo estipulado en este manual y por lo establecido al interior de cada entidad, así: 1. Emitir la resolución que autoriza la baja y el destino final, indicando las causas que

originan la destrucción del bien. 2. Elaborar el Acta de Destrucción en el momento de ejecutar la acción; en la cual se

indica la causa de la destrucción, lugar (instalaciones de la entidad o sitios de disposición final de desechos – en la fecha, Botadero de Doña Juana – previa autorización de la unidad administradora), fecha, disposición final de los desechos (entrega a vehículos del concesionario de aseo o compactación en el botadero, etc ), personal que participó, etc., anexando material fotográfico o fílmico como pruebas de la acción.


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Esta acta será suscrita por el Representante Legal o su delegado, el responsable del Almacén y Bodega y demás funcionarios que intervengan en la destrucción física de los elementos.

Para aquellos bienes que requieran un procedimiento especial para su destrucción como la incineración, la entidad deberá gestionar la autorización ante las entidades responsables de velar por la conservación del medio ambiente en el Distrito o si el caso lo amerita, ante aquellos organismos reguladores a nivel Nacional.

5.6.5. Casos Particulares – Baja de Bienes A. Baja de Software

Este proceso surtirá los mismos pasos establecidos en el presente manual para la baja definitiva de bienes.

− Software tipificados como no útiles u obsoletos: Plenamente identificado que el programa no es utilizable en la entidad, pero se tiene conocimiento que puede prestar servicio en otra, se procederá a realizar el traslado o traspaso mediante acta de entrega a valor en libros o el que se estipule; la transacción implicará la salida definitiva del programa, licencias y derechos; los registros de salida definitiva de almacén y contabilidad estarán soportados por el acta que autoriza la baja y entrega (traspaso o traslado a otra entidad), a la cual se anexarán los oficios de ofrecimiento y aceptación.

Si en el evento de realizar una baja de equipos de cómputo, el software va incorporado, deberá especificarse este hecho en el acta de baja, detallando el valor de cada uno de los componentes.

− Software tipificado como inservible: Se define inservible un software cuando posee características y especificidades cuyo objeto fue satisfacer necesidades propias de la entidad, que previo análisis técnico se ha determinado que el ente no lo utilizará en el futuro, ni podrá ser usado por otra entidad y/o existe reserva sobre el mismo.

Definido lo anterior, se procederá a la destrucción del original y de todas sus copias, incluidas las licencias que acreditan su propiedad. En el acta de destrucción se dejará constancia de la extinción total del software. Este procedimiento surtirá los pasos definidos en el presente manual para la baja de inservibles.

Los registros de salida del almacén y la afectación contable se soportarán en el acta de destrucción a la que se anexará una certificación expedida por el personal competente en donde se deje constancia de la eliminación del software de los equipos de la entidad, el Acta y Resolución de Baja donde se tipifica el bien como inservible y las razones que justifican su destrucción.


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B. Baja de Bienes que no son propiedad de la entidad

Es la salida definitiva de los bienes que por alguna razón fueron incorporados el inventario de Propiedades, Planta y Equipo, y que previa verificación técnica y legal se identificó que no son propiedad del ente público, por lo cual se debe realizar la entrega al correspondiente dueño quien deberá demostrar su propiedad.

Mediante Acta de Baja se formalizará la salida de estos bienes, la cual detallará las razones que justifican este hecho, la autorización del retiro de los registros administrativos y contables. Se deberá anexar copia del documento que certifique la propiedad de quien reclame y el acta de entrega debidamente firmada por las partes.


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GLOSARIO

ACTIVO: Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una persona natural o jurídica y que son fuente potencial de beneficios. ACTIVO FIJO: Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales del negocio, bien sea en la producción, venta de mercancías o productos, o prestación de servicios a los clientes o a la misma Empresa. ACTIVO TANGIBLE: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material. ADICIÓN: Agregar algo a un bien. ALMACEN: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos. ALMACENISTA: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad. ALMACENAMIENTO (UBICACIÓN): Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. La organización interna del almacenamiento depende de las funciones que desempeñe la entidad, deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo. AMORTIZACIÓN: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el periodo en que se van a aprovechar sus beneficios. Cancelación gradual de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor. AVALUO: Estimación que se hace del valor o precio de un bien. AVALUO FISCAL: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que corresponde al cien por cien del avalúo catastral o autoavalúo. AVALUO TÉCNICO: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo. BENEFICIO: Diferencia existente entre el ingreso total y el costo total. BIEN: Artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción.


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BIENES MUEBLES: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por si mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino. CENTRO DE COSTOS: Unidad de la organización que registra y analiza todos sus costos de producción o distribución, informa sobre esos datos a las personas interesadas y responsables para facilitar la dirección y el control de las operaciones de la empresa, con miras a alcanzar sus objetivos. CESIÓN O TRASPASO: Transferencia a un tercero de cualquier derecho o interés en bienes raíces o del titulo o interés en una partida de bienes muebles, como por ejemplo; una patente, un documento por cobrar o una tarjeta de propiedad de maquinaria o equipos. COSTO: Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas directamente con los procesos de producción de bienes o prestación de servicios, que se recupera en desarrollo de la actividad de enajenación. COSTOS DE MANTENIMIENTO: Costos en los que incurre la Empresa para cada uno de los proyectos, buscando mantener la maquinaria, bienes y equipos funcionando en buen estado. COSTO HISTÓRICO: Está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso. COSTO REEXPRESADO: Está constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos, como la inflación o la devaluación. Son aceptados como factores de corrección el Porcentaje de Ajuste del Año Gravable -PAAG-, la Tasa Representativa de Mercado-TRM-, los índices específicos, o cualquiera otra modalidad convenida como pacto de ajuste. Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, el valor de la transacción debe reexpresarse en moneda nacional, según las normas y procedimientos aplicables a cada evento. COSTO DE REPOSICIÓN: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.


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DACIÓN EN PAGO: Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse, extingue la obligación original. DEPRECIACIÓN: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. DONACIÓN: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna. EFICACIA: Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para producir el efecto esperado. EFICIENCIA: Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. GASTO: Egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable, cuyo importe generalmente se asocia con los ingresos obtenidos por la venta de bienes o prestación de servicios. INFORME ADMINISTRATIVO: Reunión de las diferentes diligencias que se efectuaron o se deben efectuar para comprobar, determinar, gestionar, decidir o tomar acciones en actos de responsabilidad individual o institucional. INGRESOS: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no constituyan una entrada de efectivo; tales aumentos pueden ser ordinarios o extraordinarios. INVENTARIO: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc. INVERSIÓN: Adquisición de bienes que produzcan ingresos o presten servicios. Compra de activos que generen un rendimiento durante un largo periodo de tiempo. LIQUIDACIÓN: Acción y efecto de poner término de una cosa o a las operaciones de una empresa o establecimiento. MANUAL: Documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones e información sobre políticas, métodos, funciones, sistemas y procedimientos de actividades de una entidad. MEJORAS: Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su productividad sino que la recuperan.


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MERMA: Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales. MUEBLES Y ENSERES: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo. OBSOLESCENCIA: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos. OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES: Cuenta que representa el valor de los bienes transferidos entre entes públicos del mismo nivel, diferentes de las donaciones de bienes y derechos que realicen los entes públicos con terceros y los entes públicos del nivel nacional con otros entes públicos del nivel territorial, o viceversa. OPERACIONES RECIPROCAS: Transacciones financieras que se realizan entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera sea el orden o nivel al que pertenezcan. OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES: Cuentas cuya causación corresponde al ente encargado de la administración de los recursos y el pago o cancelación de los mismos lo efectúa otro ente público. Así mismo incluye el valor de los aportes, fondos y bienes transferidos a otros entes públicos. OPTIMIZAR: Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad. Aprovechar un bien o cosa bajo su aspecto mas favorable. PATRIMONIO: Sección del balance general que representa la parte de los recursos de la entidad que han sido financiados por sus propietarios. El patrimonio esta constituido por el aporte de los accionistas o propietarios, el superávit de capital y las valorizaciones. PERITO: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia. PERMUTA: Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar una cosa por otra. La permuta o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro. (Código Civil). PRECIO DE MERCADO: Es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado. PROCEDIMIENTO: Consiste en la secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un proceso o tarea. REGISTRO: Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una unidad.


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REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble. ROTO(A): Desgarrado, quebrado, perdido. TRANSFERENCIA: Cesión, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo. Llevar, trasladar a alguien o algo de un lugar a otro. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el valor será el convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de valuación alternativos. La cifra resultante de las anteriores situaciones constituirá el costo histórico por el cual se registrará la transacción en contabilidad. Dicho valor será objeto de actualización, usando para ello criterios técnicos acordes a cada circunstancia, entre otros: VALOR PRESENTE: Corresponde al valor que resulta de descontar la totalidad de los flujos futuros generados por un activo o pasivo, empleando para el efecto una tasa de descuento. VALOR DE REALIZACIÓN: Representa el importe en efectivo o su equivalente en el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales. VIDA UTIL: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.


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MODELO ACTA DE BAJA

( NOMBRE DE LA ENTIDAD)

ACTA DE BAJA DE BIENES MUEBLES QUE SE ENCUENTRAN EN EL ALMACEN DE LA ENTIDAD TIPIFICADOS COMO SERVIBLES NO UTILIZABLES U OBSOLETOS. (Modelo para venta, permuta, traslado o traspaso, desmantelamiento o destrucción)

Bogotá, D.C. _____________________. Reunidos : _____________________________________ Director, ( Director Administrativo y financiero) _____________________________________Jefe de Almacén e Inventarios _____________________________________Coordinador de Bodegas e Inventarios ( o por aquellas personas que estén facultadas para llevar a cabo la diligencia en la entidad. ) En las dependencias de___( NOMBRE DE LA ENTIDAD)____________________ con el objeto de efectuar la baja solicitada por el Almacén de los bienes que según concepto técnico por su estado quedaron clasificados como bienes inservibles, servibles no utilizables u obsoletos, detallados en relación adjunto y que forma parte integral de esta acta. Y Una vez revisados y analizados todos los documentos que soportan la solicitud y realizadas las observaciones, verificaciones y consultas que el Comité de Inventarios y de Bajas consideraría necesarias para su autorización, se llego a las siguientes conclusiones: 1. Solicitar autorización de baja de los bienes relacionados en el anexo No. 1 por valor

de (letras y números), por considerarlos inservibles, servibles innecesarios u obsoletos, para el normal desarrollo de las actividades de la entidad y por que ya cumplieron con el objeto para el cual fueron adquiridos, y recomendar su venta, según avalúo comercial adjunto.

2. Solicitar autorización de baja de los bienes relacionados en el anexo No. 2 por valor

de (letras y números), por considerarlos inservibles, servibles innecesarios u obsoletos, para el normal desarrollo de las actividades de la entidad y por que ya cumplieron con el objeto para el cual fueron adquiridos, y recomendar su permuta, según avalúo comercial y carta de intención de los señores (nombre proveedor) adjunto.


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3. Solicitar autorización de baja de los bienes relacionados en el anexo No. 3 por valor de (letras y números), por considerarlos inservible, servibles innecesarios u obsoletos, para el normal desarrollo de las actividades de la entidad y por que ya cumplieron con el objeto para el cual fueron adquiridos, y recomendar su traspaso a la entidad ( Nombre de la entidad solicitante), según carta de ofrecimiento y de aceptación adjunto.

4. Solicitar autorización de baja de los bienes relacionados en el anexo No. 4 por valor

de (letras y números), por considerarlos inservible, servibles innecesarios u obsoletos, para el normal desarrollo de las actividades de la entidad y recomendar su desmantelamiento, ***** para que sus partes puedan ser utilizadas como repuestos en la reparación de los bienes relacionados al final del anexo, confirmada la posible reparación según concepto técnico también anexo.

***** ( puedan ser utilizadas como material de formación e insumos didácticos. )

5 Solicitar autorización de baja de los bienes relacionados en el anexo No. 5 por valor

de (letras y números), por considerarlos totalmente inservible, innecesarios y obsoletos, para el normal desarrollo de las actividades de la entidad y por que ya cumplieron con el objeto para el cual fueron adquiridos, y recomendar su destrucción porque su estado de conservación, presentación y utilidad, entre otros; no hacen viable ninguna otra posibilidad de destino final.

Una vez definido lo anterior, en constancia esta acta se firma por: ___________________________________________ Director, (Director Administrativo y financiero) ___________________________________________ Jefe de Almacén e Inventarios ___________________________________________ Coordinador de Bodegas e Inventarios ( o por aquellas personas que estén facultadas para llevar a cabo la diligencia en la entidad. ) (FUENTE: Resolución No. 0647 del 19 de abril de 1995 del SENA)


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MODELO RESOLUCIÓN DE BAJA

RESOLUCION DE BAJA.

POR LA CUAL SE ORDENA LA BAJA, POR SUBASTA PÙBLICA, DE LOS BIENES INSERVIBLES DE PROPIEDAD DE ___________________________________________________________________________. EL (GERENTE, DIRECTOR, DIRECTOR ADMINISTRATIVO) DE ________________________________________ En uso de sus atribuciones (delegaciones según el caso de acuerdo a lo conferido por articulo, resolución de la entidad, la constitución) y legales, y

CONSIDERANDO: 1. Que en el Almacén de elementos devolutivos del grupo de Almacén General fue(ron)

declarado(s) por el comité evaluador de bajas como bien(es) no utilizable(s) o elemento(s) inservible(s), mediante acta No.________ del __________________, un(os) bien devolutivo(s) y que se considera conveniente dar de baja, bien(s) con descripción plena en el acta en mención que forma parte integral de la presente resolución, que al no ser útil(es) para la entidad se encuentra(n) en deposito en el Almacén de devolutivos.

2. Que el numeral ________ del acta de baja establece el proceso para la baja de bienes. 3. Que el valor de los bienes a dar de baja, según el kárdex (avalúo, libros de

contabilidad, etc.) de la bodega de reintegros y bajas, asciende a _________________________________________________, monto que de acuerdo con la Ley 80 de 1993, obliga a la realización de subasta publica (EN CASO PARA MAYOR VALOR).

4. Que a la fecha la única entidad financiera que presta el servicio de Martillo es el Banco

Popular. 5. Que el Articulo 24 Parágrafo 3 de la Ley 80 de 1993 establece que: Cuando la venta de

los bienes de las Entidades Estatales deba efectuarse por el sistema de Martillo, se Hará a través del procedimiento de subasta que realicen las Entidades Financieras, debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

En mérito de lo anteriormente expuesto


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RESUELVE:

Articulo 1º. Dar de baja de los inventarios de la entidad, los bienes que conforman los lotes (______), relacionados en el anexo del Acta No._______ del _________ de _____, suscrita por los miembros del comité Evaluador de Bajas de la Entidad. Articulo 2º. Determinar la celebración de la venta de los bienes a que se refiere el Acta No._______ de ____, a través del sistema de Martillo del Banco Popular. Articulo 3º. El Jefe del grupo de Almacén General y el Almacenista de Devolutivos, coordinara con el Martillo todo lo relacionado con el desarrollo y con la entrega de los bienes inservibles. Articulo 4º. El producto del remate deberá consignarse en la cuenta corriente de la tesorería, de conformidad con las normas presupuestales vigentes de la entidad. Articulo 5º. La presente Resolución se rige a partir de la fecha de su expedición y debe enviarse copia a la dirección General, Grupo de Contabilidad, Grupo de Almacenes, Oficina de Control Interno de la Entidad. COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá D.C, _______________________ (FIRMA) (FUENTE: Resolución No. 0647 del 19 de abril de 1995 del SENA)

Diagnóstico de la generación de residuos eléctricos y ...

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