DIRECTOR DE PROTOCOLO DEL ESTADO. CUALIDADES.

DIRECTORES DE DIFERENTES INSTITUCIONES. DIRECTORES DE PROTOCOLO DE MUNICIPALIDADES. ESTRUCTURA DE UNA DIRECCION DE PROTOCOLO. INFORMACION EN UNA OFICINA DE PROTOCOLO.

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El Director de Protocolo tiene su sede en el Ministerio de Relaciones Exteriores. En algunos países tiene su sede en la Presidencia de la República aun cuando existe un Director de Protocolo en el Ministerio de Relaciones Exteriores que recibe el nombre de Introductor de Embajadores y que actúa en coordinación en el Protocolo de la Presidencia de la República. Existen también estructuras administrativas, como el caso de Nicaragua, en que el Director de Protocolo del Estado tiene su sede en el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Dirección de Protocolo de la Presidencia de la República depende de aquel.

Corresponde a la Dirección de Protocolo la dirección de los actos oficiales conforme a las normas del Ceremonial y Protocolo del Estado, la coordinación, interpretación y ejecución de las mencionadas normas. Por consiguiente le competerá:La preparación, coordinación, dirección y ejecución de los actos oficiales y ceremonias relacionadas con la política exterior del Estado que tengan lugar en el territorio nacional o en el exterior. Organizar la presentación de las Cartas Credenciales.

SIGUE….

La preparación y coordinación de las visitas del Jefe de Estado, Vicepresidente de la República y del Ministerio o Viceministro de Relaciones Exteriores.

SIGUE…

La preparación, coordinación y dirección de las visitas al territorio nacional de los Jefes de Estado, Ministro de Relaciones Exteriores y personalidades de Estados extranjeros.

SIGUE…

Estudio, gestión, control y cumplimiento de las disposiciones de los Convenios de Viena, sobre relaciones diplomáticas y consulares.Iniciación, gestión y conclusión de los expedientes de concesión de Órdenes del Estado.

SIGUE…Velar porque se respete la precedencia entre los representantes diplomáticos, autoridades, personalidades, corporaciones que asisten a los actos oficiales, aun cuando se trate de un acto que no estando directamente organizado por el Estado, tenga especial importancia para las relaciones exteriores del Estado.

SIGUE…Tener presente que cuando se trate de un acto de carácter internacional, el Ministerio de Relaciones Exteriores tendrá precedencia sobre sus colegas del Gabinete, y cuando se trate desfiles civiles o militares colocará a la derecha del Presidente de la República al Ministerio de Estado a que estuvieren subordinado el personal que desfila.

SIGUE…

Organizar, en los aspectos que el protocolo interviene, peticiones de audiencias, obsequios, exequias, conciertos, etc.

SIGUE…Custodia del Libro de Honor, en el que firmará visitantes ilustres, así como del fichero de control de obsequios hechos y recibidos.

Elaborar periódicamente la Lista Diplomática.

SIGUE…Colaborar las banderas en las fiestas nacionales y en todas las ocasiones que señalen los acuerdos correspondientes.

SIGUE…Ser fuente de consulta y de información para los funcionarios diplomáticos, consulares, representantes de organizaciones internacionales y autoridades nacionales en lo referente a protocolo.

SIGUE…

Mantendrá al día una lista de los Jefes de Estado y Ministros de Relaciones Exteriores de los Estados con los que mantiene relaciones el gobierno.

SIGUE…

Resolver aquellos casos que presenten dudas o no estén contemplados en el Reglamento del Protocolo del Estado, tomando en consideración los usos, costumbres y prácticas nacionales e internacionales.

SIGUE…Velar por la precedencia del Ministro o Viceministro o Subsecretario de Relaciones Exteriores cuando asistan a actos convocados por otras instituciones. Asesorar sobre el uso de consideraciones y trajes de etiqueta.

Sigue…Conocer las costumbres de otros países y culturas a efectos de las reuniones de trabajo puesto que no todas las culturas celebran sus fiestas los mismos días de la semana. Los mahometanos tienen libre los viernes, los judíos el sábado, a los que hay que agregar las grandes conmemoraciones religiosas anuales.

Sigue…

A todo lo anterior, habría que agregar celebrar periódicamente reuniones con los Directores de Protocolo de las otras instituciones del Estado con el fin de coordinar las celebraciones de actos evitando así coincidencias especialmente cuando en dos actos celebrados el mismo día, se proyecta la asistencia del Presidente de la República o la del Cuerpo Diplomático.

SIGUE…Estas reuniones facilitaran el intercambio de enseñanzas y experiencias, y generará una mutua confianza entre los funcionarios que tienen a su cargo las labores protocolarias en las diferentes instituciones.

SIGUE…Del Reglamento de Protocolo del Estado de Nicaragua se deriva que las restantes Direcciones u oficinas de protocolo que puedan existir en las otras instituciones del Estado, deben actuar en colaboración y bajo la dependencia en materia protocolar de la Dirección General de Protocolo del Estado.

SIGUE...El Protocolo ha sido considerado un arte, lo que exige que el Director de Protocolo y, en general, los funcionarios encargados de llevarlo a la práctica, deban reunir condiciones especiales que a veces hasta puedan parecer contradictorias. Imponerse con energía, suave y amable, sin ofender ni molestar, ordenar evitando que se les note que ejercen autoridad.

SIGUE…Saber decir una frase amable en un momento de gran tensión o de incomodidad; sonreír al hacer una advertencia o al atraer una persona al lugar que le corresponde sin empujarla hacia su sitio; tratar de cumplir el horario previsto, disimulando la impaciencia por el retraso.

SIGUE… La acción del Director del Protocolo tiene que pasar inadvertida, mostrando sus efectos cual si fuere una música de fondo que nos inspira, pero que no nos aturde, que enriquece el ambiente pero no lo satura.

SIGUE…Si es cierto que en el Protocolo son muy importantes las normas y lo es también que se cumplan, su cumplimiento se debe lograr mediante insinuaciones más que con órdenes, con sugerencias mejor que con imposiciones.

Cualidades de un Director de Protocolo:

Amor y respecto al Estado y la institución a la que se sirve documentándose sobre su historia y las costumbres de la nación. Amor a la profesión y conocimiento de las prácticas de Protocolo. Espíritu de servicio. Sentido de responsabilidad. Don de gentes. Discreción. Habilidad. Paciencia. Comprensión. Humanidad. Rápida capacidad de decisión. Saber vestir. Buen gusto. Saber estar. Capacidad de organizador. Sentido común. Naturalidad. Minucioso observador. Puntual. Detallista. Previsor. Equilibrio nervioso. Experto en saber escuchar y hablar en el preciso momento que corresponde. Atento. Saber disculpar errores. Sonriente. Trato cortes. Seriedad. Señor de sus demanes. Tolerante, etc.

SIGUE…Alfredo Burattini, cuando era Director de Protocolo de la Comisión Europea, le preguntaron sobre la profesionalización de los funcionarios de protocolo, respondió: “Al igual que para producir un automóvil hay que empezar con la teoría y luego hacer mucha práctica, en protocolo ocurre parecido.

SIGUE…Etna de Marchena de Fagre ha recordado que “De nada vale tener conocimientos de protocolo para volcarlos en un acto si entra en juego de miedo y provoca un bloqueo. Cuando la persona tiene miedo, trabaja con tensión, la cuota de errores aumenta y esa inseguridad perjudica el ambiente general del evento porque, por lo general, este sentimiento se traduce en irritabilidad y mal humor”.

SIGUE…Cuando la persona tiene miedo, trabaja con tensión, la cuota de errores aumenta y esa inseguridad perjudica el ambiente general del evento porque, por lo general, este sentimiento se traduce en irritabilidad y mal humor”.

SIGUE…Por otra parte, el Director de Protocolo deberá tener la costumbre de llegar siempre con la suficiente anticipación al lugar en que se ha programado un acto para constatar que todo está en orden y si existiese alguna falla, el llegar antes de la hora programada para el inicio del acto, le permitirá solucionarla debidamente.

SIGUE…No obstante, todas las cualidades que se recomienda posea el Director de protocolo no es su tarea hacer de anfitrión, recibir a los invitados ni considerarse la figura principal del acto. No debe destacar su persona sino, más bien, saber deslizarse entre los asistentes con ánimo de pasar inadvertido sin perder jamás la sonrisa ni dejar de dar muestras de amabilidad y educación, porque debe estar absorto en otra clase de preocupaciones esenciales para el éxito del programa que se está desarrollando que es en el que va involucrada la transmisión positiva o negativa de la imagen de la institución que ha confiado en su profesionalismo para que el acto se convierta en un modelo de comunicación entre la institución y la opinión pública. El Director General de Protocolo debe estar consiente que su personalidad donde se estará proyectando será en la forma en que se está desarrollando el acto programado.

Directores de Protocolo de otras Instituciones:

Todas las Instituciones poseen dentro de sus estructuras una oficina que se encarga de las funciones de protocolo aunque reducidas a la organización de los actos de su institución y deben velar que cuando las autoridades de su institución sean invitados a actos de otras instituciones sean recibidos y situados en el lugar que les corresponde conforme al Orden de Precedencia del Estado.

Directores de Protocolo de las Municipalidades:

Las Municipalidades tienen sus Directores de Protocolo que organizan sus propios actos de conformidad a las disposiciones que ellas mismas han establecido en virtud de sus facultades normativas. Pero cuando a estos actos concurren el Jefe de Estado, Vicepresidente de la República, Ministros de Estado, altas Autoridades del Gobierno Central, Cuerpo Diplomático o funcionarios extranjeros deberán observan las disposiciones del Ceremonial y Protocolo del Estado y deberán coordinarse con el Director de Protocolo del Estado.

Estructura de una Dirección de Protocolo:La Dirección de Protocolo podrá estar integrada, más o menos, en la siguiente forma: Director de Protocolo: que ejerce funciones directivas totales y el control de la Dirección.Subdirector de Protocolo: encargado por el Director General de coordinar todos los elementos y sectores de la respectiva organización. Provisión de Banderas nacionales y extranjeras y sustituir al Director en caso de necesidad. Conviene que hable inglés y francés, o uno de los dos idiomas. Es fundamental su preparación profesional y calidad humana y sus dotes de cortesía.

SIGUE…

Departamento de Inmunidades y Privilegios. Encargado de velar por el cumplimiento de los compromisos contraídos a través de las Convenciones Diplomáticas y Consulares de Viena, y reglamentos del Estado sobre la materia.

SIGUE…Departamento encargado de la preparación, coordinación, dirección, y ejecución de los viajes al Exterior del Jefe de Estado, Vicepresidente de la República, Ministro y Viceministro o Subsecretario de Relaciones Exteriores.

SIGUE…

Departamento encargado de la iniciación, gestión y conclusión de los expedientes de concesión de Órdenes Nacionales cuya Cancillería radica en el Ministerio de Relaciones Exteriores. Departamento de Credenciales y Plenipotencias.

Departamento encargado de Invitaciones para diferentes actos. Programas. Discursos. Menús. Confirmación de las invitaciones formuladas. Elaboración de la Lista Diplomática y de la Lista Consular.

SIGUE…Departamentos de Auxiliadores o Delegados de Protocolo que tienen a su cargo la acomodación, recorridos, custodia de zonas necesarias para un acto concreto, atenciones a las personalidades e invitados, acompañamiento a invitados de honor o cualquier otro trabajo de aportación dirigido a la ejecución o realización de los actos.

Departamento encargado del Libro de Honor y de relaciones internas con

otras Direcciones del Ministerio.

Dos o más de los Departamentos mencionados pueden englobarse en uno sólo de acuerdo a las conveniencias de la institución.

Información que debe poseer una Oficina de Protocolo:

1. Agenda diaria y calendario con actividades futuras y de efemérides de interés para la institución. En ambos casos se debe contener los datos siguientes: Fecha, hora, lugar y naturaleza del acto. Personas que participaran y tratamiento que les corresponde. Contenido del programa.

2. Fichero con los siguientes datos:

Personas que han tenido o pueden tener relación con la institución. Su dirección, teléfono, cargo, títulos, tratamientos, rango para precedencia, aficiones, etc. Funcionarios del Gobierno Central. Lista del Cuerpo Diplomático, del Cuerpo Consular y de Organizaciones Internacionales. Autoridades regionales y municipales. Personajes relevantes de los diferentes sectores sociales, políticos y empresariales. Autoridades Eclesiásticas. Autoridades Militares. Periodista, etc.

SIGUE…3. Lista de las personas que con más frecuencia asisten a los actos de la institución. Esta lista sirve de base como primera relación de invitados al organizar cualquier acto.

4. Lista de los Directores de Protocolo de las diferentes instituciones. 5. Biblioteca básica de legislación estatal, diccionarios, historias locales, Manuales de Ceremonial y Protocolo de los Estados con los que se tienen relaciones diplomáticas, textos sobre heráldica, etc.

SIGUE…6. Fichero de poblaciones, con detalle de sus fiestas locales, personajes históricos nacionales y extranjeros, efemérides, museos, templos, monumentos, zonas artísticas y monumentales, hoteles, censo de habitantes. 7. Registro de regalos hechos y recibidos con el nombre de los destinatarios y de las personas que hicieron los regalos para evitar posibles repeticiones.

8. Información sobre objetos que al ser regalados pueden provocar rechazo, ser inadecuados e incluso originar malos entendidos o ser considerados como ofensivos por personas de otras culturas, religiones, costumbres, etc.

SIGUE…9. Programas y planos relativos a todas las visitas oficiales realizadas por Jefes de Estado, Vicepresidentes de la República, Ministros de Relaciones Exteriores u otras altas autoridades. 10. Lista de Directivos de Partidos Políticos y otras instituciones importantes del país.

11. Registro de personas condecoradas, acuerdos concediendo condecoración, copia de los diplomas extendidos, etc.

12. Toda clase de tarjetas para invitaciones, felicitaciones, modelos de programas, etc.

SIGUE…13. Planos de mesa. Planos de locales oficiales y templos más usados en ceremonias.

14. Rótulos para ordenar asientos de invitados a los diferentes actos con sus respectivos pies.

15. Registro de Menús con expresión del motivo de la comida, fecha, lugar y comensales. 16. Banderas, banderines, cintas para inauguraciones, tijeras, bandejas, vallas, sillas, señales de tráfico, podio, etc.

SIGUE…Archivo de Programas de Actos y Ceremonias. Diagramas trazados para el Acto, Forma en que se Desarrolló el Acto y Anotaciones sobre la Experiencia, Impresiones, Aciertos y Defectos. En este mismo Archivo deben incluirse los Informes sobre Actos y Ceremonias enviados por las Misiones Diplomáticas nacionales en el extranjero.

SIGUE…

- Libro que registre todo cuanto sea relevante para la respectiva oficina de protocolo, con incorporación de fotografías, recortes de prensa, impresos, y anotaciones de todo tipo, incluso los propios errores.

-Grupo sanguíneo, Dietas etc. de los altos funcionarios.

SIGUE…-Listas de Lugares donde pueden obtener Alfombras, Podios, Tarimas para presidir Actos, etc…

- Listas de Personal Eficiente que cubra los siguientes servicios auxiliares básicos para Actos y Ceremonias Floristas, alquiler de automóviles, conexiones de micrófonos, amplificadores, iluminación, carpas, etc… alquiler de mesas, sillas, etc… Electricista, carpinteros, imprenta, calígrafos, dibujantes, y etc.

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!

FIN