DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS BASADO EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2000 Y NTCGP:1000-2004

MARTHA SORAYA GONZALEZ VARGAS

UNIVERSIDAD DE LA SALLE DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA

ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE DOCUMENTOS

BOGOTÁ D.C. 2007

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS BASADO EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2000 Y NTCGP:1000-2004

MARTHA SORAYA GONZALEZ VARGAS

Trabajo de grado para optar al título de Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos

Director Metodológico

HÉCTOR ELÍAS PINZÓN

UNIVERSIDAD DE LA SALLE DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA

ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE DOCUMENTOS

BOGOTÁ D.C. 2007

Nota de aceptación:

___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________

_________________________ Presidente del jurado

___________________________ Jurado

___________________________ Jurado

Bogotá D.C., _____________________

Este trabajo está dedicado a mi madre, a mis adoradas sobrinas Gaby y Natalita y por supuesto a Jorge Enrique y mis demás seres queridos, de quienes sacrifiqué el tiempo que hube de compartir con ellos, para dedicarlo a esta especialización. A todos ellos, por su apoyo y comprensión, con la esperanza siempre, que este sacrificio revierta en beneficios y mejores tiempos venideros. A mi padre q.e.p.d., siempre vivo en mi memoria, de quien aprendí el amor por el estudio, pero principalmente, la capacidad de amor por la familia. A DIOS, porque día a día, compruebo la grandeza de su existencia en las pequeñas cosas de la cotidianeidad.

AGRADECIMIENTOS

La autora de esta propuesta expresa sus agradecimientos a: A la profesora ISLENA PÉREZ DE PARRADO, ex rectora de la Universidad de los Llanos, quien creyó y confió en mis capacidades y me introdujo al mundo de la archivística, al brindarme la oportunidad y el apoyo para sentar las bases del desarrollo de un sistema de archivos en la Universidad. Al profesor PEDRO IGNACIO GALEANO, director de la Especialización, por compartir sus valiosas experiencias en materia archivística. Al profesor HÈCTOR ELÍAS PINZON, por su dedicación e interés en la búsqueda para que todos sus alumnos culminen exitosamente la Especialización y por brindarme la oportunidad de llevar a feliz término este trabajo. Al selecto cuerpo docente, se reconoce sus capacidades y dedicación en la transmisión de sus conocimientos y experiencias. A todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron en el desarrollo del presente trabajo de grado.

CONTENIDO

pág. INTRODUCCION

1. MARCOS DE REFERENCIA 24

1.1. MARCO CONCEPTUAL 24

1.2. MARCO LEGAL 28

1.3. MARCO INSTITUCIONAL 30

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 32

2.1 . DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS 32

2.1.1. Aspectos críticos del proceso de gestión documental en la

Universidad y oportunidades de mejoramiento 38

3. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 43

3.1. ETAPA DE DISEÑO 44

3.1.1. Diseño de los modelos estandarizados para la producción

documental 44

3.1.2. Diseño de procedimientos del Proceso de Gestión

Documental 45

3.1.3. Diseño del Manual de Calidad del Proceso de Gestión

Documental bajo el modelo ISO 9001: 2000 48

CONCLUSIONES 72

BIBLIOGRAFÍA 74

ANEXOS 75

LISTA DE FIGURAS

pág,

FIGURA 1. Pirámide de la documentación del sistema de gestión

de la Calidad. 47

FIGURA 2. Estructura del Manual de Calidad del proceso de gestión 48

documental.

FIGURA 3.

Estructura virtual ISO del proceso de Gestión Documental 51

LISTA DE ANEXOS

pág, ANEXO 1.

Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en Procesos. Figura 2. Círculo de la calidad PHVA

ANEXO 2.

Mapa del proceso de gestión documental en el ámbito del sistema de gestión de la calidad.

ANEXO 3.

Formato para recolección de información en visita de Observación a archivos de gestión.

ANEXO 4.

Representación gráfica del diagnóstico de archivos de gestión

ANEXO 5.

Matriz de valoración de riesgos para el sistema de información de la Universidad de los Llanos

ANEXO 6.

Formatos estandarizados para producción documental

ANEXO 7.

Ficha de descripción del proceso de gestión documental

ANEXO 8.

Procedimientos del sistema de gestión de la calidad.

Anexo 9.

Modelo de formato para registro de No conformidad (NC).

GLOSARIO

• Acreditación en la Educación Superior: Sistema creado por la Ley 30 de 1992, a través del cual se garantizará a la sociedad que los programas académicos y las instituciones de educación superior que pertenecen a él cumplen con los más altos requisitos de calidad y realizan los propósitos y objetivos que han declarado tener. • Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

• Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

• Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

• Aseguramiento de la calidad: Conjunto de actividades preestablecidas y sistemáticas, aplicadas en el marco del sistema de la calidad, que se ha demostrado que son necesarias, para dar confianza adecuada de que una entidad satisfará los requisitos para la calidad

• Autonomía Universitaria: Es el reconocimiento que el Estado hace a las universidades del derecho a darse y modificar sus estatutos; designar sus autoridades académicas y administrativas; crear, organizar y desarrollar sus programas académicos; definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes científicas y culturales; otorgar los títulos correspondientes, seleccionar a sus profesores, admitir a sus alumnos, y adoptar sus correspondientes regímenes; así como a establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión social y de su función institucional.

• Auditoria interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna.

• Autoridad: Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación.

• Calidad: Conjunto de propiedades inherentes a un objeto que permiten apreciarlo como igual, mejor o peor que el resto de objetos de los de su especie y que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades explícitas y las establecidas por las partes interesadas.

• Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

• Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y / o servicio.

• Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

• Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

• Consulta de documentos: Derecho de los ciudadanos de tener acceso a los documentos e información producida por la entidad, para su consulta u obtención de copias.

• Control de la calidad: Medio para detectar si se ha cumplido con los requisitos establecidos o si se han tomado las acciones necesarias para corregir cualquier deficiencia en el proceso.

• Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

• Documento: Información y su medio de soporte.

• Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

• Documento público: es aquel producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

• Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

• Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

• Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

• Entidades: Entes de la rama ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.

• Especificación: Documento que establece requisitos.

• Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

• Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

• Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. • Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad. • Gestión de Calidad: Es el desarrollo de prácticas a partir de las cuales tanto los procesos como las personas involucradas en ellos, se benefician y permiten a la organización fabricar productos que aumenten la satisfacción del cliente. Requiere la evaluación y mejora continua de los procesos. • Gestión del Conocimiento: Es un proceso permanente de adquisición, distribución y análisis de la información que se mueve en el entorno de la organización. Un conjunto de procesos que dirigen el análisis, diseminación, utilización y traspaso de experiencias, información y conocimientos entre todos los miembros de una organización para generar valor.

• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• ISO: Es la denominación que recibe la Agencia Internacional de Normalización (International Organization for Standarization) que agrupa en su seno cerca de cien países.

La Agencia Internacional de Normalización esta conformada por aproximadamente 180 comités técnicos, cada comité es responsable de diversas especialidades, siendo el comité CT 176 el que se ocupa del tema calidad.

• Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad.

• Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. • No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

• Normas ISO Serie 9000: La serie ISO 9000 es un conjunto de cinco normas relacionadas entre sí, son normas genéricas, no específicas que permiten ser usadas en cualquier actividad ya sea industrial o de servicios.

La importancia de la aplicación de las normas ISO 9000 para el desarrollo e implementación de sistemas de aseguramiento de la calidad radica en que son normas prácticas. Por su sencillez han permitido su aplicación generalizada sobre todo en pequeñas y medianas empresas.

Las normas ISO Serie 9000 brindan el marco para documentar en forma efectiva los distintos elementos de un sistema de calidad y mantener la eficiencia del mismo dentro de la organización.

• Parte interesada: Organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidad. • Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

• Política de calidad: Intención global y orientación relativa a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de una entidad. • Proceso: Conjunto de actividades relacionadas entre sí o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entada en resultados. Actividad u operación que recibe entradas y las convierte en salidas. Casi todas las actividades y operaciones relacionas con un servicio o producto son procesos.

• Procedimiento: Manera especificada de realizar una actividad.

• Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. • Producción documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones., comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. • Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. • Programa de Gestión Documental. Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. • Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. • Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. • Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

• Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. • Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. • Sistema de Gestión de Calidad Pública: Herramienta de gestión sistemática que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados (rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios), la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las mismas.

• Sistema Nacional de Acreditación: Sistema creado por la Ley 30 de 1992, inició su implantación con la acreditación de programas académicos, está en plena vigencia y se viene consolidando con la voluntad y compromiso de las instituciones de educación superior que han decidido rendir cuentas sobre la calidad del servicio que prestan, se apoya en la participación decidida de la comunidad académica y sigue las orientaciones del Consejo Nacional de Acreditación. Con la implantación de este Sistema, se garantizará a la sociedad que los programas académicos y las instituciones de educación superior que pertenecen a él cumplen con los más altos requisitos de calidad y realizan los propósitos y objetivos que han declarado tener.

• Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

• Tabla de Retención Documental: Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

• Vigencia: Tiempo en que el documento tiene fuerza para ordenar, testimoniar e informar, es decir cumple el objetivo para el cual fue creado.Es la fuerza que tiene un documento para ordenar, informar

RESUMEN En la misión de la Universidad se percibe la adopción de nuevos modelos y la adecuación de su desempeño a nuevas circunstancias del modelo universal de la educación y de la administración; en consecuencia, debe superar el modelo de universidad “profesionalizante” a universidad “investigativa”, para lo cual requiere, no solo transmitir el conocimiento sino transformarlo, acopiando las experiencias y el saber acumulado de los miembros de la comunidad académica (docentes, investigadores, directivos), para ponerlo al servicio de otros miembros de la misma comunidad y del contexto en el cual se desenvuelve (estudiantes, funcionarios, sociedad en general), utilizando su “capital intelectual” como “recurso intangible” disponible, cuya adecuada gestión le permita avanzar en la consecución de sus objetivos misionales; basada en la denominada “gestión del conocimiento”. Consecuente con esa misión y el propósito de modernización institucional, los archivos como depositarios del patrimonio documental se constituyen en fuente de información académica y administrativa, cuya organización es una necesidad y una prioridad; de allí la importancia de abordar la conceptualización, diseño y aplicación de una política de gestión documental que afronte la organización científica de la información generada y de sus archivos institucionales, de manera sistemática y homologada, como un recurso básico para la modernización y eficiencia de su gestión administrativa, que permitan retomar experiencias del pasado para proyectar el futuro, acogiendo directrices de una política pública que oriente el desarrollo de la política institucional de Gestión Documental orientada por los estándares archivísticos internacionales acogidos por el Archivo General de la Nación y basada en las normas de calidad adoptadas por el Estado colombiano en la norma NTCGP:1000-2. Palabras claves: estándares archivísticos, estándares internacionales de calidad, gestión documental en la Universidad, gestión del conocimiento, sistema de gestión de la calidad.

INTRODUCCIÒN Antecedentes generales. La Universidad de los Llanos es una institución de Educación Superior de carácter público estatal del orden Nacional creada mediante el Decreto 2513 de 1974, con personería jurídica inició labores en 1975. Como Universidad cuenta con autonomía académica, administrativa y financiera en función de la calidad y la excelencia profesional. Está ubicada en la ciudad de Villavicencio con campo de acción principal en la orinoquia colombiana. Cumple su misión a través de tres pilares fundamentales Docencia, Extensión y Proyección Social, los cuales desarrolla por medio de 14 programas de pregrado y cuatro programas de postgrado. En la actualidad cuenta con aproximadamente 5.000 estudiantes los cuales provienen en un alto porcentaje de la orinoquia colombiana. Desde hace cuatro años asumió el compromiso de modernizar y lograr el reconocimiento público institucional y de cada uno de sus programas académicos por lo cual se encuentra empeñada en su proceso de Acreditación acorde con las exigencias gubernamentales y las políticas y retos que le imponen el Sistema de Educación Superior en el contexto nacional e internacional.

Antecedentes del proceso de gestión documental. Los procesos de Correspondencia y Archivo en la historia de la Universidad de los Llanos, han tenido un desarrollo muy incipiente, pues aunque corresponden a una responsabilidad definida y asignada por norma general a la Secretaría General, las acciones orientadas a su desarrollo hasta el año 2001 se circunscribían a la creación, según el Acuerdo 062 de 1994 (Estructura Orgánica de la Universidad) de la Oficina de Correspondencia y Archivo y a otras actividades esporádicas y coyunturales desarrolladas durante los últimos cuatro años. La indolencia por el acervo documental de la Universidad, se veía reflejada en el mal trato dado a los archivos institucionales, ya que hasta el año 1999, el fondo documental acumulado de la Universidad se encontraba en el sótano del edificio administrativo, allí se hallaban algunos expedientes empastados, pero la mayor cantidad se encontraban dentro de cajas de cartón o simplemente en carpetas o legajos atados con fibra de nylon, dejadas al garete directamente sobre el piso del sótano tal como salieron de cada archivo de gestión, sin selección, depuración y mucho menos inventario de los mismos. Cabe resaltar que el sótano del edificio al cual se hace referencia, corresponde a un área con alto nivel freático, que ocasiona un grave problema de humedad facilitando la presencia de microorganismos (hongos), insectos y roedores, lo cual incrementaba el deterioro de los documentos. Aunado a la situación anterior, en abril del año 1992 ocurrió un incendio en el edificio administrativo, que afectó directamente las oficinas de la Rectoría, Secretaría General y Vice-Rectoría Académica; destruyéndose gran cantidad de

documentos de relevante importancia por su carácter histórico y legal, v.gr. archivos originales de las Resoluciones de los años 1985 a 1992; sin embargo no se realizó en el momento ningún tipo de inventario que permitiera una aproximación, acerca de otro tipo de documentos que se hayan perdido, lo que hizo difícil y prácticamente imposible su recuperación. Posteriormente, se presentaron algunos tímidos intentos por rescatar el archivo central, pero al parecer no hubo la suficiente voluntad administrativa para su recuperación; por lo tanto, el archivo de la Universidad continuaba viéndose como el “cuarto de San Alejo”, donde se depositaban todos los papeles viejos y sin valor que “estorbaban” en las oficinas. Un factor que hizo que la administración de la Universidad despertara su interés acerca de la organización de sus archivos, se originó por la visita de funcionarios del Archivo General de la Nación, en mayo de 1999, quienes -dadas las consideraciones y condiciones físicas del archivo ya mencionadas- hicieron recomendaciones y exigencias perentorias sobre la reubicación y organización del archivo central de la Universidad. Además el requerimiento perentorio del Archivo General de la Nación al cumplimiento del decreto No.1382 de 1995 para la presentación de las Tablas de Retención Documental, fijó como última fecha impostergable, el 30 de abril de 1999; compromiso que no se cumplió por parte de la Universidad. Dada la urgencia por rescatar el acervo documental, se suscribió el Contrato No. 069de 1999 cuyo objeto principal era “Realizar la organización del Archivo Central y la realización de los estudios preliminares para la elaboración de las Tablas de Retención Documental”, así mismo se contrató personal de apoyo y se adquirieron materiales para la ejecución del proyecto. De igual forma, se realizó la adecuación de un área exclusiva para el funcionamiento del archivo central, con condiciones físicas aceptables para el depósito del fondo documental acumulado. Finalmente se efectuó la presentación de las Tablas de Retención Documental de la Universidad de los Llanos, dentro del último y perentorio término establecido, las cuales fueron aprobadas por la Junta Directiva del Archivo General mediante Acuerdo No. 027 del 03 de mayo de 2001. A partir del mes de septiembre del año 2000, se adicionaron de manera informal las funciones de organización de los archivos institucionales, a un profesional universitario, quien compartía las funciones de Archivo con las asignadas en la Oficina de Planeación. Posteriormente, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Archivo General de la Nación, mediante Resolución Rectoral No. 1758 de diciembre de 2001, se adoptó a nivel institucional la Tabla de Retención Documental; pero por decisión del Comité de Archivo, se determinó postergar su implementación, ya que se venían adelantando una serie de actividades previas de capacitación y ajustes de tipo normativo institucional.

Posteriormente, en diciembre del año 2001, se presentó ante la Oficina de Planeación el Proyecto denominado “ORGANIZACIÓN, ACTUALIZACION Y TECNIFICACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS”, el cual recoge las necesidades y propuestas del Archivo y cuyo objetivo general era “propender por la adecuada conservación, custodia y administración de la documentación producida por la Universidad”. Como parte del desarrollo de dicho proyecto, en el mes de febrero del año 2002, se realizaron algunas adecuaciones físicas en las instalaciones del Archivo Central que permitieron brindar condiciones aceptables para los documentos y la gestión archivística. Con estos lentos y dispersos esfuerzos poco a poco se fue consolidando la organización física de lo que hoy es el Archivo Central integrado a la Oficina de Correspondencia y Archivo, constituyéndose en la autoridad en la Universidad, encargada de administrar y proteger el acervo documental y la memoria institucional. Así mismo, a pesar que, en la en la actual planta de personal de la Universidad no se contempla el recurso humano necesario para su funcionamiento; recientemente se acaba de crear el cargo de Profesional Especializado con carácter de Jefe de Archivo y se presentó el correspondiente proyecto para la inclusión en proyecto institucional de Reestructuración y Modernización de la Estructura Orgánica de la Universidad. De otra parte, a partir del mes de enero del año 2003 se materializó el proyecto de centralización del proceso de correspondencia externa de la Universidad que contempló la implementación de una base de datos en ACCESS, para el registro y trámite de las comunicaciones oficiales externas que ingresan y salen de la Universidad; Igualmente, a partir del año 2001 se han venido realizando actividades periódicas de capacitación en materia de organización de archivos y producción documental a todo el personal. Así mismo, a pesar que el Comité de Archivo de la Universidad estaba constituido mediante Resolución No. 3421 de 1999, su conformación no correspondía con la naturaleza de la Universidad y además no se establecían las funciones; por lo tanto, en noviembre del año 2001, se expidió la Resolución No. 1756 por la cual se modifica la composición del Comité de Archivos de la Universidad y se asignan sus funciones. Descripción y delimitación del problema. El Sistema Nacional de Acreditación es un mandato de la Ley 30 de 1992, norma que rige la Educación Superior en Colombia. Este mandato es una respuesta a la necesidad expresada en múltiples escenarios, de fortalecer la calidad de la Educación Superior y al propósito de hacer reconocimiento público del logro de altos

niveles de calidad, buscando preservar así derechos legítimos que en esta materia tienen los usuarios del Sistema de Educación Superior y la sociedad en general. Este proceso de mejoramiento y Aseguramiento de la Calidad, debe estar articulado con el proceso de evaluación permanente, de tal forma que permita a la institución y a los programas académicos conocer sistemáticamente los aciertos y desviaciones de su proyecto académico, lo que se impone como un deber ético de toda Institución de Educación Superior para acrecentar una preocupación genuina por la calidad. Por otra parte, mediante Ley 872 de 2004, se creó el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. Establece igualmente la norma que el sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional. Bajo los anteriores preceptos, la Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad de los Llanos, se constituye como una unidad de apoyo administrativo y académico de la Universidad de los Llanos cuyo objetivo principal es desarrollar el proceso de Gestión Documental y velar por su adecuado funcionamiento, a través del cumplimiento de una serie de procedimientos y actividades, tales como: Producción, recibo, trámite, clasificación, disposición final y accesibilidad de los documentos que recibe y genera la Universidad de los Llanos en cumplimiento de sus actividades misionales y de gestión administrativa. Desde la perspectiva del aseguramiento de la calidad en armonía con las políticas institucionales en la búsqueda de la excelencia académica, se requiere la articulación de los procesos dentro de ellos, el proceso de Gestión Documental de la Universidad de los Llanos el cual se organizará bajo los requisitos de la norma ISO 9001:2000, que establece los elementos fundamentales para que una organización simplemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de calidad; para lograrlo, se propone que la Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad de los Llanos establezca,

documente y mantenga el Proceso de Gestión Documental basado en el Sistema de Gestión de la Calidad para su mejoramiento continuo en virtud de una cultura de calidad. Para ello, se valdrá de la descripción del proceso y sus procedimientos, definiendo claramente el proceso Gestión Documental basado en el Sistema de Gestión de Calidad mostrando la secuencia de actividades que lo componen, sus entradas( insumos y sus proveedores) y salidas ( servicios y sus usuarios), así como una relación de los procedimientos y documentos de soporte a los mismos. Además, se requiere identificar los criterios y definir los métodos necesarios para determinar la operatividad del proceso de Gestión Documental, su seguimiento y control de manera eficaz y eficiente, describiéndolos y documentándolos bajo la óptica del Sistema de Gestión de Calidad. Pregunta de Investigación. Cómo implementar el proceso de gestión documental en la Universidad de los Llanos, bajo el modelo del sistema de gestión de la calidad? Justificación. Asumida la Universidad como “el producto problemático de la imbricación de una serie de subsistemas de cultura: disciplinarias, profesionales, institucionales y sociales, que se encuentran en permanente relación conflictiva y cuyas crisis se inscriben en el terreno del cambio cultural., es claro que a la Universidad le corresponde asumir y ejercer efectivamente un liderazgo que desborda sus marcos institucionales”1, en tal compromiso y como entidad educativa estatal que indefectiblemente la liga con la prestación de un servicio público y en desarrollo de su misión institucional, la Universidad produce permanentemente grandes volúmenes de documentos a través de sus unidades académicas y administrativas. Dichos documentos tienen carácter administrativo, académico-científicos y de extensión y divulgación y en consecuencia, adquieren diversos tipos de valores: sociales, culturales, científicos e históricos, apreciables no sólo como patrimonio cultural sino como referentes en los procesos académicos y administrativos propios del quehacer universitario. Así mismo, de acuerdo con su naturaleza y funciones, la Universidad en su ejercicio pedagógico, formativo y académico, asume también el rol cambiante de la sociedad en la cual se desarrolla, por lo tanto, sufre igualmente modificaciones que le permiten adaptarse al medio en el cual ejerce su

1 PALACIO TAMAYO, Guillermina, Profesora Universidad de Antioquia, Directora Archivo Histórico Judicial de Medellín y ROJAS, Luz Stella., Socióloga Universidad Nacional de Medellín. En ponencia presentada en el Segundo Seminario Nacional sobre Archivos Universitarios, Bogotá, julio de 2001.

influencia. Una de esas variaciones permanentes que debe asumir la Universidad, al tenor del ejercicio de su autonomía, es la modificación de su estructura orgánica y administrativa, la cual expresa prioridades, jerarquías y perfiles organizacionales; sin embargo “si bien cada ente de educación superior posee autonomía organizacional, los desarrollos de su función pedagógico-formativa e investigativa, le compelen a legar a la sociedad una serie de fuentes documentales de todo tipo, que eventualmente pueden llegar a fortalecer y enriquecer el patrimonio cultural de la nación en su conjunto”2. Entonces es evidente la necesidad de reconocer y asimilar el ámbito universitario como un espacio de producción y retroalimentación cultural y en cuanto tales, responsables de recuperar, preservar, organizar, custodiar, servir y difundir su acervo documental, ya organizado, seleccionado y descrito”. Es así como el registro de todas las actividades que desarrollan las dependencias académicas y administrativas de la Universidad, constituye la base documental que posteriormente, según las normas archivísticas internacionales, se denominará “archivo total”, conformado por los archivos de gestión, archivo intermedio y el archivo histórico. Consecuente con la misión de la Universidad de “formar integralmente ciudadanos profesionales y científicos con sensibilidad y aprecio por el patrimonio histórico, social, cultural y ecológico de la humanidad”3 y el propósito de organización y modernización institucional, los archivos como depositarios del patrimonio documental se constituyen en fuente de información académica y administrativa, cuya organización es una prioridad; de allí la necesidad de abordar la conceptualización, diseño y aplicación de una política de archivos y gestión documental que propenda por la organización de los documentos y archivos institucionales, como un recurso básico para la modernización y eficiencia de su gestión administrativa, pero también para proporcionar fuentes de conocimiento que desde el presente, retomen el pasado para proyectar el futuro, acogiendo directrices de una política pública que oriente el desarrollo de una política institucional de Gestión Documental orientada por los estándares archivísticos internacionales acogidos por el Archivo General de la Nación, ente rector del estado colombiano en materia archivística y basada en los estándares internacionales de calidad adoptadas por el Estado colombiano en la norma NTCGP:1000-2004. Para el reconocimiento de la situación actual o problema, que permita diseñar una propuesta de mejoramiento del proceso de gestión documental, basada en el modelo de Gestión de la Calidad ISO 9001:2000, este documento se estructuró de la siguiente manera:

2 Ibid. 3 Plataforma Estratégica UNILLANOS, Acuerdo 018 de 2000.

Un capítulo primero a través del cual se abordó la conceptualización de la disciplina archivística desde la perspectiva de la calidad y el marco legal que la soporta. Los resultados del análisis de la situación actual obtenidos a través de instrumentos de diagnóstico son presentados en el capítulo segundo; destacando que, los mismos, son de tipo descriptivo y cuantitativo, por cuanto brindan elementos que permiten establecer en términos porcentuales, la caracterización de los archivos de gestión. Finalmente, el resultado del documento se sintetiza en el capítulo tercero, en el cual se presenta la propuesta de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental bajo el modelo de Gestión de la Calidad ISO 9001:2000. Objetivos. La propuesta pretende cumplir las expectativas de la pregunta de investigación a través del cumplimiento de los siguientes objetivos: Objetivo general. Adecuar el proceso de gestión documental de la Universidad de los Llanos, de conformidad con la Norma ISO 9001:2000, compatible con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2004. Objetivos específicos. A partir de la realización de un diagnóstico de la situación actual de los archivos universitarios, que permita Identificar los aspectos críticos del proceso de gestión documental en la Universidad y las oportunidades de mejoramiento; la propuesta busca diseñar y proponer instrumentos para estandarizar la producción documental de la Universidad, a partir de la adopción de una política de calidad orientada a definir el sistema de gestión documental de la Universidad de los Llanos, bajo el modelo de Gestión de la Calidad ISO 9001: 2000 compatible con la norma NTCGP 1000:2004. Diseño Metodológico. El trabajo propone el tipo de investigación de acción participativa, que busca resolver un interrogante derivado en forma explícita del análisis de la realidad de la situación del proceso de gestión documental de la Universidad de los Llanos en relación con los modelos de gestión de calidad, utilizando la experiencia práctica acumulada del proponente e involucrando a los funcionarios responsables de la producción, organización y conservación documental en los archivos de gestión. Es así como el trabajo está orientado a la organización del proceso de gestión documental de la Universidad de los Llanos, realizado en: 35 oficinas administrativas, 16 oficinas de programas de pregrado, 4 oficinas de programas de postgrado y 14 unidades académico – administrativas (centros, institutos, etc.), los cuales generan información de tipo administrativo, financiero, científico,

pedagógico y cultural; estas 69 unidades conforman la estructura orgánico funcional de la Universidad y se encuentran al servicio de su personal docente y discente como apoyo a la actividad académica en cumplimiento de la misión institucional. Así mismo, para la recolección de información, se realizaron visitas de observación para establecer el estado y forma de organización documental realmente empleado en cada archivo de gestión, así como entrevistas con los funcionarios responsables de los mismos y la revisión de documentos sobre organización de archivos y sobre modelos de gestión de calidad. Por otra parte, el proyecto de investigación tomará como referente la normatividad y documentos expedidos por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en Colombia, documentos generales sobre la concepción de la universidad y la gestión de calidad así como experiencias de la aplicación del sistema de calidad en otras universidades colombianas y bibliografía específica sobre administración y organización de documentos.

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1. MARCOS DE REFERENCIA

El presente capítulo contiene el contexto teórico desde la perspectiva archivística y de gestión de la calidad, así como los fundamentos legales y técnicos que soportan y orientan la propuesta metodológica del trabajo, definiendo aspectos importantes, como el contexto de los archivos universitarios, conceptualización sobre el sistema de gestión de calidad, sus ventajas y desventajas, hasta un breve análisis respecto del tema de calidad en la documentación. 1.1 MARCO CONCEPTUAL 1.1.1 ¿Qué es el Archivo Universitario? El Archivo Universitario se constituye en el repositorio de los documentos generados por la universidad en ejercicio de su función social, los cuales han de organizarse, cuidarse y conservarse, como parte del patrimonio cultural de la Nación, conformado no sólo por los documentos con valor administrativo a través de los cuales estas instituciones dan cuenta a la sociedad sobre su accionar administrativo para justificar no sólo la ejecución de los recursos asignados; sino también dar a conocer los resultados de su actividad académica; es por ello que, el acervo documental de la Universidad tiene carácter administrativo, académico, cultural y científico, a través del cual se manifiesta la actividad universitaria, evidenciada, entre otros, en el registro de la información pertinente de su producto, es decir, las historias académicas de sus estudiantes y egresados, así como de todos aquellos documentos de carácter y trascendencia académica, en los cuales se refleje su actividad investigativa al servicio de la ciencia y de la humanidad. 1.1.2 El archivo universitario como fuente de conocimiento. Los conceptos de gestión del conocimiento, señalan a esta actividad como aquella consistente en la evaluación crítica e inteligente del conocimiento acumulado, buscando su aplicación a la solución de problemas actuales, para lo cual se vale del tratamiento del documento como unidad primaria de la información, evidenciando la necesidad de seleccionar, analizar y sintetizar de manera inteligente, toda la información disponible con el fin de obtener el máximo rendimiento social, empresarial o personal, teniendo en cuenta que el soporte de un sistema de gestión del conocimiento, lo constituye la información que se genera a diario, de manera que si ésta se organiza de manera sistematizada, podrá ser más rápido su acceso o localización. Las universidades tienen la responsabilidad y el reto de organizar y servir sus archivos como un recurso básico del conocimiento, para la modernización y eficiencia de su gestión administrativa, pero también para proporcionar fuentes de conocimiento que desde el presente, retomen el pasado para proyectar el futuro. Por tanto, adecuarlos a las exigencias actuales de registro y circulación

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de la información, acogiendo directrices de una política pública, es indispensable en las tareas de formación de una base material que, indudablemente posee un gran potencial para la investigación y la configuración de una identidad nacional o regional, así como para establecer redes nacionales e internacionales de intercambio, promoción y socialización de experiencias.4 La archivística como soporte de apoyo de los procesos de información, cumple funciones de recuperación del saber incorporado de las instituciones universitarias (investigación histórica) y como mecanismo de proyección en la planeación estratégica (información para la toma de decisiones: definición de proyectos educativos institucionales PEI).5 1.1.3 El Sistema de Gestión de la Calidad. Es el con junto de elementos interrelacionados de una empresa u organización por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus clientes. Entre dichos elementos, los principales son: la estructura de la organización, sus procesos, sus documentos y sus recursos. Durante las últimas décadas, las organizaciones en la búsqueda de su subsistencia y competitividad, han adoptado distintos modelos de gestión de calidad, verbo y gracia: Calidad total, TQM, Programa de las 5S, etc., orientadas todas por similares propósitos de organización, satisfacción de las personas, eficacia y eficiencia; sin embargo, ningún modelo de gestión puede ser exitoso si no se involucra de manera real a todo el personal, de tal manera que se evidencie una verdadera voluntad de todos los niveles en el compromiso del mejoramiento continuo para el posicionamiento y permanencia de la organización. La norma ISO 9001 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficiencia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión, puede denominarse como “enfoque basado en procesos”.6 Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza la importancia de:7

4 PALACIO TAMAYO, Guillermina, Op. Cit. 5 Ibid. 6 NTC-ISO 9001 (segunda actualización) 7 Ibid.

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a) la comprensión y el cumplimiento de los requisitos, b) la necesidad de considerar los procesos en términos que aporte, valor, c) la obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

El modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos que se muestra en la figura 1 del anexo 1, ilustra los vínculos entre los procesos presentados en la norma ISO 9001, en ella se muestra cómo los clientes juegan papel significativo para definir los requisitos; así mismo, el modelo cubre todos los requisitos de la norma, pero no refleja los procesos de manera detallada, lo cual se presenta en el anexo 2, específicamente para el proceso de gestión documental, que ocupa nuestra atención en la presente propuesta. 1.1.4 El Sistema de Gestión de Calidad en las entidades públicas colombianas. El Gobierno colombiano en procura de mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y atención a los ciudadanos, buscó la manera de impulsar la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual debe estar enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.8 TCGP 1000 En este orden de ideas, el Gobierno Nacional, a través del Decreto 4110 de 2004, adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, en la cual se especifican los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a entidades obligadas por la Ley 872 de 2003 y se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las mismas. La norma NTCGP 1000:2004 es una analogía de la norma ISO 9001:2000, y en ella, de manera adicional, se utiliza el término “Entidad” para hacer referencia a todas aquellas entidades y organismos a los cuales le es aplicable; así mismo, retoma la metodología de ISO 9001, especialmente el círculo de calidad conocido como PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar) (ver figura 2 del anexo 1); sin embargo, su propósito no es establecer uniformidad en la estructura y documentación del sistema de gestión de la calidad de las entidades, puesto que reconoce que éstas están influenciadas por diferentes

8 Ley 872 de 2003, artículo 1º.

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marcos legales, objetivos, estructuras, tamaños, necesidades, procesos y productos y/o servicios que suministran.9 1.1.5 Ventajas y desventajas de la aplicación de la norma de calidad en las entidades del Estado. La ley 872 de 2003 y el decreto 4110 de 2004 reglamentario de la misma y la norma NTCGP: 1000 tendrán definitivamente efectos sobre la gestión pública en Colombia. Por un lado se espera que su implementación impulse y mejore la atención a los usuarios de las entidades públicas, obligándolas a implementar el sistema, generando su desarrollo en torno al tema de la calidad . Sin embargo, se presume que los plazos perentorios impuestos por la norma dificultarán su implementación por el desinterés que se pueda generar en aquellos directivos cuya entrega de cargo esté cercana a la fecha impuesta, quienes dejarán este aspecto a su sucesor, matando la verdadera intención de mejoramiento implícita en el SGC. 10 Dado que la norma prevé la certificación como opcional y además con la norma internacional (ISO 9001) no es claro aún la forma en que se verificará la efectiva implementación en todas las entidades obligadas de la NTCGP: 1000. Se prevé que esta verificación se realice a través de dos medios: las auditorias del área de control interno de las entidades estatales y el seguimiento que la procuraduría general de la nación realice sobre los funcionarios públicos, ya que la Ley 872 pone en cabeza de los directores de las entidades obligadas la responsabilidad de dicha implementación, pero, aquí se presenta otra disyuntiva, si la verificación se realiza a través de la oficina de Control Interno cuyo sistema es compatible con NTCGP 1000:2004 y habida cuenta las debilidades que presenta este sistema en el sector público, cómo podría asumir tal responsabilidad si, en muchas entidades la oficina de Control Interno a duras penas cumple la labor de asesoría?. 1.1.6 El concepto de calidad en la documentación. De acuerdo con la bibliografía y experiencias consultadas, el concepto de calidad en la documentación o estudios que aborden específicamente el tema de calidad en la información es relativamente nuevo y en algunos países es demasiado incipiente. En nuestro país, se evidencia el interés que otorgan al tema, no sólo el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística, sino las 9 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA TCGP 1000:2004. p. 3 10 TOBÓN, Fabio. Director Ejecutivo ICONTEC, Panel: La certificación bajo NTCGP 1000:2004 En : Memorias del FORO SISTEMAS DE GESTIÓN EN COLOMBIA, Nuevas perspectivas bajo NTCGP 1000 para la gestión pública, Ibagué Noviembre 4 de 2005.

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escuelas y facultades de bibliotecología y archivística; sin embargo, a pesar que el tema de calidad debe permear todos los procesos institucionales, la parte documental sólo se retoma de manera soslayada en el momento de elaborar los Manuales de Calidad, es decir, visto como un requisito y no como un proceso vital susceptible de mejoramiento y necesario como columna sobre la cual se sostiene todo desarrollo de calidad. Ese olvido quizás involuntario, probablemente se debe a la idea que se tiene de aplicar el concepto de calidad a los productos y servicios tangibles o aquellos intangibles cuyo beneficio es inmediato; y, dadas las características intangibles, heterogéneas, “transitorias” e interactivas de la información, se hace necesario estandarizarlos y ubicarlos en soportes para que sean accesibles y dinámicos, orientados a la satisfacción de información del usuario, que de alguna manera permitan realizar mediciones y evaluaciones que a la postre serán determinantes para la organización de la información de las instituciones, contenida, para el tema que nos ocupa, en documentos. Para María Pinto Molina11 la calidad, en el dominio de la información y de la documentación, estriba en que el cliente-usuario esté satisfecho no solo en cuanto al contenido de la información suministrada, sino también en relación con la presentación y el servicio asociado a este suministro. Afrontar este análisis y ponerlo al servicio de la administración en su propósito de mejoramiento de la calidad en la documentación es otro de los retos que debe afrontar la Universidad, habida cuenta el liderazgo y la pertinencia, por la naturaleza de sus actividades y la misión o rol que le ha sido encomendado. 1.2 MARCO LEGAL

Al realizar un repaso general sobre la normatividad existente en materia de regulación para la protección, trámite y retención documental, observamos con asombro que existen un sin número de normas que, lastimosamente se desconocen o se “pierden” en la cotidianeidad de las organizaciones, quizás por desconocimiento, quizás por negligencia; sin embargo, su inaplicabilidad viene acarreando graves problemas para las mismas organizaciones por la consecuente pérdida de información y de recursos para su recuperación. A continuación se relacionan las más destacadas.

11 Docente de la Facultad de Documentación de la Universidad de Granada (E.), en GESTIÓN DE CALIDAD EN DOCUMENTACIÓN en Internet: Revista de Biblioteconomía y Documentación, Vol. 1, 1998, pps 171-183.

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1.2.1 Constitución Política de Colombia (artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112, 313)

1.2.2 Leyes • Ley 30 de 1992: Ley de Educación Superior • Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos (Artículos 27 y 79) • Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes

de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales. • Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. • Ley 734 de 2002: Código Único Disciplinario (Artículo 34 Num. 1, 5 y 22 Artículo 35 Num. 8, 13 y 21). • Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad

en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

• Ley 951 de 2005: Por el cual se crea el acta de informe de gestión

1.2.3 Decretos:

• Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación.

• Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos.

• Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de los empleados.

• Decreto 1145 de 2004: Sistema General de información administrativa

del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida (Artículo 12).

• Decreto 4110 de 2006: Por el cual se adoptó la Norma Técnica de

Calidad NTCGP 1000:2004, “Sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.

1.2.4 Otros

• Acuerdos y circulares expedidas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

1.2.5 Normas Técnicas NTC 4095: Descripción Archivística

NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación

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NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” . NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas).

NTC 3393: Elaboración documentos comerciales.

NTCGP1000:2004: Norma técnica de calidad en la gestión pública.

Adicionalmente, a nivel institucional y con el fin de brindar soporte legal a las actuaciones en materia de organización y administración documental, se han expedido actos administrativos internos los cuales se relacionan a continuación:

• Resolución No. 1757 de 2001, Por la cual se adopta el Reglamento de

Archivo y Correspondencia de la Universidad de los Llanos, • Resolución No. 1758 de 2001, por la cual se adopta la Tabla de Retención

Documental de la Universidad de los Llanos y se dictan otras disposiciones. • Resolución No. 2123 de 2002, por la cual se organiza el Área de Recepción

de la Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad, • Resolución No. 2124 de 2002, Por la cual se expide el Manual de

Procedimientos de Correspondencia y Archivo de la Universidad y se dictan otras disposiciones.

1.3 MARCO INSTITUCIONAL La Universidad de los Llanos es una Institución de Educación Superior de carácter público estatal del orden Nacional creada mediante el Decreto 2513 de 1974, con personería jurídica inició labores en 1975. Como Universidad cuenta con autonomía académica, administrativa y financiera en función de la calidad y la excelencia profesional. Está ubicada en la ciudad de Villavicencio con campo de acción principal en la Orinoquia colombiana. Cumple su misión a través de tres pilares fundamentales Docencia, Extensión y Proyección Social, los cuales desarrolla a través de 14 programas de pregrado y cuatro programas de postgrado. En la actualidad cuenta con aproximadamente 5.000 estudiantes de los cuales un alto porcentaje proviene región orinoquense. Desde hace cuatro años asumió el compromiso de modernizar y lograr el reconocimiento público institucional y de cada uno de sus programas académicos, para ello, inició su proceso de acreditación acorde con las exigencias gubernamentales y las políticas y retos que le imponen el Sistema de Educación Superior en el contexto nacional e internacional.

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El Sistema Nacional de Acreditación es un mandato de la Ley 30 de 1992, norma que rige la Educación Superior en Colombia. Este mandato es una respuesta a la necesidad expresada en múltiples escenarios, de fortalecer la calidad de la Educación Superior y al propósito de hacer reconocimiento público del logro de altos niveles de calidad, buscando preservar así derechos legítimos que en esta materia tienen los usuarios del Sistema de Educación Superior y la sociedad en general. Este proceso de mejoramiento y aseguramiento de la calidad, deben estar articulados con el proceso de evaluación permanente, de tal forma que permita a la institución y a los programas académicos conocer sistemáticamente los aciertos y desviaciones de su proyecto académico, lo que se impone como un deber ético de toda institución de Educación Superior para acrecentar una preocupación genuina por la calidad. El aseguramiento de la calidad de la educación superior es la razón de ser del Sistema Nacional de Acreditación, reconocerla, velar por su incremento y fomentar su desarrollo otorga sentido a la acción del Consejo Nacional de Acreditación. El aseguramiento de la Calidad, supone un esfuerzo continuo de las instituciones para someterse a un proceso de renovación y modernización permanente de su estructura y funcionamiento que le permita ser más efectiva y asumir con firmeza el compromiso con la calidad. La Universidad de los Llanos comprometida con el aseguramiento de la calidad, ha venido realizando algunos ajustes a los procesos académicos y administrativos que le permitan, paulatinamente, consolidar la misión que se ha propuesto en el contexto de la Orinoquia colombiana.

• Principios Institucionales. El quehacer universitario se enmarca dentro del los principios de: Autonomía, universalidad, responsabilidad social, pluralidad argumentada, equidad, libertad de cátedra, convivencia y transparencia.

• Misión de la Universidad de los Llanos. Formar integralmente

ciudadanos profesionales y científicos con sensibilidad y aprecio por el patrimonio histórico, social, cultural y ecológico de la humanidad. Competentes para la solución de los problemas de la Orinoquia y el resto del país con una visión universal.

• Visión. La Universidad de los Llanos propende ser la mejor opción de

educación superior en su área de influencia, con un espíritu de pensamiento reflexivo, acción autónoma, creatividad e innovación. Ser consciente de su relación con la región y la nación es el punto de referencia en el dominio del campo del conocimiento y, de las competencias profesionales en busca de la excelencia académica.

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2 RESULTADOS DEL ESTUDIO

2.1 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS A continuación se describe la situación actual de los archivos de la Universidad de los Llanos, a la cual se llegó mediante la aplicación de un instrumento diseñado para recolección de información en desarrollo de las visitas de observación realizadas a los archivos de gestión de la Universidad, así como al Archivo Central de la misma. (ver anexo 3). La realización de este análisis permitió ver de forma global la problemática documental de la Universidad, identificando los factores críticos y aquellos susceptibles de mejoramiento. Los resultados obtenidos contribuirán al desarrollo de una propuesta que permita el mejoramiento del proceso de gestión documental en la Universidad enmarcada dentro de la política de calidad propuesta por el esquema de Gestión de Calidad. El instrumento de recolección de información se aplicó en 49 de los 69 archivos de gestión de la Universidad, y se dividió en siete (7) factores relacionados con la gestión documental, a saber:

• Factor I: Identificación del Archivo • Factor II: Administración del Archivo • Factor III: Instalaciones de archivo (depósitos)

• Factor IV: Almacenamiento

• Factor V: Aspectos Archivísticos

• Factor VI: Preservación Documental

• Factor VII: Aspectos Tecnológicos

Los resultados obtenidos en la aplicación del instrumento de diagnóstico aplicado, se presentan a continuación, los cuales también pueden observarse de manera gráfica en el anexo 4.

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• Factores I: y II (identificación y administración del archivo) Objetivo. Establecer la identidad de cada archivo, su ubicación dentro de la estructura orgánica de la Universidad y la pertinencia de los funcionarios responsables, de acuerdo con su tipo de vinculación con la Universidad.

Resultados.

Ubicación jerárquica: De los 49 (71.01%) archivos de gestión visitados, 21(30.43%) corresponden a archivos del área administrativa, los 28 (40.57%) restantes, son unidades del área académico-administrativa.

Se pudo establecer que, de los archivos visitados el 2.04% correspondiente a la oficina de Internacionalización no ha sido creada formalmente, sino que funciona de hecho desde hace aproximadamente tres años y, además, no existe claridad respecto de la dependencia jerárquica, con el agravante, que tanto quien ejerce las funciones de “jefe” como su secretaria, tienen vinculación mediante contrato realizado por el mismo término de cada período académico, es decir, cuatro meses.

De acuerdo con el tipo de vinculación, se observó que 26 (53%) son operados por servidores de planta de la Universidad, frente a 23 (47%) que son administrados por servidores vinculados a la universidad mediante la modalidad de contrato a término (4) meses., lo cual podría incidir en la falta de pertinencia e identidad de los últimos, frente al tema de organización archivística.

• Factor III: Instalaciones:

Objetivo. Conocer de manera real, cómo son las áreas físicas de los archivos de gestión para determinar si corresponden o cumplen con los mínimos requerimientos para la custodia documental

Resultados.

Se observó que en 48 (98.%) de los archivos visitados los muebles y archivadores se encuentran ubicados dentro de la misma área, sin que esto ofrezca aparentes inconvenientes para su conservación o custodia, el restante 2.04%, aunque pareciera irrelevante, corresponde a archivos vitales de la Institución como son todas las planillas originales de notas de estudiantes y egresados de pregrado a cargo de la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico, los cuales se encuentran ubicados en estantería abierta ubicada dentro de la misma dependencia

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en un lugar de acceso permanente de personal ajeno a la dependencia, pues es paso obligado para otras dependencias. De los 49(100%) archivos visitados, sólo 19(38.77%) cuentan con iluminación natural y artificial, en los demás, sólo se cuenta con iluminación fluorescente directa.

En 26(53.06%) de los archivos de gestión visitados se cuenta con ventilación natural, 45(91.83%) cuenta con ventiladores y sólo en 10 (2.04%) hay aire acondicionado.

En la totalidad de los archivos visitados, tanto la iluminación como la ventilación artificial es utilizada únicamente durante las horas laborales.

• Factor IV: Almacenamiento.

Objetivo. Tener una aproximación de la cantidad de documentos existentes en cada archivo y sus condiciones de almacenamiento.

Resultados.

Al realizar la sumatoria de los documentos almacenados en los 49 archivos visitados, se pudo establecer que ascienden a 120 metros lineales aproximadamente, de los cuales se estima que el 60%, corresponden a documentos de apoyo; así mismo, llama la atención el hecho de que, en dos (4.08%) de los archivos correspondientes a las secretarías académicas de la Facultad de Ciencias de la Salud y de Ciencias Básicas, se conservan Historias Académicas “espejo” de los estudiantes activos e inactivos, por lo cual, día a día el mobiliario y el espacio son insuficientes. Al indagar las razones, se explicó que la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico no ofrece garantías respecto de la conservación de todos los documentos de los estudiantes, ya que en muchas ocasiones desde esa misma oficina, requieren información que, por la naturaleza de sus funciones, debiera reposar en aquélla. Así mismo se evidenció que, aunque el mobiliario es aceptable en cuanto a calidad y cantidad, en algunas dependencias como la oficina de Control Interno Disciplinario, ni siquiera existe un archivador, razón por la cual los expedientes de los procesos disciplinarios se hallan almacenados en cajas de cartón. Así mismo, se encontró que los expedientes de contratos e historias laborales, aunque se encuentran ubicados en archivador rodante con acceso restringido, no ofrecen ninguna seguridad por cuanto la estantería no es cerrada en la parte superior.

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• Factor V: Aspectos Archivísticos.

Objetivo: Determinar la forma de organización archivística que se utiliza y medir la aplicación de políticas, control y cultura organizacional respecto del proceso de gestión documental.

Resultados.

De los 49(100%) funcionarios indagados, correspondiente a igual número de archivos visitados, 25(51.02%) expresaron que organizan los documentos de acuerdo con la TRD, 10(20.40%) manifestaron que no tienen en cuenta la TRD y 14(28.57%) manifestaron que la aplican de manera parcial, o intentan aplicarla; sin embargo, al realizar la verificación, se evidenció que sólo en 4(8.16%) organizan los documentos de acuerdo con la TRD, el 91.83% restante, dista mucho de una organización adecuada, que responda a las normas e instrucciones impartidas por la Secretaría General a través de la Oficina de Correspondencia y Archivo.

El 53.06% (23) de los funcionarios indagados que corresponde a funcionarios de planta, manifestaron conocer la TRD y sus responsabilidades y funciones respecto del archivo; el 40.81%, correspondiente a 20 funcionarios vinculados mediante contrato, manifestaron desconocer en su totalidad la normatividad archivística y la TRD y sólo tres (3) de los 23 funcionarios de contrato, manifestaron conocer la TRD y sus responsabilidades frente al archivo.

Del total de los funcionarios indagados, 24 (48.98%) manifestaron haber recibido entre dos y tres capacitaciones sobre organización de archivos, ofrecidas por personal de la Universidad, 2 (4.08%) manifestaron haber conocido sobre las capacitaciones ofrecidas por la Universidad a las cuales no pudieron asistir por necesidades del servicio y por que sus superiores inmediatos no permitieron su asistencia.

De los 23 funcionarios vinculados por contrato, sólo 3 (6.12%) manifestaron haber asistido a las capacitaciones sobre archivos ofrecidas por la Universidad.

Sólo tres (6.15% de los indagados manifestaron conocer el Reglamento Interno de Archivos, los demás desconocen por completo su existencia.

En 45 (91.83%) de los archivos de gestión visitados se han realizado transferencias documentales al Archivo Central, igualmente se ha realizado eliminación natural sin levantamiento de inventario ni acta, justificando esta omisión en el desconocimiento sobre normas existentes y manifestando que se trataba de documentos de apoyo, los cuales han

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sido utilizados en su mayoría, como material de reciclaje en las mismas oficinas. Sólo 2 (4.08%) de los archivos visitados cuentan con inventario documental, así mismo en 45 (91.83%) no cuentan con libro de control de préstamo de documentos.

En la totalidad de los archivos visitados manifestaron no haberse producido pérdida de documentos.

• Factor VI: Preservación Documental.

Objetivo: Determinar el estado de conservación en que se encuentra la documentación

Resultados.

A pesar que la Universidad se encuentra ubicada en una zona rural, sólo en 9(18.36%) de los archivos visitados se manifestó la presencia de hormigas y otros insectos, sin embargo, se observa con preocupación la presencia de roedores en 6(12.24%) archivos de gestión, dentro de los cuales se encuentran los archivos de historias laborales, situación que se puede presentar por el inadecuado hábito del personal, de consumir alimentos dentro de la oficina, encontrándose además que el archivador es utilizado para almacenar elementos de cafetería (café, azúcar, material desechable). Al respecto, se manifestó que la única medida correctiva se limita al control de los roedores mediante el suministro de venenos y otros productos químicos.

Igualmente se observa la presencia de murciélagos en 11(22.44%) de los archivos de gestión, cuyos excrementos están ocasionando graves problemas no sólo de salubridad, sino físicos sobre los archivadores y demás mobiliario de las oficinas, poniendo en riesgo la integridad de la documentación.

En 2(4.08%) de los archivos se informó sobre patologías de la piel (micosis) producida por hongos presentados en los archivos de gestión , situación que, aunque parezca irrelevante es de gravedad no sólo por el daño que se produce a largo plazo a la documentación, sino que las patologías presentadas son de gravedad pues ya se han tornado crónicas.

En 2 (4.08%) de los archivos visitados se ha notado la presencia de serpientes dentro de los archivadores.

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Ninguno de los archivos de gestión visitados, incluido el archivo central, cuenta con medidas de prevención contra incendios (extintores, alarmas detectoras de humo, etc.) .

• Factor VII: Aspectos Tecnológicos.

Objetivo: Establecer el nivel de tecnología en cuanto a equipos, programas y servicios de los archivos de gestión e identificar procedimientos institucionales que contribuyan a optimizar la utilización de los recursos informáticos.

Resultados.

Sólo 3 (6.12%) de los archivos de gestión visitados cuentan con equipos de cómputo de ultima tecnología, los demás utilizan tecnología obsoleta y presentan problemas ocasionados por la longevidad de los equipos, así mismo, en el área administrativa se observa mayor apoyo en cuanto a número de impresoras y fotocopiadoras.

Aunque existe cobertura del 90% de la red interna al igual que del servicio de Internet, estos servicios están subutilizados debido a la obsolescencia de los equipos de cómputo, lo cual dificulta además la implementación de la Intranet.

En ocho de los archivos de gestión visitados se utiliza software especializado (SIIF), en dos manejan bases de datos en Access y en uno (planeación – subprograma Estadísticas), trabajan con software del Ministerio de Educación (SNIES)12.

En 30 (61.22%) de los archivos visitados, laboran más de dos funcionarios y cuentan con equipos de cómputo suficientes a razón de uno por cada funcionario, en los demás, los equipos son compartidos y en 3 ( 6.12%) no se cuenta con ningún equipo de cómputo.

Igualmente, el diagnóstico tuvo en cuenta el análisis de los siguientes aspectos:

Documentación producida y recibida por todas las dependencias de la Universidad. Esta se determinó a través de la Tabla de Retención Documental aprobada por el Archivo General de la Nación, mediante el Acuerdo 027 de 2001, para cuya realización se determinaron todas las series, subseries y tipos documentales generados por la Universidad en desarrollo de sus funciones misionales, teniendo en cuenta que su elaboración contempló el análisis de elementos tales como: Flujos de

12 Sistema Nacional de Información de la Educación Superior

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circulación interna de los documentos, características de los trámites compartidos que generan duplicidad de documentos, valor de uso de los documentos (jurídico, legal o histórico) y necesidades de consulta por parte de los usuarios de la información.

Del diagnóstico se concluye que hace falta rigurosidad en el seguimiento y aplicación de las técnicas archivísticas en la Universidad, pues si bien es cierto al interior de la misma existen las normas e instrumentos orientadores necesarios para una adecuada gestión documental, su cumplimiento es mínimo; ello podría atribuirse no sólo a la falta de divulgación de dichas normas e instrumentos, sino a la evidente despreocupación en el tema, por parte de todos los funcionarios responsables, que asumen esta actividad como algo secundario y de menor importancia dentro de las funciones administrativas; así mismo, se evidencia la necesidad de contar con un programa de acompañamiento y sensibilización como parte del plan operativo anual de la Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad, que, ejecutado de manera regular, propenda por una adecuada organización documental, evaluando además la situación y evolución de la política archivística al interior de la Universidad en procura del mejoramiento continuo del proceso de gestión documental; ello, lógicamente se logrará con la voluntad política de la administración, la cual debe comprometerse a asignar los recursos necesarios en cuanto a personal idóneo, equipos y otros facilitadores de su quehacer.

2.1.1 Aspectos críticos del proceso de gestión documental en la Universidad y oportunidades de mejoramiento. A partir del diagnóstico y la aplicación de una matriz para la identificación y jerarquización de eventos para el sistema de información institucional, se identificaron los procesos críticos o esenciales y sus repercusiones en caso de no estar en funcionamiento, que incluye los recursos informáticos, teniendo en cuenta que la producción documental se realiza en la totalidad a través del uso de herramientas tecnológicas y buena parte de la información institucional se maneja a través de bases de datos computarizadas. A continuación se incluye una lista jerarquizada por orden de importancia, de las aplicaciones, sistemas, prioridades y elementos informáticos que pueden ser críticos ante cualquier eventualidad o desastre.

Riesgo No. DESCRIPCIÒN

1 Constantes interrupciones en el fluido eléctrico, ocasionados por sobrecargas en la red externa de alimentación.

2 Ausencia de la práctica de back up 3 Sólo hay un ingeniero con la experiencia e información para el

manejo del sistema ORACLE, cuya vinculación por contrato está a punto de vencerse.

4 Ausencia de un programa de seguridad informática que

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prevenga sobre ataques o ingresos de terceros al SIIF (Sistema de Información Financiera).

5 Existen indicios que sugieren el ingreso indebido al módulo de Admisiones y notas del sistema de información.

6 No existe ningún programa de conservación documental de los documentos importantes de la Universidad (nóminas, historias académicas, historias laborales, etc.).

7 La Universidad está ubicada en un área aledaña a la Base Militar Aérea de Apiay (con alto índice de riesgo).

8 Los terrenos sobre los que está construida la Universidad es una zona con alto nivel freático, lo cual la expone a inundaciones

9 Por su naturaleza de carácter público, la Universidad puede ser objeto de sabotaje, vandalismo o huelga por parte del estudiantado.

10 Las instalaciones de la Universidad no cuentan con controles de incendio en ninguna de sus áreas.

11 La Universidad no cuenta con controles o sistemas de evacuación de aguas de inundaciones.

12 Las instalaciones del archivo no están construidas de acuerdo con las normas del A.G.N.

13 La Universidad está ubicada en un área rural expuesta a fuertes vientos y su diseño consta de ventanales de gran tamaño.

La ponderación de alternativas (anexo 5) evidencia la necesidad imperativa que tiene la Universidad de establecer un plan corporativo de sistemas de información integrado que incluya programas de gestión documental y de seguridad del sistema informático.

La información obtenida permite establecer políticas, estrategias y organismos para el control de la información, como se describe a continuación:

1. Como políticas se sugiere:

• El desarrollo de la tecnología informática lo debe dirigir la Oficina de Planeación de la Universidad, con participación de la oficina de sistemas.

• Desarrollar una cultura informática que brinde un clima propicio para desarrollar el plan estratégico y mantener su continua actualización.

• Diseñar mecanismos para evaluar la seguridad, control e integridad de los datos, calidad y buen uso de la información y de los recursos informáticos.

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• Definir niveles de responsabilidad en el manejo de los sistemas de información de la Universidad y todas sus dependencias.

• El sistema de información debe ser flexible, amigable y servir de apoyo a la toma de decisiones.

• Capacitar y asesorar en el uso de herramientas de cómputo adecuadas a las necesidades del usuario para que resuelva con sus propios recursos algunos requerimientos de información.

2. Como estrategias informáticas se sugiere:

• Capturar toda la información requerida y corregir datos en el punto donde se produce la información.

• Evaluar rigurosamente las solicitudes de los usuarios por parte del área de sistemas.

• La aplicación rediseñada debe responder por lo menos a 80% de las necesidades que se encontraron en este estudio.

• Implantar planes de contingencia y niveles de autorización para los usuarios.

• Capacitar y responsabilizar al usuario en la administración, manejo y control de sus propios datos.

• Unificar metodologías y estándares para el desarrollo del sistema de información de la Universidad.

Como organismos de control se sugiere crear el comité de informática, el cual coordinará con el Comité de Archivos en la parte pertinente, para fijar las políticas y establecer el curso de acción necesario, delinear responsabilidad sobre los datos de cada área funcional y realizar funciones de control y monitoreo.

De igual manera, del análisis de los aspectos críticos se evidencia la necesidad de elaborar un plan de contingencia del sistema de información de la Universidad que propone las siguientes contramedidas:

• Medidas técnicas: o Extintores contra incendios. o Detectores de humo. o Salidas de emergencia. o Equipos informáticos de respaldo.

• Medidas organizativas: o Seguro de incendios. o Precontrato de alquiler de equipos informáticos y ubicación

alternativa. o Procedimiento de copias de respaldo (back up) o Procedimiento de actuación en caso de incendio. o Contratación de un servicio de auditoria de riesgos laborales.

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• Medidas humanas: o Formación para actuar en caso de incendio. o Designación de un responsable de sala. o Asignación de roles y responsabilidades para la copia de respaldo.

Los subplanes contendrían las siguientes previsiones:

• Plan de respaldo: o Revisión de extintores. o Simulacros de incendio. o Realización de copias de respaldo. o Custodia de las copias de respaldo (por ejemplo, en la caja fuerte

de un banco). o Revisión de las copias de respaldo.

• Plan de emergencia: o Activación del precontrato de alquiler de equipos informáticos. o Restauración de las copias de respaldo. o Reanudación de la actividad.

• Plan de recuperación: o Evaluación de daños. o Traslado de datos desde la ubicación de emergencia a la habitual. o Reanudación de la actividad. o Desactivación del precontrato de alquiler. o Reclamaciones a la compañía de seguros.

De igual manera, el diagnóstico evidenció otros aspectos críticos, tales como: a. En los archivos de gestión:

• Excesiva rotación del personal del nivel asistencial que cumple funciones de oficina, con lo cual se pierde la capacitación y dificulta el seguimiento al cumplimiento de las instrucciones y directrices sobre producción y organización documental.

• Falta de mobiliario necesario (archivadores)

• Falta de espacio en archivos de gestión cuya documentación es vital, por

ejemplo: Historias Académicas de la Oficina de Admisiones, Historias Laborales del personal docente en la Oficina de Asuntos Docentes.

• Documentos vitales como historias académicas, se hallan dispuestas en

estanterías abiertas ubicadas en pasillos de alto tránsito de personal ajeno a la dependencia, además se encuentra cercano a la puerta principal del edificio, lo cual no ofrece ninguna garantía de seguridad.

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• No existen restricciones para el acceso a los documentos y en la mayoría, no se manejan libros radicadores de préstamo documental.

• Existe duplicidad en las historias académicas, pues en cada Facultad se

lleva un archivo “espejo” de las historias académicas de todos los estudiantes de la misma.

• A pesar de las continuas charlas de sensibilización, aún no se crea

conciencia en algunos directivos y jefes de oficina, sobre la importancia de contar con archivos bien organizados y la obligatoriedad de mantener actualizado el inventario documental.

b. En el Archivo Central:

• El área de depósito del archivo central ya colmó su capacidad, por lo que, a corto plazo, no se podrán recibir transferencias documentales.

• No existen sistema de conservación documental

• Ausencia de personal sea de planta o contratista de nivel asistencial que

apoye de manera continua las labores cotidianas de la oficina de tal manera que la jefe o quien haga sus veces, se dedique a las demás funciones relacionadas con los procesos archivísticos: Capacitación, control y seguimiento a la implementación de las TRD, preparación de documentos para sensibilización, cronograma y capacitación para transferencias documentales y recepción de las mismas, presentación de documentos para eliminación ante el Comité de Archivo, entre otras.

• Consultas de información que se deben hacer de una manera manual,

debido a la falta de inventarios actualizados de la documentación existente en el Archivo Central.

De lo anterior se concluye que, para abordar una verdadera propuesta de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental en la Universidad, se requiere tener un conocimiento exhaustivo de las características documentales de la misma, lo cual implicó un proceso de inmersión por parte del consultor, sin embargo, un punto favorable que facilitó el diagnóstico, se fundó en el hecho que la autora de la propuesta, se halla vinculada desde hace 20 años con la Universidad, lo cual le da el conocimiento suficiente acerca de las actividades y funciones que ésta desarrolla, así como su cultura organizacional. Así mismo, la propuesta de mejoramiento exige la voluntad de colaboración por parte de los jefes de los archivos de gestión y el apoyo decidido de la Rectoría para lograr el éxito en la consecución de los objetivos propuestos.

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3. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA El análisis del flujo de la información y otros aspectos del diagnóstico de la producción documental en los archivos de gestión de la Universidad, incluido el archivo central, sirvieron para identificar los criterios para estandarizar y sistematizar su producción documental y definir los métodos necesarios para determinar la operatividad del proceso de Gestión Documental, su seguimiento y control de manera eficaz y eficiente, describiéndolos y documentándolos bajo la óptica de los estándares internacionales de calidad a través de la adopción del modelo ISO 9001:2000 y la norma nacional del Sistema de Gestión de Calidad, adoptada mediante la Ley 872 de 2004. La certificación del proceso de gestión documental bajo ISO 9001 en la Universidad, debe ser asumida como una posibilidad de mejoramiento del servicio hacia el cumplimiento de la misión institucional; para ello, es necesario afrontar los principios básicos de la norma, los cuales mejoran su capacidad de competencia hacia la mejora continua en la búsqueda de la satisfacción del cliente, a saber: 1. Organización enfocada a los clientes: Identificar el cliente en el proceso de gestión documental no es tarea fácil, pues generalmente puede confundirse con el proveedor del proceso. En la presente propuesta, el cliente es la Universidad entendida como organización conformada por los tres estamentos: Docente, discente y administrativo. 2. Liderazgo: El liderazgo del proceso lo debe continuar ejerciendo la Oficina de Correspondencia y Archivo, cuyo líder, deberá crear y mantener un ambiente interno en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente para lograr los objetivos del proceso. 3. Compromiso de todo el personal: La integración y apropiación de todo el personal involucrado en el proceso de producción, trámite, organización y control de documentos en la Universidad, en todos los niveles, posibilita que sus capacidades sean utilizadas para el beneficio del proceso, ello se puede lograr a través de campañas de sensibilización y capacitación permanente, en las cuales haga énfasis no sólo del cumplimiento de la norma, sino de la importancia de los documentos y de la información contenida en ellos, en beneficio individual (cuando el funcionario requiera acceder a sus derechos pensionales, por ejemplo) y para beneficio institucional como apoyo a la gestión. 4. Enfoque a procesos: A pesar que la norma NTCGP:1000 2004, establece que la certificación de calidad se hace a nivel institucional, ISO 9001 si lo permite, en tanto los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso.

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5. Enfoque del sistema hacia la gestión: Identificar, entender y gestionar el sistema del proceso de gestión documental, asumiéndolo como un proceso interrelacionado para un objeto dado, mejora la eficiencia y la eficacia del mismo y por consiguiente de la organización. 6. Mejora continua: La mejora continua debe ser el objetivo permanente del proceso de gestión documental, con miras a brindar un servicio de calidad en procura de la satisfacción del cliente. 7. Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones: Las decisiones efectivas dentro del proceso de gestión documental, deben basarse en el análisis de datos y en la información que se acopie a través de visitas de inspección y seguimiento al proceso. 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores: Queda claro entonces que, el principal reto de la aplicación del sistema de gestión de calidad al proceso de gestión documental, es hacer coincidir las necesidades concretas de información de los colectivos implicados con la disponibilidad efectiva y oportuna de la misma, independientemente del soporte en el cual se halle. En este contexto, y, tal como se estableció en el diseño metodológico, la propuesta contempla dos etapas a saber: La etapa de diagnóstico que se abordó en el capítulo segundo y la etapa de diseño, la cual será abordada a continuación. 3.1 ETAPA DE DISEÑO Esta etapa contempla la propuesta propiamente dicha y está constituida por el diseño de los modelos estandarizados para la producción documental, diseño de los procedimientos del Proceso de Gestión Documental y el diseño o propuesta del Manual de Calidad basado en la norma ISO 9001:2000 y NTCGP:1000 – 2004.

3.1.1 Diseño de los modelos estandarizados para la producción documental. Teniendo en cuenta que ISO no es simplemente un acrónimo, sino que refiere al término griego que significa igual y además, que la Normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, el cual puede ser tecnológico, político o económico13; la implementación o adopción de normas de calidad, necesariamente nos conducen a estandarizar o establecer parámetros que, evidentemente nos orienten el establecimiento de una única

13 ISO (International Organization for Standarization)

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manera de elaborar las cosas o realizar un procedimiento. Ello tiene como finalidad no solo la uniformidad en términos de identidad, sino el poder establecer criterios de evaluación sobre el modelo dado; entonces, el proceso de gestión documental visto de esta manera, debe partir del hecho necesario de proponer unos modelos estándar para la producción documental, expresando de esta manera un lenguaje único institucional para la elaboración de las comunicaciones y de los documentos a través de los cuales la administración se expresa. La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

• Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.

• Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional. • Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un

lenguaje claro y preciso

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia14; para el presente trabajo, a partir de las Series y Subseries identificadas en la Tabla de Retención Documental de la Universidad aprobada por el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 027 de 2001 y teniendo en cuenta las normas técnicas estandarizadas por el ICONTEC, propuestas por el Archivo General de la Nación en el documento “Guía para la implementación de un programa de gestión documental” se realizó el diseño estándar para los documentos de uso común a producirse en la Universidad, los cuales ya se encuentran identificados y definidos en el Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo de la Universidad, adoptado mediante Resolución Rectoral No.2124 de 2002; igualmente, las plantillas estandarizadas se encuentran en el anexo 6. 3.1.2 Diseño de procedimientos del PGD. El Manual de Procedimientos es el conjunto de documentos que describen cómo se debe ejecutar un determinado proceso de trabajo. En él se recogen los documentos en los cuales se especifican de manera detallada las actividades que se llevan a cabo, las responsabilidades sobre las mismas, quién debe llevarlas a cabo y cómo se deben ejecutar. Una vez definida la estructura del proceso de Gestión Documental, se debe documentar el Sistema, diseñando, mejorando o actualizando los procedimientos; teniendo en cuenta la estructura de documentación del Sistema de Calidad.

14 Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, pps 18. A.G.N. – Sistema Nacional de Archivos, Bogotá, Colombia, 2005.

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Tal como lo muestra la pirámide de la documentación (figura 2), a nivel institucional la implantación del Sistema de Gestión de Calidad, comienza en el nivel 3, relacionada con la recolección de formatos, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre la manera de realizar el trabajo (procedimientos), estos representan la base fundamental de la documentación del SGC.

Para nuestro caso específico del SGC para el proceso de Gestión Documental, se determinó la información pertinente sobre los procedimientos del área de Correspondencia y Archivo, determinando: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do. Nivel), para diseñar el Manual de Procedimientos del PGD.

Los procedimientos documentados del SGC para el PGD deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica las actividades que afectan la calidad del proceso, cómo se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.

El objetivo principal del Manual de Procedimientos es normalizar los procedimientos de actuación y evitar las indefiniciones e improvisaciones que pudieran dar lugar posteriormente, a problemas en la realización de las actividades; así mismo, a través del Manual de Procedimientos se persigue:

• Comunicar la política de calidad del PGD, sus procedimientos y requisitos • Adiestrar a nuevos empleados • Regular y estandarizar las actividades propias de la producción, trámite y

control de los documentos de la Organización • Facilitar la introducción de mejores métodos o mejores prácticas,

tomando como referente el método actual. • Suministrar las bases documentales para las auditorias o verificación del

proceso.

Para efectos de la conceptualización del proceso de gestión documental, se determinan los siguientes procedimientos que están interrelacionados entre sí y se desarrollarán en los archivos de gestión y en la unidad de correspondencia, durante las etapas del ciclo vital del documento, a saber: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico,. cuyos diagramas se encuentran en el anexo 8.

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Normatividad Interna, Política y Objetivos de Calidad

Constitución Nacional - Leyes

Decretos Ley

Procedimientos requeridos y necesarios para la entidad

Registros

Instrucciones de Trabajo, Normas, Códigos Planos Dibujos Formatos

Manual de Calidad Procesos y subprocesos

PROCEDIMIENTO CÓDIGO Archivo de Documentos P – PGD - 01 Transferencias Documentales P – PGD - 02 Disposición Final de Documentos P – PGD - 03 Consulta de Documentos P – PGD - 04 Préstamo de Documentos P – PGD - 05 Prórroga del Préstamo de Documentos P – PGD - 06 Trámite de Documentos Externos Enviados P – PGD - 07 Recepción y Trámite de Documentos Externos Recibidos P – PGD - 08 Auditorias Internas de Calidad P – PGD - 09 Toma de Acciones correctivas, preventivas y de Mejoramiento (control de producto NO conforme)

P – PGD - 10

FIGURA 1 PIRÁMIDE DE LA DOCUMENTACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

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3.1.3 Diseño del Manual de Calidad del proceso de gestión documental basado en la norma ISO 9001:2000 y NTCGP:1000 – 2004. Una vez estandarizada la producción documental y documentados los procedimientos del SGC del PGD de la Universidad, se debe proceder a redactar el Manual de Calidad, el cual se constituye en un documento facilitativo de la implantación de modelo de calidad, ya que en él se expone, además de la política de calidad, la misión y visión de la organización respecto del modelo de calidad y la manera como ésta da cumplimiento a los puntos que marcan la norma. Dado que la norma técnica de calidad establece las normas y requisitos del modelo de calidad, en la figura 2 se presenta la estructura del Manual de Calidad del Proceso de Gestión Documental de la Universidad de los Llanos, diseñado bajo el modelo de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004 compatible con ISO 9001:2000, en el cual se consolida la propuesta del presente trabajo, que se desarrollará de acuerdo con esta estructura.

FIGURA 2 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD PARA EL PROCESO

DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIVESIDAD DE LOS LLANOS

1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 1.1. Reseña Histórica 1.2. Marco Normativo 1.3. Pensamiento Estratégico 1.4. Estructura Orgánica 2. OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 2.1. Exclusiones 3. TERMINOS Y DEFINICIONES 4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1. Requisitos generales 4.2. Gestión Documental (Requisitos de la Documentación) 4.2.1. Generalidades 4.2.2. Manual de la calidad 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de los registros

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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 5.1. Compromiso de la dirección 5.2. Enfoque al cliente 5.3. Política de Calidad 5.4. Planificación 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6. Revisión por la dirección 6. GESTION DE LOS RECURSOS 6.1. Provisión de recursos 6.2. Talento Humano 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de trabajo

7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.1. Planificación del servicio 7.2. Procesos relacionados con los servicios 7.3. EXCLUIDO 7.4. Adquisición de bienes (Compras) 7.5. Prestación del servicio 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición 8. MEDICION, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1. Generalidades 8.2. Seguimiento y Medición 8.3. Control del servicio no conforme 8.4. Análisis de datos 8.5. Mejora

9. NOTAS DE CAMBIO 10. ANEXOS

1. DESCRIPCIÓN DE LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 1.1. Reseña Histórica (ir a la página 16 del proyecto “antecedentes del proceso de gestión documental). 1.2. Marco normativo del proceso de gestión documental (ir a la página 28 del proyecto).

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1.3. Pensamiento Estratégico

1.3.1. Plan Estratégico

• Considerar al cliente (usuario) como un punto de referencia, • Promover la mejora continua de todos los procedimientos y actividades

relacionados con la Gestión de Documentos en la Universidad, • Fomentar el desarrollo e implementación del proceso de Gestión

Documental como un activo intangible de la Universidad.

1.3.2. Principios

• Universalidad. La comunidad universitaria y los ciudadanos en ejercicio del derecho a la información, podrán acceder a los documentos de archivo, siempre que estos no se encuentren bajo ningún tipo de reserva (legal o documental)

• Integralidad. Los planes, programas, proyectos y actividades de la

Oficina de Correspondencia y Archivo, estarán orientados y articulados con la misión de la Universidad.

• Co-responsabilidad. Mutua responsabilidad de toda la comunidad

universitaria para el desarrollo del proceso de gestión documental

• Oportunidad. Servicios de información prestados en el momento oportuno.

• Sentido de Pertenencia. Generar identidad institucional a través de la

estandarización de los procesos de producción documental. 1.3.3. Misión. Dirigir y coordinar todas las acciones orientadas a la custodia, conservación y administración del patrimonio documental de la Universidad, poniéndolo al servicio de la comunidad universitaria y velar por el desarrollo y aplicación de técnicas y tecnologías de producción, clasificación, conservación, accesibilidad, difusión y consulta del acervo documental institucional. 1.3.4. Visión. Como entidad de derecho público, la Universidad de los Llanos dispondrá y organizará su propio Sistema de Gestión Documental mediante la organización de su producción documental y archivo Universitario que servirá en el futuro como testimonio histórico del quehacer universitario en su actividad educativa, investigadora y administrativa.

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En el corto plazo, la Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad de los Llanos, se constituirá en la autoridad interna en materia de asesoría para la organización de los archivos de gestión e institucionales, igualmente, a mediano plazo, propenderá ser modelo de gestión documental en el área de influencia de la Universidad.

1.4. Estructura Orgánica. La figura No. 3 muestra la estructura virtual ISO que permitirá la definición y la creación del Sistema de Gestión de Calidad para el proceso de Gestión Documental de la Universidad de los Llanos.

FIGURA 3 ESTRUCTURA VIRTUAL ISO

2. OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL PGD El Sistema de Gestión de Calidad tiene como alcance el proceso de Gestión Documental que abarca las actividades de: producción, recibo, trámite, clasificación, disposición final y accesibilidad de los documentos que recibe y genera la Universidad de los Llanos en cumplimiento de sus actividades misionales y de gestión administrativa. El presente Manual define la política y los objetivos de calidad del proceso de Gestión Documental de la Universidad de los Llanos y la estructura del Sistema de Calidad.

JEFES DE ARCHIVOS DE GESTION Y AUXILIARES DE

OFICINA (secretarias)

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO (ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS)

COMITÉ DE ARCHIVOS

(Comité de Calidad)

AREA DE ARCHIVO

AREA DE CORRESPONDENCIA

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Los servicios que contempla el sistema se encuentran definidos en el mapa del proceso de gestión documental (anexo 2 ). El sistema se implantará bajo los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2000, adoptada en el país bajo la norma NTCGP:2004, que establece los elementos fundamentales para que una organización implemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de calidad. Al respecto se realizan las siguientes exclusiones: 2.1 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma ISO 9001:200 (NTGP 1000:200) no aplican al proceso de gestión documental:

• Diseño y Desarrollo (7.3. ISO 9001:200 - NTGP 1000:200)) El proceso de gestión documental se encuentra claramente definido por la normatividad archivística y por las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación, en consecuencia, no se diseñan nuevos servicios ni procedimientos, sino que se ajustan los procedimientos existentes, a las condiciones cambiantes de la dinámica institucional y de las normas que, sobre la materia se expidan, para lo cual se apoya en los numerales 5.1. y 7.1. de la norma.

• Validación de los procesos. Los servicios del PGD pueden ser

evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa del proceso, por lo cual este requisito no aplica.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para el propósito de este Manual son aplicables los términos de la norma NTC ISO 9001:2000 compatible con la norma NTCGP:2004 y el glosario sobre terminología archivística. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad de los Llanos, es una unidad de apoyo administrativo y académico de la Universidad de los Llanos que tiene como objetivo principal desarrollar el proceso transversal de Gestión Documental que involucra el servicio de correspondencia y mensajería al interior y exterior de la Universidad; a través del cumplimiento de su política de Calidad (numerales 4.1. 5.3 NTC ISO 9001:2000 – NTCGP 1000:2004).

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4.1 Requisitos generales

• Procesos del Sistema de Gestión de Calidad. La Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad de los Llanos ha establecido, documentado y mantenido el Sistema de Gestión de la Calidad para el mejoramiento continuo de sus procesos en virtud de una cultura de calidad.

La ficha de descripción del proceso y sus procedimientos (anexo 7) define claramente el proceso del Sistema de Gestión de Calidad mostrando la secuencia de actividades que lo componen, sus entradas (insumos y sus proveedores) y salidas ( servicios y sus usuarios)., así como una relación de los procedimientos y documentos de soporte a los mismos.

4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL (REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN)15 4.2.1 Generalidades La Oficina de Correspondencia y Archivo identificó los criterios y definió los métodos necesarios para determinar la operatividad del proceso de Gestión Documental, su seguimiento y control para mejorar continuamente su eficacia y eficiencia conforme a los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2000, adoptada en el país bajo la norma NTCGP:2004. El Sistema de Gestión de la Calidad del proceso de gestión documental, contempla las actividades de: producción, recibo, trámite, distribución, clasificación, disposición final y accesibilidad de los documentos que recibe y genera la Universidad de los Llanos en cumplimiento de sus actividades misionales y de gestión administrativa, las cuales se encuentran descritas en los procedimientos documentados del Sistema de Gestión de Calidad, referenciados en el listado maestro de documentos (anexo 8). El Plan de Calidad del proceso de Gestión Documental en la Universidad de los Llanos está conformado por la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad que incluye:

• El Manual de Calidad en el cual se presenta de manera documentada la Política de la Calidad, los Objetivos de la Calidad, el alcance del SGC16 y una referencia a los procedimientos documentados las secciones 5.3. y 5.4.1.

15 Nombre dado a este requisito en ISO 9001:2000 16 Sigla para identificar el Sistema de Gestión de Calidad

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• Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad que definen la Gestión Documental; en particular el Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo y la estandarización de la producción documental, por medio de los cuales se presentan de manera estructurada, los procedimientos para la producción estandarizada de las comunicaciones oficiales y los documentos internos, su trámite, conservación y consulta.

• El Reglamento Interno de Archivos,

• El Manual de Organización de archivos de gestión,

• Las normas internas que se expidan para la implementación de la política

archivística. Los procedimientos de SGC cumplen conforme a los lineamientos establecidos en el procedimiento para hacer procedimientos código P- CC -01. Los procedimientos documentados necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos incluidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, se describen en el anexo 8 bajo el título “Procedimientos del SGC del PGD”. En cada uno de estos procedimientos se mencionan los documentos internos y los Registros de la Calidad requeridos por el SGCGP y por la Norma ISO 9001:2000. Asimismo los Documentos Internos y Externos cuya distribución requiere ser controlada. La Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad, determina los criterios y métodos necesarios para asegurar que, tanto la operación como el control de los procedimientos del proceso de Gestión de Calidad sean eficaces; la secuencia e interacción de los mismos se presentan en forma gráfica, en el diagrama “Definición del Sistema de Gestión de Calidad”, en el anexo 2. La Secretaría General de la Universidad gestionará la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y monitoreo del proceso basándose en la asignación de presupuesto por parte de la Vice-Rectoría de Recursos Universitarios para cada vigencia fiscal. La Oficina de Correspondencia y Archivo monitorea, mide y analiza el proceso apoyándose en los documentos definidos para cada caso e implementa acciones necesarias para lograr resultados planeados y la mejora continua del proceso apoyándose en un plan de auditorias internas y de acciones correctivas y preventivas y de revisión de la administración, entre otros.

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El proceso de administración de los recursos que incluye el reclutamiento y selección de personal idóneo para la Oficina, el control y suministro de bienes y otorgamiento de los servicios generales son manejados y suministrados por la Vice-Rectoría de Recursos Universitarios de acuerdo a los requerimientos de ISO 9001:2000.

4.2.2 Manual de Calidad Es el documento que describe el Sistema de Gestión de la Calidad del proceso de Gestión Documental en la Universidad de los Llanos, es decir, que establece las políticas y los objetivos de la calidad y la forma de lograr dichos objetivos. La importancia del Manual de Calidad, es que ofrece diferentes usos para diferentes actores. La Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad ha redactado este Manual de Calidad MGC-GD-01 que incluye:

a. El alcance del Sistema de Gestión de Calidad, documentado en la página 2 de este MGC, y la justificación de cualquier exclusión.

b. La referencia a los procedimientos documentados que aseguran la conformidad de los servicios con los requisitos especificados por el Sistema de Gestión de la Calidad del proceso de gestión documental de la Universidad de los Llanos.

c. La descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, a través de la ficha de descripción del proceso (anexo 7) .

d. La política y los Objetivos de Calidad del proceso de Gestión Documental de la Universidad de los Llanos con el objetivo de comunicarla.

4.2.3 Control de los documentos Todos los documentos de calidad requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad y los relacionados con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000 compatible con NTCGP 1000:2004, son administrados por la Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad; así mismo, esta dependencia define el mecanismo de control para los documentos externos. Los cambios, la revisión y la distribución de las copias controladas es responsabilidad del jefe de la Oficina de Correspondencia y Archivo, quien mantendrá la copia controlada de todos los documentos actualizados del sistema de calidad en “la Carpeta de Calidad” y se encargará de actualizar periódicamente la información en la web, de acuerdo con los requisitos citados en la sección 4.2.4 de este MGC.

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4.2.4 Control de los registros Todos los registros relacionados con la calidad del proceso de Gestión Documental permanecen en los documentos y expedientes de archivo en cada una de las fases (archivo de gestión, archivo inactivo, archivo histórico) y Aquellos relacionados con la gestión, en el archivo de la Oficina de Correspondencia y Archivo. Así mismo, el administrador del SGC debe establecer un método para asegurar que todos los registros necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2000 – NTCGP 100:2004, así como de la operación eficaz del SGC, se encuentren legibles, fácilmente identificables y recuperables. En los procedimientos documentado para el proceso de gestión documental (P-PGD17 – 01, P-PGD-02, P-PGD-03, P-PGD-04, P-PGD-05, P-PGD-06 y P-PGD-07), establecidos de acuerdo con la Ley 594 de 2000 y la TRD aprobada para la Universidad (Acuerdo 027 de 2001 A.G.N.), se detallan los controles necesarios para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer de los registros. El administrador del Sistema ha establecido las siguientes políticas con relación al Control de los Registros del SGC.

a. Todos los registros del SGC deben ser legibles. b. Los registros deben estar claramente identificados y ser fácilmente

localizables y almacenados en condiciones que eviten su daño, deterioro o pérdida.

c. Los tiempos de retención de cada registro están establecidos y registrados en los procedimientos correspondientes.

d. El personal involucrado en la recolección y tratamiento de datos para los registros debe tener capacitación y recibir instrucciones que aseguren que los registros son generados correctamente.

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Para el Sistema de Gestión de Calidad del proceso de Gestión Documental en la Universidad de los Llanos, la alta dirección es el Secretario General, el Representante de la Dirección es el jefe de Archivo o quien haga sus veces. La alta dirección evidencia su compromiso por medio de la identificación de los requisitos del usuario, el seguimiento a su cumplimiento, el establecimiento de 17 Sigla para identificar el Proceso de Gestión Documental

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la Política de Calidad, la planificación del Sistema de Gestión de Calidad, la definición de autoridades y responsabilidades para el sistema y la revisión del mismo. 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE Los objetivos de calidad están enfocados a satisfacer no sólo las necesidades de los clientes internos (personal administrativo, docente y discente) sino clientes externos (ciudadanos en derecho a la información, organismos de control, investigadores, etc.) Asuntos como identificación de necesidades y soluciones, capacidad de respuesta, definición de recursos e idoneidad del personal son revisados antes de presentar formalmente una propuesta. 5.3 POLÍTICA DE CALIDAD (numeral 4.1. 5.3 NTC ISO 9001:2000). El proceso de Gestión Documental en la Universidad de los Llanos propenderá por el cumplimiento del marco legal, la responsabilidad e integridad, la preservación y accesibilidad de los documentos desde su producción hasta su disposición final. Con ello, busca fundamentalmente la satisfacción del usuario y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la organización, así como a los propios del Sistema de Gestión de la Calidad, bajo los cuales desarrolla sus procesos con miras al mejoramiento continuo, al liderazgo y la competitividad institucional; para ello, la alta dirección se asegura de que la política de calidad es adecuada a la misión de la Universidad, de formar ciudadanos competentes, comprometidos con el patrimonio cultural de la humanidad, en el contexto regional con proyección universal, así mismo, se articula con el plan de desarrollo institucional, el Proyecto Educativo Institucional y el PASE (Plan Sectorial) formulado por el Ministerio de Educación Nacional. 5.4 PLANIFICACIÓN 5.4.1 Objetivos de Calidad El objetivo principal del Sistema de Gestión de Calidad es lograr el mejoramiento con continuo del proceso de Gestión Documental en la Universidad de los Llanos y articularlo con el proceso de certificación de calidad institucional. Para llevar a cabo este objetivo se propone cumplir con los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 – NTCGP 1000:2004; además se propone los siguientes objetivos

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Generales • La mejora continua de la satisfacción de los usuarios con los servicios

prestados, • La satisfacción del personal que presta el servicio • La satisfacción de los proveedores con y para el sistema • La participación de todo el personal involucrado en la producción

documental (jefes, secretarias, etc.)

Específicos

• Garantizar la organización, tratamiento y difusión del patrimonio documental universitario así como su accesibilidad tanto por parte de la administración como del conjunto de los ciudadanos.

• Ofrecer asesoramiento y supervisión archivística a las unidades

administrativas, académicas y de apoyo académico-administrativo que lo requieran.

• Diseñar e implementar los instrumentos de descripción necesarios para

recuperar la información y el diseño de un sistema informático para su gestión.

• Facilitar la consulta, reproducción y préstamo de los documentos

custodiados, a las distintas unidades de la Universidad, de acuerdo con las normas vigentes.

• Estandarizar la producción documental con el fin de reflejar una

adecuada imagen corporativa que brinde además identidad institucional,

• Centralizar el proceso de correspondencia externa, así como de mensajería de la Universidad y velar por su buen servicio,

• Prestar apoyo oportuno a las unidades académicas y administrativas de

la Universidad, respecto del servicio de correo y mensajería,

• Brindar asesoría e información en cuanto a procesos archivísticos, producción documental y trámite de comunicaciones,

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.5.1 Responsabilidad y autoridad El proceso de Gestión Documental identifica como autoridades y responsables del Sistema de Gestión de Calidad las siguientes:

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Secretaria General

Responsabilidades:

• Definir y comunicar oportunamente la responsabilidad y autoridad que tienen los funcionarios involucrados en el proceso de Gestión Documental (funcionarios de la Oficina de Correspondencia y Archivo y todos los funcionarios de los archivos de gestión) con el Sistema de Gestión de Calidad, así como la política y objetivos de calidad y la importancia de satisfacer tanto los requisitos de los usuarios, como los legales y reglamentarios en los servicios ofrecidos.

• Asegurar que los procesos y servicios cumplan los lineamientos definidos

en el Sistema de Gestión de Calidad del PGD.

• Gestionar los recursos humanos, la infraestructura y ambientes de trabajo necesarios y suficientes para cumplir los requerimientos del cliente.

• Brindar una plataforma adecuada para el trabajo en equipo.

• Presidir el Comité de Calidad del PGD y asistir a todas las reuniones para

el establecimiento, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad del PGD.

• Seguir los lineamientos y directrices planteadas por el Archivo General de

la Nación.

Autoridad:

• Designar al representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de

Calidad del PGD. • Aprobar los procedimientos sometidos a su consideración y el Manual de

Calidad del PGD.

• Definir las acciones a tomar como resultado de la revisión del Sistema de Gestión de Calidad por la dirección, incluyendo la definición de responsables, plazos y recursos para que estas se ejecuten.

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Representante de Calidad (Jefe de Archivo)

Responsabilidades:

• Representar a la Secretaría General en todas las actividades externas relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad del PGD.

• Proponer modificaciones a la documentación del Sistema de Gestión de

Calidad a la política y objetivos de calidad del PGD.

• Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad del PGD.

• Realizar seguimiento a la implementación de acciones correctivas y

preventivas generadas al Sistema de Gestión de Calidad del PGD.

• Velar por el funcionamiento y actualización de la documentación y los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad del PGD.

• Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del

usuario en todos los niveles de la organización.

• Efectuar la evaluación permanente del Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de Gestión Documental para comprobar su funcionamiento eficiente.

• Ejercer el control de los subprocesos y actividades del proceso de

Gestión Documental, de tal manera que permita su verificación por el Sistema de Gestión de Calidad. Autoridad: • Dirigir y coordinar el proceso de implementación del Sistema de

Gestión de Calidad,

Comité de Calidad de la Dirección

Responsabilidades: • Determinar las directrices necesarias y suficientes para un adecuado

establecimiento, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Gestión Documental (Ver funciones del Comité de Archivo, Resolución Rectoral No. 1756 de 2001).

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• Velar por el establecimiento, la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del PGD.

• Verificar el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de

calidad.

• Verificar las actividades del procedimiento de revisión por la dirección del SGC del PGD.

• Las demás definidas en las funciones del Comité de Archivos.

Autoridad: Definida en Resolución Rectoral No. 1756 de 2001) – por la cual se modifica la conformación del Comité de Archivos de la Universidad.

Revisión por la Dirección La Oficina de Correspondencia y Archivo asegura el adecuado y eficaz funcionamiento del SGC mediante la planificación periódica de la revisión del sistema, identificando la necesidad de realizar cambios o ajustes y evaluando las oportunidades de mejoramiento. 5.5.2 Representante de la Dirección La alta dirección (Secretaría General) designa en el Jefe de Archivo o quien haga sus veces, la responsabilidad para que, con independencia de otras responsabilidades, asuma la autoridad sobre el Sistema de Gestión de Calidad del PGD, de acuerdo con las responsabilidades asignadas en el ítem 5.5.1 para el cargo de Jefe de Archivo. 5.5.3 Comunicación interna Con el fin de establecer un sistema de comunicación eficaz, el Sistema de Gestión de Calidad identifica los procesos de comunicación apropiados dentro de la Universidad para dar a conocer oportunamente las directrices que en materia de Gestión Documental se adopten o implementen. 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: 5.6.1 Generalidades La Oficina de Correspondencia y Archivo de la Universidad de los Llanos realiza seguimiento a los objetivos de calidad del proceso de Gestión Documental

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mediante la planificación periódica de la revisión del sistema por medio de un Plan Operativo anual que incluye las actividades de verificación al cumplimiento de la política de calidad que se articula con el Plan de Acción Institucional en armonía con el Plan de Gestión de la Rectoría, los cuales dan cumplimiento a través de indicadores de seguimiento sobre la ejecución de los objetivos y compromisos trazados e identifican la necesidad de realizar cambios o ajustes para aprovechar oportunidades de mejoramiento. Del proceso de seguimiento y verificación del SGC del PGD, se mantendrán los registros según el numeral 4.2.4. 5.6.2 Información para la revisión La información de entrada para la revisión por la dirección incluye:

• Resultados de las visitas de seguimiento realizadas por el Archivo General de la Nación sobre la implementación de la política archivística.

• Resultados de auditorias realizadas tanto por la C.G.R. y por la Oficina de Control Interno.

• Retroalimentación con el cliente-usuario del proceso de gestión documental.

• Estado de las acciones correctivas y preventivas (elaboración de mapa de riesgos y seguimiento al plan de mejoramiento).

5.6.3 Resultados de la revisión La revisión y seguimiento al SGC del PGD, debe articularse con planes de mejoramiento que pueden incluir cambios en la política de calidad y en los objetivos entre otros, de acuerdo con la dinámica institucional, lo cual permitirá establecer estrategias orientadas a:

• la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC del PGD y sus procedimientos,

• la mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente-usuario • las necesidades de recursos.

6. GESTION DE LOS RECURSOS 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS La Oficina de Correspondencia y Archivo debe determinar los recursos necesarios del SGC del PGD y la administración de la Universidad a través de

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la Vice – Rectoría de Recursos Universitario, proporcionará los recursos necesarios para:

• implementar y mantener el SGC del PGC y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad

• aumentar la satisfacción del cliente-usuario mediante el cumplimiento de sus requisitos.

6.2 TALENTO HUMANO (RECURSOS HUMANOS EN ISO 9001:2000) 6.2.1 Generalidades La Sección de Recursos Humanos adscrita a la División de Servicios Administrativos de la Universidad es la dependencia encargada de garantizar que los servidores públicos y/o particulares que realicen trabajos que afectan la calidad de los servicios del Proceso de Gestión Documental, tanto en los archivos de gestión como en el archivo central, cumplan con los requisitos establecidos en el numeral 6.2. de la norma ISO 9001.2000 (educación, experiencia, formación, habilidades). Esta División es considerada proveedora interna del proceso de gestión documental. A su vez la Oficina de Correspondencia y Archivo realiza la verificación a la gestión del talento humano a través de informes sobre su desempeño. 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación Toma de conciencia. La Oficina de Correspondencia y Archivo motiva a todos los funcionarios involucrados en el proceso de Gestión Documental mediante actividades pedagógicas, de sensibilización y divulgación (reuniones, charlas, circulares). 6.3 INFRAESTRUCTURA Gestión de los recursos físicos. Los recursos físicos requeridos para llevar a cabo el proceso son gestionados por la dirección de la Oficina de Correspondencia y Archivo, por medio de procedimientos establecidos por la Universidad para su requerimiento y justificación. (formato de requerimientos). La Vice-Rectoría de Recursos Universitarios de la Universidad es la dependencia encargada de proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos de los productos y servicios del SGC del PGD establecidos en este requisito, los cuales son determinados por la Oficina de Correspondencia y Archivo e incluyen:

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a) Edificio y espacio adecuados para el trabajo en el Archivo Central, garantizando el establecimiento adecuado de las tres áreas para el normal funcionamiento de esta dependencia, a saber: Área de trabajo, área de consulta y área de depósito. b) Suministro adecuado y oportuno de los equipos (hardware, software, fotocopiadora, scanner y otros), requeridos por la Oficina de Correspondencia y Archivo para el adecuado cumplimiento de sus actividades. c) Suministro adecuado y oportuno de servicios de apoyo requeridos (comunicaciones, transporte, etc.) d) Suministro adecuado y oportuno de materiales para organización documental tanto en el Archivo Central como en todos los archivos de gestión, de conformidad con los requerimientos técnicos presentados por el jefe de Archivo. 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO La Oficina de Correspondencia y Archivo proporciona a sus funcionarios ambientes de trabajo adecuados para la prestación de los servicios; para ello, debe identificar a través de encuestas aplicadas a sus funcionarios, las necesidades y las acciones de mejora en aspectos relacionados con: Ambiente de trabajo, clima organizacional, etc., así mismo gestionará las condiciones de dotación y seguridad industrial a través del Programa de Salud Ocupacional de la Universidad. 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O

PRESTACIÓN DEL SERVICIO La planeación del Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Gestión Documental, se realiza a partir de los lineamientos y políticas establecidas en el Plan de Desarrollo Institucional, los cuales son acogidos en el Plan de Gestión de la Rectoría (para períodos de tres años) y se operativizan mediante la ejecución de un Plan de Acción anual que se articula con el Plan de Acción Institucional, en el cual se definen las metas y los indicadores de gestión, cuya evaluación y seguimiento está a cargo de la Oficina de Control Interno de Gestión.

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7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE – USUARIO 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o

servicio El Proceso de Gestión Documental identifica permanentemente los requisitos relacionados con la prestación de sus servicios, a través del cumplimiento de las leyes especialmente, la Ley 594 de 2000, y las normas e instrucciones impartidas por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en el país, los cuales son articulados a las políticas institucionales a través de la expedición de normas e instructivos internos. En consecuencia, los requisitos especificados por los usuarios como: trámite oportuno de las comunicaciones externas enviadas y recibidas, tiempos de duración del servicio, control y seguimiento de las comunicaciones, entre otros, deben ser garantizados por la Oficina de Correspondencia y Archivo; así mismo, algunos como: horarios de consulta en archivo central, etc. horarios de atención, servicios de mensajería contratada, son afectados por las disposiciones internas de la Administración. 7.2.2 Comunicación con el cliente – usuario El Proceso de Gestión Documental define y establece la comunicación con sus clientes – usuarios utilizando varios métodos, a saber:

• Publicación de procedimientos, formatos, instructivos y plantillas en la página INTRANET

• Atención telefónica y escrita, sobre quejas y reclamos • Asesoría permanente (telefónica y personal) sobre los procedimientos

del PGD • Elaboración y difusión de material relacionado con sus servicios • Publicación de los horarios de servicios y atención • Realización de talleres, charlas y conferencias • Celebra y divulga fechas especiales relacionadas con el PGD (día de los

archivos) • Realiza encuestas para medir y determinar la satisfacción de los

clientes-usuarios de los servicios. 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios La Vice-Rectoría de Recursos Universitarios, como proveedora del SGC, suministra oportunamente los insumos devolutivos y de consumo requeridos por el Jefe de la Oficina de Correspondencia y Archivo, a través de los formatos

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preestablecidos para requerimientos, los cuales son incluidos en el plan de compras anual. 7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios El Jefe de la Oficina de Correspondencia y Archivo es responsable de identificar y suministrar la información necesaria (términos de referencia: marcas, calidades, perfiles y competencias, etc.,) de los insumos a adquirir, ya sea para compra de elementos o para contratación de personal y servicios, de acuerdo con los requisitos de compra especificados por la Oficina de Suministros o por la Vice-Rectoría de Recursos Universitarios, según sea el caso, por lo tanto, es responsable de la verificación y aceptación o rechazo de los mismos por el no cumplimiento de los parámetros y calidades requeridos. Cuando se requiera la contratación de servicios, estos se realizarán de acuerdo con el procedimiento establecido para la selección de contratistas, según el Estatuto de Contratación de la Universidad. 7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios El Jefe de la Oficina de Correspondencia y Archivo es responsable de la verificación y aceptación o rechazo de los insumos o servicios por el no cumplimiento de los parámetros y calidades requeridos. Para la verificación de los servicios contratados se aplica el procedimiento para la Interventoria de Contratos de la Oficina Asesora Jurídica, para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en los numerales 7.4.2 a 7.4.3 de la norma. La evaluación de proveedores frente a la capacidad de suministrar productos o servicios, conforme a los requisitos especificados, se realiza de la siguiente manera: 1. La Vice-Rectoría de Recursos Universitarios, realiza la evaluación de los proveedores externos, que tengan relación directa con esta Dependencia. 2. El Jefe de Correspondencia y Archivo o quien haga sus veces, realizará la evaluación de los proveedores externos que no tengan relación directa con la Vice-Rectoría de Recursos.

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7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio El Proceso de Gestión Documental presta y controla sus servicios de acuerdo con la normatividad vigente y los instructivos y directrices emitidas por el Archivo General de la Nación, los cuales son acogidos en los procedimientos que conforman el proceso. Las disposiciones para la adecuada identificación, almacenamiento, protección y ubicación de los documentos y registros suministrados por los usuarios y que genere el SGC del PGD, deben describirse en un procedimiento para el Control de los Documentos y en un Procedimiento para el Control de los Registros. 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio El Jefe de Archivo validará la prestación de los servicios del proceso de Gestión Documental mediante actividades de seguimiento y medición, a través de los cuales se determinen aquellas deficiencias que sólo son evidentes después que el servicio se haya prestado. En consecuencia, se establecerán las disposiciones para aprobar o no estos servicios, teniendo en cuenta: a) los criterios definidos para la revisión y aprobación de los servicios b) la aprobación de equipos y calificación de los servidores públicos que prestan el servicio o que tienen relación directa con el mismo c) los requisitos de los registros (ver numeral 4.2.4) 7.5.3 Identificación y trazabilidad La Oficina de Correspondencia adecuará un mecanismo que le permita realizar el seguimiento y medición del servicio del PGD a través de toda la ejecución del mismo, con el fin de identificar el estado del servicio respecto de los requisitos de seguimiento y medición, y la conformidad del mismo frente a los objetivos de calidad.

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7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION La Oficina de Correspondencia y Archivo, elaborará anualmente un programa de seguimiento y verificación al cumplimiento de los procedimientos establecidos para el Programa de Gestión Documental y se apoyará en la Oficina de Control Interno para la realización de auditorias al SGC, de tal manera que se evidencie la conformidad del producto y/o servicios con los requisitos determinados. (7.2.1) Como resultado de las visitas de seguimiento y verificación, así como de las auditorias, debe elaborarse un Plan de Mejoramiento que permita ajustar o corregir los hallazgos encontrados que pudieran poner en riesgo el SGC. 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 GENERALIDADES La Oficina de Correspondencia y Archivo debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:

a. demostrar la conformidad de los productos y/o servicios del PGD b. asegurarse de la conformidad del SGC c. mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del

sistema de gestión de la calidad. 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.2.1 Satisfacción del cliente/usuario La Oficina de Correspondencia y Archivo debe hacer seguimiento de la información relativa a la percepción de los clientes/usuarios respecto del cumplimiento de los requisitos, definiendo y estableciendo la forma para medir la satisfacción del usuario, a través de diferentes mecanismos que permitan controlar y evaluar la gestión, así:

• Diseñar y aplicar un instrumento que mida la percepción del cliente/usuario sobre el servicio recibido, la información, la pertinencia de la actividad, los escenarios e implementación, etc.

• Diseñar y aplicar procedimiento para trámite de quejas, reclamos y

sugerencias, así como para la toma de acciones correctivas y preventivas y, para el control de servicio o producto no conforme, en el cual se determine la frecuencia y el impacto de los hallazgos.

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8.2.2 Auditoria interna La Oficina de Correspondencia y Archivo debe llevar a cabo, un Plan de Auditorias Internas, en el cual se describan las acciones necesarias para su programación y ejecución. Las auditorias internas verifican si el SGC para el PGD, da cumplimiento a las disposiciones y requisitos establecidos en la norma NTC 9001: 2000 compatible con la NTCGP 1000:2004 y en la documentación del sistema, determinando la eficacia y eficiencia del mismo. De igual manera, las visitas de seguimiento y las auditorias contemplarán la verificación al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 o de aquellas que la complementen o modifiquen, así como los Acuerdos, circulares e instructivos emitidos por el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística en el país. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos La Oficina de Correspondencia y Archivo aplicará periódicamente un procedimiento para el seguimiento y medición de servicios y satisfacción de usuarios, el cual debe definir las acciones necesarias para verificar el cumplimiento de los objetivos y las actividades asociadas. Igualmente, establecerá indicadores asociados a cada uno de los procedimientos del Programa de Gestión Documental, los cuales permiten evaluar la eficacia y eficiencia de los mismos, a través del seguimiento periódico, algunos de ellos pueden ser:

• De cumplimiento:

Actividades realizadas / actividades programadas * 100

• Satisfacción de los usuarios:

Calificación del servicio en un período determinado No. de quejas y reclamos presentados por los usuarios durante el período actual / No. de quejas y reclamos presentados por los usuarios durante el período anterior *100

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• Mantenimiento del SGC

No. de funcionarios capacitados en normatividad archivística / No. total de funcionarios * 100 Análisis de resultados de las auditorias internas

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME La Oficina de Correspondencia y Archivo definirá un Procedimiento para el control de producto o servicio no conforme, en el cual se definirán los controles, las autoridades y las responsabilidades relacionadas con el servicio o producto no conforme; en dicho procedimiento además, se definirán las acciones para eliminar las no conformidades detectadas y la definición de acciones para evitar el uso o aplicación del producto o servicio no conforme. El Jefe de la Oficina de Correspondencia y Archivo, será el responsable de verificar que las acciones correctivas que deriven de los controles, se ejecuten oportunamente para eliminar la no conformidad. 8.4 ANÁLISIS DE DATOS La Oficina de Correspondencia y Archivo demostrará la eficacia del SGC del PGD y evaluar dónde existen puntos susceptibles de mejora, determinará, recopilará y analizará los datos necesarios, a través del uso de las siguientes herramientas:

• Análisis de los resultados de los indicadores de satisfacción de los clientes/usuarios.

• La conformidad de los requisitos del Proceso de Gestión Documental con

el Sistema de Gestión de la Calidad.

• Análisis de los resultados del seguimiento al cumplimiento de los procedimientos del PGD.

• Evaluación de proveedores.

• Evaluación del mapa de riesgos.

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8.5 MEJORA 8.5.1 Mejora continua La eficacia del Sistema de Gestión de Calidad del Programa de Gestión Documental se mejora continuamente mediante el cumplimiento de la política de calidad en la cual se expresa el compromiso con el mejoramiento continuo. 8.5.2 Acción correctiva y preventiva La Oficina de Correspondencia y Archivo documentará el procedimiento para la toma de acciones correctivas y preventivas, con el fin de determinar las causas de no de no conformidades que se detecten el Proceso de Gestión Documental, evaluar su impacto y definir y adoptar las acciones que aseguren que la no conformidad no se vuelva a repetir. 9. NOTAS DE CAMBIO Cada vez que se realice una modificación a los procedimientos o a alguno de los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad del Proceso de Gestión Documental se realizará la respectiva nota de cambio. En la presente propuesta, por tratarse de la primera versión, no existen notas de cambio. 10. ANEXOS Para este Manual de Calidad aplican los mismos anexos correspondientes al proyecto de investigación. TERMINOLOGÍA El Consejo Internacional de Archivos define la gestión de documentos como el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos . El concepto del CIA ha sido ampliado por la normativa sobre gestión de documentos administrativos ISO 15489-1 cuando señala " incluyendo los procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia y de las actividades empresariales de información, así como de las transacciones en forma de documentos administrativos ".

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CONCLUSIONES Desde un enfoque meramente práctico, para conseguir una buena gestión de la información y el conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buen sistema de gestión documental. Intentar establecer estrategias o programas de gestión del conocimiento sin tener esto resuelto es como iniciar una reforma con la casa “sin barrer”; lo más probable es que el resultado más visible sea que “salga mucho polvo”.18 La gestión documental debe adecuarse a las condiciones existentes en cada entorno empresarial, pero desde la experiencia de muchos años en implantar sistemas de gestión documental, podemos afirmar que, hasta la empresa más pequeña puede tener un planteamiento serio en esta materia, sin que obligatoriamente requiera de grandes inversiones en medios informáticos.19 La Universidad de los Llanos, al asumir el reto de la acreditación institucional de calidad, debe en primera instancia, cualificar su personal y realizar un proceso de reingeniería que le permita abordar la problemática documental, habida cuenta los ingentes esfuerzos realizados durante los últimos cuatro años. La adopción del modelo de gestión de calidad para el proceso de gestión documental, implica la apropiación del mismo por parte de los funcionarios responsables de la producción, trámite, organización y control documental, así como el compromiso irrestricto de la alta dirección, brindándole al proceso el enfoque gerencial que le permita no sólo la evaluación permanente del mismo, sino su mejoramiento continuo, a través de la asignación de recursos humanos idóneos, competentes y comprometidos, al igual que los recursos físicos necesarios para el cabal cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas. Así mismo, en desarrollo de la política institucional de calidad que, por Ley y compromiso social debe asumir la Institución, es pertinente darle un lugar preponderante a la gestión documental, para que no se le continúe viendo sólo como un requisito más en la implementación del sistema de calidad, sino por el contrario, debe asumirse dentro del mapa de procesos, como aquel soporte vital que registra la evidencia del cumplimiento y ejecución de los macroprocesos del sistema de calidad. Finalmente, es importante destacar que, la obtención de la certificación del proceso de gestión documental bajo ISO 9001 en la Universidad de los Llanos, debe ser una tarea de todos los funcionarios involucrados en el mismo, pero no

18 BUSTELO RUESTA, Carlota. Inforárea -Consultores en información y documentación. En línea: ww.infor@area, com. 19 Ibid.

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por ello, se constituye en la finalidad principal; sino, por el contrario, debe ser asumida como una posibilidad de mejoramiento del servicio hacia el cumplimiento de la misión institucional en la búsqueda de la satisfacción del cliente – usuario, determinando además la capacidad de respuesta de la organización, hacia los factores competitivos de calidad.

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BIBLIOGRAFIA ----- Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Bogotá. BALAGUÉ MOLA, Nuria. Aplicación de las Normas ISO 9000 en Bibliotecas: La experiencia de la Universidad Autónoma de Barcelona. En línea: www.calidadlatina.com. BURCHER DE URIBE, Priscilla. La Universidad de Antioquia: Patrimonio cultural, regional, nacional y mundial. En: Debates No. 26, periódico institucional de la Universidad de Antioquia: (abril de 1999) BUSTELO RUESTA, Carlota. Inforárea – Consultores en Información y documentación. En línea: www.infor@rea, com ICONTEC, Compendio Tesis y otros trabajos de grado, quinta actualización editada 2002 – 03 – 19. ____ Diario Oficial. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado. FERNÁNDEZ GIL, Paloma. Manual de Organización de Archivos de Gestión en Oficinas Municipales. GUERRA DE MESA, María del Rosario. Desafíos de la Universidad. En: SEMINARIO NACIONAL DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS – A.G.N., Ponencias del II Seminario del Sistema Nacional de Archivos. Bogotá: Archivo General de la Nación, Agosto, 2001. GUTIÉRREZ RAMOS, Jairo. El Archivo Histórico Regional de la UIS. En: SEMINARIO NACIONAL DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS – A.G.N., Ponencias del II Seminario del Sistema Nacional de Archivos. Bogotá: Archivo General de la Nación, Agosto, 2001. HERNANDEZ, S. Roberto; FERNANDEZ C. Carlos; BAPTISTA, Pilar. Metodología de la Investigación. México. McGraw-Hill. 1998. JAIMES, Luis Ernesto y GARCIA, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Sistema Nacional de Archivos. A.G.N., Bogotá, _____. LlANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y modelos de gestión de documentos en el ámbito internacional. En: Revista Códice Vol. 2 No. 1:53 – 88/ Enero – junio de 2006.

75

MEJIA, A. Lázaro. R. Normatividad Archivística. Colombia: Archivo General de la Nación. 2000. Misión Nacional para la Modernización de la Universidad Pública - Estudios de Base. ICFES, MEN, FONADE, SUE. Bogotá, 1994. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3393, vigente a 29 de junio de 2005. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO 9001:2000.. Segunda Actualización. Bogotá. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTCGP 1000:2004. PALACIO TAMAYO, Guillermina y ROJAS, Luz Stella. Fuentes de información universitaria como parte del patrimonio documental. En: SEMINARIO NACIONAL DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS – A.G.N., Ponencias del II Seminario del Sistema Nacional de Archivos. Bogotá: Archivo General de la Nación, Agosto, 2001. PINTO MOLINA, María. En línea: www.infor@rea, com, “La Calidad en la Documentación·. Reflexiones sobre el sentido de la Universidad, Documentos ESAP, 1992 Reflexiones sobre el sentido de la Universidad: Documentos ESAP, 1992-, Bogotá. S.n. Gestión Integral de los Documentos en las Instituciones de Educación Superior. En: Seminario ASCUN, Bogotá, septiembre de 2005. TOBÓN, Fabio. Director Ejecutivo ICONTEC. En: FORO SISTEMAS DE GESTIÓN EN COLOMBIA, Nuevas perspectivas bajo NTCGP 1000 para la gestión pública, Ibagué Noviembre 4 de 2005. TRIANA, Jorge William. Manual de Archivística, Primera Fase. Colombia: Archivo General de la Nación. 2006.

ANEXO 1

Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basada en procesos

Mejora continua del sistema de gestión de la calidad

Clientes

Clientes

Responsabilidad de la dirección

Gestión de los recursos

Medición, análisis y mejora

Realización del producto

Entradas Salidas Producto

Satisfacción

Requisitos

Flujo de información

Actividades que aportan valor

Figura 2. Círculo de Calidad PHVA Gráficas tomadas de la norma ISO serie 9000

Definición del Sistema de Gestión de Calidad SISTEMA

GESTION CALIDADMEDICIÓN, ANÁLISIS Y

MEJORA

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS CLAVE

PROCESOS DE

SOPORTE

PROCESOS TÉCNICOS EN

ARCHIVO CENTRAL

CONSULTA EN ARCHIVO

CENTRAL O EN RED

PRESTAMO DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ESTANDARI-ZACION DE

LA PRODUCCIÓN DOCUMENTA

GESTION DE

CORRESPONDENCIA (ENVIO, RECEPCIÓN Y

TRAMITE)

TRANSFEREN-

CIA DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN

DE ARCHIVOS DE GESTION

EVALUACIÓN PROVEEDORES

MANTENIMIENTO

FORMACIÓN Y CAPACITACION

PERSONAL

PARTES I NTERESADAS Y CL I ENTES

R E Q U I S I T O S

PARTES

Anexo 2 Mapa del proceso de gestión documental en el ámbito de

aplicación del SGC

I NTERESADAS Y CL I ENTES

S A T I S F A C C I O N

Gráfica: Adaptación del modelo de GD al modelo de GC hecha por el autor.

ANEXO 3

FORMATO DE DIAGNÓSTICO PARA VISITA DE OBSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Fecha de la visita: ____________________________________

I. IDENTIFICACIÒN 1. DATOS DEL ARCHIVO Denominación o nombre del archivo:_______________________________________________________ Fecha de creación:______________________________Acto legal. _______________________________ Ubicación jerárquica dentro de la estructura orgánica: __________________________________________ Teléfono: ____________________________________ fax:_____________________________________ Correo electrónico: ____________________________ web: ____________________________________

II. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO Jefe del Archivo (o dependencia)______________________________ Cargo: ______________________ Funcionario responsable del archivo: _____________________________ Cargo: ___________________ Tiempo en el cargo: _________________________________ Recibió Inventario Doc._______________ Tipo de vinculación: Planta__________________________ Contrato _________

III. INSTALACIONES (DEPÓSITOS) El área de depósito de archivos está separada de las demás?_____________________________________ Cómo está separada:________________________________ tiene llave?__________________________ Los depósitos dan a la calle?_____________________________________________________________ El depósito de archivo posee iluminación natural? SI________________ NO______________________ Ventanas abiertas todo el tiempo_________ Horas Lab.___________ Selladas_____________________ El depósito de archivo posee iluminación artificial? SI______ NO_____ Incandescente____ Directa_____ No. de focos:______Las 24 h. _______ Horas lab.__________ Fluorescente______ Directa_____ No. de focos _____ Las 24 h. _______ Horas lab.__________ Ventilación natural dada por: ventanas_______ Puertas_______ rejillas________ otros________ Ventilación artificial dada por: ventiladores______ Las 24 h. _________ Horas Lab._______ Aire Ac.______ las 24 h. _________ Horas lab. _______________ Ocasional_______________ El depósito de archivo se encuentra aislado totalmente?_________________________________________

IV. ALMACENAMIENTO Número aproximado de metros lineales: ____________________________________________________ Fechas extremas de la documentación: ______________________________________________________ Cantidad de unidades de conservación - total _________________ aproximado:_____________________ Un. de conservación utilizados: cajas___(adecuadas)SI__NO___Carpetas___A-Z___ libros___legajos___ No. de folios por Unid. De conservación_______________. Tipo de archivador utilizado: _____________________________________________________________ Tipo de estantería: Cerrada____________ Metal ___________ Madera________ Otra_________

Abierta: __________ Metal ___________ Madera _______ Otra _________ Ha solicitado material especial para archivo?______ Cuál:______________________________________

V. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

Producen, organizan y archivan los documentos de acuerdo con la TRD?___________________________ Por qué (solo si la resp. Es negativa):_______________________________________________________ Cuántas personas laboran la dependencia?___________________________________________________ Todos tienen acceso al archivo? SI______ NO______ Conoce sus funciones respecto del archivo?_________________

Sobre qué norma realiza la producción documental?___________________________________________ Ha recibido capacitación en Archivos? SI_____(dónde)___________________cuántas______NO_______ Sabe qué es la TRD SI _______la aplica? SI______NO_____ (por qué?)___________________________ Conoce el Reglamento de Archivos de la Universidad?____________________ Conoce y aplica el Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo? SI___ NO____ Por qué? (sólo si la resp. Es negativa):_______________________________________________ Presta con frecuencia los documentos del A.G.?SI__ NO____ Tiene en su archivo Libro de registro de préstamos?SI__ NO___por qué?__________________________ Ha realizado transferencias documentales? SI ___ NO___ Por qué?(si la resp. Es negativa)____________________________________________________ Han realizado depuración y eliminación natural? SI______ NO_____Con Actas: SI___ NO____ Por qué (solo si la resp. Es negativa)______________________________________________ Cuenta con inventario documental? SI __________ NO ________________ Por qué? (solo si la respuesta es negativa)____________________________________________ Han tenido pérdida de documentación: SI ____ NO____ cuándo__________________________ Por qué:______________________________________________________________________ Se elaboró inventario de la pérdida? SI ______ NO________ Por qué____________________

VI. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL En el archivo hay presencia de: Hongos_____ Roedores_________ Insectos ________ Otros____ Especifique: __________________________________________________________ Se ha presentado algún tipo de enfermedad laboral relacionada con las condiciones en las cuales se encuentra la documentación? Especifique: _________________________________________ _____________________________________________________________________________ Se hace foliación documental? SI ____ NO_____ con qué material:________________________ Se legajan los expedientes perforándolos SI_____ NO _________ Utilizan clips metálicos: _____ Plásticos______ Usa cinta pegante: _______ cuál_____________ Empastan los documentos? SI____cuáles_____________________________________________NO____ Periodicidad?________________________ autorizado por A.C.?SI_____ NO______ El acceso al archivo es limitado a una sola persona? SI_____ NO____ El archivo cuenta con extintores y/o alarmas detectoras de humo?_____

VII. ASPECTOS TECNOLÓGICOS

No. de funcionarios que laboran en el A.G.______ Planta_______ Contrato_______ Sabe qué es un documento electrónico? SI ____ NO_____ Sabe qué es la Intranet? SI____ NO___ ha recibido capacitación sobre su uso? SI___ NO_____ Con cuántos computadores cuenta el A.G.?___________ Cuenta con red interna? SI____NO_____ El A.G. tiene acceso a internet? SI__ NO___ permanente? SI__ NO___ tiempo total_______________ Todos los computadores se encuentran en red? SI_____ NO____ Los computadores tienen acceso restringido con clave de usuario? SI__ NO___ por qué_______________ Tiene línea telefónica directa? SI____ NO____ FAX? SI____ NO______ Qué tipo de documentos envían o reciben vía FAX:____________________________________ Cuando recibe C.EXT. vía Fax la remite al A.C. para su radicación? SI__ NO__ por qué?_____________ Cuántas impresoras tiene la dependencia? ________ se encuentran en red?__________________ Imprime documentos a través de red en otras dependencias? SI___ con cuántas NO____ Conoce el directorio institucional de correo electrónico? SI _____ NO_____ El A.G. cuenta con página web? SI____ NO____ qué información publican?______________________ Sabe qué es la plataforma de mensajería electrónica? SI____ NO______ Maneja Bases de Datos especiales? SI___ (cuáles) ________________________NO____ Realiza Back-up? SI___ NO____ periodicidad____________ dónde conservan las copias?______ Ha recibido capacitación para el manejo y conservación de los medios magnéticos? SI__ NO____ El archivo electrónico está organizado de acuerdo con la TRD? SI__ NO____ Medio de almacenamiento más utilizado: Disquette___CD___ Disco óptico____ MemoriaUSB___

FACTORES I Y IIIDENTIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

Representación gráfica del diagnóstico a los archivos de gestiónANEXO 4

CLASE DE ARCHIVOS

21

28

ARCHIVOSADMINISTRATIVOS

ARCHIVOS ACADÉMICO-ADVOS.

02040

6080

100

1 2

CREACIÓN DEL ARCHIVO

ARCHIVOS CON ACTOFORMAL DE CREACIÓN

ARCHIVOS SIN ACTO ADVO.DE CREACIÓN

ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO53%

47%

ARCHIVOS ADMINISTRADOS PORFUNCIONARIOS DE PLANTA

ARCHIVOS ADMINISTRADOS PORSERVIDORES CONTRATISTAS

FACTOR IIIINSTALACIONES

FACTOR IVALMACENAMIENTO (MOBILIARIO)

TIPO DE ILUMINACION EXISTENTE EN ARCHIVOS DE GESTION

39%

61%

ARCHIVOS CON ILUMINACIONNATURAL Y ARTIFICIAL

ARCHIVOS SOLO CONILUMINACION ARTIFICIALDIRECTA

0

10

20

30

40

50

1 2 3

TIPO DE VENTILACION EN ARCHIVOS DEGESTION

ARCHIVOS CON VENTILACIÓNNATURAL

ARCHIVOS CON VENTILACIONNATURAL Y ARTIFICIAL(VENTILADOR)

ARCHIVOS CON AIREACONDICIONADO

SUFICIENCIA DEL MOBILIARIO EN ARCHIVOS DEGESTION

41

24 2

MOBILIARIO ADECUADO YSUFICIENTE

MOBILIARIO INADECUADO

MOBILIARIO INSUFICIENTE

SIN MOBILIARIO

OCUPACIÓN DEL MOBILIARIO EN ARCHIVOS DEGESTIÓN

60%

40% DOCUMENTOS DE APOYO

ARCHIVO DE Gestión

FACTOR V ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

0

20

40

60

1 2

APLICACION DE TRD

ARCHIVOS ORGANIZADOSSEGÚN TRD

NO APLICAN TRD

0%500%

1000%1500%2000%2500%

1 2

CONOCIMIENTO SOBRE LA TRD

CONOCEN LA TRD

NO CONOCEN LA TRD

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

92%

8%

HAN REALIZADOTRANSFERENCIASL

NO HAN REALIZADOTRANSFERENCIAS

01020304050

1 2

EXISTENCIA DE INVENTARIO DOCUMENTAL

TIENEN INVENTARIODOCUMENTAL

NO TIENEN INVENTARIODOCUMENTAL

FACTOR VIIASPECTOS TECNOLÓGICOS

FACTOR VIPRESERVACION DOCUMENTAL

21

22

23

24

25

26

1 2 3 4

PRESERVACION DOCUMENTAL

PRESENCIA DE AGENTESDE BIOTERIORO(ROEDORES, INSECTOS,ETC.)SIN PRESENCIA

EQUIPOS UTILIZADOS PARA PRODUCCIÓNDOCUMENTAL

6%

94%

EQUIPOS DE ÚLTIMATECNOLOGÍA

EQUIPOS OBSOLETOS

02468

UTILIZANSOFTWARE

ESPECIALIZADO

OTRAS BASESDE DATOS

BASES DE DATOS

BASES DE DATOS

ANEXO 5

Matriz de valoración de los riesgos para el sistema de información en la universidad de los llanos:

No. Descripción Prob. Impacto 1/2 Puntaje 3/ 1 Constantes interrupciones en el fluido eléctrico,

ocasionados por sobrecargas en la red externa de alimentación.

7 9 63

2 Ausencia de la práctica de back up o copias de seguridad 10 10 100 3 Ausencia de un programa de seguridad informática que

prevenga sobre ataques o ingresos de terceros al SIIF (Sistema de Información Financiera).

8 10 80

4 Existen indicios que sugieren el ingreso indebido al módulo de Admisiones y notas del sistema de información.

8 5 40

5 Ausencia de plan estratégico de sistemas de información 7 9 63 6 No existen programas de conservación documental que

permitan la recuperación de documentos importantes vitales (nóminas, historias académicas, historias laborales, etc.).

9 5 35

7 La Universidad está ubicada en un área aledaña a la Base Militar Aérea de Apiay (con alto índice de riesgo)

5 8 40

8 El terreno sobre el que está construida la Universidad es una zona con alto nivel freático, lo cual la expone a inundaciones

5 3 15

9 Las instalaciones de la Universidad no cuentan con controles de incendio en ninguna de sus áreas.

8 9 72

10 La Universidad no cuenta con controles o sistemas de evacuación de aguas de inundaciones

7 4 28

11 Por su naturaleza de carácter público, la Universidad puede ser objeto de sabotaje, vandalismo o huelga por parte del estudiantado

5 4 20

12 Las instalaciones del archivo no están construidas de acuerdo con las normas del A.G.N.

5 4 20

13 La Universidad está ubicada en un área rural expuesta a fuertes vientos y su diseño consta de ventanales de gran tamaño.

2 3 6

14 Sólo hay un ingeniero con la experiencia e información para el manejo del sistema ORACLE, cuya vinculación por contrato está a punto de vencerse.

4 7 28

1/ Asignación del puntaje de 1 al 10, donde 10 es el máximo impacto o probabilidad de ocurrencia. 2/ El impacto en relación a la supervivencia de la entidad (reflejada por su solvencia). 3/ El puntaje para cada riesgo es el producto de los puntajes asignados para probabilidad e impacto.

grados de riesgo:

A mayor riesgo corresponde una mayor

CRÍTICO > 60 ALTO 30 – 59 MEDIO 16 – 29 BAJO 1-15

urgencia o intensidad de respuesta

Fuente: El autor.

ANEXO 6 FORMATOS ESTANDARIZADOS PARA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

1. OBJETIVO DE LA ESTANDARIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Establecer los lineamientos generales para la elaboración de los documentos. 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos que afectan el Sistema de Gestión de la Calidad del proceso de Gestión Documental de la Universidad de los Llanos. 3. DEFINICIONES Acto administrativo: Todo acto jurídico dictado por la Administración y sometido al Derecho Administrativo. Aclaración de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo realizada por la Administración en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la potestad reglamentaria. 1 Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos. Alcance: Parte del documento que define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica. Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados. Circulares: Comunicación interna de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.2 . Su objetivo es dar a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo. Concepto: Documento que por solicitud interna o externa precisa, aclara o resuelve aspectos de carácter técnico o jurídico de un tema en particular. Contrato: Actos jurídicos generadores de obligaciones que celebran las entidades previstos en el derecho privado, o en disposiciones especiales o derivados de la autonomía de la voluntad de las partes. Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que controla los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, una breve descripción de ésta y la nueva versión del documento. Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados en el documento que facilitan la comprensión del mismo. Documento: Información y su medio de soporte.3

1 GARCIA DE ENTERRÍA, Eduardo y RAMON FERNANDEZ, Tomas, Derecho Administrativo, Madrid: Civitas S.A., 1.986. p 503 - 504. 2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Documentación. Elaboración de circulares. Santafé de Bogotá: ICONTEC, 1996. p. 1. (NTC 3234) 3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. p. 7. (NTCGP 1000)

Documentos externos: Son todos aquellos documentos de origen externo que pueden incidir directa o indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza la Universidad, como: leyes, decretos, resoluciones externas, documentos del Ministerio de Educación, lineamientos presidenciales, códigos, manuales de mantenimiento de software o hardware, normas técnicas, tratados, convenios, etc. Desarrollo: Parte del documento que describe la actividad y da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿dónde?, ¿Con qué? y ¿por qué?. Cuando sea aplicable en los procedimientos, el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de la actividad y el responsable. Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de aprobación o expedición. Formato: Documento que tienen el objetivo de estandarizar la presentación o contenido de alguna información. Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas4. Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una Entidad.5 Memorando: Comunicación escrita de carácter interno que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias o funcionarios. Normatividad: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico que permite regular una materia, actividad o sector específico. Incluyen La Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Técnicos entre otros. Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en la relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales o jurídicas. Resolución: Acto jurídico unilateral de la administración que implementa, reglamenta, deroga, modifica, sanciona y/o autoriza las acciones relacionadas con los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la entidad; al igual que las asociadas a las funciones propias o por ella delegadas. Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la ultima edición aprobada del documento.

4. Lineamientos generales para la elaboración de documentos Los documentos se elaboran preferiblemente en papel tamaño carta, con letra tipo Arial, a un tamaño de texto de 12 puntos para el cuerpo del documento y con interlineado sencillo. En el encabezado se emplea un tamaño de texto de 12 puntos para el nombre del documento y de 10 puntos para los otros campos, en negrilla. En el pie de página se emplea letra tipo Arial a un

4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013). 5 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad en la Gestión Pública, Pag. 11,(NTCGP 1000:2004)

tamaño de 8 puntos. En algunas ocasiones cuando se elaboran cuadros y se utiliza Arial en 8 puntos.

Todos los títulos, subtítulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado izquierdo y se escriben en negrilla. Los títulos se escriben en mayúscula, mientras los subtítulos y numerales en minúscula.

Se emplean márgenes de 2 cm. a la izquierda y a la derecha y 1 cm en las partes inferior y superior, para documentos como el Manual de Calidad, los procedimientos, instructivos y formatos del Sistema de Gestión de Calidad. Para las citas bibliográficas se emplean números consecutivos en formato de superíndice al final del texto y el documento que se referencia se coloca en el pie de página en un tamaño de texto de 8 puntos. La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico. Siempre que sea apropiado y para limitar el tamaño de la documentación, se hace referencia a las normas técnicas y de gestión nacionales o internacionales aplicables. La fecha en los documentos emplea el formato DD/MM/AAAA. Para la versión de los documentos se utilizan dos números ordinales desde el O1 y avanzando consecutivamente con cada modificación. NOTA: A la fecha de aprobación de este procedimiento, en la Universidad de los Llanos se aplican los procedimientos de producción documental aprobados mediante la Resolución Rectoral No. 2124 de 2002, los cuales se encuentran en un formato distinto al descrito y que contiene la información básica pertinente. En la medida que se haga la revisión y actualización de los mismos se migrará al formato descrito en este procedimiento. 5. Estructura de los manuales, caracterizaciones, procedimientos, instructivos y formatos 5.1. Encabezado Algunos formatos se elaboran libremente conservando el logotipo de la Universidad en la parte izquierda del documento, y en su parte derecha se muestra el código y la versión del documento, para su control.

Código: XX-XX-X-XX-F1

Versión: X

Fecha: DD/MM/AAA

5.2. Pie página Para un documento de Y páginas:

Página X de Y 5.3. Control de cambios El control de cambios el cual describe brevemente las modificaciones realizadas al documento y se define la nueva versión que se genera por el cambio, para su respectivo control. Se excluyen los formatos.

Fecha Cambio Nueva versión

DD/MM/AAAA Breve descripción de las modificaciones realizadas al documento

02

5.4. Aprobación El manual de calidad, caracterizaciones, procedimientos, instructivos y formatos, son aprobados por la mayor autoridad de la dependencia correspondiente y responsables del proceso. La aprobación de los documentos se realiza al final del mismo empleando el siguiente formato: Elaboró Firma ____________________ Nombre:

Revisó Firma ____________________ Nombre:

Aprobó Firma ____________________ Nombre:

NOTA: Para la elaboración de actas, acuerdos, circulares, memorandos, oficios y notas internas los funcionarios utilizan la plantilla ubicada en la Intranet de la Universidad.

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE ACTAS ACTA: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta, con el logotipo impreso. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

PARTES DEL ACTA

ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS. TÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión. ACTA No.__ : Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__ . Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año. FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma ( , ) donde se realizó la reunión. HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión. ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité. INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma ( , ) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión.

DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado). CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión. FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra). DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor. ASPECTOS GENERALES: Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.

ACTA

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS ------------------ (1 interlínea)

TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN ------------------ (1 interlínea)

ACTA No. XX ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ FECHA: (Ciudad, día mes año) ------------------ (1 interlínea) HORA : ------------------ (1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. ______________________, _____________ - ____________ ______________________ , ____________ - ____________ ------------------ ------------------ (2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo _______________________ , ____________ _______________________ , ____________ ------------------ ------------------ (2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. _______________________, ____________ - ____________ _______________________, ____________ - ____________ ------------------ ------------------ (2 interlíneas) ORDEN DEL DÍA: ------------------ (1 interlínea) 1o. Verificación de Quórum 2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior. 3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de __________ _________ ____________ ___________ ___________ _________ _______. ------------------ ------------------ (2 interlíneas) DESARROLLO: ------------------ (1 interlínea) 1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. ------------------ (1 interlínea) 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. ------------------ (1 interlínea) 3o. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto .................. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................. ................ ...... ... .................................... .... ...................................... ................ ............... . ..................

( 2 interlíneas) CONVOCATORIA: ................................ ................................ ................................ ................................ (4 interlíneas) ................................ ................................ ................................ ................................. FIRMAS Autógrafo Autógrafo Presidente Secretario (2 interlíneas) Datos del transcriptor: (nombre y primera letra del apellido)

GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia que ejerce Secretaría de Comité (Serie o Subserie a que haya lugar). Resolución No. 2124 del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia que ejerce Secretaría de Comité:

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE ACUERDOS ACUERDO: Es un documento interno que tiene carácter permanente y hace referencia a políticas institucionales sobre organización académica o administrativa de la Universidad, a su funcionamiento, a sus reglamentos y objetivos. Es emitido por: Consejo Superior Universitario (Acuerdos Superiores) y Consejo Académico (Acuerdos Académicos). El Acuerdo se debe elaborar en papel bond tamaño carta, con logotipo impreso en “Marca de agua”.

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE UN ACUERDO ENCABEZADO: A tres centímetros del borde superior de la hoja, centrado en letra Arial tamaño 12, en negrilla y mayúscula sostenida, se registra la frase “UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS”, a una interlínea centrado en negrilla y en mayúscula fija y fuente No. 10 en el mismo tipo de letra se escribe el nombre de la instancia que emite el acto administrativo (Consejo Superior Universitario o Consejo Académico). A dos interlíneas, centrado en negrilla, mayúscula sostenida y fuente No. 14 en el mismo tipo de letra se escribe el tipo de Acuerdo así: ACUERDO SUPERIOR No. CUERPO: En el renglón siguiente, en mayúscula inicial y entre paréntesis y en fuente No. 12, se digita la fecha. A una interlínea, y dentro de comillas, se escribe la expresión “Por el cual....(resumen conciso del tema) en negrilla y mayúscula inicial en fuente No. 12 y letra cursiva. Dos interlíneas abajo, en negrilla, mayúscula fija y fuente No. 12 se escribe la frase “EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO”. En el renglón siguiente, con mayúscula inicial se escribe el fundamento legal del acto administrativo por una coma (,) A dos interlíneas se escribe la palabra CONSIDERANDO seguida de dos puntos, a dos interlíneas, se escriben los párrafos en los cuales se soporta el Acto Administrativo; cada uno de los cuales va separado por dos interlíneas. Después de la última frase del considerando, a dos interlíneas, en negrilla, mayúscula sostenida y fuente No. 12 se escribe la palabra ACUERDA seguida por dos puntos(:). Dos interlíneas abajo se inicia el texto del Acuerdo. La numeración de los artículos se realiza con letras en mayúscula fija y números arábigos seguidos por un punto. Cada uno de los artículos va separado por un punto y dos interlineas sencillas. Terminado el texto del Acuerdo, a tres interlíneas se escribe centrada en negrilla, mayúscula sostenida y fuente No. 12 la expresión PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE a continuación a dos interlíneas contra el margen izquierdo, se escribe la expresión “Dado en Villavicencio....” seguida de la fecha de expedición, la cual se escribirá en letras y números en el siguiente orden: día, mes y año. No debe colocarse punto después del número del año; los nombres de los meses se escriben con minúscula.

Firmas: Cinco o seis interlíneas abajo (dependiendo del área de espacio con que se cuente), en mayúscula sostenida y negrilla se escriben los nombres del Presidente y del Secretario del C.S.U., en el renglón siguiente, sin centrar y con mayúscula inicial se escribe el cargo que desempeñan en el la respectiva instancia (Consejo Superior o Consejo Académico). NOTA: Las firmas o autógrafos deben realizarse con esfero o bolígrafo de tinta negra. Pie de firma: En la línea del margen inferior izquierdo, a tres líneas de las firmas se incluye la expresión: preparado por: seguido del nombre completo de quien proyectó el escrito, en mayúscula inicial y fuente No. 6. Revisión: En el siguiente renglón, al margen izquierdo, escribir la expresión: Revisado por, seguido de las iniciales en mayúscula sostenida, de quien realiza la revisión jurídica del documento. Aprobación: Tres o cuatro líneas debajo de las firmas responsables (o del pie de firma), se indica la sesión en la cual fue aprobado el texto del Acuerdo, en mayúscula inicial y fuente No. 8. Ejemplo: Primer debate Sesión No. 6 de 2007, Segundo debate Sesión No. 10 de 2007. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

Acuerdos

2 interlíneas

2 interlíneas

Por el cual ....... (negrilla, mayúscula inicial, fuente 12)

2 interlíneas

E L C O N S E J O S U P E R I O R U N I V E R S I T AR I O ( n e g r i l l a , m a y ú s c u l a f i j a , f u e n t e 1 2 )

2 interlíneas

En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, especialmente las conferidas por la Ley 30 de 1992 y el Acuerdo 027 de 2000 y, (mayúscula inicial, fuente 12)

3 interlíneas

C O N S I D E R A N D O ( 1 e s p a c i o e n t r e c a r a c t e r e s ) ( m a y ú s c u l a f i j a , n e g r i l l a , f u e n t e 1 2 )

2 i n t e r l í n e a s

T e x t o d e l A c u e r d o f u e n t e 1 2 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 2 i n t e r l í n e a s _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

3 i n t e r l í n e a s

ACUERDA (1 espacio entre caracteres) ( m a y ú s c u l a f i j a , n e g r i l l a , f u e n t e 1 2 )

2 i n t e r l í n e a s

A R T I C U L O 1 º . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ____________________________________________________________________. 2 interlíneas A R T I C U L O 2 º . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ____________________________________________________________________.

3 interlíneas

COMUNIQUESE Y CUMPLASE ( ( m a y ú s c u l a f i j a , n e g r i l l a , f u e n t e 1 2 )

2 interlíneas

“Dado en Villavicencio a los veintiocho ( 28) días del mes de marzo del año dos mil tres (2003)

5 o 6 interlíneas

IVAN PACHECO ARRIETA DONALDO ROLDAN MONROY Presidente Secretario

3 interlíneas p r e p a r a d o p o r : ( m a y ú s c u l a i n i c i a l , f u e n t e 6 ) P r i m e r d e b a t e S e s i ó n N o . 6 d e 2 0 0 3 , S e g u n d o d e b a t e S e s i ó n N o . 1 0 d e 2 0 0 3 . ( f u e n t e 8 )

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS (fuente 12 negrilla)

ACUERDO No. 010(negrilla, fuente 14, 1 espacio entre caracteres) (Acta 017 de marzo 28 de 2003) (fuente 12)

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CARTAS CARTA: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

PARTES DE LA CARTA CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se esta dando respuesta, y separado con guión los dos últimos dígitos del año de dicho radicado. CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad. DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. ASUNTO O REFERENCIA: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. SALUDO: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Decano, Director de Escuela, Director de Programa, Director de Instituto, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en el Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo (Resolución 2124 de 2002). ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. CARTA

(Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ------------------ ( 1 interlínea ) Ciudad ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Asunto o Referencia(Opcional) ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: ------------------ ( 1 interlínea) Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... . ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida, ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 interlíneas ) ------------------ NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlínea ) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL Original: Persona natural y/o jurídica (destinatario) 1ª Copia: Dependencia Productora 2ª Copia: Oficina de Correspondencia (Serie: Consecutivo de Correspondencia) Resolución No. 2124 de 2002 Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia:

Tamaño del Formato: Carta.

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULARES CIRCULAR: Comunicación interna de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General, el Rector o los Vice-Rectores, se deben elaborar en papel sin membrete y con logotipo impreso. MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS. TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la dependencia que expide la Circular (Secretaría General, Rectoría o Vice-Rectorías). (El Número consecutivo es inicia con 001 cada año). CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se escribe la fecha. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

CIRCULAR

Espacio para logotipo impreso en la oficina productora

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS (encabezado sólo para circular interna)

------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------

CIRCULAR Nº_____ ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante

radicado) ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ DESTINATARIOS ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. .......... ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlinea ) Datos del transcriptor

GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Oficina productora (Serie: Circulares, Una copia: Oficina de Correspondencia (Consecutivo: Circulares). Copia: Destinatario. Resolución No. 2124 de 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en DG ó SG:

Tamaño del formato: Carta.

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INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE MEMORANDOS MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. Debe elaborarse en papel bond blanco tamaño carta a espacio sencillo. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

PARTES DEL MEMORANDO ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS. MEMORANDO: Se imprime con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, Vice-Rectoria, División, Facultad, Escuela, Programa Académico, Centro o Instituto), según lo autorizado en el Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo de la Universidad (Resolución Rectoral 2124 de 2002, o la que la modifique, adicione o sustituya). ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

NOTA: Se elabora en papel tamaño Carta.

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MEMORANDO

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------

MEMORANDO ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ ( 1 interlínea ) Ciudad, fecha ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ ( 1 interlínea ) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ ( 1 interlínea ) ASUNTO: ............ ......................... ........................... . ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ . ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlínea ) Datos del transcriptor

GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar). Copia: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar). Resolución No. 2124de 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia:

Tamaño del formato: Carta.

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19

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE NOTA INTERNA NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias de la Universidad y sus funcionarios. PARTES DE LA NOTA INTERNA FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por los jefes de dependencia (se incluyen decanos, directores de escuela, directores de programa, directores de centro y directores de instituto), según lo regulado en el manual de procedimientos de correspondencia y archivo de la Universidad, Resolución 2124 de 2002. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

NOTA INTERNA No. 001

FECHA: ________________________________________________________________ PARA: ________________________________________________________________ DE: ________________________________________________________________ URGENTE ___ PARA SU INFORMACIÓN ___ FAVOR DAR CONCEPTO ___ INFORMAR POR ESCRITO ___ ENCARGARSE DEL ASUNTO ___OTRO: ___________________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ___ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ___ FAVOR TRAMITAR ___ ARCHIVAR ___ ENTERARSE Y DEVOLVER ___ DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___

OBSERVACIONES: _______________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________ FECHA: ______________ HORA: ______________ UNILLANOS-FR- _____.

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20

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE SOBRES El objeto de establecer y unificar los requisitos para elaborar un sobre, es garantizar que el documento contenga los datos suficientes, necesarios y correctos, que permitan el mayor grado de certeza y seguridad en su entrega. El sobre se diligencia en letra Arial 12, centrado, como aparece en la figura siguiente.

Logo Institucional

Doctor FEDERICO A. PATIÑO GALINDO Subidrector de Vigilancia Administrativa Ministerio de Educación Nacional Diagonal 38 Bis No. 39-14 CAN BOGOTÁ, D.C.

21

21

5.5. Simbología para la elaboración de diagramas de flujo

Los procedimientos podrán elaborarse utilizando párrafos donde se indican las actividades a realizar, o pueden utilizarse flujo-diagramas, los cuales se describen a continuación.

SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

INICIO / FIN Indica el inicio o final del proceso o procedimiento.

ACTIVIDAD Describe brevemente la actividad

que debe desarrollarse.

SENTIDO DEL FLUJO

Define la secuencia y orden en que deben ejecutarse los procesos o actividades.

DECISIÓN

Indica un punto en donde son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condición dada. Se escribe en su interior la pregunta sobre la cual se tomara la decisión.

DOCUMENTO Representa un documento relativo al proceso o actividad. El nombre del documento debe escribirse al interior del símbolo.

COPIAS Se emplea cuando el documento tiene copias.

CONECTOR DE RUTINA

Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma página. El símbolo lleva en su interior un número.

CONECTOR DE PÁGINA

Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de página diferente. El símbolo lleva en su interior una letra mayúscula.

BASE DE DATOS Representa una base de datos

asociada al proceso o actividad.

PROCEDIMIENTO RELACIONADO

Enuncia los procedimientos relacionados.

ARCHIVO Representa la actividad de archivo de los documentos o registros relacionados.

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESOS DE ENTRADAS ENTRADAS

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2. Técnico: Equipos de cómputo, equipos de

scáner, Intranet.3. Ecómico: Según

presupuesto

REQUISITOS

ANEXO 7

ACTIVIDADES

Estandarización de la producción documental necesaria para el SGC

Planificación del control de los documentos y registros

SOPORTE

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

MANUAL DE CALIDAD

NTC 9001:2000 - NTCGP 1000.2004 Numerales 4.2.3 , 4.2.4.

PROCESO SOPORTE

Todos los procedimientos del Proceso de Gestión Documental

4. Otros: Papelería, comunicaciones, material de

oficina.

RESPONSABLES

COORDINADOR DE CALIDAD

participa todo el personal de los archivos de gestión

involucrado con la producción documental

RECURSOS1. Humano (gerente y

coordinador de calidad)

PGD - 001

Versión: 01 Página 1 de 1

SALIDAS PROCESOS DE SALIDAS

1- Procedimientos 2- Documentos 3- Registros 4- Formatos 5- Control de documentos y registros

Todo el proceso de Gestión Documental

TIPO DE PROCESO:

Registros del sistema

OBJETIVO: Establecer las actividades requeridas para la elaboración, revisión, aprobación, control y seguimiento de los documentos, formatos y registros definidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Gestión Documental de la Universidad.

Todos los procedimientos del Proceso de Gestión

Documental Gestión de documentos internos y externos (enviados y recibidos)

Definición de la conservación, almacenamiento y disposición final de documentos y registrosDiseño de procedimientos

Necesidad de la creación e identificación de los documentos para el SGC Necesidad de almacenar y proteger la información

Controlar los documentos y registros

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

1. Realización de auditorias internas2. Revisiones por la dirección

REGISTROS DE CONTROL

1. Listado maestro de documentos3. Verificación del cumplimiento del proceso de gestión

documental4. Detección de oportunidades de mejora

MEDICIÓN DEL PROCESO

No conformidades detectadas en las auditorias

2. Listado maestro de registros

3. Solicitud de elaboración y/o modificación de documentos

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O DE SOPORTE

1. Tabla de Retención Documental aprobada

2. Norma NTC 9001:2000 - NTCGP 1000:20043. Manual de Procedimientos de correspondencia y archivo de la Universidad (Resolución Rectoral 2124 de 2001)

4. Estandarización de la producción documental

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000

No. PRODUCTOS / SERVICIOS

1 1. ARCHIVOS DE GESTIÓN ORGANIZADOSGESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

PUNTO DE CONTROL: Sólo se archivarán los documentos producidos por las oficinas en cumplimiento de su misión y funciones asignadas y de acuerdocon los parámetros establecidos en la Tabla de Retención Documental aprobada para la Universidad. Los demás son documentos informativos quepueden ser conservados para trámites administrativos de las oficinas, pero no requieren su transferencia al Archivo Central, por lo tanto se puedentrasladar como DESCARTE.

Tecnológicos:

Logísticos: Archivadores y mobiliario adecuado al volúmen y clase de documentos para cada oficina, carpetas acordes con el tipo de archivador.

Humanos: Personal con formación y competencias en secretariado general y capacitación en archivos.

Metodológicos: Se requiere el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, como ente Rector de la política archivística en

el país.

PROCESOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

ALCANCE: El procedimiento debe ser aplicado en todas las dependencias académicas y administrativas de la Universidad para todos los documentos que

en ejercicio de las funciones asignadas, se generen o reciban.

USUARIO: La administración, la comunidad universitaria, los particulares en uso del derecho a la información.

CRITERIO DE ÉXITO: Los jefes de dependencia son responsables en primera instancia de los documentos generados en desarrollo de las funcionesasignadas, en consecuencia velarán por la organización de los mismos; en segunda instancia son responsables las secretarias y demás funcionarios de laoficina, que tengan acceso a los documentos o archivos. Para ello en cada arrchivo de gestión se elaborará inventario documental que debe ser firmadopor el jefe de la oficina respectiva.RESPONSABLE: Los Jefes de Unidad en primera instancia y en segunda instancia los funcionarios encargados directos de la organización, archivo y

control de los documentos en las respectivas oficinas (archivos de gestión), tales como:secretarias y auxiliares de oficina. RECURSOS:

NORMATIVIDAD: Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos y sus decretos reglamentarios), Acuerdos del A.G.N., Resolución Rectoral 2124/2002.

DEFINICIÓN: Es el acto por el cual los funcionarios responsables de la organización y custodia de los archivos de gestión, elaboran y organizan los

documentos en concordancia con las T.R.D. y demás normas establecidas.PRODUCTO: Archivos de gestión organizados .

OBJETIVO: Estandarizar el procedimiento de organización y archivo de documentos en el lugar donde se gestionan, así como depurar, conservar y

verificar los documentos que deben ser guardados de acuerdo con el tiempo de retención en cada fase de archivo.

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCESOS Y PRODUCTOS

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000

No. PRODUCTOS / SERVICIOS1. Archivos de Gestión organizados

2. Archivos inactivos transferidos a Archivo Central

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Establecer los parámetros a seguir en los archivos de gestión (oficinas) para organizar y enviar los documentos al Archivo Central, losdocumentos que han cumplido su tiempo de retención en esta fase de archivo, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.ALCANCE: El procedimiento se aplica para la producción documental en todas las dependencias académicas y administrativas de la Universidad.

DEFINICIÓN: Es el procedimiento que realizan las dependencias académicas y administrativas para remitir los documentos inactivos de los archivos degestión al Archivo Central, de conformidad con la T.R.D.

PRODUCTO: Archivos transferidos

USUARIO: La administración, la comunidad universitaria, los particulares en uso del derecho a la información.

NORMATIVIDAD: Decreto 1382/95, Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos y sus decretos reglamentarios), Resoluciónes Rectorales 1757 y 1758 de2001.

CRITERIO DE ÉXITO: La Oficina de Correspondencia y Archivo elaborará anualmente el cronograma para las transferencias documentales de acuerdocon la T.R.D, el cual debe ser aprobado por el Comité de Archivos; los jefes de cada dependencia velarán por la adecuada organización y envío oportunode los documentos al Archivo Central.

RESPONSABLE: Los Jefes de dependencia y funcionarios encargados directos de la organización, archivo y control de los documentos en lasrespectivas oficinas (archivos de gestión), tales como:secretarias y auxiliares de oficina.

RECURSOS:Tecnológicos:

Logísticos: Cajas para archivo inactivo, lápices de mina blanda (para foliar los documentos a transferir). Estantería metálica para Archivo Central (oestantería rodante) para organizar los documentos transferidos.

Humanos: Secretarias o auxiliares de oficina; personal de servicios generales (para el traslado de las cajas al Archivo Central)

Metodológicos: La Oficina de Correspondencia y Archivo establecerá y comunicará la metodología para la selección, organización y envío de losdocumentos; ésta será informada junto con el cronograma de transferencias.

PUNTO DE CONTROL: Sólo se transferirán los documentos cuyo tiempo de retención haya vencido de acuerdo con la T.R.D.

PROCESOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

2 GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000

No. PRODUCTOS / SERVICIOS1. Documentos custodiados por Archivo Central organizados yclasificados para su consulta

2. Indices y documentos de referencia para ubicacióndocumental.3. Documentos transferidos a Archivo Histórico paraconservación permanente.

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Establecer el procedimiento para clasificar,seleccionar y organizar los documentos custodiados por el Archivo Central.

ALCANCE: El procedimiento es ejecutado en el Archivo Central para los documentos que han perdido sus valores administrativos y no adquieren otrosque ameriten su conservación.

DEFINICIÓN: Es el acto por el cual los funcionarios responsables de la organización, custodia y conservación de los documentos en el Archivo Central,clasifican los documentos custodiados y los que reciben en transferencia de los archivos de gestión, de acuerdo con las normas archivísticas y según laTabla de Retención Documental.

PRODUCTO: Documentos custodiados por el Archivo Central, seleccionados, clasificados, organizados y dispuestos para la consulta.

USUARIO: La administración, la comunidad universitaria, los particulares en uso del derecho a la información.NORMATIVIDAD: Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos y sus decretos reglamentarios), Acuerdos del A.G.N., Resolución Rectoral 2124/2002.

CRITERIO DE ÉXITO: Anualmente el Jefe de Archivo o quien haga sus veces, coordinará y desarrollará el procedimiento para la depuración de losdocumentos custodiados por el Archivo Central, de acuerdo con los valores y tiempos de retención establecidos en las Tablas de Valoración y RetenciònDocumental respectivamente.RESPONSABLE: Jefe de Archivo o quien haga sus veces.RECURSOS:Tecnológicos: Computador, scanner, impresora, fotocopiadora, discos (CD), papelería y elementos de oficina.

Logísticos: Construcción o adecuación de espacio o área destinada para trabajo independiente del área de depósito de Archivo Central y áreaadministrativa, estantería fija o rodante, cajas para archivo permanente e histórico referencia X-200, ropa y elementos de protección para los funcionariosque realicen la labor de revisión (overol o blusa, mascarilla, guantes).Humanos: Personal con formación en secretariado general y capacitación y competencias en archivística.

Metodológicos: Se aplicarán las técnicas archivísticas en concordancia con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, como ente rectorde la política archivística en el país.PUNTO DE CONTROL: Anualmente y de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en la T.R.D. se realizará la depuración de los documentoscustodiados por el Archivo Central y se procederá a la eliminación de aquellos que han perdido todos sus valores para la administración, la ciencia y lacultura.

PROCESOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

3 GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000

No. PRODUCTOS / SERVICIOS

4 1. CONSULTA DOCUMENTAL EN ARCHIVO CENTRAL

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Reglamentar el procedimiento que deben seguir los usuarios del Archivo Central para la consulta documental.

ALCANCE: El procedimiento se aplica a todos los funcionarios o personas autorizadas para la consulta de documentos del Archivo Central, de acuerdocon las normas sobre reserva documental.DEFINICIÓN: La consulta documental es el servicio que presta el Archivo Central sobre los documentos custodiados que no estén amparados por ningúntipo de reserva (legal o archivística).

PRODUCTO: Información registrada en documentos del Archivo Central.

USUARIO: La administración, la comunidad universitaria, los particulares en uso del derecho a la información.

NORMATIVIDAD: Constitución Política /91, Decreto 2150 de 1995, Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos y sus decretos reglamentarios), Ley 734 de2002, Acuerdos del A.G.N., Resolución 1757 de 2001 (Reglamento de Archivos de la Universidad de los Llanos).

CRITERIO DE ÉXITO: Cuando un funcionario o persona interesada, requiere la consulta de un documento custodiado por el Archivo Central, se acerca alas instalaciones del Archivo Central y solicita la consulta del documento, para ello diligencia la planilla “control de consulta documental” , suministrada porel Archivo Central y se acoge al reglamento interno y normas establecidas para la consulta documental, so pena que les sea cancelado el servicio porincumplimiento de las mismas.

RESPONSABLE: El jefe de Archivo o quien haga sus veces y los funcionarios de archivo, velarán por el cumplimiento de las normas establecidas para laconsulta documental.

RECURSOS:Tecnológicos: Computador de última generación, DVD, fotocopiadora y Scanner para digitalización de documentos.

Logísticos: Base de datos actualizada, Inventario documental, material de referencia (índices y catálogos) elaborados por el Archivo Central.

Humanos: Personal asignado a la Oficina de Correspondencia y Archivo.

Metodológicos: El jefe de Archivo o quien haga sus veces coordinará la elaboración de material de referencia para la localización documental, y laselección de los documentos que no se encuentren en reserva y que pueden ser consultados.

PUNTO DE CONTROL: La consulta documental se realiza en el Archivo Central y sólo si el documento requerido no se encuentra en reserva; en estecaso el interesado o quien solicita la consulta del documento diligencia la planilla “control de consulta documental” , suministrada por el Archivo Central yse acoge al reglamento interno para consulta documental.

PROCESOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000

No. PRODUCTOS / SERVICIOS

5 1. EXPEDIENTES DE ARCHIVO CENTRAL FACILITADOS ENCALIDAD DE PRÉSTAMO A UNIDADES TITULARES.

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Reglamentar el procedimiento para el préstamo de documentos custodiados por el Archivo Central a las oficinas titulares de los mismos. ALCANCE: El procedimiento es aplicable a todas las dependencias académicas y administrativas de la Universidad que requieran el préstamo dedocumentos custodiados por el Archivo Central, para dar continuidad a trámites administrativos.

DEFINICIÓN: Es el acto por el cual se facilitan documentos custodiados por el Archivo Central a las unidades productoras con el fin dar continuidad a latramitación de los procedimientos administrativos de la Universidad que requieren, por cualquier razón, disponer en la oficina titular de la funciónuniversitaria de la que se trate, de determinados documentos. En todo caso el préstamo de documentos no será superior a 15 días hábiles.

PRODUCTO: Documentos o expedientes de Archivo Central facilitados en calidad de préstamo a las oficinas titulares.

USUARIO: La administración de manera directa y de manera indirecta los organismos de vigilancia y control a través de las oficinas titulares de losdocumentos (oficinas productoras).

NORMATIVIDAD: Decreto 2150/95, Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos y sus decretos reglamentarios), Ley 734/00, Acuerdos del A.G.N.,Resolución Rectoral 1757/01 (Reglamento de Archivos)

CRITERIO DE ÉXITO: Confirmada la existencia del documento en el Archivo Central y las demás formalidades indicadas, el funcionario interesado o eljefe de la dependencia u Oficina productora del mismo diligencia y firma “formato de solicitud de préstamo” de manera que quede claramente acreditadasu vinculación con la Universidad e identificado el expediente solicitado, para que se proceda a la entrega personal del documento en el Archivo Central.

RESPONSABLE: El jefe de Archivo o quien haga sus veces aprobará la prórroga del préstamo de documentos; así mismo el jefe de la Unidad solicitantede la prórroga quien asume la responsabilidad por el adecuado uso de la documentación prestada y de la información contenida en la misma.

RECURSOS:Tecnológicos:Logísticos: Material de referencia elaborado por el Archivo Central (índices, catálogos, inventarios) Humanos: Personal adscrito a la Oficina de Correspondencia y Archivo (jefe y auxliares de archivo)Metodológicos: Se dará estricto cumplimiento a las normas internas sobre préstamo de documentos basadas en normas expedidas por el ArchivoGeneral de la Nación, como ente rector de la política archivística en el país.

PUNTO DE CONTROL: Sólo se facilitarán documentos a la unidad titular de la función administrativa (quien lo produjo) y que aún posean valoradministrativo; de lo contrario el documento no puede ser retirado del Archivo Central. Si el documento se requiere por otra oficina, su préstamo setramitará directamente a través del jefe de la oficina productora, quien asumirá la responsabilidad sobre el mismo; de igual manera, los documentos no nopodrán ser retirados de las instalaciones de la Universidadd y se reintegrarán personalmente en el Archivo Central, por el mismo funcionario que los retiró.El Jefe de Archivo recibe y verifica el estado de conservación del documento y diligencia “formato de préstamo” en la cual hace las observacionesrelacionadas con cualquier alteración que hayan sufrido los documentos a lo largo del período del préstamo y tomará las medidas pertinentes.

PROCESOS

GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000

No. PRODUCTOS / SERVICIOS

6 1. PRORROGA DEL PRESTAMO DE EXPEDIENTES DEARCHIVO CENTRAL A UNIDADES TITULARES.

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Reglamentar el procedimiento para la prórroga del préstamo de documentos del Archivo Central. ALCANCE: El procedimiento se aplica para todas las dependencias académicas y administrativas de la Universidad que requieran el préstamo dedocumentos custodiados por el Archivo Central, para dar continuidad a trámites administrativos.

DEFINICIÓN: Es el acto por el cual el jefe de la Unidad correspondiente solicita al Archivo Central la prórroga del préstamo de documentos; sitranscurridos los 15 días del préstamo ordinario de documentos la necesidad administrativa o de gestión que originó el préstamo no ha cesado. Estaprórroga se gestionará como una nueva solicitud

PRODUCTO: Documentos o expedientes de Archivo Central facilitados en calidad de préstamo a las oficinas titulares.

USUARIO: La administración de manera directa y de manera indirecta los organismos de vigilancia y control a través de las oficinas titulares de losdocumentos (oficinas productoras).

NORMATIVIDAD: Decreto 2150/95, Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos y sus decretos reglamentarios), Ley 734/00, Acuerdos del A.G.N.,Resolución Rectoral 1757/01 (Reglamento de Archivos)

CRITERIO DE ÉXITO: En caso que sea necesario mantener el préstamo de los documentos durante un período superior, el Jefe de la Oficina solicitará porescrito, ante el Jefe del Archivo Central o quien haga sus veces, la prórroga del préstamo; en este caso, en el Archivo Central se unirá la solicitud deprórroga al formulario de solicitud y se consignarán las observaciones a que haya lugar, en el apartado destinado a este fin.

RESPONSABLE: El jefe de Archivo o quien haga sus veces aprobará la prórroga del préstamo de documentos; así mismo el jefe de la Unidad solicitantede la prórroga quien es solidariamente responsable junto con el funcionario que retira el documento del Archivo Central, de la documentación prestada.

RECURSOS:Tecnológicos:Logísticos: Material de referencia elaborado por el Archivo Central (índices, catálogos, inventarios)

Humanos: Personal adscrito a la Oficina de Correspondencia y Archivo (jefe y auxliares de archivo)

Metodológicos: Se dará estricto cumplimiento a las normas internas sobre préstamo de documentos basadas en normas expedidas por el ArchivoGeneral de la Nación, como ente rector de la política archivística en el país.PUNTO DE CONTROL: Transcurridos 45 días desde la fecha del préstamo sin que se hayan reintegrado los documentos al Archivo Central ni se hayasolicitado la prórroga; se considerarán reactivados todos los efectos; es decir que la responsabilidad de custodia de los documentos ya no es del ArchivoCentral, sino que se traslada nuevamente al jefe de la Oficina correspondiente; a quien se le informará por escrito sobre la inclusión en su inventariodocumental, del documento citado.

PROCESOS

GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000

No. PRODUCTOS / SERVICIOS

7 1. CONTROL Y TRAMITE DE COMUNICACIONESOFICIALES EXTERNAS ENVIADAS.

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Establecer el control en la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de las comunicaciones oficiales de laUniversidad, a partir de la centralización del proceso de correspondencia externa, en concordancia con las normas establecidas.

ALCANCE: El procedimiento se aplica en todas las dependencias académicas y administrativas de la Universidad que producen comunicaciones dirigidasa entidades externas y a la oficina central de correspondencia.DEFINICIÓN: Es el acto por el cual los funcionarios responsables de la producción documental en los archivos de gestión y la oficina central decorrespondencia, organizan y envían las comunicaciones dirigidas a entidades y organismos distintos de la Universidad, para trámites de carácteracadémico y administrativo. PRODUCTO: Comunicaciones oficiales enviadas.USUARIO: La administración y la comunidad universitaria en general.NORMATIVIDAD: Ley 190 de 1995 , Decreto 2150 de 1995, Ley 594 de 2000 -– Ley 734 de 2002, , Resolución 2124 de 2002 (Manual de Procedimientosde Correspondencia y Archivo), Acuerdo 060 de 2001 A.G.N.CRITERIO DE ÉXITO: Los funcionarios responsables de la producción documental en los archivos de gestión (jefes y secretarias) y el funcionarioencargado de la oficina de correspondencia velarán por el cumplimiento de las normas establecidas para la producción documental descritas en el Manualde Procedimientos de Correspondencia y Archivo.

RESPONSABLE: Los jefes de dependencias académicas y administrativas son los únicos autorizados para suscribir correspondencia, en consecuenciatienen la responsabilidad de velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos para la producción y trámite de comunicaciones oficiales y el Jefe deArchivo o quien haga sus veces velará por la observancia de dichos procedimientos.RECURSOS:Tecnológicos: Computador para registro en base de datos, de todas las comunicaciones externas enviadas.

Logísticos: Base de datos para registro de información, Reloj radicador, fechador, archivador.Humanos: Un(a) Auxiliar de la oficina de correspondencia, con formación en secretariado general y capacitación y competencias en archivística. Dos (2)auxiliares de mensajería (interna y externa).

Metodológicos: El proceso de radicación, registro y envío de comunicaciones oficiales externas está centralizado en la oficina de correspondencia y losfuncionarios de los archivos de gestión se acogerán a las normas establecidas en el Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo, para laproducción y trámite documental.

PUNTO DE CONTROL: El funcionario encargado de la oficina de correspondencia verificará el cumplimiento de los procedimientos en la produccióndocumental, incluidas las firmas autorizadas; de lo contrario no dará trámite a las comunicaciones y en consecuencia serán devueltas a la oficinaproductora, haciéndole saber el motivo de la devolución. Así mismo, las comunicaciones que cumplen los requisitos para envío serán radicadas yregistrados sus datos en la base de datos de ACCESS y se imprimirá la "Planilla Control de Correspondencia Enviada" que será firmada por el mensajeroexterno antes de proceder a su distribución o envío por empresa de mensajería, según sea el caso.

PROCESOS

GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000

No. PRODUCTOS / SERVICIOS

8 1. CONTROL Y TRAMITE DE COMUNICACIONESOFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS.

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Establecer el control en la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de las comunicaciones oficiales de laUniversidad, a partir de la centralización del proceso de correspondencia externa, en concordancia con las normas establecidas.

ALCANCE: El procedimiento que se aplica en todas las dependencias académicas y administrativas de la Universidad que producen comunicacionesdirigidas a entidades externas.

DEFINICIÓN: Es el acto por el cual los funcionarios de la oficina de correspondencia dan trámite a las comunicaciones oficiales externas recibidas.

PRODUCTO: Comunicaciones oficiales externas recibidas.

USUARIO: La administración y la comunidad universitaria en general.

NORMATIVIDAD: Ley 190 de 1995 , Decreto 2150 de 1995, Ley 594 de 2000 -– Ley 734 de 2002, , Resolución 2124 de 2002 (Manual de Procedimientosde Correspondencia y Archivo), Acuerdo 060 de 2001 A.G.N.

CRITERIO DE ÉXITO: El proceso de recepción y distribución de correspondencia en la Universidad es centralizado, por lo cual todas las comunicacionesque ingresan a la Universidad serán revisadas por el funcionario responsable - excepto las que tengan impreso el sello "CONFIDENCIAL" o "PERSONAL"con el fin de dar el trámite respectivo (destinatario, remitente, asunto y tiempos de respuesta) y proceder a su oportuna distribución. En consecuencia, serequiere que el funcionario asignado para esta función, se acoja a los principios éticos, de reserva, confidencialidad y prudencia y dé trámite ágil yoportuno, de las comunicaciones recibidas.

RESPONSABLE: El funcionario encargado de la oficina de correspondencia recepcionará y dará trámite oportuno a las comunicaciones oficiales recibidas.

RECURSOS:Tecnológicos: Computador para registro en base de datos, de todas las comunicaciones externas recibidas.Logísticos: Base de datos para registro de información, Reloj radicador, fechador.Humanos: Un(a) Auxiliar de la oficina de correspondencia, con formación en secretariado general y capacitación y competencias en archivística. Dos (2)auxiliares de mensajería (interna y externa).

Metodológicos: El proceso de radicación, registro y envío de comunicaciones oficiales externas está centralizado en la oficina de correspondencia y losfuncionarios de los archivos de gestión se acogerán a las normas establecidas en el Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo, para larecepción y trámite de las comunicaciones recibidas.

PUNTO DE CONTROL: Todas las comunicaciones que ingresen a la Universidad serán radicadas respetando el orden de llegada y registradas en laBase de Datos para su distribuición a las unidades académicas y administrativas respectivas, dejando constancia de su recibo por funcionario competente,en la "Planilla Control de Correspondencia Recibida" que será archivada en la oficina de correspondencia.

PROCESOS

GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000 - Acuerdo 0560 2001 (AGN) -

NTCGP 1000:2004

No. PRODUCTOS / SERVICIOS1. INFORMES DE AUDITORIAS INTERNAS2. REGISTRO DE EVIDENCIAS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

PUNTO DE CONTROL: El equipo auditor realizará las auditorias previamente concertadas y programadas y su desempeño será evaluado por el Comitéde Calidad.

PROCESOS

9 GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Tecnológicos: Equipo de cómputo, INTRANET e INTERNET

Logísticos: Base de datos para registro de información.

Humanos: Un(a) auditor de calidad, un líder de calidad, equipo de auditores.

Metodológicos: El programa puede ser ajustado por las necesidades mismas del SGC.

NORMATIVIDAD: Ley 594 de 2000 -– Ley 734 de 2002, , Resolución 2124 de 2002 (Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo), Acuerdo060 de 2001 A.G.N. - NTCGP 1000:2004.

CRITERIO DE ÉXITO: Cada año, el representante de la dirección para el SGC, realiza un programa de auditorias concertado con el Comité de Calidad dela Dirección, utilizando el formato para el programa anual de Auditorias, teniendo en cuenta el estado de los procesos y las áreas a audita, así como losresultados de las auditorias previas.

RESPONSABLE: Comité de Calidad, auditores de calidad, líder de auditoria.RECURSOS:

ALCANCE: El alcance de este procedimiento se define desde la identificaciónde la necesidad del procedimiento de audiroria de calidad, hasta elseguimiento a las acciones tomadas, de acuerdo con los hallazgos registrados. DEFINICIÓN: Es el acto por el cual los auditores de calidad ejecutan el programa de auditorias de calidad al SGC para identificar acciones que afectannegativamente el proceso de Gestión Documental.

PRODUCTO: Informes de auditorias, registros.

USUARIO: La administración y la comunidad universitaria en general.

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Establecer las directrices para la realización de auditorias internas al Sistema de Gestión de la Calidad del Proceso de Gestión Documental dela Universidad de los Llanos.

DEPENDENCIA: OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - LEY 594 DE 2000 - Acuerdo 0560 2001 (AGN) -

NTCGP 1000:2004

No. PRODUCTOS / SERVICIOS1. HALLAZGO DE NO CONFORMIDADES.2. INFORMES DE AUDITORIAS DE CALIDAD

PUNTO DE CONTROL: Las NO conformidades que se detecten durante las auditorias internas de calidad, se manejan y corrigen de acuerdo con loestablecido en el Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad.

PROCESOS

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

10 GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Tecnológicos: Equipo de cómputo, INTRANET e INTERNET

Logísticos: Base de datos para registro de información.Humanos: Un(a) auditor de calidad.

Metodológicos: Las NO conformidades que se detecten durante las auditorias internas de calidad, se manejan y corrigen de acuerdo con lo establecidoen el Procedimiento de Auditorias internas de Calidad.

NORMATIVIDAD: Ley 594 de 2000 -– Ley 734 de 2002, , Resolución 2124 de 2002 (Manual de Procedimientos de Correspondencia y Archivo), Acuerdo060 de 2001 A.G.N. - NTCGP 1000:2004.

CRITERIO DE ÉXITO: Las acciones que se generan por iniciativa propia y que apuntan al mejoramiento u optimización de un procedimiento, se registranel formato de Acciones de Mejoramiento o Formato de Reportes de NO Conformidad (ver anexo 9).

RESPONSABLE: La aplicación, actualización y seguimiento del procedimiento establecido en este documento, está ajo la responsabilidad del Comité deCalidad del PGD (Comité de Archivo y del Representante de la REctoria para el SGC. RECURSOS:

ALCANCE: El procedimiento aplica para todas aquellas acciones tanto correctivas como preventivas resultantes en las NO conformidades halladas en losservicios que se derivan del PGD. También aplica para todas aquellas acciones implementadas por iniciativa propia de los responsables de procedimientos que tienden al mejoramiento de los mismos.

DEFINICIÓN: Es el acto por el cual los auditores de calidad o servidores competentes determinan o identifican las NO conformidades del SGC, pararecomendar las acciones correctivas o de mejoramiento.

PRODUCTO: Hallazgo de NO conformidades, Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento.

USUARIO: La administración y la comunidad universitaria en general.

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC PROCESOS Y PRODUCTOS

OBJETIVO: Establecer un método unificado de trabajo para identificar, dimensionar, analizar y eliminar las causas de las NO conformiddes reales opotenciales del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del Proceso de Gestión Documental (PGD) de la Universidad de los Llanos, definir acciones quepermitan mitigar cualquier impacto causado y emprender las acciones correctivas o preventivas para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia.

DEPENDENCIA:Oficina de Correspondencia y

Archivo

CÓDIGO: BASE LEGAL PROCESO: Acuerdo 062 /94 C.S.U. Ley 594/00

No. PROCEDIMIENTOS1. Archivo de Documentos 2. Transferencias Documentales3. Disposición final de Documentos4. Consulta de Documentos 5. Préstamo de Documentos 6. Prórroga de préstamo de Documentos .7. Trámite de Documentos (Enviados externos)8. Recepción y trámite de documentos externos (recibidos)9. Auditorías Internas de Calidad10. Toma de Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento (Control de Producto NO conforme).

Versión: 01 Elaborado: Aprobado: Fecha:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

01 1Analiza si el documento a archivar es generadoen la oficina o si se recibió de otra oficina oEntidad.

02Identifica si el documento corresponde a lasseries identificadas en las Tablas de RetenciónDocumental (T.R.D.)

03

Analiza si los documentos se deben conservarsegún el asunto tratado en el mismo y deacuerdo con la Tabla de Retención Documental.

04Define el destino del documento e identifica la carpeta en la cual debe ser archivado (basado en la T.R.D.) SI

05Ubica la carpeta donde se debe archivar el documento y lo guarda.

06Si la carpeta no existe, crea nueva carpeta según listado de códigos de la oficina (T.R.D.) y archiva documento.

NO SI NO

07Ubica la carpeta en su lugar (archivador)

Versión: 01 Aprobado:Elaborado: Fecha:

UNIDAD U OFICINA

PRODUCTORA DEL DOCUMENTO

FUNCIONARIO ENCARGADO DE

ARCHIVAR (SECRETARIA O

AUXILIAR DE OFICINA)

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

DEPENDENCIA: Oficina de Correspondencia y Archivo

ARCHIVO DE GESTION

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 1: FLUJOGRAMA

Archivo de documentos

Inicio

01

02

Documento a archivar

03

06

Fin

Carpeta existe?

05

archiva

documento para archivo?

Fin

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD SECCION DE ARCHIVO Y CORR. ARCHIVO DE GESTION

01 0,5Elabora cronograma de transferencias de acuerdo con aprobación delComité de Archivs, proyecta circular para firma del Secretario General

02 0,5Recibe circular firmada por Secretario General y envía con cronograma detransferencias a todas las dependencias.

03 30Analiza e identifica la documentación a transferir de acuerdo con la T.R.D.y procede a su organización para la respectiva transferencia al ArchivoCentral en la fecha indicada en el cronograma.

04Realiza el expurgo de la documentación a transferir, determina si existeduplicidad y procede a eliminar las copias, fax, fotocopias, sobres, recortesde prensa, etc.

05Retira todo tipo de material metálico como: Clips, ganchos de cosedora y ganchos legajadores.

06Realiza selección de material afectado por deterioro físico o biológico, el cual se separará en una bolsa de plástico, o se limpiará, dependiendo de la gravedad de la afección.

07Culminada la etapa de expurgo y selección procede a la revisión,ordenación y clasificación de los documentos de manera temática ycronológica.

08

Ordenados los expedientes (carpetas, legajos, etc.), procede a realizar lafoliación de los mismos de acuerdo con las instrucciones impartidas para elefecto por el Archivo Central.

09

Culminado el proceso de foliación, procede a diligenciar planilla detransferencia documental en original y copia y el oficio remisorio de latransferencia los cuales se envían firmados por el jefe de la Dependencia.

10

Una vez inventariados, foliados y organizados se procede a su empaqueen cajas de cartón preferiblemente tipo X – 500 o similares, siguiendo elprocedimiento descrito en el Manual de Correspondencia y Archivo.

Versión: 01 Aprobado:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC

Transferencias Documentales

ARCHIVO DE GESTION

SECRETARIA O AUXILIAR

ENCARGADO DEL MANEJO DE

DOCUMENTOS

Elaborado: Fecha:

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJOBASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

FLUJOGRAMADESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 2:

DEPENDENCIA: Oficina de Correspondencia y Archivo

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO JEFE DE OFICINA

Inicio

02

03

Cronograma de Transferencias

04

07

06

05

Documentos foliados

Planila de transferencia

A

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD SECCION DE ARCHIVO Y CORR. ARCHIVO DE GESTION

11 1

Dispuestos y organizados los documentos en lasrespectivas cajas, se procede a su traslado al ArchivoCentral, para lo cual la oficina que transfiere, solicitará aServicios Generales la disposición de vehículo,dependiendo del volumen de documentos a transferir.

12

Recibe el original y la copia de la Planilla deTransferencia, firma la copia del oficio remisorio yconserva el original y la copia de la Planilla.

13 8

Verifica y confronta el envío con los datos impresos enla Planilla de Transferencia, la cual se devolverá alarchivo de gestión una vez se diligencien las columnascorrespondientes a ubicación física de los documentosen archivo central.

14 1

En caso de que no coincidan los datos, se devolverá laPlanilla de Transferencias sin firmar, con las respectivasobservaciones al archivo que transfiere. NO

ARCHIVO DE GESTION

SECRETARIA O AUX. ENCARGADO DEL

MANEJO DE DOCUMENTOS

15 3

Realiza correcciones y envía nuevamente a ArchivoCentral.

SI

Versión: 01 Aprobado:

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 2: FLUJOGRAMATransferencias Documentales

Elaborado: Fecha:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

OFICINA DE CORRESPOND. -

ARCHIVO CENTRAL

JEFE DE ARCHIVO/ AUX.

DE ARCHIVO

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

11

15

A

Planilla de Transferencia Original y copia

Datos de planilla coinciden?

Planilla de Transferencia Original y copia

B

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD SECCION DE ARCHIVO Y CORR. ARCHIVO DE GESTION

16 15

Realizada la confrontación y verificación para determinar que los documentos enviados corresponden a losrelacionados en la Planilla de Transferencia, se procedea la clasificación, selección y organización de losdocumentos en las respectivas unidades deconservación (caja de archivo X - 200) y a su ubicaciónfísica en el Archivo Central.

17

Una vez determinada la ubicación física de losdocumentos en el archivo central, se procede adiligenciar las columnas correspondientes en la Planillade Transferencias (signatura topográfica archivocentral).

18

Finalizado el diligenciamiento de ubicación topográficala planilla es firmada por el Jefe de Archivo y enviada sucopia al archivo de gestión.

19

Finalizada la organización física se registra lainformación en la base de datos. Finalmente seelaboran los índices que contienen la información paraconsulta documental.

Versión: 01 Aprobado:Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 2: FLUJOGRAMA

Transferencias Documentales

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

OFICINA DE CORRESP. Y

ARCHIVO

JEFE DE ARCHIVO / AUX.

DE ARCHIVO

Fin

16

Fin

B

Planila de Transferencia

Registro en base de datos

Indices de referencia

Copia de Planilla de Transferencia

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

01

Todos los años al final de las operacionesadministrativas, se debe realizar una depuración de losdocumentos del Archivo Central de acuerdo con las TRD,de manera que se gane espacio para recibir ladepuración y transferencias que realizan los archivos degestión.

02 60 Se procede a revisar y analizar las carpetas oexpedientes que se van a depurar

03Se determina si las carpetas o documentos son deconservación total y permanente, de acuerdo con la TRD.

04

Si en la TRD se establece que corresponde adocumentos de conservación permanente se procede asu organización para traslado a Archivo Histórico, de locontrario se dejan las carpetas en su ubicación actual.

NO

05

Con el fin de controlar la información que se va atrasladar al Archivo Histórico, se debe hacer uninventario cuidadoso de los documentos, de manera quese pueda ubicar la información en caso de requerir suconsulta, esto se puede facilitar a través de la Base deDatos de Archivo y de los catálogos e índices.

SI

06Las carpetas y demás expedientes de archivo se debenguardar adecuadamente en las cajas de ArchivoHistórico para asegurar su conservación.

Versión: 01 Aprobado:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

PROCESO GESTIÓN DOCUMETNAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 3: FLUJOGRAMA

Disposición final de Documentos

Elaborado: Fecha:

OFICINA DE CORRESPOND. Y

ARCHIVO- ARCHIVO CENTRAL

JEFE DE ARCHIVO/ AUX. DE ARCHIVO

06

Documentos de Archivo Central

Se deben conservar en A.C. según TRD?

Inicio

Fin

04

Inventario de documentos que se trasladan a A

Fin

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

01

Cuando un funcionario de la Universidad requiereinformación contenida en un documento custodiado porel Archivo Central, consulta verbalmente (telefónica opersonalmente), la existencia del mismo.

02 1

El funcionario del Archivo verifica la existencia deldocumento en la planilla de transferencias documentaleso en el inventario documental del Archivo Central (cartillade referencia o base de datos).

NO

03Informa al interesado que el documento solicitado no seencuentra en el Archivo Central.

04

Confirmada la existencia del documento, el funcionariodel archivo verifica que no corresponda a un documentode reserva. En caso de que el documento corresponda a“reserva” informará al solicitante que el documento nopodrá ser consultado, salvo casos excepcionales(investigaciones).

SI

SI

05

Si es un documento fuera de reserva se le informa alinteresado que debe acercarse a las instalaciones delArchivo Central a realizar la consulta documental., NO

Versión: 01 Aprobado:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 4: FLUJOGRAMA

Consulta de Documentos en Archivo Central

OFICINA DE CORRESPOND.-

ARCHIVO CENTRAL

JEFE DE ARCHIVO/ AUX. DE ARCHIVO

ARCHIVO CENTRAL

Documento solicitado se encuentra en custodia del

A.C.?

Inicio

02

Fin

Documento solicitado es de Reserva?

04

Fin

A

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

07 1

Verifica si el solicitante es funcionario autorizado(funcionario de planta) , de lo contrario se informa alsolicitante que no es posible permitirle la consultadocumental.

08

La consulta documental debe realizarse en lasinstalaciones del Archivo Central, de acuerdo con lasnormas establecidas para el efecto. NO

09

Verificados los datos en Archivo Central, se procede a lalocalización y entrega del documento para consulta enArchivo Central. SI

10Al término de la consulta el funcionario informa alencargado del Archivo Central que culminó la misma yhace entrega del documento

11

Verifica el estado del documento e informa al Jefe deArchivo cualquier alteración que hayan sufrido losdocumentos durante la consulta y procede a ubicar eldocumento en el sitio correspondiente.

Versión: 01 Aprobado:Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTALDESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 4: FLUJOGRAMAConsulta de Documentos en Archivo Central

OFICINA DE CORRESPOND. Y

ARCHIVO- ARCHIVO CENTRAL

JEFE DE ARCHIVO/ AUX. DE ARCHIVO

ARCHIVO CENTRAL

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

A

Solicitante es

funcionario de planta?

08

07

Fin

09

10

Fin

11

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

DEPENDENCIA SOLICITANTE JEFE 01

Cuando un funcionario de la Universidad requiere undocumento custodiado por el Archivo Central,consulta verbalmente (telefónica o personalmente), laexistencia del mismo.

02 0,5

Verifica la existencia del mismo (Base de Datos,Planilla de transferencias documentales o en elinventario documental del Archivo Central).

NO

03Si el documento solicitado no se encuentra en elArchivo Central, informa verbalmente al interesado.

04

Confirma la existencia del documento y verifica sieste aún posee valor administrativo y si la unidadsolicitante es la titular de la función administrativa (sies quien lo produjo),

SI

NO

SI

Versión: 01 Aprobado:Elaborado: Fecha:

Si el documento requerido ya no posee valoradministrativo no podrá ser retirado del ArchivoCentral, en tal caso se informa verbalmente alsolicitante, que no se puede efectuar el préstamo, en este caso, su consulta debe realizarse en el ArchivoCentral.

05

ARCHIVO CENTRAL

JEFE/ AUX. DE ARCHIVO

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 5: FLUJOGRAMAPréstamo de Documentos de Archivo Central

ARCHIVO CENTRAL

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

Documento solicitado se encuentra en custodia del

A.C.?

Inicio

03

Fin

Documento solicitado aún posee valor

administrativo?

05

Fin

A

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

06

Si la unidad solicitante no es la titular del documento,informa verbalmente al solicitante que el préstamo nose puede efectuar, sino a través de la oficina titulardel mismo (quien lo produjo).

07

Si el documento se requiere por otra oficina, supréstamo se tramitará directamente a través del jefede la oficina productora, quien asumirá laresponsabilidad sobre el mismo.

NO

08

Si el documento requerido aún posee valoradministrativo y quien lo solicita es titular del mismo,informa al interesado que debe realizar la solicitud depréstamo directamente en las instalaciones delArchivo Central.

SI

DEPENDENCIA SOLICITANTE

JEFE O FUNCIONARIO AUTORIZADO

09

Diligencia "Formato de Solicitud de Préstamo" en elArchivo Central, de manera que quede claramenteacreditada su vinculación con la Universidad eidentificado el expediente solicitado.

ARCHIVO CENTRAL

JEFE/ AUX. DE ARCHIVO 10

Verifica el correcto diligenciamiento del "FormatoSolicitud de Préstamo" y demás formalidades (firmadel jefe de unidad solicitante o del jefe de la unidadtitular del documento) y procede a la localización deldocumento.

Versión: 01 Aprobado:

ARCHIVO CENTRAL

JEFE/ AUX. DE ARCHIVO

ARCHIVO CENTRAL

Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 5: FLUJOGRAMA

Préstamo de Documentos de Archivo Central

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJO

DEPENDENCIA: Oficina de Correspondencia y Archivo

BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

A

Unidad solicitante es

titular del documento?

08

06

Fin

10

Formato Solicitud de préstamo

B

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

ARCHIVO CENTRAL

JEFE DE ARCHIVO/ AUX. DE ARCHIVO 11

Hace entrega del documento e informa al Jefe de laUnidad correspondiente, que con su firma, se hacesolidariamente responsable de la documentaciónprestada especialmente en lo que respecta al estadode organización y conservación de los documentoscontenidos en el expediente o carpeta - y en sucaso, caja- y que los mismos no podrán ser retiradosde las instalaciones de la Universidad.

DEPENDENCIA SOLICITANTE

JEFE O FUNCIONARIO AUTORIZADO

12 15Culminada la acción administrativa que dio origen alpréstamo, reintegra personalmente en el ArchivoCentral, el documento prestado.

13 0,5

Verifica el estado del documento e informa al Jefe deArchivo cualquier alteración que hayan sufrido losdocumentos durante la consulta y procede a ubicar eldocumento en el sitio correspondiente.

14

Diligencia “formato de préstamo” en el cual hace lasobservaciones relacionadas con cualquier alteraciónque hayan sufrido los documentos a lo largo delperíodo del préstamo, para tomar las accionespertinentes. SI

NO

ARCHIVO CENTRAL JEFE DE ARCHIVO 15

Si el documento no presenta alteraciones, firma deconformidad el “Formato de Préstamo deDocumentos” y archiva.

Versión: 01 Aprobado:

ARCHIVO CENTRAL

Elaborado: Fecha:

ARCHIVO CENTRAL

JEFE DE ARCHIVO/ AUX. DE ARCHIVO

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 5: FLUJOGRAMA

Préstamo de Documentos de Archivo Central

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

B

12

Fin

Documento requerido

Documento en buen estado?

13

Firma formato de préstamo de Documentos

Fin

Oficio dirigido al jefe de la oficina titular del préstamo

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD ARCHIVO CENTRAL DEPENDENCIA SOLICITANTE

ARCHIVO CENTRAL JEFE 01 1

Transcurridos los 15 días del préstamo ordinariosin que se haya reintegrado el documento alArchivo Central, se solicitará por escrito al jefe dela Unidad correspondiente, la obligación dereintegrar los documentos o a la prórroga delpréstamo, en el caso de que la necesidadadministrativa o de gestión que originó elpréstamo, no haya cesado.

NO

DEPENDENCIA SOLICITANTE

JEFE O FUNCIONARIO AUTORIZADO

02

En caso de que la necesidad administrativa o degestión que originó el préstmo haya cesado, eljefe de la dependencia respectiva o el funcionarioautorizado por éste, reintegrará personalmenteel documento al Archivo Central.

SI

ARCHIVO CENTRAL

JEFE DE ARCHIVO/ AUX. DE ARCHIVO 03

En caso de que sea necesario mantener elpréstamo de los documentos durante un períodosuperior, el Jefe de la Oficina solicitará porescrito, ante el Jefe del Archivo Central o quienhaga sus veces, la prórroga del préstamo; eneste caso, el Archivo Central unirá la solicitud deprórroga al formulario de solicitud y consignarálas observaciones en el apartado destinado aeste fin NO

SI

Versión: 01 Aprobado:Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 6: FLUJOGRAMAPrórroga del Préstamo de Documentos de Archivo Central

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

Inicio

Fin

A

Solicitud de reintegro del documento

Documento reintegrado a A.C.

1

Solicitud de prórroga del

préstamo

Aún se requiere el documento?

Existe solicitud de prórroga?

Oficio de restitución de

responsabilidad

Fin

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

04 45

Transcurridos 45 días desde la fecha delpréstamo sin que se hayan reintegrado losdocumentos al Archivo Central ni se hayasolicitado la prórroga; se consideraránreactivados todos los efectos; es decir que laresponsabilidad de custodia de los documentosya no es del Archivo Central, sino que se trasladanuevamente al jefe de la Oficina correspondiente.

05

Se informa por escrito al jefe de la oficinacorrespondiente, que la custodia yresponsabilidad del documento ha sidotrasladada nuevamente a su dependencia, por lotanto se incluirá en su inventario documental eldocumento objeto del préstamo.

Versión: 01 Aprobado:Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 6: FLUJOGRAMA

Prórroga del Préstamo de Documentos de Archivo Central

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO CENTRAL JEFE

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJO

DEPENDENCIA: Oficina de Correspondencia y Archivo

BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

A

Fin

Recibe Solicitud de prórroga y anexa a Formato de solicitud inicial

1

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD ARCHIVO DE GESTION OFICINA DE CORRESPONDENCIA

OFICINA PRODUCTORA DE

LA COMUNICACIÓN

SECRETARIA 01 0,5

Prepara comunicación en original y dos copias, alas cuales no asigna número ni fecha. Si lacorrespondencia es fuera de la ciudad o paraenvío por correo certificado, elabora y organizaen sobre sin sellar los documentos a enviar ymarca el sobre con los datos y dirección decorrespondencia respectivos.

NO

02

Verifica que la correspondencia a enviarcontenga anexos (si los menciona), sobrediligenciado (si es para fuera de la ciudad), lasdos copias respectivas y las firmas autorizadas,de lo contrario no dá trámite y devuelve a laoficina productora.

SI

03Si la correspondencia no cumple con losrequisitos para envío no dá trámite y devuelve ala oficina productora.

NO

04

Verifica si el oficio a enviar consta de un solofolio, en este caso procede a su radicacióncolocando el número consecutivo decorrespondencia enviada , fecha y hora de recibode la misma en la oficina de correspondencia(inicio del trámite administrativo).

SI

05

Si el oficio a enviar consta de más de un folioprocede a numerar (con el mismo número) yfechar cada uno de los folios que conforman eloficio.

Versión: 01 Aprobado:Elaborado: Fecha:

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIAAUXILIAR

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 7: FLUJOGRAMATámite de Documentos enviados externos

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

Inicio

Fin

A

Original y dos copias (sobre opcional)

Cumple requisitos

para envío?

03

Oficio consta de un solo folio?

04

05

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

06 0,5

Verifica el uso del facsímil en las respectivascopias del oficio a enviar.

07

Si las copias de la comunicación contienen firmaoriginal del remitente, imprime en el cuadranteinferior derecho de las mismas el sello “COPIA”

NO

08

Si la correspondencia es para envío local conentrega personal o directa, coloca en el casilleroel original y la primera copia para la entrega almensajero externo y archiva temporalmente lasegunda copia mientras se recibe la primeracopia con el “recibido”.

SI

Versión: 01 Aprobado:

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Elaborado: Fecha:

OFICINA DE CORRESPON-

DENCIAAUXILIAR

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 7: FLUJOGRAMA

Támite de Documentos enviados externos

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJO

DEPENDENCIA: Oficina de Correspondencia y Archivo

BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

A

Copias con facsímil?

08

07

Copia

08

B

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

09

Si la correspondencia es para envío nacional ointernacional, o local para envío por correocertificado, diligencia el formato guía para envíopor empresa de mensajería (courrier), el cualadhiere al sobre respectivo. NOTA: Cuando serequiera correo certificado deberá enviarse lacorrespondencia por el servicio autorizado demensajería ADPOSTAL. NO

10

Sella los sobres y procede a ingresar los datos alsistema en la base de datos (Winisis o Access).

11

Imprime la planilla (informe) de correspondenciaenviada y entrega al mensajero externo tanto ladocumentación a enviar como la "PlanillaCorrespondencia Enviada".

SI

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIA

MENSAJERO EXTERNO 12

Recibidos y organizados los documentos aenviar procede a su envío o distribución en dosrecorridos diarios iniciando a las 8:00 de lamañana desde la sede Barcelona, donde recogela documentación.

Versión: 01 Aprobado:

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 7: FLUJOGRAMA

Támite de Documentos enviados externos

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIAAUXILIAR

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

B

09

Nacional, Internacional

o correo certificado?

Planilla Control de Correspondencia Enviada

12

10

C

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIA

MENSAJERO EXTERNO 13

Si los documentos son para envío nacional,internacional o local para entrega por correocertificado (o courrier), verifica el diligenciamientocorrecto de las guías; si todo está deconformidad, procede a la firma de la "PlanillaCorrespondencia Enviada" la cual entrega alauxiliar de correspondencia.

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIAAUXILIAR 14

Recibe la planilla "Control de CorrespondenciaEnviada" y procede a su archivo temporal.

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIA

MENSAJERO EXTERNO 15

Si la correspondencia es local para entregapersonal o directa, realiza la entrega respectivaasegurándose de que la persona que recibeescriba su nombre claro, firma, documento deidentidad, fecha, hora de recibo y sello (si lohubiere) en la copia respectiva.

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIA

MENSAJERO EXTERNO 16

Culminado el recorrido respectivo regresa a laUniversidad y entrega las copias respectivas alauxiliar de correspondencia (copias de guías yde oficios entregados).

17

Verifica el envío y entrega confrontando lascopias de las guías y las copias de los oficios; siestá de conformidad procede a archivar en elconsecutivo de correspondencia enviada externala primera copia y la copia de las respectivasguías de envío (según el tipo de envío).

18

Entrega al mensajero interno la segunda copiapara su devolución al archivo de gestión, endonde se archivará según el asunto.

Versión: 01 Aprobado:

ARCHIVO CENTRAL

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 7: FLUJOGRAMA

Támite de Documentos enviados externos

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIAAUXILIAR

13

Fin

Verifica envío y entrega

C

14

15

Copias de guías y de oficios

Segunda copia para archivo de gestión

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

MENSAJERO EXTERNO 01 1

Cuando la correspondencia es nacional, internacionalo llega al Apartado Aéreo, es recogida por el auxiliarde mensajería externa en cada recorrido diario yluego es trasladada a la Universidad, allí se entrega alAuxiliar de la Oficina de Correspondencia y seprocede así:

02Recibe correspondencia en ventanilla y la que trae el mensajero externo NO

03

Verifica que la correspondencia recogida por elmensajero externo sea competencia de laUniversidad, en caso contrario prepara nota paradevolución al apartado. SI

04

Si la correspondencia es recibida directamente en laoficina por medio de empresa de mensajería firma lacopia de la guía respectiva la cual es devueltainmediatamente al mensajero.

NO

SI

Versión: 01 Aprobado:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 8: FLUJOGRAMARecepción y trámite de documentos externos (recibidos)

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIAAUXILIAR

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Inicio

Fin

A

Destinatario Unillanos?

02

Correspondencia recibida en ventanilla?

03

1

04

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

05

Si la entrega es directa o personal procede así: Enpresencia del interesado o de quien entrega la cartarespectiva, verifica la competencia e imprime(preferiblemente en el cuadrante inferior derecho)tanto del original como de la copia, el sello“Correspondencia Recibida” en el cual anota los datoscorrespondientes a: Número de radicado (segúnconsecutivo de Correspondencia Recibida), fecha yhora de recibo y nombre de quien recibe.

06

Una vez haya anotado los datos correspondientes a laradicación tanto en el original como en la copia deloficio recibido, devuelve la copia radicada alinteresado.

07

Procede a la clasificación de la correspondenciarecibida así: Si la correspondencia no es oficial, esdecir que tiene impresa la palabra “PERSONAL” o“CONFIDENCIAL” no la revisa y la envía sin registrara su destinatario.

NO

SI

Versión: 01 Aprobado:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJO

DEPENDENCIA: Oficina de Correspondencia y Archivo

BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 8: FLUJOGRAMARecepción y trámite de documentos externos (recibidos)

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Elaborado: Fecha:

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIAAUXILIAR

A

06

B

Correspondencia oficial?

Copia con sello de Correspondencia Recibida

1

07

Fin

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

08

Si la correspondencia es oficial o Institucional procedeasí: Revisa (destapa sobres, paquetes, bolsas, etc),para verificar su contenido, competencia, anexos ydestino así como los datos de origen del ciudadano oentidad que remite y proceder al trámite respectivo.

09

Verifica si la correspondencia recibida tieneDESTINATARIO ESPECIFICO, en tal caso la registray envia al destinatario indicado en la comunicación,independientemente del asunto tratado.

SI

NO

10

Si se trata de correspondencia oficial que llega anombre de la Universidad y NO TIENEDESTINATARIO ESPECIFICO, registra y envía a ladependencia cuya temática corresponda según elasunto.

11

Verifica si en la comunicación recibida se especificacon claridad el remitente o responsable de sucontenido (nombre y firma), de no ser así, seconsiderará ANÓNIMA, en consecuencia la remiteSIN RADICAR a la oficina de su competencia, dondese determinarán las acciones a seguir

SI

12

Si la comunicación recibida identifica con claridad elremitente o responsable de su contenido (nombre yfirma), procede a su radicación, registro y envío a laoficina o funcionario destinatario.

NO

Versión: 01 Aprobado:

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 8: FLUJOGRAMARecepción y trámite de documentos externos (recibidos)

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Elaborado: Fecha:

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIAAUXILIAR

B

Destinatario específico?

C

10

Remitente anónimo?

09

Fin

08

11

12

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

13

Cuando se trate de correspondencia informativa(boletines, invitaciones , folletos generales, etc.) nolos registra y los envía a la dependencia cuyatemática corresponda.

14

Cuando se reciban libros o revistas dirigidos al Rector,estos se registrarán y se enviarán a la Rectoría dondese les dará el trámite correspondiente.

SI

15

Cuando se reciban libros o revistas científicas seregistrarán y remitirán directamente a la Biblioteca dela Universidad AUN QUE TENGAN DESTINATARIOESPECIFICO (si identifica además del nombre elcargo del funcionario).

NO

NO SI

Versión: 01 Aprobado:

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIAAUXILIAR

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 8: FLUJOGRAMA

Recepción y trámite de documentos externos (recibidos)

ARCHIVO CENTRAL

Elaborado: Fecha:

13

C

15

Correspondencia informativa?

Fin

Libros o Revistas

dirigidos al R t ?

14

Fin

D

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

16

Revisados los paquetes, sobres, etc., y determinadasu procedencia y la competencia procede a suregistro en la base de datos (WINISIS o ACCESS), enel siguiente orden: Número de radicación(consecutivo), fecha de recibo, entidad remitente,persona remitente, dependencia destinataria, personadestinataria, asunto (breve resumen del asunto citado)y observaciones (cuando es necesario aclararaspectos importantes que no se mencionan en elasunto).

17Imprime la planilla (informe en la base de datos)"Control de Correspondencia Recibida".

18Ubica la correspondencia en el casillero para serentregada junto con la "Planilla Control deCorrespondencia Recibida "al mensajero interno.

19

Retira documentación del casillero, confronta con laPlanilla Correspondencia Recibida y procede a sudistribución junto con la correspondencia recibidainterna, asegurándose de que queden registrados enla Planilla Correspondencia Recibida (o en el libroradicador de correspondencia interna si fuere el caso)el nombre claro del funcionario que recibe en elarchivo de gestión así como la hora y fecha de recibo(correspondencia oficial)

20Finalizados los respectivos recorridos, devuelve alauxiliar de correspondencia la PlanillaCorrespondencia Recibida.

Versión: 01 Aprobado:Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 8: FLUJOGRAMARecepción y trámite de documentos externos (recibidos)

AUXILIAR

MENSAJERO INTERNO

OFICINA DE CORRESPONDEN

CIA

21AUXILIAR

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJO

DEPENDENCIA: Oficina de Correspondencia y Archivo

BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00

Recibe la "Planilla Correspondencia Recibida" verificafirmas de recibo y procede a su archivo respectivo.

ARCHIVO CENTRAL

Fin

D

16

19

Planilla "Control de Correspondencia Recibida".

18

Planilla "Control de Correspondencia Recibida".

20

21

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

01 1

De acuerdo con el programa anual de auditoríaspreviamente elaborado, o por solicitud expresa delJefe de la Oficina de Correspondencia y Archivo,programa las fechas para la realización de lasauditorías de calidad. y procede así:

02Comunica a las dependencias involucradas en la auditoria, las cuales consigna en un Acta del Comité de Calidad.

03

Selecciona el auditor líder y el equipo de auditoria deacuerdo con los siguientes criterios de formación,educación, experiencia laboral , formación comoauditor: 1. Nivel de educación técnica en archivística, o CAPexpedido por el SENA en archivística.2. Experiencia laboral de cinco años o más, o decuatro años si el auditor acredita estudios deeducación superior.3. Formación como auditor de cuarenta horas o más,para miembros del equipo de auditoria, y en el casodel auditor líder, estar certificado como auditor por unaentidad competente.4. Experiencia laboral en el campo de gestión de lacalidad mínimo de dos años.5. Experiencia en auditorias

Versión: 01 Aprobado: Fecha:

COMITÉ DE CALIDAD

Elaborado:

Funcionario Competente

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00 - NTCGP 1000:2004

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 9: FLUJOGRAMAAuditorias Internas de Calidad

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

04

Inicio

02

Acta del Comité de Calidad

03

04

A

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

Para miembros del equipo auditor

1. Haber participado como auditor en formación enauditorias completas de un sistema de gestión de lacalidad, bajo la orientación y dirección de un auditorcompetente como líder del equipo.Para el auditor líder:

NO1. Haber participado como auditor en formación endos auditorias completas de un SGC bajo la direccióny orientación de un auditor competente como líder delequipo, o bien,, haber participado en otra auditoriacompleta en funciones de auditor líder.

07Convoca al equipo auditor para elaborar el programade auditorias.

08Envía programa de auditorias al Rector y a los Jefesde Dependencia.

COMITÉ DE CALIDAD Equipo de auditores 09

Ejecuta el programa de auditoria y deja constancia deasistencia a la reunión de apertura y de cierre.

Versión: 01 Aprobado:

06

05

FLUJOGRAMA

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00 - NTCGP 1000:2004

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

COMITÉ DE CALIDAD

Funcionario Competente

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 9: Auditorias Internas de Calidad

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo

Elaborado: Fecha:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSPROCEDIMIENTOS DEL SGC

Auditor LíderCOMITÉ DE CALIDAD

A

Auditor lñider?

A

05

06

07

08

09

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

Auditor líder 10Elabora informe de auditoria de acuerdo con losrequisitos de la norma y lo concerta con el grupo deauditores.

Auditor líder 11Presenta el informe de auditoria al Comité de Calidad,máximo una semana después de la reunión de cierre, el cualqueda consignado en el acta de dicho Comité.

Comité de Calidad 12

Define y asigna las acciones preventivas y correctivasderivadas del informe de auditoria y las registra en elFormato para las acciones correctivas y preventivas , lascuales son comunicadas al auditor líder, para su verficacióny seguimiento.

Representante de la dirección para el

SGC13

Evalúa el desempeño de los auditores durante elproceso de auditoria , lo cual registra en el formatopara Evaluación de Auditores.

Responsable de las comunicaciones 14

Previa autorización y concertación con el Comité deCalidad, divulga los resultados obtenidos en laauditoria interna y las acciones tomadas.

Representante de la dirección para el

SGC15

Conserva los documentos que evicencian el procesode auditoria, de acuerdo con Formato control deregistros.

Versión: 01 Aprobado:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJO

DEPENDENCIA: Oficina de Correspondencia y Archivo

BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00 - NTCGP 1000:2004

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 9: FLUJOGRAMAAuditorias Internas de Calidad

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Elaborado: Fecha:

COMITÉ DE CALIDAD

COMITÉ DE CALIDAD

A

11

Informe de Auditoria Interna

14

Fin

12

Formato Evaluación de A dit

Registros

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

SGCAuditor de Calidad /

servidor público competente

01 1

Identifica las NO conformidades detectadas según lasfuentes de información: Auditorias de calidad internasy externas, análissi de datos, servicios no conformes,resultados de revisiones, etc. Y registra en formato deinformes y seguimiento las acciones correctivas ypreventivas. NOTA: Cuando la NO conformidad u observación esdetectada en una auditoria, ésta debe ser registradaen el formato por el auditor responsable.

02Identifica y evalúa las causas para las NO conformidades encontradas y procede así:

03Determina las posibles causas

04

Establece cuál es la causa raíz (sugerencia: antes dedecidir la acción correctiva, debe someterse a ensayoo prueba para la validación de su eficacia, de estamanera se evitan esfuerzos infructuosos ysobrecostos innecesarios).

05 Plantea las acciones a implementar

06Asigna al Servidor Público la ejecución de la accióncorrectiva o preventiva para la eliminación

07 Tramita los recursos necesarios

08

Acuerda la fecha de entrega de los resultados (fecha de cierre de la NO conformidad). NOTA: Cuando se trata de una acción de mejora, se registra en el formato de Acciones de Mejoramiento. (ver aneso 9).

SI

NO

Versión: 01 Aprobado:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00 - NTCGP 1000:2004

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Elaborado: Fecha:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 10: FLUJOGRAMAAcciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento

ARCHIVO DE GESTIÓN

Jefe de Dependencia / servidor público

competente

Inicio

A

Establece causa y decide

acción correctiva

Acción de Mejora?

07

1

04

03

05

06

02

08

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

09

Vencido el tiempo de ejecución del plan demejoramiento, verifica el cierre de la NO conformidady su eficacia y procede así:

10A. Si aún no se ha cerrado la NO conformidadprocede así:

11

Solicita ak servidor público presente a él y alrepresentante del SGC, un informe en el que expliquelas causas del incumplimiento en el cirre de la NOconformidad.

12

Se reúne con el servidor público implicado, analizan ypresentan alternativas de solución para que se implemente denuevo el plan (va al paso 01) NO

13

B. Si se cerró la NO conformidad y no fue eficaz (la noconformidad persiste), se reúne con el servidor públicoimplicado, analizan y presentan otras alternativas desolución (va al paso 01).

SI

14C. Si se ceró la NO conformidad y se verificó su eficacia,procede así:

SI

NO

Versión: 01 Aprobado:

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCEDIMIENTOS DEL SGC

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00 - NTCGP 1000:2004

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 10: FLUJOGRAMAAcciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Elaborado: Fecha:

SGCAuditor de Calidad /

servidor público competente

A

11

B

Se cerró la NO conformidad?

1

09

Formato de acciones de mejoramiento

12

Persiste la NO conformidad? 14

1

13

1

CÓDIGO

DEPENDENCIA RESPONSABLE No. DÍAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

15

Envía desde su propia terminal y de correo electrónico alRepresentante del SGC del PGD y al auditor principal,según corresponda, el formato de informe y seguimiento deacciones correctivas y preventivas.

16

Actualiza los procedimientos que hayan sufridomodificaciones por causa de las soluciones de acuerdo conel procedimiento de Control de Documentos.

17

Divulga a los interesados los resultados de la accióncorrectiva o preventiva implementada.

18

Recibe el formato de seguimiento de accionescorrectivas y preventivas diligenciado por lasdependencias y/o el formato de acciones demejoramiento y procede así:

19Guarda registro del mensaje enviado por el jefe de laDependencia.

20

Registra las acciones correctivas, preventivas y/o demejora en el Listado Maestro de Acciones Correctivas,preventivas y de mejora, para posteriores análisisestadísticos.

Versión: 01 Aprobado:

PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMAS DE FLUJODEPENDENCIA: Oficina de

Correspondencia y Archivo BASE LEGAL PROCEDIMIENTO:

Acuerdo 062/94 C.S.U. - Ley 594/00 - NTCGP 1000:2004

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. 10: FLUJOGRAMAAcciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento

OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Elaborado: Fecha:

OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Representante del SGC.

B

17

Fin

16

20

Formato de informe y seguimiento de acciones correctivas y preventivas

Formato de informe y seguimiento de acciones correctivas y preventivas

Registro del mensaje enviado por

RNC No. DEPENDENCIA AUDITADA: Folio No.

Fecha:

Representante del auditado:

Fecha:

Sección 4 - RNC cerrada por "Auditor" el (fecha):

Modelo adaptado del SGC Universidad de Antioquia y otros

Acción Correctiva ( para prevenir la recurrencia) con fecha de terminación:

SECCIÓN 3 - Detalles de la verificación por el "Auditor" de la implementación del plan de acción

Nombre del Auditor líder:

Revisión y aceptación del plan de acción correctivo por el "Auditor"

(adjunte hojas si se requiere)

Análisis de causa raíz (¿Cómo / por qué pasó?:

Corrección (arreglo inmediato) con fechas de culminación:

ANEXO 9FORMATO DE NO CONFORMIDAD (RNC)

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Formato de Reporte de NO conformidad (RNC)

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

SECCIÓN 2 - Plan de Acción Propuesto por el Auditado

Función / área / procedimiento: Norma y cláusula:

SECCIÓN 1 - Detalles de la NO conformidadDescripción

Auditor: Reconocimiento del Representante de la Organización: Categoría: