DOCUMENTOS DE REFERENCIA ACTIVIDADES DEL PROCESO · HERNANDO RESTREPO QUIRÓS-- 2000000075 -...

Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS

Direccionamiento Institucional

Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

PRÓPOSITOEstablecer la metodología para la administración de los riesgos mediante el desarrollo de las etapas de: contexto estratégico, identificación, análisis,valoración y políticas de administración de los riesgos de la Institución.

ALCANCEEste procedimiento aplica para la administración de los riesgos de toda la Institución Universitaria de Envigado.

RESPONSABLE

2000000005 - 115(01) JEFE DE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - 98660941 JUAN CARLOS RAMIREZ VELÁSQUEZ-

2000000012 - 006(01) JEFE DE OFICINA - 70082411 JOHN JAIRO CIFUENTES CORREA-

DOCUMENTOS DE REFERENCIA•Guía de Administración del Riesgo. Departamento Administrativo de la Función Pública.

ACTIVIDADES DEL PROCESO

CICLO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE OTROS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN REGISTRO

P Determinar el ContextoEstratégico del Proceso:

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN - 98660941

JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

-

2000000012 - 006(01) JEFE DE-

Equipo de proceso

- El Equipo del proceso identificasituaciones que afecten o puedanafectar la operación del proceso:objetivo, desempeño, producto,servicio, y salidas, entre otros. Sedeterminan las cuestionesexternas e internas que puedengenerar situaciones de riesgonegativo, conocidos comodebilidades (cuestiones de riesgo

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

OFICINA - 70082411 JOHN

JAIRO CIFUENTES CORREA

2000000008 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE

JURÍDICA - 98652184

RAINIERO ALEXANDER

GONZALEZ CASTRO

-

2000000009 - 105(01) ASESOR

- 43526320 DIANA PILAR

JIMÉNEZ BEDOYA

-

2000000017 - 105(01) ASESOR

- 42871406 MARIA LUISA

MOLINA PAJÓN

-

2000000018 - 064(05)

SECRETARIO GENERAL DE

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

- 7162518 JORGE ALBERTO

ESTUPIÑÁN APONTE

-

2000000061 - 098(06)

VICERRECTOR DE


- 79234075 HENRY

RONCANCIO GONZALEZ

-

2000000034 - 098(06)

VICERRECTOR DE


- 98567868 NELSON ENRIQUE

MONSALVE

-

2000000095 - 007(04) DECANO-

interno) y amenazas (cuestionesde riesgo externo), los cuales seconvertirán más adelante en lasposibles causas generadoras delriesgo negativo, dejándoseregistro en el F-DI-20Libro:“Matriz DOFA”, en loscampos que apliquen al proceso.

- En cuanto a los riesgospositivos u oportunidades, Sedeterminan las cuestionesexternas e internas que puedengenerar situaciones de riesgopositivo, conocidos comofortalezas (cuestiones de riesgointerno) y oportunidades(cuestiones de riesgo externo),los cuales se convertirán másadelante en las posibles causasgeneradoras del riesgo positivose analizan y registran en elformato F-DI-20 Libro:“Identificación de RiesgosPositivos”, se define el contextodel proceso, identificación de losprincipales riesgos positivos uoportunidades, su descripción,los medios que tiene la IUE paraaprovecharlos, estrategias y plande acción.

- También debe considerarsecomo riesgo positivo, todasaquellas mejoras significativasaplicables al proceso.

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

DE INSTITUCIÓN

UNIVERSITARIA - 16773117

GEORGE EDWIN HERRERA

PORTELA

2000000087 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


RAFAEL ALEJANDRO

BETANCOURT DURANGO

-

2000000101 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


ANGELA MARIA URREA

CUELLAR

-

2000000081 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


JONIER DE JESÚS RENDON

PRADO

-

2000000001 - 048(07) RECTOR

DE INSTITUCIÓN


BLANCA LIBIA ECHEVERRI

LONDOÑO

-

2000000073 - 006(02) JEFE DE

OFICINA - 98525000 JORGE

HERNANDO RESTREPO

QUIRÓS

-

2000000075 - 006(02) JEFE DE-

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

OFICINA - 43202171 ANGELA

MARIA BOTERO LOPEZ

P Identificar los Riesgos:

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

-

2000000009 - 105(01) ASESOR


JIMÉNEZ BEDOYA

-

2000000012 - 006(01) JEFE DE



-

2000000017 - 105(01) ASESOR


MOLINA PAJÓN

-

2000000018 - 064(05)




ESTUPIÑÁN APONTE

-

2000000061 - 098(06)

VICERRECTOR DE


- 79234075 HENRY

RONCANCIO GONZALEZ

-

2000000034 - 098(06)

VICERRECTOR DE

-

Equipo de proceso

- El Equipo del proceso, realiza laidentificación de los riesgos quepueden afectar una desviaciónnegativa de lo esperado, en eldesempeño del proceso mediantelluvia de ideas u otras técnicasapropiadas, y de acuerdo con la“Matriz DOFA”; se analizan yregistran en el formato F-DI-20.Libro: “Identificación deRiesgos Negativos”, se define elcontexto del proceso,identificación de los principalesriesgos, su descripción, losagentes generadores, causa raízy sus efectos.

- Situación similar sucede con laidentificación de los riesgospositivos, que pueden afectar unadesviación positiva de loesperado en el desempeño delproceso. Es decir, lacircunstancia en la cual existe laposibilidad de lograr algún tipo demejora u obtener beneficios deíndole económica, social, laboral,calidad, ambiental entre otros.- Estos riesgos se analizan yregistran en el formato F-DI-20 :libro:“Identificación de RiesgosPositivos”, se define el contextodel proceso, identificación de losprincipales riesgos positivos, sudescripción, la fortaleza que tienela IUE para aprovechar elRiesgo Positivo o la Mejora, laestrategia y el plan de acción arealizar.

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PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018



MONSALVE

2000000001 - 048(07) RECTOR

DE INSTITUCIÓN



LONDOÑO

-

2000000008 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


RAINIERO ALEXANDER

GONZALEZ CASTRO

-

2000000095 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PORTELA

-

2000000087 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


RAFAEL ALEJANDRO

BETANCOURT DURANGO

-

2000000101 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


ANGELA MARIA URREA

CUELLAR

-

2000000081 - 007(04) DECANO-

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

DE INSTITUCIÓN



PRADO

2000000073 - 006(02) JEFE DE


HERNANDO RESTREPO

QUIRÓS

-

2000000075 - 006(02) JEFE DE


MARIA BOTERO LOPEZ

-

P Priorizar las causas:

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

-

2000000009 - 105(01) ASESOR


JIMÉNEZ BEDOYA

-

2000000012 - 006(01) JEFE DE



-

2000000017 - 105(01) ASESOR


MOLINA PAJÓN

-

2000000018 - 064(05)



-

Equipo de proceso

- De las causas identificadas paralos riesgos negativos definidos sehace una priorización,identificando la causa raíz quepodría generar el riesgo.- En el caso de que no se déconsenso por parte del equipo delproceso, se pueden apoyar en eldocumento “Herramientas para ladefinición y análisis de posiblescausas que generan unproblema”.- Técnica de Grupo Nominal” (Veranexo 1) con el fin de determinarla causa raíz generadora delriesgo.- Otras técnicas que se podríanconsultar, determinar y aplicar adiscrecionalidad del Equipo deMejoramiento son:- Diagrama de Pareto- Histograma- Diagrama Ishikawa- Diagrama de Dispersión- Gráfica de Control- Estratificación

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PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018


ESTUPIÑÁN APONTE

2000000008 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


RAINIERO ALEXANDER

GONZALEZ CASTRO

-

2000000034 - 098(06)

VICERRECTOR DE



MONSALVE

-

2000000061 - 098(06)

VICERRECTOR DE


- 79234075 HENRY

RONCANCIO GONZALEZ

-

2000000001 - 048(07) RECTOR

DE INSTITUCIÓN



LONDOÑO

-

2000000073 - 006(02) JEFE DE


HERNANDO RESTREPO

QUIRÓS

-

2000000075 - 006(02) JEFE DE


MARIA BOTERO LOPEZ

-

- Los Cinco ¿Por Qué?

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

2000000095 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PORTELA

-

2000000087 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


RAFAEL ALEJANDRO

BETANCOURT DURANGO

-

2000000101 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


ANGELA MARIA URREA

CUELLAR

-

2000000081 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PRADO

-

PAnalizar y calificarpreliminarmente los RiesgosNegativos:

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

-

2000000008 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


-

Equipo de proceso

- El Equipo de Mejoramiento decada proceso de acuerdo a latabla “Matriz de Calificación,Evaluación y Repuesta a losRiesgos” (Ver anexo 2) realiza lacalificación de los riesgos (sintener en cuenta los controlesexistentes) según:- La Probabilidad de Ocurrencia:Es calificada como alta (3), media(2) o baja (1) analizando elnúmero de veces que el riesgo seha presentado en un determinado

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

RAINIERO ALEXANDER

GONZALEZ CASTRO

2000000009 - 105(01) ASESOR


JIMÉNEZ BEDOYA

-

2000000012 - 006(01) JEFE DE



-

2000000018 - 064(05)




ESTUPIÑÁN APONTE

-

2000000061 - 098(06)

VICERRECTOR DE


- 79234075 HENRY

RONCANCIO GONZALEZ

-

2000000034 - 098(06)

VICERRECTOR DE



MONSALVE

-

2000000075 - 006(02) JEFE DE


MARIA BOTERO LOPEZ

-

2000000073 - 006(02) JEFE DE


HERNANDO RESTREPO

-

tiempo o puede presentarse,teniendo como referencia elAnexo 3 Tabla de Descriptoresde Probabilidad e Impacto, de sernecesario cada equipo deproceso puede definir su propiatabla de descriptores. Ladeterminación de si laprobabilidad es alta, media o bajasegún sea el caso, queda acriterio del Equipo de proceso,teniendo en cuenta la descripcióndel riesgo, el agente generador ysus causas.- El Impacto: Es calificado comoleve (5), moderado (10) o grave(20) analizando lasconsecuencias o efectos queproduciría el riesgo, teniendocomo referencia el Anexo 3Tabla de Descriptores deProbabilidad e Impacto.- La calificación de los riesgos seefectúa multiplicando laProbabilidad por el Impacto ysegún el resultado se ubica cadauno de los riesgos en la “Matrizde Calificación, Evaluación yRepuesta a los Riesgos” (VerAnexo No. 2) en la zona deriesgo correspondiente(cuadrantes). Se deja registro dela calificación de la probabilidad ydel impacto en el formato F-DI-20Libro: “Mapa de Riesgos”, en lascolumnas “Calificación Preliminarde Probabilidad” y “CalificaciónPreliminar de Impacto”.

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

QUIRÓS

2000000101 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


ANGELA MARIA URREA

CUELLAR

-

2000000087 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


RAFAEL ALEJANDRO

BETANCOURT DURANGO

-

2000000081 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PRADO

-

2000000095 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PORTELA

-

2000000017 - 105(01) ASESOR


MOLINA PAJÓN

-

2000000001 - 048(07) RECTOR

DE INSTITUCIÓN



LONDOÑO

-

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

V

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

-

2000000008 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


RAINIERO ALEXANDER

GONZALEZ CASTRO

-

2000000009 - 105(01) ASESOR


JIMÉNEZ BEDOYA

-

2000000017 - 105(01) ASESOR


MOLINA PAJÓN

-

2000000001 - 048(07) RECTOR

DE INSTITUCIÓN



LONDOÑO

-

2000000034 - 098(06)

VICERRECTOR DE



MONSALVE

-

2000000061 - 098(06)

VICERRECTOR DE


-

Equipo de proceso

- Luego de calificar el riesgo, segenera la evaluación del mismo,es decir, la zona en donde seubica el riesgo (aceptable,tolerable, moderado, importante einaceptable) en el Formato F-DI-20 Libro: “Mapa de Riesgos”, enla columna Evaluación Preliminarde Riesgo.

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PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

- 79234075 HENRY

RONCANCIO GONZALEZ

2000000018 - 064(05)




ESTUPIÑÁN APONTE

-

2000000095 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PORTELA

-

2000000087 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


RAFAEL ALEJANDRO

BETANCOURT DURANGO

-

2000000101 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


ANGELA MARIA URREA

CUELLAR

-

2000000081 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PRADO

-

2000000073 - 006(02) JEFE DE


-

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

HERNANDO RESTREPO

QUIRÓS

2000000075 - 006(02) JEFE DE


MARIA BOTERO LOPEZ

-

2000000012 - 006(01) JEFE DE



-

V Valorar los Riesgos Negativos:

2000000001 - 048(07) RECTOR

DE INSTITUCIÓN



LONDOÑO

-

2000000034 - 098(06)

VICERRECTOR DE



MONSALVE

-

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

-

2000000009 - 105(01) ASESOR


JIMÉNEZ BEDOYA

-

2000000012 - 006(01) JEFE DE


-

Equipo de proceso

- El equipo de proceso analiza ydescribe los controles existentesrelacionados directamente con elriesgo identificado y su causa raízy lo documenta en la columna“Controles existentes” del formatoF-DI-20 Libro: “Mapa deRiesgos”. Los controles puedenestar definidos en losprocedimientos documentados,en la normatividad legal yreglamentación aplicable, opolíticas o directrices académicasy administrativas, entre otros.- Para realizar la evaluación delos controles existentes, seresponden las siguientespreguntas:

1. ¿Los controles estándocumentados?2. ¿Se está aplicando en laactualidad?3. ¿Es efectivo para minimizar elriesgo? (ver anexo 4)- De acuerdo a las respuestas delas preguntas anteriores se deberesponder si los controlesdisminuyen o no la probabilidady/o el impacto del riesgo, dejandoregistro en el formato F-DI-20

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018


2000000017 - 105(01) ASESOR


MOLINA PAJÓN

-

2000000018 - 064(05)




ESTUPIÑÁN APONTE

-

2000000008 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


RAINIERO ALEXANDER

GONZALEZ CASTRO

-

2000000061 - 098(06)

VICERRECTOR DE


- 79234075 HENRY

RONCANCIO GONZALEZ

-

2000000095 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PORTELA

-

2000000087 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


RAFAEL ALEJANDRO

BETANCOURT DURANGO

-

Libro: “Mapa de Riesgos” en lascolumnas ¿Disminuye el nivel deprobabilidad del riesgo?” y“¿Disminuye el nivel de impactodel riesgo?”, generándoseautomáticamente la calificacióndefinitiva de probabilidad eimpacto, la valoración del riesgo ylas medidas de respuesta(asumir, transferir, reducir, evitaro compartir el riesgo).

Valorar los Riesgos Positivos:

- El equipo de proceso analiza yprioriza los Riesgos Positivos uOportunidades a través de latécnica “Factores de Incidencia” ylos documenta en las columnasque están relacionadas con la“Priorización de Oportunidadespor Factores de Incidencia” delformato F-DI-20 Libro:“Identificación de RiesgosPositivos”.

- Para realizar la priorización delos riesgos positivos se deberemitir al anexo 5

- Al registrar la calificación porcada Factor de Incidencia: tiemporequerido, costo a incurrir,personal requerido, beneficios alproceso o la IUE, se generaautomáticamente la calificacióndefinitiva del riesgo positivo.

- Es importante mencionar quepara la selección de aquellosRiesgos Positivos uOportunidades con mayorPOSIBILIDAD son aquellos que

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

2000000101 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


ANGELA MARIA URREA

CUELLAR

-

2000000081 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PRADO

-

2000000073 - 006(02) JEFE DE


HERNANDO RESTREPO

QUIRÓS

-

2000000075 - 006(02) JEFE DE


MARIA BOTERO LOPEZ

-

refieran el MENOR TOTAL

V Tratar los Riesgos Negativos:

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

-

2000000009 - 105(01) ASESOR


JIMÉNEZ BEDOYA

-

2000000012 - 006(01) JEFE DE



-

Equipo de proceso

- Para dar el tratamiento a losriesgos, de acuerdo a lavaloración dada, el equipo deproceso determina los nuevoscontroles y registra las accionesnecesarias para suimplementación, considerando loestablecido en la “Matriz deCalificación, Evaluación yRespuesta a los Riesgos” (Veranexo 2) y al análisis de laefectividad de los controles aimplementar de acuerdo al Anexo4 Tabla de efectividad de loscontroles.- La prioridad para la toma de lasacciones depende de la zona de

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PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

2000000017 - 105(01) ASESOR


MOLINA PAJÓN

-

2000000008 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


RAINIERO ALEXANDER

GONZALEZ CASTRO

-

2000000018 - 064(05)




ESTUPIÑÁN APONTE

-

2000000001 - 048(07) RECTOR

DE INSTITUCIÓN



LONDOÑO

-

2000000034 - 098(06)

VICERRECTOR DE



MONSALVE

-

2000000061 - 098(06)

VICERRECTOR DE


- 79234075 HENRY

RONCANCIO GONZALEZ

-

2000000075 - 006(02) JEFE DE-

riesgo donde se ubica,considerando lo siguiente:

_ Zona Roja (Riesgo Inaceptablee importante): Requiere atencióninmediata (acción correctiva opreventiva, dependiendo si elriesgo se ha materializado o no),es prioritaria.

- Zona Amarilla (RiesgoModerado): Requiere acciones decontrol (acción correctiva opreventiva, dependiendo si elriesgo se ha materializado o no) ymonitoreo permanente, pero noes prioritaria.- Zona Verde (Tolerable yAceptable): Seguir aplicando loscontroles existentes y hacermonitoreo periódico.

- Teniendo en cuenta la prioridadlos nuevos controles y susrespectivas acciones se dejaregistro en el formato F-DI-20Libro:“Plan de Mejoramiento”. ElEquipo del Proceso debe realizarseguimiento semestral (losprimeros quince días de losmeses de junio y noviembre) alas acciones (preventivas y deprotección) acordadas en el plande mejoramiento.

Tratar los Riesgos Positivos:

- Para dar el tratamiento a losriesgos positivos, de acuerdo a lavaloración dada por la“Priorización de oportunidadespor factores de incidencia”, elequipo de proceso determina y

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018


MARIA BOTERO LOPEZ

2000000073 - 006(02) JEFE DE


HERNANDO RESTREPO

QUIRÓS

-

2000000095 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PORTELA

-

2000000101 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


ANGELA MARIA URREA

CUELLAR

-

2000000087 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN


RAFAEL ALEJANDRO

BETANCOURT DURANGO

-

2000000081 - 007(04) DECANO

DE INSTITUCIÓN



PRADO

-

registra las acciones necesariaspara su implementación, lascuales pueden ser:- Explotar: Busca eliminar laincertidumbre asociada con unriesgo a la alza en particular,asegurando que la oportunidaddefinitivamente se concrete- Compartir: Implica asignar todaa parte de la propiedad de laoportunidad a un tercero mejorcapacitado para capturar laoportunidad en beneficio de laorganización- Mejorar: Se utiliza paraaumentar la probabilidad y/o losimpactos positivos de unaoportunidad

- Aceptar: Estar dispuesto aaprovechar la oportunidad si sepresenta, pero sin buscarla demanera activa

Es necesario tener presente quepara la selección de aquellosRiesgos Positivos uOportunidades con mayorPOSIBILIDAD son aquellos querefieran el MENOR TOTAL yconforme a la capacidad de laorganización, se pueden asumirlas acciones enunciadasanteriormente.

H Revisar y Actualizar el Mapa deRiesgos Negativos:

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE

- Equipo de MejoramientoContinuo

- Anualmente (en el mes denoviembre) el Equipo de procesorevisa y actualiza el Mapa deRiesgos con base en los

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018


JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

2000000012 - 006(01) JEFE DE



-

resultados de la implementaciónde los nuevos controles ycambios que puedan afectar elcumplimiento de los objetivos dela institución.

- Registro: Mapa de RiesgosNegativos Actualizado.

- Revisar y Actualizar losRiesgos Positivos a través de laPriorización de Oportunidadespor Factores de Incidencia:

- Anualmente (en el mes denoviembre) el Equipo de procesorevisa y actualiza RiesgosPositivos mediante la Priorizaciónde Oportunidades por Factoresde Incidencia con base en losresultados generados y loscambios que puedanpotencializar el cumplimiento delos objetivos de la institución.

- Registro: Riesgos Positivos uOportunidades Actualizados através de la Priorización deOportunidades por Factores deIncidencia.

Consolidar Mapa de RiesgosInstitucional:

2000000005 - 115(01) JEFE DE

OFICINA ASESORA DE


JUAN CARLOS RAMIREZ

VELÁSQUEZ

-

Jefe de la Oficina Asesora dePlaneación

- Consolidar Mapa de RiesgosInstitucional:

- Una vez actualizados los mapasde riesgos por proceso el Jefe dela Oficina Asesora de Planeaciónprocede a consolidar el mapainstitucional de riesgos yoportunidades con el insumo quepresente cada proceso.

- Registro: Mapa de riesgos yoportunidades institucional.

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

Verificar la Implementación de laAdministración del Riesgo:

2000000017 - 105(01) ASESOR


MOLINA PAJÓN

-Jefe de la Oficina Asesora deControl Interno

- La Oficina Asesora de ControlInterno en el ejercicio de laevaluación independienteprogramará la auditoríarespectiva a los RiesgosNegativos y Positivos como loscontroles de acuerdo con elprocedimiento de auditoriasinternas.

Registro: Registros de auditoria2000000017 - 105(01) ASESOR


MOLINA PAJÓN

-

DEFINICIONES

Agente Generador: Se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en las siguientes

categorías: personas, materiales, equipos, instalaciones y entorno

-

Análisis de Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus

consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo

-

Asumir el Riesgo: luego de que el riesgo sea reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso se acepta la pérdida

residual probable y se elabora planes de contingencia

-

Calificación del Riesgo: Es el valor obtenido al multiplicar el nivel de probabilidad de ocurrencia por el nivel de impacto asignado a un determinado riesgo.-Causa: Son factores generadores del riesgo (debilidades y amenazas). Son los por qué de la ocurrencia del evento riesgoso-Compartir o transferir el riesgo: reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de

seguros

-

Descripción del Riesgo: Es la definición específica de cómo se manifiesta el riesgo en el proceso, acordado por el respectivo Equipo de Mejoramiento-Efecto: Son las consecuencias o el impacto que se genera con la ocurrencia del riesgo. Pueden estar asociados a aspectos: humanos, legales,

infraestructura, Imagen, económicos, información y operacionales

-

Evaluación del Riesgo: Corresponde a la Zona de Riesgo (cuadrante donde queda clasificado el riesgo) determinada por la calificación del mismo, de

acuerdo con la “Matriz de Calificación, Evaluación y Repuesta a los Riesgos” (Ver Anexo 2.). Puede ser: Aceptable, tolerable, moderado, importante o

-

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

inaceptable.

Evitar el riesgo: Medidas encaminadas a prevenir su materialización-Gestión del Riesgos: Conjunto de actividades encaminadas a identificar, analizar, valorar y hacer el debido tratamiento de aquellos factores (causas y

agentes) internos y externos que afecten el adecuado cumplimiento y desarrollo del proceso.

-

Identificación de riesgos: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que

ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia

-

Impacto: Conjunto de posibles efectos como consecuencia de la ocurrencia del riesgo.-Matriz DOFA: Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos

que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas

que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales

-

Pensamiento Basado en Riesgos: es el proceso mediante el cual permite a la organización determinar los factores que podrían causar que los procesos

y el sistema de gestión se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos para minimizar los efectos negativos y

maximizar el uso de las oportunidades a medida que surjan. Es decir, que ella debe abordar los riesgos y las oportunidades asociadas a su contexto y

objetivos

-

Políticas de Administración del Riesgo: Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al

tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública

-

Probabilidad: Es la posibilidad de que el evento riesgoso ocurra de acuerdo a situaciones ya presentadas basadas en registros reales, datos, hechos o

información conocida. En caso de no tenerse información la probabilidad se infiere y se valora a partir del consenso del Equipo de Mejoramiento

-

Reducir el riesgo: Medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección).-Riesgo: Efecto de la incertidumbre-Valoración del Riesgo: Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública al impacto del riesgo, permitiendo estimar

las prioridades para su tratamiento

-

POLÍTICAS DE OPERACIÓNLa Institución Universitaria de Envigado declara que en el desarrollo de sus actividades pueden presentar riesgos, para lo cual se compromete a adoptarmecanismos y acciones necesarias para el control de los mismos, de tal forma que disminuyan su probabilidad de ocurrencia y/o minimice su impacto.

Por lo tanto, se desarrollan cinco elementos de control para la administración de los riesgos: El contexto estratégico (factores internos y externos que

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Gestión del riesgo

PROCEDIMIENTOS


Código: P-DI-003

Versión: 02

Fecha: 25-06-2018

generan posibles situaciones de riesgos), la identificación de los riesgos, el análisis de riesgos, la valoración y el tratamiento de los mismos, que comprendela definición de políticas y controles, contribuyendo esta herramienta hacia el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad.Para la implementación deesta política, es fundamental tener claridad sobre la misión, visión, valores y objetivos institucionales, de manera que no se perciba esta herramientagerencial como algo aislado del mismo accionar académico y administrativo.

La administración de riesgos, se debe ceñir al procedimiento documentado para tal fin, el cual se estableció con base en metodologías reconocidas tanto anivel nacional como internacional.

Para los riesgos valorados como inaceptables o importantes se debe priorizar su tratamiento, documentando los nuevos controles a través de accionespreventivas.

NOTAS DE CAMBIO

Fecha Descripción Archivos

24-10-2016 Se ajusta el procedimiento conforme a lineamientos de Norma ISO 9001:2015 “ Pensamiento Basado en Riesgos” comotambién la herramienta para la gestión del riesgo: F-DI-20 Riesgos

07-10-2012 Se actualiza el formato F-DI-02 adicionando nuevas campos donde se especifican la formulación de estrategias: FO, FA,DO y DA. Si el proceso analizado no requiere enunciar las estrategias relacionadas, se coloca N/A.

ANEXOSP-DI-03 Procedimiento para la gestion del riesgo.doc

Elabora Revisa y Aprueba

JUAN CARLOS RAMIREZ VELÁSQUEZ

JEFE DE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA ACTIVIDADES DEL PROCESO · HERNANDO RESTREPO QUIRÓS-- 2000000075 -...

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