P G I - 8 5 / W S / 3 2 Original: ingls

La Administracin Moderna de Archivos y la Gestin de Documentos: El Prontuario R A M P

recopilado por Peter W a l n e con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos

Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura Pars.

Diciembre de 1985

Noticia bibliogrfica recomendada:

La administracin moderna de archivos y la gestion de documentos: El prontuario- RAMP; recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos [para el] Programa General de Informacin y UNISIST - Pars: Unesco, 1985, 532 p., 28 cm -(PGI-85/WS/32)

I - Walne, Peter II - Unesco. Programa General de Informacin y UNISIST III - Consejo Internacional de Archivos IV - Programa de Gestion de Documentos y Archivos (RAMP)

Unesco, 1986

Impreso en 1986 por la Oficina Regional de Ciencia y Tecnologa de la Unesco para Amrica Latina y el Caribe - ROSTLAC -Montevideo - Uruguay

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PREFACIO

A fin de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los pases en desarrollo, en los campos especializa-dos de la Gestion de Documentos y Archivos, la Division del Programa Ge neral de Informacin de la Unesco ha establecido un Programa a largo pa zo de Gestin de Documentos y Archivos - RAMP.

Los elementos bsicos del Programa RAMP reflejan los temas genera-les del Programa General de Informacin. As, pues, el RAMP comprende proyectos, estudios y otras actividades destinadas a:

- elaborar normas, pautas, mtodos y otros instrumentos normativos para el tratamiento y transferencia de informacin especializada y el esta blecimiento de sistemas de informacin compatibles;

- permitir a los pases en desarrollo crear sus propias bases de datos y tener acceso a las que ya existen en todo el mundo, con objeto de aumentar el intercambio y el flujo de informacin aplicando a ese efe to tecnologas modernas;

- fomentar el establecimiento de redes especializadas de informacin en el plano regional;

- contribuir al desarrollo armonioso de servicios y sistemas de informa cin compatibles en el plan internacional;

- establecer sistemas de informacin nacionales y mejorar los diversos componentes de dichos sistemas;

- formular polticas y planes de desarrollo en esta esfera;

- capacitar a los especialistas en informacin y a los usuarios y crear un potencial nacional y regional para la educacin y la formacin en informtica, bibliotecologa y administracin de archivos.

El presente Prontuario tiene por finalidad ayudar a satisfacer la necesidad bsica de material didctico en los cursos introductorios y de perfeccionamiento para archiveros, gestores de registros y otros es-pecialistas de la informacin. Aunque reflejan forzosamente diversos conceptos nacionales basados en tradiciones administrativas y prcticas de conservacin de documentos, las lecturas seleccionadas destacan los principios, prcticas y problemas bsicos que unen a todos los archive-ros y gestores de registros en una profesin comn. El Prontuario tie-ne tambin por objeto dar mayor coherencia a la formacin de todos los profesionales de la informacin, poniendo oportunamente a disposicin de stos un marco de referencia de alcance internacional respecto de las funciones y actividades de gestin de archivos y documentos.

Todos los artculos sealados con un asterisco han sido traducidos por el Centro Regional para el Fomento del Libro en Amrica latina y el Caribe (CERLALC).

- ii -

Las denominaciones empleadas en esta publicacin y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no Implican por parte de la Unesco juicio alguno sobre la condicin jurdica de los pases o terri-torios, o de sus autoridades, ni respecto de sus fronteras o lmites.

El redactor es responsable de la seleccin y presentacin de los textos contenidos en esta publicacin. Las opiniones en ella expresa-das no reflejan necesariamente las de la Unesco ni comprometen a la Or-ganizacin.

Los lectores que deseen formular comentarios y sugerencias respec-to al presente Prontuario debern dirigirlas a la Divisin del Programa General de Informacin, Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 Pars (Fran-cia) . En la misma Divisin pueden obtener otros estudios preparados en ejecucin del programa RAMP, una lista de los cuales aparece al final del volumen II, as como, publicaciones conexas en la esfera de la in-formacin.

Ill

INDICE

Introduccin

LA FUNCIN DE LOS ARCHIVOS

*BAUTIER, R.-H.

*COOK, M.-G.

*KECSKEMETI, C.

*SMITH, W.-I.

La misin de los archivos y las tareas de 1-29 los archivistas (Proceedings of the 11th and 12th Interna-tional Conferences, of the Round Table of Archivists, Bucarest 1969, Jerusalem 1970, 1972)

Los servicios de archivo centrales y locales 30-39 y la sociedad (Southeast Asian Archives, 8\ 1975, 37-45)

Archivos, desarrollo y soberana nacional 40-54 (Traducido del original francs del texto publicado en Servo-Croata, en Arhivi, vol.21, n 1-2 1971, 3-16)

Los archivos en pases desarrollados: una 55-60 contribucin al desarrollo nacional (The American Archivist, 35, 1972, 155-161)

II PRINCIPIOS BSICOS

*CAPP0N, L.-J.:

*DUCHEIN, M.

*HARDENBERG, H.

*P0SNER, E.

*RH0ADS, J.-B.

Los manuscritos histricos como documentos: 61-68 algunas definiciones y su aplicacin (The American Archivist, 19/2, 1956, 101-110)

El respeto de los fondos en archivistica: 69-92 principios tericos y problemas prcticos (Gazette des archives, 97, 1977, 71-96)

Algunas reflexiones sobre los principios 93-96 para el ordenamiento de archivos (Per Archivar, 16, 1963, 113-118)

Max Lehmann y el origen del"principio de 97-103 procedencia" (Archives and the Public Interest: Selected Essays by Ernst-Posner, ed. K. Munden, Washington, D.C., 1967, 36-44)

Nuevas tcnicas de archivo: conclusiones 104-109 (Archivum, 24, 1974, 130-134)

iv

III PROBLEMAS JURDICOS BSICOS

*BAUTIER, R.-H.

M'BOW, A.-M.:

*NORTON, M.-C.

La legislacin archivstica (Gazette des archives, 86, 1974, 191-194)

Informe del Director General sobre el estudio relativo a los problemas que plantea la transferencia de documentos procedentes de los archivos constituidos en el terri-torio de otros pases a su pals de origen (20 C/102, Unesco, Paris, 12 pp)

El lugar de los archivos en el gobierno (Illinois Libraries, 34, 1952, 153-160)

110-114

115-121

122-130

IV FORMACIN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS

COOK, M.-G. Una norma internacional para la formacin de archivistas y encargados de registros (Revista de la Unesco de ciencia de la informacin, bibliotecologia y archivologa, IV/2, 1982, 114-122)

131-140

V GESTION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

EVANS, F.-B.:

MATILLA TASCON, A.

"RICKS, A.

Ideas modernas sobre la administracin de archivos (Boletn de la Unesco para las bibliotecas, 24, 1970, 243-247)

Los archivos vivos de la administracin (VI Congreso Internacional de Archivos, Madrid, 1968)

La gestin de documentos como una funcin archivstica (Archivum, 26, 1979, 29-36)

141-147

148-178

179-189

VI VALORACIN Y ELIMINACIN

*B0ISARD, P.

*KR0MN0W, A.

*LAMB. W.-K.

Por una poltica de las eliminaciones. 190-219 Reflexiones sobre la prctica de los Archivos del Sena (Gazette des archives, 59, 1967, 205-238)

La evaluacin de los archivos contemporneos 220-232 (Archivum, 26, 1979, 45-54)

El refinado arte de la destruccin 233-238 (Essays.in Memory of Sir Hilary Jenkinson, 1962, 50-56)

V

RIEGER, M.

*SCHELLENBERG,T.-R.

Tcnicas modernas de retirada de documentos 239-249 y normas de evaluacin (Revista de la Unesco de ciencia de la informacin, bibliotecologfa y archivologa, 1/3, 1979, 200-209)

Principios de evaluacin de archivos 250-259 (Proceedings of the First Caribbean Archives Conference, Jamaica, 1965, Spanish Town, Jamaica, n.d., 232-242)

VII ORDENACIN Y DESCRIPCIN

*BELL, L.

*EVANS, F.-B.

*TAILLEMITE, E.

Vocabulario controlado en la4 indizacidh de archivos (Journal of the Society of Archivists, 4, 1971, 285-299)

Mtodos modernos de ordenamiento de archivos en los Estados Unidos (The American Archivist, 29, 1966, 241-263)

Los instrumentos de bsqueda en los archivos (Archives, Quebec, 73/2, 1973, 11-22)

260-277

278-298

299-305

VIII SERVICIO DE ACCESO Y DE REFERENCIAS

*FRANZ, E.-G.

*KN0PPERS, J.

*REITMAN, A.:

*R0PER, M.:

WAGNER, A.:

Informacin y orientacin al usuario : 306-320 Informe preliminar (International Conference of the Round Table on Archives, Oslo, 1981, 1-12)

Los investigadores en ciencias sociales y 321-326 el problema de la confiabilidad (Archives, Quebec, 11/4, 1980, 13-18)

La libertad de informacin y la privacidad: 327-334 El dilema de quienes defienden la libertad civil del individuo (The American Archivist, 38, 1975, 501-508)

El uso acadmico de los archivos 335-352 (Archivum, 29, 1982, 27-39)

El acceso a los archivos : De las 353-357 restricciones a la liberal izacion (Boletn de la Unesco para las bibliotecas, 24, 1970, 73-76, 116)

vi

IX EXPOSICIONES, SERVICIOS EDUCATIVOS, RELACIONES PUBLICAS

BEHR, H.-J.:

*BERCHE, C :

*COOK, M.-G.:

*SMITH, W.-I.:

*SMITH, W.-I.

Los archivos y la educacin escolar: 358-366 posibilidades, problemas, lmites (Boletn de la Unesco para las bibliotecas, 28, N3, 1974, 131-138, 145)

La utilizacin de los archivos por el gran 367-380 pblico (Archivum, 29, 1982, 113-123)

Enseanza con archivos 381-394 (International Journal on Archives, 1, 1980, 25-36)

Los archivos y las relaciones pblicas 395-400 (Archivum, special volume 2, 1980, 101-106)

Archivos y cultura: un ensayo 401-413 (Cultures, IV/2, 1977, 51-65)

X CONSERVACIN

TJAVIES, J.

"DUCHEIN, M.

KATHPALIA, Y.-P.

La conservacin de documentos con referencia 414-430 particular a Malasia (Southeast Asian Archives, 17, 1971, 28-40)

Las construcciones y equipos de archivo en 431-448 los pases tropicales (Archivum, special volume 2, 1980, 127-145)

Conservacin y preservacin de archivos 449-456 (Revista de la Unesco de ciencia de la informacin, bibliotecologfa y archivologa, IV/2, 1982, 94-100)

XI LA TECNOLOGA- MODERNA Y LOS ARCHIVOS

*GILLE, G.: Esbozo de un plan de normalizacin para la microfilmacion de los archivos (Archivum, 3, 1953, 87-104)

ROPER, M.: La nueva tecnologa de la informacin y los archivos (Revista de la Unesco de ciencia de la informacin, bibliotecologa y archivologa, IV/2, 1982, 107-113)

XII ADELANTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS A ESCALA INTERNACIONAL

EVANS, F.-B.

TRANZ, E.-G.

La Unesco y el desarrollo de los archivos (Revista de la Unesco de ciencia de la informacin, bibliotecologa y archivologa, IV/3, 1982, 159-176)

El CA, logros y futuro (Informe, IXth International Congress on Archives; London, 1980)

457-478

479-485

486-504

505-527

ANEXO Estudios y documentos del RAMP 528-532

INTRODUCCIN

El presente Prontuario sobre la Administracin Moderna de Archivos y la Gestion de Documentos ha sido elaborado por un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos en virtud de un contrato con la Unesco en el marco del Programa de Gestion de Documentos y Archivos (RAMP).

Su objetivo es complementar los libros de texto y los manuales existen-tes en materia de administracin de archivos y gestion de documentos. Esos libros y manuales siguen siendo material de lectura bsicamente necesario pa ra todos los futuros archiveros, e indispensable incluso para que el estudian te llegue a comprender los conceptos y teoras fundamentales de dichas disci_ plinas: adolecen, sin embargo, de dos inconvenientes.

En primer lugar, no pueden proporcionar una orientacin en las prcti-cas extremadamente ampliadas de la profesin de archivero, en la medida en que dichas prcticas han evolucionado y se han desarrollado desde fines de la Segunda Guerra Mundial y, en particular, en los tres ltimos decenios. En S gundo lugar, libros y manuales han sido concebidos y elaborados a partir de determinados antecedentes administrativos y legales que responden a distin-tos sistemas, tradiciones y prcticas nacionales.

Esas diferencias no han permitido elaborar manuales internacionales so-bre la administracin de archivos y la gestion de documentos que puedan ser vir como textos bsicos para la educacin y la formacin profesional de los archiveros de todos los pases, incluidos los pases en desarrollo, con lrrie pendencia de sus antecedentes administrativos, jurdicos e histricos.

As pues, el presente Prontuario tiene como objetivo fundamental propqr clonar lecturas bsicas en forma de artculos o informes tomados principal-mente de publicaciones peridicas sobre archivos o de publicaciones en se-rie, e incluye textos que, en la mayora de los casos, aunque no exclusiva-mente, han aparecido por vez primera en ingls o francs. Los textos se han escogido por ser su contenido, carcter, alcance o aplicabilidad los suficien temente internacionales para brindar al futuro archivero una visin ms am-plia de las prcticas actualmente seguidas en las profesiones relacionadas con la gestin de archivos y documentos. El propsito de este Prontuario es tambin dar a conocer al usuario los adelantos ms recientes del pensamiento y los conceptos y bases tericas en que se sustentan las operaciones de ges-tin de archivos y documentos, teniendo particularmente en cuenta su evolu-cin y desarrollo a partir del decenio de 1950.

En la ordenacin del contenido se ha tratado ms bien de introducir al usuario en las esferas ms amplias e importantes de la actividad profesional y no de ofrecerle una explicacin detallada de cada una de ellas. Dadas las modestas dimensiones de la publicacin y el tiempo limitado disponible para su compilacin, tuvo que ser sta sumamente selectiva y limitada a los tex-tos que trataran el tema seleccionado con altura y amplitud suficiente para que el usuario pudiera entrar en contacto con las actuales tendencias del pen Sarniento moderno.

Por razones obvias, no se ha tratado de incluir el mismo nmero de ar-tculos en cada seccin. Algunos temas requieren un tratamiento ms extenso, mientras que otros no estn debidamente representados, en un contexto inter-nacional, por muchos textos de la literatura pertinente. Incluso hay otros temas, en especial los de ndole tcnica, cerno la reprografa y el tratamien to automatizado de datos que, por estar tan sujetos al rpido cambio tecnolo gico, quedan ms adecuadamente presentados por el artculo o informe ms re-ciente sobre "el estado de la cuestin". Las referencias de pie de pgina, los artculos o informes, y de hecho todos los textos incluidos en el Pron-tuario, remitirn a los usuarios u otras publicaciones pertinentes y, por en de, les permitirn ampliar su contacto con las teoras, las prcticas y los acontecimientos actuales.

Todos los textos se han reproducido sin ningn tipo de modificacin o ac tualizacin. Se incluyen en este volumen con la autorizacin de los titula-res del derecho de autor o de las personas encargadas originalmente de su pu blicacin.

Puesto que en el ndice del Prontuario se han consignado claramente los temas y los nombres de los autores, no se ha considerado necesario ningn otro tipo de ndice.

El grupo de trabajo encargado de la compilacin del presente Prontuario estuvo integrado por el Sr. Michel Duchein (Francia), el Dr. Prank B. Evans (Estados Unidos), el Dr. Eckhart G. Franz (Repblica Federal de Alemania),el Dr. Charles Kecskemeti (Consejo Internacional de Archivos), el Dr. Eric Ketelaar (Pases Bajos) y el Sr. Peter Walne (Reino Unido) que, en su capaci dad de Secretario de Publicaciones del CA, actu6 como Director del proyecto.

La idea original, aunque concebida en ms amplia escala, de este Pron-tuario se debe al Sr. Morris Rieger (Estados Unidos). Es de lamentar que los problemas de salud le hayan impedido realizar su proyecto. No obstante,es-te volumen tiene una considerable deuda respecto de sus ideas y planteamien-tos.

Peter Walne

15 de octubre de 1983

LA FUNCIN DE LOS ARCHIVOS

IA MISIN DE IDS ARCHIVOS Y LAS TAREAS DE IDS ARCHIVISTAS

por Robert Henri Bautier Profesor en la Escuela Nacional de Archivos

INTRODUCCIN

Veinte aos despus de la creacin del Consejo Internacio-nal de Archivos,cuando el minero de Estados que disponen de un ser-vicio de archivos se ha acrecentado notablemente por todo el mundo, y con ocasin de la duodcima sesin de la conferencia internacional de la Table Ronde des Archives, parece importante y oportuno examinar si la concepcin que se tiene de la misin de los archivos y de las tareas del archivista es la misma en todos los pases o, en caso contrario, anotar las diferencias que se presentan en una u otra par-te. Esto permitir subrayar las prioridades que, de hecho o por derecho, nuestros colegas o sus gobiernos tienden a asignar a compe-tencias de ndole diversa. Tambin as se podr conocer el sen-tido en que parece evolucionar la concepcin de los archivos. Al hacer este examen no olvidaremos que la funcin constante de la Table Ronde ha sido despejar las grandes lneas de la doctrina archivsti-ca, guardando siempre el respeto debido a las prcticas en uso en cada uno de los pases.

CONCEPCIONES TRADICIONALES

Es evidente que en el lapso de una generacin, las cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la mayor parte de los pases europeos, fieles a la concepcin que lentamente se haba elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores y en considerar sus depsitos como centros de conservacin de fondos de archivo de valor permanente al servicio de la investigacin histrica. Sus relaciones con la administracin pblica eran juzgadas como secundarias y en muchos casos,las iniciativas de entrega y de eliminacin se dejaban al arbitrio de las entidades administra-tivas. En muchos pases los documentos no llegaban a los archivos sino despus de plazos ms o menos largos (cien o cincuenta aos) como en Alemania, Blgica,los Pases Bajos, etc. Los documentos antiguos eran tratados con privilegio en comparacin con los papeles contemporneos, y los inventarios y ediciones de docunentos medioevales gozaban de elevado prestigio a los ojos de los archivistas palegrafos distros en las tcnicas de la erudicin. Aunque ne-cesariamente no se dejaba de lado el sumunistro de informacin a los servicios administrativos, ante todo se trabajaba con miras a facilitar la investigacin histrica, y an era frecuente que algunos archivistas cedieran a la tendencia de conceder favor especial en su trabajo profesional a los documentos relacionados con sus in-vestigaciones personales, encubriendo, de tal modo, el aspecto cultu-ral ms general de su misin.

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De otro lado, algunos estados que no contaban oon fondos de archivos ni tan antiguos ni tan ricos fueron montando servicios de archivo con vocacin administrativa acentuada. El personal de estos servicios, carente de informacin histrica, era reclutado en los cuadros de funcionarios de la administracin, o entre biblio-tecarios y documentalistas, y luego entrenado especficamente para asegurar la documentacin de las autoridades.

En estas condiciones cabfa preguntarse si no se hallaba pr-ximo a un divorcio entre dos consepciones del oficio del archivista; entre la del archivista historiador, ajeno a la administracin, y la del archivista administrador sin verdadera perspectiva histrica.

De todos modos, una y otra de estas concepciones estaban de acuerdo en poner el acento sobre el hecho que la primera tarea de un archivista del Estado es ocuparse esencial, si no exclusivamente, de los documentos originados en el funcionamiento de los servicios del Estado y de las colectividades publicas: lo que no era archivos pblicos quedaba abandonado a las bibliotecas o a las instituciones culturales, como ajeno a los depsitos de archivos pblicos.

EVOLUCIN

La evolucin que sobre todos estos puntos se ha producido es muy notable, y parece indispensable subrayarla, desde las lneas inicia-les de este informe. El archivista de hoy, sin dejar de considerarse al servicio de la historia, ha establecido o reestablecido, vnculos particularmente estrechos con las entidades de donde emanan los docu-mentos, adelantndose en ocasiones a los documentos mismos. Adems ya no se limita exclusivamente a los documentos escritos, ni slo a la documentacinde origen pblico, ni siquiera a la que parece de valor permanente. Una nueva concepcin de archivos totales se ha abierto camino,y el archivista de los tiempos presentes se ha hecho conciente que su tarea esencial consiste en poner a disposicin de un pblico, el ms extenso posible, el caudal creciente de las riquezas que se le confan y asegurar su total explotacin.

Es verdad que aunque la evolucin que anotamos se hace evidente en todos los pases, no se cumple en todas partes de manera completa, porque sus realizaciones dependen de la importancia material de los depsitos de archivo, de su carcter (archivos centrales, regiona-les, locales), de las fuerzas de resistencia que les opone las concep-ciones tradicionales de las autoridades y de los archivistas mismos. Sin contar las dificultades para obtener el aumento necesario de per-sonal y los medios de financiamiento indispensables para el desarrollo de las tareas.

IA FUNCIN HISTRICA DE LOS ARCHIVOS Y EL PROBLEMA DE LOS DOCUMENTOS CDNTEMPORANEOS

Actualmente se insiste sobre la vocacin de los archivos a in-corporar con la administracin, a situar en el corazn mismo de ella, para gestionar sus papeles, para organizarlos y asegurar, de algn modo, la documentacin permanente de la autoridades pbli-cas. No obstante, cabe preguntarse si ciertamente este es el campo por donde debe enrutarse la misin misma de los archivos?

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De hecho, son muy fuertes las reticencias ante esta concepcin que, para muchos, significa una desviacin de la verdadera funcin de los servicios de archivo. As si bien es cierto que en la Rep-blica Federal de Alemania los archivos Federales y los de algunas Regiones (Renania del Norte Westfalia) sienten que les concierne el problema global de los documentos administrativos contemporneos, la mayora de las Regiones slo aceptan tomar a su cargo archivreife o ardiivwrdi , es decir aqullos que por su inters para la histo-ria o por la utilidad de su contenido jurdico merecen ser conserva-dos definitivamente o por largo tiempo. Esta concepcin se halla muy carcana a la manifestada por los archivos de la Repblica Demo-crtica Alemana, los de Austria o los de la gran mayora de los can-tones suizos. Igual cosa acontece en los Pases Bajos, donde, por principio, los Archivos del Estado solamente reciben documentos de ms de cincuenta aos, y excepcionalmente, algunos de ms de vein-ticinco .

En otros pases los archivos no rehusan extender la funcin de los archivistas frente a los documentos contemporneos; pero, en el fondo, mantienen subyacente su funcin histrica. As en la Gran Bretaa, la finalidad del trabajo de los archivos del "Public Records Office" es asegurar, mediante la administracin, la supervisin de los archivos producidos por las cortes y la mejor seleccin de los documentos que le han de ser transferidos para su conservacin defi-nitiva. La situacin en Francia es la misma: all la recoleccin de documentos contemporneos se hace con la perspectiva lejana de conservartodo material til para la investigacin. Bajo una formu-lacin diferente, la respuesta italiana no se aleja mucho de esta concepcin: pues, si bien es cierto que insiste - al igual que los Pases escandinavos - en la unicidad de esencia de los documentos de archivo, ya sean conservados en la oficina o llevados a los depsi-tos, no por ello deja de definir al archivista, antes que todo, como un "investigador cientfico". En cuanto a los archivistas rumanos, ellos recuerdan, en su respuesta, que la legislacin de su pas se-ala a sus archivos "fines cientficos y culturales-educativos".

Pese a las afirmaciones de principio segn las cuales el archi-vista debe sentirse responsable por la gestin de archivos, se hace evidente que la mayora de nuestros colegas interpretan de modo to-talmente inexacto esta expresin que propiamente responde a una prctica norteamericana que por su naturaleza, no parece que logre hacer carrera fuera de las realidades fundamentalmente americanas.

Son pues razones de regularidad en las entregas; razones de cla-sificacin de los legajos en forma que permita su adecuado tratamien-to ulterior en los archivos; en fin, razones de facilidad para la eliminacin, las que, cada vez ms, persuaden a los archivistas de lanecesidad de establecer, lo ms pronto posible, su control sobre los documentos, y as han llegado a reinvidicar un derecho de super-visin de los "archivos en formacin". Pero desde el punto de vista de la doctrina archivstica importa mucho preguntarse en qu momento o estado de esta formacin puede o debe intervenir el archivista.

A nuestro modo de ver el archivista no debera intervenir sino despus del nacimiento de los documentos, es decir, no al nivel de cada uno de los documentos sino en el momento en que se constituye el expediente, y sobre todo, en el momento en que se trata de organizar los legajos relacionando los unos con los otros. Contra esta opinin, la gestin de archivos, tomada en el sentido pleno del trmino, extiende su ingerencia desde el origen de cada documento tomado indi-vidualmente, al formulario administrativo, al nmero de ejemplares,

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a su recorrido a travs de los servicios, hasta la concepcin, la redaccin y la dactilografa del domuento. Es decir que la ges-tin de archivos tona en sus nanos el documento de trabajo en su conjunto, mirndolo desde el punto de vista de la organizacin de las oficinas administrativas, y de modo especial, bajo el ngulo de la normalizacin del trabajo y del material, incluso la formacin del personal administrativo.

Aceptemos que el archivista debe tener .el derecho a conocer el proceso de nacimiento de los documentos. Pero asi y todo, nos pre-guntamos, si tambin le corresponde el deber de extender su inters hasta su fase prenatal.

De nuestra parte creemos que los archivos no estn llamados, ba-jo ninguna forma, a absorber los servicios de organizacin y de m-todos que, bajo nombres diversos, existen en la mayora de los pa-ses , a los cuales corresponde la funcin pblica o las reformas ad-ministrativas. Se trata de dos profesiones netamente diferentes, as tengan fronteras comunes. Crenos que es altamente deseable estable-cer una colaboracin ms estrecha que la que hoy existe entre los servicios administrativos y los archivos. Pensamos, sobre todo, que la voz de los archivistas debe escucharse en el seno de las diversas comisiones competentes en materia de mtodos administrativos. Ir ms all sera desbordar la misin propia de los archivos.

Nos parece pues oportuno, que se ponga freno, sobre este punto, a una evolucin que, si bien es deseada por algunos, no la creemos sana en el plano de la doctrina y de las realidades. Con la adopcin de tal concepcin se corre el riesgo de comprometer los fines propios de los archivos y de malgastar el formidable potencial cientfico que encierra su personal. Todava nos queda por definir aqu, con al-guna precisin, en qu consiste esta misin de los archivos.

Agradecemos a los treinta y seis colegas de veinticinco Estados que respondieron al largo cuestionario que les enviamos. Gracias a sus respuestas hemos podido establecer este informe general:

Alemania (Repblica Democrtica): Archivos del Estado Alemania (Repblica Federal): Archivos Federales (presidente.,

Dr. Mommsen; Archivos de los Estados de Bade-Wurtemberg, de Baviera, de Hamburgo, de Hesse, de Renania-Palatinat, de Renania del Norte, de Sarre, de Baja Sajonia, de Schleswig-Holstein. Informe de sntesis para Alemania (Dr. Mommsen).

Australia: Commonwealth Archives Office (K. Penny). Austria: Direccin General de Archivos del Estado (Dr. Miko-

letzky). Blgica: Archivos Generales del Reino (C. Wyffels). Camern: Direccin de Archivos Federales y de la Biblioteca

Nacional (M. Etende). Canad: Archivos pblicos (B. Weilbrenner, Direccin de ar-

chivos histricos).

1 Sobre algunos de los puntos que fueron estudiados en la VII Conferencia de la Table Ronde en Madrid en 1962 nos limitaremos a ha-cer referencia al excelente informe de Yves Protin "El concepto de Archivos y las fronteras de la archivstica". El nuestro constituye en parte, la prolongacin y el desarrollo de dicho informe.

- U -

Costa de Marfil: Direccin de Archivos Nacionales (Dr. Kess, director adjunto).

Dahomey: Instituto de Investigacioanes Aplicadas (J.A. Djivo, director jefe del Servicio de los Archivos Nacionales).

Finlandia: Archivos Nacionales (M. Kerkkonen). Francia: Direccin General de Archivos (G. Duboscq, Inspector

General). Gran Bretaa: Archivo Nacional Grecia: Archivos Nacionales (A. Diamantis, director suplente). Hungra: Direccin de Archivos (J. Varga). Israel: A. Bein, archivista del Estado. Italia: Direccin General de Archivos del Estado (G. Antonelli,

Director del Servicio de Asuntos Archivsticos-tcnicos). Malasia: Archivos Nacionales (Dato Alwi Jantan, director). Noruega: Direccin General de Archivos Nacionales (D. Mannsa-

ker). Pases Bajos: Archivos Generales del Reino (A.E.M. Ribberink) y

la Asociacin Neerlandesa de Archivistas (R.A.D. Renting). Polonia: Direccin General de Archivos del Estado (A. Ptasni-

kowa. Servicio de Investigacioanes). Rumania: Direccin General de Archivos Suecia: Archivos Nacionales (0. Jagerskiold). Suiza: Archivos de la Confederacin (L. Hass); Asociacin de

Archivistas Suizos (B. Meyer). Checoeslovaquia: Administracin de Archivos Checos (V. Sykora);

Administracin de Archivos eslovacos. Yugoeslavia: Archivos Federales (F. Biljan).

1. LA MISIN DE LOS ARCHIVOS

Son raros los textos legislativos reglamentarios que formulan con precisin y en detalle las funciones asignadas en los servicios de archivo. Esto slo se encuentra en leyes recientes de algunos pa-ses, principalmente de la Europa Oriental y Africa. Pero an all los textos son bastante flexibles, y permiten eventuales extensiones de la nocin de archivo y de la misin atribuida a los servicios que estn a su cargo.

DEFINICIN GENERAL DE LA MISIN DE LOS ARCHIVOS

Cabe preguntarse si, con base a todas las definiciones dadas en las respuestas que recibimos se puede encontrar una lnea que tenga en cuenta los distintos puntos de vista y que sea aceptable por todos. Creemos que ello es posible a menos que nos compruebe la imposibilidad en las discusiones que tendrn curso en la Conferencia de la Table Ronde.

Definiremos un deposito de archivo, ante todo, como un estable-cimiento de carcter cientfico, encargado de funciones administra-tivas. En efecto, parece difcil separar este doble aspecto que re-presenta las dos caras de una misma institucin. La posicin hn-gara, a este respecto, es bien clara. Otros, sin embargo, (Francia, Rumania y Yugoeslavia principalmente), desearan completar esta defi-nicin con una referencia a la funcin cultural-educativa de los ar-chivos. Nuestra opinin es la de que esta funcin, por importante que sea, debe considerarse como secundaria o derivada de la vocacin cientfica de los archivos.

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Nadie puede negar la existencia de un depsito o servicio de archivo, por el hecho que no est en capacidad de organizar exposi-ciones, de recibir visitas escolares, o de publicar documentos. Estas actividades son simplemente consecuencia de la misin primaria de los archivos, o mejor, de su doble misin: responsabilidad por la con-servacin del material archivstico y vocacin para facilitar todos los medios de acceso a esa masa docunental.

IA NOCIN DE CONSERVATION Y SUS CONSECUENCIAS

Por conservacin ha de entenderse no solamente el hecho material de guardar documentos, sino el conjunto de operaciones que permitan asegurar su salvaguardia; es decir, la recoleccin del material, por una parte; y por otra, la seleccin de lo que debe estimarse como de valor permanente y de lo que debe eliminarse.

La nocin de material archivable tambin ha evolucionado hoy no se puede limitar slo a documentos escritos; hay que extender la no-cin y aplicarla al conjunto de documentos, ligados con la actividad de los servicios administrativos, cualquiera que sea su forma mate-rial: impresos, necanografiados, sonoros, fotogrficos, cinematogr-ficos, planos y diseos tcnicos.

Esta responsabilidad de conservacin del patrimonio documental del pas, de la regin y de la ciudad, implica para el archivista la obligacin de no limitar su campo de accin a los documentos origi-nados en las administraciones pblicas, sino tambin de ocuparse de los provenientes de entidades parapblicas, comunidades, empresas econmicas, de familias y de individuos. Es decir que la responsabi-lidad del archivista de hoy se ha extendido a todo el conjunto del pa-trimonio archivstico-histrico, sin consideraciones de fecha, de naturaleza material o de estado jurdico. La evolucin de la legis-lacin y de las realizaciones en el plano internacional en este res-pecto es neta e indiscutible, pese a que razones de carcter social y econmico hayan impedido, en algunos pases, el desarrollo natural de esta tendencia. De todos modos, los hechos son tan patentes que sobra insistir. Tanto ms cuando tiene en cuenta que estos problemas ya han sidomobjeto de intercambio de ideas en Congresos Internaciona-les de Archivos y en nuestras conferencias de la Table Ronde.

Digamos solamente que, en el plano de los principios, la cues-tin ha sido ya perfectamente definida en Francia mediante el Decreto de 1.945 que asigna a la Divisin de Archivos todo lo que a ellos se refiere, "tanto pblicos como privados". Lo mismo se observa en la definicin de poderes del Director de Archivos en Malasia y Camern. En Italia la ley establece con precisin las condiciones en que se ejerce esta vigilanza. No cabe duda de que se trata de un problema de actualidad en muchos pases. Algunos, como la Gran Bretaa, que anteriormente y por principio, haba reservado sus cuidados para los archivos pblicos, hoy reconoce la legitimidad de su conservacin en los depsitos pblicos.

As mismo conviene sealar que la necesidad de la conserva-cin impone a los servicios de archivo tareas particulares de control sobre la gestin de los documentos de servicio pblico, principal-mente en lo que concierne a su transferencia final. Precisamente con el propsito que sta se cumpla en las mejores condiciones posibles, los archivistas han sido llamados para que cooperen con las adminis-traciones para ayudarlas a conservar debidamente aquellos documentos

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que, habiendo dejado de ser tiles para el servicio cotidiano, no por ello pueden ser eliminados ni transferidos a un depsito de archivo. Tampoco insistiremos sobre este problema que es bien conocido por los archivistas y que ha sido objeto de discusiones en todas las instan-cias nacionales e internacionales de la profesin.

IA 1SDCI0N DE EXPLOTACIN DE IOS ARCHIVOS

Es evidente que este potencial documentarlo, destinado a la con-centracin en manos de los archivistas, no podra ser simplemente almacenado: los archivos no son solamente almacenes de documentos, "graneros de la historia" como de nodo potico pero inexacto se les ha llamado. El archivista debe asegurarles la ms completa explota-cin por el mayor publico posible.

El acceso a los documentos se obtiene mediante cuidadosa selec-cin de los documentos y la elaboracin de instrumentos prcticos de trabajo (guas, inventarios, catlogos, ficheros). Justamente estas operaciones de tratamiento de los documentos constituyen esen-cialmente el trabajo tcnico del archivista.

La explotacin de los archivos exige la publicacin de inventa-rios y dems instrumentos de trabajo y facilidades de acceso a los documentos. Tambin en estos aspectos y exigencias de la explota-cin cabe sealar, con mucha satisfaccin, que en muchos pases se han realizado notables esfuerzos para el desarrollo de esta actividad, que algunos consideran como esencial, ya que por su mediacin se abren las puertas de los archivos a los investigadores. Si bien esta cuestin no figura en el orden del da de nuestra conferencia, no se la puede eludir aqu: sin pretender elaborar una lista de agracia-dos, no podemos dejar de mencionar el conjunto impresionante de ins-trumentos de trabajo que se han publicado en .los ltimos veinte aos en Francia, Hungra, Italia, Rumania, Checoslovaquia.

La explotacin de los materiales se facilita mediante la edi-cin de volmenes de fuentes. En algunos pases se piensa que es-to constituye una de las tareas ms importantes de los servicios de archivo. Igual eficacia se atribuye a publicaciones de estudios so-bre la historia de las instituciones cuyos fondos se conservan en los archivos; algunos los consideran como introduccin indispensable a la utilizacin de los fondos. En ninguna forma podramos minimizar el valor de estos aspectos de la actividad de los archivos. Sin em-bargo, debemos declarar que no se les puede tomar como absolutamente esenciales. Otras entidades pueden asegurar la preparacin de tales ediciones de textos y de tales estudios: solas o en cooperacin con los archivos. Estos deben otorgar prioridad a los instrumentos de trabajo que aseguren el acceso ms rpido posible a los volmenes de materiales. Por esto nos parece lamentable que algunos depsitos apliquen todos sus esfuerzos a la edicin, con grandes costos de co-lecciones de documentos o de inventarios analticos, mientras que la casi totalidad de sus fondos permanece inaccesible, por carencia de instrumentos adecuados de trabajo. Solamente aquellos archivos que dispongan de personal y recursos abundantes podran consagrar alguna parte de sus esfuerzos a la realizacin de tal programa.

La vocacin de los archivos, como bien lo expresa la respuesta israeli, es servir a quienes utilizan su documentacin, lo cual im-plica que su actividad debe encaminarse en tres direcciones, segn

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los usuarios. Primero, deben proporcionar a las autoridades guberna-mentales toda la documentacin que requieran. Luego deben facilitar al publico toda la informacin relacionada con sus legtimos inte-reses, y expedirle las copias de piezas y certificados que demande. Finalmente, y por razn de su propia naturaleza, los archivos tienen obligaciones especiales frente a los institutos de investigacin cientfica y los inyestigadores individuales, sobre todo en el domi-nio de la historia. A lo anterior se aade (puede aadirse) que tambin han de llevar su inters a iniciativas en el campo de la educacin escolar y popular ( conferencias, exposiciones, etc.) en cuanto sean compatibles con los recursos de personal y locativos que dispongan. Sobre este ltimo punto volveremos ms adelante.

PRIORIDADES?

Los archivos de muchos pases se niegan a establecer una prio-ridad entre el aspecto administrativo y el aspecto cientfico de sus actividades; entre su funcin de conservacin y sus tareas en mate-ria de utilizacin. Ya hemos visto que estas funciones se encuentran ligadas, hasta el punto que no son ms que las dos caras de una sola y misma actividad.

Esta concepcin fue expresada con claridad en la respuesta sueca y que podemos resumir as: la concepcin total de los archivos, se-gn la cual los documentos recientes y los fondos archivados no son ms que dos aspectos de un solo problema, exige tambin una concep-cin global de las tareas del archivista. No puede establecerse prioridad para los trabajos de investigacin cientfica o para los de carcter administrativo. La finalidad de los archivos es servir los intereses de la investigacin, en el sentido ms amplio del trmino, y la condicin fundamental para lograrla es que se encuen-tren perfectamente organizados desde su comienzo. Por ello, la forma-cin, la gestin y la seleccin de los archivos activos de la admi-nistracin merecen importancia y tratamiento similar a los que se otorgan a los documentos ya entregados.

Compartimos plenamente la anterior opinin, expresada con tan fuerte motivacin. Tambin la comparten, y es bueno destacarlo, pases relativamente nuevos que slo disponen de escasos documentos antiguos (Australia, Israel, Malasia) o Estados donde tradicionalmente se han tenido los archivos como la prolongacin de la Registratur de la cancillera (Suecia, Noruega).

Conviene, sin embargo, sealar que esta concepcin de indispen-sable equilibrio entre archivos histricos y archivos contemporneos ha hecho progresos enormes en el curso de la dos ltimas dcadas. Algunos pases como Francia y Gran Bretaa, que en un reciente pasa-do haban otorgado evidente prioridad a los archivos ya entregados y al aspecto histrico de sus materiales, tienden actualmente a colo-car en el rango primero de sus preocupaciones la colaboracin con los servicios administrativos, con miras a asegurar la debida seleccin de los documentos destinados a su conservacin definitiva. En Fran-cia, tanto en los Archivos Nacionales como en numerosos servicios de archivos departamentales, se trata de constituir archivos intermedios, de elaborar listas de documentos de las diversas administraciones y de fijarles plazos de conservacin. En Londres, el "Public Record Office", transformado en un servicio comn dentro del departamento del Lord Chancelier, coopera con los servicios especializados de orga-nizacin y mtodos de las diversas divisiones de la administracin

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civil, para efectos de una seleccin definitiva de los materiales. En los Pases Bajos, la Ley de Archivos de 1962, puesta en vigencia el 1 de Mayo de 1968, asigna a los archivos la responsabilidad en la conservacin y la eliminacin de los documentos corrientes de la administracin paralela a su tarea tradicional en materia de archivos histricos. La misma tendencia se advierte en Alemania Federal: tan-to en los Archivos Federales como en los de algunas Regiones. Se comprende que estos hechos influyan actualmente sobre ciertas orienta-ciones del oficio del archivista.

No obstante, si bien es cierto que casi todas las direcciones de archivo se hallan dispuestas a prestar ayuda a la administracin en la gestin de sus archivos activos, esencialmente lo hacen con el fin de establecer la mejor seleccin del material destinado a conserva-cin definitiva, lo cual, segn se observa en la gran mayora de las respuestas, es considerado como la absoluta prioridad de la mi-sin de los servicios de archivos. En la medida en que el volumen de documentos generado por los organismos de la administracin crece de nodo desmesurado, se acrecienta la importancia que las operaciones tcnicas se cumplan en los archivos con facilidad y sin retardo. As lo expresa claramente la respuesta yugoslava. Baviera apunta, con muy buen juicio, que, si despus de todo, "existe una prioridad absoluta para los archivos, sta no puede ser otra que la de salvaguardiar to-da la substancia cuya conservacin se impone".

Ya hemos aludido en la introduccin al problema de saber de qu finalidad buscan los archivos con la prctica de la gestin de ar-chivos: Ser para buscar una mejor organizacin del trabajp inter-no de la administracin ayudndola en la gestin de sus archivos desde su iniciacin, para asegurar a los documentos archivables una buena explotacin inmediata, o a plazos despus de su entrega? o facilitarles la entrega a los depsitos de cuanto se juzgue digno de una conservacin definitiva? Nosotros pensamos que el verdadero pro-blema reside en saber en cul etapa deben intervenir los servicios de archivo: si en la fase prenatal de los documentos, o despus del nacimiento de los archivos activos.

Pues bien: de las respuestas recibidas se desprende claramente que la perspectiva histrica ha de estar siempre presente en el es-pritu de los archivistas responsables ante la posteridad de la sal-vaguardia del material documental bsico para el estudio de la histo-ria de sus pases o sus regiones.

Otra consecuencia es que un buen minero de respuestas (princi-palemente las de Alemania, Austria, Canad, Francia, Italia, Rumania, Yugoslavia) insisten sobre los aspectos cientficos y culturales de la actividad del archivista. Dejando de lado las formas en que se ex-presan y las diferencias de medios concretos de realizacin que su-gieren, es evidente que, en todos los Estados, cualquiera que sea su rgimen poltico y social, existe unanimidad profunda sobre la mane-ra en que los archivos deben concebir la finalidad de su misin.

ASPECTOS PARTICUIARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS ARCHIVOS EN EL CAMPO HISTRICO

Habiendo definido antes los archivos como establecimientos de ca-rcter cientfico, es evidente que desempean ipso facto una emi-nente funcin en el campo de la investigacin histrica. Es tan

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cierto esto, que la respuesta italiana, al referirse a las relaciones entre los archivos y las instituciones de investigacin histrica, se limita a afirmar que los archivos son, por definicin, centros de investigacin histrica: que sus trabajos y publicaciones (empe-zando por sus inventarios) son de naturaleza cientfica, y que su labor contribuye al progreso de las ciencias a la par con otras ins-tituciones de investigacin.

Poniendo de lado este aspecto filosfico de la esencia fundamen-talmente histrica de los archivos, cabe formularnos algunas pregun-tas: I o en tanto que instituciones de investigacin histrica, pueden y deben los archivos conducir con autonoma, trabajos histo-riogrficos, aparte de guas, inventarios o catlogos de documen-tos? 2 o pueden y deben recolectar, adems de los producidos por la administracin publica o parapblica, otros tipos de fuentes docu-mentales que por su naturaleza sirvan a la historia del pas o de la regin?

1. IDS ARCHIVOS CENTROS DE INVESTIGACIN?

En el plano de la estricta doctrina existe casi unanimidad en las respuestas: La vocacin normal de los archivos no es funcionar como instituciones de investigacin histrica, ya que en la mayora de pases existen academias, institutos universitarios, centros naciona-les y regionales de investigacin, con la tarea especfica de lle-var a cabo trabajos colectivos en el campo histrico, por iniciativa propia, o por encargo subvencionado de los archivos. En ningn caso stos pueden substituir a aquellos. Pero s tienen la obligacin de prestarles todo el concurso que les sea posible para facilitarles sus trabajos. Colaboracin que puede cumplirse de diversos modos:

a) Materialmente, los archivos pueden alojarlos en sus propios locales y aportarles cooperacin poniendo a su servicio uno o ms de sus empleados, por tiempo completo o parcial, segn lo necesiten. En Suecia, por ejemplo, as se ha logrado la publicacin del corpus deschartes de la Edad Media, y en Inglaterra, el Publi Record Office ha prestado servicios semejantes a la Comisin del Latien Medioeval. En Pars, los Archivos Nacionales, en colaboracin con los laborato-rios del Centro Nacional de Investigacin Cientfica, examinaron a fondo los archivos de notas para investigacin en el campo de la his-toria literaria y musical, como tambin de los archivos judiciales para la historia del procedimiento judicial en el medioevo.

b) Cuando los archivos se ocupen de establecer sus propios planes de trabajo, tambin pueden tener en cuenta las necesidades de los centros histricos. Esto se hace en todos los pases de Europa Oriental (Repblica Democrtica Alemana, Hungra, Polonia, Checos-lovaquia, Yugoslavia), donde al comienzo de cada perodo de planifi-cacin se establece un inventario de necesidades, en ntimo contacto con los organismos universitarios y de investigacin cientfica,y en Inglaterra, el programa de publicaciones del Public Record Office con la consulta previa a la Comisin de publicaciones del Comit Consul-tivo del Lord Chancelier.

Nosotros opinamos que dondequiera que funcione un Comit Supe-rior de Archivos con participacin de personalidades universitarias es necesario reforzar la colaboracin entre ellos, y que los progra-mas de clasificacin, de inventarios y de publicaciones den lugar a

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intercambios de visiones ms profundas de lo que actualmente son, pa-ra no dejar la iniciativa total en manos de las direcciones centrales de los archivos mismos.

c) El caso frecuente ocurre, cuando por peticin de entidades de investigacin cientfica, o por demanda de investigadores particula-res, los archivistas proceden a realizar encuestas sobre la existencia de ciertos tipos de documentos, o cuando ordenan verdaderos inventa-rios a travs de la red archivstica. Aunque estas actividades ocupan muchas veces la mayor parte del tiempo de los archivistas, se las toma como normales en muchos pases: Italia y Pases Bajos, principalmente. En este ultimo se estima un 30% el tiempo que se de-dica a estos trabajos. Las investigacioanes para lectores constituyen igualmente un servicio tradicional de los Archivos Nacionales de Pars, que ocupan buena parte del tiempo de los Archivistas de todas las secciones.

As mismo puede suceder que los inventarios de fuentes sobre un tema cualquiera tengan un desarrollo tal que, en cierta manera, obli-gue a los archivistas a elaborar un catlogo temtico sobre el asun-to en cuestin. As ha sucedido en el Canad con encuestas sobre censos y registros parroquiales. En Francia se encuentran en prepara-cin guas sobre historia de la Revolucin en la regin provenzal y sobre fuentes demogrficas de la regin de los Pirineos Medios. En Polonia se han publicado encuestas del mismo tipo.

d) Tambin puede ocurrir que, por falta de iniciativas de otros organismos y para llenar lagunas de la investigacin histrica, los depsitos de archivo tomen por cuenta propia la responsabilidad de asignar a uno o a varios miembros de su personal, la preparacin de un determinado tipo de trabajos histricos. As, en los Archivos Nacionales de Francia se ha constituido un servicio de documentacin en cuestiones de toponimia, y en Bade-Wurtemberg, un centro de estu-dios de filigranas de papel. En Grecia y en Sarre los archivos se ocupan de trabajos de onomstica; tambin en Grecia, los archivos han completado un diccionario de los combatientes de las guerras de independencia, y en Finlandia, un catlogo general de propiedades y de granjas.

e) Pero lo que con mayor frecuencia ocurre es que los archivis-tas colaboran, a ttulo personal, en los trabajos de institutos de historia o en comisiones de investigacin o de publicaciones, lo que ciertamente ocupa parte importante de su labor especfica. Con fre-cuencia se trata de dar servicios de secretariado a sociedades cien-tficas o comisiones que, aunque a veces tienen su sede en los mismos archivos, no por eso dejan de consumir apreciablemente el horario del trabajo profesional de los archivistas y directores de archivo. Este es un problema del que luego nos ocuparemos. Pese a todo, hay que convenir en que tales colaboraciones constituyen una extensin nor-mal de la labor de los archivos; tanto ms normal si se tiene presen-te que muchos de esos trabajos se emprenden por iniciativa de las mis-mas direcciones de archivo cuando se tiene en cuenta la utilidad que tienen para los legtimos intereses de los depsitos.

En este orden de ideas se puede citar la colaboracin que pres-tan los archivistas belgas al Centro Nacional de Investigaciones His-trico-religiosas para la publicacin del Monastioon Belge; al Centro Interuniversitario para la Historia de los Precios y Salarios; al Centro Interuniversitario de Historia Contempornea; al Centro

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Belga de Historia Rural, etc. En Francia, actualmente varios archi-vistas han sido encargados de la publicacin de ttulos relativos a los derechos temporales de los monasterios, as como de encuestas en la coleccin "Documentos Inditos" del Comit de Trabajo Histrico y Cientfico, en el que colaboro como secretario. Tambin una trein-tena de archivistas, en unin con personal universitario, se ocupa actualmente, bajo mi direccin, en la publicacin de cerca de cin-cuenta volnenes de altlas histricos provisionales que formarn un verdadesro corpus de la investigacin sobre la historia de las pro-vincias .

2. Recoleccin de fuentes histricas no archivsticas?

Dos escuelas de carcter bien diferente parecen enfrentarse sobre el punto de saber si los archivos deben limitar su actividad a mate-riales propiamente archivsticos, o si tambin estn llamados a re-colectar fuentes histricas de naturaleza diferente. Las posiciones de esta escuela hoy no parecen tan irreductibles como lo fueron hace algunos aos.

a) Para algunos, la tarea prioritaria de los archivos es asegu-rar la conservacin y la explotacin de los fondos de archivo produ-cidos por la administracin pblica. Hace algin tiempo, la nocin de archivos cubra solamente los "archivos pblicos", con exclusin de los documentos acumulados por particulares. Los Pases Bajos fi-guran entre los primeros que renunciaron a esta posicin doctrinal que con tanto vigor haban sostenido Muller, Feith y Fruin en su clsico Manual. All han llegado hasta el punto que los Archivos Generales del Reino cuentan hoy con un rgano especial para la pros-peccin de archivos privados (Nederlands Register van familiearchi-even). Por su parte, la Gran Bretaa y los Estados Unidos han aban-donado su rgida actitud anterior. Sin embargo el Public Record Offcice continua atendiendo, casi exclusivamente, los archivos p-blicos, y no cuenta con ningn crdito para compras. La responsa-bilidad en materia de archivo privado la asume la tradicional Histo-rical Manuscripts Commission, y sobre todo, el National Register of Archives, el cual aunque tiene su sede en el Public Record Office, ejerce acciones de direccin sobre las bibliotecas universitarias, sobre los museos y los archivos de las autoridades locales y sobre los propietarios de archivos privados, cuando as lo desean estas entida-des.

Otros pases igualmente, hacen esfuerzos para la prospeccin de archivos privados y consideran que a los archivos pblicos incumbe una particular responsabilidad en este campo. Sin embargo, no se preocupan suficientemente por obtener crditos financieros regulares que les permitan intervenir con eficacia en los mercados, y aceptan buenamente que la adquisicin de documentos se deje a las bibliote-cas , tanto como a los archivos.

Con mayor razn, estos pases se muestran reticentes para re-clamar, en favor de los archivos, la recoleccin de otras fuentes histricas que, si bien es cierto que poseen un carcter innegable de documentos, no son, propiamente hablando, documentos de archivo. Los asimilan a colecciones que, segn la doctrina archivstica tra-dicional, pertenecen al dominio reservado de las bibliotecas y museos.

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b) Contra este modo de pensar, algunos sostienen que los archi-vos tienen la responsabilidad de suministrar la ms completa documen-tacin posible sobre nuestra poca, recuerdan que lia forma de pre-sentacin de los documentos ha evolucionado considerablemente, al mismo tiempo que se han transformado los medios de comunicacin con el pblico y que la civilizacin misma evoluciona. Los documentos escritos ya no son ms que uno de los aspectos de los innumerables testimonios que nuestra poca debe dejar de s misma. En consecuen-cia, sera tarea de los archivos acumular el conjunto de todos esos testimonios, cualesquiera que sean su naturaleza material o sus auto-res.

Ninguno ha expresado esta concepcin de mejor modo que los Ar-chivos Federales Alemanes. Ellos se sienten moralmente obligados a asegurar la conservacin global de la documentacin de la poca: folletos, volantes, impresos, afiches, recortes de prensa, boletines de partidos plticos y sindicatos, al igual que colecciones de foto-grafas, pelculas documentales, documentos sonoros, etc. Conside-ran adems que la constitucin de archivos orales (testimonio oral sobre acontecimientos) tambin son del resorte de la actividad de los archivos. De hecho, hoy ms que nunca, los documentos escritos solo registran resultados y decisiones: los asuntos mismos (sobre todo en el campo de la poltica) se tratan en conversaciones, en discusiones, en charlas telefnicas; todo lo cual puede resultar de un gran inte-rs, sobre todo en perodos turbulentos. Lo mismo puede decirse del testimonio directo de los actores de los acontecimientos polticos y militares. En cuanto a las pelculas documentales, los Archivos Fe-derales cuentan con un caudal tan rico que les permite alimentar en gran parte, a la televisin de la Repblica Federal.

As reaparece la antigua tradicin de la archivstica que, en un pasaado lejano, haca del archivista un historiador. Esta concep-cin que seguramente no dejar de contrariar a aquellos colegas que piensan que los archivos deben ser, ante todo, centros de conserva-cin de documentos de la administracin pblica, con directa inge-rencia en la gestin dentro de los organismo que los generan, deber ser objeto de una atenta discusin en el seno de la Conferencia, so-bre el plano estricto de la doctrina.

A decir verdad, slo se trata del desarrollo lgico de algo que hasta entonces se haca en muchos archivos locales: archivos munici-pales alemanes, y archivos departamentales principalmente, que siempre se esforzaron por reunir la mayor documentacin posible sobre la his-toria de la ciudad y de la provincia. Recientemente se han creado en Francia una serie nueva (Fi) en el esquema de clasificacin de los archivos departamentales, para colocar all las colecciones icono-grficas. De otra parte, numerosos archivistas departamentales han organizado en sus dependencias colecciones de resmenes de prensa sobre toda clase de temas de la vida del departamento, y aunque toda-va no han tomado mayores iniciatiovas en el campo de los archivos orales, en ms de una ocasin han realizado encuestas, principal-mente sobre la historia de la Segunda Guerra Mundial, sobre la ocupa-cin, la resistencia y la liberacin, (en nuestra labor personal, por ejemplo, al tiempo que reunamos folletos, opsculos y afiches, desde 1944 presentamos encuestas a todos los alcaldes y secretarios de alcaldas del departamento cuyos archivos dirigamos por entonces). Adems, los archivos departamentales cuentan, casi siempre, con una bibliotea que generalmente constituye un centro de particular impor-tancia para la investigacin de la historia de la regin, tanto ms cuanro que en ella siempre se encuentra coleccionada la prensa nacio-nal y local.

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Hechos similares se pueden citar de numerosos Archivos de Estado de la Repblica Federal Alemana; principalmente en Baviera donde la cuarta seccin de los archivos Federales del Estado de Munich uni-fic bajo su competencia, junto con el Kriegsarchiv, la documenta-cin histrica contempornea. Tareas semejantes se cumplen en Renania del Nor-Westphalie, y en Bade-Wurtemberg. Adems sus biblio-tecas histricas generalmente se hallan bien provistas: algunas cuen-tan con decenas de millares de volmenes.

Estas concepciones son compartidas, aunque en grados diversos, por los Estados de Europa Oriental (Hungra, Bolonia, Rumania, Che-coslovaquia, Yugoslavia), como tambin por Caad'e Israel. En todos ellos los archivos centrales, pero sobre todo los regionales y loca-les, se esfuerzan por recoger fuentes diversas de cualquier naturaleza que juzguen tiles para la historia de sus regiones. En sus respues-tas es claro que, si bien es cierto que no todos esos materiales po-seen ya un inters, de todas maneras es importante concentrar el ma-yor volumen posible de fuentes tiles para la historia.

Esta complementacin de los archivos escritos, mediante la reco-leccin de documentos, como tambin por la constitucin de archi-vos de testimonios (encuestas o declaraciones registradas en cintas) actualmente es objeto de discusin en otros pases, principalmente en Suecia. A nuestro modo de ver, no cabe la menor duda que en ade-lante ser preciso sumar estas actividades a las tareas que incumben a los archivos y hacerlas parte de la definicin de su misin. De todos modos, el hecho merece ser ampliamente discutido en esta confe-rencia, a menos que se juzgue preferible dedicarle una sesin espe-cial en el curso de una Table Rende ulterior.

INCUMBE A IDS ARCHIVOS IA MICROFILMACIN DE DOCUMENTOS ?

La disconformidad que actualmente existe entre las diversas con-cepciones de los archivistas sobre su misin se hace an ms paten-te por sus actitudes frente al tema de la microfilmacin de comple-mento. Cuando un servicio de archivos considera que su misin no se limita a la conservacin de los documentos originados en los despa-chos administrativos de su competencia, sino que adems piensa que debe suministrar a los historiadores la documentacin ms vasta po-sible sobre la historia nacional, regional y local, entonces se es-fuerza por completar sus fondos, estableciendo un programa de micro-filmacin de documentos que se conservan en otros depsitos de ar-chivo o de bibliotecas, tanto del interior como del extranjero.

Las posiciones frente a la cuestin estn bien marcadas. La respuesta inglesa afirma categricamente que dicha microfilmacin no responde a la vocacin del Public Record Office. As lo declara, no obstante el hecho que ese establecimiento posee instalaciones de re-produccin muy importantes y expeditas; solo que las aplica a la mi-crofilmacin de otra clase de documentos. Lo mismo opinan en los Pases Bajos, en Finlandia, en Grecia, en Suecia y en la Repblica Democrtica Alemana.

En cambio, Polonia considera que, por razn de las prdidas de la guerra, se impone una poltica sistemtica de microfilmacin de complemento. Por igual razn comparten esta opinin los archivos de algunos Lander de la repblica Federal Alemana. La microfilma-cin de documentos ocupa hoy lugar de honor en los planes peridi-cos de los archivos de Hungra, Rumania y Yugoslavia.

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Israel llega hasta el punto de estimarla como una de las tareas esenciales de sus archivos, dado que la mayor parte de los documentos concernientes a la historia de los judos en general, y a la de los territorios que hoy forman parte del Nuevo Estado de Israel se hallan conservados en depsitos extranjeros. En Francia, son numerosos los archivos departamentales que ftan acogido la iniciativa de la micro-filmacin de complemento; pero los Archivos Nacionales anteriormente establecieron un plan de microfilinacin de docurtentos relacionados con la historia de la nacin conservados en depsitos del extranje-ro, luego de cumplirlo en Venecia y en el Vaticano, no lo continuaron en forma sistemtica.

A nuestro modo de ver, el establecimiento de un programa de mi-crofilmacih a largo plazo, constituye uno de los aspectos ms im-portantes de la poltica de una direccin de archivos; representa un inters esencial para el progreso de los estudios histricos; permi-te no solamente complementar los documentos de los depsitos, sino que tambin hace posible la crtica mediante su confrontacin con otras fuentes de informacin.

ASPECTOS PARTICUIARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS ARCHIVOS EN EL CAMPO EDUCATIVO Y CULTURAL

Si bien es cierto que la prioridad se otorga a la documentacin de los servicios gubernamentales y administrativos, y a la informa-cin de los historiadores y dems investigadores en materia de cien-cias humanas, muchas direcciones de archivo estn de acuerdo con la consideracin que los materiales conservados pueden tambin utili-zarse para fines educativos y culturales. Sin embargo, aunque esta actividad se tiene como importante, no se la estima como fundamental. Se trata, en efecto, de un complemento de las tareas de base (Alema-nia Federal, Blgica, Francia, Gran Bretaa, Hungra, Malasia, Pases Bajos, Rumania, Suecia, Checoslovaquia, Yugoslavia). Ciertos pases que conceden importancia significativa a esta actividad, se muestran impedidos para realizarla por insuficiencia actual de perso-nal o de medios locativos (Blgica, Finlandia, Noruega). Otros, ape-nas tienen proyectos al respecto (Australia, Camern, Costa de Mar-fil, Dahomey, Israel). Solo los Archivas Federales Alemanes afirman que se trata de una actividad especfica de la profesin.

En general, no se espera que los archivos gerencien un verdadero museo de historia nacional. Por razones de distribucin de tareas entre las diversas administraciones se hace evidente que tal museo debe estar adscrito a la Administracin de Museos. Sin embargo, en Pars, el Museo de Historia de Francia, que existe desde hace ms de un siglo en los salones del antiguo Palacio de los Prncipes de Soubise, presenta un panorama nacional con ayuda de documentos y obje-tos histricos de propiedad de los Archivos Nacionales. Su direc-cin est a cargo de un conservador de archivos que, adems, orga-niza exposiciones y coordina las actividades del servicio educativo. Igualmente existe en Londres un museo del Public Record Office, que en 1969 vio desfilar por sus salones aproximadamente 15.000 visitantes, 2.000 de ellos en grupos o en visitas escolares. En Israel los Archi-vos Centrales Sionistas han organizado, y administran el Museo Herzl.

As tambin, algunos archivos en Europa (Alemania Federal, Blgica, Francia, Italia) si bien no cuentan con el verdadero mu-seo, disponen de una o varias salas de exposicin permanentes.

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Mucho ms frecuente, sino general, es la realizacin de expo-siciones temporales, que organizan los archivos para celebrar un acon-tecimiento memorable del pas o de la regin. Esta prctica es considerada como normal por los archivos de la Repblica Federal Ale-mana, Australia, Blgica, Canad, Finlandia, Francia, Gran Bretaa, Grecia, Hungra, Israel, Italia, Malasia, Pases Bajos, Polonia, Ru-mania, Suecia, Checoslovaquia y Yugoslavia. Es verdad que el ritmo de estas exposiciones es ahora un poco menos sostenido que el de hace al-gunos aos, con excepcin de Suecia. El promedio actual es de una o dos exposiciones importantess por ao y por archivo, sin contar otras de menor categora y tamao que se celebran por circunstancias par-ticulares , como la recepcin de visitantes ilustres, reuniones de congresos, visitas escolares, etc. En Checoslovaquia, en 1969, tu-vieron lugar 251 exposiciones en los archivos. En Polonia, cada cinco as se realiza en todos los depsitos la "Semana de los Archivos".

No insistiremos ms sobre este aspecto de las tareas de los ar-chivos, pues la cuestin ya ha permitido,valiosos cambios de opi-niones en los congresos internacionales. Agreguemos solamente que los Archivos del Estado de Hamburgo son los nicos en sostener que la organizacin de exposiciones no es de la incumbencia de los archivos, sino actividad que corresponde a los museos.

1 No es posible indicar aqu todas las exposiciones de archi-vos que se han realizado en los diversos pases. Sealaremos solo las realizadas antes de 1969 o que fueron reseadas en pasadas reu-niones internacionales o en la revista Archivum:

Alemania Federal: El guila de Napolen sobre Brme (Brme); los problemas de Berln, despus de 1848, antes de los tratados, pe-ridicos, afiches y volantes (Berln); ciento cincuenta aos de las instituciones de Wurtemberg. 1819-1969 (Stuttgart); los tesoros del siglo XII (Sttutgart); el nacimiento de la Repblica Federal (Archi-vos Federales de Coblence); la constitucin de Land de Hesse (20.000 visitantes).

Austria: Cien aos de historia austraca; las mujeres en la historia; cincuenta aos de la Repblica de Austria.

Australia: Concurso sobre los planos de la capital federal (Can-berra) .

Canad: El arte herldico en el Canad; el Canad por los mapas; el manifiesto de Manitoba; Sir Wilfrid Laurier.

Finlandia: El cincuentenario de la independencia (1967). Francia: Archivos Nacionales: Napolen; San Luis. En los archi-

vos departamentales: numerosas exposiciones sobre el cincuentenario de 1914-1918, etc.

Hungra: El cincuentenario de la revolucin democrtica bur-guesa de 1918; cincuentenario de la repblica de los Consejos de 1919; el 25 aniversario de la liberacin; Georges Klapka, general de la lucha por la independencia en 1848-1849.

Italia: Historia de la laguna veneciana (Venecia); Aspectos del Concilio de Trento y de la Reforma Catlica (diversos depsitos); Borromini, Piero de Cortona (Rema).

Polonia: la Silsie de la dinasta Piast; el partido comunis-ta de Polonia en Kielce; 125 aos de luto del pueblo de Polonia la Grande por su liberacin; numerosas exposiciones para conmemorar el milenio del estado polons.

Checoslovaquia: numerosas exposiciones sobre la historia de la agricultura y sobre la historia de las minas,etc.

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Con mayor o menor frecuencia, pero en todas partes, los archivos reciben visitas de grupos universitarios o escolares, para los cuales se organizan presentaciones de documentos destinadas a ilustrar hechos de la historia nacional dentro del marco de los programas de ensean-za. Normalmente, su preparacin y direccin estn a cargo de un archivistaj con el consiguiente desmadro de su tiempo de trabajo. A pesar de esto, hay numerosas respuestas sobre la necesidad de confiar esta tarea educativa a un miembro del cuerpo de archivistas, ya que sosn ellos quienes estn familiarizados con los documentos, de lo cual carece generalmente el cuerpo docente. A veces como en Hungra, en Francia y en Checoslovaquia, el archivista se convierte as en un verdadero catedrtico de historia.

Con raras excepciones, solo en Francia (y en ciertos archivos de condados en Inglaterra), existen verdaderos servicios educativos en los archivos. En Los Archivos Nacionales, donde fue creado en 1950, el servicio lo prestan cuatro profesores de enseanza secundaria, con dedicacin de tiempo completo. El servicio se ocupa de la publica-cin de reproducciones y transcripciones de documentos sobre temas mltiples; organiza un concurso de "jvenes historiadores, sesiones de cine escolar y anima un cine-club. En 1969, 17.000 estudiantes visitaron los Archivos Nacionales, acompaados por sus profesores, lo que equivale a un 50% de ellos. En estos servicios cooperan profeso-res d tiempo parcial, que en estrecho contacto con el director o sus colaboradores organizan exposiciones sobre un determinado tema, gene-ralmente relacionado con algin aspecto de la historia regional. En 1969 ms de 40.000 estudiantes desfilaron por los archivos departa-mentales'.

Finalmente se debe hacer mencin de los servicios que las auto-ridades demandan a los archivos, bien a modo de consejo/ o de informa-cin, sobre asuntos de naturaleza cultural relacionados con sus atri-buciones. En la mayora de los casos, se tirata de consultas sobre acontecimientos que se intentaron conmemorar. En ciertos Lander de Alemania Federal, los archivos reciben consultas sobre todos los pro-blemas de herldica municipal, sobre la oportunidad o conveniencia de cambios de nombres de las localidades, etc. Lo mismo sucede en Fran-cia, donde los directores de servicios de archivo, y en ocasiones sus adjuntos, desempean un papel muy importante -en parte reglamentario, en parte tradicional en todo lo que concierne de cerca o de lejos a la historia y a la vida cultural de la provincia. No podra suceder de otro modo, dado el hecho que los archivos departamentales constituyen el nico servicio cultural cuyo mbito se extiende a todo el depar-tamento, mientras que las bibliotecas y los museos, normalmente slo prestan servicios locales. As, el archivista se encuentra desempe-ando el papel de consejero cultural del prefecto y de las autorida-des departamentales.

Si bien no es fcil justificar, en el plano de los principios, esta extensin de la misin de los archivistas, en Francia le con-ceden un inters particular, a pesar que tales actividades les tomen a menudo un tiempo considerable, concientes que tales trabajos influ-yen considerablemente en la irradiacin cultural de los archivos.

La suma de todos estos hechos indica claramente que los archivos desempean cada vez ms, un papel de hogares de la investigacin histrica, sobre todo a nivel regional y local. Esta nueva tendencia se halla corroborada por el hecho que en varios pases como Alemania, Blgica, Francia, Italia, etc., los archivistas son llamados por uni-versidades y otros institutos de enseanza superior para que dicten

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cursos o conferencias sobre cuestiones de historia regional o general o de ciencias auxiliares de la historia. Creemos que es muy importan-te y necesario destacar esta nueva tendencia, sobre todo en el momento que apareca como evidente la tesis que la misin de los archivos de los archivos deba orientarse ms y ms, hacia tareas de carcter administrativo, y cuando algunos vean su porvenir restringido a ac-tividades de la gestin de archivos.

Parece que se hubiera producido un resquebrajamiento, una prdi-da de equilibrio en el contenido del concepto de la misin de los ar-chivos. El lamentado presidente Graswinckel ya lo haba definido co-mo "Hrcules en la encrucijada", como un gran gigante forzado a avan-zar con paso igual, sobre dos rutas divergentes. Queda por saber si en verdad se trata de una divergencia real. El hecho cierto es que en el futuro, los archivos no podrn enfrentar su misin cientfi-ca, administrativa y cultural, sino a condicin y en la medida que obtengan un aumento sensible en su personal, y como es obvio, una es-pecializacin creciente y definida del mismo.

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II. EL ARCHIVISTA RENTE A SUS TAREAS EORMACION PROFESIONAL DE PERSONAL CIENTFICO

Cuando se considera la formacin profesional de los archivistas, surge de inmediato el hecho impactante que, a pesar de la doble mi-sin que se les asigna ( cientfica y administrativa), y pese al do-ble aspecto de los documentos que manejan (antiguos unos,que a veces se remontan a la Edad Media, y otros contemporneos originados en la actividad de la administracin), casi todos los pases permanecen fieles a la unicidad de formacin del archivista, entendiendo la principal auqnue no exclusivamente, como de naturaleza histrica. Esto nos conduce a acentuar an ms, la realidad profunda de la de-finicin de archivo que dimos antes: Establecimientos de carcter cientfico, encargados de funciones administrativas.

An en los grandes depsitos con departamentos y secciones muy especiali zadas (archivos antiguos, modernos, contemporneos, econ-micos , privados, tcnicos, notariales, audiovisuales, etc.), es ex-cepcional encontrar entre los miembros del personal cientfico cate-goras diferentes. Generalmente se admite que todos los archivistas reciban la misma formacin de base, y que solo despus de incorpora-dos en una determinada seccin se les llame a especializarse, tenien-do en cuenta sus aptitudes y sus intereses. Casi todas las respuestas estuvieron de acuerdo sobre este punto. Juzgan que tal procedimiento es indispensable, ya que an en el caso que el archivista haya sido puesto al frente de los fondos de una poca o de cualquier tipo bien determinado simultnea u ocasionalmente, se le encarga de otras fun-ciones (por insuficiencia de personal) que exigen otras competencias. Por otra parte, el curso normal de la carrera del archivista lo lle-va, por circunstancias variadas, a cambiar de depsito, de secci, de funciones. Adems, se admite que quien tenga la responsabilidad de un depsito debe ser igualmente competente para afrontar proble-mas especficos sobre documentos de naturaleza y pocas diferentes, as como para aconsejar a los investigadores en las ms variadaas perspectivas.

En suma: la polivalencia es regla en los archivos regionales y locales, y toda especializacin excesiva sera considerada como un mal.

La primera formacin del archivista se recibe normalmente en la universidad, un instituto archivstico particular dependiente de una universidad o en una escuela de archivos autnoma. En este ltimo caso puede tratarse de una escuela tcnica que recibe alumnos ya diplomados en la universidad (como es la Archivschule de Marburg ) o tambin puede tratarse de un instituto de enseanza superior donde los alumnos reciben formacin histrica y tcnica completa parale-lamente con sus estudios universitarios (como es: L'Ecole Nationale des Chartes de Pars). No volveremos sobre estas cuestiones ya que han sido objeto de encuestas en el plano internacional.

Despus de esta formacin general de base normalmente se consi-dera necesario que el joven archivista pase un tiempo ( de algunos

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meses a dos anos) sucesivamente en varios depsitos', o en los diversos servicios de un mismo depsito.

Aunque en casi todas partes, principalmente en los grandes depsitos, se advierte una creciente tendencia a una especializacin precoz, que a veces se convierte en definitiva, no son pocos los que lo lamentan y los que desean una mayor versatilidad lel personal, al manos en la iniciacin de la carrera. La verdad es que la especiali-zacin del personal cientfico no se mira como normal sino en pases como Israel y Yugoslavia, donde por razones de su pasado, los documentos son de naturaleza extremadamente variada en idiomas diferentes.

En el proceso actual de la formacin del archiviesta se pone nfasis espacial sobre la enseanza de la historia y de sus ciencias auxiliares. En tiempo pasado/ y en varios pases, los archivistas eran reclutados indistintamente entre juristas e historiadores. Hoy es menos frecuente esta costumbre.

La consecuencia de tal estado de cosas es que ei joven archivista, historiador por formacin, no recibe prcticamente preparacin administrativa, la cual debe lograr "sobre la marcha", es decir por la prctica y la experiencia en las primeras instancias de su carrera. Adscrito por primera vez a un depsito, el joven archi-vista, que conoce las instituciones del pasado mucho ms que el pre-sente, aprende a conocer stas mediante el contacto cotidiano con la administracin y los documentos que en ella se elaboran. Muchos estiman esta experiencia como irreemplazable. Tambin se atiende a la iniciacin del debutante por nedio de perodos d prcticas obligatorias que organizan las direcciones centrales de archivas o las escuelas de aachivsticas, mediante visitas a los despachos de la administracin y a los servicios de Registry ou Registratur, o tam-bin por pasantas por uno o varios departamentos de un gran depsi-to encargado de archivos contemporneos o transitorios. Algunas ve-ces estas pasantas y cursos son organiaados por organismos apropiados (Comisin de la Funcin Publica en el Canad, Ministerio de Finan-zas en Finlandia, Escuela Nacional de Administracin en Costa de Mar-fil) .

En nuestro parecer, existe una evidente laguna en este aspecto de la formacin del archivista, de la cual se resienten ms profunda-mente los jvenes archivistas de koy, que los de tienpos pasados. Pensemos que los directores, de archivo deberan preocuparse ms por este problema, poique incide notablemente en la manera como los ar-chivistas han de hacer frente a las tareas que se les confan.

ESQUEMA PfcFESIONAL BTERMEDIO

Al lado del esquema cientfico propiamente dicho, en varios pases existe un cuadro profesional intermedio, con formacin menos avanzada (estudios secundarios o grados inferioras de estudios univer-sitarios ) constituido por individuos que han desempeado funciones en despachos dnnistrativos, a los cuales se da formacin tcnica, ar-chivstica o histrica, luego de si ingreso al grupo de servicios de archivo. sta formacin, mediante cursos" y periodos de prctica, vara segn los pases, pero en la mayora de los casos, los mejo-res dentro del personal, pueden ingresar a los niveles superiores. La

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cuestin es de importancia actual para muchas direccioanes de archivo que, por otra parte, la resuelven de nodo contradictorio.

En Hungra, por ejemplo, los funcionarios del nivel medio po-dan promoverse al nivel cientfico. Hoy no se puede, a menos que obtengan diploma universitario. En Polonia sucede lo mismo. En Ruma-nia, el nico pas donde esto existe, la situacin es bien diferen-te: All normalmente los archivistas ejercen sus funciones en alguna especialidad; y as cono quienes poseen formacin cientfica, se preparan mediante la prctica para la gestin administrativa, del mismo modo los que vienen de la administracin adquieren por la ex-periencia una formacin cientfica; desearamos tener mayores pre-cisiones sobre este sistema y su funcionamiento.

En los Archivos Pblicos del Commonwaalth, en Canad, igualmen-te existen dos grupos de personal: uno, denominado de investigacin histrica y adscrito a la seccin histtica; otro, llamado de ser-vicio administrativo, que se ocupa de los archivos corrientes (transi-torios). Estos ltimos han recibido hasta ahora, formacin cient-fica, pero no parece que esta prctica haya de durar, y presumible-mente en el futuro sern escasos los trnsitos de una categora a otra.

La situacin en la Gran Bretaa es un tanto diferente. En el Public Record Office hay dos categoras de personal: una de nivel profesional (assistant keepers), otra de nivel semi-profesional (executive officers),ambas con responsabilidades archivsticas y administrativas a la vez. A los primeros se les escoge del nivel universitario por un jurado de seleccin, y luego se les d forma-cin tcnica durante los dos primeros aos de servicio, hacindo-los pasar por las diferentes secciones. Se ocupan principalmente de los fondos antiguos y modernos, de la sala pblica y de la seleccin de documentos de valor permanente. Entre ellos se escogen los que luego sern Administradores del Public Record Office (the keeper of the Records Office) y sus dos adjuntos: el Deputy Keeper of the Re-cords y el Records Administration Officer. En cambio, los "execu-tive officers" son erclutados mediante un examen abierto de carcter general, o por promocin entre los funcionarios del depsito (cle-rical grades); su seleccin se est operando, cada vez ms, en el nivel universitario; y no es raro el caso que algunos de ellos, por su valor excepcional, sean promovidos al nivel cientfico. A raiz de un informe de 1968, se ha emprendido el estudio de una reforma general oon miras a unificar en una carrera los tres niveles: administrativo, ejecutivo y funcionarios, tanto en el Public Record Office como en los museos y galeras nacionales.

La situacin francesa es semejante a la inglesa. En efecto: al lado del nivel cientfico de los archivos existe un personal tcni-co repartido en varios niveles. Unos y otros acceden al servicio por medio de concursos de niveles diferentes. La categora superior (documentalistas-archivistas) generalmente es de nivel universitario y se ocupa principalmente de documentos contemporneos, sin que por ello se le haya provisto de una formacin propiamente archivfstica. Este personal no puede acceder al grado cientfico, reservado a los antiguos alumnos de 1' Ecole des Chartes. Innegablemente hay en esto un problema que deber arreglarse en aos venideros.

En Alemania tambin se distinguen los niveles cientficos (Hohe-rer Dienst) y los niveles tcnicos (gshcbener Dienst), ambos

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reciben formacin apropiada en la Escuela de Archivos de Marburg (o en Munich para el personal cientfico de Baviera). Los cambios de categora son excepcionales pero posibles en los Archivos Federales, previa formacin terica y prctica seguida de un examen.

En los Pases Bajos existe el nivel superior de archivistas que ingresan a los archivos despus de estudios universitarioos y aproba-cin de un examen, y el nivel medio, al que se llega con estudios se-cundarios y previo examen que prepara la Escuela de Archivos del Esta-do. Estos ltimos pueden pasar a la categora superior, a condi-cin que sigan estudios universitarios y aprueben el examen requeri-do. A propsito, se podran citar numerosos ejemplos de archivistas que, siguiendo este camino, han llegado a las ms altas posiciones de la carrera. Bstenos mencionar al actual director general M. Ribbe-rink y el de su predecesor M. Van der Gouw.

Nos hemos alargado voluntariamente sobre este punto del personal porque pensamos que la evolucin de laa tareas de los archivos re-percutir, necesaria y fuertemente, en la formacin de quienes tie-nen a su cargo el tratamiento de los documentos.

El hecho que los servicios de archivos se preocupen cada vez ms por los archivos contemporneos (incluidos los de carcter econmi-co y documentos tcnicos), forzosamente har necesaria, a breve pla-zo, la correspondiente especializacin del personal. Es claro que seguir siendo indispensable conservar la formacin general de base, como tronco comn formado por conocimientos histricos y tcnicos, luego de la cual vendr la enseanza de la especialidad. Podran sealarse dos ramas de especializacin: la historia medioeval y mo-derna, con las ciencias auxiliares tradicionales, de una parte; la historia de las instrituciones contemporneas, con una iniciacin en estadstica y en informtica.

No se puede continuar exigiendo a todos los archivistas, al menos en la Europa Occidental y Central, un conocimiento profundo del latn y una competencia particular en paleografa, en diplomtica y en filologa, justamente cuando la mayor parte de la carrera, para la mayora de los archivistas, transcurrir tratando documentos de los ltimas cincuenta aos, y an de la ltima dcada, y cuando las circunstancias actuales les exigen pericia en las tcnicas de la his-toria contempornea. Tal proceder supondra la existencia de dos cuerpos de formacin cientfica diferente para los grandes depsi-tos, con el problema conexo del trnsito eventual del uno al otro, y sobre todo, el de las perspectivas de carrera, habida cuenta de los numerosos depsitos ssecundarios que necesitan la presencia de un archivista polivalente.

Sea como sea, nos parece que la cuestin no puede esquivarse por ms tiempo y que sera bueno intercambiar puntos de vista y expe-riencia sobre la cuestin en el curso de la presente conferencia.

EL ARCHIVISTA Y LA INVESTIGACIN HISTRICA

Algunas respuestas han hecho especial nfasis en que toda la actividad del archivista es fundamentalmente de carcter cientfico, y en que toda la publicacin de un servicio de archivos (gua, in-ventario, catlogo, edicin de textos) es una contribucin a la historia, como lo es tambin un trabajo de sntesis o una monogra-

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fa. Estiman, pues, que en la actividad del archivista no cabe opo-ner lo que, por una parte, sera calificado cono investigaci. histrica. Tal es el sentido de laas respuestas de Itali? y Suecia.

En cambio, otras respuestas observan que sera ms justo dis-tinguir dos elementos en la actividad del archivista: uno que compren-de las operaciones propiamente archivsticas; y otro constituido por las investigaciones que se realizan para el publico, para la adminis-tracin o para las exposiciones, etc. Por nuestra parte confesamos no poder compartir este ltimo punto de vista.

Considerar que el conjunto del trabajo archivstico es, por na-turaleza, "investigacin histrica" es en parte hacer un juego de palabras, porque todos sabemos que hay que distinguir entre la tarea que profesionalroente cumple el archivista (preparacin de las entre-gas, seleccin de los documentos que han de ser conservados, clasifi-cacin, inventarios, etc.) y los trabajos propiamente histricos que se emprenden, con base en los fondos de archivo, sobre la historia poltica, institucional, econmica, social, religiosa y an sobre las ciencias auxiliares. Sin pretender establecer aqu una primaca jerrquica entre una actividad estimada como noble, y otra que se juzga subalterna, creemos que es importante saber si el archivistia tiene o no, el derecho o la posibilidad de consagrar una parte de su horario normal de trabajo a tales investigaciones, que algunos califi-can como "personales", o si' est acomodado de manera que se le permi-ta disponer de suficientes descansos (partes del da, d$iasa en la semana, etc.) para dedicarlos a investigacioanes que exigen trabajo, principalmente en las bibliotecas.

Por nuestra parte creemos que el archivista tiene, no solamente el derecho, sino tambin el deber, de hacer tareas de historiador. Pensamos que no puede cumplir sus tareas profesionales de modo satis-factorio, sino utiliza los documentos como historiados, pues solamen-te as puede mantenerse al tanto de la problemtica histrica, se-guir la evolucin y los progresos de la historia, comprender en fin, las necesidades y los problemas de los usuarios. En los archivos regionales y locales el archivista se familiariza asa con los diver-s