RAMP, El Servicio de Usuario

7/24/2019 RAMP, El Servicio de Usuario

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Los

serviciosde

archivo

elconceptodeusuario

unestudiodel R M P

Programa

General de Informacin y

UNISIST

Organizacin de las NacionesUnidas

para la

Educacin

la Ciencia y laCultura

Pars 1984


2/76

Original ingls

PGI-84/WS/5

PARIS,1984

LOS SERVICIOS DE ARCHIVO Y EL CONCEPTO DE USUARIO:

ESTUDIO DEL RAMP

preparado por

Hugh A. Taylor

Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas

para la Educacin,la Ciencia y la Cultura


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Asiento de catlogo que se recomienda:

Taylor, Hugh A.

Los Servicios de archivo y el concepto de usuario

;

Estudio del RAMP/preparado por Hugh A. Taylor

/para el/ Programa General de Informacin y UNISIST - Pars:

Unesco,

1984. - iii, 72pgs.;30 cm. - (PGI-84/WS/5)

I. Ttulo

II. Programa General de Informacin y UNISIST

III.

Programa de Gestin de Documentos y de Archivos (RAMP)

Unesco, 1984


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- 1 -

PROLOGO

Para atender las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los

pases en desarrollo, en los campos especializados de la gestin de documentos y la

administracin de archivos, la Divisin del Programa General de Informacin de la

Unesco ha establecido un Programa a Largo Plazo de Gestin de Documentos y de

Archivos

(RAMP).

Los elementos bsicos del programa RAMP se cien a los temas generales del

Programa General de Informacin. Por ello, el RAMP comprende proyectos, estudios

y otras actividades destinados a:

1. Promover la formulacin de polticas y planes de informacin (nacionales,

regionales e internacionales).

2.

Promover y difundir mtodos y normas para el tratamiento de la informacin.

3. Contribuir al establecimiento y desarrollo de las infraestructuras de

informacin.

4. Contribuir al establecimiento y desarrollo de los sistemas especializados

de informacin en los campos de la educacin, de la cultura y la comunica

cin y de las ciencias exactas y naturales y las sociales.

5. Fomentar la formacin de los especialistas y de los usuarios de la

informacin.

El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Interna

cional de Archivos

(CA),

apunta a ayudar a los archiveros y, por ende, a los espe

cialistas de la informacin a crear, desarrollar y evaluar unos sistemas y servicios

de archivo modernos, en particular en relacin con el concepto de usuario y la fun

cin de ste en tales sistemas y servicios.

Se agradecer el envo de observaciones y sugerencias a la Divisin del Progra

ma General de Informac ion (Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700

Pars),

a la cual

pueden solicitarse tambin otros estudios preparados con arreglo al programa RAMP

y que se enumeran en el apndice del presente estudio.


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- ii -

INDICE

Pgina

INTRODUCCIN 1

1. INDOLE DEL PROBLEMA 3

1.1 La necesidad de comunicar en un medio ambiente frgil 3

1.2 Creciente percepcin de los archivos como elementos

del patrimonio 4

1.3 Los medi os de registro y la funcin del archivero 4

1.4 Evolucin de los archivos 7

2. LA INFORMACIN, EL USUARIO Y EL UNIVERSO DEL SABER 10

2.1 Caracterst icas de la informacin 10

2.2 El cerebro humano y la localizacin o recuperacin

de informacin 12

2.3 El universo del saber y el mtodo cientfico 12

2.4 El dilema del archivero 13

2.5 Utilizacin de la informacin 14

3. NECESIDADE S Y COMPORTAMIENT O DE LOS USUARIOS 16

3.1 Necesidad es fundamentales 16

3.2 Aspect o subjetivo de la investigacin 17

3.3 Reaccin del archivero ante el comportamiento del usuario 18

3.4 Reaccin del bibliotecario ante el comportamiento del usuario. . . . 19

3.5 Los administradores y los archiveros como usuarios 21

3.6 El acceso y los archiveros 23

4.

EL PRELUDIO AL SERVICI O: INVENTARIOS PREV IOS, EVALUACIN Y ADQUISICIN . 25

4.1 Inventarios previ os 25

4.2 Evaluacin 25

4.3 Adquis icin 26

5. EL USUARIO EN LA SALA DE TRABA JO: PERFECCIONAMIENTO

DE LOS SISTEMAS MANUALE S 29

5.1 El archivo tradicional 29

5.2 Posibles perfeccionamientos 30

5.3 Los "archivos totales" 31


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- Ill -

Pgina

5.4 Fotografas 33

5.5 Pelcula y sonido 35

5.6 Cuadros, dibujos, estampas y mapas 36

6. LOS ARCHIVOS LEGIBLES EN MAQUINA 40

6.1 Problemas para el usuario 40

6.2 Problemas para el archivero 44

7.

LA AUTOMATIZACIN EN LA SALA DE TRABAJO 47

7.1 Necesidad de la automatizacin 47

7.2 Beneficios para los investigadores 48

7.3 Beneficios para los archiveros 49

7.4 Consecuencias para la normalizacin 49

7.5 Relaciones con los sistemas de bibliotecas automatizados. . . 50

8. LAS REDES 53

8.1 Orgenes 53

8.2 Tipos 53

9. MAS ALLA DE LA SALA DE TRABAJO: LOS SERVICIOS DE EXTENSION . . . . 56

9.1 Actitudes 56

9.2 Definicin y alcance 56

10. EL USUARIO EN EL FUTURO: FORMACIN E INVESTIGACIN Y DESARROLLO. . 58

10.1 Formacin 58

10.2 Investigacin y desarrollo 59


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INTRODUCCIN

Por su misma naturaleza, el presente estudio ha tenido que abarcar un campo

muy extenso, para intentar situar el tema de los servicios de archivo y los usua

rios en el contexto de las tcnicas de comunicacin existentes y de otras formas

anlogas de evolucin de la bibliotecologa.

He procurado abordar los aspectos ms destacados que se examinan actualmente

en las obras publicadas de modo tal que quepa considerarlos como un todo y en estre

cha relacin mutua. La profesin de archivero necesita urgentemente sus propios

estudios sobre los usuarios, y espero que este anlisis preliminar tenga una cierta

utilidad prctica inmediata y suscite, adems, investigaciones especficas y cient

ficamente respetables sobre el particular. Lamento sobre todo que se limite casi

exclusivamente a las fuentes publicadas en ingls, a causa en gran parte de mis la

gunas en el conocimiento de otras lenguas.

Estoy muy especialmente agradecido al Dr. Frank B. Evans por sus orientaciones

y a Michael Cook, de la Universidad de Liverpool, y a Michael Roper, de la Public

Record Office de Londres, que leyeron tambin el original y me aportaron muy tiles

sugerencias.

Hugh A. Taylor


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- 3 -

1 .

INDOLE DEL PROBLEMA

1.1 La necesidad de comunicar en un medio ambiente frgil

1.1.1 La superficie de nuestro planeta es mucho ms frgil de lo que sola

pensarse. La explotacin del medio natural nos ha puesto en una situacin de grave

peligro ecolgico. El medio ambiente estrictamente humano ha sido desestabilizado

por la destruccin de la vida en gran escala y por la creciente disparidad entre

los ricos y los pobres. A ello se suma la amenaza de nuestra aniquilacin, que no

da muestras de estar disminuyendo. A diferencia del mundo animal, nuestra voluntad

de sobrevivir como especie no es instintiva; somos todos nosotros criaturas que

han de depender de sus instituciones y costumbres culturales para mantener suexis

tencia,

y tenemos que procurar constantemente realizarnos a travs de ellas para

evitar el desastre. Pero se observan signos de percepcin del problema, as como

movimientos que podran llevarnos a un mundo ms estable, a condicin de que poda

mos sobrevivir y trascender los cambios de nuestros valores y prioridades, la manera

de vernos a nosotros mismos y el modo en que comunicamos. La causa esencial del

problema es la necesidad de comunicar ms plenamente, no slo con palabras y gestos

sino tambin por medio de todos nuestros sentidos y de la tecnologa de la comunica

cin, que es una prolongacin de nosotros mismos.

1.1.2 Como archiveros, no debemos pensar que trabajamos aisladamente al servi

cio de pequeos "pblicos" esotricos, sino como parte integrante de un entornocul

tural del que depende la supervivencia de la humanidad. La cultura es una palabra

casi imposible de definir, pero cabe entenderla en este contexto como lo que nos ha

ce ms acabados y ms capaces de interactuar plenamente con los dems en nuestra

"aldea mundial".

1.1.3 Para salir airosos en nuestra funcin de conservadores del pasado, debe

mos ante todo ser comunicadores, no slo en el sentido limitado de propugnar un pun

to de vista o de mejorar nuestra imagen pblica (aunque esto puede resultar necesa

rio a veces) sino porque ello se deriva ms bien de la impresionante tarea de

transmitir la memoria colectiva de una generacin a la siguiente, aumentando la ca

pacidad de recordar y cargando esa memoria con los recursos dignos de ser conserva

dos permanentemente, lo cual constituye quiz la labor ms difcil de todas. El

mejor modo de percibir el valor de nuestro trabajo consiste en imaginar un organis

mo que tuviera la facultad de destruir todo lo consignado en todo tipo de medios,

entre ellos el texto impreso. El resultado sera probablemente una amnesia genera

lizada que desembocara en la locura, por lo muy intensamente que dependemos de los

elementos que componen nuestros medios de registro para todo lo que hemos llegado

a ser y como puntos de referencia en el futuro.

1.1.4 Junto con nuestros colegas de las bibliotecas, los museos, las galeras

de arte y quienes trabajan en lugares histricos, a todos nos consta que nuestro en

torno cultural entero, en su relacin con el pasado, es tambin frgil en un senti

do fsico y, por ende, tambin en un sentido social. Los cidos, subproductos de

la industria, y los residuos y desechos han acelerado la destruccin de la piedra,

del papel y de otros materiales, por lo que el hecho de conservar documentos, libros

y otros objetos en los archivos no garantizar por s slo su supervivencia. A ello

se suma la destruccin provocada por la ignorancia, las guerras, la violencia y las

calamidades naturales. Es verdaderamente prodigioso que no hayamos perdido ms

cosas.


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- 4 -

1.2 Creci ente percepcin de los archivos como elementos del patrimonio

1.2.1 Desde hace much o tiempo se aprecian los docume ntos como fuente para el

historiador y para la investigacin tradicional, pero hay una percepcin profunda y

en rpido crecimiento de l valor, en el plano local, de objetos mviles y de fenme

nos naturales del pasado que permanecen en su punto de creacin, o cerca de l, co

mo bien cultural positiv o, con el cual est estrechamente asociado el concepto de

"bienes cultu rales" , y como parte integrante de una apreciacin ms holstica de la

localidad y de la poca,que implica no solamente leer sobre el pasado sino tambin,en

cierta medida, experimentar el pasado en el presente.

1.2.2 Semejante movimiento reviste una inmensa importancia para los archive

ros,

ya que abre rpidamente perspectivas casi infinitas de utilizacin. Al mismo

tiempo,

la bsqueda de las races familiar es, independientemente de que est rela

cionada con un temor subconsciente de extincin o con la creciente visin de la fa

milia humana como un conjunto de clanes y tribus en el sentido prealfabeto, ha cam

biado ya la faz de l servicio de archiv os, al responder nosotros a un nmero creciente

de consultas genealgicas. La vinculacin de la historia familiar y personal con

el movimiento en pro del patrimonio tendr resultados de gran al cance, al colaborar

nosotros ms estrechamente con nuestros colegas de las dems profesiones consagra

das a la conservacin y al aumentar la aprobacin popular de nuestra existenc ia, de

la cual se deriva indirectamente un gran apoyo financiero. Todo ello contribuye a

llevarnos al centro de unas organizaciones sociales en el cual estuvimos antao,

como custodios de la memoria colectiva.

1.3 Los medi os de registro y la funcin del archivero

1.3.1 Al describir el crecimiento de nuestra profes in, tendemos a limitarnos

a los dos ltimos siglos en Europa, pero para poder percibir nuestro pleno potencial

quiz sea til examinar el modo de conservar documentos y registros en un marco mun

dial y a lo largo de los siglos.

1.3.2 Nos gusta pensar que somos una de las profesiones ms antiguas, y debe

ramos considerar, por ell o, cmo hemos evolucionado al cambiar los medios de regis

tro cuya custodia nos han encargado desde hace miles deaos,y cmo los propios

documentos y nosotros hemos influido en nuestros usuari os. Es posible que lleguemos

a la conclusin de que la situacin que vivimos hoy tiene precedentes en el pasado,

que pueden ayudarnos a encontrar nuestro camino rumbo al futuro.

1.3.3 El presente estudio versa sobre los servicios prestados a los usuarios

y, por supuesto, en cierto sentido todo lo que hacemos constituye un servicio que

les facilitamos, directa o indirectamente. Si no hay usuarios (entre ellos nosotros

mismos),

los documentos y la informacin que contienen tendrn slo un potenci al,

una "energa" tensada, la cual se descarga por medio de la interaccin dinmica de

la intervencin humana con:

a) el "portador", por ejemp lo, el pergamino, el papel o la cinta magntica;

b) la configuracin y la forma de los smbolos (alfabeto cuneiforme , pictogr

fico o

fontico);

c) la propia informacin, definida en general como un "contenido".


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- 5 -

1.3.4 Los tres elementos han incidido poderosamente en la funcin del archive

ro a lo largo de los siglos como custodio de documentos y, para poder comunicarple

namente con nuestros usuarios, hemos de comprender los efectos de los modos de comu

nicacin que forman parte del mensaje, puesto que todos los mensajes se han concebido

para producir efectos de un tipo uotro-*-).

1.3.5 Para las comunidades no alfabetas el pasado se renueva constantemente

y se celebra mediante la reconstitucin de mitos y leyendas tribales como parte in

tegrante de una sabidura colectiva, comunicada en parte por el shamn, y gracias a

la cual aprenden verdades perdurables sobre ellas mismas. No hay un sentido lineal

de un tiempo cada vez ms remoto, ni de un desarrollo o progreso histrico que se

las arregla para fragmentar las experiencias culturales en las sociedades alfabeti

zadas. Los ritos y deberes consuetudinarios se transmiten por medio de la tradicin

oral; el patrimonio de la tribu radica en la totalidad de su vida y su destreza,

arraigadas en sus tierras y recursos naturales. Puede haber en ello un mensaje pa

ra nosotros, al pasar a una era postalfabetizada que no viene configurada en la

misma medida que antes por el texto y la tirana de la palabra. Nuestros usuarios

y nosotros mismos estamos empezando a manejar una amplia gama de medios cuya inter

pretacin har que la "lectura literal" resulte inadecuada, como ocurre con las

fotografas^).

1.3.6 Nuestro alfabetismo ejerce una profunda influencia sobre el modo que te

nemos decomunicar-^) ,lo cual es muy importante a la vez para los archiveros y para

los bibliotecarios, como custodios que son de la comunicacin alfabeta. Estas ideas

pueden ayudarnos a comprender cmo percibimos los documentos, y cabe considerarlas

como una extensin del estudio de la diplomtica, forma en la cual se transmite la

informacin en los archivos textuales. Existen, por ejemplo, ciertos paralelos

interesantes en las formas de consignacin de la informacin subsiguientes al manus

crito y al libro impreso que merecen ser estudiadas por los archiveros. Las tabli

llas de arcilla no se escriban, sino que se grababan como con la mquina de escri

bir;

los carretes de microfilmes recuerdan a los documentos en rollos de pergamino

y las cintas sonoras, con ciertos problemas similares en materia de localizacin o

recuperacin.

1.3.7 Se ha explicado adecuadamente el impacto de los materiales propios de

los medios de registro en la organizacin de la sociedad^) y, por ende, en los usua

rios: ello puede dar a los archiveros ideas sobre la dinmica de una burocracia

cuyas pruebas proporcionan los documentos de archivo. El papiro y el papel, por

ejemplo, podan transportarse rpida y fielmente a grandes distancias, fomentando

con ello una administracin civi'l muy centralizada y las operaciones militares.

Por ltimo, los medios de comunicacin en esa forma tienen un complejo impacto en

nuestros sentidos, que no entendemos todava cabalmente. El empleo del alfabeto

fontico para transmitir informacin repercuti probablemente en nuestros sentidos,

que estn cambiando una vez ms al estar rodeados nosotros, como archiveros, de im

genes visuales que intentamos interpretar correctamente para los usuarios y para

nosotros mismos. Al mismo tiempo, la linealidad del texto impreso -la exacta repe-

tibilidad de las lneas por medio de la imprenta- ha contribuido a moldear nuestra

concepcin de la ciencia, la perspectiva y, sobre todo, nuestra percepcin de la

historia. Es ste un vasto tema que no es posible glosar ahora, pero que repercute

poderosamente en nuestro modo de enfocar la localizacin de la informacin en era

postalfabeta, al procurar nosotros complementar los textos con una buena compren

sin de las imgenes y del reconocimiento de pautas.

1.3.8 El alfabetismo textual no es sino una parte de nuestro patrimonio,pues

to que somos los herederos de la produccin subsistente de todos los sistemas de

comunicacin. Nuestra misin ha consistido en ocuparnos de las actas no slo de las

familias y las burocracias pblicas, sino tambin de todas las facetas de la socie

dad, del pasado reciente y (mediante la gestin de documentos) del futuro previsible.


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-

6 -

1.3.9 Paraunslo medio hemos reunidounamontaadepapel,que es a su vez

meramenteunfragmentode laproduccin totalde laburocracia pblicaoprivada

engendrada durantela eraindustrial,en lacualelformato repetitivodellibro

mayor,delcopiadordecartasy de losexpedientes parodiabalaproduccinenmasa

ylafragmentacinde lacadenademontaje. Acopiamos tambin imgenes, fotogra

fas,

mapas

o

pelculas,

y

nuestra funcin tradicional

de

conservacin

de

documen

toshasido configuradaa la vez por losmedios correspondientesaesos documentos,

antes descritos,y porotros mediosdecomunicacin (pictograma, ideograma, alfabe

to fontico, manuscritoopgina impresa,contodalaiconografaconsiguiente). A

ellosesumalaproduccinderadioytelevisin,lacomputadoray elsatlite,que

puede registrarsede unmodoms omenos permanente; no es,pues,asombrosoque la

evaluaciny laseleccin planteen problemas ingentes. En laactualidad,elsimple

costode laconservacin imponesuspropias exigenciasy nosimpide quedar ahogados

enun mar dedocumentos. Pero estn siendo producidasyconservadas cadavez ms

cosascon uncosto relativamente menor,y nosestamos acercando rpidamentea un

momentoen elcuallainformacin pasara ser elprincipal producto bsico,y es

posible

que

lleguemos nosotros

a

nuestra apoteosis profesional.

1.3.10

Se

ha

dicho

que la

automatizacin

es tan

instantnea

que se ha

converti

doen unaextensindenuestro sistema nervioso. Estamos empezandoya adarnos

cuentade que lossistemasdelocalizacin, basadosenformasdeindizacinydes

cripcin textualqueantes slo daban unos resultados relativamente satisfactorios,

enelmejorde loscasos,soncadavezmenos capacesdeatenderlasnuevas exigen

ciasde loscientficoseintelectuales. En la era de lacomputadora, entramosen

un periodode''tribalismo" mundialen elsentidode que,como individuos, estamos

aprendiendoarelacionarnosconnosotros mismosy connuestro entornomuyprofunda

mente,locual tieneunfiel reflejoen elestudiodequienesnoforman partede

las lites,lacuantificacinyotras novedadesenrelacincon laforma narrativa

referenteapersonas destacadas(por logeneral, hombres)ysucesos. Seest descen

tralizandolaadministracin,y seest devolviendolarpida disponibilidadde in

formacinysabiduraaindividuosygrupos pequeospormediodelterminalde

computadora,elcual acta cadavezmsen unaforma interactivay"oral"queexige tc

nicas totalmente distintas. Marshall McLuhanhasealadoque:

Al escribir,setiendeaaislarunaspectode untema dadoy acentrar directa

y constantementelaatencinen eseaspecto. En eldilogo,hay unainteraccin

igualmente naturaldemltiples aspectosdecualquier asunto. Esainteraccin

de aspectos puede engendrar ideasodescubrimientos. Encontrasteconello,

un punto

de

vista

es

meramente

un

modo

de

considerar algo. Pero

el

discerni

miento

es la

brusca percepcin

de un

complejo proceso

de

interaccin.

Es un

contactocon lavidade lasformas. Quienes estudianlaprogramacin inform

ticahanaprendidoelmododeabordar estructuralmente todoslosconocimientos.

Para poder transferir

a una

cinta cualquier tipo

de

conocimiento,

es

necesario

entenderlaformadelmismo. Estohasuscitadoeldescubrimientode ladife

rencia bsica entre conocimiento clasificadoyreconocimientodepautas^).

1.3.11

Como archiverosquesomos hemos intentado esquivarlospeores excesos

deunaclasificacin inapropiada,ynuestro creciente manejodemediosnotextuales

constituye

un

desafo

a

nuestra aculturacin lineal

y a

nuestra formacin terica.

Estamos constantemente implicadosen elmosaicodedocumentos supervivientesy

enlatramadeinformacinque lospenetra. Nobuscamosunaclasificacin artifi

cialmente impuestaportemas, sinounautntico "reconocimientodepautas"en un

ordendearchivado orgnico,en lamedidaen que esadecuadooposible. Elhecho

de trabajarcon losmaterialesde esemodonosdepara percepciones singulares,que

procuramos transmitir

a los

usuarios mediante

la

descripcin

y la

indizacin

en to

dassusformas. Segn McLuhan:


12/76

-7 -

Cuandounasituacin est demasiado cargadadedatos, desaparecenlosdetalles

ysemanifiesta clarsimamentelapautaderelacionesqueofrecen. Essteuno

deloselementosde ladinmicadel"fallo como progreso""'.

1.3.12 Setratade unejemplo bastante tpicode lamaneraen queMcLuhan

pre

senta como

si

fuera

un

hecho

lo que es un

mero sondeo;

la

realidad

no es tan

sim

ple.

Elprofesor Theall precisaque:

La informacinno escosade noespecialistas. Por muygeneralesqueseanlos

procesosdeprogramaciny elmododealmacenar materialesen unacomputadora,

opera nicamente medianteelsuministrodematerialapartirde unaampliaga

madefuentes especializadas. Sepodra afirmarque lainformacin slo pasa

aserinteresanteen lamedidaen queconsisteenmateriales especializadosy

diferenciados,ya que sindiferenciacinnopuede haber comunicacinniapren

dizaje.

McLuhanda uncarcter demasiado amorfoa eseconceptodeintegracin

mediantelainformacin,altener exclusivamente presenteelhechodeque,en

su sentidomsgeneral,lainformacines unanocinmuyabstractaygenerali

zada,con unatecnologa abstractaygeneralizadaque lagobierna. Peroel

tipodeinformacinqueest abrumandoa lasociedades laingente cantidadde

detalles concretosque espreciso dominaryentender''.

-1.3.13 Enello radicalatensin entreelarchiveroy elusuario, entreel m

tododepesquisa basadoen la"procedencia", utilizandolapautadelorden original

como base paralaestrategiadebsqueda,y lalocalizacin medianteunaindizacin

muy especficaporternas^).

1.4 Evolucinde losarchivos

1.4.1 Antesdeexaminareltemade losserviciosdearchivoy elusuarioen

la llamada sociedad postindustrial

de hoy,

puede

ser

til considerar

la

funcin

del

conservadordedocumentosen elmundo antiguo, cuandolasociedady losservicios

no haban sido fragmentados todavapor ladominacindelracionalismo cientficoy

del progreso industrial. Esimportantsimo asimismo sealarque laconcepcinde

la biblioteca como depsitodeescritosy detextos sobrelastransacciones humanas

y otros aspectosdelsaber,encontraposicina losarchivos,quecontenanlas

actasde laspropias transacciones,nopareca existir"',enparte porquesuconte

nido estaba todol enforma manuscritay enparte tambin porquenohaba surgido

todavalahistoria comounaramadeinvestigacin basadaendocumentos escritos,

consudifcil bsquedadeformulaciones definitivasde lorealmente ocurrido. Ha

baunatradicinmuydesarrollada, segnlacuallosarchivos estabanalservicio

delaburocracia, siendosusprincipales usuarioslospropios creadores,yesosdo

cumentos eran utilizados tambin

por el

pblico probablemente como

se

utilizan

hoy

los registros de lapropiedad,porejemplo, peroen lamedidaen que eltemplopo

daserademsunpalacio,unafortaleza,unaempresa comercialy lasededel go

bierno,su

biblioteca

se

cea

a sus

temas

de

inters

en lo que

llamaramos

hoy ma

terialesdebibliotecay dearchivo. Cabe discutirsi elartede laescritura

estabilizlareliginoviceversa, peroel queconservabalosdocumentos custodia

banosolamente informacin sino sobre todo sabidura. Alsaber leeryescribir

poda transmitirelcontenidodelibrosydocumentosy, porconsiguiente, segua

siendounelemento capital paralaadministracin. Probablemente discurrilafor

made losregistros administrativosen lamansinde losreyes sacerdotes. Lafun

cindecustodioy, a lavez,deadministradoren lasededelpoder persisti

durante siglosysiglos hastaque, con laaparicinde la"ilustracin" cientfica,

el pasado pas

a ser

sinnimo

de

oscuridad.


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- 8 -

1.4.2 Paradjicamente, la moderna profesin de archivero naci de los decretos

de la Revolucin Francesa, la cual separ finalmente el pasado del presente y, en

cierto sentido, redujo al conservador de los registros a la condicin de servidor del

historiador. Ello constituir siempre una parte importante de nuestro trabajo, pero

tenemos que prepararnos para mucho ms si queremos actualizar todo nuestro potencial

llegando a dominar todos los medios de registro, al procurar reconquistar nuestro

puesto en el corazn mismo de los sistemas administrativos e informativos, en los

cuales es preciso tomar cada vez ms decisiones sobre la retencin permanente de do

cumentos automatizados, y su forma ms eficaz, en el momento mismo de su creacin si

queremos que sobrevivan. Al prepararnos en esa forma, pasaremos a ser consultores

a la vez que conservadores, apreciados por nuestros conocimientos no solamente de

los archivos del pasado sino tambin de la ndole, las limitaciones y el impacto de

los documentos durante todo su ciclo vital.

1.4.3 Los elementos de esas antiguas bibliotecas merecen ser objeto de un de

tenido anlisis, habida cuenta de la cooperacin renovada entre archiveros y biblio

tecarios.

El arte de la escritura permiti la codificacin y consignacin de la

tradicin oral con lo que, al cabo del tiempo, debilit el poder de la misma. La

alfabetizacin contribuy a normalizar los conocimientos, y se empez a disponer en

las bibliotecas oficiales de textos correctos. La forma, el tamao y el material

de los documentos se normaliz tambin en cierta medida, por razones de comodidad

funcional, hasta que la aparicin del cdice suplant gradualmente al rollo. Las

tablillas de arcilla llevaban a menudo un marbete previo para su utilizacin. Las

normas impuestas y consignadas en el punto de creacin tienen un valor inmenso para

el usuario y para el conservador, y esto es particularmente cierto en el caso de

los documentos legibles en mquina.

1.4.4 Las bibliotecas del mundo antiguo eran grandes y se utilizaban bien,-

sus materiales estaban ordenados en general por materias; los inventarios topogr

ficos adecuadamente manejados, dan fe de la existencia de medios de localizacin

eficaces, en forma de una bibliografadescriptiva^-'-''

. .

Se observa que la clasifica

cin no era tan rgida ni detallada que liquidara el carcter orgnico de los mate

riales de archivo. Al amparo del conservador de los documentos, los archivos y los

libros coexistan en una forma muy bien adaptada a la sociedad de aquellos tiempos.

Cabe decir de las civilizaciones sumeria, babilnica y asira que "pocas pocas hay

en la historia del hombre occidental que pongan tan claramente de manifiesto la

funcin cultural de las artes grficas de comunicacin y el valor prctico de unos

archivos y bibliotecas bienorganizados" 1).

1.4.5 En siglos ms recientes, el libro impreso nos separ de nuestros colegas,

los bibliotecarios,cuyas bibliotecas crecieron a ese mismo ritmo y a menudo redujeron

a un segundo plano nuestros centros de archivo. Ello nos enfrent, a veces, pero

es ya evidente que lo que nos une es ms que lo que nos separa, y en el futuro debe

ramos prestarnos ms atencin mutua en nuestros esfuerzos por atender a los usua

rios,recurriendo a nuestras tradiciones distintas para formular soluciones comunes

o similares, especialmente al problema de los materiales no textuales, que tenemos

en comn en la mayora de los casos.

1.4.6 La finalidad del presente estudio es explorar esas posibilidades, en

nuestro afn de restaurar la concepcin esencialmente holstica de la sabidura, el

saber y la informacin, practicados por nuestros remotosantepasados^).


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- 9 -

NOTAS

1) Hugh A. Tayl or, The Media of Record: Archives in the Wake of McLuhan, Atla nta,

Georgia Arch ive, Vol . 6, nQ 1, 1978, pg s. 1-10.

2) Marshall McLuha n, Understanding Media : the Extensions of Man , Nueva York,

McGraw-Hill, 1964, 359 pgs.

3) Marshall McLuha n, The Gutemberg Galaxy: the Making of Typographical Man ,

Toronto, University of Toronto Pres s, 1969 , 293 p gs .

4) Harold A. Innis , The Bias of Communica tion, Prlogo de Marshall McLuhan,

Toronto, University of Toronto Pre ss, 1971, 226 pg s.

5) Innis, op. cit., pg. ix.

6) McLuhan, The Gutemberg Galaxy, pg. 7.

7) Donald F. The all, The Medium is the Rear View Mirror , Montr eal, McGill-Queens

University Press, 1971, pg. xv.

8) Richard H. Lyt le, Intellectual Access to Arch ives :

1. Provenance and Content Indexing Methods of Subject Retri eval, America n

Archivist, Vol. 3 3, nQ 1, 1980, pg s. 64-75

Richard H. Lytle, Intellectual Access to Archives:

2.

Report of an Experiment comparing Provenance and Catalogue Indexing

Methods of Subject Retrieval, American Archivist, Vol . 43 , no 2, 1981

pgs.191-207.

9) Elmer D. Johnso n, History of. Libraries in the Western World, Metuchen, N.J.,

2a.

edicin, 1976, 354 pgs.

Elmer D. Johnson, Communication: an Introduction to the History of Writi ng,

Printing, Books and Libraries, 4a. edicin, Metuchen, N.J., The Scarecrow

Press Inc., 1973, 304 pgs .

10) James Thompson , A History of the Principles of Librarianship, Lond res, Clive

Bingley, 1977, 236 pgs.

11) Johnson, History of Librar ies, pg. 30.

12) Vanse unas formulaciones muy meditadas sobre la profesin de archivero, as

como sobre sus relaciones con los usuarios , en los discursos de l Dr. Felix

Hull,Presidente de la Society of Archivists , 1978- 1983, enumerados en la

bibliografa.

Vase una exposicin general de las investigaciones relativas a los usuarios

de las bibliotecas en G. Ford, comp. , User Studi es: an Introductory Guide

and Select Bibliography, CRUS occasional paper 1, University of Sheffield,

1977,

92 pgs.

Adems,las actas del Consejo Internacional de Archivos de 1978 versan esencia l

mente sobre la utilizacin de los archivo s. Se reproducen en Archivum , Vol . 29 ,

1982.


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- 10 -

2. LA INFORMACIN, EL USUARIO Y EL UNIVERSO DEL SABER

2.1 Caractersticas de la informacin

2.1.1 Empleamos con tanta libertad la palabra "informacin" que propendemos a

dar por sentado su significado. Anthony Debons ha escrito lo siguiente:

Hablamos de la informacin, en un sentido, como si fuera un nombre, una cosa

que podemos comprar, vender, adquirir o utilizar, pero tambin como si fuera

un verbo, esto es, como algo que hacemos: obtener informacin, desarrollar

la informacin... Yo prefiero concebir la informacin como un proceso y como

un producto, estando representados ambos por leyes diferentes pero mutuamente

relacionadasD.

2.1.2 A mi juicio, nuestra profesin percibe ms o menos esos dos aspectos

desde hace tiempo. Pero, por muy buenas que puedan ser las fichas de un ndice o

catlogo en su descripcin de un elemento de informacin, por su misma naturaleza

esos asientos son muy limitados en lo que pueden expresar. No podrn sustituir

nunca al archivero, que alimenta constantemente la operacin de acopio de informa

cin, a la vez que entiende la ndole y la relacin complejas de unas fuentes, que

no podrn describirse nunca con palabras escritas. Cada vez ms, las computadoras

estn en condiciones de tratar esas relaciones, pero no podremos nunca prescindir

de la mente humana, que es infinitamente ms sutil. Al hablar de sistemas, no nos

referimos meramente a listas y fichas de catlogo sino a los archiveros de referen

cias,cuya calidad y conocimientos pueden superar totalmente a nuestros "medios de

localizacin" materiales, hasta el punto de llegar a ser una fuente de gran vigor

para un archivo... y tambin de ciertas debilidades, por cuanto son mortales y por

que acabarn jubilndose tarde o temprano.

2.1.3 En relacin con la educacin de los nios, Jean Piaget distingue con

razn entre el conocimiento figurativo y el operativo, y esto puede tener

utilidad al examinar nosotros los sistemas de localizacin. El conocimiento opera

tivo guarda relacin con todos los tipos de destreza, como las de saber andar,

interpretar reglas sociales, escribir o pensar histricamente. La medida en la

cual nuestros usuarios poseen ese tipo de informacin incide directamente en la

medida en la cual pueden aumentar su conocimiento figurativo, que es "la informa

cin como hecho codificado" que conocen bien todos los que manejan medios de loca

lizacin.

2.1.4 Es posible que deseemos que nuestros medios de localizacin hagan ms

de lo que son capaces, al suponer que basta con una proliferacin interminable de

la informacin figurativa. Segn Hans Furth:

... la importancia asignada tradicionalmente al medio simblico como portador

de conocimientos puede pasar fcilmente por alto el punto esencial en el que

descansa todo el saber, esto es, el sujeto operativo. Bsicamente, el conoci

miento operativo no depende de ningn elemento simblico o figurativo espec

fico,

mientras que la comprensin de todo contenido especfico, simblico o

no,depende siempre de la capacidad operativa de asimilar ese contenido que

tiene una

persona^).

2.1.5 Llevemos ms lejos nuestro anlisis terico de la informacin. Podemos

concebirla como una forma de energa que ilumina las relaciones entre personas, lu

gares y sujetos (al fin y al cabo, "iluminar" es una metforafamiliar). A juicio

de Klaus Otten, hay tres clases de informacin:


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1. La informacin estructural, que se codifica (lingsticamente y de otros

modos) y clasifica. Un ejemplo excelente es el catlogo en fichas.

2. La informacin probabilista es el acto de comunicar entre personas, o entre

personas y medios de localizacin (incluso cuando se "hablan" dos computado

ras?) . En qu medida se transmite la informacin estructural?

3. La informacin semntica se refiere a todo el contexto de la informacin

que est siendo transmitida y a las hiptesis formuladas al crear inicial-

mente el sistema. Suponemos que la informacin se asimila en ciertas for

mas,basadas en sistemas de comunicacin anteriores. Cules son esos

sistemas? La cosa resulta ms clara cuando comparamos en inventario con

el ndice como medio de localizacin. La informacin contextual transmiti

da por el inventario ser probablemente mucho mayor, aunque la estructural

resulte quiz menor. En un sentido ms general, "el sistema de valores

del usuario se superpone a unas correspondencias semiarbitrariamente asig

nadas entre las estructuras simblicas y el significado

.

2.1.6 Esas variedades de informacin no existen solamente en nuestros medios

de localizacin sino tambin en los documentos a los que se refieren, y hemos de

observar adems que "en materia de informacin, se llevan a cabo tres operaciones:

almacenamiento, transmisin y adopcin de una decisin". En relacin con los archi

vos,ello consiste en la evaluacin y retencin del documento original, el modo en

que localizamos o recuperamos el contenido (hoy en da, no tiene por qu ser con

los ojos) y -lo cual es importantsimo desde el punto de vista de los medios de

localizacin- la "adopcin de una decisin", o tratamiento. Cmo se transmitir

la informacin contenida en ese documento en una forma selectiva, condensada y abre

viada? Para ello se requieren unas decisiones cruciales del archivero, con objeto

de que el resultado no quede deformado en definitiva.

2.1.7 El anlisis de los antecedentes culturales de los archivos, las biblio

tecas y los medios de registro y de comunicacin pone de manifiesto que la captura

de una informacin idnea por el usuario constituye una operacin sumamente comple

ja. Hemos visto que el medio comunica su propio mensaje, por ejemplo si es unele

mento del patrimonio fuertemente evocador de su poca o simplemente porque tiene

una forma ms pictrica que textual. Aspues,hay una confrontacin del usuario

con el contenido del libro o documento que ha pedido, y en ella su experiencia no

ser idntica a la de otro usuario, por lo mismo que dos testigos observan de

dis

tinto modo el mismo accidente de circulacin.

2.1.8 Esas experiencias variarn en funcin de la formacin previa y los antece

dentes del usuario y de la finalidad que vaya a tener la informacin. Cabe pregun

tar tambin a este respecto

:

en qu medida era idneo el elemento?, quedaron

plenamente atendidas las necesidades del usuario? Debido a todas esas variables y

porque,

en cierto sentido, el contenido no existe antes de ser utilizado, cabra

decir que "el usuario de cualquier medio es su contenido", el cual variar de una

persona a otra. En suma, "el mensaje de todo proceso de comunicacin humana es la

totalidad de sus efectos, materiales, mentales y sociales, independientemente de

que sean deliberados o n o " ' . No podemos aceptar la teora de la comunicacin basa

da en eltransporte^),con arreglo a la cual la informacin consiste simplemente en

que "casen" las seales enviadas y las recibidas. La transmisin por radio en una

lengua desconocida para el oyente resultar igualmente ininteligible siendo la re

cepcin buena o mala. Una carta puede no transmitir los sentimientos de quien la

ha escrito.


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- 12 -

2.2 El cerebro humano y la Idealizacin o recuperacin de informacin

2.2.1 Los que estn en pugna son los hemisferios derecho e izquierdo del cere

bro: el izquierdo sita el espacio visual en un marco de claros perfiles, con unos

centros y unos lmites fijos dentro de los cuales los procesos son lgicos, analti

cos y lineales, como en las operaciones de clasificacin, indizacin y bsqueda l

gica de soluciones; el derecho percibe el espacio acstico, sin centros ni mrgenes,

y en l las percepciones son holsticas, simblicas, intuitivas y creadoras, y abar

can pautas abstractas y figuras complejas, como las que se producen a menudo al

hojear libros o simplemente cuando se suea despierto.

2.2.2 En su forma actual, nuestros sistemas de localizacin se han basado

intensamente hasta ahora en las dotes desarrolladas por el hemisferio izquierdo,

cuando en realidad deberamos intentar fomentar cada vez la intervencin del dere

cho. Cabe expresar verbalmente esto en un complejo comportamiento lingstico que

rebasa por el momento las posibilidades de> la computadora. De ah que se propugne

"una base formal, ms una capa de experiencia adquirida en interaccin con la comuni

dad verbal cooperativa"

> .

El cientfico busca un sentido preciso para cada palabra,

mientras que la mayora de los humanistas utilizan la lengua natural con todos sus

significados asociados y en toda su plenitud. En el extremo ms opuesto estn los

poetas,

cuyas palabras entraan sugerencias amplias y generales.

2.2.3 Es posible que ello haya contribuido en cierta medida a indicar la ra

zn por la cual puede resultar tan huidiza la bsqueda de informacin idnea. En

contraste con los archiveros, que han tendido a hacer hincapi en los aspectos de

su labor relacionados con la custodia y a crear sistemas de localizacin centrados

en la procedencia y en el orden orgnico, los bibliotecarios, con su mayor orienta

cin de servicio, disponen de muchas obras sobre los estudios relativos a los usua

rios ,

que merecen ser cuidadosamente examinadas por los archiveros en su afn de

encontrar soluciones pero, incluso as, los datos precisos sobre las pautas de com

portamiento y las estrategias de los usuarios siguen siendo muy limitados y van

asociados a una definicin incoherente de la formacin. Como dice T.D. Wilson:

El problema no parece radicar tanto en la inexistencia de una definicin nica

como en la incapacidad de emplear una definicin adecuada al nivel y a la fina

lidad de la investigacin. Se emplea la palabra "informacin" en el contexto

de los estudios sobre los usuarios para designar con ella una entidad o fenme

no fsico (como en el caso de las preguntas referentes al nmero de libros que

se han ledo en un periodo de tiempo dado, el nmero de suscripciones a revis

tas,etc.),el cauce de comunicacin mediante el cual se transfieren los men- .

sajes (como cuando hablamos de informacin oral o escrita) o unos datos fcticos,

determinados empricamente y presentados en un documento o transmitidos de

palabra'', como son los hechos, los consejos o las opiniones.

Es esta una muy valiosa advertencia, que debern tener presente los archiveros que

emprendan estudios semejantes.

2.3 El universo del saber y el mtodo cientfico

2.3.1 El quehacer fundamental de los cientficos e intelectuales ha consistido

en elaborar y acrecentar una masa coherente de conocimientos, que rebasa los recur

sos de una sola biblioteca y que implica la relacin contextual del propio conoci

miento. Para atender tal necesidad, han surgido bibliotecas que se han especializa

do sin demasiada planificacin general, y algunos bibliotecarios han propugnado el

acceso a la informacin consignada mediante una metodologa de resolucin de proble

mas recurriendo a modeloscientficos^),la cual entraa los siguientes elementos:


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1. Individuacin del problema.

2. Anlisis de las soluciones presentes.

3. Deteccin de los obstculos que impiden progresar.

4. Concepcin y ensayo de nuevas soluciones, que suscitarn a su vez nuevos

problemas.

2.3.2 Todo ello presupone un acervo autnomo y objetivo de conocimientos

coherentes, elaborado con el transcurso del tiempo en forma de un corpus de leyes.

Semejante mtodo se inspira en una concepcin particular de la ciencia, segn la

cual adquirimos nuestro conocimiento del mundo al resolver los problemas que plan

tea,haciendo conjeturas y descartando errores, emparejando las hiptesis con la

realidad. No hay nada finalista en ello. El modo de enfocar la verdad es asint-

tico; no coincide nunca, plenamente, pero el resultado es una aproximacin realis

ta.

Los cientficos se incorporan al quehacer corporativo pblico mediante publica

ciones,

crticas y nuevas teoras.

2.4 El dilema del archivero

2.4.1 Los archiveros se identificarn fcilmente con semejante concepcin pe

ro nuestras dificultades se agravan debido a la ndole misma de nuestros fondos.

Procuramos construir una masa coherente de conocimientos mediante la informacin

acopiada en el curso de nuestro trabajo para poder comprender mejor nuestros medios

de localizacin, y eso est vinculado muchas veces a libros, artculos, notas de

pie de pgina y citas de historiadores y de otros especialistas en un enfoque al

que se puede tener acceso, al menos en cierto grado, gracias a los sistemas de lo

calizacin bibliogrficos. Pero existe, adems, una amplia masa de informaciones

que no han conseguido apresar nuestros medios de localizacin y un caos mayor toda

va de informacin potencialmente disponible merced a tcnicas de evaluacin y es

trategias de adquisicin. Todo ello constituye nicamente la materia prima de "un

conjunto coherente de conocimientos" y es,pues,muy diferente de la mayora de los

materiales de biblioteca.

2.4.2 Los bibliotecarios pueden argir que tampoco ellos han conseguido apre

sar la informacin por falta de medios analticos y estrategias apropiadas de loca

lizacin, pero hay (o debe haber) una coherencia a propsito del contenido de un

libro escrito sobre unas transacciones humanas que brilla por su ausencia en una

coleccin de documentos, en particular los legajos de correspondencia general refe

rente a esas mismas transacciones en el sentido de un "acervo de conocimientos",

contrapuesto a la informacin organizada.

2.4.'

Anlogamente, la mayora de los materiales que se publican, o que sim

plemente

ve

imprimen, tienen una cierta identidad gracias a su autor o su ttulo,

debido a la cual la adquisicin o, cuando menos la localizacin, resultan relativa

mente fciles en casi todos los casos. Lo que se imprime va destinado a ser ledo

por otros, y ha de tener por ello un cierto impacto en la sociedad. Casi nada de lo

manuscritoh:perseguido nunca esa finalidad, y es preciso buscarlo. Mientras los

archiveros nc han ordenado y descrito sus adquisiciones y dado pblicamente a cono

cer tal informacin por conducto de los medios ms bien limitados de que disponen

en la actualidad, su utilizacin para la construccin de una masa coherente de cono

cimientos es tambin limitada. Carecemos, adems, de una idea clara de lo que est

todava

'ah",

en manos privadas.


19/76

- 14 -

2.4.4 Lo que tienen los archiveros es, en su mayor parte, un conjunto organi

zado de documentos, y de experiencia al respecto. En cuanto un usuario reacciona

ante esos materiales, pasa a ser el contenido, y la masa resultante de conocimientos

ser una cuestin de percepcin. Entra en juego la interpretacin, como en el caso

de la aplicacin de una serie de disposiciones legales.

2.4.5 Debido a esa falta de coherencia, la localizacin plantea un problema

infinitamente ms complejo para el archivero, pero las tcnicas de tanteo pueden

constituir la base para cierta parte de una buena metodologa, en vez de recurrir a

an mtodo aleatorios, como nos ocurre actualmente a la mayora de nosotros.

2.5 Utilizacin de la informacin

2.5.1 Se ha sealado ya"^ que la utilizacin deseada repercute mucho ms en

la informacin necesaria que la disciplina propia del usuario. Varios estudios

relativos a la informacin cientfica y tecnolgica (ICT) han puesto de manifiesto

que,

para el cientfico, la ICT significa un conocimiento organizado, parte inte

grante del acervo coherente del saber, para el tcnico un conocimiento aplicado, y

para el especialista de la informacin quiz solamente unos hechos que hay quefaci

litar,

sin tener demasiado en cuenta la necesidad o el problema de la utilizacin.

Tambin en este caso, los conceptos de valor pueden incidir en el sentido de expre

siones clave. El acceso "directo" a la informacin implica todos los originales

pertinentes para el investigador, compendios de puntos de vista para el planifica-

dor,y reseas y referencias para el responsable de la informacin.

2.5.2 Esos sistemas de valores diferentes, en su aplicacin a usuarios dife

rentes de un mismo material, merecen ser estudiados ms detenidamente por los archi

veros en relacin con los niveles de detalle que manejan en sus medios de localiza

cin.

Procede tomar en consideracin no solamente las disciplinas y profesiones de

los usuarios sino tambin sus funciones y cometidos. No se entender del mismo modo

el tratamiento de la informacin en la administracin pblica, en las empresas y en

las instituciones cientficas, ya que sus supuestos son distintos. En qu medida

podemos atender las necesidades de un pblico tan diversificado?

2.5.3 Hay que reconocer una vez ms que la calidad es una variable independien

te: hasta qu punto es exacta y apropiada la informacin facilitada en nuestros

medios de localizacin? Se consumen muchas energas en las operaciones de repudio,

al comunicar informacin de un grupo de usuarios a otro. Como usuarios que son, los

archiveros viven lo mismo al evaluar los archivos pblicos o al adquirir una colec

cin en vez de otra, en el sector privado, y con ello seleccionan informacin para

incorporarla a los medios de localizacin.

2.5.4 Un alto nivel de seleccin eficaz y de formulacin global puede servir

para llegar a ms personas, lo cual puede ser un factor pertinente al proceder a la

evaluacin del proceso selectivo. Pero si no se consigue la eficacia y los medios

de localizacin no estn a la altura de las necesidades, el usuario tendr que de

dicar tiempo a "elevar el producto hasta el nivel que requiera la accin". Para

prevenir de antemano al investigador, habr que indicar claramente en un medio de

localizacin los sesgos y la omisin metdica y lgica de informacin.

2.5.5 Por ser todo usuario un individuo complejo, la relacin con la informa

cin ser multidimensional. Como dice HolmerHall:"Cuando prospera la dicotoma, la

simplificacin excesiva pretende negar el derecho a ser diferentes". Tenemos que

saber lo ms posible sobre los usuarios, y no simplemente cules son sus campos de


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- 15 -

inters inmediato. Debemos pensar tambin ms en los usuario s eventuales al elab o

rar nuestros medi os de localizacin. Qu busca n? Ha de servir un solo medio de

localizacin para todos los tipos de usuarios? El inters que suscitan los medio s

concebidos especficamente para los genelogos es verdaderamente un signo de los

tiempos

.

NOTAS

1) Anthony Debon s, comp. Information Science: Search for Identity, Nueva York,

Harcourt, Bruce, Jovanovich, 19 72, pg. 13 .

2) Debons, op. cit., pg . 25

3) Debons, op. cit., pg. 99

4) Barrington Nevitt, Archivist and Comprehensivist, trabajo indito, presentado

a la Association of Canadian Archivists en 1978, pg. 2.

5) Claude E. Shannon y Warren Weaver, The Mathematical Theory of Communication,

Urbana, University of Illinois Pres s, 1949, 117 pg s.

6)

J.C.R.

Licklider, Libraries of the Futur e, Cambridge, Mas s., M.I.T. Press,

1965,pg. 205.

7) T.D. Wilson, On User Studies and Information Needs, Journal of Documentation,

Vol. 37, no 1, 1981, pg. 3.

8) Don R. Swanson, Libraries and the Growth of Knowledge, Library Quarterly,

Vol.

4 9, 1979, pg s. 3-25.

9) Homer J. Ha ll , Patterns in the Use of Information: The Right to be

Different, Journal of the American Society for Information Science,

marzo de 1981, pgs . 103-112.

10) No obstante, al planificar para el futuro, no sabemos exactamente: "1) lo que

ser la sociedad enton ces; 2) lo que significarn las pala bras ; 3) cmo reac

cionar la gente; y 4) cmo interpretar los acontecimientos". Allen Kent.

"Insoluble proble ms", Debons, op . cit ., pg. 301.


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- 16 -

3. NECESIDADES Y COMPORTAMIENTO DE LOS USUARIOS

3.1 Necesidades fundamentales

3.1.1 Hastaaqu,hemos examinado e intentado definir un universo o acervo

de conocimientos y documentos que incitan por igual a los bibliotecarios y a los

archiveros a elevar al mximo su utilizacin mediante todos los cauces posibles de

informacin. Hemos visto que, en cierto sentido, el usuario pasa a ser el conteni

do por medio de una interaccin, y que los usuarios tienen niveles distintos de ne

cesidades segn sus disciplinas, conceptos de valor y funciones en la sociedad.

Mientras no recurren a ese acervo de conocimientos y documentos no se puede decir

que haya una informacin en sentido dinmico; a lo largo de los siglos, los conser

vadores han procurado preservar esos recursos y facilitarlos, al mismo tiempo. Pero

hay que distinguir entre el acceso intelectual y el hecho de "facilitarlos" fsica

mente,

como hay que distinguir entre ese acceso intelectual y el hecho de que el

usuario se sienta plena o parcialmente atendido en sus necesidades. Cules son

esas necesidades y en qu medida es el conservador, ms que el usuario, el respon

sable de satisfacerlas?

3.1.2 En lo tocante a las humanidades y las ciencias sociales, las necesida

des del usuario son esencialmente de carcter humano, y es indispensable abordar

el problema del modo ms holstico posible. En lo que atae a nuestros medios de

localizacin, a menudo tenemos que armonizar las peticiones de informacin con unas

pautas de localizacin concebidas para que resulten aplicables e idneas con respec

to al mayor nmero posible de cohortes. Cuando los bibliotecarios del mundo antiguo

clasificaron sus colecciones, iniciaron una tradicin de ordenamiento de sus recur

sos en una forma que ha persistido hasta nuestrosdas. Se ha podido adaptar la

clasificacin al crecimiento de los conocimientos, y en esa medida ha constituido

una poderosa respuesta a la demanda de los usuarios, al contribuir a reducir el

campo de bsqueda. Pero, inevitablemente, la clasificacin ha fragmentado los re

cursos de un modo que resulta cada vez menos aceptable en nuestro mundo interdisci

plinario de aprendizaje y accin. Anlogamente, los usuarios propenden a ordenar

sus "necesidades" en "listas de compra" fragmentadas, mientras que sus autnticas

necesidades slo pueden determinarse a partir de una mayor comprensin del usuario

como persona.

3.1.3 Cabe considerar la satisfaccin de las necesidades generales como una

jerarqua de medidas encaminadas a la

plenitud^),

lo cual puede desbordar loslmi

tes de una pesquisa sustantiva-. Segn Maslow, nuestras necesidades fisiolgicas

deben ser las primeras que queden satisfechas y, hasta que no lo son, dominannues

tros pensamientos, como ocurre cuando sentimos constantemente hambre. Vienen

des

pus las necesidades relativas a la seguridad, el orden y la eliminacin del miedo.

Una vez mitigado el miedo, podemos aceptar el amor y el afecto, y reaccionar con

una mayor confianza frente a los dems, a la vez que nos sentimos ms seguros de no

sotros mismos. Mejora nuestra opinin propia y advertimos un mayor aprecio de los

dems para con nuestra persona, lo cual engendra una sensacin general de confianza

en uno mismo, de fuerza y de idoneidad personal. Esto trae consigo a su vez laple

na realizacin personal y una autntica percepcin de lo que somos, en toda nuestra

singularidad.

3.1.4 Hemos deformado, al resumirla as, la tesis de Maslow, pero tiene un in

ters directo para nuestro conocimiento y comprensin de los usuarios. El deseo de

conocer y de entender, incluso en el caso de quienes tienen que satisfacer todava

sus necesidades bsicas, depende de ellas. No sabemos gran cosa en materia de psico-

patologa cognoscitiva, ya que la sed de saber no suele revestir la forma de una

llamada de auxilio neurtica, pero la aplicacin de la teora de las necesidades a

nuestro caso podra ser la siguiente:


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3.1.5 La necesidad bsica de todos los usuarios poco familiarizados con los

centros de archivo no es necesariamente la respuesta a una consulta especfica, que

puede ser una mera tentativa, sino ms bien a preguntas no formuladas como: "Es

aqu donde pueden contestar mis preguntas?", "Cmo he de comunicar en este entorno?

"Cmo puedo orientarmeaqu?"o "Qu es lo que se supone que s ya?" Esencialmen

te ,se trata de una necesidad de conocer y de entender el proceso. Una vez satis

fecha esa necesidad, se tendr una sensacin de seguridad gracias a un sistema de

localizacin claro y lgico, por muy simple que pueda ser, con sus catlogos, inven

tarios e ndices adecuadamente ordenados. Si el usuario puede sentirse relativamen

te seguro y tranquilo en ese entorno en el cual se elimina la desconfianza (que es

de por s, una forma de miedo) y la atmsfera no es manifiestamente amenazadora, se

podr establecer una relacin ms personal y empezarn a aflorar las autnticas nece

sidades del investigador. Al quedar saciadas, ya sea mediante el empleo directo de

medios de localizacin o bien con la ayuda del personal, se crear un ambiente de

confianza y de seguridad, el personal apreciar al usuario y, en una cierta pequea

medida, habr progresado la plena realizacin de cada uno.

3.2 Aspecto subjetivo de la investigacin

3.2.1 Una vez ms, hay que hacer hincapi, primero, en las necesidades bsicas

del individuo como persona, ms que en la operacin de consulta. Tras ello, el acer

vo de conocimientos o documentos dejar de ser una entidad objetiva "cientficamen

te"impersonal, y se convertir en un recurso que no es posible comunicar plenamente

al margen del usuario (incluyendo al

archivero).

En una forma anloga, Maslow dice

que la ciencia no es autnoma y no se regula a s misma, sino que es fundamental

mente una criatura y una creacin del cientfico, derivada de diversas actividades,

1

quese parecen mucho a las de los archiveros y los bibliotecarios, los cuales resuelven

tambin problemas, hacen preguntas, recurren a la intuicin, formulan hiptesis,ensayan,

comprueban y verifican los resultados, procuran ampliar las generalizaciones,discurren

imtodos y tcnicas y acopian la historia y los documentos de la profesin.

3.2.2 En suma, "la ciencia es slo un medio de acceso al conocimiento de la reali

dad natural, social y psicolgica"^. A juicio de Patrick Wilson, a pesar del impacto

subjetivo del fsico, persiste toda una serie de constantes fsicas muy precisamen

te determinadas, de leyes y teoras fundamentales que contrastan radicalmente con

las ciencias sociales y del comportamiento, debido en gran parte a la complejidad

caracterstica de los seres humanos. Los motivos, las normas y los grupos sociales

cambian constantemente de un modo que no es posible contar ni medir, y toda clasifi

cacin del comportamiento, por ejemplo, en conformista y marginal, desemboca en una

visin altamente subjetiva de lo que esnormal^).

3.2.3 Wilson sugiere asimismo que puede resultar til considerar una gran par

te de las investigaciones en ciencias sociales (con la salvedad de la economa) como

una especie de historia, en la cual se conciban las ciencias sociales como historia

actual,

de un modo muy parecido a como cabria concebir la historia como una antropo

loga cultural retrospectiva. Adems, muchas investigaciones de ciencias de la

tierra tienen carcter descriptivo e histrico locual,a su vez, est relacionado

con la geografa y, en particular, con la geografa humana. Existe,pues,una fran

ja muy ancha de conocimientos y de investigaciones en curso que son:

1. Incompletos. No hay una finalidad que quepa calificar de historia

"definitiva".

2.

Poco concluyentes y que necesitan una revisin constante

3. Discutibles, ya que se basan en una interpretacin y una eleccin de

perspectivas^).


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- 18 -

3.2.4 Lo que nos ocupa, es, de hecho, una obra de arte que apunta a producir

un efecto: el empleo de documentos y otras fuentes del saber para producir una

transcripcin coherente de la complejidad humana mediante una formulacin generali

zada que pueda aprehender y utilizar el lector.

j

3.3 Reaccin del archivero ante el comportamiento del usuario

3.3.1 Los archiveros necesitan saber muchas ms cosas sobre el modo en que

los cientficos de las disciplinas citadas llevan a cabo sus investigaciones y

acrecientan el universo del saber. Necesitamos una ciencia del crecimiento del sa

ber,una ciencia de la informacin que guarde con el almacenamiento y la localizacin

o recuperacin la misma relacin que la fsica con la ingeniera-^ .

3.3.2 Al igual que en el caso de otras ciencias del comportamiento, la de la

informacin es todava predominantemente histrica, con una vertiente terica dbil

y un conjunto de conceptos basados en la experiencia prctica. Esto es particular

mente cierto en el caso de los archivos. Ahora bien, una ciencia de los archivos

que formulara preceptos a partir de la interfaz de los medios de las fuentes de in

vestigacin con los estudios interdisciplinarios podra incitarnos a crear los efec

tos que necesitamos nosotros y los usuarios, en vez de reaccionar constantemente

ante unas causas engendradas por las necesidades especficas de los usuarios. Con

ello,habramos de interesarnos ms no slo por el contenido de los documentos (as

es como reaccionamos ante los usuarios) sino tambin por la utilidad posible de los

mismos,como parte integrante de las estrategias de adquisicin de originales y de

copias e introduciendo elementos crticos a la vez que descriptivos en los medios

de localizacin.

3.3.3 Observamos ya que, con la salvedad de las ciencias fsicas ms objetivas

y especficas, que no nos conciernen en general como archiveros, la franja restante

de lo que cabe calificar en general de investigacin histrica plantea muchos de

los problemas que tienen que resolver todos los humanistas, los cuales han de recu

rrir cada vez ms a bibliotecas corporativas y sistemas de bibliotecas para comple

tar sus propias colecciones demateriales^). Del mismo modo que, en una poca de

dificultades econmicas, la poltica de adquisicin de una biblioteca ha de sopesar

los pros y los contras de las series, contrapuestas a las monografas, y los mate

riales retrospectivos en comparacin con los de actualidad, as tambin los archive

ros imponen limitaciones a la investigacin por conducto de sus archivos, mediante

sus normas de evaluacin y acopio de manuscritos.

3.3.4 El humanista aprecia la utilidad de hojear, lo cual rebasa los lmites

de la clasificacin y del ordenamiento orgnico y permite que unas nociones vagas e

indistintas interacten con las fuentes. Puede ser necesario operar con varias fuen

tes simultneamente para evitar las distorsiones lineales y un enfoque estrictamente

seriado del tiempo y de la cultura. Weinstraub pregunta tambin si hay una relacin

necesaria entre una mayor cantidad de informacin y un conocimiento significativo.

Existir,pues,el peligro de amasar y localizar ms y ms sobre menos y menos?

Como archiveros, no nos ocupamos de medidas y cantidades exactas, e incluso para

los historiadores cuantitativos las series ms ricas y ms completas de archivos

tienen graves limitaciones por la ndole y las limitaciones mismas de la informacin

que contienen.

3.3.5 Cmo podremos saber si, pese a todos nuestros esfuerzos, se han satis

fecho las necesidades del investigador? Esto plantear siempre un problema particu

larmente difcil. Las peticiones de materiales no indican necesariamente su idonei

dad, la cual puede estar en proporcin inversa al nmero de elementos buscados.


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- 19 -

3.3.6 La peticin inicial de un usuario no puede ser sino una mera conje tura,

ya que lo que le hace falta se limita a una descripcin del problema existente en

esemomento^). Puede derivarse de una cita inexacta o intrascendent e. Consta que

slo se recurre a las bibliotecas cuando el xito parece probable e, incluso en tal

caso, puede ocurrir que los bibliotecarios tengan que interpretar las necesidades

por medio de conjeturas fragmentarias y un recuerdo imperfecto de "atributos locali-

zables".

Procede,pues,des tac arl a utilidad de un sistema que tenga en cuenta las

conjeturas. Esos atributos conjeturables son:

a) inherente s, en el artculo o la cita;

b) asignados, como cuando vienen proporcionados por bibliotecarios, encabeza

mientos, categoras de clasificacin y trminos de catlogo.

El dilogo consiste en una conjetura inic ial, perfeccionada gr adualmente median te

listas de autores y ttulos y "subconjuntos de repudio" lo antes p o s i b l e .

3.3.7 Los estudios sobre el empleo de las biblioteca s por los investigadores

de ciencias humanas han tenido un xito muy limitado, a pesar de su cuidadosa plani

ficacin, y los resultados han solido ser muy hipotticos, confirmando las impresio

nes adquiridas gracias a la experiencia de los propios bibliote carios . "Hasta la

fecha, la mayora de las investigaciones han sido de carcter exploratorio o prepa

ratorio"^)

.

En uno de esos estudiosrecientes^),menos de da mitad de los universi

tarios de un programa de doctorado participantes haban pedido ayuda y asesoramiento

al personal de archivo para sus investigaciones, y sus consultas se haban limitado

a hacer preguntas sobre los prstam os entre bibl iote cas. En el campo de las ciencias

humanas,

los materiales de investigacin no se quedan anticuados, como lo confirma

el anlisis de las pautas y los ndices de cit as. Parece predominar el mane jo de

monografas sobre el de series^O). Garfield afirma que los especialistas de las

ciencias humanas no se basan necesariamente de un modo lgico y directo en la obra

de sus prede cesore s, sino que emprenden rumbos totalmente nuevos. En todo caso , la

reinterpretacin les devuelve a los textos clsicos de un modo que se observa menos

en las investigaciones cient ficas. Semejante empleo de un gran nmero de ttulos

slo puede corroborarse en general, ya que la modalidad consistente en hojear en

las estanteras desborda todos los lmites estadsticos.

3.3.8 Se han propuesto otras pautas generalizadas de comportamiento que po

dran convertirse tambin en la base de estudios relativos a losusuariosll)

#

g

n

las fuentes de informacin, habra que distinguir claramente entre los sistemas de

localizacin formales y no formales, es decir, entre las bibliotecas y las institu

ciones que no se dedican primordialmente a la informacin, en contraste con el hecho

de reunir de un modo no formal a individuos, en particular por conducto del "colegio

invisible" 2),de bibliotecarios y de colegas, que exigen del usuario que revele la

amplitud de sus conocimientos (o de su ignorancia) por razones de reciproc idad, pe ro

que pueden lastimar tambin la opinin que tenga cada uno de s mis mo. Las necesi

dades pueden quedar modificadas por el entorno econmico de quienes son ricos o po

bres en informacin. Los sistemas poltico s pueden prohibir incluso ciertas catego

ras de informacin pura y simplemente.

3.4 Reaccin del bibliotecario ante el comportamiento del usuario

3.4.1 Tradic ionalme nte, los bibliotec arios han procur ado ayudar a los usuarios

de dosmodos 3). El primero consiste en proporci onar un producto final , en forma de

una informacin que necesita el usua rio. Esto lleva a lo que se ha calificado de

teora mxima de la labor de referencias, en virtud de la cual se facilita al lector


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todas las citas, monografas y materiales similares necesarios. La segunda da orien

taciones a los lectores por medio de los diversos sistemas de localizacin, pero

esencialmente les deja la plena responsabilidad de encontrar el material necesario.

3.4.2 Esto sume al lector en una especie de perplejidad si la funcin del bi

bliotecario no resulta clara en algn caso particular. "Cunta ayuda, y de qu

tipo,puede darme el bibliotecario?". Durante cierto tiempo, algunas bibliotecas

descartaron totalmente la ayuda de ese tipo, mientras que otras insisten ahora en

ella,por razones de economa.

3.4.3 La tradicin didctica segn la cual los bibliotecarios son educadores

tiene sus orgenes en los primeros aos del movimiento de las bibliotecas pblicas

gratuitas.

Se acoge de buen grado a quienes desean perfeccionarse personalmente,

ellos mismos, al paso que se parte del principio de que los estudiantes han dereci

bir su formacin en los centros docentes, con lo que se les acoge mucho menos favo

rablemente. Por ello, muchos no vuelven a la biblioteca al entrar en la vida adulta.

3.4.4 Puede ocurrir tambin que los archiveros compartan ese mismo criterio

subconscientemente y que lamenten a menudo que los profesores de segunda enseanza

y de universidad dejen que sean ellos quienes instruyan y asesoren a los estudian

tes sobre sus proyectos, en proporcionesdesmedidas. Por sas y otras razones, ms

an que la de un solo estudiante la aparicin en los archivos de un grupo de ellos

suscita con frecuencia una actitud algo ambivalente.

3.4.5 El hecho de recurrir demasiado a la instruccin plantea el problema de

que el usuario no sabe a ciencia cierta si tiene que encontrar las respuestas a

partir de direcciones muy generales en cuanto a las fuentes, ni en qu medida el

archivero o el bibliotecario son lo suficientemente competentes como para atender

descripciones de necesidades y preguntas ms detalladas, o incluso si van a acoger

amablemente tales preguntas. Por consiguiente, la incapacidad de comunicar puede

desembocar en una sensacin de indiferencia, percibida por el usuario, lo cual no

se neutraliza con manifestaciones ocasionales de defensa del servicio pblico.

3.4.6 La resolucin de tales- problemas subraya la necesidad de dar a los usua

rios una instruccin muy completa sobre los recursos y servicios de la biblioteca o

del archivo, gracias a la cual tanto el personal como ellos puedan trabajar ms

estrechamente juntos.

3.4.7 Con tal fin, se ha instado a los bibliotecarios

14

' a recurrir menos a

unos sistemas automatizados activos de localizacin, que pueden engendrar una fuer

te proporcin de citas intrascendentes, y ms a su conocimiento personal de las

fuentes mejorando para ello los registros bibliogrficos e insistiendo ms en la

descripcin del contenido. Por ejemplo, en ciertos casos la analtica podra abar

car los encabezamientos de algunas monografas. Se describen con el gradosufi

ciente de detalle los materiales en los catlogos temticos? De todas maneras,

debe haber siempre un mediador con formacin intelectual y conocimientos a laanti

gua usanza, capaz de aquilatar, volver a formular y resolver las consultas mediante

tanteos,puesto que la mayora de las bases de datos se cien a la lgica booleana,

que permite eliminar y aadir trminos pero que no puede aceptar una reformulacin.

Por ser cada vez ms compleja la localizacin automatizada, se necesitarn urgente

mente

mediadores:

deeste tipo. Shinebourne recomienda tambin que, para poder eva

luar el punto de vista de un autor, tendra que haber mucha ms informacin en rela

cin con sus afiliaciones, su finalidad y objetivo al crear su obra, la metodologa

adoptada y el resultado y las conclusiones de todo lo que se haya encontrado, ya sea

prescriptivo o bien descriptivo. Semejante actividad sera paralela al inters del

archivero por una informacin bsica similar, tal como se detalla en las "notas so

bre el alcance y el contenido" y otras introducciones similares de los inventarios.


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3.5 Los administradores y los archiveros como usuarios

3.5.1 Resulta ya evidente que las bibliotecas y los archivos tienen muchas

cosas en comn en lo que atae a las-necesidades de los usuarios, pero existen

ade

ms ciertos problemas especiales que, en gran medida, se limitan a los archivos.

3.5.2 Se han formulado algunos conceptos y definiciones tiles

15

^ partiendo

del supuesto bsico de que los archivos son creados orgnicamente por personas e

instituciones en el curso de sus tareas, para sus propios fines, y no primordial-

mente para el uso y la informacin de otros, como en el caso de las obras editadas.

Lo que los bibliotecarios llaman a menudo "documentos oficiales", por ejemplo los

informes anuales impresos de los departamentos oficiales, son materiales de archivo

seleccionados para uso e informacin inmediatos del pblico en general por medio de

la publicacin y, como tales, pasan a ser materiales de biblioteca, si bien con

ciertos problemas de localizacin en comn con los documentos originales.

3.5.3 Delmas distingue entre el "compilador/usuario" que busca documentos con

fines jurdicos, fiscales y administrativos en general en unos "archivos administra

tivos",

los cuales no estn al alcance del pblico, y el "lector/usuario" que busca

informacin en los "archivos histricos". A su juicio, resulta una estril repeti

cin establecer archivos por separado, y nos recuerda que, de hecho, los ciudadanos

privados utilizan ciertas clases de archivos administrativos que han de llevarse

reglamentariamente con fines de registro de la propiedad, tasacin fiscal, etc.

Los archivos administrativos no son utilizados nicamente por los responsables gu

bernamentales y los funcionarios a sus rdenes, sino tambin por dirigentes de em

presas privadas interesadas por los recursos naturales, por ejemplo. Esos archivos

ayudan a menudo a los investigadores, al producir documentos informativos sobre la

situacin del momento, a los cuales puede tener acceso a veces el pblico. Tales

archivos administrativos estn muy descentralizados, y encierran una masa muy varia

da de informacin sobre la institucin matriz, y convendr recordar a los usuarios

la existencia de ese servicio-, que es paraarchivstico en el sentido histrico y

que, siempre que sea posible, habr que relacionar estrechamente con la gestin de

documentos y archivos histricos, de modo tal que todas esas actividades se comple

menten mutuamente.

3.5.4 Delmas seala tambin que los archiveros son usuarios de los archivos

cuando los someten a tratamiento o los consultan por cuenta del pblico, y que el

acceso de ste est directamente relacionado con la utilizacin pblica, lo cual

parece indicar que los estudios referentes a los usuarios deberan abarcar adems

las consultas contestadas por correo y por telfono, a propsito de las cuales ca

bra acopiar mucha informacin.

3.5.5 Delmas se interesa sobre todo por los usuarios de los documentos insti

tucionales o gubernamentales en todas las fases de su vida; Berner, en cambio, sub

raya ciertas caractersticas de los archivos histricos, que comprenden tambin do

cumentos del sector

privado

1(

5);

haciendo una til distincin entre la "tradicin de

archivos pblicos" (TAP) y la "tradicin de manuscritos histricos"

(TMH),

en su re

lacin con los usuarios en los Estados Unidos, pero que puede tambin tener inters

en otros pases.

3.5.6 La tcnica de tratar residuos fragmentarios de documentos de familia de

un pasado remoto (habitualmente en forma de correspondencia) por medio de la catalo

gacin y el control en el nivel de cada elemento segn los principios de la biblio-

tecologa TMH contrasta con el tratamiento de los archivos pblicos segn el rgano

u oficina de origen y por el orden original de su creacin

(TAP).

Berner afirma

que la ci-asificacin por temas recurriendo a la TMH da una ilusin de unidad orgni

ca que quiz no exista ya. Desde hace algn tiempo, las grandes colecciones de

V


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- 22 -

documentos privados que abarcan una amplia gama de medios y que son relativamente

completas en el sentido archivstico han trado consigo la quiebra del mtodo de

tratar cada elemento por separado recurriendo a la TMH. Se estima con razn que

esas acumulaciones son orgnicamente de archivo como las de las instituciones p

blicas,

pero incluso en tal caso un ordenamiento demasiado limpio y simtrico puede

enmascarar el contexto original de ciertos documentos.

3.5.7 Se tiende, en general, claramente a renunciar a la descripcin porele

mentos (salvo en el caso de los documentos de inters excepcional) y a preparar

inventarios de las colecciones manuscritas similares a los preparados para los ar

chivos pblicos, siendo el ttulo del legajo el nivel de descripcin ms bajo.

3.5.8 Esas dos tradiciones, complicadas por el rpido desvo que suscita la

TMH y su impacto en los sistemas de localizacin, plantean problemas a cada usuario

de un archivo y suscitan dificultades especiales para los archiveros. La mayora de

los grandes archivos habrn acumuladopues,a lo largo de losaos,un conjunto de

medios de localizacin de una calidad, una precisin y una complejidad variables,

ordenados algunos de ellos segn la TMH y otros segn la TAP. Berner seala adems

que,

si existe un catlogo colectivo de personas, lugares y materias, es probable

que sea ilgico, idiosincrsico y subjetivo y que carezca de una fuerte disciplina

interna. Adems, la TMH ha calado en el modo de tratar los manuscritos en AACR II

(si bien este aspecto est siendo investigadoactualmente),y en una de las princi

pales bases de datos bibliogrficos de los Estados Unidos, que contiene tambin

informacin de archivo, a saber, la OCLC, por no hablar de la NUCMC, que no ha

sido autorizada todava.

3.5.9 Es posible que el enfoque del archivado mediante la TAP, que implica a

menudo una gestin de documentos, una fase de prearchivado u otra forma de retencin

selectiva, est dando ya una mayor coherencia a los ttulos y a la normalizacin de

los nombres propios.

3.5.10 Como los documentos de archivo son rara vez elementos concretos y depen

den de su relacin contextual original para la plena comprensin de su contenido,

los archiveros de la TAP han recurrido ampliamente al ordenamiento como parte im

portante de la operacin descriptiva total y, por medio de l, a aclarar la forma y

la pauta de los bloques de informacin contenidos en los documentos. Salvo cuando

el inventario sea muy somero o preliminar, la descripcin del contenido no deber

rebasar la descripcin fsica, si bien ser mucho ms baja que la catalogacin

elemento por elemento, propia de la TMH. En contraste con ello, la descripcin bi

bliogrfica de un libro empleando las reglas AACR II se centra en la descripcin

fsica y en la identificacin de nombres. La descripcin se limita a encabezamien

tos aislados a partir de un tesauro como, por ejemplo, los Library of Congress

Subject Headings.

3.5.11 La inexistencia de normas constituye un grave obstculo para la auto

matizacin y sus ventajas consiguientes para el usuario, que examinaremos msade

lante.

No obstante, los archiveros intentan familiarizarse en general con el conte

nido de las series y colecciones que someten a tratamiento, y es ste un factor po

sitivo y muy constructivo. Tambin quedan al margen de toda norma los ndices, que

pueden prepararse directamente a partir de los documentos originales, de descripcio

nes de elementos o declaraciones contenidas en los inventarios.

3.5.12 Como hasta la fecha se han adoptado pocas normas, salvo en un cierto

nmero de centros de archivo, los investigadores tienen que recurrir a la mediacin

personal del archivero, el cual ha de dirigirse a su vez a especialistas y a conoci

mientos especficos de orden superior. Esto no cambiar probablemente nunca, ni si

quiera despus de ser aceptadas unas normas, porque los arehivos se ocupan de lo

nico y de lo especfico, por lo menos en el nivel del elemento.


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3.5.13Podemos advertir ya que el usuario sacar gran provecho del estudio por

los bibliotecarios de los mtodos de descripcin del contenido propio de los archive

ros,

y del estudio por los archiveros de los formatos normalizados, la construccin de

tesauros,lenguajes de indizacin y formatos normalizados, a los que han dedicado tanta

atencin los bibliotecarios y los especialistas de la ciencia de la informacin. De

momento,los archiveros han efectuado pocos estudios sobre las necesidades y el com

portamiento de los usuarios. Al insistir tanto en el ordenamiento, hemos tendido a

apartarnos de la construccin

textual,

que es todava en gran parte descriptiva de

elementos burocrticos, en una reconstruccin de la burocracia sin los burcratas.

Esto resulta de gran utilidad, pero quiz se haya insistido demasiado en ello. Sabemos

que,

en el mejor de los casos, prestamos un servicio que satisface ms o menos a

nues

tros clientes, pero ello se debe a que, sin un estudio ulterior, no hay modo de que

ninguno de nosotros sepamos hasta qu punto podramos ser mejores.

3.5.14Los archiveros constituyen el vnculo entre el contenido y la orientacin

de la procedencia, especialmente cuando el acceso temtico se limita al ndice de la

gua general del archivo,y los investigadores deducen los temas o materiales a partir

de los nombres de personas que piensan que estn asociados a ellos

17

'. Los archiveros

suponen que los investigadores desean una precisin modesta y una alta tasa de aciertos

en unos archivos ordenados en funcin de la procedencia. Se puede mejorar esa precisin?

3.6 El acceso y el archivero

3.6.1 El servicio ms vital que puede prestar el archivero a un investigador es

probablemente el acceso a los materiales solicitados. Como este tema ha sido estudia

do hace poco, lcida y largamente por Sue Holbert en su manual sobre la referencia y

elacceso

1

^),bastar ahora con un resumen. El acceso puede ser de tres tipos:

3.6.1.1 Acceso

fsico.

Est relacionado con la evaluacin y la adquisicin,

dado que el documento que se busca puede haber dejado de existir o no haber sido re

cibido por el archivo. Est tambin relacionado con el acceso intelectual, puesto

que un horario cmodo y una buena sala de trabajo que estimulen la reflexin y la

intuicin pasan a ser factores importantes, y los servicios de copia pueden consti

tuir el nico modo de facilitar el acceso a distancia. Se puede negar el acceso

por razones de conservacin o porque los materiales no han sido tratados todava.

Conviene recordar que el derecho al acceso fsico no significa necesariamente una

estricta igualdad de acceso, puesto que un investigador que viva lejos del archivo

y que no est en condiciones de pagar una copia no tendr acceso en tal sentido.

Por esa misma razn, los contribuyentes reciben a veces privilegios especiales en

forma de una reduccin de los impuestos.

3.6.1.2Acceso legal. Puede ocurrir que se restrinja el acceso a ciertos mate

riales por motivos de seguridad nacional o de respeto de la vida privada, pero los

archiveros deben procurar facilitar al pblico la mayor masa posible de materiales y

conseguir un plazo de aos para los dems. En cierto sentido, se puede considerar

que los materiales vedados no existen, pero el archivero ha de estar por lo menos en

condiciones de revelar su existencia en los archivos. En los archivos universitarios,

puede haber prioridad de acceso en favor de los profesores y estudiantes, dedicndose

una consideracin nicamente secundaria al pblico en general. Habr que precisar de

antemano tales normas de acceso.

3.6.1.3 Acceso intelectual. Depende de la eficacia de toda la operacin de

archivado ya que las demoras de tratamiento, la disponibilidad de medios de locali-

zacin deficientes, unos archiveros incompetentes y unos medios de copia poco

efi

caces demorarn o coartarn todos ellos el acceso intelectual. Habr que procurar

muy especialmente no retirar deliberada y sistemticamente materiales, a no ser

que sean objeto de restricciones legales. Si el archivero ha hecho todo lo posible

por satisfacer al investigador y puede justificar la falta de acceso alegando retra

sos en las operaciones de tratamiento, habr que explicar esto al investigador.

Todo el mosaico de la informacin recuperable o localizable en un archivo es en

gran medida subjetivo y selectivo,

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