Evaluación de desempeño de contratistas y evaluación de ...
Transcript of Evaluación de desempeño de contratistas y evaluación de ...
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Evaluación de desempeño de contratistas y
evaluación de ofertas
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Vicepresidencia Suministros y Servicios Compartidos
Gerencia Cadena de Suministro
Cambios en la Evaluación de Ofertas
Noviembre de 2020
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
1° Evaluación de desempeño (ED) en 100 puntos
Buen desempeño
2°
3°
Cero medidas de apremio -multas
Cero Incumplimientos
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Evaluación del desempeño1.
Procesos de Contratación2.
Compras Operativas3.
4. Consideraciones
Agenda
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Procesos de contratación:
Criterio a evaluarPuntaje máximo por criterio sin incluir Salud y Seguridad en el
Trabajo (SST)
Puntaje máximo por criterio incluyendo Salud y Seguridad en el
Trabajo (SST)
Cumplimiento de plazos 35 30
Cumplimiento de especificaciones técnicas o calidad
35 30
Cumplimiento de otros criterios de evaluación
30 20
Cumplimiento de criterios de evaluación del SST
NA 20
TOTAL 100 100
El criterio de SST se evalúa en aquellos contratos en donde el personal del contratitas ejecute actividades dentro de las instalaciones o infraestructura del Grupo EPM
1° Recordemos como se evalúa el desempeño
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Recordemos como se evalúa el desempeño
Aquí encontrarás la versión 6 de la Guía de evaluación de desempeño del contratista.
En estos procesos se evalúa únicamente el criterio decumplimiento en entrega.
Por cada día de retraso en la entrega del bien o prestación delservicio se descuentan 5 puntos de un total de 100.
Compra operativa:
Ejemplo:El proveedor XYZ debía entregar unos bienes el 10 de junio, sinembargo los entregó el 15.
Por tanto su evaluación de desempeño será de 75 puntos100 - (5 puntos * 5 días de retraso) = 100 - 25 = 75
1° Recordemos como se evalúa el desempeño
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Procesos de contratación sin informe de análisis y conclusiones2°
Recordemos como es la evaluación de ofertas
• Evaluación de requisitos de participación:Contractuales y técnicos
• Ponderación de ofertas:Precio, cumplimiento y otros factores (si aplica)
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
2° Procesos de contratación con informe de análisis y conclusiones
• Evaluación de requisitos departicipación:Contractuales y técnicos
• Ponderación de ofertas:Precio y otros factores (si aplica)
Descuento de puntos por:
A. Demerito por Evaluación de Desempeño (100 – Promedio simple de evaluaciones)
B. Medidas de apremio no incluidas en la ED, Multas o Incumplimientos Externos (2.5 puntos por cada evento)
C. Incumplimientos Graves (35 puntos por cada incumplimiento)
¡¡¡ Ten en cuenta los cambios !!!Recordemos como es la evaluación de ofertas
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Ejemplo
Reporte de Evaluaciones
2°
Nota: para la Evaluación del Desempeño de un Contratista se tiene en cuenta el promedio simple de las evaluaciones de desempeño confirmadascon el Grupo EPM a partir del 1ro de enero de 2018 para los procesos de contratación, y a partir del 8 de abril de 2019 para las comprasoperativas hasta la fecha de generación del reporte.A partir del primero de enero del 2021 se conservaran los datos de los últimos 3 años.
Nit Razón Social Evaluaciones Puntaje890909090 Proveedor 1 3 90
Puntaje Total 90
Nit Contrato Fecha Calificación
890909090 CM: Compra Menor
890909090 CW: Ariba
890909090 CT: Neon
Puntaje
70
100
100
10/05/2019
03/20/2019
03/20/2019
Usuario
Leydi Bibiana Serna
Luis Fernando Osorio
Jhon Fredy Velásquez
EmpresaEmpresas Públicas de
Medellín E.S.P
Empresas Públicas de Medellín E.S.P
Empresas Públicas de Medellín E.S.P
Fecha del informe: 02/06/2020
(70+100+100)
Puntaje Total = ---------------- = 903
Promedio simple de los puntajes
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Criterios de evaluación de ofertas
Requisitos de participación
Cumplimiento de especificaciones técnicas
Cumplimiento de experiencia
Factores de Ponderación
Precio - 95 Puntos: (Valor de la menor oferta*95/valor oferta
actual)
Certificación – 5 puntos
TOTAL PONDERACIÓN
Cumple
Proponente 1100M
Proponente 2105M
Proponente 3103M
Proponente 497M
Cumple Cumple Cumple
Cumple Cumple Cumple No Cumple
P=100*95/100
P=95
P=100*95/105
P=90
P=100*95/103
P=92N.A.
5 5 5 N.A.
100 95 97 N.A.
Ejemplo2°
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Criterios de evaluación de ofertas
Descuento de puntos
o demérito
A. Evaluación de desempeño
B. Medidas de apremio no incluidas en ED, Multas o Incumplimientos Externos
C. Incumplimientos Graves
A=100-90A=10
A=100-100A=0
A=100-93A=7
N.A.
C=35*1C=35
C=35*0C=0
C=35*0C=0
N.A.
B=2,5*0B=0
B=2,5*1B=2,5
B=2,5*2B=5
N.A.
TOTAL PONDERACIÓN 100 95 97 N.A.
Proponente 1100M
Proponente 2105M
Proponente 3103M
Proponente 497M
PUNTAJE TOTAL = Total Ponderación – Total descuentos de puntos 55 92,5 85 N.A.
TOTAL DESCUENTO DE PUNTOS O DEMÉRITO 45 2,5 12 N.A.
1° 2° EliminadaEliminada
< 60 puntos
Ejemplo2°
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Compras Operativas3°
A : Ponderación de ofertas
(Valor de la menor oferta/ valor oferta actual * 100)
B: Descuento por evaluación de desempeño
(100 - Promedio simple de las Evaluación de desempeño)
El resultado final
A-B
Cálculo para la evaluación y selección de ofertas
• Evaluación de requisitos de participación:Contractuales y técnicos
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Criterios de evaluación de ofertas
Ejemplo
Requisitos de participación
Cumplimiento de especificaciones técnicas
Cumplimiento de requisitos contractuales
Factores de Ponderación
Precio 100 Puntos: (Valor de la menor oferta/valor oferta
actual)*100
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN
Cumple
Proponente 18,3M
Proponente 29,98M
Proponente 39M
Proponente 415M
Cumple Cumple Cumple
Cumple Cumple Cumple No Cumple
P=(8,3/8,3)*100
P=100
P=(8,3/9,98)*100
P=83,16
P=(8,3/9)*100
P=92,22N.A.
90 83,16 85,22 N.A.
Descuento de puntos o demérito
A. Evaluación de desempeño
A=100-90
A=10
A=100-100
A=0
A=100-93
A=7N.A.
3° 2° Eliminada1°
3°
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Consideraciones
1. Para calcular la Evaluación del Desempeño de unContratista se tiene en cuenta el promedio simple de lasevaluaciones de desempeño confirmadas con el GrupoEPM a partir del 1ro de enero de 2018 para los procesosde contratación, y a partir del 8 de abril de 2019 paralas compras operativas hasta la fecha de generación delcierre del proceso de contratación o de compraoperativa.
2. A partir del primero de enero del 2021 se utilizarán parael cálculo los datos de los últimos 3 años de las ED.
4°
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Consideraciones
3. Las evaluaciones del desempeño se puedenconsultar en el portal de pagos en la pestañaevaluación de desempeño.
4. Esta metodología tendrá un período de transicióny prueba aplicándose inicialmente en la compraoperativa y en los procesos de contratación dondese publique el informe de análisis y conclusiones.
Consideraciones4°
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
5. Esta propuesta aplica para todas las filialesnacionales (Colombia) del Grupo EPM.
6. Esta forma de evaluar ofertas inicia para losprocesos anteriormente descritos cuya fecha depublicación sea igual o superior al 1 de julio de2020.
ConsideracionesConsideraciones4°
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Como contratista eres responsable de tusevaluaciones de desempeño en los diferentessistemas de información (Ariba, NEON, Excel (filialesde aguas) y Compras Menores) teniendo en cuentalo siguiente:
• La Evaluación de Desempeño se hace al finalizarel contrato o al entregar el bien o servicio para lacompra menor. Sin embargo, recomendamos serconscientes de su desempeño durante toda laejecución del contrato cuidando los criteriosdefinidos en la guía de evaluación de desempeño
ConsideracionesTe en cuenta4°
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
• Aprobar o rechazar las evaluaciones en losdiferentes sistemas de información dentrodel tiempo indicado (5 días hábiles) siguiendoel proceso definido en la guía metodológica.
• Buscar mecanismos que te lleven a laexcelencia en la ejecución de tus contratos.
ConsideracionesTe en cuenta4°
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Consulta tus evaluaciones
Ingresa al portal de pagos, pestaña Evaluación de Desempeño aquí.
Y consulta el resultado de tus evaluaciones
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Gracias
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Componente de
Administración en
contratos
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Aclarar como se gestiona el seguimiento alcomponente de administración de los contratos,de acuerdo con la Circular 001 del 18 defebrero de 2019 y Circular 002 del 18 Junio de2019.
Objetivo
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Algunas Definiciones
Administración: representa los costos INDIRECTOSindispensables para la correcta ejecución del proyecto, y quese necesitan de manera permanente en el desarrollo delmismo; tal es el caso de los honorarios, los impuestos, losarrendamientos, los costos de personal, servicio demensajería, secretaria, entre otros1.
Componente: agrupación general de los costos de laadministración, a modo de ejemplo, “pólizas y garantías”,“personal administrativo”, “servicios de comunicación”, entreotros.
Costos: detalle y desagregación de los componentes, a modode ejemplo, “Componente: pólizas y garantías – Costos:garantía RSE, garantía salarios, garantía estabilidad de obra,garantía de seriedad, entre otros”
1. Definición Contraloría General de Medellín.
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Algunas Definiciones
Costos Directos: erogación de recursos en los cuales incurre elcontratista y se encuentran relacionados directamente con laejecución de la obra y/o servicio.
Costo Indirecto: erogación de recursos en los cuales incurre elcontratista y se encuentran relacionados de forma transversa con laejecución de la obra y/o servicio.
Soportes: son todos aquellos documentos legales que justifican laserogaciones en las que incurrió el contratista con el objetivo delegalizar los costos directos e indirectos del contrato. Sonconsiderados soportes válidos; facturas oficiales, documentosequivalentes (cuando el proveedor del servicio no está obligado afacturar) y certificación de Revisor Fiscal o RepresentanteLegal2 (cuando el primero no aplique) para aquellos gastos o costosque no tienen soporte de factura o documentos equivalente.
2. Desagregando cada costo.
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Tipificación Procedimiento
Caso 1: Contratos con ejecución 2019 finalizados a lafecha de inicio de revisión del componente deadministración. Su indicador de administración estádado en porcentaje.
Caso 2: Contratos en ejecución a la fecha de inicio derevisión del componente de administración. Su indicadorde administración está dado en porcentaje.
Caso 3: Contratos nuevos o renovados y que suindicador de administración esté dado en moneda ydesagregado por componentes.
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Caso 1
Validar
Componente
%AU
Validar
ejecución
presupuestal
Obtener
componente A
en pesos
Solicitar al
contratista
soportes
Revisión
soportes
legalizados
Certificar
legalización
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Caso 3
Enviar tarea al
contratista por
ARIBA
Respuesta
contratista con
soportes
Revisión
soportes
Certificación
legalización
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Caso 2
Validar Componente
%AU
Validar ejecución
presupuestal
Obtener componente A en pesos
Solicitar al contratista desglose A
Gestionarmodificación
A
Solicitar al
contratista
soportes C1
Solicitar al
contratista
soportes C3
Revisión
soportes
legalizados
Certificar
legalización
Revisión
soportes
mensual
Certificar
legalización
mensual
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Formatos utilizados
Caso1
Caso2
Caso
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Preguntas
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020
Gracias