FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA ...

FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

INFORME FINAL PROPUESTA

“Mejoramiento gestión de compras del sector público realizadas a través del Portal Chilecompra”

ELABORADA POR Consultor

Andrés Aspillaga Castellón

INSTITUCIONES VINCULADAS Dirección de Compras y Contratación Pública

Unidades de Compra del Sector Público (Gobierno Central, Sector Salud y Universidades)

2008

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RESUMEN EJECUTIVO

1. Nombre de la Propuesta:

“Mejoramiento Gestión de Compras del Sector Público realizadas a través del Portal Chilecompra”

2. Ejecutor: Consultor Andrés Aspillaga Castellón

3. Descripción de él o los Procesos de Gestión a Revisar. El portal www.chilecompra.cl, fue creado con el objetivo de transparentar y hacer más eficientes las compras públicas en Chile. Desde al año 2003 ha cumplido este objetivo, mejorando continuamente su accionar. El año 2007, se publicaron 450.023 oportunidades de negocio, de las cuales un porcentaje cercano al 13% son declaradas desiertas, es decir, no son adjudicadas a ningún oferente. Las razones más frecuentemente aludidas por los compradores públicos son1:

Razón % Observaciones No cumple Requisitos

28,00

Sin Oferentes

28,00

Excede presupuesto o No resulta conveniente

21,33 Cerca de la mitad de estas no indican valor máximo

No Dice 9,33 algunas fueron adjudicadas previamente

Error en Bases

5,33

Analizando los porcentajes por los que se declaran desiertas las adquisiciones, se desprende que tanto “no cumplir con los requisitos técnicos” y que “no se presentan oferentes”, puede asociarse con la dificultad que presentan los proveedores para cumplir con las exigencias de la adquisición (adquisición compleja de entender o satisfacer por parte de proveedores), o con que no exista oferta del servicio o producto solicitado, situación que también muestra una deficiencia por parte del comprador, al no verificar previamente la existencia de dicha oferta. Por otro lado, de la información primaria recolectada (encuestados y focus group) se desprende que:

1. Un 21% de los proveedores no está participando del sistema por:

a. Plazos parta preparar propuestas muy cortos (28%). b. Dificultad para preparar las propuestas (19%), no especificando qué tipo

de dificultades.

1 Fuente: Análisis adquisiciones desiertas por medio de búsqueda avanzada en www.chilecompra.cl, año 2007.

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2. Un 30% de los proveedores no adjudicados cree que las bases son poco precisas (encuesta proveedores).

3. Un 22% de los proveedores que no adjudican cree que las bases técnicas son muy complejas (encuesta proveedores).

4. Un 19% de los proveedores cree que mejoraría el sistema si las especificaciones fueran más claras (encuesta proveedores).

5. El 75% de los compradores estima que la razón principal de la declaración de adquisiciones desiertas se debe a falta de oferentes y al no cumplimiento de las especificaciones técnicas (encuesta compradores).

En relación a la elaboración de Bases de Licitación o TDR, en la encuesta desarrollada a compradores, existe un importante porcentaje de encuestados (27%) que manifiestan que el proceso de elaboración de bases no es óptimo. Un porcentaje significativo de los compradores (22%), considera que no sabe elaborar las bases o TDR de una licitación, un porcentaje del 6% considera que no maneja en forma óptima el procedimiento y un 20% que las normativas existentes son relativamente adecuadas para el proceso de adquisición. El análisis anterior refleja que los compradores, presentan deficiencias al momento de elaborar adecuadamente determinadas adquisiciones, presentando dificultad en la elaboración de bases o términos de referencia, asociado a lo anterior se presenta una dificultad para establecer criterios de adjudicación (parte integrante de las bases o TDR). Es en este sentido que la DCPP (Dirección de Compras Públicas), ha ido desarrollando un proceso de capacitación, tanto a compradores como a proveedores. Según el Informe de Gestión del año 2007, se capacitó a 25.000 compradores, de los cuales 13.468 participantes fueron capacitados a través de las Jornadas de Ferias ChileCompra (capacitaciones, breves, masivas y sin la infraestructura necesaria). Considerando que los usuarios del sistema se estiman en 8.100 compradores, se podría pensar que todos han pasado por un proceso de capacitación, pero al constatar con los propios usuarios, estos la consideran insuficiente y de mala calidad. Sólo 2.323 participantes han desarrollado una capacitación más sistemática (a través del DUOC y Capacitación Cerrada) quienes la consideran satisfactoria, aclarando que en esta cifra dada por Chilecompra, los participantes tomaron más de un curso (duplicándose), reduciendo el número real de compradores capacitados y satisfechos. Es relevante considerar que los compradores deben funcionar bajo un marco regulatorio (Ley de Compras Públicas Nº 19.886) la cual establece los lineamientos de las adquisiciones del sector público, por lo que es importante que los compradores manejen adecuadamente esta normativa, la interpreten y apliquen adecuadamente. 4. Problema Identificado a Resolver con la Propuesta de Mejoramiento de

Gestión. a. Según el diagnóstico realizado, las brechas identificadas y que se busca

disminuir son:

3

1. Cantidad de licitaciones desiertas producto de bases inadecuadas, incompletas y/o demasiado complejas. 2. Cantidad de licitaciones desiertas producto de la deficiente definición de los criterios de evaluación de adquisiciones (ponderaciones). 3. Compradores con desconocimiento e interpretación inadecuada de la normativa que rige al sistema de compras públicas.

b. Dimensionar efectos de los problemas identificados en los beneficiarios

(compradores) Se estima que los efectos del problema identificado, sólo en el sector público, traspasado a recursos es equivalente a: $ 10.840.639.867, producto del 13% de adquisiciones declaradas desiertas. c. Caracterizar y cuantificar la población afectada. La población afectada por los problemas descritos es de amplio espectro, ya que primeramente al considerar que las compras públicas están en directa relación con el funcionamiento del Estado, quien es el que debe velar por el bienestar de la población, al no tener los bienes y servicios que requiere para el desarrollo de su labor, es la población en su conjunto la que se ve afectada. Ejemplo 1: Si un hospital no puede adquirir insumos médicos en su momento por la declaración desierta de la adquisición, son los pacientes los que se ven afectados por el problema. Ejemplo 2: Si una escuela no puede adquirir los insumos para desarrollar su labor, son los alumnos los afectados. Al grupo anterior, se suman los oferentes, que en un 90% son micro y pequeñas empresas, que no pueden participar o adjudicar propuestas por los problemas antes descritos. Se debe mencionar que este estrato empresarial entrega cerca el 70% del empleo en Chile, empleados que también se ven afectados por los problemas descritos.

5. Estrategia de Solución o Propuesta de Mejoramiento a. Objetivos: Objetivo General • Disminución de las adquisiciones declaradas desiertas a través del

mejoramiento de las competencias de los compradores producto de la aplicación de un Plan de Capacitación que apunte a mejorar la elaboración de términos de referencia, la aplicación de sistemas de evaluación adecuados y la correcta aplicación de la normativa vigente.

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Objetivos Específicos: • Capacitar a 2.500 funcionarios en el plazo de 1 año (30% del total de

funcionarios involucrados en el proceso de compras). • Generación de Plan de Capacitación de 125 Talleres presenciales y 125

cursos a través de Video-Conferencias. • Sensibilizar y comprometer a los diversos organismos del Estado para la

participación en el proceso de capacitación propuesto. • Aumentar la participación de los proveedores en el portal Chilecompra,

producto de la disminución de las adquisiciones declaradas desiertas por falta de ofertas.

• Generar ahorro a nivel país por la disminución de las Adquisiciones declaradas desiertas.

b. Breve descripción de la propuesta de solución.

La estrategia de solución requiere que la Dirección de Compras Públicas implemente un Plan de Capacitación distinto al que actualmente tiene, particularmente el dirigido a los usuarios Compradores del portal de compras públicas www.chilecompra.cl. El plan propuesto involucra una etapa de diseño, entrenamiento o implementación y una etapa de Ejecución, con un proceso de evaluación y seguimiento permanente. La supervisión debe estar a cargo de la Dirección de Compras Públicas y la ejecución deberá delegarse a un tercero. Esto implica que la DCCP debe designar un equipo profesional a cargo de velar por la implementación del Plan de Capacitación, delegando en un tercero (Operador del Plan) su ejecución. El mecanismo de asignación debe ser desarrollado por la DCCP a través de un llamado a licitación para el desarrollo de las actividades propuestas en este Plan de Capacitación. Se plantea la implementación de un sistema de Capacitación a compradores, que mezcle Talleres Presenciales y Actividades de Capacitación a distancia a través de Video Conferencias, orientado a abordar las brechas definidas en el diagnóstico. Los contenidos a abordar en las capacitaciones son:

• Elaboración de Bases y Términos de Referencia. • Sistemas de Evaluación de Adquisiciones. • Normativa.

c. Identificar las etapas y los tiempos para la implementación de la propuesta de solución.

ETAPAS TIEMPOS (inicio Enero 2009)

1. Diseño Semana 1 a la 6 2. Implementación Semana 7 a la 10 3. Ejecución Semana 11 a la 52 4. Evaluación y Seguimiento Semana 12 a la 78

5

d. Resumen recursos financieros requeridos.

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3Diseño Implementación Ejecución

22 Bienes y Servicios 07 Publicidad y Difusión 1.200 1.000 9.00011 Servicios Técnicos y Profesionales 3.454 20.825 148.500

Total Item 22 4.654 21.825 157.500Total por componente etapa/año 4.654 21.825 157.500




Total por Etapa/año 25.639 67.925 486.900

(miles de $ 2008)Items Requerimientos

2009

PROPUESTA USO DE RECURSOS FINANCIEROS TALLERES PRESENCIALES(miles de $ 2008)

PROPUESTA USO DE RECURSOS FINANCIEROS CURSOS DE CAPACITACION VIDEO CONFERENCIA

Items Requerimientos 2009

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6. Factores Críticos de Riesgo y de Éxito de la Implementación de la Propuesta.

Factores de Éxito Factores de Riesgo

Internos (a la

institución)

• Alto grado de convocatoria de Chilecompra a actividades de capacitación. Esto asegura un 100% de cobertura del programa planteado. • Realización de eventos y actividades de difusión y capacitación por parte de Chilecompra, que permiten informar y seleccionar a potenciales usuarios del programa. Estas aseguran informar y seleccionar al 100% de la cobertura propuesta. • Existencia de equipo humano y recursos técnicos para dirigir el programa de capacitación. Esto asegura un 100% de administración y control del programa, por parte de Chilecompra. • Existencia de una red de instituciones de capacitación y anexos, que permiten contar con una variada oferta de capacitación, de la cual escoger la más idónea. Esto permite que el 100% del programa pueda ser realizado por instituciones con pertinencia técnica en capacitación. • La metodología genera un atractivo extra en el proyecto, que induce a un mayor interés y motivación de participación de los usuarios. Se asegura de esta forma, un 100% la continuidad de los participantes en las actividades de capacitación. • Pleno conocimiento y participación de Chilecompra en el proceso de diagnóstico, análisis y desarrollo de la propuesta del programa de capacitación, que genera un compromiso e involucramiento en la propuesta a implementar. Esto genera un 100% de probabilidades de que la propuesta sea implementada por el organismo, con entusiasmo.

• Que el equipo profesional de Chilecompra involucrado en la realización de la propuesta, no logre involucrar a la Dirección del Organismo, para que autorice la implementación del programa. Esto genera automáticamente la imposibilidad o baja probabilidad de realización del plan de mejoramiento de la capacitación. • Dificultades técnicas asociadas a la implementación de la metodología de capacitación a través de video conferencias. Esto podría generar menor porcentaje de realización de actividades de capacitación a distancia. • Deficiencias en el sistema de Bases de Datos que posee Chilecompra. Dificulta el contacto con participantes.

Externos (externo)

• Aceptación por parte de los organismos compradores (manifestado durante su participación en el desarrollo del presente estudio) de la metodología propuesta en el programa de capacitación. Esto genera un 100% de participación de los compradores. • Existencia de instituciones contraparte, sean organismos capacitadores, redes de apoyo, o interesados en participar en la implementación y apoyo al programa de capacitación. Esto asegura en un 100% los apoyos institucionales necesarios para el buen funcionamiento del programa. • Existe una riqueza de contenidos y metodologías propuestas para la capacitación, obtenida de los propios usuarios, a partir del estudio de competencias realizado. Esto permite una mayor precisión en la entrega de contenidos, que a su vez genera mayor interés y alta motivación de los participantes y por ende baja deserción del proceso de capacitación.

• Dificultad de los organismos en participar en las capacitaciones, al demandar tiempo durante la Jornada Laboral. Esto generaría baja participación de los usuarios. • Baja participación de funcionarios de alto rango de los organismos, encargados de las principales decisiones relacionadas con la gestión de compras, que no generan las instancias apropiadas para la implementación de mejoras en el organismo público a partir de los aprendizajes obtenidos en la capacitación. Esto genera un escaso porcentaje de aplicación de los contenidos de la capacitación. • Dificultades técnicas en las localidades en donde se realizarán las capacitaciones video conferencias. Lo que genera menor porcentaje de realización de actividades, respecto a lo programado. • Dispersión de los alumnos. Los compradores se encuentran dispersos por todo el País, generando una dificultad al desarrollar convocatoria y ejecución de la capacitación. • Falta de motivación a participar en un porcentaje del grupo objetivo.

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7. Resultados y Metas Esperadas de la Implementación de la Propuesta A nivel Institucional:

1.1 Disminución de las licitaciones declaradas desiertas en el portal Chilecompra. 1.2 Implantación (en metodología e infraestructura) de un sistema de capacitación

innovativo. 1.3 Aumento en la cobertura usuarios compradores capacitados. 1.4 Aumento en la cantidad de actividades de capacitación. 1.5 Aumento de la cantidad de horas/alumnos de capacitación.

A nivel de Usuarios: 1.6 Aumento de las competencias de los compradores en:

• Elaboración de Bases y Términos de Referencia. • Elaboración de Pautas de evaluación de Propuestas. • Manejo adecuado de la Normativa de Compras Públicas.

1.7 Disminución de las licitaciones declaradas desiertas en las unidades de compras de los usuarios.

1.8 Mejoramiento de la eficiencia en el proceso de compra reflejado en disminución de tiempos de elaboración, de los costos asociados y de la duplicación de trabajo.

1.9 Ahorro para el País de al menos un 10% en los costos asociados a las adquisiciones declaradas desiertas, que se expresa en la suma $8.270.000.000. Este ahorro deberá comenzar a reflejarse a los 6 meses desde la implementación del Plan de Capacitación.

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FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA 2008

Nº Contenido Página

I. ÍNDICE 9

II. ANTECEDENTES E INFORMACIÓN GENERAL. 10

III. PRINCIPALES ASPECTOS METODOLÓGICOS UTILIZADOS. 20

IV. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA A RESOLVER CON LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN. 23

V. ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN. 32

VI. ESTRATEGIA DE SOLUCIÓN DE PROPUESTA DE MEJORAMIENTO. 38

VII. FACTORES CRÍTICOS DE RIESGO Y DE ÉXITO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA. 49

VIII. RESULTADOS, METAS ESPERADAS. 50

IX. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. 54

X. ANEXOS. 56

a Ley de Compras Públicas.

b. Clasificador de Rubros Nivel 1.

c. Manual de Compradores.

d1. Entrevistas en Profundidad Compradores R. Metropolitana.

d2. Entrevistas en Profundidad Compradores R. Antofagasta

d3. Entrevistas en Profundidad Compradores R. Valparaíso.

d4. Entrevistas en Profundidad Compradores R. Bio Bio.

e. Entrevistas en Profundidad Proveedores.

f1. Focus Group Compradores R. Metropolitana.

f2. Focus Group Compradores R. Antofagasta.

f3. Focus Group Compradores R. Valparaíso.

f4. Focus Group Compradores R. Bio Bio.

g1. Focus Group Proveedores R. Metropolitana.

g2. Focus Group Proveedores R. Antofagasta.

g3. Focus Group Proveedores R. Valparaíso.

g4. Focus Group Proveedores R. Bio Bio.

h Encuesta Compradores.

i Encuesta Proveedores.

j Metodología de Estudio.

k Cuestionario Compradores.

l Cuestionario Proveedores.

m Contenidos Capacitación Talleres

n Contenidos Capacitación Clases Video Conferencias.

o Cuadro de Mando Integral.

p Adquisiciones Desiertas 2007.

q Síntesis Información Secundaria.

r Antecedentes reclamos no resueltos.

s Costo Adquisiciones Desiertas.

t Deficiencias en Operatoria del Portal.

u Prototipo evaluador de Bienes.

v Prototipo evaluador de Servicios.

x Taller piloto capacitación compradores

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II. Antecedentes e Información General.

1. Nombre de la propuesta de mejoramiento de la gestión: “Mejoramiento Gestión de Compras del Sector Público realizadas a través del Portal Chilecompra”

2. Responsable de la elaboración de la propuesta de mejoramiento de la gestión:

Andrés Aspillaga Castellón Consultor.

3. Instituciones públicas y privadas vinculadas con la propuesta de mejoramiento de la

gestión.

Dirección de Compras y Contratación Pública a través de su Portal Chilecompra. Unidades de Compra del Sector Público (Gobierno Central, Sector Salud y Universidades)

4. Descripción del proceso o procesos en su situación actual: La presente propuesta, nace de la experiencia como proveedores del sector público a través del Portal Chilecompra, de los miembros de la Confederación Gremial Unida de la Micro, Pequeña Empresa, Servicio y Artesanado de Chile, CONUPIA, quienes a través de sus dirigentes han mostrado la inquietud por revisar el funcionamiento de las adquisiciones efectuadas por el sector público a través de Chilecompra, esto por apreciar deficiencias en adquisiciones, principalmente en lo que respecta a las bases o los términos de referencia, en la evaluación de adquisiciones y en la adjudicación de ellas. El proceso de gestión a revisar es aquél asociado con las capacidades de los Compradores Públicos, para la elaboración de Bases Administrativas de Licitación o Términos de Referencia, los que definen los marcos en base a los cuales los proveedores deben preparar las postulaciones a las diversas licitaciones de compras públicas, a través del portal Chilecompra.

a. Marco normativo del proceso o procesos asociados a los instrumentos o programas sujetos de mejoramiento.

El Estado de Chile, con el objetivo de transparentar y hacer más eficiente las compras públicas, promulga el 11 de Julio de 2003, la Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios (Anexo a: “Ley Reglamento Compras Públicas”), conocida como la Ley de Compras Públicas (Nº 19.886), la cual en los artículos 1, 18, 19, 20 y 21 establece: Artículo 1º.- Los contratos que celebre la Administración del Estado, a título oneroso, para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarán a las normas y principios del presente cuerpo legal y de su reglamentación. Supletoriamente, se les aplicarán las normas de Derecho Público y, en defecto de aquéllas, las normas del Derecho Privado.

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Para los efectos de esta ley, se entenderán por Administración del Estado los órganos y servicios indicados en el artículo 1º de la ley Nº 18.5752, salvo las empresas públicas creadas por ley y demás casos que señale la ley. Artículo 18.- Los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude la presente ley, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública. Dicha utilización podrá ser directa o intermediada a través de redes abiertas o cerradas, operando en plataformas de comercio electrónico o mercados digitales de transacciones, sea individualmente o acogiéndose a los beneficios de los contratos marco que celebre la señalada Dirección. Dicha actividad deberá ajustarse a lo dispuesto en sus respectivas leyes orgánicas, en la ley de firma electrónica y en las normas establecidas por la presente ley y su reglamento. Los organismos públicos regidos por esta ley no podrán adjudicar contratos cuyas ofertas no hayan sido recibidas a través de los sistemas electrónicos o digitales establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública. No obstante, el reglamento determinará los casos en los cuales es posible desarrollar procesos de adquisición y contratación sin utilizar los referidos sistemas. Artículo 19.- Créase un Sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, que se aplicará a los organismos señalados en el artículo 1º de la presente ley, y que deberá estar disponible a todo el público, en la forma que regule el reglamento. El Sistema de Información será de acceso público y gratuito. Artículo 20.- Los órganos de la Administración deberán publicar en el o los sistemas de información que establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública, la información básica relativa a sus contrataciones y aquella que establezca el reglamento. Dicha información deberá ser completa y oportuna refiriéndose a los llamados a presentar ofertas, recepción de las mismas; aclaraciones, respuestas y modificaciones a las bases de licitación, así como los resultados de las adjudicaciones relativas a las adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios, construcciones y obras, todo según lo señale el reglamento. Los organismos públicos regidos por esta ley, estarán exceptuados de publicar en el sistema de información señalado precedentemente, aquella información sobre adquisiciones y contrataciones calificadas como de carácter secreto, reservado o confidencial en conformidad a la ley. Las Fuerzas Armadas y las de Orden y Seguridad cumplirán con esta obligación, en conformidad a su legislación vigente sobre manejo, uso y tramitación de documentación. Artículo 21.- Los órganos del sector público no regidos por esta ley, con excepción de las empresas públicas creadas por ley, deberán someterse a las normas de los artículos 18,

2Art. 1 ley 18.575. El Presidente de la República ejerce el gobierno y la administración del Estado con la colaboración de los órganos que establezcan la Constitución y las leyes. La Administración del Estado estará constituida por los Ministerios, las Intendencias, las Gobernaciones y los órganos y servicios públicos creados para el cumplimiento de la función administrativa, incluidos la Contraloría General de la República, el Banco Central, las Fuerzas Armadas y las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública, los Gobiernos Regionales, las Municipalidades y las empresas públicas creadas por ley (ley 19.653).

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19 y 20 de esta ley para suministrar la información básica sobre contratación de bienes, servicios y obras y aquella que determine el reglamento. El 29 de Agosto del Año 2003 se pone en funcionamiento el Portal de Compras Públicas www.chilecompra.cl. Es desde esta plataforma donde los diversos organismos estatales deben desarrollar sus adquisiciones. Transcurridos más de cuatro años de funcionamiento, el portal concentra el 37% de las compras electrónicas en Chile y ha significado un ahorro de recursos importante para el sector público lo que se refleja en que ha sido posible realizar compras a precios menores que los del mercado, en un 6%. Además, en el año 2006 se logró un ahorro de 47.000 Millones de pesos (US$ 100 millones), de los cuales 90% fue por mejores precios y 10% por el uso de convenios marcos3. Cabe señalar que el ahorro asociado al uso de convenios marcos se debe al menor tiempo utilizado en el proceso de compra y a mejores precios de productos y servicios ofertados a través de este mecanismo. Para el mejor funcionamiento, Chilecompra ha desarrollado capacitación tanto a compradores como a proveedores. En el año 2007, se capacitó a 48.500 usuarios en 1.900 actividades, dividiéndose en 25.000 compradores y 23.000 proveedores aproximadamente. Se destaca numéricamente la capacitación efectuada en las Ferias Chilecompra4, particularmente en los compradores alcanza a la suma de 12.258 usuarios5 (cerca del 50% de todos los compradores capacitados). b. Localización en la estructura estatal del proceso o procesos. El sistema de compras públicas involucra a:

1. Compradores: son aquellos organismos estatales y sus componentes que efectúan sus adquisiciones a través del portal. El Comprador se visualiza como organismo, pero detrás de este organismo existe un grupo pequeño de personas o eventualmente solo una persona (funcionario público) encargado de compras del departamento u organismo estatal. Ellos son los responsables de generar las adquisiciones a través del portal, cumpliendo la normativa establecida para ello y por lo tanto los principales usuarios de esta plataforma. Cada servicio público u organismo estatal tiene su estructura jerárquica, y se vincula con la plataforma a través de la generación de sus adquisiciones.

A nivel estatal los compradores son:

• Instituciones del Gobierno Central • Servicios de Salud • Universidades del Estado • Fuerzas Armadas • Municipios.

3 Fuente: Informe de Gestión Chilecompra - Anuario 2007. 4 Las Ferias Chilecompra son eventos multisectoriales, que congregan al mercado público (compradores) con su oferta de negocios y a proveedores de las regiones en donde se realizan, tiene duración de un par de días y los participantes proveedores exponen sus productos en stand. Chilecompra desarrolla talleres y mesas de negocios, tratando temas de cómo compra el Estado, cómo encontrar oportunidades de negocios, y los beneficios de ChileProveedores. 5 Fuente: Informe de Gestión Chilecompra - Anuario 2007

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Los bienes y servicios que es posible adquirir a través del portal Chilecompra están en Anexo b: “Clasificador de Rubros Nivel I”.

2. Proveedores: aquellas entidades particulares, empresas o personas que ofertan sus servicios o productos en respuesta a las adquisiciones generadas a partir de los organismos estatales. Estos proveedores deben someterse a las normativas establecidas principalmente por las especificaciones de cada adquisición, generadas por los compradores.

3. Plataforma Chilecompra: es la herramienta que permite la vinculación entre

compradores y proveedores, su principal característica es que formaliza y estructura el vínculo entre los compradores y proveedores, terminando su labor cuando finaliza el proceso de adjudicación de la adquisición del servicio o producto y eventualmente con la recepción y tramitación de reclamos de los proveedores y el ingreso de evaluaciones tanto de los compradores como de los proveedores de sus contrapartes respectivas.

Chilecompra no tiene atribuciones fiscalizadoras ni antes, ni durante ni después sobre las licitaciones, por lo que es sólo un instrumento, sin potestad sobre los compradores y/o proveedores.

c. Cuantificar y caracterizar recursos y capacidades institucionales relevantes asociados

al proceso o procesos bajo estudio. Entre éstos:

i) Recursos humanos El estudio se centra en los compradores encargados de elaborar las adquisiciones, funcionarios públicos de Gobierno Central, Servicios de Salud y Universidades Estatales, de un total de 9006 organismos públicos7 y sus correspondientes unidades de compra representados por los que se han definido como compradores, de los cuales aproximadamente el 35% es Profesional, el 20% Técnico, el 45% Administrativos y otros8. Este estudio no considera a Municipios y FFAA por la autonomía que poseen estas instituciones con respecto al Estado Central. Existen 900 organismos públicos inscritos como compradores en el portal Chilecompra. El proceso de compras considera involucrar a:

a. El requirente, (unidad específica que requiere del bien o servicio). b. El encargado de elaborar la adquisición que se define como

“comprador” (que puede ser él mismo anterior u otro funcionario). c. El jefe de adquisiciones quien aprueba la adquisición. d. El jefe de servicio. e. Un supervisor. f. Departamento legal que vigila el cumplimiento de las normas legales.

6 Fuente: Portal Chilecompra, pagina principal, Cifras Chilecompra Febrero 2008. 7 Organismos públicos en el contexto del estudio: Son los organismos Compradores del Estado que utilizan este Sistema de Información, los que se distribuyen entre Instituciones del Gobierno Central, Servicios de Salud, Universidades del Estado, Fuerzas Armadas y Municipios. 8 Encuesta Compradores desarrollada para este estudio.

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ii) Infraestructura Bienes muebles e inmuebles del sector público. Oficinas y edificios públicos.

iii) Equipamiento Cada usuario del portal cuenta con computador con acceso a Internet, con clave de ingreso al sitio de compradores. Para el buen funcionamiento del Sistema se deben considerar los siguientes Requerimientos Técnicos9: Los navegadores adecuados para operar con el portal www.chilecompra.cl, son: 1. Internet Explorer versión 5,5 o superior; NetScape 7,0 o superior, para los

sistemas operativos Windows 98 (SE), Windows Millenium, Windows 2000 (Server y Professional), Windows XP (Home y Professional), Windows 2003 (Server), Linux, Unix y Mac OS.

2. Windows 98, Windows Millenium: Navegador Explorer 5,5 o superior, si se

navega con una versión anterior habrá problemas para ver los distintos tipos de menús desplegados en el portal, debido a las distintas versiones de bibliotecas del sistema operativo.

3. Windows XP con Service Pack 2: Se debe configurar para que el sitio

www.chilecompra.cl pueda desplegar los elementos emergentes. De lo contrario habrá problemas para ver las distintas ventanas. Adicionalmente, el sitio debería agregarse como sitio de confianza.

4. Consideraciones sobre Proxy: Cuando existe una red con un servidor Proxy, éste se debe configurar como sitio de confianza, y permitir la recepción de cookies, sin limitación en el número de aceptaciones.

iv) Redes y sistemas de información Plataforma www.chilecompra.cl desarrollada para generar el vínculo entre compradores y proveedores. Sitio habilitado con gran cantidad de información a la que se accede según sea proveedor y comprador. No todos los organismos públicos operan a través del portal Chilecompra, quedando esta decisión en manos de cada organismo. Lo que se da, es un uso parcial del sistema, efectuándose algunas adquisiciones por este medio y otras no. Existe la recomendación de la Dirección de Compras Públicas de usar el portal para las adquisiciones, por lo que todos los organismos públicos tienen acceso al uso del portal como compradores.

v) Principales gastos asociados. Para determinar el costo asociado al proceso de adquisición, se define: Funcionarios involucrados10:

9 Manual del Comprador, Chilecompra. 10 La información sobre tipos de funcionarios, grados y tiempo de dedicación, se estiman a partir de la información proporcionada por Chilecompra a Junio 2008.

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1 Comprador: funcionario encargado de elaborar la adquisición, grado 16 en escala única de remuneraciones. Tiempo de dedicación por licitación: 21.4 hrs.

2 Usuario: funcionario que requiere del bien o servicio, grado 15 en escala única de remuneraciones. Tiempo de dedicación por licitación: 25% del tiempo del comprador, 5,4 hrs.

3 Jefe/Supervisor/Director: Funcionario encargado de aprobar la adquisición, grado 10 en escala única de remuneraciones. Tiempo de dedicación por licitación: 15% del tiempo del comprador, 3,2 hrs.

4 Asesor Legal/Abogado/Administración: funcionario encargado de la revisión legal de la adquisición, grado 10 en escala única de remuneraciones. Tiempo de dedicación por licitación: 20% del tiempo del comprador, 4,3 hrs.

Se estima un gasto general del 44% de las remuneraciones (ver cálculo en (.5)). Se asume un costo por licitación asociado a la mantención de la plataforma, calculada en función del presupuesto asignado a Chilecompra y el número de licitaciones anuales (2007). COSTOS ADQUISICIONES Costo asociado a adquisiciones desiertas, ámbito compradores Variables Nota Sueldo Mes Valor /Hr. horas/Adq. Costo Comprador (.1) 518.520 2.881 21,4 $ 61.646 Usuario (.3) 562.464 3.125 5,4 $ 16.718 Jefe/Superior/Director (.4) 975.000 5.417 3,2 $ 17.388 Asesor Legal/Abogado/Administración (.5) 975.000 5.417 4,3 $ 23.183 Costo Solo Remuneraciones $ 118.935 Gastos Generales de la Administración Pública (.6) (asumimos un 44% de las remuneraciones) $ 52.331

Costo por cada Adquisición $ 171.266

Finalmente se tiene estima que cada adquisición le cuesta al sector público la cantidad de $171.266. Notas: (.1) Adquisiciones año 2007 (a) 450.023

Promedio mensual (b) 37.502 Promedio diario (22 días al mes de 9hrs. laborales) (c) 1.705 Instituciones (d) 900 Compradores promedio por institución (.2) (e) 9

Total Compradores (.2) (e)*(f) (f) 8.100

Luego (g) 8.100 Compradores hacen 1705 licitaciones en 1 día

Un día laboral tiene (h) 9 horas

Se ocupan (h)*(f) (i) 72.900 Horas/hombre en hacer 1.705 licitaciones

Luego, cada Adquisición ocupa (i)/(c) (j) 43 Horas/hombre

Según Focus Group compradores, dedican el 80% de su tiempo a la función compras y el 20% a otras funciones. Entonces, una adquisición ocupa (j)*0,8 34,2 Horas/hombre

(.2) Fuente ChileCompra, Junio 2008

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(.3) Se asume que el usuario ocupa un 25% del tiempo que ocupa el comprador (.4) Se asume que Jefe/Superior/Director, ocupa un 15% del tiempo que ocupa el comprador (.5) Se asume que la parte jurídico/administrativa ocupa un 20% del tiempo del comprador (.6) Presupuesto de la Nación ($ millones 2006) 2004 2005 2006 2004-2006 a. Remuneraciones 2.425.350 2.602.802 2.760.449 7.788.601 b. Bienes y Servicios de Consumo y Producción 1.063.417 1.258.560 1.397.872 3.719.849 Nota :Para estimar el monto del sueldo al mes, se considera escala única de de remuneraciones del sector público, asumiendo: Comprador tiene grado 16 Usuario tiene grado 15 El jefe de unidad y/o abogado tiene grado 10 (profesionales)

Los porcentajes de tiempo dedicado a la licitación por los diversos funcionarios vinculados, se basan en la cantidad de actividades que les corresponde realizar en la elaboración de las Bases de Licitación, los cuales se presentan en el siguiente cuadro:

DISTRIBUCION DE TIEMPOS ASOCIADOS A PROCESO DE ADQUISICIONES EN FUNCIONARIOS PUBLICOS

Priorización de la adquisición 1Hacer participar al usuario. 1Consultar a sus pares. 1Consultar a expertos. 1Consultar a proveedores. 1Definir características claves del producto o servicio. 1 1 1Registrar y utilizar información de las adquisiciones. 1Redactar bases técnicas o términos de referencia. 1 1

Evaluación Administrativa 1 1Evaluación Técnica. 1 1Evaluación Económica 1 1

1 1 1

Búsqueda de proveedores: 1Evaluación previa de proveedores: 1Gestión de prestaciones de proveedores: 1Selección de proveedores 1Mantener relación con proveedores 1

1 1

Programar Etapas de la licitación 1Elaboración de bases 1 1 1 Llamado y recepción de ofertas 1Llamado a ofertar 1Aclaración de consultas y respuestas 1Modificación de bases 1 1 1Recepción de ofertas y apertura 1Evaluación de las ofertas 1 1 1Aclaraciones de ofertas o solicitud de mejora 1Adjudicación 1 1 Comunicación de adjudicación 1

CANTIDAD DE ACTIVIDADES 28 7 6 4

100% 25% 21% 14%

FORMULAR LA LICITACION.

EJECUTAR LA LICITACION.

TIEMPOS OTROS FUNCIONARIOS COMO % DEL TIEMPO DEL COMPRADOR

DEFINIR QUE NECESITO

ESTABLECER LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

FORMULAR EL MODELO DE EVALUACION.

SELECCION Y BUSQUEDA DE OFERENTES ELEGIBLES.

JUR

IDIC

O

JEFA

TUR

A

CO

MPR

AD

OR

USU

AR

IO

17

d. Flujograma de proceso de Generación de Adquisición a través del portal Chilecompra.

Existe un proceso de consultas y aclaraciones entre la etapa de publicación y la apertura electrónica, donde proveedores pueden efectuar sus consultas en línea o en reunión aclaratoria y a su vez los compradores responder las preguntas y/o aclarar dudas ya sea en línea o en reunión aclaratoria. Cada organismo público define su propio proceso de gestión interno para el desarrollo de las compras, basado en el marco de la normativa, por lo que existen particularidades dentro de cada organismo y que son distintos entre uno y otro. Es por esto que dentro del proceso de elaboración de la adquisición, el funcionario que es designado para aprobar la

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adquisición varía de organismo en organismo, pudiendo ser el Jefe del Servicio, el jefe de adquisiciones, el encargado de área, etc. Existen productos y servicios que por los montos y complejidad, requieren procesos de compra diferenciados. Las diferencias se dan en aspectos como plazos, proceso, indicadores de gestión, criterios de adjudicación y otros aspectos. Complementando el párrafo anterior, el tiempo asociado a la generación de una adquisición puede oscilar entre un par de días hasta varios meses, y es proporcional con la complejidad del servicio o bien solicitado, es decir, a modo de ejemplo la dificultad para elaborar una adquisición de lápices de oficina es bastante menor a la de elaborar la adquisición de un proyecto de un puente, equipamiento médico, o una carretera; lo que claramente incide en el costo asociado a la elaboración de la adquisición. Distinto es el tiempo de publicación de una adquisición, que según la norma se establecen plazos mínimos y no máximos. En la tabla Nº 1 se muestra el tipo de adquisición, la codificación y los plazos mínimos asociados.

Tabla Nº 1

Glosa y Plazos mínimos de Publicación en Portal Chilecompra Tipo de Licitación / Adquisición Glosa Plazos mínimos Licitaciones Públicas Licitación Pública Menor a 100 UTM L1 10 a 6 días Licitación Pública Entre 100 y 1000 UTM LE 10 a 6 días Licitación Pública Mayor a 1000 UTM LP 20 a 11 días Licitaciones Privadas Licitación Privada por Licitación Pública Anterior sin oferentes A1 10 hasta 6 días Licitación Privada por Remanente de Adquisición Anterior o Servicios Accesorios

B1

10 hasta 6 días

Licitación Privada por Convenios con Personas Jurídicas Extranjeras fuera del Territorio Nacional

E1

10 hasta 6 días

Licitación Privada por Confidencialidad F1 10 hasta 6 días Licitación Privada por otras Causales J1 10 hasta 6 días Tratos Directos Trato Directo por Adquisición Menor a 100 UTM CO 5 hasta 2 días Trato Directo por Remanente de Adquisición Anterior o Servicios Accesorios

B2

5 hasta 2 días

Trato Directo por Licitación Privada Anterior sin Interesados

A2

5 hasta 2 días

Trato Directo por Proveedor Único D1 O/C Directa Trato Directo por Convenios con Personas Jurídicas Extranjeras fuera del Territorio Nacional

E2

5 hasta 2 días

Trato Directo por Emergencia, Urgencia e Imprevisto Realizar Proceso de Cotización C2 5 hasta 2 días Emitir Orden de Compra Directa C1 O/C Directa Trato Directo por Confidencialidad Realizar Proceso de Cotización F2 5 hasta 2 días Emitir Orden de Compra Directa F3 O/C Directa Trato Directo por Naturaleza de la Negociación Realizar Proceso de Cotización G2 5 hasta 2 días Emitir Orden de Compra Directa G1 O/C Directa Otras Órdenes de Compra Orden de Compra menor a 3 UTM R1 O/C Directa Orden de Compra sin resolución CA O/C Directa Orden de Compra proveniente de adquisición sin emisión automática de OC

SE

O/C Directa

Para mayor información se debe revisar el Manual del Comprador (Anexo c), donde se muestra claramente y paso a paso, el proceso de elaboración de una adquisición.

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e. Caracterización y cuantificación de la actual cobertura (clientes, usuarios o beneficiarios).

Los principales usuarios de la plataforma son los encargados de adquisiciones de los diversos organismos estatales, ellos se rigen por la normativa que establece claramente el procedimiento para cada tipo de adquisición, estableciendo el mecanismo para el levantamiento de una adquisición en el portal. En el sistema de compras del Estado, participan aproximadamente 900 organismos públicos, los que el año 2007 generaron negocios por 2.095.260 Millones de pesos (US$ 4.458 millones)11. Los sectores que más compran proporcionalmente son: el sector salud con un 30%, el Gobierno Central con un 26% seguido por Municipalidades con 19%, Obras Públicas con15% y FFAA con un 7%10. Geográficamente, de las oportunidades de negocios publicadas el año 2007 (450.023), el 68% fueron generadas en regiones y el 32% en la Región Metropolitana10. Con respecto a los usuarios proveedores, el año 2007 hubo 64.556 oferentes desglosados de la siguiente manera (según estratificación de Chilecompra)10:

1. 68.7% Microempresas (ventas anuales menores a 2.400 UF) 2. 22.0% Pequeñas (ventas anuales ente 2.400,1 y 25.000 UF) 3. 5.8% Medianas (ventas anuales entre 25.000,1 y 100.000 UF) 4. 3.4% Grandes (ventas anuales sobre 100.000,1 UF)

De los recursos generados en negocios, un tercio lo concretó el sector micro y pequeña empresa. Esto es 705.000 Millones de pesos (US$ 1.500 millones), por lo que este sector es el más participativo del portal alcanzando un 90.7%10. Geográficamente, los proveedores se reparten en un 68.1% de la Región Metropolitana y 31.9 % del resto de las regiones10. En comparación, la participación de la Mipe en el mercado de Compras Públicas es de 35% contra un 18% del Mercado Nacional10, lo que implica que el Estado se transforma en una verdadera alternativa de negocio para la Mipe, principal sector generador de empleo en Chile12, por lo que el rol de las compras públicas y del portal Chilecompra es más que un proceso de transacciones, es un elemento que favorece el fomento de las empresas más pequeñas del País.

11 Fuente: Informe de Gestión Chilecompra - Anuario 2007. 12 Cerca del 70% del empleo en Chile, Fuente: Informe Semestral Cipyme 2006.

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III. PRINCIPALES ASPECTOS METODOLOGICOS UTILIZADOS III.1 Introducción La metodología se establece para el desarrollo del “Estudio de competencias de los Compradores a cargo de la Gestión de las Compras Públicas que operan a través del portal Chilecompra”. III.2 Levantamiento de Información. El levantamiento de información se realizó en 4 regiones representativas del País, en la Zona Norte, Antofagasta; en la Zona Sur, Bio-Bio; en la Zona Central, Metropolitana y Valparaíso. III.3 Las acciones de recopilación de información aplicadas son: 3.1. Encuestas telefónicas a compradores y proveedores. 3.2. Entrevistas en profundidad (Ver anexos d1, d2, d3, d4 y e) 3.3. Focus Group (Ver anexos f1, f2, f3, f4, g1, g2, g3, g4 ) III.4 Distribución de las acciones de recopilación de información por Región: 4.1. Encuestas telefónicas. 4.1.1. Encuestas a Compradores y Proveedores. (Ver anexos h e i) Regiones: Antofagasta; Valparaíso; Bio-Bio y Metropolitana. Determinación del tamaño de la muestra para las encuestas: Para el caso de los compradores, así como para los proveedores, el tamaño de la muestra es de 250 casos, seleccionados en forma aleatoria a partir de una Base de Datos proporcionada por Chilecompra. El número de casos de la muestra se calcula en función de la dispersión que tiene la población en estudio y del nivel de confianza que se acepte (Ver Anexo j Metodología del Estudio). El número de encuestas en cada región se determinó de acuerdo a la importancia relativa de cada una en cuanto al porcentaje de adjudicaciones, pero aumentando el número de casos en las regiones con menor cantidad de negocios, de manera de asegurar una muestra representativa de cada región.

Ficha técnica de encuesta

Método de encuesta Telefónica

Método de Muestreo Aleatorio Sistemático, basado en registro de bases de datos proporcionada por Chilecompra

Fecha de Medición 21 al 25 de Abril

Tamaño Muestral Compradores: 250 - Proveedores: 250

Confiabilidad 95%

Error Muestral Compradores: 6.3% - Proveedores: 6.3%

4.2. Entrevistas en profundidad.

21

Se realizaron 23 entrevistas en profundidad. La distribución por Región y tipo de entrevistado es la siguiente:

Entrevistas a Proveedores:

Entrevistas a Compradores:

3 en Antofagasta. 3 en Antofagasta. 2 en Bio-Bio 3 en Valparaíso 3 en RM 3 en Bio-Bio 6 en RM

La metodología de aplicación de las entrevistas se basa en preguntas no estructuradas, que dan cuenta de los principales focos temáticos identificados en las encuestas y en los focus group, además de permitir que los entrevistados planteen sus propios temas de interés respecto al sistema de compras públicas. Los entrevistados fueron los encargados de las unidades de compra de las instituciones públicas (de las tres reparticiones en estudio); así como empresarios de las Mipe, seleccionados en forma aleatoria, a partir de los listados proporcionados por Chilecompra. Las entrevistas se realizaron en las oficinas de los compradores y empresas de los proveedores. Se utilizó una guía y una grabadora. Posterior a la entrevista se realizó la trascripción de la misma y su consiguiente análisis. 4.3. Focus Group proveedores y compradores Regiones: Antofagasta; Valparaíso; Bio-Bio y RM. En los focus group a compradores, se convocó a instituciones provenientes de los 3 estamentos considerados en el estudio (Gobierno Central, Sector Salud y Universidades Estatales). La selección de los participantes se realizó en forma aleatoria, a partir de bases de datos proporcionadas por Chilecompra, procurando la representatividad de los 3 sectores y la pertinencia de la persona asignada por la Institución, logrando contar con encargados de compras y supervisores de muy buen nivel de conocimiento sobre el proceso de compra al interior de sus reparticiones, logrando un buen nivel de intercambio de los temas en discusión. Respecto a los focus a proveedores, se convocó a representantes de empresas, en forma aleatoria, a partir de los listados proporcionados por Chilecompra, de todos los rubros, con diferentes niveles de adjudicación y diferentes comunas de cada región. Los principales temas abordados en los focus se detallan en los anexos correspondientes, señalados anteriormente, en los cuales se especifican los principales tópicos de interés para los asistentes y los niveles de profundización con que abordaron la discusión. Durante el focus se desarrolló una orientación temática sutil, para centrar la discusión en los temas relevantes del estudio, especificados en la definición de brechas de estudio. 4.4. Información secundaria: Esta fue recopilada y procesada por los profesionales del proyecto y obtenida desde el portal www.chilecompra.cl, sección de documentación y de los funcionarios de Chilecompra que se relacionan con el proyecto.

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III.5 Aspectos metodológicos utilizados para el procesamiento y análisis de la información., Cuestionario. Se trabajó con un cuestionario estructurado que contiene tanto preguntas cerradas precodificadas, cuando se inferían las posibles respuestas a partir de los focus y de las entrevistas en profundidad, y preguntas abiertas, de libre respuesta para dar cabida a aspectos no previstos. Se elaboró un cuestionario para compradores y otro para proveedores. El contenido de éstos se puede revisar en los anexos k y l. Encuestadores. Las encuestas se llevaron a cabo por un equipo de encuestadores, especialmente entrenado en el uso de cuestionarios, e instruidos de acuerdo a las normas y métodos para la realización de las consultas. La supervisión de las entrevistas se hizo de acuerdo a los estándares técnicos, esto es, corroborar al menos el 20% de las encuestas con un segundo contacto por parte del supervisor con el encuestado (en el caso de este estudio se corroboró al 30% de las encuestas tanto a Compradores como a Proveedores). Procesamiento de la información. La información se digitó y procesó computacionalmente con programas desarrollados especialmente, que aseguran gran eficiencia y rapidez. Los resultados contienen todas las tabulaciones de las preguntas, pudiendo efectuarse los cruces de variables que se consideren relevantes. El análisis de resultados contiene el cálculo de diferentes estadígrafos como promedios, varianzas, desviaciones estándar, cuando se requiera. El procedimiento para determinar indicadores proviene de la tendencia y porcentajes de respuestas similares obtenidas, las que por la muestra establecida puede generar una hipótesis estadística.

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IV. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA A RESOLVER CON LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN.

a. Identificación de las brechas o debilidades detectadas en el proceso o procesos asociados a los instrumentos o programas que serán sujetos de mejoramiento.

El mercado de compras públicas generó durante el año 2007 negocios por 2.095.260 millones de pesos (US$ 4.458 millones), en cerca de 450.000 oportunidades de negocio13, de este total cerca del 13% se declara desierta14 (alrededor de 58.000 adquisiciones), las que deben ser nuevamente licitadas o eventualmente declararse cerradas. Según el análisis realizado, las principales razones15 que justifican este número tan elevado de adquisiciones desiertas son:

1 No cumplir con los requisitos técnicos exigidos: 21% 2 No se presentan oferentes: 21% 3 Excede presupuesto o no resulta conveniente: 17%

El proceso de compras públicas, no tiene normado los términos usados para explicar o dar la razón por la que se declara una adquisición desierta, términos que quedan al criterio de los compradores, es de ahí que se extraen los términos como “Excede presupuesto” o “no resulta conveniente”, que para este estudio ambas serían equivalentes. Analizando los porcentajes por los que se declaran desiertas las adquisiciones, se desprende que tanto “no cumplir con los requisitos técnicos” y que “no se presentan oferentes”, puede asociarse con la dificultad que presentan los proveedores para cumplir con las exigencias de la adquisición o con que no exista oferta del servicio o producto solicitado, situación que también muestra una deficiencia por parte del comprador, al no verificar previamente la existencia de dicha oferta. Es en este sentido que se plantea también una gestión eficiente de proveedores por parte de los compradores. Por otro lado, los proveedores y compradores encuestados y participantes de los focus group mencionan las siguientes estadísticas y razones: 1. Un 21% de los proveedores no está participando del sistema y las principales razones

aludidas son: un 28% de las respuestas señalan que los plazos para preparar las propuestas son muy cortos, y un 19% de las respuestas señalan que tienen dificultad para preparar las propuestas, no especificando qué tipo de dificultades.

2. Un 30% de los proveedores no adjudicados cree que las bases son poco precisas (encuesta proveedores).

3. Un 22% de los proveedores que no adjudican cree que las bases técnicas son muy complejas (encuesta proveedores).

4. Un 30% de los proveedores dice no presentarse por el tiempo escaso para ofertar (encuesta proveedores).

5. Un 19% de los proveedores cree que mejoraría el sistema si las especificaciones fueran más claras (encuesta proveedores).

13 Fuente: Informe de Gestión Chilecompra - Anuario 2007. 14 Análisis información del portal Chilecompra a través de búsqueda avanzada (anexo p) y Encuesta a Compradores. 15 Análisis información del portal Chilecompra a través de búsqueda avanzada (anexo p)

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6. El 75% de los compradores estima que la razón principal de la declaración de adquisiciones desiertas se debe a falta de oferentes y al no cumplimiento de las especificaciones técnicas (encuesta compradores).

7. Es frecuente encontrarse con licitaciones en donde las bases no son claras y las especificaciones técnicas no son adecuadas, son imprecisas, lo que provoca la dificultad y hasta la imposibilidad de presentarse al concurso público (Focus Proveedores).

8. Los tiempos de las licitaciones son muy acotados para responder y participar, por lo que no alcanzan a elaborar las propuestas adecuadamente (Focus Proveedores).

Nota: Todos los proveedores entrevistados y participantes de los focus corresponden a empresas inscritas en Chilecompra que han participado de adquisiciones y que han tanto adjudicado como no adjudicado. Continuando con el análisis, si se considera la tercera razón por la que se declaran desiertas las adquisiciones, esto es, que la oferta excede el presupuesto o no resulta conveniente, que como ya se ha mencionado, estas opciones se consideran equivalentes, el 75% de los compradores que aluden como razón que se excede el presupuesto, no especifican en las bases el monto disponible para la adquisición y los que dicen que no resulta conveniente, tiene que ver con que los productos o servicios ofrecidos no satisfacen las necesidades del organismo. Esto se interpreta como que las bases de adquisiciones omiten información relevante y necesaria para que los proveedores se ajusten a los montos y necesidades de los compradores. En relación a la elaboración de Bases de Licitación o TDR, en la encuesta desarrollada a compradores, existe un importante porcentaje de encuestados (27%) que manifiestan que el proceso de elaboración de bases no es óptimo. Especialmente crítico es en las universidades, que este aspecto se da en un 34%. Las principales razones que explicitan para que se considere que este procedimiento no es óptimo son:

1. La falta de claridad en las especificaciones, debido principalmente a que el comprador no maneja la información técnica necesaria para desarrollar adquisiciones con grados mayores de complejidad (Bienes o servicios con mayor exigencia técnica).

2. Falta de tiempo para elaborar la adquisición, aludiendo que tienen una sobrecarga de trabajo y siempre los requirentes están solicitando las cosas con urgencia, lo que implica, además, que los plazos de publicación son más breves.

El tiempo adecuado para elaborar una adquisición se debe definir en función de las características de la Institución (cantidad y calificación de los recursos humanos disponibles, de la naturaleza de la adquisición y de la urgencia del requerimiento).

Un porcentaje significativo de los compradores (22%), considera que no sabe elaborar las bases o TDR de una licitación, un porcentaje del 6% considera que no maneja en forma óptima el procedimiento y un 20% que las normativas existentes son relativamente adecuadas para el proceso de adquisición.

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En relación a la capacitación, un 40% de los compradores que ha participado en capacitación dice que ésta ha sido regular o deficiente; si se considera como indicador de satisfacción, es un porcentaje alto de insatisfacción. En el Gobierno Central la evaluación de la capacitación es positiva, alcanzando un 70%. La evaluación de la capacitación es muy disímil en cada una de las 4 regiones consideradas. Solo en la Región del Bio Bio y Metropolitana, el grado de satisfacción es mayor, con 77,1% y 62,9%, respectivamente. En la Regiones de Antofagasta y Valparaíso, la capacitación es considerada adecuada por el 41,7% y 39,1%, respectivamente. Los compradores encuestados valoran la capacitación en el sentido que les ha ayudado a mejorar diversos procesos, como simplificar los procesos de compra (76%); comprar mejor (80%); realizar más rápido los procesos de compra (72%). No obstante, en los cuatro focus regionales la evaluación de la capacitación recibida por los compradores reafirma los resultados de la encuesta, en cuanto a considerar la capacitación mayoritariamente poco adecuada. Las principales razones por la que los compradores consideran poco adecuadas las capacitaciones recibidas son:

1. En Santiago opinan que los cursos son muy masivos (ferias Chilecompra), con muy poco tiempo para abordar los temas (aproximadamente 45 minutos), con equipos, relatores y contenidos deficientes, resultando que no se cumpla la expectativa del aprendizaje esperado.

2. En Valparaíso también plantean que las capacitaciones han sido demasiado cortas para asimilar los temas (menos de 2 horas), con técnicas poco apropiadas (enseñar uso de plataforma sin computador), desaprovechándose el tiempo.

3. En Antofagasta se plantea que se han tenido capacitaciones muy cortas y para muy poca gente (pocos cupos), la calidad no ha sido buena, particularmente de los profesores.

4. En Concepción se plantea que se ha hecho muy poca capacitación presencial (la que mejor ha funcionado) y el e-learning lo usan muy poco. Señalan que las actividades están muy concentradas en Santiago, dejando a las regiones con pocas o ninguna actividad de capacitación y obligando a los funcionarios a trasladarse a Santiago para acceder a estas actividades.

De acuerdo a las apreciaciones obtenidas a través de las encuestas, entrevistas y focus, las capacitaciones masivas y de corta duración son las peores evaluadas y, paradojalmente, son las que más realizó Chilecompra el año 2007 (cerca del 50% del total de la cobertura nacional, implicó capacitación en ferias masivas y de corta duración). Por otra parte, los métodos más valorados por los compradores son las capacitaciones presenciales, para grupos pequeños donde sea posible profundizar los temas, lo que representa sólo el 21% de las capacitaciones realizadas por Chilecompra en el 2007. Con estos antecedentes, se establece que los compradores valoran la capacitación como una herramienta para mejorar su gestión de compras; no obstante la que están recibiendo de Chilecompra, es escasa (falta una cobertura de más del 40%); y utiliza métodos poco efectivos, generándose una brecha significativa que abordar. Se debe mencionar que un 30% de los compradores menciona como principal tema a abordar en futuras capacitaciones la Elaboración de Bases Técnicas (encuesta a compradores).

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Finalmente, se establece, según el análisis de los datos anteriores, que un porcentaje cercano al 59%16 de las licitaciones declaradas desiertas tienen su razón en las bases de licitación o términos de referencia complejos, mal definidos y plazos muy breves, lo que redunda en falta de oferentes e incumplimiento de requisitos. Por lo anterior, se establece la brecha a disminuir:

1. Cantidad de licitaciones desiertas producto de bases inadecuadas, incompletas y/o demasiado complejas.

Como segunda brecha a identificar, se considera la falta de criterios de evaluación adecuados al momento de evaluar adquisiciones, primeramente reflejado en la ponderación de los ítems de cada adquisición y luego en la evaluación propia de cada propuesta. De las adquisiciones publicadas en el portal el año 2007 , en este sentido, se analizó una muestra representativa aleatoria no probabilística de 75 casos, no se apreció un criterio uniforme en la asignación de las ponderaciones, al momento de definir los criterios de evaluación, existiendo distintas asignaciones entre “Propuesta técnica” y “Propuesta económica” (Por ejemplo 10-90 o 20-80 o 30-70 o 50-50), lo que en parte se debe a que cada adquisición es distinta a la otra, pero debería existir para un mismo tipo de adquisición, normas o pautas claras para definir las ponderaciones. No existe normativa de Chilecompra al respecto, solo orientaciones de carácter general. Según la encuesta realizada a compradores se tiene que:

1. Un 16% no posee o no conoce los métodos de evaluación de las propuestas, aplicables según la naturaleza de la adquisición.

Un 12% dice que los modelos de evaluación de propuestas que tiene a su disposición no son adecuados. De este porcentaje, un 31% opina que los parámetros son inadecuados, un 22% opina que las ponderaciones son inadecuadas y un 31% opina que ambos (parámetros y ponderaciones) son inadecuados, dado que en casos se centran principalmente en ciertas variables como “precio” en desmedro de la “calidad”, eventualmente no se consideran variables como comportamiento anteriores de los proveedores, experiencia previa, servicio post venta, entre otras, también en licitaciones simples se aplican evaluaciones demasiado complejas. Sobresale la opinión del criterio economicista de las evaluaciones.17

Según la información recolectada en encuesta a proveedores se tienen las siguientes opiniones:

1. El 42% estima que a su juicio los criterios de evaluación no son adecuados, dado que en ocasiones están sobredimensionados algunos items, principalmente el asociado

16 Suma de 21% por “No cumplir con los requisitos técnicos exigidos”, 21% que ”No se presentan oferentes” y 17% que “Excede presupuesto o no resulta conveniente”. 17 Fuente: Focus group y entrevistas en profundidad

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al precio, dejando con mínima ponderación la calidad, experiencia, cercanía y disponibilidad.

2. De acuerdo a la experiencia de los proveedores, señalan que los factores que

harían aumentar la participación de las empresas en este sistema serían la mayor transparencia en la evaluación de las propuestas y en los criterios de adjudicación. La opinión se basa en la percepción que tienen algunos proveedores sobre que las adquisiciones están acordadas previamente a la licitación entre algunos compradores y proveedores, generándose una competencia desigual, lo cual podría reducirse si se promueve la transparencia en los procesos de licitación, postulación, evaluación, selección y adjudicación de licitaciones.

3. Cerca de un 50% de los entrevistados considera que el sistema no es claro en sus

evaluaciones, que los criterios que se utilizan para las adjudicaciones no son conocidos por ellos. Muchos de ellos manifestaron que cuando no se les adjudica una licitación no se les informa por qué perdieron ni que méritos tenía la empresa ganadora. En la mayoría de las empresas que no se han adjudicado licitaciones en este período, existe una fuerte sensación de que están previamente acordadas. Muchos asumen, sin saberlo claramente, que no fueron seleccionados por el factor precio.

Considerando los resultados anteriormente mencionados y sumado a que un 30% de los compradores cree que sería importante capacitarse en elaboración de bases y en criterios de evaluación de adquisiciones (ponderaciones), es que se concluye que: la deficiente definición de los criterios de evaluación de adquisiciones, es una de las razones (sin tener claro en que porcentaje) de que no se presenten suficientes ofertas y/o que los proveedores no cumplan con los criterios de evaluación y por tanto se declaren desiertas las adquisiciones. Considerando la información presente en el Informe de Gestión 2007 de Chilecompra, en este año participaron 64.556 proveedores en 450.023 oportunidades de negocios, además, establece que el 90.7% de estos proveedores fueron Micros y Pequeños empresarios, por lo que asumiendo que se mantiene la proporción, en 58.500 licitaciones desiertas del año 2007 participaron 8.391 proveedores, de los cuales 7.611 correspondían a micro y pequeños empresarios. Por lo anterior, se establece la brecha a disminuir:

2. Cantidad de licitaciones desiertas producto de la deficiente definición de los criterios de evaluación de adquisiciones (ponderaciones)

La siguiente hipótesis habla sobre el Marco Normativo, no sobre cambios en él, sino de su interpretación y desconocimiento. Plazos La importancia de que los plazos para la presentación de las propuestas (por parte de los proveedores) sean adecuados es fundamental para que las adquisiciones sean exitosas. Siendo la definición de los plazos de entrega de propuestas una prerrogativa del comprador

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(la norma establece mínimos), destaca que un 30% de los proveedores considera inadecuados los plazos de propuesta (encuesta a proveedores), mientras que sólo el 8% de los compradores coincide con los proveedores, es decir que los plazos son inadecuados. Es fundamental que exista acuerdo entre compradores y proveedores respecto a lo que se define como “plazos adecuados”, ya que claramente depende de quién esté emitiendo el juicio.18 Garantías Existiendo múltiples formas de garantía y un grado amplio de flexibilidad para solicitarlas, como la Directiva de Uso de Garantías del 11 de Octubre del 2007 que señala que “la exigencia de Boletas de Garantía a Proveedores en licitaciones menores a 1000 UTM debe centrarse en la real necesidad y no debe convertirse en una barrera”, se observa que los compradores no conocen otros medios de garantía más allá de la Boleta Bancaria. Esto se refleja en que el 23% de los compradores encuestados considera que sería conveniente ampliar los medios de garantías. Cuando se les pregunta por nuevos medios de garantía, entre otros proponen medios ya existentes y que no conocen, un 43% propone Vale Vista y un 28% Póliza de Seguro (encuesta a compradores). Comunicación (Proceso de consultas y aclaraciones) Respecto a las comunicaciones y teniendo presente que la normativa establece un amplio espacio para desarrollarlas, es significativo que un 25% de los proveedores considere que las comunicaciones con el comprador son irregulares o malas (encuesta proveedores). Normativa En relación a la normativa en general, los resultados de la encuesta indican que es posible que no sea suficientemente conocida y entendida, al observar que un 20% de los compradores considera que no es la más adecuada y que el 26.4% considera que el procedimiento para elaborar Bases y o TDR es sólo aceptable o regular, un 46% afirma que esto obedece a que la Normativa es muy rígida (encuesta a compradores). Según la opinión vertida en los focus group de compradores “el proceso global de compra es burocrático y demoroso, sobretodo en los casos en que se está implementando el Programa de Mejoramiento a la Gestión, PMG19, ya que está asociado a plazos, usuarios y contraloría. Por lo anterior, considerando los párrafos anteriores referidos a Plazos, Garantías, Comunicación y Normativa, , se establece la siguiente brecha a disminuir:

3. Compradores con desconocimiento e interpretación inadecuada de la Normativa que rige el sistema de compras públicas.

18 Estos plazos no tienen que ver con los plazos que tienen los compradores para elaborar las licitaciones 19 PMG: Programa de Mejoramiento de la Gestión, procedimiento aplicado a diversas áreas de los organismo públicos, como el área de Compras, y que implica desarrollar procedimientos estructurados, que deben ir evolucionando desde un nivel básico hasta un nivel avanzado, culminando con la Certificación del Proceso bajo Norma ISO.

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b. Dimensionar los efectos de cada uno de los problemas priorizados en el ámbito de la o

las instituciones públicas vinculadas. El siguiente Cuadro muestra la estimación de los costos asociados a las adquisiciones declaradas desiertas, principal problema a abordar.

COSTOS ADQUISICIONES DESIERTAS

Costo Anual de Adquisiciones Desiertas, ámbito Compradores (público). Variables Nota Costo Costo por cada Adquisición (calculado en pto. 4. v.) $ $ 171.266 (a) Cantidad de Adquisiciones desiertas año 2007 58.500 (b) Costo Anual asociado a Adquisiciones Desiertas, Ámbito Compradores (a) x (b) $ 10.019.065.867 (c) Costo uso del portal por Adquisición Presupuesto año 2007 Dirección de Compras Públicas $ 6.320.810.000 (d) Costo total anual Chile Compras dividido por numero de Adquisiciones $ 14.044 (e) Cantidad de licitaciones desiertas año 2007 (.1) 58.500 (f) Costo Chile Compras uso del portal (e) x (f) $ 821.574.000 (g) Costo Anual Público asociado a Adquisiciones desiertas (año 2007) (c) + (g) $ 10.840.639.867 (x) NOTAS:

Presupuesto de la Nación ($ millones 2006) 2004 2005 2006 2004-2006

A Remuneraciones (p) 2.425.350 2.602.802 2.760.449 7.788.601 B Bienes y Servicios de Consumo y Producción (q) 1.063.417 1.258.560 1.397.872 3.719.849 (q)*100/(p) 44% 48% 51% 48% (.1) Fuente : Portal Chile Compra Costo Anual de Adquisiciones Desiertas, ámbito Proveedores (privado).

Variables Mes Valor /hr. horas/Adq. Costo Tiempo de funcionarios proveedores Vendedor o prestador de bien o servicio (.2) 500.000 2.778 79,2 219.944 Jefe/Superior/Director (.3) 750.000 4.167 11,9 49.488 Asesor Legal/Abogado/Administración (.4) 750.000 4.167 4,0 16.496 Costo Solo Remuneraciones (a) 285.928 Gastos Generales empresa privada

(se asume un 15% de las remuneraciones) (.5) (b) 42.889

Costo por cada Adquisición $ (c) 328.817 Cantidad de adquisiciones desiertas 2007 (.1) (d) 58.500 Oferentes promedio por adquisición (.2) (e) 3,7

Costo Anual preparación y presentación ofertas por proveedores(c)*(d)*(e) (f) $ 71.172.427.625

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Costos Garantías de Seriedad de la Oferta Se estima que el 10% de las Adquisiciones desiertas solicitan Garantías de Seriedad de la Oferta (g) 5.850 Tiempo de Vigencia de la garantía (h) 60 días Costo anual del 4% de garantía (interés bancario) (i) 0,0067

Se estima garantía promedio de $200.000, entonces (h)*200.000 (j) $ 1.340

Costo administrativo cobrado por bancos 1,5 UF aprox. (k) $ 30.000 Oferentes promedio por adquisición (.2) (l) 3,7

Costo anual Garantías, 3,7 proveedores por adquisición ( (j)+(k) )*(g)*(l) (m) $ 678.354.300 Costo anual asociado adquisiciones desiertas, proveedores (Privado) (f)*(m) (y) 71.850.781.925 NOTAS: (.1) Fuente : Portal Chile Compra (.2) Por cada Adquisición se presentan en promedio 3,7 proveedores (Fuente: Análisis información secundaria portal Chile Compra) Se asume salarios costo empresa algo menores al sector público. Se incluyen provisiones por vacaciones y despidos. (.3) Se asume que Jefe/Superior/Director, ocupa un15 % del tiempo que ocupa el comprador. (.4) Se asume que la parte jurídico/administrativa ocupa un 5% del tiempo del comprador. (.5) En general costos de administración y ventas son entre un 10% y un 30% de las ventas en la empresa privada. FINALMENTE

Costo País Anual (público+privado) Adquisición. Desiertas (x)+(y) (z) $ 82.691.421.792

El cálculo anterior establece un costo País de $82.691.421.792 por concepto de gastos asociados a declarar desiertas 58.500 adquisiciones en el año 2007. Como ejemplo, si por algún mecanismo se redujeran las adquisiciones desiertas en un 25%, el ahorro para el País se puede estimar en $ 20.672.855.448 ( (z)*25%). La tercera brecha no se dimensiona, ya que es complementaria a las otras dos, en el sentido que es necesario abordarla para poder cumplir con las otras. Para desarrollar efectivamente una adquisición se debe estar dentro de los parámetros establecidos por la norma.

c. Describir y cuantificar la población afectada por los problemas y explicar de qué manera se ve afectada.

La población afectada por los problemas descritos es de amplio espectro, ya que primeramente al considerar que las compras públicas están en directa relación con el funcionamiento del Estado, quien es el que debe velar por el bienestar de la población, al no

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tener los bienes y servicios que requiere para el desarrollo de su labor, es la población en su conjunto la que se ve afectada. Ejemplo 1: Si un hospital no puede adquirir insumos médicos en su momento por la declaración desierta de la adquisición, son los pacientes los que se ven afectados por el problema. Ejemplo 2: Si una escuela no puede adquirir los insumos para desarrollar su labor, son los alumnos los afectados. Al grupo anterior, se suman los oferentes, que en un 90% son micro y pequeñas empresas, que no pueden participar o adjudicar propuestas por los problemas antes descritos. Se debe mencionar que este estrato empresarial entrega cerca el 70% del empleo en Chile, empleados que también se ven afectados por los problemas descritos.

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V. ANALISIS DE ALTERNATIVAS DE SOLUCION. 1. Propósito y objetivos específicos de la propuesta de modernización

Aún cuando existen varios problemas asociados a las compras públicas, entre los que se pueden nombrar:

1. La percepción de falta de transparencia20 (percepción de los proveedores). 2. Que no todos los organismos públicos compran a través de Chilecompra, aún cuando

la Ley así lo dicta. 3. Problemas de funcionamiento de la Plataforma. 4. Falta de poder fiscalizador de Chilecompra.

El presente estudio sólo se centra en las tres brechas indicadas más adelante y la implicancia que estas tienen en el número de adquisiciones que son declaradas desiertas. Según el diagnostico realizado, las brechas identificadas y que se busca disminuir son:

1. Cantidad de licitaciones desiertas producto de bases inadecuadas, incompletas y/o demasiado complejas. 2. Cantidad de licitaciones desiertas producto de la deficiente definición de los criterios de evaluación de adquisiciones (ponderaciones) 3. Compradores con desconocimiento e interpretación inadecuada de la Normativa que rige el sistema de compras públicas.

Al revisar las tres brechas o problemas identificados, se aprecia que las tres tienen relación con el desempeño de los Compradores del Estado, ya que son ellos los responsables de:

1. Elaborar las bases o TDR de las adquisiciones. 2. Definir los criterios de Evaluación de Adquisiciones (ponderaciones). 3. Conocer la Normativa que rige el sistema de compras públicas.

Con lo anterior, se plantea que se deben mejorar las competencias de los compradores del sector público, y para ello se considera un trabajo que debe necesariamente involucrar algún tipo de capacitación (siempre considerando que, mejorando las competencias de los compradores, se disminuirán las adquisiciones desiertas). La capacitación, calificación y mejoramiento de las competencias del personal trae beneficios a la institución que se ven reflejados en mejoramiento de los procesos, aumento de la eficiencia y disminución de fallas. Chilecompra ha desarrollado durante el año 2007 un número considerable de capacitaciones, 48.500 usuarios capacitados en 1.900 actividades (Promedio de alumnos por actividad = 25.5). Cerca de 25.000 compradores y 23.000 proveedores.

20 Esta referencia NO es un juicio que se emita a partir de alguna conclusión del informe, sino que es el reflejo de la opinión de los usuarios proveedores, que tienen esta apreciación producto de su propia experiencia y que se refleja en la falta de participación.

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Las actividades a compradores desarrolladas por la DCCP (Dirección de Compras Públicas) son21:

• Capacitación DUOC 1.205 participantes (varios cursos y alumnos se repiten) • Video conferencia 2.250 • Capacitación cerrada 1.118 • Taller temático 947 • Segunda semana Chilecompra 1.210 • Reunión con jefes de Servicios 64 • Desayuno 240 • Feria Chilecompra Stgo. 7.594 • Feria Chilecompra Iquique 4.664 • Uso portal 1.433 • Curso web 243

De la información de campo recopilada, el mecanismo de capacitación mejor evaluado son las clases presenciales y particularmente las desarrolladas en DUOC, con 1.205 participantes, sin embargo, esta capacitación constaba de varios cursos y los alumnos podían tomar más de un curso, por lo que la cifra real es menor a los 1.205 que se expresa. Se aprecia que las ferias Chilecompra22 de Santiago e Iquique concentran 12.258 participantes, prácticamente el 50% del total de capacitados el 2007, y dadas las características de estas ferias, la capacitación desarrollada en ellas es breve (2 a 3 horas), masivas (40 a 50 participantes por curso) y con elementos metodológicamente poco adecuados (sin computador para alumnos, presentación en data show que no se alcanza a ver por la distancia, sólo clases expositivas sin intercambio, etc.). Según la encuesta a compradores, un 39% de éstos no ha tenido ningún tipo de capacitación, y de los que han tenido, un 40% la considera regular o deficiente. Además de esta misma encuesta, un 80% de los compradores que han recibido capacitación, considera que ésta les ayuda a comprar mejor, un 76% de los capacitados, considera que les ayuda a simplificar los procesos y de éstos, un 72% a hacer más rápido los procesos, lo que muestra la importancia que dan los compradores a la capacitación, lo que no significa que consideren la capacitación efectuada como satisfactoria, sino que, aporta a su accionar pero, aclaran que, podría aportar mucho más. A esto se suma que prácticamente la totalidad de los entrevistados (98%) está dispuesto a participar en un piloto de capacitación para mejorar su gestión. Esto ocurre en todos los estamentos y en todas las regiones estudiadas, Destaca el nivel de conciencia respecto a la gran necesidad de más capacitación (63%) (encuesta a compradores). Según las brechas definidas, las necesidades de capacitación dicen relación con: 1. Elaboración de las bases y/o TDR (primera Brecha) 2. Criterios de Evaluación (segunda brecha). 3. Normativas (tercera brecha) 21 Fuente: Informe de Gestión Chilecompra - Anuario 2007 22Las Ferias Chilecompra son eventos multisectoriales, que congregan al mercado público (compradores) con su oferta de negocios y a proveedores de las regiones en donde se realizan, tiene duración de un par de días y los participantes proveedores exponen sus productos en stand. Chilecompra desarrolla talleres y mesas de negocios, tratando temas de cómo compra el Estado, cómo encontrar oportunidades de negocios, y los beneficios de ChileProveedores.

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4. Manejo de proveedores (como complemento de las anteriores y expresado en encuesta compradores). El objetivo principal del manejo de proveedores es generar buenas prácticas de compras por la vía de transmitir al comprador la idea de que en el proceso de compras, la gestión es exitosa cuando es mutuamente beneficiosa, esto es, beneficiosa para: el usuario, el comprador y el proveedor, y que una buena gestión de relaciones con los proveedores (GRP), permite optimizar los procesos de adquisición por la vía de conseguir bienes o servicios de acuerdo a las condiciones técnicas necesitadas, a precios de mercados y en tiempo y forma adecuada. El propósito de esta propuesta es mejorar las competencias de los compradores a través de capacitación. Teniendo como objetivo capacitar a 2.500 funcionarios en el plazo de 1 año, cifra que se desprende considerando que hay 900 organismos públicos inscritos en Chilecompra y que entre 3 a 4 funcionarios por organismo público deberían capacitarse. Los funcionarios que participan de la capacitación deben ser los encargados de las adquisiciones, quienes en este informe han sido llamados los Compradores. Se busca aumentar las habilidades de los compradores para disminuir el número de adquisiciones declaradas desiertas en el proceso de compras del Estado. 2. Análisis de Benchmarking No se desarrolló análisis de experiencias nacionales o internacionales para la mejora de las competencias de los compradores relacionada con las adquisiciones desiertas, por existir poca información relacionada, además que la propuesta de mejora que requiere abarcar a un número considerable de compradores, se debe abordar mediante la instrucción (capacitación) de éstos, lo que implica definir cuál o cuales son los mecanismos de capacitación más adecuados para enfrentar el problema. 3. Análisis de Alternativas Operativas. La solución del problema detectado supone la necesidad de generar habilidades y mejorar las competencias de los compradores. Las alternativas metodológicas disponibles son:

1. Clases presenciales: Con relator y equipamiento adecuado para el desarrollo de la actividad. 2. Talleres presenciales: Con relator que actúa como facilitador, permitiendo el intercambio ente los participantes y equipamiento adecuado para el desarrollo de la actividad (mencionado como preferido en Focus Group Santiago). 3. E-Learnig: Proceso de capacitación vía Internet, dónde cada alumno debe ir instruyéndose a través de módulos especialmente desarrollados para el traspaso de conocimientos, manteniendo una interacción con un relator a través la red. 4. Video Conferencias: Proceso de capacitación, donde un relator capacita en tiempo real a través de sistema de video a distancia. Permite la interacción en directo a través de micrófonos y pantallas.

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La experiencia indica además que tanto para las clases presenciales como para los talleres presenciales, es conveniente considerar lugares atractivos y cercanos o de fácil acceso desde los lugares de trabajo e idealmente desarrollarse en horario de trabajo y no día viernes. 3.1 Análisis comparativo de propuestas de capacitación. Para el análisis de las alternativas se consideran los siguientes ítems: 1 Inversión: Costo asociado a la inversión previa al desarrollo de la actividad. 2 Costo: Valor de la implementación (ejecución) de la actividad. 3 Tiempo de Implementación: Tiempo requerido para implementar la actividad. 4 Material Docente: Costo de elaboración de material docente. 5 Atracción alumno: disposición de los alumnos a participar de la actividad.

Como forma de evaluar las diferentes alternativas metodológicas de capacitación, se asigna (de acuerdo a la experiencia profesional en actividades de capacitación) puntajes a cada uno de los ítems para cada alternativa. La escala de puntaje es de 1 a 10, siendo 1 menos favorable y 10 más favorable (a manera de ejemplo, la que implique una menor inversión tiene puntaje 10 y la que implique una mayor inversión, puntaje 1; la alternativa frente a la cual existe mejor disposición de los alumnos tiene puntaje 10 y en el otro extremo puntaje 1).

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Cuadro comparativo de alternativas propuestas.

ALTERNATIVAS/ITEMS

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ses

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E-L

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Inversión 10 8 1 6 4 2 Costo 6 4 8 10 2 1 Tiempo Implementación 8 6 4 10 2 1 Material Docente 1 1 10 10 6 6 Atracción alumno 8 10 1 6 4 4 Total Puntaje 33 29 24 42 18 14

Ranking de alternativas

1º Video Conferencia: 42 ptos. 2º Clases presenciales 33 ptos. 3º Talleres presenciales 29 ptos. 4º E-Learnig 24 ptos. 5º Clases presenciales + e-learnig 18 ptos. 6º Talleres presenciales + e-learnig 14 ptos.

3.2 Selección de hipótesis de alternativa de solución: Según las brechas definidas, las necesidades de capacitación dicen relación con:

1. Elaboración de las bases y/o TDR (primera Brecha). 2. Criterios de Evaluación (segunda brecha). 3. Normativas (tercera brecha). 4. Manejo de proveedores (como complemento de las anteriores y expresado en

encuesta compradores). Dada la necesidad de combinar lo atractivo que debe ser la capacitación para los usuarios (factor de motivación), el costo, la masividad, y el tiempo de ejecución, se propone como solución la implementación primero de Talleres presenciales, de manera de motivar y generar los compromisos, para continuar con clases vía video conferencia (modalidad más amable que el e-learning, más cercano a las clases presenciales y de menor costo). Por lo que se plantea:

1. Talleres presenciales, que aún cuando tienen menor puntaje que las clases presenciales (mayor inversión y mayor costo), son más atractivos para los usuarios, ya que permiten la interactividad, la motivación y entretenimiento de los participantes, favoreciendo la asistencia a clases (prima la metodología de la actividad).

2. Clases Video conferencia, siendo la alternativa con mayor puntaje, presentan la mejor

alternativa metodológica para el traspaso de conocimientos.

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4.-Selección de la hipótesis de solución Dadas las brechas definidas en el diagnóstico, se define como hipótesis para la disminución de éstas, la implementación de un plan de capacitación para mejorar las competencias de los Compradores. Este plan de capacitación, difiere de la capacitación de Chilecompra esencialmente porque parte de la base de que los conocimientos están en los compradores (desde su propia experiencia) y el desafío es explicitarlos, compartirlos y trabajar en equipo para que, a partir de las experiencias concretas, se sinteticen conocimientos y se mejoren las competencias. La metodología básica considera trabajar sobre las experiencias concretas de los compradores. Hacerlos interactuar, conversar, reflexionar, de forma tal que asuman que en ellos están las bases del conocimiento. En este sentido “El Profesor” actúa como un facilitador, que va dando pie a las intervenciones, reforzando los ejemplos exitosos, ayudando a sacar lecciones de las experiencias. Actualmente, la DCCP cuenta con un equipo de 7 profesionales que dedican el 25% de su tiempo al área de capacitación (Fuente: Chilecompra), tanto a compradores como a proveedores. Estructura de la Propuesta:

1 Talleres presenciales de 8 horas de duración cada uno, para 20 alumnos en cada taller a realizarse en el periodo de un año calendario a lo largo de las 15 Regiones del país, considerando proporcionalmente la cantidad de compradores de cada Región. Los contenidos se señalan en el anexo m “Contenido Capacitaciones Talleres”.

2 Clases interactivas vía Video Conferencia de 24 horas de duración cada una, para

20 alumnos por clase, a realizarse en el periodo de un año calendario a lo largo de las 15 Regiones del país, considerando proporcionalmente la cantidad de compradores de cada Región. Los contenidos se señalan en anexo n “Contenido Capacitación Clases Video Conferencia”.

Estas clases vía Video Conferencia, estructuradas en un formato más convencional, tienen como propósito sistematizar los contenidos tratados en los talleres, desarrollar ejemplos, hacer ejercicios y consolidar conocimientos.

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VI. ESTRATEGIA DE SOLUCIÓN DE PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 1. Identificación de objetivo general y específicos de la estrategia de solución. Objetivo General • La propuesta busca hacer más eficiente el proceso de compras públicas, realizado a

través del portal Chilecompra, mediante el mejoramiento de las competencias de los compradores producto de la aplicación de un Plan de Capacitación, lo que provoca una disminución de las adquisiciones declaradas desiertas a través del portal.

l Objetivos Específicos: • Capacitar a 2.500 funcionarios en el plazo de 1 año (cerca del 30% del total de

funcionarios involucrados en el proceso de compras). • Generación de Plan de Capacitación de 125 Talleres presenciales y 125 cursos a través

de Video-Conferencias. • Sensibilizar y comprometer a los diversos organismos del Estado para la participación en

el proceso de capacitación propuesto. • Aumentar la participación de los proveedores en el portal Chilecompra, producto de la

disminución de las adquisiciones declaradas desiertas por falta de ofertas. • Generar ahorro a nivel país por la disminución de las Adquisiciones declaradas desiertas. 2. Descripción de la estrategia de solución. La estrategia de solución requiere que la Dirección de Compras Públicas implemente un Plan de Capacitación distinto al que actualmente tiene, particularmente el dirigido a los usuarios Compradores del portal de compras públicas www.chilecompra.cl. El plan propuesto involucra una etapa de diseño, entrenamiento o implementación y una etapa de Ejecución, con un proceso de evaluación y seguimiento permanente. La implementación debe estar a cargo de la Dirección de Compras Públicas y la ejecución deberá delegarse a un tercero. Esto implica que la DCCP debe designar un equipo profesional a cargo de velar por la implementación del Plan de Capacitación, delegando en un tercero (Operador del Plan) su ejecución. El mecanismo de asignación debe ser desarrollado por la DCCP a través de un llamado a licitación para el desarrollo de las actividades propuestas en este Plan de Capacitación.

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Instituciones Diseño Implementación Ejecución

General

Disminución de las adquisiciones declaradas desiertas a través del mejoramiento de las competencias de los compradores producto de la aplicación de un Plan de Capacitación.

Diseño profesional de Talleres y Clases vía Video Conferencia

Generar cuerpos de profesores y coordinadores

2.500 Compradores empoderados en la idea de que la base conocimiento está en ellos mismos

Objetivos

�Capacitar a 2.500 funcionarios en el plazo de 1 año (30% del total de funcionarios involucrados en el proceso de compras).�

EspecíficosGeneración de Plan de Capacitación de 125 Talleres Presenciales y 125 cursos a través de Video-Conferencias.

Producir Apuntes

�Sensibilizar y comprometer a los diversos organismos del Estado para la participación en e proceso de capacitación propuesto

Definición perfil de Profesores y Coordinadores

Arrendar Salas de clase equipadas, elementos de TI

2.000 compradores con capacitación aprobada

Aumentar la participación de los proveedores en el portal Chilecompra, producto de la disminución de las adquisiciones declaradas desiertas por falta de ofertas.

Solucionar Logística básica

Generar ahorro a nivel país por la disminución de las Adquisiciones declaradas desiertas.

Guía Talleres Equipo de Profesores habilitadosPrograma Clases Video Conferencia Equipo Coordinadores habilitados

2.500 funcionarios de 900 instituciones capacitados en el plazo de 1 año Pautas detalladas de contenidos Materiales capacitación diseñados,

revisados e impresos2.500 alumnos inscritos en

cada capacitación

Esquemas de interacción Equipos técnicos de trabajoSelección de Profesores Salas de clases disponibles

Selección Coordinadores

Guía Clases vía Video Conferencia Contenidos detallados

Plan operativo Equipamiento Operativo 52 semanas 6 semanas 4 semanas 42 semanas

Producto(s) y/o Metas

Tiempo de duracion

Instituciones involucradas, Etapas del proyecto, Objetivos, Productos y Tiempos

80% aprobación

Nota: La institución se refiere exclusivamente a la DCCP.

2.1. La Estrategia de Solución tiene como elementos esenciales: a. La determinación de Chilecompra, como institución, de intensificar y mejorar el trabajo de

capacitación con los compradores. b. La necesidad de capacitación que muestran los compradores. c. La voluntad del Estado y particularmente de la DIPRES de diseñar, financiar e implementar

acciones de mejora a la gestión pública. d. Aprovechamiento de conocimientos técnicos existentes acerca de la gestión de compras. e. La experiencia práctica de los compradores. f. El importante ahorro económico para el País producto de la Implementación de esta

propuesta23. 23 Ver punto IV.b.

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2.2. Sensibilización de los Compradores. El aprovechamiento del conocimiento práctico de los compradores, sirve como insumo para el desarrollo del proceso de aprendizaje y traspaso. Se plantea la idea metodológica de empoderamiento por parte de los compradores de que el conocimiento se encuentra en ellos y se construye “saber” a partir de su experiencia. En la propuesta de solución, se plantea el desarrollo de Talleres, los cuales serán de inducción y sensibilización para el posterior desarrollo e implementación de las clases vía video conferencia. La información que se recoja de los compradores en estos Talleres, será sistematizada, de modo que retroalimenten el programa de clases de video conferencia. 2.3. Recurso Humano: Facilitadores, profesores, coordinadores docentes. La DCCP debe designar un equipo que sea responsable de la implementación del Plan de Capacitación, actuando principalmente como contraparte, supervisor y controlador del Operador del Plan24. El operador del Plan deberá a su vez constituir un equipo de profesionales que sean responsables de la implementación del Plan de Capacitación. Estos profesionales deben coordinar las acciones desde el diseño hasta la ejecución y evaluación del Plan. Deben ser capaces de recoger información, sistematizarla y retroalimentarse para ir mejorando la implementación. Se debe considerar la instrucción del grupo de profesores que impartirán los Talleres y las clases vía Video Conferencia, que tendrán la misión primero de recoger las distintas experiencias de los compradores en los talleres y segundo sistematizarlas e incluirlas en los temas y contenidos establecidos para el desarrollo de las clases vía Video Conferencia. Estos profesores o facilitadores, deben ser profesionales con formación académica en los temas específicos y en capacitación, conocimiento del sector público y con experiencia en el sector privado. El operador deberá desarrollar un proceso de búsqueda y selección de profesionales que cumplan con las condiciones necesarias para el desarrollo de las actividades, deberá presentar su equipo de trabajo para la implementación, pudiendo efectuar cambios en el equipo solo con autorización de la DCCP. Se debe crear la figura profesional de Coordinador(es) de capacitación, quien(es) estarán a cargo de la implementación de las actividades de capacitación en las distintas regiones. Dentro de sus actividades está:

• Organizar tiempos y horarios de Alumnos y Profesores. • Establecer contacto con los alumnos del curso para promover su participación y

asegurar asistencia a clases. • Verificar que la sala de clases sea apropiada en términos administrativos y técnicos. • Distribuir materiales. • Organizar los descansos y pausas de café. • Verificar asistencia y firma de los alumnos.

24 Dada la actual carga de trabajo y la disponibilidad profesional de la DCCP, se plantea la subcontratación de un operados del Plan de Capacitación u Operador del Proyecto, institución de capacitación (universidad, instituto profesional, OTEC u otra) que deberá cumplir los mecanismos que se establezcan para la adjudicación.

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• Enviar informes sobre la gestión administrativa de los cursos a DCCP 2.4. Diseño y contenidos de Talleres. Los Talleres se desarrollarán de forma presencial con un profesor, en las temáticas a abordar se incluirá:

• Inducción y sensibilización al proceso de capacitación • Introducción a los temas definidos en Plan de capacitación del presente estudio. • Recolección de experiencias relevantes (desde los compradores) para alimentación de

los contenidos de las clases vía Video Conferencia. Las Guías de contenidos de los Talleres a compradores se desarrollarán considerando la sensibilización, motivación y participación. La metodología debe ser lúdica y participativa, para lo cual el Operador deberá presentar una propuesta metodológica que considere las características de los alumnos, la regionalidad (localidad), el tipo de adquisiciones y las particularidades que se puedan presentar. 2.5. Sistema de Video Conferencia. Para el desarrollo de los contenidos de los cursos, se ha seleccionado la metodología de Video Conferencia principalmente por que:

1. Permite la interacción entre los alumnos, factor considerado fundamental por los compradores (manifiestan en los focus group y en las entrevistas, que muchas veces aprenden más de la conversación con sus pares guiada por profesores que dictan las clases lectivas).

2. Los participantes se sienten integrados a un colectivo.

3. Mejora la motivación de los alumnos.

4. Se utiliza la tecnología para aumentar la masividad de la actividad.

5. El proceso de aprendizaje es interactivo y atractivo.

6. Los alumnos aprenden a utilizar medios tecnológicamente avanzados.

7. El alumno puede tener a su disposición apoyo digital (ayuda, tutoriales y soporte

técnico).

8. Es la metodología mejor evaluada por los compradores encuestados y entrevistados, respectos de la relación, costo, masividad, atractivo para los alumnos y facilidad de implementación en un plan de cobertura nacional.

Las Video Conferencias se desarrollarán con un profesor a distancia y los grupos de alumnos serán de un máximo de 20. La coordinación de cada grupo de alumno estará a cargo de un coordinador de capacitación (ya definido en párrafo anterior), quien se encargará de los aspectos logísticos del curso (sala, equipos, conexión), además deberá coordinar a los

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alumnos para la participación y dar seguimiento al desarrollo del curso, controlar asistencia, organizar las pausas café, la entrega de material y otras actividades que sean necesarias para el buen desarrollo de los cursos. Se debe aprovechar la simultaneidad de la Video Conferencia, pudiendo un mismo curso, ser seguido, simultáneamente, por más de un grupo de alumnos. 2.5.1 Diseño y contenidos de las clases vía Video Conferencia. Contenidos: El diseño en detalle lo realizará el equipo de profesionales del Operador de Capacitación, en bases a los contenidos definidos en el presente estudio (ver en anexo n) estructurados en función de las brechas detectadas, incluyendo las síntesis de las experiencias relevantes recogidas en los Talleres Presenciales, siempre con la supervisión y colaboración de la DCCP. Este diseño deberá realizarse en un período de 2 meses, en la etapa de diseño. Preparación de materiales: La preparación de materiales lo realizará el equipo de profesionales del Operador de Capacitación, incluyendo los aspectos metodológicos a abordar en la capacitación y ejercicios prácticos aplicables al proceso de compras. 2.5.2 Mantención de Sistema de Video Conferencia. Se debe implementar un sistema de mantención preventiva, a fin de cubrir problemas de funcionamiento, principalmente relacionado con los equipos técnicos necesarios para la implementación del Plan de Capacitación. 2.6 Actualización de las Bases de Datos de Chilecompra y Chileproveedores. Durante el desarrollo del presente estudio, se ha detectado serias deficiencias en las bases de datos provistas por Chilecompra, situación que se requiere abordar y que no se considera como hipótesis en la propuesta de estudio, sino que es un resultado “inesperado” de éste, pero que es imprescindible solucionar para la implementación del Plan de Capacitación. Por lo que se requiere de una actualización de las bases de datos de Chilecompra para lograr la adecuada cobertura del Plan de Capacitación. En los procesos de recopilación y análisis de la información secundaria, de recopilación de información para encuestas, focus group y piloto de capacitación, se constató que: La información que brinda el sistema no es absolutamente confiable, en el caso de las licitaciones desiertas, la información presentada como resultado de la búsqueda anual de licitaciones desiertas (12 meses) no es igual a la sumatoria de la búsqueda mensual durante los mismos 12 meses (ver anexo t, Deficiencias en Operatoria del Portal). La información sobre los antecedentes tanto de compradores como de proveedores, está desactualizada, por lo que dificulta y en ocasiones imposibilita el desarrollo de cualquier trabajo estadístico.

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Luego, es imprescindible abordar cuanto antes el tema de la actualización permanente de la bases de datos de Chilecompra, tanto en compradores como en proveedores.

2.7 Productos de la Implementación del Plan de Capacitación El resultado final es la Optimización del Proceso de Compras por la vía de mejorar las competencias de los compradores. Nuevos Productos:

a. Plan de capacitación específico para Compradores, orientado a la disminución del número de Adquisiciones desiertas. Generado a partir de las necesidades detectadas en el presente estudio. La mejor solución desde un punto de vista técnico, siempre será una solución específica para el grupo en estudio. En este caso los compradores del Sector Público. Además, la idea de planes específicos y a la medida del destinatario de la capacitación, se puede imitar para otros sectores o actores económicos.

b. Implementación de equipamiento e infraestructura para el desarrollo de Video Conferencias, que permite la ejecución permanente de variadas temáticas de capacitación a múltiples grupos de trabajadores, además de los temas y trabajadores abordados en este estudio. Además según el análisis técnico económico indicado en los cuadros de resultados, es el mecanismo metodológicamente más adecuado para el traspaso de conocimientos a nivel masivo, dado que:

Se puede llegar simultáneamente a compradores de diversas regiones del País. Tiene un bajo costo variable, se optimiza el tiempo docente y uso de

equipamiento al trabajar simultáneamente con más de dos grupos. Tiene un bajo costo de implementación, puesto que además de las inversiones

iniciales en equipos e infraestructura, la conexión a través de la banda ancha de Internet de alta resolución es de costo bajo, el software necesario está disponible a muy bajo costo.

c. Mecanismo de seguimiento de acciones de capacitación, medición de logros y resultados, apropiado al tema de la capacitación para disminuir las licitaciones desiertas. en el punto IX de este informe se detalla en profundidad el sistema que se propone.

e. Equipo profesional entrenado para el desarrollo el Plan de Capacitación. Producto relevante, dadas las implicancias que puede tener para mejorar la capacitación global de todo el aparato estatal. Características:

Equipo multidisciplinario y poli funcional, con conocimiento profundo de las normativas de compras públicas, sistemas de evaluación y bases administrativas y técnicas, con las cuales trabajan los compradores del Sector Público. Equipo con vasta experiencia en capacitación para funcionarios públicos. Equipo con gran dominio de las formas de organización laboral en el Sector

Público y Privado.

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Equipo profesional con capacidad de aportar técnicamente para mejorar la gestión del trabajo y las compras públicas. Equipo en condiciones de asumir nuevos desafíos de capacitación, merced del

trabajo desarrollado. Equipo en condiciones de asumir asesorías al extranjero.

Además, como producto anexo, quedará la experiencia, los contenidos, los materiales, y la grabación de las video conferencias. 3. Construcción de la programación de actividades (Carta Gantt).

ACTIVIDADES SEMANAS1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 ,,,,,,,,, 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

DiseñoDiseño Talleres 1 1 1 1 1Desarrollo Contenidos 1 1 1 1 1 Asesoría metodologica 1 1 1 1 1Desarrollo Esquemas Interaccio 1 1 1 1 1

Diseño Video Conferencias 1 1 1 1 1Desarrollo Contenidos 1 1 1 1 1Asesoría metodologica 1 1 1 1 1

Busqueda de Facilitadores 1 1 1 1 1Busqueda Coordinadores 1 1 1 1 1Busqueda Profesores 1 1 1 1 1

ImplementaciónSelección Faciitadores 1 1 1Capacitación facilitadores 1 1

Selección Coordinadores 1 1 1Capacitación Coordinadores 1 1

Selección Profesores 1 1 1Capacitación Profesores 1 1

Preparación Materiales 1 1 1 1 1Compra equipamiento 1 1 1

Busqueda locales 1 1 1Arriendo y Preparacion Equip. 1 1

Ejecución 1 1 1 1 1 1 ,,,,,,,,,, 1 1 1 1 1 1 1

Evaluación 1 1 1 1 1 1

Mejoramiento Gestión de Compras del Sector Público realizadas a través del Portal Chilecompra

CARTA GANTT

45

4. Identificación de los recursos físicos y financieros asociados a la implementación de la estrategia de solución.

Para la implementación del Plan de Capacitación, que se plantea sea ejecutado en forma externa, la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas debe solicitar a cargo del presupuesto del año 2009 la suma de $ 580.464.000. Detalle que se puede apreciar en los siguientes cuadros.







Total por Etapa/año 25.639 67.925 486.900

(miles de $ 2008)Items Requerimientos

2009

PROPUESTA USO DE RECURSOS FINANCIEROS TALLERES PRESENCIALES(miles de $ 2008)

PROPUESTA USO DE RECURSOS FINANCIEROS CURSOS DE CAPACITACION VIDEO CONFERENCIA

Items Requerimientos 2009

46

mes 4 mes 5 mes 6 mes 7 mes 8 mes 9 mes 10 mes 11 mes 12

Dis

poni

ble

Libe

rado

Requerimiento

adicional año 2009 D

ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento

adicional año

2009 Dis

poni

ble

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

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e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

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rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

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rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento

adicional año 2009

Gastos en Personal (EJ: Planta, contrata, honorarios,

otros)

40.480 (1) 480 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000

Bienes y Servicios (EJ: Combustibles, materiales,

servicios básicos, etc.)

109.825 (2) 500 14.825 10.500 10.500 10.500 10.500 10.500 10.500 10.500 10.500 10.500

Adquisición Activos No Financieros (Ej: Vehículos,

Equipos y Programas Computacionales, etc.)

Iniciativas de Inversión (EJ: Estudios Básico, Proyectos,

etc.)

11.200 (3) 1.200 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000

Transferencias de Capital (EJ: Al Sector Privado, A

Otras Entidades Públicas, etc.)

22.474 (4) 2.474 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000

TOTALES 183.979 4.654 21.825 17.500 17.500 17.500 17.500 17.500 17.500 17.500 17.500 17.500

NO SE LIBERAN RECURSOS Chilecompra tiene 7 funcionarios que desarrollan entre otras funciones capacitación, su remuneración bruta mensual promedio es de $ 800.000,dedican un 25% de su tiempo a labores relacionadas con la capacitación tanto de compradores como de proveedoresDe acuerdo a los resultados del Estudio, la labor de capacitación se considera insuficiente para cubrir las necesidaes existentes.Los funcionarios de Chilecompras que entre otras, desarrollan labores de capacitación,deben seguir en esa función

(1) 12 horas de capacitación a docentes a la hora1.000 horas capacitación a compradores la hora

(2) Traslados, Alojamientos, Movilización y Viáticos, traslado alumnos, 2 pausas café, 1 pausa almuerzo, gastos administrativos125 talleres a razón de por taller

cantidadTraslados, Alojamientos, Movilización y Viáticos8 horas Arriendo Salas equipadas 8Materiales Apuntes 202 Pausas Café 40Pausa Almuerzo 20Traslado alumnos 20Gastos de Administración 15% de lo anterior

(3) Inversión Diseño talleresInversión en publicidad y difusión

(4) Utilidad Operador

40.000

888.000

1.200.000

23.0006.0001.500

meses 2-3T O T A L E S

22.474.000

Etapa III

Propuesta Uso de Recursos Financieros (miles de $ 2008)Diseño, Preparación, Ejecución y Evaluación Talleres

DISEÑO PREPARACION E J E C U C I O NEtapa I

mes 1

Etapa II

480.00040.000.000

$ 40.480.000

$ 109.825.000

Bienes y Servicios (ej: Combustibles, materiales, servicios básicos, etc.) Conceptos unitario total x taller

40.000

10.000.000

15.000.000

10.000.0002.500.000

14.325.000

$ 11.200.000

7.500.00060.00080.00020.000

4.0001.000

$ 22.474.000

125 talleres

114.600

37.500.00023.000.000

300.000184.000120.000

47


Dis

poni

ble

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento

adicional año

2009 Dis

poni

ble

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento

adicional año 2009


otros)

156.480 (1) 480 15.600 15.600 15.600 15.600 15.600 15.600 15.600 15.600 15.600 15.600



149.500 (2) 23.500 14.000 14.000 14.000 14.000 14.000 14.000 14.000 14.000 14.000



18.000 18.000


etc.)

26.680 (3) 1.680 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500



45.825 (4) 825 4.500 4.500 4.500 4.500 4.500 4.500 4.500 4.500 4.500 4.500

TOTALES 396.485 20.985 46.100 36.600 36.600 36.600 36.600 36.600 36.600 36.600 36.600 36.600

12 horas de capacitación a docentes a la hora3.000 horas capacitación a compradores la hora3.000 horas coordinación a compradores la hora

(2) Traslados, Alojamientos, Movilización y Viáticos, traslado alumnos, 2 pausas café, 1 pausa almuerzo, gastos administrativos125 talleres a razon de por taller

cantidadArriendo Salas equipadas (días) 6Comunicaciones 1Materiales Apuntes 206 Pausas Café 1206 Traslado alumnos 120Gastos de Administración 15% de lo anterior

(3) Inversión EquipamientoInversión en publicidad y difusión

(4) Utilidad Operador

E J E C U C I O N

$ 18.000.000$ 26.680.000

meses 2-3

40.000

Conceptos unitario total x taller 125 talleres

DISEÑO PREPARACION

Diseño, Preparación, Ejecución y Evaluación Cursos de capacitación Video ConferenciaEtapa I Etapa II Etapa III

Propuesta Uso de Recursos Financieros (miles de $ 2008)

1.196.000 $ 149.500.000

Bienes y Servicios (ej: Combustibles, materiales, servicios básicos, etc.)

480.00040.000 120.000.000

36.000.00012.000156.480.000

T O T A L E S mes 1

$ 45.825.000

$ 44.680.000

6.000 120.000 15.000.0001.500 180.000 22.500.000

156.000 19.500.0001.000 120.000 15.000.000

20.000 20.000 2.500.000100.000 600.000 75.000.000

48


Dis

poni

ble

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento

adicional año

2009 Dis

poni

ble

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento


ispo

nibl

e

Libe

rado

Requerimiento

adicional año 2009


otros)

196.960 960 19.600 19.600 19.600 19.600 19.600 19.600 19.600 19.600 19.600 19.600



259.325 500 38.325 24.500 24.500 24.500 24.500 24.500 24.500 24.500 24.500 24.500



18.000 18.000


etc.)

37.880 2.880 3.500 3.500 3.500 3.500 3.500 3.500 3.500 3.500 3.500 3.500



68.299 3.299 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500

TOTALES 580.464 25.639 67.925 54.100 54.100 54.100 54.100 54.100 54.100 54.100 54.100 54.100

Diseño, Preparación, Ejecución y Evaluación Plan de CapacitaciónEtapa I Etapa II Etapa III

Propuesta Uso de Recursos Financieros (miles de $ 2008)

DISEÑO PREPARACION E J E C U C I O NT O T A L E S mes 1 meses 2-3

ANDRES ASPILLAGA C. CONSULTORES ASOCIADOS ANEXOS

49

VII. FACTORES CRITICOS DE RIESGO Y DE ÉXITO DE LA IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA

Mapa de Análisis de Factores

Factores de Éxito Factores de Riesgo

Internos (a la

institución)

• Alto grado de convocatoria de Chilecompra a actividades de capacitación. Esto asegura un 100% de cobertura del programa planteado. • Realización de eventos y actividades de difusión y capacitación por parte de Chilecompra, que permiten informar y seleccionar a potenciales usuarios del programa. Estas aseguran informar y seleccionar al 100% de la cobertura propuesta.• Existencia de equipo humano y recursos técnicos para dirigir el programa de capacitación. Esto asegura un 100% de administración y control del programa, por parte de Chilecompra. • Existencia de una red de instituciones de capacitación y anexos, que permiten contar con una variada oferta de capacitación, de la cual escoger la más idónea. Esto permite que el 100% del programa podrá ser realizado por instituciones con pertinencia técnica en capacitación. • La metodología genera un atractivo extra en el proyecto, que induce a un mayor interés y motivación de participación de los usuarios. Se asegura de esta forma, un 100% la continuidad de los participantes en las actividades de capacitación. • Pleno conocimiento y participación de Chilecompra en el proceso de diagnóstico, análisis y desarrollo de la propuesta del programa de capacitación, que genera un compromiso e involucramiento en la propuesta a implementar. Esto genera un 100% de probabilidades de que la propuesta sea implementada por el organismo, con entusiasmo.

• Que el equipo profesional de Chilecompra involucrado en la realización de la propuesta, no logre involucrar a la Dirección del Organismo, para que autorice la implementación del programa. Esto genera automáticamente la imposibilidad o baja probabilidad de realización del plan de mejoramiento de la capacitación. • Dificultades técnicas asociadas a la implementación de la metodología de capacitación a través de video conferencias. Esto podría generar menor porcentaje de realización de actividades de capacitación a distancia. • Deficiencias en el sistema de Bases de Datos que posee Chilecompra. Dificulta el contacto con participantes.

Externos (externo)

• Aceptación por parte de los organismos compradores (manifestado durante su participación en el desarrollo del presente estudio) de la metodología propuesta en el programa de capacitación. Esto genera un 100% de participación de los compradores. • Existencia de instituciones contraparte, sean organismos capacitadores, redes de apoyo, o interesados en participar en la implementación y apoyo al programa de capacitación. Esto asegura en un 100% los apoyos institucionales necesarios para el buen funcionamiento del programa. • Existe una riqueza de contenidos y metodologías propuestas para la capacitación, obtenida de los propios usuarios, a partir del estudio de competencias realizado. Esto permite una mayor precisión en la entrega de contenidos, que a su vez genera mayor interés y alta motivación de los participantes y por ende baja deserción del proceso de capacitación.

• Dificultad de los organismos en participar en las capacitaciones, al demandar tiempo durante la Jornada Laboral. Esto generaría baja participación de los usuarios. • Baja participación de funcionarios de alto rango de los organismos, encargados de las principales decisiones relacionadas con la gestión de compras, que no generan las instancias apropiadas para la implementación de mejoras en el organismo público a partir de los aprendizajes obtenidos en la capacitación. Esto genera un escaso porcentaje de aplicación de los contenidos de la capacitación. • Dificultades técnicas en las localidades en donde se realizarán las capacitaciones video conferencias. Lo que genera menor porcentaje de realización de actividades, respecto a lo programado. • Dispersión de los alumnos. Los compradores se encuentran dispersos por todo el País, generando una dificultad al desarrollar convocatoria y ejecución de la capacitación. • Falta de motivación a participar en un porcentaje del grupo objetivo.


50

VIII. RESULTADOS, METAS ESPERADAS

1. Resultados esperados

Con la implementación de la propuesta se espera. A nivel Institucional:

1.1 Disminución de las licitaciones declaradas desiertas en el portal Chilecompra. 1.2 Implantación (en metodología e infraestructura) de un sistema de capacitación

innovativo. 1.3 Aumento en la cobertura usuarios compradores capacitados. 1.4 Aumento en la cantidad de actividades de capacitación. 1.5 Aumento de la cantidad de horas/alumnos de capacitación.

A nivel de Usuarios: 1.6 Aumento de las competencias de los compradores en:

• Elaboración de Bases y Términos de Referencia. • Elaboración de Pautas de evaluación de Propuestas. • Manejo adecuado de la Normativa de Compras Públicas.

1.7 Disminución de las licitaciones declaradas desiertas en las unidades de compras de los usuarios.

1.8 Mejoramiento de la eficiencia en el proceso de compra reflejado en disminución de tiempos de elaboración, de los costos asociados y de la duplicación de trabajo.

1.9 Ahorro para el País de al menos un 10% en los costos asociados a las adquisiciones declaradas desiertas, que se expresa en la suma $8.270.000.000. Este ahorro deberá comenzar a reflejarse a los 6 meses desde la implementación del Plan de Capacitación.

2. Establecer metas esperadas claras, concretas y medibles que permita identificar los

avances, en relación a la situación actual, producto de la implementación de la propuesta de mejoramiento, en base a los indicadores definidos anteriormente.

Resultado

(implementación y operación

de la propuesta) A nivel de

chilecompra y a nivel de usuarios

Variable clave

identificada

Nombre del indicador

Dimensión (eficacia,

eficiencia, calidad y

economía) y ámbito de medición (proceso, producto, resultado)

Fórmula del indicador

Meta(s) (claras,

concretas y medibles)

Período(s) de Medición

Chilecompra incorpora dentro de su plan de capacitación nacional, el plan de capacitación en al menos 80% de sus puntos

Incorporación del plan de capacitación en el Plan de Capacitación integral de Chilecompra

Apropiación del plan de capacitación por parte de Chilecompra

Eficacia Eficiencia

N° de puntos de la propuesta aceptados por Chilecompra / N° total de puntos incorporados en la propuesta N° de puntos de la propuesta de capacitación integrados satisfactoriamente dentro de los procesos internos de funcionamiento de Chilecompra/ N° total de puntos

Chilecompra considera en su plan de capacitación, al menos el 80% de los puntos definidos en la presente propuesta Se integran satisfactoriamente al menos el 80% de los aspectos definidos en la propuesta, dentro de los procesos internos de Chilecompra

2008 Enero 2009


51

Calidad Economía Proceso Producto Resultado

incorporados en la propuesta N° de puntos de la propuesta de capacitación que cumple los estándares de calidad definidos por Chilecompra/ N° total de puntos incorporados en la propuesta N° de puntos contenidos en la propuestas de capacitación con asignación presupuestaria suficiente / N° total de puntos incorporados en la propuesta N° de puntos de la propuesta de capacitación incorporados dentro del proceso de capacitación que lleva a cabo Chilecompra/ N° total de puntos incorporados en la propuesta N° de actividades contempladas en la Propuesta definidas por Chilecompra en su Plan de Acción / N° de actividades totales en la propuesta N° de actividades contempladas en la Propuesta implementadas por Chilecompra / N° de actividades totales en la propuesta

Los puntos contenidos en la propuesta de capacitación cumplen al menos el 80% de los estándares de calidad definidos por Chilecompra Chilecompra asigna al menos el 80% de los recursos definidos en el plan de capacitación Chilecompra incorpora al menos el 80% de los puntos de la propuesta de capacitación en el proceso de capacitación de Chilecompra Chilecompra define las actividades contempladas en los planes de acción para al menos el 80% de las establecidas en la propuesta de capacitación. Chilecompra implementa en al menos el 80% de su funcionamiento las actividades definidos en la propuesta de capacitación

2008 2008 Enero – Febrero 2009 Marzo 2009 Abril 2009 – Febrero 2010 (10 meses y 2 semanas)

80% de los alumnos aprueban las actividades de capacitación propuestas

Aprobación de las actividades de capacitación

Porcentaje de alumnos que aprueba las actividades de capacitación

Eficacia: Eficiencia:

N° alumnos que aprueban la capacitación / N° de alumnos inscritos Nº de alumnos capacitados que dan el examen / Nº de alumnos inscritos. Nº de alumnos

Al menos el 80% de los alumnos inscritos aprueban la capacitación Al menos el 80% de los alumnos inscritos dan el examen Al menos el 80%

Mayo 2009 – Febrero 2010 (10 meses y 2 semanas) Mayo 2009 – Febrero 2010 (10 meses y 2 semanas) Mayo 2009 –


52

Calidad: Economía: Proceso Producto Resultado

que aprueban con buena nota / total de aprobados Presupuesto invertidos en los alumnos que aprueban / Presupuesto invertidos en los alumnos que participan de la capacitación Cantidad de alumnos que dan el examen / cantidad de alumnos capacitados Cantidad de alumnos que aprueba el examen / cantidad de alumnos capacitados Cantidad de alumnos aprobados / cantidad de alumnos que da examen para aprobar

de los alumnos aprobados, lo hace con buena nota ( en escala de 1 a 7) Al lo más se utilizan un 20% de los recursos en los alumnos no aprobados Al menos el 80% de los alumnos capacitados dan el examen de aprobación Al menos el 80% de los alumnos capacitados aprueba el examen de aprobación Al menos el 80% de los alumnos que da el examen, lo aprueba

Febrero 2010 (10 meses y 2 semanas) Abril 2009 – Febrero 2010 (10 meses y 2 semanas) Mayo 2009 – Febrero 2010 (10 meses y 2 semanas) Mayo 2009 – Febrero 2010 (10 meses y 2 semanas) Mayo 2009 – Febrero 2010 (10 meses y 2 semanas)

80% de los alumnos aplican los conocimientos adquiridos en la capacitación en sus unidades de compra, en los aspectos de: elaboración de bases; criterios de evaluación y aplicación de la normativa de compras públicas, con la implicancia en la disminución de las licitaciones desiertas

Aplicación de contenidos y destrezas con consecuencia de disminución de licitaciones desiertas

Grado de disminución de licitaciones desiertas en la unidad de compra a la que pertenece el alumno, respecto de igual período del año anterior

Eficacia Eficiencia Calidad

% de licitaciones desiertas de los últimos 2 meses de seguimiento / % de licitaciones desiertas de igual periodo del año anterior N° de variables que mejoran su rendimiento en la gestión de la unidad de compra a consecuencia de la capacitación / N° de variables totales de la gestión de compras identificadas antes de la capacitación N° de casos que mejoran el grado de cumplimiento

Al menos el 80% de las unidades de compra, a la cual pertenecen los alumnos, disminuyen al menos en un promedio de 10% la proporción de licitaciones desiertas respecto a igual período del año anterior Se generan mejoras en la gestión de compras, asociadas a los temas de capacitación, al menos en un 80% de las variables medidas (de acuerdo a la metodología de evaluación y seguimiento planteada en el punto IX de este informe) En al menos el 80% de los casos se mejoran los

Agosto 2009 – Julio 2010 Agosto 2009 – Julio 2010 Agosto 2009 – Julio 2010


53

Economía Proceso Producto Resultado

de estándares de calidad y satisfacción de usuarios / N° de casos totales existentes antes de la capacitación Costos asociados a licitaciones desiertas de los últimos 2 meses de seguimiento/ costos del mismo ítem, de igual período del año anterior N° de participantes que aplican en la gestión de compras los contenidos adquiridos en la capitación / N° total de participantes Nº de variables, asociadas a la gestión de compras, que mejoran su rendimiento, a partir de la aplicación de los contenidos de la capacitación / N° total de variables existentes asociadas a la gestión de compras Nº de licitaciones desiertas, producto del mejoramiento de la gestión de compras medidas después de la capacitación / N° de licitaciones desiertas en igual período del año anterior.

estándares de calidad y satisfacción de usuarios En al menos el 80% de las unidades de compra, reducen al menos en un promedio de 10% los costos asociados a licitaciones desiertas Al menos el 80% de los participantes aplican los contenidos adquiridos en la capacitación Se producen mejoras en la gestión de compras en menos el 80% de las variables atendidas en la capacitación Disminución de al menos el 80% de las licitaciones desiertas, atribuibles a la incidencia del mejoramiento en la gestión

Agosto 2009 – Julio 2010 Agosto 2009 – Julio 2010 Agosto 2009 – Julio 2010 Agosto 2009 – Julio 2010


54

IX. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Para las etapas de evaluación y seguimiento se aplicarán en base a dos grandes ámbitos: 1.- Proactividad. Referida a evaluar y hacer un seguimiento al proceso de capacitación, mientras éste se está llevando a cabo; y 2.- Sustentabilidad. Referida a evaluar y hacer un seguimiento al proceso de implementación de los contenidos recibidos durante la capacitación. De acuerdo a los ámbitos definidos en el punto anterior, se proponen 2 métodos de evaluación y seguimiento diferenciados y complementarios: Metodología ROI (El modelo ROI -Return on Investment- es un método que sirve para medir el efecto y el retorno de la inversión en programas de capacitación y desarrollo de recursos humanos) y Sistema de Información de Cuadro de Mando Integral (más detalles de estas metodologías en anexo o). Primer ámbito de evaluación y seguimiento: Participación de los usuarios en las actividades propuestas en el plan de capacitación. El seguimiento se realizará por medio de la verificación en terreno de la participación real de los usuarios y en el lugar de trabajo una vez finalizadas las actividades. En sala se evaluará al 100% de los participantes. En el lugar de trabajo (posterior a la capacitación se evaluará a 400 participantes (muestra estadísticamente representativa). Para realizar las evaluaciones del programa de capacitación, se utilizará la Metodología ROI, que consiste en una herramienta utilizada para mejorar la efectividad y eficiencia de los programas de capacitación y desarrollo en empresas privadas y servicios públicos. Con base a este método se definirá una estrategia continua y sistemática de planificación, control y mejoramiento del programa de capacitación en las temáticas definidas en este estudio y otras que se deriven de la evaluación, para potenciar el capital humano e incidir en los logros de cada unidad de compra. Se establecerán 5 niveles, en los cuales es posible evaluar la efectividad de programas de capacitación. Cada uno de los 5 niveles contará con focos de medición, que se detallan a continuación: Nivel 1: Reacción y planes de acción; Foco de medición: Medirá la satisfacción de los participantes en el programa de capacitación y captura los planes de acción. Nivel 2: Aprendizaje; Foco de medición: Medirá los cambios en el conocimiento, habilidades y actitudes de los participantes en el programa de capacitación. Nivel 3: Aplicación/Implementación; Foco de medición: Medirá los cambios del comportamiento en el trabajo y el progreso con la implementación Nivel 4: Impacto en el unidad de compra; Foco de medición: Medirá los cambios en las variables del impacto en la unidad de compra (específicamente en este estudio, medirá la disminución de las licitaciones desiertas). Nivel 5: Retorno sobre la inversión; Foco de medición: Comparará los beneficios del programa con sus costos. Segundo Ámbito de evaluación y seguimiento: Una vez terminado el proceso de capacitación se realizará una evaluación en sala y en lugar de trabajo. En sala se evaluará al 100% de los participantes. En el lugar de trabajo (posterior a la capacitación se evaluará a 400 participantes (muestra estadísticamente representativa).


55

Posteriormente y por un período de 6 meses se medirán los resultados de la implementación de mejoras a partir de la capacitación entregada. Este seguimiento se realizará por medio de 3 acciones, cada 2 meses, que consisten en encuestas vía correo electrónico y entrevistas, con el objeto de obtener información relevante sobre los cambios y/o mejoras que ha experimentado el usuario de la capacitación. Se utilizará el sistema de seguimiento Cuadro de Mando Integral, que se aplica en base a una metodología totalmente pertinente a esta etapa, que consiste en un sistema que permite evaluar el desempeño de la unidad de compra, especialmente direccionado a dimensiones definidas en el estudio. El objetivo principal del Cuadro de Mando Integral es ayudar a la toma de decisiones efectivas y oportunas mediante el establecimiento y uso adecuado de un conjunto de indicadores. Análisis de las dimensiones del Cuadro de Mando Integral: Perspectiva de formación y crecimiento. Referida al factor humano. Considera la presencia de líderes en las unidades de compra y un personal altamente calificado y motivado, particularmente el encargado de compras. Perspectiva del cliente. El propósito es evaluar el nivel de satisfacción de los clientes de la gestión de compras, sí como conocer los aspectos más significativos (positivos y negativos) del servicio que presta la unidad de compra. Algunos ámbitos a considerar son: Calidad del servicio, Preparación técnica, Rapidez en la atención del problema, Solución del problema. Perspectiva de procesos internos. Es el proceso clave la “Gestión de Calidad” y la “Gestión de Servicios Técnicos”, asociados a los procesos “claves” identificados en el estudio: Elaboración de bases; criterios de evaluación y aplicación de la normativa de compras. Se potenciarán aquellas actividades que aportan valor a la unidad de compra, al cliente-usuario y al propio proceso y se disminuyeron las que no generaban valor. Perspectiva financiera. Aplicación del índice de eficiencia económico-financiera, método para estudiar y evaluar la salud financiera de la unidad de compra, con vistas a fortalecer su control económico como base fundamental del Control de Gestión.


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X. ANEXOS.

MEJORAMIENTO DE LAS COMPETENCIAS DE LOS COMPRADORES

A CARGO DE LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS

A TRAVES DEL PORTAL CHILE COMPRA



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Anexo a.

Ley N° 19.886 DE BASES SOBRE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS SUMINISTRO Y PRESTACION DE SERVICIOS. Promulgada el 11 de julio de 2003 y publicada el 20 de julio del mismo año. Se señala el link directo para acceder al archivo a través de la web:

http://www.chileproveedores.cl/Portals/61/Ley_reglamento%20actualizado.pdf


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ANEXO b.

CLASIFICADOR DE RUBROS NIVEL I Codigo en

nuevo clasificador (V 7 - UN)

Nivel 1

10000000 Material, Accesorios y Suministros de Plantas y Animales Vivos 11000000 Materiales y textiles derivados de Minerales, Plantas y Animales 12000000 Productos químicos incluyendo los bio-químicos y gases industriales 13000000 Resina, Colofonia, Caucho, Espuma, Película y Materiales Elastoméricos 14000000 Materiales y Productos de Papel 15000000 Combustibles, Aditivos para combustibles, Lubricantes y Materiales Anticorrosivos 20000000 Maquinaria de minería, perforación de pozos y accesorios 21000000 Maquinaria y Accesorios para Agricultura, Pesca, Silvicultura y Fauna. 22102001 Maquinaria y Accesorios para Construcción y Edificación 23000000 Maquinaria y Accesorios de Fabricación y Transformación Industrial 25160000 Vehículos comerciales, militares y particulares 25170000 Vehículos Comerciales, Militares y Particulares, Accesorios y Componentes 26000000 Maquinaria y Accesorios para Generación y Distribución de Energía 27000000 Herramientas y Maquinaria en General 30000000 Componentes y Suministros para Estructuras, Obras y Construcciones 31000000 Componentes y Suministros de Fabricación y Producción 32000000 Componentes y Suministros Electrónicos 39000000 Suministros, componentes y accesorios eléctricos y de iluminación

40000000 Sist, Equip.y Comp. P- el acondicionamiento, distrib. y filtrado de aire, gases y líquidos

41000000 Equipos para Laboratorio 42000000 Equipo, Accesorios y Suministros Médicos 43000000 Telecomunicaciones, radiodifusión de tecnología de la información 44000000 Equipo, Accesorios y Suministros de Oficina 45000000 Equipo y Suministros de Imprenta, Fotográficos y Audiovisuales 46000000 Equipos y Suministros de Defensa, Orden Público, Protección y Seguridad 47000000 Equipos y Suministros de limpieza 48000000 Maquinarias, Equipos y Suministros para la Industria de Servicios 49000000 Equipos, suministros y accesorios deportivos y recreativos 50000000 Alimentos, Bebidas y Tabaco 51000000 Medicamentos y Productos Farmacéuticos 52000000 Muebles, Accesorios, Electrodomésticos y Productos Electrónicos de Consumo 53000000 Ropa, Maletas y Productos de Aseo Personal 54000000 Productos para Relojería, Joyería y Gemas 55000000 Productos impresos y publicaciones 56000000 Muebles y mobiliario 60000000 Instr.musicales,juegos,juguetes, artesanía y mat,acces,y suministr,p.educación 70000000 Servicios Agrícolas, Pesqueros, Forestales y relacionados con la fauna


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71000000 Servicios de Perforación de Minería, Petróleo y Gas 72000000 Servicios de Construcción y Mantenimiento 73000000 Servicios de Producción y Fabricación Industrial 76000000 Servicios de Limpieza Industrial 77000000 Servicios Medioambientales 78000000 Servicios de Transporte, Almacenaje y Correo 80000000 Servicios profesionales, adminsitrativos y consultorías para la gestión de empresas 81000000 Servicios basados en ingeniería, ciencias sociales y tecnología de la información 82000000 Servicios Editoriales, de Diseño, Publicidad, Gráficos y Artístas 83000000 Servicios básicos, información pública y telecomunicaciones 84000000 Servicios Financieros, Pensiones y Seguros 85000000 Salud, servicios sanitarios, alimentación 86000000 Educación, formación, entrenamiento y capacitación 90000000 Servicios de Viajes, Alimentación, Alojamiento y Entretenimiento 91000000 Servicios de cuidado personal y domésticos 92000000 Servicios de Defensa Nacional, Orden Público y Seguridad 93000000 Organizaci,y consultorías políticas,demográficas,económicas,sociales y adm.pública 94000000 Organizaciones sociales y clubes


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Anexo c.

Manual de Compradores. Se señala el link directo, para acceder a través de la página web de Chilecompra: http://www.chilecompra.cl/secciones/consultas_y_ayudas/documentos/Manual_compradores.pdf


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ANEXO d.1

TRANSCRIPCION

ENTREVISTAS EN PROFUNDIDAD SANTIAGO





JULIO 2008


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TRANSCRIPCIÓN DE ENTREVISTA REALIZADA A USUARIOS DEL PORTAL CHILECOMPRA COMPRADORES SANTIAGO

1.- Nombre de la institución: Subsecretaría de Hacienda

Fecha de realización: 18 de junio de 2008

Dirección: Teatinos 120, piso 6º

Teléfono: 473 20 40

Dirección de correo electrónico del entrevistado: [email protected]

Tiempo de duración de la entrevista: 60 minutos

CITAS TEXTUALES SEPARADAS POR ÁREA TEMÁTICA:

CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD

“Yo empecé en esto de Chilecompra hace ya varios años, prácticamente desde que nació

Chilecompra, hemos pasado por dos o tres plataformas...”

“Cuando empezamos en esto25 fue hace dieciséis o quince años..., yo tengo cuarenta años en

el servicio.”

“Nosotros como subsecretaria como abastecimiento de la parte bodega, nos dedicamos mas al

contrato marco... ahí sí hay licitaciones, hay cosas que se colocaban porque son compra del

servicio o compra de algún tipo de implemento que no tienen en el contrato Marco, con eso

vamos al sistema y usamos los requerimientos, las remodelaciones que hubiera eventualmente

que hacer y pinturas y cosas así...”

“En sí el Chilecompra da muchas facilidades a uno para hacer las cosas... ahora el

sistema es más rápido, ya no tenemos que andar buscando o pidiendo a los proveedores que

nos coticen tal o cual cosa, eso es lo bueno, sobretodo lo que está en el contrato marco, eso

es mejor todavía... es más rápido...”

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS EN LA INSTITUCIÓN QUE

USTED REPRESENTA. 25 Refiriéndose al tema Adquisiciones


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“...Fue absolutamente difícil, complicado... lo bueno era que los curso eran todos gratis,

entonces nosotros íbamos de curso en curso, la idea era ir captando lo mejor posible...”

ELABORACIÓN DE BASES TÉCNICAS

“Hay equipos aquí que manejan las bases absolutamente que es la jefatura y nosotros nos

vamos a todo el resto de los servicios que hay que comprar... “

“Nosotros funcionamos de acuerdo a los requerimientos de las unidades... y ellos son los que

manejan la parte técnica, obviamente que uno con el tiempo aprende, pero ellos son los

ingenieros, etcétera; el sistema tiene ciertos tramos que yo creo que estén bien elaborados...

el problema es que a veces son las mismas empresas las que presentan distintos servicios,

se repiten mucho y eso no hay como evitarlo...”

CANTIDAD - CALIDAD DE PROVEEDORES:

“Es que en eso son los proveedores los que tienen que estar interesados en inscribirse... si son siempre los mismos no hay vuelta que darle ...” “Cuando nosotros subimos una licitación a chile compra, la subimos en los distintos rubros, hay

proveedores o empresas que están inscritos en un rubro o las menos están inscritas en varios

rubros, entonces, nosotros para una misma licitación podemos colocar lo que llamamos línea...

un ejemplo que tiene que ver con informática que empiezan con un tipo de organigrama y se

empieza a abrir y en algún momento toca tangencialmente lo que nosotros queremos...es que

el proveedor todavía no aprende... si nosotros abrimos las licitaciones, en lo que nosotros

queremos es para captar los mas proveedores posibles pero, no es así porque no hay tanto

proveedor o proveedores nuevos o conocidos...hay empresas en el país que son conocidas

en el área informática, en el área muebles o en algún tipo de servicio y a veces no se

presentan ..”.

“A veces hay que hablarles... el sistema chile compra dice: que hay que tratar de incentivar al

proveedor para que primero entre -sí es que no están en el sistema- y despues para que

cotice; nosotros hemos abierto licitaciones y hemos tenido que declararlas desiertas porque hay un solo oferente y porque a veces ese oferente se ha repetido en varias


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otras, porque no nos permite ese oferente ver como esta el mercado porque hay una sola

cotización...”

PLANIFICACION PRESUPUESTARIA

“...Toda planificación que este en la administración publica es anual, los presupuestos se

empiezan a discutir en marzo, abril y mayo de un año para el siguiente...”

RELACIÓN CON PROVEEDORES.

“El sistema chile compra a veces no aprueba que se pidan boletas de garantía en licitaciones menores... pero es la única manera de que no se presente cualquier proveedor y ofrezca cualquier cosa... Nosotros hemos tenido desagradables sorpresas, por

ejemplo en compra de uniformes, hace tres o cuatro años atrás tuvimos que devolver una

partida completa de uniformes de secretaria, porque eran al parecer distribuidores o era gente

que algo sabían de la toma de tallas, con esas medidas iban a talleres y compraban ellos y

mandaban a hacer las cosas, pero sin un equipo... Esto de la empresa, lo que diferencia una

empresa de otra en cuanto a lo que es uniformes o a ropa es su taller de trabajo, la gente que

trabaja con ellos ya sea externa o interna si esa gente es buena: la empresa es buena”

“Nosotros funcionamos de acuerdo a los requerimientos de las unidades de la subsecretaria

de hacienda, obviamente que para el PMG hay cosas que hay que hace año a año o máximo

cada dos años, por ejemplo: mantenimiento de ascensores: hay que licitarlo cada dos años

(para chile compra lo ideal es una vez al año pero también les da la posibilidad de alargar esto

a dos años)

“Nosotros siendo un servicio pequeño, tenemos un montón de servicios que requieren

licitarlos, si no al año, cada dos años, para el efecto de mantener el buen servicio:

maquinas, computación, informática, data center; hablemos de un edificio, bombas de agua,

etcétera”

UTILIZACIÓN DEL SISTEMA: ACIERTOS Y DIFICULTADES (EN SENTIDO AMPLIO)

“Existe el requerimiento, hay que apoyarlo con bases, eso va al chile compra. Lo que nos cuesta de repente es encontrar a los proveedores, porque también es cierto que más vale


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diablo conocido que diablo por conocer pero, nos gustaría tener un área de proveedores más amplia en la cual usted sabe que esos proveedores le dan la confianza para ejecutar un buen trabajo, pero, cuando no se da, evidentemente hay que arriesgarse... y

hemos sufrido sorpresas...

PLAZOS

“Hay que programarse, al principio quizás si no andábamos rápido nos alcanzaba la maquina,

pero llega un momento en que si los equipos son buenos se van programando y van abriendo

y no importa que aparezcan licitaciones simultáneas de distintos tipos , se van manejando

todas y se alcanzan a cumplir en los plazos correctos. Yo pienso que los plazos están bien, si lo que necesitamos son más oferentes que se interesen por manejar distintas licitaciones que se puedan presentar” 2.- Nombre de la institución: Comisión Chilena del Cobre


Dirección: Agustinas 1161, piso 4º.





¿CÓMO SE IMPLEMENTÓ LA PLATAFORMA CHILECOMPRA EN LA INSTITUCIÓN QUE

USTED REPRESENTA?

“Nosotros partimos como piloto... yo partí con el sistema... cuando nosotros partimos como

área de administración y finanzas éramos mi jefe y yo, y así estuvimos por muchos años...”

“Yo diría que todavía no le logro descubrir la eficiencia al mercado público con el nuevo formato que hicieron... yo pensé que iba a ser diferente porque se supone que las mejoras son para ocupar menos tiempo y ser más eficiente, así lo veo yo... pero partí con

un problema porque había que manejarse con la última versión, yo en mi casa entraba pero

aquí en la oficina no podía abrirlo...”

“Nosotros gastamos como $300.000.000 de pesos de presupuesto”


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“Yo llevo aquí 23 años pero llevo como 8 años trabajando en esta área, a cargo de las

compras, yo partí con Chilecompra... yo creo que cuando uno va a hacer mejoras deberían ser mejoras más prácticas y yo creo que deberían preguntarle a los usuarios y no a los gallos

como los informáticos, los programadores que en el fondo son los que hacen el sistema por

detrás, sino que tienen que enfocarse en lo que el usuario requiere... antes era como más fácil

porque que es lo que uno necesita: que se abra la pantalla, que tu entrís los datos y que

mientras menos teclas aprietes, el cuento funcione... porque mientras más largos son los

procesos tienes más riesgos que se caiga allá o se te caiga aquí... y quedís hasta la mitad...”

“Se supone que tu historial está aquí (en el sistema) y eso no se te puede perder... tu respaldo

oficial debería ser este”

“Nosotros por lo general hacemos todo a través del contrato MARCO... porque implica menos

tiempo, menos problemas, menos resoluciones... y ya cuando no hay nada ahí, si no existe lo

que requerimos (dependiendo de los montos) entonces hacemos la licitación normal o una

licitación”

ELABORACIÓN DE BASES ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS PROYECTOS Y TÉRMINOS DE REFERENCIA. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE PROPUESTAS “Están establecidos los procedimientos pero, por ejemplo: el área informática va a comprar

notebooks; si hay contrato MARCO ahí ya en el fondo lo que manda son las especificaciones,

se chequea si existen o no lo que se quieren, me mandan una solicitud de servicio y se

compran vía contrato MARCO...”

USUARIOS DE LA UNIDAD INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE COMPRA

“Sí no existe lo que se quiere, el requerente hace unos términos de referencia dependiendo de

los montos, o las condiciones técnicas o las bases que son más específicas... después se

suben (hay todo un procedimiento interno)... después, cuando ya se cierra el proceso, se baja

la información, hay un comité evaluador en el que participa la técnica que está pidiendo el requerimiento, un abogado y alguna otra persona que ya sea de la misma área de

informática o de alguna área que a lo mejor está solicitando eso... y participan y hacen el

chequeo, la revisión, para evaluar uno a uno los puntos que se piden en las bases y los


67

términos de referencia y eso lo van anotando en un acta y después van sumando los puntajes

y se hace una hoja con el cálculo”

“nosotros vemos primero toda la cosa técnica y al final se vé el precio”

LA PONDERACIÓN

“Es súper fácil: la nota es de uno a siete, y en base a eso después automáticamente el sistema

(tu pones las notas arriba) te lo tira por puntaje abajo... y así sale la empresa que gana”

“aquí los abogados son super quisquillosos... tienen su sistema y su formato”

RELACIÓN CON PROVEEDORES

“Como es posible que hayan puesto esta cosa de las leyes sociales... está bien que el sistema

de chilecompra tenga por objetivo lograr transparencia con lo que el Estado compra... pero eso

yo creo que no es una obligación de Chilecompra... tal vez debería ser obligación... de otra

institución que supervise y controle que las empresas estén haciendo el pago a su gente como

corresponde... pero no usar un sistema que se supone que se hizo bajo otra condición... y no

para obligar a regular cosas que en el fondo nadie es capaz de regular...”

“... A ellos (los proveedores)... lo que les interesa (si a veces no son ni siquiera 10, sino dos

personas en una empresa) es vender el servicio, el producto... entonces en el fondo no les estas facilitando la cuestión...” “Uno está a este lado, yo compro...pero dentro de lo que compro veo que hay cosas que son poco eficientes, veo que no ayuda...yo veo en la práctica que el proveedor al otro lado

quiere vender y entregar el producto con el menos problema posible y algunos ni leen... y eso

que nosotros hemos mejorado harto porque estos anexos legales antes eran horrorosos...

nadie los entendía, los abogados no más... pero después de tantas pérdidas yo insistí en que

había que hacer una mejora porque -con suerte al otro lado- leen lo que están pidiendo...hay que facilitar los sistemas...hay que mejorarlos de otra manera creo yo ”


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CRÍTICAS Y SUGERENCIAS PARA MEJORAR EL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS A TRAVÉS DEL PORTAL “Creo que dentro de todo el Chilecompra ha ordenado la gestión...”

“Nunca están actualizadas las plantillas del Chilecompra... a veces salen ahí con otro precio”

“El tema de los rubros es una cuestión que jamás ha logrado mejorar Chilecompra... y claro

porque es copiado de las Naciones Unidas...26”

“En eso me aburro y cual es la lata, que si el tipo al cual estoy comprando el producto no está

inscrito en ese rubro... no me va a postular nadie... y si yo no coloco a nadie de la empresa...

¿a quién voy a llamar para gestionar la compra para que se postule? Entonces a veces agarro

la guía... y le digo que estamos licitando por Chilecompra por si se interesa para que se

postule”

“Después te miden tus indicadores y uno de los indicadores es: que el mínimo de propuestas

son tres...”

“Yo he llegado a la conclusión que cuando uno compra algo... todo es fantástico, el problema

es hasta que se te echa a perder... esto yo lo veo igual...”

“Las transparencias van a venir en la medida que cambie la cultura del chileno... tu puedes ser super transparente y frontal pero de repente a la gente no le gusta” “Aquí todo se hace con abogados y el jefe de servicio es super quisquilloso”

CAPACITACIÓN

“yo que he ido a las capacitaciones te digo que esta cuestión se aprende en la práctica,

en estar ahí, en la conexión con el proveedor... ahí vas aprendiendo las cuestiones... y ahí vas

descubriendo la otra parte”

26 Refiere a que el sistema no ha sido estandarizado para los referentes culturales de este país.


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“A los proveedores debería capacitarlos Chilecompra y hacerles un tipo de formato y decirles:

esto es lo que te piden; no sé como hacerlo pero tal vez los mismos servicios... ellos deberían

saber por ejemplo que si tal institución pide: a, b, c... Como “a prueba de tontos”... ver todas

las cosas generales... tal vez cada empresa debería llamar y decir: a ver ustedes como

compradores qué es lo que piden...” “antes la gente venía y me daba hasta su clave...”

3.- Nombre de la institución: Instituto de Neurocirugía

Fecha de realización: miércoles 11 de junio de 2008

Dirección: José Miguel Infante 553, Providencia

Teléfono: 2003254





“Nosotros estamos orientados a la parte de servicios e insumos generales: insumos médicos,

ferretería, mobiliario...”

PRINCIPALES DIFICULTADES “Los problemas principales y puntuales que nosotros vemos en el Portal es que es muy lento:

tu trabajas con presión...a veces tu subes mucha información y procesos de compra muy

extensos y por lo cual que se te caiga el sistema entremedio es como volver a empezar...pero eso es como lo máximo en cuanto a problemas propiamente del mismo

sistema de compra”

“Yo creo que son los sistemas que son complementarios y van en paralelo son el mayor

problema: tu subiste un proceso de compra, lo cerraste y empieza ahí el sistema interno de cada institución a darse vuelta... eso es lo que demora más, pero el sistema de apoyo de chilecompra yo creo que más que dificultades te ayuda a ordenar”

“Una dificultad importante es que cuando tu vas al Convenio MARCO tu te encuentras con productos, con catálogos y stock desconocidos pero que figuran como obligados y


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cuando tu generaste las órdenes de compra te encontraste con que ya no está el producto, que no son los mismos precios... y eso yo creo que es una dificultad importante”

“En lo que tú topas en el Portal es cuando te toca ejecutar un proceso de compra y tienes de

por medio casos puntuales y específicos en que te topas con la normativa...”

RELACIÓN CON PROVEEDORES “La mayoría de los proveedores con los que trabajamos están en el Portal y encontramos

respuesta...

EXPERIENCIAS POCO FAVORABLES CON PROVEEDORES

“Se comprometen con stocks y no los tienen... esos son los principales problemas...”

CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

“Nosotros establecemos los criterios de evaluación para poder adjudicar... he visto también que

hay gente que ocupa muy bien la apertura electrónica, osea, tu no cumpliste con ciertos

requisitos que eran obligación y te vas descartado inmediatamente... y quedan adentro todos

aquellos que cumplen con las etapas mínimas y después empiezas a ver los criterios... y los

criterios los definiste tú o son precio, experiencia... (que nosotros lo hemos prácticamente

eliminado) pero si van más orientados al servicio post venta, a la garantía post venta, osea que

si te venden algo... y que no te dejen solo, porque ahí vienen las dificultades y que todo eso

quede definido dentro de la postulación de las bases del contrato... nosotros estamos siempre

enfocados a mejorar nuestras bases, yo creo que todo va por ahí, porque muchas veces las

bases son falentes y te dejan clavado...”

“... ¿Cómo tu homogeneizas el criterio de evaluación?...mejorando las bases... y ahí tu te das

cuenta que los criterios de evaluación y las bases son las que te arman y otra vez: no falla el

Portal sino que falla el cómo tu enfrentas el sistema…”

“... Al momento de adjudicar tu criterio puede ser erróneo y te puedes ganar un reclamo

importante del Portal, entonces tratamos de evitar todo eso tratando de mejorando las Bases”


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“Aquí existe un comité de adquisiciones... pero para las compras no programadas”

RELACIÓN CON PYMES... ¿cree usted que existe oportunidad para que puedan competir?

“Yo creo que la gente que te abastece de uniformes, de ropa, de sábanas... la mayoría son

pymes... pero son pymes más ordenadas... en estricto rigor, son pymes que están más

evolucionadas desde el punto de vista del servicio, son los gallos que están dispuestos a

trabajar con alguien que tiene restricciones legales, normativas que tiene que cumplir... que

tiene más restricciones porque todo tiene que estar bien porque tu no podís pagar una factura

si no está todo conforme y eso significa procesos de compra que se extienden más de lo

normal... y las personas que están ahí son porque pueden superar todas esas trabas... son

pequeñas empresas que están mucho más organizadas, que ya resolvieron los temas de

capitalizarse... si no tienen el capital, tienen la suficiente destreza para manejar su capital de

trabajo... ahora, cuando son propuestas muy grandes, definitivamente no participan...” “En productos más específicos la gente que se gana es porque por alguna razón u otra en su

vida se acercó a ese tema, indagó y se especializó y lo conoce... y sabes que no hay más

alternativas... empiezan a crecer en los temas y siguen trabajando en el sistema y lo empiezan

a manejar... yo conozco gente que empezó con bastante poco capital pero se especializó bien

y ahora manejan franquicias, manejan el servicio técnico de la marca en especial...hay técnicos

que se manejan muy ordenadamente y que son capaces de satisfacer la demanda de un

hospital, además de varios centros médicos, y son gallos que van creciendo... ”

“En la parte muy clínica si hay una desventaja frente a la PYME, porque nosotros como país

tampoco somos grandes productores... no somos fabricantes”

USUARIOS DE LA UNIDAD INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE COMPRA Finanzas tiene un rol validador y controlador como Auditoría; Nosotros somos los usuarios y

los ejecutores del Portal, aquí tenemos cinco personas que usan el Portal en Abastecimientos,

Farmacia que es la otra área de abastecimientos; deben haber unas seis personas como mínimo usando el Portal, Finanzas unas tres o cuatro que saben manejar el Portal y en

Auditoría dos más, entonces no es poco el uso ni tan difícil tampoco”


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DIFICULTADES EN EL USO DEL PORTAL El portal si se atora: hay momentos en el que están todos procesando... y se retardan mucho

todos los procesos de compra... Pero eso es como el mayor defecto que tiene el Portal y lo otro

el Convenio MARCO que yo creo que falta ajustarlo, revisarlo...

AUTOCRITICA

“Yo creo que son los sistemas complementarios de cada organización los que lo dificultan porque somos nosotros los que nos demoramos”

4.- Nombre de la institución: Instituto Médico Legal


Dirección: Alameda 1583, piso 7º.

Teléfono: 594 65 07 Dirección de correo electrónico del entrevistado: [email protected]




“Yo diría que uno de los problemas que más nos topamos, es una incoherencia -respecto

de la operatividad de portal- entre lo que es el formato de bases de portal respecto al documento de bases que se aprueba a través de actos administrativos acá en el Servicio... porque muchas veces se genera que uno manda un documento de Bases, pero

después ese documento tiene que pasar a un formato de bases (que es el formato que entrega

el Portal, la dirección de compra) y muchas veces no es muy fácil pasar del papel al formato

porque el diseño que tiene ese formato tiene falencias, es difícil adaptarlo a lo que uno está

acostumbrado a hacer en el papel, entonces, en ocasiones se ha generado una duplicidad de

documentos... por ejemplo, en el documento administrativo salía una cosa, y en el formato de

portal, por errores, salía otra, eso generaba... un problema...“Por ejemplo, en el formato de

portal, hay una parte que habla de las garantías, y tu tienes que llenarlo y poner fechas y

descripción y glosas y vencimientos y a veces por error, por teclear mal una letra o un numero,


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salía una fecha distinta a la que se había puesto en el documento (en el papel) entonces, ¿qué

pasaba?, que los proveedores despues preguntaban ¿cual es la fecha válida?... entonces eso

generaba ese tipo de problemas. Eso es una parte, puede darse en cualquiera de los espacios

que tenga el formato para ser llenado...

ELABORACION DE BASES

“Ahora, en relación al tema de elaboración de bases o términos de referencia o relativos al trato

directo, yo diría que el problema principal -y eso le toca al servicio- es que hay problemas con

las especificaciones técnicas, porque nosotros somos una unidad del servicio, pero nosotros

canalizamos no mas... de cierta forma ejecutamos lo que nos piden: no dicen “compra esto”, y

nosotros lo compramos. Obviamente que hay una retroalimentación, tampoco somos personas

que no tengan opinión: muchas veces cuando algo anda mal, decimos por ejemplo “las

especificaciones deben ser mas detalladas”, “no pueden hacer referencias a marcas”, o “falta

mas precisión”, etcétera... Pero a pesar de eso, hay problemas, por que las unidades que

hacen los requerimientos no tienen conocimientos técnicos...

“La parte administrativa la vemos nosotros... La parte netamente técnica debieran verla ellos:

debieran pedir requerimientos con precisión, detalle de lo que ellos quieran y eso nosotros lo

insertamos en las bases administrativas dentro de lo que son los ítems de lo que se esta

comprando; yo creo que ahí hay problemas, pero es un problema de conocimientos al interior de la institución. Todos tienen problemas con las especificaciones por que hay una falta de vinculo entre la unidad que esta comprando y quien le pide”

EVALUACION

“Es a través de una comisión que ya esta previamente determinada... genera una propuesta de

adjudicación a la autoridad competente de la institución.”

“Yo creo que el problema se genera en ese punto de las especificaciones técnicas, y se genera por ese desconocimiento que hay de que hay una normativa de compra, que hay reglas claras, que se supone que debe haber trasparencias, que se supone que los proveedores pueden preguntar. ”

PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS.


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“Yo no lo veo como un problema, porque se establecen según los montos, plazos que van

desde 20 o mas días, bajando a 10, y luego a 5 si es trato directo, pero eso va en lo que

determine el comprador”

“El plazo que genera la ley para las adquisiciones puede ser problemático en algún momento,

por que uno requiere que sea más rápido, pero yo diría, es mas una cuestión de planificación”

“Acá hay una proyección anual de lo que se requiere, y puede eso estar determinado el

procedimiento y la oportunidad de compra”

“Lo que es problemático ahora tiene que ver con las modificaciones que se hicieron a la ley de compras, esto de establecer dentro de las inhabilidades el hecho de que los proveedores tengan alguna sanción por practicas antisindicales o establecer como criterio el que tengan las condiciones mas favorables27, ¿y como uno determina eso?... es muy subjetivo, ese aspecto es complicado”

CRITERIOS DE EVALUACIÓN, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS PROYECTOS Y

TÉRMINOS DE REFERENCIA

“Los criterios de evaluación generan problemas, pero no es un problema de la ley, hay un problema por que hay un desconocimiento a nivel interno de las unidades requerentes: no se involucran como debieran en las especificaciones técnicas, ellos lo simplifican en demasía, y lo mismo con los criterios de evaluación; nosotros somos los que

canalizamos los requerimientos, pero hay unidades técnicas que son las que debieran tener el conocimiento como para poder platear requerimientos bien confeccionados. Lo mismo con los criterios de evaluación”

“Nosotros podemos definir grosso modo los criterios de evaluación, sabiendo que tenemos que

especificar los criterios, los porcentajes; tenemos que subclasificar los criterios de evaluación,

hacer puntajes específicos, notas... eso es lo que la ley exige... pero muchas veces

necesitamos esas orientaciones por parte de las unidades técnicas: que nos digan qué criterios les sirven porque lo que pasa a veces (y eso es un problema) es que como no existe esa conexión para que nos orienten, los criterios pueden ser un obstáculo...

27 Referido a buenas condiciones laborales para los trabajadores de una empresa


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obstaculizan porque no se hizo las ponderaciones que correspondían... ese es un punto crítico...” “Yo tengo super claro hacia donde apuntan el tema de los criterios de evaluación, se trata de ir

especificando de tal forma que sean una herramienta y no un obstáculo... pero eso es difícil

cuando hay una desconexión con las unidades técnicas...” “... Se está trabajando en que haya

un formato, para que haya una uniformidad mínima...quizás con el tiempo va a llegar a tener

un criterio por unidades específicas, pero con el tiempo...sería importante estandarizar e ir

mejorando”

ADJUDICACIÓN DE PROPUESTAS

“La adjudicación, en general, es producto de la evaluación: cuando la evaluación está bien

hecha, no hay problemas... uno adjudica en base a la propuesta;

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA EN LA INSTITUCIÓN QUE USTED REPRESENTA

“Hay mucho de desconocimiento... hay que culturizar a las personas para que no sean tan ajenos a los procedimientos de compra... en la medida que ocurra esto las falencias van

a mejorar necesariamente...” “... hay desconocimiento de los usuarios internos: te piden cosas

para que tu les compres... pero creen que el tema funciona así no más...” “Y quedamos mal,

siempre peleamos porque nos dicen ¿por qué no lo hacen de otra forma? ¿Por qué se demoran tanto? 5.- Nombre de la institución: Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente (Unidad de mantención)

Fecha de realización: miércoles 11 de junio de 2008 Dirección: Interior del hospital Dr. Sótero del Río


Dirección de correo electrónico del entrevistado:

Tiempo de duración de la entrevista: 09:40 - 11:15 horas (100 minutos)


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¿CÓMO SE IMPLEMENTÓ LA PLATAFORMA CHILECOMPRA EN LA INSTITUCIÓN QUE

USTED REPRESENTA?

“Esta es una unidad técnica que compra solo servicios de mantención … Yo llevo 12 años en la

institución… recién me vine a enterar del portal de Chilecompra, de su finalidad… en Octubre

del año 2005…y sabiendo que la ley se implementó en 2003…no se nos dijo a nosotros como unidades de ingeniería que teníamos que trabajar con el portal de Chilecompra… pa´mí era compras y como yo “no compraba” sino que tomaba servicios… yo pensé (y nunca

pregunté) porque nunca nadie me dijo, nos dijo ( y voy a hablar por toda el área ingeniería)

que Chilecompra era para alcanzar todas las compras a través de un sistema electrónico y un

gobierno electrónico… y quiero hacer esta reseña porque es súper importante donde partí y

donde estoy parada ahora porque en octubre del 2005 alguien de la jefatura me dice ¿tu estás

cargando tus gastos a Chilecompra?: pero si yo no compro nada yo hago mantención…mira

fue como un balde de agua fría…”

OPINE SOBRE LA RELACIÓN EXISTENTE ENTRE ESTE SISTEMA DE COMPRA Y SU

GESTIÓN COMO RESPONSABLE DE ESTA UNIDAD. “Aquí no hubo expectativas porque había una ley y sí o sí había que aplicarlo…eso me trajo un

poquito de problemas con mi gente porque ellos se sintieron muy -entre comillas- perseguidos;

¿qué ganamos nosotros con esto si estamos más presionados aún?

“Estamos mas cuestionados ... ahora saben que en algún minuto va a venir la famosa

calificación electrónica de chilecompra y ellos están asustados porque aquí ellos no trabajan

con un tipo oc... porque es casi imposible licitar la reparación del equipo por 5 días... un

día: traté de hacerlo con unos equipos super básicos... con un equipo que pareciera que no es

incidente... yo decidí abrir una licitación en el portal, con los términos de referencia; no la

alcancé ni siquiera a publicar cuando ya la maternidad me la estaba pidiendo”

“Hubo un problema de difusión porque se llegó exclusivamente a gente de abastecimientos”

“El Chilecompra sobretodo en un principio pareció ser un problema... el rechazo a lo

nuevo, el rechazo a algo que era una ley sobretodo, que más encima al servicio público nos

recarga de trabajo y era sí o sí;


77

“Cuando implementaron esta ley... para mí fue igual que lo que pasó con el Transantiago: no vieron si las calles estaban preparadas, no vieron si estaban tapados los

hoyos y lanzaron las tremendas micros a la calle, que no podían ni siquiera girar en las

esquinas porque las calles eran angostas”

CRÍTICAS AL SISTEMA

“A mi me da la impresión que todo está muy dirigido al área adquisiciones…pero de compras

de insumos, de materiales, de medicamentos, pero compras como tal, no a comprar

servicios para un bien que tu ya posees, porque es muy diferente la filosofía…”

“Las especialidades que tiene un hospital son proporcionales al equipamiento médico y aquí

el equipamiento médico es muy complejo…la mano de obra que tu contrates no puede ser cualquiera”... eso me ha llevado a usar el trato directo, después de estudiarme los artículos,

los incisos y el reglamento…por ahí alguien te dice mira esto se acomoda más a tu gestión…y

ahí vamos al trato directo con los casos especiales: cuando es proveedor único o cuando es

naturaleza de los insumos;

“Las oportunidades de servicio son vitales en esto: a veces ni siquiera el representante de

fabrica te da la oportunidad de servicio que necesita la institución; todas las instituciones de

Salud necesitan una oportunidad de servicio que es casi para ayer…

PARTICIPACIÓN DE LAS PYMES EN EL PROCESO DE ADQUISICIÓN

“Lo que me ha hecho derivar a las empresas alternativas: (que son aquellas empresas que se

han formado de ex técnicos, ex ingenieros) es obviamente el conocimiento sobre ellos, si es

que han hecho algún tipo de gestión en alguna institución de salud similar, pero principalmente

si han tenido antecedentes aquí registrados de que han trabajado o de que han tenido cursos

de especialización en los equipos”

INCOMPATIBILIDAD ENTRE SISTEMA DE COMPRAS PUBLICAS DEL ESTADO VERSUS

LOS PROCESOS INTERNOS DE CADA INSTITUCIÓN

“En general yo tengo muy pocas empresas alternativas porque es delicadísimo y aquí viene el

problema: por un lado el gobierno está pidiendo transparentar las compras …pero por otro lado ¿cómo compatibilizas tu lo que el sistema clínico exige? somos como el jamón

del sándwich…las unidades clínicas no tienen idea de lo qué es el Chilecompra y no están ni


78

ahí… y nos ha traído muchos problemas compatibilizar los tiempos, la dedicación que necesita, la exactitud que necesita trabajar con el Chilecompra compatibilizarla con los procesos internos…”

NECESIDAD DE DIFUSIÓN DEL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS:

“Sería muy bueno que el gobierno haga charlas…donde exijan que vayan las gentes del

servicio para que aprendan a respetar los procedimientos administrativos que sustentan a

todos los Servicios de Salud”

“Hay empresas que por entrar al mercado y competir ofrecen de todo y te ofrecen y te

muestran el currículo, pero te llegan hasta la mitad del camino…mala decisión”

“Entonces que posibilidad tienen los alternativos: en el tema mío que es la mantención; es

delicado…no puedes adquirir por precio solamente sino por la seguridad de la oportunidad de servicio.

Los representantes tienen un trato monopólico: ellos ponen precio y tu compra

“Hay un riesgo en buscar alternativos y el riesgo está en que pesa mucho la opinión clínica todavía…por eso uso el dicho este “abuso del trato directo” porque hay una

justificación”.

PLAZOS “En Chilecompra tengo plazos mensuales: los tiempos son los terribles y por eso estoy

obligada a tener convenios casi por todo”

“Como tengo dos años de brecha porque entré atrasada al sistema estoy en el despegue

recién de crear convenios…porque no tenía ni yo la preparación para hacerlo”

“En un principio yo creo que fue un problema para todos”

“Aquí, mi etapa ha sido casi en un 80% tratos directos por único proveedor y por naturaleza de

la negociación y me salto el tema casi de publicar reparaciones... de hecho hay una carta de

Tomás Campero, una persona que es de chilecompra, que dice si usted sabe de antemano y

tiene justificadamente respaldado el hecho de que usted va a hacer trato directo con un

proveedor especial no lo publique si no que haga la resolución... en el fondo la idea era no

hacer perder el tiempo a otro...”


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CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE PROPUESTAS.

“Hay una comisión de compra en este hospital en la que participan las unidades clínicas, los

subdirectores, participa esta unidad y la coordinación y los jefes de Servicio: ellos votan y se

hace una escala de evaluación y todo”

CAPACITACIÓN “No hubo en un principio charlas masivas, un poco para el área de adquisiciones pero para

decir: esto va para todos, independiente de sí es mantención o no, todos la usan: dos años

tengo yo de retraso...y esto ha afectado en el desgaste de las personas” “Yo los tuve que capacitar e incluso hasta por temas de plata no podían ir a las charlas al centro, ellos andan con la plata justa entonces de repente aquí ¿quién les va pasar la plata, tendría que haberla sacado yo de mi bolsillo para mandarlos a las charlas...”

“Creo que en un inicio faltó mucho recurso de capacitación; en las capacitaciones no se

decía a quién, solamente decía “a quienes contraten servicios” o “a quienes compren” pero en

servicios como a esta área o como contratación de vehículos, arriendo de maquinarias no...”

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS “Nosotros tenemos un plan de mantención del Ministerio y tenemos que darle curso a ese

plan... tienes plazos de gasto con platas autorizadas por el Ministerio: hay que gastarla en este mes y si yo licito públicamente en este mes no me la gasto y la pierdo...”

“Ahora la licitación que tengo a punto de lanzar... una licitación múltiple para convenios de

máquina de anestesia, ventiladores mecánicos, equipos de neonatal: encubadoras,

ventiladores... hay equipos complejísimos que realmente los repuestos no los tienen aquí... en

equipamiento médico de alta complejidad tengo pocas alternativas... tenemos quince

especialidades médicas”

¿Qué pasa si yo digo se está licitando todo esto que son equipos complejos como scanners,

(...) y participa Juan Pérez que resulta que le hace mantención a una clínica dental: yo me lleno

de papeles, el sistema electrónico se recarga... yo creo que chilecompra tiene que ir trabajando

y diferenciando lo que es compra de medicamentos, de escritorio, e ir haciendo unos módulos

especiales para este tipo de áreas...”


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“Yo imprimo la orden y la tengo que mandar igual a Contabilidad; El sistema administrativo que exige la Contraloría General de la República no va de la mano con el tema del chilecompra: pide formato papel”

“El compatibilizar el sistema de chilecompra con los procesos internos ha sido otro proceso”

“He tenido que ir acomodando el sistema... el sistema chilecompra no se ajusta al sistema de

control... porque cuando vienen del Ministerio de la Contraloría me dicen quiero ver los

documentos y tengo que tenerlos, no puedo decir hay no están en el sistema...tengo que

imprimir igual”

“El sistema (electrónico) nos tiene sobrecargados de trabajo a todo el mundo” “Considero que sí sería bueno que llegaran charlas al área administrativa de compras de

servicios; abastecimientos no porque ellos están todos trabajando como relojitos”

CRITICAS

“La mayor crítica que hago es que no estaba preparado el sistema, todo el sistema cuando se implementó esto: fue una autocapacitación, una autoimplementación... y creo que me falta mucho todavía por enseñar”

“Creo que deben de dejarse de pedir tanta... tontera: ¿cómo se te ocurre que yo voy a

calificar al único proveedor que tengo... si ese proveedor que es monopólico me pone el doble

del precio... muchas veces no puedes reclamar contra las empresas porque hay otros

sistemas que hacen oidos sordos a ese tipo de cosas; El tema de calificar a los proveedores

debiera dejarse tal vez una vez al año o dos tal vez... pero para que esa calificación sirva de

antecedente para convenios, pero no para retomar nuevamente el servicio mes a mes.

SUGERENCIAS: “Una sugerencia sería que por favor habiliten la portada del chilecompra para los proveedores que boletean, porque está hecho para facturas, entonces la retención del 10% no la podemos aplicar”


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ANEXO d.2 TRANSCRIPCION

ENTREVISTAS EN PROFUNDIDAD ANTOFAGASTA






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TRANSCRIPCIÓN DE ENTREVISTA REALIZADA A USUARIOS DEL PORTAL

CHILECOMPRA COMPRADORES ANTOFAGASTA

1.- Nombre de la institución: Secretaría Ministerial de Educación de la II Región (Antofagasta)

Fecha de realización: viernes 20 de junio de 2008

Dirección: Calle Prat 384, Antofagasta.

Teléfono: 26 42 25.

Dirección de correo electrónico del entrevistado:

Tiempo de duración de la entrevista: 55 minutos.


CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COMPRAS

PÚBLICAS EN LA INSTITUCIÓN QUE USTED REPRESENTA.

“En definitiva los que hacemos el trabajo somos dos... Uno de los principios de nuestra misión,

como unidad de equipamiento es lograr dar satisfacción a todos nuestros usuarios en el menor

tiempo posible y con las menos dificultades posibles… pero se genera una lucha contra lo que es la normativa propiamente…una lucha contra los que no obedecen la normativa y una lucha contra los que quieren pasarla por arriba28, que son diferentes a quienes no la obedecen que son los proveedores...”

RELACIÓN EXISTENTE ENTRE ESTE SISTEMA DE COMPRA Y SU GESTIÓN COMO

RESPONSABLE DE ESTA UNIDAD.

“Tenemos tres situaciones que a veces nos complican más allá de la cuenta…”

“Uno quisiera no terminar en conflicto y que todo saliera bien y que nos entendiéramos pero...

yo entiendo al que está apurado pero también tienen que entenderme a mí...”

28 Se refiere entonces a otras unidades de la misma institución que piden adquirir algún bien o servicio, desconociendo los procedimientos requeridos por Chilecompra.


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“No me voy a aventurar a decir que sea un problema generalizado, pero me parece que a nivel

nuestro sí lo he podido observar... está la falta de respeto a los diferentes componentes de la unidad... nosotros tenemos que atenernos a las normas... pero creo que se ha ido

generando al nivel de políticas públicas un nuevo cambio en el pensamiento de todos los

componentes y es que tenemos que trabajar planificadamente...” “... trabajar planificadamente también requiere una serie de insumos más: un presupuesto oportuno, un presupuesto que tenga el nivel adecuado, algunas facilidades para podernos mover... varios insumos más que nos van a permitir hacer una buena proyección...” porque ¿qué pasa cuando uno se empieza a proyectar y terminamos

trabajando con puras emergencias?

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

“De acuerdo a la ley de compras públicas nosotros tenemos que hacer a principios de cada año

el Plan de compras... el plan que nosotros llevamos particularmente, pero referido a un Plan de subsecretaría es relativamente fácil hacerlo, porque es el foco de funcionamiento:

tenemos que comprar material de oficina, de aseo, servicios de aseo, correspondencia,

teléfono, etcétera... relativamente fácil porque hay un historial según el cual usted puede ir

programando y organizando un presupuesto para el próximo año... a lo mejor definir más

claramente un plan de compra como el que se pide aquí (alrededor de $40.000.000 de

pesos)... pero cuando llegamos al subtítulo 24, que es el de transferencias, que es el que tiene la mayor parte de los millones de pesos que se gastan...” (alrededor de los $1000.000.000 de pesos)donde está la mayor parte del presupuesto...” “... Con este asunto de tener un chileproveedores y un chilecompra estamos terminando un poco con la equidad porque estamos creando los de primera categoría y los de segunda categoría... a mí parecer no debería ser... somos todos o no somos todos... ahora, en términos

de quién tiene la capacidad de contratar, otra historia, porque ahí tenemos que ver la

documentación y todo lo demás...”

AUTOCRITICAS ¿CONSIDERA USTED QUE EL MEJOR USO DEL SISTEMA TIENE QUE

VER CON ALGUNA COMPETENCIA? ¿HAY ALGUNA CRITICA QUE UNO PUEDA HACERSE

COMO FUNCIONARIO?

“Sí efectivamente algo hay de eso, aunque es relativo en realidad porque cuando recién llegó el

Portal, usted entraba a lo que era el catálogo y no entendía nada... era un catálogo español... y


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si bien es cierto hablábamos español... pero no tenemos las mismas costumbres, las

definiciones eran otras... ahora mejoró... nosotros hemos logrado ya irnos amigando mucho

con chilecompra, incluso lo encontramos muy bueno en términos de los convenios marco,

porque si que nos ahorra mucho tiempo...”

ELABORACIÓN DE BASES TÉCNICAS

“Donde faltan competencias: en lo que son las compras simples no es tan complicado... pero

para las compras que necesitan un poco más de dedicación, instrumentos más definidos, a

veces molesta un poco porque la mayoría de nosotros todavía está tratando de meterse en lo

que son definir Bases: la definición de Bases es un punto clave para lo que es lograr los

objetivos en forma eficiente... por ejemplo, hay temas técnicos que los sabe solamente el que

está diseñando esa jornada...” “Es un tema de querer mejorar los diferentes servicios... por

ejemplo las bases administrativas son de nuestra responsabilidad... deberíamos manejarlas

casi a ojos cerrados...”

“El sistema debería apuntar hacia una facilidad en la gestión... mire un ejemplo: unas órdenes

de compra que fueron eliminadas... las hicimos el 30 de mayo... pero recién hoy día tuvimos la

claridad que el señor no tiene en stock lo que le estamos pidiendo...más de un mes para

comprar insumos de consumo corriente...”

RECURSOS HUMANOS UTILIZADOS29:

“... Estuvimos trabajando con una coordinadora por una solicitud de adquisición y nos

entendió... a la primera... las bases administrativas tenían que ser lo bastante claras como para

que la gente no se enredara con esto de la puntuación, fuera clara y no llevara dudas... y

hemos mejorado en eso...”

CITANDO EL MISMO EJEMPLO DESDE QUE USTED SUPO QUE TENÍA QUE HACER ESTA

LICITACIÓN HASTA QUE ADQUIRIÓ... ¿CUÁNTO RECURSO HUMANO LES IMPLICA A

USTEDES ESE EJERCICIO?

“Ese trabajo nos significó... cuatro horas de trabajo de al menos tres o cuatro personas...

solamente para poderlo levantar... luego una semana para responder consultas... y después 29 Según ejemplo de una licitación específica.


85

venía el cierre: bajamos toda la información, un montón de papeles, llamando a reuniones al

equipo de licitación (el jefe de área educación, los dos profesionales responsables del nivel que

se estaba licitando, a la SEREMI, estaba yo...) en definitiva ese día habíamos cinco personas...

(el monto en este caso fueron $8.600.000 pesos)... redactar el acta, nuevamente la revisión del

abogado... estuvimos como una semana para poderlo cerrar... un grado 10 y el resto grado 8 y el abogado grado 6... ”


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2.- Nombre de la institución: Hospital Regional de Antofagasta


Dirección: Avenida Argentina 1902, Antofagasta.

Teléfono: 65 66 98

Correo electrónico del entrevistado: [email protected]

Tiempo de duración de la entrevista: 30 y 45 minutos

(Nota: en este caso se trata de dos funcionarios del departamento quienes conceden la

entrevista)



"...Este hospital es de alta complejidad" … "El hospital empezó a trabajar cuando empezó

Chilecompra..."

“Esta unidad compra insumos, medicamentos y servicios, entonces es recomplicado... nosotros

compramos $350.000.000 de pesos mensuales...”


USTED REPRESENTA. CAPACITACIÓN.

“No hubo ninguna capacitación...”

“Ellos... los ejecutivos de compra, encuentran el sistema del mercado público más lento que el

proceso anterior... pero al final es el mismo proceso...”

“A nuestro mundo público le falta mucho, le falta profesionalizar... indistinto al gobierno que esté, hay que profesionalizar la cosa...”

“...Una critica que le puedo hacer a Chilecompra es que Chilecompra siempre es lo mismo...

pero no puedo comparar una institución que su gran rubro es muebles y útiles de


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escritorio...con nosotros.... y tu también colocas en jaque a los que vienen a capacitar... porque

yo les hablo del rubro mío...”

“…Recién el año pasado pude mandar a un par de funcionarios a una capacitación a Iquique...

y me ponen cualquier cantidad de trabas para poder capacitar...”

"…Aquí siempre vamos a estar carentes de capacitación porque siempre nos falta tiempo...

¿Quién vé mi trabajo?

"…Yo he sido autodidacta...porque tu estás aquí 8 horas y de repente aunque quieras entrar en

tu casa30 , están tus hijos también..."

"…La capacitación siempre se centraliza en Santiago..."

PROVEEDORES

“Nosotros hemos lanzado todos los compromisos con la mantención incluida, porque si no es

muy difícil y muy caro...”

“...Hemos tenido 31buenas y malas32... hay un detalle que creo que no ha afinado bien

Chilecompra y es cuando participan distribuidores: me ha tocado el caso que hemos

adjudicado y pasan 30 días y 60 días y el producto no me ha llegado... está en la Aduana... y

después nos damos cuenta que son distribuidores y no tienen el producto en la bodega como

ellos dicen... yo creo que eso hay que depurarlo...”

"...Muchas veces llamamos a proveedores para invitarlos a participar...y nos ha dado buenos resultados..."

ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

"...Nosotros trabajamos con programas, y con esos programas sabemos cuales son los

proveedores que pueden participar y quienes no... en lo que es medicamentos trabajamos con

laboratorios directo, los distribuidores me van a aumentar el costo en un 40 o 50% más..."

30 Se refiere a entrar al sistema por internet 31 Experiencias 32 (Con proveedores)


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EXPERIENCIAS CON PYMES

"...Nosotros tenemos por política apoyar a las Pymes de la región...y tenemos por política pagar en 15 días a las Pyme; política de nosotros con la gente de finanzas: apoyamos al

panadero, apoyamos al que nos trae la fruta y nos ha dado buenos resultados; yo sé que el

problema que tienen ellos es que tienen poco respaldo económico, entonces cuando

empezamos la crisis en el invierno crudo que hubo en el sur,que los productos empezaron a

subir, yo hice harta excepción, aguanté harto porque yo sabía que ellos estaban perdiendo

conmigo...entonces ahí a chilecompra le mandamos una nota diciendo que el proveedor va a

subir el precio...y eso era a conciencia también; pero dió buenos resultados..."

"Los proveedores Pyme son mucho mejor a veces que las grandes empresas...y no se hacen problemas: ellos entienden mucho mejor el concepto de atender bien a sus clientes" PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE COMPRA

“Como compradores tenemos 8... Compran, venden, todo”

“...Yo he aumentado en algunos casos gente; mi unidad es especial... porque tengo un

funcionario por área33, entonces se me enferma una persona, coloco otra para que la

reemplace y esa persona tiene que conocer el sistema del otro, entonces... siempre estamos

cojeando...”

“Normalmente todas las adquisiciones grandes de equipos las hace el Servicio de Salud...

otras cosas grandes que hicimos las vemos con el jefe de Operaciones; él ve todo lo que es

equipos médicos... él tiene una clave como administrador de Chilecompra y después se arma

un comité por resolución dependiendo del monto...”

“Nosotros estamos demorando en el proceso34 entre 15 y 25 días”

33 Una persona para la compra de medicamentos, otra para insumos clínicos, etcétera. 34 Refiriéndose al proceso de compra.


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ELABORACIÓN DE BASES Y ADJUDICACIÓN

“Lo que es más chico, que son $30.000.000 de pesos que son de suministro lo hacemos

nosotros como unidad de abastecimiento... y nos ha costado un poco pero hemos hecho

participar a los médicos junto con las enfermeras y armamos un Comité de adjudicación... las

chiquillas licitan, bajamos los oferentes y se le entrega la cartilla al Comité de adjudicación, el

cual selecciona ciertos criterios, pero hay un criterio que es fundamental que es el criterio técnico, desde el punto de vista médico, dependiendo de lo que se está licitando... en base a eso se evalúa...”

“Las bases administrativas las tenemos claras... tenemos siempre unas estandarizadas pero

las trabajamos... y las especificaciones técnicas se las pedimos a los especialistas... ellos nos

entregan esas especificaciones técnicas, las consensuamos... a mí me falta tiempo, porque

aquí tengo una persona...si la pongo en las bases le quito tiempo para que compre...”

OPINIÓN

“...El sistema de Chilecompra es una herramienta y ha sido muy útil y ha mejorado mucho la

gestión de las compras; lo distinto ocurre cuando existen las inserciones de nuevos

procedimientos: como ahora último, que de nuevo están lentos, que se puede caer el

sistema...”

CRITERIOS DE PONDERACIÓN

“Nosotros, como utilizamos la tabla, usamos como 3 o 4 criterios de evaluación: el precio (que

ahora no le damos tanto porcentaje como antes) calidad del producto: (si son ISO, elaboración,

post venta) y una cosa que siempre colocamos es tiempo de entrega; como somos una zona

que está muy distante, el proveedor que tiene buena logística en entregar el producto... en dos

días nos tiene los sueros puestos...”

“...Cuando nosotros colocamos la orden de compra, colocamos los criterios de evaluación...y

en la observación colocamos cosas que tengan que ver con los tiempos de entrega, demora...”

“...Normalmente ahora estamos levantando el cuadro para que la gente vea en qué se cayó...”


90

"...En las cosas más básicas nosotros solos hacemos la evaluación , compramos y hacemos

todo el proceso..."


RESPONSABLE DE ESTA UNIDAD.

"Nosotros hemos hecho harto desarrollo informático en esta Unidad...hicimos un trabajo: yo hice un sistema de abastecimiento, de órdenes de compra, de facturas, porque nosotros vimos la necesidad de nosotros, pero yo no puedo entregarte mi sistema y no es ser egoísta, porque tienes que ver la necesidad tuya; si mi resultado está acá tu deberías partir de tu resultado hacia adelante..." "fue una iniciativa del que habla, de un químico farmacéutico, y de (...) de informática: a informática le gustaba mucho desarrollar y yo me siento muy contento porque muchas cosas están copiándolas: dos o tres semanas atrás vino la gente del hospital de Tocopilla, del hospital de Arica a ver lo que es nuestro sistema... lo malo que de repente pasa es que uno va a 180 y tu alrededor va a 20 kilómetros por hora... entonces uno ya empieza a tocar el techo, entonces estoy metiéndome en otras unidades y no es mi competencia..."

CRÍTICAS Y SUGERENCIAS PARA MEJORAR EL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS A

TRAVÉS DEL PORTAL.

"La orden de compra debería estar legalizada: porque es un trabajo doble..."

"...En nuestro caso no puede haber tantas limitantes: eres ejecutivo pero te limitan..."

"La sugerencia de mejora sería todas las entidades públicas tengan un programa anual de

compra y que todo ese programa se licite por intermedio del Portal, entonces que es lo que

haces tu: subes toda eso al portal una vez al año o dos o tres veces al año te das el

trabajo...pero te lo vas a dar una sola vez porque después vas a copiar y vas a a ingresar

solamente el producto que te faltó o que te lo ingresaron porque empezó en ese minuto a

existir una necesidad... después que tu tienes todos los oferentes, tienes una múltiple, sacas

tres proveedores y después concitas y en el minuto vas y generas la orden de compra...vas a

trabajar menos..."


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Anexo d.3 TRANSCRIPCIÓN DE ENTREVISTA REALIZADA A USUARIOS DEL PORTAL

CHILECOMPRA COMPRADORES VALPARAISO






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1.- Nombre de la institución: SEREMI de Salud V Región.


Dirección: Blanco 1761, 4 piso oficina B6, Valparaiso

Teléfono: 257 16 32 Dirección de correo electrónico del entrevistado: [email protected]



CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD DE COMPRA

“Aquí se adquieren desde un lápiz hasta una unidad de GPS... servicios desde aseo, servicio

de movilización, de reparación eléctrica, de tabiquería, de edificación... tenemos la compra de

insumos de laboratorio...prácticamente la mayoría del espectro de lo que se puede adquirir”

TRATO DIRECTO

“Hay mucha gente que viene trabajando desde hace muchos años... que se conoce su experiencia, se conoce su trabajo... se sigue trabajando con esa misma gente... cuando

ya pasan los montos permitidos eso hay que licitarlo...”

PARTICIPACIÓN DE LAS PYMES EN EL PROCESO DE ADQUISICIÓN

“Servicios como reparación se la adjudicó una PyME... porque como es una cosa menor, no

tengo problemas... pero la mayoría de las cosas, por una cuestión de no arriesgarme y

tampoco conozco bien los proveedores entonces no me arriesgo a licitara a empresas que pueden ser insolventes...por tanto yo restrinjo un poco el espectro de proveedores que me pueden licitar para las cosas mayores, yo me tengo que salvaguardar... así todo igual

se pide al momento de la ejecución o al término que los proveedores entreguen un seguro de

garantía... Se le exigen algunos requerimientos a los que son montos considerables: un monto

considerable para mí es arriba de los $3.400.000... al momento de presentar la adjudicación

hay una boleta de garantía de $200.000 pesos para seriedad de la oferta... ”


93

¿CREE USTED QUE ESTÁN EN CAPACIDAD DE COMPETIR LAS PyMES RESPECTO DE

OTRAS EMPRESAS?

“Si me preguntan a mí, hay sectores que sí y hay sectores que no...hay sectores en los que un

chico no tiene ninguna posibilidad, aparte de que la Economía chilena está para las grandes

empresas y no para las chicas...” “...Hay sectores en los que no les interesa competir a los

grandes, por tanto los chicos pueden hacer un gran aporte... por ejemplo en todos los servicios

menores...” “...Uno apuesta al detalle...hay una gama de empresas grandes que yo sé que no

van a venir... si yo quiero hacer cierto tipo de cosas a mí me interesa que se lo adjudique

alguien de Valparaíso, porque si se lo adjudica alguien de Santiago que es más competitivo

pero lo tengo allá, si le tengo que reclamar algo tengo que esperar que venga...”

“El sistema en sí les da la posibilidad... pero que puedan competir contra el sistema...ninguna posibilidad”


“He encontrado que es una herramienta poderosa, no explotada al 100% pero muy útil...

porque agiliza la gestión, aunque sin menospreciar que el sistema es medio lento por los

cambios de servidores que tienen en este momento...lo que debería ser rápido no es tan

rápido...en cuanto plataforma, en cuanto a la capacidad que tienen los servidores, el tipo de

conexión, a veces se cae o es muy lenta en términos de respuesta y eso te perjudica sobre

todo cuando se hacen compras muy extensas por convenio MARCO...en las horas pick se

hace más difícil el trabajo ”

“Ahora si uno mira la tendencia esto debería empezar a abrirse, como debieran ser las

compras es que ya no fuera solamente una plataforma de compra sino que fuera más bien un

mercado de compra; se amplíe el horizonte o la perspectiva que tienen en el mismo portal...que

fuera más en línea, que no tuviéramos estos procesos que –si bien es cierto son importantes-

pero que demoran la planificación de compra...porque hay que contar con ellos...demora más”

“Yo pienso que deberíamos acortar tanto la brecha que cuando uno quiere algo los

proveedores estén ahí y nosotros adquirimos...”


94

CAPACITACIÓN

“La primera capacitación que es la capacitación de uso demasiado básica; me atrevería a decir

que cualquier técnico de este país o profesional está en condiciones de manejar cualquier

plataforma, en términos de la mínima experiencia que uno debe tener para manejar el

computador...el uso del Portal es demasiado básico...”

OBSTÁCULOS CON LOS QUE EL EQUIPO SE HA ENCONTRADO AL USAR

CHILECOMPRA

“No todos tienen el mismo nivel de conocimiento del Portal...no todos tienen la misma

experiencia... antes el portal lo manejaba una sola persona , la jefa del departamento; se

amplió desde que llegué yo35...


USTED REPRESENTA

“...Cuando llegué yo consideré (dada la nueva estructura con la que uno planifica) que era

insuficiente que una sola persona lo manejara, porque era mucha responsabilidad y era mucho

trabajo, porque en esta es una institución en la que contamos con casi 400 personas, entonces

el nivel de solicitudes que llegan, el nivel de licitaciones que se hacen para este servicio es

bastante extensa... llegué yo y en esta nueva dinámica estamos todos haciendo apertura en el

Portal”


RESPONSABLE DE ESTA UNIDAD

“El uso del Portal en sí viene normado, viene con su ley de compra , que en términos generales

uno debiera manejar, nadie puede acusar que siendo de un departamento de Abastecimientos

o Adquisiciones no conozca la ley...algo tiene que tener, alguna noción”

“Nosotros trabajamos con un abogado, pero para agilizar el proceso como ya están las Bases

más bien constituidas, o las Resoluciones más bien constituidas, nosotros solamente seguimos

la línea tradicional que hay, no mandamos todo a jurídica porque, jurídica tiene su propio 35 El entrevistado ejerce el cargo de jefe de adquisiciones hace dos meses.


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proceso y es un proceso que no es tan rápido tampoco, entonces nos atrasaría más nuestros

propios procesos internos...”

ELABORACIÓN DE BASES. TÈRMINOS DE REFERENCIA

“Resoluciones y bases nosotros mismos las levantamos, de hecho hay una persona que está

dentro del departamento: una coordinadora de licitaciones públicas, encargada de coordinar

con las comisiones que se tienen que organizar, que es como el nexo entre la parte operativa,

la jefatura y las demás entidades... ahí empezamos a saltar la valla de ese tipo de

requerimientos porque las Bases cuesta hacerlas... tienen muchos términos que hay que manejar y ahí tiene que haber especialización de la persona que está a cargo de eso...” “(Las Bases) yo las estaba elaborando... a partir de otras Bases; hay dos procesos según los montos; una que requiere solamente de los términos de referencia; ahora para

las licitaciones de más de $3.400.000 y hasta $34.000.000 de pesos, (esas son licitaciones de

L.E que se llaman) que son licitaciones con base administrativa: esas bases administrativas

llevan el procedimiento administrativo más las especificaciones técnicas;

“El procedimiento administrativo de la licitación lo hacemos acá en el Departamento y eso es en base a experiencia, en base a otras licitaciones y se va conjugando principalmente a los criterios del departamento de compra, en este caso, al departamento

de administración interna –en el caso de nosotros-...

“...Hay unos criterios que hay que aplicar: recomendaciones del Ministerio, recomendaciones

de parte de Chilecompra...entonces uno se hace un cuadro de donde puede operar, arma unos criterios y a partir de esos criterios uno empieza a levantar las Bases”

¿CÓMO PONDERAN?

“...Nosotros tratamos de ser lo más transparentes posibles y está todo en base a fórmulas... siempre ocupamos variables que son fáciles de medir: precio; el precio más bajo

te da un parámetro de fórmula en el que los otros van adquiriendo la nota en términos del

precio más bajo... por tanto es una ponderación: ahí nadie interfiere...”

“Nosotros normalmente ocupamos tres criterios de evaluación: precio, plazo de entrega y

calidad técnica de los oferentes.. de esos tres hay dos que son por formulación, por tanto no se


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modifican y hay otro que sí, por ejemplo la calidad de los productos ofrecidos ola experiencia

(en que eso sí se deja a la comisión porque ya sería muy restrictivo dejar todo tan acotado)

“El tercer criterio es la experiencia: donde entra el currículum... y eso lo estudia la comisión...

todas las licitaciones están constituidas por comisiones evaluadoras..” “...Siempre existe un

criterio que la mayoría de las veces tiene mayor ponderación del resto: casi siempre yo pongo

30% en precio, 30% en plazo de entrega y 40% en calidad de los oferentes y de los servicios y

ese se va a comisión”

“Las comisiones son de tres personas para las licitaciones menores de $3.400.000 de pesos y

de siete personas para las mayores a $3.400.000 y menores a $34.000.000 de pesos...”

“...interviene el jefe del departamento DI (que involucra Finanzas, RRHH y administración

interna) interviene finanzas... interviene Administración interna...Interviene el referente técnico,

alguien de jurídica, interviene el Gabinete... entonces aquí nadie puede acusar de no

conocimiento...”

CRÍTICAS Y SUGERENCIAS PARA MEJORAR EL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS A

TRAVÉS DEL PORTAL.

“Yo creo que la falencia puede estar en la apertura que han hecho... se ha demorado... deberíamos estar en línea con los proveedores ahí negociando... porque una vez levantada la plataforma era fácil seguir un segundo paso, en mi perspectiva... ese paso a mí me cuesta entender por qué no se ha dado...”

“Aquí se implementó un trabajo de ejecutivos de cuenta, que en definitiva la SEREMI

regional se dividió en tres partes: cada ejecutivo está con el proceso desde que se arma la

solicitud hasta que se entrega la factura, por tanto es muy fácil darle un seguimiento de dónde

se encuentra el proceso, de cuánto ha tardado el proceso en una serie de planillas de gestión

uno va midiendo... viendo dónde hay falencias y haciendo la normalización de ellas... es mucho

más fácil en términos operativos trabajar de una forma así...”

“Lo otro muy importante es que ahora tenemos un secretario bidepartamental; para

finanzas y administración interna, que es el nexo entre los dos departamentos, entonces las

cosas se han agilizado enormemente”


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2.- Nombre de la institución: Universidad de Valparaíso

Fecha de realización: jueves 12 de junio de 2008

Dirección: Errázuriz 1834, Valparaíso

Teléfono:





USTED REPRESENTA.

“Para nosotros el tema ha sido... complejo... nuestros procesos de compra se han tenido

que ir adaptando... recién estamos tratando de implementar el sistema... para ello por

ejemplo, hay un bosquejo de un Manual de procedimiento interno, basado en la normativa de la

ley y sus reglamentos... todas esas cosas están en elaboración: se hizo un borrador de

proyecto y está sujeto a la aprobación de la parte planificación de la Universidad y también de

la parte jurídica; pero mientras tanto hemos estado haciendo algunas operaciones, algunas

licitaciones ...

y nos hemos pegado hartos cabezazos...porque de repente se elaboran bases, se mandan a

fiscalía, fiscalía dice : no, la ley dice esto y hay que cambiarlo y el proceso se ha hecho lentísimo porque para manejarse en esto obviamente tiene que haber un período de preparación y de adaptación y de capacitación también para el personal ... “...Ahora nuevamente estamos tomando este tema, para capacitar a la gente en el uso del

Portal, y es importante porque ahí tenemos que vaciar nuestros procedimientos internos y

también para manejarnos en la normativa jurídica tanto de la ley como de la normativa interna”

NECESIDAD DE MODIFICACIÓN DE LAS NORMATIVAS INTERNAS DE LA INSTITUCIÓN

“Modificar las normativas internas se traduce en un cambio cultural profundo, porque

culturalmente la Universidad venía trabajando de acuerdo a los procedimientos establecidos y

ahora venir a aplicar la ley significa que hay que darla a conocer a todos y todos tienen que


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entender y conocer el tema y manejarse y usted sabe que la primera reacción al cambio es de

negación... pero lo hemos ido enfrentando, tratando de sensibilizar para que la gente lo

acepte... “

¿QUÉ TIPO DE APOYO LES SERVIRÍA? CAPACITACIÓN

“Sería muy importante que se nos hiciera conocedor de todo lo que es la normativa en sí, pero en lenguaje simple, no en tecnicismos...” “ver experiencias de otros servicios para

ver”...

RELACIÓN CON PROVEEDORES

“Hemos levantado licitaciones al Portal y resulta que los proveedores desconocen también su parte... muchas veces los proveedores no cumplen con los requisitos que uno está pidiendo y que la ley exige: como que desconocen como presentar sus ofertas, y lleva a que

la licitación no se puede aceptar, se declara inadmisible y para nosotros eso también es traumático, porque si usted considera el tiempo que se gasta, recursos humanos desde el

inicio del requerimiento, la elaboración de las bases, la revisión de las bases, la presentación

de las bases a la parte jurídica y todo lo que conlleva de ajuste y después llegar a levantarla... y

encontrarse con un resultado negativo...el usuario que lo necesita dice : ¿pero cómo? Entonces

hay una sensación de frustración, se cuestiona el trabajo porque dicen: mire todo lo que se demora la gente de Adquisiciones, lo que se demora el encargado de Chilecompra: lo

pedimos en tal fecha y lo queríamos para tal fecha y mire todo el tiempo que ha pasado... pero

desconocen los trámites, los pasos que se van dando y los pro y contras del sistema...”

RELACIÓN EXISTENTE ENTRE ESTE SISTEMA DE COMPRA Y SU GESTIÓN COMO RESPONSABLE DE ESTA UNIDAD. RELACIÓN ENTRE AMBAS INSTITUCIONES

“También pasa porque las autoridades entiendan que colocar los elementos, las herramientas

para que esto funcione... en otras universidades... la parte jurídica está a la par de

Adquisiciones...apoyando para que esas herramientas sean útiles y expeditas para concretar

lo que es más importante, la respuesta al requeriente;

“Siempre hay dentro de las universidades ese concepto de que quien es la autoridad tiene las

atribuciones para usar sus fondos en lo que estima conveniente y de acuerdo a lo que él

conoce... entonces todas estas cosas son tropiezos para desarrollar una buena


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gestión...” “en este momento por ejemplo se fue la persona, renunció (encargado Chilecompra) y está discutiéndose ..el cargo...”

“...La Universidad no puede detenerse... este sistema está trabajando paralelo al sistema antiguo en algunas cosas...pero nosotros tenemos que ir abasteciendo a la Universidad, los requerimientos porque imagínese si no compramos insumos para el laboratorio para la docencia de los alumnos y hay que hacerlo por Chilecompra y nos vamos a demorar...los alumnos se nos levantan en paro, en huelga...”

“Tenemos que ir viendo este tema, irlo mejorando y perfeccionando... lo que he tomado lo he ido tomando paulatinamente y con mucha preocupación porque lo que uno levanta al portal tiene que ser bien preparado...no podemos asumir arriba errores, porque eso también nos califica la gestión que realizamos”

EXPERIENCIAS CON PROVEEDORES “No cumplen muchas veces en documentos que se exigen, son reacios a presentar boletas

de garantía...lo ven como un trámite burocrático”

“No se manejan en el sistema informático, las ofertas no vienen bien presentadas...”

“Hemos observado también que los documentos que se les exigen no son fidedignos...”

“El proveedor está acostumbrado –al igual que nosotros- a otro sistema...yo creo que las grandes empresas se manejan un poco porque tienen un departamento especializado, pero el común de los proveedores no...sabiendo que el computador es una herramienta vital, hay algunos que no lo manejan” “Volviendo al tema de la normativa interna, nosotros lo que queremos es flexibilizar ciertas

cosas... en cuanto a las resoluciones, los decretos: por cada acto el jefe del Servicio tiene que

emitir una resolución... entonces esas cosas complican porque de repente es tal el numero de

documentos que la autoridad está recibiendo, que los tiempos de espera, los plazos...”

ESPECTATIVAS PREVIAS A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA:


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“Como se hablaba de un portal, uno lo asocia a los portales de las grandes tiendas: donde uno

va, ve el articulo, ah me gusta, lo voy a comprar y lo echa al carrito, pero lo que venía más

atrás que era lo que dice la ley... uno se dio cuenta de inmediato que iba a ser más lento, por la

realidad que uno conoce...” “pero la primera percepción es que iba a ser ágil en ese sentido de

poder comprar arriba en el Portal, pero después cuando conocimos la ley nos dimos cuenta de

que...iba a ser algo conflictivo, por la naturaleza de la Universidad...y a las luchas internas:

poder hacer entender a la autoridad que hay que cambiar la forma, porque nuestra

Universidad tiene un sistema de gestión descentralizada: en cada facultad hay un Decano y el

es responsable de sus fondos y el es administrador de sus fondos: el planifica de acuerdo a la

naturaleza de su facultad ...su presupuesto... era más directo...ahora él tiene que definir muy bien sobre todo la parte técnica... y enseguida seguir con un proceso que le significa a él mayor tiempo de gestión para lograr la compra...esas cosas son las que han hecho resistencias” nuestra naturaleza de Universidad es descentralizada y ahora con la

Universidad imbuida en esta ley pensamos mantener lo mismo...para eso nosotros estamos

demandando que en las facultades tienen que haber compradores que son los mismos que en

este momento están gestionando las compras , para que ellos tampoco se sientan

menoscabados...para que mantengan sus atribuciones pero trabajando a través de

Chilecompra”

“A nosotros nos ha hecho cambiar nuestra realidad... de hecho mucha gente está hablando

del tema en la Universidad, pero muchas veces hablan y no conocen como viene”

NECESIDAD DE DIFUNDIR EL SISTEMA HACIA LA INSTITUCIÓN EN SU CONJUNTO (El tema Chilecompra) “Hay que darlo a conocer ampliamente: que desde la Autoridad hasta el

empleado del Servicio conozcan de qué se trata...que sepan que hay un proceso que seguir...

que él va a tener que planificar sus necesidades... desde el último eslabón hasta quien dirige la

institución en el sentido de que todo esto sea presentado oportunamente”

“Nosotros no queremos salirnos del sistema, queremos que nos ayuden a cumplir y que

entiendan que no somos como otros servicios públicos que a lo mejor son más rígidos, hay

una escala de mando diferente, como por ejemplo en el caso de las Fuerzas Armadas... las

órdenes se cumplen porque están establecidas; en cambio acá son diferentes porque además


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las autoridades son elegidas: son académicos que muchas veces su ámbito –desde el punto de vista administrativo- las competencias no son las más adecuadas...” “Queremos que nuestros procesos sean transparentes pero vemos que en la realidad e la

Universidad nos entrabamos en esos procesos administrativos que a veces se hacen

burocráticos”

SUGERENCIAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA

“En cuanto a las resoluciones fundadas, podrían ser genéricas: por ejemplo que tenga vigencia

de un año”

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE PROPUESTAS. ELABORACIÓN DE

BASES

“Hay pautas establecidas donde se le da un porcentaje al precio, a la experiencia, también a

los aspectos técnicos: no siempre el precio es el preponderante, hay otros factores, y en base a

eso hay pautas evaluatorias que se han elaborado en las unidades por los usuarios... el

servicio post venta también es importante y lo incluimos también en las bases y en el

contrato... y también la garantía del servicio...”

“Nosotros hemos tenido que designar personas a cargo de evaluar... hay que nombrar una

comisión evaluadora... que la va a componer: el usuario directo, más un directivo de la Unidad,

más algún académico o un administrativo; tiene que haber alguien del orden técnico, alguien

de la unidad académica y alguien administrativo para que se realice conforme a lo que se ha

establecido en las bases”


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ANEXO d.4 TRANSCRIPCION

ENTREVISTAS EN PROFUNDIDAD BIO BIO






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TRANSCRIPCIÓN DE ENTREVISTA REALIZADA A USUARIOS DEL PORTAL CHILECOMPRA COMPRADORES CONCEPCION

1ª ENTREVISTA COMPRADORES CHILECOMPRA Servicio de Salud de Concepción

1. ¿Cuantas unidades de compras tiene este servicio? Existe solo una unidad de compras se llama servicio de salud y que la ejecuta la sección de abastecimiento, que realiza todos los proceso de compras. Se encargan de las compras menores o mayores a 3 UTM. Han planteado la necesidad de contar con otra unidad de compra como es la de Bienestar. Toda la autorización de compras es asumida por el departamento de finanzas.

2. ¿Cuantas personas intervienen el proceso de compras? Las personas involucradas se inician por el jefe del departamento que requiere algunos insumos, luego interviene el jefe de finanzas que es la persona que autoriza la compra. Después interviene abastecimiento para definir y determinar los términos de referencias (especificaciones técnicas) Ingresar a Chilecompra la licitación, luego la apertura electrónica. Des ahí se constituye la comisión de adjudicación en conjunto con el solicitante. Finalmente se informa la adjudicación a través del portal y luego se genera la orden de compra.

3. ¿Cuánto tiempo demora todo el proceso de compra? En el caso de una compra de menos de 3 UTM el proceso es el siguiente: el encargado de abastecimiento y el solicitante de un departamento, dedica entre 1 a 3 días para obtener las 3 cotizaciones y el último día se genera la orden de compra para concluir con el proceso. Para las compras de mas de 100 UTM, tienen definido para todo el proceso de compra 7 días hábiles.

4. ¿Valorización del tiempo destinado al proceso de compra? Gerente de área 1.5 a 2.0 (10 minutos) Jefe del departamento solicitante 1.0 (1 día) Coordinadora de abastecimiento 500.000 (4 días) Operador 200.000 (8 hrs) (especificaciones, resolución, proceso transparente)

5. ¿Cuáles son los criterios de evaluación que se realizan en este servicio? Los criterios de evaluación se orientan en el plazo de entrega, precio y garantía. Aplican una tabla de ponderación (regla de 3), el usuario tiene la atribución de orientas sus necesidades en funciones de los criterios antes mencionados. También consideran que el menor plazo tiene el mayor puntaje a asignar de 1 a 7. Además, existe otro mecanismo que es cálculo de: Plazo ofertado/ mejor precio ofertado * factor asignado (0.30 por ejemplo) *100


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Para medir la calidad (subjetivo) de los bienes ofertados requiere describir la materialidad de los productos. Las evaluaciones la realizan diversas personas dependiendo de las necesidades requeridas en la compra inferiores a 3 UTM. Por el contrario, en caso de compras de hasta 100 UTM, se conforman comisiones que las componen: un jefe de servicio del usuario, un subdirector, jefe de abastecimiento, jefe de mantención y un operador de abastecimiento solicitante.

6. ¿Cómo es el proceso de adjudicación de compras en el servicio? Se genera la orden de compra visada por el jefe de finanzas acompañada con informe técnico generado por la comisión de compra. Luego se ingresa al portal de Chilecompra para incorporar adjudicación y autorización (nivel) para finalizar el proceso de adjudicación. Paralelamente, la resolución de adjudicación esta en tramite (por contar tramitación de hasta 2 semanas) se opera con orden de compras que en un par de día se autoriza internamente. Finalmente, una vez recepcionada la resolución, se ingresa la información restante al portal, incorporando los datos anexos al proceso (Nº y fecha de resolución, cuadro comparativo, acta de apertura.

7. ¿Cuántas licitaciones desiertas se presentan en este servicio? En los últimos meses existen un 2 % de licitaciones desiertas. Se trata aplicar todas las variables que el portal les permite para que no se considere una licitación desierta. También, existen licitaciones desestimadas por modificación de especificaciones técnicas. Existen muchas licitaciones con sólo un oferente (baja cantidad de proveedores técnicos). Indican que debería considerar como proveedor único dentro de Chileproveedores.

8. ¿Qué acciones se deberían realizar para disminuir licitaciones desiertas? Obtener información del solicitante de información de proveedores en temas específicos y técnicos para así lograr contar con una cartera de oferentes y considerarlos desde el inicio de una licitación para no encasillarse en la categoría de proveedor único.


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2ª ENTREVISTA COMPRADORES CHILECOMPRA Corporación Nacional Indígena

1. ¿Cuantas unidades de compras tiene este servicio? En esta existe dos unidades de compras: uno es Conadi regional y la otra programa orígenes. En esta unidad de compras se realizan todos los procesos de compras involucrados con los requerimientos de los diversos proyectos del programa de orígenes. Como contratación de consultorias, insumos de oficina, traslados y/o estadías de comunidades distantes del centro de Concepción.

2. ¿Cuantas personas intervienen el proceso de compras? Para esta unidad de compras intervienen 3 personas más un comité de evaluación de propuestas. Las personas involucrados en este proceso de compras son: Director Regional, Coordinadora del programa (encargada de autorizar compras), responsable de compras (gestionar todo proceso de las compras). Adicionalmente se constituye el comité de evaluación compuesto por Director regional, Coordinadora regional y los encargados de componentes (usuarios).

3. ¿Cuánto tiempo demora todo el proceso de compra? En la situación de compras de menos de 100 UTM el proceso de las compras en el programa orígenes desde una nuevas vez aprobado el termino de referencia considera 10 días. El total de horas reales dedicadas a este proceso de 14 horas desde la generación de requerimientos hasta contar con el insumo o servicio contratado en la oficina.

4. ¿Valorización del tiempo destinado al proceso de compra? Director regional $ ? (1 hr.) Coordinadora regional $1.600.000 (2 hrs.) Abogado $ ? (1 hr.) Administrador financiero $ ? (1 hr.) Responsable de compras $875.000 (9 hrs.)

5. ¿Cuáles son los criterios de evaluación que se realizan en este servicio? Los criterios de evaluación son: la experiencia en el requerimiento con una ponderación del 50%, el precio con una ponderación de un 20% y el 30% se mide en la calidad técnica (propuesta) del requerimiento. Las evaluaciones son realizadas por el comité de evaluación que se a adecuada al requerimiento solicitado y se toma como antecedente valido las bases de la licitación, en la cual se detalla como será el proceso de evaluación.

6. ¿Cómo es el proceso de adjudicación de compras en el servicio? Una vez finalizado el proceso de evaluación, el comité genera una recomendación de adjudicación al director regional y considerando con los antecedentes técnicos evaluados se procede a la adjudicación. Se genera la orden de compra visada por el administrador


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financiero por la comisión de compra. Luego se ingresa al portal de Chilecompra para incorporar adjudicación y autorización (nivel) para finalizar el proceso de adjudicación. Todo el proceso concluye en un periodo de 45 días corridos.

7. ¿Cuántas licitaciones desiertas se presentan en este servicio? En el último año han existido 7 o 8 de licitaciones desiertas de un total de 100 licitaciones generadas. Considerando que las condiciones de la ciudad de Concepción son totalmente opuestas a los mecanismos que opera en localidades. Se trata aplicar todas las variables que el portal les permite para que no se considere una licitación desierta. Todo esta basado en una planificación anual y mensual.

8. ¿Qué acciones se deberían realizar para disminuir licitaciones desiertas? En este programa se han implementado mecanismos de incentivar a los proveedores de la región para participar de las licitaciones que supone ésta oficina regional y sumado a esto indicando las ventajas de estar inscritos en Chilecompra y en Conadi para tener una relación más cercana con los oferentes de esta localidad. Las acciones en concretos se realizan a través de llamados telefónicos exclusivamente. Otro aspecto es que los proveedores de la región no tienen un interés real en la participación de Chilecompra.


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3ª ENTREVISTA COMPRADORES CHILECOMPRA Servicio de Impuestos Internos

9. ¿Cuantas unidades de compras tiene este servicio? En este servicio existe sólo una unidad de compras denominado servicios e inventarios, que realiza todos los proceso de compras de los requerimientos y quede dependen de la unidad central de SII. Llevando a cabo todas las compras menores o mayores a 3 UTM. Además, cursan pedidos de los demás oficinas de la región que se ubican en localidades alejadas de Concepción.

10. ¿Cuantas personas intervienen el proceso de compras? El numero de personas que intervienen en el proceso de compra, son director regional del servicio, jefe del departamento administración y finanzas, encargada de la unidad y un funcionario administrativo. Toda la información se centra en la unidad de servicios e inventarios.

11. ¿Cuánto tiempo demora todo el proceso de compra? Todas las compras se realizan a través de una ficha de requerimiento, que emana de un jefe de unidad, luego es derivado previa autorización del jefe de administración y finanzas para que se autorice la compra a la unidad de servicios e inventarios, que se curse los tramites asociados a la compras. Existe compras internas denominados telecompras que es de carácter interno para artículos de oficina. En el caso de una compra de menos de 3 UTM el proceso es el siguiente: el encargado de unidad de servicios e inventarios y el solicitante de un departamento, dedica 2 días para obtener las 3 cotizaciones y el último día se genera la orden de compra para concluir con el proceso. Para las compras de mas de 100 UTM, tienen definido para todo el proceso de compra 5 días hábiles. En este servicio sólo se apegan al plazo formal definido en la ley de compras públicas.

12. ¿Valorización del tiempo destinado al proceso de compra? Director regional del servicio: $ ¿? Sin información Jefe del departamento administración: $ ¿? (VºBº requerimiento de compras) Grado 7 Encargada de la unidad: $ sueldo variable Funcionario administrativo: $ ¿? Grado 21

13. ¿Cuáles son los criterios de evaluación que se realizan en este servicio? Los criterios de evaluación se centran en normativa de la ley de compras públicas y esto se aplica bajo un concepto de ponderación orientado al precio (30%), experiencia de empresa, aspectos técnicos (70%).


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Para los criterios de de la compras bajo las 3 UTM, se considera el jefe de finanzas, y encargada de la unidad. Para las compras de hasta 100 UTM, se conforman comisiones que las componen: un jefe de unidad, jefe de finanzas, directo regional.

14. ¿Cómo es el proceso de adjudicación de compras en el servicio? Una vez emitida la orden de compra aprobada por el jefe de finanzas acompañada con las recomendaciones por la comisión de compra, se procede ha ingresar al portal de Chilecompra para incorporar adjudicación y autorización (nivel) para finalizar el proceso de adjudicación. Este proceso legal demora hasta 2 semanas. Finalmente, una vez recepcionada la resolución, se ingresa la información restante al portal, incorporando los datos anexos al proceso (Nº y fecha de resolución, cuadro comparativo, acta de apertura.

15. ¿Cuántas licitaciones desiertas se presentan en este servicio? Para la encargada de la unidad de compra no existe una perdida de tiempo ni recursos financieros en los proceso de licitaciones desiertas, sino que por el contrario es un proceso de aprendizaje y mejora de las licitaciones presentadas al portal. En los últimos 12 meses existe solo una licitación desierta. Esto se reafirma con la aplicación de mecanismos de comunicación directa con los proveedores de la región y se va generando una base de datos de los distintos oferentes que han participado en las diversas licitaciones generadas por el servicio. Indica que los compradores deberían generar base de datos actualizadas por otros organismos estatales.

16. ¿Qué acciones se deberían realizar para disminuir licitaciones desiertas? Las acciones se centran específicamente en contar con la información de proveedores en temas específicos y técnicos para así lograr contar con oferentes idóneos y considerarlos desde el inicio de una licitación para no caer en el concepto de licitación desierta.


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ANEXO e TRANSCRIPCION

ENTREVISTAS EN PROFUNDIDAD PROVEEDORES

MEJORAMIENTO DE LAS COMPETENCIAS

DE LOS COMPRADORES A CARGO DE LA GESTIÓN

DE LAS COMPRAS PÚBLICAS A TRAVES DEL PORTAL CHILE COMPRA



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Entrevistas Antofagasta.

Entrevista: Sra. Griselda, empresa GAMINEX, edad 50 – 55 años.

¿Cómo considera el portal de Chile Compra?

Lo considero un poco engorroso, llegan demasiados correos solicitando cotizaciones y para lo largo de todo el país y que pasa se satura el sistema y uno se mete a la página y cada ve se hace más lento.

¿Cómo encuentra el sistema operativo del portal?

Para el que entiende es fácil, pero para la persona que no sabe No, tiene tantos pasos, uno tiene que ir mirando número tanto y tiene que ir y abrir, muchas ventanas. Hay que ver que normalmente las microempresas, trabaja el mismo dueño, el mismo tiene que tiene que cotizar, tiene que hacer una infinidad de funciones, dentro de la empresa y uno no esta bien preparado para manejar estos sistemas, ni Internet, e tenido que ir aprendiendo y muchas veces uno desecha la idea, porque se pierde demasiado tiempo.

¿Ha tenido la posibilidad de ganarse alguna licitación con el Estado?

Con la gobernación de Antofagasta y con Bienes Nacionales, cosas pequeñas, normalmente reviso el correo y las propuestas son de otras regiones.

¿Qué cree que falta para que puedan participar mejor las pequeñas empresas?

Promover más el servicio y lo otro sectorizarlo, de que manera, yo veo que hay cotizaciones que son para las grandes empresas y que los chicos no podrían cumplir, ellos deberían tener su propio espacio y otra sección para las pequeñas, con cotizaciones que si podemos cumplir.

¿Ha asistido a alguna capacitación con respecto al portal Chile Compra?

No, lo mío fue casual, fue cuando me solicitaron un servicio, incluso fue aquí en el mesón y después me dijeron que ellos pagaban a través del portal y ellos mismos me hicieron el ingreso, entonces fue como accidental el hecho de tener que participar.

¿Qué sugeriría como para mejorar el sistema?

Sectorizar el servicio, uno para los grandes y otro para las empresas chicas.

¿Cuántas personas trabajan en su empresa?

Dos personas y se agregan otras dos cuando aumenta la demanda de trabajo.

¿Usted, ve su correo todos los días y como inicia el proceso de ver una propuesta?

Si, todo los días veo mi correo, en el caso de una propuesta lo primero que hago, le veo el titulo, por lo general no sigo más allá, ahora si es una orden de compra la abro de inmediato, lo demás lo descarto.

¿Por qué motivo?


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Por que en la mayoría de los casos no es de la zona, por ejemplo es de Iquique, si fuesen de Antofagasta y es accesible vería si puedo postular.

¿Y cómo lo haría?

Voy siguiendo como por intuición, por que nunca he podido tener una capacitación, entonces voy viendo que sucede en las ventanas, a veces me dice la gobernación de Tocopilla y me interesa por que esta cerca, veo que requiere y si necesita impresión de esto y lo otro y lo que pide esta a nuestro alcance y ahí voy.

¿Le toma mucho tiempo?

Si más o menos, uno no tiene la experiencia y tarda mucho y tiene que andar experimentando.

¿Usted, por ejemplo lee las bases de postulación?

En una ocasión lo hice y postule, fue para Tocopilla y de ahí no supe más, ni siquiera me dijeron usted sabe no se le otorgo la licitación por tal o tal motivo, uno no sabe el resultado si fue positivo o negativo, no hay un seguimiento de la licitación, algo transparente, por que se lo adjudico, no hay una explicación, uno no sabe. Otro problema para la microempresa son los plazos de pago, y por eso uno no tiene interés de usar mucho el sistema, yo por lo general trabajo en efectivo o con el 50% por adelantado y como las instituciones no cumplen con ese requisito no participo, uno no cuenta con el capital necesario para esperar tanto, uno al proveedor le paga por adelantado, muchas veces les dijo, por que no me pagan con la caja chica, si lo solicitado el monto es bajo.

No me gusta este sistema del sector público que se demora tanto en pagar, incluso una vez rechace una orden de compra.

¿Si la invitaran a una capacitación para aprender a manejar el sistema iría?

Por supuesto, es bueno aprender a usar mejor las cosas.

Héctor Olivares Vargas, Edad 55 a 60 años, empresa Familiar, Equipos y accesorios computacionales

¿Desde cuando conoce el Portal Chile Compra?

Desde el año 2005 y empecé a participar el 2006, no me adjudicado nunca y lo encuentro engorroso, muchas carpetas por llenar, una carpeta por la parte económica, otra por la parte teórica, la parte que se componen los productos que uno esta vendiendo, todo eso toma como dos horas, además, que antes tengo que confeccionar la cotización y los productos ofertados y en mi especialidad cada equipo lleva como 15 a 20 productos.

¿Cómo encuentra las licitaciones que usted ha participado?


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Yo no podría descalificar, no he tenido ninguna mala experiencia, excepto con que una vez interpretaron mal una parte y no me adjudicaron. Yo les mande la cotización de acuerdo a lo que estaban pidiendo y otro proveedor les envío lo mismo pero con otras características distintas, por ahí hubo una pequeña dificultad, yo no lo vi mal. Pero si los colegas del gremio hablan de Chile Arreglín, por que es algo que no sólo se adjudica por los costos, si no por muchas otras cosas, por que el adquiriente puede tomar cualquiera de las personas que están postulando, puede ser de mayor o menor valor. Ejemplo puedo tener 10 cotizaciones por el mismo vehículo, de iguales características, se pueden quedar con la más alta, pero eso no lo dan a conocer, si no me dicen esta persona se adjudico y punto, porqué no dicen las razones, se ve como que esta arreglado el cuento, no es tan transparente, en lo personal no he tenido problemas, pero los colegas sí.

¿Qué se debería hacer?

Colocar una nota, por que razón se adjudica una licitación, las razones y que exista una instancia donde uno pueda reclamar, decir, haber démosle una vuelta a ver si usted se adjudico y los dos están iguales, porqué se las adjudico usted, porqué es más simpático, porqué lleva más años en el mercado, algo tiene que haber entremedio.

He sabido que ahora hay un contrato marco y no he podido inscribirme, por que cada vez que me metía, me decía, todavía no, además, falta información y uno no se inscribe dentro de un plazo, tiene que esperar el próximo año, quedas fuera y eso me toca, por que tengo muy buenos precios y productos y del hospital regional me compran mucho, cuando es inferior a una UTM.

Yo no trabajo con ordenes de compra de particulares, excepto empresas que conozca mucho, aquí hay muchas empresas de transito, hacen su pega y se van y dejan clavado a medio mundo, en cambio, al sector público yo les vendo al tiro, aun que paguen a 30 o 90 días, pero al final pagan.

En relación a Chile Compra, lo he ido dejando de lado, no lo encuentro transparente y segundo engorroso, se pierde mucho tiempo, además, no se por que a uno lo obligan a metense a Chile Proveedores y tiene que pagar, en el fondo a uno lo obligan. Lo que encuentro bueno es que instituciones de la zona están exigiendo que para participar las empresas se han de la zona, el problema acá es que hay mucha corrupción, no se respeta lo solicitado, las condiciones, se tiene que ofertar lo que se pide, a mí me toco el caso con una licitación con el hospital militar, se le adjudico una propuesta a una empresa que no cotizo lo que se estaba pidiendo, se pedía un core dos dúo y la que gano ofreció un core dúo, que es un juego de palabra, pero no es lo mismo, cambia el precio, yo oferte lo correcto y su precio es mayor, yo reclame y me dijeron lo vamos a tomar en cuenta la próxima vez.

Debería haber una instancia donde uno pueda reclamar y la institución te diga por lo menos yo me equivoque.

Mi empresa es familiar, trabaja mi hija de secretaria, mi yerno de jefe técnico y dos personas más.


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Carla Durán: Empleada Empresa Cibetec, Área informática (sucursal Antofagasta), edad 35 a 40 años

Encuentro este sistema expedito y rápido, lo considero que es una manera más transparente de trabajar, uno puede hacer las cotizaciones más directas y después las ingresa y se toma la decisión.

¿Por qué encuentras que es más transparente?

Uno puede ofertar, ofrecer mejores precios, estas compitiendo y uno tiene más formas de ver lo que otras empresas están ofertando, los valores, por eso es más transparente, uno puede tener acceso a los valores que otras empresas cotizaron una vez que esta adjudicada la propuesta y saber por que gano y por que pierdo.

¿Entonces tú te fijas como te fue con las otras empresas?

Exacto

¿Te has preocupado de ver las bases de postulación?

En realidad yo veo las postulaciones de acá (Antofagasta), no veo las de todo el país, eso esta centralizado en Santiago, hay personas allá que hacen las cotizaciones de nivel nacional, yo veo las cosas puntuales que se necesitan como rápido acá en la zona y las subo al portal.

¿Cuánto te demoras en subir una propuesta?

Yo no gasto mucho tiempo, si tengo los productos requeridos en stok, me demoro como 15 a 20 minutos. Yo acá he participado directamente con el servicio de salud, previéndoles de equipos de computación y otras cosas menores.

¿Hay algo que no te guste del sistema?

La verdad no, para mi ha sido fácil, reviso si me adjudique la orden de compra, incluso te avisan al correo y te dan la orden, número tanto y después vienen a buscar los productos o los mandas a dejar a bodega dependiendo el acuerdo, encuentro el sistema bueno, fácil y rápido.


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ANEXO f1

FOCUS GROUP COMPRADORES

REGIONS METROPOLITANA






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DASARROLLO Realizado en el Salón Montero del Hotel diego de Almagro Región Metropolitana 08 de mayo 2008 Desde 10:00 hrs. 12:00 hrs. Número de Participantes: 18 personas, encargados de las unidades de compra Instituciones Participantes: MOP, SERNAC, MINEDUC, ISP, DIBAM, INDAP, INTENDENCIA, TESORERIA, UTEM, MIDEPLAN. Contenidos del intercambio Transcripción de acuerdo a la realización de los comentarios de los asistentes Intercambio sobre temas de interés a cerca de su percepción de la gestión de las compras que hacen a través del portal Chilecompra. La revisión de las bases de licitación por parte de la contraloría se demoran mucho. Los 10 días que se toma, por ley, puede provocar que no apruebe las bases, por lo que habría que hacer correcciones y esperar otros 10 días para una nueva revisión. Es necesario mejorar la coordinación de las instituciones compradores con la contraloría, especialmente en lo referente a la revisión de la fijación de los indicadores de gestión. La idea es minimizar el tiempo de interacción con la contraloría. Hay que diferenciar los procesos de compra, de acuerdo a la naturaleza de la compra, especialmente en el Ministerio de Obras Públicas, en donde tiene muchas dificultades al operar con el actual sistema de Chilecompra. Respecto al convenio marco , es necesario ampliar el catálogo de productos hacia otras áreas. Ejemplo, en el Ministerio de Educación, se plantea que se pierde mucho tiempo buscando artículos en el catálogo, como textos, implementaos deportivos, entre otros. Se plantea que no si no hay convenio marco para algunos productos es posible realizar un contrato de suministros para facilitar la compra, que es equivalente a un convenio marco, pero por un tiempo limitado. Chilecompra puede y está en condiciones permanentemente aceptar la incorporación de nuevos productos en convenio marco. Es necesario gestionar las solicitudes debidamente. Existen proveedores en convenio marco que no cumplen con la oferta de productos que suben en el catálogo. Hay problemas en la respuesta de los proveedores, ya que existen productos que estando publicados en el convenio marco, al momento de solicitarlos no los tienen, o la cantidad que cuentan es insuficiente. Por lo tanto, desde el punto de vista administrativo el convenio marco funciona, razonablemente, pero en la generación de facilidades para realizar las compras presenta dificultades en la operatoria con los proveedores. Respecto a este temas, se han sacado a proveedores del convenio marco, por mal funcionamiento.


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El tema es delicado, ya que el organismo público debe responder a sus usuraos, clientes, por lo que si el proveedor no responde, se entrega un mal servicio y nos arriesgamos a reclamos y a observaciones de contraloría. Chilecompra debe revisar más los productos de los catálogos electrónicos y que la subida de productos, por parte de los proveedores sea correcta y bien supervisada. De no ser así, Chilecompra debería aplicar multas a los proveedores incumplidores. Otro aspecto que genera dificultades con el convenio marco, es que en variadas ocasiones los proveedores plantean que no tiene los stocks suficientes para responder al requerimiento del organismo público, lo que provoca reales problemas de abastecimiento. En resumen, respecto a la participación en el convenio marco, los proveedores han manifestado ser poco confiables. Los proveedores se defienden argumentado que ellos hacen las solicitudes para que productos descontinuados o con poco stock sean bajados del catálogo, pero Chilecompra gestiona muy lentas es tas solicitudes, generándose los problemas con los compradores. Por lo tanto, el convenio marco no está funcionando bien y se termina hablando igual con los proveedores, para saber si tienen el producto, cuánto stock posee, los plazos que tienen para la entrega, etc. Pasando a otro tema, incorporar todo los productos y/o servicios en una misma bolsa de compras, con procesos de compra similares, como lo que se da en chilecompra, no funciona bien, ya que hay compras sencillas, de productos simples, de bajos montos y por otro lado hay compras complejas, de productos o servicios con características técnicas muy particulares y de montos muy altos de compra, que requieren otros procesos de compras. Ejemplo: no es lo mismo comprar lápices, que comprar la construcción de un túnel o un puente. Chilecompra no presenta las condiciones adecuadas para gestionar las compras de gran envergadura. Respecto a los plazos de las licitaciones y los indicadores de gestión existe la dificultas de que son contradictorios, ya que por un lado está la exigencia de cumplir adecuadamente los indicadores de gestión, pero por otro se establecen plazos tan reducidos que se hace muy complicado cumplir adecuadamente. Por ejemplo: en algunas licitaciones dan 15 o 30 días para evaluar, lo que implica que en muchas ocasiones, se hace muy escaso ese tiempo para realizar el trabajo. En algunas licitaciones se establecen plazos y criterios de adjudicación que permiten evaluar las propuestas de buena forma en las actuales condiciones establecidas en los procedimientos de Chilecompra; no obstante, hay otros casos se requieren tanto plazos, como criterios diferenciados de los existente, por la naturaleza particular de las compra del producto y/o servicio. Hay algunos productos en los cuales hay como 3.000 proveedores inscritos; hay mucha burocracia para la compra de algunos productos que son muy simples, por ejemplo los lápices a pasta Bic. Se propone hacer un “combo” de productos, que se compran seguido, todos los meses, para facilitar el proceso de compra. Por ejemplo: debería existir un mecanismo en que se compre una canasta de productos en que 1 solo proveedores pudiera cubrir todo el pedido.


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Es decir, tratar de concentrar las compras en menos proveedores o en 1 solo proveedor, para hacer más fácil el proceso y menos burocrático y ahorrar complejidad administrativa. En el convenio marco, los pasajes aéreos, arriendos de salón para eventos, los resultados han sido bastante buenos, ya que se ha reducido mucho el tiempo de compra, compramos más rápido. En lo que respecta a solicitudes de remodelaciones de obras (en laboratorios), lo rubros no son adecuados, están mal caratulados, ya que aparecen como 1.500 proveedores inscritos en determinado rubro y en la licitación se presentan no más de 3 postulantes. Anteriormente se tenía acceso a los listados de los proveedores por rubro y el organismo público les enviaba la oferta. Actualmente en chilecompra dicen que no es posible tener acceso a las listas de proveedores. Muchos proveedores dicen que Chileproveedores es solo un negocio, ya que difícilmente pueden operar bajo ese mecanismo. En el área salud se presentan muy pocos proveedores. Antes del proceso de licitación se puede conversar con el proveedor. Sin embargo, después que se licita no se puede conversar con el proveedor. Hay mucho proveedores que no se manejan técnicamente en la presentación de sus ofertas, a través del portal Chilecmpra. Algunos organismos públicos para salvar lo anterior optan por capacitar a los proveedores, para poder hacer negocios a través del portal. Lo anterior ha tenido que ser necesario hacerlo dado que la capacitación entregada por Chilecompra es débil, vaga, poco estratégica. La geste que asiste se defrauda. Tanto compradores, como proveedores están mal capacitados. Los proveedores piden capacitación a los compradores, a falta de capacitación adecuada desde Chilecompra. Ejemplo de la mala capacitación es que se han dado cursos de uso del portal en que no se vé la pantalla; en otra ocasión se cayó el sistema; cursos muy masivos, en que en 45 minutos pasan todo el funcionamiento de Chilecompra; los relatores no se manejan bien en el tema. No se cumplen las expectativas de los asistentes; la gente aprende más en el día a día, usando el portal. En la mesa de ayuda no responden bien a las inquietudes de los usuarios. No están bien preparados técnicamente; en el manejo del portal, de la ley, especialmente. La capacitación debería tratar del uso del portal y leyes y normas, asociados al portal, con profesores de buen nivel. El proceso de compra es burocrático, demoroso, contiene indicadores que hay que cumplir, asociados a “platas” , incentivos; por otro lado están los plazos muy reducidos. Esto es especialmente complejo en el caso de funcionar con PMG, ya que el cumplimiento está asociado a plazos, responder a usuraos y responder a contraloría.


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Existen diferentes modalidades de compra. Por ejemplo, el contrato de suministros se hace internamente, en el servicio, para facilitar el proceso de compra, pero en varias ocasiones el proveedor no lo entiende. Existen buenas experiencias en capacitación, como las realizadas por Sonda. En la misma capcitación le resolvieron las dudas. Lo que llamó la atención es que frente a un mismo hecho de un procedimiento legar, normativo, Sonda opinaba de una forma, Chilecompra opinaba de otra manera y el departamento jurídico del organismo público opinaba de otra manera. Las dudas más complejas deben ser conversadas con la ejecutiva de Chilecompra y no solo con la mesa de ayuda. También es posible conversar asuntos más delicados con la supervisara de Chilecompra. También se dio una buena capacitación en Duoc de Alonso Ovalle. Esta capacitación trató sobre el funcionamiento de la ley de compras públicas. Sobre lo anterior, se reitera que hay proveedores que no saben utilizar el portal Chilecompra, que no saben presentarse a las propuestas. Es necesario que se ajusten las expectativas de cada fuente de apoyo que existe en Chilecompra. Es decir canalizar bien la inquietud , ya sea a través de la mesa de ayuda, de las ejecutivas o en la misma página del portal. Los encuentros, como este, entre compradores son muy buenos. La página en ocasiones se pone muy lenta, se cae. Esto trae problemas con la operatividad de la página que no pocas veces hace perder la mañana o la tarde. Se necesita más desarrollo de proveedores. Quien coordina este mercado debe estar a cargo de filtrar, seleccionar, regular a los proveedores, para agilizar el proceso de compras. En Chileproveedores cuando un proveedor queda inhabilitado no lo especifica la página, solo dice que está no inscrito. Las importaciones que se deben realizar es muy complejos realizarlas a través del portal Chileproveedores. En particular con lo que ocurre con el MOP, que requiere contratar servicios muy especializados. Especialmente incómodo es el aspecto que plantea que hay que pagar para estar en Chileproveeores como proveedor. Hay que separar la capacitación de SGP, que debe ser promovida desde el portal, de la capacitación de PMG, que debe ser promovida y es responsabilidad de la institución pública. El seminario que se da sobre SGP es buieno, solo porqué entrega las pautas y hasta las preguntas que entran en la evolución, en las pruebas. Sugerencias 1.- Facilitar las compras urgentes. La dificultad se presenta cuando el proveedor no está inscrito, no se puede publicar. 2.- Cuando hay trato directo se puede operar por resolución. Esto se hace cuando se adjudica. No se puede hacer esa resolución antes de adjuc}dicar.


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3.- Para hacer trato directo debe hacer resolución fundada. Cada asesor jurídico interpreta el tema a su manera. Por lo tanto, quedó establecido que cada institución puede hacerlo de acuerdo a su decisión propia. 4.- Mejorar la mesa de ayuda. Poner gente más capaz, más involucrada en el proceso. Que no sea solo un Call Center. 5.- Para servicios requeridos, hay problemas con proveedores que no tiene stock. Mejorar este aspecto. 6.- A los proveedores no les deberían cobrar por participar en Chileproveedores. 7.- Debería haber ejecutivos de Chileproveedores, apoyando alos proveedores en el proceso de postulación, especialmente. 8.- Es bueno contarles a los proveedores como funciona el proceso de compras del organismo público y de esta manera ellos a prendan a participar de mejor forma en el proceso. 9.- Capacitación en conjunto entre ambas partes: compradores y proveedores. 10.- Definir bien el proceso de compra de acuerdo a la naturaleza de las compras. Especialmente para compras grandes. Por ejemplo: especificar cómo podría ser eficiente un sistema en que se deba contratar a una empresa Noruega para el diseño de un puente. Este mecanismo debe ser diferenciado, más expedito. Se producen muchos problemas en propuestas en las que hay involucrados negocios por miles de millones de pesos. Es necesario hacer un registro de empresas de ingeniería internacionales. El trato es otro. Ejemplo: el MOP tiene registros de contratistas de primera, de segunda, de tercera categoría. 11.- Hay productos o servicios que definitivamente no pueden comprarse a través de Chilecompra. Debe haber otro mecanismo válido. 12.- Hay compras muy complejas en MOP, Salud; Ecuación, que no se pueden hacer en los tiempos que establecen las normas, ni con los procedimientos de Chilecompra. Hay que revisar estos casos y proponer alternativas de procesos de compra más adecuados. 13.- Desde Dibam los contratos de suministros funcionan muy bien, al crear los contratos de suministros interno, con una buena relación con proveedores. 14.- Respecto a las compras más complejas y que no contravengan la fiscalización de la contraloría, sería conveniente dentro de las misma ley vigente establecer procedimientos diferenciados para comprar. 15.- Para compras de 100, 1.000 o 4.000 UTM la plataforma Chilecompra funciona, pero para compras de 10.000, 25.000 o más UTM , se debería diseñar plataformas especiales. 16.- Realizar desarrollo de proveedores. Dibam hizo un trabajo de más de 2 años con sus proveedores, llegando aun registro de 100, desde Arica a Punta Arenas, llegando a compras de 3.000 millones de pesos. Hay que hacer trabajo con los proveedores, llamarlos, reunirlos, hacer un trabajo más personalizado.


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17.- Rescatar procesos más exitosos. Establecer formatos tipo. Actualmente, los procedimientos son diferentes, en los distintos organismos públicos, para compras similares. 18.- Se requieren asesorías en compras, criterios de evaluación, bases técnicas. 19.- Para los buenos procesos es necesario hacer una especie de jurisprudencia, es decir considerar las prácticas exitosas o buenas prácticas , para que todos las conozcamos. 20.- Hacer más periódicos los encuentros entre usuarios del sistema: enriquece mucho conocer las forma de hacer las cosas por parte de los otros organismos públicos. 21.- Estandarizar la ayuda y asesorías técnicas y lo que entiende cada servicio público de la legislación. Hoy cada uno interpreta a su manera lo que dice la ley y las normas. Incluso en regiones interpretan diferente los reglamentos. 22.- Hacer recuento de las mejores prácticas, con participación desde los usuarios. Es un método más enriquecedor de aprendizaje, que las exposiciones actuales. 23.- La dirección de compras debería homologar criterios, es decir, capacitar en cómo se opera realmente, ya que los equipos jurídicos interpretan de diferente forma. 24.- Respecto a los reclamos que hacen los proveedores sobre el accionar de los compradores , estos muchas veces no tienen fundamentos. El tema está muy abierto, poco controlado. Da muy mala impresión un organismo público al que hay hecho reclamos, siendo que éstos en su mayoría son injustificados. 25.- En el catálogo revisar las imágenes y hacer mejor filtro de fotos de varias líneas de productos que no están bien, como artículos de escritorio, aseo, entre otros. 26.- Las acreditaciones de 2 años se beberían extender por más tiempo, ya que es muy poco tiempo para implementar. 27.- Coordinar mejor con la contraloría los criterios de licitación y uso del portal, para minimizar los plazos de toma de razón, vale decir q ue la contraloría estuviera en línea y cuando lleguen las bases, a través del portal, la contraloría tome conocimiento y haga observaciones. 28.- Mandar un correo con las conclusiones de la reunión a todos los participantes. 29.- Hacer un trabajo profesional de compras, a parte de apretar el botón, vale decir realizar un trabajo de gestión más estrecho con los proveedores. 30.- Usar más los cursos e-learning, para aprender a usar más Chilecompra. 31.- Diseñar para el MOP un mecanismo propio de contratación, como lo tienen las Municipalidades y las Ferzas Armadas. 32.- Grandes proveedores para concentrar compras, como PRISA, funciona muy bien. 33.- Ampliar los plazos para adjudicación, en PMG, ya que son muy cortos. Esto genera que a veces no se compre lo mejor, por la necesidad de cumplir con los plazos legales. Tampoco el tiempo de respuesta a los reclamos es suficiente (48 hrs.).


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34.- Chilecompra debería filtrar los reclamos. Hay muchos sin fundamentos. 35.- Capacitación más específica, más técnica.


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ANEXO f.2 FOCUS GROUP COMPRADORES

ANTOFAGASTA






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Focus Compradores Antofagasta 19 de junio Hotel Radisson 18 participantes Resumen Opiniones Plataforma Chilecompra Es una perdida de tiempo porque elementos tan simples. Por Ej.: lápiz pasta que nosotros utilizamos. Ese tipo de materiales. Hay que recorrer toda la plataforma para buscar por el catálogo. El sistema al principio fue muy engorroso, pero llegamos al punto que ya es mucho más amigable. Por ejemplo, si se requiere comprar antibióticos para nosotros es súper apurado comprar. Usando el sistema son más engorrosos los pasos. Todo lo que están implementando, esta complicando todos los procesos, demasiado. Porque uno entiende que se caiga el sistema una semana, puede ser aceptable, pero va más de un mes y todavía se sigue cayendo. Contrato Marco y Mercado Público Hay cosas que se compran en el contrato marco, que resulta más caro que si se hubiera cotizado en forma telefónica. De esta última forma, sale mucho más económico, más rápido Con el contrato marco se podían comprar hasta 50 productos en un día, pero con el mercado publico, solo se ha alcanzado a comprar 15. Es más burocrático, por ejemplo ahora en el mercado público, si antes se hacen 3 pasos a hora son 9. Incluso hay que ingresar una clave antes de entrar al mercado público, eso antes no se hacia. Se entiende que el contrato marco es para mejorar dar una mejor solución, pero no ha sido así. La capacitación de mercado público se hizo en la intendencia, con muy pocos cupos y se hizo en media hora. No fue una buena capacitación. Se realizó un video conferencia sobre el mercado público y ni siquiera nuestra profesora estaba clara. Funcionamiento del sistema de compra Existe burocracia en el sistema. Si se hace una orden de compra, la firma el jefe y pasa por unas 4 o 5 manos. El sistema Chilecompra es medio complicado como todo sistema. De repente resulta engorroso, por así decirlo. Es lento. Por ejemplo hay requerimientos que se necesitan rápido.


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Si bien es cierto, se puede sacar en 24 hrs., a través de Chilecompra. Pero se necesita en una hora. Pero ahora es más lento el proceso. En el tema de los despachos también. Al final sale más caro. La compra se puede ajustar a los plazos, a lo menos con 10 días de anticipación, pero lo normal es que el requirente lo pida ayer. A pesar de existir una normativa se pone a la unidad de compra entre la espada y la pared. Cada departamento, cada unidad tiene sus propios criterios y tiempos. Para poder organizar mejor el proceso de compra, incluso existe un comité de adjudicación. Desde ese punto de vista existe más apoyados, la parte jurídica, la subdirección y sobre todo, lo principal, los especialistas, los requirentes. Lo que sucede es que Chilecompra está hecho para las grandes instituciones, donde hay una persona que esta todo el día frente al computador, solamente subiendo licitaciones, en cambio acá en regiones que entrega el material, el funcionario hace muchas funciones, lo que perjudica el buen desempeño. Relación con los Proveedores Los proveedores tienen más de un problema. Si el producto está en el catalogo debieran tenerlo, su compromiso es que cada producto que esta en el catalogo debieran tenerlo y no sucede así en la práctica. Por ejemplo, en el rubro de los muebles, de todos los proveedores ninguno satisface los requerimientos, se fijan los días de entrega y ninguno cumple. A parte los muebles te los mandan desarmados y se tiene que pagar para que te los armen, al final el valor que sale en el catalogo se tiene que sumar flete y armado. Los proveedores son malos con respecto al contrato marco, se demoran mucho. Más con el problema este de Chile Proveedores, que el proveedor regional, la pyme o el más chiquito, no están dispuestos a pagar un costo, son 16 mil anuales o semestrales. Sugerencias

- Capacitación a proveedores, especialmente en Tocopilla y tal tal, en que los proveedores no se manejan en computación y no quieren operar con Chilecompra. Se hace muy complicado comprar afuera.

- Hay dos bases las técnicas y las administrativas, las bases administrativas son de las unidades de compra. Las bases técnicas deberían ser preparadas por los solicitantes.

- Es muy bueno solicitar reuniones de los proveedores del rubro y de ellos mismo salga la idea para tener las especificaciones técnicas, porque ellos son los especialistas, que sea un buen grupo es lo ideal.

- Las capacitaciones más provechosas, que se aprende, son cuando son un grupo pequeño; seria bueno que alguien de ves en cuanto generara la instancia para compartir experiencias, personas que hacen más o menos la misma cosas; del mismo rubro.


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- Debiese haber una continuidad, una línea, que no sea tan engorroso lograr lo mismo que se hacia con dos pasos, respecto al funcionamiento del portal.

Transcripción Focus Compradores Antofagasta

- Esto es con respecto al mercado público, al nuevo formato.

- A la plataforma en general, considerando que la ley tiene, digamos, las mejores implementaciones en cinco años. Hay gente que partió como piloto, de ahí para abajo tenemos 5, 4, 3 de las más diversas formas de cada servicio en la naturaleza de la institución.

- El uso de este nuevo portal, en un nuevo formato. Esta medio complicado como todo sistema. Todo sistema nuevo tiene sus reparos, ¿no es cierto?... La experiencia personal es que como se cambió ahora hay que entrar a otras cosas. Por Ej.: se habilitó una forma de firma, cosa si estoy comprando, en el caso de esta institución, yo compro y también autorizo las compras. Apareció esta opción que pucha buscando, buscando. Al final el primer día no pude hacerlo, porque tampoco fue emitida la orden de compra. O sea el proveedor, entonces fue un jaleo más o menos. Pero al ir nuevamente, ingresándolo, buscándolo, buscándolo, van saliendo las cosas y al final. Bueno hasta el día de hoy, digamos que hemos retomado un poco el trabajo, en si, como se había hecho antes de que se implementara este nuevo formato. Mayores problemas como todos, me imagino yo. Porque como nosotros, como servicio público… no tenemos mucho movimiento, pero todo tenemos que hacerlo a través del portal. De repente resulta engorroso, por así decirlo. Es lento. Por Ej.: para comprar algo que eh… en la región podemos necesitar en forma rápida, como útiles escolares, útiles de escritorio, tenemos que pasar a través del portal para comprarlo. Si bien es cierto, es en 24 hrs...Pero nosotros lo necesitamos en una hora. No lo podemos hacer que a pesar, que por Ej. Nosotros tenemos al proveedor en el primer piso, yo con todo este jaleo comprar, emitir la orden de compra, que la reciban y que después prácticamente la despachen y ni siquiera el mismo día. Eso es mayormente el inconveniente

- Es un trámite engorroso en su experiencia? - Si - Lo que yo podría aportar al respecto es que anteriormente nosotros cuando entramos en

esto, el contrato marco, automáticamente nosotros generamos orden de compra. Cuando generalmente es rutinario. En este sistema empieza ah… a manejar todos los pasos. Pero ahora como dice aquí Francisco, es un tema engorroso, porque anteriormente nosotros entramos a determinado artículo o unidad, se llama contrato marco. Pero ahora es más lento el proceso. En el tema de los despachos también. Al final sale más caro. Porque la ley dice que para que nosotros, primero hacer el encargo electrónico, y luego verificar, pero qué es lo que pasa. Si nosotros seguimos esa regla, en se minuto eso para nosotros es totalmente engorroso, no es expedito.

- Es una perdida de tiempo porque elementos tan simples. Por Ej.: lápiz pasta que nosotros utilizamos. Ese tipo de materiales… usted Tiene que ir a recorrer todo el sistema para buscar por el catálogo. Para ir a buscar ese lápiz que nosotros necesitamos, además que para la búsqueda usted le coloca la opción y nisiquiera le arroga resultado. Eso es básicamente, son cosas pequeñas útiles de oficina que se ocupan a diario, corchetes, perforadoras, meterse navegar prácticamente y uno para un listado de Cuanto? De 20 mil pasa toda la mañana buscando.

- En el caso mío, yo tengo que ver lo que es capacitación, varias cosas me toca comprar en el contrato marco o en mercado punto y que es lo que pasa, gusto hoy específicamente estaba viendo un curso de capacitación y tuve que los expositores,


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tener alojamiento, la cena, sale 16 mil lo más económico, en tener para un servicio, una entidad pública, eso es caro.

- Pero es obligación en ese caso al menos el tema de los hoteles, contratarlo por el contrato marco, ya que esta justificado de que siempre van a ser más caro que el licitado, por eso le digo, en este caso eso lo tendrían que haber entregado las bases. En este caso a la persona que se le escapó ese pequeño detalle y quien recibe ese detalle?, somos nosotros, nosotros tenemos que buscar la solución a todo ese tipo de problemas, la gente que llega el lunes tenemos dos días para hacer las reservas y que es lo que pasa, es que al final fue totalmente carísimo y si yo lo hubiera cotizado en forma telefónica, sale mucho más económico, más rápido.

- Nosotros partimos el año 2003 con Chile Compra, al principio fue muy engorroso, pero llegamos al punto que ya es mucho más amigable, salvo el cambio que hicieron con el mercado público, ahora lo que estaba contando mi compañera, no debieran existir tantos pasos para hacer una simple licitación, además cuando uno compra medicamentos, insumos, uno le pide la opinión a los especialistas, los médicos, entonces no debería costar tanto para hacer una compra.

- Recuerda una cosa que sea ejemplo de eso? - Hicimos una licitación grande por antisépticos y hay un proveedor que mando por correo,

pidiendo que pusiéramos todos los remedios a evaluación. Hacemos un resumen en el acta, pero ahí dije yo que se exigieran todo, entonces para nosotros, para el Químico, en el poco tiempo que el tiene, y que nosotros tampoco, y por que antibióticos para nosotros es súper apurado comprar, son muy engorrosos los pasos.

- Desde esa perspectiva había alguna brecha con respecto a ustedes que fueron piloto por ejemplo y personas que tienen un poco más de tiempo.

- Por eso empezamos en octubre del 2003 y pasamos todas las etapas, por todos los cambios de plataforma y de hecho muchas de las licitaciones que se están haciendo en el área de salud a nosotros siempre nos consultan, o que fuese más fácil para ir cotizando

- Para nosotros es más fácil ahora - El problema nuestro en sí, por que nosotros hacemos muchas compras, es muchos

pasos. - Discúlpeme, de engorrosos a amigable, son dos cosas diferentes, también me imagino

que la unidad de ustedes debe haber sido creativa para ir buscando sus propias estrategias de acción.

- Son personas que recién se están incorporando y nosotras somos más antiguas. - Pero del 22 de mayo que esta un estado público, pero sabes que la semana pasada

estuvo muy lento. Con el contrato marco yo podía comprar hasta 50 productos, pero con el mercado publico, sabes que he alcanzado a comprar 15.

- Lo que pasa es que yo creo haber enviado la orden y después digo no la encuentro, comienza otra vez el proceso y como de una ves me llegan 3 veces las ordenes enviadas, entonces pienso que a lo mejor esta en marcha blanca

- En ese sentido que nombre le ponen a eso. - Yo creo que cada vez que hay un cambio en el sistema, cada vez que se hace ese

cambio, digamos que es más burocrático, por ejemplo ahora en el mercado publico, si antes se hacen 3 pasos a hora son 9. Incluso hay que ingresar una clave antes de entrar al mercado público, eso antes no se hacia. Si bien atribuye a la transparencia, es más burocrático y por otro lado cada vez que se hace un trámite al sistema, el trámite se hace muchas veces, desde que se hizo el cambio al sistema, se cae.

- Hay dos problemas, uno es muy burocrático el cambio que se hace y lo otro es que el sistema todavía te tira para afuera y que se normalice eso quita tiempo y también cuando busca los rubros, debiera salir como más general.


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- Antes de que pasemos a este tema, porque hay que ponerle un nombre a esto, que el sistema se caiga y que 8uno este trabajando todo el día, ¿cómo le ponen a eso?

- El problema del sistema, que es así desde que se esta implementando, de tecnología, de comunicación.

- Porque se supone que todo esto es para facilitarnos el trabajo. Digamos que todos los espacios que están ahí, son para todo el país, para que sea transparente, pero como dice la Srta., aquí en el fondo se ha transformado en burocracia

- Porque uno entiende que se caiga el sistema una semana, puede ser aceptable, pero ya llevamos más de un mes y todavía se sigue cayendo, es demasiado.

- El viernes yo llame al portal. Por que estaba buscando amoxicilina y no me salio nada, dipirona y no me salía, había que entrar por el navegador y buscar por el navegador, eso es más largo.

- A mi me pasó que necesitaba comprar unos pasajes por Sky y no había servicio, tenia que llamar por teléfono, sacar yo las cuentas, imaginaté, suena mal, mandas mal la orden de compra, yo creo que todo lo que están implementando, esta complicando todos los procesos, demasiado.

- La verdad es que el sistema tenemos que pensar, apunta a mejorar toda la gestión y eso es. Hasta antes que se implementara el mercado publico, yo creo que estábamos Haciendo amigos del portal, acostumbrándonos y de repente nos pasa esto.

- Esta bien, yo creo que también lo vamos a entender, por que estamos en un proceso de transición, con ajustes de la plataforma, OK, pero yo creo que aumentaron excesivamente los controles. Yo creo que la cantidad de controles apuntan más allá de lo estrictamente necesario, entre paréntesis si yo tengo malos pensamientos, aunque me pongan 50 mil controles, igual voy a hacer maldades. Entonces yo creo que eso va por conciencia de las personas, la autoridad también debiera tener presente que no puede dudar de cada uno. Están dudando de mí, están dudando del trabajo de toda una vida.

- Si uno hace una orden de compra, se la firma su jefe y pasa por cuanto, 4 o 5 manos. - Independiente de todas esas situaciones, se ha generado otro problema, retomando

todo lo que hemos hablado, entro el portal, bueno hagamos el ánimo, sigamos adelante frente a todos los problemas y nos encontramos ahora con que los proveedores tienen más de un problema. Para poder hacer una compra tuvimos que recurrir a alrededor de 5 proveedores, le mandamos la 1ra orden de compra a uno, esperamos 2 semanas, y la orden aceptada?, llamé, que pasa con este asunto, blabla, es que sabes no hay disponibilidad y por que no dicen antes y sabes que respuesta te dan, por que no se comunicaron, como va a ser responsabilidad nuestra estar preocupados si tienen el producto, si de hecho esta en el catalogo debieran tenerlo, su compromiso es que cada producto que esta en el catalogo debieran tenerlo.

- Lo peor de todo es que después uno queda mal delante de todos sus servicios, por lo que se demora, pero a mi también me esta haciendo dudar un poco de la contra parte nuestra. ¿Qué esta pasando con los convenios marco, no tenemos contrato de los proveedores, porque se supone que hay toda una bases, licitaciones que tienen que responder por el sic, responder por los precios, sucede que insistes 4 y 5 veces para llegar a la compra definitiva.


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- Como queda el departamento de adquisiciones cuando las cosas no suceden como la gente cree que suceden y después nos vamos con el marco, experiencias con proveedores a favor o en contra.

- Yo creo que los de regiones bien, en ciertos rubros, tema librería acá de repente es más eficiente pedirlos a santiago, llega más rápido, pero en otros productos santiago ofrece un plazo y simplemente no cumple y uno tiene que estar llamando y te dicen tuve un problema …

- Y en su experiencia por que cree que pasa eso. - Por ejemplo ahora con el paro de camioneros todo justificado, pero a veces hay ordenes

que se mandaron con no se cuanto tiempo, yo creo que el tema que es súper conflictivo es el tema de los muebles, yo estoy desde que empezó chile compra y le he comprado a todos los proveedores y ninguno es mi favorito, exijo los días y ninguno cumple.

- A nosotros nos han cumplido por una vez le cobraron una multa y se la descontaron de la factura.

- Yo tengo un interés, lo que pasa es que mandamos a comprar una gran cantidad de muebles de oficina y cuando uno entra a la pagina donde sale el producto, sale una tabla donde salen los plazos de entrega y flete y todo el asunto y ellos te dicen que son 10 días, yo mande el 30 de mayo aun orden de compra por unos muebles y me llegaron al siguiente día las sillas y mandaron un correo donde tenían según ellos 15 días, falta la otra parte que aun no llega, de los muebles, hoy día hable con ellos y aun no hay respuesta., aparte que los muebles te los mandan desarmados y tienes que volver a pagar para que te los armen, al final el valor que sale en el catalogo tienes que sumarle flete y armado.

- Ahora las otras cosas que tiene el marco, que tiene muchas cosas de computación, vienen con dólar, vienen las ordenes de compra con dólares, a veces a nosotros se nos produce la diferencia, a veces por un peso tenemos que hacer todo de nuevo, volver a sacar la firmas

- Y a los proveedores que se equivocaron al subir su valor, y lo suben mal, uno no tiene todo el rato, la noción de sacar la cuenta, se equivocan ellos y tu compras sin saber que estas mal, a veces tienes un recargo de un 4%, un 2,5%

- ¿Qué nivel de satisfacción tienen respecto de sus Proveedores? - Son malos con respecto al contrato marco, se demoran mucho. - Con el tema muebles es súper complicado, se atrasan, no cumplen, te tramitan, te

mandan los muebles cuando ellos quieren, se justifican con que tienen que mandarlo a hacer, al final nunca llegan cuando deben.

- La sensación que yo creo tiene el proveedor, es que una vez que tiene la orden de compra, esta seguro y le da prioridad a los clientes que tiene primero.

- Lo que pasa es que uno no consulta las bases, yo creo que son secuelas por que no hay bases.

- Yo creó que hay otro pecado nuestro, hay una parte del vendedor que hay que calibrarlo y la verdad es que nosotros y la verdad es que nosotros habremos calificado a uno y también es un pecado nuestro.

- Yo tengo que mandar la orden de compra, la factura y la calificación. - Ustedes se han referido mayoritariamente al comercio de productos de insumo, qué

pasa con los servicios, adquisiciones de equipos de alta complejidad. - He tenido complicaciones en ese sentido por el tema de los plazos, a veces uno ve que

no tiene ofertas y quiere retardar un poco más la fecha y resulta que después uno va a ver y resulta que esta cerrado, siendo que yo hice la postergación, me paso , hice el reclamo correspondiente y yo quise postergar la fecha, para poder tener más oferta y el sistema me lo acepto en el momento y resulta que después cuando fui a ver nuevamente, a revisar, no me había respetado la postergación que hice, eso encuentro


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que es grave, a mi me complica por que informe que iba ser una postergación de plazo en mi jefatura, sin en embargo en los registros aparece cerrado y eso es súper complicado.

- Eso es una mala calificación para ellos, porque yo estuve presente cuando la directora la llamo a terreno y no creyó que justamente se había hecho una prorroga de contrato y ella quedo mal, tuvo que demostrar que si hizo la prorroga, imprimirla, mostrar que efectivamente lo había hecho, que ella esta bien y que el sistema es el que se equivoco.

- Tuve las precauciones en el caso, pero si yo no huviese hecho eso nadie me cree, entonces igual hice el reclamo, pero al final la solución es que voy a tener que hacer una nueva licitación.

- Eso nos habla también de una relación que hay entre adquisiciones y otros estamentos jerárquicos de cada institución.

- Es cierto, yo creo que los dolores de adquisiciones son nuestros, nadie se mete con nosotros, porque cuando hacen una solicitud de bienes o servicios, no les importa para cuando lo piden, pueden ajustarse a los plazos, a lo menos con 10 días de anticipación, pero lo normal es que sea antes de ayer, pero es que hay una normativa de compra, la hay pero nos ponen entre la espada y la pared, no es un sistema del sistema, es que cada uno tiene su propia cosa.

- A nosotros nos costo mucho, pero del punto de vista de la ley, hacerlos entender, a ellos conscientizarlos de todo el problema costo mucho.

- Pero es que ustedes que están trabajando todos los días con ese problema, no han vislumbrado alguna forma de que esto no sea así, es extraño que solo un departamento sepa como se hacen las adquisiciones.

- La verdad es que nosotros reuniones cada cierto tiempo, se les explican cuales son las normas que nos rigen y la verdad es que cada una responde a sus propias normas y la verdad como no han habido muchas respuestas a todas las solicitudes fuera de plazo.

- Si la seremí lo acepta, seremí usted sabe lo que significa, de acuerdo al articulo, al 8 no es cierto? Que hay que justificar porque estoy comprando, compra directa, hay que hacer una buena justificación, porque si alguien reclama lamentablemente, no es lo justo, no es que yo me este lavando las manos, pero si hay que ver como cortamos esto, ahí yo creo que depende de cada jefatura en realidad, es un asunto interno. Cada jefatura tiene que saber cortar cada situación, para que no vuelvan a ocurrir, nosotros tomamos esas medidas, lamentablemente es la idiosincrasia la que pasa la cuenta

- En otro servicio hubo una queja y desde ese minuto tomaron con más seriedad todo lo de Chile compra, pero tubo que pasar eso para que recién tomaran el peso que de verdad se necesita con tiempo de anticipación y justificar todo, pero tubo que pasar.

- Igual a nosotros nos paso algo parecido y empezamos a tomarle el peso a lo que es el asunto y a cambiar muchas cosas también.

- Incluso nosotros tenemos un comité de adjudicación. - Súper importante el cambio de actitud de la alta jerarquía - Cambio de ¿Qué a que? - De actitud en el sentido que nosotros sabemos nuestro sistema de trabajo y le damos a

conocer a ellos u que tan importante era el tema de la nueva ley, no nos tomaban en cuenta de la importancia de las nuevas plataformas electrónicas, entonces cuando hubo un problema, ya a nivel más alto, recién empezaron a cambiar su actitud en cuanto a nuestro trabajo, lo importante era contar con Chile Compra y sus leyes, desde los niveles de los directores, de las subdirecciones, de todos sus puntos de vista, ahí ya hubo más apoyo.

- Desde ese punto de vista nos sentimos más apoyados, la parte jurídica, la subdirección u sobre todo, lo principal para nosotros, los especialistas.


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- Yo creo que igual es bueno que hagan público, que cuando un servicio se equivoca, por que todos después andan asustados tratando de hacer las cosas mejor.

- Todos los servicios tienen una evaluación, por que la segunda región estaba en verde, rojito de las adquisiciones de contratos directos, por que muchos estaban sin justificación, siempre con el mismo representante, otros con dos y muchos desiertos, entonces llamaron a terreno

- Para solucionar los problemas, hay que hacer licitación pública, pero hay que hacer las bases, entréguenme las bases, por que yo las bases no las puedo hacer, esa no es mi labor.

- La mayoría de los recursos del servicio es capacitación y de repente hay que hacer uno en Tocopilla o en tal tal y allá no hay proveedor y sabe que la mayoría de los dueños de negocio son viejitos, entonces a un que tu les digas inscríbanse, no lo van hacer y hay que hacer un trato directo con ellos, los complica la computación.

- Más con el problema este de Chile Proveedores, que el proveedor regional, la pyme o el más chiquito, o están dispuestos a pagar un costo, son 16 mil anuales o semestrales.

- Para ofertar no es necesario que este en chile proveedores. - Pero bueno eso trae otros problemas para nosotros porque tenemos PMG, si la

adjudicación es superior a 5 días, nosotros tenemos rojo en ese indicador, por lo tanto nos ha tocado muchas veces, muchos días de adjudicación y en rojo, justamente porque esperamos que el proveedor se inscriba en chile proveedores, a nosotros nos complica eso, así y todo ellos no quieren pagar y uno les tiene que dar miles de explicaciones y no aceptan, aunque sea de un costo mínimo.

- Antes de que avancemos el grupo dijo que no es mi labor hacer las bases? - Yo creo que hay dos bases las técnicas y las administrativas, las bases administrativas

son de las unidades, ahora las bases técnicas, efectivamente comparto que no son labor de uno, las bases técnicas tienen que ser preparadas por los solicitantes.

- Por decirlo de alguna manera, como decía Marcela, la mayoría apuntan a capacitación y yo puedo manejar algo de computación, pero no es mi tema, por lo tanto yo no voy a señalar específicamente que necesito para esto y esto otro.

- A excepción de los criterios de evaluación, que además tienen que ser entregados por la unidad, porque ellos van a medir, a que nivel, que observaciones a cada criterio es el que se requiere, ahí también hay un par de opiniones de quien tiene que hacer las bases.

- Hay que hacer comités en algunos casos. - Hay médicos que van directamente a adquisiciones y trabajan en el computador con

nosotros, hemos tratado de involucrar mucho a los médicos, a las enfermeras, a los químicos, jefes de servicio, ellos se manejan un poco más y respecto a las ponderaciones también.

- Es un 50 % a la calidad técnica yo le dijo al químico, porque yo se que ellos me pueden decir la calidad de tal o cual medicamento, la calidad de un antibiótico, por eso trabajamos con ellos, nos costo mucho sí.

- Incluso nosotros consideramos el despacho, para nosotros es muy importante. - Allá en el hospital el subdirector administrativo hace las bases, las grandes, las chiquitas

yo en mi oficina, digamos las que son de 100 a 1000 UTM las hace él. - Generalmente nosotros hacemos el cuadro de evaluación, después de que esta hecho

va recién a las unidades que solicitaron y ahí tenemos que adjudicar y subir el cuadro en el portal.

- Suponte evaluamos de 0 a 100 y de ahí depende, supongamos que hay 20 referentes, nosotros ponemos en ese lado los referentes y en el otro la calidad técnica, el precio y a todo eso le damos un valor del uno al 7, entonces depende si es que el médicamente cuesta 10 mil y nosotros pusimos en el portal que teníamos 10 mil a ese le damos una


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nota del uno al siete, a este le pongo un 7 porque cumple con el requerimiento que pedimos, pero hay gente que el producto cuesta más caro, entonces ese ya tiene una nota menor, de acuerdo se hace un valor total ahí sacamos un promedio.

- Recuerdan cuando hicimos un curso de bases y hablamos de la cosa técnica y es muy bueno solicitar reuniones de los proveedores del rubro y de ellos mismo salga la idea para tener las especificaciones técnicas, porque ellos son los especialistas, que sea un buen grupo es lo ideal.

- Si tú te pones a pensar cuántas veces que necesitas hacer eso, si tienes tiempo para hacerlo, porque no puedes citarlos para mañana de un día para otro.

- Pero yo digo, licitaciones complicadas, de alto costo vale la pena, te sale una buena licitación, si licitamos mal tenemos que hacerla dos o tres veces.

- Nosotros en Calama en el hospital, tenemos siempre el problema de la minera, entonces todos los costos se suben hacia el cielo, entonces es complicado trabajar cuando tenemos que licitar.

- Somos muy pocos atrayentes, en ese sentido con los proveedores, no les llamamos la atención.

- Si yo me voy de vacaciones, yo no entrego la clave, porque es mi responsabilidad. - Las buenas capacitaciones están en santiago y tú sabes lo que significa para nosotros ir

a stgo, no podemos ir, un pasaje 250 mil, no puede uno, todos menos. - Ahí volvemos a lo mismo los recursos son escasos, no podemos acceder a esas

actividades, a lo mejor Chile Compra debiera obtener algunas rebajas para poder viajar. - Yo en general las capacitaciones las he encontrado buenas, las que hemos tenido acá,

la buena fue la del año pasado que tuvimos acá y que estaba dividida en 4 etapas, incluso se dijo que al final iba a ver una certificación de la que nunca más se supo.

- A veces se piensa que cuando una va a capacitarse, creen que te mandan de vacaciones, también pasa que los cupos son escasos, la ultima de mercado público se lleno rápido.

- Yo le dije a mi jefe que casi no me anoto en las capacitaciones regionales, el año pasado casi todas de 100, el 95 eran de contrato marco del neumático, cosas que casi uno no hace.

- Nosotros nos sentimos el control, cada vez es para las personas que aportan en Chile compra, no para el gobierno, porque si uno comete un error, “pero sancionan a la jefatura Superior”, depende mucho.

- Yo quiero decir algo en cuanto alas capacitaciones, yo creo que las más provechosas, que uno aprende, son cuando son un grupo pequeño, las realidades son diferentes, por ejemplo cuando citan salud y educación juntos, es informal y poco provechoso, seria bueno que viera alguien de fuera de ves en cuanto y compartir experiencias, personas que hacen más o menos la misma cosas.

- Por ejemplo mi servicio, llevo varios años dentro de la planta y nos han dado capacitación y nos traen alguien de Chile Compra y estamos todo un día o dos y quedamos bien. Pero ahora el tema de que comienza mercado publico, pero si no me han capacitado como yo lo puedo hacer bien, me pasan el manual y hay cosas que yo no entiendo, aquí yo creo que debieran haber capacitado antes de.

- ¿cómo creen que empezó Chile Compra? - Terrible, se caía a cada rato. - Pero ahora el mercado público igual esta un rato y desaparece. - A mi no me gusta - Yo no entiendo se supone que el contrato marco es para mejorar dar una mejor solución. - La primera vez que yo me metí al mercado publico, me encontré con la sorpresa que te

pedía resolución, cuando uno no sabe, para que voy a hacer una resolución, para algo que ya esta resuelto?. Porque ese pasó que antes se aprobaba en tres pasos, ahora se


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envía una lista. Al final al segundo día lo que tuve que hacer, paso de largo, si me lo pide, ahí me pongo, yo no se porque hicieron esto, son pasos que están de más, antes eran tres, ahora 7, nadie los pesca.

- La capacitación de mercado publico se hizo debatito de la intendencia no se si alguno de ustedes alcanzo cupo, se hizo en media hora, dieron la explicación de todos los pasos que no corresponden, ahora habría que pedir una capacitación a santiago y que nos expliquen a cada uno porque nos hacen engorroso el sistema.

- Lo que sucede es que Chile compra esta hecho para las grandes instituciones, donde hay una persona que esta todo el día frente al computador, solamente subiendo licitaciones, en cambio acá en regiones que entrega el material, que contesta el teléfono, que hace muchas funciones, tienen que entender que nosotros no somos tan grandes como en Stgo.

- Yo soy encargada de ONGs y trabajo en finanzas, a nivel de operatividad es nula, pero agradezco la invitación por que recibo hartas quejas y me sirven para el análisis de los indicadores, nosotros como intendencia tenemos pensado hacer reuniones de cada departamento, que digan cuales son sus funciones para que podamos retroalimentarlos y ayudarnos, para que nos pongamos empaticos con lo que hace uno y lo que hace el otro y así podemos tener una posible solución.

- Sabes lo que pasa de pronto hay un abogado que participa, porque si el abogado es del equipo también es usario.

- Si porque las problemáticas son siempre las mismas - Siempre la tecnología en marcha blanca, cuando no es la adecuada caduca al sistema. - Nosotros tuvimos un video conferencia allá en mercado publico y ni siquiera nuestra

profesora esta clara, pero no porque sea poco clara, es que ella misma dice, esperen un poquito, porque esto va a cambiar, no pueden hacer una capacitación porque lo que se va a pinchar acá después puede ser en otro lado.

- Claridad para que nosotros podamos hacer algo un poquito mejor. - Debiese haber una continuidad, una línea, que no sea tan engorroso lograr lo mismo que

se hacia con dos pasos. - Antes se dijo que se iban a implementar firmas electrónicas, todavía no esta, nosotros

tenemos que hacer dos veces la orden de compra, aparte que se agregaron los compromiso, que es otra cosa aparte.

- Yo pondría que las órdenes que arroga el portal se puedan validar como parte del sistema interno, para evitar hacerlo dos veces, digamos que la misma orden que uno imprime se pueda firmar.

- Eso depende del servicio, porque en el caso mío saco directamente la orden de compra. - Pero la firma - Clara, voy y la saco en forma manual a mi jefe por sistema.


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ANEXO f.3

FOCUS GROUP PARA COMPRADORES REGIÓN DE VALPARAISO






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INSTITUCION Nº de participantes

DRCN FONASA

1

Hospital Peñablanca

1

Servicio Agrícola y Ganadero

4

Gendarmería V región

2

Hospital C. Vicuña

5

JUNJI

1

Hospital La Ligua

1

Secretaria Ministerial de Educación

1

INDAP Región Valparaíso

2


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DESARROLLO

1 ¿En qué etapa de desarrollo se encuentra el Programa de Mejoramiento Continuo (MPG)? Moderadora: Lo ideal es que nos cuenten qué ha significado para ustedes el PMG, en relación a participar en ChileCompra, les ha facilitado y cuál es la experiencia que tienen al respecto. Desde el punto de vista de las encuestas, no todos tienen PMG y existen distintos niveles. Juan Carlos Barrera, JUNJI V Región: En lo personal yo trabajo para desarrollar mi pega, no estoy pensando en el PMG cuando estoy trabajando, el PMG es una cuestión adicional a mis funciones, no me facilita, yo hago mi trabajo y esto está relacionado con el PMG, esto no tiene ninguna relevancia. Preguntan ¿cómo lo hacen con el PMG?, A lo que Barrera señala, igualmente tenemos auditorias en Santiago y nos piden los informes, pero yo trabajo en función de cumplir mis metas como lo he hecho siempre. Alberto: A los que tienen PMG les ha facilitado el trabajo. Barrera: Insisto no tiene ninguna relevancia, no me facilita tener PMG. Fonasa IV y V región, yo estoy con lo que dice él, el PMG es transversal, pero uno trabaja porque es responsable, y tiene que cumplir una función lo mejor posible, a todas las dependencias de FONASA a nivel nacional, que nos estamos certificando ISO 9.000, nos une en pos de un trabajo de calidad y se nos ordena un poco la cosa, pero trabajo con o sin PMG. En el caso del Hospital Claudio Vicuña de San Antonio, nosotros no tenemos opinión al respecto, porque no lo tenemos, nuestros procesos van por otra vía, pero en una similar condición; como los hospitales están en búsqueda de la autogestión, si somos auditados una vez al año, uno de los tantos ítem es el de compras y son distintos objetivos los que nos revisan. A parte de eso uno tiene que responder al cumplimiento de metas, compromisos anuales, pero casi ninguno relacionado con el tema de las compras, es más el tema de la autogestión de lo que nos auditan. Nosotros también como Gendarmería estamos trabajando con el PMG en varias unidades penitenciarias, este nos facilita para hacer nuestras bases, ya que estas son muy especificas en ciertas áreas y a lo mejor el encargado de compra no las maneja y tiene que aprender a realizar las bases, siempre existe el problema que el encargado de compra no tiene como reclamar lo que necesita, la calidad es muchas veces inferior a lo que uno espera. En el caso particular mío yo veo contratos de obras y a mi me complica lo de ChileCompra, porque sólo puedo poner cosas de carácter informativo, porque tenemos que subir la licitación, pero nosotros nos regimos por los estatutos del MOP, entonces llega gente por el portal y para nosotros es muy complicado, por eso estamos aquí para que nos aclaren como trabajar con ChileCompra. El abogado de Gendarmería, dice que los problemas que han tenido es básicamente lo que dice relación con la capacitación de las personas en ChileCompra, si bien es cierto, por la experiencia que hemos tenido en estos años el sistema informático es expedito en ciertas


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cosas, uno a través del portal puede comprar, pero no obstante, ha tenido un efecto paralelo que ha sido bastante inerte, primero el problema de la capacitación y segundo el problema del documento en papel y hay que tenerlo además en le portal, entonces hay un problema que no sé como lo pueden solucionar, porque no se ha implementado el sistema de la firma electrónica para los organismos públicos, ojo que para las auditorias piden documentos, qué significa eso, tiene un efecto bien grande, tenemos que tener la información en papel y en el portal, es un defecto que tiene ChileCompra. El segundo defecto, si bien es un sistema bastante expedito trae aparejada una situación compleja que es con los proveedores, ejemplo los convenios Marcos, tengo entendido que en la región no participa ninguno, son todos de Santiago. Una señora dice, en este tema yo he tenido bastante problemas con Rabie. Abogado de Gendarmería: Uno de los principales problemas es el de proveeduría en el tema de alimentación, ojo un día que no le demos alimentación a los internos puede genera un motín con consecuencias graves, para los hospitales debe ser lo mismo, yo no se hasta que punto es transparente el sistema, porque comprando con los convenios marcos gastamos millones de pesos, ya que, no es lo más económico sino la primera opción que nos arroja el sistema. Cuando uno licita hay que hacer las bases y por sobre ciertos montos hay que enviarlos a la Contraloría, esto significa que debo enviar en septiembre del año anterior para tener los fondos para el año siguiente, ese es el punto que quiero poner los temas que nos afectan a todos, son los convenios marcos, la mayoría de los proveedores de estos no están en las regiones. En resumen los principales problemas que yo veo son la capacitación el tema de los proveedores en convenios marcos, la carga de trabajo que tenemos y que se ha recargado más con el tema de ChileCompra y el PMG que nos exige y esto significa que todas las platas públicas deben ser gastadas a través del portal , esto a veces tiene una complicación ya que hay compras de emergencia que también hay que hacerlas a través del portal, más menos estos son los temas fundamentales, otro tema es el famoso contrato de ejecución de obras, que nosotros le hemos dado bastantes vueltas, porque gendarmería pidió un pronunciamiento a la Contraloría, ya que nos regimos por el MOP y lo debemos publicar en ChileCompra, lo resuelto por la Contraloría es que no hay una funcionalidad todavía en el sistema con la naturaleza del contrato de ejecución de obras, no se pueden poner en el portal, este tipo de contrato se ven en forma directa. 2 ¿Saben elaborar los términos de referencias y las bases de las licitaciones? Hemos aprendido en el camino, todos hemos aprendido de forma autodidacta, hemos leído el reglamento, tomando como muestra otras bases, que están alojadas en el portal y ahí hemos ido haciendo nuestras propias bases, viendo que nos sirve y que no, le ponemos y le sacamos de acuerdo a las necesidades de nuestra licitación. Yo vengo de INDAP y ahí de nuestra central nos mandan los términos de referencia se acomodan a lo que necesitamos para trabajar sólo en la unidad. No ha habido una capacitación real para elaborar las bases, nosotros como hospital de San Antonio participamos en varias capacitaciones tanto en Valparaíso como en Santiago que hacía ChileCompra, incluso en San Antonio capacitábamos a nuestros proveedores, porque los proveedores son los más importantes en esta parte, tenemos que capacitarlos porque hay muchos que no saben incluso usar un computador, tuvimos que partir desde ahí, entonces hemos tenido bastante capacitación, lo que no ha ocurrido después hubo un cambio en esta cosa, incluso hemos tenido bastantes problemas con funcionalidades que hemos tenido que llamar a ChileCompra, hace poco tuvimos un problema al pinchar las ordenes de compras no


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se veían, no estaban en el sistema y las tuvimos que digitalizar todas nuevamente, y ustedes comprenderán que cuando uno está trabajando necesitas las ordenes de compra, llamamos para hacer el reclamo y no nos dieron ni siquiera el reporte, después volví a llamar y le insistí a la persona que para mi era un problema gravísimo me dijeron que en un plazo de cinco días hábiles me resolverían el problema, pero tuve que volver a llamar y ahí me enviaron un correo diciendo que habían solucionado el problema. Nosotros nos sentimos alejados de la mano de Dios, porque no tenemos la certeza que las cosas se van a solucionar rápido, todos los fin de mes es enfermante entrar al portal, estamos trabajando y nos tira para afuera y como no se puede guardar se pierde toda la información, es estresante, la gente llega muy cansada a sus casas. 3 ¿Para los proveedores existe un sistema de reclamos, para ustedes también? Si, existe un número 600, se hacen a la operadora que contesta, pero ahora no está como era antes en un solo lugar se respondían todos los problemas, ahora la derivan a otra y otra parte a otros teléfonos, entonces se hace más lento el proceso, se hace sumamente cansador y crea muchos conflictos. En una ocasión que llame al 600 la niña me hizo enviarle todo lo que aparecía como error se lo envíe y me dijo que me iban a contestar a la brevedad, nunca tuve respuesta. Al llamar al 600 me encuentro que las respuestas no eran como las que daban antes, saben menos, una vez la persona me estaba retando, yo le dije que le estaba haciendo una consulta, como en 2 ó 3 casos me ha pasado lo mismo, no contestan los correos, uno pregunta y no saben, al final uno se las debe ingeniar solos. El problema radica muchas veces que las personas que están en el call center no están bien preparadas. Uno trata de hacer lo mejor posible, pero se encuentra con ese tipo de problemas, hay harta ineficiencia ahora en el portal. Juan Carlos Barrera de la JUNJI, dice no es sólo la señora la que está teniendo problemas, al abrir la página sale un mensaje que están solucionando los problemas. Hace más de un mes que está apareciendo el mensaje. Según lo que me han informado, hay un cambio de plataforma y están en marcha blanca. 4 ¿Les informaron que iba a ver un cambio de plataforma? El año pasado nos informaron. Carmen del Hospital de San Antonio, si comparamos lo de antes con lo de hoy, antes era mucho mejor, porque, teníamos altiro una respuesta, solucionaban los problemas, y ahora no se saben quienes son los ejecutivos, no hay un correo donde preguntar, nosotros somos los que tenemos que trabajar en directo con los proveedores. Ahora sale una grabadora y lo pasan de un lado para otro y no le dan respuesta, al final uno se aburre y cuelga.


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5 ¿El plazo para hacer las propuestas por parte de los Proveedores está bien? Si creemos que es el adecuado. Alberto: Según los proveedores demasiado corto, sobre todo para los que nunca han ganado una propuesta. Para mí como ejecutiva, lo encuentro que está bien, porque tengo que salir luego de esto y entrar en otro proceso. Pero creo que ChileCompra no sólo le tiene que dar oportunidades a las empresas grandes que tienen gente especial para eso, tienen que poder participar todos, pero para las Pymes es poco el tiempo, para ellos deberían dar más tiempo. 6 ¿Cómo ven a los proveedores Pymes, especialmente a los de la región y se espera que les puedan comprar a ellos? A mi me gustaría comprar a personas de la región, nosotros somos de Quillota, pero siempre nos encontramos con los proveedores grandes: Prisa, Rabie, Comercial Pacífico que general son más abastecidas, la gente de negocios más chicos le tiene miedo, desconfianza, no tiene como acceder. Abogado de Gendarmería: Yo quiero ratificar lo que dijo la colega, si hay transparencia en las compras públicas deberíamos ver cuantas compras se hicieron en las grandes empresas de este país, las compras están altamente concentradas, sin duda, es cosa de ver las estadísticas a quienes se les está comprando, entonces si vemos el gran problema es que son todas empresas en santiago, se debería trasparentar más el sistema, porque siempre salen favorecidos algunos. Carmen del Hospital de San Antonio, los pequeños empresarios no quieren inscribirse en ChileCompra y menos en Chile Proveedores, por el sólo hecho que tienen que pagar. Ahora la ley dice que tienen que estar en Chile Proveedores y tienen que adjuntar un montón de documentación, la gente dice que esto es un puro negociado, no les gusta y no hay caso. Abogado de Gendarmería: Si vamos hacer una cuestión transparente no podemos dejar fuera a los supermercados de la región, antes nosotros le comprábamos, pero por la ficha única de Chile Proveedores, muchos no se inscribieron o no la tienen actualizada, porque no saben, no tienen los recursos, no tienen gente capacitada, incluso nosotros los contactamos por teléfono para alentarlos a inscribirse pero no dio resultado, antes en el penal de San Antonio se comía pescado frito o mariscal todo los viernes, ahora tenemos que comprarlos congelados, porque, los pescadores no saben, no tienen la capacidad. Se sienten reacios a la tecnología, hasta uno mismo, me cuesta entender por qué tienen que pagar para inscribirse. Carmen: Queremos que las Pymes participen pero ellos no tienen los $30.000 para inscribirse, pero por otro lado la ley exige que deben estar inscritos, si no están en Chile Proveedores deben llevar una pila de papeles y no tienen tiempo ni recursos para hacerlo, entonces se abstienen de participar, por lo tanto, nosotros no le podemos comprar, porque estaríamos infringiendo la ley. Por una parte se quiere ayudar, pero por otra se obstaculiza.


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Al final le tenemos que comprar al grande, que lo bueno que el despacho es rápido, en menos de 24 horas uno tiene el pedido. 7 ¿La normativa existente es la adecuada para el proceso de Adquisiciones? El de FONASA dice: En el caso de capacitación es poco flexible, ya que el presupuesto es alrededor de $4.000.000 y un plazo de 5 días para hacer la licitación y es muy difícil conseguir todo lo que se nos pide, no alcanzamos hacerlo porque son muchos departamentos involucrados y no siempre están las personas para entregar la documentación y esto perjudica la meta de ChileCompra, ojala se pudiera alargar más el plazo o hacerlo más flexible. Jennifer: el proceso de evaluación también nos complica. FONASA: En el tema de capacitación falta un medio más surtido de licitación por ejemplo en los términos de referencia para tener mayor información. Gendarmería: Hacerlo por el sistema on line nos complica porque nosotros compramos unos uniformes para el personal a través del portal y resulta que salieron fallados y no tuvimos a quien reclamar los datos que aparecían en el portal no eran los correctos, entonces el sistema soporte papel es clave, que ChileCompra lo trata de evitar, pero es clave porque me da confianza, porque no sabemos si la información está vigente o no. Otro punto son los criterios de evolución, ¿ustedes hacen las fórmulas?; en este sentido cuesta mucho, porque muchas veces no están capacitados y ChileCompra exige que vayan los puntajes, las ponderaciones… 8 ¿La ley exige que tengan una garantía para los proveedores, qué tipo de garantía les exigen ustedes? Jennifer: Sobre un monto determinado se les pide garantía, sino no y la ley lo que exige es una boleta de garantía. 9 ¿Por qué en vez de una boleta de garantía no se les exige una póliza de seguros? Carmen: Cuando uno pide una boleta de garantía desanima a los proveedores a participar y eso no es bueno. Juan Carlos Barrera: La ley obliga a una boleta de garantía no ha otro instrumento, sobre todo a los contratos de obras. Gendarmería Mujer: La ley exige la boleta y no una póliza, los anticipos se hacen contra boleta de garantía, para cualquier monto. Juan Carlos Barrera: Nosotros no pedimos boleta de garantía por montos bajos, pero si boletas de fiel contrato para el evento de un incumplimiento.


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10 ¿Las bases de datos ustedes creen que están actualizadas? Alberto: Hace la salvedad que para ubicarlos se vieron las últimas 60 adquisiciones y se contacto uno por uno, hay un problema grave con las bases de datos que no están actualizadas el mejor reflejo fue el del señor de FONASA el es el encargado de capacitación y como las últimas adquisiciones hechas por FONASA V región fueron en capacitación fue nominado. No queda otra tenemos que sacar todos los datos de ahí, lo hacemos por rubro. 11 ¿Los catálogos de productos son amplios por categoría? Son amplios pero son medios extraños, el catalogo no es específico, es engorroso, aparece cualquier cosa, menos lo que uno busca. 12 ¿Existe desarrollo de proveedores, tal como el PMG lo exige o la Norma ISO? El portal no permite eso, por un lado se nos exige el desarrollo de proveedores y por otro lado no se puede hacer. Lo ideal sería tener un catastro de proveedores, pero el sistema siempre vuelve a cero. Juan Carlos Barrera: Se debería poner en el sistema de evaluación La compradora de Quillota dice: Con los convenios marcos no hay mucha opción de elegir a un proveedor porque tú primera opción son los convenios marcos; yo siempre le compró a Rabie aunque he tenido algunos problemas, ellos no tenían algunos productos, traté de comprar en otro lado y el sistema me lo rechazó porque eran de regiones tan distantes como es la I, y me deja de brazos cruzados, como hospital no me puedo quedar sin alimentos y ahora desapareció del convenio marco el arroz. 13 ¿Los plazos para revisar las propuestas son efectivos? Tienen un plazo de cinco días, es bastante engorroso, ya que, hay que hacer muchas cosas y tienen muchos pasos, pero el gran problema es que son de corrido, deberían ser días hábiles. 14 ¿El nivel de cumplimiento de los proveedores? Hospital de Quillota: El problema es que no siempre traen las cosas que uno pide, muchas veces uno pone lo que aparece en el sistema y no llegan. Abogado de Gendarmería: Los estatutos los pone la Dirección de Compra, no nosotros; si no llega lo que nosotros especificamos en las bases, se estipulan multas por no cumplimiento, en este sentido a Rabie se las hemos aplicado. 15 ¿Ustedes necesitan capacitación, cuáles son los temas y de qué forma les gustaría la capacitación presencial o e-learning?


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Hay que tomar la capacitación a nivel de servicio, es distinto lo que hacemos cada uno de nosotros, y se debe hacer aquí en la V región, porque las realidades son distintas a las que hay en Santiago. Es bueno hacer capacitación presencial y no e-learning, si las hacemos por Internet las tenemos que hacer en horario de trabajo y por nuestra carga de trabajo no la vamos a poder realizar. Las capacitaciones que se han hecho a lo largo de estos años, son cosas de un par de horas, no creo que una persona vaya a aprender mucho. Es lo mismo nos enseñaron a usar la plataforma sin computador (RISA GENERALIZADA). Las capacitaciones deberían ser presénciales y por entidades, para que sepan como es el trabajo. Juan Carlos Barrera: Yo tengo otra opinión, está bien que se hagan por instituciones, pero este tipo de reunión sirve porque aparecen cosas que como servicio no se da cuenta, pero son de gran utilidad. Yo partiría con una reunión como esta para ver que temas se podrían tratar, porque no se debería ahondar en ciertas cosas que tenemos resultas, sino que buscar el tema donde se necesita más apoyo. En el ámbito normativo falta formar, no hay abogados en todas las instituciones, entonces los funcionarios se deben manejar con lo que tienen y lo mejor no es suficiente, es un problema aquí de formación Gendarmería: Lo que yo destacaría aquí es la uniformidad del sistema de compras, para todos los parámetros que debemos manejar: licitaciones, bases, parámetros, evolución, etc. Que exista una tabla estándar para evaluar, porque gendarmería se rige distinto en el contrato de obras, hay que conocer la ley para efectuar dicho contrato. Juan Carlos Barrera: Hace una salvedad que entre organismos públicos están excluidos de llamar a licitación. Lo que se necesita es formación en la elaboración de contratos y hacerlo en un horario que se pueda aprender y que se haga con computador y no sólo con teoría y que la capacitación sea buena, no sacamos nada con estar todo el día si la capacitación no es buena.


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ANEXO f.4

FOCUS GROUP COMPRADORES BIO - BIO






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Focus Compradores Concepción 18 de junio Hotel Terrano 14 participantes Resumen

Opiniones

Convenio Marco y procesos de licitación

Rescatar experiencias de otros organismos públicos, se reciben y entregan aportes. Particularmente en convenio marco.

En convenio marco existen dificultades, es rápido pero tiene problemas, por ejemplo fletes no considerados y otras situaciones que encarecen y obstaculizan.

Dificultades de la aplicación de la ley en el uso del portal. Una forma de compra más eficiente es bajo las 100 utm. (trato directo).

La licitación pública es más compleja, por lo que se van a las menos de 100 utm. Es la que más se usa en la región.

El trato directo es más corto el proceso (CO). Casi todos utilizan este mecanismo

Las urgencias se pueden salvar con contratos de suministros o servicios.

Los planes de compra se han ido perfeccionando. Se gestionan mejor, son más flexibles, se ajustan a los requerimientos.

Las compras importantes se hacen por licitaciones públicas. Las CO son las excepciones, los detalles.

Las licitaciones públicas tienen un mayor respaldo para el comprador, está más resguardado. El CO es menos “controlado”, es menos riguroso (sin garantías), para hacerlo más rápido.

Relación con proveedores

Existen proveedores que no cumplen requisitos, ya que no están inscritos en chileproveedores.

La plataforma hace difícil la gestión de compra. Sobretodo para los proveedores, que tienen menos manejo en computación.

Plataforma Chilecompra

Es positivo en el sentido que existe resguardo en la compra, sobretodo en las más complejas.


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Hay detalles en el funcionamiento del portal, que mejorando podría hacerlo más rápido y menos complejo en su uso. Por ejemplo, buscar las calificaciones de los proveedores es demoroso. Tiene muchos filtros.

La especificación de los rubros en el portal no es la más adecuada, por ejemplo “carpintería” no está catalogado, por lo que sería conveniente hacer una encuesta de los rubros más usados, para incorporarlos al portal.

Equipos de trabajo de la Unidad de Compra

Existen organismos en que existe un completo equipo a cargo de la gestión. Hay varias manos por las que pasan las licitaciones, por lo que su aplicación es más eficiente.

La situación de los equipos humanos, en la mayoría de los servicios, no existe un completo equipo, es más existe una sola persona que hace todo, por bajos recursos, que hacen cometer errores, por exceso de trabajo.

El recurso humano es escaso para abordar las diferentes tareas de la gestión de compra. De las 8 hrs. De trabajo, varias son para otras labores.

Cuando existe un equipo más completo, exclusivo en la función de compras y se da autonomía a los equipos, la gestión de compras funciona de mejor forma.

El no estar 100% dedicado a la función de compras, se retrasan los procesos, se cometen errores, se complica evaluar los procesos anteriores, revisar mejor, se adjudica más lento, entre otros.

Mayor relevancia en todos los servicios a las compras públicas, para establecer criterios mínimos de funcionamiento, ya sea desde el equipo humano, equipamiento, procesos de gestión.

Reunir al equipo completo del establecimiento e informar de cómo funciona la función de compra y cómo se relaciona con los requirentes, dirección, despacho, legal, etc.

Darle relevancia a la unidad de abastecimiento, dentro de cada servicio.

Capacitación

En la capacitación deberían incorporar a todos los actores en el sistema de compra y no solo la unidad de compra, si no también con quien se relaciona al interior del servicio.

En Concepción se ha hecho muy poca capacitación presencial. El año pasado se realizó una actividad para 25 personas. Lo que más tenemos es e-learning, pero la gente no se mete mucho.

Retomar el ejecutivo por rubro, en terreno. Coordinar a los servicios del área. El 2007 se cortó al ejecutivo. Hoy solo es posible la comunicación por correo y fono.

Se realizaban charlas sobre temas relevantes por área, ej. Salud, para tratar temas comunes en los servicios, unificar criterios, intercambiar sobre sus prácticas.


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La formación, la capacitación se ha ido diluyendo y enfocando de mal forma. Se requiere una capacitación operativa y otra gerencial, especialmente en normativa, para que entiendan mejor la labor de la unidad de compra y asignen los recursos necesarios.

Las capacitaciones están muy concentradas en Santiago. Incluso otras gestiones, directamente con Chilecompra, para mejorar la respuesta es más rápida, ya que no vienen muchos profesionales en regiones (vienen poco) para resolver situaciones.

Funcionamiento del sistema y relación con Chilecompra

En los PMG, se requiere más apoyo para funcionar mejor en función de su cumplimiento. Se deben cumplir las metas, de lo contrario afecta el bolsillo. Nos obliga a estar más atentos al proceso, a cumplir los plazos, ver que cumplan los indicadores.

Chilecompra está más enfocado a responder a proveedores, ya que las respuestas a compradores es lenta, o no responden.

Frente a reclamos de proveedores, la respuesta es muy rápida, respecto a la respuesta a compradores.

Debería haber un organismo rector, que esté más atento al funcionamiento de las unidades de compra, más allá de Chilecompra.

Los medios actuales de comunicación, e-mail, fono, no son expeditos. Las respuestas son lentas o no llegan. Hay ejecutivos por fono, correo, por área, pero que no expedito ubicarla.

Propuestas

Que Chilecompra sea más preactiva, para recibir la retroalimentación de los organismos de compra, a través de correo, presencial (como este focus, que es una buena forma).

Hacer pequeños cambios, a través de encuestas telefónicas, entrevistas, focus. Estos medios hacerlos más periódicos. Sobre temas más específicos.

Hacer una red de apoyo entre los servicios o temas similares, en el que los propios usuarios se apoyen en buenas prácticas.

Hacer una red de abastecimiento, dirigido por un ejecutivo de terreno desde Chilecompra, ya que los propios usuarios han costado que se organicen en forma local.

En la décima región hay una red de abastecimiento, coordinada desde un ejecutivo Chilecompra e incluso se organizó una feria.


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1º Focus – Compradores – Concepción

¿Que competencia o áreas podrían ser mejoradas en el sistema de compras y como se podría generar un autodiagnóstico a este proceso?

Se podría indicar primeramente lo que ocurre con el convenio marco. Lo que ocurre con algunos servicios que han logrado cierto espertiz con ciertos artículos o elementos que regularmente adquieren. En una oportunidad nos paso con el convenio marco que para la Junaeb, pero otros servicios igualmente lo han podido utilizar y con la experiencia de ese servicio publico se ha traspaso la metodología de trabajo y el proceso de compras.

¿Como te ha servido?

Nos ha servicio para rescatar experiencias de ese servicio y conocer como se ha el proceso (metodologías y tips de proceso y no cometer errores en los proceso de compras. De esa manera se van entregando aportes entre organismo estatales, por ejemplo el catalogo electrónico porque algunos lo ocupan mas que otros, aun cuando unos les conocen y saben como sacar mayor provecho y conocer el mercado (a los proveedores y obtener una mayor información).

En el caso particular tuyo. ¿Cómo funciona el convenio marco en tu organismo?

Lo que primero que revisamos de acuerdo a la normativa vigente, si no encontramos las especificaciones técnicos ocupamos la licitación.

¿Como evalúas tú el funcionamiento del convenio marco en tu servicio?

En algunas cosas es efectiva, en cambio en otras cosas no. Porque tenemos diferencias de precios por el valor de flete por ejemplo, porque es un costo que no estamos dispuestos a pagar.

Muchas veces la forma como se genera el proceso de compras no es el adecuado porque se desconoce la normativa vigente y se generan omisiones o vicios en el proceso de adquisiciones.

Puede ser que el marco normativa es subjetivo al momento de aplicar. ¿Cuales son las principales dificultades que ve al funcionamiento del portal?

La normativa vigente se aplica a la opción de portal y esta regulado bajo las 100 UTM, es lo común que nuestra unidad compra. A referencia la articulo 8º. Muchas veces se ajusta a las compras directas que están bajo las 100 UTM para acomodar a nuestras necesidades de compras y así cumplir la normativa vigente. La mayoría de las veces se utiliza la forma de la O.C. para solucionar las compras requeridas. También se habla de las compras parcializadas que no se ha se debe hace porque si supera las 100 UTM se esta transgrediendo la ley. La ley también indica de la excepción en las compras que es la instancia que nosotros utilizamos y nos respaldamos para ajustarnos a la normativa. El 95% de los servicios públicos utiliza este mecanismo de O.C. Existe también cuando se hace menciona a la compra de un mismo articulo pero con dos procesos distintos no se infringe la normativa.


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No hay que olvidar la generar del plan anual de compra que tiene en forma particular cada servicio y que no debería afectar cuando se generar una solicitud espontánea, que no incluye el plan de compras.

Existe también el ejemplo es cuando un director de servicio requiere comprar una maquinaria y contra ese sentido se clasifica como compra espontánea.

El plan de compras permite cambios continuos en el proceso de compras y estaba orientados al mercado proveedores tuviera la información de potenciales demandas y organizar el proceso de compras y contratos de compras. Inicialmente era un proceso de ingresos de planes de compras muy largas y complejas.

¿El plan de compras se cumplía en un inicio?

La mayoría de las veces no porque era un proceso constante de cambios, sumado que a este plan de debía informar de cambios que se fuesen realizando para mantenerlo actualizado. Era bastante flexible aun cuando se indicaba inicialmente que era rígido.

¿Ustedes piensan que el sistema de compras actuales es mejor?

Como elemento de gestión es una cambio de switch y era inicialmente para detallar los requerimientos y actualmente ha permitido realizar un proceso mas adecuado de gestión de las compras. La gran mayoría hace optado por las O.C. como acciones complementos en las compras. Actualmente casi todas lo realizamos con las Licitaciones para hace cumplir la normativa.

¿La licitación pública asegura una gestión mas clara que una orden de compra?

Existe mas respaldo para el resguardo de la orden de compras y además existe un contrato pero no existe tanto tiempo y respaldo formal de compra. Muchas veces los montos de presupuesto no superan los 3.000.000 de pesos por lo cual si el recurso es mayor debo generar una licitación porque supera los 100 UTM y se genera una demora excesiva por la agilidad de los productos o servicios de cada servicio involucrado.

Muchas veces cuando se trabajan con montos bajo los 100 UTM uno se va obligado a generar una licitación pública asociado con toda la tramitación asociada y aplicar así normativa vigente.

¿Cada productos o servicios se adecuan bien a las herramientas diseñadas (orden de compras, licitación pública, convenio marco?

Nos satisface cada unos de los proceso y existe una identificación de cada tramo de acuerdo a la necesidad. Existen pasos que uno puede ser mas expedito, peor lo que ocurre que el portal no es tan amigable para cumplir con los requerimientos y muchas veces no existe mucha variedad de proveedores y ocurre en algunas oportunidades. Además, un trámite engorroso en la realización de la solicitud de requerimiento de los servicios demandados para cada servicio estatal. En cada aspecto debe ser considerado por la aprobación del abogado para cada requerimiento que demanda por sobre las 100 UTM.

Una observación es la búsqueda por nombre de proveedor o la eliminación de los puntos de cada rut para optimizar tiempos.


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Muchas veces ocurre que uno quiere buscar una orden de compras, pero tiene a mano el nombre del proveedor y con esto poder ampliar los filtros de búsqueda. No se si todos aplicamos las calificaciones de los proveedores y asociar la calificación porque al final no se observa que uno puede exponer las calificaciones, debido a que quedar guardadas en mi computador. Se debería simplificar proceso dentro del proceso.

Existen personas que están organizados y existe un proceso de confección de la licitación de compras y se genera una centralización de los requerimientos para subir la información al portal. Esto es solo un caso aislado que no se da en todos los servicios públicos.

En otros servicios públicos ¿Cómo se desarrolla el proceso de compras?

Cada servicio o entidad es un mundo aparte que opera su propio presupuesto, recursos y personal asociados. En muchos organismos existe una solo persona que realiza todo el servicio. Esto fue observado por la Controlaría por la falta de recursos.

¿Ustedes consideran que es recurso humano es suficiente para abordar este proceso de compras?

No es suficiente, porque existe carencia de personal para realizar estas labores de compras y muchas veces una persona tiene muchas funciones y en oportunidades uno se puede equivocar porque no es solo el proceso de compras las funciones de los involucrados en la compras. Muchas veces la responsabilidad prima por sobre el requerimiento del operador que realiza el proceso de compras.

¿Ustedes creen que el sistema de compras públicas ha mejorado desde su inicio?

Se desconocía que existiera un proceso de esta instancia, pero se podría comprar con la delegación de facultades más allá de un jefe de servicio que comienza a generar un actuar de la gestión de compras, donde se aprecia un mecanismo más eficiente que facilitar el actuar de las compras. Se puede apreciar cambios en la autonomía en los equipos porque tienes que hacerte cargos de tareas, mejorar tiempos y tomar decisiones que antes no podías tomar.

Todos tenemos realidades distintas y una recta no se puede ajustar a un servicio en el proceso de compras.

Todos no estamos dedicados al 100% al proceso de compras y al portal y muchas veces por tiempo no estamos actualizados a la normativa vigente del proceso de compras publicas. Muchas veces debemos reiniciar un proceso de compras porque debemos retomar proceso para entender el requerimiento.

Otra cosa, el relimitación de la responsabilidad y recae toda responsabilidad de una persona y que solicita el producto sólo exige.

En ocasiones el tema de los rubros el portal no tiene muy definido por arreglos menores de oficina, que el menú no lo permite indicarlo y solucionarlo. Se pueden hacer mejora, sólo en los productos o servicios mas demandados por servicio público.

Podremos mejorar el portal en cuanto a que se ofrece una transparencia y es un medio muy positivo para realizar el proceso de compras.


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¿Qué Cambios o mejoras en el portal?

La mayoría de los servicio requieren es la capacitación a los que demandan de un producto o servicios y como también los operador del proceso de compras. Hay que hacer uno en región y como también en las localidades allá no hay proveedor y sabe que la mayoría de los dueños de negocio son viejitos, entonces a un que tu les digas inscríbanse, no lo van hacer y hay que hacer un trato directo con ellos, los complica la computación.

Un ejemplo son las reparaciones de edificios u oficinas, porque no existe una opción que nos permita indicar con precisión lo relacionado con la mantención de techumbres considerando el periodo de lluvias que estaba viviendo.

Otro aspecto, son que no existen supervisores del portal en terreno que atiendan problemas reales y particulares de cada localidad de nuestra región.

En general todos evaluamos bien al portal pero tienes su reparos frentes al proceso de compras en su parte integral de compras.

Por un lado existe la parte normativa legal de compras públicas y otra es la que busca ciertos criterios de trabajo del proceso de compras.

¿Se requiere una capacitación real a los usuarios del portal?

Se refuerza la necesidad de contar con supervisores en terreno y sumado a esto es que existen servicios que se encuentran más desarrollados en el proceso de compras que otros que son menos coordinados.

Se debe contar con una capacitación integral del sistema en cuanto a su parte legal y contar con la totalidad de la información que se debe tener para manejar este sistema a distancia.

Es importante que se haga público, que cuando un servicio se equivoca, por que todos después andan asustados tratando de hacer las cosas mejor. Para solucionar los problemas, hay que hacer licitación pública, pero hay que hacer las bases.

Las capacitaciones mas provechosas, que uno aprende, son cuando son un grupo pequeño, las realidades son diferentes, por ejemplo cuando citan salud y educación juntos, es informal y poco provechoso, seria bueno que viera alguien de fuera de vez en cuanto y compartir experiencias, personas que hacen más o menos la misma cosas.

Preferentemente, se ha capacitado y atendido mejor al proveedor que el comprador.

La metodología de capacitación e-learning no es efectivo en el sistema publico y lo que menos se mantenido en el trabajo en terreno.

Necesitamos apoyos en los P.M.G. y en los indicadores rojos y no sabemos como abordarlas y que nos capaciten para no sufrir amonestaciones por no cumplir con las metas definidas.

¿Considera usted que pude significar un cambio en este programa?


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Uno debe estar pendiente de no perder el porcentaje, porque es una meta que afecta directamente el bolsillo. Ahora, no por eso se deja de lado los indicados que siempre están en rojo como por ejemplo los plazos de adjudicación considerando que existen días que no son hábiles y la dirección de compras debería ser más cambiar los criterios de medición.

Como concepto de la plataforma debería ser óptima, pero la realidad de cada servicio es diferente.

¿Se logra el objetivo mejorar los procesos de compras?

Que las ofertas puedan llegar a tres para adjudicar a proveedores regionales que no se puede mejorar.

¿Las adjudicaciones tienen un carácter distinto en regiones como en Santiago?

Existe mucha demora en las consideraciones sobre las regiones con las apreciaciones que se entregan en Santiago. Actualmente falta personal de Chilecompra que atienda nuestras necesidades como compradores del portal, lo que en la metropolitana si existe y se da una solución mas expedita y rápida. Esto aquí no ocurre.

Se hace consultas o comentarios al portal pero no hay retroalimentación. Faltan oficinas en regiones.

¿Que cantidad de capacitaciones existen en regiones es totalmente opuesto a la de Santiago?

No viene los personaros de Chilecompra, pero no existe una oficina en la región, pero en algunas existen técnicos pagados por Chilecompra que cubren necesidades en algunas regiones, pero no en todas. Existe mucha orientación a lo privados más que a los públicos.

Muchas veces cuando hacen reclamos o sugerencias que se orienta más al proveedor por un tema de probidad.

Se debería subir el nivel para que todos los servicios se nivelen y que trabajemos a un mismo estado.

¿Como son los actuales canales de comunicación con Chilecompra?

Es pobre la comunicación más fluida por el tema de respuesta al generar una respuesta y debería ser necesario un teléfono y correo electrónico constante. Toda consulta se envía correo a ejecutivos de salud, municipio o mesa de ayuda y Chilemprende. Los ejecutivos deberían ser más prácticos e idóneos a cada servicio público.

¿De que manera puede ser mas eficiente el portal?

El portal debería ser más proactivo y sistemático en el tiempo y no tan esporádico o cuando se genera una dificultad.

Con ejecutivos en la región y en terreno. Una mejor orientación por rubros.

Tener una comunicación escrita en sobre todo las consultas que uno puede tener sobre las calificaciones frente a los proveedores que son necesarios de realizar.


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Comenzar desde ya ha generar cambios pero no esperar un cambio general del proceso.

Debe de existir un foro donde uno puede presentar preguntas y trabajar en forma más ordenada y coordinada.

Se nos debe consultar a nosotros sobre lo que requerimos y podemos aplicarla para generar una mejora.

El ejecutivo debe tener un cargo de generar coordinaciones más adecuadas y cuando unos de nosotros generan estas coordinaciones no son tomados en cuenta cuando se ha tratado de generar una red de contacto, pero no resultó.

¿Conocen experiencias en otra región que se ha generado una red de este tipo?

Si, en al décima región de Chilecompra que hizo actividades de una feria de Valdivia que fue convocada y promocionada, con capacitaciones financiada por los privados para los compradores. Este es un tema de recursos financieros.

La función de la dirección de compras es administrar la plataforma y dar las facilidades de los servicios para que se pueda hacer las compras y realizar las ofertas. No solo hacen los convenios marco exclusivamente.

¿Chilecompra, no identifica los requerimientos de los compradores?

En un principio se capacito a los compradores y consideran que ahora es el turno de los proveedores, pero de igual forma debemos exigir que contemos con un ejecutivo para este proceso de compras. Se debería hacer una modifica a la normativa porque uno como comprador no puede selecciona para una licitación o una orden de compra un proveedor que no se encuentre en Chileproveedores, pero se da un plazo de 15 días para que regularice su situación en el registro de proveedores. Debería existir una proactiva del sistema de compra. No existe una respuesta eficiente a la consulta sobre una compra.

¿Como perciben la relación entre ustedes y los proveedores?

Se una condición de libre mercado, es decir uno publica y el proveedor que quiera oferta los productos yo servicios. Eso sí, no perder de vista los requerimiento de los productos que se están solicitando. Ellos no se rigen por ley, pero nosotros sí, eso le da una mayor libertad de actuar para organizar a través de distintas figuras organizacionales. Tienen la responsabilidad de que si ellos quieren hacer negocios o no.

Por otro lado, se puede decir que el portal es una herramienta y va depender del como se utiliza. En este sentido van a existir usuarios que usan de forma mas completa esta herramientas y otros no. Muchos de ellos no adjuntar archivos, no leen las bases y las especificaciones indicadas.


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Este comportamiento, ¿les ha afectado a ustedes?

Por supuesto, porque muchas veces te quedas sin oferentes y ellos muchas veces te cotizan los que se les ocurre a estos cotizar a su antojo y no cotizan lo que uno necesita como producto o servicios y así lo suben como oferta, por esto quedan fuera de base.

¿A que se debe que los proveedores en general no se ajuste a sus requerimientos?

Se conversa muchas veces con algunos proveedor y ocurre que muchas veces que algunos de ellos, capacitan al vendedor de terreno para que conozca del tema al cual se va tratar, pero la oferta la realizan desde Santiago. No hay una conexión entre el vendedor de terreno y la secretaria que tiene que subir la oferta al portal. Ocurre que muchas veces el vendedor nos indica que la oferta no se realizó por se cerro la licitación y paso el tiempo.

Aún, cuando indiquen que realizan las capacitaciones a sus vendedores no existe una coordinación real para que no pierdan el esfuerzo en terreno.

Muchos de ellos nos indican, que ofertan el más barato posible y nos indica que compramos a los dos o tres más caro de la licitación. Nosotros les indicamos que no solo evaluamos precios sino otras variables como el plazo de entrega, etc. casi todos nosotros servicios públicos trabajamos con estos criterios de evaluación. Muchas veces nosotros le damos la posibilidad de conocer el mecanismo de evaluación para que pueda ganarse más licitaciones. Muchas veces les indicamos a los proveedores que les falto un antecedentes para que no quede fuera de base y pueda mejor su oferta. Pienso que se debería capacitar a los proveedores para que sepan como opera el sistema, los mecanismos de resguardo. En Santiago una vez se hizo en una feria, en la cual diez compraban y diez vendían y se realizo el proceso y nosotros le dijismo en que fallaban para mejorar sus ofertas. Muchos de ellos no leían lo que se les solicitan.


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ANEXO g.1

FOCUS GROUP PROVEEDORES REGION METROPOLITANA






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FOCUS GROUP REALIZADO CON PROVEEDORES DE CHILE COMPRA EL JUEVES 8 DE MAYO EN HOTEL DIEGO DE ALMAGRO DE LA COMUNA DE SANTIAGO.

NUMERO DE PARTICIPANTES 12 EMPRESARIOS, DIVIDIDOS ENTRE MICRO, PEQUEÑOS Y MEDIANOS. CADA PARRAFO INDICA EL RESUMEN DE UNA OPINION DE LOS PARTICIPANTES En el portal de debe haber una parte de reclamo, lo que existe de reclamo no es cierto, pero también tiene respuesta lenta, entonces si tú me dijeras aquí hay una oficina donde hay ejecutivos, donde tengo que sacar número, voy a perder el día, pero por lo menos tengo una respuesta y té vas a ir clara de tus dudas, yo quedaría feliz. Los bancos crearon la protección al del cliente, promovida por la misma asociación de bancos de darle transparencia, equilibrio, normas claras y que es neutral, que ante un reclamo se busca los antecedentes y se da una respuesta. De crear esa instancia, que cumpla un perfil de transparencia, integridad y que es confiable tanto para el proveedor, como para el que compra. Es muy importante saber a quien recurrir. Yo creó que cuando las bases son claras, los términos de referencia, las condiciones por las cuales uno debe participar están claras y hay obviamente una sanción por detrás, que atemorice al comprador, yo creó que eso es lo que hay que lograr. Hay que evitar al máximo que exista manipulación, yo vi. una licitación que me di cuenta que estaba arreglada. Debería haber una calificación, como un historial de calificación, que una empresa hace bien su pega, los trabajos. Muchas veces no te quieren mostrar los contratos antes, como para uno poder analizarlos antes, se supone que es un contrato entre dos partes, y te dicen no se puede y es no se puede. Deberíamos tener mayor conciencia y organizarnos, la organización puede tener un grupo de abogados como defensor de la PYME, de los microempresarios y que nos defienda de los abusos que se cometen con los más pequeños. Así como hay una defensoría de las victimas, debería haber una de la Pyme, que sea neutral y transparente y que fiscalice, no se le puede pedir al estado, a un organismo público que sea juez y parte. En cuanto a la Pyme, tiene un problema de mercado y que exista Chile Compra es una gran oportunidad, lo que hay que evitar son los “arreglines”. Hoy con tantos productos importados, los que hacen manufactura están cada día más abajo, a lo mejor significa segmentar los clientes, en el caso de chile Compra, lo que debiera haber propuestas que se han efectivamente para microempresas y también algunos pedidos que haga el estado. Por otro lado existe y funciona muy bien los servicios al consumidor, el Sernac, quizás debería existir algún organismo que defienda los derechos que peor da el estado, por que cuando uno enfrenta al estado es muy difícil de ganarle.


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Debiese existir un organismo que defienda los derechos del proveedor, así como existen los derechos del consumidor. Lo peor es que no se cumplen las fechas de pago, debería desarrollarse un sistema donde uno pueda concurrir y saber que organismos pagan en la fecha de 30 días y quienes lo hacen a 60, 90 o más días, que exista un historial de pago de las reparticiones públicas. Para mí lo importante en este momento de chile compra, es la información completa cuando alguien reclama, la información clara de lo que uno puede hacer, la verdad es que nadie lo explica bien. Lo otro es que el estado exija las bases de las licitaciones estén justificadas, o sea que no se pueda decir, no quiero subcontratistas, o sea que lo expliquen, no que digan no quiere esto, si no porqué, las bases lo que deben buscar son las mejores condiciones para las compras del estado. Los oferentes tuvieran conocimientos de la forma en que se evalúa la propuesta, tuvieran un claro conocimiento de la evaluación, que eso no siempre en algunas cosas aparece, en otras no. Falta de información; se supone que basta una orden de compra para que el banco estado o del Desarrollo que tienen convenio con Chile compra, financien cualquier orden de compra en un 80%, pero yo cuando fui al banco nadie tenia idea. Este sistema no sirve para los microempresarios, como pyme no nos sirve, yo prefiero trabajar para las empresas como subcontratista, por que ellos me aguantan un 40% por adelantado para los materiales. Ni hablar de las municipalidades, te pagan cuando quieren, nosotros no tenemos capacidad de aguantar tanto tiempo. A estos organismos públicos yo les llamo un monstruo que pisa fuerte, cuando uno se mete hay que tener un cuero muy duro, mucha espalda, mucha capacidad de resistir, por que al final estos son verdaderos contratos de adhesión, si quieres participar tienes que someterte a todas sus reglas y lo más terrible sin dudad es que té pagan cuando quieren y no tienes a quien reclamar, jamás se respeta lo de los 30 días. Lo único claro con el estado es que en algún momento te van a pagar. El mayor problema es el retraso en los pagos. Algunos organismos te aplican multas cuando quieren y te aplican un criterio absolutamente unilateral, para que hablar de las municipalidades, son las peores de todas las reparticiones públicas. Yo he detectado problemas de fondo, creo que los contratos no son visados por contraloría, se supone que cuando uno hace un contrato entre dos partes, se supone que debe existir una cierta imparcialidad, un contrato debe tener los deberes y derechos de las dos partes y eso aquí no existe. El otro gran problema es que no existe un interlocutor valido por parte del estado cuando uno esta ejecutando una obra, uno empieza a tratar con una persona, que se supone que es la que encargo la pega, de repente este sale de viaje y te ponen a otra persona y ni siquiera sabe de que se trata de lo que queda a cargo y como no sabe, se desliga y en ocasiones te pasa con otra persona y nadie se hace responsable y esto puede pasar por mucho tiempo y como nadie se hace responsable, no hay recepción de las obras y se te pasa el tiempo tratando de cobrar. Con municipios me ha pasado muchas veces y me han pagado 8 meses después que yo


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termine el trabajo, entonces lo que debiese existir en cada solicitud, una persona que sea tú interlocutor valido mientras dura la adjudicación de un trabajo. Otro problema que yo detecto, es que las personas que realizan los contratos no saben lo que están solicitando, copian de un proyecto a otro sin darse cuanta que no es lo mismo por ejemplo, remodelar que construir un edificio. Nosotros las empresas “chiquititas” no tenemos ninguna posibilidad de participar, incluso muchas socias ni siquiera saber entender las bases y menos los contratos, además a veces por pagos chiquitos de demoran dos o tres meses, en especial los municipios. Por una porquería de plata mejor no participar, yo estoy inscrita en chile compra y no en chile proveedores, cuando he querido inscribirme no tengo la plata. Debería legislarse que las empresas que tienen un tope de ventas no deberían pagar, todas las condiciones están dadas para que participen las empresas grandes. Falta capacitación para la Pyme. A nosotros nos conviene más la empresa privada, es mucho más sencillo, va el representante técnico, hace el presupuesto y en 24 horas se hace el trabajo, a nosotros que somos chicos puede ser súper perjudicial ganarse una licitación., nos paso con una municipalidad que encargo un trabajo, donde tuvimos que contratar personal, pedir un crédito, pagar los IVA de 5 facturas y se suponía que nos Iván a pagar a 30 días se demoraron 6 meses. Este sistema esta hecho para los que tienen arto capital y pueden esperar esos períodos que para una empresa pequeña puede significar la quiebra. Se supone que te pagan a 30 días, cambian la persona y no hay quien se haga cargo del cuento y te pasan de oficina a oficina y pasaron 6 meses para que me pagaran un trabajo. Chile Compra representa una oportunidad para muchos, hay instituciones que si cumplen el pago a 30 días, incluso antes, incluso he ganado licitaciones que se notaba que estaban arregladas, pero como están a la vista de todos, hay cosas que simplemente no pueden hacer, ellos también tienen miedo de ser detectados y hay cosas que no pueden hacer. A nosotros nos pasa que una institución nos pidió un trabajo urgente, logramos que nos pagaran la mitad y lo restante se demoraron más de un año en pagarnos. Hay gente que no esta preparada para asumir algunas propuestas que la institución demanda. Entonces una de las funciones que tiene el estado, sería crear algún sistema que cuando hay un reclamo, hay una obligación de respuesta por lo menos, con algunas sanciones cuando no se cumpla. Nosotros adjudicamos una propuesta con Mineduc, que era súper apurado el trabajo, fabricamos en dos meses y nos dijeren que entregado el trabajo en 30 días nos cancelaban, pasaron 10 meses y la justificación que nos dijeron era que el equipo jurídico no se ponía de acuerdo en el tipo de contrato y nosotros tuvimos que asumir enormes gastos que incluso nos pudo borrar del mapa. Lo otro es que debería existir otra forma que no sea la boleta de garantía, la pyme que se adjudica una propuesta tiene que invertir en la boleta, además de los créditos que tiene que asumir para fabricar los productos. Para mí no encuentro complicado trabajar con chile compra, lo encuentro rápido y efectivo, es una posibilidad más de venta, para mi lo grave viene después, que las personas encargadas no


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tiene la mas mínima idea de lo que encarga la institución y la demora en los pagos, esas dos cosas son las que debieran mejorar. Esto me a pasado principalmente con las municipalidades, que incluso algunas son tan pobres que ni siquiera tienen papel para imprimir las fotos de las cosas que uno propone para hacer, yo me dedico a fabricar elementos educativos para niños y las personas que ponen a cargo de la licitación debería manejar lo que esta solicitando, o sí el estado adquiere cualquier cosa, que al final la persona que los usa lo encuentra malo y queda almacenado por que no era lo solicitado y se paga dos o más veces por un trabajo.


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ANEXO g2

FOCUS GROUP PROVEEDORES ANTOFAGASTA

MEJORAMIENTO DE LAS COMPETENCIAS DE LOS COMPRADORES A CARGO DE LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS

PÚBLICAS A TRAVES DEL PORTAL CHILE COMPRA



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Análisis focus group proveedores Resumen Ejecutivo

Focus Group proveedores Antofagasta 19 de junio Hotel Radisson Chilecompra ha significado una muy buena opción de negocios. No le he encontrado irregularidades Se ven irregularidades en las compras, en proveedores que se adjudican propuestas con ofertas muy malas, en calidad y muy caras. Una de las razones es que se establecerían conversaciones previas a las propuestas.

Chilecompra no cuenta con una instancia donde reclamar sobre irregularidades, de los organismos públicos, que adjudican a proveedores que no cumplen las condiciones normativas. Debería existir uno, en donde se reclame en forma anónima, para que el comprador no tome “represalias”.

Los trabajos a Chilecompra son el 20% de mi empresa. El resto es el 80% a empresas privadas.

Trabajamos alrededor del 60% de las ventas a través del portal Chilecompra. Tenemos poca competencia de Santiago, por la distancia.

Pedir la boleta de seriedad no es buena práctica. Se pierde mucho dinero, ya que hay licitaciones desiertas y otras en las que se presentan muchas empresas.

El ideal seria que pidan la boleta después que uno se adjudico la propuesta, pero no antes.

Se debería mejorar, que las instituciones inviten a propuestas, hagan una preselección, porque pueden llegar 30 propuestas y ellos después se demorar un mes en estudiar cada una.

Existe demora en las resoluciones, por parte de los organismos públicos.

Para transparentar. Algunas instituciones no adjudica siempre al mismo proveedor, para no levantar sospechas.

En relación a las bases técnicas, hay buenas y malas, el que pide que le coticen sabe lo que quiere, pero si no tiene todos los elementos no puede cotizar bien.

Hay organismos que se fijan en el precio y pagan después de los 30 días, prefijados, pero también hay otros que pagan bien y se fijan mucho en la calidad. Hay que saber seleccionar con quién se trabaja.

Existen organismos que llaman a licitación con 2 días de plazo. Está ocurriendo menos y están pidiendo 4 a 5 días, como mínimo.


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Transcripción Focus Group Proveedores Antofagasta

Yo tengo dos empresas y Chile compra a sido fabuloso, por que no he tenido la necesidad de tener un local comercial, solamente sacando fotos a las cosas que yo hago y nos hemos adjudicado cualquier cantidad de trabajo, he buscado donde podría estar la maldad, llevo 15 años en esto y ni la he podido ver

¿A qué llama maldad?

Algún arreglín, hay algunas cotizaciones que vienen muy mal especificadas y siempre he tenido dudas en esas que están orientadas al sector municipal, porque siempre se las adjudica el mismo, y con muy pocas especificaciones serias, entonces dogo, como se las puede adjudicar con especificaciones tan malas, creo que ha tenido reuniones previas y de hecho casi siempre se las adjudica él, yo para poder adjudicármelas he tenido que cobrar la mitad, para saber si puedo entrar, entrar para demostrar que si puedo hacer un buen trabajo.

Es posible que la institución busque un proveedor, converse con él, y le diga necesito este trabajo, pero por ley tiene que tirarlo al portal, es difícil de probar pero yo tengo casi certeza que es así, me laman la atención algunas especificaciones, por ejemplo yo fabrico mesas y te piden cotizar una y ni siquiera te dicen las medidas, ni el material, entonces como una empresa va a cotizar algo que no sabe, claro se que la empresa que siempre gana en este rubro es una buena empresa, pero he llegado que se conversan las cosas antes.

En mi ámbito yo tengo una empresa de capacitación, de acuerdo a la ley una empresa no puede hacer capacitación si no es una Otec y no esta acreditada y certificada y yo me he encontrado que organismos públicos le adjudican una propuesta a una persona cualquiera, que no cumple con la ley. Imagínese lo que cuesta contratar una certificadora, a mi me costo más de un millón y después mantener la certificación, carísimo, todo para mantenerme dentro de la ley y que pasa muchos servici0os públicos tienen un amigo, lo contratan a el, uno va al sence va a ver si la persona o empresa adjudicada esta certificada y no aparece, yo no reclamo porque me harían la cruz, nunca me darían una pega, lo malo de chile Compra es que no tiene una instancia anónima donde poder reclamar, pero que eso a mi no me afecte. Si Chile compra tuviera una instancia así se encontrarían muchas irregularidades.

Usted, sugiere que Chile Compra ponga un teléfono y que se llame tipo fono denuncia y como le pondría.

Detección de irregularidades, captación de irregularidades, algo así como fiscalización.

Lo otro seria como ajustarse al reglamento, que no puede adjudicarse una persona que no esta debidamente inscrita, ajustada al reglamento.

Yo creo que pueden haber relatores excelentes, pero deber hacerlo a través de una Otec, por algo se reo una ley, obligaron a certificarse.


161

Cómo el Sernac?

No, porque ahí uno tiene que dar el nombre, apellido, nosotros somos empresas muy pequeñas en relación a un organismo público que compra arto, como yo lo voy a denunciar si yo soy pequeño, me quiebran, me borrar del mercado.

La ley es muy clara tienen que hacerlo Otec que estén registradas en Sence. Lo que pasa es que uno entra y ve a quien se la han adjudicado propuestas y uno pregunta pero como, si ni siquiera esta certificado, como lo hago, a quien denuncio. Entonces mientras no exista la denuncia anónima no se va a saber nada.

Yo lo veo como complicado, por que mucha gente empezaría a llamar y al final el que escucha lo han llamado tanto, que no podría hacer nada.

Yo se que uno puede reclamar a través del portal.

El sistema es bueno, me he ganado muchas propuestas limpiamente y hay organismos que me llaman, incluso una vez me dijeron; mire no le vamos a dar más pega a usted, porque van a pensar que nosotros tenemos un solo proveedor.

En que sentido es bueno, que uno tiene más oportunidades de negocio, puedes presentar propuestas a lo largo de todo Chile.

Si uno tiene alguna duda, puede preguntar y después las preguntas salen en el portal.

Sumando y restando tiene muchas más cosas buenas que malas.

Yo tuve la necesidad de aprender porque necesito licitar, aprendí por que tuve que hacer un video para chile compra y trabajamos con la encargada.

En mi caso el Hospital partió invitándome y que para poder adjudicarme tenía que estar inscrito en Chile Compra y me inscribí y partí con la parte eléctrica y el mismo joven me ayudo en el proceso.

Yo hasta ahora no tengo problemas, no estoy diciendo que no haya ningún problema, claro es algo que podría perfeccionarse, incluso yo ahora me gane un proyecto marco.

Bueno a mi me ha costado todo, yo tuve la suerte digamos estuve 15 años en Codelco Chuquicamata y soy de una familia electricista y mi papá me dijo trabajemos juntos y empezamos a comprar elementos para nuestra empresa, yo estoy aquí desde el 97 y creo que me ha ido bien, me dedicaba a la capacitación, soy ingeniero eléctrico y hoy no tengo tiempo para dedicarme a la capacitación, todo ha sido pura perseverancia, dedicación. Lo importante es hacer bien la pega que te encargan y ser cooperador con el comprador si tiene un problema. Yo me levanto a la hora que sea cuando una empresa tiene un problema y llego a la punta del cerro por una empresa.

Hay una sola forma de hacer eso, es hacer las cosas bien, pero no una vez, siempre.

Mi empresa se consolida cada vez más, los trabajos con Chile Compra son un 15 a 20% y un 80 % empresas privadas, yo tengo un asistente pero trabajo con mucha gente a honorarios, nosotros no podemos tener estables, seria un suicidio, porque puede pasar tiempo que salga una pega.


162

Nosotros somos PIME, llevamos poco tiempo, lo audiovisual esta recién en pañales, entonces somos como pioneros y nos ha ido bien, ya llevamos 3 años y medio en el tema, nosotros trabajamos alrededor de el 60% de nuestros ingresos a través del portal, es difícil para la gente de Santiago competir acá por la distancia y los costos, tienen que traer camarógrafo, equipos, locutor etc.

Tal vez otras de las cosas que se podría hacer es no subir tanta gente que se presente por propuesta, uno pierde tiempo elaborando las bases, yo muchas veces veo propuestas y no me presento por que voy a perder el tiempo, se presentan de todo Chile, como esta cuestión ahora es nacional.

A veces piden boleta de garantía, entonces uno tiene que ir al banco, saca la boleta que más o menos cuesta una UF

Y esta arreglado de antes.

Me acaba de pasar esto en Iquique y era una propuesta con boleta de garantía y yo no la mande y me llamaron y me dijeron “oiga, le falta la boleta de garantía, la saque y declararon la propuesta desierta.

Yo postule a una propuesta y salio desierta porque ellos no contestaron las preguntas y los proveedores hicieron las preguntas y saque una boleta que más encima no me va a servir ahora cuando vuelvan a subir la licitación y después tengo que andar recuperando la boleta, ya en sacarla se pierde tiempo, y después recuperarla.

Este es uno de los problemas, se demoran mucho en dar una respuesta, entonces a veces llegan otras cotizaciones más o menos del mismo estilo y uno dice, qué pasa si me adjudico la otra que todavía no sale y si salen las dos uno no puede cumplir o cumple a medias y si sale una tercera ya no postulo.

¿Ustedes alcanzan a leer las bases de las licitaciones?.

Depende, hay bases que alguien las hizo traspasándolas de otras, hay algunas que son muy largas.

Yo trato de ponerme en el lugar de ellos, me daría miedo adjudicarla a cualquier persona.

Depende del servicio, si voy a comprar un lápiz bic, da lo mismo, pero si compro un servicio es diferente, a veces se presentan tipos con precios ridículos.

Yo por ejemplo estuve 2 años con Codelco, pero a pesar del tiempo que llevaba, el segundo o tercer contrato, venían cada vez a inspeccionar la empresa y venían agresivos como si yo nunca hubiera trabajado con ellos, entonces perjudican a quien más o menos le han visto la infraestructura. En parte yo me he visto favorecido con Chile Compra, claro uno tiene la oportunidad de entrar, que lo conozcan, abrirse mercado nuevo.

Cuando uno trabaja con servicios públicos y la gente ya te conoce, me paso con Fonasa, donde la gente quedo maravillada, buenos comentarios, resulta que ya para el próximo curso te llaman para que te presentes, lo malo se produce cuando te adjudican muchas propuestas se puede presentar a duda, hoy se están cuidando.


163

Claro, yo entiendo esa situaciones bueno que hayan otras personas, para que se pueda comparar, lo que pasa en las empresas mineras, privadas, ellos valorar a sus contratistas antiguos y los mantienen, los cuidan y los capacitan.

Si lo estas cuidando tanto es porque el ambiente es malo, siempre hay alguien que pide algo, que puede haber coimas.

Si en las mineras es así, por eso yo he tratado de encontrar la maldad, pero no la he encontrado, en las mineras el viejo que te encarga la pega siempre quiere algo, siempre hay gente que quiere sacar algo.

Bueno en Chile Compra, una persona igual podría, cosa que llamen antes a un amigo y le digan por adelantada, voy a tirar una propuesta tal día y los valores son.

Espérate, hay muchas propuestas en Chile Compra donde ponen el precio referencial, entonces pasa que llaman igual necesito hacer un servicio de capacitación por un curso tanto, presupuesto 800 mil y llaman al amigo, puede ser, no estoy diciendo que sea, oye el viernes voy a tirar el curso y el curso es de tanto y vamos a sierra el martes, preséntate y vamos a pedir boleta de garantías y esto y esto.

Pero estamos todos en las mismas condiciones.

No, porque el hecho que te avisen antes, te preparas y estas en mejores condiciones.

Ya por eso nunca se puede saber, eso no hay como controlarlo, que alguien converse con alguien, mira yo lo encuentro honesto, en relación al otro mundo que yo conozco.

En eso estoy contigo, es mucho más transparente a lo que había antes, el caso de la boleta de garantía, encuentro que a uno le quita mucho tiempo, que exista en caso que uno se adjudique, el hecho de estar inscrito y aceptado en chile Compra debería ser suficiente.

Bueno ahora te piden más cosas, que estés al día en las imposiciones, no tener Dicom, el que compra el servicio, se tiene que preocupar.

Lo que dije recién, el que tiene la conversación previa sabe lo que quieren, pero uno puede que no cuente con toda la información.

Yo encuentro que los organismos públicos le han tomado respeto a este asunto.

Con el asunto de los pagos me han tomado varias sorpresas, pasan los 30 días y he tenido que volverá facturar y el problema se produce cuando un producto era para una oficina y los otros para otra, por lo que tienes que tenia que haber una separación, que nunca se indico y me ha pasado, que estoy llamando para cobrar y en ese momento recién te indican y que hay que hacer las facturas de nuevo y vuelta a esperar 30 días. Ahora hay organismos que pagan muy bien, rigurosamente y contratan servicios buenos, no fijándose tanto en el monto de la cotización, sino en la calidad del servicio.

También a veces se van por lo más barato.

Importante que uno puede llamar y hablar con la persona encargada directamente, a mí me ha pasado y por lo menos eso resulta.


164

El tema de los plazos no más me llama la atención, 2 días para postular a veces.

No pero ahora eso se corrigió, hay un plazo mínimo de 4 o 5 días, creo que tiene que estar 4 días hábiles en el portal.


165

ANEXO g.3

FOCUS GROUP PROVEEDORES REGION DE VALPARAISO






166

DESARROLLO

Presentación del Focus group

Presentación Moderadora

Presentación Participantes y se les hizo la pregunta:

1.-¿Cómo se han relacionado ustedes con el portal?

Mi nombre es Bernardo y soy artesano en velas, la verdad que me inscribí en ChileCompra y

nunca me han llamado, el año pasado estuve en contacto con una universidad para ver los

procesos y me dijeron que podía estar mal inscrito, mi producto es bastante novedoso y como

un lápiz dice INP, también podrían regalar velas institucionales.

Alberto: existe algún problema con las bases de datos y catálogos de productos.

Mi nombre es Paulo y me especializó en reingeniería humana para la acción; esto es, para

generar competencias en los emprendedores y en el ser humano en general. (explica el

potencial de esta técnica para el emprendimiento y el liderazgo y habla de lo que el hace y de

su consultora, se sale del contexto).

Moderadora: Gracias por tú aporte, pero debemos dar la posibilidad a los otros participantes a

presentarse y para devolvernos al tema que nos convoca hoy día aquí te hago la pregunta:

¿cómo te relacionas tú con ChileCompra?.

Paulo: Básicamente prestando servicios a la CONADI y SERCOTEC, participó en todo lo social

aportando diseño y rediseño, esta es la filosofía de la consultora y es la relación con el portal y

las instituciones que existen, muchas veces tienen que ver con el estar al día, todas ellas

pasan a la etapa de admisibilidad de los proyectos, sin embargo, hay instituciones que igual te

piden documentos que ya están arriba del sistema y esto te genera conflictos, a veces se

pierde el proyecto por eso, un certificado demora 48 horas y te lo piden en 24 horas y uno llega

con la fotocopia y te dicen que quedaste afuera por no tener la documentación

correspondiente. La relación que se genera entre el ser humano que licita y el proveedor tiene

que ser una información más fluida y actualizada.


167

Mi nombre es Ximena y yo participaba mucho en ChileCompra me gané varias licitaciones pero

en la medida que fue entrando más personas en el sistema me dejó de convenir porque e mi

caso no me conviene porque soy diseñadora y no valoran el trabajo sino el precio.

Mi nombre es Francisco, mi empresa se avoca en asesoría de diseño, si bien en una época

participé varias veces me paso algo bien desilucionante, ChileCompra sufrió un proceso de

cambio y en lo personal, que me gusta lo práctico, el sistema se complejizó de tal manera que

para mi un proyecto de ChileCompra es un queso. En mucha de las empresas que participé fui

datiado, voy hacer bastante transparente, me llamaban y me decían queremos que ganes tú y

me daban las especificaciones yo participaba y me las ganaba. Honestamente para mi

ChileCompra perdió transparencia, si me llegaban licitaciones yo decía para que participar si ya

debe estar todo arreglado, para que voy a participar si voy a perder tiempo que se lo puedo

dedicar a otros cliente, que si me va a pagar por mi trabajo. Cuando escuchaba que el sistemas

de ChileCompra genera transparencia en las compras del Estado, yo me reía sólo, porque todo

lo que me adjudique lo sabía de antes.

Mi nombre es Alejandro, y no he participado nunca en licitaciones directas en ChileCompra,

pero tengo mis apreciaciones al respecto en cuanto a la tecnología es un sistema que no

genera redes sociales, porque empieza a perder forma porque el sistema tiene que aportar a la

gente y eso al no cumplirse genera problemas semánticos y para que sea un proceso quántico

le falta el enfoque de creación de redes.

2.-¿Cuántas veces han participado en licitaciones en el Portal ChileCompra, durante el último año? 4 personas no han logrado hacer negocio y 6 más de 5 veces

3.-¿Cuántas veces se han adjudicado una licitación en el último año? 3 han adjudicado más de 3 veces y 3 más de 7 veces

4.-¿Consideran que el sistema de adquisiciones de ChileCompra es un sistema claro y transparente en cuanto a sus evoluciones y adjudicaciones?

Paulo: hay que mirarlo desde distintos tipo de vista, si lo comparamos con lo anterior es mucho

mejor, pero si nos vamos al 2014- 2020 puede llegar hacer algo potente, en la actualidad está


168

mejorando, pero tiende a tener esfuerzos para mejorar la transparencia de lo estatal de lo

público.

Ximena: Yo ahora sólo participo si me dicen que participe y me lo voy a ganar, yo ya no pierdo

el tiempo aunque tenga un buen proyecto porque si no quieren dártelo no te lo vas a ganar

aunque sea más barato, por lo tanto no podemos hablar de transparencia.

Francisco: El portal es poco amigable, es complicado para postular, ojalá que con la

reestructuración mejore esto.

Moderadora: Nos pueden aclarar el tema de la transparencia en cuanto deben cumplir ciertos

criterios para evaluar?

Ximena: yo sé que el Consejo de la Cultura es bastante estricto en sus procesos para evaluar,

son tan estrictos que son larguísimos, burocráticos y deja de ser interesante, atractivo para

participar, tal es el caso de don Carlos de una imprenta que siempre participaba y nunca

ganaba y fue hablar con ellos y les llevó una muestra de su trabajo y ellos le pidieron una lista

de precio para tenerlo como referencia para sus licitaciones, esto puede ser un intento de

transparencia.

5.-¿Con respecto a las adjudicaciones pasa lo mismo que se sabe quien ganó y por qué ganó?

Francisco: Se sabe con quien se compite, pero no se saben los precios. Muchas veces más

que un tema de transparencia es un tema operacional, no los deja ser más eficiente como

debería ser.

Paulo: el tiempo de las personas que tienen que licitar es muy distinto al del proveedor, todo lo

quieren para ayer. En el caso de CORFO la mayoría de los que licitan son ingenieros civiles y

vas a una municipalidad y no siempre encuentras una estructura, una licitación que sea acorde

con lo que se pide. La 2ª etapa es el tema de la evaluación en la mayoría de las licitaciones

que nosotros tenemos que auditar está el patrón de medidas de la matriz, la ponderación

completa y muchas de ellas responden a la calidad del servicio versus lo económico, como el

contrato marco al final te evalúa pero no debería ser marco, porque los escenarios son

dinámicos y las necesidades de cada institución son distintos.


169

Francisco: yo tengo un cliente que le ha ido regio porque está con convenio marco, y yo pienso

porque no hacer lo mismo con los proveedores de servicios, y las Pymes no pueden estar ahí

si ahí está el negocio y siempre le compran a los mismos, si no están ahí pueden estar siempre

inscritos pero nunca le van a comprar a ellos, por lo tanto, las posibilidades de ganar un

proyecto son bajísimas.

Paulo: Una vez que ya está el grande se forma una barrera para el chico; a nosotros nos costó

meses poder adquirir la experiencia y una vez que te adjudicas el 1º después vienen todos y en

la medida que se va respondiendo la calificación de la calidad del servicio que prestaste te vas

como un tubo para arriba, ahora bien esto pasa en el área de los servicios, no en las otras

áreas, pero siempre responde a los tiempos de aprendizaje de cada uno de los seres humanos,

tanto del proveedor como el de compra.

Ximena: Yo en la Municipalidad de Viña participé en una licitación hace tres meses y era muy

complejos los términos de referencia y al llamar para preguntar te decían remítase a los

términos de referencia y la información era muy confusa y por supuesto era con boleta de

garantía y presentar todo los papeles pese a estar inscrito en Chile Proveedores, había que

invertir un montón de plata para sacar los papeles igual llegamos 4 ó 5 participantes y quedé

afuera por una cuestión de la boleta de garantía, netamente administrativa, te cerraron las

puertas.

6.-¿Consideran que los plazos de presentación de las propuestas son los adecuados? Paulo: Para el área que trabajo yo es poco el tiempo, pero si fuera un producto estándar sería

bien fácil, pero en temas de servicios es bien complicado, el ser humano que está licitando

tiene que ser de la misma especialidad para poderse entender, usando el mismo lenguaje. Yo

me hago cargo de esto el 75% de los seres que licitan no cuentan con las herramientas

necesarias en términos de formación, ejemplo: un lenguaje adecuado para poder levantar la

información.

Alberto: es bueno que ustedes lo digan, porque, los que estuvieron acá en la mañana eran

personas de carne y hueso, a los que ustedes llaman institución y esas personas en realidad,

muchas veces no los capacitan, no los entienden, les exigen.


170

Ximena: Por eso hay un acuerdo previo, no por mala intención por eso te piden a ti las

especificaciones porque ellos no saben, pero el resultado es que yo les hago la pega y no

necesariamente me ganaré el trabajo.

Paulo: El tema que no tengan idea corresponde a un tema a un problema de fondo.

Alejandro: Esto también tiene que ver con las generaciones, hay gente que nació con Internet y

gente que no nació con Internet.

Paulo: Mucho tiene que ver con el desarrollo del país de las personas como estamos en el año

2040 como proveedores hoy en día dar una solución a este problema.

7.-¿Consideran que las garantías son una dificultad para las licitaciones? Son un problema

8.-¿Qué otro instrumento de garantía creen que les facilitaría su participación?

Bernardo: Una solución sería la implementación de la Norma 2909 para que el comprador sepa

que la empresa se rigió por esa norma, va ha estar cumpliendo ese estándar y lógicamente esa

empresa es formal, buscando una solución nosotros.

Alberto: Desde el punto de vista de las compras públicas la ley les exige que ciertas compras

se deba pedir garantías y la que contempla la ley es la Boleta, que para el caso de las Pymes

es muy nefasto porque les quita el capital de trabajo.

Moderadora: Si bien don Bernardo dice que la norma 2909 puede ser usada, que le dice al

comprador que por tener la norma se realizará bien el trabajo.

Ximena: Porque con el sector público va a ver desconfianza y esto no pasa en el sector

privado, por lo tanto, para ellos son una incumplidora o una ladrona, el sector privado no lo

piensa.

Paulo: Los organismos del Estado no tienen una cultura de proveedores, no están

constantemente pendientes de la calidad del servicio anterior, la boleta de garantía es un

vogage, no ven lo anterior es una mirada simplista, el sector público es lo más práctico, en los


171

sectores de nosotros eso no pasa, es una barrera de entrada uno se lo adjudica y tiene como

ciertos días para presentar la bolea de garantía porque o sino te quedaste fuera.

Ximena: En el sector privado lo que prima es el pragmatismo, uno presta servicios porque su

trabajo es bueno y le va cumplir, no hay otro tipo de lazos.

Alberto: En el sector privados en ciertos rubros la piden como en la construcción, porque tienen

que tener la certeza que la construcción quedará bien.

Francisco: Pero ahora existen los instrumentos, tú puedes pedir al banco un capital de trabajo,

porque si te piden una garantía para hacer un trabajo tu pides al banco este capital contra

factura del comprador.

Alberto: Ustedes han probado lo del Banco Estado, que el que se adjudica la licitación hay un

capital de trabajo para quien lo necesita.

Ximena: En la licitación de la muni de Viña un proveedor quedó afuera por presentar una carta

de garantía del BancoEstado, para la Muni no era válida. Nosotros hemos tenido muchos

problemas con el BancoEstado.

Francisco: Tú tienes que ver con quien te mueves y para eso debes conocer las reglas del

juego.

Alberto: el sistema público tiene una contradicción por un lado trabajan con PMG y por lo tanto

deben desarrollar a sus proveedores, pero en el sistema de ChileCompra eso no pasa, todos

deben ir en condiciones iguales.

9.-¿Consideran adecuado el nivel de comunicación que permite el sistema de licitación?

Francisco: Tenemos hartos problemas para postular, el sistema es muy engorroso.

Ximena: una vez hecha la propuesta se depende del comprador.

Paulo: Se responde lo que sea lo más fácil, pero cuando uno se remonta a las bases y estas

son enredadas te dan cuenta altiro que el tipo no sabe, está pidiendo algo pero no sabe, lo que


172

a veces se equivocan con eso de copypaste , pero ese no es el sistema, es el ser humano que

compra.

Ximena: Una de las críticas que se le hace al portal es que en los estatutos no pueden

participar proveedores que tengan problemas laborales, pero igualmente participan y lo más

insólito es que ganan las licitaciones, esto lo hemos visto en el rubro de las imrentas

Alberto: Lo que debe pasar es que hay pocas denuncias

Ximena: no hay ninguna, no vas a denunciar a tus pares no te conviene enemistarte con tu

competencia.

Alberto: Hay un vicio en lo que estas diciendo.

Ximena: yo los conozco a los dos, en Valparaíso no hay mas de 10 imprentas, entonces para

que van pelear si después te puede tocar a ti.

Francisco: Por eso la tasa de denuncia es cero, yo veo como me las arreglo.

10.-¿Qué recomendaciones les harían para mejorar la eficiencia de los compradores?

Francisco: Que privilegiaran a las empresas de la región.

Paulo: Al ser de afuera la logística se la come.

Francisco: Eres un competidor directo con Santiago.

Paulo: Deberían tener un operador propio para la región. Que se habrán los espacios de

comunicación cuando se hacen las preguntas, la evaluación; que la transparencia llegue más

allá de la generación.

Ximena: Generalmente la gente que está encargada en las muni no saben nada.


173

11.-¿En términos qué nota de 1 a 7 le pondría al portal ChileCompra?

Paulo un 4

Francisco: Yo le pongo un 3.

12.-¿Qué recomendaciones harían para que el portal ChileCompra mejorara y ustedes aumentaran su participación en él? Paulo: que mejoren la normativa y que exista mayor flexibilidad.

Francisco: Que el sistema sea más transparente.

Ximena: Que pongan a la gente idónea para responder a las preguntas.


174

ANEXO g4

FOCUS GROUP COMPRADORES BIO BIO






175

Resumen Ejecutivo

Focus proveedores Concepción 18 de junio Hotel Terrano Con Chileproveedores hay un filtro, que limita la operación a las empresas de “papel”, ya que piden antecedentes que permiten discriminar a los organismos públicos. Los organismos públicos piden mucho basado en los precios y poco en la calidad: Esto seda ya que los compradores no son especialistas en lo que compran y no siempre saben escoger en las propuestas. Los requirentes establecen las especificaciones técnicas, pero no están en la elaboración de las bases y menos en las adjudicaciones. Las especificaciones técnicas normalmente no son claras. Hay veces en que son demasiado técnicas que no se logran entender, otras veces no especifican bien lo que piden y cuando el proveedor lleva el producto adjudicado, se dan cuenta que no es lo que se pedía. Los compradores pocas veces suben los cuadros comparativos de las licitaciones y menos especifican los criterios de adjudicación, para que los oferentes queden claros por qué ganó uno y no otros, y no solo por variable precio. Podría haber un mecanismo en que los buenos proveedores pudieran ser reconocidos por el sistema y los organismos puedan recomendarlos. Los proveedores, para mejorar su oferta, deberían presentarse a los compradores, para conocer bien lo que quieren y presentar los productos, para que tenga más información al momento de tomar una decisión. Los pagos de lo organismo públicos están normalmente fuera de la norma, pero no se puede reclamar por temor a represalias o quedar “manchado”. Debería crearse una instancia en donde se pueda reclamar, que fiscalice y sancione a los organismos públicos que no cumplen las normas. Con Chilecompra los reclamos no funcionan. Falta capacitación a los organismos públicos, en cómo piden los productos o servicios, como establecen las especificaciones técnicas y definen los criterios de adjudicación. Que el proveedor pueda tener contacto con el requirente o éste esté más presente en el proceso, para ajustarse mejor a los requerimientos del usuario. Debería haber un registro de las malas empresas, ya que hay unas que no funcionan bien y siguen operando en Chilecompra, sin sanciones.


176

Cuando un organismo explica muy bien los criterios de adjudicación y muestra la evaluación, los proveedores que no ganan saben porqué y tienen la opción de mejorar a futuro. Esto genera transparencia y cubrir las espaldas del propio organismo. Los compradores deberían conocer más a los proveedores, su hoja de vida. Deberían hacerse el tiempo de analizar y no adjudicar a malos y dejar fuera a buenos proveedores, por desconocimiento o desinformación. Las garantías de seriedad de oferta no son adecuadas, ya que limitan a los Mype. Propuestas Multas para los organismos que se demoran en el pago. Los organismos deben capacitarse en el presupuesto, para cuadrar sus recursos y pagar a tiempo. Los proveedores requieren un organismo que los resguarde, legalmente, por ejemplo una superintendencia de compras públicas. Esta podría fiscalizar el accionar de ambos, compradores y proveedores. Producir instancias de interacción entre compradores y proveedores, para intercambiar información y criterios, que permitan hacer mejor su relación de trabajo. Que los compradores se reúnan entre ellos, para conocer a los proveedores del sector, del rubro.


177

ANEXO h

ENCUESTA A COMPRADORES






178

Informe de compradores del Portal Chilecompra 1.- Metodología. Se realizó una encuesta telefónica a 250 compradores del Portal Chilecompra de las regiones 2º, 5º, 8º y Metropolitana.. El trabajo de terreno se realizó entre los días 21 y 25 de Abril de 2008. Se trabajó con 3 estamentos del Estado: Gobierno Central, Sector Salud y Universidades. La muestra se determinó de acuerdo a la importancia relativa de cada sector, considerando un segmento que fuera representativo para las universidades. Gobierno Central 100 Sector Salud 125 Universidades 25 El número de encuestas en cada región se determinó de acuerdo a la importancia relativa de cada una en cuanto al porcentaje de adjudicaciones, pero aumentando el número de casos en las regiones con menor cantidad de negocios, de manera de asegurar una muestra representativa de cada región. La distribución muestral por cada región fue la siguiente: 2 región 25 5 región 40 8 región 40 Región Metropolitana 145 : Se consideraron instituciones con diferentes niveles de compra: % Menos de mil millones de pesos anuales 43,6 Entre 1 y 3 mil millones de pesos anuales 14,0 Entre 3 y 5 mil millones de pesos anuales 9,6 Mas de 5 mil millones de pesos anuales 7,6 No tiene información 25,2 La persona entrevistada fue la encargada de abastecimiento del departamento de la institución en estudio. Estas personas tenían la siguiente formación educacional: % Profesionales 37,2 Técnicos 20,4 Administrativos 38,8 Otro 3,6 Respeto a los compradores se realizaron los siguientes cruces:

- cruce por servicio - cruce por región


179

2.- Presentación de los cuadros. Los cuadros se componen de líneas y columnas. La intersección de ambos da origen a una celdilla o casillero. Cada celdilla contiene dos cifras. La cifra que aparece en la parte superior del casillero corresponde a la frecuencia absoluta o número de personas que respondieron cada alternativa. La cifra inferior corresponde a la frecuencia relativa o porcentaje con respecto al total de la columna, que representa al porcentaje de personas que respondieron cada alternativa. Los cuadros llevan por título la pregunta a que corresponden. Se indica también la base que

puede ser el total de personas o un segmento de ellas determinado por una o más preguntas

anteriores.

Hay preguntas en que el entrevistado puede marcar más de una alternativa, por lo que la suma de respuestas puede ser mayor que el total y la suma de porcentajes mayor que 100. Las preguntas abiertas son aquellas en que las respuestas no están precodificadas y que se responden en forma espontánea, agrupándose posteriormente las que tienen un significado similar. Se ordenan en forma descendente de acuerdo a su frecuencia. Los códigos con frecuencia 0 no aparecen en el cuadro.


180

3.- Graficación de los cuadros. 01.- ¿En qué etapa de desarrollo se encuentra el Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG) del área de adquisiciones?

31,230 29,6

44

31,6

43

25,6

16

37,2

27

44,8

40

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Total Gob.Central S.Salud Universidad

Básico

Avanzado

No tiene PMG

El PMG se encuentra en un nivel de desarrollo sustancialmente más alto en el gobierno central que en las universidades, donde un importante porcentaje no tiene PMG o está en una etapa básica.

Un porcentaje considerablemente alto de instituciones del sector salud no cuentan con PMG (44,8%). Este hecho es muy relevante por la alta sensibilidad social que presenta la calidad de este servicio. También, conviene resaltar el hecho que solo un 31,6%, a nivel nacional, cuenta con un PMG avanzado.


181

01a.- ¿En qué etapa de desarrollo se encuentra el Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG) del área de adquisiciones?(cruce por regiones)

44

55

27,5

23,4

20 20

27,5

37,936

25

45

38,6

0

10

20

30

40

50

60

2 R 5 R 8 R R.M

Básico

Avanzado

No tiene PMG

En la región Metropolitana el PMG se encuentra en una etapa más avanzada de desarrollo que en el resto de las regiones. La 5 región muestra el nivel más básico de desarrollo.

No obstante, cabe resaltar que en la 5 región se presenta el porcentaje más bajo de instituciones que no cuentan con PMG; en contraste con la 8 región y región metropolitana que poseen los porcentajes más altos de instituciones que no aplican PMG en su gestión (45% y 38,6%, respectivamente).


182

02.- ¿Desde hace cuanto tiempo que las adquisiciones de su Servicio se realizan a través del Portal Chilecompra?.

4,42 1,6

28

13

20,8

36,839

41,6

4

42

12

2,44

1,60

56

21,2

35,2 34,4

0

10

20

30

40

50

60


1 año o menos

Entre 2 y 3 años

Entre 4 y 5 años

Más de 5 años

No recuerda

La mayoría de la Instituciones públicas presenta más de 4 años de funcionamiento con Chilecompra (72%, a nivel nacional). Solo el segmento de Universidades presenta una menor antigüedad bajo este sistema de compras, con un 84% por menos de 3 años de antigüedad.

02a.- ¿Desde hace cuanto tiempo que las adquisiciones de su Servicio se realizan a través del Portal Chilecompra?.(cruce por regiones)

4 2,50

6,2

25

52

47,5

42,5

29,7

25

38,6

4

0 03,4

22,1

16 17,5

24

40

0

10

20

30

40

50

60

2 R 5 R 8 R R.M

1 año o menos

Entre 2 y 3 años

Entre 4 y 5 años

Más de 5 años

No recuerda


183

A nivel nacional el uso del sistema Chilecompra presenta una mayoría de las instituciones con más de 4 años de funcionamiento (sobre el 70%), destacando la 8 región y región metropolitana, que cuentan con las instituciones de mayor antigüedad, por sobre 5 años (40% y 38,6%, respectivamente). 03.- ¿Como considera que maneja su Unidad de Compra los procedimientos para realizar adquisiciones a través de Portal Chile Compra?.

62,4

77

52,8 52

29,2

20

35,2 36

8,4

3

12 12

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Tot al Gob.Cent ral S.Salud Universidad

Nunca tiene dif icultad

Ocasionalmente tiene dif icultad

Frecuentemente tiene dif icultad

La mayoría de los entrevistados no tiene dificultades para manejar la unidad de compras o las tiene ocasionalmente. Un bajo porcentaje señala que las tiene frecuentemente.

La pregunta induce a una respuesta sesgada, ya que implica hacer una autocrítica de la unidad de compra de la institución y no opinar sobre el proceso de compra. Por ello, llama la atención que el 62,4% de los entrevistados manifiesta no tener ninguna dificultad en la realización de las compras a través del portal Chilecompra.

03a.- ¿Como considera que maneja su Unidad de Compra los procedimientos para realizar adquisiciones a través de Portal Chile Compra?.(cruce por regiones)

68

45

62,566,2

2830

37,5

26,9

4

25

0

6,9

0

10

20

30

40

50

60

70

80

2 R 5 R 8 R R.M

Nunca tiene dif icultad

Ocasionalmente tienedif icultad

Frecuentemente tienedif icultad


184

En la 5 región el porcentaje que señala tener dificultades frecuentemente es significativamente mayor que el promedio. También llama la atención que en 3 de las 4 regiones más del 60% de los entrevistados manifiesta no tener ninguna dificultad en el proceso de compras. Solo en la 5 región responden en una mayoría (55%), que se le presentan dificultades en el proceso de compra. SOLO: OCASIONALMENTE O FRECUENTEMENTE TIENE DIFICULTAD (2 Y 3). (2 menciones) 04.- Sus dificultades se deben a:

3,2

18,1

19,1

21,3

29,8

38,3

43,6

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

Prob. con catálogo deproductos

No cuenta con R.H.suficientes

Se cae el sistemacomputacional

Normativas muy complejas

Capacitación no adecuada

Especif.técnicasimprecisas

Poco tiempo para realizar eltrabajo

Las dificultades que tiene un segmento de los entrevistados, se deben principalmente al poco tiempo con que cuentan para realizar este trabajo, a que las especificaciones técnicas no están claras y a que no cuentan con una capacitación adecuada.


185

04.- ¿Sabe usted elaborar las bases o TÉRMINOS DE REFERENCIA de las licitaciones?

77,6

87

72,8

64

22,4

13

27,2

36

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100


Sí

No

Un porcentaje superior al 20% señala que no sabe elaborar las bases o TR de las licitaciones. Este porcentaje es menor en el gobierno central y crece sustancialmente en las universidades. Esta pregunta es imprecisa, ya que puede ser que el entrevistado no le corresponde hacer las bases, solo debe saber “interpretarlas”. 04a.- ¿Sabe usted elaborar las bases o TÉRMINOS DE REFERENCIA de las licitaciones?(cruce por regiones)

88

65

87,5

76,6

12

35

12,5

23,4

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2 R 5 R 8 R R.M

Sí

No

En la 5 Región más de un tercio de los entrevistados indica que no sabe preparar las bases o TR de una licitación. Esta pregunta es imprecisa, ya que puede ser que el entrevistado no le corresponde hacer las bases, solo debe saber “interpretarlas”.


186

05.- ¿Considera Ud. que en su Unidad se maneja en forma óptima el procedimiento para elaborar bases y/o Términos De Referencia (TDR)?

73,6

79

71,2

64

19,6 18 19,2

28

6,83

9,68

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90


Sí es óptimo

Sólo es aceptable

Sólo es regular

Aunque la mayoría considera que en su Unidad se maneja en forma óptima el procedimiento para elaborar bases, un porcentaje cercano al 20% considera que es sólo aceptable. Hay casi un 27% que reconoce que el procedimiento de elaboración de bases no es óptimo, es decir presenta grados de deficiencias. Especialmente crítico es en las universidades, que este aspecto se da en un 34%. 05a.- ¿Considera Ud. que en su Unidad se maneja en forma óptima el procedimiento para elaborar bases y/o Términos De Referencia (TDR)? (cruce por regiones)

84

65 65

76,6

12

22,5

30

17,2

4

12,5

5 6,2

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2 R 5 R 8 R R.M

Sí es óptimo

Sólo es aceptable

Sólo es regular

En las 8 y 5 regiones el porcentaje que lo considera óptimo es menor.


187

El porcentaje de instituciones que no consideran el proceso de elaboración de bases óptimo es muy alto, 35%, en las regiones antes mencionadas. Es menor en la RM y solo del 16% en 2 región. SOLO ACEPTABLE O REGULAR (2 Y 3) 06.- ¿Si es solo aceptable o regular, a qué cree Ud. que se debe? SI NO Excesiva complejidad de la adquisición 39,4 60,6 Falta de tiempo 62,1 37,9 Falta de claridad en las especificaciones técnicas que se reciben

65,2 34,8

Normativas muy rígidas 45,5 54,5 Múltiples personas involucradas en la elaboración de bases

25,8 74,2

Problemas administrativos 3,0 97,0

97

74,2

60,6

54,5

37,9

34,8

3

25,8

39,4

45,5

62,1

65,2

0 20 40 60 80 100 120

Problemas administrat ivos

M últ iples personas involucradas

Excesiva complejidad

Normativas muy rígidas

Falta de t iempo

Falta de claridad especif .técnicas

SiNo

Las principales razones para que se considere que este procedimiento no es óptimo son la falta de claridad en las especificaciones y la falta de tiempo.


188

07.- ¿Cree Ud. que los plazos establecidos en las licitaciones para presentar propuestas, por parte de los proveedores, son los adecuados?

91,6 9092,8 92

7,6 97,2

40,8 1 0 0

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100


SíNoNo sabe

Un porcentaje de alrededor del 90% considera que los plazos para presentar las licitaciones por parte de los proveedores son adecuados. 07a.- ¿Cree Ud. que los plazos establecidos en las licitaciones para presentar propuestas, por parte de los proveedores, son los adecuados? (cruce por regiones)

96

87,592,5 91,7

4

12,57,5 6,9

0 0 0 1,40

20

40

60

80

100

120

2 R 5 R 8 R R.M

SíNoNo sabe

No se observan diferencias significativas en las distintas regiones.


189

08.- ¿Considera que las normativas existentes son adecuadas para desempeñar eficientemente el proceso de adquisición?

78,4 80 79,2

68

16 1714,4

20

5,63

6,4

12

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90


Sí son adecuadas

Son relativamente adecuadas

No son adecuadas

La mayoría de los entrevistados considera que las normativas existentes para las licitaciones son las adecuadas; sin embargo alrededor de un 20% opinan que no lo son. Si bien el promedio de instituciones manifiesta que las normativas son adecuadas, las universidades en un porcentaje importante, 32%, plantean que no lo son. 08a.- ¿Considera que las normativas existentes son adecuadas para desempeñar eficientemente el proceso de adquisición?(cruce por regiones)

80

70

82,579,3

20 2017,5

13,8

0

10

0

6,9

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2 R 5 R 8 R R.M

Sí son adecuadas

Son relativamente adecuadas

No son adecuadas

Es importante resaltar que así como por tipo de institución, en regiones el promedio que considera adecuada las normativas es del 20%, en la 5 región este promedio se eleva al 30%. EN CASO DE SER RELATIVAMENTE ADECUADAS O NO ADECUADAS


190

09.- ¿Con su experiencia, qué cambios introduciría Ud? (2 menciones)

1,9

9,3

16,7

24,1

25,9

27,8

33,3

40,7

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45

No sabe

Modif icar garantías

Modif icar plazos de licitacion

Mejores modelos de evaluación

Replantear valores de rangos

Mayor plazo responder consultas

Replantear exigencias administ.

Reuniones aclaratorias

Los entrevistados consideran que reuniones aclaratorias mejorarían el proceso, que sería conveniente replantear las exigencias administrativas y que debería haber un mayor plazo para responder las consultas.

10.- ¿Qué tipos de garantía solicita Ud.? SI NO Boleta bancaria 80,8 19,2 Póliza de seguro 11,2 88,8 Cheque garantía 13,6 86,4 Pagaré 6,4 93,6 Letra de cambio 7,2 92,8 Vale vista 29,2 70,8 Hipoteca 0,8 99,2 Prenda 0,4 99,6 Multa por no cumplimiento 0,4 99,6

0,4

0,4

0,8

6,4

7,2

11,2

13,6

29,2

80,8

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Prenda

Multa

Hipoteca

Pagaré

Letra de cambio

Póliza de seguro

Cheque garantía

Vale vista

Boleta bancaria

La garantía exigida en las licitaciones es fundamentalmente la boleta bancaria.


191

Todas las otras alternativas muestran valores significativamente inferiores, 11.- ¿Le parecería adecuado ampliar los medios para garantizar las ofertas?

23,227

16,8

40

76,873

83,2

60

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90


Sí

No

La mayoría de los entrevistados cree que no es necesario ampliar los medios para garantizar las ofertas. Sin embargo, un porcentaje sobre el 20% considera que sí sería conveniente. En las universidades, un 40% considera que este cambio sí sería necesario. Se observa poca “preocupación” por los proveedores que se les complica ofertar con las garantías exigidas y de esta forma “buscar” otras alternativas. 11a.- ¿Le parecería adecuado ampliar los medios para garantizar las ofertas? (Cruce por regiones)

8

27,5

22,524,8

92

72,5

77,575,2

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2 R 5 R 8 R R.M

Sí

No

En regiones, salvo en el 2 región, un porcentaje cercano al 25% considera que esta ampliación sería necesaria.


192

SOLO SI (1) ¿Cuál de los medios adicionales usaría usted (3 menciones)

3,4

3,4

19

24,1

27,6

34,5

39,7

43,1

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

Hipoteca

Prenda

Boleta bancaria

Pagaré

Póliza de seguro

Letra de cambio

Cheque garantía

Vale vista

Los medios de garantía adicionales que se proponen son principalmente el vale vista, el cheque en garantía, y la póliza de seguro. Un 19% insiste en la boleta bancaria. 12.- ¿Dispone Ud. de métodos de evaluación de propuestas aplicables según la naturaleza de la adquisición?

84 8487,2

68

16 1612,8

32

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100


Sí

No

La mayoría señala que sí dispone de métodos de evaluación aplicables según la naturaleza de la adquisición. Este porcentaje disminuye en las universidades.


193

12a.- ¿Dispone Ud. de métodos de evaluación de propuestas aplicables según la naturaleza de la adquisición? (cruce por regiones)

92 92,5

85

80

8 7,5

15

20

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2 R 5 R 8 R R.M

Sí

No

13.- ¿Los modelos de evaluación de propuestas que Ud. tiene a su disposición son los adecuados?

87,291

82,4

96

12,89

17,6

4

0

20

40

60

80

100

120


Sí son adecuados

Tienen deficiencias

En general los métodos de evaluación de las propuestas se consideran adecuados. Las universidades manifiestan tener menos deficiencias que el promedio, 4%.


194

13.- ¿Los modelos de evaluación de propuestas que Ud. tiene a su disposición son los adecuados? (cruce por regiones)

96

77,5

92,586,9

4

22,5

7,513,1

0

20

40

60

80

100

120

2 R 5 R 8 R R.M

Sí son adecuados

Tienen deficiencias

La 5 región presenta un comportamiento diferente a las otras regiones, ya que las instituciones reconocen niveles mayores de deficiencias en los métodos de evaluación. SOLO TIENEN DEFICIENCIAS 14.- ¿Si tienen deficiencias, estas se deben a?

6,3

9,4

21,9

31,3

31,3

0 5 10 15 20 25 30 35

Falta de claridad en mod.eval.

No lo t iene claro

Ponderaciones inadecuadas

Paramentros inadecuados

Ambos inadecuados

El pequeño segmento que indica que no lo son, considera que hay parámetros inadecuados y ponderaciones inadecuadas.


195

15.- Las formas como se evaluará una propuesta, ¿son siempre informadas a los proponentes?

96,4 96 96100

3,6 4 40

0

20

40

60

80

100

120


Sí son informadas

No son informadas

Casi la totalidad de los entrevistados, considera que las formas de evaluación de las propuestas son informadas a los proponentes. Es una respuesta obvia., Sin embargo no es la opinión general de los proveedores(ver Encuesta Provedores misma fuente Abril 2008)

15a.- Las formas como se evaluará una propuesta, ¿son siempre informadas a los proponentes? (cruce por regiones)

96100

97,5 95,2

40

2,5 4,8

0

20

40

60

80

100

120

2 R 5 R 8 R R.M

Sí son informadas

No son informadas


196

16.- ¿Cree usted que es pertinente que exista comunicación durante el proceso de evaluación, para aclarar dudas específicas con el proveedor?

86,884

8892

4 4 4,80

9,212

7,2 8

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100


Sí debe haber

Sólo excepcionalmente

No debe haber

Un alto porcentaje considera que debe haber comunicación con el proveedor. 16a.- ¿Cree usted que es pertinente que exista comunicación durante el proceso de evaluación, para aclarar dudas específicas con el proveedor? (cruce por regiones)

96 95

85 83,4

40

7,54,1

05

7,512,4

0

20

40

60

80

100

120

2 R 5 R 8 R R.M

Sí debe haber

Sólo excepcionalmente

No debe haber


197

17.- ¿Qué porcentaje de las licitaciones se declara desierto?

8886

90,4

84

6,89

5,6 40,4 1 0 0

4,8 4 4

12

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Tot al Gob.Cent ral S.Salud Universidad

Menos del 10%

Entre el 10 y el 25%


No sabe

La gran mayoría de los entrevistados considera que en su unidad menos del 10% de las propuestas se declara desierta. El comportamiento de las respuestas es relativamente parecido, excepto por las universidades que manifiestan no saber en un 12%. El dato obtenido del Portal es que se declaran desiertas aproximadamente un 13% 17a.-¿Qué porcentaje de las licitaciones se declara desierto?(cruce por regiones)

96

60

97,5

91,7

4

22,5

2,5 4,10

2,50 00

15

04,1

0

20

40

60

80

100

120

2 R 5 R 8 R R.M

Menos del 10%



No sabe

La 5 región tampoco manifiesta un comportamiento similar a las otras regiones, ya que plantea no saber en un 15%.


198

18.- ¿Cuál cree que es la principal razón para que esto ocurra?

8,4

0,4

0,8

1,6

14

18,8

56

0 10 20 30 40 50 60

No sabe

M ala clasif icación de rubros

M ala especif icación de prod.

Todas las anteriores

Costo fuera de rango

No cumplimiento de las bases

Falta de oferentes

La razón principal para declarar desierta las propuesta es la falta de oferentes. 19.- ¿Ha tenido algún tipo de capacitación en lo referente a compras a través del portal? y si ha tenido podría indicarme si han sido cursos internos en la institución o cursos externos en centros de capacitación. SI NO SOLO SI 2007 61,2 38,8 7,2 Internos 44,4 Externos 48,4 Ambos 2006 62,0 38,0 12,3 Internos 37,4 Externos 50,3 Ambos

61,2 62

38,8 38

0

10

20

30

40

50

60

70

2007 2006

Si

No


199

Del total de entrevistados 63 personas no han tenido capacitación ni el año 2007 ni el 2006. El resto 187 ha tenido uno u otro año, y en algunos casos en ambos. En la mayoría de los casos han asistido a cursos internos y externos a la institución. Existe un alto porcentaje de instituciones que no han tenido capacitación, cerca del 40% 19a.- La capacitación ¿ha sido externa o interna?

7,2

12,3

44,4

37,4

48,450,3

0

10

20

30

40

50

60

2007 2006

Int ernos

Ext ernos

Ambos

SOLO LOS QUE HAN TENIDO ALGUN TIPO DE CAPACITACION 20.- ¿La capacitación que Ud. ha recibido la considera?

59,9

69,5

51,954,2

31

25,6

35,833,3

9,1

4,9

12,3 12,5

0

10

20

30

40

50

60

70

80


Adecuada

Regular

Deficiente

Un importante segmento de entrevistados considera que la capacitación ha sido regular o deficiente. Poco más de la mitad de los entrevistados la considera adecuada. Este porcentaje aumenta el gobierno central, en la 8 región y en la región Metropolitana.


200

Alrededor del 40% considera que la capacitación no ha sido totalmente adecuada, porcentaje alto, si es considerado como indicador de satisfacción. Solo en el gobierno central manifiestan tener mayor satisfacción, cerca del 70%, más que el promedio de poco más del 50% en salud y universidades. 20a.- ¿La capacitación que Ud. ha recibido la considera?(cruce por regiones)

41,739,1

77,1

62,9

54,252,2

17,1

25,7

4,2

8,75,7

11,4

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2 R 5 R 8 R R.M

Adecuada

Regular

Deficiente

La evaluación de la capacitación es muy disímil en cada una de las 4 regiones consideradas. Solo en la 8 región y RM el grado de satisfacción es mayoritario, con 77,1% y 62,9%, respectivamente. En la 2 y 5 regiones, la capacitación es considerada adecuada solo por la minaría, 41,7% y 39,1%, respectivamente. SOLO LOS QUE HAN TENIDO ALGUN TIPO DE CAPACITACION 21.- ¿Podría señalar en que aspectos esta capacitación le ha ayudado? De

acuerdo En desacuerdo

No sabe

La capacitación le ha ayudado a simplificar los procesos

75,9 13,0 1,1

La capacitación le ha ayudado a comprar mejor

79,7 17,1 3,2

La capacitación la ha ayudado a hacer más rápido los procesos

71,7 26,2 2,1


201

2,1

3,2

1,1

26,2

17,1

23

71,7

79,7

75,9

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Hacer más rapidos losprocesos

En comprar mejor

En simplif icar losprocesos

De acuerdo

En desacuerdo

No sabe

Un segmento no menor, considera que la capacitación recibida no le ha ayudado a hacer más rápido los procesos, a simplificarlos y a comprar mejor. SOLO NO HA TENIDO NINGUNA CAPACITACION 22.- ¿Si no ha tenido, se debe a?

6,3

1,6

1,6

1,6

1,6

4,8

15,9

66,7

0 10 20 30 40 50 60 70 80

No sabe

No le han ofrecido

Lo hizo en años anteriores

Cree que no la necesita

No se ha informado

No ha tenido permiso

Falta de tiempo

No se ha realizado capacitación

El segmento que no ha tenido capacitación, indica, principalmente, que esto se ha debido a que no se ha realizado en su unidad. Esto tiene que ver que no ha recibido una oferta desde Chilecompra, siendo el porcentaje bastante alto.


202

23.- ¿Considera que sería necesario que Ud. tuviera una capacitación adicional?

0,4

4

8,4

11,6

22

22,8

30,8

0 5 10 15 20 25 30 35

Criterios de evaluación

No necesita capacitación

Uso del portal comprador

Manejo de proveedores

En todas las áreas

Normativas

Elaboración de bases

Las necesidades de capacitación dicen relación con la elaboración de las bases y con las normativas fundamentalmente. También sería importante en el área de manejo a los proveedores. 24.- ¿Que considera usted que le hace falta al proceso de compras a través del Portal para mejorar el sistema de adquisiciones (2 menciones)

2

0,4

1,2

2,4

2,8

17,6

39,2

45,2

62,8

0 10 20 30 40 50 60 70

No sabe

Mayor f iscalización

Mejorar catálogo adquisiciones

Capacitación a proveedores

Mejorar sistema de computación

Mayor transparencia asignación

Mayor f lexibilidad en la norma

Mayor información en decisiones

Mayor preparación funcionarios

Para mejorar el portal se señala como principal razón la mejor preparación de los funcionarios.

Este aspecto tiene que ver con la necesidad de capacitación de los funcionarios.

La mayor información en las decisiones, mayor flexibilidad en las normas y mayor transparencia en las adjudicaciones, son mencionadas también de manera importante.


203

25.- ¿Considera usted, cómo usuario del sistema, que el procedimiento de compras a través del Portal Chilecompra es un procedimiento fácil o complejo?

80,8 82 81,6

72

11,2 1210,4

128

68

16

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90


Es un procedimiento fácil

A veces presenta dif icultad

Es un procedimiento complejo

25a.- ¿Considera usted, cómo usuario del sistema, que el procedimiento de compras a través del Portal Chilecompra es un procedimiento fácil o complejo? (cruce por regiones)

84

72,5

77,5

83,4

16

5

20

9,7

0

22,5

2,5

6,9

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2 R 5 R 8 R R.M

Es un procedimiento fácil

A veces presenta dif icultad

Es un procedimiento complejo

El procedimiento de compras a través del portal es considerado fácil por la gran mayoría

Para un sector de entrevistados de la 5 región (22,5%), éste procedimiento resulta complejo.

SOLO “A VECES TIENE DIFICULTAD” O “ES COMPLEJO” (2 O 3)


204

26.- ¿Por qué no es un procedimiento fácil?

4,2

2,1

4,2

14,6

35,4

39,6

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45

No sabe

Falta de capacitación

Sistem muy lento

Dif icultad proceso de compra

Exceso de burocracia

Alarga el proceso

Las personas que consideran que es un procedimiento complejo, indican que éste se alarga y que hay excesiva burocracia. 27.- ¿Cree usted que en este sistema existen los mecanismos de control adecuados para la gestión de los compradores?

76,4

84

71,2 72

1815

20 20

5,6

1

8,8 8

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90


Existen mecanismos suficientes

Existen algunos mecanismos

No existen mecanismos suficientes

Aunque la mayoría señala que hay mecanismos de control suficientes, un segmento cercano al 25% con lo considera así.


205

27a.- ¿Cree usted que en este sistema existen los mecanismos de control adecuados para la gestión de los compradores?. (cruce por regiones)

92

65

7577,2

8

27,5

22,5

15,9

0

7,5

2,56,9

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2 R 5 R 8 R R.M


Existen algunos mecanismos

No existen mecanismos suficinetes

28.- Si tuviera que corregir algunos aspectos del sistema de compras a través del Portal, ¿Qué sugeriría? (3 menciones)

6

6,4

6,4

6,8

8

8,8

21,6

25,6

0 5 10 15 20 25 30

Página más amigable

Simplif icar proceso, más rápido

Mejorar convenio marco

Actualizar catálogo de prod.

Mejorar registro proveedores

Sintema más rápido

Mejorar página, se cae

No sabe, no responde

Varias de las recomendaciones que se señalan para mejorar el sistema dicen relación con el manejo de la página en internet. Consideran que la página se no es estable y se cae, que no tiene la rapidez y que no es amigable.

Se señala también mejorar el registro de proveedores y el catálogo electrónico de productos.


206

29.- Usted como usuario del Portal que nota le pondría a este mecanismo de compras del gobierno, de 1 a 7 en que 1 es muy malo y 7 es excelente

0,4 0 0,4 1,64

32,8

53,2

7,65,6

0

10

20

30

40

50

60

No califica Nota 1 Nota 2 Nota 3 Nota 4 Nota 5 Nota 6 Nota 7 Notapromedio

En general el mecanismo de compras es bien calificado por los usuarios.

La calificación promedio es de 5,6 con una fuerte concentración en torno a la media.

Las notas inferiores al 5 muestran frecuencias muy bajas. Esta encuesta permitirá detectar problemas de la operación del sistema, que dificultan la labor de los compradores, para lo cual se desarrollará un plan piloto de capacitación que haga hincapié en las necesidades que los propios compradores indiquen, lo que sumado a la evaluación que se haga de el, permitirá su implementación a nivel nacional el año 2009" 30.-¿Está Ud. dispuesto a participar de este piloto de capacitación?

97,6 96 99,2 96

2,4 4 0,8 4

0

20

40

60

80

100

120


Sí

No


207

Prácticamente la totalidad de los entrevistados estaría dispuesto a participar en un piloto para mejorar su gestión. Esto es así, en todos los estamentos y en todas las regiones estudiadas. 30a.-¿Está Ud. dispuesto a participar de este piloto de capacitación?(cruce por regiones)

100 100 97,5 96,6

0 0 2,5 3,4

0

20

40

60

80

100

120

2 R 5 R 8 R R.M

Sí

No


208

4.- Conclusiones. Se trabajó con distintas instituciones pertenecientes al Gobierno Central, al sector salud y a las universidades estatales. Se entrevistó al encargado de compras a través del Portal Chilecompra de cada servicio. La mayoría de las entidades consultadas lleva más de 2 años realizando sus compras a través del Portal, sin embargo un segmento importante de compradores señala que ocasionalmente o incluso frecuentemente tiene dificultades en su uso. Es importante hacer notar que un porcentaje significativo considera que no sabe elaborar las bases o TR de una licitación, que no maneja en forma óptima el procedimiento y que las normativas existentes son sólo relativamente adecuadas para el proceso de adquisición. La boleta bancaria es el instrumento más usado como garantía y se considera adecuado que se pudiera aceptar también vale vistas, cheques en garantía y otros medios adicionales. La mayoría de los compradores considera que los métodos de evaluación de las propuestas son los adecuados y que se informan a los proponentes. Los entrevistados señalan que el porcentaje de licitaciones que se declaran desiertas es relativamente bajo, inferior al 10% y que esto se debe principalmente a la falta de oferentes. Aunque una parte importante de los entrevistados ha recibido capacitación, muchos de ellos consideran que ésta sólo fue regular. Los que no han sido capacitados se ha debido fundamentalmente a que esta actividad no se ha realizado en su unidad. Se valora la idea de una capacitación adicional para suplir algunas deficiencias mencionadas previamente, en cuanto a elaboración de bases y conocimiento de las normativas. Se considera muy importante para mejorar el proceso de compra una mejor preparación de los funcionarios que manejan el portal. Aunque el sistema de compras está bastante bien evaluado hay algunas deficiencias que consideran que sería necesario corregir para mejorar la gestión:

- Mejorar la página del Portal que es lenta, lo que hace poco rápidos los procesos y se cae con frecuencia, lo que les dificulta el trabajo. Algunos la consideran también poco amigable.

- Recibir capacitación adicional para mejorar y hacer más rápidos los procesos. Capacitar también a los proveedores.


209

- Mejorar el registro de proveedores y el catálogo electrónico de productos.

- Contar con más información para la toma de decisiones y determinar más claramente los criterios de evaluación.

- Prácticamente la totalidad de los compradores entrevistados estaría dispuesto a participar en un programa piloto para mejorar la gestión.


210

ANEXO i

ENCUESTA A PROVEEDORES






211

Informe Proveedores 1.- Metodología. Se realizó una encuesta telefónica a 250 proveedores del Portal Chilecompra de las regiones 2º, 5º, 8º y Metropolitana. El trabajo de terreno se realizó entre los días 14 y 18 de Abril de 2008. El número de encuestas en cada región se determinó de acuerdo a la importancia relativa de cada una en cuanto al porcentaje de adjudicaciones, pero aumentando el número de casos en las regiones con menor cantidad de negocios, de manera de asegurar una muestra representativa de cada región. La distribución muestral por cada región fue la siguiente: 2 región 25 5 región 40 8 región 40 Región Metropolitana 145 : Se entrevistó a 134 microempresas y a 116 empresa pequeñas.

Porcentaje de tamaño de Empresas

54%46%

Microempresas

Pequeñaempresa

La persona entrevistada fue en general el encargado de ventas que en muchos casos era una persona con esa función específica, pero en otras correspondía al dueño, gerente u otro. Con relación a la formación de las personas entrevistadas tenemos:

Formación del entrevistado

34%

20%18%

28%Profesionales

Técnicos

Administrativos

Otro


212

Se realizaron 3 cruces en las tabulaciones:

- Cruce: región - Cruce : con negocio – sin negocio

Se definió como sin negocio a aquellas empresas que no han participado en licitaciones en el último año y a aquellas que habiéndolo hecho no se adjudicaron ninguna. Empresas que no han participado 53 Empresas que no se han adjudicado 39 Total empresas sin negocio 92

- Cruce: región/negocio 2.- Presentación de los cuadros. Los cuadros se componen de líneas y columnas. La intersección de ambos da origen a una celdilla o casillero. Cada celdilla contiene dos cifras. La cifra que aparece en la parte superior del casillero corresponde a la frecuencia absoluta o número de personas que respondieron cada alternativa. La cifra inferior corresponde a la frecuencia relativa o porcentaje con respecto al total de la columna, que representa al porcentaje de personas que respondieron cada alternativa. Los cuadros llevan por título la pregunta a que corresponden. Se indica también la base que

puede ser el total de personas o un segmento de ellas determinado por una o más preguntas

anteriores.

Hay preguntas en que el entrevistado puede marcar más de una alternativa, por lo que la suma de respuestas puede ser mayor que el total y la suma de porcentajes mayor que 100. Las preguntas abiertas son aquellas en que las respuestas no están precodificadas y que se responden en forma espontánea, agrupándose posteriormente las que tienen un significado similar. Se ordenan en forma descendente de acuerdo a su frecuencia. Los códigos con frecuencia 0 no aparecen en el cuadro.


213

3.- Resultados de las encuestas UTILIZACIÓN DEL SISTEMA

01.- ¿Cuántas veces ha participado en licitaciones en el Portal Chilecompra, durante el último año?

22,4

20

8,8

27,6

21,2

0

5

10

15

20

25

30

Menos de 5 Entre 6 y10 Entre 11 y 20 21 o más Nunca

Al consultar por cuantas veces a participado en el portal Chilecompras durante el último año, tenemos al consultarles a todos, que 27,6% lo ha realizado entre 21 o más veces, es decir, tenemos una gran participación de los parte de las empresas con negocio que se ubica sobre el 41%. Estamos ante la presencia de empresas exitosas en su participación de ventas al estado. Es destacable que entre más de 5 y 10 supera el 44%. Se ratifica además que el 21,2% no ha logrado negocio. 01a.- ¿Cuántas veces ha participado en licitaciones en el Portal Chilecompra, durante el último año (cruce por regiones)

16

22,5

30

21,4

28

15

22,5

19,3

12

10

5

9

16

22,5

20

33,1

28

30

22,5

17,2

0

5

10

15

20

25

30

35

2 R 5 R 8 R R M

M enos de 5Entre 6 y10Entre 11 y 2021 o másNunca


214

En el cuadro anterior tenemos a nivel regional, que en la región metropolitana existe una mayor cantidad de adjudicaciones sobre 21, llegando al 33,3%. Por otro lado la V y II región son las con mayor porcentaje de no adjudicaciones, 30 y 28% respectivamente. SOLO NO LO UTILIZA (NUNCA 5) 02.- Usted No utilizó el Portal Chilecompra. ¿Cuáles son las 2 razones más relevantes?

11,3

11,3

13,2

13,2

13,2

18,9

20,8

28,3

0 5 10 15 20 25 30 35

Tengo problemas con las garantías

Creo que todo está arreglado

No cumplo con los requisitos

Las bases no están claras

Plazos de pago muy largos

Me es dif icil preparar las propestas

No ha tenido necesidad

Los plazos son muy cortos

La principal razón de la no participación son los plazos para presentar las ofertas que son considerados cortos, que representan un 28,3%. Otras empresas indican que no han tenido necesidad de vender al estado, con un 20,8%. Un 11,3% no ha participado porque considera que estas licitaciones están arregladas y que el participar constituye una pérdida de tiempo. El problema de las garantías no aparece como un problema tan relevante y en general, los entrevistados manifestaban que estaban en condiciones de solucionarlo. Este mismo dato en las empresas sin negocio en regiones se presenta que en la asegunda región representa el 57% creen que los plazos son cortos, en la V región se destaca que el 44,4% no ha tenido necesidad y en región metropolitana el 28% les he difícil preparar las propuestas y los plazos son muy cortos y con el 24% los plazos de pago son muy largos.


215

SOLO HA PARTICIPADO 03.- ¿Cuántas veces se ha adjudicado una licitación en el último año?

36,5

18,8

11,213,7

19,8

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Menos de 5 veces Entre 6 y 10 Entre 11 y 20 21 o más Nunca

El número de adjudicaciones de las empresas está bastante disperso. El mayor porcentaje se ha adjudicado menos de 5 veces con un 36,5%, aunque se muestran empresas con más de 21 adjudicaciones con el 13,7%.. Casi un 20% de las empresas que han participado en licitaciones no se adjudicaron ninguna en este período. Las empresas con negocio se destacan por tener sobre el 43% con menos de 5 veces y con un 17% con más de 21 veces. 03a.- ¿Cuántas veces se ha adjudicado una licitación en el último año? (cruce por regiones)

55,6

46,445,2

29,2

22,2 21,4

16,118,3

5,6

10,712,9 11,711,1 10,7

6,5

16,7

5,6

10,7

19,4

24,2

0

10

20

30

40

50

60

2 R 5 R 8 R R M

Menos de 5

Entre 6 y 10

Entre 11 y 20

21 o más

Nunca

En la región Metropolitana el porcentaje de adjudicaciones por empresas es más homogéneo.


216

En las demás regiones los valores están sobre el 45% con menos 5 veces. 04.- ¿Por qué cree Ud. Que no se ha adjudicado una licitación?

2,6

2,6

7,7

17,9

25,6

43,6

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

Plazos de entrega

Por las garantías

Las bases no están claras

No lo tengo claro

Por los precios

Creo que está todoarreglado

La opinión mayoritaria de las empresas que no se han adjudicado, es que estas licitaciones están arregladas con un 43,8% y no hay una verdadera selección. Otro porcentaje, considera que sus precios han sido un problema con un 25%. Hay una parte importante de las empresas que no tienen claro cuales son las razones por las que no se han adjudicado licitaciones con un 17,9% En la región metropolitana se destaca además de que las bases no están claras. 05.- ¿Considera usted que el sistema de adquisiciones Chile Compra es un sistema claro y

transparente en cuanto a sus evaluaciones y adjudicaciones?


217

50

6062,5

45 46,2

26,8

20

27,5

32,5

26,223,2

20

10

22,5

27,6

0

10

20

30

40

50

60

70

Total 2 R 5 R 8 R R M

Es transparente

Relativamente transparente

Nada transparente

En torno al 50% de las empresas considera que este sistema es transparente en cuanto a su forma de operar, la mitad restante tiene algún tipo de reparo. En regiones hay una mayor sensación de transparencia que en la región Metropolitana. 05a.- ¿Considera usted que el sistema de adquisiciones Chile Compra es un sistema claro y

transparente en cuanto a sus evaluaciones y adjudicaciones?(cruce por regiones)

50

58,9

34,8

26,8 27,825

23,2

13,3

40,2

0

10

20

30

40

50

60

70

Total Con negocio Sin negocio

Es transparente

Relativamente transparente

Nada transparente

En las empresas con negocio la transparencia sube 58,9% y baja la opción no transparente en un 13,3%.

Las empresas sin negocio se destaca su opinión de nada transparente en un 40,2% y un 25, 2% relativamente transparente


218

SOLO RELATIVAMENTE TRANSPARENTE O NADA TRANSPARENTE 06.- La falta de transparencia se debe a:

0,8

0,8

0,8

1,6

6,4

43,2

46,4

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

No sabe

Poca claridad en precios

Es dif icil part icipar

Poca f iscalización

Falta información clara

Está todo arreglado

Favorece a los que conoce

La opinión de los entrevistados es que la falta de transparencia se debe principalmente a que se favorece a las empresas que conocen con un 45,4%, con las que ya han trabajado anteriormente, de manera que todo esta arreglado de ante mano con un 43,2%. En las empresas sin negocio estos porcentajes aumentan a un 53,3% que se favorece a los que se conoce y 35% esta todo arreglado.

07.- ¿Considera que los plazos de presentación de las propuestas son los adecuados?

69,664

82,5

72,566,2

30,436

17,5

27,533,8

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90


Sí

No

La opinión general es que si los plazos de presentación de las propuestas son adecuados.


219

En regiones se destaca la V región que sube al 82,5% y la octava región con un 72,5% se consideran adecuados. 07.- ¿Considera que los plazos de presentación de las propuestas son los adecuados? (cruce

por regiones)

69,6

59,8

30,424,7

40,2

75,3

0

10

20

30

40

50

60

70

80


Sí

No

En las empresas con negocio esta sube al 75,2% los plazos son adecuados y en las empresas sin negocio este porcentaje baja a un 59,8% y la opción no lo considera adecuados con un 40,2%. SOLO SI NO LOS CONSIDERA ADECUADOS (2) 08.- No los considera adecuados debido a: (2 menciones)

1,3

1,3

5,3

22,4

30,3

36,8

65,8

0 10 20 30 40 50 60 70 80

No sabe

No se respetan los plazos

Poco tiempo preparar propuesta

Bases técnicas complejas

Bases técnicas poco precisas

Muchos requerimientos adm.

Poco tiempo de consulta

Principalmente los entrevistados consideran poco el tiempo para consultas con un 65,8%.


220

Señalan además, que los requerimientos de documentos y trámites administrativos con un 38,6% que se requieren para la presentación de las propuestas son excesivos y que en muchas oportunidades las bases técnicas no están claras y son complejas con un 22,4%. En las regiones en general se muestran las mismas tendencias y los mismo sucede en las empresas con y sin negocio. 09.- ¿Considera que las garantías que se solicitan son una dificultad para su participación en

estas licitaciones?

26,8

20

10

3031,7

15,2

8

25

15 13,8

58

72

65

55 54,5

0

10

20

30

40

50

60

70

80


Si son una dif icultad

Son una dif icultad relativa

No son una dif icultad

En general las garantías no se consideran una dificultad para su participación en las licitaciones con 58% En la segunda región este porcentaje sube al 72% y en la V región en un 65% no son una dificultad. En la octava y región metropolitana esta sobre el 30% donde si son una dificultad las garantías.


221

09a.- ¿Considera que las garantías que se solicitan son una dificultad para su participación en

estas licitaciones?(cruce por regiones)

26,8

22,2

34,8

15,213,9

17,4

58

63,9

47,8

0

10

20

30

40

50

60

70


Si son una dif icultad

Son una dif icultad relativa

No son una dif icultad

Las garantías que se solicitan para la mayor parte de las empresas no constituyen una dificultad importante, en las empresas con negocio sube al 63,9%. Esto es así aún para las empresas sin negocio, sin embargo en estas empresas cambia la tendencias que si son una dificultad o dificultad relativa sobre el 52%. SOLO SON UNA DIFICULTAD O RELATIVA 10.- ¿Por qué son una dificultad?

1

1

3,8

4,8

5,7

13,3

19

51,4

0 10 20 30 40 50 60

No tengo experiencia

Hay falta de información

M ucha tramitación adm.

Toma mucho tiempo

Estar en Dicom

No tengo respaldo

Falta de recursos

Costo de las garantías


222

Para el segmento que si constituyen una dificultad ésta se refiere fundamentalmente al costo de ella con un 51,4% y en menor medida falta de recursos con un 19% y no tiene respaldo con un 13,3%. En las empresas con y sin negocio se consideran las mismas dificultades. En la segunda región no tiene respaldo y mucha tramitación con un 28,6% en las demás regiones se mantienen las dificultades. 11.- ¿Qué otro instrumento de garantía cree que le facilitaría su participación?

0,8

0,8

0,8

3,2

10,8

14,4

61,2

0 10 20 30 40 50 60 70

Suficiente estar inscrito

Dicom de no cumplimiento

Basta con contrato

Vale vista

Letra de cambio

Cheque en garantía

Poliza de seguro

Un porcentaje importante de las empresas cree que si le facilitaría también pólizas de seguro

como garantías se destaca como preferencia sobre el 61,2%, se les facilitaría el proceso de

licitación.

Con un porcentaje menor el cheque de garantía con un 14,4% y letra de cambio 10,8%. En la segunda región la póliza de seguro sube al 80% y la quinta región 72,5%, estos porcentajes bajan cerca del 55% en la octava y región metropolitana. En las empresas con negocio sube al 66,5% las preferencia póliza de seguro y se destaca que un 10,1% no sabe. En las empresas sin negocio esta cifra baja a un 52,2% como preferencia la póliza de seguro.


223

12.- ¿Considera adecuado el nivel de comunicaciones que permite el sistema de licitación?

75,6

80

85

67,5

74,5

14,812

10

25

13,89,6 8

57,5

11,7

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90


Si tiene comunicación

Algunas veces se comunica

Nunca se comunica

La gran mayoría considera que tiene un nivel adecuado de comunicación con 75,6% o que al menos a veces se comunica con las instituciones compradoras. Se destaca la segunda región y quinta región que tienen comunicación con un 80% y 85%

respectivamente, sin embargo este porcentaje baja en la octava región a un 67,5%

Un porcentaje bajo señala que nunca se comunica. Esto es así aún para las empresas sin negocios.

75,6

81,6

65,2

14,812,7

18,5

9,65,7

16,3

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90


Si tiene comunicación

Algunas veces se comunica

Nunca se comunica

En las empresas con negocio consideran que si tienen comunicación sobre le 81,6%, baja a un 65,2% en las empresas sin negocio y un 16,2 considera que nunca se comunican en estas últimas.


224

SOLO SI RESPONDE “Algunas veces o nunca” 13.- ¿Por qué tiene problemas?

3,3

14,8

32,8

49,2

0 10 20 30 40 50 60

Falta información

Escaso tiempo parapreguntar

Las consultas no seresponden

Mecanismos inapropiados

El segmento que manifiesta problemas de comunicación señala como la principal razón, la no existencia de mecanismos adecuados para este fin con un 49,2%. Indican además que muchas veces las consultas a los compradores no les son respondidas en un 32,8%. En la segunda, quinta y octava región colocan como tercer problema el escaso tiempo para preguntar cerca de un 20% En las empresa con y sin negocio se mantienen las mismas preferencias, sin variar mucho sus porcentajes. 14.- ¿Considera usted que las bases de licitaciones a través del Portal Chilecompra son claras y específicas en cuanto a los siguientes aspectos?

SI No Bienes y servicios que se licitan 73,6 26,4Documentación a presentar 81,2 18,8Requisitos que deben cumplir las empresas 88,0 12,0Garantías a presentar 83,6 16,4Plazos de presentación de ofertas 81,2 18,8Formas de evaluación 57,6 42,4Criterios de adjudicación 44,4 55,6


225

55,6

42,4

18,8

16,4

12

18,8

26,4

44,4

57,6

81,2

83,6

88

81,2

73,6

0 20 40 60 80 100

Criterios de adjudicación

Criterios de evaluación

Plazos de presentación de oferta

Garantías a presentar

Requisitos cumplir empresas

Documentación a presentar

Bienes y servicios que se licitan

Si

No

Las bases de licitación son consideradas claras y específicas en cuanto a los bienes que se licitan, requisitos de las empresas para postular, documentos, plazos y garantías a presentar cercana con un 80% en general. Sin embargo, no se consideran claras y precisas en cuanto a los criterios de evaluación y de adjudicación de las propuestas con un 55,6%. En regiones se mantienen los mismos porcentajes, diferenciándose la octava región en formas de evaluación con un 70% En general en las empresas con negocio y sin negocio se mantienen los mismos porcentajes de preferencias. Sin embargo en las empresas sin negocio los criterios de adjudicaciones sobre el 72%.lo evalúan positivamente. 15.-¿Cree usted que los compradores del Estado están debidamente capacitados para enfrentar el proceso de compras mediante el Portal Chilecompra?

46,8

60

45 45 45,5

52

40

5552,5 53,1

1,2 0 02,5 1,4

0

10

20

30

40

50

60

70


Sí

No

No sabe


226

Un porcentaje importante de los entrevistados considera que los compradores del Estado no

están debidamente capacitados para enfrentar el proceso de compras con un 52%.

Sólo en la segunda región se revierte esta situación considerando un 60% que si están capacitados. En las demás regiones se conservan los mismos porcentajes. 15a.-¿Cree usted que los compradores del Estado están debidamente capacitados para enfrentar el proceso de compras mediante el Portal Chilecompra? (cruce por regiones)

46,848,7

43,5

52 50,654,3

1,2 0,6 2,2

0

10

20

30

40

50

60


Sí

No

No sabe

En las empresas con y sin negocio se conservan los mismos porcentajes, sin mayor variación.

SOLO LOS QUE CONSIDERAN QUE NO LO ESTAN 16.- ¿Qué cree usted que les hace falta?

SI NO Conocimientos técnicos 80,0 20,0 Claridad en las normativas de licitación 63,1 36,9 Sentido común 56,2 43,9 Capacitación en atención al cliente 67,7 32,3


227

32,3

43,9

36,9

20

67,7

56,2

63,1

80

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Capacitación en atenciónal cliente

Sentido común

Claridad en lasnormativas

Conocimientos técnicos

Sí

No

La gran mayoría del segmento que piensa que no están debidamente capacitados considera

principalmente que les hacen falta conocimientos técnicos con un 80%.

Indican que también les falta capacitación en lo referente a atención al cliente con un 67,7% y claridad en las normas con un 63,1%. En algunos casos también algo de sentido común con un 56,2%. En la quinta región consideran que le falta conocimientos técnicos con un 90%, en la segunda región considera que 90% les falta claridad en las normativas de licitación. Además en la segunda y octava región consideran que les falta capacitación en atención de clientes En las empresas sin negocio consideran en un 90% que le faltan conocimientos técnicos. Por lo general en las empresas con y sin negocio se mantienen las mismas tendencias. 17.- ¿Piensa Usted. que la modalidad de pago de las licitaciones es apropiada?

65,2

72

6567,5

63,4

34,4

28

3532,5

35,9

0,4 0 0 0 0,70

10

20

30

40

50

60

70

80


Sí lo es

No lo es

No sabe


228

El 65,2% considera que la modalidad de pago en las licitaciones es apropiada, destacándose la segunda región donde este porcentaje se eleva a un 72%, en las demás regiones se conservan las mismas tendencias. 17A.- ¿Piensa Usted. que la modalidad de pago de las licitaciones es apropiada?(cruce por regiones)

65,267,7

60,9

34,431,6

39,1

0,4 0,6 00

10

20

30

40

50

60

70

80

Tot al Con negocio Sin negocio

Sí lo es

No lo es

No sabe

En general en las empresas con y sin negocio se conservan los mismos porcentajes. Además un porcentaje de aproximadamente un tercio de los entrevistados considera que la modalidad de pago de las licitaciones no es adecuada en ambos casos. SOLO LOS QUE CONSIDERAN QUE NO LO SON 18.- El pago es:

Sí No No sabe

El pago es a un plazo muy largo y me genera problemas de caja

79,1 18,6 2,3

No se da anticipo o es muy pequeño 38,4 59,3 2,3 No se cumplen los plazos de pago establecidos. 82,6 15,1 2,3

79,1

38,4

82,6

18,6

59,3

15,1

2,3 2,3 2,30

10

20

30

40

50

60

70

80

90

El pago es a un plazomuy largo

No se da anticipo o espequeño

No se cumplen los plazosde pago

Sí

No

No sabe


229

El segmento que considera que la modalidad de pago no es adecuada indica que esto se debe a que no se cumplen los plazos de pago y que este plazo es excesivamente largo lo que les genera problemas en la operación opinan cerca del 80% en ambos casos. En relación a a que no se dan anticipos o es muy pequeño existe un porcentaje del 59,3% que niega dicha afirmación. En regiones tenemos datos diferentes, en la quinta región consideran el 100% que el pago es muy largo y les genera problemas de caja y en la octavo región un 46,2% considera que no. En las empresas sin negocio consideran que el pago es muy largo y les genera problemas de caja con un 86,1%. 19.- ¿Qué recomendaciones haría usted para mejorar la eficiencia de los compradores?

6

6,8

8,4

10

10,4

14,4

16,4

18,8

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Mas información en llamados

Se otorgan a amistades, arreglado

Mayores plazos para preparar propuesta

Má capacitación a compradores

Que se pague en la fecha pactada

Mayor transparencia en adjudicación

Más desglose en rubros solicitados

Especif icaciones de producto más claras

Las principales recomendaciones que dan los entrevistados para mejorar la eficiencia del sistema dice relación con la definición de los rubros que se consideran y las especificaciones que se hacen de los productos. Esta falta de definición los hace perder mucho tiempo con la revisión de llamados a licitación que no corresponden realmente a su rubro de trabajo o con las características específicas de sus productos. Se esperaría además una mayor transparencia en las adjudicaciones de manera de tener claro, en especial, porque no se les adjudicó una determinada licitación. Sería importante también que se cumpliera con los plazos de pago que se establecen en las licitaciones, lo que no siempre ocurre. Se mencionan también como aspectos importantes la mayor capacitación a los compradores y mayores plazos para preparar las propuestas.


230

20.- ¿En términos globales qué nota de 1 a 7 le pondría al Portal Chile compra?

1,2 1,2

5,6

10,49,2

0,8

5,2

37,234,4

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Nota 1 Nota 2 Nota 3 Nota 4 Nota 5 Nota 6 Nota 7 No calif ica Notapromedio

El sistema de compras a través del portal es calificado con una nota promedio levemente superior al 5 y con una fuerte concentración entre el 5 y el 6 con un 51% de preferencia. Los extremos negativos muestran porcentajes bajos En regiones se mantienen los mismos porcentajes y preferencias, lo mismo ocurre en la empresas con y sin negocio.


231

21.- ¿Qué recomendaciones haría Ud. para que el Portal Chilecompra mejorara y usted aumentara su participación en él?

4,4

5,2

5,6

6,4

6,8

8,8

10,4

14,8

0 2 4 6 8 10 12 14 16

Mayor capacitación acomprador

Respeto a los plazos depago

Mayor f iscalización

Licitaciones más claras

Mayor especif icación deproductos

Trámites menosengorrosos

Mayor transparencia enproceso

Mayor transparencia enadjudicación

Los factores que harían aumentar la participación de las empresas en este sistema es la mayor transparencia en la evaluación de las propuestas y en los criterios de adjudicación. Esperarían licitaciones más claras y una mayor fiscalización. Desearían además trámites menos engorrosos que les toman mucho tiempo, lo que a veces no les permite llegar con sus propuestas a tiempo. También en este sentido se insiste en la mayor claridad en las especificaciones de los productos que se demandan para evitarse trabajo inútil cuando su producto no se ajusta a los requerimientos.


232

4.- Conclusiones. Se trabajó con micro y pequeñas empresas cuyas opiniones se registraron y tabularon. La encuesta fue respondida por profesionales, técnicos, administrativos y otro tipo de funcionarios que eran principalmente los dueños que efectuaban gran parte de los trabajos de la empresa. En las bases de datos entregadas por Chilecompra, las empresas venían diferenciadas por aquellas con negocios y las sin negocio. Aunque las con negocio eran más y con mejores datos, se buscó hasta encontrar una muestra que fuera representativa también para los sin negocio. Algunas de las empresas que no han hecho negocios con el Estado sienten que por su volumen de negocio no ha tenido necesidad de participar. La dificultad para preparar las propuestas en los plazos fijados de entrega ha constituido también un obstáculo para su participación. Cerca de un 50% de los entrevistados considera que el sistema no es claro en sus evaluaciones, que los criterios que se utilizan para las adjudicaciones no son conocidos por ellos. Muchos de ellos manifestaron que cuando no se les adjudica una licitación no se les informa porque perdieron ni que méritos tenía la empresa ganadora. En la mayoría de las empresas que no se han adjudicado licitaciones en este período existe una fuerte sensación que todo está arreglado. Muchos asumen, sin saberlo claramente, que no fueron seleccionados por el factor precio. La mayoría de los entrevistados considera que los plazos de presentación de las propuestas son los adecuados aunque en algunas regiones (Metropolitana por ejemplo) un porcentaje en torno al 30% considera que no los son. Contrariamente a lo que se podría haber supuesto las garantías que se solicitan no son una dificultad importante para las empresas. Esto puede apreciarse en varias preguntas de la encuesta. A pesar de esto la utilización de pólizas de seguro aparece como una buena alternativa. Las empresas consideran que se logra un nivel de comunicación aceptable con los compradores y es bajo el porcentaje que considera que no hay una comunicación. En general las bases se consideran claras en lo que podrían ser los aspectos administrativos como plazos, documentación requerida, requisitos de las empresas, y garantías, pero un importante porcentaje no las considera claras ni precisas en lo que es la evaluación y adjudicación, aspectos que se reflejan en varias preguntas y que son de vital importancia en la apreciación que se tiene del sistema. La opinión respecto a la capacitación de los compradores es más bien similar entre los que opinan que si lo están y aquellos que consideran que no lo están.


233

La modalidad de pago en términos generales es considerada apropiada aunque en otras preguntas se hace referencia a que los plazos de pago son muy largos y en muchos casos no se cumplen. Aunque el sistema está relativamente bien evaluado en cuanto a su nota las principales falencias encontradas dicen relación con las siguientes áreas:

- Falta de transparencia en las evaluaciones y adjudicaciones ya mencionadas.

- Falta de claridad en la especificación de rubros y productos. Los rubros están poco desglosados por lo que se les envía solicitud de participación a una muy grande gama de productos, lo que hace perder tiempo a los participantes. Se siente la necesidad de una mejor definición de los rubros. En cuanto a los productos, no se especifica claramente en las licitaciones las características de los bienes o servicios que se requieren, de manera que participen sólo aquellos que cumplen con los requisitos.

- Aunque no aparece como de gran importancia, se mencionan los plazos de pago y el

cumplimiento de ellos.

- La falta de transparencia descrita genera en algunos la impresión que todo está arreglado y que se trabaja siempre con las mismas empresas por lo que se requiere una mayor fiscalización.

- Una mayor capacitación a los proveedores y a compradores del estado, en especial en

los aspectos técnicos que correspondan.

- Las micro y pequeñas empresas en ocasiones se sienten discriminadas por el sistema y quisieran más igualdad.


234

ANEXO j

GUIA METODOLOGICA ENCUESTAS

FOCUS GROUP Y ENTREVISTAS EN PROFUNDIDAD






235

PRINCIPALES ASPECTOS METODOLOGICOS UTILIZADOS Introducción

La presente metodología se establece para el desarrollo del “Estudio de competencias de los Compradores a cargo de la Gestión de las Compras Públicas que operan a través del portal Chilecompra”.

Para la obtención de información primaria se realizará un estudio de carácter exploratorio aplicado en cuatro regiones del País. La información de campo se obtendrá a través de dos componentes. Por un lado se estudiará a proveedores del sistema de Compras Públicas, a partir de una muestra representativa de 250 empresas; por otro se estudiarán a Compradores del Sector Público, también con una muestra representativa de 250 instituciones.

Los contenidos del estudio exploratorio, se señalan en los aspectos metodológicos utilizados, además de los anexos Encuesta a Compradores y Encuesta a Proveedores.

Levantamiento de Información El levantamiento de información se realizará en 4 regiones representativas del País, en la Zona Norte, Antofagasta; en la Zona Sur, Bio-Bio; en la Zona Central, Metropolitana y Valparaíso. Con relación a los sectores de gobierno y a las regiones se toma como referencia la importancia relativa de cada sector en cuanto a volumen de compras del año 2007, pero incrementando el número de entrevistas en Antofagasta y en las universidades estatales de manera de asegurar un número de casos estadísticamente representativos del sector. Si se toma una muestra de acuerdo al porcentaje definido matemáticamente, no se tendría un número de casos que permitiera emitir conclusiones sobre ellos. Se sobreponderó los segmentos menores de manera de asegurar una sub muestra que sea representativa del sector y que permita emitir conclusiones respecto de ellos. Las acciones de recopilación de información a aplicar son: 1 Encuestas telefónicas. 2 Entrevistas en profundidad (anexos q y r) 3 Focus Group (anexos c, d, e y f) Distribución de las acciones de recopilación de información por Región: Encuestas telefónicas: Encuestas a Compradores y Proveedores: Regiones: Antofagasta; Valparaíso; Bio-Bio y Metropolitana. Determinación del tamaño de la muestra para las encuestas: Para el caso de los compradores, así como para proveedores el tamaño de la muestra es de 250 casos, seleccionados en forma aleatoria de una Base de Datos proporcionada por Chilecompra. El número de casos de la muestra se calcula en función de la dispersión que tiene la población en estudio y del nivel de confianza que se acepte. En un estudio de carácter técnico de este tipo, en que se asume homogeneidad en el comportamiento tanto de los compradores que se rigen bajo las mismas disposiciones para realizar sus compras, como en los proveedores estudiados, que pertenecen todos a micro y pequeñas empresas, se acepta un tamaño de muestra inferior a 400 casos.


236

El trabajar con una muestra de 250 casos, asegura un margen de error máximo de 6,3% para una muestra con distribución normal. Si se asume una dispersión menor en la población en estudio, este margen es aún inferior. Donde: n = tamaño de la muestra p y q son las proporciones de la población que se espera que señalen una determinada categoría. Dado que estos valores no se conocen antes de realizar la encuesta, se supone que se trabaja con una variable dicotómica, en que ambas variables toman un valor de 0,5. Esta fórmula indica que el margen de error, asumiendo máxima dispersión, al trabajar con una muestra de 250 casos es de 6,3% con un 95% de confianza. Dado que la dispersión es menor, se puede asumir que el margen de error también es inferior. Por otro lado, una fórmula que permite calcular el tamaño de la muestra que garantiza un error máximo entre 7 y 10%, aceptable para estudios técnicos es: n = z2 p(1-p) B2

Donde n y p corresponden a las variables ya definidas para la fórmula anterior, z es el valor de la curva normal que define nivel de confianza. Para un 95% de confianza z toma el valor de 1,96. B es el margen de error aceptado para estudios técnicos que es entre 7 y 10%. Asumiendo B como 7% máximo se tiene que el tamaño de la muestra es: n = (1,96)2*0,5*(1- 0,5) = 194 (0,07)2

Se tiene así, que para trabajar con un margen de error en torno al 7% y un nivel de confianza del 95% el tamaño de la muestra debe ser de 194 casos, por lo que al considerar 250 se asegura un error menor a ese margen. Respecto a las encuestas realizadas a compradores, se trabajó con 3 estamentos del Estado: Gobierno Central, Sector Salud y Universidades. La muestra se determinó de acuerdo a la importancia relativa de cada sector, considerando un segmento que fuera representativo para las universidades. Gobierno Central 100 Sector Salud 125 Universidades 25

p*q

n *2 = Margen de Error

0,5*0,5 250 *2 = 6,3%


237

El número de encuestas en cada región se determinó de acuerdo a la importancia relativa de cada una en cuanto al porcentaje de adjudicaciones, pero aumentando el número de casos en las regiones con menor cantidad de negocios, de manera de asegurar una muestra representativa de cada región. La distribución muestral por cada región fue la siguiente: Antofagasta 25 Valparaíso 40 Bio Bio 40 Metropolitana 145 El trabajo de terreno se realizó entre los días 21 y 25 de Abril de 2008. Ficha técnica de encuesta

Método de encuesta Telefónica

Método de Muestreo Aleatorio Sistemático, basado en registro de bases de datos proporcionada por Chilecompra

Fecha de Medición 21 al 25 de Abril

Tamaño Muestral Compradores: 250

Proveedores: 250

Confiabilidad 95%

Error Muestral Compradores: 6.3

Proveedores: 6.3


238

GUÍA METODOLOGICA DE FOCUS GROUP

PARA UTILIZAR CON USUARIOS DEL PORTAL CHILECOMPRA36 Consideraciones metodológicas a considerar para unificar criterios de investigación, por parte de los realizadores de los focus group. El motivo de la investigación, en este caso: “Mejoramiento de las competencias de los compradores a cargo de la gestión de las compras públicas que operan a través del portal chilecompra”… Investigación y propuesta de mejoramiento financiada por el “fondo de modernizacion de la gestión, de la dirección de presupuestos del ministerio de hacienda”

1. El anonimato de los participantes y de las instituciones a la cual representan. 2. El compromiso del realizador a que los datos como informe final le serán

enviados.

Ejes temáticos a utilizar A-Utilización del sistema B- Criterios de Adjudicación C-Plazos de presentación de las propuestas D-Criterios de evaluación y adjudicación de propuestas E-Capacitación F-Transparencia El focus group se realiza sobre una conversación abierta, en que los participantes ponen los temas relevantes que tratar para ellos. No obstante, el equipo realizador cuenta con un set temático, que no dará a conocer al grupo participante, pero que usará como guía de la conversación, para lograr los fines de la investigación. Consideraciones operativas 1.- Concertar reunión con antelación, fijando día y hora de inicio y término. 2.- Explicar muy bien el contexto en que se desarrolla el focus group, el objeto de estudio, las instituciones involucradas. 3.- Realizar la reunión en un lugar céntrico, fácil de llegar y relativamente conocido, para facilitar el traslado de los participantes. Los hoteles cumplen muy bien estas caraterísticas. 4.- Utilizar grabadora, previo avisa a los participantes. 5.- Considerar la guía temática y preguntas tipo y consideraciones generales, aún cuando la conversación se realiza en base a temas abiertas no estructuradas, para un mejor desarrollo de la reunión.

36 Adaptación de “”Introducción a los métodos cualitativos de investigación”, S.J Taylor y Bogdan, Paidós, 1996.


239

6.- Asegurar buena atención y comodidades a los participantes, como desayunos u onces, salones adecuados, iluminados, silenciosos, etc. 7.- Asegurar un presente por la participación en la actividad.

GUÍA DE ENTREVISTA PARA UTILIZAR CON USUARIOS DEL PORTAL CHILECOMPRA37

Consideraciones metodológicas a considerar para unificar criterios de investigación, por parte de los entrevistadores. El motivo de la investigación, en este caso: “Mejoramiento de las competencias de los compradores a cargo de la gestión de las compras públicas que operan a través del portal chilecompra”… Investigación y propuesta de mejoramiento financiada por el “fondo de modernizacion de la gestión, de la dirección de presupuestos del ministerio de hacienda”

3. El anonimato del informante y de la institución a la cual representa. 4. El compromiso del investigador a que los datos como informe final le serán

enviados.

Ejes temáticos a utilizar A-Utilización del sistema B- Criterios de Adjudicación C-Plazos de presentación de las propuestas D-Criterios de evaluación y adjudicación de propuestas E-Capacitación F-Transparencia Preguntas Tipo por tema:

1. ¿Desde cuándo utiliza usted (o su empresa) el sistema? 2. ¿Qué ha significado para usted. el uso de esta herramienta? 3. ¿Qué esperaba lograr cuando comenzó a utilizarlo? 4. ¿En qué medida se cumplieron (o no) sus expectativas? 5. ¿Qué relación observa entre lo que usted esperaba y lo que ha conseguido utilizando el

sistema Chilecompra? 6. Podría explicitar el (los) problemas que usted ha detectado y que le generan mayores

obstáculos para la óptima utilización del sistema?

37 Adaptación de “”Introducción a los métodos cualitativos de investigación”, S.J Taylor y Bogdan, Paidós, 1996.


240

Aspectos a considerar en la entrevista 1.- Conocer la forma en que se desarrolla el tema en la unidad; 2.- Conocer los principales problemas (en los cuales se debe incorporar los aspectos identificados en los estudios preliminares, como forma de profundizar en ellos, en el sentido de conocer con más detalle sus causas y efectos); 3.- Conocer la forma que visualiza de resolver esas dificultades Consideraciones operativas 1.- Concertar entrevista con antelación, fijando día y hora de inicio y término. 2.- Explicar muy bien el contexto en que se desarrolla la entrevista, el objeto de estudio, las instituciones involucradas. 3.- Realizar la entrevista en lugar de trabajo del entrevistado 4.- Utilizar grabadora, previo avisa al entrevistado 5.- Considerar la guía temática y preguntas tipo y consideraciones generales, aún cuando la entrevista se realiza en base a pregustas abiertas no estructuradas, para un mejor desarrollo de la conversación.


241

ANEXO k

Cuestionario a compradores.






242

Buenos días (tardes) somos de la empresa Datacom y estamos realizando un estudio acerca de la gestión de las Compras Públicas, a través del Portal Chilecompra para lo cual quisiéramos hacerle unas preguntas tendientes a facilitar su gestión como Comprador. Nombre del Servicio…………………………. 1 Gobierno Central

2. Sector Salud 3. Universidades

Unidad de compra…………………………… Cargo del Encargado………………………… Profesión de Encargado…………………………… Dirección (opcional), ……………………………… Comuna:……………………….. Región … 1 Antofagasta

2. Valparaíso 3. Bio Bio 4. Coyhaique 5. R. Metropolitana

Volumen Anual de compra aproximado 1 Menos de mil millones de pesos anuales

2. Menos de 3 mil millones de pesos anuales 3. Menos de 5 mil millones de pesos anuales

4 Más de 5 mil millones de pesos anuales 01.- ¿En qué etapa de desarrollo se encuentra el PMG del área de adquisiciones?

Básico 1

Avanzado 2

No tiene PMG 3

02.- ¿Desde hace cuanto tiempo que las adquisiciones de su Servicio se realizan a través del Portal Chilecompra?.

Menos de 1 año 1

Entre 2 y 3 años 2

Entre 4 y 5 años 3

Más de 5 años 4

03.- ¿Como considera que maneja su Unidad de Compra los procedimientos para realizar adquisiciones a través de Portal Chile Compra?.

Nunca tiene dificultad Ocasionalmente tiene dificultad Frecuentemente tiene dificultad

1 2 3


243

SOLO: OCASIONALMENTE O FRECUENTEMENTE TIENE DIFICULTAD. 04.- Sus dificultades se deben a:

Normativas muy complejas 1

Capacitación no adecuada 2

Su unidad no cuenta con Recursos Humanos suficientes 3

Especificaciones técnicas imprecisas 4

Poco tiempo para realizar su trabajo 5

Otros, especifique, …………………………….. 6

04.- ¿Considera Ud. que en su Unidad se maneja en forma óptima el procedimiento para elaborar bases y/o TDR?

Si es óptimo 1

Solo es aceptable 2

Es solo regular 3

05.- ¿Sabe usted elaborar las bases o TDR de las licitaciones?

Sí No

1 2

06.- ¿Si es solo aceptable o regular, a qué cree Ud. que se debe? SI NO

Excesiva complejidad de la adquisición 1 2

Falta de tiempo 1 2

Falta de claridad en las especificaciones técnicas que se reciben

1 2

Normativas muy rígidas 1 2

Múltiples personas involucradas en la elaboración de bases

1 2

Otro, especifique, ………… 1 2

07.- ¿Cree Ud. que los plazos establecidos en las licitaciones para presentar propuestas, por parte de los proveedores, son los adecuados?

Si No

1 2


244

08.- ¿Considera que las normativas existentes son adecuadas para desempeñar eficientemente el proceso de adquisición?

Si son adecuadas Son relativamente adecuadas No son adecuadas

1 2 3

EN CASO DE SER RELATIVAMENTE ADECUADAS O NO ADECUADAS SELECCIONE A SU JUICIO LAS 2 MÁS IMPORTANTES 09.- ¿Con su experiencia, qué cambios introduciría Ud?

Replantear exigencias administrativas 1 2

Modificar Garantías 1 2

Replantear los valores de rangos asociados a tipos de licitaciones

1 2

Disponer de mejores modelos de evaluaciones 1 2

Modificar plazos de las licitaciones 1 2

Reuniones aclaratorias 1 2

Mayor plazo para responder consultas 1 2

Otra, especifique, ……………… 1 2

10.- ¿Qué tipos de garantía solicita Ud.? SELECCIONES HASTA 3

Boleta bancaria 1 2

Póliza de seguro 1 2

Cheque garantía 1 2

Pagaré 1 2

Letra de cambio 1 2

Vale vista 1 2

Hipoteca 1 2

Prenda 1 2

Otro, especificar,………………… 1 2


245

11.- ¿Le parecería adecuado ampliar los medios para garantizar las ofertas? ¿Cuál de los medios adicionales usaría usted de ser aceptado SELECCIONES HASTA 3

Boleta bancaria 1 2

Póliza de seguro 1 2

Cheque garantía 1 2

Pagaré 1 2

Letra de cambio 1 2

Vale vista 1 2

Hipoteca 1 2

Prenda 1 2

Otro, especificar, ……………………… 1 2

12.- ¿Dispone Ud. de métodos de evaluación de propuestas aplicables según la naturaleza de la adquisición?

Si No

1 2

EVALUACIONES 13.- ¿Los modelos de evaluación de propuestas que Ud. tiene a su disposición son los adecuados?

Si son adecuados Tienen deficiencias

1 2

14.- ¿Si tienen deficiencias, estas se deben a?

Parámetros inadecuados 1

Ponderaciones inadecuadas 2

Ambos inadecuados 3

Otro, especifique …………….. 4

15.- Las formas como se evaluará una propuesta, ¿son siempre informadas a los proponentes?

Sí son informadas No son informadas

1 2


246

16.- ¿Cree usted que es pertinente que exista comunicación durante el proceso de evaluación, para aclarar dudas específicas con el proveedor?

Si debe haber Sólo excepcionalmente No debe haber

1 2 3

17.- ¿Qué porcentaje de las licitaciones se declara desierto?

Menos del 10% 1

Entre el 10 y el 25% 2



Más del 75% 5

18.- ¿Cuál cree que es la principal razón para que esto ocurra?

No cumplimiento de las bases 1

Falta de oferentes 2

Costos fuera de rango 3

Otra, especifique…………. 4

CAPACITACIÓN DE COMPRADORES 19.- ¿Ha tenido algún tipo de capacitación en lo referente a compras a través del portal? y si ha tenido podría indicarme si han sido cursos internos en la institución o cursos externos en centros de capacitación. SI NO SOLO SI

2007 1 2 1 Internos 2 Externos 3 Ambos

2006 1 2 1 Internos 2 Externos 3 Ambos

SOLO LOS QUE HAN TENIDO ALGUN TIPO DE CAPACITACION 20.- ¿La capacitación que Ud. ha recibido la considera?

Adecuada 1

Regular 2

Deficiente 3

No ha tenido 4


247

21.- ¿Si no ha tenido, se debe a?

Falta de tiempo 1

No a tenido permiso 2

No se ha realizado capacitación 3

Otro, especifique, ………… 4

SOLO LOS QUE HAN TENIDO ALGUN TIPO DE CAPACITACION 22.- ¿Podría señalar en que aspectos esta capacitación le ha ayudado?

De acuerdo En desacuerdo No sabe

La capacitación le ha ayudado a simplificar los procesos

1 2 3

La capacitación le ha ayudado a comprar mejor

1 2 3

La capacitación la ha ayudado a hacer más rápido los procesos

1 2 3

23.- ¿Considera que sería necesario que Ud. tuviera una capacitación adicional?.

Uso Portal comprador 1

Elaboración de bases 2

Normativas 3

Manejo de proveedores 4

Otro, especifique, ……………. 5

PORTAL CHILECOMPRA 24.- ¿Que considera usted que le hace falta al proceso de compras a través del Portal para mejorar el sistema de adquisiciones? Nombrar las dos mas importantes

Mayor preparación de los funcionarios que lo operan 1

Mayor flexibilidad en la normativa 2

Mayor información al tomar decisiones 3

Mayor transparencia en la asignación 4

Otra, especifique………………………….. 5


248

25.- ¿Considera usted, cómo usuario del sistema, que el procedimiento de compras a través del Portal Chilecompra es un procedimiento fácil o complejo?

Es un procedimiento fácil A veces presenta dificultades Es un procedimiento complejo

1 2 3

26.- ¿Por qué no es un procedimiento fácil?

Exceso de burocracia 1

Dificulta el proceso de compra 2

Alarga el proceso 3

Otro, especifique, …………………. 4

27.- ¿Cree usted que en este sistema existen los mecanismos de control adecuados para la gestión de los compradores?.


Existen algunos mecanismos No existen los mecanismos suficientes

1 2 3

28.- Si tuviera que corregir algunos aspectos del sistema de compras a través del Portal, ¿Qué sugeriría?

29.- Usted como usuario del Portal que nota le pondría a este mecanismo de compras del gobierno, de 1 a 7 en que 1 es muy malo y 7 es excelente


249

ANEXO l

Cuestionario a proveedores






250

Nombre de la empresa ………………………….(OPCIONAL) 1 Micro empresa 2 Pequeña Rubro…………………………………………….. Dirección……………………………………. (OPCIONAL) Comuna………………………….. Región 1 Antofagasta

2. Valparaíso 3. Bio Bio 4. Coyhaique 5. R. Metropolitana

Profesión del encargado de ventas al Estado ………………………. UTILIZACIÓN DEL SISTEMA 01.- ¿Cuántas veces ha participado en licitaciones en el Portal Chilecompra, durante el último año?

Menos de 5 veces 1

Entre 6 y 10 veces 2


21 o más veces 4

Nunca 5

No recuerda 6

SOLO NO LO UTILIZA (NUNCA 5) 02.- ¿Ud. No utilizó el Portal Chilecompra. ¿Cuáles son las 2 razones más relevantes? Indique las dos más importantes

Me es difícil preparar las propuestas 1

No cumplo con los requisitos 2

Tengo problemas con las garantías 3

Las bases no son claras 4

Los plazos son muy cortos 5

Creo que todo está arreglado 6

Los plazos de pago son muy largos 7

Otra, especifique……………

8


251

03.- ¿Cuántas veces se ha adjudicado una licitación en el último año? SOLO HA PARTICIPADO

Menos de 5 veces 1



21 o más veces 4

Nunca 5

No recuerda 6

SOLO NUNCA 04.- ¿Por qué cree Ud. Que no se ha adjudicado una licitación?

Precios 1

Plazos de entrega 2

Experiencia 3

Las bases no son claras 4

Garantías 5

Creo que todo está arreglado 6

Otro, especifique ………….. 7

No lo tengo claro 8

PROCESOS DE LICITACIÓN 05.- ¿Considera usted que el sistema de adquisiciones Chile Compra es un sistema claro y transparente en cuanto a sus evaluaciones y adjudicaciones?

Es transparente Relativamente transparente Nada transparente

1 2 3

SOLO RELATIVAMENTE TRANSPARENTE O NADA TRANSPARENTE (2 o 3) 06.- La falta de transparencia se debe a:

Favorece a los que más conoce 1

Está todo arreglado previamente 2

Otro, especifique, …… 3


252

07.- ¿Considera que los plazos de presentación de las propuestas son los adecuados? SI NO

Plazos de presentación adecuados 1 2

SOLO SI NO LOS CONSIDERA ADECUADOS (2) 08.- No los considera adecuados debido a: Indique los dos mas importantes

Bases técnicas muy complejas 1

Bases técnicas poco precisas 2

Muchos requerimientos administrativos 3

Poco tiempo de consultas 4

Otro, especifique, ……….. 5

09.- ¿Considera que las garantías que se solicitan son una dificultad para su participación en estas licitaciones?

Si son una dificultad Son una dificultad relativa No son dificultad

1 2 3

SOLO SON UNA DIFICULTAD O RELATIVA (1 Y 2) 10.- ¿Por qué son una dificultad?

Falta de recursos 1

Tengo Dicom 2

No tengo respaldo 3

Costo de garantías 4

Otro, especifique……………. 5

11.- ¿Qué otro instrumento de garantía cree que le facilitaría su participación?

Póliza se seguro 1

Letra de cambio 2

Cheque garantía 3

Otro, especifique…………….

4


253

12.- ¿Considera adecuado el nivel de comunicaciones que permite el sistema de licitación?

Si tiene comunicación Algunas veces se comunica Nunca se comunica

1 2 3

SOLO SI RESPONDE “Algunas veces o nunca” (2 o 3) 13.- ¿Por qué tiene problemas?

Escaso tiempo para preguntar 1

Las consultas no se responden 2

Mecanismos inapropiados 3

Otro, especifique………….

14.- ¿Considera usted que las bases de licitaciones a través del Portal Chilecompra son claras y específicas en cuanto a los siguientes aspectos? SI No

Bienes y servicios que se licitan 1 2

Documentación a presentar 1 2

Requisitos que deben cumplir las empresas 1 2

Garantías a presentar 1 2

Plazos de presentación de ofertas 1 2

Formas de evaluación 1 2

Criterios de adjudicación 1 2

15.-¿Cree usted que los compradores del Estado están debidamente capacitados para enfrentar el proceso de compras mediante el Portal Chilecompra?

Sí lo están No lo están

1 2

SOLO LOS QUE CONSIDERAN QUE NO LO ESTAN 16.- ¿Qué cree usted que les hace falta? SI NO

Conocimientos técnicos 1 2

Claridad en las normativas de licitación 1 2

Sentido común 1 2

Capacitación en atención al cliente 1 2


254

17.- ¿Piensa Ud. que la modalidad de pago de las licitaciones es apropiada?

Sí lo es No lo es

1 2

SOLO LOS QUE CONSIDERAN QUE NO LO SON 18.- El pago es:

El pago es a un plazo muy largo y me genera problemas de caja 1 2

No se da anticipo o es muy pequeño 1 2

No se cumplen los plazos de pago establecidos. 1 2

19.- ¿Qué recomendaciones haría Ud. para mejorar la eficiencia de los compradores?

20.- ¿En términos globales qué nota de 1 a 7 le pondría al Portal Chile compra?

21.- ¿Qué recomendaciones haría Ud. para que el Portal Chilecompra mejorara y usted aumentara su participación en él?


255

ANEXO m

CONTENIDOS CAPACITACION TALLERES






256

La metodología básica considera trabajar sobre las experiencias concretas de los compradores. Hacerlos interactuar, conversar, reflexionar, de forma tal que se empoderen de la idea fuerza de que en ellos están las bases del conocimiento. El Profesor actúa básicamente como un facilitador, que va dando pie a las intervenciones, reforzando los ejemplos exitosos, ayudando a sacar lecciones de las experiencias. Los contenidos del Programa de Capacitación tanto para Talleres como para clases vía Video Conferencia tienen la misma estructura. En los Talleres, el propósito es motivar a los participantes por la vía de recoger, de su experiencia los elementos más relevantes para sistematizarlos, integrar las necesidades que expresen los alumnos en los talleres en el desarrollo de las clases vía Video Conferencia, avanzar en el proceso de crear conciencia de la necesidad de la capacitación permanente. En las clases vía Video Conferencia, los contenidos se desarrollarán en forma extensiva, e incorporaran los elementos recogidos en los talleres. La estructura básica de los talleres es: 125 Talleres presenciales de 8 horas de duración cada uno, para 20 alumnos cada uno. Para alcanzar el objetivo general se ha diseñado una malla general de contenidos a tratar:

GESTION DEL PROCESO DE COMPRAS

Yo gano(comprador), tú ganas(usuario), él gana(proveedor) A LA GESTION DE COMPRAS A.1 Marco Jurídico (Ley de compras públicas)

A.2 Gestión de Relaciones con los Proveedores B DEFINIR QUE NECESITO (Usuarios – Requirentes)

B.1 Definición de especificaciones técnicas (o requisitos, o criterios técnicos) del bien o servicio a licitar.

C. ESTABLECER LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

C.1. Procesos de Evaluación C.2. Evaluación Administrativa C.3 Evaluación Técnica.

D FORMULAR EL MODELO DE EVALUACION.

D.1 Criterios a considerar. D.2 Ponderación general. D.3 Ponderación de los subcriterios.

E SELECCION Y BUSQUEDA DE OFERENTES ELEGIBLES.

E.1 Búsqueda de proveedores: E.2 Evaluación previa de proveedores: E.3 Gestión de prestaciones de proveedores:


257

F FORMULAR LA LICITACION. F.1 Introducción F.2 ¿Qué es una licitación? F.3 Determinar el mecanismo de compra

G EJECUTAR LA LICITACION.

G.1 Etapas de la licitación G.2 Elaboración de bases G.3 Llamado y recepción de ofertas G.4 Llamado a ofertar G.5 Aclaración de consultas y respuestas G.6 Modificación de bases G.7 Recepción de ofertas y apertura G.8 Evaluación de las ofertas G.9 Aclaraciones de ofertas o solicitud de mejora G.10 Adjudicación


258

ANEXO n

CONTENIDOS CAPACITACION CLASES VIDEO CONFERENCIA






259

La metodología básica considera trabajar sobre las experiencias concretas de los compradores. Hacerlos interactuar, conversar, reflexionar, de forma tal que se empoderen de la idea fuerza de que en ellos están las bases del conocimiento. El Profesor actúa como un facilitador, que junto con plantear los temas a trabajar va dando pie a las intervenciones, reforzando los ejemplos exitosos, ayudando a sacar lecciones de las experiencias. Los contenidos del Programa de Capacitación tanto para Talleres como para clases vía Video Conferencia tienen la misma estructura. En los Talleres, el propósito es motivar a los participantes por la vía de recoger, de su experiencia los elementos más relevantes para sistematizarlos, integrar las necesidades que expresen los alumnos en los talleres en el desarrollo de las clases vía Video Conferencia, avanzar en el proceso de crear conciencia de la necesidad de la capacitación permanente. En las clases vía Video Conferencia, los contenidos se desarrollarán en forma extensiva, e incorporaran los elementos recogidos en los talleres. La estructura básica de los talleres es: 125 Talleres presenciales de 8 horas de duración cada uno, para 20 alumnos cada uno. Para alcanzar el objetivo general se ha diseñado una malla general de contenidos a tratar:

GESTION DEL PROCESO DE COMPRAS

Yo gano(comprador), tú ganas(usuario), él gana(proveedor)

A LA GESTION DE COMPRAS

Proceso con múltiples actores, escenarios, interacciones, que la organización enfrenta con sus fortalezas, y debilidades, en un entorno que presenta oportunidades y amenazas

A.1 Marco Jurídico (Ley de compras públicas)

A.2 Gestión de Relaciones con los Proveedores A.2.1 Procesos GRP

En la GRP se definen cuatro etapas amplias: Diseño cooperativo. Identificación de los proveedores. Selección de proveedores.

SDC Solicitud de cotización. SDP Solicitud de propuesta. SDI Solicitud de información.

Negociación

A.2.2 Desarrollo eficiente de las compras públicas


260

B DEFINIR QUE NECESITO (Usuarios – Requirentes)

B.1 Definición de especificaciones técnicas (o requisitos, o criterios técnicos) del bien o servicio a licitar.

B.1.1 Introducción B.1.2 Proceso de abastecimiento B.1.3 ¿ Qué significa definir los requerimientos ? B.1.4. ¿ Por qué es tan importante definir los requerimientos ? B.1.5 ¿Cómo definir los requerimientos?

Enfóquese en las compras importantes. Haga participar al usuario. Consulte a sus pares. Consulte a expertos. Consulte a proveedores. Defina las características claves del producto o servicio. Registre y utilice información de las adquisiciones. Redacte bases técnicas o términos de referencia.

B.1.6 Calidad del producto

Cumplimiento de especificaciones técnicas Adecuación para el uso que se destina Completitud Niveles de servicio ofrecidos Certificación de productos Cumplimiento de estándares Muestras

B.1.7 Metodología Plan de trabajo Hitos y entregables Administración y gestión del proyecto

B.1.8 Características de operación Mantenimiento Consumibles Accesorios

B.1.9 Entrega Plazos Distribución Cantidad

B.1.10 Servicios anexos Instalación Configuración Puesta en marcha Capacitación

B.1.11 Características del proveedor Experiencia en fabricación/provisión del producto Experiencia con compradores similares Calidad y experiencia general de los profesionales


261

Experiencia de los profesionales en proyectos similares Presencia local Tipo de distribuidor

B.1.12 Post venta Garantías Mantención, soporte Atención de consultas Repuestos

B.1.13 Criterios específicos Subcriterios específicos

B.1.14 Bono por presentación de alternativas

C. ESTABLECER LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

C.1. Procesos de Evaluación C.1.1. Evaluación Administrativa. C.1.2 Evaluación Técnica. C.1.3 Evaluación Económica. C.1.4 Informe de evaluación. C.1.5 Adjudicación.

C.2. Evaluación Administrativa

C.2.1 Propósito. Evaluar finalmente solo a quienes pasen la etapa de revisión de antecedentes básicos legales y administrativos (elegibilidad jurídico-administrativa).

C.2.2 Elegibilidad. Tipo de proponente. Habilidad de ofertar. Capacidad financiera.

C.2.3 Presentación de la propuesta. Cumplimiento en la presentación de antecedentes. Cumplimiento en el formato de la propuesta técnica. Cumplimiento en el formato de propuesta económica.

C.3 Evaluación Técnica. C.3.1 Criterios técnicos.

Definir las especificaciones técnicas del bien o servicio a adquirir de forma tal de asegurar el abastecimiento con el bien o servicio solicitado.

Objetivos. Requerimientos. Orientación. Riesgos.


262

C.3.2 Requerimientos.

Calidad del bien o servicio. Cumplimiento de especificaciones técnicas. Adecuación para el uso que se destina. Cumplimiento de estándares. Factores indirectos. Factores directos. La experiencia previa. La certificación de productos. Las pruebas de uso del producto (muestras). Las pruebas de laboratorio. Los reportes de terceros. Las certificaciones de calidad. Las referencias de los clientes. La experiencia y la trayectoria del fabricante

Características de operación.

Mantenimiento. Consumibles. Accesorios.

Entrega.

Plazos. Distribución. Cantidades.

Servicios anexos.

Instalación. Configuración. Puesta en marcha. Capacitación.

Características del proveedor.

Experiencia en fabricación/provisión del producto. Experiencia con compradores similares. Presencia local. Tipo de distribuidor.

Post venta.

Garantías. Mantención, soporte. Atención de consultas. Repuestos.

Criterios específicos.

Subcriterio específico 1. Subcriterio específico 2. Subcriterio específico 3. Subcriterio específico 4.


263

Incentivo por presentación de alternativas. Identificar las variables de servicio.

Definir los niveles de servicio deseados. Definir las condiciones que debe cumplir el proveedor para satisfacer los niveles de servicio definidos.

Asignar puntaje a los requerimientos. Metodología de Evaluación de Oferentes.

Concentrarse en las experiencias relevantes para el éxito del contrato. Privilegiar la experiencia específica por sobre la general. No quedarse sólo con la presentación escrita. Pedir referencias de clientes. Pedir demostraciones. Entrevistar a los principales profesionales.

C.4 Evaluación Económica C.4.1 Criterios económicos

Definir las variables económicas relevantes y si son menos, igual o mas importantes que las técnicas y cuanto.

Los costos logísticos. Los costos administrativos. Los costos financieros.

C.4.2 Dificultades de la Evaluación. Homologación de escalas.

Homologación de bienes y/o servicios. Homologación de ofertas financieras..

C.4.3 ¿Cómo se asignan puntajes en la evaluación económica?. Definir escala. Definir criterio para fijar puntaje máximo. Establecer fórmula de cálculo.

D FORMULAR EL MODELO DE EVALUACION.

D.1 Criterios a considerar. D.2 Ponderación general. D.3 Ponderación de los subcriterios.

E SELECCION Y BUSQUEDA DE OFERENTES ELEGIBLES.

E.1 Búsqueda de proveedores: E.1.1 Información sobre potenciales proveedores. E.1.2 Revisión previa de proveedores.

E.2 Evaluación previa de proveedores:

E.2.1 Objetivo y Concepto E.2.2 Factores de la evaluación previa. E.2.3 Capacidad y motivación del proveedor. E.2.4 Metodología para evaluación previa de proveedores.


264

E.2.5 Resultado de evaluación. E.2.6 Selección.

E.3 Gestión de prestaciones de proveedores:

E.3.1 Asegurar calidad de sus prestaciones. E.3.2 Inspecciones y certificaciones. E.3.2 Evaluación de l prestaciones de proveedores.

F FORMULAR LA LICITACION.

F.1 Introducción

F.2 ¿Qué es una licitación?

F.3 Determinar el mecanismo de compra F.3.1 Catálogo Electrónico de Convenios Marco F.3.2 Licitación Pública F.3.3 Licitación Privada F.3.4 Trato Directo o Contratación Directa Compras simples, rutinarias o estándares Compras complejas o estratégicas Excepciones F.3.5 Cuándo debe utilizarse cada una de ellas

G EJECUTAR LA LICITACION.

G.1 Etapas de la licitación

G.2 Elaboración de bases

G.3 Llamado y recepción de ofertas G.4 Llamado a ofertar G.5 Aclaración de consultas y respuestas G.6 Modificación de bases G.7 Recepción de ofertas y apertura G.8 Evaluación de las ofertas G.9 Aclaraciones de ofertas o solicitud de mejora G.10 Adjudicación


265

ANEXO o

RESUMEN EXPLICATIVO METODOLOGIA DE APOYO A ETAPA DE SEGUIMIENTO

CUADRO DE MANDO INTEGRAL






266

Título: El Cuadro de Mando Integral para la toma de decisiones efectiva y proactiva. Caso GET Varadero. Autores: Dianelys Nogueira Rivera. Ingeniera Industrial (1986). Master en Gestión de la Producción (1997). Doctora en Ciencias Técnicas (2002). Profesora Auxiliar de la Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos”, Cuba. e-mail: [email protected] [email protected] Alberto Medina León. Ingeniero Industrial (1980). Doctor en Ciencias Técnicas (1992). Master en Gestión Turística (2001). Profesor Auxiliar de la Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos”, Cuba. e-mail: [email protected] [email protected] Carlos Nogueira Rivera. Ingeniero Electrónico (1985). Master en Gestión de Turística (2001). Master Ejecutivo en Tecnología de la Información y las Comunicaciones (2002), Cuba. e-mail: [email protected] Gilberto Hernández Pérez. Ingeniero Industrial (1970). Doctor en Ciencias Técnicas en Alemania (1983). Profesor Titular de la Universidad Central de La Villas “Marta Abreu”, Cuba. e-mail: [email protected] Resumen: En el entorno turbulento, competitivo y cambiante en el que se encuentran inmersas las empresas de hoy, se necesita cada vez con mayor urgencia el disponer de la información útil, relevante y fiablepara una toma de decisiones acertada, oportuna y proactiva. En consecuencia, en el presente trabajo se muestra el diseño de un Cuadro de Mando Integral con los indicadores necesarios para el despliegue de sus cuatro dimensiones: financiera, clientes, procesos y trabajadores; así como su tratamiento hipermedia con el uso del MIS DecisionWare y su integración con el sistema contable de la empresa, de manera que la información contenida en él, a la vez que tribute al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, permita una toma de decisiones oportuna, efectiva y proactiva. Palabras clave: Control de Gestión, Cuadro de mando integral, indicadores. Introducción: El Cuadro de Mando Integral tiene su explosión a principios de los años ‘90, a raíz de los estudios realizados por Kaplan & Norton en un grupo de empresas en la década de los años ’80, buscando nuevas formas de evaluar el desempeño empresarial. De hecho, la originalidad de esta herramienta no radica, precisamente, en la combinación de indicadores financieros y no financieros, pues durante la revolución de la Dirección Científica a principios del siglo XX, ingenieros en empresas innovadoras habían desarrollado tableros de control con la combinación de estos indicadores; por lo tanto, según Dávila (1999), “es una idea con cien años de antigüedad”. La idea de combinarlos para realizar el seguimiento de los procesos estratégicos tiene casi la misma edad que el concepto de estrategia; es decir, unos 40 años. De manera que, lo novedoso del Cuadro de Mando Integral es, exactamente, el modo como se seleccionan, determinan e interrelacionan los mencionados indicadores. Mientras que en la práctica empresarial cubana este tema resulta novedoso, a escala internacional se percibe su aplicación y difusión para diferentes sectores y ramas de la economía, como son: sistema portuario en España (González Barrios, 2001); sector educativo en Argentina (Jaramillo Martínez, 2001); una PyME forestal (Díaz Candia, 2001); en el ámbito comunal aplicado a la actividad turística (Xodo & Nigro, 2001); en áreas de la Logística (Martínez Rivadeneira, 2001); en la Comisión Federal de Electricidad, Dirección de Operaciones, Subdirección de Transmisión, Transformación y Control (Guzman Maldonado, 2002); en una empresa industrial (Aguilá Batllori, 1998); entre otros. Su éxito se le atribuye a tres eventos importantes que tuvieron lugar en sus principales aplicaciones: el cambio, el crecimiento y el hacer de la estrategia un trabajo de todos (Kaplan & Norton, 2002) y, últimamente, ha sido adoptado como el modelo de medidas de gestión, aceptado por muchas empresas que siguen el Modelo EFQM de Calidad Total. En consecuencia, en este trabajo se expone, desarrolla y aplica un procedimiento para el despliegue del Cuadro de Mando Integral, a partir del estudio del arte realizado y tomando en consideración los planteamientos de Amat Salas & Dowds (1998), López Viñegla (1998), Kaplan & Norton (1999), Fernández Caballero (2000)1, Biasca (2002) y López (2002).


267

Desarrollo: El Cuadro de Mando Integral, no sustituye a los métodos de gestión existentes, ni elimina las medidas e indicadores actuales, sino que les da una mayor coherencia y los ordena jerárquicamente, según el modelo de relaciones causa-efecto, a partir de la elaboración del mapa estratégico que cristalizan en un conjunto de indicadores (financieros y no financieros, monetarios y no monetarios, internos y externos, entre otros) y permiten evaluar la actuación empresarial en su 1 La propuesta que realiza Fernández Caballero (2000) es tomada de “Principios de Contabilidad de Gestión”, Asociación Europea de Contabilidad y Administración de empresas (1998). cumplimiento con el rumbo estratégico trazado, lo que, a su vez, contribuye en mucho a la motivación de los empleados, a mejorar todas las etapas de la cadena de valor, a satisfacer las expectativas de los clientes y a conseguir su lealtad, así como a ofrecer mayores rendimientos económicos a los accionistas. Mientras que algunos críticos abogan por la completa eliminación de las medidas financieras, por el contrario, Kaplan & Norton (1999) afirman que: “Los balances y unos indicadores financieros periódicos han de seguir teniendo un papel esencial a la hora de recordar a los ejecutivos que la mejora de la calidad, de los tiempos de respuesta, de la productividad y de los nuevos productos son medios para un fin, no el fin en sí mismo. Tales mejoras únicamente benefician a una empresa cuando pueden ser traducidas en una mejoría de las ventas, en menores gastos operativos o en una mayor utilización de los activos”. La implantación de un Cuadro de Mando Integral puede resultar una tarea muy difícil. En tal sentido, López Viñegla (1998) realiza un análisis exhaustivo sobre las posibilidades de su utilización en todos los niveles directivos y su tratamiento hipermedia. Debe aplicarse a través de la pirámide de cuadros de mando (directivos) en forma de “cascada”, hasta llegar a los centros locales de responsabilidad dentro de las unidades estratégicas de negocio, para que todos trabajen de forma coherente hacia la consecución de los objetivos de la empresa. Asimismo, deberá ser flexible, contener, exclusivamente, aquella información imprescindible, de forma sencilla, sinóptica y resumida, seguir un proceso de mejora continua, a través del cual se irán depurando sus posibles defectos para adecuarlos a las necesidades concretas de cada usuario. Propuesta metodológica del Cuadro de Mando Integral Las aplicaciones exactamente repetidas o “puras”, en realidad no existen o no son posibles (Cuesta Santos, 2000). Cada organización es única y puede desear seguir su propio camino para construir un Cuadro de Mando Integral. Del análisis bibliográfico2 realizado se detectó, que no existe una metodología única para desarrollar el Cuadro de Mando Integral. En la Figura 1 se ofrece el procedimiento expuesto por Nogueira Rivera (2002), a partir de las proposiciones de Amat Salas & Dowds (1998), Kaplan & Norton (1999), Fernández Caballero (2000), Biasca (2002) y López (2002). Este procedimiento parte del supuesto de que la empresa haya ejecutado su ejercicio estratégico. De hecho, el objetivo principal del Cuadro de Mando Integral es ayudar a la toma de decisiones efectivas y oportunas mediante el establecimiento y uso adecuado de un conjunto de indicadores, que integren todas las áreas de la organización, controlen la evolución de los factores clave de éxito derivados de la estrategia y lo haga, además, de forma equilibrada, atendiendo a las diferentes perspectivas que lo forman. Para una mayor profundización en el tema se recomienda consultar la Tesis Doctoral de Nogueira Rivera (2002) titulada “Modelo conceptual y herramientas de apoyo para potenciar el Control de Gestión en las empresas cubanas. 1- Caracterización de la organización 2- Seleccionar la unidad de la organización adecuada 3- Explicación detallada del CMI FASE I Orientación al diseño 4- Obtener el consenso alrededor de los objetivos estratégicos 5- Identificar las relaciones causa-efecto 6- Selección de indicadores 7- Expresión de cálculo y frecuencia de análisis 8- Benchmarking, comparaciones y representación grafica FASE II Definir la arquitectura de indicadores FASE III Informática FASE IV


268

Implantación 9- Sistema de información gerencial 11- Integración a todas las fases de la gestión empresarial 10- Comunicación y capacitación 11- Análisis de las desviaciones y ejecución de acciones correctivas Figura 1 Procedimiento propuesto para el despliegue del Cuadro de Mando Integral. Fuente: Nogueira Rivera (2002). Asimismo, las relaciones causa-efecto que existen entre los indicadores seleccionados, se basan en la hipótesis de que si se actúa sobre la perspectiva de los empleados, estos serán el motor de la mejora de los procesos, lo que redundará en unos clientes más satisfechos, que comprarán más, y por lo tanto, los resultados financieros para la organización serán mejores (ver Figura 2). Figura 2 Influencia de la mejora en los empleados. Fuente: Nogueira Rivera et al. (2003, p.82). Según Kaplan & Norton (1999, p.45), un buen Cuadro de Mando Integral debe tener una mezcla adecuada de medidas de resultados (indicadores históricos) y de inductores de la actuación (indicadores de previsión) de la estrategia de la unidad de negocio. Las medidas de resultados, sin los inductores de actuación, no comunican la forma en que hay que conseguir los resultados, ni proporcionan una indicación puntual de si la estrategia se lleva a cabo con éxito. Por el contrario, los inductores de la actuación, sin medidas de los resultados, no conseguirán poner de relieve si las mejoras operativas han sido transformadas en un negocio aumentado con clientes nuevos y actuales y en una mejor actuación financiera. La información real actual, acompañada de datos documentales del pasado, es la información más útil para estimar las tendencias del futuro. En consecuencia, la integración de las posibilidades que ofrece la Intranet corporativa, el Cuadro de Mando Integral, el Datawarehouse y el Datamining, resultan de gran utilidad para el seguimiento del rumbo estratégico de la empresa y del Control de Gestión como un sistema “a la medida”, adaptado a las necesidades de cada organización en particular. Asimismo, existe consenso en considerar el liderazgo como el factor clave para el éxito del Cuadro de Mando Integral, ya que el líder de la empresa es quien tiene bajo su responsabilidad que esta poderosa herramienta surta el efecto requerido, a través de su preparación, conocimiento del negocio, visión global del entorno, integración moral, confiabilidad interna, así como con el apoyo y entusiasmo que le brinde al proyecto. No obstante, además del compromiso de la alta gerencia, se requiere involucrar a todas las personas de la organización, de manera que todos puedan entender Mayor satisfacción de los clientes Mejores resultados económico-financieros Mejora de los procesos Mejora en los empleados ESTRATEGIA la nueva estrategia e implementarla en su “día a día”, de forma tal que contribuya al éxito empresarial. Análisis de las dimensiones del Cuadro de Mando Integral: Caso “GET Varadero” Se utiliza con una óptica integral que incluye las relaciones y dependencias entre sus cuatro perspectivas: la financiera, que incluye las consecuencias económicas de los inductores de actuación; la del cliente, que muestra los indicadores de valor añadido que la empresa aporta a clientes de segmentos específicos; la del proceso interno, reconocida como la identificación de los procesos internos, nuevos o ya establecidos, en los que la organización debe ser excelente para que la estrategia de la organización tenga éxito y, la de formación y crecimiento, relacionada con la infraestructura -personas, sistemas y procedimientos- que la empresa debe construir para crear una mejora y crecimiento a largo plazo, interconectadas unas con otras para propiciar la correcta medida del desempeño de la organización. El estudio se realizó mediante un proceso de formación-acción y el desarrollo de una cultura de trabajo en equipo. Algunos de los resultados obtenidos son: Perspectiva de formación y crecimiento.


269

Representa el pilar donde se sustenta el Cuadro de Mando Integral y se refiere al factor humano como elemento clave para la vitalidad de la empresa. La presencia de líderes emprendedores y un personal altamente calificado y motivado, constituyen los requisitos indispensables para alcanzar la competitividad que se exige hoy y en el futuro. Para el análisis de esta perspectiva se aplicaron tres encuestas3: la primera, sobre el liderazgo; la segunda, acerca de la cultura innovadora y la tercera, para evaluar el nivel de satisfacción de los trabajadores. De hecho, los resultados que se presentan en la Figura 3 evidencian: de una parte, la tendencia del equipo directivo hacia una cultura de liderazgo y los esfuerzos que realiza la empresa para alcanzar la categoría de innovador supremo y de otra, un nivel de satisfacción de los trabajadores (NST) que se mantiene como promedio en un 86%, considerado como “satisfactorio”, pues sólo 16% de los encuestados presentaron un nivel de satisfacción por debajo del 75%. Adicionalmente, se realizó un diagnóstico para identificar las necesidades de aprendizaje en la empresa, a partir del cual se proyectó el plan de formación y capacitación. 3 Se encuentran referidas en Suárez Mella et al. (2001). Cliente Interno • Diagnóstico del nivel de conocimiento y necesidades de superación • Plan de formación y capacitación • Evaluar NST (%) 1997 2002 86.8 86.25

Resultados Resultados de la aplicación en GET Varadero Cultura Innovadora Liderazgo 1997 2002 2002 64.5 73.69 71.14 Figura 3 Resultados de las encuestas aplicadas al cliente interno y externo. Perspectiva del cliente. Después de garantizar las condiciones que permitan un adecuado control del servicio, tanto por los trabajadores como por la dirección y se lleven a cabo las actividades necesarias para conocer las expectativas de satisfacción del cliente, se está en condiciones de brindar al mismo un servicio de alta calidad. Aún así, se debe trabajar por elevar, cada vez más, el nivel de satisfacción del cliente, para lo cual se toman como base los resultados obtenidos del control, del comportamiento del servicio y de las encuestas aplicadas, con vistas a detectar los aspectos susceptibles de mejora. Con el propósito de evaluar el nivel de satisfacción de los clientes del GET Varadero, así como conocer los aspectos más significativos (positivos y negativos) del servicio que presta la empresa y tomando como referencia los criterios de Beerli Palacio (2001, p.46-69) y Hayes (1995, p.28-34), se diseñó una encuesta referida en Nogueira Rivera et al. (2003, p.93-95). Del análisis realizado (ver Cuadro 1), se pudo constatar que la mayoría de los clientes evalúan el servicio que ofrece el GET Varadero de bueno (con una puntuación ponderada superior a cuatro, en una escala de cinco) y además, igual o superior al que brindan las empresas similares de la competencia, como son: TECUN, COPEXTEL, ESI y DITA. Cuadro 1 Procesamiento de la encuesta. Aspectos a valorar Puntuación promedio 1- Calidad del servicio 4,00 2- Trato que el técnico le da el equipamiento 4,40 3- Trato que recibe usted del que realiza el servicio (técnico) 4,57 4- Trato que recibe del GET al solicitar el servicio 4,27 5- Confianza en la solución del problema 4,03 6- Preparación técnica 4,47 7- Rapidez en la atención del problema 3,30 8- Solución del problema 3,93


270

Total 4,12 GET vs Competidores Mucho Mejor: 9 15% Mejor: 26 45% Peor: 5 8% Igual: 19 32% Perspectiva de procesos internos. Se realizó un estudio para la mejora de los procesos de la empresa, referido en Nogueira Rivera (2002) y Nogueira Rivera et al. (2003), donde quedaron definidos como procesos clave la “Gestión de Calidad” y la “Gestión de Servicios Técnicos”, luego de aplicar la matriz objetivos estratégicos – repercusión en el cliente – impacto en el proceso – éxito a corto plazo. A partir de estos resultados, se potenciaron aquellas actividades que aportaban valor a la empresa, al cliente y al propio proceso y se disminuyeron las que no generaban valor. Perspectiva financiera. Aplicación del índice de eficiencia económico-financiera. La determinación del índice integral de eficiencia financiera tiene como objetivo proponer un método para estudiar y evaluar la salud financiera de la empresa, con vistas a fortalecer el control económico de la organización como base fundamental del Control de Gestión, que da la posibilidad de contar con ciertas técnicas y métodos de trabajo para validarlo, además de permitir un análisis más provechoso de los factores clave para tener éxito en la implementación e instrumentación de un modelo que tributa al perfeccionamiento del sistema de control y a potenciar sus mayores ventajas para el futuro. Los resultados de su aplicación se muestran en el Cuadro 2. Calidad del servicio: Bueno (4.12) El 92% posiciona el servicio del GET igual o superior que sus competidores Cuadro 2 Cálculo del índice de eficiencia económica-financiera. GET Varadero 1997 GET Varadero Indicadores del Ief Vj 2002 Pj Vj*Pj Pj Vj*Pj Rentabilidad económica 0.2143 4 0.8542 5 1.0715 Plazo promedio del inventario 0.1071 3 0.303 3 0.3213 Utilización del capital circulante 0.1071 3 0.303 4 0.4284 Vulnerabilidad a las existencias 0.0357 4 0.1428 4 0.1428 Período de cobro 0.0714 1 0.0714 1 0.0714 Solvencia 0.1786 4 0.7144 4 0.7144 Liquidez 0.25 4 1 4 1 Endeudamiento 0.0357 1 0.0357 1 0.0357 Evaluación del Ief 0.6849 0.7571 Donde: Vj: Peso relativo de cada indicador (determinado mediante el método de Füller). Pj: Comportamiento de cada indicador en la empresa analizada (puntuación real otorgada). Los valores obtenidos evidencian que la empresa tiende hacia una “buena” salud económicofinanciera con perspectivas de mejora. Adicionalmente, se puede inferir que los principales inductores de actuación que inciden, de forma negativa, en el comportamiento del índice de eficiencia económica-financiera, son el período de cobro y el endeudamiento.


271

Diseño del Cuadro de Mando Integral A tal efecto, se construyó el mapa estratégico con las relaciones causa-efecto entre los factores clave, quedando definidos para cada perspectiva los indicadores que aparecen en el Cuadro 3. El proyecto se realizó a través del Excel, como la forma más simple, rápida y barata de comenzar, con el propósito de que la empresa cuente con la información de la tendencia y del comportamiento dinámico de los indicadores, que con un alto nivel de actualización, permita tener a tiempo la información necesaria para la toma de decisiones, soportado en las posibilidades que brinda el datawarehouse, el datamining y la Intranet. De hecho, la transferencia de estas tecnologías al mundo empresarial cubano, así como el propio despliegue del Cuadro de Mando Integral y su automatización, permiten que cada usuario acceda a la información útil y relevante para la toma de decisiones y realice un análisis multidireccional de los inductores de actuación, ofreciendo así, la posibilidad de definir modelos de negocio apropiados a cada caso en particular. Cuadro 3 Detalle de los factores clave y de sus indicadores para el Cuadro de Mando Integral. Factores clave Económicos Indicadores económicos Rentabilidad Rentabilidad económica, Margen comercial, Rendimiento de los activos Aumento de ventas Series históricas de las ventas, tanto de servicios como de mercancías Aumento de cuota de mercado Cuota de mercado actual Solvencia Activo circulante / Pasivo circulante Liquidez (Activo circulante – Existencias) / Pasivo circulante Período de cobro Cuentas por cobrar / Ventas diarias medias Factores clave de Cliente Indicadores de cliente Retención de clientes Estadísticas de ingresos por grupos de clientes: Gran Caribe, Cubanacán, Gaviota, Horizontes, Islazul, Cubalse, Rumbos, Caracol, TRD, MINTUR y otros. Ventas cruzadas Estadísticas de ingresos por tipo de servicios Estadísticas de equipos contratados por grupos de clientes Nuevos clientes Clientes contratados / clientes potenciales (para cada grupo de clientes y total) Satisfacción del cliente Clientes contratados / clientes potenciales, Encuestas Factores clave de Procesos Internos Indicadores de Procesos Internos Servicio postventa Capacidad de respuesta a la restauración de la garantía para cada zona de atención de los servicios informáticos y para los clientes no contratados Servicio de calidad Atención a reclamaciones (para cada tipo de servicio), Estadísticas de ingresos por tipo de servicios: automática, telemática, servicios informáticos, venta de mercancías y total. Encuestas en sitio Web Entrega puntual Tiempo de respuesta de los servicios informáticos para cada zona de atención y total Tiempo promedio para satisfacer una solicitud de compra para las ventas siguientes: equipos de informática, insumos de informática y material de oficina Logística adecuada Plazo promedio del inventario, Tiempo promedio para satisfacer una solicitud de compra para las ventas siguientes: equipos de informática, insumos de informática y material de oficina, Vulnerabilidad a las existencias, Estado técnico del transporte por UEN de acuerdo a las revisiones periódicas Cuentas por cobrar por edades Análisis del estado de las cuentas por cobrar para las categorías siguientes: hasta 30 días, hasta 60 días, hasta 90 días, más de 90 días y total Factores clave de Trabajadores Indicadores de Aprendizaje y Crecimiento Formación Diagnósticos de conocimientos, % de Trabajadores que reciben algún tipo de formación.


272

Productividad Ventas / Promedio de trabajadores Retención 1 – (Bajas del período / Promedio de trabajadores) Satisfacción Encuestas La automatización se realiza con el uso del MIS DecisionWare4, en alianza con la empresa AESOFT S.A.5 y, específicamente, en el GET Varadero, como empresa piloto, para su posterior extensión al 4 MIS- Management Integrated System. resto de las empresas del grupo, de manera que se pueda ejecutar un Benchmarking interno y externo. Precisamente, los sistemas MIS DecisionWare pueden enlazarse con el sistema contable de la empresa, a la vez que se alimentan con grandes volúmenes de información procedentes de diferentes fuentes y la ofrecen a diversos usuarios según el rol que desempeñen en la empresa, para una toma de decisiones efectiva, proactiva y oportuna. Resulta evidente el impacto económico, práctico y social obtenido en el GET Varadero con esta investigación, reflejado en sus resultados económicos-financieros durante los últimos seis años, la asimilación de una cultura de trabajo en equipo y hacia la mejora continua, donde la empresa alcanzó una sustancial ventaja competitiva, un sólido posicionamiento en el mercado y un crecimiento sostenido y estable. En sentido general, el Cuadro de Mando Integral le permite a la empresa saber dónde está y hacia dónde o en qué dirección tiene que caminar. Asimismo, resulta conveniente que el Cuadro de Mando Integral tenga una presentación lo más profesional posible, sea agradable de leer y comunique un mensaje claro, de manera que capte la atención de todos los implicados y las horas de trabajo invertidas en su confección sean fructíferas. Otros resultados económico-financieros son: RESULTADOS DEL GET VARADERO 0,00 50,00 100,00 150,00 200,00 250,00 300,00 350,00 1997 2001 Utilidad (BAII) Cuota de Mercado % 7 16 19 20 21 30 0 10 20 30 40 1997 1998 1999 2000 2001 2002 0,00 500,00 1000,00 1500,00 1997 2001 Ventas Totales

Conclusiones: El diseño e implementación del Cuadro de Mando Integral en el GET Varadero, unido a la aplicación de otras herramientas complementarias, le permitió al equipo de dirección observar globalmente la marcha de los aspectos clave de la gestión de la empresa, lo que ayudó a corregir oportunamente 5 Empresa dirigida al desarrollo y comercialización de productos informáticos y electrónicos. las desviaciones con tendencia a alterar las metas u objetivos previstos, mediante un control por excepción a ciertas áreas clave seleccionadas cuidadosamente, las que por medio de señales rápidas de alerta permiten identificar las desviaciones, con sus causas y responsables, ligadas al nivel inmediato inferior de su propia función directiva. La información debe obtenerse con rapidez para poder actuar oportunamente.


273

Bibliografía: 1. Aguilá Batllori, S. (1998). La aplicación del cuadro de mando integral a una empresa industrial. Harvard Deusto Finanzas & Contabilidad. No. 21 (enero-febrero). España. pp.27-34. 2. Amat Salas, O. & Dowds, J. (1998). Qué es y cómo se construye el cuadro de mando integral. Harvard-Deusto Finanzas & Contabilidad. No.22 (marzo-abril). España. pp.21-29. 3. Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (1998). Principios de Contabilidad de Gestión. Inductores para la Gestión Empresarial. p.15. 4. Beerli Palacio, A. (2001). El proceso de la investigación comercial. Material docente editad para el Programa de Maestría en Gestión Turística por la Universidad de Las Palmas Gran Canaria. Plaza América, Varadero, (julio). Cuba. 5. Biasca, R. E. (2002). Performance Management: Los 10 pasos para construirlo. http://www. gestiopolis.com/recursos/documentos/archivocs/degerencia/gerno2.zip 6. Cuesta Santos, A. (2000). Ergonomía organizativa y liderazgo de gestión laboral. P&S Producción y Sociedad. Año III, No. 5, 2000, pp. 195-213. Brasil: Ed. PPGEP, pág. 200. 7. Dávila, A. (1999). Nuevas herramientas de control: El Cuadro de Mando Integral. Revista de Antiguos Alumnos, (septiembre). España. 8. Díaz Candia, L. A. (2001). Tablero de comando en una empresa forestal PYME. Dossier del II Congreso Internacional de Tablero de Comando (noviembre), Argentina. 9. González Barrios, A. (2001). El CMI en el sistema portuario español: Alineando objetivos y estrategias de negocio. Dossier del II Congreso Internacional de Tablero de Comando (noviembre), Argentina. 10. Guzman Maldonado, F. (2002). Planeación estratégica: aplicación en la comisión federal de electricidad, de dirección de operaciones, subdirección de transmisión, transformación y control (Premio Scorecard 2001). México. 11. Hayes, B. E. (1995). Cómo medir la satisfacción del cliente. Desarrollo y utilización de cuestionarios. Ediciones Gestión 2000, S.A., Barcelona. 12. Hernández Nariño, A. & Nogueira Rivera, D. (2002). Desarrollo y análisis de un indicador integral para potenciar el control económico. Revista Electrónica “Avanzada Científica”. Vol.5, No.1, (enero-abril). Matanzas, Cuba. 13. Jaramillo Martínez, A. A. (2001). Aplicación del Balanced Scorecard en el sector educativo. Dossier del II Congreso Internacional de Tablero de Comando (noviembre), Argentina. 14. Kaplan, R. S. & Norton, D. P. (1999). Cuadro de Mando Integral (The Balanced Scorecard) (3ª Ed.). Ediciones Gestión 2000, S.A., Barcelona. 15. Kaplan, R. S. & Norton, D. P. (2002). Creando la organización focalizada en la estrategia. Material traducido por Guillermo Arana del original: The Balanced Scorecard Collaborative. www.bscol.com 16. López Viñegla, A. (1998). El cuadro de mando y los sistemas de información para la gestión empresarial. Posibilidad de tratamiento hipermedia. Editora AECA, Madrid. 17. López, C. (2002). Introducción al Tablero de Comando. http://www.gestiopolis.com 18. Martínez Rivadeneira, R. (2001). El Balanced Scorecard aplicado en áreas de logística. 19. Nogueira Rivera, D. (2002). Modelo conceptual y herramientas de apoyo para potenciar el Control de Gestión en las empresas cubanas. Tesis presentada en opción al Grado Científico de Doctor en Ciencias Técnicas. Comunidad Universitaria “José Antonio Echevarría”. Ciudad de La Habana. ISBN: 1221-2003. 20. Nogueira Rivera, D. et al. (2003). Fundamentos para el control de la gestión empresarial. Editorial Pueblo y Educación. Ciudad de La Habana. Cuba. 21. Suárez Mella, R. et al. (2001). El Reto. Gestión de vitalidad en entornos competitivos. Editorial Academia, Ciudad de La Habana. 22. Xodo, D. & Nigro, O. (2001). El CMI en el ámbito comunal. Su aplicación a la actividad turística. Dossier del II Congreso Internacional de Tablero de Comando, noviembre, Argentina.


274

ANEXO p

LICITACIONES DESIERTAS 2007






275

Licitaciones desiertas año 2007 Extracción desde portal chilecompra, búsqueda avanzada.

RM Desiertas Adjudicadas % desiertas RM

Enero 1.664 9.949 14,7 Febrero 1.461 8.741 Marzo 1.625 9.965 Abril 1.785 9.972 Mayo 1.860 9.968 Junio 1.778 9.980 Julio 1.623 9.975 Agosto 1.734 9.969 Septiembre 1.424 9.892 Octubre 1.810 9.892 Noviembre 1.881 9.977 Diciembre 1.762 9.984 Total 20.407 118.264

Bio Bio Desiertas Adjudicadas % desiertas Bio Bio Enero 609 4.472 12,4 Febrero 670 3.994 Marzo 733 5.050 Abril 836 5.459 Mayo 734 5.058 Junio 737 5.367 Julio 680 4.783 Agosto 702 5.135 Septiembre 559 4.080 Octubre 636 5.032 Noviembre 662 4.859 Diciembre 699 4.872 Total 8.257 58.161

Promedio tres regiones 13,6

Valpo Desiertas Adjudicadas % desiertas Valpo Enero 424 3.335 11,9 Febrero 384 2.876 Marzo 463 3.604 Abril 512 3.371 Mayo 500 3.784 Junio 463 3.690 Julio 517 3.563 Agosto 469 3.718 Septiembre 423 2.983 Octubre 590 4.134 Noviembre 504 3.801 Diciembre 464 3.296 Total 5.713 42.155


276

NOTA Existe una inconsistencia al usar la búsqueda avanzada desde el portal chilecompra. No entrega la misma cifra e información cuando se consulta por el año completo (totalidad) de las licitaciones cerradas y desiertas y cuando se pide lo mismo mensualmente. En siguiente cuadro se muestra la incoherencia de la información Búsqueda en RM Busqueda Avanzada desiertas y cerradas TOTAL Desde 01/01/2007 al 31/12/2007

9.996

Desde 01-01-2007 al 30-06-2007

9.980

Desde 01-07-2007 al 31-12-2007

9.984

Buscando información mes a mes la suma es 118.264


277

Listado aleatorio de adquisiciones desiertas año 2007 – Fuente: Búsqueda Avanzada – Portal Chilecompra.

Contador Organismo Código Monto menor a UTM Días de publicación Desierta por Nº oferentes

1 Brigada Aerea 5196-17-co07 100 S/I error en bases técnicas 1 2 Carabineros 3670-3-co07 100 6 No tener manual de adquisiciones elaborado 7 3 Carabineros 3172-24-co07 100 3 sin oferentes 0 4 Carabineros 3453-36-le07 1000 11 sin oferentes 0 5 Carabineros 5149-21-l107 100 10 No cumple requisitos 4 6 Casa Moneda 4369-398-co06 100 6 sin oferentes 0 7 Casa Moneda 880-38-lp07 1000 20 No cumple requisitos 2 8 Casa Moneda 880-11-lp07 1000 20 No cumple requisitos 14 9 CCH EN Nuclear 872-1-l107 100 10 excede presupuesto 6

10 CONAF 1039-6-co07 100 6 excede presupuesto 5 11 CONAF 633-43-co07 100 6 NO DICE 3 12 CONICYT 1571-9-co07 100 6 No resulta conveniente 5 13 Consejo Nac Monum 4650-25-co07 100 6 Incompatibilidad en forma de pago 1 14 Coorp asist Judicial 1477-19-l107 100 40 sin oferentes 0 15 Defensoría 4326-2-co07 100 6 sin oferentes 0 16 Dibam 4447-25-l107 100 12 sin oferentes 0 17 Dipreca SIN INFORMACIÓN 100 NO DICE 2 18 Dir Compras 2241-7-co07 100 7 sin oferentes 0 19 Dir Educación 5003-31-co07 100 10 NO DICE 1 20 Dir Reg Trabajo 4628-1-co07 10 7 res 520 de 1996 y res 202 del 14/03/05 1 21 Ejercito 3375-3-co07 100 3 sin oferentes 0 22 Ejercito 3416-6-co07 100 2 No cumple requisitos 1 23 Ejercito 3381-129-L106 100 10 error en bases tecnicas 2 24 Ejercito 3381-130-L106 100 10 error en bases tecnicas 2 25 Fach SIN INFORMACIÓN 100 5 excede presupuesto 2 26 Fach 2998-co07 100 2 No resulta conveniente 2 27 Fach 3261-643-co07 100 4 excede presupuesto 28 Fosis SIN INFORMACIÓN 100 6 Desisten de la compra 4 29 Fosis SIN INFORMACIÓN 100 6 excede presupuesto 5 30 Fosis 1900-6-lp07 1000 25 sin oferentes 0


278

31 Gendarmería SIN INFORMACIÓN 100 5 sin oferentes 0 32 Gob Maipo 1461-1-l107 100 6 NO DICE 18 33 Gob Reg 1261-29-lp06 1000 20 No cumple requisitos 2 34 INE 14-66-LE07 1000 12 No cumple requisitos 17 35 INE 14-43-LE07 1000 15 No cumple requisitos 7 36 INP 1971-41-co07 100 6 No cumple requisitos 1 37 Investigaciones 2939-33-co07 100 5 sin oferentes 0 38 Junji 599-4-le07 1000 12 No cumple requisitos 1 39 Minsal 924-274-co07 100 5 No resulta conveniente 2 40 Minvu SIN INFORMACIÓN 100 5 no responde contacto 1 41 Minvu-serviu 587-29-le07 1000 12 No cumple requisitos 2 42 MOP 2216-6-co07 100 5 No cumple requisitos 3 43 MOPTT SIN INFORMACIÓN 100 6 excede presupuesto 3 44 Of pol Agrara 688-52-co07 100 5 No cumple requisitos 1 45 Presidencia 776-244-co07 100 3 sin oferentes 0 46 Registro civil 594-20-co07 100 6 sin oferentes 0 47 Registro civil 594-163-le07 1000 30 No cumple requisitos 1 48 Salud SIN INFORMACIÓN 100 2 sin oferentes 0 49 Salud 1682-20-co07 100 3 sin oferentes 0 50 Salud 1963-5-co07 100 6 No cumple requisitos 2 51 Salud 1499-22-co07 100 5 No resulta conveniente 1 52 Salud 2212-220l106 100 10 excede presupuesto 13 53 Salud 4871-56-l107 100 4 NO DICE 4 54 Salud 1541-52co07 100 8 No cumple requisitos 1 55 Salud 2212-18-l107 100 7 NO DICE 1 56 Salud 884-53-lp07 1000 22 sin oferentes 0 57 Salud 1669-1147-co7 100 3 No cumple requisitos 1 58 Salud 1373-250-co07 100 5 no autorizada por dirección 9 59 Salud 5187-12-co07 100 4 sin oferentes 0 60 Salud 884-234-l107 100 17 NO DICE 1 61 Sence 45-162-le07 1000 12 sin oferentes 0 62 Sercotec 585-18-le07 1000 10 No cumple requisitos 63 Sernac 1611-10-co07 100 10 sin oferentes 0 64 Sernam SIN INFORMACIÓN 100 6 excede presupuesto 1


279

65 Serv Civil 1750-8-le07 1000 3 No cumple requisitos 3 66 Sub S Des Regional 761-405-le06 1000 20 error en bases tecnicas 3 67 Subs Agricultura SIN INFORMACIÓN 100 excede presupuesto 1 68 Subs Agricultura 1590-1-co07 100 6 No resulta conveniente 2 69 Subs Agricultura 1590-3-co07 100 6 sin oferentes 0 70 Subs Economía 4872-20-le07 1000 10 No resulta conveniente 3 71 Subs Justicia 759-241-lp06 1000 25 No resulta conveniente 8 72 Subs Previcion social 1592-22-le07 1000 21 No cumple requisitos 13 73 U de Chile 5153-1-co07 100 30 No cumple requisitos 2 74 Vialidad 1007-4-co07 100 2 No cumple requisitos 2 75 SIN INFORMACION 1532-130-co07 100 10 sin oferentes 0


280

CUADRO RESUMEN RAZONES

Razón Cant % Observaciones

No cumple Requisitos 21 28,00 Sin Oferentes 21 28,00 Excede presupuesto o No resulta conveniente 16 21,33 7 no indican valor máximo

No Dice 7 9,33 algunas fueron

adjudicadas previamente Error en Bases 4 5,33 Desisten de la compra 1 1,33 Incompatibilidad de pago 1 1,33 No autoriza dirección 1 1,33 No responde contacto 1 1,33 No tener manual de adquisiciones 1 1,33 res 520 de 1996 y res 202 del 14/03/05 1 1,33 TOTAL 75 100

CUADRO RESUMEN DIAS DE PUBLICACION

Días publicados Nº Licitaciones % 6 17 22,67

10 10 13,33 5 9 12,00 3 6 8,00

12 5 6,67 20 4 5,33 2 4 5,33

??? 3 4,00 7 3 4,00 4 3 4,00

30 2 2,67 25 2 2,67 40 1 1,33 22 1 1,33 21 1 1,33 17 1 1,33 15 1 1,33 11 1 1,33 8 1 1,33

75 100,00


281

ANEXO q

SINTESIS INFORMACION SECUNDARIA






282

DATOS RECOPILADOS CHILECOMPRA EXPRESS Chilecompra Express 2007 US$ 450 millones v/s 2006 US$ 200 millones. Convenio Marco: +/- 100 licitaciones 170.000 productos Reemplazó cerca de 2.800 licitaciones

Ppales. bienes: Prestaciones de salud Pasajes Aereos Vales de alimentación. Art. Oficina y suministros impresión

Ahorro promedio de un 6% respecto al precio de mercado 40.000 fichaS DE PRODUCTOS CHILE COMPRA EN GENERAL Se crea y comienza a operar formalmente el 29/08/2003 Monto tranzado 2007: US$ 4.458 millones con un aumento del 29% c/respecto al 2006 Se implementa el Panel de Reclamos Presupuesto Chilecompra 2007 $6.320.810.000 (+/-US$ 11.089.000) Chilecompra tiene el 37% del mercado electrónico (US$ 4.458 millones de un total de US$12.000 millones transados). El 50% de las transacciones se efectúan en los últimos 4 meses del año. 1. Rubros + transados 2007: Serv Construcción e ingeniería y suministros médicos. (Ver Pág. 12 anuario 2007). 2. Rubros más demandados por Org Públicos: Papel imprenta y escritura (2.3%) Suministros impresoras, fax y fotocopiadoras (2.1%) Impresión (1.6%) Soluciones de limpieza y desinfección (1.5%) Verduras (1.4%) Publicaciones (1.3%) Instrumentos de escritura (1.3%) Sector salud (33%) y Gob Central (26%) concentran mayor proporción de compras, seguidos por Municipalidades (19%), obras públicas (15%) y FFAA (7%). Municipalidades destacan como en ppal. generador de oportunidades de negocios en el mercado público. Licitaciones: 44% municipalidades 23% Sector salud 18% Gob. Central.


283

Montos transados por Regiones 43.4% - Por RM 56.6% Proveedores de la RM 68.1% de regiones 31.9% Inscritos en Chileproveedores 26.000 Chileproveedores tiene proyecto de ser plataforma para el mundo privado. (2008) Oportunidades de negocios publicadas 2007: 450.023 Generadas en regiones: 68% Generadas en RM: 32% 7 de cada 10 oferentes se adjudican una licitación o negocio (participantes de licitaciones 64.556 de los cuales 43.964 concretan negocio) Evaluación del sistema 95% de los usuarios (no dice cifra) pone nota sobre 5 (de 1 a 7) 83% de proveedores (no dice cifra) pone sobre nota 5 (de 1 a 7) Según estudio de la UC en el año 2006 se ahorraron US$ 100 millones de los cuales: 90% es por mejores precios 10% por el uso de convenios marcos. Se trabaja en plataforma Chiilecompra 2.0 para implementarse el 2009 Se implementa plataforma probidad activa (reclamos) – Control preventivo, correctivo y normativo. Modificaciones a la ley durante 2007

- Cada dirección de compras debe dictar: Propia normativa interna Manual de procedimiento de adquisiciones (publicado en portal a la vista

de todos) Contenidos del manual en Pag. 37 de Anuario 2007.

- Plan de Compras anual

- Directiva de uso de garantías (11/10/2007): Solicitud de org públicos de boletas de garantía a proveedores en licitaciones menores a 1000 UTM debe centrarse en la real necesidad y no debe convertirse en una barrera

- Consejo consultivo sobre contratación pública (junio 2007). Instacia de análisis y reflexión respecto de las ley de compras públicas y su reglamento. RECOGE OPINIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL.

- Fiscalía de Organismos Públicos - Foro Legal

LAS MIPES


284

En 2007 generan negocios por US$ 1.500 millones, esto es 35% de participación de compras públicas a través del portal. En 2007 hubo 64.556 oferentes: 68.7% Microempresas 22.0% Pequeña 5.8% Mediana 3.4% Grandes Implicancia: 90% de las empresas (micro y pequeñas) se llevan el 35% de los recursos transados 10% de las empresas (medianas y grandes) se llevan el 65% de los recursos transados En 2007 adjudicaron al menos 1 licitación 43.964 empresas: 65.6% Microempresas 23.8% pequeñas 6.5% medianas 4.2% grandes Proyecto de Asociatividad: Mipes podrán participar asociadas. Para el 2008?? Proyecto Ordering: $1.000 millones para mipes, en octubre 2007 Chilecompra y Bco Estado firman acuerdo => + de 70.000 mipes que participan activamente en el sistema de compras públicas podrán (posibilidad) acceder a capital de trabajo. CAPACITACIÓN 48.500 Usuarios capacitados en 1.900 actividades (<alumnos>=25.5) Cerca de 25.000 compradores y 23.000 proveedores Cursos a compradores DCCP:

- Capacitación DUOC 1205 participantes (varios temas alumnos se repiten) - Video conferencia 2250 - Capacitación cerrada 1118 - Taller temático 947 - Segunda semana CHC 1210 - Reunión con jefes de Servicios 64 - Desayuno 240 - Feria CHC Stgo 7594 - Feria CHC Iquique 4.664

Consorcio:

- Uso portal 1433 - Curso web 243

CCS Chileproveedores 2.039 Cursos Proveedores (detalle pag 41 Anuario 2007) Desarrollo de competencias y habilidades (compradores – proveedores)

- se certifican las habilidades de funcionarios responsables de comprasa y contrataciones (no dice número)

- Se elaboran manuales de procedimientos de compras en cada Org. Público. - Se agregó programa de formación de proveedores y compradores


285

E-learnig Video on line Presencial Clínicas Círculos de calidad.

- se desarrollaron bases tipo modelos para ciertos procesos de compras de bienes y servicios

- Capacitación en Normativa y mejores prácticas de contratación pública Sobre el 80% de los usuarios evaluados aprueba proceso de acreditación (Total 1.800 usuarios) Para el 2008 se agregará la certificación de la operación de los usuarios.


286

ANEXO r

ANTECEDENTES RECLAMOS NO RESUELTOS DESPUES DE 2 DIAS POR EL COMPRADOR

(DATOS AL 29-4-2008 EN PORTAL CHILE COMPRA)






287

RECLAMOS NO RESUELTOS POR TIPO INSTITUCION

AL 29-4-08

MUNICIPALIDADES 2.039 71%

HOSPITALES Y SERV SALUD 338 12%

AD. CENTRAL ESTADO 187 7%

FF AA Y CARABINEROS 170 6%

UNIVERSIDADES 136 5%

TOTALES 2.870 100,0%

RECLAMOS NO RESUELTOS POR TIPO INSTITUCION

SIN MUNICIPALIDADES

AL 29-4-08

HOSPITALES Y SERV SALUD 338 41%

AD. CENTRAL ESTADO 187 23%

FF AA Y CARABINEROS 170 20%

UNIVERSIDADES 136 16%

TOTALES 831 29,0%


288

ANTECEDENTES RECLAMOS NO RESUELTOS DESPUES DE 2 DIAS POR EL COMPRADOR (DATOS AL 29-4-2008 EN PORTAL CHILE COMPRA)

RECLAMOS NO RESUELTOS POR TIPO DE CAUSAS

Pagos Retrasados y Causas no especificadas 1.625 57,6% Formulario Reclamo Pago 30 días (público y privado). 1.293 Otros. 332 Criterios Evaluación, Resultados evaluación, Información Evaluación 607 21,5% La adjudicación no se atiene a los criterios de evaluación consignados en las bases 192 Se descarta oferta sin justificaciones o éstas no corresponden 131 No se da acceso a los resultados de la evaluación por cada proveedor participante 110 Justificación insuficiente o poco clara, para respaldar una adjudicación o declararla desierta 94 Criterios de evaluación inexistentes o parecen poco objetivos y son muy generales 73 Otros. Criterios de evaluación inexistentes o parecen poco objetivos y son muy generales. 7 Especificaciones Técnicas-Términos de Referencia-Bases 277 9,8% Se recibieron y/o fueron adjudicadas ofertas que no cumplen con las condiciones establecidas en las bases 205 Definición de requerimiento parece muy específica, dirigido a productos/servicios que comercializa un solo proveedor

64 Publican o clasifican la licitación en un rubro que no tiene ninguna relación con el bien o servicio 8 ¿Probidad ? 130 4,6% Se realiza licitación cuya adjudicación al parecer ha sido previamente convenida con un determinado proveedor o el producto/servicio ya había sido adquirido por el organismo. Justificación insuficiente o poco clara, para respaldar una declaración desierta. 70 Podrían haber proveedores con información privilegiada 45 Uno o más procesos han sido declarados desiertos porque no se ha presentado el proveedor al que quieren adjudicar

15 Otras Causas 182 6,5% Licitación no ha sido adjudicada en el Portal (permanece en estado “cerrada”) 126 Plazo insuficiente o corto para presentar ofertas 48 Problema al ofertar. 8 TOTAL RECLAMOS ANALIZADOS 2.821 100,0%


289

RECLAMOS NO RESUELTOS POR TIPO DE CAUSAS

SIN FORMULARIO RECLAMO PAGOS Y OTROS (SIN ESPECIFICAR)

Criterios Evaluación, Resultados evaluación, Información Evaluación 607 50,8% La adjudicación no se atiene a los criterios de evaluación consignados en las bases 192 Se descarta oferta sin justificaciones o éstas no corresponden 131 No se da acceso a los resultados de la evaluación por cada proveedor participante 110 Justificación insuficiente o poco clara, para respaldar una adjudicación o declararla desierta 94 Criterios de evaluación inexistentes o parecen poco objetivos y son muy generales 73 Otros. Criterios de evaluación inexistentes o parecen poco objetivos y son muy generales. 7

Especificaciones Técnicas-Términos de Referencia-Bases 277 23,2% Se recibieron y/o fueron adjudicadas ofertas que no cumplen con las condiciones establecidas en las bases 205 Definición de requerimiento parece muy específica, dirigido a productos/servicios que comercializa un solo proveedor

64 Publican o clasifican la licitación en un rubro que no tiene ninguna relación con el bien o servicio 8

¿Probidad ? 130 10,9% Se realiza licitación cuya adjudicación al parecer ha sido previamente convenida con un determinado proveedor o el producto/servicio ya había sido adquirido por el organismo. Justificación insuficiente o poco clara, para respaldar una declaración desierta. 70 Podrían haber proveedores con información privilegiada 45 Uno o más procesos han sido declarados desiertos porque no se ha presentado el proveedor al que quieren adjudicar

15

Otras Causas 182 15,2% Licitación no ha sido adjudicada en el Portal (permanece en estado “cerrada”) 126 Plazo insuficiente o corto para presentar ofertas 48 Problema al ofertar. 8

TOTAL RECLAMOS ANALIZADOS 1.196 100,0%

Nota: La causas de los reclamos están tipificadas por ChileCompra pero son los proveedores quienes las señalan, lo que no significa necesariamente que correspondan a la realidad en todos los casos, especialmente en causas como: “Probablemente ya se ha comprado”, “Adjudicación previamente convenida”, “proveedores con información privilegiada”, “Desierta al no presentarse proveedor escogido previamente”, "Especificaciones muy específicas con nombre y apellido”


290

ANEXO s

Costos Licitaciones Desiertas.






291

COSTO ADQUISICIONES DESIERTAS

Variables Nota Sueldo Mes Valor /Hra horas/lici CostoTiempo de funcionarios Comprador (.1) 518.520 2.881 21,4 $ 61.646 Usuario (.3) 562.464 3.125 5,4 $ 16.718 Jefe/Superior/Director (.4) 975.000 5.417 3,2 $ 17.388 Asesor Legal/Abogado/Administración (.5) 975.000 5.417 4,3 $ 23.183Costo Solo Remuneraciones $ 118.935Gastos Generales de la Adm Publica (.6)(asumimos un 44% de las remuneraciones) $ 52.331Costo por cada Adquisición $ (a) $ 171.266Cantidad de Adquisiciones desiertas año 2007 (b) 58.500Costo Anual asociado a Adquisiciones Desiertas, Ámbito Compradores (a)*(b) (c) $ 10.019.065.867

Costo uso del portal por AdquisiciónPresupuesto año 2007 Dirección de Compras Públicas (d) $ 6.320.810.000Costo total anual Chile Compras dividido por numero de Adquisiciones (d)/(e) (f) $ 14.046Cantidad de licitaciones desiertas año 2007 (.7) 58.500Costo Chile Compras uso del portal (b)*(f) (g) $ 821.663.304

Costo Anual Público asociado a Adquisiciones desiertas (año 2007) (c)+(g) (x) $ 10.840.729.171

(.1) Adquisiciones año 2007 (e) 450.023Promedio mensual (h) 37.502Promedio diario (22 días laborales al mes) (i) 1.705Instituciones (j) 900Compradores promedio por institución (.2) (k) 9Total Compradores (.2) (j)*(k) (l) 8.100Luego 8.100 Compradores hacen 1705 licitaciones en 1 díaUn día laboral tiene (m) 9 horasSe ocupan (m)*(l) (n) 72.900 Horas/hombre en hacer 1.705 licitacionesLuego, cada Adquisición ocupa (n)/(i) (o) 43 Horas/hombreSegún Focus Group compradores, dedican el80% de su tiempo a la función compras y el 20%a otras funcionesEntonces, una adquisición ocupa (o)*80% 34,2 Horas/hombre

(.2) Fuente ChileCompra Junio 2008(.3) Se asume que el usuario ocupa un 25% del tiempo que ocupa el comprador(.4) Se asume que Jefe/Superior/Director, ocupa un15 % del tiempo que ocupa el comprador(.5) Se asume que la parte juridico/administrativa ocupa un 20% del tiempo del comprador

(.6) Presupuesto de la Nacion ($ millones 2006) 2004 2005 2006 2004-2006a Remuneraciones (p) 2.425.350 2.602.802 2.760.449 7.788.601b Bienes y Servicios de Consumo y Produccion (q) 1.063.417 1.258.560 1.397.872 3.719.849

(q)*100/(p) 44% 48% 51% 48%

Nota : se considera esca la única de de remunieraciones del sector público, asumiendo:Comprador tiene grado 16Usuario tiene grado 15El jefe de unidaday/o abogado tiene grado 10 (profesionales)

ANDRES ASPILLAGA C. CONSULTORES ASOCIADOS JUNIO 2008 PAGINA 1 DE 2

MEJORAMIENTO DE LAS COMPETENCIAS DE LOS COMPRADORES A CARGO DE LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS A TRAVES DEL PORTAL CHILE COMPRA

ANEXO sCOSTOS ADQUISICIONES DESIERTAS

Costo asociado a adquisiciones desiertas, ámbito compradores


292

COSTO ADQUISICIONES DESIERTAS

Variables Mes Valor /Hra horas/lici CostoTiempo de funcionarios proveedoresVendedor o prestador de bien o servicio (.8) 500.000 2.778 79,2 219.944Jefe/Superior/Director (.9) 750.000 4.167 11,9 49.488Asesor Legal/Abogado/Administración (.10) 750.000 4.167 4,0 16.496Costo Solo Remuneraciones (a) 285.928

Gastos Generales empresa privada(asumimos 15% de las remuneraciones) (a)*15% (.11) (b) 42.889

Costo por cada Adquisición (a)+(b) $ (c) 328.817Cantidad de adquisiciones desiertas 2007 (.7) (d) 58.500Oferentes promedio por adquisición (.8) (e) 3,7

Costo Anual preparación y presentación de ofertas por parte de proveedores (c)*(d)*(e) (f) $ 71.172.427.625

Se estima que 10% de las Adquisiciones desiertas solicitan Garantías Seriedad de la Oferta (d)*10% (g) 5.850Tiempo de Vigncia de la garantía (h) 60 díasCosto anual del 4% de garantía (interés bancario) (i) 0,0067Se estima garantía promedio de $200.000 (h)*200,000 (j) $ 1.340Costo administrativo cobrado pr bancos 1,5 UF aprox. (k) $ 30.000Oferentes promedio por adquisición (.8) (l) 3,7

Costo anual en Garantías, considerando 3,7 proveedores por adquisición ( (j)+(k) )*(g)*(l) (m) $ 678.354.300

Costo anual asociado a adquisiciones desiertas, ámbito proveedores (Privado) (f)+(m) (y) 71.850.781.925

(.7) Fuente : Portal Chile Compra(.8) Por cada licitacion se presentan en promedio 3,7 proveedores (Fuente Análsis información secundaria portal Chile Compra)

Se asume salarios costo empresa algo menores al sector publico.Se incluyen provisiones por vacaciones y despidos

(.9) Se asume que Jefe/Superior/Director, ocupa un15 % del tiempo que ocupa el comprador(.10) Se asume que la parte juridico/adminsitrativa ocupa un 5% del tiempo del comprador

(.11) En general costos de administracion y ventas son entre un 10% y un 30% de las ventas en la empresa privada

Costo País Anual Licitaciones Desiertas (x)+(y) (z) 82.691.511.096

(z)*25% $ 20.672.877.774

ANDRES ASPILLAGA C. CONSULTORES ASOCIADOS

JUNIO 2008 PAGINA 2 DE 2

Costo Anual de Adquisiciones Desiertas, ámbito Proveedores (privado),

Costos Garantías de Seriedad de la Oferta

MEJORAMIENTO DE LAS COMPETENCIAS DE LOS COMPRADORES A CARGO DE LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS A TRAVES DEL PORTAL CHILE COMPRA


293

Anexo t

Deficiencia en la operatoria del Portal






294

Antecedentes importantes de mencionar sin ser relevantes para el estudio. a. Existe una inconsistencia al usar la búsqueda avanzada desde el portal chilecompra.

No entrega la misma cifra e información cuando se consulta por el año completo (totalidad) de las licitaciones cerradas y desiertas y cuando se pide lo mismo mensualmente. En siguiente cuadro se muestra la incoherencia de la información

Búsqueda en RM Búsqueda Avanzada desiertas y cerradas TOTAL Desde 01/01/2007 al 31/12/2007

9.996

Desde 01-01-2007 al 30-06-2007

9.980

Desde 01-07-2007 al 31-12-2007

9.984

Buscando información mes a mes la suma es 118.264

b. Una cantidad relevante de usuarios compradores mencionan las trabas burocráticas que

deben sortear para el desarrollo de las adquisiciones, y hacen sobresalir la dificultad para trabajar en el sistema o plataforma dado que continuamente se hace lenta o “se cae” y como no permite grabar, se debe comenzar y rehacer todo el trabajo nuevamente.


295

ANEXO u

PROTOTIPO EVALUADOR DE BIENES.



296


297

INSTRUCCIONES A continuación se detalla la forma de utilizar el instrumento de evaluación para productos. Este instrumento sirve para definir la forma de evaluar propuestas para provisión de bienes o productos, en términos de sus criterios de evaluación, sus puntajes y poderaciones. En forma adicional a este manual de instrucciones, el evaluador puede consultar el Glosario que explica cada criterio de evaluación propuesto.

CONFIGURACIÓN INICIAL Paso 1, definición de escala de evaluación Para definir la escala de evaluación se debe ir a la Hoja de "Escala de Evaluación". La escala consta de 5 evaluaciones de acuerdo a rangos de puntaje. La escala propuesta, otorga evaluaciones para una escala de puntaje de 1 a 7, donde la nota 1 se evalúa como "No presenta", las notas entre 1 y 3 se evalúan como "Altamente insuficiente", las notas entre 3 y 5 se evalúan como "Insuficiente", las notas entre 5 y 6 se evalúan como "Cumple" y las notas entre 6 y 7 se evalúan como "Cumple y excede".

El evaluador puede cambiar la Evaluación como los rangos de Puntaje asociados, pero no puede agregar más evaluaciones que 5. Para cambiar la Evaluación o el puntaje, simplemente debe posicionarse en la celda correspondiente y modificar su valor. Por ejemplo, podría utilizar una escala de 5 con la siguiente evaluación:

Paso 2, definición de criterios de evaluación para la evaluación administrativa Para configurar la evaluación administrativa, se debe ir a la Hoja de "Evaluación administrativa". Este instrumento propone dos grandes criterios administrativos, Elegibilidad y Presentación de la propuesta. El evaluador puede cambiarlos si así lo desea o puede también cambiar los subcriterios que los componen. Sólo debe posicionarse en la celda correspondiente y modificar el valor.

Paso 3, definición de la ponderación de cada criterio y subcriterio de la evaluación administrativa


298

Para definir los ponderadores asociados a cada criterio, el evaluador debe decidir cuánto peso tiene cada uno, en este caso, Elegibilidad y Presentación de la propuesta. El intrumento propone ponderarlos por igual con el 50% a cada uno. La celda de Total muestra el 100%.

El evaluador puede cambiar esta ponderación, asignando los porcentajes que desee, posicionándose en la celda correspondiente y modificando el valor. La celda de Total se pone roja cuando la suma no es 100% para que el evaluador corrija las ponderaciones.

Los subcriterios es la forma en que se descompone la medición de cada criterio. Por ejemplo, el instrumento propone 3 subcriterios para Elegibilidad,que son: Tipo de proponente, Habilidad de ofertar y Capacidad financiera, los cuales tienen asignada una ponderación de 25%,25% y 50% respectivamente. El evaluador puede cambiar esta ponderación si lo desea, posicionándose en la celda correspondiente y modificando el valor. Las celdas se pondrán rojas cuando la suma no sea 100% para que el evaluador corrija las ponderaciones.

Tanto para los criterios como para los subcriterios, si el evaluador determina que alguno no aplica, debe ponderarlo con 0%. Paso 4, definición de criterios de evaluación para la evaluación técnica


299

Para configurar la evaluación técnica, se debe ir a la Hoja de "Evaluación técnica".Este instrumento propone seis grandes criterios técnicos, Calidad del producto, Características de operación, Entrega, Servicios anexos, Características del proveedor, Post venta. El evaluador puede cambiarlos si así lo desea o puede también cambiar los subcriterios que los componen. Sólo debe posicionarse en la celda correspondiente y modificar el valor. El evaluador además debe utilizar los Criterios específicos para definir aquellas métricas técnicas que aplican específicamente al producto licitado.


300

Paso 5, definición de la ponderación de cada criterio y subcriterio de la evaluación técnica Para definir los ponderadores asociados a cada criterio, el evaluador debe decidir cuánto peso tiene cada uno, en este caso, Calidad del producto, Características de operación, Entrega, Servicios anexos, Características del proveedor, Post venta y Criterios específicos. El instrumento propone ponderarlos con el 20%,20%,20%,10%,10%, 10% y 10% respectivamente. La celda de Total muestra el 100%.


301



302

Los subcriterios es la forma en que se descompone la medición de cada criterio. Por ejemplo, el instrumento propone 3 subcriterios para Características de operación,que son: Mantenimiento, Consumibles y Accesorios, los cuales tienen asignada una ponderación de 40%,30% y 30% respectivamente. El evaluador puede cambiar esta ponderación si lo desea, posicionándose en la celda correspondiente y modificando el valor. Las celdas se pondrán rojas cuando la suma no sea 100% para que el evaluador corrija las ponderaciones.

Tanto para los criterios como para los subcriterios, si el evaluador determina que alguno no aplica, debe ponderarlo con 0%. Paso 6, definición del bono por presentación de alternativas Al final de los criterios, está el Bono por presentación de alternativas, el que se usa para premiar a las ofertas que presenten alternativas que agreguen valor. El evaluador puede modificar la ponderación de este bono si así lo desea, o no utilizarlo para lo que deberá ponderarlo en 0% .

Paso 7, definición de los ítems y subítems de precio en la oferta


303

Para configurar la evaluación económica, se debe ir a la Hoja de "Evaluación económica". El instrumento propone una evaluación conformada por 5 ítems, con sus respectivos subítems. El evaluador debe poner acá los ítems y subítems que componen la oferta económica, es decir, aquellos factores a los que se les asigna un precio. Cabe destacar que los subítems componen a su ítem padre, es decir, en la evaluación, la suma de sus precios determinará el precio del ítem padre.

Paso 8, definición de los ponderadores de la evaluación final La evaluación final de las ofertas se basa en las evaluaciones administrativa, técnica y económica. Para esto deben definirse los ponderadores de cada una. Este instrumento propone ponderarlas con el 5%, 40% y 55% respectivamente.


304


EVALUACIÓN Paso 1, ingreso de los nombres de los proveedores Para comenzar con la evaluación, debemos posicionarnos en al hoja de "Evaluación administrativa". Una vez ahí, deben ingresarse los nombres de los proveedores en la primera fila. En el ejemplo, se utilizaron los nombres PROVEEDOR 1, PROVEEDOR 2, etc. Estos nombres serán actualizados automáticamente en todo el instrumento, es decir, en las evaluaciones técnica y económica, en los resúmenes y en la evaluación final.

Paso 2, ingreso de la evaluación administrativa Para realizar la evaluación administrativa, se deben asignar las notas a cada proveedor, en cada subcriterio. El instrumento irá calculando automáticamente la nota de los criterios correspondientes, según las ponderaciones definidas anteriormente, así mismo, se calcula automáticamente la nota final. En el ejemplo, el PROVEEDOR 1, obtuvo una nota 4,6 en su evaluación administrativa.

Al final de la hoja, se presenta un resumen con las notas obtenidas por cada proveedor y la evaluación que se le otorga según la escala de evaluación definida anteriormente.

Paso 3, ingreso de la evaluación técnica


305

Para realizar la evaluación técnica, se debe posicionar en la hoja de "Evaluación técnica". Ahí, se deben asignar las notas a cada proveedor, en cada subcriterio. El instrumento irá calculando automáticamente la nota de los criterios correspondientes, según las ponderaciones definidas anteriormente, así mismo, se calcula automáticamente la nota final. En el ejemplo, el PROVEEDOR 1, obtuvo una nota 5,1 en su evaluación técnica.Nótese que obtuvo la nota 1,0 en el bono por presentación de alternativas, según la escala de evaluación, eso corresponde a "No presenta", es decir, no presentó alternativas, y por eso no gana el bono. El PROVEEDOR 2 en cambio, si presentó alternativas y por eso su nota final obtiene el bono.


Paso 4, ingreso de la evaluación económica


306

Para realizar la evaluación económica, se debe posicionar en la hoja de "Evaluación económica". Ahí, se deben poner los precios de cada proveedor, en cada subítem. El instrumento irá calculando automáticamente el valor de los ítems correspondientes, sumando los valores de sus subítems, así mismo, se calcula automáticamente el valor final. En el ejemplo, la oferta del PROVEEDOR 1 tiene un valor de $871,462.

Cabe destacar que es de suma importancia que las ofertas estén expresadas en valores comparables, en la misma moneda y con las mismas condiciones. El evaluador debe homologar las ofertas en caso de haber diferencias antes de ingresar los valores al instrumento. No debe olvidar homologar: Precios de compra v/s arriendo, monedas diferentes, precios con descuentos, pagos al contado o en cuotas, etc. Para todos estos se recomienda calcular el valor presente neto de cada oferta. Algunos ítems importantes de evaluar podrían ser, por ejemplo, Logística: Embalaje, transporte, costos de internación, seguros, costo de disponer del bien a tiempo (Just in Time), distribución, almacenaje, etc.; Administración: Costos internos asociados a la administración del contrato; Mantenimiento: Repuestos, mantención post garantía, valor de reposición; Capacitación: Costo de capacitación en el uso, instalación, configuración del producto; etc.


307

Al final de la hoja, se presenta un resumen con los valores de cada oferta y un campo de nota para que el evaludor califique cada oferta según su evaluación económica y de esta manera poder ponderar con la evaluación técnica y administrativa. En el ejemplo, el evaluador calificó la oferta más barata con la mejor nota y la más cara con la peor.

Resultado final El resultado final de la evaluación se puede ver en la hoja "FINAL". Ésta muestra un resumen con las evaluaciones administrativa, técnica y económica. Esta hoja se calcula automáticamente de acuerdo a los valores ingresados por el evaluador y la ponderación definida anteriormente y asigna automáticamente la evaluación según la escala definida.

MODIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL INSTRUMENTO

Este instrumento es una proposición pero el evaluador puede decidir modificarlo eliminando o agregando criterios o subcriterios. Este instrumento consta de hojas protegidas para que el evaluador no borre ni modifique por accidente los valores que se calculan automáticamente. Para modificar la estructura del instrumento, es decir, para eliminar o agregar criterios o ítems, subcriterios o subítems, se debe desproteger la hoja correspondiente a la evaluación que se quiere modificar. Para desproteger la hoja se debe ir al menú de Herramientas-->Protección-->Desproteger hoja.Se solicitará una clave para esto. La clave es '1234'. Una vez desprotegida la hoja, se puede modificar cualquier campo.

La modificación de la hoja queda a responsabilidad del evaluador. Se debe tener en cuenta que al eliminar o agregar criterios, subcriterios, ítems o subítems, las fórmulas que calculan las notas dejan de funcionar. El evaluador debe revisarlas y actualizarlas para que incluyan los nuevos cálculos.


308

ESCALA DE EVALUACION

Evaluación Puntaje Cumple y excede 7 Cumple 6 Insuficiente 5 Altamente insuficiente 3 No presenta 1


309

EVALUACION ADMINISTRATIVA

PLANILLA DE EVALUACIÓN PROV. 1 PROV. 2 PROV. 3 PROV… PROV… PROV. N

CRITERIOS ADMINISTRATIVOS Ponderación Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota

Elegibilidad 50% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Tipo de proponente 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Habilidad de ofertar 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Capacidad financiera 50% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Presentación de la propuesta 50% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Cumplimiento en la presentación de antecedentes 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Cumplimiento en el formato de la propuesta técnica 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Cumplimiento en el formato de la propuesta económica 40% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Total 100% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

RESUMEN

PROV. 1 1,0 No presenta PROV. 2 1,0 No presenta PROV. 3 1,0 No presenta PROV… 1,0 No presenta PROV… 1,0 No presenta

0 1,0 No presenta 0 1,0 No presenta

PROV. N 1,0 No presenta


310

EVALUACION TECNICA

PLANILLA DE EVALUACIÓN PROV. 1 PROV. 2 PROV. 3 PROV… PROV… PROV. N

CRITERIOS TÉCNICOS Ponderación Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota

Calidad del producto 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Cumplimiento de especificaciones técnicas 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Adecuación para el uso que se destina 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Certificación de productos 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Cumplimiento de estándares 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Muestras 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Características de operación 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Mantenimiento 40% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Consumibles 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Accesorios 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Entrega 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Plazos 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Distribución 40% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Cantidad 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Servicios anexos 10% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Instalación 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Configuración 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Puesta en marcha 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Capacitación 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Características del proveedor 10% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Experiencia en fabricación/provisión del producto 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Experiencia con compradores similares 15% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Presencia local 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Tipo de distribuidor 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Post venta 10% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0


311

Garantías 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Mantención, soporte 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Atención de consultas 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Repuestos 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Criterios específicos 10% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Subcriterio específico 1 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0




Total 100% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Bono por presentación de alternativas 7% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

TOTAL 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

RESUMEN PROV. 1 1,0 No presentaPROV. 2 1,0 No presentaPROV. 3 1,0 No presentaPROV… 1,0 No presentaPROV… 1,0 No presenta 1,0 No presenta 1,0 No presenta

PROV. N 1,0 No presenta


312

EVALUACION ECONOMICA

PLANILLA DE EVALUACIÓN PROV. 1 PROV. 2 PROV. 3 PROV… PROV… 0 0 PROV. N

ITEMS Valores Valores Valores Valores Valores Valores Valores Valores

Item 1 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 1 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Item 2 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 2 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Item 3 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 3 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Item 4 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 4 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Item 5


313

Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 5 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

TOTAL $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

RESUMEN Valor Nota PROV. 1 $ 0 1,0 PROV. 2 $ 0 1,0 PROV. 3 $ 0 1,0 PROV… $ 0 1,0 PROV… $ 0 1,0

0 $ 0 1,0 0 $ 0 1,0

PROV. N $ 0 1,0


314

RESUMEN FINAL

RESUMEN FINAL PROV. 1 PROV. 2 PROV. 3 PROV… PROV… PROV. N

Ponderación Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Evaluación administrativa 5% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Evaluación técnica 40% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Evaluación económica 55% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 TOTAL 100% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta


315

GLOSARIO

CRITERIOS ADMINISTRATIVOS Elegibilidad

Tipo de proponente Se refiere a si el proponente es persona natural o jurídica, es un consorcio, fundación, institución de educación o de investigación, empresa nacional o extranjera, asociación gremial, etc. Evalúa si el proponente es de la natiraleza que se necesita para la provisión del producto licitado.

Habilidad de ofertar

Se refiere a si el proponente se encuentra habilitado para ofertar de acuerdo a los antecedentes presentados, declarando que puede suscribir contratos con el mandante, que no tiene entre sus socios a uno o más funcionarios pertenecientes a las entidades restringidas, cuya representación en conjunto sea superior al 50 % del capital social, ni tiene, entre sus trabajadores, a personas que sean a la vez funcionarios de las entidades antes indicadas, y en general demostrando que no presenta inhabilidades específicas para la propuesta.

Capacidad financiera Se refiere a la solidez financiera del proponente. Presentación de la propuesta

Cumplimiento en la presentación de antecedentes Se refiere a si el proponente cumplió con la presentación de todos los antecedentes anexos solicitados en plazo y forma según lo solicitado en las bases.

Cumplimiento en el formato de la propuesta técnica Se refiere a si el proponente cumplió con presentar la propuesta técnica tal como fue solicitada en las bases, siguiendo el formato requerido si es el caso e incluyendo todos los puntos solicitados.

Cumplimiento en el formato de la propuesta económica

Se refiere a si el proponente cumplió con presentar la oferta económica tal como fue solicitada en las bases, siguiendo el formato requerido si es el caso, contemplando el desglose de valores según lo solicitado, con los montos expresados en la moneda indicada en las bases, etc.

CRITERIOS TÉCNICOS Calidad del producto

Cumplimiento de especificaciones técnicas Se refiere a si el producto cumple con todas las especificaciones técnicas entregadas en las bases.

Adecuación para el uso que se destina Se refiere a si el producto ofertado sirve y es el adecuado para el uso que se pretende darle.

Certificación de productos Se refiere a la presentación de antecedentes que certifiquen la calidad del producto, ya sea a través de resultados de pruebas de uso, certificaciones de instituciones competentes o reportes de terceros.

Cumplimiento de estándares Se refiere a si el producto cumple con estándares definidos por la industria respecto de la especificación y operación del producto.

Muestras Se refiere a si las muestras entregadas responden a los solicitado. Características de operación


316

Mantenimiento Se refiere a la necesidad, facilidad, factibilidad y periodicidad de los mantenimientos que el producto requiere para su correcto funcionamiento y perdurabilidad en el tiempo.

Consumibles Se refiere a la disponibilidad y costo de los consumibles que le producto requiere para su funcionamiento.

Accesorios Se refiere a la necesidad y disponibilidad para utilizar accesorios para la operación del producto, ya sean éstos herramientas o aparatos anexos.

Entrega Plazos Se refiere a los plazos de entrega del producto, ya sea para entregas parciales o totales.

Distribución Se refiere a la modalidad de entrega del producto, ya sea entrega en instalaciones del proponente o en la o las ubicaciones designadas por el mandante.

Cantidad Se refiere a la capacidad del mandante de atender el volumen de los requerimientos. Servicios anexos

Instalación Se refiere a la prestación del servicio de instalación del producto en la o las ubicaciones designadas por el mandante. La instalación contempla todas las actividades necesarias para que el producto quede ubicado y conectado a lo que requiera para su posterior uso.

Configuración Se refiere a la prestación del servicio de configuración del producto, contemplando todas las actividades necesarias para que el producto quede configurado con los parámetros correctos para su posterior uso.

Puesta en marcha Se refiere a la prestación del servicio de puesta en marcha del producto, contemplando todas las actividades necesarias para que el producto quede funcionando. Generalmente este servicio contempla también una demostración del funcionamiento.

Capacitación Se refiere a las actividades de entrenamiento y capacitación en el uso y operación del producto. Características del proveedor

Experiencia en fabricación/provisión del producto Se refiere a la experiencia del proveedor en la fabricación y/o provisión del producto.

Experiencia con compradores similares Se refiere a la experiencia del proveedor en la comercialización de productos a compradores del sector público o con características similares al mandante.

Presencia local Se refiere a la presencia del proponente en el país, región o ciudad del mandante o donde se requiere el producto, o su capacidad de presentarse al ser solicitado por el mandante.

Tipo de distribuidor Se refiere a si es fabricante o distribuidor o representante autorizado, importador, etc. Post venta

Garantías

Se refiere al período de tiempo que ofrece el proponente en el que pondrá a disposición del mandante, sus recursos para resolver cualquier falla de los productos licitados. Este punto debe evaluarse en términos de la duración de este período, el nivel de servicio ofrecido como garantía y frente a qué fallas es aplicable.

Mantención, soporte

Se refiere a las actividades consideradas de mantención del producto y las actividades de apoyo al mandante frente a inconvenientes, cambios de configuración, necesidad de asistencia técnica, etc. El mandante debe indicar claramente si la mantención y soporte implican un costo adicional o están incluidos en el precio de la propuesta. Deben evaluarse en este punto la modalidad de mantención y soporte, el tipo de atención, las actividades incluidas, etc.


317

Atención de consultas Se refiere a la disponibilidad de recursos por parte del proponente para la atención de dudas en forma posterior a la entrega del producto.

Repuestos Se refiere a la disponibilidad de repuestos para el producto en caso de presnetar, fallas, roturas, desgaste, etc.

Criterios específicos

Subcriterios específicos Se refieren a criterios específicos del producto a licitar, por ejemplo, en el caso de licitar una máquina lavadora, un criterio específico evaluará la carga máxima; en el caso de un computador, se evaluará su capacidad de procesamiento, almacenamiento y memoria.

Bono por presentación de alternativas

Este punto se aplica cuando el proveedor presentó en su propuesta alternativas a lo solicitado, que cumplen con lo indicado en las bases y además agregan valor al producto. Este punto debe evaluarse también con una nota de 1 a 7, donde la nota 1 implica que el proponente no presentó alternativas de valor agregado. Dado que la presentación de alternativas no es obligatoria, la no presentación de alternativas no baja la nota final, así, si una propuesta fue evaluada con nota 7 final, y no presenta alternativas, la nota se mantiene en 7, pero si presenta alternativas, puede obtener como nota final una nota mayor a 7.


318

ANEXO u

PROTOTIPO EVALUADOR DE BIENES.



319

INSTRUCCIONES

A continuación se detalla la forma de utilizar el instrumento de evaluación para servicios. Este instrumento sirve para definir la forma de evaluar propuestas para provisión de servicios, en términos de sus criterios de evaluación, sus puntajes y poderaciones. En forma adicional a este manual de instrucciones, el evaluador puede consultar el Glosario que explica cada criterio de evaluación propuesto.

CONFIGURACIÓN INICIAL Paso 1, definición de escala de evaluación Para definir la escala de evaluación se debe ir a la Hoja de "Escala de Evaluación". La escala consta de 5 evaluaciones de acuerdo a rangos de puntaje. La escala propuesta, otorga evaluaciones para una escala de puntaje de 1 a 7, donde la nota 1 se evalúa como "No presenta", las notas entre 1 y 3 se evalúan como "Altamente insuficiente", las notas entre 3 y 5 se evalúan como "Insuficiente", las notas entre 5 y 6 se evalúan como "Cumple" y las notas entre 6 y 7 se evalúan como "Cumple y excede".

El evaluador puede cambiar la Evaluación como los rangos de Puntaje asociados, pero no puede agregar más evaluaciones que 5. Para cambiar la Evaluación o el puntaje, simplemente debe posicionarse en la celda correspondiente y modificar su valor. Por ejemplo, podría utilizar una escala de 5 con la siguiente evaluación:

Paso 2, definición de criterios de evaluación para la evaluación administrativa Para configurar la evaluación administrativa, se debe ir a la Hoja de "Evaluación administrativa". Este instrumento propone dos grandes criterios administrativos, Elegibilidad y Presentación de la propuesta. El evaluador puede cambiarlos si así lo desea o puede también cambiar los subcriterios que los componen. Sólo debe posicionarse en la celda correspondiente y modificar el valor.

Paso 3, definición de la ponderación de cada criterio y subcriterio de la evaluación administrativa


320

Para definir los ponderadores asociados a cada criterio, el evaluador debe decidir cuánto peso tiene cada uno, en este caso, Elegibilidad y Presentación de la propuesta. El intrumento propone ponderarlos por igual con el 50% a cada uno. La celda de Total muestra el 100%.


Los subcriterios es la forma en que se descompone la medición de cada criterio. Por ejemplo, el instrumento propone 3 subcriterios para Elegibilidad,que son: Tipo de proponente, Habilidad de ofertar y Capacidad financiera, los cuales tienen asignada una ponderación de 25%,25% y 50% respectivamente. El evaluador puede cambiar esta ponderación si lo desea, posicionándose en la celda correspondiente y modificando el valor. Las celdas se pondrán rojas cuando la suma no sea 100% para que el evaluador corrija las ponderaciones.

Tanto para los criterios como para los subcriterios, si el evaluador determina que alguno no aplica, debe ponderarlo con 0%.

Paso 4, definición de criterios de evaluación para la evaluación técnica


321

Para configurar la evaluación técnica, se debe ir a la Hoja de "Evaluación técnica".Este instrumento propone seis grandes criterios técnicos, Metodología, Calidad general del servicio, Temas anexos, Experiencia, Criterios específicos y Post venta. El evaluador puede cambiarlos si así lo desea o puede también cambiar los subcriterios que los componen. Sólo debe posicionarse en la celda correspondiente y modificar el valor. El evaluador además debe utilizar los Criterios específicos para definir aquellas métricas técnicas que aplican específicamente al servicio licitado.


322

Paso 5, definición de la ponderación de cada criterio y subcriterio de la evaluación técnica Para definir los ponderadores asociados a cada criterio, el evaluador debe decidir cuánto peso tiene cada uno, en este caso, Metodología, Calidad general del servicio, Temas anexos, Experiencia, Criterios específicos y Post venta. El instrumento propone ponderarlos con el 20%,20%,10%,20%, 20% y 10% respectivamente. La celda de Total muestra el 100%.


323



324

Los subcriterios es la forma en que se descompone la medición de cada criterio. Por ejemplo, el instrumento propone 3 subcriterios para Calidad general del servicio,que son: Adecuación a las necesidades, Completitud y Niveles de servicio ofrecido, los cuales tienen asignada una ponderación de 30%, 30% y 40% respectivamente. El evaluador puede cambiar esta ponderación si lo desea, posicionándose en la celda correspondiente y modificando el valor. Las celdas se pondrán rojas cuando la suma no sea 100% para que el evaluador corrija las ponderaciones.

Tanto para los criterios como para los subcriterios, si el evaluador determina que alguno no aplica, debe ponderarlo con 0%.

Paso 6, definición del bono por presentación de alternativas


325

Al final de los criterios, está el Bono por presentación de alternativas, el que se usa para premiar a las ofertas que presenten alternativas que agreguen valor. El evaluador puede modificar la ponderación de este bono si así lo desea, o no utilizarlo para lo que deberá ponderarlo en 0%.

Paso 7, definición de los ítems y subítems de precio en la oferta Para configurar la evaluación económica, se debe ir a la Hoja de "Evaluación económica". El instrumento propone una evaluación conformada por 5 ítems, con sus respectivos subítems. El evaluador debe poner acá los ítems y subítems que componen la oferta económica, es decir, aquellos factores a los que se les asigna un precio. Cabe destacar que los subítems componen a su ítem padre, es decir, en la evaluación, la suma de sus precios determinará el precio del ítem padre.

Paso 8, definición de los ponderadores de la evaluación final


326

La evaluación final de las ofertas se basa en las evaluaciones administrativa, técnica y económica. Para esto deben definirse los ponderadores de cada una. Este instrumento propone ponderarlas con el 5%, 40% y 55% respectivamente.


EVALUACIÓN Paso 1, ingreso de los nombres de los proveedores Para comenzar con la evaluación, debemos posicionarnos en al hoja de “Evaluación administrativa”. Una vez ahí, deben ingresarse los nombres de los proveedores en la primera fila. En el ejemplo, se utilizaron los nombres PROVEEDOR 1, PROVEEDOR 2, etc. Estos nombres serán actualizados automáticamente en todo el instrumento, es decir, en las evaluaciones técnica y económica, en los resúmenes y en la evaluación final.

Paso 2, ingreso de la evaluación administrativa Para realizar la evaluación administrativa, se deben asignar las notas a cada proveedor, en cada subcriterio. El instrumento irá calculando automáticamente la nota de los criterios correspondientes, según las ponderaciones definidas anteriormente, así mismo, se calcula automáticamente la nota final. En el ejemplo, el PROVEEDOR 1, obtuvo una nota 4,6 en su evaluación administrativa.


Paso 3, ingreso de la evaluación técnica


327

Para realizar la evaluación técnica, se debe posicionar en la hoja de “Evaluación técnica”. Ahí, se deben asignar las notas a cada proveedor, en cada subcriterio. El instrumento irá calculando automáticamente la nota de los criterios correspondientes, según las ponderaciones definidas anteriormente, así mismo, se calcula automáticamente la nota final. En el ejemplo, el PROVEEDOR 1, obtuvo una nota 5,1 en su evaluación técnica.Nótese que obtuvo la nota 1,0 en el bono por presentación de alternativas, según la escala de evaluación, eso corresponde a “No presenta”, es decir, no presentó alternativas, y por eso no gana el bono. El PROVEEDOR 2 en cambio, si presentó alternativas y por eso su nota final obtiene el bono.


Paso 4, ingreso de la evaluación económica


328

Para realizar la evaluación económica, se debe posicionar en la hoja de “Evaluación económica”. Ahí, se deben poner los precios de cada proveedor, en cada subítem. El instrumento irá calculando automáticamente el valor de los ítems correspondientes, sumando los valores de sus subítems, así mismo, se calcula automáticamente el valor final. En el ejemplo, la oferta del PROVEEDOR 1 tiene un valor de $871,462.


329

Cabe destacar que es de suma importancia que las ofertas estén expresadas en valores comparables, en la misma moneda y con las mismas condiciones. El evaluador debe homologar las ofertas en caso de haber diferencias antes de ingresar los valores homologados al instrumento. No debe olvidar homologar: Precios de compra v/s arriendo, monedas diferentes, precios con descuentos, pagos al contado o en cuotas, etc. Para todos estos se recomienda calcular el valor presente de cada oferta. Algunos ítems importantes de evaluar podrían ser, por ejemplo, Valor hora/hombre, costo de horas adicionales, logística, capacitación, soporte, soporte post garantía, etc.

Al final de la hoja, se presenta un resumen con los valores de cada oferta y un campo de nota para que el evaludor califique cada oferta según su evaluación económica y de esta manera poder ponderar con la evaluación técnica y administrativa. En el ejemplo, el evaluador calificó la oferta más barata con la mejor nota y la más cara con la peor.

Resultado final El resultado final de la evaluación se puede ver en la hoja "FINAL". Ésta muestra un resumen con las evaluaciones administrativa, técnica y económica. Esta hoja se calcula automáticamente de acuerdo a los valores ingresados por el evaluador y la ponderación definida anteriormente y asigna automáticamente la evaluación según la escala definida.

MODIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL INSTRUMENTO

Este instrumento es una proposición pero el evaluador puede decidir modificarlo eliminando o agregando criterios o subcriterios. Este instrumento consta de hojas protegidas para que el evaluador no borre ni modifique por accidente los valores que se calculan automáticamente. Para modificar la estructura del instrumento, es decir, para eliminar o agregar criterios o ítems, subcriterios o subítems, se debe desproteger la hoja correspondiente a la evaluación que se quiere modificar. Para desproteger la hoja se debe ir al menú de Herramientas-->Protección-->Desproteger hoja.Se solicitará una clave para esto. La clave es '1234'. Una vez desprotegida la hoja, se puede modificar cualquier campo. La modificación de la hoja queda a responsabilidad del evaluador. Se debe tener en cuenta que al eliminar o agregar criterios, subcriterios, ítems o subítems, las fórmulas que calculan las notas dejan de funcionar. El evaluador debe revisarlas y actualizarlas para que incluyan los nuevos cálculos.


330

ESCALA DE EVALUACION

Evaluación Puntaje Cumple y excede 7 Cumple 6 Insuficiente 5 Altamente insuficiente 3 No presenta 1


331

EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA

PLANILLA DE EVALUACIÓN PROV. 1

PROV. 2

PROV. 3 Prov… Prov… Prov… Prov… Prov… Prov… PROV. N

CRITERIOS ADMINISTRATIVOS Ponderación Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota

Elegibilidad 50% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Tipo de proponente 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Habilidad de ofertar 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Capacidad financiera 50% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Presentación de la propuesta 50% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Cumplimiento en la presentación de antecedentes 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Cumplimiento en el formato de la propuesta técnica 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Cumplimiento en el formato de la propuesta económica 40% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Total 100% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

RESUMEN

PROV. 1 1,0No presenta



Prov… 1,0No presenta






PROV. N 1,0No presenta


332

ESCALA DE TECNICA

PLANILLA DE EVALUACIÓN PROV. 1

PROV. 2

PROV. 3 Prov… Prov… Prov… Prov… Prov… Prov…

PROV. N

CRITERIOS TÉCNICOS Ponderación Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota

Metodología 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Plan de trabajo 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Hitos y entregables 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Administración y gestión del proyecto 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Equipo de trabajo 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Participación del mandante 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Calidad general del servicio 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Adecuación a las necesidades 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Completitud 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Niveles de servicio ofrecido 40% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Temas anexos 10% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Logística 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Capacitación 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Presencia local 40% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Experiencia 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Experiencia general de la empresa 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Experiencia de la empresa en proyectos similares 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Experiencia general de los profesionales 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Experiancia de los profesionales en proyectos similares 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Criterios específicos 20% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Subcriterio específico 1 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Subcriterio específico 2 25% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0




333

Post venta 10% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Garantías 35% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Mantención, soporte 35% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Atención de consultas 30% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

Total 100% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Bono por presentación de alternativas 7% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

TOTAL 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

RESUMEN










PROV. N 1,0No presenta


334

EVALUACION ECONOMICA

PLANILLA DE EVALUACIÓN PROV. 1 PROV. 2 PROV. 3 Prov… Prov… Prov… Prov… Prov… Prov… PROV. N

ITEMS Valores Valores Valores Valores Valores Valores Valores Valores Valores Valores

Item 1 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 1 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Item 2 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 2 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Item 3 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 3 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Item 4 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 4 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0


335

Item 5 Subitem 1 Subitem 2 Subitem 3 Subitem 4 Total Item 5 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

TOTAL $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 RESUMEN Valor Nota

PROV. 1 $ 0 1,0 PROV. 2 $ 0 1,0 PROV. 3 $ 0 1,0 Prov… $ 0 1,0 Prov… $ 0 1,0 Prov… $ 0 1,0 Prov… $ 0 1,0 Prov… $ 0 1,0 Prov… $ 0 1,0

PROV. N $ 0 1,0


336

RESUMEN FINAL

RESUMEN FINAL PROV. 1 PROV. 2 PROV. 3 Prov… Prov… Prov… Prov… Prov… Prov… PROV. N Ponderación Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota Nota

Evaluación administrativa 5% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Evaluación técnica 40% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Evaluación económica 55% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 TOTAL 100% 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta No presenta No

presenta


337

GLOSARIO CRITERIOS ADMINISTRATIVOS Elegibilidad

Tipo de proponente Se refiere a si el proponente es persona natural o jurídica, es un consorcio, fundación, institución de educación o de investigación, empresa nacional o extranjera, asociación gremial, etc. Evalúa si el proponente es de la natiraleza que se necesita para la provisión del servicio licitado.

Habilidad de ofertar

Se refiere a si el proponente se encuentra habilitado para ofertar de acuerdo a los antecedentes presentados, declarando que puede suscribir contratos con el mandante, que no tiene entre sus socios a uno o más funcionarios pertenecientes a las entidades restringidas, cuya representación en conjunto sea superior al 50 % del capital social, ni tiene, entre sus trabajadores, a personas que sean a la vez funcionarios de las entidades antes indicadas, y en general demostrando que no presenta inhabilidades específicas para la propuesta.

Capacidad financiera Se refiere a la solidez financiera del proponente. Presentación de la propuesta Cumplimiento en la presentación de antecedentes

Se refiere a si el proponente cumplió con la presentación de todos los antecedentes anexos solicitados en plazo y forma según lo solicitado en las bases.

Cumplimiento en el formato de la propuesta técnica

Se refiere a si el proponente cumplió con presentar la propuesta técnica tal como fue solicitada en las bases, siguiendo el formato requerido si es el caso e incluyendo todos los puntos solicitados.

Cumplimiento en el formato de la propuesta económica

Se refiere a si el proponente cumplió con presentar la oferta económica tal como fue solicitada en las bases, siguiendo el formato requerido si es el caso, contemplando el desglose de valores según lo solicitado, con los montos expresados en la moneda indicada en las bases, etc.


338

CRITERIOS TÉCNICOS Metodología

Plan de trabajo Se refiere a las etapas y actividades descritas en el plan de trabajo, su claridad y adecuación a lo solicitado. También se puede evaluar la utilización de metodologías estándar y conocidas frente a metodologías ad hoc y a la medida.

Hitos y entregables Se refiere a la cantidad, importancia, contenido de los hitos y entregables del proyecto. Se debe evaluar en este punto que los entregables cumplen con lo solicitado y si los hitos son los adecuados para cumplir con estos entregables en tiempo y forma.

Administración y gestión del proyecto

Se refiere a la estructuración y control del avance del proyecto, realizado a través del seguimiento del plan de trabajo en sus etapas, hitos, plazos y responsables. En este punto se debe evaluar las actividades de control del proyecto, la interacción del equipo de trabajo con el mandante para informar estado de avance, resolución de conflictos, organización de reuniones, responsables a cargo de la administración del proyecto.

Equipo de trabajo Se refiere a cómo se organiza el equipo de profesionales que participan en el proyecto. En este punto debe evaluarse la cantidad de profesionales, la dedicación al proyecto, la definición de roles, las individualización de las responsabilidades, etc. La experiencia de los miembros del equipo no debe evaluarse en este punto.

Participación del mandante Se refiere a los recursos por parte del mandante que el proponente indica que son requeridos para el proyecto. Estos recursos pueden ser horas hombre (participación en reuniones, recolección de información, etc), u otro tipo de recursos como instalaciones físicas para el desarrollo del proyecto, teléfono, movilización, etc.

Calidad general del servicio

Adecuación a las necesidades Se refiere a la evaluación del entendimiento de lo solicitado por parte del proponente y la adecuación del servicio ofrecido a las necesidades planteadas en las bases.

Completitud Se refiere al grado de cumplimiento de la propuesta, sobre lo solicitado en las bases. Evalúa si el servicio ofrecido cumple con entregar todos los productos indicados y cumple con todos los objetivos de la licitación.

Niveles de servicio ofrecidos Se refiere a la evaluación de los factores cuantitativos del servicio ofrecido, como por ejemplo, horario de atención, tiempo de resolución de problemas, etc.

Temas anexos

Logística Se refiere a las actividades, medios y métodos necesarios para llevar a cabo la provisión del servicio. Por ejemplo, el transporte, instalaciones, medios de almacenamiento y transmisión de datos, entre otros.

Capacitación Se refiere a las actividades tendientes a capacitar y entrenar a miembros de la institución mandante en los temas asociados con el servicio prestado. Por ejemplo, en el caso de servicios de consultoría, la capacitación para la implementación de los planes y proyectos resultado de la consultoría.

Presencia local Se refiere a la presencia del proponente en el país, región o ciudad del mandante o donde se requiere el servicio, o su capacidad de presentarse al ser solicitado por el mandante.


339

Experiencia Experiencia general de la empresa

Se refiere a la antigüedad de la empresa en el mercado, y la cantidad de proyectos realizados. Este punto puede acreditarse mediante certificados de los clientes y referencias.

Experiencia de la empresa en proyectos similares

Se refiere a la cantidad y magnitud de proyectos similares que la empresa haya desarrollado. Este punto puede acreditarse mediante certificados de los clientes y referencias. Es importante que se soliciten todos los antecedentes necesarios para poder evaluar este punto, incluyendo información detallada de los proyectos como, fecha, duración, cliente, contacto en el cliente, descripción del proyecto, monto del proyecto, resultados, etc.

Calidad y experiencia general de los profesionales

Se refiere a la evaluación de las capacidades de los profesionales comprometidos en la provisión del servicio desde el punto de vista de su formación, estudios y experiencia laboral. Este punto puede evaluarse con los currículos de los profesionales.

Experiencia de los profesionales en proyectos similares

Se refiere a la cantidad y magnitud de proyectos similares en que los profesionales comprometidos en la provisión del servicio, hayan participado. Este punto puede acreditarse mediante certificados de los clientes y referencias. Es importante que se soliciten todos los antecedentes necesarios para poder evaluar este punto, incluyendo información detallada de los proyectos como, fecha, duración, cliente, contacto en el cliente, descripción del proyecto, monto del proyecto, resultados, etc, e información de la participación de los profesionales en los proyectos, indicando el cargo y las actividades realizadas.

Criterios específicos

Subcriterios específicos Se refieren a criterios específicos del servicio a licitar, por ejemplo, en el caso de licitar el desarrollo de un software, un criterio específico evaluará la funcionalidad ofrecida; en el caso de un servicio de capacitación, se evaluará las horas de capacitación ofrecidas.

Post venta

Garantías Se refiere al período de tiempo que ofece el proponente en el que pondrá a disposición del mandante, sus recursos para resolver cualquier evento que altere los servicios licitados. Este punto debe evaluarse en términos de la duración de este período, el nivel de servicio ofrecido como garantía y frente a qué eventos es aplicable.

Mantención, soporte Se refiere a las actividades consideradas para mantener en el tiempo el servicio ofrecido y las actividades de apoyo al mandante frente a inconvenientes, cambios de configuración, necesidad de asistencia técnica, etc. El mandante debe indicar claramente si la mantención y soporte implican un costo adicional o están incluidos en el precio de la propuesta. Deben evaluarse en este punto la modalidad de mantención y soporte, el tipo de atención, las actividades incluidas, etc.

Atención de consultas Se refiere a la disponibilidad de recursos por parte del proponente para la atención de dudas en forma posterior a la provisión del servicio.

Bono por presentación de alternativas

Este punto se aplica cuando el proveedor presentó en su propuesta alternativas a lo solicitado, que cumplen con lo indicado en las bases y además agregan valor al servicio. Este punto debe evaluarse también con una nota de 1 a 7, donde la nota 1 implica que el proponente no presentó alternativas de valor agregado. Dado que la presentación de alternativas no es obligatoria, la no presentación de alternativas no baja la nota final, así, si una propuesta fue evaluada con nota 7 final, y no presenta alternativas, la nota se mantiene en 7, pero si presenta alternativas, puede obtener como nota final una nota mayor a 7.


340

ANEXO x

TRANSCRIPCION TALLER PILOTO COMPRADORES

REGION METROPOLITANA






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TRASCRIPCIÓN DE TALLER PILOTO DE CAPACITACIÓN DISEÑADO PARA COMPRADORES DEL PORTAL CHILECOMPRA

I-Identificación de la intervención Fecha de realización: junio 26 de 2008

Duración: 120 minutos

Horario: 10:00 a 12:00 horas

Ubicación: Sede de la CONUPIA, Phillips 40, oficina 63.

Participantes: 06 personas; 05 Usuarios directos del Portal Chilecompra (provenientes de 03 unidades

de adquisiciones de diferentes entidades públicas) además de un asesor temático y representante de la

CONUPIA.

Moderadora: Mariana Toledo Contreras, Psicóloga.

[email protected],

[email protected],

[email protected],

[email protected],

[email protected].

II-Metodología: El día jueves 26 de de junio de 2008 se llevó a cabo una sesión de taller de trabajo dirigido a

funcionarios y funcionarias de unidades de Abastecimientos (o Adquisiciones) de diversas Instituciones

Públicas, siendo requisito para esto que en su rol de compradores utilizaran directamente el Portal

Chilecompra.

El objetivo nuclear de la sesión era identificar formas innovadoras para la capacitación de dichos

funcionarios, con la condición de provenir estas tanto de las experiencias como de las necesidades de

sus participantes, tomando como marco de referencia algunos hallazgos preeliminares del proyecto

Mejoramiento de las competencias de los compradores a cargo de la gestión de las compras públicas

que operan a través del portal Chilecompra, del fondo de modernización de la gestión, Dirección de

Presupuestos del Ministerio de Hacienda.

Específicamente, se utilizó la modalidad de "grupo operativo": dispositivo de intervención dinámico

centrado en la comprensión que tuviesen las y los entrevistados de algunas de sus experiencias como

usuarios y usuarias de Chilecompra desde su experiencia en la institución.


342

Fue la coordinación quien hizo el registro sonoro en cinta de audio, bajo el compromiso ético de

guardar total confidencialidad respecto de las identidades particulares de los y las participantes. La

grabación fue transcrita tal y como fuese emergiendo en el discurso de los y las informantes, pero

editada a fin de no repetir las similares formas de una misma idea; así también, para efectos de análisis

fue separada en párrafos, asignándose un titulo de acuerdo al eje temático al que cada sentencia

aludiera.

Los ejes fueron:

• El antes y el después del Portal

• Plazos

• Elaboración de bases

• Criterios de evaluación

• Redefinición del problema

• Síntesis

• Lo que nos une

• Conclusiones

• Propuesta

• Compromisos

III-Transcripción:

El antes y el después del portal "El antes y el después del Portal: para mí fue una mejora sustancial...no siento que me tenga que

quedar más horas porque existe el portal...a lo mejor me tengo que quedar porque tengo mas funciones

, mas tareas pero no son propias del portal..."

"Ya no nos pasa eso de: usted verá como lo compra..."yo se lo compro en base a este marco: yo tengo plazos y en esos plazos voy a tratar de que sean los mínimos"

"La ley vino a validar lo que nosotros proponíamos que no era una buena practica como comprar

urgente..."

Plazos "Dentro de los plazos para adjudicar yo siento que tiene que haber: mayores plazos: nosotros en cinco días no podemos adjudicar...tal vez si los aumentáramos en un 20 o 30% no tendríamos indicadores

en rojo...yo estoy hasta en la casa pensando como mejorar..."

"...Yo creo que las unidades si se han profesionalizado pero lo que existe es mucha pega..."


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Elaboración de bases "...es verdad, tenemos problemas para confeccionar bases pero ahora yo sé lo que es hacerlo... Me

relaciono más con abogados...antes era comprar no más uno iba al negocio de la esquina y le

compraba..."

"nosotros tenemos mucho apoyo de las autoridades, antes igual teníamos problemas..."

Expectativas ante la realización de esta capacitación piloto "...yo pensé que íbamos a hablar de criterios de selección de las ofertas...cómo elegir el mejor

producto..."

"...sobre criterios de evaluación... "

¿Ustedes han pensado alguna vez la parte conceptual, sobre gestión de la relación con los proveedores? "...nosotros formamos parte de la red de abastecimientos y nosotros sí tenemos conversaciones súper

profundas y hemos tratado de ir tocando de a poco los temas...igual falta, falta ese contacto con los

proveedores...porque si bien cuando apareció la ley la idea no era tener relación con el proveedor: ellos allá y nosotros acá...pero ahora la practica ha dicho no, relaciónense con los proveedores, gestionen a

sus proveedores, pero este nuevo discurso viene hace súper poco tiempo..."

Intervención de asesor temático:

• Revolución industrial: las empresas se orientan hacia la venta.

• Etapa del marketing:

• Etapa de los RRHH ejemplificado en por qué la coca cola le ganó a la pepsi.

• Etapa de la informática

• Discusión actual sobre la importancia estratégica sobre la relación entre la organización y sus

proveedores.

Cuestionamiento sobre el número de participantes de esta sesión: "...qué poco interés...que lata, porque podría ser mucho más rico...uno el poco interés y lo otro el tema de la carga de trabajo..."

Criterios de evaluación "nosotros tenemos problemas porque... Tenemos la política de que el que dice quien adjudica es la

unidad demandante que lo solicitó...ellos hacen las bases y todo...son muy técnicos, nosotros... Piden cuestiones que nosotros como compradores no podemos diferenciar cuál es mejor... Entonces


344

en que nos devuelvan nos devuelven el día 5 a las cuatro de la tarde...generalmente tienes que

adjudicar el viernes y a las cinco te vas..."

"a nosotros nos miden con indicadores de gestión... Chilecompra tiene el concepto de que si nos

demoramos tan poco en adjudicar un proceso cómo vamos a hacer esperar tanto a un proveedor para

decirle si se lo adjudicó o no se lo adjudicó"

"ahora se nos pide como una obligación: a como de lugar, en un máximo posible tienes que adjudicar

en las fechas correspondientes...se puede pasar a los cinco días pero ya con semáforo, ahí no nos sirve..."

PMG y estrés laboral: significado de perder un PMG ".. Significa que la gente de nuestro servicio pierde un incremento, la posibilidad de perder ese bono,

existe el peligro de tu puesto y el peligro de ser estigmatizado: por tu culpa, porque tu no hiciste tu

pega, tu lo hiciste mal...no está enfocado a que porque tu hiciste mal las bases yo me demoré..." “…por

eso hablamos del nivel de estrés de las unidades de abastecimiento, más encima con la poca cantidad

de gente que hay..."

"si hablamos de la modernización del Estado, hablamos de todo modernizarlo"

¿Se sienten ustedes parte de una cadena de abastecimientos de un proceso o se sienten un eslabón aislado?

"...parte..."

¿Han podido elaborar alguna autocrítica como equipo o decir esto es lo que necesito? ¿Cómo es que tú podrías aprender mejor? ¿Quién te podría enseñar? ¿Será eso el problema?

Redefinición sobre el núcleo del problema "...yo creo que no, que tu no puedes hacerlas todas; si esta cuestión es transversal..."

"...a lo mejor falta ese tiempo para poder conversar con las autoridades para poder decirles: yo

necesito su apoyo porque yo necesito conversar con jurídica, con la parte administración, con la parte

financiera y que todos entendamos como es este tema..."

"...no es que fue llegó Chilecompra y todos se volvieron locos: hubo un trabajo de difundir este tema,

convencer...ya estamos todos informados de como es la cosa... Nadie puede venir acá a decirnos

compra de esta manera: compraremos como tengamos que comprar y están todos convencidos de

eso..."


345

"...yo creo que a nosotros nos falta más contacto con los proveedores... Adentro está ordenada la cosa..."

"...nosotros hemos logrado tener el compromiso de que quien solicita sea el responsable de lo que le

llega...que si no le llegó (lo que esperaba) sea porque no lo definió...ahí se nota el compromiso (de la

autoridad)"

"...lo que está en las bases es lo que se hace..."

"...para nosotros es básico, precio, plazo de entrega, la experiencia, inspección visual (dependiendo de

lo que sea)..."

"...nosotros ponemos garantías y visitas en terreno..."

"...la elaboración de bases es un tema porque si tu no lo revisas (cuando han transitado por otros

departamentos) tenemos problemas..."

Cuestionamiento al lugar que tiene el problema actualmente (dentro de las instituciones) (El grupo vuelve al tema de los semáforos en rojo: despliegan risa ante el error de señalarlos todos en

rojo)

"...ese es uno de los temas: no llegan los proveedores que oferten y no es mi culpa... Tengo que llamar

siempre a la misma empresa: tengo que avisar que tengo tal oferta porque si no aviso no me

llegan...tengo que estar llamando..."

"...si no participa nadie es otro indicador..."

"...son 18 o 19 indicadores y todos esos tienen que estar..."

En el tema de las bases, ¿dónde están los problemas más importantes? "...en la evaluación... (Por ejemplo) ¿Cual es el criterio para darle a un proveedor máximo de

experiencia?..."

¿Quien define en la institución la ponderación gruesa?

"...la contraparte técnica..."

"...es un trabajo en conjunto...es una conversación..."


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¿Que nos une? (pregunta focal del grupo de trabajo) "...sería súper importante de parte del proveedor saber qué esperan ustedes, qué consideran ustedes

que es importante en términos de evaluación porque es la evaluación lo que nos une...porque de

repente los reclamos pasan por una mala evaluación...o por un mal criterio porque si tu pides algo y te

llega otra cosa..."

"...seria súper bueno... Saber cuál es la opinión de los proveedores respecto de cómo ellos han sido

evaluados, de los tipos de criterio que se han utilizado, de las ponderaciones que se han utilizado..."

Necesidad de inscribir más proveedores "la primera fase de sensibilización de Chilecompra fue a través de los compradores...después nos utilizaron también para el tema de Chileproveedores...era la forma más directa, nosotros teníamos el

contacto con ellos..."

Intervención de asesor temático: El proceso de compras electrónicas como herramienta nueva y

variables de entorno.

• ¿Cómo contribuimos todos a agregar valor al proceso de compras?

• ¿Cómo hacemos relaciones en que los dos (comprador-proveedor) ganen?

"...si el proceso es rápido, claramente definido, postula harta gente...todos vamos a ganar"

"...si el proceso es amable, va a ser más fácil para el comprar..."

"...si hay 80.000 proveedores activos y 280.000 inscritos alguien tiene que pensar qué está pasando con

200.000 que no participan...eso ya es preocupante...pero hay 500.000 que no están siquiera

inscritos..."

Factura electrónica "...si bien existe...el portal no me funciona, no me funciona la factura electrónica... "

Rci "invitar a algunos proveedores antes de las licitaciones para que se vea qué es lo que yo necesito para

que entre varios proveedores pudiéramos construir las bases..."

Sugerencia de subir al portal algunas plantillas

"...poner algunas cosas técnicas en el portal (como proveedores) pero de uso fácil... Así

Como había bases..."


347

Intervención de representante de proveedores:

• Relato de experiencias colaborativas.

• Relato de experiencias no colaborativas: cuando usan las licitaciones para hacer cotizaciones

pero sin asignar.

"el proveedor tiene que exigir...los criterios de evaluación..."

"...la Contraloría, -se supone- que se está ca-pa-ci-tan-do para revisar y fiscalizar el material de

Chilecompra (lo que hasta el año pasado no era así) ... "

"...ahora cuando llegue contraloría a una institución que no está comprando por Chilecompra

-debiendo ser así- porque la ley dice cuales son las instituciones que tienen que comprar y las que

están excentas... Ahí la contraloría va a entrar a sancionar..."

La síntesis "...yo creo que la síntesis es la conversación; cuando uno no sabe decir: no sé, no soy capaz...decirle

a quien te está solicitando yo no soy capaz de hacerlo ¿tu eres capaz de definir claramente cuáles son

los requerimientos para que este sea un proceso licitatorio satisfactorio y exitoso tanto para el que está

ofertando como para nosotros?... Si tu no eres capaz de hacer ese requerimiento, hablemos con el

proveedor, planteémosle nuestras dudas...porque siempre hay un proveedor que nos puede ayudar...

Elegir unos dos o tres... Y decirle sabes, nosotros queremos hacer esto, nos puedes ayudar...yo creo

que dejar esa puerta abierta...y ser muy transparentes..."

Otras deficiencias de proveedores "...igualdad de oferentes...hay algunos que no llegan con las muestras...propuestas incompletas... Se

cree que porque ya conocemos su trabajo, se confían..."

Lo que falta (en relación al esquema escrito entregado)

"... Lo que falta es capacitación al proveedor..."

Lo que nos une "... Ganar ganar es lo que nos une; tener procesos licitatorios exitosos; no tener nosotros indicadores en

rojo que dicen que declaramos desiertos con tres o una oferta; significa que el 95% de las licitaciones

nosotros podamos adjudicarlas y el otro 5% no sea atribuible a que el proveedor no contestó todo lo

que tenía que contestar, no entendió lo que tenía que entender..."

La innovación para una capacitación interactiva sería entonces:


348

"ir con una batería de preguntas y de casos que nos han sucedido y de ahí generar la conversación..."

(Ambos: compradores y proveedores)

"...nosotros hablamos entre nosotros pero yo no sé lo que ellos piensan...entonces a lo mejor ahí

sacamos algo rico..."

Intervención de la moderadora: "tienen mucho más en común de lo que ustedes creen: los dos están trabajando, los dos quieren ganar

pero hay una imagen, que es una fantasía (de un lado y del otro) que es negativa...al otro lado hay un

monstruo....se generan resentimientos con elementos concretos pero sobre una base que es

imaginaria"

"y a uno que está comprometido con el tema le duele escuchar ese tipo de cuestiones porque te meten

en el mismo saco: yo no estoy diciendo que sea todo transparente, no meto las manos al fuego por

nadie, pero sí por mi equipo...porque las cosas se hacen transparentes, estamos comprometidos, hemos tenido logros tangibles...entonces te duele que de repente llegue un reclamo y que diga: está

todo arreglado...es como una puñalada..."

Hay que derribar mitos:

• creer que si un proveedor conversa con el comprador está todo arreglado

• creer que los proveedores no pueden buscar compradores

• creer que no se pueden hacer reuniones si no es para una compra

Chilecompra tiene un problema grave en lo que es capacitación a proveedores

Conclusiones del grupo: lo que quisieran dejar registrado para el bronce: "...yo creo que es súper buena la metodología que ocuparon porque pa´na´vimos lo que pensábamos

ver, pero me voy con la sensación de que fue súper beneficioso, en términos concretos...y que es como

el inicio de algo nuevo..."

"...eso me gustaría saber a mí, qué va a seguir ahora... La necesidad que tenemos nosotros de hacer

una reunión proveedor versus comprador...eso podría hacerse?

Propuestas "... E learning..."

"...como para la conupia es muy importante el tema de Chilecompra, porque para nosotros este

mercado es mejor que el mercado abierto, es más transparente, nosotros estamos disponibles: para


349

actuar como facilitadores y para que ustedes nos digan por ejemplo: que quieren hacer reuniones con

sus proveedores, porque para nosotros es importante gremialmente establecer vínculos, establecer

puentes;

El proceso debiera terminar en lo siguiente: nosotros vamos a hacer una propuesta y el próximo año, en

el presupuesto para el 2009 la Dipres va a decir: vamos a destinar x millones de pesos a capacitación,

en una licitación pública (seguramente vamos a participar nosotros también -dentro de otra gente-) para

capacitar en: gestión de proveedores, criterios de evaluación..."

Compromiso del asesor temático: "...Documento excell con criterios, planillas, fórmulas -a modo de testing- , donde no se pueden

modificar las celdas... (En dos o tres semanas) la idea es que sea una herramienta...se las voy a

mandar..."

Nombre de archivo: Informe Final_Aspillaga Directorio: G:\FONDO DE MODERNIZACIÓN\Envio Congreso

2008\03 ANDRES ASPILLAGA_DCCP Plantilla: C:\Documents and Settings\Mpt\Datos de

programa\Microsoft\Plantillas\Normal.dot Título: Asunto: Autor: lkb Palabras clave: Comentarios: Fecha de creación: 09-09-2008 15:54 Cambio número: 2 Guardado el: 10-09-2008 11:59 Guardado por: mrl Tiempo de edición: 6 minutos Impreso el: 10-09-2008 12:00 Última impresión completa Número de páginas: 350 Número de palabras: 79.507 (aprox.) Número de caracteres: 453.193 (aprox.)

FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA ...

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