FUNCIONES DEL ALMACEN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de Materiales

• Registro de entradas y salidas del Almacén.

• Almacenamiento de materiales.

• Mantenimiento de materiales y de almacén.

• Despacho de materiales.

• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Comentario:

Los almacenes tienen funciones que son muy importantes para el control de inventarios ya que en ellos se lleva a cabo un registro físico de todo el material que entra y sale, y de los que están almacenados, utilizado correctamente puede ser una herramienta muy útil para el control de inventarios y contabilidad.

MANEJO FISICO DE INVENTARIOS

Inventario Físico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:

1. Manejo de inventarios (preparativos)

2. Identificación

3. Instrucción

4. Adiestramiento

COMENTARIO:

El manejo físico de inventarios son las acciones de contar, medir, pesar y anotar los diferentes productos que vamos a almacenar, trata sobre la relación que tenemos directamente con el producto que vamos a tener almacenado y del calculo del stock realmente poseído.

RECEPCION DE INVENTARIOS

Debe ser responsable de lo siguiente:

• La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

• La relación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.

• La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes(depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

COMENTARIO:

Es llevar a cabo un registro de todos los materiales que entran a almacén y hacer una aceptación y notificación cuando estos productos hayan sido contados, inspeccionados y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

ORGANIZACIÓN DE INVENTARIOS

El inventario se puede organizar en papel, en soporte informático o en ambos. Dado que la informática está forjando los actuales sistemas culturales, es aconsejable utilizar, donde sea posible, también las modernas tecnologías con el fin de realizar una elaboración de las fichas más dúctil, mucho más aprovechable y fácilmente integrable.

En la organización del inventario es de suma importancia la reglamentación del acceso a las informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a disposición de cualquier persona, por obvios motivos de seguridad del patrimonio histórico-artístico. Por esta razón, se impone la distinción entre el inventario completo (en papel o informático) y el eventual inventario

introducido en redes informáticas. Además, incluso los datos de la red deben ser consultables de manera diversificada y gradual, utilizando diversos códigos de acceso.

El inventario debe conservarse en un lugar idóneo y seguro. Se puede pensar en la realización de una unidad central y otras periféricas, según las exigencias generales y locales.

COMENTARIO:

Todos los datos obtenidos de la captura de entrada pueden ser registrados en papel o en una base de datos de la empresa (computadora) esto es muy importante para tener control de la cantidad real de material almacenado y tener un registro de datos de los diferentes proveedores y en que condiciones se recibió su mercancía.

DESPACHO DE INVENTARIOS

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

a. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.

b. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o una factura remisión.

c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.

e. Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.

COMENTARIO:

Es la mercancía que se extrae de almacén para ser entregada al cliente o consumidor (es lo opuesto a la recepción) aquí se lleva un registro de los productos y materiales que salen de almacén para tener claro cuanto queda en inventario real.

MANTENIMIENTO Y REGISTRO DE INVENTARIO

Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de

un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En el método más sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario.

Sebe llevar a cabo la notación de un inventario físico en la Hoja de control de Inventario o Libros de Inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancías de una empresa comercializada, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las mercancías, así como el contenido de los estado financieros de manera resumida.

COMENTARIO:

Es darle un seguimiento al registro a la entrada y salida de productos de un almacén, o bien aplicarlo durante cada tanto tiempo que se necesite (periódicamente) dependiendo del tipo de producto que se tenga almacenado y que tan rápido se vende.

LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DE ALMACENES

El estudio de localización tiene por objeto determinar el lugar más adecuado para la construcción de una industria, empresa o almacén, de tal manera que los costos de producción y/o distribución de los productos sean mínimos.

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.

En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

• Recepción.

• Almacenamiento.

• Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

FACTORES A CONSIDERAR EN LA ELABORACION Y UBICACIÓN DE UN ALMACEN

• Tipo de transporte que se utilizará con más frecuencia (camión, tren, barco, avión). La decisión sobre transporte implica determinar en primer lugar la clase de vehículos, que va a venir determinada por la distancia a recorrer y por los accidentes geográficos entre los puntos de origen y de destino, así como la agilidad requerida para el servicio. De esta manera para distancias cortas se suelen utilizar las furgonetas, para las distancias medias los camiones o trenes y para las largas los barcos y aviones.

• Coste del transporte, en función del peso, volumen y coste de transferencia de los productos.

• Productos o Servicios: Se analiza si los productos son fácilmente transportables o no, teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien.

• La distancia de los proveedores al almacén, pues ello repercutirá en el coste del transporte.

• Cercanía al mercado: La distancia desde el almacén a las zonas de reparto, es decir, al establecimiento de los clientes de la empresa. Es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones al mercado que se ataca.

• Estructura física: La accesibilidad, la existencia de buenas carreteras que permitan llegar fácilmente al almacén, el estado de las comunicaciones, su flujo de circulación de vehículos, la existencia de servicios adecuados, etc.

• Disponibilidad de la mano de obra: El área en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra cualificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los costes.

• La facilidad o dificultad para obtener suministro eléctrico, gas, agua, etc.

• Posibilidades de eliminación de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales.

• Aspectos legales: La posibilidad de construir sin impedimentos por parte de las autoridades o vecinos, es decir, que se puedan obtener con facilidad los permisos de construcción (Tributación, facilidad administrativa, costes de legalización, etc.).

• Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad física, evitar posibles robos, etc.

COMENTARIO:

Es muy importante hacer un análisis del lugar donde queremos implementar un almacén y de cómo distribuir sus diferentes áreas a nuestro favor para que se nos sea mas fácil su utilización, debemos tomar en cuenta varios factores que de cierta manera nos restringen su máxima eficiencia al momento de querer aplicarlo y hay que estudiar y analizar estos factores y reducirlos para poder aprovechar al máximo nuestros almacenes.

SELECCIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones físicas y situación legal.

• Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida útil prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto, por ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto.

Equipos de Almacén

Estrategias y cajas o casilleros:

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Según las características de los materiales que van a ser almacenados existen distintas posibilidades de soluciones de almacenaje:

•Estanterías de paletización (racks): La paletización constituye el sistema ideal y más extendido.

•Estanterías de carga ligera: Para almacenaje de materiales de poco peso

•Estanterías dinámicas: Con rodillos móviles

•Estanterías especiales: Instalaciones para prenda colgada, estanterías móviles (bibliotecas), etc.

•Estanterías cantilever: Para cargas voluminosas y de gran tamaño.

•Estanterías drive in: almacenamiento concentrado en poco espacio.

•Almacenaje en masa: Pocas referencias con mucho volumen cada una y alta rotación

•Almacenes automáticos: High-bay warehouse, traselevador, pick to light, AGVs

•Altillos entreplantas: permiten multiplicar la superficie del espacio disponible sin necesidad de obras

COMENTARIO:

Es muy importante contar con el equipo y mobiliario adecuados para el uso de transporte, carga y descarga del material y aun más importante es el saber aprovechar eficientemente los espacios de almacén para distribuir correctamente este inmueble para su uso posterior.

SISTEMAS INFORMATICOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacióFUNCIONES DEL ALMACEN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de Materiales

• Registro de entradas y salidas del Almacén.

• Almacenamiento de materiales.

• Mantenimiento de materiales y de almacén.

• Despacho de materiales.

• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Comentario:

Los almacenes tienen funciones que son muy importantes para el control de inventarios ya que en ellos se lleva a cabo un registro físico de todo el material que entra y sale, y de los que están almacenados, utilizado correctamente puede ser una herramienta muy útil para el control de inventarios y contabilidad.

MANEJO FISICO DE INVENTARIOS

Inventario Físico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:

1. Manejo de inventarios (preparativos)

2. Identificación

3. Instrucción

4. Adiestramiento

COMENTARIO:

El manejo físico de inventarios son las acciones de contar, medir, pesar y anotar los diferentes productos que vamos a almacenar, trata sobre la relación que tenemos directamente con el producto que vamos a tener almacenado y del calculo del stock realmente poseído.

RECEPCION DE INVENTARIOS

Debe ser responsable de lo siguiente:

• La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

• La relación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.

• La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes(depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

COMENTARIO:

Es llevar a cabo un registro de todos los materiales que entran a almacén y hacer una aceptación y notificación cuando estos productos hayan sido contados, inspeccionados y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

ORGANIZACIÓN DE INVENTARIOS

El inventario se puede organizar en papel, en soporte informático o en ambos. Dado que la informática está forjando los actuales sistemas culturales, es aconsejable utilizar, donde sea

posible, también las modernas tecnologías con el fin de realizar una elaboración de las fichas más dúctil, mucho más aprovechable y fácilmente integrable.

En la organización del inventario es de suma importancia la reglamentación del acceso a las informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a disposición de cualquier persona, por obvios motivos de seguridad del patrimonio histórico-artístico. Por esta razón, se impone la distinción entre el inventario completo (en papel o informático) y el eventual inventario introducido en redes informáticas. Además, incluso los datos de la red deben ser consultables de manera diversificada y gradual, utilizando diversos códigos de acceso.

El inventario debe conservarse en un lugar idóneo y seguro. Se puede pensar en la realización de una unidad central y otras periféricas, según las exigencias generales y locales.

COMENTARIO:

Todos los datos obtenidos de la captura de entrada pueden ser registrados en papel o en una base de datos de la empresa (computadora) esto es muy importante para tener control de la cantidad real de material almacenado y tener un registro de datos de los diferentes proveedores y en que condiciones se recibió su mercancía.

DESPACHO DE INVENTARIOS

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

a. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.

b. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o una factura remisión.

c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.

e. Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.

COMENTARIO:

Es la mercancía que se extrae de almacén para ser entregada al cliente o consumidor (es lo opuesto a la recepción) aquí se lleva un registro de los productos y materiales que salen de almacén para tener claro cuanto queda en inventario real.

MANTENIMIENTO Y REGISTRO DE INVENTARIO

Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de

un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En el método más sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario.

Sebe llevar a cabo la notación de un inventario físico en la Hoja de control de Inventario o Libros de Inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancías de una empresa comercializada, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las mercancías, así como el contenido de los estado financieros de manera resumida.

COMENTARIO:

Es darle un seguimiento al registro a la entrada y salida de productos de un almacén, o bien aplicarlo durante cada tanto tiempo que se necesite (periódicamente) dependiendo del tipo de producto que se tenga almacenado y que tan rápido se vende.

LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DE ALMACENES

El estudio de localización tiene por objeto determinar el lugar más adecuado para la construcción de una industria, empresa o almacén, de tal manera que los costos de producción y/o distribución de los productos sean mínimos.

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.

En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

• Recepción.

• Almacenamiento.

• Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

FACTORES A CONSIDERAR EN LA ELABORACION Y UBICACIÓN DE UN ALMACEN

• Tipo de transporte que se utilizará con más frecuencia (camión, tren, barco, avión). La decisión sobre transporte implica determinar en primer lugar la clase de vehículos, que va a venir determinada por la distancia a recorrer y por los accidentes geográficos entre los puntos de origen y de destino, así como la agilidad requerida para el servicio. De esta manera para distancias cortas se suelen utilizar las furgonetas, para las distancias medias los camiones o trenes y para las largas los barcos y aviones.

• Coste del transporte, en función del peso, volumen y coste de transferencia de los productos.

• Productos o Servicios: Se analiza si los productos son fácilmente transportables o no, teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien.

• La distancia de los proveedores al almacén, pues ello repercutirá en el coste del transporte.

• Cercanía al mercado: La distancia desde el almacén a las zonas de reparto, es decir, al establecimiento de los clientes de la empresa. Es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones al mercado que se ataca.

• Estructura física: La accesibilidad, la existencia de buenas carreteras que permitan llegar fácilmente al almacén, el estado de las comunicaciones, su flujo de circulación de vehículos, la existencia de servicios adecuados, etc.

• Disponibilidad de la mano de obra: El área en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra cualificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los costes.

• La facilidad o dificultad para obtener suministro eléctrico, gas, agua, etc.

• Posibilidades de eliminación de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales.

• Aspectos legales: La posibilidad de construir sin impedimentos por parte de las autoridades o vecinos, es decir, que se puedan obtener con facilidad los permisos de construcción (Tributación, facilidad administrativa, costes de legalización, etc.).

• Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad física, evitar posibles robos, etc.

COMENTARIO:

Es muy importante hacer un análisis del lugar donde queremos implementar un almacén y de cómo distribuir sus diferentes áreas a nuestro favor para que se nos sea mas fácil su utilización, debemos tomar en cuenta varios factores que de cierta manera nos restringen su máxima eficiencia al momento de querer aplicarlo y hay que estudiar y analizar estos factores y reducirlos para poder aprovechar al máximo nuestros almacenes.

SELECCIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones físicas y situación legal.

• Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida útil prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto, por ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto.

Equipos de Almacén

Estrategias y cajas o casilleros:

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Según las características de los materiales que van a ser almacenados existen distintas posibilidades de soluciones de almacenaje:

•Estanterías de paletización (racks): La paletización constituye el sistema ideal y más extendido.

•Estanterías de carga ligera: Para almacenaje de materiales de poco peso

•Estanterías dinámicas: Con rodillos móviles

•Estanterías especiales: Instalaciones para prenda colgada, estanterías móviles (bibliotecas), etc.

•Estanterías cantilever: Para cargas voluminosas y de gran tamaño.

•Estanterías drive in: almacenamiento concentrado en poco espacio.

•Almacenaje en masa: Pocas referencias con mucho volumen cada una y alta rotación

•Almacenes automáticos: High-bay warehouse, traselevador, pick to light, AGVs

•Altillos entreplantas: permiten multiplicar la superficie del espacio disponible sin necesidad de obras

COMENTARIO:

Es muy importante contar con el equipo y mobiliario adecuados para el uso de transporte, carga y descarga del material y aun más importante es el saber aprovechar eficientemente los espacios de almacén para distribuir correctamente este inmueble para su uso posterior.

SISTEMAS INFORMATICOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la n. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

COMENTARIO:

Hoy en día la tecnología es de gran utilidad para la administración de inventarios ya que realmente nos facilita mucho trabajo de conteo y calculo manual, además de que incrementa la velocidad del registro también es de utilidad para llevar un calculo de todo los materiales en almacén de una forma mas eficiente.

http://www.buenastareas.com/ensayos/Funcion-De-Los-Almacenes/1627328.html

ORGANIZACION

Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO JEFE DE UNIDAD OPERATIVA

DEPENDENCIA UNIDAD OPERATIVA Y TECNICA

SUPERIOR JERARQUICO GERENTE

NIVEL II

GRADO 21

NATURALEZA DEL CARGO:

Es un cargo de nivel ejecutivo que conlleva actividades como programar, coordinar, dirigir y supervisar todo lo relacionado con el suministro de agua potable en forma normal y oportuna a la ciudadanía, el mantenimiento de las redes de acueducto y alcantarillado, la recolección de basuras y desechos y su disposición final, así como de atender y aplicar las políticas trazadas por la Gerencia para el normal funcionamiento de la Planta de Tratamiento.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Programar, dirigir y coordinar todas las actividades tanto técnicas como administrativas de las dependencias adscritas a su cargo.

• Elaborar el pliego de condiciones y/o solicitudes de cotización para licitaciones tanto públicas como privadas y los presupuestos de obra cuando sea el caso.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

ENTRADA DE ALMACEN FECHA: CÓDIGO:

ELABORADO: REVISÓ Y APROBÓ:

OBJETIVO: Establecer en forma clara las actividades a desarrollar a los elementos o materiales que deban estar bajo custodia o sean adquiridos por EMPITALITO.

RESPONSABLE: Almacenista.

PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES:

1. ALMACENISTA: Recibe la factura o acta de donación. 2. ALMACENISTA: Confronta el bien adquirido por EMPITALITO ESP, con el contenido de la factura o acta de donación, según el caso, para verificar que sean correspondientes, además, determina si es necesario inventariar el bien de acuerdo a la normatividad vigente y elabora el certificado de recibido a satisfacción. Si es necesario inventariar el bien, continúa el procedimiento. Si no es necesario inventariar el bien se continúa con el paso siete (7). 3. ALMACENISTA: Si es necesario inventariar el bien, se debe constatar el estado y las especificaciones técnicas y de calidad de conformidad con lo señalado en el contrato u orden de compra. Procede a darle la codificación correspondiente y le coloca un styicker, si cuenta con este sistema, y con el código, si es bien mueble, generando orden de entrada y procede a registrarlo en el sistema de inventario con el fin de manejar los activos. Cuando es inmueble se pasa la escritura al archivo para que sea radicada. 4. EL ALMACENISTA: Recibe las escrituras debidamente registradas ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y ordena la inscripción catastral, luego hace llegar a la Jefe de la Unidad Administrativa la respectiva copia de la escritura para que sea archivada para su conservación. 5. EL ALMACENISTA: Solicita al responsable de asegurar los bienes de la empresa la aplicación del procedimiento para la administración de seguros con el fin de asegurar el bien

http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Organizacion/1402213.html