Gestión de las colecciones con

MILLENNIUM:

Gestión de la colección: objetivos

Aproximar la información recogida en el catálogo sobre las obras disponibles en nuestras bibliotecas a la realidad

Adoptar procedimientos periódicos de control que mejoren la calidad de nuestro catálogo

Establecer qué elementos de los registros son clave y es necesario revisar y mantener porque:

Afectan a la información sobre qué tenemos y qué no tenemos disponible realmente en nuestras estanterías

Afectan al opac recuperación y visualización de la información que ofrecemos a los usuarios

Afectan a los datos estadísticos

Gestión de la colección: procedimientos

Trabajamos en un entorno integrado (Sistema de Gestión de Bibliotecas)

Trabajamos con una base de datos única

Necesidad de:

Homogeneizar los procedimientos que se siguen en las distintas bibliotecas

Consensuar estos procedimientos vías de comunicación

Documentar por escrito estos procedimientos Intranet

Gestión de la colección: documentación

Àgora Categoría= Gestió de la col·leccióhttp://agora.blogs.uv.es/category/gestiocol%c2%b7leccio/

Documentos breves y prácticos. La mayoría afectan a los registros de ejemplar

Tratan temas como: Inventario Donativos Movimiento de ejemplares a otra sala Envíos a la Biblioteca Depósito Ejemplares extraviados y perdidos definitivamente Ejemplares reclamados sucesivamente Expurgo Baja de Registros de Ejemplar: BARRE

http://barre.uv.es

Funciones del registro de ejemplar

Reg. de EJEMPLAR (i.)

• Préstamos• Renovaciones• Devoluciones• Reservas

• Uso en sala• Inventario

• Ubicación del ejemplar• Localización física del ejemplar (signatura)• Identificación rápida y segura (código de barras)

• Ocultación de ejemplares del opac• Ordenación de ejemplares en el opac (ubicación > signatura > volumen)

• Datos de la adquisición (Registro)

• Información adicional (notas públicas o internas)

• Bibliografía recomendada (reg. de curso)

Control de la presencia y uso en las salas

Control de las acciones relativas a la circulaciónDatos estadísticos de la actividad de circulación

Localización e identificación del ejemplar

Visualización en OPAC

Datos de adquisición y origen

Relaciones de los registros de ejemplar

con otros registros

Reg. BIBLIOGRÁFICO (b.)

Reg. de EJEMPLAR (i.)

Reg. ASOCIADO

CORRELACIÓN DE UBICACIONESReg. de PEDIDO (o.)

PréstamosRenovacionesDevolucionesReservasUso en salaFecha inventarioDatos de adquisición (Registro)Control ubicación del ejemplarControl localización del ejemplar (signatura)

Reg. de CURSO (r.)

Creación y envío del pedido

Recepción del pedidoy creación del ejemplar

El registro de ejemplar (i.): estructura (1)

Campos fijos

Campos variables

Campos externos

Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/registro_item.html#tabla

El registro de ejemplar (i.): estructura (2)

Campos a destacar:

Campos fijos: NO OPAC/Procedencia Ubicación / Sububicación Estado Tipo Ejemplar / Tipo préstamo Prestado (fecha) / Prestado en / Vencimiento Usuario actual / Regla préstamo Usuario anterior / Última devolución / Devuelto en Nº atrasos / Fecha aviso Total préstamos / Nº prestamos año actual / Nº año

pasado Campos variables:

Signatura Código barras Nota pública / Nota N.P. Volumen

Control de calidad en el OPACDocumento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/calidad_opac.html

Registro de ejemplar (i.) NO OPAC/Procedencia Ubicación / Sububicación Tipo Ejemplar Tipo préstamo Estado Signatura

Registro bibliográfico (b.) Idioma Ubicación Tipo material NO OPAC/Fondo Antiguo Scope Catalogado (fecha catalogación) Año edición Campos enlace Verificar encabezamientos

¿Debo crear un ejemplar? Algunos

casos conflictivos

Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/volumenes.htm

Obras en varios volúmenes que se catalogan en 1 solo registro bibliográfico:

1 ejemplar para cada volumen En el campo variable Volumen se indicará el número

siempre en números arábigos y precedidos de v.:v.23v.2.B

Obras con material de acompañamiento: libro + cd-rom 1 ejemplar para el libro 1 ejemplar para el cd-rom

Ejemplares de donativosDocumento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_donatiu.html

Plantilla específicas Registro de ejemplar (i.)

Ejemp Code 2 (d) DONATIU / (o) SUPRI DONATIU

Nota pública Donatiu: Alfons CucóDonatiu: Servei de Publicacions UPVDonatiu

Movimiento de ejemplares dentro de

una biblioteca

Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_reubicacio.html

Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta: Sub-ubicación Tipo Ejemplar cambio condiciones de préstamo? Tipo préstamo cambio condiciones de préstamo? Estado ¿No disponible temporalmente? volver a

cambiar al final del proceso Signatura

Posibles cambios globales creando una lista por Criterio común Escaneando códigos de barras

Revisión final por la biblioteca: completar signatura

Ejemplares a encuadernación

Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_enquadernar.html

Campos del ejemplar (i.): Estado

(b) ENCUADERNACIÓN Nota no pública (opcional)

Enviat a Enquadernació 21/05/2008

Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se puede dejar

Ejemplares no disponibles

temporalmente o en exposición

Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_no_disponibles.html

Campos del ejemplar (i.): Estado

(v) NO DISPONIBLE / (p) EXPOSICIÓ NO OPAC/Procedencia (opcional) valor de

supresión Nota pública (opcional)

- En exposició: “La llum de les imatges”,Xàtiva 2007- Remodelación Sala 2B

Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se quitará o no según los casos

Envío de libros a la Biblioteca Depósito

Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html

Campos del ejemplar (i.): Ubicación (m) BIBLIOTECA DIPÒSIT Tipo Ejemplar

(1) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías (5) SIN PRÉSTAMO para las tesis

Tipo préstamo (n) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías (c) SIN PRÉSTAMO para las tesis

Estado (-) DISPONIBLE tanto para monografías coma para tesis (para que se puedan reservar)

Signatura A fijar de acuerdo con la Biblioteca Depósito Nota N.P. Se copiará en este campo la signatura antigua

que tenía el libro en la biblioteca de orígen Posibles cambios globales creando una lista por

Criterio común rango de signaturas

Escaneando códigos de barras Informe de remisión generado a partir de una lista de revisión

Ejemplares extraviados en la biblioteca

(No prestados)

Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_extraviats.html

Campos del ejemplar (i.): Estado (m) EXTRAVIADO

NO OPAC/Procedencia (opcional) (n) SUPRIMIR OPAC (o) SUPRI DONATIU (z) SUPRI COMPRA

Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta (si se oculta el ejemplar): Ubicación NO OPAC/Fondo Antiguo

Revisar periódicamente los “extraviados”paso a (e) PERDIDO

Ejemplares perdidos definitivamente

(No prestados)

Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_bca.html

Campos del ejemplar (i.): Estado (e) PERDIDO

NO OPAC/Procedencia (n) SUPRIMIR OPAC (o) SUPRI DONATIU (z) SUPRI COMPRA

Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta: Ubicación No opac

Los ejemplares perdidos se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE

Ejemplares perdidos y repuestos por el

usuario (Prestados)Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_repost.html

Campos del ejemplar (i.): Estado ($) PERDIDO Y PAGADO NO OPAC/Procedencia

(n) SUPRIMIR OPAC (o) SUPRI DONATIU (z) SUPRI COMPRA

Nota N.P. Repuesto por el ejemplar: i.____

Campos del bibliográfico (b): Ubicación No opac

Los ejemplares perdidos y pagados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE

Crear un nuevo ejemplar para la obra repuesta, NO reutilizar el registro i. anterior NO OPAC/Procedencia = (-) Nota N.P. “Reposició d’exemplar perdut”

Ejemplares expurgados

Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_expurgo.html

Campos del ejemplar (i.): Estado (s) EXPURGO

NO OPAC/Procedencia (n) SUPRIMIR OPAC (o) SUPRI DONATIU (z) SUPRI COMPRA

Nota N.P. Motivo del expurgo: “exemplardeteriorat” “exemplar obsolet”

Campos del bibliográfico (b.): Ubicación No opac

Los ejemplares expurgados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE

Baja de registros de ejemplar (i) en

Millennium y paso a BARRE

Documentos:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_baja_barre.html

Condiciones: Estado

EXPURGO (s) PERDIDO (e ) PERDIDO Y PAGADO ($)

NO OPAC/Procedencia valor de supresión: SUPRIMIR OPAC SUPRI COMPRA SUPRI DONATIU

1. SBD elaborará una lista periódicamente que se enviará a la biblioteca para la confirmación

2. Se sacarán estadísticas de los registros a borrar

3. Se borrarán definitivamente los ejemplares de Millennium y se pasarán a BARRE

Baja de registros bibliográficos (b.) en

Millennium

Documentos: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/b_baja.html

Baja de bibliográficos (b.): condiciones

No tener registros asociados de ejemplar (i.) ó fondos (c ) Campo NO OPAC/Fondo Antiguo = (d) BORRAR Campo Ubicación = NONE

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En el caso bibliográficos creados para hacer pedidos que se han cancelados (z), el sistema “invita” a ponerlos No opac

Mensualmente desde el SBD se ocultarán del opac todos los pedidos cancelados

Pasado un tiempo (2-3 años) se procederá a ir borrando los pedidos cancelados antiguos y los bibliográficos que se queden “huérfanos”