Hoja1 creacion y diseo de documentos . medios y tecnicas de produccion y de impresos identificacion de depencias productoras determinacion y selecion de soportes documentales definicion de tipologias documentales conforme a formatos y formularios reguladdos en los manuales de procesos y procedimientos e indentificados en TRDdeterminacion de tamaos , calidad, y tipos de soportes , gramaje tintas.

instructivos pra el dilegenciamento de formularios directrices relacionadas con el numero de copias determinacion de uso y finalidad de los documentos .control de la produccion de nuevos documentos diplomatica en terminos de formalidad , imagen corporativa, o logotipo de la entidad , caracteristicas internas y externas tipo de letra y firmas y letras autorizadas . determinacion de la periodicidad de la produccion documental

adecuado uso de la reprografia

identificacion de medios de recepcion : mensajeria, fax correo tradicional, correo electronico, pagina web , otros . radicacion de documentos archivos de gestionrecibo de documentos oficiales.archivo centralverificacion y confrontacion de folios , copias ,anexos firmas.registro de documentosarchivo historico

constancia de recibo ( sello, reloj radicador)

identificacion de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

clasificacion de las comunicaciones organizacin de los documentos en buzones o casilleros

enrutamiento de documentos a dpendencia competente

reasignacion de documentos mal relacionados registro de control de entrega de documentos recibidos

registro de control de entrega de documentos internos

definicion de medios de distribuccioncontrol del cumplimiento de requisitos del documento.

metodos de empaque y embalajepeso y porteo del documentogestion del correo tradicional normal,certificado,especial.

Control y firma de guas y planillas de entrega.Control de devoluciones.Organizacin mensajera externa.Registro de control de envo de documentos.

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.

determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.

Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.

Proyeccin y preparacin de respuesta.Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin delasunto

clasificacion documentalordenacion documental parte integral de los procesos archivsticosdescripcion documental

formulacion de consultasAcceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer lainformacin que contienen.estrategia de busqueda respuesta a consulta Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar laintegridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenidoDiagnstico integral.Prevencin y atencin de desastreInspeccin y mantenimiento de instalaciones.

Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Limpieza de reas y documentos.Control de plagas.Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.

Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin deespacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin deUnidades de conservacin y almacenamiento).

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a suconservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablasde Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. conservacion total de documentoseliminacion de documentosseleccin documental microfilmaciondigitacion

GESTION DOCUMENTALproceso de un programa de gestion documentalConjunto de normas tecnicas y practicas usadas para administarar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacion, permite la recuperacion de informacion , deternima el timpo que los documentos deben guardarse , elimina los ya no sirven y asegura la conservacion indefinida de los docmunetos mas valiosos .PRODUCCIONnormalizacion de la produccion documental RECEPCION DE DOCUMENTOSDISTRIBUCCION DE DOCUMENTOS distribuccion de documentos externos e internos distribucion de documentos enviados TRAMITES DE DOCUMENTOS recepcion de solicitud o tramite respuestaORGANIZACION DE DOCUMENTOSCONSULTA DE DOCUMENTOSCONSERVACION DE DOCUMENTOSdisposicion final delos documentos GESTION DOCUMENTALproceso de un programa de gestion documentalConjunto de normas tecnicas y practicas usadas para administarar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacion, permite la recuperacion de informacion , deternima el timpo que los documentos deben guardarse , elimina los ya no sirven y asegura la conservacion indefinida de los docmunetos mas valiosos .GESTION DOCUMENTALproceso de un programa de gestion documentalConjunto de normas tecnicas y practicas usadas para administarar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacion, permite la recuperacion de informacion , deternima el timpo que los documentos deben guardarse , elimina los ya no sirven y asegura la conservacion indefinida de los docmunetos mas valiosos .

Hoja2

Hoja3