Guía Metodológica Beneficios Control Fiscal.pdf

5/26/2018 Gua Metodolgica Beneficios Control Fiscal.pdf

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Proyecto:

PROGRAMA INTEGRAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LASCOMPETENCIAS Y CAPACIDADES PROFESIONALES DE LOS SERVIDORES

PBLICOS DEL CONTROL FISCAL MEDIANTE LA FORMACIN, LAASISTENCIA TCNICA Y OTRAS ACTIVIDADES DE DESARROLLO

Gua Metodolgica:

METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN, EVALUACIN,CUANTIFICACIN Y CERTIFICACIN DE LOS BENEFICIOS DEL

CONTROL FISCAL

Documento elaborado por:

Auditora Delegada para la Vigilancia de la Gestin FiscalOficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico

Con el apoyo tcnico de:DoctorGUILLERMO ERNESTO TUTA ALARCN

JAIME RAL ARDILA BARRERA

Auditor General de la Repblica

Direccin del Proyecto:FREDY CSPEDES VILLA

Director Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico

Bogot D.C., Diciembre de 2010


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PROCEDIMIENTO DE REPORTE, VALIDACIN Y CERTIFICACIN DELOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL PRESENTADOS POR LASCONTRALORAS A LA AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA.1

I. A MANERA DE INTRODUCCIN Y ANTECEDENTES

Desde hace cerca de diez aos, -ante la presencia de nuevos modelos de organizacindel trabajo y de la medicin de los resultados del mismo-, se ha reactivado el debate enColombia frente al tema de la medicin de la gestin y los resultados del control fiscalrealizado por las contraloras territoriales y la Contralora General de la Repblica.

En ese debate se han abierto espacio aquellas ideas que incluyen en dicha medicin -no solamente la efectividad del proceso de responsabilidad fiscal y del resarcimientopor el dao producido al patrimonio pblico- sino otras variables de medicin de efectos

e impactos que involucran a todos los dems procesos misionales de los organismosde control fiscal.

En efecto, tradicionalmente se les midi a las contraloras por el nmero de procesosde responsabilidad fiscal abiertos, cantidad de procesos terminados, procesos con fallode responsabilidad fiscal, procesos archivados, fallos sin responsabilidad, recaudosefectuados y otros varios tipos de resultados, que siempre devinieron poco efectivosfrente a la gravedad y volumen de los daos producidos.

En los estudios ms recientes que ha realizado la Auditora General de la Repblica alrespecto, se ha sealado lo siguiente:

Se han identificado una serie de deficiencias que impiden la eficiencia y eficacia del control fiscalterritorial. Entre ellas se encuentra que gran parte de los procesos que se adelantan no culminan condecisiones de responsabilidad fiscal. Igualmente es alarmante el nmero de prescripciones que en el ao2009 ascendi a 712 procesos por cuanta de $221.592 millones. El total de expedientes prescritosdurante los ltimos cinco aos es de 3.732 por cuanta de $2,9 billones. Por su parte, las caducidades

1Documento elaborado con el apoyo tcnico del doctor Ernesto Tuta Alarcn, consultor externo, en desarrollo del

contrato de prestacin de servicios 039 de 2010.


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fueron 157 en el ao 2009 por cuanta de $16.112 millones. Durante los ltimos cinco aos se caducaron624 procesos por cuanta de $522.394 millones2.

Pero es que el modelo de control fiscal aplicado en nuestro pas entr en crisis, nosolamente por ese bajsimo nivel de efectividad de los procesos fiscales, sino tambinpor la falta de oportunidad, escasa eficiencia, baja eficacia y muy precaria efectividadde todas las actividades misionales de los organismos que tienen a su cargo esafuncin pblica.

En desarrollo de sus propsitos de contribuir al mejoramiento del control fiscal enColombia, la Auditora General de la Repblica ha propiciado distintas foros yactividades, como el realizado el 12 de mayo de 2010, en el cual se identificaron losprincipales problemas y las posibles soluciones a los mismos, que van desde reformas

constitucionales y legales, hasta mecanismos de reforma y decisiones propias de lasmismas autoridades de control.

Respecto del proceso de responsabilidad fiscal, el Auditor General solicit la inclusinen el proyecto de ley que adoptar el nuevo Estatuto Anticorrupcin y el Gobiernoaccedi a incluir varios artculos que crean y reglamentan el procedimiento verbal conel objeto de dar celeridad a los procesos cuya cuanta sea inferior a ciento cincuenta(150) salarios mnimos mensuales vigentes, cuando se determine que estn dadostodos los elementos para proferir imputacin y si existe flagrancia en la generacin deldao. El objeto fundamental de esta medida es reducir los trminos y eliminar trmitesinnecesarios en estos eventos. Adicionalmente, se consagra un proceso verbal de

nica instancia cuando, la cuanta del presunto dao sea inferior a la suma de quince(15) salarios mnimos. As mismo, se facilitan los mecanismos de notificacin en todoslos procesos.

Vale decir, que la Auditora General viene adoptando o impulsando medidas paracorregir las disfuncionalidades evidenciadas en los procesos de responsabilidad fiscal,lo que indudablemente mejorar los indicadores de resultado de las contraloras.

La medicin de resultados e impactos del control fiscal en los dems procesosmisionales

Respecto de la forma de medicin del trabajo de las contraloras, independientementede los resultados del proceso de responsabilidad fiscal, lo que se ha evidenciado enrecientes estudios es la necesidad de imprimirle mayor nfasis al control fiscal posteriorinmediato y al control fiscal preventivo3, en desarrollo de las actividades misionalesmicro, macro y participacin ciudadana del control fiscal. Y con fundamento en esoscontroles, oportunos y efectivos, generar los indicadores de producto y de resultado

2Foro-Panel Reformar el Control Fiscal Territorial: Necesidad Inaplazable para optimizar las finanzas pblicas. 12

de Mayo de 2010. Revista Auditemas 23.3Control Fiscal Territorial. Validacin de un modelo de mejoramiento de la gestin y resultados de las contraloras

territoriales en Colombia. Ernesto Tuta Alarcn, et all, Editorial Universidad del Rosario, 2010.


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esperados, y una metodologa para su clculo. Con relacin a este tema, las siguientesfueron algunas de las conclusiones del foro mencionado en prrafos anteriores:

1.12. Elaborar o ajustar metodologas para medir los efectos e impactos del control fiscal en losvigilados, que cuantifiquen los mejoramientos (Beneficios del control fiscal) logrados en la administracinde los recursos y prestacin de servicios al ciudadano, gracias a la labor misional de las contraloras ensus procesos macro, micro y participacin ciudadana. El Auditor Gmez Lee y el comentarista ErnestoTuta Alarcn recomendaron medir a los auditores gubernamentales no solamente por el nmero deactuaciones de control realizadas, sino -en especial- por los efectos de esas actuaciones en losorganismos vigilados que conduzcan al mejoramiento de su gestin y de los servicios a la poblacinobjetivo de sus programas y proyectos.

1.13. Elaborar metodologa para certificar los beneficios reportados por las contraloras a la AuditoraGeneral.4

El objeto del presente documento es presentar una propuesta para identificar, validar ycertificar los beneficios del control fiscal, reportados por las 63 contraloras del pas a laAuditora General de la Repblica.

II. CONCEPTUALIZACIN DEL TEMA DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

La Contralora General de la Repblica define as los propsitos del reporte deBeneficios:

El reporte de beneficios del control fiscal, es una forma de medir el impacto del proceso

auditor que desarrolla la Contralora General de la Repblica (CGR) dentro de laadministracin del Estado. La CGR deber cuantificar el valor agregado generado por elejercicio del control fiscal y al mismo tiempo informar a la comunidad cuales son losbeneficios que la CGR, genera como resultado de su gestin (los beneficios se encuentranpublicados en la pgina web de la CGR). 5

La Contralora General de la Repblica elabor y ha venido ajustando peridicamenteun procedimiento para medir los beneficios en trminos de ahorros y recuperacioneslogrados por los organismos vigilados como consecuencia de los pronunciamientos delrgano fiscalizador. Sus dos ltimas versiones se encuentran insertas en la Gua deAuditora Gubernamental Colombiana Audite 3.0 y Audite 4.0, esta ltima disponible

en la pgina web de la CGR.

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Esta metodologa, desde el ao 2003 se adapt y adopt en varias contraloras, entreellas en las de Bogot, Cali, Manizales, Caldas. Y, recientemente, en desarrollo delproyecto de Fortalecimiento del Control Fiscal Territorial Modelo de Contralora Tipo de la Universidad del Rosario con el apoyo de la Agencia de Cooperacin Tcnica

4Revista Sindresis de la Auditora General de la Repblica, nmero 13, pginas 118 a 123, Octubre de 2010.5Audite, versin 4.0, disponible en www.contraloriagen.gov.co6Por favor, ver Anexo 1, en donde se evidencian los distintos procedimientos o metodologas existentes


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Alemana, se volvi a ese procedimiento y se adapt para y con el apoyo de lascontraloras de Valledupar y Norte de Santander.

Segn la versin 4.0 del Audite, a partir del proceso auditor y de las accionesemprendidas por el Sujeto de Control en los planes de mejoramiento, el Equipo Auditordeber identificar los beneficios teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Que los beneficios surjan a partir de los hallazgos formulados por la CGR en los informes decada auditora terminada, las mesas de trabajo de las auditoras en curso o del seguimientode los planes de mejoramiento.

Que exista nexo de causalidad entre el hallazgo y la accin planteada por el Sujeto deControl.

Que el Equipo Auditor reconozca la importancia y utilidad de la observacin y la accin

tomada por el Sujeto de Control.Que la accin de mejora se encuentre aceptada y ejecutada por el Sujeto de Control.

Que sea cuantificable.

Que sea real.

Slo si el beneficio se genera por una accin que elimina la causa de un hallazgo conconnotacin fiscal, este deber ser reportado a la Contralora Delegada de Investigaciones,Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva y su consolidacin como beneficio estar sujeto alfallo de la investigacin.

Algunos de los hallazgos que pueden generar beneficios son:

Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales y financieros

Prdida de ingresos potenciales

Mayores costos

Incumplimiento de disposiciones generales

Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados)

Gastos indebidos

Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos

Control inadecuado de recursos o actividades

Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las actividades

Es preciso decir, que la esencia, la columna vertebral y los principios bsicos delprocedimiento elaborado y aplicado por la Contralora General de la Repblica semantienen en todas las versiones y adaptaciones adelantadas por los otros organismosde control, con algunas variaciones, entre las que se destacan las propuestas delmodelo de Contralora Tipo, que se resumen a continuacin:


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La conceptualizacin de beneficios desde el modelo de Contralora Tipo7

Todas las versiones existentes de metodologas o procedimientos para identificar,reportar, cuantificar, validar, aprobar y publicar los beneficios del control fiscal, partende aquellos beneficios propiciados en los sujetos vigilados, gracias a las actuacionesdel control fiscal en su proceso auditor.

Mientras tanto, el procedimiento que propone el modelo de Contralora Tipo, inserto enel libro citadoControl Fiscal Territorial. Validacin de un modelo de mejoramiento de lagestin y los resultados de las contraloras territoriales, orienta la actividad en esteaspecto de los resultados del control fiscal hacia la identificacin, validacin y evidenciaplena de los efectos e impactos propiciados por todos los procesos misionales, nosolamente de la labor de auditora. Y es que el control fiscal hoy tiende cada vez ms aponer sus nfasis en observar y evaluar al sujeto de control macro, es decir, la gestinfiscal global en la entidad territorial, que tambin es objeto de mejoramiento. Pero a suvez, tambin se ha ampliado la experiencia delcontrol social a los recursos pblicos, laparticipacin ciudadana en el control a los gobernantes, que igualmente tiene comopropsito el mejoramiento de la funcin pblica.

Significa que todos los procesos misionales de las contraloras deben medirse, nosolamente en trminos de la gestin realizada sino, principalmente, por los resultados yefectos de la labor integral del control fiscal micro y macro, responsabilidad fiscal,participacin ciudadana.

Control a polticas pblicas y medicin de sus beneficios a la sociedad

El concepto de gestin fiscalincorpora laplaneacincomo un elemento propio de esagestin. Las polticas pblicas para atender las problemticas sociales como pobreza,salud, educacin, saneamiento bsico, infraestructura, empleo, medio ambiente, desdesu formulacin y presupuestacin, hasta su ejecucin, evaluacin e impactos finalesforman parte del concepto de gestin fiscal. Involucran recursos pblicos en los planesde desarrollo y presupuestos y, por tanto, deben ser examinadas por las contraloras,como tambin son objeto de control fiscal los resultados e impactos de las polticas deingresos relacionadas con la tributacin en la entidad territorial, el endeudamiento, lastransferencias recibidas. Significa que la gestin y resultados del control fiscal macro

deben ser objeto de medicin, especialmente en lo que se refiere a los mejoramientoso cambios positivos que propicien los pronunciamientos del Contralor en la gestin dealcaldes y gobernadores, en sus prioridades y decisiones; en el conocimiento y puestaen marcha de mejores prcticas y formas eficientes de gestin pblica endepartamentos, municipios, regiones y tambin en el control poltico, porque fortaleceel debate tcnico en temas como la evaluacin de los planes, programas y proyectosen sus aspectos sociales, econmicos, ambientales, sanitarios y sus respectivos

7Texto elaborado a partir de la conferencia de Ernesto Tuta Alarcn en el foro del 12 de mayo de 2010.


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impactos, as como el mejoramiento de las fuentes de informacin, entre muchos otrosefectos positivos de la evaluacin macro del control fiscal.

Construccin participativa de la medicin de impactos del control

Medir los beneficios del control fiscal es tal vez ms complicado que medir las metas yaciertos de los vigilados. Las contraloras prestan el servicio pblico de control a losrecursos pblicos; sus productos consisten en informes, pronunciamientos,advertencias, hallazgos, fallos con o sin responsabilidad fiscal. Y tambin rindencuentas de su gestin. Pero hasta hoy, las contraloras no rinden cuenta ni se les midepor los efectos que de esa gestin espera la sociedad. Cuantificar los beneficios oimpactos positivos, entendidos como los mejoramientos logrados, no solamente vistoscomo ahorros y recuperaciones de dinero, alcanzados por una determinadapoblacin objetivo del control fiscal y gracias a los distintos pronunciamientos de ste,requiere de un esfuerzo conceptual propio, de un ejercicio acadmico y de unaelaboracin participativa de los mismos organismos de control fiscal.

Dice la teora que, los proyectos exitosos son aquellos que satisfacen necesidades dedeterminada poblacin objetivo, en trminos de calidad, oportunidad, cantidad, costo,cronograma y pertinencia de sus productos. Si trasladamos ese postulado a lascontraloras, cuando vayamos a abordar cualquier actividad misional del control fiscal,entonces tendremos que prepararla de tal forma que desde la misma planeacin laenfoquemos como un proyecto que va a resultar exitoso. Para ello, tendramos queenfocar el objetivo de nuestras actuaciones a las necesidades que tiene la sociedad

frente al control fiscal para cada caso en particular.

La sociedad espera que el control fiscal sea econmico, eficiente, eficaz, equitativo,pero sobre todo oportuno y efectivo; que los efectos de sus actuaciones ypronunciamientos propicien impactos positivos en los vigilados.

La planeacin del mejoramiento de la realidad que se vigila

Dice la metodologa de Contralora Tipo, que para propiciar impactos positivos desdelos procesos misionales del control fiscal se deben tener en cuenta los siguientespasos:

Primero, la contribucin al mejoramiento de los vigilados se planifica desde el planestratgico del control fiscal.

Segundo, todos los procesos misionales, micro, macro, responsabilidad fiscal yparticipacin ciudadana ejecutan su labor a partir de unas lneas de base sobre lascuales se construyen los mejoramientos esperados al interior de cada proceso y haciaafuera, en los sujetos vigilados, como propsito de cada actuacin de control fiscal.


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Tercero, los resultados de las actuaciones de los procesos misionales son objeto deevaluacin y medicin para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos ymetas propios y de los efectos e impactos producidosen los vigilados.

Cuarto, sobre la base de las evaluaciones y mediciones, ajustar a tiempo el rumbo encada proceso de control y pronunciarse frente a los resultados de los vigilados.

Desde la planeacin estratgica del control fiscal se debe disponer de una visintransformadora de largo plazo para incidir en el mejoramiento de la gestin pblica quese vigila, as como de informacin suficiente para crear las lneas de base sobre lascuales construir las proyecciones de los mejoramientos, beneficios e impactos positivosesperados de la labor fiscalizadora en la entidad territorial.

Y una vez evaluados los avances de las polticas, programas y proyectos propiciar laelaboracin, por parte de la administracin territorial correspondiente, de planes demejoramiento que conduzcan a adoptar medidas preventivas y correctivas sobreactividades y procesos en curso, que deben responder a los compromisos misionalesde los sujetos de control macro y micro sobre su poblacin objetivo.

La metodologa de Contralora Tipo hace nfasis en la necesidad de propiciar planesde mejoramiento macro de cada municipio o de cada departamento, segn sea el caso,por ejemplo para el mediano y largo plazo en temas ambientales o de transparencia ode indicadores de pobreza o de desempeo fiscal, que incluyan acciones correctivas ypreventivas frente a las disfuncionalidades evidenciadas por el organismo de control

fiscal en aquellas actividades, propsitos y metas que son del resorte misional yestratgicas que se han propuesto los gobernantes, para mejorar y atender lasnecesidades de la ciudadana, a travs de sus planes de desarrollo o indicativos.

Los planes de mejoramiento no se deben limitar a acciones preventivas o correctivasen temas estrictamente administrativos y de control interno sino, especialmente, de loscompromisos misionales de los vigilados, en armona con los propsitos del control deresultados que se realiza para establecer en qu medida los sujetos de la vigilancialogran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por laadministracin en un perodo determinado(artculo 13 Ley 42 de 1993).

En consecuencia, para el logro de los propsitos de mejoramiento es preciso: (i)Disponer de lneas de base sobre las cuales se van a proyectar las propuestas demejoramiento en la entidad territorial. (ii) Proyectar los mejoramientos que se proponeimpulsar la Contralora en el nivel macro del control a partir de la evaluacin de laspolticas, programas y dems elementos agregados de la gestin global en municipiosy departamentos. (iii) Proyectar los mejoramientos esperados en el nivel micro delcontrol fiscal a partir de la aplicacin del control fiscal posterior inmediato y del controlpreventivo, segn sea el caso a las actividades, operaciones y procesos ejecutados enlos municipios y comunicar los correspondientes pronunciamientos y/o advertencias ala administracin de tal manera que se suscriban y apliquen tambin de manera


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inmediata y oportuna las acciones de mejoramiento pertinentes. La metodologapropone tambin construir en todas las contraloras captulos dentro del PGA para elcontrol fiscal inmediato y los equipos especializados para su operacionalizacin.

Algunos variables e indicadores para medir el mejoramiento

Los productos finales e intermedios del control fiscal (hallazgos, advertencias,pronunciamientos, informes, fallos) son instrumentos para contribuir al mejoramiento dela gestin de los vigilados y, por ello, desde la comunicacin de cualquiera de losmismos se procura generar acciones de mejoramiento de manera oportuna. Lametodologa incluye la formulacin participativa de:

(i) Indicadores de ahorros de recursos pblicos para redireccionarlos - con sus consecuentesimpactos econmicos y sociales- por ejemplo, hacia el aumento en oferta y calidad deservicios esenciales en el municipio.

(ii) Indicadores de recuperaciones, no solo de dineros, sino tambin de otras expresiones delos recursos pblicos como cuencas hidrogrficas, rondas de ros, bienes de uso pblico,usos del suelo.

(iii) Indicadores de cambio -de una apropiacin indebida- a una apropiacin y destino legal delos recursos, como es el caso de los dineros con destino a la conservacin y proteccin delpatrimonio cultural, o a la atencin a desplazados, entre otros.

(iv) Indicadores que midan el efecto social en generacin de confianza y legitimidad al evitar, -por ejemplo-, el pago de cobros indebidos gracias a las acciones del control fiscal, concobros de predial amparados en actualizaciones catastrales irregulares o de valorizacionesinconsistentes o de pagos no debidos por tarifas de servicios pblicos.

Pero es ms: las contraloras deben propender por el mejoramiento global, macro, dela gestin de los departamentos y municipios, en los aspectos administrativos, fiscalesy de los servicios a cargo de las entidades territoriales vigiladas. En tal sentido, tambindeben construirse participativamente:

(v) Indicadores que midan: el impacto de la adopcin o de ajustes a una poltica pblica en lajurisdiccin de la contralora territorial, derivada de las actuaciones y pronunciamientos desta. O de ajustes a programas y proyectos contenidos en el plan de desarrollo, a favor de

la poblacin objetivo de los mismos. Reubicaciones por riesgos, mejoramiento de lamovilidad y otros beneficios derivados de la actuacin de la Contralora y poblacinbeneficiada de todos los anteriores.

(vi) Indicadores de mejoramiento del ranking de desempeo municipal, de la situacin fiscal decada municipio o departamento, que publica Planeacin Nacional. De los indicadores deTransparencia Municipal y Departamental (por ejemplo, incidir en el mejoramiento del rangode muy alto a mediano o bajo nivel de riesgo de corrupcin); y de avances en los Objetivosde Desarrollo del Milenio (por ejemplo disminucin de los indicadores de pobreza y pobrezaextrema). Todo lo anterior, insistimos como producto de las actuaciones del control fiscalmacro de las contraloras y su incidencia en el corto, mediano y largo plazo.


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Todos los anteriores indicadores se debern tener en cuenta en las metodologas oprocedimientos para identificar, reportar y cuantificar los beneficios del control fiscal.8

III. PROCEDIMIENTOS PARA IDENTIFICAR, CUANTIFICAR, VALIDAR Y REPORTARBENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL Y SU CERTIFICACIN POR PARTE DE LAAUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

Sea lo primero aclarar que, -cuando hablamos de beneficios del control fiscal, entendidoscomo la cuantificacin de los mejoramientos propiciados en sus vigilados por losorganismos habilitados constitucionalmente para ejercer la vigilancia fiscal, -es precisoidentificar previamente dos niveles de la evaluacin y de los resultados, a saber:

Un primer nivel, que se refiere a la certificacin9que debe expedir la Auditora Generalde la Repblica sobre los beneficios reportados por cada uno de sus sujetos de control, lascontraloras, logrados gracias a su labor de control en las distintas entidades pblicas quevigilan. (Procedimiento I. Certificacin de los beneficios producidos por las actuaciones delas contraloras). La informacin para la certificacin debe provenir de la cuenta rendida

anualmente por cada contralora a la AGR. Al respecto, este procedimiento incluye elformato de reporte que deben diligenciar las contraloras en su rendicin de cuentas, atravs del SIREL. (Formato BCF 01).

Un segundo nivel, que se refiere a los beneficios obtenidos por la funcin de control queejerce la Auditora General sobre las 63 contraloras del pas. (Procedimiento II. Reportede beneficios propiciados por las actuaciones de la Auditora General en las contraloras).La informacin para determinar estos beneficios proviene de los sistemas de seguimientoa las actuaciones de control de la AGR a las contraloras, como los planes demejoramiento, monitoreo a las advertencias u otros pronunciamientos similares de controlpreventivo, y a los distintos informes, hallazgos y pronunciamientos comunicados a los

sujetos de control y a los compromisos de las contraloras con su organismo de vigilancia ycontrol.

El presente documento se refiere nicamente al Procedimiento de reporte de beneficiospor parte de las contraloras a la Auditora General y el respectivo proceso de certificacinpor parte de sta.

8Hasta aqu, parte de la conceptualizacin de beneficios, segn la metodologa de Contralora Tipo.9Decreto 272 de 2000, artculo 17 numeral 7 Certificar la gestin y los resultados de las entidades sometidas a su

vigilancia.


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PROCEDIMIENTOS Y REPORTES DE BENEFICIOS DE LAS CONTRALORAS

Existen varios mtodos y formas en que, -al respecto de la identificacin, cuantificacin,aprobacin, registro y publicacin- tienen las contraloras General de la Repblica yalgunas territoriales, sobre los cambios positivos o beneficios en la gestin y resultados desus vigilados, propiciados por los distintos pronunciamientos del control fiscal.

El tema de los Beneficios del Control Fiscal est incluido en el libro 6 Ejecucin deActividades Posteriores a la Auditora de la Gua de Auditora Gubernamental conEnfoque Integral - AUDITE 4.0, adoptada mediante Resolucin 6099 del 2 de diciembre de2009, expedida por el Contralor General de la Repblica.

En el Artculo Tercero de la citada Resolucin se determina que la Gua de Auditoria

Gubernamental con Enfoque Integral - Audite 4.0, adoptada por la presente resolucin esde obligatoria aplicacin por parte de los funcionarios de la Contralora General de laRepblica en el ejercicio de los procesos de auditora, a partir del Plan General de

Auditora PGA 2010

A su vez el Artculo Octavo estableci que, Con el propsito de mantener un modelo desostenibilidad dinmico y a fin de que la herramienta evolucione en tiempo real, lasmodificaciones y actualizaciones del Audite 4.0 se entienden adoptadas y oficializadasmediante la expedici6n del "Boletn de Actualizacin" y su publicacin en el Portallnstitucional y la Intranet de la Contralora General de la Repblica.

Cabe sealar que, por ser este un procedimiento interno de obligatorio cumplimiento en laContralora General de la Repblica, segn lo ordena el artculo tercero de la Resolucin6099 de 2009 arriba citado, se convierte en Deber ser para la CGR y en Criterio deAuditora para la Auditora General de la Repblica, que deber ser incluido y tratadocomo referente normativo en los respectivos planes y programas de auditora sobre eseparticular.

La Contralora de Bogot, a su vez, desde el ao 2001 inici la aplicacin de lacuantificacin de beneficios del control fiscal, adaptando y adoptando el procedimiento dela Contralora General. La ltima versin fue aprobada mediante la resolucin 29 de200910, que se convierte tambin en criterio de auditora, para la Auditora General de la

Repblica.

Por otra parte, de la verificacin realizada aleatoriamente a algunas pginas web de lascontraloras territoriales y los informes de gestin all publicados, no se pudo evidenciar laexistencia de tales procedimientos, por ejemplo, en las contraloras departamentales deAntioquia, Boyac y Cundinamarca, que son los organismos de control fiscaldepartamental ms grandes, puesto que cada una tiene ms de cien municipios bajo suvigilancia. Es decir, estaran desaprovechando una herramienta que les permitira mostrar

10Disponible en www.contraloriabogota.gov.co/Normatividad/2009/RR029 Proceso Micro/


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los resultados medibles del control fiscal y los efectos e impactos de sus actuaciones. Noobstante esta apreciacin, no significa que tales contraloras no dispongan de unprocedimiento al respecto. En efecto, para la rendicin de la cuenta que present elAuditor General el da 17 de agosto, doce (12) contraloras remitieron informacin sobreBeneficios del Control Fiscal, a saber: Boyac, Valle del Cauca, Villavicencio, Meta,Atlntico, Cauca, Magdalena, Huila, Popayn, Casanare, Sucre, y Soacha.

As mismo, se pudo evidenciar que, contraloras como las de Manizales, Caldas y Caliutilizan los procedimientos adaptados de la gua Audite 3.0, mientras que las contralorasde Norte de Santander y Valledupar, que sirven como piloto en este aspecto dentro delmodelo de Contralora Tipo que auspiciaron la Universidad del Rosario y la Agencia deCooperacin Tcnica Alemana GTZ, han elaborado sus propias metodologas, a partir delas existentes en la General y en la de Bogot, pero ampliando la conceptualizacin debeneficios y extendiendo su origen ms all del proceso auditor, a los procesos macro y departicipacin ciudadana.

Respecto de esta ltima Metodologa, con fecha agosto 3 de 2010 el Director del Proyectode Fortalecimiento del Control Fiscal Territorial Modelo Contralora Tipo- remiti al seorAuditor Delegado para la Vigilancia de la Gestin Fiscal la referida Metodologa, con laautorizacin respectiva para su utilizacin, sealando quepara los fines pretendidos porla AGR, a partir de la citacin de la fuente de la metodologa, se pueden hacer todos loscambios, ajustes y mejoras que se estimen pertinentes.


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METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN, EVALUACIN YCERTIFICACIN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL11

JUSTIFICACIN

El articulo 17, numeral 7 del Decreto Nacional 272 de 2000 estableci como una de las

funciones del Auditor General de la Repblica, Certificar la gestin y los resultados delas entidades sometidas a su vigilancia. Al respecto, los artculos 12 y 13 de la ley 42de 1993, definen de la siguiente manera los sistemas de control de gestin y deresultados:

Artculo 12. El control de gestin es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en laadministracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesosadministrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la

11Elaborada a partir de todas las metodologas existentes y de los criterios propios de la Auditora General


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identificacin de la distribucin del excedente que stas producen, as como de losbeneficiarios de su actividad.

Artculo 13. El control de resultados es el examen que se realiza para establecer en qumedida los sujetos de vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y

proyectos adoptados por la administracin, en un perodo determinado.

Como parte de dicho examen de gestin y resultados, se ha establecido lametodologa para determinar los beneficios del control fiscal:

El reporte de beneficios del control fiscal, es una forma de medir el impacto del procesoauditor que desarrolla la Contralora General de la Repblica (CGR) dentro de laadministracin del Estado. La CGR deber cuantificar el valor agregado generado por elejercicio del control fiscal y al mismo tiempo informar a la comunidad cuales son los beneficiosque la CGR, genera como resultado de su gestin. 12

La sociedad espera que el control fiscal sea eficiente, eficaz, oportuno y efectivo, quegenere efectos y propicie impactos positivos en los sujetos vigilados. De tal maneraque el objetivo principal del control fiscal es contribuir al mejoramiento de la gestinfiscal que se vigila y el consecuente mejoramiento de la calidad de vida de losciudadanos a quienes va dirigida la gestin de la administracin y el control a la misma.

Los distintos productos y pronunciamientos del control fiscal son instrumentos paracontribuir al mejoramiento de los vigilados. Desde la planeacin estratgica del control

sobre las actividades, operaciones o procesos ejecutados por los vigilados, se procurany proyectan acciones que propicien la mejora de la gestin pblica. Igual ocurre con lafuncin de advertencia y dems informes y pronunciamientos. A las Contraloras lasreconocen los ciudadanos fundamentalmente por los resultados de su gestin, por laefectividad de su trabajo.

La presente metodologa establece los procedimientos de reporte de los beneficios dela gestin misional de las contraloras General de la Repblica, departamentales,distritales y municipales a la Auditora General de la Repblica y de evaluacin ycertificacin de dichos beneficios por parte de sta ltima.

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades, criterios y mtodos para reportar, evaluar y certificar losbeneficios del control fiscal y sus impactos econmicos y sociales, resultado de losprocesos micro, macro y participacin ciudadana de las contraloras, por parte de laAuditora General de la Repblica.

2. ALCANCE:

12Audite, versin 4.0, disponible en www.contraloriagen.gov.co


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Inicia con el reporte de beneficios de cualquier actuacin de Control Fiscal y terminacon la expedicin de la Certificacin y la publicacin del boletn de beneficios de controlfiscal en Colombia, en la pgina WEB de la Auditora General y otros medios deinformacin.

3. BASE LEGAL:

Constitucin Poltica de Colombia Ley 42 de 1993 por la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal, Financiero y

los organismos que lo ejercen., artculos 12, 13, Decreto Nacional 272 de 2000, artculo 17, numeral 7 Resoluciones de las contraloras, por las cuales se adoptan procedimientos para

identificar, reportar, cuantificar, aprobar y publicar beneficios del control fiscal

4. DEFINICIONES:

BENEFICIO: Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de lacomunidad generado por una actuacin de la Contralora, que puede derivarse delproceso auditor, de los estudios macroeconmicos comunicados, o de advertencias,pronunciamientos o acciones del control fiscal participativo.

Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigacionesy otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen enel mejoramiento de la gestin pblica, en aras de mejorar la calidad de vida de lacomunidad.

Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles ocuantificables. Sin embargo, cuando la medicin no sea posible, se deberdocumentar, describir y demostrar claramente el beneficio social, mejoramiento oimpacto obtenido, indicando el nmero aproximado de poblacin beneficiada.

Cuando el beneficio se derive de la funcin de Advertencia, debe estar sustentado enun estudio previo, en el cual se identifiquen y sealen claramente los riesgos quehubieren podido afectar el patrimonio pblico y, una vez aceptados por parte del sujetode control los argumentos de la advertencia, comprobar la realizacin de las accionespreventivas o correctivas correspondientes y sus resultados, en trminos de beneficios.

En cada caso, deber describirse y demostrarse plenamente la forma en que el riesgopatrimonial fue prevenido. O el ahorro, la recuperacin, la compensacin o la mitigacinefectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestin pblica y prestacin del


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servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. Todo lo anterior, con suscorrespondientes soportes.

Existen otro tipo de actuaciones del control fiscal que benefician e impactanpositivamente a los ciudadanos cuando, por ejemplo, se impiden cobros indebidos porparte de la administracin. En este caso, la contralora contribuye a generar en elciudadano confianza frente al control fiscal e igualmente confianza y legitimidad frentea las instituciones vigiladas.

Los beneficios se clasifican en:

BENEFICIOS DIRECTOS: Recuperaciones y ahorros de recursos,compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos plenamente soportados,evidentes, cuantificables y/o cualificables.

BENEFICIOS INDIRECTOS: Son acciones que no generan ahorros,recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos por smismas, pero indirectamente, apoyan actividades que s lo hacen. Ejemplos:

a. Pronunciamientos o actuaciones de control que traen como consecuencia lageneracin de una poltica pblica inexistente o ajustes a las que estn vigentes,en beneficio de determinada poblacin objetivo.

b. Pronunciamientos o actuaciones del control fiscal que generen un mejoramientoen el apoyo tcnico al control poltico.

c. Ajustes a los planes, programas o proyectos y/o presupuestos de la entidadterritorial o cualquiera de sus entidades en beneficio de determinada poblacinobjetivo.

d. Supresin de cobros ilegales a los contribuyentes.e. Ajustes contables (Incremento de activos, de patrimonio; disminucin en pasivos,

entre otros).f. Pronunciamientos efectivos frente a alianzas estratgicas. Cuantificables slo

con base en el aumento de valor de las empresas y la mejora del servicio encobertura y calidad

g. Programas de capacitacin o actualizacin que mejoren la gestin pblica.h. Mejoramiento en procesos de planeacin, medicin y control de actividades.

BENEFICIO AMBIENTAL: Mejora de las condiciones que una accin puede generaren los recursos naturales y el medio ambiente, que surge como consecuencia de laobservacin o actuacin de la Contralora.

ACCIN CORRECTIVA: Actividad(es) efectivamente realizada(s) por el sujeto decontrol que subsana(n), o corrige(n) las causas del hallazgo, advertencia,pronunciamiento u observacin efectuada por la Contralora, en alguna de susactuaciones macro, micro o participacin ciudadana.


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ACCIN PREVENTIVA: Accin adoptada por el sujeto de control, que efectivamenteelimina las causas de hallazgos fiscales potenciales para prevenir su ocurrencia, comoresultado de advertencias u otros pronunciamientos de control, por parte de laContralora.

ADVERTENCIA: Pronunciamiento de carcter preventivo, comunicado al sujeto decontrol por parte de la Contralora, cuando est en riesgo el patrimonio pblico.

AHORRO: Erogacin dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, alatender una advertencia o notificacin de hallazgo por parte del organismo de controlfiscal.Ejemplos:

Supresin o modificacin de actividades, procesos o dependencias. Estosbeneficios pueden ser medidos calculando los recursos ahorrados.

Modificacin de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas oinequitativas para la Entidad hacindolas menos gravosas.

COMPENSACION: Accin correctiva adelantada por un sujeto de control o unparticular ante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de laContralora, que genere como resultado el resarcimiento por el dao causado alpatrimonio ambiental. Consiste en igualar en opuesto sentido el efecto negativocausado.

MITIGACION: Accin correctiva adelantada por un sujeto de control o un particularante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de la Contralora, quegenere como resultado la mitigacin o disminucin de los efectos negativos del daocausado al patrimonio ambiental.

IMPACTO:Cambio (positivo o negativo), generado - a partir de una lnea de base - poruna poltica, programa o proyecto, sobre la poblacin a la cual va dirigida la accin.

IMPACTO DEL CONTROL FISCAL SOCIAL: Mejora que, gracias al ejercicio delcontrol fiscal participativo y como resultado de una intervencin de la administracin,experimenta una comunidad respecto a una situacin problemtica deficitariaprecedente.

LNEA DE BASE: Es el valor del indicador del problema social identificado que se va asolucionar o a mitigar con la intervencin del sujeto de control a travs de sus planes,programas y proyectos. Las contraloras evalan la consistencia de las lneas de basepara medir su propia contribucin al mejoramiento de la gestin pblica desde su laborde control fiscal.


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RECUPERACION: Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto decontrol en cuanto a la recuperacin de activos o eliminacin de pasivos inexistentes,reincorporacin de bienes o derechos por devolucin, reintegro, cancelacin, supresino reduccin de obligaciones. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sinerogacin de fondos, e incluye las recuperaciones de cuencas, acequias y humedales,rondas, espacio pblico, usos del suelo, poblacin beneficiada de todos los anteriores,gracias a los pronunciamientos del organismo de control. En aquellos casos en los queno sea posible la cuantificacin de los beneficios, por lo menos debern explicarse encuadro anexo las evidencias fcticas de los mismos y el nmero aproximado depoblacin beneficiada.

Incluye adems, la identificacin de derechos que las entidades no ejercen, tales comola acreditacin de la propiedad de muebles o inmuebles, aplicacin de multas, cobro deintereses moratorios, recuperacin coactiva de cartera, entre otros. El beneficio de estetipo de hallazgos inicialmente puede equipararse al valor de los bienes incorporados oel dinero proveniente de los derechos ejercidos.

CONTROL MACRO

Estudia el comportamiento de la economa en su conjunto. Evala, en el nivel agregadodel municipio, distrito, departamento o Nacin -segn el caso- el comportamiento de lasfinanzas, el grado de cumplimiento de las polticas, planes, programas, proyectos y losobjetivos globales para la correspondiente entidad territorial o a nivel nacional,

expresados por el respectivo gobierno. A nivel nacional, determina el resultado fiscal dela Nacin y analiza la consistencia de la poltica fiscal con las dems polticasmacroeconmicas.

El control fiscal macro evala tambin el impacto de las polticas econmicas sobre elcrecimiento econmico, la distribucin del ingreso, el bienestar general y la posicinfiscal del sector pblico.

CONTROL MICRO

Es el control fiscal realizado individualmente a las entidades pblicas y particulares que

manejan recursos pblicos, mediante los distintos sistemas y procedimientos de laauditora gubernamental con enfoque integral.

5. CRITERIOS PARA CERTIFICAR BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL

Para calificar y certificar la existencia de beneficios derivados de las actuaciones delcontrol fiscal de las contraloras, la Auditora General de la Repblica tendr en cuentalos siguientes criterios orientadores:


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Que exista un procedimiento formal para identificar, validar, cuantificar, aprobar yreportar beneficios del control fiscal, que se constituya en deber sero condicin decada contralora y encriterio de auditorapara la Auditora General de la Repblica.

Que exista una relacin directa entre la observacin de la contralora, la accin demejora realizada por el sujeto de control y el beneficio.

Que se trate de acciones derivadas del control fiscal micro, macro o participativo,debidamente evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera:a. Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto deobservaciones, hallazgos, pronunciamientos o advertencias efectuadas por laContralora, implementadas y debidamente soportadas y cuantificadas por el sujetode control.b. Cuando el beneficio se derive de la funcin de Advertencia, debe estarsustentado en un estudio previo, en el cual se hayan identificado y sealadoclaramente los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio pblico y, -una vezaceptados por parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia-,comprobar la realizacin de las acciones preventivas o correctivas correspondientesy sus resultados, en trminos de beneficios.c. En cada caso particular, deber describirse y demostrarse plenamente laefectividad de las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgopatrimonial fue prevenido. O el ahorro, la recuperacin, la compensacin o lamitigacin efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestin pblica yprestacin del servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. O los ajustes alas polticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a determinada poblacin.Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.

Que correspondan al seguimiento de las acciones establecidas en los planes demejoramiento micro o macro, segn el caso, para lo cual se definir como beneficioel resultado de aquellas acciones correctivas o preventivas que efectivamentehayan superado en la prctica las causas que originaron el hallazgo, advertencia,pronunciamiento u observacin de la contralora.

Que el Comit Tcnico o Directivo o quien haga sus veces en la respectivacontralora, evale que la accin tomada por el sujeto de control corresponda a laobservacin comunicada y valore el clculo del beneficio econmico respectivo.

Que sea cuantificable. De no ser posible la cuantificacin, deber explicarseclaramente y describirse brevemente en qu consiste el beneficio, demostrar su

efecto e impacto social u organizacional positivo y la poblacin beneficiada.6. REPORTE DE BENEFICIOS

El Formato BCF 01 RESUMEN AGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL,quehar parte del reporte de la cuenta anual de cada contralora en el SIREL, deber estaracompaado de la relacin detallada de los beneficios, que consigne como mnimo, lasiguiente informacin:

1. Nombre del sujeto de control en el que se determina el beneficio.


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2. Descripcin clara del hecho o situacin irregular detectada, que dio origen albeneficio, incluyendo fecha de ocurrencia.3. El tipo de documento en el que se comunic el hecho o situacin irregular detectada,a saber: Informe de Auditora (IA), Control de Advertencia (CA), Comunicacin deHallazgo (CH), Plan de Mejoramiento (PM), Indagacin Preliminar (IP),Pronunciamiento (P), Informe Ambiental (IAM), Informe de Deuda Publica (IDP),Informe de control macro (ICM), Otro (sealar) y la fecha en que la Contralora lo dio aconocer al sujeto de control.4. Accin Correctiva o Preventiva adoptada, es decir, la solucin dada por el sujeto decontrol para subsanar la causa que gener la observacin de la Contralora y la fechaen que se materializ realmente la accin.5. Valor del ahorro, recuperacin, compensacin o mitigacin, de acuerdo con losconceptos dados en el numeral 4 de este procedimiento.6. Evidencia del beneficio: en orden cronolgico se debern relacionar las evidenciasacreditadas o soportes, que permitan verificar la accin adelantada por el sujeto decontrol. Ejemplo: oficios, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, deingreso, contratos, actas, entre otros.7. Nmero y fecha de la mesa de trabajo en que el (los) funcionario (s) comisionado (s)ratifica(n) el beneficio. Para el caso de dependencias que no utilizan el mecanismo demesas de trabajo, se levanta acta donde se realiza el estudio preliminar en conjuntocon el directivo responsable correspondiente.8. Nmero de acta y la fecha del Comit o de la instancia superior que apruebafinalmente el beneficio, previo a su reporte a la Auditora General.

7. SOPORTES: Documentos idneos, que evidencian de manera objetiva:

Hechos o situaciones irregulares detectadas y comunicadas por la Contralora. La relacin de causalidad entre el pronunciamiento de la Contralora, la accin

emprendida por el sujeto de control y el correspondiente beneficio obtenido.

Se consideran soportes los oficios de los sujetos de control, consignaciones,comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, registros flmicos,fotogrficos, entrevistas, encuestas, correspondencias, actas de visita de inspeccinfsica, peritajes tcnicos, pruebas de laboratorios, fallos judiciales, sentencias, entreotros. Se debe sealar claramente la referencia de los papeles de trabajo que permitansu oportuna y fcil localizacin.

8. REGISTROS:

Oficio Rendicin de cuenta Acta de Mesa de Trabajo de AGR Acta de Validacin Certificacin expedida por la AGR Boletn de Beneficios de Control Fiscal publicado en la Web de la AGR


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9. FORMATOS DE REPORTE:

Anexo 1: Resumen Agregado de Beneficios del Control fiscal - Formato BCF O1Anexo 2: Listado desagregado de Beneficios del Control Fiscal Formato BCF O2

RESUMEN AGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE VIGENCIA FISCAL 2010

Formato BCF 01

BENEFICIOS PROVENIENTES DE LAS ACTUACIONES DE: VALOR BENEFICIOS1. PROCESO MACRO $

2. PROCESO MICRO $

3. PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDANA (CONTROL SOCIALFISCAL)

$

TOTAL BENEFICIOS ANUALES (ejemplo) $ 3.784.250.000TOTAL PRESUPUESTO ANUAL DE LA CONTRALORA (ejemplo) $1.600.000.000

RELACIN PRESUPUESTO/ BENEFICIOS ANUALES 2.3Formato: BCF 01

Los reportes 1, 2 y 3 debern estar acompaados por una relacin (Formato BCF 02) que detalle cadabeneficio, indicando: origen del beneficio (advertencia, hallazgo, pronunciamiento, otro); breve descripcindel hecho que gener el pronunciamiento de la Contralora; accin correctiva o preventiva, debidamentesoportada; cuantificacin del beneficio. De no ser posible su cuantificacin, deber describirse brevemente enqu consiste el beneficio, demostrar su efecto e impacto positivo y la poblacin beneficiada.

En el ejemplo del formato anterior, la relacin final costo /beneficio en el 2009 fue de 2.3, lo que significa quepor cada peso que el departamento (o municipio) invirti en la Contralora, sta le produjo beneficios por 2.3veces ms de lo invertido en ella.

LISTADO DESAGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL


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CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE CUENTA ANUAL VIGENCIA 2010

N deOrden

ORIGEN DELBENEFICIO Y

ENTIDAD

DESCRIPCIN ACCINCORRECTIVA O

PREVENTIVA

CUANTACERTIFICADA

OBSERVACIONES

1234567

Formato BCF 02

10. PROCEDIMIENTOS EN LA AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

Con la informacin reportada en la cuenta, correspondiente a los beneficios del controlfiscal, la Auditora General de la Repblica aplica sus procedimientos internos, a partirde las directrices del Plan General de Auditoras, el Manual del Proceso Auditor ydems disposiciones sobre el particular.

A continuacin, una descripcin general del Procedimiento de Evaluacin yCertificacin de Beneficios, desde la recepcin de la cuenta, su revisin inicial, laelaboracin y aprobacin del memorando de planeacin, la inclusin del examen de

beneficios como una lnea de auditora, las pruebas de campo, los informes preliminary definitivo, la evaluacin, aprobacin y certificacin de beneficios de las contralora, laconsolidacin de un informe evaluativo de todo el pas y su publicacin. De igualmanera, el procedimiento incluye un proyecto de programa de auditora a los beneficiosreportados, as como el formato denominado CERTIFICACIN DE BENEFICIOS DELCONTROL FISCAL, con su respectivo anexo que contiene el detalle de los beneficiosaprobados.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL: CERTIFICACIN DE BENEFICIOS DECONTRALORAS

N RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROOBSERVACIONES Y

DOCUMENTOS

1

Alta Direccin de laAuditora General,

incluidas GerenciasSeccionales

Elaboran participativamente elPGA, con sus respectivoscronogramas y lineamientos,segn directrices de Manual delProceso Auditor MPA, numeral4 y el procedimientoestablecido. El Comit deCoordinacin Institucional

PAD Aprobado

El PGA incluirlineamientos para laevaluacin ycertificacin debeneficios


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DOCUMENTOS

aprueba el PGA.

2

Gerente Seccional13,Director Control Fiscal14

Auditores, Coordinadorde la auditora

Segn el numeral 5.1RECEPCIN DE LA CUENTAY REVISIN DE LA CUENTA,del MPA, el Gerente y/oDirector, distribuyen los gruposde revisin y asignan uncoordinador para cada cuenta.

Realizan mesa de trabajo paracoordinar y ejecutar la revisinde la rendicin de la cuenta,

que contiene el reporte debeneficios.

Revisan la conformacin en lorelativo al reporte de beneficiosy realizan los cruces deinformacin y losrequerimientos a que hayalugar.

Elaboran y aprueban informe derevisin de cuentas

Acta de mesade trabajo,Papeles de

trabajoInforme derevisin de

cuenta

En la revisin decuentas debern

comprobar el reportede beneficios, segn

resolucin derendicin de cuentas y

la existencia de loslistados que detallan y

soportan el reporte

3Profesionales equipo de

Auditora

Elaboran Memorando dePlaneacin, segnprocedimientos establecidos,que incluyen la lnea deauditora para el exmen,validacin y precertificacin delos beneficios reportados

Memorando dePlaneacin

El Memorando dePlaneacin incluye elexamen de losbeneficios, propsito,alcance, objetivos,estrategia, recursos ypresupuesto detiempo para lasdiferentes etapas dedicha evaluacin ypara preparar laprecertificacin debeneficios

4Gerente Seccional15,

Director Control Fiscal16Cumplen las actividadesindicadas en el numeral 5.2.5

Memorando dePlaneacin

El Gerente respectivoy/o el Director de

13Segn el artculo 13, numeral 14 del Decreto 272 de 2000, los objetivos de las gerencias seccionales son dirigir,

orientar, coordinar lo relacionado con el trabajo tcnico y administrativo de los funcionarios o grupos a su cargo,

para el eficiente y eficaz desarrollo de las funciones de vigilancia de la gestin fiscal encomendada. As mismo, el

artculo 32 del citado Decreto los faculta para todo lo relacionado con la direccin, coordinacin y ejecucin de la

revisin de cuentas y dems tareas correlacionadas.14Segn precisas funciones, definidas en el artculo 24 del Decreto 272 de 2000.15Segn el artculo 13, numeral 14 del Decreto 272 de 2000, los objetivos de las gerencias seccionales son dirigir,orientar, coordinar lo relacionado con el trabajo tcnico y administrativo de los funcionarios o grupos a su cargo,

para el eficiente y eficaz desarrollo de las funciones de vigilancia de la gestin fiscal encomendada. As mismo, el


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DOCUMENTOS

Auditores, Coordinadorde la auditora Procedimiento, del Manual delProceso Auditor, relativo aelaboracin, aprobacin, ydems actividades de la Etapade Planeacin de la Auditora.Aprueban el Memorando dePlaneacin, lo cargan al mduloPGA del SIA Misional y envanoficio de la instalacin de laauditora

AprobadoOficio deInstalacin

Control Fiscal en cadacaso comprobarn lainclusin del tema debeneficios, teniendo

en cuenta lasdisposiciones del

presenteprocedimiento.

5

Gerente Seccional y/oDirector de Control

Fiscal, Coordinador yProfesionales del equipo

de auditora

Dan cumplimiento al numeral5.3 ETAPA DE EJECUCIN O

TRABAJO DE CAMPO del MPA yal Procedimiento establecido en elsubnumeral 5.3.2.

Realizan las actividades deauditora en la respectivaContralora, solicitan lainformacin necesaria quesoporte los reportes y aplican laauditora para evaluarbeneficios,

Papeles detrabajo

Los reglamentos

internos de lacontralora al

respecto, constituyencriterios de auditora

para la AuditoraGeneral y el Deber

ser para la contralora

6 Profesionales del equipode Auditora

Comprueban en la fuente de larespectiva Contralora:

El hecho o situacinirregular comunicada por laContralora a su sujeto decontrol

La accin correctiva opreventiva adoptada por elSujeto de Control

El clculo de lacuantificacin realizada

Tipo de beneficio y/oimpacto logrado

Elaboran papeles de trabajo ypreparan informe de validacinde beneficios para mesa detrabajo del equipo de Auditora.

Papeles detrabajo

Los auditoresdedicarn especial

inters a los

resultados obtenidosen el diligenciamientode los soportes de la

advertencia fiscal,cuando de all se

deriven beneficios,con el objeto de

registrar y publicar losresultados e impactosdel control preventivo.De igual manera, los

provenientes delejercicio del control

fiscal social o departicipacinciudadana

7Coordinadory equipo de

Auditora en mesa detrabajo

Exponen los resultados de lascomprobaciones y laconsistencia de los reportes,con los requisitos y criterios

Acta de mesade trabajo

artculo 32 del citado Decreto los faculta para todo lo relacionado con la direccin, coordinacin y ejecucin de larevisin de cuentas y dems tareas correlacionadas.16Segn precisas funciones, definidas en el artculo 24 del Decreto 272 de 2000.


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DOCUMENTOS

para determinar beneficios.

8Gerente Seccional

Director de Control FiscalEquipo de Auditora

Inician ETAPA DE INFORME DEAUDITORA del numeral 5.4 delMPA y cumplen losprocedimientos allestablecidos.

9 Profesional de Auditora

Elabora y consolida el informepreliminar, en el que se incluyenlos resultados de la lnea deauditora a los beneficios

reportados

10

Mesa de trabajo GerenteSeccional y/o Director

Control FiscalEquipo de Auditora

Validan el informe preliminar,que incluye resultados sobrebeneficios evaluados,determinan su consistencia yaprueban su comunicacin a laContralora respectiva, para lacontradiccin.

Acta de Mesade Trabajo

11Gerente Seccional y/o

Director de Control Fiscalen Mesa de trabajo con

coordinadores

Una vez superada la etapa dela audiencia de contradiccin,estudian los informes definitivosque contienen el anlisis debeneficios y aprueban la

elaboracin de lascertificaciones respectivas.

Acta de Mesade Trabajo

12 Coordinador

Diligencia el respectivo formatode certificacin -por cadacontralora- del reporte debeneficios del control fiscal. Loremite al Gerente Seccional y/oDirector Control Fiscal, segn elcaso, para que lo suscriba.

Formato deCertificacin

Diligenciado ymemorando de

remisin

13Gerente Seccional y/oDirector Control Fiscal

Estudia, aprueba y suscribe elformato de Certificado deBeneficios del control fiscal.

Certificado deBeneficios delcontrol fiscal

14Gerente Seccional y/o

Director de Control Fiscal

Compila un informe sobre los

certificados de Beneficiosautorizados en la Seccional o enel nivel central, segn el caso ylo remite a la Auditoria Delegadapara la Vigilancia de la GestinFiscal.

InformeConsolidado yMemorando

remisorio

15 Auditor Delegado

Recibe, verifica y certifica porcada contralora, los beneficiosaprobados.Consolida un informe de todo elpas para el Auditor General, conanlisis evaluativo.

Informeconsolidado de

todas lasseccionales


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DOCUMENTOS

Ordena publicacin del BoletnConsolidado de beneficios conanlisis evaluativo, en la pginaweb y el SIREL

16Oficina de Prensa

Gestiona publicacin debeneficios del control fiscal endiversos medios decomunicacin

Publicaciones


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CERTIFICACIN DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

El suscrito Auditor Delegado para la Vigilancia de la gestin fiscal, encumplimiento de lo establecido en el artculo 17, numeral 7 del Decreto Nacional

272 de 2010,

CONSIDERANDO:

1.Que la Contralora Departamental de xxxx report dentro de la cuenta

anual correspondiente a la vigencia fiscal de 2010 la suma de $3.784.250.000 (Tres mil setecientos ochenta y cuatro millones doscientoscincuenta mil pesos) como beneficios del control fiscal, segn sus propiosclculos y estudios valorativos.

2. Que la Auditora General de la Repblica, en su funcin de control fiscal yevaluativa, examin el reporte, sus soportes y dems documentos queobran en la respectiva carpeta de cada caso evaluado.

3.Que, como resultado del examen practicado,

CERTIFICA

1.Que la Contralora Departamental de xxxx para la vigencia fiscal de 2009efectivamente logr y demostr beneficios del control fiscal en sus sujetosvigilados en cuanta de $3.000.000.000 (Tres mil millones de pesos),segn el detalle contenido en el cuadro adjunto a esta Certificacin.

2.Que del examen practicado no se evidenciaron suficientes soportes


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argumentativos y documentales para certificar la suma de $784.250.000

___________________________________________________________AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIN FISCAL

___________________________________________________GERENTE SECCIONAL O DIRECTOR DE CONTROL FISCAL


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ANEXO A LA CERTIFICACIN DE BENEFICIOSCONTRALORA DEPARTAMENTAL DE CALDAS CUENTA ANUAL VIGENCIA 2009

N deOrden

ORIGEN DELBENEFICIO Y

ENTIDAD

DESCRIPCIN ACCINCORRECTIVA O

PREVENTIVA

CUANTACERTIFICADA

OBSERVACIONES*

* En la columna observaciones se describe la razn y el valor de la no aprobacin dedeterminados beneficios reportados


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AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

ENTIDAD AUDITADA: : CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE xxxx

PGA VIGENCIA: 2010

AUDITOR : PPPPPPPPPPPPPPPPPPPP

GERENTE SECCIONAL: RRRRRRRRRRRRRRRRRRRR

COORDINADOR: SSSSSSSSSSSSSSSSSSS

LINEA AUDITORA: BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL.

FECHA DE ELABORACIN: DICIEMBRE de 2010

FECHA DE REVISIN: DICIEMBRE DE 2010

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

No. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS REF. P/T T. E. T. R.RESPONSONSABLE

PROCEDIMIENTO

1 Verifique la existencia de un procedimiento debidamenteformalizado para la identificacin, validacin,cuantificacin, aprobacin, registro y reporte deBeneficios del control fiscal.

ETA

2 Examine el reporte de Beneficios en la cuenta, segndisposiciones al respecto.

ETA


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3 Prepare los papeles de trabajo y la visita para confirmarel reporte y sus soportes.

4 Solicite las carpetas con los documentos soportes de losBeneficios reportados.5 Analice la informacin correspondiente a cada caso

reportado, y confrntela con las disposiciones internassobre identificacin, validacin, cuantificacin,aprobacin y registro de Beneficios.

6 Realice seguimiento a los hechos reportados por lacontralora como generadores de beneficios de controlfiscal, resultantes de auditorias, planes demejoramiento, advertencias, audiencias pblicas ypronunciamientos. Cercirese de la existencia,consistencia y veracidad de tales pronunciamientos.

Compruebe la realizacin efectiva de la accincorrectiva o preventiva; que se haya superado la causaque gener el pronunciamiento de la Contralora, lafecha y los soportes que lo demuestran. Referencieestos hechos en los papales de trabajo

Revise la consistencia del clculo de la cuantificacinrealizada

Evale y compruebe el beneficio y/o impacto logrado.

7 Constate que los beneficios efectivamente hayansurgido a partir de los hallazgos formulados por la

contralora, o por los pronunciamientos macro, oadvertencias, informes, quejas, pronunciamientos odenuncias ciudadanas. O por seguimiento de losplanes de mejoramiento. Lo anterior, para generarlneas de base en la Auditora General sobre losresultados de mayor impacto del control fiscal

8 Establezca que:

Cuando el beneficio se derive de la funcin deAdvertencia, est sustentado en un estudio previo,en el cual se hayan identificado y sealadoclaramente los riesgos que hubieren podido afectarel patrimonio pblico y, -una vez aceptados por partedel sujeto de control los argumentos de laadvertencia-, comprobar la realizacin de lasacciones preventivas o correctivas correspondientesy sus resultados, en trminos de beneficios.


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9

Compruebe:Que exista nexo de causalidad entre el hallazgo opronunciamiento de la Contralora, la accincorrectiva o preventiva realizada por el Sujeto deControl y el beneficio obtenido.

Que el Equipo Auditor de la Contralora o la instanciacorrespondiente haya reconocido la importancia yutilidad de la observacin y la accin adoptada por elSujeto de Control.

Que la accin de mejora se encuentre aceptada y

ejecutada por el Sujeto de Control.

Que sea cuantificable.

Que sea real.

.Verifique que, cuando el beneficio no haya sido

cuantificado, est debidamente respaldado por lossoportes y evidencias que demuestren un efectivobeneficio social y la poblacin beneficiada

10 Diligencie los formatos de pre certificacin

REF. P/T = Referenciacin de los papeles de trabajo que utilizan en el desarrollo de cada procedimiento

T. E. = Tiempo Estimado por el Auditor para el desarrollo de los procedimientos (horas, das, semanas)

T. R. = Tiempo Real que utiliz el auditor en el desarrollo de cada procedimiento (horas, das, semanas)

FIRMAS

_______________________ ___________________________

AUDITOR COORDINADOR

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