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C O M U R E SC O R P O R A C I O N D E M U N I C I PA L I D A D E S D EL A R E P U B L I C A D E E L S A LVA D O R

GUÍA DE TRASPASO DE ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDADES EN EL SALVADOR


Abril de 2006



ÍNDICE

GUÍA DE TRASPASO DE ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDADES …………………………………… 4

INTRODUCCIÓN ………………………………………………………………………………………………… 4

CAPÍTULO I ………………………………………………………………………………………………………… 6

CONTEXTO ………………………………………………………………………………………………………… 6

CAPÍTULO II. ……………………………………………………………………………………………………… 9ETAPAS QUE SE IDENTIFICAN EN EL PROCESO DE TRASPASO DE ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDADES …………………………………………………………… 9

ETAPA I ………………………………………………………………………………………………………………13PREPARACIÓN DE CONDICIONES ……………………………………………………………………………13Paso 1 Negociación con Autoridades Salientes y Entrantes …………………………………………………13Paso 2. Organización del informe de traspaso …………………………………………………………………13

ETAPA II ……………………………………………………………………………………………………………14PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN …………………………………………………………………………14Paso 1. Diagnóstico de la información requerida para la elaboración del Informe ………………………14Paso 2. Actualización de registros y respaldos ………………………………………………………………14Paso 3. Ordenamiento y sistematización de la información y elaboración del Informe de Traspaso …14Paso 4. Aprobación del informe por parte de la Junta Directiva saliente …………………………………14

ETAPA III ……………………………………………………………………………………………………………16ACTO DE TRASPASO ……………………………………………………………………………………………16Paso 1 Planificación de Acto de Traspaso ………………………………………………………………………16Paso 2 Desarrollo del acto de traspaso …………………………………………………………………………16

ANEXOS ……………………………………………………………………………………………………………18

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Guía de Traspaso de Administración en Mancomunidades

Introducción Las Mancomunidades de Municipios en El Salvador conocidas también como microrregiones o asociaciones municipales, son producto de procesos de libre asociación de municipios circunvecinos conectados en función de vías de acceso, entorno ambiental, patrimonio económico, rasgos culturales y presencia de procesos sociales, mediante los cuales los ciudadanos, ciudadanas y gobiernos locales, expresan su voluntad de asociarse para impulsar proyectos comunes o emprender un proceso mancomunado de desarrollo1.

Estas Mancomunidades se caracterizan por ser entidades autónomas descentralizadas constituidas a partir de mandatos de sus propios Gobiernos Locales, autorizados a partir de Acuerdos Municipales emitidos por sus Concejos Municipales y amparada su creación en sus respectivos Estatutos aprobados y publicados en el Diario Oficial. Su creación está respaldada en la Constitución Política de la República2 al igual que en el Código Municipal vigente3 que les faculta constituirse en Asociaciones de Municipios o Municipalidades, Asociaciones Intermunicipales, Microrregiones o Mancomunidades.

Estas entidades autónomas son administradas o gobernadas a partir de Asambleas Generales constituidas por autoridades municipales electas mediante voto popular, en algunos casos incorporan la participación de grupos ciudadanos; sus órganos de dirección están delegados en Juntas Directivas o Comités Ejecutivos, que tienen como fin ser los encargados de la dirección de la mancomunidad y de la administración de su patrimonio.

En la mayoría de los casos estas Juntas Directivas están constituidas por directores electos de entre los miembros de los concejos municipales que participan, para períodos definidos por sus propios estatutos, razón por lo que la conformación de sus estructuras se ven afectadas cada vez que se suscitan cambios de autoridades municipales. Ello supone un reto para la estabilidad y continuidad de las acciones dentro de las mancomunidades, razón por lo cual es procedente realizar un traspaso de administración al interior de las mancomunidades, al inicio de un nuevo período municipal o en la fecha que lo establezcan sus estatutos.

Por esta razón se hace necesaria la reafirmación del compromiso asociativo por parte de los nuevos Concejos Municipales y se identifica como prioritario la necesidad que las instancias facilitadoras de estos procesos asociativos, brinden acompañamiento a las instancias técnicas conformadas, en función de consolidar la institucionalización de las estructuras en las mancomunidades conformadas.

Estas asociaciones cuyos fines pueden ser muy variables, pretenden entre otros, desarrollar acciones y proyectos de beneficio común y que propicien el desarrollo de sus territorios. Es por ello que el apoyo a estos procesos de asociación reviste gran interés en función de consolidar una institucionalidad estratégica para la planificación, la concertación y la canalización de las inversiones dentro de un ámbito intermedio territorial entre lo nacional y lo local, es decir el regional o microrregional.

1 Fundación Nacional para el Desarrollo, FUNDE

Asociación de Municipios y Construcción regional para el Desarrollo, San Salvador, El Salvador, enero 2004 2 Constitución Política de la República de El Salvador, artículo 207

3 Código Municipal vigente, artículo 11.

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A la fecha de las 42 municipalidades atendidas por el Programa Binacional de Desarrollo Fronterizo, 15 están involucradas con mayor énfasis en procesos de traspaso de administraciones locales producto de que el 1 de mayo de 2006 asumirán nuevas autoridades municipales, y se inicia un nuevo periodo administrativo a nivel municipal. Este cambio de administración municipal incide entonces en la administración de las asociaciones, mancomunidades o microrregiones.

Por este motivo, COMURES conjuntamente con el Programa Binacional de Desarrollo Fronterizo Honduras-El Salvador de la Unión Europea, apoyado por las organizaciones FUNDE, FUNDAMUNI y CECADE, han participado en la elaboración conjunta de esta guía de traspaso de administración que pretende servir de instrumento de asistencia técnica y asesoría para las unidades técnicas o de apoyo a las juntas directivas o comités ejecutivos salientes y entrantes de las mancomunidades.

Se espera que el desarrollo de esta experiencia piloto en las microrregiones fronterizas apoyadas por el Programa Binacional Honduras-El Salvador, genere un efecto demostrativo en el resto de asociaciones de municipios o mancomunidades en el apoyo a sus procesos de traspaso de administración.

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Capítulo I

Contexto

La importancia de apoyar el proceso de conformación de mancomunidades o microrregiones en El Salvador se justifica en la necesidad de llevar adelante la activación de territorios a nivel microrregional, vinculados al supuesto que “el desarrollo local /regional requiere de políticas nacionales para su sostenibilidad y que a su vez el desarrollo nacional necesita de la articulación del desarrollo de las distintas regiones y localidades”4.

Desde la perspectiva del tema de la gestión del territorio con fines de promover el desarrollo regional/ local, se identifica como una opción viable la asociación de varios municipios con participación no sólo de los gobiernos municipales, sino también de otros actores claves que habitan en el territorio. Esta figura requiere del impulso de procesos de concertación entre actores participantes en la toma de decisiones colegiadas.

A la fecha en El Salvador, se contabilizan un total de 53 iniciativas de agrupamientos municipales, identificados como microrregiones, mancomunidades o simplemente asociaciones municipales5, organizadas alrededor de temas como la protección de cuencas, ríos, montañas y otros de mayor alcance como es la generación de desarrollo en territorios determinados. Su aparecimiento ha estado condicionado a dinámicas y situaciones especiales y como tal las experiencias y períodos de existencia de las mismas es variable, lo mismo que sus logros y resultados alcanzados.

De ahí que existan experiencias de asociatividad municipal que han servido de ejemplo para apoyar el proceso de fortalecimiento de mancomunidades y que han dado la pauta para orientar el trabajo al interior de otros territorios. Entre ellos cabe resaltar las asociaciones surgidas en pro de apoyar el desarrollo de zonas fronterizas en función de solventar problemas de índole económica, ambiental, social y cultural en función de superar las condiciones de vida existentes en estos territorios.

Muchas de estas instancias territoriales ubicadas alrededor de zonas fronterizas comparten el apoyo a temas tales como el comercio, la producción, la obtención de servicios de salud y educación, el rescate del medio ambiente y sobre todo el mejoramiento vial para facilitar la interconexión fronteriza6. Es por ello que instancias como la Comisión Nacional de Desarrollo, (CND), señalan que el agrupamiento de municipios es la mejor vía para impulsar proyectos concretos que irradien transformaciones estructurales en espacios geográficos significativos, con suficiente población, recursos naturales e instituciones, como forma de alcanzar un desarrollo territorial y una revalorización del espacio regional y local.

Estos esfuerzos de asociatividad municipal se ven favorecidos al existir un marco legal que les apoya, una gremial de municipalidades que promueve la asociatividad municipal como estrategia para el desarrollo y aportes de diferentes agencias de cooperación que apoyan este tipo de iniciativas; cabe decir que la Constitución Política7

y el Código Municipal8 establecen que las municipalidades podrán asociarse o concertar entre ellas convenios

4 FUNDE El desarrollo local / regional y su relación con el desarrollo nacional Op. Cit.

5 FUNDE, Asociación de municipios y construcción regional para el desarrollo, San Salvador, enero 2004

6 Comisión Nacional de Desarrollo, Estrategia compartida para el desarrollo nacional, noviembre 2004

7 Constitución Política República de El Salvador, Artículo 207

8 Código Municipal vigente, Artículo 11,12 y13

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cooperativos a fin de colaborar en la realización de obras o servicios que sean de interés común para dos o más municipios, así como concretar entre ellos convenios cooperativos a fin de colaborar en la realización de obras o prestación de servicios que sean de interés común para dos o más municipios.

De ahí que el asociativismo municipal deba verse como parte de un amplio proceso de desarrollo local, relacionado con procesos de concertación y participación ciudadana al interior de un territorio determinado, en el que pueden orientarse esfuerzos y acciones tendientes a favorecer grupos poblacionales claramente definidos como “espacios geográficos en los que se planifica integradamente acciones sectoriales a partir de los recursos territoriales y humanos existentes en el marco de un plan estratégico de desarrollo departamental”9.

En la zona fronteriza del territorio salvadoreño objeto de atención del Programa Binacional de Desarrollo Fronterizo, se han identificado durante los últimos años, experiencias desarrolladas en ocho mancomunidades o microrregiones: MANORSAM, Cayaguanca, La Montañona, MICASAM, ASINORLU, y la Microrregión Oriente de Chalatenango, la Asociación de Municipios del Norte de Morazán y la Microrregión Nor-oriental de Morazán; muchas de ellas tienen ya varios años de estar funcionando y otras son de reciente conformación, pero todas han pasado por un proceso de certificación que les permite ahora contar con las condiciones administrativas y técnicas mínimas para convertirse en la contraparte principal del Programa Binacional de Desarrollo Fronterizo de la Unión Europea.

Cada una de estas mancomunidades presenta diferentes formas organizativas y niveles de consolidación institucional, pero en conjunto forman parte de una propuesta de desarrollo local, cuya base busca el fortalecimiento de los actores locales, en procesos de concertación, inversión y participación ciudadana.

Por ello y a partir de los cambios políticos ocurridos al interior de algunas de estas mancomunidades, cambios de correlación de fuerzas que podrían incidir grandemente en la continuidad de los procesos desarrollados, que podrían afectar el desarrollo de acciones y proyectos iniciados, producto de la diversidad de enfoques y prioridades en las líneas y áreas estratégicas a la fecha consideradas por cada una de las nuevas autoridades. Se vislumbra la importancia de apoyar el fortalecimiento institucional al interior de estas estructuras locales y con ese fin se ha diseñado esta guía de traspaso que pretende llevar adelante un proceso ordenado de traspaso de administraciones entre nuevas autoridades al interior de las mancomunidades.

Es importante tomar en cuenta que las mancomunidades o asociaciones intermunicipales se rigen por sus propios estatutos, por lo que la forma y fechas para elegir a sus nuevas autoridades no necesariamente coincide con los cambios de gobiernos locales, pero dado que hay Alcaldes o Alcaldesas que ya no continuarán representando a su municipio en la mancomunidad por no resultar electos, es importante y se hace necesario que se trabaje un informe de gestión del período por las responsabilidades que esta administración conlleva sobre todo si se prevé que eventualmente puedan generarse algunos vacíos en el período de transición mientras se da la elección de la nueva junta directiva.

Ya que cada mancomunidad, según sus estatutos, define la forma y fecha para la elección de sus autoridades, variará el momento en que inicie la elaboración del informe, siendo por supuesto que esta situación es de mayor urgencia para aquellas que establecen que el nuevo cambio de autoridades debe darse en la primer semana de mayo, situación que obligará a la unidad técnica a coordinar este proceso con la junta directiva saliente

9 Friedrich Ebert Stiftun - FUNDE, Bases para una propuesta de regionalización para el desarrollo

económico y social de El Salvador, San Salvador, noviembre 1997.

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para desarrollar esta actividad más prontamente y buscar si es necesario la asistencia inmediata por parte de las organizaciones apoyando el trabajo de estas mancomunidades. Para las mancomunidades cuyos cambios de administración están programados en otras fechas, el proceso puede desarrollarse más despacio pero igualmente es importante asegurarse de no perder el contacto con los Alcaldes(sas) salientes para que cumplan con su compromiso de dejar un informe sobre su gestión.

Independientemente de las fechas en que las mancomunidades o microrregiones deban realizar el traspaso a nuevas autoridades, siempre es importante, sobre todo si los representantes de los Concejos Municipales cambia, elaborar un informe de gestión del período y para ello es válido que también puedan hacer uso de la presente guía, haciendo las adaptaciones pertinentes de acuerdo a la información y registros que cada una de ellas maneje. Las etapas y pasos propuestos deberán ajustarse a la situación propia de cada una de las mancomunidades y al grado de fortalecimiento en cada una de sus oficinas técnicas o de apoyo.

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Capítulo II

ETAPAS QUE SE IDENTIFICAN EN EL PROCESO DE TRASPASO DE ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDADES

Para llevar adelante el proceso de traspaso de administración entre mancomunidades se proponen tres etapas, las cuales se resumen y esquematizan a continuación:

La Etapa 1 - Preparación de condiciones, está referida a las acciones de acercamiento con autoridades salientes y entrantes con el fin de generar una sensibilización sobre la importancia del proceso y la operativización del traspaso. Idealmente debe iniciarse desde que se tienen definidas las candidaturas a concejos municipales, para ir informando a los candidatos sobre los esfuerzos y compromisos impulsados de forma mancomunada entre los municipios y con ello motivarlos a involucrarse en darles continuidad.

Como producto de esta etapa se propone que se obtenga un acuerdo por parte de la Junta Directiva saliente, en el que ratifique su compromiso de desarrollar un proceso más sistemático de elaboración de un informe de su gestión y a la vez delegar al personal de su unidad técnica responsabilidades para la elaboración de éste. Con los candidatos a gobierno entrante se sugiere la gestión de la firma de una carta, pacto o acta de compromiso que suscriba su voluntad política de darle continuidad a los procesos de la mancomunidad.

La Etapa 2 - Preparación de la Información: tiene por objeto identificar si se cuenta con toda aquella información que se requerirá para la elaboración del informe de gestión de la mancomunidad, actualizar lo que sea necesario y con ello generar como producto el informe de traspaso.

La Etapa 3 - Acto de Traspaso: está centrada en la planificación del proceso de traspaso entre autoridades entrantes y salientes, la celebración de un posible acto que conlleva la presentación formal del Informe, la entrega y verificación de todo lo que se constituye como bienes de la mancomunidad y que culmina con la firma del Acta de Traspaso por parte de ambas juntas directivas (saliente y entrante); y que se constituye en el producto de esta etapa.

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ETAPA I

PREPARACIÓN DE CONDICIONES

Paso 1. Negociación con Autoridades Salientes y Entrantes

Este paso se llevará a cabo posterior al proceso de elección de autoridades municipales y una vez que oficialmente se haya definido las nuevas autoridades electas. Aunque es importante que la sensibilización vaya haciéndose con mayor anticipación, es decir desde que se definen los candidatos a concejos municipales por parte de los diferentes partidos políticos tratando de establecer con ellos un pacto político o compromiso de darle continuidad a los procesos de desarrollo en los que está involucrado cada municipio miembro de la mancomunidad.

La negociación la podrá realizar el organismo facilitador (coejecutoras) presente en el territorio con los miembros de las juntas directivas salientes y con los miembros de las nuevas autoridades electas que pasarán a constituirse en la nueva Junta Directiva.

Esta actividad se realizará con el fin de sensibilizar a las autoridades salientes de proceder a realizar el traspaso de administración de forma ordenada, como muestra de apertura, transparencia y participación ciudadana.

Igualmente se sugiere, que una vez definidas las nuevas autoridades, se haga un cabildeo, para que acepten participar en el proceso como una forma de asumir con mayor responsabilidad y claridad el compromiso de administrar y darle continuidad a los procesos desarrollados en la mancomunidad.

Como producto de las negociaciones la junta directiva saliente, determinará la conveniencia de emitir un Acuerdo de Junta Directiva que sirva para autorizar la preparación del informe de traspaso. (Ver modelo de acuerdo en Anexo No. 1). El organismo facilitador con presencia en la zona, podrá apoyar a la Unidad Técnica en la preparación del correspondiente informe.

Paso 2. Organización del informe de traspaso

La Unidad Técnica de la microrregión se encargará de elaborar el Informe de Traspaso de acuerdo a los contenidos de la lista de chequeo (ver Anexo No. 2) y al formato de informe detallado en Anexo No. 3

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Etapa II

PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Esta etapa supone el desarrollo de cuatro grandes pasos:

1. Diagnóstico de la información con que cuenta la mancomunidad.2. Actualización de registros y respaldos.3. Ordenamiento, sistematización de la Información y elaboración del informe de gestión. 4. Aprobación del Informe por parte de la Junta Directiva.

Paso 1. Diagnóstico de la información requerida para la elaboración del Informe

El objetivo de esta etapa es el de hacer un chequeo de la información que se tiene disponible comparándola contra el listado propuesto por esta guía (ver esquema en anexo No. 2). Se estima que el informe deberá contener información administrativo-financiera y contable, así como información relacionada con la gestión de la actual administración reflejada en planes, metas alcanzadas, procesos desarrollados, convenios suscritos, y otros.

Este diagnóstico facilitará el establecimiento de la información que ya se tiene lista, y cuál es la que requiere actualizarse o poner al día para el momento del traspaso, incluyendo toda la documentación de respaldo necesaria para elaborar un Informe completo y ordenado.

Esta actividad será realizada por la Unidad Técnica constituido al interior de la Mancomunidad quien a partir del listado propuesto programará la obtención de la información pendiente. Cabe anotar que sólo deberán incorporarse, aquellos documentos que realmente se encuentren en forma física (ya sea en forma impresa o magnética).

El producto de este paso será un diagnóstico sobre la información requerida.

Paso 2. Actualización de registros y respaldos

En esta etapa la unidad técnica deberá actualizar la información requerida; por ejemplo: información contable, disponibilidad presupuestaria, inventarios, libros, registros, informes, y otros con sus respectivos respaldos (ejemplo: copia de estados bancarios, libretas de ahorro, facturas de compra de equipos y materiales, etc.)

Se deberán asentar en los libros los correspondientes ingresos y egresos, las operaciones realizadas en cada cuenta que manejen, las operaciones de compras realizadas y cualquier otro que respalde los movimientos realizados. Deberá tenerse y ordenarse el libro de actas de Junta Directiva y cualquier otro documento que registre y respalde los acuerdos y decisiones tomadas.

El Producto de esta fase será entonces la existencia de registros actualizados; en esta etapa se pueden hacer asesorar por los organismos facilitadores (coejecutoras).

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Paso 3. Ordenamiento y sistematización de la información y elaboración del Informe de Traspaso

Una vez actualizada la información requerida, la Unidad Técnica de la mancomunidad con el apoyo de la asistencia técnica acompañante, debe proceder a ordenarla y sistematizarla de acuerdo al formato de informe propuesto en el presente manual, el que vendrá a constituirse en el Informe de traspaso que se presentará a la Junta Directiva actual para su revisión y aprobación.

El producto de este paso es el Informe de Traspaso, cuya estructura se detalla en el Formato de Informe de la presente guía (ver Anexo No. 3).

Paso 4. Aprobación del informe por parte de la Junta Directiva saliente

Elaborado el Informe, la unidad técnica lo presenta en reunión de junta directiva actual para que hagan sus observaciones y si no las hay lo da por aceptado para ser posteriormente presentado a la nueva Junta Directiva, para ello se deberá elaborar un Acuerdo de Aprobación del Informe de Traspaso.

La unidad técnica es la responsable de asegurar la corrección y disponibilidad de los datos, informes, existencias, registros y documentación que será objeto de la entrega y ningún miembro de la mancomunidad (Alcaldes, concejal o empleado municipal) deberá llevarse fuera de la municipalidad documentos relativos a la gestión de la mancomunidad.

En esta reunión, es igualmente importante, que se defina la logística para el momento de la entrega y dado que es el Presidente a quien corresponde hacer la presentación, definir de qué forma lo hará (utilizando equipo audiovisual o cualquier otra metodología), qué apoyos requerirá para realizarlo, dónde se hará, etc. Si es posible habrá que definir si la entrega y verificación pueda irse realizando de forma parcial en los días previos a la toma de posesión, o si la entrega se hará de forma total el día que tome posesión la nueva junta directiva o Consejo ejecutivo.

El producto de este paso debe ser el Acuerdo Municipal de Aprobación del Informe de Traspaso, que está bajo la responsabilidad de la Junta directiva o comité ejecutivo saliente, para lo cual el presente manual propone un formato modelo. (Ver Anexo #6)

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Etapa III

ACTO DE TRASPASO

El traspaso de administración entre mancomunidades debe entenderse como el acto que formaliza el cambio de junta directiva entre un período de gobierno que termina y otro que inicia. Esta actividad es de mucha responsabilidad para la administración saliente, ya que permite poder informar de lo actuado durante su gestión, y para las nuevas autoridades marca el inicio de una nueva gestión administrativa fundamentada en procesos y compromisos ya en marcha.

Dentro de los pasos considerados están:1. Planificación del acto de traspaso2. Desarrollo del acto de traspaso: * Presentación del Informe * La verificación de la información * Firma del acta de traspaso.

Paso 1. Planificación de Acto de Traspaso

En la actividad de preparación del acto de traspaso es recomendable que la planificación se haga de manera conjunta entre las comisiones de Junta Directiva saliente y entrante. Estas comisiones podrán elaborar la agenda de la reunión de Junta Directiva y revisar aquellos aspectos logísticos que considere: fecha, lugar y hora de entrega, invitados especiales, otros aspectos.

Los responsables de organizar esta actividad, serán el personal de las Unidades técnicas en conjunto con las instancias facilitadoras (coejecutoras) u otros técnicos municipales de apoyo que se definan.

Si las Juntas Directivas de las mancomunidades lo estiman conveniente al acto de traspaso podrán asistir aquellas autoridades y líderes, las ONG, organismos de cooperación a quienes se convoque para que actúen en calidad de testigos, por ejemplo: miembros de los Comités de Transparencia, Comité de Desarrollo Local, miembros de las ADESCOS, autoridades locales, y otros que participan activamente del proceso de desarrollo local.

La agenda a desarrollar podrá ser variable y dependerá de los puntos que se acuerden en la comisión que se conforme. En todo caso, podrán considerar la propuesta de agenda adjunta en Anexo # 4.

Paso 2. Desarrollo del acto de traspaso

Presentación del InformeEste paso corresponde al acto formal de presentación del Informe de traspaso de gestión elaborado por la junta directiva saliente; el informe podrá ser presentado por el Presidente o la persona que la Junta Directiva designe. Quien haga esta presentación, se le recomienda no simplemente entregar el documento sino explicar el proceso y el contenido del mismo de una forma resumida, ya que en el acto se podrá hacer entrega de una copia del Informe que en ese momento se está presentando.

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Es recomendable que se entregue copia del Informe a cada uno de los miembros de Junta Directiva salientes. Por ello es recomendable elaborar un Informe Ejecutivo de Traspaso que resuma los aspectos más importantes del período de gestión que se está cerrando. Los contenidos de ese resumen ejecutivo se detallan en Anexo No.

Verificación de la información por parte de las ComisionesCon esta actividad es que se concreta el traspaso de información de la mancomunidad, la entrega de bienes y valores y todo lo que es propiedad de la mancomunidad incluyendo la correspondiente documentación.

Dado que esta actividad es sumamente delicada y dependiendo de la complejidad de cada mancomunidad, es recomendable que de ser posible, la entrega de documentos e informes se realice anticipadamente a efecto de que se cuente con el tiempo necesario para hacer las revisiones y comprobaciones correspondientes y para ello es importante se tome en cuenta lo planificado en el primer paso de esta etapa.

Para ello por ejemplo deberán quedar actualizados los movimientos realizados, los inventarios, los equipos que se entregan, revisar numeraciones correlativas de cheques, talonarios, revisar códigos de los muebles si corresponden con el inventario, verificar estado y funcionamiento de equipos, etc. Dentro de los inventarios debe verificarse el detalle de las unidades existentes, clase, característica, número o código de inventario, etc. y así todo lo que es administrado por las mancomunidades.

El proceso puede resultar engorroso y con cierta dificultad, sobre todo para la junta directiva entrante, pero es indispensable que se asuma esta actividad con mucha responsabilidad por ambas partes pues de ello dependerán las responsabilidades que posteriormente puedan establecerse por las Auditorías correspondientes.

Firma del Acta de Traspaso

Esta representa la última actividad del proceso de traspaso y se refiere a la firma de un Acta de Traspaso que tanto la Junta Directiva saliente como la entrante deben firmar como constancia de que la administración saliente ha hecho entrega de todo lo referido en el acta o informe y que la nueva administración lo ha dado por recibido.

En caso de que hayan diferencias entre lo que se dice se entrega y lo que se recibe, debe quedar sentado en dicha acta y describir en ella todas las observaciones necesarias, ejemplo si se recibe un vehículo o equipo de oficina pero éste se encuentra en mal estado o si no coinciden códigos de muebles o equipos, etc.

Esta acta de Recepción se deberá posteriormente asentar en el Libro de Actas de la nueva Junta Directiva.

La nueva Junta Directiva debe realizar lo más pronto posible el trámite de nuevo registro de firmas de los directivos autorizados referendarios de cheques, al igual que autorizar la constitución de las comisiones y sus correspondientes responsabilidades.

En el caso que la Junta directiva saliente no entregue los bienes y valores durante el acto de toma de posesión o no se puedan poner de acuerdo para realizar el recuento físico y entrega, la junta directiva entrante deberá dejarlo asentado en el correspondiente Libro de Actas de Junta Directiva e informar a quien corresponda.

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Anexo No. 1

Acta de aceptación del proceso de traspaso

Acta de aceptación del proceso de traspaso, número ___de la Junta Directiva de la Mancomunidad _____formada

por el Presidente_____ Alcalde de _____, el Vicepresidente_______Alcalde de ______, el Secretario______Alcalde

de _____, el Tesorero______Alcalde de ______ y el Síndico_______Alcalde de________, quienes hacen constar

que aceptan llevar adelante el Proceso de traspaso de administración y que para tal efecto aceptan elaborar el

correspondiente Informe de traspaso, responsabilidad que recaerá en la Unidad Técnica de la Mancomunidad.

Dicho informe será entregado a la nueva junta directiva de la mancomunidad electa para el período ____a ____ y

será presentado en____ el día ____ del año______.

No habiendo más que tratar y hacer constar firmamos la presente Acta de Traspaso los miembros de la Junta

Directiva: Presidente______ Alcalde de _____, Vicepresidente_______Alcalde de ______, el Secretario______

Alcalde de _____, el Tesorero______ Alcalde de ______ y el Síndico_______Alcalde de________, el día ___ del

año ______.

Lugar y Fecha.

ANEXOS

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ANEXO No. 2LISTA DE CHEQUEO DE DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL TRASPASO DE

ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDADES

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Anexo No. 3PROPUESTA DE ESTRUCTURA DEL INFORME PARA EL

TRASPASO DE ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDADES

I. Datos generales de la Mancomunidad * Ubicación de la mancomunidad * Municipios que la conforman * Extensión territorial y límites * Población en su territorio

II. Organización de la Mancomunidad * Fecha de constitución de la mancomunidad y estatutos que legalizan su conformación * Estructura de Gobierno al interior de la mancomunidad * Constitución de su Junta Directiva o Concejo de Administración * Detalle de miembros electos y período para el cual han sido electos * Libro de Actas de Junta Directiva * Plan Estratégico y/o Plan de Inversión aprobado * Programas y proyectos realizados * Cooperantes con quienes se ha venido trabajando * Convenios suscritos

III. Detalle de la Gestión que finaliza * Resumen de los acuerdos más importantes tomados por la Junta Directiva o Concejo de Administración saliente * Detalle de proyectos realizados y/o en ejecución, según procedencia de fondos * Detalle de estudios realizados o en proceso * Gestiones o negociaciones en proceso

IV. Aspectos administrativos * Personal que la constituye y condiciones de contratación * Manual de organización y procedimientos administrativos * Contratos del personal * Reglamentos Internos elaborados

V. Aspectos financieros

Área Contabilidad * Presupuesto elaborado y vigente para el 2006 * Detalle de estados financieros * Archivos de soporte * Inventario de mobiliario y equipo * Inventario de materiales y artículos de oficina

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Área Tesorería * Cuentas de ahorro y otras bancarias * Conciliaciones bancarias * Caja Chica y otros en efectivo

VI. Unidad de Adquisiciones y Contrataciones * Inventario de proveedores * Plan y procesos de compra * Expedientes de adquisiciones y contrataciones * Inventario de existencias * Detalle de otras adjudicaciones

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Anexo No. 4

Acta de traspaso

Acta de traspaso número Uno de la Junta Directiva saliente de la Mancomunidad _____

formada por Presidente_____ Alcalde de _____, Vicepresidente_______Alcalde de ______, Secretario____

__Alcalde de _____, Tesorero______ Alcalde de ______, Síndico_______ Alcalde de________, quienes hacen

constar que realizan el proceso de traspaso a la nueva Junta Directiva electa para el período ____ a _____, con

la entrega del Informe de Gestión del período _____ a ____que contiene: Datos generales de la mancomunidad,

Organización de la Mancomunidad, Detalles de la gestión que finaliza, Aspectos Administrativos, Aspectos

Financieros y Contables que contiene las especificaciones del manejo del efectivo en bancos, además de un

inventario de bienes muebles y equipos, que se detallan en el Informe denominado con el nombre de: INFORME DE

TRASPASO DE ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDAD de la Mancomunidad ____con sus respectivos anexos,

a la nueva junta directiva formada por el Presidente____Alcalde de _____, Vicepresidente ______ Alcalde de

_____, Secretario______Alcalde de _____, Tesorero______Alcalde de ________, Síndico _____ Alcalde de________,

todos del departamento de ________. Reciben el Informe de traspaso para iniciar una nueva Administración de la

Mancomunidad________ en el período ______a _____. No habiendo más que hacer constar firmamos la presente

Acta de Traspaso los miembros de la Junta Directiva saliente y los miembros de la Junta Directiva entrante, en

el Municipio de _____ el día _____ de _____ del año______, en acto público y ante los ____ representantes de los

Concejos Municipales que conforman la Mancomunidad________.

Se incorpora sello de la Presidencia de la Mancomunidad y Firmas de los directivos entrantes y salientes,

adjuntando Cargo, Nombre y Municipio que representan.

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PROPUESTA DE ESTRUCTURA DEL INFORME PARA EL TRASPASO DE ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDADES

I. Datos generales de la Mancomunidad * Nombre legal de la mancomunidad según Estatutos aprobados * Municipios que la conforman * Extensión territorial y límites * Población en su territorio

II. Aspectos Organizativos de la Mancomunidad * Fecha de constitución de la mancomunidad y estatutos que legalizan su conformación * Estructura de Gobierno al interior de la mancomunidad * Constitución de su Junta Directiva o Concejo de Administración * Detalle de miembros electos y período para el cual han sido electos * Libro de Actas de Junta Directiva

III. Detalle de la Gestión que finaliza * Plan Estratégico y/o Plan de Inversión aprobado * Cooperantes con quienes se ha venido trabajando * Convenios suscritos * Detalle de proyectos realizados y/o en ejecución, según fuente de financiamiento * Detalle de estudios realizados o en proceso * Gestiones o negociaciones en proceso * Resumen de principales logros y aspectos pendientes

IV. Aspectos Administrativos * Personal que la constituye y condiciones de contratación * Manual de organización y procedimientos administrativos * Reglamentos Internos elaborados

V. Aspectos financieros

Área Contabilidad y tesorería * Presupuesto elaborado y vigente para el 2006 * Detalle de estados financieros * Efectivo y valores * Detalle de cuentas de ahorro y otras cuentas bancarias * Conciliaciones bancarias * Inventario de mobiliario y equipo * Inventario de materiales y artículos de oficina * Inventario de bienes inmuebles * Obligaciones y compromisos de la mancomunidad * Informes

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VI. Área de Adquisiciones y Contrataciones * Inventario de proveedores * Plan anual y procesos de compra * Expedientes de adquisiciones y contrataciones * Detalle de otras adjudicaciones

VII. Auditoría (Entrega de informes)

VIII. Entrega de sellos de la mancomunidad

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INFORME DE TRASPASO DE ADMINISTRACIÓN EN MANCOMUNIDADES

Nombre Mancomunidad: __________________________

Informe de traspaso de Administración de la Junta Directiva saliente período ________a ___________, a la Junta Directiva entrante para periodo ________ a ________

En las oficinas de la Unidad Técnica ubicadas en la ciudad de __________________ del municipio de ________________________, el día ______de _____________del año ___________________

Suscriben el presente informe:

Y hacen entrega a los miembros electos de la Junta Directiva para el período ____________ a __________del Informe de Administración, que en sus partes contiene la siguiente información:

1. DATOS GENERALES DE LA MANCOMUNIDAD * Nombre legal de la mancomunidad según Estatutos aprobados * Municipios que la constituyen * Extensión territorial y límites * Población en el territorio de la mancomunidad

2. ORGANIZACIÓN DE LA MANCOMUNIDAD * Fecha de constitución de la mancomunidad * Estatutos que legalizan su conformación * Estructura de Gobierno definida para la mancomunidad según Estatutos * Organigrama de la mancomunidad

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* Conformación de la Asamblea General de Socios

* Conformación de la Junta Directiva

* Comisiones de trabajo

* Otros documentos que se adjuntan :

Libro de Actas de Junta Directiva o Consejo de Administración.

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3. DETALLE DE LA GESTIÓN QUE FINALIZA

Se anexa Plan Estratégico y/o Plan de Inversión aprobado

DETALLE DE COOPERANTES CON QUIENES SE HA VENIDO TRABAJANDO

DETALLE DE CONVENIOS SUSCRITOS

* Detalle de proyectos realizados o en ejecución, según fuente de financiamiento

DETALLE DE PROYECTOS REALIZADOS

DETALLE DE PROYECTOS EN EJECUCIÓN

DETALLE DE PROYECTOS PENDIENTES DE EJECUCIÓN

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DETALLE DE ESTUDIOS/INVESTIGACIONES REALIZADOS O EN PROCESO

DETALLE DE GESTIONES O NEGOCIACIONES EN PROCESO

* Principales logros y metas alcanzadas por la mancomunidad durante la gestión que ahora se informa y aspectos pendientes de dar continuidad.

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4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

DETALLE DE HERRAMIENTAS CON QUE CUENTAN

DETALLE DEL RECURSO HUMANO CON QUE CUENTA

5. ASPECTOS FINANCIEROS

Área de Contabilidad y tesorería * Presupuesto elaborado y vigente para el año 2006 (entregar documento) * Detalle de Estados Financieros

Contabilidad Presupuestaria

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Otros registros financieros

(Entregar detalle de archivos de soporte)

EFECTIVO Y VALORESLa junta directiva saliente de la mancomunidad _______________________ por medio de ________________________, (cargo), presentó los fondos y valores de la Tesorería a su cargo para su entrega así:

DISPONIBILIDAD EN BANCOS

MÁS

MÁS: Remesas pendientes de abono.

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* DETALLE DE CUENTAS BANCARIAS (Ahorro y Cuentas Corrientes)

TALONARIOS DE CHEQUESAsimismo presentó talonarios de cheques en blanco así:

Cuenta Corriente No. _______________



RESUMEN DE ENTREGA DE EFECTIVOLa junta directiva entrante de la mancomunidad _______________, se dio por recibida a su entera satisfacción del la junta directiva saliente, de todo lo detallado anteriormente que se resume así:

* Inventario de mobiliario y equipo

BIENES MUEBLES

(Anexar detalle)

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BIENES INMUEBLES

(Anexar detalle) * Inventario de materiales y artículos de oficina * Obligaciones y compromisos de la mancomunidad A corto plazo

A largo plazo

6. UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES (entregar documentos) * Inventario de proveedores * Plan y procesos de compra * Expedientes de adquisiciones y contrataciones * Inventario de existencias * Detalle de otras adjudicaciones

7. AUDITORÍA (entregar informes)

8. ENTREGA DE SELLOS

Fecha: 26 de abril 2006

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Guía traspaso Admón - COMURES || Introduccion · Por esta razón se hace necesaria la...

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