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PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.01 GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0 SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN Fecha: 22/06/2008 Página 1 de 8 1. OBJETIVO El presente documento tiene por objetivo presentar al lector el Sistema de Gestión de GyM, con los diferentes sistemas que lo componen; así como brindar una explicación a nivel general del Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción. 2. DEFINICIONES PREVIAS 2.1. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para obtener un fin común. 2.2. Gestión: Gestión es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Comprende la planificación, organización, asignación de recursos, dirección, y control de una organización. 2.3. Proyecto: Es un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, con un objetivo y requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. 2.4. Sistema de Gestión: Es el Sistema a través del cual se establecen las Políticas, metodología, herramientas, y otros componentes que permitan a los equipos de trabajo que conforman la Organización alcanzar los objetivos trazados para ellos. El servicio brindado por una empresa es desarrollado a través de la realización de diversos procesos. Cada uno de ellos requiere de un Sistema de Trabajo para su realización eficaz, eficiente y oportuna. El Sistema de Gestión esta conformado por todos los Sistemas de Trabajo diseñados para cada proceso, los cuales son en gran medida formales considerando la complejidad y la criticidad de los mismos procesos. La cantidad de sistemas formales marca la madurez, eficacia y la eficiencia de la Organización. 2.5. Componentes del Sistema de Gestión De manera general, un Sistema de Gestión estará conformado por: 9 Políticas 9 Procedimientos 9 Instructivos 9 Herramientas 9 Sistemas Informáticos (Software) 9 Personas, con sus Funciones y Perfiles 9 Capacitaciones 2.6. Alcances de un Sistema de Gestión El Sistema de Gestión de una empresa abarca tanto su cadena productiva, como sus procesos de dirección y soporte. La figura 01 muestra de manera general los ámbitos que componen una empresa, y cómo todas ellas están incluidas en el Sistema de Gestión empresarial:
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CONSTRUCCIÓNFecha: 22/06/2008Página 1 de 8
1. OBJETIVO
El presente documento tiene por objetivo presentar al lector el Sistema de Gestión de GyM, con los diferentes sistemas que lo componen; así como brindar una explicación a nivel general del Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción.
2. DEFINICIONES PREVIAS
2.1. Sistema:
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para obtener un fi n común.
2.2. Gestión:
Gestión es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Comprende la planifi cación, organización, asignación de recursos, dirección, y control de una organización.
2.3. Proyecto:
Es un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de fi nalización, con un objetivo y requisitos específi cos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.
2.4. Sistema de Gestión:
Es el Sistema a través del cual se establecen las Políticas, metodología, herramientas, y otros componentes que permitan a los equipos de trabajo que conforman la Organización alcanzar los objetivos trazados para ellos.
El servicio brindado por una empresa es desarrollado a través de la realización de diversos procesos. Cada uno de ellos requiere de un Sistema de Trabajo para su realización efi caz, efi ciente y oportuna. El Sistema de Gestión esta conformado por todos los Sistemas de Trabajo diseñados para cada proceso, los cuales son en gran medida formales considerando la complejidad y la criticidad de los mismos procesos.
La cantidad de sistemas formales marca la madurez, efi cacia y la efi ciencia de la Organización.
2.5. Componentes del Sistema de Gestión
De manera general, un Sistema de Gestión estará conformado por:
Políticas Procedimientos Instructivos Herramientas Sistemas Informáticos (Software) Personas, con sus Funciones y Perfi les Capacitaciones
2.6. Alcances de un Sistema de Gestión
El Sistema de Gestión de una empresa abarca tanto su cadena productiva, como sus procesos de dirección y soporte. La fi gura 01 muestra de manera general los ámbitos que componen una empresa, y cómo todas ellas están incluidas en el Sistema de Gestión empresarial:
SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL
DIRECCIÓN
CADENA DE PRODUCCIÓN
SOPORTE
Figura 01 – Alcances de un Sistema de Gestión
Por ende, podemos concluir que un Sistema de Gestión empresarial se compone de:
Un sistema de Gestión de la Cadena Productiva Un sistema de Gestión de los Procesos de Soporte Un sistema de Gestión de los Procesos Directivos
2.7. Visión de Procesos de un Sistema de Gestión
Un Sistema de Gestión puede tener tanto una visión funcional como una visión de procesos. El Sistema de Gestión diseñado por GyM tiene una visión por proceso debido a las siguientes razones:
Permite mayor optimización de los procesos y satisfacción del cliente fi nal. Se evitan vacíos, yuxtaposiciones y sub-optimización al analizarse todos los pasos desde el inicio
hasta el cierre del proceso.
Gerente de Proyecto
Administración Of. Técnica Producción
Proceso 1
VISION POR
PROCESO
VISION FUNCIONAL
Proceso 2
Proceso 3
Figura 02 – Visión funcional y visión por procesos
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3. SISTEMAS DE GESTIÓN DE GYM
Es el conjunto de Políticas, Procedimientos, Hitos de Control, Instructivos, Herramientas, Sistemas Informáticos, Capacitaciones, etc. que ha defi nido GyM para gestionar la Empresa. En el Sistema de Gestión de GyM se establece la forma en que deben ser realizados los trabajos necesarios para el desarrollo de los Proyectos.
DIRECCIÓN DIRECTORIOS
CADENA DE PRODUCCIÓN
SOPORTE PdR–GA, Calidad, Logística, Equipos, etc.
- Proyectos EPC - Proy. de Construcción - Presupuestos EPC - Presup. de Construcción
SISTEMA DE GESTIÓN DE GyM
Figura 04 – Sistema de Gestión GyM
Los Sistemas de Gestión formales en GyM son:
SG Proyectos EPC SG Proyectos Construcción SG Presupuestal EPC SG Presupuestal Construcción SG Integrado Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental SG Calidad SG Áreas Soporte SG Dirección
En el presente documento se describe de manera general el Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción, el cual es desarrollado a profundidad en el presente Manual de Gestión.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE GYM
Es el conjunto de técnicas, metodologías y sistemas de trabajo establecidos por GyM para desarrollar los procesos que conforman los proyectos de construcción. Este Sistema de Gestión tiene por objetivos alcanzar la satisfacción del cliente respetando el alcance del contrato, sus especifi caciones técnicas y el plazo acordado; así como buscar permanentemente la efi ciencia en la producción y la obtención del resultado más óptimo.
La Gestión de Proyectos de Construcción de GyM tiene como eje medular la Gestión de la Producción, la cual es defi nida líneas más abajo.
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El Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción se rige por las Políticas de GyM y del Grupo Graña y Montero, y tiene defi nidos Hitos de Control, Procedimientos, Herramientas, Sistemas Informáticos, Funciones establecidas, perfi les y capacitaciones para su desarrollo. El Manual de Gestión de Proyectos de Construcción reúne los Procedimientos e Instructivos del Sistema.
Los Proyectos desarrollados por GyM como parte del alcance de sus servicios, tanto EPC como de Construcción, presentan 5 grandes Fases o Etapas: Inicio, Planifi cación, Ejecución, Control y Cierre. La fi gura 05 muestra la temporalidad y superposición de estas Fases o Etapas (no son consecutivas sino concurrentes) así como el nivel de actividad que demanda cada una de ellas en el tiempo.
El Sistema de Gestión de Proyectos de GyM privilegia un enfoque por cada uno de los procesos que lo componen, antes que por las etapas del Proyecto. No obstante, los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Proyectos (tanto EPC como de Construcción) de GyM siguen estas etapas como una característica intrínseca de los Proyectos.
Figura 05 – Etapas de un Proyecto
4.1. Hitos de Control del Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción
El Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción contiene Hitos de Control tanto para su etapa Presupuestal como para la etapa de Ejecución. Los Hitos de Control de la etapa Presupuestal se encuentran desarrollados en detalle en el Manual de Gestión Presupuestal, mientras que los de Ejecución se encuentran explicados en el Manual de Gestión de Proyectos. Los Principales Hitos de Control son:
SELECCIÓN
REUNION DE IDEAS
REUNION DE CIERRE
PRESUPUESTO
REUNION DE TRANSFERENCIA
REUNIÓN DE COMPROMISO
REUNIÓN DE CIERRE DE PROYECTO
PRESUPUESTO
EJECUCIÓN
PROYECTO
Figura 06 – Hitos de Control del Sistema de Gestión de Proyectos de GyM (en azul).
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A. Selección:La selección se realiza con el fi n de destinar los recursos presupuestales a las propuestas más adecuadas para GyM.
B. Reunión de Ideas:Es el tiempo destinado para compartir el conocimiento de los profesionales que han participado en proyectos similares, con el fi n identifi car todas las alternativas que deban ser exploradas para realizar presupuestos mejor planeados y más exactos.
C. Reunión de Cierre Presupuestal:Es la reunión en la cual formalmente se revisan los riesgos cuantifi cados que acompañan cada propuesta, y se establecen el margen del Proyecto y las califi caciones de la propuesta. Adicionalmente se defi ne el rol Comercial de seguimiento y los acuerdos para la negociación del contrato.
D. Reunión de Transferencia:Tiene por objetivos verifi car la Transferencia adecuada y satisfactoria de la información Presupuestal al Equipo de Proyecto y establecer los compromisos de las Áreas de Soporte de Ofi cina Principal para el apoyo óptimo del arranque del Proyecto.
E. Reunión de Compromisos:Es la Reunión en la cual el equipo del Proyecto presenta las estrategias desarrolladas para la ejecución del Proyecto y se compromete a obtener el Margen Meta. Así mismo, se formaliza el apoyo que debe ser brindado por las Gerencias y la Ofi cina Principal para el máximo aprovechamiento de las oportunidades y la minimización de los riesgos del Proyecto.
4.2. Eje Básico del Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción
Dentro del Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción, existe un grupo de Procesos defi nidos como el Eje Básico de Gestión de los Proyectos de Construcción para alcanzar los objetivos de manera efi ciente. Los Procesos que integran el Eje Básico de Gestión son:
Planeamiento Programación Gestión Contractual Control de Calidad Control de Costos Control de Productividad Control de Plazo y Avance Logística Control Financiero Prevención de Riesgos, Gestión Ambiental y Responsabilidad Social
Todos estos Procesos y los Sistemas de Trabajo establecidos para su desarrollo son explicados a profundidad en el presente Manual de Gestión de Proyectos de Construcción.
4.3. Manual de Gestión de Proyectos
Es el documento que agrupa todas las Políticas, Procedimientos, Instructivos, Herramientas y otros soportes pertenecientes al Sistema de Gestión de Proyectos. Es por ello que constituye los lineamientos centrales para la Gestión de Proyectos y establece el lenguaje GyM. El Manual procura ser la herramienta de consulta más frecuente en la gestión del día a día del Proyecto.
Está dirigido a todos los Ingenieros que conforman equipos de Proyecto, y a las jefaturas de las Áreas de Soporte de los Proyectos. Los Manuales existentes en GyM son los siguientes:
Manual de Presupuestos Proyectos EPC Manual de Presupuestos Proyectos de Construcción
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Manual de Gestión de Proyectos EPC Manual de Gestión de Proyectos de Construcción
Cada uno de ellos puede venir acompañado con un CD en el que se encuentran los documentos y herramientas en versión digital. La entrega de cualquiera de estos Manuales podrá ser coordinado con el Área de Control de Gestión de Proyectos.
4.4. Gestión de Producción.
Como se menciona en líneas anteriores, el Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción se desarrolla teniendo a la Gestión de Producción como su eje medular.
El Sistema de Producción esta formado por procesos constructivos y el fl ujo que representa la consecución ininterrumpida de dichos procesos constructivos que tienen lugar en un orden planifi cado, para dar como resultado el producto fi nal: el Proyecto. Los Procesos son un conjunto de actividades ordenadas que transforman los insumos en productos intermedios, mientras que los fl ujos comprenden la sucesión de todos los procesos.
La producción requiere que los procesos o actividades de ejecución sean realizados para poder obtener el producto fi nal. Pero para poder ejecutar estos procesos es necesario realizar actividades de soporte como la aprobación de planos, la obtención de permisos, la compra de materiales, etc. La producción por ende, esta conformada por actividades tanto de ejecución como de soporte, siendo ambas igual de importantes ya que la no realización oportuna de cualquiera de ellas afecta la continuidad de los procesos o fl ujo.
Las pérdidas en el Sistema de Producción se dan tanto por paras en el fl ujo, como por la utilización de recursos excesivos en los procesos. La fuente principal de pérdidas en el Sistema de Producción es por la paralización del fl ujo, por lo que es fundamental procurar minimizarla.
La razón principal por la que ocurren paralizaciones en el fl ujo es la existencia de alta variabilidad en el Sistema de Producción. Por ende, la variabilidad es la fuente principal de pérdidas en la construcción. La variabilidad se incrementa con la complejidad de proyectos, la alta velocidad requerida para su ejecución, la mayor dependencia que tiene un proceso en sus predecesores, y las condiciones difíciles que enfrenta un Proyecto como su ubicación en lugares remotos, medios de transporte muy complicados, o climas agresivos.
La Gestión de Producción es el manejo sistemático y metódico de las actividades de ejecución y soporte, que componen la producción, sobre la base de principios, técnicas y teorías formales que nos permitan lograr continuidad del fl ujo de producción y una constante optimización de la misma. La Gestión de Producción aplica estrategias para reducir la Variabilidad o mitigar su impacto.
El Objetivo de la Gestión de la Producción es Producir con Calidad, en el Plazo y optimizando la Productividad. La Productividad es la efi ciencia en el uso de los recursos. Se representa como la relación entre la cantidad producida y los recursos utilizados.
Para optimizar la Productividad, la Gestión de la Producción busca en primer lugar obtener un fl ujo de producción continuo, y posteriormente la optimización de los procesos.
El fl ujo continuo se obtiene con:
La elaboración de un buen Planeamiento (visión a largo plazo) que aplique Principios de Física de Producción y que establezca estrategias para manejar la Variabilidad, y
Una Programación confi able (visión de mediano y corto plazo), metódica y sistemática de las actividades a realizar
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Para lograr una Programación confi able, es imprescindible analizar y levantar las restricciones de las tareas programadas, y medir la confi abilidad de la programación a través del PPC y del análisis de las causas de incumplimiento.
Así mismo, la Gestión de la Producción contempla la aplicación de los principios de física de producción entre los cuales podemos mencionar:
Identifi cación de cuellos de botella. Uso de Buffers. Reducción del lote de trabajo. Balanceo de la carga de trabajo.
Todos los temas relacionados con la Gestión de Producción (Planeamiento, Programación, Control de Productividad, etc) pertenecen al Eje Básico de Gestión de Proyectos y se encuentran en el Manual de Gestión de Proyectos.
ACTIVIDADES DE EJECUCIONExcavación, Instalación de tubería, Compactación de zanja
ACTIVIDADES SOPORTELogística, Reclutamiento, QA/QC, PdR
PRODUCCION
APLICACIÓN DE PRINCIPIOS DE FISICA DE PRODUCCION:―Uso de Buffers―Reducción del Tamaño del Lote―Balanceo de Carga de trabajo
Planeamiento, la Programación, Optimización de Flujos y Procesos
+
G EST ION D E LA PR O D UCC ION
MANEJO DE LA VARIABILIDAD
Figura 07 – Esquema de Gestión de la Producción
5. CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE GYM
El sistema de gestión incluye mecanismos para ajustar sus requerimientos a las características particulares de cada proyecto (aplicabilidad), por lo que su cumplimiento es aplicable a todos los proyectos de construcción de GyM. Corresponde a cada integrante de los diferentes equipos de proyectos realizar sus labores de acuerdo a los sistemas de trabajo establecidos y velar por el cumplimiento de los mismos.GyM realiza diferentes esfuerzos por difundir apropiadamente entre todos los colaboradores de la empresa la existencia del Sistema de Gestión y de los procedimientos correspondientes, pero es responsabilidad de todos nosotros acudir a los mecanismos establecidos (Gerentes de Proyecto, Gerencias de División, Jefaturas de Áreas de Soporte, Recursos Humanos, Control de Gestión de Proyectos, etc) para obtener la información pertinente para poder hacer nuestras labores de acorde con las metodologías establecidas.
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6. MEJORA CONTINUA Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE GYM
Todo Sistema de Gestión debe ser mejorado continuamente y actualizado de manera que se mantenga siempre vigente, útil, efi caz y efi ciente. Es responsabilidad de todos los miembros del equipo de GyM procurar identifi car áreas de oportunidad en nuestro Sistema de Gestión a través de la revisión de nuestros procedimientos y herramientas, de su aplicación y posterior análisis.
Todas las sugerencias de posibles mejoras a cualquier aspecto, documento, o tema relacionado al Sistema de Gestión de GyM deberán ser enviadas al Área de Control de Gestión de Proyectos a través de la dirección electrónica: [email protected]
Adicionalmente a estas sugerencias, GyM tiene previstas revisiones periódicas del Sistema y su cumplimiento para identifi car las mejoras y actualizaciones que deban ser incluidas, así como las formas en que estas serán difundidas.
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