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II.- PROYECTOS RELEVANTES DE TI

Como se comentaba anteriormente, se decidió actualizar las herramientas de Tecnologías de Información existentes e implementar otras nuevas que no se tenían. Con esto se pretendía crear una plataforma tecnológica y administrativa que nos permitiera comunicar en una manera más eficiente, rápida y completa toda la información necesaria de manera tanto interna como externa. Los proyectos seleccionados fueron los siguientes:

a. Página WEB b. Portal c. Sistema Integral de RH (TRESS) d. Balanced Scorecard e. ERP (Oracle)

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a) PÁGINA WEB

Aunque ya se contaba con esta herramienta, se procedió a actualizarla incorporando la última tecnología disponible para mejorar su presentación y diseño, así como la información que se deseaba transmitir hacia el exterior de la empresa.

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b) PORTAL

Este proyecto consistió en crear una Intranet donde estuviera toda la información interna de la empresa para que estuviera disponible para todos los colaboradores. En este sitio, al que tienen acceso solamente los empleados y ejecutivos de la empresa, se encuentra información como manuales e instructivos, políticas internas, reportes e informes de todo tipo, estadísticas y reportes financieros y de ventas, agendas de juntas, presupuestos por zona, etc. Esto favorece el concepto “paperless”. Dependiendo de la información de que se trate, se otorgan los permisos de consulta y/o de modificación a cada uno de los usuarios. Esto permite una mejor comunicación interna, y en consecuencia, los empleados cuentan con más y mejor información para el desempeño de sus labores, mejorando notablemente su productividad, también, al estar informados de lo que está sucediendo en la empresa, mejora su integración al equipo y sus resultados.

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PORTAL FANOSA

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Beneficios principales del Portal: • Ofrece una presentación común para los

servicios de información requeridos por los diferentes integrantes de la organización.

• Busca concentrar en un solo lugar, todos los servicios (sistemas) e información necesaria para que los colaboradores realicen su trabajo.

• Representa un importante ahorro en la capacitación del personal, al integrar en un solo lugar, toda la información y herramientas necesarias para hacer su trabajo.

• Mejora la comunicación con y entre los colaboradores.

• Es un repositorio central de documentos y contenidos para toda la organización.

• Ayuda a compartir el conocimiento entre las unidades de negocio del grupo (mejores prácticas, análisis, manuales, competencia, etc.).

Algunos de los contenidos: • Información de Planeación Estratégica (Balanced

Scorecard) • Estadísticas de Ventas • Estadísticas de Producción • Inventarios • Estados Financieros • Presupuestos • Mejores prácticas a implementar • Manuales e instructivos de puestos

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• Informes de Auditoria Interna • Administración de tareas (Gráficas de Gantt) • Publicación de anuncios • Calendario de juntas y eventos • Minutas y Acuerdos de Juntas • Biblioteca de documentos • Foros de discusión • Contactos • Registro de reuniones del departamento. • Ligas de interés • Notificaciones de cambios en cualquiera de los

módulos anteriores, vía correo electrónico. • Encuestas internas • Help Desk de Sistemas

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c) SISTEMA INTEGRAL DE RH (TRESS)

Este proyecto consistió en cambiar el sistema de Nóminas que existía en la empresa por un sistema Integral de Recursos Humanos, entre los módulos que maneja este sistema está el de Nóminas, aparte de otros donde se puede dar seguimiento al Plan de carrera del empleado, su historial, su capacitación, etc. Se necesitaba modernizar el proceso de cálculo de la nómina ya que al ser varias ubicaciones geográficas resultaba complicado e inseguro el proceso de integración de todas las prenóminas de cada una de las Plantas. Las ventajas al implementar este Sistema fueron: Estandarizar y agilizar procesos y tareas de Recursos Humanos, poderle dedicar mayor tiempo y trabajo hacia tareas estratégicas de mayor valor en las plantas.

• Automatización en la generación de la nómina ya que la información generada a través de los relojes chocadores en cada Planta es transmitida a través de la red privada de Fanosa y genera en forma automática la mayor parte de este proceso.

•Mayor seguridad y mejor control en nómina. • Tener una base de datos confiable.

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•Control en estructuras de personal y movimientos salariales. •Información correcta y oportuna para la planeación y toma de decisiones. •Mejorar servicios y satisfacción del colaborador. •Permitir un enlace permanente entre las plantas y el sistema. •Coordinar, controlar y dar seguridad a los procesos de PRE-nómina y pagos de nómina. •Conciliar y operar obligaciones fiscales IMSS, ISR, INFONAVIT. •Sistematizar indicadores de tablero y reportes.

• En general, tener un mejor control y seguimiento de plantilla de personal, capacitación, nóminas, plan de sucesión y carrera, servicios médicos, cafetería, etc.

•Sencilla generación y desarrollo de reportes según necesidades. Incluye módulos como catálogo y base de datos de empleados, cálculo de nóminas, cálculo de obligaciones fiscales, tiempos extras y reportes E-mail. También tiene módulos de capacitación, servicios médicos, evaluación de desempeño por competencias y habilidades, desarrollo y plan de carrera.

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d) BALANCED SCORECARD (BSC) Debido al crecimiento acelerado de la empresa y al aumento de sus unidades de negocio en varias ubicaciones del país, se requería de una mejor forma de comunicar la Visión, Misión, Planes, Valores, Objetivos, Indicadores e Iniciativas de Acción a todos los colaboradores que influyeran en los resultados, se requería asegurarse que la filosofía y Visión fuera comprendida plenamente por todos los integrantes de la compañía y a su vez, se pudieran enfocar todos los esfuerzos en los mismos objetivos de largo plazo. Para lograr lo anterior se decidió implementar el Balanced Scorecard; el paso previo para desarrollar este proyecto era implementar un medio electrónico que fuera el canal mediante el cual fluyera la información a todos los colaboradores de una manera segura, rápida, práctica y confiable, este medio fue el Portal Fanosa (Intranet). Primeramente, me permito comentar los principales conceptos teóricos del Balanced Scorecard: El Balanced Storecard es una herramienta de Administración Estratégica desarrollada en 1992 por Robert Kaplan y David Norton. Es un Sistema de Administración (no solamente un Sistema de Medición), que permite a las

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organizaciones clarificar su Visión y Estrategia y traducirla en acciones. Provee una retroalimentación sobre sus procesos internos y externos para poder convertir su desempeño en resultados deseados. Cuando el Balanced Scorecard está plenamente implementado, pasa de ser un ejercicio académico a ser el nervio y motor central de toda la compañía. Esta herramienta considera las tradicionales medidas de evaluación financieras pero es una guía para determinar las futuras acciones a seguir que agreguen valor a la inversión de los accionistas, clientes, proveedores y empleados de la organización. El Balanced Scorecard utiliza dos elementos:

• El mapa de la estrategia

• El tablero de control

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Perspectivas Estratégicas El mapa de la estrategia es la representación visual de los objetivos de una organización, utilizando cuatro perspectivas:

• La perspectiva financiera mide la efectividad para administrar sus operaciones y costos; que parafraseando a Milton Friedman diríamos “el negocio del negocio es el negocio”, la causa de ser de un negocio es ser rentable para sus inversionistas. •La perspectiva de cliente define la propuesta de valor a los clientes; para tener éxito financiero es imperativo satisfacer al mercado, la primera causa – efecto en los objetivos, es un cliente satisfecho para propiciar un resultado financiero de éxito. •La perspectiva de procesos internos está relacionada con los procesos necesarios para crear y entregar a los clientes la propuesta de valor a los clientes. •La perspectiva de aprendizaje y crecimiento es el principio de cualquier estrategia y se enfoca a los activos intangibles de cualquier organización, principalmente en las habilidades y capacidades de la fuerza laboral, el conocimiento e información, la tecnología, la cultura y valores que posibilitan los procesos internos.

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VViissiióónn yy EEssttrraatteeggiiaa

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La organización debe reflejar una “lógica natural causa-efecto” del rendimiento del negocio.

Las perspectivas agrupan a los objetivos causa–efecto para lograr la estrategia, el mapa sirve para mostrar la estrategia de manera comprensible.

Y lograr la Visión

Para Guiar el Éxito Financiero...

Necesarias para Entregar Beneficios Únicos a los Clientes...

Para Crear las Capacidades Estratégicas...

Preparar a Nuestra Gente...

Capacidades Internas

Beneficios a los Clientes

Resultados Financieros

Conocimiento, Habilidades, Sistemas y Herramientas

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El tablero de control del Balanced Scorecard se construye sobre la base de las 4 perspectivas e incluye los objetivos relatados en el mapa de la estrategia e incluye indicadores, metas e iniciativas. Los indicadores son el valor de éxito o fracaso de un objetivo, las metas los compromisos, y las iniciativas, los planes de acción claves para alcanzar las metas; entonces los “que” son los objetivos y los “como” las iniciativas, la premisa es que la medición comunica los valores, las prioridades y la estrategia.

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El tablero de control es como sigue:

VISION

PERSPECTIVA FINANCIERAPara satisfacer a Objetivos Indicadores Metas Iniciativas

nuestro accionistas,¿Qué objetivo

financiero deboalcanzar?

PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTOPara lograr nuestras Objetivos Indicadores Metas Iniciativasmetas, ¿Cómo debeaprender e innovar

nuestra organización?

PERSPECTIVA CLIENTESPara alcanzar Objetivos Indicadores Metas Iniciativas

nuestros objetivosfinancieros, ¿Quénecesidades delcliente debemos

satisfacer?

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOSPara satisfacer a Objetivos Indicadores Metas Iniciativas

nuestro accionistas yclientes, ¿Cuáles

procesosempresariales

debemos mejorar?

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Ejemplos de Indicadores de Desempeño (KPI Key Performance Indicators): Perspectiva Financiera

• Flujo de Efectivo • Rendimiento sobre la inversión • Resultados Financieros • Retorno sobre el capital invertido

Perspectiva de Clientes

• Oportunidad en entregas a los clientes • Tasa de satisfacción de los clientes • Tasa de retención de clientes

Perspectiva de Procesos Internos

• Tasa de accidentes • Tasa de defectos • Utilización de Materia Prima • Utilización de otros insumos

Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

• Tasa de accidentes de trabajo • Rotación de empleados • Ambiente organizacional

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Metas del Balanced Scorecard • Traducir la estrategia a términos operativos.

• Asegurar que los componentes de la estrategia

(objetivos, medidas e iniciativas) estén alineados y

relacionados.

• Comunicar la estrategia en la organización.

• Establecer la base de un proceso administrativo de

estrategia integrado.

Beneficios esperados del BSC • Ayuda a aclarar la visión corporativa en la organización.

• Contribuye a ganar concenso y propiedad en el equipo

ejecutivo.

• Proporciona un marco para alinear la organización.

• Integra la planeación estratégica y los procesos de

implementación.

• Conduce el capital y el proceso de asignación de

recursos.

• Mejora la efectividad administrativa.

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Pasando a la parte práctica, es decir, a la implementación de esta herramienta en FANOSA, se procedió primeramente a redefinir la Visión, Misión, Valores, Objetivos, Indicadores de los Objetivos y las Iniciativas de Acción para lograr los Objetivos; a continuación se transcribe la Visión y la Misión:

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VVIISSIIÓÓNN 22001122

Ser una empresa que, por su liderazgo en crecimiento, rentabilidad y competitividad y por las ventajas significativas que represente para sus clientes, logre posicionarse entre las tres compañías productoras de poliestireno expandido (EPS) más rentables y grandes del Continente Americano.

MISIÓN Obtener y conservar clientes excediendo sus expectativas, principalmente a través de la fabricación y comercialización de poliestireno expandido (EPS) y otros productos relacionados. Estamos comprometidos a: Que nuestros colaboradores tengan compensaciones adecuadas, trato respetuoso, trabajo desafiante, oportunidades para su desarrollo integral y un adecuado ambiente de trabajo. Obtener la máxima rentabilidad, actuando en congruencia con nuestros valores y garantizando el crecimiento y la permanencia en el largo plazo. Ser líderes en nuestra industria, ofreciendo productos con valor agregado, innovando constantemente y permaneciendo flexibles al cambio. Ser una empresa de Clase Mundial. Cumplir con nuestras responsabilidades sociales y ambientales.

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Después se definió el Mapa Estratégico con sus Objetivos y sus Indicadores:

MMaappaa EEssttrraattééggiiccoo FFAANNOOSSAA

Se utiliza también la técnica de colores tipo semáforo, es decir, dependiendo de el alcance del logro será el color.

Azul.- Sobresaliente Verde.- Satisfactorio Amarillo.- Mínimo Rojo.- Menos que el mínimo esperado (urgen medidas)

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El siguiente paso fue la creación del Tablero Estratégico, y la forma de monitorearlo y asegurarse de que estuviera al alcance de los involucrados fue depositándolo en el Portal Fanosa, donde cualquier colaborador con los permisos de acceso requeridos puede consultarlo e ir viendo los resultados de su propia unidad de negocios para así poder tomar las medidas necesarias en forma oportuna.

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TTaabblleerroo EEssttrraattééggiiccoo FFAANNOOSSAA

La siguiente es una pantalla del tablero de mando de FANOSA donde se pueden ver algunas de las perspectivas, objetivos, indicadores, las metas y los resultados reales.

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En esta pantalla se puede observar que el tablero se puede expandir en cada una de los Objetivos para desplegar todas las unidades de negocio con su respectiva información.

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Esta pantalla muestra algunas de las Iniciativas de acción que apoyan a los Objetivos

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e) Sistema Administrativo Integral (ERP – Enterprise Resource Planning)

Al contar la empresa con varias plantas industriales en diferentes ciudades del país, con el Sistema Administrativo anterior se complicaba el oportuno registro de las operaciones, esta situación provocaba los siguientes inconvenientes:

• Entrega tardía de documentación para registro contable.

• Falta de integración entre las actividades operativas

• Retraso en la generación de resultados financieros

• Falta de información estratégica para toma de decisiones a nivel de Dirección.

• Falta de información oportuna en cada unidad de negocio, necesaria para su respectiva toma de decisiones.

• Falta de seguridad sobre la información generada en cada unidad de negocio sobre sus operaciones (inventarios, insumos, producción, etc.)

Esta situación motivó la necesidad de cambiar a un ERP, que fuera un software capaz de:

• Integrar todas las operaciones administrativas y operativas.

• Consolidación eficiente.

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• Reducción de errores. • Registro en línea en varias ciudades al mismo

tiempo • Información en tiempo real. • Registro en línea • Permitir distribuir al máximo la captura de la

información en sus fuentes de generación para simplificar operaciones y evitar doble captura.

• Adaptarse a las operaciones de la empresa y no la empresa al sistema.

Estos sistemas están basados en plataformas de datos probadas que aseguran un funcionamiento confiable y rápido. Son sistemas maduros y probados por grandes empresas. Tienen más de 15 años de desarrollo En FANOSA se estudiaron las siguientes opciones de ERP:

• Oracle

• SAP

• Intelisis

• Solomon Finalmente, después de estudiar las opciones mencionadas, se tomó la decisión por Oracle.

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ERP (Oracle)

ReportsReports

PerformancePerformanceMeasuresMeasures

GraphsGraphs

RealReal--TimeTimeResultsResults

Flexible Flexible Time PeriodsTime Periods

Flexible Flexible ComparisonsComparisons

MultipleMultipleCurrenciesCurrencies

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BENEFICIOS DE UN ERP Al implementar este Sistema se obtuvieron los siguientes beneficios:

• Se cuenta con información en tiempo real. • Disponibilidad de información en las mismas

Unidades de Negocio. • Estandarización de sistemas de trabajo. • Aplicación de mejores prácticas de grandes

empresas. • Utilización de un mismo número de parte de

producto en todo el grupo, facilita el manejo de inventarios.

• Una sola fuente de información para inventarios, estadísticas y reportes.

• Registro contable automático de prácticamente todas las operaciones.

• Generación casi automatizada de resultados financieros.

• Fácil implementación para nuevas plantas/unidades de negocios Se replica el modelo, no se requieren mas servidores y la información ya queda integrada.

Asegura la aplicación del mismo modelo de trabajo en todas las unidades de negocio.

• Flexibilidad incomparable

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• Acceso vía Internet, facilita los cambios de ubicación de plantas y cedis. Operación remota (Facturación, pagos y auditorias centralizadas, acceso a inventarios remotos)

• Rastreabilidad en los registros de gastos al último detalle

• Toda la información de la empresa está disponible para consulta, solamente hay que diseñar los reportes necesarios

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