[INFORME INDICADORES DE GESTIÓN] - Cancillería ... Asesora de Planeación y Desarrollo...

2013

MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

[INFORME INDICADORES DE GESTIÓN] PRIMER TRIMESTRE

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013

INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

Enero - Marzo 2013

Este informe refleja la evaluación de la gestión del Ministerio a partir de sus 32

indicadores medidos o evaluados, con base en la programación que cada Dependencia

tiene para el primer trimestre de 2013; dicho análisis se enfoca para cuatro aspectos a

saber:

Por proceso

Por objetivo estratégico (de calidad)

Por clasificación (Tácticos / Operativos)

Por dependencia

Objetivo de la Autoevaluación

Determinar los avances de la ejecución física de la Entidad a través de sus indicadores de

gestión y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin de

adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los

resultados planificados.

Metodología:

El seguimiento a la gestión del Ministerio se realiza a través del monitoreo de metas

programadas y se mide por medio de los indicadores que se reportan mensual y

trimestralmente por parte de los responsables de los procesos, dicha información permite

determinar el porcentaje de avance o cumplimiento y el resultado acumulado al mes de

marzo de 2013 en la ejecución física institucional, con respecto de la programación

establecida por los ejecutores de ellas.

Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que no son de corte acumulado, se tienen en cuenta los siguientes intervalos:

RANGO INTERPRETACIÓN ESTADO DEL AVANCE

Menor a 70% Insatisfactorio

Mayor o igual a 70% y menor a 85%

Aceptable

Mayor o igual a 85% Satisfactorio


Para el caso de los indicadores que son de corte acumulado, los siguientes:

RANGO INTERPRETACIÓN ESTADO DEL AVANCE

Menor a 20% Insatisfactorio

Mayor o igual a 20% y menor a 23%

Aceptable

Mayor o igual a 23% Satisfactorio

Es importante anotar que para el análisis se tuvieron en cuenta los indicadores que

reportaban en su ejecución valores de cero (0), los cuales para el periodo de medición no

contaban con actividades programadas, con un cumplimiento del 100%, para evitar que

ello afectara el cumplimiento de las demás dependencias que reportaban información

para el mismo indicador, Proceso y Objetivo de Calidad.

Fuente de información de datos:

La información base para el análisis se obtuvo de los reportes realizados por cada uno de

los responsables de los indicadores en el módulo “Estrategia y Medición” del aplicativo

Sistema Maestro, para el primes trimestre del año.

En el mes de marzo se debían reportar treinta y dos (32) indicadores, dos (2) de carácter

mensual y treinta (30) trimestral.

Resultados primer trimestre de 2013

Evaluación por proceso

En el mapa de procesos de la Entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en

cuatro macro procesos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación; los 32

indicadores que se manejan para expresar los avances que logra el Ministerio, apuntan

a estos macro procesos de la siguiente manera:

1. Procesos Estratégicos:

Al macro proceso estratégico de la entidad, aportan los indicadores de

Direccionamiento Estratégico, aportados por la oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo organizacional, y los indicadores de Comunicaciones aportados por el

Grupo Interno de Trabajo de Prensa del Despacho. (Ver tabla No. 1). Son tres (3) los

indicadores correspondientes a éste tipo de proceso, evaluados en éste periodo.


El resultado de estos procesos fue Insatisfactorio para Direccionamiento Estratégico,

con un logro del 18.13% y Satisfactorio para el Comunicaciones, con un logro de

94.3%. En general este macro proceso alcanzó un cumplimiento 83.4%, quedando en

el rango de desempeño Aceptable.

2. Procesos Misionales

A este macro proceso aportan 21 indicadores correspondientes a los procesos

misionales de la entidad, pertenecientes a los procesos de Formulación y planificación

de la Política Exterior, un (1) indicador aportado por el Despacho de la Ministra;

Desarrollo de la Política Exterior, doce (12) indicadores aportados por las Direcciones

de los Viceministerios de Relaciones Exteriores y Asuntos Multilaterales, la Dirección

de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano y la Dirección de

Protocolo; Seguimiento y Evaluación de la Política Exterior, un (1) indicador aportado

por la Oficina Asesora de Planeación; y, Servicio al Ciudadano, siete (7) indicadores

aportados por la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.

(Ver tabla No. 1).

Estos indicadores reportaron un avance representativo y se ve reflejado en los

porcentajes de cumplimiento de la programación que para este periodo oscilan entre el

94.9% y el 77.4%. Referente al proceso de Formulación y Planificación, no se puede

hacer ninguna apreciación del cumplimiento, debido a que para el primer trimestre no

se realizaron Comités Directivos. El macro proceso Misional alcanzó un cumplimiento

90.4%, quedando en el rango de desempeño Satisfactorio.

3. Procesos de apoyo

Los cinco (5) procesos de apoyo oscilan del 97.0% al 99.2%, y con siete (7)

indicadores asociados a los procesos de Gestión Financiera, un (1) indicador aportado

por la Dirección Administrativa y Financiera; Gestión Administrativa, un (1) indicador

aportado por la Dirección Administrativa y Financiera; Gestión de Tecnologías de la

Información y la Comunicación, tres (3) indicadores aportados por la Dirección de

TIC´s; Gestión Contractual, un (1) indicador aportado por el Grupo Interno de Trabajo

de licitaciones y Contratos; y, Gestión Documental, un (1) indicador aportado por el

Grupo Interno de Trabajo de Comunicaciones. (Ver tabla No. 1).

Los resultados de estos procesos fue Satisfactorio para todos, con un logro del 97%,

97.2%, 98.95%, 99.2% y 97.3 respectivamente. En general este macro proceso

alcanzó un cumplimiento 97.9%, quedando en el rango de desempeño Satisfactorio.

4. Procesos de Evaluación


Para este período se debía reportar únicamente un (1) indicador, asociado al proceso

de Mejora continua y que fue reportado por la Oficina de Control Interno de Gestión. El

proceso obtuvo un alcance del 25%, alcanzando lo programado para el primer trimestre

por parte del responsable. (Ver tabla No. 1).

En general este macro proceso alcanzó un cumplimiento 25%, quedando en el rango

de desempeño Satisfactorio, por cuanto su único indicador es de corte acumulado.

Tabla No. 1 “Reporte de Indicadores por Proceso”

Proceso Nombre del Indicador Resultado Rango de

desempeño Cumplimiento por Proceso

Cumplimiento por Macro Proceso

Rango de desempeño

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Nivel de ejecución financiera de los proyectos de inversión

13,3%

18,13%

83,4%

Cumplimiento objetivos de calidad (Objetivos estratégicos)

23,0%

COMUNICACIONES Impacto en medios de comunicación

94,3%

94,3%

FORMULACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA POLÍTICA EXTERIOR

Eficiencia en el reporte de Compromisos-Comité directivo

100,0%

100,0%

90,4%

DESARROLLO DE LA POLÍTICA EXTERIOR

Representación y/o apoyo estratégico en las reuniones y eventos de organismos multilaterales de carácter económico, social y ambiental

93,1%

77,4%

Realización de Comisiones Mixtas (DAPM)

100,0%

Realización de Comisiones Mixtas (DSTDF)

100,0%

Realización de Comisiones Mixtas (DICI)

100,0%

Realización de Comisiones Mixtas (DIAC)

100,0%

No conformidades en la expedición de visas

0,68%

Nivel de satisfacción del usuario del servicio de visas

88,0%

Visitas y encuentros de alto nivel realizados-Europa

100,0%

Visitas y encuentros de alto nivel realizados América

100,0%

Visitas y encuentros de alto nivel realizados Asia - África y Oceanía

100,0%

Control de producto no conforme (GAIC)

1,3%


Proceso Nombre del Indicador Resultado Rango de

desempeño Cumplimiento por Proceso

Cumplimiento por Macro Proceso

Rango de desempeño

Efectividad en servicios protocolarios

0%

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA EXTERIOR

Nivel de cumplimiento del Plan de Acción - procesos PP - DP y SE

22,3%

22,3%

SERVICIO AL CIUDADANO

No conformidades - Calle 53 0,23%

94,9%

No conformidades en la prestación del servicio -norte

0,45%

No conformidades - Apostilla y Legalización

3,0%

Satisfacción usuarios Apostilla y Legalización

81,0%

Satisfacción usuarios -Calle 53 97,0%

Satisfacción usuarios - Norte 95,0%

Nivel de servicio atención correos electrónicos

96,1%

GESTIÓN FINANCIERA Cuentas obligadas y pagadas del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

97,0%

97,0%

97,9%

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Cumplimiento entrega de informes por ventas de pasaportes de oficinas

97,2%

97,2%

GESTIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA

COMUNICACIÓN

Nivel de disponibilidad de los servicios tecnológicos (Misiones y Oficinas Consulares)

99,2%

98,95% Nivel de disponibilidad de los servicios tecnológicos (Oficinas de Colombia)

98,4%

Nivel de disponibilidad de los servicios tecnológicos (Para el ciudadano)

99,3%

GESTIÓN CONTRACTUAL

Elaboración de Contratos 99,2%

99,2%

GESTIÓN DOCUMENTAL

Eficacia en la entrega de correspondencia

97,3%

97,3%

MEJORA CONTINUA Seguimiento al Plan de

Mejoramiento por Procesos 25,0%

25,0% 25,0%

Evaluación por objetivo estratégico (de calidad)

Referente a los seis Objetivos Estratégicos establecidos en la Planeación Estratégica

del Ministerio, para el primer trimestre se registra medición de 5 de ellos a través de los

indicadores de gestión, a saber:


1. Generar y aprovechar escenarios para el posicionamiento de Colombia en las

dinámicas y temáticas mundiales. Medido a través de 6 indicadores y con un

cumplimiento del 99.02% en un rango de calificación Satisfactorio.

2. Avanzar hacia la inserción efectiva en los ejes de integración y desarrollo. Medido a

través de 3 indicadores y con un cumplimiento del 100% en un rango de calificación

Satisfactorio.

3. Impulsar la política migratoria y fortalecer el servicio al ciudadano. Medido a través

de 1 indicador y con un cumplimiento del 99.3% en un rango de calificación

Satisfactorio.

4. Fortalecer institucionalmente la Cancillería. Medido a través de 11 indicadores y

con un cumplimiento del 92.99% en un rango de calificación Satisfactorio.

5. Implementar herramientas y modelos que permitan mejorar la eficacia, eficiencia y

efectividad del Sistema Integral de Gestión. Medido a través de 11 indicadores y

con un cumplimiento del 79.73% en un rango de calificación Aceptable.

Los resultados anteriores se pueden observar con mayor profundidad y detalle en la

Tabla No.2

Tabla No. 2 “Reporte de Indicadores por objetivo estratégico (de Calidad)”

Proceso Nombre del Indicador Tipo Objetivo

Estratégico Resultado

Rango de Desempeño

Cumplimiento por Objetivo

Rango de Desempeño

FORMULACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA POLÍTICA EXTERIOR


Eficiencia 1 100,0% Satisfactorio

99,02%



Eficacia 1 93,1% Satisfactorio


Realización de Comisiones Mixtas (DAPM)



Realización de Comisiones Mixtas (DSTDF)



Realización de Comisiones Mixtas (DICI)



Realización de Comisiones Mixtas (DIAC)



Visitas y encuentros de alto nivel realizados-Europa


100,0%


Visitas y encuentros de alto nivel realizados América



Visitas y encuentros de alto nivel realizados Asia - África y Oceanía



No conformidades en la expedición de visas

Eficacia 3 0,69% Satisfactorio 99,3%




Rango de Desempeño


Rango de Desempeño



Eficacia 4 13,3% Insatisfactorio

92,99%

COMUNICACIONES Impacto en medios de comunicación

Efectividad 4 94,3% Satisfactorio

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA EXTERIOR


Eficacia 4 23,0% Aceptable


Nivel de servicio atención correos electrónicos


GESTIÓN FINANCIERA

Cuentas obligadas y pagadas del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio


GESTIÓN ADMINISTRATIVA




COMUNICACIÓN




COMUNICACIÓN

Nivel de disponibilidad de los servicios tecnológicos (Oficinas de Colombia)



COMUNICACIÓN



GESTIÓN CONTRACTUAL

Elaboración de Contratos Eficacia 4 99,2% Satisfactorio

GESTIÓN DOCUMENTAL Eficacia en la entrega de correspondencia





79,73%





Control de producto no conforme (GAIC)



Efectividad en servicios protocolarios

Efectividad 5 0,0% Insatisfactorio


No conformidades - Calle 53 Eficiencia 5 0,23% Satisfactorio


Satisfacción usuarios Apostilla y Legalización

Efectividad 5 81,0% Aceptable


No conformidades - Apostilla y Legalización

Eficiencia 5 3,0% Aceptable


No conformidades en a prestación del servicio -norte





Rango de Desempeño


Rango de Desempeño


Satisfacción usuarios -Calle 53 Efectividad 5 97,0% Satisfactorio


Satisfacción usuarios - Norte Efectividad 5 95,0% Satisfactorio

MEJORA CONTINUA Seguimiento al Plan de Mejoramiento por Procesos


Evaluación según clasificación (Tácticos / Operativos)

Según la clasificación táctico-operativa de los indicadores reportados para el primer

trimestre, el comportamiento es 94% de cumplimiento de los indicadores tácticos y de

91.5% para los operativos, en los dos casos su desempeño es satisfactorio. No

obstante el desempeño de los indicadores operativos es satisfactorio, su desempeño

se vio afectado por el incumplimiento en cuanto al reporte del indicador “Efectividad en

servicios protocolarios” y por el aumento del indicador “No conformidades - Apostilla y

Legalización”.

Los resultados anteriores se pueden observar con mayor profundidad y detalle en la

Tabla No.3

Tabla No. 3 “Reporte de Indicadores según clasificación (Tácticos/Operativos)”

NOMBRE DEL INDICADOR CLASIFICACIÓN META

PROGRAMADA RESULTADO

RANGO DE DESEMPEÑO

Cumplimiento según

clasificación

RANGO DE DESEMPEÑO


Táctico 23 13,3% Insatisfatorio

94,0%


Táctico 23 23,0% Satisfactorio

Impacto en Medios de Comunicación Táctico 60 94,3% Satisfactorio



Realización de Comisiones Mixtas (DAPM) Táctico 85 100,0% Satisfactorio


Visitas y encuentros de alto nivel realizados (Europa)


Visitas y encuentros de alto nivel realizados (América)


Visitas y encuentros de alto nivel realizados (Asia - África y Oceanía)


Realización de Comisiones Mixtas (DSTDF) Táctico 85 100,0% Satisfactorio

Realización de Comisiones Mixtas (DICI) Táctico 85 100,0% Satisfactorio

Realización de Comisiones Mixtas (DIAC) Táctico 85 100,0% Satisfactorio


Táctico 23 22,3% Aceptable

Seguimiento al Plan de Mejoramiento por Procesos



Operativo 100 100,0% Satisfactorio

91,5%

No conformidades en la expedición de visas Operativo 3 0,68% Satisfactorio



Control de producto no conforme (GAIC) Operativo 3 1,3% Satisfactorio

Efectividad en servicios protocolarios Operativo 2 0% Insatisfatorio

No conformidades - Calle 53 Operativo 1 0,23% Satisfactorio

No conformidades - Apostilla y Legalización Operativo 1 3,0% Aceptable

No conformidades en la prestación del servicio -norte


Satisfacción usuarios Apostilla y Legalización Operativo 90 81,0% Satisfactorio

Satisfacción usuarios -Calle 53 Operativo 90 97,0% Satisfactorio


Satisfacción usuarios - Norte Operativo 90 95,0% Satisfactorio

Nivel de servicio atención correos electrónicos Operativo 95 96,1% Satisfactorio

Cuentas obligadas y pagadas del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio






Nivel de disponibilidad de los servicios tecnológicos (Oficinas de Colombia)




Elaboración de Contratos Operativo 100 99,2% Satisfactorio

Eficacia en la entrega de correspondencia Operativo 95 97,3% Satisfactorio

Evaluación por dependencia

Veintidós (22) dependencias de la entidad, reportaron los treinta y dos (32) indicadores de

gestión que debían ser reportados para el primer trimestre. Sobre los indicadores

reportados, algunas dependencias presentaron dificultades con dicho reporte, a saber:

En el proceso de Direccionamiento Estratégico se presentó una baja ejecución

presupuestal de los Proyectos de Inversión, por cuanto de los nueve proyectos de

inversión, cuatro de ellos aún se encuentran en etapa precontractual razón por la

cual a la fecha a pesar de haber comprometido recursos no han ejecutado el

presupuesto asignado. Adicionalmente algunos proyectos de la entidad requieren

actualizaciones para esta vigencia, lo anterior también ha retrasado la ejecución de

recursos.

Para el proceso de Desarrollo de la Política Exterior, el cumplimiento se vio afectado

directamente por cuanto la Dirección de Protocolo no efectuó el reporte del indicador

de gestión que estaba a su cargo.


El proceso de Seguimiento y Evaluación se vio afectado por la baja ejecución de los

Planes de Acción de las Direcciones de Soberanía Territorial y Cooperación

Internacional y del Plan Fronteras para la Prosperidad.

El Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalización, presento una elevación

considerable en su indicador de producto no conforme, por cuanto todos los

funcionarios expedidores fueron reemplazados y estaban familiarizándose con la

plataforma y los procesos de expedición. En cuanto al indicador de Satisfacción,

también se vio afectado por el las fallas presentadas en cuanto a la expedición de

Apostillas y legalizaciones.

RECOMENDACIONES

Particulares:

Con el fin de garantizar la adecuada medición del indicador “Visitas y encuentros de

alto nivel realizados” se recomienda establecer al inicio de cada periodo una

programación de visitas y encuentros a realizar, teniendo en cuenta que no se

evidencia una programación del mismo.

Con el fin de garantizar la adecuada medición del indicador “Realización de

Comisiones Mixtas” se recomienda evaluar la periodicidad y el tipo de medición para

que sea acumulado y así continuar con el cumplimiento de la programación de las

comisiones mixtas establecida. Esto teniendo en cuenta que durante la vigencia

2012 en varios periodos no se programaron ni se realizaron comisiones, por lo cual

no fue posible realizar la medición del mismo.

Se recomienda evaluar la periodicidad del indicador “Realización de Comisiones

Mixtas” de la Dirección de Soberanía Territorial y Desarrollo Fronterizo, para evitar

situaciones como la del cuarto trimestre de 2012, donde no se programaron ni se

realizaron comisiones, por lo cual no fue posible realizar la medición del mismo.

Se deben tomar las acciones correctivas necesarias para garantizar el cumplimiento

de los plazos establecidos, teniendo en cuenta que para el indicador “Efectividad en

servicios protocolarios” no se realizó el reporte con corte a 31 de marzo.

Finalizar el proceso de actualización del indicador “Control de producto no conforme

(GAIC)” del Grupo Interno de Trabajo de Asistencia a Connacionales.

Revisar el indicador “Cumplimiento entrega de informes por ventas de pasaportes

de oficinas”, del Grupo Interno de Trabajo de Almacén, con el fin de adecuarlo para

medir las actividades claves del proceso y medir el cumplimiento del objetivo del

mismo, el cual es “Administrar y controlar los bienes y servicios requeridos para el

desarrollo efectivo de los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio”.

Revisar el indicador “No conformidades - Apostilla y Legalización” para el Grupo

Interno de Trabajo de Apostilla y Legalización, teniendo en cuenta que su resultado

se encuentra en un rango aceptable.


Los responsables de los indicadores de “Efectividad en servicios protocolarios” y

“No conformidades - Apostilla y Legalización”, deben implementar las acciones

correctivas frente al reporte de sus indicadores del primer trimestre del año.

Generales:

Los gestores de cambio deben tener presente el cronograma anual de reporte de

indicadores remitido mediante correo electrónico, con el fin de darle cumplimiento.

Así mismo prestar atención a las alertas informativas (automáticas) enviadas por el

Sistema Maestro a su correo electrónico, para ingresar al sistema los datos

respectivos. En los casos que el gestor de cambio no sea el responsable de

suministrar el reporte, este debe informar al funcionario responsable de dicha tarea

las fechas remitidas en el cronograma anual de reporte de indicadores.

Después de realizar la medición de los indicadores los responsables de los

procesos junto con sus gestores de cambio deben realizar el análisis de datos de los

resultados e implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y

de ser necesario la modificación de los indicadores que así lo requieran.

Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y

archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores.

Adicionalmente deben estar disponibles para efectos de auditoría.

De acuerdo con la metodología establecida en el procedimiento MC-PT-07

“Seguimiento y medición a través de indicadores” se debe tener en cuenta que

todos los reportes de indicadores de gestión deben venir acompañados del

respectivo análisis de datos como herramienta de control y en caso de que el

reporte sea aceptable o insatisfactorio, pueda usarse para la toma de decisiones e

implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora.

Con el fin de implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora es

necesario que los procesos apliquen la metodología descrita en el procedimiento

MC-PT-01 “Plan de mejoramiento por procesos - corrección, acción correctiva,

acción preventiva y acción de mejora” establecido en el SIG. Las acciones de

mejora adelantadas deben ser socializadas en cada una de las dependencias

responsables del proceso, los documentos soportes deben estar disponibles para

efectos de auditoría.

El gestor de cambio debe acompañar a los responsables de reportar los

indicadores, en cuanto al manejo del módulo de Estrategia y Medición del Sistema

Maestro, así como el modulo Acciones de Mejora, cuando sea el caso.


REPRESENTACIONES GRAFICAS DE DATOS

Con el fin de ambientar los resultados numéricos del presente informe, se suministran

igualmente las representaciones graficas de los datos analizados anteriormente.


RESULTADO DE INDICADORES DE GESTIÓN (PRIMER TRIMESTRE 2013)

Consultar la Matriz agregada de indicadores, Generada a través del Sistema Maestro

(Anexo 1)

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