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COLOMBIANA DE SALUD S.A. MANUAL DE CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA ALMACENAMIENTO BIENES

SUMINISTROS

Página 1 de 22 CDS-IDA 7.1

Revisión 02 Febrero 2014

No de Revisión Fecha Elaboro Reviso 00 Agosto 2011 Compras Dirección Administrativa

02 Febrero 2014 Compras Dirección Administrativa

INSTRUCTIVO PARA ALMACENAMIENTO DE BIENES SUMINISTROS.

FEBRERO 2014



SUMINISTROS





LA CALIDAD DE LOS BIENES Y SUMINISTROS ES PARTE ESE NCIAL DE LA CALIDAD DEL SERVICIO El almacenamiento es un proceso del Sistema de Gestión de la Calidad que tiene por objeto mantener y garantizar la calidad, la conservación y el cuidado de los insumos, para una buena prestación de los servicios en la institución. Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) son las políticas, actividades y recursos utilizados en el proceso de almacenamiento para garantizar los insumos hospitalarios y otros bienes y suministros sean entregados en las condiciones de calidad y oportunidad que permitan cumplir su función: proteger, sanar, diagnosticar o realizar la labor diaria. El establecimiento de las BPA se convierte en un medio para controlar y evaluar las condiciones y prácticas del personal involucrado en el almacenamiento y garantizar el cumplimiento de las normas. Las Buenas Prácticas de Almacenamiento están determinadas por los siguientes componentes: 1. Infraestructurales 2. Personal 3. Entrenamiento 4. Recepción 5. Ordenamiento 6. Administración 1. Infraestructurales Los recursos físicos necesarios para mantener la calidad de los insumos hospitalarios esenciales corresponden al área física, la dotación y los equipos. 1.1. Área Física El área física debe responder a las necesidades de almacenamiento de COLOMBIANA DE SALUD S.A. Para contar con el área física adecuada se deben contemplar aspectos como: El Diseño y El tamaño del espacio destinado para almacenar los insumos. 1.2. Diseño En el diseño del área se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1.2.1. Condiciones ambientales, circulación de aire y contaminación cruzada.



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1.2.2. Localización y asignación de espacios para f unciones determinadas. 1.2.3. Accesibilidad y Flujo de personal e insumos. 1.2.4. Condiciones de seguridad. 1.2.5. Comunicaciones. 1.2.6. Drenajes y servicios públicos. 1.2.7. Especificaciones de Construcción 1.2.1. Condiciones ambientales, circulación de aire y contaminación cruzada . Los productos almacenados en COLOMBIANA DE SALUD S.A. son sensibles a factores ambientales como la temperatura, las radiaciones, la luz, contaminantes del aire (CO2, CO, O2) y la humedad. Mientras que, algunos reactivos de laboratorio requieren bajas temperaturas para mantener sus características físico-químicas para lo cual una vez recibido el insumo se entregara de manera inmediata al laboratorio clínico para dar asi cumplimiento a las condiciones de almacenaje. En general todos los insumos medico quirúrgicos requieren control de la humedad relativa. Otros insumos como las jeringas, los catéteres intravenosos, las agujas hipodérmicas y las sondas uretrales requieren cuidado en las condiciones de humedad del ambiente y la temperatura pues las condiciones extremas facilitan el crecimiento microbiano, alterando su esterilidad. Anexo al documento se presentan como guía cuadros comparativos de productos sensibles a los diferentes factores ambientales. Los rangos de temperatura de almacenamiento, según lo etiquetado, son los siguientes: Condición Temperatura Temperatura ambiente controlada 15° a 30°C

Algunos autores la estiman entre 13°C y 22°C.

Guardar en refrigerador 2° a 8° C Guardar en congelador -20° a 8° C Consérvese en lugar fresco 8° a 15° C, aunque existe literatura que establece que el

rango está entre 2° y 15° C. Si la temperatura ambiente del lugar de almacenamiento es muy alta y la etiqueta recomienda que se DEBE almacenar en lugar fresco, el producto puede guardarse en refrigerador, ajustando el rango mediante el termostato.



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Sin indicación Si no se especifica una temperatura de almacenamiento o en la etiqueta no aparece ninguna de las recomendaciones anteriores, la temperatura del lugar debe mantenerse hasta un máximo de 30° C. Temperaturas superiores deterioran los bienes y suministros pues alteran la estabilidad y por ende la calidad de los mismos.

La luz artificial debe llegar a 100W en áreas de recepción y en las zonas de verificación, y entre 100W a 400W en zonas donde se manejen mercancías pequeñas o pequeñísimas o la letra de identificación sea muy pequeña. La Humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que contiene el aire. Se expresa como un porcentaje del volumen total de aire (en peso o en volumen). Se mide con un instrumento llamado higrómetro. Se debe ubicar, al igual que el termómetro en sitios críticos del almacén para luego llevar registros o elaborar gráficas de temperatura y humedad. Ver anexo correspondiente. La Humedad relativa recomendada debe estar entre 60% y 70 %. Algunos bienes y suministros traen en sus empaques originales una bolsita de sílica gel, la cual no debe ser retirada del frasco porque está ayudando a mantener un ambiente seco.1 Cuando existen gases contaminantes y hay poca ventilación puede presentarse contaminación cruzada. Los principales gases contaminantes son el CO2 (Gas carbónico), el CO (Monóxido de carbono), el vapor de agua, entre otros. La contaminación cruzada también se disminuye asegurando de uno a dos cambios de aire por hora, como mínimo, dentro de las instalaciones (permitir circulación de aire de un extremo a otro del recinto con ventanas altas localizadas en puntos opuestos, o con la disposición de elementos mecánicos de ventilación). Recomendaciones: • El almacén de COLOMBIANA DE SALUD S.A. debe garantizar una iluminación que dé lugar a

condiciones agradables de trabajo. Sin embargo, deben evitarse ventanales grandes o claraboyas que permitan la entrada directa de la luz solar sobre los productos o los estantes ya que la radiación ultravioleta de la luz solar, además de aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los bienes y suministros y otro tipo de insumos.

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• Exigir a los fabricantes que en la etiqueta de los productos aparezca, cuando sea necesario, la

orientación de proteger de la luz productos fotosensibles. • Mediante asesoría o revisión bibliográfica haga un listado de los bienes y suministros y otros

insumos con las especificaciones y recomendaciones de almacenamiento. Colóquelo en un lugar visible.

• Es deber de los fabricantes de insumos que aparezcan en la etiqueta del producto las

condiciones adecuadas de almacenamiento. • Ubique los bienes y suministros y reactivos envasados en recipientes de vidrio color ámbar

protegidos de la luz pues son inestables frente la radiación solar. • La ubicación del almacén debe descartarse cerca de los siguientes lugares: calderas (por alta

temperatura), central de esterilización (por alta temperatura), cocina (por alta temperatura y contaminación cruzada), estacionamiento (por contaminación cruzada) y depósito de basuras (por contaminación cruzada).

1.2.2. Localización y Asignación de Espacios para Funciones Determinadas.2 La localización debe tener en cuenta las proyecciones de crecimiento de la institución y las necesidades futuras de tal forma que no se presenten problemas de espacio a corto plazo por la selección del sitio de almacenamiento. Para lograr un servicio eficiente un almacén debe contar con las siguientes áreas: recepción, despachos, vestier, área de controladores ambientales, extinguidores y área de almacenamiento propiamente dicha. Según las condiciones del almacén, al tamaño y tipo de material almacenado se debe contar con un área para material rechazado (bienes y suministros deteriorados, vencidos, material rechazado en la recepción, etc.), sitio para material de riesgo (líquidos inflamables, tóxicos, corrosivos, etc.),. Para la disposición de las diferentes áreas se debe realizar un plan general. En ciertos casos parece muy sencillo disponer los elementos y equipos sobre la superficie, después de hacer un ejercicio de distribución, una y otra vez hasta conseguir un resultado satisfactorio. Pero en una bodega o almacén esta solución conducirá a una pérdida de tiempo, a dejar instalaciones inutilizadas, o a molestar al personal. Estos problemas pueden evitarse si se dedica un poco de tiempo a proyectar la instalación según procesos lógicos, flujos de materiales y personal.

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La planeación interna debe tener en cuenta el producto: lo que va a almacenarse y distribuirse; la cantidad o volumen, el recorrido: el proceso y orden de las operaciones, y el tiempo: para qué período se deben prever el almacenamiento de insumos. Por ejemplo, insumos de gran rotación y volumen deben estar dispuestos en un lugar accesible y con recorridos internos cortos (catéteres, jeringas, líquidos parenterales, etc.). El tamaño del almacén se puede reducir notablemente si se establecen indicadores para conseguir tiempos de reposición cortos. El área de recepción dependerá del tamaño de los pedidos y de una adecuada programación de entregas parciales, dependiendo de las políticas de la institución y/o a las negociaciones con los proveedores. El número y volumen de los elementos almacenados dependen directamente de la política de compras de COLOMBIANA DE SALUD S.A.. 1.2.3. Accesibilidad y Flujo de Personal e Insumos. En el almacén se atienden clientes externos (proveedores) e internos) por ello su ubicación debe permitir la atención adecuada y el flujo fácil de personal y materiales. Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al almacén debe tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la atención. 1.2.4. Condiciones de Seguridad. Un buen manejo administrativo del almacén elimina problemas de índole legal. Sin embargo, algunas condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado manejo de los almacenes: • Establecer áreas restringidas, señalizarlas e impedir el ingreso a terceros.

RECEPCIÓNDESPACHO

ÁREA ADMINISTRATIVA

ESTANTERÍA ESTANTERÍA

ESTANTERÍA

ESTIBAS



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• Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubica la documentación y los insumos. Establecer, mediante instructivos de almacén, procedimientos escritos en los que quede definido quien entra y que función cumple al entrar. Solamente una persona debe poseer el dominio de las llaves de entrada al área en donde está depositada la mercancía. Establecer pólizas de manejo para los empleados responsables.

• Garantizar la hermeticidad de claraboyas, cielo raso, zarzo, trampas, etc. para impedir la entrada de aves e insectos.

• En las hojas de las puertas se recomienda colocar “defensas” de caucho para evitar la entrada de alimañas como cucarachas, ratones, etc.

1.2.5. Comunicaciones. Teléfono, carteleras, boletines, informes, correo, radio, fax, computadores en red, acceso al correo electrónico, etc. 1.2.6. Drenajes y servicios públicos. Se debe contar con un eficiente sistema de alcantarillado que recoja las aguas lluvias y residuales para evitar inundaciones. El sistema debe estar diseñado de tal forma que en el interior del almacén o bodega el piso tenga desniveles hacia los puntos de recolección de aguas en el exterior. No es recomendable tener sifones o rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso de ratas a través de las alcantarillas de desagüe. Si esta situación no se puede evitar, se deben instalar mallas o rejillas seguras. En el diseño se tienen que tener en cuenta además la facilidad de contar con servicios públicos de agua, luz, teléfono y recolección de basuras. 1.2.7. Especificaciones de Construcción. Los pisos deben ser impermeables, sólidos, resistentes, antideslizantes, de fácil limpieza y uniformes, de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y accidentes. Deben ser de material que no trasmita ruido ni vibración. Los cielos rasos, techos, paredes y muros deben ser impermeables, sólidos, resistentes a factores ambientales, de superficies lisas e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener sustancias tóxicas, irritantes o inflamables. Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo para su manejo, se requerirá eliminar riesgos a las personas y a la edificación y su acceso debe ser restringido 1.3. Tamaño. El tamaño de la bodega (almacén o depósito) depende del tipo y cantidad de elementos que se van a almacenar y las áreas o secciones en las que se va a dividir el espacio según los insumos y los servicios que se presten. Para determinar el tamaño deben considerarse los siguientes aspectos:



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• Cantidad de insumos a almacenar • Frecuencia de compras y entregas (de proveedores y a los servicios o instituciones adscritas). • Volumen y características de los materiales. Gran parte de los almacenes cuentan con espacios destinados para el almacenamiento que no son los más adecuados para mantener la calidad de los insumos. Se recomienda readecuar estos espacios atendiendo a las BPA. Recomendaciones para la Determinación del Tamaño del Almacén. • Consultar el programa de necesidades de la institución (cantidades anuales requeridas,

clasificación ABC, clasificación por tipo de producto, consumos históricos, unidades mínimas de consumo, programa de entregas, etc.).

• Determinar el número total de clientes externos e internos del almacén. • Establecer el listado de productos que ocupan mayor volumen y de productos de alto consumo en

la institución (Criterios de clasificación ABC y VEN).3 • Calcular el espacio ocupado por el mayor volumen de pedido para cada elemento del listado

elaborado (teniendo en cuenta los programas de entregas parciales). • Considerar la proyección de crecimiento de la institución o de los servicios. • Determinar el área total. • La altura libre mínima de una bodega recomendada debe ser de 3.00 m con el fin de hacer uso

óptimo del espacio aéreo, ó de 6.00 m si se piensa en aumentar la capacidad con la construcción de un mezzanine. La mayoría de las estanterías tienen una altura útil de 2.00 a 2.40 m, lo que permite el uso de los entrepaños superiores para almacenamiento. En este caso es importante contar con una escalera para evitar problemas y accidentes.

El área total mínima de almacenamiento será la suma de los cálculos de espacio requerido para cada insumo de alto consumo y volumen, más el espacio requerido para funciones específicas consideradas en el diseño del área. Para el cálculo del área total requerida se deben contemplar los espacios de almacenamiento de insumos de baja rotación y consumo y los espacios destinados para las funciones de recepción, entrega, administración, etc.

3 La clasificación ABC atiende al peso presupuestal de los insumos dentro del plan de necesidades. Así, los elementos tipo A corresponden al 80% del presupuesto del dinero destinado a la compra, los tipo B corresponden a aquellos que consumen 15% y los tipo C corresponden al 5% del presupuesto asignado. Algunos autores establecen otros rangos, lo importante de la clasificación es mantener los criterios de gasto y consumo. La clasificación VEN es de tipo asistencial y permite determinar qué insumos son Vitales, Esenciales y No esenciales para la prestación del servicio.



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• Mejorar el proceso de suministros y administración del almacén con el establecimiento de indicadores para lograr una alta rotación de inventarios para reducir costos y esfuerzos y prestar un mejor servicio.

1.4. Dotación e Infraestructura Se debe contar con los recursos necesarios para su óptimo el funcionamiento: • Estibas. Se emplean para almacenar insumos en su embalaje completo. Protegen los productos

que se colocan en el piso de la humedad, accidentes y deterioro de los empaques. Es recomendable usar estibas plásticas, ya que las de madera pueden retener humedad.

• Estantes, Vitrinas y Columnas de almacenamiento. Garantizan el ordenamiento de los insumos, la

fácil ubicación y el control de las existencias. • Cuarto Frío o Refrigerador. Para los elementos que lo requieran si no se cuenta con estos

elementos se debe asegurar la continuidad en la cadena de frio. • Escaleras. La estantería permite organizar los insumos y aprovechar el espacio aéreo

eficientemente aunque se pueden presentar problemas en la utilización los entrepaños superiores. Las escaleras resuelven este problema y evitan accidentes.

• Controladores Ambientales. Se pueden prevenir deterioro de insumos sensibles con termómetros

ambientales e higrómetros ubicados estratégicamente. Es fundamental la existencia de extinguidores, gabinetes y detectores de incendio en los almacenes para prevenir accidentes.

• Dotación de Oficina. Para funciones administrativas (computador, archivadores, escritorios, sillas,

tarjeteros, etc.). 2. Personal El área de suministros de cada institución debe contar con manuales de procedimientos que reflejen la política de almacenamiento y los fundamentos del proceso: • La conservación de la calidad de los insumos y • La racionalidad en el costo del inventario. De acuerdo a la complejidad de la institución y al volumen de insumos manejados se puede calcular la cantidad de personas vinculadas al almacén. Se recomienda que los operarios y personal que maneja el kárdex tengan formación básica sobre insumos hospitalarios esenciales, criterios técnicos en su manejo y claridad frente a las implicaciones de manejar insumos destinados al servicio de salud.



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Sin excepción, el personal debe contar con dotación adecuada para el desempeño de sus funciones (blusa, overol, guantes, gafas de protección, tapabocas, etc.). La ropa de trabajo, en lo posible uniforme, debe ser cambiada periódicamente, de forma que genere de forma permanente buena impresión a los clientes internos y externos. Se recomienda que las blusas de trabajo no tengan bolsillos: uno muy pequeño para lápiz a la altura del pecho y con la menor cantidad de abotonaduras posibles. El Almacenista debe contar con una sólida formación administrativa y técnica y promover al personal mediante programas de educación y actualización continuos que motiven hacia una conciencia sobre la responsabilidad que implica el manejo de insumos especializados. 3. Entrenamiento 3.1 Todo el personal involucrado debe recibir el entrenamiento periódico y documentado en lo referente a BPA, regulaciones, procedimientos y seguridad del almacenaje. Deben existir registros de dicha capacitación. 3.2 El personal que trabaja en áreas especiales, en áreas con riesgo de contaminación o en los

cuales se manipulen bienes y suministros altamente activos, tóxicos, infecciosos o sensibilizantes, deben tener entrenamiento específico.

4. Recepción La recepción es el proceso a través del cual la institución realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor (recepción administrativa) y entre lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto muestra (recepción técnica). La recepción es el procedimiento en el que la institución se apropia realmente del insumo comprado. Durante este primer paso del proceso general de almacenamiento se llevan a cabo tres actividades fundamentales que garantizan la calidad de los bienes y suministros adquiridos. Estas actividades son: 4.1. Verificación de las especificaciones administr ativas Permiten constatar si el insumo cumple o no con las condiciones pactadas en la compra. Deben aplicarse a todos los bienes y suministros solicitados en la respectiva orden de compra. • Nombre genérico del producto solicitado vs. el despachado. • Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados. • Fechas y formas de entrega. • Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.



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4.2. Verificación de las especificaciones técnicas Permiten constatar el grado de acercamiento de las características técnicas del producto a las que están establecidas como referencia, ya sea desde el punto de vista legal y/o técnico. • Fecha de vencimiento. • Número de lote de fabricación. • Registro sanitario. • Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje. • Condiciones de almacenamiento. • Nombre del fabricante. El proceso de verificación de las características técnicas se realiza mediante un muestreo al azar sobre el lote de recepción. Un método utilizando para ello es la norma Icontec 1097 (Tablas militares 105 D),4 en donde se queda claro que la Muestra es un conjunto de unidades escogidas, cuyas observaciones son representativas y pueden inferirse a toda la población.”5 El muestreo lo debe realizar el funcionario encargado del manejo de los bienes y suministros, o el profesional técnico del producto a analizar, de acuerdo con la norma antes mencionada. La muestra tomada para el análisis debe ser representativa de todo el lote de recepción y sobre ella se hace la inspección de las características técnicas antes mencionadas y revisando además otras características en: • Embalaje: Sellados en buen estado y secos. • Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo. • Tapas: Presencia de banda de seguridad. • Etiqueta: Impresión firme y clara. • Blíster: Sellados, llenos, con información básica. • En el caso de algunos medico quirúrgicos: � Líquidos estériles: Ausencia de turbidez y partículas extrañas. � Líquidos no estériles: Sin desprendimiento de gases, homogeneidad. � Sólidos estériles: Uniformidad en el color, sin partículas extrañas. � Sólidos no estériles: Color uniforme, sin manchas ni moteados en la superficie. � Cremas y ungüentos: Llenos, sin deformaciones en el envase y hermeticidad en el cierre.

4 � Instituto Colombiano de Normas Técnicas. Norma Icontec 1097 (MS -105 D) 5 MORENO, R. Carlos y otros. Curso de Administración de Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales. Calidad total y calidad de medicamentos esenciales. Universidad de Antioquia, OPS, OMS. Módulo 8. Primera edición. Medellín, 1993.



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Otros aspectos a tener en cuenta � Inspección visual: Examina características de uniformidad en el color, acabado, etc. � Control de “pasa, no pasa”: evalúa si una característica está por debajo o por encima de un límite

fijado. � Defecto: Cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente establecidas. Se

clasifica en:

Defecto crítico: Es aquel que puede llegar a impedir la utilización del producto.

Defecto mayor: Es aquel que sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del producto.

Defecto menor : Es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.

Con el objetivo de poder tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de recepción, la Institución debe definir unos Niveles Aceptables De Calidad (NAC) para cada uno de los defectos, así por ejemplo, puede definirse el 1% para defectos críticos, 6.5 % para defectos mayores y 15% para defectos menores.6 La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el NAC y el resultado de este cruce es lo que permite aceptar o rechazar el lote de recepción. El lote se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido para el NAC respectivo, si es superior al establecido en la tabla, entonces se rechaza. 4.3. Elaboración del acta de recepción Finalmente, se elabora un acta de recepción sólo para aquellos productos que cumplan con las especificaciones técnicas y administrativas. El acta de recepción es el documento oficial de la recepción en el cual se consignan los datos de las especificaciones técnicas y administrativas. Está respaldado por el responsable del proceso de recepción y es el documento con el cual se carga el inventario en el sistema. 4.4. Trazabilidad Los datos anotados en los registros deben ser indelebles, claros, legibles y sin tachaduras.

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Los documentos y registros referentes a operaciones con bienes y suministros deben ser archivados hasta por un año posterior a la fecha de facturación pudiendo ser conservados en medio electrónico.

Deben hacerse registros en el momento de cada operación, de tal manera que todas las actividades sean identificables y trazables.

Los registros deben ser claros y estar disponibles cuando sean solicitados. Los registros de cada compra y venta entre el proveedor, el mayorista y minorista deben contener la

fecha, el nombre del producto y cantidad recibida o entregada, el número de lote o código y el nombre del proveedor o cliente.

Se debe garantizar la trazabilidad hasta el nivel de las áreas, a través del número de lote o código. 5. Ordenamiento El ordenamiento del almacén debe atender a una clasificación previa de los insumos, a la unificación de la denominación dentro de COLOMBIANA DE SALUD S.A. y a la rotación de cada elemento, a la cantidad, al tamaño y a las fechas de vencimiento de los insumos. No existe una manera ideal de ordenamiento de insumos, el ordenamiento debe obedecer a las condiciones de cada institución y al tipo de personal que maneja los insumos. Lo importante es que el tipo de ordenamiento elegido se mantenga en el tiempo y haga parte de una política establecida sobre el manejo y administración del almacén en cada institución. La siguiente es una propuesta general que supone la existencia de personal capacitado/entrenado y especializado en el manejo de insumos. 5.1. Primer Nivel de Ordenamiento Establecer espacios para los elementos según la clasificación de uso. Las clases de elementos de consumo propuestas son las siguientes: • BIENES Y SUMINISTROS. • MATERIAL MÉDICO-QUIRÚRGICO. • MATERIAL PARA IMAGENOLOGIA. • MATERIAL ODONTOLÓGICO. • MATERIAL DE REACTIVOS Y LABORATORIO CLÍNICO. • MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS. 5.2. Segundo Nivel de Ordenamiento Ordenamiento de cada clase de insumo propuesto:



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Bienes y suministros. El orden de los bienes y suministros debe atender también a criterios asistenciales. La recomendación es que los bienes y suministros deben ser dispensados por personal especializado que pueda mantener el orden de los mismos por grupo. los bienes y suministros se deben ordenar alfabéticamente según el nombre genérico y finalmente, deben ubicarse en la estantería atendiendo al movimiento, al tamaño, a las fechas de vencimiento y al criterio PEPS (primeros en entrar primeros en salir) que además permite en control de inventarios. Existe también la propuesta de ordenamiento por formas Si es posible, en el almacén se deben ubicar estos insumos clasificados por orden alfabético. Una propuesta es la siguiente: • Agujas desechables • Cánulas • Catéteres • Colectores y depósitos • Conectores • Detergentes y desinfectantes • Elementos de esterilización • Equipos de administración de soluciones • Guantes • Hojas de bisturí • Jeringas desechables • Material de curación • Material de ortopedia y osteosíntesis • Sondas y tubos • Vendas • Otros Para los demás tipos de insumos se debe elegir un orden interno que permita su control y conservación. Al recibir un pedido se verifican los espacios disponibles y se ubica el producto en el lugar más conveniente (en lo posible un producto del mismo lote y fecha de vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su ubicación en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable que cada espacio tenga su código. Se debe garantizar que la información esté disponible en todo momento. Este tipo de almacenamiento permite utilizar al máximo todo el espacio disponible. RECOMENDACIONES Es ideal contar con un solo almacén. Con todos los elementos en un solo lugar es más fácil su manipulación y control de las existencias, la oportunidad en la entrega, la calidad de los insumos y la disminución de los costos de inventario.



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6. Administración Una adecuada administración del almacén es el punto de apoyo de la gerencia del área de almacenamiento porque proporciona información sobre los gastos, el comportamiento histórico de los consumos por servicio, los proveedores, la calidad de los productos, facilita la elaboración de informes contables, etc. El soporte de una buena gestión administrativa es el manejo adecuado de la información. 6.1. Documentación. Para una buena administración se requiere sistematizar la información a través de la siguiente documentación: • Kárdex: indica el movimiento de los insumos con fecha, destino, cantidad y precio, entre otros.

Cada producto debe tener una tarjeta de movimiento en donde la descripción corresponda a la denominación común internacional del insumo (nombre genérico), a la unidad mínima de despacho (por ejemplo tableta, ampolla, unidad, etc.).

En la actualidad el Kárdex se maneja mediante un programa de computador (SAINT). Manual o automatizado lo importante es que la información sea unificada, clara y precisa, que se mantenga actualizada, que los procedimientos para su manejo estén estandarizados (entregas, descargues, recepción, etc.) y sean conocidos por el personal del almacén.

• Formatos Los formatos diseñados para el manejo del almacén deben ayudar a manejar la información y consolidarla. Se recomie nda que no sea un número muy elevado y que cada vez que se vaya a implementar se evalúe su conveniencia (Pedidos, despachos, recepción técnica por tipo de insumo y recepción administrativa). 6.2. Señalización • Delimitación de zonas (áreas de circulación, zonas de empaque, de recepción, etc.) con líneas

pintadas o cinta amarilla de 10 cm. de ancho. • Zona de extinguidores, o gabinete de incendio con cuadrado rojo 60 x 60 cm. • Colocación de avisos en sitios estratégicos con leyendas: NO FUMAR, NO CONSUMIR

ALIMENTOS, SALIDA DE EMERGENCIA, ÁREA RESTRINGIDA, NO CORRA, PISO RESBALOSO, AREA DE CUARENTENA, DESPACHOS, ENTREGAS, TELÉFONO DE BOMBEROS y otros que ayuden a proteger la integridad de las personas y de los insumos.



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6.3. Condiciones de Higiene y Aseo. 3.1.3. Salud, higiene y vestuario Se debe elaborar un programa de limpieza y aseo general que incluya: • Mantenimiento de estantes e insumos en general libres de polvo y de partículas adheridas a los

empaques. • Debe existir una política clara de seguridad industrial. Ley 9/79, Resolución 2400/79 y Decreto

614/84. • Todos los miembros del personal deben ser entrenados para observar altos niveles de higiene y

saneamiento personal • Aseo general de toda el área del almacén. Limpieza de estibas, limpieza y desinfección de los

servicios sanitarios, etc. • Los procedimientos de higiene, limpieza y vestuario deben estar disponibles y ser de fácil acceso

para todas las personas que entran a cada área. No se debe fumar, comer, beber, tener plantas o animales en las áreas en que se almacenen o manejen bienes y suministros.

• Control de plagas. Establecer un programa escrito con las indicaciones sobre periodicidad, procedimientos y cuidados especiales que se deben tener en cuenta para realizar fumigaciones o desratizaciones.

6.4. Control y Evaluación. El control y la evaluación deben atender a cada uno de los elementos expresados en éste documento (Infraestructurales, Personal, Ordenamiento, Administración) 6.4.1 Auto inspecciones El objetivo de la auto inspección es verificar el cumplimiento de las BPA por parte del

establecimiento. La auto inspección debe realizarse de manera rutinaria. Deben existir procedimientos escritos de auto inspección con el fin de que haya un patrón y uniformidad en su aplicación. La auto inspección debe incluir al menos los siguientes aspectos:



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� Personal � Instalaciones � Mantenimiento de instalaciones y equipos � Almacenamiento de bienes y suministros y material de embalaje � Documentación � Sanitización e higiene � Validación, cuando se requiera. � Calibración de instrumentos � Manejo de reclamos � Manejo de residuos � Resultado de auto inspecciones anteriores y acciones correctivas adoptadas � Rechazos/Devoluciones

Los controles y evaluaciones deben corresponder a la realidad de cada institución y a los requerimientos administrativos o informes de gestión. Los controles que adelante se sugieren son solo algunos de los que se puede hacer uso: • Control ambiental y registros: En zonas de Humedad y temperatura crítica o por la estabilidad de

los insumos • Fichero de ubicación: Actualización y revisión periódica de ubicación de insumos. • Indicadores de recepción técnica y administrativa: (En la recepción técnica se deben realizar

muestreos y establecer el rechazo según clasificación de los defectos de los insumos). • % rechazo en determinado período = No. insumos rechazados/ No. insumos ingresados * 100 • % cumplimiento de entregas = No. entregas efectuadas en términos pactados / total entregas

pactadas * 100 • Indicadores de satisfacción:

• % satisfacción = No. pedidos entregados / No. total de pedidos recibidos.

• Indicadores de control de Inventarios Adquisición y Almacenamiento • Tiempo de Reposición (tiempo de Almacenamiento): Lapso que transcurre desde que el

almacenista solicita el pedido del insumo, hasta su ingreso al almacén. Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la adquisición y varía en función de la modalidad de adquisición seleccionada.

♦ Nivel mínimo de existencias (stock mínimo): Cantidad mínima de existencias de un insumo que se requiere tener en depósito para garantizar la prestación de los servicios, teniendo en cuenta el tiempo de reposición.

♦ Nivel Máximo de Existencias: Cuando no se dispone de información de costos de los pedidos y del mantenimiento del inventario, una alternativa sería obtener los niveles máximos de existencia (NME) que representa la cantidad tope, la cual no debe sobrepasarse por que compromete los recursos del sistema de salud; para calcularlo se toma en cuenta el nivel mínimo de existencia (NmE),las cantidades en punto de reposición (PR) y el consumo promedio (CPM) :



SUMINISTROS





ANEXO

INSPECCIÓN, CLASIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE DEFECTOS

EN EL MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO, EN LOS PRODUCTOS Y EN LA FORMA FARMACÉUTICA EN LOS BIENES Y SUMINISTROS

DEFECTO CATEGORÍA DEL DEFECTO CRÍTICO MAYOR MENOR ROTULACIÓN Ausencia de nombre genérico, número del registro sanitario, laboratorio fabricante, número de lote, fecha de expiración, formulación del producto, cantidad o volumen.

Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el producto así lo requiera. (Ejemplo: Conservarse bajo refrigeración).

ROTULACIÓN DEL ENVASE: INDIVIDUAL

Ausencia del nombre genérico, número de lote o fecha de expiración

CUANDO SE UTILIZAN ETIQUETAS Etiquetas rotas, sucias o arrugadas ENVASE DE VIDRIO Frasco sin contenido o sin indicación del contenido Color del envase Ausencia de bandas de seguridad Manchas o suciedades en su interior Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con excepción de envases de inyectables en los cuales se considera crítico.

Deficiente hermeticidad del cierre con excepción de los envases de inyectables en los cuales se considera crítico.

ENVASE PLÁSTICO Presencia de olor objetable Envase sin contenido Ausencia de bandas de seguridad Envase abombado Suciedad interior Presencia de poros o grietas que afectan su utilización Deficiente hermeticidad del cierre Suciedad exterior Superficie defectuosa (rebabas, burbujas, hendiduras que



SUMINISTROS





DEFECTO CATEGORÍA DEL DEFECTO CRÍTICO MAYOR MENOR afectan su apariencia). Deformaciones que afectan su apariencia DEFECTO CATEGORÍA DEL DEFECTO CRÍTICO MAYOR MENOR INSUMOS LÍQUIDOS ESTÉRILES Turbidez (en soluciones) Presencia de partículas extrañas Color no apropiado Floculación (en soluciones) INSUMOS SÓLIDOS ESTÉRILES Color no uniforme: En caso de degradación Mala distribución del colorante Aspecto del polvo: Apelmazamiento que sugiera humedad

Mala dispersión en caso de polvo para suspensión INSUMOS LÍQUIDOS NO ESTÉRILES Falta de homogeneidad en emulsiones Presencia de gas Presencia de materiales extraños No re dispersión en suspensiones INSUMOS SÓLIDOS NO ESTÉRILES: POLVOS Y GRANULADOS

Color no uniforme Presencia de material extraño Granulado no uniforme en color y tamaño Fuente: República de Colombia, Ministerio de Salud. Normas Técnicas de Calidad, Guía de Análisis, medicamentos, material médico quirúrgico, cosméticos, productos de limpieza. 3a. ed. Santa Fe de Bogotá, D.C. Julio de 1994.



SUMINISTROS





ANEXO

CÓDIGO DE COLORES

Á r e a d e R e c e p c i ó n V e r d e

Á r e a d e R e v i s i ó n R o j o

Á r e a d e a l m a c e n a m ie n t o A m a r i l l o

N a r a n j a Á r e a d e C u a r e n t e n a N o . 1

Fuente: República de Colombia, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución 2400 de mayo de 1979. Estatuto de Seguridad Industrial. Bogotá, 1979. Glosario Almacén / Bodega / Depósito Establecimiento o sección dedicada a la conservación ordenada y protegida de productos farmacéuticos y materiales relacionados, en espera de despacho. Almacenaje / Almacenamiento Término empleado para describir la protección de la materia prima, materiales de empaque y componentes relacionados, productos semielaborados y/o productos terminados, en espera de despacho. Buenas Prácticas en la cadena de Almacenamiento (BP A) Conjunto de procedimientos y normas destinadas a garantizar el almacenamiento, transporte y distribución adecuada de materiales y productos a partir de la liberación de que son objeto después del proceso de fabricación, de manera que estos conserven la naturaleza y calidad deseadas cuando lleguen al consumidor final.



SUMINISTROS





Condiciones Normales de Almacenamiento: Se consideran normales las siguientes condiciones de almacenamiento: temperaturas entre 8ºC y 30ºC, salvo que el producto especifique una condición diferente, y a una humedad relativa de 65% + - 5%.

Contaminación La inserción indeseada de impurezas de naturaleza física, química o microbiológica, y/o la inserción de material extraño, sobre un material de inicio, un material de empaque o un producto terminado, durante los procesos de empaque secundario, almacenamiento y/o transporte.

Distribución Física : Movimiento real del producto o mercancía desde la fábrica hasta el consumidor final, requiriendo de disponibilidad del producto, tiempo y espacio en el servicio al cliente, vinculación empresa-clientes y canales de distribución. - IAC

Distribuidor: Empresa que no fabrica sus productos sino que compra y revende estos productos ocupándose del manejo del inventario. – IAC Documentación Procedimientos escritos que definen las especificaciones de las operaciones críticas en el manejo de los bienes y suministros. Empaque Material o conjunto de los mismos que sirven para contener, proteger e identificar un producto, así como para informar acerca de su uso.

Empaque primario El que está en contacto directo con el producto (envase y cierre). Empaque secundario El que no está en contacto directo con el producto.

Fecha de expiración / vencimiento o caducidad La que se indica como tiempo máximo hasta el cual se garantiza la potencia, pureza, características fisicoquímicas y las demás que corresponden a la naturaleza de un producto y que se recomienda con base en los resultados de los estudios de estabilidad realizados al efecto. Garantía de Calidad



SUMINISTROS





Conjunto de medidas adoptadas con el objetivo de garantizar que los bienes y suministros se mantengan dentro de los estándares de calidad exigidos, para que puedan ser utilizados para los fines propuestos. La Garantía de Calidad es parte integral de las BPA Número de Lote o Código Identificación que permite la trazabilidad del producto.

Procedimiento Estandarizado: Son Instrucciones detalladas necesarias para realizar cada actividad dentro de un proceso. Proveedor Una persona que proporciona productos farmacéuticos y materiales. Los proveedores pueden ser agentes, corredores, distribuidores, fabricantes o comerciantes. Los proveedores deben estar autorizados por una autoridad competente. Registro Evidencia escrita de la información pertinente generada en cada una de las operaciones críticas en el manejo de los bienes y suministros. Rótulo: Parte de la rotulación que se encuentra directamente sobre el envase primario o sobre el recipiente que lo contiene. Sinónimo: Etiqueta, marbete. Rotulado La acción que implica la selección del rótulo correcto, con la información requerida según la clasificación, y la aplicación del rótulo. Trazabilidad Conjunto de datos e información que permite el seguimiento y revisión, en cualquier etapa de la cadena de Almacenamiento, de las operaciones efectuadas para cada lote del medicamento. Vida útil de almacenamiento: Intervalo mediante el cual se espera que un producto bienes y suministros si se almacena correctamente satisfaga las especificaciones establecidas. La vida útil se determina mediante estudios de estabilidad sobre un número limitado de lotes del producto y se emplea para establecer sus fechas de vencimiento. Sinónimo: Vida útil de conservación.

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