INSTRUCTIVO. Libros de Control

INSTRUCTIVO PARA ELABORAR

INSTRUCTIVO PARA ELABORAR

LOS LIBROS DE CONTROL

DE LOS SERVICIOS PRIVADOS DE SEGURIDAD

SAN SALVADOR, JUNIO DE 2001.

INDICE

I. INTRODUCCIN

II. OBJETIVO

III. MARCO LEGAL

IV. CANTIDAD Y NOMBRE

V. MECANISMO DE AUTORIZACIN

VI. UBICACIN Y ELABORACION

VII. DISPOSICIONES ESPECIALES

VIII. ANEXOS

I.

INTRODUCCIN

Con la reciente aprobacin y entrada en vigencia de la Ley de los Servicios Privados de Seguridad todas la Entidades o Empresas dedicadas a esta funcin han iniciado el proceso de Autorizacin o legalizacin para poder operar dentro del marco legal.

Una vez finalizado dicho proceso las Empresas debern ajustarse a una serie de disposiciones y normas que se contemplan en la ley, siendo una de estas, llevar un adecuado control de las actividades que realizan los Servicios Privados de Seguridad.

Es por eso que se ha elaborado el presente Instructivo que regula de forma sencilla como debern de ser elaborados dichos libros, permitiendo a las Empresas contar con una gua de elaboracin y orientacin, de aquellos pasos a seguir para su respectiva autorizacin.

II. OBJETIVOS

A. OBJETIVO GENERAL

- Normar la elaboracin y autorizacin de los LIBROS DE CONTROL de los Servicios Privados de Seguridad.

B.OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.

Contar con formatos estandarizados de los diferentes LIBROS DE CONTROL.

2.

Establecer el mecanismo para la autorizacin de los LIBROS DE CONTROL.

3. Definir el nmero mnimo y nombre de LIBROS DE CONTROL que debe llevar un Servicio Privado de Seguridad.

4. Definir que tipo de LIBROS deber elaborar cada Entidad de

Servicios Privados de Seguridad.

III. MARCO LEGAL

La Ley de los Servicios Privados de Seguridad aprobada el 14 de diciembre del ao recin pasado, publicada el 24 de enero y entr en vigencia el 02 de febrero del presente ao, segn Decreto Legislativo 227.

Esta Ley tiene por objeto regular, registrar y controlar las actividades de las personas naturales o jurdicas que se dedican a prestar Servicios de Seguridad Privada.

Dentro de estas regulaciones se considera como falta leve no llevar un control adecuado de las actividades de la Empresa de Seguridad, mediante libros autorizados por la Unidad respectiva de la Policia Nacional Civil. Art. 48 literal L

Razn por la cual se considera de gran importancia establecer los parmetros que regirn la elaboracin de dichos libros, de suma utilidad para un adecuado control y supervisin de los Servicios Privados de Seguridad. Libros que en un momento determinado podran convertirse en herramientas de prueba en un proceso de investigacin de cualquier ndole.

IV. CANTIDAD Y NOMBRE DE LOS LIBROS

El nmero mnimo exigible de libros a elaborar en los Servicios Privados de Seguridad ser de: ocho. (8) (Ver Anexos Formatos de Libros)

1. Salida y entrada de comisin

2. Nombramiento de los servicios y relevo de personal

3. Salida y entrada de armas de fuego, municin y equipo.

4. Novedades diarias.

5. Control de permisos y licencias del personal.

6. Control de inventario.

7. Salida y entrada de correspondencia.

8. Control de asistencia diaria de personal, funciones operativas y administrativas.

Los libros debern de ser titulados, de conformidad a los nombres antes expuestos y segn lo establece la Ley.

Lo anterior no limita a las Empresas para que estas puedan llevar otros libros que no estn enunciados en este instructivo, pero que dentro de la Empresa pueden ser considerados de suma importancia.

V. MECANISMO DE AUTORIZACIN

Los LIBROS DE CONTROL sern autorizados por:

a.

Jefe de la Divisin de Registro y Control de Servicios Privados de Seguridad.

b. Segundo Jefe de la Divisin de Registro y Control de Servicios Privados de Seguridad.

A.

JEFE DE DIVISIN DE REGISTRO Y CONTROL.

1.- El Jefe de la Divisin de Registro y Control de Servicios Privados de Seguridad, autorizar los LIBROS DE LOS

SERVICIOS PRIVADOS DE SEGURIDAD cuando sea por primera vez, o cuando se complete el existente.

2.-

El Segundo Jefe de la Divisin de Registro y Control de

Servicios Privados de Seguridad, cuando se por dao, prdida u otra razn, la cual deber ser justificada mediante informe.

3.-Cuando se solicite la autorizacin de un libro por primera vez, estos sern autorizados dentro de las 48 horas siguientes al solicitado. (da hbil)

4.-

Cuando sea para cambio o reposicin (por dao, prdida o haber completado el existente) se autorizar dentro de las 48 horas siguientes al solicitado, (das hbiles) debiendo notificar el motivo de la reposicin.

5.-El libro se autorizar de conformidad al formato de Apertura de Libros.

6.-El tipo, modelo o marca de libro ser opcional, respetando nicamente que sean de tamao oficio.7.- Los formatos establecidos (VER ANEXOS) debern ser diseados o elaborados en uno o dos folios tiles.

VI. UBICACIN Y ELABORACIN.

A. UBICACIN

1. Los LIBROS DE CONTROL debern estar ubicados en la sede de la Empresa, donde se ordenan todos los servicios.

2. En el caso de sucursales deber llevar igual nmero de libros que en la sede u oficina matriz o central.

3. En las posiciones o puestos de trabajo se llevar como mnimo uno (1) LIBRO DE NOVEDADES del servicio donde registrar cambios de personal, registro de novedades, etc.

Este libro (Novedades en el puesto de trabajo) ser autorizado por el responsable de los aspectos organizativos y operativos de la Empresa.

B.

ELABORACIN.

1.Debern ser elaborados por una sola persona.

(no indispensable)

2.-Debern ser elaborados con letra legible.

3.-Evitar hacer borrones, tachaduras, uso de corrector (Corrector lquido, RADEX, etc.)

4.- Debern ser foliados y sellados.

5.- Deber drsele apertura y cierre cada 24 horas.

6.- Debern estar forrados con plstico.

7.- Se prohbe el cambio, destruccin total o parcial de los folios.

8.- El tipo, modelo o marca de libro ser opcional, respetando nicamente que estos sean de tamao oficio.9.-Los formatos establecidos debern ser diseados o elaborados en uno o dos folios tiles.

VII.

DISPOSICION ESPECIAL.

- Los libros debern ser elaborados por todos los Servicios Privados de Seguridad, a excepcin de los VIGILANTES INDEPENDIENTES, debiendo estos llevar nicamente el LIBRO DE NOVEDADES, del cual debern observarse las formalidades antes mencionadas.

ANEXOS

APERTURA DE LIBRO

Este modelo que se presenta deber ser utilizado para la apertura de todos los libros de control debiendo variar nicamente en lo que se refiere a las fechas de elaboracin, nombre del libro y el Jefe Policial que lo autoriza.

MODELO:

En la ciudad de_______________ a las ____________horas del da ____ del mes de________ del ao _____________, se procede a AUTORIZAR el libro de la ______________________________________________El cual consta

de _________folios tiles, que servirn para llevar el registro de_________________

____________________________________________, quedando bajo responsabilidad del Encargado de los Aspectos Operativos y Organizativos de la entidad de seguridad privada solicitante , el cuido , buen uso y mantenimiento del mismo.

Firma:__________________________________

Categora, nombre y apellidos:______________

________________________________

(Jefe o Segundo Jefe Div. Reg. Y Control de SPS)ANEXO N. 2

CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE COMISIONES

PERIODO DESDE: ______________________ HASTA: ____________________________

MOTORISTAPLACASHORADESTINOCOMISION

SALIDAENTRADA

ELABOR:_________________________________________

SUPERVISO:___________________________________

NOMBRE Y APELLIDO

NOMBRE Y APELLIDO

FIRMA:_________________________________

FIRMA:___________________________________ANEXO N. 3

NOMBRAMIENTOS DE SERVICIOS Y RELEVOS DE PERSONAL

FECHA:________________________

N. AGTES.PROYECTO CLIENTEMOTIVOPERIODOAGENTE NOMBRADOAGENTE RELEVADO

DESDEHASTA

ELABOR:_________________________________________

SUPERVISO:___________________________________

NOMBRE Y APELLIDO

NOMBRE Y APELLIDO

FIRMA:_________________________________

FIRMA:___________________________________ANEXO N. 4

CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE ARMAS DE FUEGO, MUNICIONES Y EQUIPO

FECHA:_____________________________

PERIODO

DESDEHASTATIPO ARMASERIEDESTINOASIGNADA AMUNICIONEQUIPOFIRMA

ELABOR:_________________________________________

SUPERVISO:___________________________________

NOMBRE Y APELLIDO

NOMBRE Y APELLIDO

FIRMA:_________________________________

FIRMA:___________________________________ANEXO N. 5

LIBRO DE NOVEDADES DIARIAS

Lugar y Fecha __________________________________

Modelo de apertura:

Novedades registradas en el Servicio de______________

________________comprendido de las____________ Hrs.

del da _______hasta las ________ Hrs. Del da________

Descripcin de las Novedades:

La novedad deber contener como mnimo hora, fecha, lugar, motivo o causa de la novedad y accin realizada.

Modelo de Cierre:

A las__________Hrs. del da _________ hago entrega del servicio con las novedades antes descritas.

Entrega conforme:________________ Recibe Conforme:__________________

Nombre y Firma:_________________ Nombre y Firma:____________________ Supervis:___________________________

Nombre y Firma

ANEXO N. 6

CONTROL DE PERMISOS Y LICENCIAS DE PERSONAL

FECHA:________________________

AGENTE QUE SALDRA CON PERMISO Y/O LICENIAPROYECTOPERIODOMOTIVO

DESDEHASTA

ELABOR:_________________________________________

SUPERVISO:___________________________________

NOMBRE Y APELLIDO

NOMBRE Y APELLIDO

FIRMA:_________________________________

FIRMA:___________________________________ANEXO N. 7

FORMATO GENERAL DE INVENTARIOS

PERIODO DEL_______/_______/________ HASTA _______/_______/_______

ENTIDAD:________________________________________________

No.CANTIDADDESCRIPCIN DEL INVENTARIOESTADOUBICACIN (Especificar lugar)

CODIGO DE INVENTARIO

1. NUEVO

2. USADO

3. BUENO

4. MALO

5. REGULAR

6. EN REPARACION

7. EN BODEGA

8. HURTADO(a)

9. DECOMISADO(a)

10. ROBADO(a)

11. OTROS.

ANEXO N. 8

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA

FECHA:________________________________________________

N.HORATIPO

DOCUMENTODESTINOENTREGADO PORRECIBIDO PORFIRMA

ENTRADASALIDA

ELABOR:_________________________________________

SUPERVISO:___________________________________

NOMBRE Y APELLIDO

NOMBRE Y APELLIDO

FIRMA:_________________________________

FIRMA:___________________________________

ANEXO N. 9

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE

PERSONAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO

FECHA__________________________________

N.NOMBREH/EH/SH/EH/SCATEGORA

CATEGORIA

A=ADMINISTRATIVO

S=SEGURIDAD

ELABOR:_________________________________________ SUPERVISO:___________________________________

NOMBRE Y APELLIDO

NOMBRE Y APELLIDO

FIRMA:_________________________________

FIRMA:___________________________________ANEXO No. 1

POLICIA NACIONAL CIVIL

DIVISION DE REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS PRIVADOS DE SEGURIDAD











ELABOR:__________________________________________________

FIRMA:_____________________________________________________

CARGO:_____________________________________________________





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