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2

"La Gestión documental y su alineación con

la operación, un reto del día a día"

K y M Consultores - INLAC - Venezuela

Caracas, Venezuela

28/05/2013

Preparado por: Ing. Keyla Soteldo

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Keyla Soteldo: Mba, Socio director de K y M Consultores. Consultor,

facilitador y auditor con más de 30 años de experiencia en los Sistemas de

Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y

Metrología a Nivel Nacional e Internacional, Profesor de la Universidad

Simón Bolívar en el Programa de estudios avanzados en las áreas de

Calidad y Sistemas Integrados de Gestión. Experto técnico en la reunión

de los grupos de trabajo ISO/176 y ISO/STTF/207. Expositor Nacional e

Internacional, auditora certificada IRCA Calidad y Medio Ambiente.

Facilitador curso del IRCA Calidad y Medio Ambiente. Auditor contratado

FONDONORMA Y AFNOR; Miembro de INLAC Venezuela

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• Presente y Realidad de la Gestión Documental

(Fundamentos, principios, vocabulario, ISO 30300 /

30301)

• Que tenemos que hacer?

• Beneficios de un sistema de gestión documental

• Conclusiones.

CONTENIDO

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• Conocer los Requisitos de un Sistema de Gestión, estructura de la norma

UNE-ISO 30301 (presente, realidad y futuro. VIDEO Carlota Bustelo),

• Conocer los puntos críticos, las amenazas y oportunidades con el fin de

implementar mejoras,

• Conocer los errores comunes que se cometen a la hora de gestionar los

documentos físicos y electrónicos,

• Norma ISO 30300 y 30301 (Liderazgo, planificación, soporte, operación,

evaluación y mejora), conocer cuáles son los riesgos de no almacenar la

información

Objetivos Particulares

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•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

7

ISO 30300 FUNDAMENTOS

Políticas, objetivos, Eficiencia, responsabilidades, recurso

Revisar periódicamente el sistema y decidir las acciones de mejora

Sistema de Gestión Documental

Éxito en la implementación del SGD

Recurso de información, son activos, capital intelectual

Requisitos, legislación, reglamentación y normas

Política, objetivos y directrices

Orientación y comunicación

Procesos apropiados y su interacción

Enfoque, liderazgo, decisión, mejora Personal, Proceso, sistema.

Propósito, documento fiable Integro y usables

Tamaño, complejidad, Riesgo, motivación y expectativas

Crear y controlar documentos

Alta dirección

Enfoque por procesos

Principios

Necesidad de un SGD

Contexto de la organización

SGD y Sistema de gestión

Relación entre SGD y SG

Alcanzar objetivos, requisitos rendición de cuenta, expectativas

Enfoque a consecución de resultados y a la gestión de riesgo.

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• Enfoque al cliente y otras partes interesadas. Centrarse en las

necesidades actuales y futuras de los clientes y en las expectativas de

otras partes interesadas, integrándolas en los requisitos de las

aplicaciones de gestión documental establecidas bajo el SGD.

• Liderazgo y responsabilidad. Liderazgo para establecer el

propósito, la dirección y la gobernanza ética de la organización en

un entorno en que el personal comprende y tiene motivación para

implementar las buenas prácticas de la gestión documental con los

objetivos de la organización y los requisitos de la asunción de

responsabilidades.

• Toma de decisiones basada en la evidencia. El establecimiento de

un SGD posibilita la creación, captura y control de los activos de

información de la organización en forma de documentos fiables y

auténticos que permiten la toma de decisiones basada en la evidencia

en toda la organización.

Principios básicos

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• Implicación del personal. Se deberían definir claramente las

responsabilidades sobre los documentos y la formación apropiada

para todos los empleados de la organización que crean, manejan o

utilizan documentos. Esto se aplica a los contratistas, otras partes

interesadas y personal de otras organizaciones que comparten procesos

de negocio o actividades y sus correspondientes documentos. El

conocimiento de los documentos en toda la organización mejora su

base de información y la toma efectiva de decisiones.

• Enfoque sobre procesos. La gestión de las actividades y programas de

la organización como procesos en los que la creación de documentos y

las actividades de negocio están integradas aumenta la eficiencia tanto

para las actividades documentales como para las de negocio.

• Enfoque sistemático de la gestión. La integración de la gestión de

documentos en el contexto más amplio de un sistema de gestión incluye

de forma regular el análisis de los requisitos y planes y la implementación,

revisión y mejora de sus políticas y procedimientos.

• Mejora continua. La supervisión, revisión y mejora continua del

desempeño del SGD alimenta la revisión y mejora del sistema de gestión

de la organización.

Principios básicos

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Fiable:

Es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa

de las operaciones, las actividades o los hechos de lo que da testimonio y al que se

pueda recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades

Definiciones de documentos

Integro:

hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento

este protegido contra modificaciones no autorizadas

Usable:

Aquel que pueda ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación

debería mostrar la actividad u operación que lo produjo

Autentico

Aquel que se puede probar:

• que es lo que afirma ser

• que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o

enviado

• Que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma .

11

El Sistema de Gestión Documental determina los requisitos de gestión

documental y las expectativas de las partes interesadas y mediantes los

procesos necesarios produce como resultados documentos que cumplen con

los requisitos y las expectativas

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Conocimiento, información y tecnología

Las herramientas informáticas:

la web, cloud computing,

teléfonos celulares, inteligencia

artificial

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• Las organizaciones existen en un ambiente dinámico y cambiante, donde los recursos son escasos, la productividad, la eficacia, la eficiencia y los beneficios, toman el curso de sus acciones.

• Se necesita información acerca del entorno externo, de sus recursos materiales, económicos, tecnológicos, humanos, datos e informaciones que permitan conocer estos aspectos y apoyen las decisiones.

• La información generalmente se registra en soportes, físicos o electrónicos y su manejo se ve complementado por la gestión documental.

Gestión del conocimiento

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Aspectos a considerar

• El conocimiento no es datos ni información, aunque

se relaciona con ambos.

• Puede existir confusión en los conceptos de datos,

información y conocimiento, Cual es la diferencia?,

qué significan?.

• Cuál necesitamos?, cuáles tenemos?.

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¿En dónde estamos, cual es el contexto

de la organización?

• Cómo es el liderazgo?

• Cómo se planifica?

• Cuáles son los soportes que se tiene?

• Cómo se realiza la operación?

• Cómo se evalúa el desempeño del SGD?

• Cómo se hace la mejora?

Norma ISO 30301

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Prólogo Introducción 1. Objeto y campo de aplicación 2. Referencias normativas 3. Términos y definiciones 4. Contexto de la organización

1. Comprensión de la organización 2. Requisitos de negocio, legales y de otra índole 3. Definición del alcance del SGD

5. Liderazgo 1. Compromiso de la dirección 2. Política 3. Roles organizativos, responsabilidades y

competencias 6. Planificación

1. Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades

2. Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos

7. Soporte 1. Recursos 2. Capacitación 3. Concienciación y formación 4. Comunicación 5. Documentación

8. Operación 1. Planificación y control de operaciones 2. Diseño de los procesos de gestión

documental 3. Implementación de las aplicaciones de

gestión documental 9. Evaluación del desempeño del SGD

1. Supervisión, medición, análisis y evaluación 2. Sistema de auditoría interna 3. Revisión por la dirección

10. Mejora 1. Control de las no conformidades y acciones

correctivas 2. Mejora continua

Anexo A (Normativo) Procesos y controles

Anexo B (Informativo) Interrelaciones entre las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001 e ISO 30301

Anexo C (Informativo) Lista de verificación

para la autoevaluación.

Bibliografía

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Contexto de la organización

a) tamaño y complejidad de la organización o las

organizaciones o de los procesos que requieren

controlar documentos;

b) el nivel de riesgo que supone un inadecuado control de

los documentos;

c) la motivación interna para mejorar en la satisfacción de

la demanda actual o potencial de las partes

interesadas; y

d) las demandas o expectativas específicas de las partes

interesadas

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ENTORNO = combinación de factores internos y externos y de condiciones que pueden afectar al logro de los objetivos de una organización, y a su comportamiento hacia las partes

interesadas

Factores internos factores externos

Mejora, innovación Aprendizaje

Eficiencia, eficacia

Globalización Mercados

Capitulo 4

19

+

-

Incertidumbres

Suceso Consecuencia Objetivos Fuente

Efecto de la Incertidumbre sobre los objetivos

Riesgos en los Sistemas de Gestión

20

Analice el riesgo

Identifique el

riesgo

Establezca el contexto

Evaluación del

riesgo

Tratamiento del riesgo

Revisión y seguimiento

Evaluación del riesgo

Comunicación y consulta

Procesos de la gestión del riesgo

21

Compromiso de la

dirección

Política de Gestión Documental

Responsabilidades

Objetivos Sistema de Gestión Documental

Planes para alcanzarlos

Riesgos y oportunidades

Recursos

Formación

Documentación del sistema

Liderazgo Planificación Soporte

ISO 30301

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Planificación y control

Diseño proceso Gestión Documental (creación y control documental ver anexo A)

Implementación de aplicaciones

Supervisión, medición, análisis y evaluación

Sistema de auditorias internas

Revisión por la dirección

Control de las no conformidades

Mejoras continuas

(las acciones de mejora deben priorizarse según el análisis de riesgo)

Operación Evaluación Mejora

ISO 30301

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Anexo A (Normativo)

Procesos y controles

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Captura

A.1.1.6 Determinar métodos de captura

A,1.2.2 Identificar los momentos de captura

A.1.3.1 Identificar requisitos específicos

Creación y recepción

A.1.1.3 Crear documentos fiables

A.1.3.1 identificar requisitos

específicos

ISO 30301 Disposición y eliminación

A.2.4.1 Implementar la disposición

A.2.4.2 Autorizar la disposición

A.2.4.3 Transferir

A.2.4.4 Trasladar

A.2.4.5 Destruir

Reglas y condiciones para el uso

A.2.2 Implementar reglas de acceso

Identificación

A.1.2.1 Identificar la información

descriptiva y de contexto:

Tecnología

A.1.4.1 Selección de tecnología

Análisis

A.1.1.1 Determinar la necesidad de información

A.1.1.2 Determinar requisitos

A.1.1.4 Determinar la conservación

A.1.1.5 Establecer calendario

A1. Creación

Procesos y Controles

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Interrelaciones entre las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO/TC 27001:2005 e ISO 30301 Proceso de gestión documental en anexo A de la Norma ISO 30301

ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 ISO/TEC 27001:2005 Creación Control

A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.2.1 A.2.4 A.2.3 A.2.4 A.2.5

4.2 Requisitos de la

documentación

4.2.1 Generalidades

La documentación del

sistema de gestión de la

calidad debe incluir:

a) declaraciones

documentadas de una

política de la calidad y de

objetivos de la calidad,

b) un manual de la calidad,

c) los procedimientos

documentados y los

registros requeridos por

esta Norma internacional,

y

d) os documentos, incluidos

los registros que la

organización determina

que son necesarios para

asegurarse de la eficaz

planificación, operación y

control de sus procesos.

4.4.4 Documentación la

documentación del sistema de

ggestión ambiental debe incluir:

a) la política, objetivos y metas

ambientales;

b) la descripción del alcance del

sistema de gestión ambiental;

c) la descripción de los elementos

principales del sistema de gestión

ambiental y su interacción, así como

la referencia a los documentos

relacionados;

d) los documentos, incluyendo los

registros requeridos en esta Norma

Internacional; y

e) los documentos, incluyendo los

registros determinados por la

organización como necesarios para

asegurar la eficacia de la

planificación, operación y control de

procesos relacionados con sus

aspectos ambientales significativos.

4.3 Requisitos de la documentación

4.3.1 Generalidades

La documentación del SGSI debe incluir:

a) declaraciones documentadas de la

política (véase 4.1 b) y de los objetivos

del SGSI

b) el alcance del SGSI (véase 4.2.1 a)

c) los procedimientos y mecanismos de

control que soportan al SGSI.

d) una descripción de la metodología de la

evaluación de riesgo (véase 4.2.1 c)

e) el informe de la evaluación de riesgo

(véase 4.2.1 / 4.2.1 g).

f) el plan de tratamiento de riesgo (véase

4.2.2 b).

g) los procedimientos documentados que

necesita la organización para asegurar

una correcta planificación, operación y

control de sus procesos de seguridad de

la información y para describir como medir

la eficacia de los controles (véase 4.2.3

c).

h) los registros requeridos por esta norma

internacional (véase 4.3.3 y

i) la declaración de aplicabilidad.

*

ISO 30301

26

Realizar una

autoevaluación

¿Dónde estamos?

¿Nuestros resultados?

Conocer los

errores gestión

documentos

físicos y

electrónicos

¿Con quiénes? Gestión de los

Documentos

¿Cuáles son los puntos que tenemos que considerar ?

27

• Garantizar que se entienden y se toman en consideración los

intereses de las partes involucradas.

• Enseñar las virtudes, recompensa y beneficio del SGD.

• Fomentar la gestión adecuada del cambio durante el proceso para

la gestión documental.

• Desarrollar un plan adecuado de comunicación y consulta externo e

interno y de divulgación donde se gane la confianza de la alta

gerencia para su implementación.

• Promover dentro de las organizaciones un enfoque sistemático para

la creación y control de la documentación.

• Entender el desafío en el cual estamos viviendo con un entorno

cambiante (VUCA) y digital.

• Promover que los sistemas de gestión de la organización estén

interconectados con las actividades operacionales y estratégicas de

la gestión de la información y los documentos.

Qué

tenemos

que

hacer?

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• Crea valor a la organización.

• Forma parte de la toma de decisiones.

• Trata explícitamente el riesgo de no contar con este SGD.

• Esta basada en la mejor información disponible.

• Esta hecha a la medida de la organización.

• Es dinámica, interactiva y sensible al cambio.

• Facilita la mejora continua de la organización.

• Toma en cuenta a los factores humanos y culturales

.

A la hora de implementar un sistema de gestión de documental

tenemos que tener en cuenta:

29

1. Elimina la información redundante y duplicada

2. Asegura la recuperación de la información en

casos de desastre

3. Protección en casos de litigio.

4. Mejorar la posición para hacer frente a las

auditorías.

5. Cumplir con las exigencias legales y

reglamentarias y las normas internacionales

6. Mejorar la información financiera

Beneficios de un sistema de gestión documental

30

7. Mejorar la gobernabilidad

8. Mejorar la confianza de los grupos de interés

(stakeholder)

9. Establecer una base confiable para la toma de

decisiones y la planificación

10. Mejorar los controles

11. Efectivamente asignar y utilizar recursos para

el tratamiento del riesgo

12. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa

Beneficios de un sistema de gestión documental

31

13. Captura y control de documentos

14. Establecer una base confiable para la toma de

decisiones y la planificación

15. Mejorar los controles

16. Efectivamente asignar y utilizar recursos para

el tratamiento del riesgo

17. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa

Beneficios de un sistema de gestión documental

32

Sistema de Gestión Documental:

EL CORAZÓN de los SG

• El estándar ISO 30301 se perfila para ser el más

utilizado por las organizaciones que desean

gestionar sus documentos, es compatible e

integrable a con otros sistemas de Gestión.

• Actualización y formación continua en gestión de

los documentos para la organización y los

auditores .

• Incentivar eventos de difusión con la finalidad de

informar los beneficios que se tiene al

implementar este sistema de gestión documental

• Por su relación con los diferentes sistemas de

gestión , se incrementará el uso de Sistemas de

Gestión documental en las organizaciones.

Conclusiones

SGC

SGA

SGSYSO

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Keyla SOTELDO KYM Consultores /INLAC VENEZUELA

Email: sis21ca@gmail.com / kymconsultores@gmail.com

Teléfonos: +584166300991 / +58412 6090991

Tenemos que considerar la importancia estratégica de la buena gestión de los documentos y de las evidencias, en todas las actividades que realizamos en nuestras organizaciones,

@ksoteldo Twitter:

http://www.linkedin.com/pub/keyla-soteldo/1b/180/927

EL CAMINO HACIA EL FUTURO …

… estamos preparados?

34

• ISO30300:2011 Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos

Fundamentos y vocabularios .

• ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos.

Requisitos.

• BLOG ISO 30300 (http://www.iso30300.es).

• Claves de las Normas UNE-ISO 30300 para profesionales de la gestión de documentos Ministerio

de Educación, Cultura y Deporte.

Madrid, 21 de Mayo de 2012 El papel de los profesionales ante la serie de normas ISO 30300.

Carlota Bustelo.

• Serie ISO 30300 Sistema de Gestión para los documentos .Octubre 2011 SEDIC Autora Carlota

Bustelo.

• Jornada La norma UNE ISO 30300 aplicaciones en la empresa Madrid 20 de Marzo del 2012

AENOR.

.

Bibliografía

35

Carlota Bustelo

Records, information and document management Independent Consultant Spain

T. (34) 91 345 67 07

M. (34) 655 85 34 06

http://www.carlotabustelo.com

twitter @carlotabustelo

http://www.linkedin.com/pub/carlota-bustelo-ruesta/6/1a7/33b

Bibliografía