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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso Gestión Financiera

Procedimiento: Programación Anual Mensual de Caja - PAC

Código: GF-PCPAMC-06 Versión: 02

Fecha: 30/11/2012 Página: 1 de 15

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación 01 23/09/2011 Inicial

02 30/11/2012

Se actualiza el recuadro de autorización, se complementa el objetivo, se ajusta el alcance, se modifica productos, se ajustan definiciones, se ajustan los responsables y las responsabilidades, se ajustan los lineamientos, en el numeral 9 descripción del procedimiento se ajusta la redacción, se modifica el flujograma.





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AUTORIZACION

VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO





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1. OBJETIVO Describir las actividades que se requieren para consolidar, hacer seguimiento y controlar el cumplimiento de la programación y ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC, de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos. 2. ALCANCE Inicia con el cargue de la información del PAC aprobado para la vigencia, en los aplicativos SISPAC de la Secretaria Distrital de Hacienda y en el aplicativo interno PAC de SICAPITAL y finaliza con el envío del Informe SHD – Programación VS Ejecución Mensual a los gerentes de proyecto. 3. INSUMOS

• Apropiaciones presupuestales iníciales (IS) • Correo electrónico con programación mensual por rubro presupuestal (IS) • Información de los compromisos contractuales (IS) • Reporte de Programa Anual Mensualizado de Caja – Pac (IP)

4. PRODUCTOS

• Programación Consolidada en SISPAC (IP) y en el aplicativo interno de PAC (IS)

• Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería (IS)

• Programa Anual de Caja Ejecutado (IS) 5. NORMATIVIDAD Ver normograma





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6. DEFINICIONES Cuentas Por Pagar: Son las obligaciones que se constituyen a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal para amparar compromisos derivados de la entrega a satisfacción de los bienes y servicios y anticipos a contratos. Pac No Ejecutado: Corresponde a los recursos programados en el PAC de la vigencia que no se ejecutan en un mes específico en el cual estaban autorizados y no son reprogramados en las fechas máximas establecidas por la Dirección Distrital de Tesorería. Programa Anual Mensualizado De Caja - Pac: El Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC, es un instrumento financiero de programación, seguimiento y control de tesorería, mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital (Decreto 714/96). Reservas Presupuestales: Son las obligaciones y compromisos adquiridas por las entidades Distritales y que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal no se han podido cumplir, esto es, por ejemplo que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado pero están legalmente contraídas y desarrollan el objeto de la apropiación. Rezago: Son los recursos que la misma entidad considera no pagará dentro de la vigencia y su pago se traslada para la vigencia siguiente SISPAC: Sistema de Administración de PAC, es el que permite a las entidades distritales mediante un software específico, programar, proyectar, reprogramar y evaluar la ejecución del PAC, partiendo de las apropiaciones iníciales, de tal manera que sea posible aumentar, trasladar, disminuir, aplazar o cancelar las cuantías programadas, por la misma entidad. A su vez permite a la Dirección Distrital de Tesorería hacer seguimiento y evaluación de la programación y ejecución consolidada y por entidades del PAC. Transferencias: Son recursos de un Presupuesto que percibe otro Presupuesto por mandato legal, para el primero es un gasto y para el segundo es un ingreso.





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Vigencia Actual: Corresponde al valor máximo asignado de PAC a las entidades con cargo a las apropiaciones discriminadas en el Decreto de liquidación del Presupuesto para el año fiscal vigente. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Subdirector(a) Administrativo(a)

• Establece y comunica los lineamientos internos sobre la programación y ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC

Profesional Especializado Tesorería

• Ejecuta las directrices dadas para el buen funcionamiento del área y el cumplimiento de las normas establecidas

Profesional Universitario

• Ejecuta las directrices dadas para la buena gestión en la consolidación seguimiento y control del Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC y el cumplimiento de las normas establecidas

8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN • Los planificadores deben diligenciar el archivo de programación de PAC y

enviarlo a tesorería. (El programador debe verificar que el contratista realice los aportes a seguridad social).

• Se deben realizar las reprogramaciones del PAC, en las fechas establecidas por la Dirección Distrital de Tesorería y antes de las 3.30 pm, para que se tenga el tiempo necesario para la aprobación de documentos y el ajuste en el PAC Interno.

• Los parafiscales del mes se deben programar en el mes que se van a pagar.





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• Se podrá tramitar solicitudes de pago que no fueron programadas en el PAC,

si el ultimo día de recepción de solicitudes de pago existe PAC sin ejecutar, en los rubros presupuestales correspondientes, previa revisión y autorización del caso

• Una vez aprobado por la Dirección Distrital de Tesorería el PAC del mes, éste

no podrá ser modificado en su valor total, salvo con solicitud escrita firmada por el Representante Legal y debidamente justificada, dirigida al Jefe de Planeación Financiera de la Dirección Distrital de Tesorería.

• Se podrán hacer compensaciones verticales de PAC, las cuales se deben

realizar únicamente entre rubros de inversión o entre rubros de funcionamiento, no se pueden mesclar los diferentes conceptos; para el rubro presupuestal de Pasivos Exigibles es necesario solicitar autorización para efectuar cualquier movimiento a la Dirección Distrital de Tesorería.





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9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Actividad Descripción de la actividad Área

Responsable Cargo

responsable Registros

Punto de Control

1 Cargar el PAC

INICIAL en el SIS PAC y PAC Interno

Se realiza el cargue en los aplicativos SISPAC Y PAC de la información correspondiente al PAC inicial una vez es remitida por parte de la Oficina Asesora de Planeación de la UAESP

Subdirección Administrativ

a y Financiera-Tesorería

Profesional

Informe

Verificar la información del aplicativo

2 Actualizar los Compromisos

Se actualiza la matriz de compromisos adicionándole en el rubro presupuestal correspondiente la información de los compromisos contractuales adquiridos por la Entidad hasta la fecha, se envía por medio de correo electrónico a los planificadores para que realicen la respectiva programación del mes


a y Financiera -Tesorería

Profesional

Matriz de Programación y Ejecución de PAC

3

Realizar la Programación por

parte de los Planificadores

Los planificadores de cada área reciben la matriz y consolidan la información, programando el mes de acuerdo con los soportes de pago de aportes respectivos. y de acuerdo con lo establecido en el contrato

Todas las Dependencia

s Subdirectores






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Responsable Cargo


Punto de Control

4 Enviar la

programación consolidada

Se envía por parte de los planificadores de cada proyecto de inversión y el planificador de gastos de funcionamiento, por correo electrónico la matriz con la programación del mes debidamente totalizada. Cada Gerente de proyecto envía la respectiva programación de PAC al área de Tesorería

Todas las Subdireccion

es

Planificadores de PAC


Verificar la información recibida

5 Consolidar la Información

Se consolida la información en la matriz de PAC incluyendo valor a programar por compromiso y el rubro presupuestal a Afectar correspondiente para realizar las reprogramaciones en el SISPAC y en el PAC Interno



Profesional


6

Realizar Reprogramaciones

en aplicativos SISPAC y PAC

Se realizan las reprogramaciones a las que haya lugar manteniendo las directrices de la Dirección Distrital de Tesorería en el SISPAC y en el PAC Al SISPAC se accede por medio de la extranet de la Secretaria de Hacienda Distrital, y al PAC por medio de la Intranet de la Unidad a SICAPITAL.



Profesional

Informe Programa Anual Mensualizado

de Caja PAC- Programacion

Detallado por Rubros y Entidad

Revisar el total pac del Mes y por rubro preupuestal





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Responsable Cargo


Punto de Control

7

Solicitar la aprobación de documentos de

reprogramación de PAC

Se solicita la aprobación a la DDT de los documentos de reprogramación para el caso del SISPAC, y para el aplicativo interno de PAC el tesorero (a), aprueba los documentos realizados en él aplicativo y se ejecuta otra revisión de la información para constatar que se programaron los recursos necesarios.



Profesional

Informe Programa Anual Mensualizado

de Caja PAC- Programación

Detallado por Rubros y Entidad

8 Revisar el Pac de solicitudes de pago

Desde el primer día hábil de cada mes hasta la fecha estipulada por la Direccion Corporativa y de Control Interno Disciplinario para la respectiva vigencia, se reciben las solicitudes de pago de contratistas y proveedores por parte del área de contabilidad; como informado en el Sistema de Gestión Documental llega a la Tesorería, donde se revisa en la matriz de programación y ejecución de PAC que se hayan programado los recursos y se realiza una observación indicado que la solicitud de pago fue o no programada.



Profesional


Revisar el Pac de solicitudes de pago





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Responsable Cargo


Punto de Control

9

Enviar al Área de Archivo de Gestión de Contratación las solicitudes de pago

tramitadas

Se reciben por medio del Sistema de Gestión Documental y de parte del Área de Contabilidad las solicitudes de pago tramitadas y con la orden de pago respectiva, cuando la solicitud es pagada por la Tesorería, se reasignan al Área de Archivo de Gestión de Contratación.



Profesional

No. de Radicado emitido por el Sistema de Gestión Documental

10 Actualizar la Matriz de pagos

Al final del mes se alimenta la matriz de programación de pago con lo ejecutado, se realiza el cuadre respectivo con la información registrada por la ejecución presupuestal de la Unidad y está se envía por medio de correo electrónico a los planificadores para su información y fines pertinentes



Profesional


11

Enviar Informe SHD – Programación VS

Ejecución a Directores de Área

Se envía a los Gerentes de proyecto y a los planificadores un informe generado por el SISPAC en donde se puede visualizar la programación vs ejecución del mes para que se tomen las medidas correctivas en cada área.



Profesional

Informe de programación vs ejecución por rubro-fuente y por entidad





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Responsable Cargo


Punto de Control

12

Generación de Informe de Ingresos y Egresos para entes de control

Se accede al aplicativo de la SHD y se genera el informe de anexo 5 el cual se extrae y la información se ajusta al formato de la entidad Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería GF-PCPAMC-FM-01, y el Programa anual de caja-ejecutado GF-PCPAMC-FM-02



Profesional

Informe de Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería GF-PCPAMC-FM-01 Programa anual de caja-ejecutado GF-PCPAMC-FM-02

Revisar y verificar la información por medio de cruce interno de información





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10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Subdirección Administrativa y Financiera-Tesorería

Todas las Depedencias

Profesional Subdirectores

Todas las Subdirecciones

Planificadores de PAC

Inicio

1

Cargar el PAC INICIAL en el SIS PAC y PAC Interno

Informe

Realizar la Programación por parte de los Planificadores

4

Enviar la programación consolidada

Consolidar la Información


Actualizar los Compromisos


5

2

3



P/2





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Profesional Subdirectores de Área Planificadores de PAC



Todas las Depedencias Todas las Subdirecciones

P/2

Realizar Reprogramaciones en

aplicativos SISPAC y PAC

Informe Programa Anual Mensualizado de Caja PAC-Programacion Detallado por

Rubros y Entidad

6

Solicitar la aprobación de documentos de

reprogramación de PAC

7

Informe Programa Anual Mensualizado de Caja PAC-Programacion Detallado por

Rubros y Entidad

Revisar el Pac de solicitudes de pago

8


P/3





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Profesional Subdirectores de Área Planificadores de PAC



Todas las Depedencias Todas las Subdirecciones

Fin

Enviar Informe SHD –Programación VS

Ejecución a Directores de Área

Informe de programación vs ejecución por rubro-fuente y

por entidad

P/3

Enviar al Área de Archivo de Gestión de

Contratación las solicitudes de pago

tramitadas

9

No. de Radicado emitido por el Sistema de Gestión

Documental

Actualizar la Matriz de pagos

10

Generación de Informe de Ingresos y Egresos para entes de control

11


12

Informe de Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería GF-PCPAMC-FM-01

Programa anual de caja-ejecutado GF-PCPAMC-FM-02





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11. ANEXOS GF-PCPAMC-FM-01 Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería GF-PCPAMC-FM-02 Programa anual de caja-ejecutado

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