2017

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MANUAL DE USUARIO

INDICE

TEMA

1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………12. OBJETIVOS…...……………………………………………………………………….………23. CONTENIDO………………………………………………………………………………………………3

3.1 FORMULARIOS………………………………………………………………………...33.2 CONSULTAS…………………………………………………………………………...123.3 REPORTES………………………………………………………………………...…..20

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INTRODUCCIÓN

En el presente manual se encuentran las especificaciones para operar adecuadamente el

sistema con que trabaja el hotel “La Posada de Don Juan”. En el sistema se encuentran

formularios creados por los programas de Microsoft Acces y Microsoft Excel en los que

usted debe de llenar con la información adecuada los datos de los huéspedes del hotel, así

como los servicios y mantenimientos que requieren.

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OBJETIVOS

Objetivo General

Que el personal del hotel, así como todas las personas que operen el sistema del hotel,

aprendan a utilizar adecuadamente el software con que se maneja cada operación del

mismo.

Objetivos Específicos:

1. Conocer los conceptos básicos con los que opera el sistema.

2. Saber cómo ejecutar cada programa

3. Determinar cuándo y dónde emplear cada formulario.

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CONTENIDO Formularios:

- Formulario Cliente

En este formulario se pueden cambiar o agregar datos del cliente, como: nombre, apellido, teléfono,

DPI, NIT, fecha de nacimiento y correo electrónico (email). El número que aparece en la parte izquierda

es el código de cada cliente en la base de datos, por lo que no es posible modificarlo.

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- Formulario Comida

En este formulario se puede cambiar o agregar el nombre y tipo de comidas que proporciona el hotel. El

Id de cada comida no es posible modificarlo debido a que éste identifica cada comida en la base de

datos.

- Formulario Comida Paquete

Este formulario contiene los códigos de las comidas y de los paquetes en la base de datos y es una

tabla master por lo que no es posible modificar datos, únicamente agregarlos.

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- Formulario Habitación

En este formulario se pueden agregar o cambiar los datos de las habitaciones reservadas y disponibles,

datos como la descripción de la habitación, el estado (reservada o disponible) y el código tipo de

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habitación (qué tipo de habitación es Premium, nupcial, presidencial, etc). El número de habitación no

es posible cambiarlo debido a que es el código que identifica a cada habitación en la base de datos.

- Formulario Paquete

En este formulario se pueden cambiar o agregar los datos de los paquetes que brinda el hotel, como el

nombre y el precio. El idPaquete no es posible cambiarlo debido a que es el código con el que están

identificados en la base de datos.

- Formulario Reservación 7

En este formulario se pueden cambiar o agregar los datos de la reservación, como la fecha de

reservación, fecha inicio, fecha fin, hora inicio y hora fin. Los datos de reservación, cliente código,

habitación código y paquete código no es posible cambiarlos, debido a que son los códigos con los que

están identificados en la base de datos y por tanto en su respectivo formulario.

- Formulario Tipo Cliente

En este formulario se pueden cambiar o agregar los datos de tipo de cliente, como el tipo, nombre del

tipo (Premium, normal o VIP) y el descuento aplicado según sea su tipo.

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- Formulario de Tipo de Comida

En este formulario se pueden cambiar o agregar los datos de tipo de comida, como el nombre de tipo

(desayuno, almuerzo o cena). El idTipo de Comida no es posible cambiarlo debido a que es el código

con el que está identificado en la base de datos.

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- Formulario de Tipo Habitación 10

En este formulario se pueden cambiar o agregar los datos de tipo de habitación, como el nombre tipo

(individual, doble, triple, presidencial o nupcial). El código de tipo de habitación no es posible modificarlo

debido a que es con el que está identificado en la base de datos.

CONSULTAS

¿Cómo generar consultas en Microsoft Acces?

1) Abrir el programa de Microsoft Acces.

2) Abrir la base de datos en la que se desea realizar una consulta.

3) Seleccionar el apartado “Crear.”

4) Seleccionar “Asistente para Consultas” o “Diseño de consulta.”

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5) Si se selecciona la opción de “Asistente para consultas” aparecerá el siguiente recuadro:

6) Se selecciona la opción de “Asistente para consultas sencillas” y se da click en “Aceptar.”

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7) Aparecerá el siguiente recuadro, en el apartado de “Tablas/Consultas” se debe seleccionar la tabla

en la que se desea realizar la consulta. En “Campos disponibles” se debe escoger el campo que

se quiere mostrar en la consulta.

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8) Se da click en siguiente y aparecerá un recuadro en el que se le coloca el nombre a la consulta

que se desea realizar. También aparece las opciones de abrir la consulta para ver la información o

para modificarla, se debe de escoger la que se desea y finalmente dar click en el botón “finalizar.”

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¿Cómo exportar los datos a Excel?

1) Elegir la consulta que se desea abrir en Excel.15

2) Se debe seleccionar el apartado de “Datos Externos.”

3) Se debe seleccionar la opción de “Exportar los datos a una hoja de cálculo de Excel.”

4) Aparecerá el siguiente recuadro, en el que se debe activar las dos casillas de abajo y definir la

dirección del archivo.

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5) Se debe abrir Microsoft Excel y muestra automáticamente una tabla con la consulta para poder

manipularla mejor.

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REPORTES GENERADOS POR MEDIO DE CONSULTAS

Para cada consulta efectuada se generó un informe que resume los datos extraídos. A continuación se

muestran los diferentes informes generados.

Habitaciones Dadas en Paquete Tipo Individual: Este informe mostrará el número de habitación y la

persona que se asignó dicha habitación en un paquete individual.

Clientes en Premium y Suite Presidencial: En este informe se resumen todos los clientes que en

algún momento se hospedaron en una habitación Premium o una habitación de tipo presidencial. El 20

informe mostrará el nombre del cliente, la habitación en la que se hospedó y la suite (presidencial o

premium).

Top 5 de Clientes Que Han Comprado Más Paquetes: El informe muestra el nombre de la persona y

la cantidad de dinero que ha gastado en el hotel en general en todas sus visitas, ya con descuento

aplicado.

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Clientes de Tipo VIP: Muestra nombres y apellidos de los clientes con suscripción VIP, es decir, con un

20% de descuento en sus compras.

Top 5 Paquetes Más Vendidos: Muestra los paquetes más populares, preferidos por los clientes del

hotel.

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Top 5 Clientes Frecuentes: Dicho informe muestra el nombre de las personas que más han visitado el

hotel, y muestra la cantidad de veces que ha visitado el hotel o los paquetes comprados en total.

Comida Que Más Se Vende: El informe indica el nombre de la comida prefereida por los comensales, si

se prefiere en desayuno, almuerzo o cena, y cuántos platos se han vendido.

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Ganancias Semanales: Muestran la fecha en la que ganó cada cantidad de dinero, y cuánto se ganó.

Esto se ordena de fecha más antigua a más reciente.

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