Manual New Hotel

INFORMARCA Hotel Systems

LISBOA ♦♦♦♦ PORTO ♦♦♦♦ ALGARVE ♦♦♦♦ MADEIRA ♦♦♦♦ LA HABANA ♦♦♦♦ CANARIAS Casa Matriz: Rua Francisco de Holanda, 37 - 1600 LISBOA – PORTUGAL

Representación Cuba: Desamparado # 166 e/ Habana y Compostela – Habana Vieja – Ciudad Habana, CUBA

Manual de Usuario

Versión 3.0 – Español Septiembre de 2001 Actualizado Por Lic. Juan Antonio Reyes Candelario

INDICE

CAPÍTULO 1: OVERVIEW.................................................................................12

Principales diferencias entre NewHotel y NEWHOTEL 2001 .................................12 Licencia .............................................................................................................................12 Parámetros .........................................................................................................................12 Idiomas ..............................................................................................................................13 Reservas.............................................................................................................................13 Planning de Alojamientos..................................................................................................14 Consultas de Reservas, Consulta de Movimientos, etc .....................................................14 Entidades ...........................................................................................................................14 Tablas de Precios...............................................................................................................14 Operaciones de Caja ..........................................................................................................15 Booking Position ...............................................................................................................15 Facturación ........................................................................................................................15 Estadísticas ........................................................................................................................15 Histórico ............................................................................................................................16 Presupuestos ......................................................................................................................16

CAPÍTULO 2: INSTALACIÓN Y ARRANQUE.........................................................17

Instalación ..............................................................................................................17 Arranque del Sistema .............................................................................................17

CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA ........................................................19

Acceso al Sistema ..................................................................................................19 Pantalla Principal de NewHotel...............................................................................20

Barra de Menús..................................................................................................................21 Barra de Estado..................................................................................................................21 Barra de Herramientas.......................................................................................................22 Botones de la Barra de Herramientas ................................................................................22 Configurar la Barra de Herramientas.................................................................................24

Procedimiento para Mejorar la Visibilidad de los Menús .........................................25 Cambiar de Usuario................................................................................................25 Tratamiento de las Fechas .....................................................................................26

Reportes Externos ..................................................................................................27 Significado de los combos de selección..................................................................29

CAPÍTULO 4: RESERVAS ................................................................................ 30

Aspectos Generales ...............................................................................................30 Insertar una Reserva Individual ..............................................................................34

Modalidad de Pensión Compleja ...................................................................................... 38 Nombre y Nacionalidad de los Huéspedes ....................................................................... 38 Asignar un Número de Habitación ................................................................................... 39 Liberar una habitación asignada a una reserva ................................................................. 41 Definición de la Entidad ................................................................................................... 41 Definición de la Moneda de las Cuentas y Límite de Crédito .......................................... 42 Definición de Cargos Automáticos................................................................................... 43 Pronóstico de lo que se cargará automáticamente durante la estancia.............................. 44 Registrar Avisos................................................................................................................ 45 Crear una reserva a partir de una ya existente .................................................................. 45 Instrucciones de Facturación ............................................................................................ 46 Instrucciones de Transferencia ......................................................................................... 47

Insertar una Reserva de Grupo...............................................................................49 Aspectos Generales de una Reserva de Grupo ................................................................. 49 Definición de Tipos de Habitación y Ocupación.............................................................. 51

Consulta de Reservas ............................................................................................52 Cancelar una Reserva ............................................................................................56 Cancelación Múltiple de Reservas..........................................................................56 Alteración Múltiple de Reservas.............................................................................57 Insertar Depósitos Anticipados ...............................................................................57 Exportar a un fichero .............................................................................................58 Cartas de Confirmación de Reservas .....................................................................59 Transferir y Aceptar Reservas ................................................................................59 Aplicar Macros para los cargos...............................................................................60 Mensajes ................................................................................................................60

CAPÍTULO 5: CHECK IN ................................................................................. 61

Procedimiento para efectuar el Check In ................................................................61 Tratamiento de los No Show...................................................................................63 Anulación de Check In............................................................................................64 Check in Múltiple ...................................................................................................65

CAPÍTULO 6: OVERBOOKING .......................................................................... 66

Pasar Reserva a Overbooking................................................................................66 Check In a clientes desviados por Overbooking .....................................................67 Vías para conocer las habitaciones / clientes en Overbooking ...............................67

CAPÍTULO 7: PLANNINGS................................................................................69

Planning de Habitaciones .......................................................................................69 Aspectos Generales del Planning de Habitaciones............................................................70 Asignación o cambio de habitación mediante el Planning ................................................72 Habitaciones que cumplen ciertos requisitos.....................................................................73 Refrescar la información ...................................................................................................73 Configuración de los colores del Planning........................................................................74

Planning de Habitaciones Disponibles....................................................................75 Aspectos Generales del Planning de Habitaciones Disponibles........................................76

Planning Previsión de Disponibilidades ..................................................................76 Aspectos Generales del Planning de Disponibilidades.....................................................77

Planning de Orígenes y Segmentos de Mercado....................................................77 Planning de Modalidades de Pensión.....................................................................78 Planning de Entidades............................................................................................79 Planning de Grupo de Entidades ............................................................................80 Planning de Reservas.............................................................................................80 Planning de Alloments ............................................................................................81 Mapa Anual de Reservas .......................................................................................82

CAPÍTULO 8: TRATAMIENTO DE GRUPOS ..........................................................83

Rooming List...........................................................................................................84 Check In de Grupo.................................................................................................85 Consultar los Datos Generales de un Grupo ..........................................................87 Cancelar un Grupo .................................................................................................87 Check Out de Grupos.............................................................................................88 Incorporar nuevas reservas a un grupo existente ...................................................88

CAPÍTULO 9: CONSULTA DE LOS HUÉSPEDES DEL HOTEL ..................................90

Procedimiento para efectuar la Consulta ................................................................90 Ordenar la Información de los Clientes Seleccionados ...........................................92 Consultar la Ficha del Cárdex.................................................................................93

CAPÍTULO 10: ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES ..................................................94

Atribución Automática de Habitaciones...................................................................94 Atribución Manual de Habitaciones........................................................................95 Habitaciones Disponibles........................................................................................97

CAPÍTULO 11: CÁRDEX................................................................................... 99

Consultar una Ficha en el Cárdex........................................................................100 Crear una Ficha en el Cárdex...............................................................................100

CAPÍTULO 12: MANTENIMIENTO DE LAS HABITACIONES................................... 102

Bloquear Habitaciones..........................................................................................102 Averías .................................................................................................................104 Registrar una Avería.............................................................................................105 Solución de una Avería.........................................................................................107 Agrupamiento de Habitaciones .............................................................................108

CAPÍTULO 13: AMA DE LLAVES .................................................................... 109

Alterar Room Status .............................................................................................109 Verificar el Log del Room Status...........................................................................110 Insertar Discrepancias ..........................................................................................110 Reporte de Discrepancias.....................................................................................111 Ama de Llave........................................................................................................112 Supervisoras.........................................................................................................112 Empleadas............................................................................................................113 Estados ................................................................................................................114 Atribución de Habitaciones ...................................................................................115

CAPÍTULO 14: ASIENTOS EN CUENTAS ......................................................... 117

Insertar Asientos...................................................................................................117 Instrucciones de Transferencia .............................................................................120 Insertar Asientos con Descuento ..........................................................................120 Fechas que manipula el sistema para los asientos ...............................................121 Consultar Asientos................................................................................................123

Corregir un Asiento ........................................................................................................ 128 Inserción Múltiple de un Asiento.................................................................................... 130 Insertar Diaria ................................................................................................................. 131

Insertar Paquete ...............................................................................................................132 Consultar Asientos de Tarjeta de Crédito .............................................................133 Llamadas Internas ................................................................................................134 Llamadas No Procesadas.....................................................................................134 Control de Llamadas.............................................................................................135 Cierre de Turno ....................................................................................................136 Operación de Caja................................................................................................137

Insertar Operaciones en Caja...........................................................................................137 Consultar Operaciones en Caja ......................................................................................137

CAPÍTULO 15: CUENTAS CORRIENTES...........................................................138

Consultar Cuentas................................................................................................138 Impresión de una Cuenta .................................................................................................139 Insertar Asientos..............................................................................................................140 Factura Anticipada...........................................................................................................140 Factura de Extras .............................................................................................................140 Transferir asientos ...........................................................................................................144

Consulta de Cuenta Corriente desde Consulta de Reservas ................................146 Cerrar una Cuenta Extra......................................................................................146 Reabrir una Cuenta Extra .....................................................................................147 Cerrar Cuentas Corrientes....................................................................................148 Reabrir Cuentas Corrientes ..................................................................................149

CAPÍTULO 16: FACTURACIÓN........................................................................150

Factura de Entidad ...............................................................................................150 Facturas de Clientes.............................................................................................153

Agrupar Asientos en la Factura .......................................................................................156 Aplicar un Por ciento de Descuento ................................................................................157

Facturas Cuentas Extras ......................................................................................157 Factura Proforma..................................................................................................158 Factura Anticipada................................................................................................162 Consulta de las Facturas (Excepto las Proformas) ...............................................163

Cancelar una Factura .......................................................................................................166 Obtener una Copia de una Factura ..................................................................................166 Regularizar una Prefactura ..............................................................................................167

Consulta Factura Proforma...................................................................................167 Cancelar una Factura Proforma .......................................................................................169 Obtener una Copia de una Factura Proforma ..................................................................169 Factura de Entidad obtenida a partir de una Factura Proforma .......................................170

Procedimiento para obtener una Factura Final a partir de una Factura Proforma ......... 171 Transferencia a Contabilidad .......................................................................................... 172 Prefacturación de Reservas............................................................................................. 172

Notas de Crédito...................................................................................................173 Insertar Notas de créditos ............................................................................................... 174 Anular notas de créditos ................................................................................................. 175 Visualizar una nota de crédito ........................................................................................ 175

Consulta de Recibos.............................................................................................175 Visualizar un recibo........................................................................................................ 176 Anular un recibo ............................................................................................................. 176 Impresión del Listado de Recibos................................................................................... 177

CAPÍTULO 17: TRANSFERENCIA DE CARGOS ENTRE CUENTAS.......................... 178

Reporte de Transferencias entre Cuentas ............................................................180

CAPÍTULO 18: CHECK OUT .......................................................................... 182

Check Out de Todos los Huéspedes de una Habitación ......................................183 Check Out de un Huésped de una Reserva.........................................................185 Check Out Multiple ..............................................................................................186 Anulación de Check Out .......................................................................................186

CAPÍTULO 19: VENTAS ................................................................................ 188

Entidades .............................................................................................................188 Crear una Entidad ........................................................................................................... 188 Datos Generales de la Entidad ........................................................................................ 189 Significado de los campos de los Operadores ................................................................ 191 Definición del Color que Identificará a la Entidad en el Planning de Habitaciones...... 192 Stop de Reservaciones y/o Check In de una Entidad...................................................... 193

Estado de Ventas .................................................................................................194 Booking Position...................................................................................................196 Precios de Diarias.................................................................................................199

Procedimiento para Crear una Diaria.............................................................................. 199 Precio de la Comida de los Adultos................................................................................ 201 Precio de la Comida de los Niños................................................................................... 202 Precio de la Habitación................................................................................................... 203 Modelo A........................................................................................................................ 204 Modelo B ........................................................................................................................ 206

Excepción en el Precio de la Habitación .........................................................................206 Precios Especiales ...........................................................................................................207 Desglose de la Diaria cuando se define el Precio Manualmente en la Reserva...............208 Todo Incluido (All Inclusive)..........................................................................................208

Paquetes de Precios.............................................................................................209 Precios de Servicios .............................................................................................212 Allotments.............................................................................................................213 Procedimiento para Introducir un Contrato ...........................................................214 Presupuestos........................................................................................................215

Definición de las filas......................................................................................................215 Definición de las columnas .............................................................................................216 Definición del Presupuesto Plan......................................................................................216

Panel de Gestión ..................................................................................................217

Datos de las reservas del Hotel .........................................................217

Datos sobre las habitaciones..............................................................217

Datos sobre las comidas....................................................................218

Datos de los ingresos.........................................................................218

CAPITULO 20: PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DEL DÍA................................220

Requisitos imprescindibles para poder efectuar el Cierre del Día .........................220 Revisión de los Precios de Diarias........................................................................220 Control de Llegadas y Salidas Pendientes............................................................221 Declarar una Reserva como No-Show..................................................................222 Cierre del Día .......................................................................................................223 Ejecutar o Confirmar el Cierre del Día ..................................................................225 Parametrización de los Reportes del Cierre del Día..............................................226

Listados de Control y Finales del Cierre del día .............................................................227

CAPÍTULO 21: ARCHIVOS ..............................................................................228

Usuarios ...............................................................................................................228 Prototipo de Usuario .............................................................................................230 Esquemas de Impuestos ......................................................................................231 Grupos de Servicios .............................................................................................232 Secciones.............................................................................................................232 Servicios...............................................................................................................234

Habitaciones del hotel ..........................................................................................236 Bloques de habitaciones ................................................................................................. 236 Características de Habitaciones ...................................................................................... 237 Habitaciones ................................................................................................................... 237 Organización de las Habitaciones................................................................................... 239

Cuentas Extras .....................................................................................................240 Nacionalidades .....................................................................................................242 Idiomas.................................................................................................................243 Regiones ..............................................................................................................243 Segmentos de Mercado........................................................................................244 Grupos de Segmentos..........................................................................................244 Segmentos ...........................................................................................................245 Orígenes de Mercado ...........................................................................................246 Monedas...............................................................................................................246 Tipos de Cobro .....................................................................................................247 Tarjetas de Crédito ...............................................................................................248 Macro Operaciones ..............................................................................................248 Entidades .............................................................................................................249

Categoría de Entidades ................................................................................................... 249 Tipos de Entidades.......................................................................................................... 250 Estado o Situación de la Entidad .................................................................................... 250

Mantenimiento ......................................................................................................251 Tipos de Inactividad ....................................................................................................... 251 Averías............................................................................................................................ 251

Parámetros...........................................................................................................254 Reserva Tipo................................................................................................................... 254 Tipos de Grupos.............................................................................................................. 255 Tipos de Atenciones ....................................................................................................... 256 Motivos de Cancelación de Reservas ............................................................................. 256 Tipos de Eventos............................................................................................................. 257 Tipos de Clientes ............................................................................................................ 257 Tipos de Garantía............................................................................................................ 258 Tipo Grupo Habitaciones................................................................................................ 258 Motivos de Corregir Asientos......................................................................................... 259 Documentos .................................................................................................................... 259 Series de Facturas ........................................................................................................... 260 Impuestos Secuencia....................................................................................................... 261 Tasas de Impuestos ......................................................................................................... 261 Extensiones Telefónicas ................................................................................................. 262

Tasa de Cambio ...................................................................................................262

CAPÍTULO 22: AUDITORÍA DE LA RECEPCIÓN................................................. 264

Reporte con las Operaciones de Caja ..................................................................264 Reporte de Cobros por Sección............................................................................265 Reporte Ingresos/Cobros realizados por Sección .................................................266 Listado de los Asientos Corregidos y/o Anulados .................................................267 Listado con los Asientos de un Servicio determinado ...........................................267 Reporte de Ingresos Diarios por Sección..............................................................268 Reporte de Ingresos Diarios por Servicios............................................................268

CAPÍTULO 23: CONSULTAR ACCESOS (LOGS)................................................269

CAPÍTULO 24: UTILITARIOS ...........................................................................272

Abrir Años.............................................................................................................272 Cambiar Idioma ....................................................................................................272 Parámetros Generales..........................................................................................272 Subsistema Habitaciones .....................................................................................275

Definición de los Tipos de Habitaciones.........................................................................277 Definición de las Pensiones.............................................................................................278

Subsistema de Facturación ..................................................................................280 Desglose de la Diaria y cargo de teléfono .......................................................................284

Parámetros del Complejo .....................................................................................284 Euro......................................................................................................................285 Impresoras del Sistema ........................................................................................285 Contabilidad .........................................................................................................286

ANEXO A: REPORTES ...................................................................................287

Características Generales de los Reportes...........................................................287 Estadísticas de Ocupación ...................................................................................288 Estadísticas de Ingresos.......................................................................................288 Reporte de Entradas.............................................................................................288 Reporte de Salida.................................................................................................288 Reporte de Reservas............................................................................................289 Reporte de Huéspedes.........................................................................................289 Reporte de Diarias................................................................................................289 Reporte de Impuestos ..........................................................................................289

ANEXO B: GLOSARIO DE TÉRMINOS ...............................................................290

Allotment ..............................................................................................................290 Atenciones............................................................................................................290 Asientos................................................................................................................290 Cambio .................................................................................................................290 Categoría de Entidades ........................................................................................291 Cárdex..................................................................................................................291 Cliente ..................................................................................................................291 Cuentas Extras .....................................................................................................291 Cuentas Corrientes...............................................................................................292 Complejo ..............................................................................................................292 Check In ...............................................................................................................292 Check Out.............................................................................................................292 Cupo.....................................................................................................................292 Crédito..................................................................................................................292 Day Use................................................................................................................293 Dead Line .............................................................................................................293 Desembolso..........................................................................................................293 Diaria ....................................................................................................................293 Débito ...................................................................................................................293 Entidades .............................................................................................................293 Early Booking .......................................................................................................293 Factura Anticipada................................................................................................294 Factura de Clientes...............................................................................................294 Factura de Entidad ...............................................................................................294 Factura Cuenta Extra............................................................................................295 Factura Proforma..................................................................................................295 Grupos..................................................................................................................295 Grupo mercado.....................................................................................................295 Habitación Inactiva ...............................................................................................295 Logs......................................................................................................................296 Notas de Créditos.................................................................................................296 Notas de Débito....................................................................................................296 No-Show...............................................................................................................296 Operador ..............................................................................................................296 Origen...................................................................................................................297 On Request ..........................................................................................................297 Overbooking .........................................................................................................297 Panel de Gestión ..................................................................................................297 Pensión Compleja.................................................................................................297 Pensiones alimenticias .........................................................................................297 Paquetes ..............................................................................................................298 Prototipo de Reserva ............................................................................................298 Planning ...............................................................................................................298

Release ................................................................................................................299 Rooming List.........................................................................................................299 Secciones.............................................................................................................299 Servicios...............................................................................................................299 Segmento de mercados........................................................................................299 Situación de la Entidad .........................................................................................299 Técnicos ...............................................................................................................299 Tipo de Avería ......................................................................................................300 Tipo de Habitación................................................................................................300 Time Share...........................................................................................................300 Tasas de Cambio .................................................................................................300 Travel ...................................................................................................................300 Voucher ................................................................................................................300 Walk In .................................................................................................................301 Zonas ...................................................................................................................301

ANEXO C: SOPORTE AL PRODUCTO ...............................................................302

Manual de Operaciones

INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 12

Capítulo 1: Overview NEWHOTEL 2001 Front-Office es el nuevo software que va sustituir la versión de NewHotel en Windows lanzada en 1997. El principal objetivo de este proyecto NEWHOTEL 2001 fue crear un nuevo producto que por un lado ofreciera todas las funcionalidades del anterior NewHotel for Windows más y por otro lado garantizara una mayor seguridad en su mantenimiento, reduciéndose las necesidades de intervenciones de asistencia técnica después de instalado, eliminándose algunos problemas y errores que afectaban al anterior producto y que, finalmente, satisficiera un conjunto de nuevas necesidades que fueron apareciendo por los Clientes como resultado de la batalla comercial en que a Informarca está sometida en el mercado internacional. El resultado obtenido con NEWHOTEL 2001 es un software de Front-Office que posee todas las posibilidades del anterior, se instala y opera de manera relativamente semejante más algunas novedades que lo colocan entre uno de los más completo software de Hotelería del Mundo - tanto para hoteles de ciudad como para hoteles de resort.

Principales diferencias entre NewHotel y NEWHOTEL 2001

Licencia NewHotel 2001 exige la emisión de una nueva licencia que le permitirá entrar en la aplicación. Para evitar confusiones el nombre del nuevo fichero de licencia será New.dat (en ligar del anterior Newhotel.dat) teniendo una estructura similar pero diferente composición a la anterior. El nuevo fichero de licencia new.dat debe ser colocado en el directorio del sistema operativo Windows o WINNT.

Parámetros Como con NEWHOTEL 2001 Front-Office se posee más posibilidades y permite mas funcionalidades en relación al anterior existen mas parámetros a configurar en el sistema.



Entre los nuevos parámetros que fueron creados, y por citar algunos se encuentran los siguientes. - Si los precios tienen los impuestos incluidos y si durante su lanzamiento se

incluyen o no. - Si se permite o no hacer check-out con movimientos por facturar; − Si se permite o no hacer check-out con cuentas con saldos diferente a cero; − Si se permite o no la multi ocupación (hacer dos reservas distintas en una misma

habitación) − Si se permite o no emitir facturas con valores negativos; − Si es obligatorio o no registrar todos los nombres de los huéspedes de la reserva; − Si el programa debe lanzar automáticamente a la fecha del día la diferencia

entre los facturado por factura anticipada y los movimientos registrados; − etc. La diferencia principal en los parámetros la encontramos en los Parámetros de Facturación. Otra diferencia muy importante es en cuanto a los Tipos de Alojamiento y los nombres de las s Modalidades de Pensión que eran fijos y ahora podrán ser definidos por el sistema mediante la opción correspondiente Utilitarios / Parametros / Subsistema Alojamientos.

Idiomas Al contrario de NewHotel anterior, el nuevo solo prevé un solo ejecutable con sus reportes en el idioma que seleccione el usuario del programa. El idioma puede ser seleccionado por el usuario e incluso existir varios usuarios de la misma aplicación que trabajen en diferente idioma, cada uno en su ordenador.

Reservas La ficha de Reserva es muy semejante a la anterior, solo que ahora dispone de varias nuevas posibilidades tales como: Instrucciones de Facturación : indica para una Reserva como y que Cliente va a pagar las cuentas o que tipo de pago realizara su cuenta: carta de crédito, cheque, etc. Instrucciones de Transferencia: indica para una Reserva si los lanzamientos de alguna cuenta de esa reserva deben ser transferidos automáticamente para otra



cuenta e incluso se puede emplear para transferir cargos en la misma cuenta pero a diferente servicio. Limites de Crédito : check-box crédito ilimitado para indicar que una cuenta no tiene limite de crédito (en la anterior versión se representaba con un cero que se prestaba a confusiones)

Planning de Alojamientos El nuevo Planning de Alojamientos de NewHotel 2001 à primera vista parece muy semejante al anterior, pero tiene funciones distintas. Ahora es posible no solo ver la ocupación sino se podrá realizar check-in, check-out, consultar cuenta do alojamiento o facturar la misma, ver una reserva. Además permite pasar habitaciones a los distintos estados de inactividad, etc. Todo esto en la misma pantalla del planning.

Consultas de Reservas, Consulta de Movimientos, etc También ahora desde la pantalla de consulta se puede realizar todas las operaciones que en la versión anterior se hacia por opciones independientes, tales como check-in, check-out, introducir nuevas reservas, consulta de cuenta, lanzamientos, alteración múltiple de varias reservas, anulación múltiple de varias reservas, grupos, aplicaciones de macro operaciones en cuenta predefinidas por el usuario etc.

Entidades La ficha de entidades (Agencia, Empresa, etc) es aparentemente similar a la anterior. Pero ahora se puede definir si son mayoristas o minoristas con su correspondiente tratamiento diferenciado que lleva cada caso. Como por ejemplo consolidar el alloments de varias agencias minoristas en la mayorista y controlarlo por esta ultima. Una agencia mayorista no tiene alloments ni operadores ya que esto depende de la suma de las minoristas.

Tablas de Precios Las nuevas tablas de precios ofrecen ahora un grupo de nuevas posibilidades como las siguientes:

- función copiar : crea una nueva tarifa copiando a partir de otra existente pudiendo aumentar o disminuir aplicando un por ciento determinado.



- Definición de precios para la tabla de niños en función de las edades y si es primer niño segundo, etc.

- Precios especiales para early booking : precios que se aplican (descuento en % o en valor por cada día) para el caso de reservas recibidas con fecha anterior a más de xx días de anticipación definidos;

- Precios especiales de fin de semana - periodos especiales : precios que se aplican para días especiales

Operaciones de Caja Fueron creadas nuevas opciones y facilidades para un adecuado control de las operaciones de caja, incluyendo el fondo y la declaración.

Booking Position El Booking Position y el Estado de Vendas que está asociado, muestran ahora, las reservas de por huéspedes por r Agencia (Minorista) y Operador, los totales agrupados para cada mayorista También permite definir el color de fondo para los días en que el estado de venta excede el numero de reservas en el Booking Position.

Facturación La facturación fue totalmente rediseñada, haciéndola mas fácil y eliminando pasos innecesarios. Ya es posible emitir facturas (según el parámetro de configuración) emitir facturas con valores negativos situación muy común en España. También se puede emitir ahora factura para un cliente sin necesidad de definir un medio de pago. Fue creada una nueva opción de Pre-Emisión de facturas que permite para los casos de salidas grandes lanzar las facturas de forma automática de las cuentas extras de los huéspedes durante el cierre del día para la salida de los mismos, evitando que durante el check Out se haga este proceso.

Estadísticas Toda la organización de los ficheros estadísticos fueron rediseñados y hechos nuevos para evitar cualquier problema o diferencia entre los distintos reportes.



Así todas las estadísticas son gravadas durante el cierre del día en las nuevas tablas, facilitando la auditoria.

Histórico Esta función permite ahora que de forma automática al cierre de cada día el programa pase a un fichero histórico todos los movimientos pasados y regularizados con una cantidad de días definido en los parámetros generales del sistema. Si durante el cierre de día el usuario no quiere pasar a histórico, esta opción se deshabilita en este proceso y cuando se vuelve a marcar pasa todo lo pendiente hasta la fecha definida.

Presupuestos Ahora el sistema cuenta con una opción muy mejorada de definición de presupuesto, donde el cliente puede definir tantos presupuestos distintos desea obtener y lo mas importante que cada fila del mismo es compuesta por el propio usuario del sistema. Se permite sumar, restar, etc servicios, agregar valores fijos, sumar filas del mismo presupuesto. La impresión también es configurable permitiéndose varias columnas de acumulados.



Capítulo 2: Instalación y Arranque

Instalación La instalación de NEWHOTEL 2001 no ofrece especiales dificultades, siguiendo procedimientos relativamente semejantes a los de la versión anterior: Oracle, ODBC Intersolv 3.1o BDE, Crystal Reports, etc. De cualquier manera las instrucciones de instalación cuenta con un manual técnico que esta disponible. Los sistemas operativos deben ser Windows 2000 o Windows NT . Windows 2000 profesional en las estaciones con servidor Windows NT si se emplea Oacle 7 o todo Windows 2000 si se emplea Oracle 8. El Crystal Reports utilizado para los relatórios es Crystal Versión 7. Toda la aplicación se instala mediante un Setup de instalación, donde se crea tanto la base de datos a utilizar como los ejecutables y reportes. Los detalles de este proceso están definidos en un manual técnico de instalación disponible.

Arranque del Sistema En este manual, en cada capitulo correspondiente se detallan los datos y elementos necesarios para configurar el sistema para su arranque y explotación. En este acápite solo mencionaremos, una vez instalada la aplicación y la base de datos con los programas Setup correspondientes, de forma breve cuales son los pasos iniciales necesarios para una configuración del sistema por primera vez, facilitando un orden adecuado de configuración del mismos y que sirve de guía para su puesta en marcha. Opción: Archivos

- Usuario y perfiles - Secciones - Esquema de Impuesto - Grupo de Servicios - Servicios - Habitaciones



- Nacionalidades - Idiomas - Regiones - Agrupamiento de Segmentos - Segmentos de Mercados - Origen - Monedas - Tipo de Cobro - Tarjeta Créditos - Tipo de Entidades

Opción : Ventas/Entidades

- Entidades Opción: Archivos

- Cuentas Extras - Parámetros / impuestos - Parámeros/Seris Facturas - Parámeros/Tipos de Cancelaciones - Parámeros/Tipos de Grupos - Parámeros/Reserva Tipo - Parámeros/Motivo de Corregir Asiento

Opción: Parámetros

- General - Habitaciones - Facturación - Impresora - Euro - Complejo; si se emplea - Abrir Año



Capítulo 3: Estructura del Sistema

Acceso al Sistema 1. El sistema posee un fuerte control de accesos ya que para cada Usuario –

Opción es posible limitarlo a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar. 2. Para acceder al sistema el usuario debe teclear:

Código de hasta 3 caracteres alfanuméricos (debe respetar las mayúsculas y las minúsculas). Contraseña: Clave del usuario.

3. Oprimir el botón Nota: Si desea crear un Usuario o modificar la clave de uno existente remítase al

Capítulo Archivos – Usuarios



Pantalla Principal de NewHotel

Barra d

Menú Principal Barra de Herramientas

02 de septiembre de 2001 20

e Estado



Barra de Menús

Cada Menú tiene asociado una ventana con diferentes opciones.

Barra de Estado

La Barra de Estado está dividida en 4 secciones:



1. Muestra el significado del botón seleccionado en la ToolBar en ese

momento. 2. Usuario que se encuentra trabajando en ese momento. 3. Fecha de NewHotel. 4. La estación del usuario que esta trabajando, en este caso el nombre del

ordenador

5. Impresora configurada en el sistema.

6. La versión de sistema que se ejecuta.

Barra de Herramientas

2.1. Es una vía de acceso rápido a las opciones más utilizadas del sistema. 2.2. El usuario puede configurarla a su gusto como se verá a continuación.

Botones de la Barra de Herramientas Botones Significado Opción de Menú Tecla

Caliente

Cárdex Recepción – Cárdex F2

Planning Reservas

Reservas – Plannings – Reservas

F4



Botones Significado Opción de Menú Tecla Caliente

Planning Habitaciones

Reservas – Plannings – Habitaciones

F3

Insertar Reservas Individuales

Reservas – Insertar Reservas – Individuales

F5

Insertar Reservas de Grupo

Reservas – Insertar Reservas – Grupos

F6

Consultar Reservas

Reservas – Consultar Reservas

F7

Check – In

Recepción – Check In

F8

Check – Out

Recepción – Check Out

F9

Insertar Asientos

Recepción – Asientos – Insertar Asientos

F10

Consultar Cuenta-Corriente

Recepción – Cuentas Corrientes – Consultar Cuentas Corrientes

Ayuda de cómo utilizar el sistema

Panel de Gestión

Reservas – Panel de Gestión

Planning de Habitaciones Disponibles

Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles

Entidades

Ventas – Entidades- Entidades



Botones Significado Opción de Menú Tecla Caliente

Consulta de Huéspedes

Recepción – Huéspedes - Consulta

Consulta de Asientos

Recepción – Asientos – Consulta de Asientos

F11

Configurar la Barra de Herramientas

1. El acceso a esta opción es por Utilitarios – Toolbar 2. La Barra de Herramientas admite un máximo de 20 botones. Considerando este

elemento el usuario puede configurarla a su gusto. 3. La pantalla de configuración de la Barra de Herramientas está compuesta por

dos bloques: Activas y Libres.

4. Para quitar un botón debe seleccionarse en el bloque “Activas” y oprimir 5. Para adicionar un botón lo primero que hay que hacer es seleccionar en el

bloque “Activas” el botón debajo del cual queremos insertar. A continuación

seleccionamos en el bloque “Libres” el botón a insertar y oprimimos En el ejemplo que aparece a continuación se insertaría “Planning Reservas” debajo de “Reservas Individuales”.



Procedimiento para Mejorar la Visibilidad de los Menús

1. Entre al Panel de Control de Windows 98/NT

2. Oprima el botón :

3. Escoja la opción Apariencia

4. Aumente el tamaño de letra del Elemento: Menú

Cambiar de Usuario Es posible cambiar de usuario sin tener que salir y volver a entrar a la aplicación. El camino para lograrlo es por Utilitarios – Cambiar de Usuario



Tratamiento de las Fechas Si oprimimos el clic derecho del mouse en los campos fechas aparece una ventana que agiliza la introducción de datos. Tomaremos como ejemplo el campo “Entrada” de la opción “Consulta de Reservas”

Valor Significado Fecha de Trabajo Fecha de NewHotel. También

llamada fecha corriente o fecha trabajo.

Fecha de Sistema Fecha de la Computadora

Ayer, Mañana, Primer día del mes y Ultimo día del mes

Se toma como referencia la Fecha Corriente (NewHotel)



Calendario

Nota: El día se selecciona dando Doble Clic encima de él.

Reportes Externos Entre las ventajas indiscutibles de NewHotel está el uso del Generador de Reportes Crystal Reports que brinda flexibilidad en la recuperación de la información, pues los reportes existentes pueden ser adaptados a las características particulares de alguna instalación hotelera e incluso es posible elaborar reportes propios e incorporarlos a la aplicación (reportes externos). Procedimiento para incorporar un reporte externo

1. El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Reportes Externos.

Retrocede un Año (1999)

Avanza un Año (2001)

Retrocede un Mes(Julio)

Avanza un Mes (Septiembre)



2. Oprimir el botón

Campo Significado Nombre Nombre del Reporte que aparecerá en la opción “Reportes –

Externos” Si estuviéramos definiendo un Sub-Menú se refiere al nombre del mismo.

Camino Camino donde se encuentra el reporte. Lo más recomendable es buscarlo utilizando el botón Se deja en blanco si estamos definiendo un Sub-Menú.

Sub-Menu Los reportes externos pueden agruparse en lo que se denomina Sub-Menú. Escoger el Sub-Menú al que pertenece el reporte que estamos definiendo. Si el reporte no pertenece a ningún Sub-Menú este campo permanece en blanco.

Orden Posición que queremos que ocupe el reporte en la ventana de los Reportes Externos.

Apaisado Para combinar el reporte de forma horizontal.



Se activa si estamos definiendo un Reporte Se activa si estamos definiendo un Sub-Menú Además si el titulo que se introduce es para ser utilizado como separador en el menú de reportes externos, se marca la casilla separador.

3. Oprimir el botón Notas: 1. El acceso a utilizar los Reportes Externos es por la opción Reportes –

Externos. 2. Para que los Reportes Externos que acaba de definir aparezcan en el sistema

debe salir y entrar a la aplicación.

Significado de los combos de selección Los combos de selección que se muestran en NewHotel tienen varios significados los cuales comentamos a continuación para su compresión.

Significa no seleccionado

Significa seleccionado

Significa que no interesa una selección por este criterio.



Capítulo 4: Reservas

Aspectos Generales 1. Existe un consecutivo de reservas anual. Por ejemplo, podrán existir las reservas

1/1998 y 1/1999. 2. Una Reserva está asociada a una Habitación. 3. El sistema permite crear Reservas Individuales (una habitación) y Reservas de

Grupo (varias habitaciones). 4. Una Reserva de Grupo genera tantas Reservas Individuales como habitaciones

se hayan especificado. 5. El Número de la Reserva es un criterio que acompaña a los clientes aún después

del Check Out. 6. Una Reserva puede estar en una de las siguientes situaciones: Reserva, Check -

In, No Show, Cancelada o Check - Out. 7. En el sistema se considera “Diaria” el precio que se carga automáticamente en

la cuenta Máster de todos los huéspedes en el proceso de Cierre del Día. Los elementos que determinan el precio de la Diaria son el Tipo de Habitación y la Modalidad de Pensión.

8. Los datos obligatorios para crear una Reserva son:

8.1. Fecha de Llegada y Salida de los clientes al hotel. 8.2. Tipo de Habitación. 8.3. Si la reserva es de clientes Directos o de una Entidad. 8.4. Modalidad de Pensión. 8.5. Cantidad de Adultos y Niños. 8.6. Tarifa de Precio. Si es una reserva de Entidad implica escoger un

Operador.



8.7. Segmento de Mercado. 8.8. Origen de Mercado. 8.9. Esquema de Impuestos

9. El sistema brinda la posibilidad de registrar los clientes desviados hacia otras

instalaciones por overbooking, especificar que renten diariamente y hacer las facturas proforma y final (Factura de Entidad) si fuera necesario.

10. Una Reserva tiene asociada 6 cuentas: M – Máster, E1 – Extra 1, ... , E5 –

Extra5.

10.1. Las cuentas pueden ser en la Moneda Base y en la Moneda Suplementaria al mismo tiempo.

10.2. Cuenta Máster (M): Es la cuenta donde se registran automáticamente los Asientos de la Diaria (pensión) en el proceso del Cierre del Día.

10.3. Cuentas Extras (E1, ... , E5): Se utilizan a decisión del usuario para cargar los extras. Por ejemplo, puede configurarse que los consumos a crédito en los Puntos de Venta se carguen en la Extra 1 y las llamadas telefónicas en la Extra 3, etc.

11. El sistema es multimonedas, es decir que los contratos con las Agencias se

registran en la moneda contratada, sin embargo, los asientos de la Diaria (pensión) se efectúan en la Cuenta Máster en la Moneda Base. Para convertir el precio de la Diaria en moneda extranjera a la Moneda Base, se utiliza el rate de cambio fijo definido para esa Moneda - Día en la opción Recepción – Cambios. Cada reserva adopta el rate de cambio definido en el momento de la entrada, manteniéndose fijo hasta la salida de la misma. Solo se exceptúa de esto cuando en la diaria se tiene un cambio fijo definido, el cual se toma este y no el definido en esta opción.

12. Antes de confirmar una reserva el sistema brinda una serie de informaciones

que constituyen elementos importantes para aceptarla o denegarla. Ninguna de estas situaciones anormales impiden confirmar la reserva, lo cual queda a criterio del usuario. Las situaciones que se chequean son las siguientes: 12.1. Overbooking:



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12.2. Precio de Diaria: Visualiza los días de la estancia que no tienen

definido un precio de la Diaria, para la pensión y el tipo de habitación especificados.

Aunque es posible confirmar la creación de una reserva que no tenga definido el precio de la Diaria algún día de la estancia, el sistema no permitirá efectuar el proceso de Cierre del Día si existe alguna reserva en Situación = Check – In sin precio el día que se va a cerrar. Nota: Para actualizar el precio de la Diaria remítase al Capítulo:

Ventas – Precios de Diaria



12.3. Extra Allotment y Fuera del Plazo de Release: Si el campo Inexistencia está marcado quiere decir que ese día no hay definido Allotment para ese tipo de habitación en el contrato de la Agencia.

Fuera del Plazo de Release en 7 días

12.4. Stop de Reservas para esa Entidad: Es posible, a pesar de existir contratos, detener las reservaciones de una Entidad. Si a pesar de la alerta, decide confirmar la reserva debe llenar el campo Obs. (Observaciones).

Nota: Remítase al Capítulo: Ventas - Entidades – Stop de

Reservaciones y/o Check In de una Entidad



Insertar una Reserva Individual El acceso a esta opción puede efectuarse por los siguientes caminos: 1. Reserva - Insertar Reserva – Individual 2. Oprimir la tecla F5


Ficha de la Reserva

Campo Significado

Reserva Tipo Es posible escoger un Prototipo de Reserva, lo que contribuye a agilizar la captura de datos. Los Prototipos de Reserva se encuentran previamente definidos en la



Campo Significado opción Archivos – Parámetros - Reservas Tipo Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, etc. Además se pueden utilizar como reservas tipos algunas de las registradas presionando el signo de interrogación que existe al extremo derecho de la casilla.

Walk-In Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan una habitación para alojarse inmediatamente. Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitación pasa automáticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas en la misma ya se consideran huéspedes del hotel.

Day-Use Esta casilla se habilita solamente si es un Walk-In Se refiere al caso en que los clientes ocuparán la habitación pero no van a dormir en ella. El sistema valida que las fechas de Llegada y Salida sean similares (Noches = 0) No puede tener Allotment incluido. Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc.

Entrada Fecha y Hora de Llegada de los clientes al hotel.

Noches Cantidad de Noches que pasarán los clientes en el Hotel. Si lo que se conoce es la Fecha de Salida se deja este campo en 0. Se actualizará automáticamente cuando se define la Salida.

Salida Fecha y Hora de la Salida de los clientes del hotel. Se actualiza automáticamente si se llena el campo Noches.

Tipo de Habitación

Tipo de Habitación que debe asignarse. En el momento de crear la reserva generalmente son iguales los campos Reservado y Ocupado. Si por algún motivo en el momento del Check – In no es posible asignar el tipo de habitación reservado entonces se modifica el campo Ocupado con el tipo que realmente se asignará. El tipo de habitación Reservado es el que se facturará.

Segmento Segmento de Mercado al que pertenecen los clientes de la reserva.



Campo Significado Los Segmentos se definen en la opción Archivos – Segmentos Ejemplo: Turismo, Congresos, Salud, etc.

Origen Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado). Se definen en la opción Archivos – Orígenes Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking, etc.

Atenciones Se escoge una de las definidas previamente en la opción Archivos - Atenciones Ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, etc.

Requisitos Da la posibilidad de definir hasta 3 requisitos o características que debe cumplir la habitación a asignar.

Comentario Comentario que se visualiza en el reporte de Entradas del Día. Presionando el botón puede detallarse aún más la información.

Entidad, Directo

Se escoge el tipo de la reserva.

Operador Se habilita si la reserva es de Entidad. Es posible escoger solamente uno de los operadores especificados en la opción Ventas – Entidades para la Entidad seleccionada. El operador incluye una tarifa de precio y puede tener asociado un allotment para el caso de los contratos con las agencias de viaje. Cuando se escoge un operador se visualiza la tarifa que éste tiene asociado (Diaria o Paquete), el % de Descuento si existe y el concepto que este afecta, es decir: Alojamiento, Alojamiento y Desayuno, etc.

Allotment Se visualiza el nombre del Allotment asociado al operador escogido.

Voucher Número del Voucher que ampara la reserva.

Contacto, Teléfono, Fax

1. Datos para localizar a quién hizo la reserva. 2. En el caso de reservas de Entidad se visualizan los datos

especificados en la opción Ventas – Entidades



Campo Significado

Confirmada Se selecciona si la reserva ha sido confirmada y deberá especificar la vía de la confirmación.

Carta Puede escogerse uno de los documentos definidos en la opción Archivos - Parámetros – Documentos

Deposito Para definir si la reserva tiene un deposito de garantía o no, definiéndose su fecha e importe. Además se permite imprimir el recibo de cobro e insertar más de un deposito.

Dead Line Se define la fecha que caduca la reserva que estamos insertando. Tarifa El procedimiento difiere según el tipo de la reserva:

Entidad: Se visualiza la tarifa asociada al operador escogido. Directos: Se escoge. T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes.

Paquete El procedimiento difiere según el tipo de la reserva: Entidad: Se visualiza el paquete asociado al operador escogido. Directos: Se escoge. T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes.

Diaria 1. Permite teclear un valor de Diaria. 2. Se utiliza en casos excepcionales y debe tener el nivel de

aprobación correspondiente. 3. El valor que se teclee se asume que es en la moneda base o en la

suplementaria (no puede ser en una moneda extranjera). 4. El desglose de la Diaria (pensión) en servicios se efectúa según

los valores especificados en la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema Facturación

5. T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes.

Descuento 1. Permite aplicar un por ciento de descuento y especificar a que concepto(s) de la Diaria afecta.

2. El descuento puede aplicarse a: Habitación, Habitación y Desayuno, Habitación y Comida y a Todos los Servicios.

Esquema de Impuestos

Esquema de Impuestos que se aplicará a los Servicios Extras. Se definen en la opción Archivos – Esquemas de Impuestos



Campo Significado Ejemplo: Diplomáticos, Turistas, etc.

Nota: Los campos obligatorios se encuentran en Negrita.

Modalidad de Pensión Compleja Si todos los huéspedes se acogen a la misma Pensión Alimenticia esta se escoge en el campo “Pensión” de la Ficha de la Reserva. Debe especificar además la cantidad de Adultos (Ad), Niños (Ni.) y Bebés (Béb.) que están en la habitación. Si los huéspedes de la habitación tienen diferentes Pensiones o cambiarán de pensión durante la estancia debe presionar el botón

En el ejemplo anterior los dos huéspedes de la habitación estarán en F/B los días 25, 26, 27 y 28 de agosto. A partir del 29 de agosto y hasta el 1 de septiembre se acogerán a H/B.

Nombre y Nacionalidad de los Huéspedes Presionando el botón de este bloque de datos, es posible definir el Nombre, la Nacionalidad, el Tipo de Documento, Número del Documento, si es Adulto, Niño o Bebé y Edad de todos los huéspedes de la habitación. También debe definirse el Titular de la misma.



En la Ficha de la Reserva se mostrarán los datos del “Titular” de la Habitación.

Con el botón que aparece a continuación del campo “Nombre”, es posible conocer si el huésped que se está definiendo tiene una ficha en el Cárdex (histórico de clientes) ó creársela en ese momento si fuera necesario. Si se activa en la medida que se vaya tecleando el Apellido y Nombre se van mostrando en el segundo bloque de la pantalla los clientes registrados en el Cárdex con los mismos datos que se van definiendo. En el ejemplo vemos que se ha escrito “BOR” en el apellido y se han mostrado todos los clientes del cárdex que poseen esa cadena de caracteres en cualquier posición de su apellido: BORNSCHLEGL, SAUERBORN, etc. Para más información remítase al Capítulo 9: Cárdex

Asignar un Número de Habitación A una reserva puede atribuírsele un número de habitación desde el momento de su creación. La búsqueda de las habitaciones disponibles puede efectuarse considerando una o varias de las siguientes condiciones:



Condición Significado Requisitos Especiales Habitaciones que cumplen los requisitos que

fueron especificados en el campo “Servicios” de la reserva.

Tipo de Habitación Habitaciones del tipo especificado en el campo “Tipo de Habitación Reservado” de la reserva. Por defecto esta condición aparece marcada.

Disponible día Llegada Habitaciones que estarán disponibles el día de llegada de los clientes al hotel. Se consideran disponibles también aquellas que tienen Salida prevista ese día.

Libre todo el período de la Reserva

Por defecto esta condición aparece marcada.

Cerca de la Habitación Habitaciones que tienen información en el bloque “Proximidad” de la opción Archivos – Habitaciones – Habitaciones

Con Ligación Habitaciones que se encuentran comunicadas con otras. Tienen información en el bloque “Proximidad” y marcada la casilla “Conexión” de la opción Archivos – Habitaciones – Habitaciones

Libre en el momento Habitaciones que se encuentran libres en el momento de efectuar la búsqueda. Se incluyen las habitaciones inactivas.



Atribución de una Habitación

Liberar una habitación asignada a una reserva 1. Para liberar una habitación atribuida a una reserva en Situación = Reserva, el

procedimiento es borrar el número que aparece en el campo Habitación de la

Ficha de la Reserva y oprimir el botón 2. Al liberarse la habitación pasa a Libre y Sucia.

Definición de la Entidad

Presionando el botón se habilita la búsqueda de Entidades por diferentes criterios.



Definición de la Moneda de las Cuentas y Límite de Crédito 1. La definición de la moneda de las cuentas y el límite de crédito se efectúa

oprimiendo el botón 2. Una habitación tiene 6 cuentas (M – Máster, E1 – Extra 1, ... , E5 – Extra 5). 3. Cada cuenta puede estar definida en la Moneda Base o Suplementaria. El valor

implícito para todas las cuentas es la Moneda Base. 4. Una cuenta puede liquidarse solamente con las formas de pago permitidas para

la moneda en la que fue definida. Las formas de pago permitidas para cada moneda se especifican en la opción Archivos – Tipos de Cobro

5. Si una cuenta ya tiene asientos no es posible modificarle la moneda. 6. La Moneda Base y Suplementaria se definen en la opción Utilitarios -

Parámetros - Subsistema de Facturación

Campo Significado Moneda Se escoge la moneda de la cuenta (Base o Suplementaria)

Lim. Crédito Si la cuenta tiene límite de crédito se especifica dicho valor.

El Punto de Venta cuando efectúa una venta a crédito valida que el consumo no sobrepase este valor.



Definición de Cargos Automáticos 1. Los asientos adicionales que deben cargarse automáticamente en una habitación

durante el proceso de Cierre del Día pueden especificarse oprimiendo el botón

2. Es posible definir en qué cuenta (M - Máster, E1 - Extra 1,…,E5), a partir de

que día y la cantidad de días debe cargarse cada asiento adicional. 3. Puede aplicarse un % de descuento al precio del servicio. 4. Esta opción es utilizada para registrar en la cuenta de los huéspedes alquileres

como son: Caja de Seguridad, Minibar, Toallas de Playa, etc.

Opción: Otros Movimientos

Campo Significado Tipo Tipo de Cuenta en la que se cargará el servicio que se

especifique. M - Máster, E1 - Extra 1, E2 - Extra 2,…,Extra 5

Fecha Fecha a partir de la cual se cargará el servicio. El sistema valida que esté en el rango de la estancia de los clientes en el hotel.



Campo Significado

Días Número de días que se cargará el servicio a partir de la Fecha especificada. El sistema valida que los días que se especifiquen se encuentren dentro de la estancia de los clientes en el hotel.

Sección Sección que brindará el servicio. Servicio Servicio a cargar.

Ctd Cantidad de veces que se cargará el servicio en un día.

Ejemplo: Alquiler de 2 toallas de playa.

Precio Servicio

Se asume que el precio está dado en la moneda de la cuenta donde se cargará el asiento (Base o Suplementaria).

% Desc. Por ciento de descuento que se aplicará al precio.

Total El sistema visualiza el importe total de cargar el servicio todos los días especificados.

Pronóstico de lo que se cargará automáticamente durante la estancia

1. Oprimiendo el botón se visualizan los asientos que se cargarán automáticamente en la habitación durante toda la estancia de los clientes en el hotel y un total general.

2. Se incluyen los servicios que componen la Diaria de la reserva y los Asientos

Adicionales definidos en la Opción Otros Movim. 3. Esta opción permite que el especialista de reservas pueda revisar si la tarifa

aplicada y los precios de los asientos adicionales son los correctos, además da la posibilidad de informarle al cliente el valor de su estancia por estos conceptos.



Registrar Avisos Esta opción permite registrar avisos para los días que sea necesario. El procedimiento es el siguiente:


2. Oprimir el botón 3. Llenar los siguientes datos:


Crear una reserva a partir de una ya existente


2. En la pantalla “Insertar Reservas” oprima el botón



3. Se muestra la pantalla “Elegir Reservas” donde debe definir los criterios de

búsqueda conocidos y oprimir el botón

4. Sombrear la reserva de referencia y oprimir el botón

Instrucciones de Facturación En esta opción es posible definir, desde la propia creación de la reserva, cual será el “Titular” de las facturas de cada una de las cuentas de la habitación. Es decir que ahora la facturación de una cuenta, tanto master como de extras, puede tener el titular que se necesite en un momento determinado. Un uso sería para los huéspedes que viajan por una agencia, sin embargo deben pagar de su bolsillo “todos” los servicios recibidos, incluso los cargos registrados



en sus cuentas master. En este caso debemos definir “Master = Factura de Directos”. Si es una reserva de Entidad en la cuenta Master se propone la propia Entidad y Operador, sin embargo es posible modificarlos. Por ejemplo, la reserva es de la Agencia TUI sin embargo debe facturarse a NECKERMANN, entonces habría que definir “Master = NECKERMANN”. Las instrucciones de facturación son inalterables en el proceso de facturación.

La reserva que hemos tomado como ejemplo es de la agencia “Transeuropa reis” sin embargo como puede apreciarse en las Instrucciones de Facturación su factura se hará a la Entidad “Abreu Faro”.

Si oprime que aparece al lado de la cuenta “Master” se repite en todas las cuentas Extras las condiciones definidas en la Master.

Si oprime que aparece al lado de la cuenta “Extra 1” se repite en las restantes cuentas Extras las condiciones definidas en la Extra 1.

Instrucciones de Transferencia Esta opción permite el redireccionamiento de cargos, es decir que cuando se vaya a insertar un cargo en la cuenta que denominamos “Origen” se asentará automáticamente en la cuenta “Destino” que se especifique en esta opción.



1. Redireccionamiento de todos los cargos hacía otra habitación o cuenta extra. En el ejemplo todos los cargos se registrarán en la cuenta de la reserva 1426/2000 que está en Check In.

Redireccionamiento de todos los Cargos 2. Redireccionamiento de algunos cargos hacía:

• Una sub cuenta de la propia habitación. • Otra habitación • Una Cuenta Extra

En el siguiente ejemplo se está redireccionando el Bar Bebidas para la Extra 3 y la Caja de Seguridad para la Extra 2, en ambos casos de la misma habitación.

Redireccionamiento de algunos Cargos



Insertar una Reserva de Grupo El acceso a esta opción puede efectuarse por los siguientes caminos:

1. Reserva - Insertar Reserva – Reservas Grupos

2. Oprimir la tecla F6


Ficha de una Reserva de Grupo

Aspectos Generales de una Reserva de Grupo 1. Al confirmar una Reserva de Grupo se generan tantas Reservas Individuales

como Habitaciones se hayan especificado.



2. El valor del campo “Grupo” permite darle a las reservas que lo componen un tratamiento masivo, es decir, poder definir el Rooming List, Chek In y Check Out múltiple, elaborar una Factura Proforma, etc.

3. En el campo “Ad.” (Adultos) se teclea la cantidad de huéspedes de una

habitación. Ejemplo: Para un grupo de 6 personas en habitaciones dobles debe ponerse Ctd. = 3 y Ad. = 2., entonces se generan 3 reservas con 2 huéspedes cada una.

4. Para efectuar un Desglose de Pensiones remítase al Tema: Insertar una

Reserva Individual – Modalidad de Pensión Compleja de este mismo capítulo. Recuerde que este desglose se reflejará en todas las reservas que se generen.

5. Es posible que un Grupo tenga diferentes tipos de habitaciones, ejemplo: 5

Standard y 2 Suites incluso con diferente ocupación, es decir 3 Standard Dobles y 2 Standard Sencillas..

6. Si alguna reserva del grupo difiere del resto, es necesario buscarla y hacerle las

modificaciones pertinentes. Las situaciones más comunes son: Habitación Sencilla (Single) o Triple, Modalidad de Pensión diferente, etc. Remítase a la Opción: Consulta de Reservas de este mismo capítulo.

Campo Significado

Tipo de Grupo

Se escoge el Tipo de Grupo que se está reservando. Los Tipos de Grupos se definen en Archivos – Parámetros – Tipos de Grupos

Grupo Criterio que permite agrupar las reservas que se generen mediante esta opción. El sistema brinda la posibilidad de generar automáticamente un nombre de Grupo. Para ello, y después de especificar la Entidad de la reserva, debe oprimir el botón que se encuentra al lado del campo “Grupo” La estructura del nombre que se genera es la siguiente: Nombre de la Entidad + Consecutivo por día + DíaMes. Ejemplo: COSMO TRAVEL01 2004



Campo Significado

Tipo y Cantidad

Reservado: Tipo de Habitación. Ctd: Cantidad de habitaciones del tipo especificado. Ad., Ni y Beb: Cantidad de Adultos, Niños y Bebés de una habitación. Si la Reserva de Grupo tiene habitaciones de diferentes tipos se especifican presionando el botón .

El significado del resto de los campos coincide con la explicación dada en la Opción Insertar una Reserva Individual de este mismo capítulo.

Definición de Tipos de Habitación y Ocupación Desde la propia creación de un Grupo este puede tener diferentes tipos de habitaciones y ocupación. 1. Si todas las habitaciones del grupo tuvieran el mismo tipo de habitación y

ocupación esta información se define en el bloque que se muestra a continuación.

Ejemplo: 5 habitaciones del tipo “DPL” con ocupación Doble.

2. Si el grupo estuviera compuesto por diferentes tipos de habitación u ocupación

el bloque anterior permanece vacío y debe oprimirse el botón



Consulta de Reservas La Consulta de Reservas se ha rediseñado para esa nueva versión, para que desde una sola pantalla puedan efectuarse las operaciones de uso frecuente en la recepción, tales como:

1. Consulta y/ Modificación de los datos de la Reserva 2. Insertar una Reserva Individual 3. Insertar una Reserva de Grupo 4. Cancelar una o varias Reservas 5. Check In de Habitaciones y de Huéspedes 6. Check Out de Habitaciones y de Huéspedes 7. Registro de Huéspedes 8. Cancelar Check In 9. Cancelar Check Out 10. Cierre de Cuenta Corriente 11. Reabir Cuenta Corriente 12. Abrir Cuenta Corriente 13. Facturar 14. Prefactura 15. Pasar a No Show 16. Cancelar el No Show 17. Extractos de Cuentas 18. Emisión de Key Pass 19. Transferir cuentas 20. Aplicar macro operaciones a una reserva o grupo de ellas 21. Pasar Reserva a Overbooking



El acceso a esta opción puede efectuarse por los siguientes caminos: 1. Reserva – Consulta de Reservas 2. Oprimir la tecla F7


Consulta de Reservas

Búsqueda de una reserva

1. Especificar la(s) característica(s) que conocemos de la reserva que queremos

analizar y oprimir el botón

Significado de los criterios de búsqueda de una reserva

Criterio Significado Reserva Número de la Reserva

El formato es un Consecutivo / Año. Ejemplo 2456/1997

Permiten cambiar al 2do bloque de botones y viceversa



Criterio Significado

Estado Estado de la Reserva Los posibles valores son: Reserva, Check-In, No-Show, Cancelada y Check-Out.

Entrada Fecha de Llegada de los huéspedes al hotel. Es posible analizar las reservas con llegada Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)

Salida Idem a Llegada, solo que se refiere a la Fecha de Salida del hotel.

Nombre Apellido y Nombre

Nº Aloj. Número de Habitación

No. Tarjeta Número de la Tarjeta

Grupo Nombre del Grupo

Entidad Entidad de la Reserva.

Oprimiendo el botón es posible la búsqueda de una Entidad por diferentes criterios.

Ocupación por Períodos

Permite conocer las reservas que ocuparon el hotel en el período que se defina, independientemente de las fechas de Llegada y Salida. Ejemplo: Se desea conocer las reservas que estuvieron en el hotel el día 09/03/2000, en ese caso se define 09/03/2000 – 10/03/2000 (en Hasta se define un día más)

Tipo Se escoge el “Tipo de Reserva” que puede ser: Directa, Entidad, Propietario, Time Share. Al lado del ComboBox con los Tipos de Reserva existe otro donde se escoge el “Tipo de Tarifa” que puede ser: Standard, Uso Casa y Complementary. Por defecto se propone



Criterio Significado “Standard”

Permite conocer las reservas según el estado de sus cuentas. Los posibles valores son: Abiertas, Cerradas y Ambas. Por defecto se propone “Ambas”

Permite conocer las reservas que están en Overbooking, en el Hotel o Ambas. Por defecto se propone “Ambas”

Por defecto se visualizarán las reservas activas, es decir aparece marcado el CheckBox “Excluir canceladas”

Esta opción incluye la posibilidad de consultar las reservas cuyos “Huéspedes” tengan determinadas situaciones especiales.

Pendientes de Check In: Se refiere a las reservas donde la cantidad de personas definidas en los campos Ad., Ni. y Beb es superior a la cantidad de nombres registrados en Estado = Check In, es decir que se rentará por más personas que las registradas. Ejemplos: Ad. = 2 y en Check In está registrado solo MARIA GONZALEZ Recordar que el sistema renta por los valores definidos en los campos Ad., Ni. y Beb Pendientes de Check Out: En este caso se consideran las reservas donde la cantidad de personas definidas en los campos Ad., Ni. y Beb es inferior a la cantidad de nombres registrados en Estado = Check In, es decir que se rentará por menos personas que las registradas. Ejemplos: Ad. = 1 y en Check In estás registrados TERESA ESTRADA y MIGUEL ANTONIO.



Esta opción es útil para ubicar las reservas donde ocurre una salida anticipada de algún huésped de la habitación, en la modalidad de pensión compleja se reduce a partir de hoy la cantidad de Ad. Ni. o Beb, sin embargo nos olvidamos de darle el Check Out al nombre de la persona que sale del hotel. Pendientes de Registrar : En este caso muestra aquellas reservas en estado Check In que tiene huéspedes pendientes de registrar. Son aquellos casos de reservas que fueron dados Check In pero que quedo huéspedes pendientes de registrar.

Cancelar una Reserva

1. Entrar a la opción Consulta de Reservas oprimiendo el botón

2. Oprimir el botón 3. Escoger el motivo de la cancelación, el cual debe estar previamente definido en

la opción Archivos - Parámetros - Tipos de Cancel amientos

Cancelación Múltiple de Reservas El procedimiento es el mismo en principio que el explicado para las cancelaciones individuales, solo que en esta facilidad se permite cancelar un grupo de reservas al mismo tiempo, ahorrando tiempo en la realización de cada una de forma individual. Los motivos de la cancelación serán los mismos para todas las que se cancelen



mediante esta opción. Para seleccionar las mismas se procede ejecutando el control o el Shit, similar al explorador de Windows para seleccionar. Nota: Las reservas que se cancelan se registran en la cinta auditoria del sistema. Remítase al Capítulo : Consultar Accesos (Logs)

Alteración Múltiple de Reservas El principio de esta opción es similar a la anterior explicada, solo que su tratamiento es para permitir alteración de datos múltiples en varios reservas al mismos tiempo. Los datos que pueden ser modificados mediante esta opción son los siguientes:

Insertar Depósitos Anticipados El acceso a esta opción en por Reservas – Depósitos Anticipados. En algunos hoteles la confirmación de las reservas, fundamentalmente de clientes Directos, estará condicionada a la existencia de un Depósito Anticipado o en Garantía. Es decir que si su hotel tiene estas exigencias esta opción le dará la posibilidad de registrar dichos cobros que pueden ser en cualquiera de las formas de pagos definidas en el sistema. La inserción de un Depósito Anticipado quedará reflejado en la ficha de la Reserva y podrá ser consultado en la cuenta de esta.



El procedimiento consiste en seleccionar la Reserva, para lo cual puede auxiliarse

de la opción “Consulta de Reservas” que se activa oprimiendo el botón Los restantes pasos son escoger la Sección, Tipo de Cobro, la Fecha y el valor del Depósito. Por esta opción si el deposito adelantado fue introducido cuando se registraba la reserva, se utiliza para cobrar ese deposito que estamos introducción. Por lo que en ambos métodos hay necesidad de invocar esta opción, o bien para introducir el deposito y su cobro, o bien para cobrar el deposito introducido en la opción de insertar reserva. Tanto en esta pantalla como en la reserva cuando se visualiza el combo de pagado aparecerá marcado cuando el mismo ya fue cobrado.

Exportar a un fichero

Con esta opción que posibilita exportar hacia un fichero de formato txt las reservas seleccionadas, permitiendo con el mismo el tratamiento de las mismas por otros productos, tal y como es el caso del programa de identificación de tarjetas magnéticas.



Cartas de Confirmación de Reservas

Permite la impresión de las cartas de confirmación que pueden enviarse a los clientes después de insertar las distintas reservas. Las mismas sirven como aviso de la confirmación y aceptación de las reservas. Los tipos de documentos que existen en los distintos idiomas suministrados por NewHotel son los siguientes:

• Clientes individuales • Grupos • Carta e-mail.

Transferir y Aceptar Reservas

Mediante estos dos botones se puede enviar y acepar reservas de un hotel a otro cuando se trabaja en la modalidad de complejo. Cuando se indica transferir reserva se muestra la siguiente pantalla para escoger las reserva que se desean transferir, utilizando las mismas teclas de Windows para marcar líneas.



Aplicar Macros para los cargos

Esta opción se emplea, una vez definido los distintos cargos que se desean realizar a la vez, para efectuarlo los mismos a las reservas seleccionadas. Por ejemplo definidos un servicio de caja fuerte donde hacemos el cargo y el cobro a la vez, con esta opción hacemos esta misma operación pero de una sola vez y no en dos pasos como se efectuaba anteriormente.

Mensajes Permite insertar distintos mensajes a los huéspedes recibidos en la recepción del hotel, para después comunicarlos.



Capítulo 5: Check In El acceso a esta opción puede efectuarse por los siguientes caminos: 1. Recepción – Check In 2. Oprimir la tecla F8


Procedimiento para efectuar el Check In

1. Seleccionar en la pantalla la reserva a la que le queremos hacerle el Check In.

1.1. Especifique los datos que conoce de la reserva y oprima el botón



1.2. Si no especifica ninguna condición el resultado de la búsqueda son todas las reservas con Entrada = Hoy pendientes de Check In.

1.3. La reserva debe tener asignada una habitación. Para atribuirle una habitación

presione el botón

Remítase al Capítulo 2: Reservas – Insertar una Reserva Individual – Atribuir un Número de Habitación.

2. Oprimir el botón y se muestra la siguiente pantalla con datos generales de la reserva.

3. Oprima el botón 4. En la pantalla que aparece a continuación debe especificar el Apellido,

Nombre, Nacionalidad, Tipo y Número de Documento de los huéspedes de la reserva, además es necesario definir quién es el Titular.



4.1. El sistema asume que se le hará el Check In a todos las personas definidas en la

reserva por lo que siempre aparece la casilla Check-In activada. Si alguien va a entrar más tarde u otro día desactivamos esta casilla.

4.2. En el ejemplo anterior a los dos pax se le hará el Check - In.


Tratamiento de los No Show Posibilita la cancelación de la reserva por el concepto de No Show. Esta se ejecuta oprimiendo el botón.

Campo Significado Fecha Creación Fecha cuando se creo la reserva Fecha No Show Fecha cuando se pasa a este estado



Usuario Se muestra el usuario que creo la reserva y quien la esta pasando a No Show

Garantizado Si deseamos que la reserva este disponible para realizarle el Check In en los próximos días se debe especificar un valor mayor a uno, lo cual significa que pasara a pendiente de Check In a los siguientes días. Esto es útil cuando conocemos que la reserva por algún motivo entrara al siguiente día y la deseamos tener disponible para ese día.

Facturar Se marca si este No Show lleva facturación o no Fin de la Garantía Fecha hasta donde estará este No Show disponible para

realizarse Check In. Si por el contrario después deseamos cancelar este No Show Oprimimos el botón siguiente.

Anulación de Check In

1. Entrar a la opción Consulta de Reservas oprimiendo el botón 2. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check In, Nº Aloj y Entrada =

Hoy

3. Oprimir el botón 4. Seleccionar la reserva 5. Oprimir el botón para pasar al segundo bloque de botones

6. Oprimir el botón el que solo se habilitará si la reserva seleccionada corresponde a un Check In de Hoy.

7. Al confirmar la cancelación del Check In se valida que la cuenta no tenga

saldo pendiente y en caso de tenerlo se muestra el siguiente mensaje:



8. Si se confirma la cancelación la reserva pasa a Estado = Reserva.

Check in Múltiple Permite la realización de un check in o Check out múltiple de reservas. Al invocar la opción se muestra la siguiente pantalla de trabajo:

El resto de los botones son tratados de igual manera, e incluso se puede consultar una reserva en particular invocando el botón Reserva. Nota: Solo es posible cancelar un Check In con Entrada = Hoy. La reserva pasa a tener Estado = Reserva y si tenía asignada una habitación

esta queda Libre



Capítulo 6: Overbooking Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento de ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o se cancelan reservas. Esto es un riego que el hotel corre y para el cual debe estar preparado. Se conoce como Overbooking la situación en que el hotel está sobre vendido y el proceso relacionado con el desvío hacia otros hoteles de los clientes a los que no es posible asignarle una habitación.

Pasar Reserva a Overbooking


2. Se selecciona la reserva a desviar y se oprime el botón 3. Es posible especificar el Hotel y la Habitación destino. 4. Si es necesario que la reserva desviada rente diariamente es necesario marcar la

casilla “Asientos Ingresos”



Nota: Las reservas en Overbooking tienen Situación = Check-In

Check In a clientes desviados por Overbooking

1. Entrar a la opción Consulta de Reservas oprimiendo el botón 2. Para poder seleccionar la reserva que fue desviada y retornar los clientes al

hotel deben definirse los siguientes criterios de búsqueda:


4. Se selecciona la reserva que está en “Overbooking” y se oprime el botón

5. Se pide una confirmación para efectuar el Check In.

Vías para conocer las habitaciones / clientes en Overbooking 1. Reportes – Huéspedes – Overbooking: Se obtiene el Listado de Huéspedes

(Overbooking).



2. Consulta de Reservas.

• Oprima el botón de la Barra de Herramientas • Definir los criterios de búsqueda

• Oprimir el botón



Capítulo 7: Plannings

Planning de Habitaciones El diseño del Planning de Habitaciones pretende que desde esta pantalla puedan efectuarse todas las operaciones básicas de la recepción de un hotel: Check In, Check Out, Consultar y/o modificar los datos de una reserva, Consultar la Cuenta Corriente de la Habitación, Facturas tradicionales y Anticipadas y Anular una reserva. El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Reservas – Plannings – Habitaciones 2. Oprimir la tecla F3




Aspectos Generales del Planning de Habitaciones 1. Las filas corresponden a las Habitaciones (Número y tipo) y las columnas a los

Días. 2. Cada reserva ocupará en el Planning el espacio correspondiente a los días que

pernoctan los huéspedes en el hotel (Entrada y Salida – 1). 3. Se muestran 40 días en la pantalla, inicialmente en el centro aparece el día de

trabajo de NewHotel (en el ejemplo es el 12/10/98) y 19 días hacia delante y 20 hacia atrás.

4. Los botones permiten el desplazamiento en el tiempo y entre las habitaciones del hotel.

5. El planning está compuesto de dos bloques divididos por una línea de color gris.

5.1. Bloque superior: Reservas que tienen un número de habitación asignado. 5.2. Bloque inferior: Reservas que no tienen una habitación asignada.



5.3. Ambos bloques tienen su propio botón que permite refrescar la información en pantalla.

6. Al posicionarnos con el mouse encima de una reserva podemos obtener la

siguiente información: 6.1. El cursor puede tener tres valores:

Cursor Significado

Reservas con Entrada >= Hoy que pueden cambiarse de habitación en esta opción.

Reservas con Entrada < Hoy que no pueden cambiarse de habitación por esta opción.

Habitaciones inactivas.

6.2. Oprimiendo el clic derecho del mouse aparecen las siguientes opciones (se

habilitarán los botones según el estado actual de la reserva):

pero si se presiona clic derecho en casillas sin reserva, se permite insertar una reserva individual o de grupo o pasar una habitación a inactiva. De igual manera si al dar doble clic encima de una habitación en estado inactiva, permite visualizar su estado y cambiar los periodos.



6.3. En la línea gris que divide el bloque superior y el inferior aparecen datos como: Fecha de Entrada, Número de la Reserva, Nombre del Titular, Tipo de Habitación, Número de la Habitación, Fecha de Llegada y último día en que dormirán los huéspedes en la habitación (Fecha de Salida – 1).

Asignación o cambio de habitación mediante el Planning El “cambio” de habitación en esta opción es posible si los clientes de la reserva aún no han dormido en el hotel, es decir que tienen una Entrada >= Hoy. Si al

seleccionar una reserva el cursor adopta la forma es posible hacer el cambio de habitación por esta vía. La “asignación” de habitaciones consiste en trasladar (drag and drop) una reserva del bloque inferior hacia la línea correspondiente a la habitación que queremos asignarle en el bloque superior. Existen dos condiciones que debe cumplir la habitación destino para que sea posible tanto el cambio como la asignación de una habitación por esta opción: que sea del mismo tipo que la habitación origen y que se encuentre libre todos los días de la estancia de los clientes de la reserva. El procedimiento en ambos casos consiste en oprimir el clic izquierdo del mouse encima de la reserva y arrastrarla hacia la habitación destino. Se ha habilitado la facilidad de mostrar una ventana en el bloque de botones de la pantalla donde, en la medida que estamos trasladando la reserva, se muestran la Fecha de Entrada, Fecha de Salida y Nº de la Habitación del origen y el destino, tal como se muestra a continuación.



Habitaciones que cumplen ciertos requisitos Esta opción es una herramienta útil para la asignación de habitaciones a las Entradas del Día, ya que brinda un listado con las Habitaciones Disponibles (Libres, Activas y sin preasignar), lo que elimina el riesgo de atribuir la misma habitación a más de una reserva. Procedimiento

1. Oprimir el botón 2. Las posibilidades de filtro aparecen en la siguiente pantalla:

Para obtener las habitaciones disponibles un día específico es necesario activar la

casilla Solo Habit. Disponibles y poner en los dos campos fecha el mismo valor, por ejemplo: Entre 20/10/98 y 20/10/98 El bloque Elegir Fechas se refiere a la forma en que aparecen los días (columnas) en la pantalla, no es un criterio para filtrar las habitaciones.

Refrescar la información

Oprimiendo el botón se reconstruye el planning a partir de la información más actualizada.



Existe un botón de este tipo para el bloque superior (reservas con habitaciones) y otro para el inferior (reservas sin habitaciones).

Configuración de los colores del Planning

1. Debe oprimir el botón 2. En la pantalla que aparece a continuación se muestran los elementos que pueden

tener un color propio.

Color de las Habitaciones Inactivas y de las Reservas

El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Subsistema Habitaciones



En el bloque Planning de Habitaciones se definen los colores que tendrán las reservas de acuerdo a su tipo: Directos, Propietarios, Time Share, y Entidades, así como el de las habitaciones inactivas (fuera de orden). En el caso de las reservas de Entidades se configura el valor standard (por defecto), ya que cada una puede tener un color particular. El color de cada Entidad (Agencias y Empresas) puede definirse en la opción Ventas – Entidades – Entidades

Planning de Habitaciones Disponibles El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles




Aspectos Generales del Planning de Habitaciones Disponibles 1. En las filas aparecen los Tipos de Habitaciones existentes. La última fila

corresponde al “Total” de las Habitaciones del hotel. 2. Se muestran 10 días en la pantalla. Cada día ocupa dos columnas, la 1era

columna muestra en verde las habitaciones libres y la 2da columna muestra en rojo las habitaciones reservadas.

3. Las columnas de los fines de semana tienen color gris.

4. Los botones permiten el desplazamiento en el tiempo sin restricciones.

5. Si en la columna de habitaciones libres aparece un número negativo quiere decir

que existe overbooking. Ejemplo: -2 implica que existe un overbooking de 2 habitaciones.

Planning Previsión de Disponibilidades El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles



Aspectos Generales del Planning de Disponibilidades 6. En las filas aparecen los Tipos de Habitaciones reservadas, confirmadas o no,

las libres, los alloments pendientes de satisfacer, etc. La última fila corresponde al “Total” de las Habitaciones del hotel, según cada concepto.

7. Se muestran un rango de fechas a selección del cliente en la pantalla. Cada día

ocupa 3 columnas, la 1era columna muestra las reservas confirmadas, la 2da las reservas no confirmadas y la ultima las habitaciones libres.

8. Las columnas de los fines de semana tienen sombra hasta el dia de la semana. 9. Si en la columna de habitaciones libres aparece un número negativo quiere decir

que existe overbooking. Ejemplo: -2 implica que existe un overbooking de 2 habitaciones.

Planning de Orígenes y Segmentos de Mercado El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Orígenes / Segmentos Muestra la cantidad de habitaciones reservadas, para cada día del período seleccionado, sumariadas por Segmento u Origen de Mercado dependiendo de la selección efectuada por el usuario.



Es una previsión, por lo tanto la información puede obtenerse a partir del día de trabajo de NewHotel.

Procedimiento 1. Se escoge el rango de fechas y si lo que se necesita analizar es la información

referente a los Segmentos o orígenes de mercado.

2. Se oprime el botón

Planning de Modalidades de Pensión El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Modalidad de Pensión Para cada día seleccionado muestra la cantidad de huéspedes por Modalidad de Pensión. Al final aparece un consolidado con la cantidad de Desayunos, Almuerzos y Cenas para cada día. No tiene restricciones en cuanto al período a analizar, es decir que cumple funciones estadísticas y de previsión.



Procedimiento 1. Se escoge el rango de fechas y si necesita analizar la información detallada por

cantidad de Adultos y Niños debe marcar la casilla

2. Se oprime el botón

Planning de Entidades El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Entidades Para cada día seleccionado muestra la cantidad de Habitaciones reservadas por cada Entidad. La base de la información para la elaboración de este planning es sobre lo reservado y no con lo real ocupado. No tiene restricciones en cuanto al período a analizar, es decir que cumple funciones estadísticas y de previsión.



Planning de Grupo de Entidades El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Gupo de Entidades La base de la información para la elaboración de este planning es sobre lo reservado y no con lo real ocupado.

Planning de Reservas 1. Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles

2. Oprimir el Botón



Este planning tiene varias formas de presentarse, pudiéndose: De forma Estándar o entre fecha sin desglose por de tipos de habitaciones

Y Estándar o entre fechas solicitadas con desglose de tipos de habitaciones.

Planning de Alloments El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Alloments



Muestra el planning de alloments resumido o por tipos de habitaciones según sea la selección. Una vez invocada la opción y seleccionado los criterios, para obtener el resultado se debe oprimir el

botón calcular

Mapa Anual de Reservas El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Mapa Anual de Reservas

Este planning muestra en una grafica anual, las habitaciones disponibles por días en color azul y las ocupadas en color rojo.



Capítulo 8: Tratamiento de Grupos El acceso a esta opción se efectúa por Recepción – Grupos

Pantalla Principal de Grupos

1. Seleccionar un Grupo

Los criterios de búsqueda son:

Criterio Significado Grupo Nombre del Grupo

Entrada Fecha de Llegada del Grupo al hotel.

Es posible analizar Grupos con Fecha de Entrada Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)

Salida Idem a Entrada, solo que se refiere a la Fecha de Salida del hotel.

Entidad Entidad de la reserva.




Oprimiendo se habilita la búsqueda de Entidades.

Tipo Tipo de Grupo

Ocupación por períodos

Permite analizar los Grupos que estuvieron en el hotel en el período que se defina.

2. Oprimir el botón 3. Seleccionar el Grupo con el que queremos trabajar.

Rooming List 1. Escoger la opción Recepción – Grupos 2. Seleccionar el Grupo.

3. Oprimir el botón 4. Teclear el Apellido, Nombre y Nacionalidad de todos los integrantes del Grupo.

Cada vez que se posicione en el botón dar Enter u oprimir el botón

5. Seleccionar los huéspedes que compartirán una habitación. Es posible utilizar

los métodos Shift – Clic (consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos). 6. Asociar los clientes seleccionados a una reserva. La reserva puede o no tener

asignada una habitación. 6.1. Debe dar Doble Clic en la reserva que corresponda del bloque Reservas del

Grupo.



6.2. A continuación aparece en el campo Reser. el número de la reserva

asignado a los futuros huéspedes del hotel.

7. Repetir los puntos 5 y 6 para todas las Reservas del Grupo.


Check In de Grupo 1. Escoger la opción Recepción – Grupos 2. Seleccionar el Grupo

3. Oprimir el botón 4. Seleccionar las reservas a las que les queremos hacer el Check In.

4.1. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivas) o Ctrl – Clic

(alternas).



4.2. Si desea escogerlas todas las reservas del grupo oprima el botón


Check In de Grupo 6. Antes de efectuar un Check In múltiple el sistema valida que todas las reservas

escogidas cumplan los siguientes requistos:

6.1. Que tengan una habitación libre atribuida. 6.2. Registrado al menos un huésped. 6.3. Entrada = Hoy.

Validación del Check In de Grupo



Consultar los Datos Generales de un Grupo 1. Escoger la opción Recepción – Grupos 2. Seleccionar el Grupo


Datos Generales de un Grupo

Cancelar un Grupo 1. Escoger la opción Recepción – Grupos 2. Seleccionar el Grupo

3. Oprimir el botón 4. Escoger el motivo de la cancelación. Puede argumentar los motivos de la misma

en el campo Descripción.




Cancelación de un Grupo

Check Out de Grupos 1. Escoger la opción Recepción – Grupos 2. Seleccionar el Grupo

3. Oprimir el botón 4. Seleccionar las reservas del grupo a las que les queremos hacer el Check Out.

4.1. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivas) o Ctrl – Clic (alternas).

4.2. Si desea escogerlas todas para Check Out oprima el botón

5. Oprimir nuevamente el botón

Incorporar nuevas reservas a un grupo existente

Es posible adicionar reservas a un Grupo existente solo si tienen Fecha de Entrada >= Hoy.



1. Escoger la opción Recepción – Grupos 2. Seleccionar el grupo al que le vamos a adicionar nuevas reservas.

3. Oprimir el botón 4. Aparece la pantalla para definir Reservas de Grupo.

Remítase al Capítulo : Reservas – Insertar una Reserva de Grupo.



Capítulo 9: Consulta de los Huéspedes del Hotel El acceso a esta opción puede efectuarse por los siguientes caminos: 1. Recepción – Huéspedes – Consultar

2. Oprimir el botón Huéspedes del hotel se consideran aquellos cuyas reservas tienen Estado = Check In, estén ubicados en el hotel o desviados hacia otras instalaciones por overbooking.

Consulta de los Huéspedes

Procedimiento para efectuar la Consulta 1. Especificar los datos de los huéspedes a consultar.



1.1. La búsqueda por el Apellido o Nombre de los huéspedes es On Line, es

decir que en la medida que vamos tecleando se van mostrando en la pantalla todos los huéspedes cuyo nombre o apellido contiene en alguna posición la cadena de caracteres especificado. Ejemplo: si teclea en el Nombre una H se muestran: HOLGER, HEIKE, HARALD, JOACHIM, HELGA, etc.

1.2. Si no se especifica ningún criterio de búsqueda se visualizan todos los

huéspedes del hotel.



Huésped Apellido y Nombre

Entrada Se refiere a la fecha de llegada del huésped al hotel. Es posible buscar huéspedes con Entrada Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta).

Salida Idem a Llegada, solo que se refiere a la fecha de salida del hotel.

Nacionalidad Código de la Nacionalidad del huésped.

Oprimiendo se habilita la búsqueda de Nacionalidades.

Grupo Nombre del Grupo del que es integrante el huésped.

Huéspedes Tiene dos posibles valores: En el Hotel o en Overbooking

Hab. Número de Habitación


Entidad Entidad a la que pertenecen los Huéspedes de la Reserva.





Pensión Pensión Alimenticia

Bloque Se refiere a la Ubicación Física de la Habitación. Por ejemplo, los huéspedes ubicados en los Bungaloes, Casas, Bloque Central, etc.

Clientes Huéspedes que tienen una ficha en el Histórico de Clientes (cárdex).

Ordenar la Información de los Clientes Seleccionados La posibilidad de ordenar la información por diferentes criterios se activa

oprimiendo el botón Esta opción flexibiliza la recuperación, por pantalla o impresora, de la información de los huéspedes del hotel lo que permite satisfacer los requerimientos de diferentes usuarios del sistema.



En el ejemplo anterior la información saldrá ordenada en primer lugar por Número de Habitación y los huéspedes de la misma habitación aparecerán organizados por Apellido, si concuerda el apellido el tercer criterio será el Nombre.

Consultar la Ficha del Cárdex Es posible consultar la ficha del cárdex del huésped seleccionado en la pantalla

oprimiendo el botón Si no existe la ficha es posible crearla en ese momento.



Capítulo 10: Atribución de Habitaciones

Atribución Automática de Habitaciones A esta opción se accede por Reserva – Atribución de Habitaciones - Automática Asigna automáticamente habitaciones a las reservas seleccionadas.

Criterio Significado Entidad Permite asignar habitaciones a las reservas de una

Entidad determinada. Oprimiendo el botón se activa la búsqueda de Entidades.

Grupo Permite asignar habitaciones a todas las reservas que componen un Grupo.

Entrada Fecha de entrada de los huéspedes al hotel. Es posible atribuir habitaciones a las reservas con Fecha



Criterio Significado de Entrada al hotel Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)

Bloque Permite asignar las habitaciones de un área específica del hotel. Ejemplo: Bungalow, Casas, Hotel, etc.

Requisitos de la Reserva

Si marcamos esta casilla, la asignación respeta los Requisitos (características) que deben cumplir las habitaciones según las especificaciones hechas en las reservas.

Procedimiento para la Atribución Automática de Habitaciones

1. Especificar las características de las reservas a las que queremos asignarles

habitaciones.

2. Oprimir el botón 3. Si se considera correcta la propuesta que hace el sistema se debe oprimir el

botón

Atribución Manual de Habitaciones A esta opción se accede por Reserva – Atribución de Habitaciones – Manual Es una herramienta útil para la asignación de las habitaciones, fundamentalmente en las reservas con entrada ese día.



Criterio Significado Reserva Número de la reserva

Entrada Fecha de Entrada de los clientes al hotel.

Es posible analizar las reservas con llegada Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)

Salida Fecha de salida de los clientes del hotel. Es posible analizar las reservas con salida Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)

Tipo Tipo de Habitación


Entidad Oprimiendo el botón se activa la opción Entidades

Este campo tiene 3 posibles estados: Solo reservas Sin Habitación Solo reservas Con Habitación Todas las Reservas



Procedimiento para la Atribución Manual de Habitaciones

1. Especificar las características de las reservas a las que queremos asignarles

habitaciones.

2. Oprimir el botón 3. Se visualizan todas las reservas que cumplen los requisitos. 4. Si ya conoce el Número de la Habitación que desea asignar debe dar doble clic

en la columna Aloj. de la reserva de interés y escribir este número. 5. Si desea una ayuda con las habitaciones disponibles tomando en consideración

el Tipo de la Habitación y el período de la reserva seleccionada active 6. El primer paso es seleccionar la reserva en el bloque izquierdo de la pantalla y a

continuación debe dar Doble Clic en la habitación deseada del bloque de la derecha, entonces se visualiza este número en la columna Aloj. de la reserva.

7. Cuando concluya la asignación de las habitaciones debe oprimir el botón

Habitaciones Disponibles A esta opción se accede por Reserva – Habitaciones Disponibles Da la posibilidad de consultar las habitaciones disponibles en un período de tiempo que cumplen determinados requisitos como pueden ser: Tipo de Habitación, Bloque, Características. Cuando se solicita una reserva, fundamentalmente de clientes directos, se consulta en el sistema para determinar si el hotel está en condiciones de confirmarla, incluso

si se selecciona la habitación y se oprime el botón se pasa directamente a insertarla con las Fechas y el Número de Habitación definidos.



Capítulo 11: Cárdex El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Escoger la opción Recepción – Cárdex 2. Oprimir la tecla F2


Características Generales 1. El cárdex es el histórico de clientes donde se almacenan sus datos personales

fundamentales y referencias a sus estancias anteriores y futuras. 2. Para habilitarle una Cuenta Extra a un cliente que no está hospedado en el hotel

es necesario llenarle previamente una ficha en el cárdex. 3. Existe la búsqueda en caliente para los campos Apellido y Nombre, quiere eso

decir que en la medida que vamos definiendo letras se va filtrando la información.



Nota: Se considera Cliente una persona que tiene creada una ficha en el cárdex, se

encuentre o no hospedado en el hotel

Consultar una Ficha en el Cárdex 1. Escoger el criterio de búsqueda (Apellido, Nombre o Tarjeta).


3. Seleccionar el cliente en la pantalla y oprimir el botón

Crear una Ficha en el Cárdex

1. Oprimir el botón 2. Llenar la ficha del cliente. Los datos obligatorios son: Nombre, Apellido,

Nacionalidad y Nº de Identificación (Carné de Identidad o Pasaporte).

Ficha de un Cliente



El botón da la posibilidad de conocer las estancias pasadas y futuras del cliente escogido.

Cuando oprimimos la tecla nos permite introducir datos a las estadísticas del huésped que estamos visualizando a través de la siguiente pantalla:



Capítulo 12: Mantenimiento de las Habitaciones

Bloquear Habitaciones A esta opción puede accederse por Recepción – Mantenimiento – Bloquear Habitaciones Permite bloquear habitaciones, es decir pasar a Inactivas durante el período de tiempo que se especifique.

Criterio Significado Número Número de la Habitación Situación Activas, Inactivas o Ambas Tipo Tipo de Habitación Bloque Ubicación física de la Habitación.

Procedimiento para Bloquear Habitaciones (pasarlas a inactivas) 1. Seleccionar la(s) habitacion(es) a bloquear.




3. A continuación de muestra la historia de la habitación correspondiente que

teníamos marcada.

4. Oprimir el botón insertar y llenar los siguientes datos:

Campo Significado Fecha Inicial – Fecha Final

Período de tiempo que la habitación estará inactiva.

Motivo Debe escoger el motivo por el que la habitación pasa a inactiva. Estos motivos deben ser previamente definidos en la opción Archivos – Parámetros - Tipos de Inactividad

Observaciones 4 líneas de 47 caracteres cada una.


En el proceso de confirmación pueden suceder dos hechos que impiden que la habitación pueda pasar a inactiva:

4.1. La habitación se encuentra asignada a una reserva en ese período.



4.2 Ya está definido que la habitación estará inactiva parte o todo el período de tiempo que especificado.

Nota: Si la habitación se encuentra asignada a una habitación en Situación =

Reserva puede liberarla. Remítase al Capítulo : Reservas – Liberar una habitación atribuida a una reserva

Averías A esta opción se accede por Recepción – Mantenimiento – Averías Permite registrar las averías existentes en las diferentes áreas del hotel y su solución, por lo que resulta una herramienta que contribuye a organizar el trabajo del personal de mantenimiento.



Pantalla Principal de Averías

Campo Significado Prioridad Son valores preestablecidos por el sistema: Baja, Media y Alta Avería Tipo de Avería

Los posible valores se definen en la opción Archivos – Mantenimiento – Tipos de Avería

Zona Área del hotel donde se reporta la avería. Ejemplo: Piscina, Oficinas, etc. Los posibles valores se definen en la opción Archivos – Parámetros – Zona Los campos Zona y Hab. son excluyentes.

Hab. Si la avería reportada es en una habitación debe teclearse el número de la misma.

Res Tiene dos posibles valores: Avería Resuelta Avería Sin Resolver

Técnico Técnico que solucionó la avería. El personal del área de mantenimiento se define en la opción Archivos – Mantenimiento – Técnicos

Registrar una Avería




2. Llenar todos los datos necesarios. Tener en cuenta que los campos Zona y Hab. son excluyentes, sin embargo es obligatorio registrar alguno de ellos ya que de lo contrario no sabríamos donde se encuentra la avería.

Al confirmar la Avería si ambos campos están llenos aparece el siguiente mensaje:

Pero si ambos campos están vacíos se muestra:


Ficha de una Avería



Solución de una Avería 1. Seleccionar la avería correspondiente.

Se desmarca en la Pantalla Principal de Averías y se oprime el

botón entonces se visualizan las averías pendientes de solución.


3. Activar el campo de la pantalla Alterar Avería. En ese momento se activan los campos: Técnico y Desc. (Observaciones) que son obligatorios y permiten definir el nombre del técnico que solucionó la avería y algunos comentarios. El sistema almacena la Fecha y Hora en que se registra la solución.

Solución de la Avería



Agrupamiento de Habitaciones A esta opción se accede por Recepción – Mantenimiento – Grupo Habitaciones Esta opción posibilita realizar un agrupamiento de las habitaciones por algún concepto definido por el cliente en los parámetros del sistema para un periodo también definido en esta opción. Su funcionalidad esta dada en agrupar varias habitaciones bajo un concepto que posibilite su identificación sin tener la necesidad de recordar todos los números de las habitaciones. Por ejemplo: agrupar las habitaciones ocupadas por los Guías de Animación, etc.



Capítulo 13: Ama de Llaves

Alterar Room Status A ella puede accederse por Recepción – Ama de Llave – Alterar Room Status Esta opción es la herramienta fundamental de trabajo del Ama de Llaves (Gobernanta), Supervisoras de piso y todo el personal que tiene que ver con el mantenimiento de las habitaciones del hotel.

Actualizar el Room Status

Criterio Significado Habit. Número de la Habitación

Room Status Los valores que el sistema contempla son: Sucio, En

Limpieza, Para Verificar y Limpio.

Bloque Ubicación física de la Habitación

Tipo Tipo de Habitación

Situación Activa o Inactiva



Criterio Significado Ocupación Ocupada o Libre Para marcar mas de una habitación se hará manteniendo la tecla de control y mediante el desplazamiento del mouse se hará clic para marcar los números que se desean.

Verificar el Log del Room Status 1. Seleccionar la habitación que queremos analizar.


Insertar Discrepancias El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Insertar Discrepancias Generalmente en los hoteles está establecido que el Ama de Llaves o la persona designada, repase por las mañanas el estado de las habitaciones en relación con la ocupación y la limpieza.



Esta opción permite registrar la situación real de las habitaciones para posteriormente analizar si existen diferencias o discrepancias entre la realidad y la información registrada en el sistema.

Reporte de Discrepancias El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Reporte de Discrepancias. Esta opción muestra mediante un reporte las distintas discrepancias existentes entre lo el sistema tenia registrado y lo que el Ama de Llave confirmo durante el repaso de las mismas.



Ama de Llave El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Ama de Llave Esta opción muestra un listado con la ocupación por habitaciones para el trabajo de la gobernanta. Este listado puede obtenerse para la totalidad de los huéspedes o solo para las salidas previstas, para ello se arca el botón de salidas prevista en la pantalla que se muestra a continuación.

Supervisoras El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Supervisoras Permite registrar las Supervisoras del Hotel.



Empleadas El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Empleadas Permite registrar las empleadas o camareras de piso del hotel.


Código Código que define a la empleada

Nombre Nombre de la empleada



Criterio Significado Zona Zona donde trabaja la empleada Supervisora Nombre de la supervisora que atiende a esa empleada Puntos Como el sistema prevé en las siguientes opciones, una

distribución del trabajo en base a puntuación, en este campo puede representarse el valor máximo de puntos en cuanto a valor del trabajo puede realizar esta empleada.

Estados El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Estados Mediante esta opción se definen la puntuación que se le asigna a cada trabajo a realizar para cada tipo de habitaciones. Este parámetro posibilita posteriormente en la opción que se explicara a continuación, poder hacer de forma automática una distribución del trabajo entre las empleadas para un grupo de habitaciones, donde además en un reporte se muestra la puntuación máxima que puede alcanzar (definida en la Opción de Empleadas) y los que se le asigno por la computadora. Los posibles estados predefinidos en el sistema NewHotel son los siguientes:

• Cambio de Ropa • Pasa una habitación de Inactiva para Activa • Habitación Sucia con Check Out • Habitación Sucia con Estancia



Atribución de Habitaciones El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Atribución de Habitaciones Esta opción es la encargada realizar la distribución del trabajo entre las distintas empleadas en base a la puntuación definida en para cada estado posible.

Por norma cada grupo de habitaciones siempre la realiza una empleada, que en este caso denominamos Emp. Standard. La columna Emp. Del Día se emplea para los casos que la primera no vino a trabajar, sustituyéndose a la empleada standard por la empleada del día. Para ello con el mouse y presionando la tecla Shit seleccionamos el grupo de habitaciones que queremos cambiarle la empleada standard. Seleccionamos a la empleada del día y oprimimos la tecla



Si por el contrario queremos restaurar al grupo de habitaciones a la empleada standard que anteriormente le habíamos asignado otra empleada distinta, marcamos el bloque de habitaciones, de igual forma explicada anteriormente y oprimimos la

tecla . Para calcular la puntuación que será objeto cada empleada oprimimos la tecla

, mostrando el resultado en la parte derecha de la pantalla. Para que esta opción funcione correctamente debe haber creado la puntuación para cada estado posible, así como tener definido un valor en Utilitarios-Parámetros-SubSistema de Habitaciones, en el campo Cambio de Ropas

Para obtener el reporte final oprimimos la tecla Mostrando el siguiente resultado:



Capítulo 14: Asientos en Cuentas

Insertar Asientos Esta opción permite registrar en las Cuentas de los Huéspedes y en las Cuentas Extras los servicios prestados y cobros efectuados. El acceso a ella puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Recepción – Asientos – Insertar Asientos 2. Oprimir la tecla F10


Campo Significado Fecha Fecha en que se brindó el servicio o se efectuó el cobro.



Campo Significado Se le conoce como Fecha Valor.

No. Doc. Número del documento primario (vale)

Tipo Permite ubicar la cuenta donde se va registrar el asiento. En la ventana de selección aparecen las siguientes posibilidades: 1. Alojamiento o Habitación: Se escoge cuando es una cuenta de

un huésped y conocemos el número de la habitación. Oprimiendo el botón se habilita la opción Consulta de Reserva.

2. Reserva: Al igual que en el caso anterior se escoge cuando es

una cuenta de huésped pero el dato que se conoce es el número de la reserva. Oprimiendo el botón se habilita la opción Consulta de Reserva.

3. Cuenta Extra: Oprimiendo el botón se habilita la opción

Consulta de Cuentas Extras. 4. Sin Cuenta: El asiento no se carga en ninguna cuenta en

particular. El sistema obliga a que se hagan asientos de crédito y débito por la misma cantidad con lo que se evitan descuadres en el Pick de Cuentas. Puede ser útil para registrar la venta de un punto que no esté automatizado, ejemplo: Peluquería – Barbería, Parqueo, etc. Se exceptúa la venta a crédito. Los asientos que se realizan mediante esta opción se visualizan en los reportes de ingresos y de operaciones de caja.

Cuenta Se habilita si se escoge en el campo Tipo los casos 1 y 3. • Habitación: Se teclea el número de la habitación. • Cuenta Extra: Se teclea el nombre de la cuenta.

Reserva Si escoge en el campo Tipo la opción Reserva debe teclear el



Campo Significado número de la misma.

Sección Sección o Departamento que brindó el servicio o efectuó el cobro.

POS Número del Punto de Venta de Gastronomía.

Crédito Se selecciona cuando debemos registrar un Servicio.

Débito Se selecciona cuando debemos registrar un: 1. Cobro 2. Desembolso (préstamo) 3. Devolución En el caso de Cobro debe especificar el Tipo de Cobro. Si el tipo de cobro es una Tarjeta de Crédito debe escogerse el tipo de tarjeta y puede definirse su Número.

Servicio Se selecciona el Servicio a cargar. En la ventana aparecen solamente los servicios que se prestan en la Sección escogida.

Descripción Permite registrar un comentario.

Valor Valor del asiento.

4. Cuando concluya de introducir los datos oprima el botón



Instrucciones de Transferencia En el clasificador de Servicios puede definirse la cuenta por defecto a la que deben ir los cargos, lo cual se alerta como se muestra a continuación, no obstante el usuario podrá modificar esta propuesta.

En esta opción se tienen en cuenta las “Instrucciones de Transferencia” definidas en la Reserva.

Insertar Asientos con Descuento Esta opción da la posibilidad de aplicar descuentos en Por ciento y en Valor.

Para definir el descuento debe oprimir el botón

Porciento Valor



Si el descuento que define es en “Por ciento” se visualiza en el campo Valor el importe del mismo, si por el contrario define un “Valor” el campo de Por ciento permanece 0.00 En el ejemplo mostrado anteriormente se registró un asiento en la Sección Bar por el concepto de Bebida y un valor de $ 25.50, al que se le aplicó un descuento del 10 % lo que representa $ 2.55. Es decir que el cliente deberá pagar por estos consumos un total de $ 22.95 (25.50 – 2.55).

Fechas que manipula el sistema para los asientos Cuando se registra aun asiento el sistema almacena las siguientes fechas:

Fecha Significado Valor 1. Fecha real en que se efectuó la venta o el cobro.

2. Aparece en las Facturas y Extractos de Cuentas. 3. Si por alguna razón dejó de registrarse un asiento el día

correspondiente, es necesario especificar en el campo Fecha (Valor) el dato real. Así resultaría transparente para el cliente cualquier error en la operación del hotel.

Movimiento 1. Fecha de NewHotel que se cambia en el proceso de confirmación

del Cierre del Día. 2. Se conoce como fecha de trabajo.

Registro Fecha de la computadora en el momento de registrar el asiento. Ejemplo: 1. Son las 3:00 a.m. del día 15 de noviembre de 1998 y aún no se ha efectuado el

Cierre del Día, por lo que NewHotel aún está en el día 14.



2. Se detectó un vale a crédito de la Lavandería, del 12 de noviembre guardado en una gaveta que por descuido no ha sido registrado en el sistema. Por suerte la habitación tiene salida prevista para el 20 de noviembre y aún es posible enmendar el error.

Aunque al registrar el asiento debe ponerse en el campo Fecha = 12/11/98 este afecta la producción de Lavandería del día 14/11/98 (Fecha Movimiento). El sistema almacena los siguientes datos:

Fecha Valor 12/11/98 Movimiento 14/11/98 Registro 15/11/98

Nota: El sistema NO PERMITE modificar la producción y la caja de días

anteriores (cerrados) a nivel estadístico ni contable. Es decir que aunque se inserten asientos con Fecha Valor < Hoy, se Anulen o se Corrijan asientos de días anteriores, estos se verán reflejados en la información del Día de Trabajo (Fecha de NewHotel)



Consultar Asientos El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Escoger la opción Recepción –Asientos – Consultar Asientos 2. Oprimir la tecla F11 3. Oprimir el botón

Consultar Asientos




Movim. Fecha que tenía NewHotel cuando se hizo el asiento. El sistema propone la fecha de hoy. Es posible analizar asientos con Fecha Movimiento Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta).

Valor Fecha real en la que se brindó el servicio o se efectuó el cobro. Es posible analizar asientos con Fecha Valor Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta).

Nº Doc. Número del Documento. Se refiere al valor del campo Nº Doc de la opción Insertar Asientos

Moneda Permite escoger los asientos efectuados en la Moneda Base o en la Moneda Suplementaria.

Tipo Cobro Permite escoger los asientos efectuados para un determinado tipo de cobro.

Habitación Número de la Habitación.

Cuenta Código de una Cuenta Extra. Oprimiendo el botón se activa la opción Cuenta Corriente Extra

Reserva Número de una Reserva. Oprimiendo el botón se activa la opción Consulta de Reservas

Servicio Se escoge el Servicio a analizar

Sección Se escoge la Sección a analizar

Corregidos Solo Asientos Corregidos Solo Asientos Sin Corregir



Criterio Significado Todos los Asientos

Otros criterios de búsqueda

Oprimiendo el botón se habilita la posibilidad de consultar los asientos efectuados en las cuentas por una gran cantidad de criterios adicionales a los existentes en la Pantalla Principal de Asientos. Esta opción le da gran flexibilidad a la recuperación de información y constituye una herramienta importante para Auditar el sistema.



Criterio Significado Registro Fecha que tenía la computadora cuando se hizo el asiento.

Hora Hora que tenía la computadora cuando se hizo el asiento.

Movim. Fecha de NewHotel cuando se hizo el asiento.

Valor Fecha en que se brindó el servicio o se efectuó el cobro.

Habitación Número de la Habitación.

Bloque Ubicación física de las Habitaciones.

Se definen en la opción Archivos – Habitaciones – Bloques

Cuenta Extra Código de una Cuenta Extra. Oprimiendo el botón se activa la opción Cuenta Corriente Extra

Reserva Número de la Reserva. Oprimiendo el botón se activa la opción Consulta de Reservas

Entidad Oprimiendo el botón se activa la opción Entidades

Grupo Nombre del Grupo.

Sección Se escoge la Sección a analizar.

Nº Doc. Si queremos analizar un asiento en particular puede teclearse el número del Documento (vale).

POS Número del Punto de Venta que efectuó la venta o el cobro.

Tipo de Cobro Se escoge la Forma de Pago que desea analizarse.



Criterio Significado Tarjeta de Crédito

Se escoge el Tipo de Tarjeta de Crédito.

Servicio Se escoge el Servicio a analizar. Débito, Crédito Todos

Débito - Formas de Pago Crédito - Servicios Todos - Ambos Si se selecciona Débito o Crédito se habilita el campo Valor que permite consultar los asientos con un valor específico.

Tipo Cuenta Se escoge una de las 6 cuentas (Máster, E1,..,E5).

Usuario Permite conocer los asientos hechos por un Usuario del sistema.

Serie Se escoge una de las series de facturación definidas en el sistema.

Nº Fact. Número de factura.

Automáticos Asientos que se cargan automáticamente en el Cierre del Día.

Diaria Asientos de Diarias (Pensiones)

Paquete Asientos asociados a paquetes. Oprimiendo el botón es posible escoger un paquete específico.

Corregidos Asientos Anulados o Corregidos.

Ejemplos de Consultas de Asientos 1. Correcciones y/ anulaciones de asientos que ha efectuado el usuario Roberto

Pérez Álvarez (RPA) los días comprendidos entre el 01/04/98 y el 15 de ese mismo mes.

Movim. Entre 01-01-98 y 15-0498



Usuario: RPA

Corregidos

2. Cobros por concepto de Tarjeta de Crédito que ascienden a $ 8.50 y se encuentran facturados.

Débito Valor: 8.50 Tipo de Cobro: Tarjeta de Crédito Nº Fact.: > 0

3. La Auditoria desea revisar si se han cargado correctamente en el mes de marzo

los precios de Alojamiento (en el proceso de Cierre del Día) en los Bungalow.

Movim. Entre 01/03/98 y 31/03/98 Servicio: Alojamiento Bloque : Bungalow

Diaria

Corregir un Asiento 1. Seleccionar el asiento a Corregir.




3. En el bloque izquierdo de la pantalla se muestran los valores actuales del asiento y en la derecha se brinda la posibilidad de efectuar la corrección.

4. Cuando concluya la corrección oprima el botón 5. Escoja el Motivo de la Corrección.

6. Oprima nuevamente el botón



Inserción Múltiple de un Asiento

Esta opción es útil cuando existe un Punto de Venta que no está automatizado, entonces se define la Sección, el Servicio, la Cuenta, la moneda y comienza un proceso de registrar todos los vales de ese día de una manera cómoda ya que puede operarse solo con teclado

Oprimir el botón

1. Se escoge la Sección, el Servicio a cargar, la cuenta extra de la habitación y la moneda.

2. Se define el Número de la Habitación, el Valor de Cheque, Cantidad y Nº del

Documento y continuación se oprime el botón



3. Se repite el punto 2 hasta concluir la inserción de los vales. Hasta este momento

no se ha validado nada y podremos salir de la opción y la información no se perderá.

4. Para validar que las habitaciones existan y estén en Check In se oprime el botón

5. En la columna “Status” se visualiza OK si los datos son correctos

6. Cuando concluye la verificación, , debe oprimirse el botón

es en ese momento que se hacen los cargos en todas las habitaciones.

7. El botón anula la entrada que se realizo. Para ellos nos posicionamos encima del valor introducido y oprimimos este botón.

8. Para continuar introduciendo valores cuando estamos posicionado encima de un

registro oprimimos el botón siguiente que significa seguir escribiendo.

Insertar Diaria

Oprimir el botón



Mediante esta opción cargamos manualmente alguna diaria dejada de cargar en el sistema durante el cierre de día o alguna nueva diaria definida posterior a este. Las diarias introducidas por esta vía pueden tener descuentos, los cuales se introducen oprimiendo la tecla de descuentos, apareciendo la siguiente pantalla para escoger el concepto.

Para obtener al final el calculo de la diaria introducida oprimimos la tecla calcular.

Insertar Paquete



Oprimir el botón

La inserción de paquetes es similar al procedimiento de una diaria, solo que este lo compone varios servicios que pueden asociarse a una reserva.

Consultar Asientos de Tarjeta de Crédito Recepción – Asientos – Consultar Tarjetas Crédito Es la herramienta que permite conciliar el saldo en NewHotel de los cobros registrados por este concepto y el de la cuenta contable correspondiente en el Sistema Contable del Hotel.



Llamadas Internas Recepción – Asientos – Llamadas Internas Permite analizar las llamadas telefónicas que se han efectuado desde las extensiones que fueron definidas como “Pública”. Estos cargos no se consideran ingresos del hotel. Las extensiones del Área Administrativa del hotel entran en esta categoría y cada una se asocia a un Departamento lo que permite analizar las llamadas originadas en una extensión e incluso en un departamento para un período de tiempo determinado. Esta opción se activa cuando existe una conexión directa entre la centralita telefónica y NewHotel, ya que en casos de utilizar otros productos de la empresa como el NewFonoWin, estos datos son obtenidos por este modulo y no aquí.

Llamadas No Procesadas Recepción – Asientos – Llamadas no procesadas Mediante este opción se pueden analizar, depurar y transferir todas aquellas llamadas que por algún motivo no fueron procesadas por NewHotel. Generalmente cuando ocurre algún error en la transferencias de la llamada entre la centralita y NewHotel, o cuando se ejecutan llamadas desde habitaciones que no están



ocupadas, estas llamadas son almacenadas en esta opción hasta tanto el operador las analice. Los posibles errores que se procesan en esta opción son los siguientes:

Si deseamos transferir una de las llamadas no procesadas, oprimimos el botón de transferir y nos muestra la siguiente pantalla para escoger los datos de la habitación o reserva de destino:

Control de Llamadas



Recepción – Asientos – Control de llamadas Brinda un reporte del detalle de las llamadas procesadas por la centralita del hotel que fueron cargadas en NewHotel.

Cierre de Turno

Recepción – Asientos – Cierre de Turno Esta opción posibilita cambiar de turno entre los distintos operadores del sistema, marcando cada operación realizada con el turno que la efectúe y de esta forma poder diferenciar las distintas acciones realizadas en cada uno de ellos.



Operación de Caja

Insertar Operaciones en Caja

Recepción – Operación de Caja– Operación de Caja Para insertar movimientos en caja

Consultar Operaciones en Caja

Recepción – Operación de Caja– Consultar Operación de Caja



Capítulo 15: Cuentas Corrientes

Consultar Cuentas Esta opción permite consultar, por pantalla e impresora, las Cuentas de Huéspedes y Cuentas Extras, además es posible Insertarle Asientos y emitir Facturas si fuera necesario. El acceso a ella puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Escoger la opción Recepción – Cuentas Corrientes 2. Oprimir la tecla F12


Consulta Cuentas Corrientes

Procedimiento para Consultar una Cuenta



1. Escoger la cuenta a analizar.

1.1. Es posible seleccionar entre: Habitación, Reserva, Cuenta Extra o Grupo de

Reservas. En todos los casos puede activarse la búsqueda de la cuenta oprimiendo el botón

1.2. Una vez seleccionada la cuenta debe oprimirse el botón

2. Seleccionar la información que deseamos analizar de la cuenta escogida.

2.1. Se visualizan los asientos de las 6 cuentas (Máster, E1,.., E5). 2.2. Si marca y/o desmarca las casillas de las cuentas y oprime el botón

puede consultar la información que desee. 2.3. Debajo de las cuentas marcadas siempre se visualiza el saldo de cada una de las

6 subcuentas y el Total General independientemente de las subcuentas seleccionadas.

Impresión de una Cuenta

• Oprimiendo el botón podemos obtener, por pantalla o impresora la cuenta escogida. Esta opción es útil cuando el cliente solicita analizar la situación de su cuenta.

• Puede listarse tantas veces como sea necesario. • No es un documento oficial por lo tanto no tiene número.



Insertar Asientos Desde la propia consulta de una cuenta es posible insertar asientos oprimiendo el

botón Nota: El procedimiento para insertar asientos en cuentas está explicado en el Capítulo :

Asientos en Cuentas – Insertar Asientos

Factura Anticipada Puede emitirse una factura anticipada de habitaciones de clientes Directos

oprimiendo El procedimiento es similar al de Facturas de Extras que se explica a continuación.

Factura de Extras Desde la propia consulta de una cuenta es posible emitir facturas tanto para los

Clientes como para las Entidades oprimiendo el botón



1. Si estamos trabajando con una reserva de Entidad aparece desmarcada la casilla

porque el sistema asume que los cargos efectuados en esta sub cuenta (generalmente Diaria) se facturarán a la Agencia o Empresa según sea el caso.

2. Si el cliente desea que se facturen los cargos registrados en la cuenta Máster

debe activarse la casilla y se mostrarán en la pantalla todos los cargos de la cuenta.

3. Seleccionar los cargos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic

(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos). Si deseara emitir una única factura con

todos los cargos que aparecen en la pantalla oprima el botón




5. Por defecto la factura aparece a nombre del Titular de la reserva, sin embargo si

quisiera que fuera para la Entidad debe oprimir el botón entonces en los campos Titular, Dirección y Nº Fiscal aparecerán los datos de la misma.

Muestra los datos de la Entidad (Agencia / Empresa) por la que viajaron los huéspedes de la reserva.

Muestra los datos del Titular de la reserva si este tiene creada una ficha en el Cárdex de Clientes.

6. Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo

caso se mantiene activo el campo y debe especificar la(s) forma(s) de pago. Si la factura se quiere emitir sin un cobro, se deberá marcar la casilla

Pendiente , lo cual ya posibilita que no se obliga a cobro cuando se emite una factura



7. Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el

botón . 8. Si se diera el caso que la factura que está elaborando debe transferirse al sistema

de Cuentas por Cobrar (NewConta) debe activar el campo

9. Oprimir el botón 10. La factura sale directamente por la impresora y el número de la misma aparece

en de la propia pantalla Parametrización. 11. Si desea obtener una copia de la factura que se acaba de emitir debe oprimir el

botón tantas veces como copias necesite.

12. Para terminar el proceso de facturación oprima el botón Nota: El sistema no permite emitir una factura que contenga cargos de la sub

cuenta Máster que estén incluidos en una Factura Proforma. Si se diera este caso el sistema emitirá el siguiente mensaje:



Transferir asientos Desde la propia consulta de una cuenta es posible transferir asientos hacia otra habitación, una Cuenta Extra e incluso entre diferentes subcuentas de la cuenta

analizada. Para lograr este propósito debe oprimir el botón

1. Si estamos trabajando con una reserva de Entidad aparece desmarcada la casilla

porque el sistema asume que los cargos efectuados en esta sub cuenta (generalmente Diaria) se facturarán a la Agencia o Empresa según sea el caso.



2. Si fuera necesario transferir los cargos registrados en la cuenta Máster debe

activarse la casilla y se mostrarán en la pantalla todos los cargos de la cuenta.

3. Seleccione los asientos a transferir. Puede utilizar los métodos Shift – Clic

(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos). Si deseara transferir todos los cargos

que aparecen en la pantalla oprima el botón

4. Oprima nuevamente el botón

5. En la pantalla que se muestra a continuación debe especificar la cuenta destino, la cual puede ser otra Habitación o una Cuenta Extra. Si fuera para otra sub cuenta de la misma cuenta, Ejemplo: De la Máster a la Extra 2 de la Habitación 201, en el campo Habitación de la pantalla Transferir para se pondría nuevamente 201 pero en el campo Tipo de Cuenta se escogería la Extra 2.

6. Si desea obtener un comprobante de la transferencia que se va a efectuar debe

activar la casilla

7. Oprima el botón



Consulta de Cuenta Corriente desde Consulta de Reservas

1. Entrar a la opción Consulta de Reservas oprimiendo el botón 2. Definir Nº Aloj

3. Oprimir el botón 4. Seleccionar la reserva 5. Oprimir el botón para pasar al segundo bloque de botones

6. Oprimir el botón el que solo se habilitará si la reserva seleccionada corresponde a un Check Out de Hoy.

Cerrar una Cuenta Extra

1. Entrar a la opción Archivos – Cuentas Extra

2. Desmarcar el criterio de búsqueda




4. Seleccionar la cuenta a cerrar y oprimir el botón

Reabrir una Cuenta Extra

1. Entrar a la opción Archivos – Cuentas Extra

2. Marcar el criterio de búsqueda





Cerrar Cuentas Corrientes


2. Marcar el criterio de búsqueda



5. Si la cuenta no puede cerrarse por algún motivo, lo señala como en este ejemplo:



Reabrir Cuentas Corrientes


2. Desmarcar el criterio de búsqueda


4. Seleccionar la cuenta a abrir y oprimir el botón



Capítulo 16: Facturación

Factura de Entidad A esta opción se accede por Recepción – Facturación – Facturas Entidades Aspectos Generales La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Máster de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes. En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio). Si tratara de incluir reservas con diferentes Entidades u Operadores el sistema muestra los siguientes mensajes:



Procedimiento para Obtener una Factura de Entidad

1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar.

2. Oprimir el botón 3. Seleccione las reservas a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic

(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).

4. Trasládelas al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el botón . Para trasladarlas una a una puede dar doble clic en cada una de ellas.

5. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el

botón 6. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla

oprimimos el botón



7. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir

nuevamente el botón

8. Definición del Titular de la Factura: Oprimiendo el botón se muestran los datos de la Agencia o la Empresa a la que pertenecen los huéspedes de las reservas seleccionadas.



9. Para que se emita la factura debe oprimir el botón y se visualizará

su Número y Serie en de la propia pantalla Parametrización.

10. Para obtener Copias de la factura que acaba de imprimirse oprima el botón

tantas veces como sea necesario.

11. Cuando concluya el proceso de facturación oprima el botón

Facturas de Clientes A esta opción se accede por Recepción – Facturación – Facturas Clientes Aspectos Generales Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que los clientes deberán pagar de su bolsillo. Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de clientes como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo número de factura, lo cual resulta útil para el caso de familias que ocupan más de una habitación, grupos, etc.

Este tipo de factura puede liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez. Ejemplo: Tarjeta de Crédito y Efectivo. En el caso de Clientes Directos es posible facturar los asientos de las 6 cuentas (Máster, E1,..,E5) y para los de Entidad solamente las Cuentas Extras (E1,..,E5). Los asientos facturados no se muestran en la Consulta de Cuenta Corriente, pero pueden ser analizados en la opción Consultar Asientos.



No se puede emitir una factura con saldo negativo.

Procedimiento para obtener una Factura de Cliente

1. Especificar los criterios de búsqueda de la(s) reserva(s) que queremos facturar. El criterio de búsqueda más utilizado es Hab. (Nº de habitación) y Situación = Check-In.


3. Se muestran en el primer nivel de la pantalla las reservas que cumplen los requisitos especificados.

4. Se seleccionan las reservas a facturar y se pasan al segundo nivel de la pantalla

oprimiendo el botón o dando Doble Clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el

botón 5. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla

oprimimos el botón



6. Seleccionar los asientos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic

(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).

Selección de los asientos a facturar

7. Oprimir el botón 8. A continuación aparece una pantalla para especificar los datos del Titular de la

factura y la(s) Forma(s) de Pago que se van a utilizar.

Definición del Titular de la Factura y las Formas de Pago utilizadas



Muestra los datos de la Entidad (Agencia / Empresa) por la que viajaron los huéspedes de la reserva.

Muestra los datos del Titular de la reserva si este tiene creada una ficha en el Cárdex de Clientes.

9. Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo caso se mantiene activo el campo y debe especificar la(s) forma(s) de pago.

10. Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el

botón 11. Si se diera el caso que la factura que está elaborando debe transferirse al sistema

de Cuentas por Cobrar (NewConta) debe activar el campo


Agrupar Asientos en la Factura

Es posible modificar la estructura de la información que aparece en este tipo de

Factura si oprime el botón Los saldos, como es lógico, no sufren alteraciones, lo que puede suceder es que salgan agrupados varios servicios en una línea.



Ventana que permite agrupar asientos

Opción Significado Sección Agrupa los servicios de una Sección en una línea.

En la descripción de la línea aparece el nombre de la Sección.

Desagrupar Secciones Mantiene una línea para cada servicio pero sustituye la descripción por el nombre de la Sección.

Servicio Restaura la situación original.

Aplicar un Por ciento de Descuento

Si oprime el botón es posible aplicar un % de descuento a los servicios seleccionados.

Facturas Cuentas Extras A esta opción se accede por Recepción – Facturación – Facturas Cuentas Extras.



El tratamiento es similar al del punto Facturas de Clientes – Huéspedes de este mismo capítulo.

Facturación Cuentas Extras

Factura Proforma El acceso a esta opción es por Recepción – Facturación – Facturas Proforma Aspectos Generales La Factura proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias. Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas que se seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.



No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base. En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio). De no cumplirse estos requisitos se emitirán los siguientes mensajes:

Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una proforma es necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo número de la proforma correspondiente. En la opción Recepción – Facturación – Consulta Fact. Proforma estas pueden ser canceladas y reimpresas tantas veces como sea necesario señalando que son “Copias” en la esquina superior derecha de la hoja



Procedimiento para Obtener una Factura Proforma 1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar.

Generalmente se hace una factura para las reservas de una Agencia que entran el mismo día, es por ello que los criterios más utilizados son Entrada = xx/xx/xx y Entidad.

2. Oprimir el botón 3. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima

el botón o dé doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna

reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón 4. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla

oprimimos el botón Si la tarifa de alguna de las reservas seleccionadas no tiene precio en el período de su estancia, el sistema emite un mensaje de alerta de esta situación para cada una de ellas:



5. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir

nuevamente el botón

6. Definición del Titular de la factura. Oprimiendo el botón Entidad se muestran los datos de la Agencia / Empresa entidad a la que pertenecen los huéspedes de las reservas seleccionadas.

7. Para obtener Copias de la factura debe oprimir el botón tantas veces como sea necesario.



Definición del Titular de la Factura

Factura Anticipada El acceso a esta opción es por Recepción – Facturación – Facturas Anticipada Aspectos Generales Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias. La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas. A diferencia de la Factura Proforma es un documento oficial por lo que se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base. En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio). Las Facturas Anticipadas pueden obtenerse hasta una fecha especifica de la reserva, por ejemplo, para estancias lineales de más de un mes, pueden obtenerse facturas anticipadas para el próximo mes y así sucesivamente. Cuando se manda a confeccionar una factura anticipada se presenta la siguiente pantalla (por valor implícito se muestra la fecha de salida de la reserva).

Al concluir la estancia de las reservas incluidas en una factura anticipada es necesario Asociar los Asientos



En la opción Recepción – Facturación – Consulta Facturas estas pueden ser canceladas y reimpresas tantas veces como sea necesario señalando que son “Copias” en la esquina superior derecha de la hoja Nota: El procedimiento para obtener una Factura Anticipada es similar al descrito

en el tema Factura de Entidad de este mismo capítulo.

Consulta de las Facturas (Excepto las Proformas) El acceso esta opción se accede por Recepción – Facturación – Consultar Facturas Mediante esta opción podemos consultar, por pantalla o impresora, todas las facturas emitidas exceptuando las Facturas Proformas.

Consulta Facturas

Criterio Significado Nº Factura Número de la Factura.

Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)




Fecha Fecha de Emisión de la Factura. Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)

C.Corriente Oprimiendo el botón puede escogerse las facturas de “Reserva” o “Cuenta Extra”. Si quiere analizarlas todas este campo se muestra vacío.

Cuenta Extra Código de la Cuenta Extra. Permite ubicar la(s) factura(s) de una Cuenta Extra determinada. Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Cuentas Corrientes Extra”.

Titular Se refiere al Titular de las facturas. Se muestran todas las facturas cuyo Titular contenga la cadena de caracteres especificados. Ejemplo: Titular = PET Resultado: HOCHTEIN PETER, POLLEX PETRA, MUELLER HANS-PETER, etc.

Reserva Número de Reserva. Permite ubicar la(s) factura(s) de una Reserva determinada. Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Consulta de Reservas”.

Serie Oprimiendo el botón puede seleccionarse una de las series definidas en el sistema lo cual brinda la posibilidad de conocer las facturas pertenecientes a una de ellas. Ejemplo: Conocer las facturas de “Cuentas Extras” de la Serie = 2000

Uni.Mon. Puede escoger las Facturas de una Moneda determinada (Lira,



Criterio Significado Peseta, USD, Marco Alemán, etc.)

Entidad Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Entidades” para que pueda seleccionar una Entidad determinada y posteriormente poder conocer las facturas que le pertenecen.

Regularizadas El sistema permite crear facturas abiertas o “Prefacturas” que son facturas que no están regularizadas, es decir que no están transferidas a contabilidad, ni cobradas en la recepción Solo Facturas Regularizadas (Valor por defecto) Solo Facturas NO Regularizadas Todas

Transf. Contabilidad

Solo Facturas Transferidas a Contabilidad Solo Facturas Cobradas en la Recepción. Todas

Moneda Sup. Se refiere a las Facturas en la Moneda Suplementaria

Solo Facturas en la Moneda Suplementaria Todas las Facturas “excepto” aquellas que tienen moneda

diferente a la Moneda Suplementaria (Valor por defecto) Facturas en cualquier moneda

Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco

Alemán, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje. Solo Facturas en Moneda Contrato Solo Facturas en la Moneda Base Facturas en cualquier moneda (Valor por defecto)

Canceladas Facturas Canceladas. Solo Facturas Canceladas



Criterio Significado Solo Facturas sin Cancelar Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por

defecto)

Anticipada Facturas Anticipadas Solo Facturas Anticipadas Solo Facturas que no son Anticipadas Facturas de cualquier tipo (Valor por defecto)

Cancelar una Factura 1. Seleccionar la factura a cancelar.


Obtener una Copia de una Factura 1. Seleccionar la factura a imprimir.


3. O también oprimiendo el botón

Es posible obtener la factura en la Moneda Base o en la Moneda del Contrato. Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.



Regularizar una Prefactura 1. Seleccionar la prefactura a regularizar.

2. Oprimir el botón Mediante esta opción se podrá cobrar una factura que este en estado pendiente o que este simplemente pendientes de cobro.

Consulta Factura Proforma El acceso a esta opción es por Recepción – Facturación – Consulta Factura Proforma. Permite consultar, por pantalla o impresora, una Factura Proforma, además desde aquí es de donde puede obtenerse una Factura de Entidad a partir de la Factura Proforma seleccionada.



Criterio Significado Nº Factura Número de la Factura Proforma.

Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta).

Fecha Fecha de Emisión de la Factura. Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)

Reserva Número de Reserva. Permite ubicar la Factura de una reserva determinada. Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Consulta de Reservas”.

Año Puede escoger las facturas de un año específico.

Moneda Puede escoger las facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta, USD, Marco Alemán, etc.).

Titular Se refiere a la Entidad de las facturas.




Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Entidades”

Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemán, Peseta, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje. Solo Facturas en Moneda Contrato Solo Facturas en la Moneda Base Facturas en cualquier Moneda (Valor por defecto)

Fact. Final Se refiere a las Facturas Proforma que tienen emitida una Factura de Entidad. Solo Facturas Proforma con Factura de Entidad Solo Facturas Proforma sin Factura de Entidad Facturas Proforma, tengan o no una Factura de Entidad

(Valor por defecto)

Canceladas Facturas Canceladas. Solo Facturas en Moneda Contrato Solo Facturas sin Cancelar Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por defecto)

Cancelar una Factura Proforma 1. Seleccionar la factura a cancelar.


Obtener una Copia de una Factura Proforma



1. Seleccionar la factura a imprimir.


Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse. Nota: Los datos de la columna Valor de la pantalla Consulta de Facturas

Proforma se encuentran expresados en la Moneda Base del sistema

Factura de Entidad obtenida a partir de una Factura Proforma La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos de la cuenta máster de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales de la estancia. Una Factura de Entidad puede obtenerse a partir de la Fecha de Salida de la(s) reserva(s) con Salida superior dentro del grupo de reservas incluidas en la Factura Proforma. Esto garantiza que se facturen todos los días de la estancia de todas las reservas incluidas. Si se emitió una Factura Proforma de n reservas, la Factura de Entidad debe hacerse por está opción ya que garantiza que se facturen las mismas n reservas con igual número de la Proforma. Ejemplo:



Factura Proforma Nº Reservas que incluye Fecha de Salida 231/1997 25/1997 25/12/1997

26/1997 25/12/1997 30/1997 27/12/1997

Resultado: La factura de entidad sólo puede emitirse a partir del día

27/12/1997.

Procedimiento para obtener una Factura Final a partir de una Factura Proforma

Ejemplo: 1. Seleccionar la factura 231/1997.

2. Oprimir el botón 3. Se muestra en la pantalla los valores de la factura en la Moneda Base y debe

oprimir nuevamente el botón 4. A continuación debe especificarse:

4.1. La Entidad que asumirá la obligación de pago de la factura. Oprimiendo

el botón se muestran los datos de la Agencia / Empresa a la que pertenecen los huéspedes de las reservas a facturar.

4.2. Cómo se va a liquidar la factura.

Cobrado: Puede liquidarse por n de las Formas de Pago definidas en el

sistema (Efectivo, Tarjeta de Crédito, etc.) Transferencia a Contabilidad: Se pasa al módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta).

El resultado del ejemplo será el siguiente:



Nº de Factura de Entidad

Reservas que incluye

231/1997 25/1997 26/1997 30/1997

Transferencia a Contabilidad 1. El cobro de las cuentas de clientes directos y de los extras de los clientes de

entidad es responsabilidad de la recepción, por lo que solamente en casos excepcionales una factura de este tipo se transfiere a contabilidad (NewConta).

2. Si escogió la factura que se genera se asienta en la cuenta de NewConta especificada en la Entidad – Operador que tiene definida la reserva.

3. Si escogió la factura que se genera se asienta en la cuenta especificada en el campo Cuenta de la ficha del Cárdex del Titular de la reserva.

4. Si no se escoge ni y en el campo Titular se teclea el nombre de una cuenta que existe en NewConta la factura se asienta en ella.

5. Si en cualquiera de los casos vistos anteriormente no existe una cuenta definida

en NewConta, aparece una pantalla pidiendo el Nº Cuenta Corriente y la crea en ese momento.

Prefacturación de Reservas Permite la confección de las prefacturas de las salidas a efectuarse en el día, facilitando al hotelero tener confeccionado las mismas de los clientes que tienen fecha de salida indicada, facilitando el trabajo de la recepción.



Para ejecutar se debe filtrar las reservas con fecha de salida del día siguiente, posteriormente se oprime la tecla Pre-Facturar y se obtiene por impresora una factura para cada reserva que sale en el día.

Para consultar estos tipos de facturas se emplea el mismo método que las facturas proformas.

Notas de Crédito El acceso esta opción se accede por Facturación – Notas de Créditos Permite introducir notas de créditos a clientes y entidades con las distintas modalidades de cobro y pago y transferencia a contabilidad.



Insertar Notas de créditos Para introducir una nota de crédito se oprime el botón insertar, mostrándose la siguiente pantalla de captura.

Criterio Significado Titulas Se seleccionara el titular para realizar la nota de crédito,

pudiendo ser Entidad, Cliente u Otros, en cuyo caso se teclean sus generales

Número Número que asigna el sistema a la nota de crédito Sección Sección de NewHotel a cargar la nota de crédito Servicio Servicio de NewHotel a cargar la nota de crédito PA Valor Valor de la nota de crédito Cuenta Corriente Numero de la cuenta corriente Moneda Moneda de la nota de crédito Transferencia a Contabilidad

Si la misma se transfiere a contabilidad

Cobrado Si fue cobrada Tipo Cobro Seleccionar el tipo de cobro Tarjeta Crédito Si el cobro es por tarjeta de crédito se debe seleccionar su tipo

previamente definida



Anular notas de créditos Para anular una nota de crédito se posiciona el cursor encima de la línea que se desea anular y se oprime el botón Anular.

Visualizar una nota de crédito Se posiciona el cursor encima de la línea que se desea visualizar y se oprime el botón visualizar, mostrándose el resultado como el ejemplo a continuación:

Consulta de Recibos El acceso esta opción se accede por Facturación – Consulta de recibos Muestra a consulta de todos los recibos emitidos por el sistema



Visualizar un recibo Se posiciona el cursor encima de la línea deseada y se oprime el botón visualizar, mostrando un reporte como el ejemplo siguiente:

Anular un recibo Se posiciona el cursor encima de la línea que deseamos anular y oprimimos el botón Anular.



Impresión del Listado de Recibos Mediante el botón Imprimir se obtiene un listado de todos los recibos emitidos por el sistema.



Capítulo 17: Transferencia de cargos entre cuentas La transferencia de cargos puede hacerse: 1. Entre cuentas de diferentes habitaciones.

1.1. De una habitación a otra. Ejemplo: de la 1201 a la 2324. 1.2. De varias habitaciones a otra. Ejemplo: de la 1206, 1207 y 2322 a la

1501. 2. Entre subcuentas de la misma habitación (de la Máster a la Extra 1, de la Extra

2 a la Extra 5, etc.) 3. De una Cuenta de habitación (o varias) a una Cuenta Extra (de la 2301 a la

AV204, etc.) 4. De una Cuenta Extra (o varias) a una cuenta de habitación (de la AV204 a la

2301, etc.) A esta opción se accede por el siguiente camino:

Cuenta Origen Opción Habitación Recepción – Facturación – Facturas Cuentas Extras

(Casos: 1, 2 y 3)

Cuenta Extra Recepción – Facturación – Facturas Clientes (Caso: 4)



Transferencia de cargos e/ cuentas

Procedimiento para transferir cargos entre cuentas

1. Especificar los criterios de búsqueda de la(s) cuenta(s) del origen.

2. Oprimir el botón 3. Pasar para el segundo nivel de la pantalla la(s) reserva(s) con los asientos que

necesitamos transferir. Para ello el botón o dé Doble Clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y

oprimimos el botón

4. Oprimir el botón 5. Seleccionar los cargos a transferir.

5.1. El sistema muestra los cargos hechos en todas las cuentas extras (E1,...,E5) de las reservas escogidas.



5.2. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).

Selección de cargos a transferir


Reporte de Transferencias entre Cuentas Recepción - Asientos – Reporte Transferencia de Asientos Es una herramienta útil para efectuar la Auditoria de Recepción por que permite revisar las transferencias entre cuentas de un día o de un rango de días, de una Reserva o Cuenta Extra o de un documento específico.



Capítulo 18: Check Out Esta opción permite efectuar el Check Out de los huéspedes del hotel cómodamente, pues desde ella es posible: Consultar la Reserva, emitir una factura y/o consultar la cuenta corriente de la habitación. El acceso a esta opción puede efectuarse por los siguientes caminos: 1. Recepción – Check Out 2. Oprimir la tecla F9


Pantalla Principal de Check Out Por defecto se muestran en la pantalla todas las reservas con Fecha de Salida igual a Hoy.



Criterio Significado Reserva Número de Reserva


Huésped Apellido y Nombre del Huésped


Hab. Número de Habitación

Entidad Agencia o Empresa por la que viajaron los huéspedes de la

reserva.


Check Out de Todos los Huéspedes de una Habitación 1. Seleccionar la reserva a la que le queremos hacer el Check Out.

2. Oprimir el botón 3. Aparece la pantalla que se muestra a continuación, donde se visualizan

datos generales de los clientes de la reserva y se da la posibilidad de

o Cancelar el proceso de Check Out.



4. Antes de hacer efectivo el Check Out el sistema valida que: 4.1. La cuenta corriente de la reserva esté saldada. Existe en el sistema

un parámetro de configuración que indica si es posible cerrar una cuenta corriente con Saldo de Extras o no, por lo que en este punto pueden suceder dos cosas:

• Que sea posible efectuar el Check Out con Saldo de Extras: Si

continua con el Check - Out, la cuenta de la habitación se mantiene activa hasta tanto no se liquide y se cierre en la opción Recepción – Cuentas Corrientes – Cerrar Cuentas Corrientes.

• Que no es posible efectuar el Check Out con Saldo de Extras. Sin embargo, el sistema permite efectuar el Check Out con Saldo en la Cuentas Máster de Reservas de Entidades porque se facturan posteriormente. No obstante el sistema emite el siguiente mensaje:



4.2. Todos los asientos de la cuenta estén facturados. Se pide una

confirmación para continuar el proceso.

Check Out de un Huésped de una Reserva 1. Seleccionar la habitación del huésped al que le queremos hacer el Check

Out.

2. Oprimir el botón 3. A continuación aparece la siguiente pantalla con los huéspedes de la

habitación seleccionada.

4. Se marca para Check Out el huésped que abandona el hotel y se oprime el

botón



Como confirmación del proceso de Check Out se emite el siguiente mensaje:

Nota: Aunque se le efectúe el Check Out a un huésped de una reserva esta se

mantiene en Situación = Check In

Check Out Multiple Permite la realización de un check in o Check out múltiple de reservas. Al invocar la opción se muestra la siguiente pantalla de trabajo:

El resto de los botones son tratados de igual manera, e incluso se puede consultar una reserva en particular invocando el botón Reserva.

Anulación de Check Out 1. Entrar a la opción Consulta de Reservas oprimiendo el botón



2. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check Out, Nº Aloj y Salida = Hoy

3. Oprimir el botón 4. Seleccionar la reserva

5. Oprimir el botón para pasar al segundo bloque de botones

6. Oprimir el botón el que solo se habilitará si la reserva seleccionada corresponde a un Check Out de Hoy.

Si se confirma la cancelación la reserva pasa a Estado = Check In.



Capítulo 19: Ventas

Entidades Permite registrar las Entidades (Agencias y Empresas) que mantienen relaciones mercantiles con el hotel. El acceso a esta opción es por Ventas – Entidades

Crear una Entidad

1. Para crear una Entidad debe oprimir el botón 2. Si desea actualizar o consultar los datos de una Entidad selecciónela en la

pantalla y oprima el



Ficha de la Entidad

Datos Generales de la Entidad Campo Significado

Código Código que identifica a la Entidad dentro del hotel. Longitud: 4 caracteres alfanuméricos.

Cód. Ext. Código que identifica a la Entidad fuera del hotel (ejemplo en la Casa Matriz de la cadena de hoteles). Permite consolidar la información a nivel corporativo. Si coincide con el código interno se teclea el mismo valor. Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.

Tipo Tipo de Entidad. Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción Archivos – Parámetros - Tipos de Entidades Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.

AG/Contrato Si se marca esta casilla, los ingresos que reporte dicha Entidad se



Campo Significado considerarán Ingresos de Paquete, de lo contrario son Ingresos de Bolsillo. Los ingresos de las Agencias de Viaje se consideran, por lo general, ingresos de paquete.

Desactivado Permite marcar si la agencia o empresa se encuentra activa o no. Contabilidad Cuentas contables asociada a la agencia o empresa según cada

concepto que se especifica en la pantalla. Categoría Categoría de la Entidad.

Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción Archivos – Parámetros – Categoría de Entidades

Nombre Nombre de la Entidad. Longitud: 24 caracteres alfanuméricos.

Dirección Dirección de la Entidad. Para cambiar de una línea a otra se oprime Ctrl+Enter. Longitud: 120 caracteres alfanuméricos.

País País de la Entidad. Se teclea el código del país o se escoge en la búsqueda que se habilita

oprimiendo el botón Longitud: 3 caracteres alfabéticos.

Región Zona donde radica la Entidad. Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción Archivos – Regiones

Ciudad Ciudad donde radica la Entidad. Longitud: 30 caracteres alfanuméricos.

e-mail Dirección del correo electrónico. Longitud: 25 caracteres.

Color Es el color que identifica a la Entidad en el Planning de Habitaciones. Se recomienda atribuir un color para todas las Agencias de Viaje,



Campo Significado otro para las Empresas, etc. Que una Entidad tenga un color específico se justifica por un gran volumen de operaciones. Remítase al tema “Definición del color que identificará a la Entidad en el Planning de Habitaciones” de este mismo capítulo.

Contactos Nombre, teléfono y fax de dos funcionarios de la Entidad.

Observaciones Información adicional. Longitud: 10 líneas de 27 caracteres cada una. Oprimir Ctrl+Enter para pasar de una línea a otra.

Mayorista Permite marca si la agencia es mayorista, en cuyo caso se le asocian agencias minoristas, las cuales son las que se le definen los operadores.

Pertenece A Permite especificar la dependencia de una agencia minorista a cual mayorista pertenece.

Operadores Un operador es un contrato u oferta especial, por lo que tiene asociado una Tarifa de Precio (Diaria o Paquete). Puede tener asociado un Allotment de los previamente definidos en la opción Ventas – Allotments Puede tener un % de descuento en relación con la Tarifa de Precio definida. Este descuento puede incidir en: Habitación, Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo el Paquete. Un Operador es único para una Entidad. Una Entidad puede tener varios Operadores. Cada Entidad debe tener al menos un Operador.

Significado de los campos de los Operadores Campo Significado

Código Código que identifica al Operador. Longitud: 4 caracteres alfanuméricos.

Nombre Nombre del Operador. Cuando se hace una reserva de Entidad es necesario definir el Operador a utilizar y existe una ventana que muestra el Nombre



Campo Significado de todos los operadores que ésta tiene asociados, por lo que se recomienda que sea descriptivo, es decir que brinde una idea de lo que es. Longitud: 20 caracteres alfanuméricos.

Allotment Allotment de ese contrato. Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas – Allotments Puede quedarse en blanco.

Paquete Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas - Precios – Paquetes Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.

Tarifa Precios Se escoge una de las previamente definidas en la opción Ventas - Precios - Diarias Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.

% Por ciento de Descuento en relación con el Paquete o la Tarifa de Precios escogida.

Descuento Incidencia

Se escoge el concepto que afecta el Descuento: Habitación, Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo el Paquete

NewConta Cuenta de NewConta a la que irán las facturas asociadas a este operador.


Definición del Color que Identificará a la Entidad en el Planning de Habitaciones

1. Presionar el botón de la casilla Color. 2. Seleccionar el color deseado, en la pantalla que aparece a continuación y

oprimir el botón OK.



Stop de Reservaciones y/o Check In de una Entidad En ocasiones la Dirección del Hotel ordena suspender las operaciones con alguna Entidad con la que tenemos contratos. Esta opción garantiza que, por equivocación, se introduzcan reservas y/o se efectúe el check in a clientes que viajan por entidades que se encuentran en esta situación. Este mecanismo se aplica a los operadores de la Entidad lo que permite, por ejemplo, suspender las operaciones con los clientes asociados al operador de la “Oferta Especial para mayores de 60 años” y sin embargo se mantenga todo lo relacionado con el operador de la tarifa del contrato para la temporada vigente, etc. Si en el proceso de confirmación de una reserva el sistema detecta esta situación lo alerta, aunque es posible confirmarla después de haber escrito las observaciones correspondientes. Nota: La validación de esta información en el proceso de creación de una

reserva se explica en el Capítulo: Reservas – Aspectos Generales Procedimiento para detener las Reservas y/o Check In 1. Opción Ventas – Entidades – Entidades.



2. Seleccionar la Entidad y oprimir el botón

3. Seleccionar el Operador y oprimir el botón o dar doble clic.

4. Definir la información necesaria en la siguiente pantalla. Las posibles

situaciones de la Entidad se definen en la opción Archivos – Entidades – Situación de la entidad.

5. Repetir el proceso para todos los Operadores que lo requieran.

Estado de Ventas 1. Permite registrar las habitaciones que la Agencia de Viajes reporta que

tiene vendidas. 2. Es una herramienta útil para los comerciales del hotel. 3. Las habitaciones vendidas se registran por Operador / Tipo de Habitación /

Día.



Procedimiento para introducir el Estado de las Ventas 1. Opción Ventas – Entidades – Estado de Ventas 2. Escoger la Agencia de Viaje (Entidad), el Operador y el período de tiempo

que se pretende registrar.



Booking Position

Es una herramienta útil para los comerciales de los hoteles. Procedimiento para obtener el Booking Position 1. Opción Reservas – Booking Position 2. Definir los Criterios de Selección.


Criterio Significado Entidad Presionando el botón se habilita la búsqueda de

Entidades por diferentes criterios. Si no se escoge ninguna Entidad se mostrará la información referente a todas las Entidades registradas en el sistema.

Entre Debe definir el período a analizar

Fecha Frontera Explicaremos su significado con un ejemplo. Fecha Frontera = 15/03/2001 Hasta el 15/03 se visualizan las reservas y a partir del 16/03 aparece el Número mayor entre el Estado de Ventas



Criterio Significado y las Reservas.

Con Operadores Debe activar esta casilla si desea analizar la situación de cada Entidad con sus Operadores.

Con Estados de Venta

Si se activa esta opción se visualiza para cada día el mayor valor resultado de la comparación de las Reservas registradas en el sistema y el Estado de Venta reportado por la Agencia. Si el mayor valor es el Estado de Venta se visualiza en rojo y si es son las Reservas se mantiene en negro. Si no se activa se visualizan las Reservas de esa Agencia registradas el sistema para cada día del rango de fechas seleccionado.

Totales Es útil cuando se marca la casilla “Con Operadores” y necesitamos obtener un total general para esa agencia.

Significado de los Totales

TOTAL Se consideran solo las Entidades Total Comercial Entidades + Directos + Time Share + Propietarios Total Operacional Total Comercial + Transferidas + Overbooking Color si se analiza con Estado de Ventas Si se pide analizar el Booking Position con el Estado de Ventas el procedimiento que sigue es comparar para cada día las Ventas reportadas por la Agencia de Viaje (Estado de Ventas) con las Reservas registradas en el sistema y se visualiza el mayor de los dos valores. Se ha establecido que si el Estado de Ventas es superior a las Reservas se resalte con el color que el usuario configure. Se hace Clic

con el ratón



El color se define en Y el usuario debe hacer Clic sobre el color deseado en la siguiente ventana:

Y a continuación oprimir el botón Ejemplo: 10-11 11-11 12-11 13-11 14-11 15-11 16-11 Estado de Ventas 19 19 12 10 8 8 17 Reservas 8 8 10 12 13 13 11 Resultado 19 14 12 12 13 13 17



Precios de Diarias 1. El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Diarias 2. La Tarifa de Precio Diaria es el precio que se carga automáticamente en la

cuenta Máster de todos los huéspedes en el proceso de Cierre del Día. 3. Los elementos que determinan el precio de la Diaria son el Tipo de

Habitación y la Modalidad de Pensión.

Procedimiento para Crear una Diaria

1. Oprimir el botón 2. Debe llenar los siguientes datos:



Campo Significado Código 4 caracteres alfanuméricos

Descripción 20 caracteres alfanuméricos

Moneda Moneda del Contrato

Tipo de Tarifa Tiene dos posibles valores: Entidad y Directo

3. Oprimir el botón 4. Seleccionar en la pantalla Tarifa Diaria de Precios la tarifa creada e

insertar los períodos del contrato. 5. Seleccionar el período que queremos actualizar y oprimir el botón

6. Especificar cómo el sistema deberá desglosar la Diaria en los diferentes

conceptos que la componen: Habitación, Desayuno y Comida(s).



Nota: El campo Cambio Fijo se llena si en el contrato se fijó un rate de cambio que difiere del especificado para cada moneda en la opción Recepción – Cambios

Tarifa de Precios – “Modelo A”

Precio de la Comida de los Adultos Debe especificar cuanto debe cargarse al Desayuno, 1 Comida o 2 Comidas.

Pensión Significado Desayuno

1 Comi

da

2 Comidas

EP ALOJ: Solo Alojamiento CP A/D: Alojamiento y Desayuno X

MAP M/P: Alojamiento, Desayuno y Cena X X AP P/C: Alojamiento, Desayuno, Almuerzo y Cena X X TI T/I: Todo Incluido (All Inclusive) X X



Si oprime el botón que aparece en el bloque Comidas, se visualizan en las casillas Desayuno, 1 Comida y 2 Comidas los valores definidos en los campos Desayuno, Almuerzo y Cena de la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Facturación, pero convertidos a la moneda del contrato.

Precio de la Comida de los Niños 1. Si es igual al precio de la Comida de los Adultos los campos Descuento e

Incidencia se dejan en blanco. 2. Si existe un % de descuento en relación con el precio de un adulto se

especifica ese valor en el campo Descuento y en Incidencia se seleccionan los conceptos que afecta ese descuento.

3. El Descuento puede afectar: Desayuno, Desayuno y 1 Comida, Desayuno

y 2 Comidas, 1 Comida o 2 Comidas. También se puede definir los precios de los niños mediante la ventana que se visualiza al oprimir el botón niños (funciona como una excepción, que puede ser por orden de niños o por edades)

Cualquier variante que se facture diferente a la tarifa habitual puede definirse

en la opción donde se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el precio total que deben pagar por la Modalidad de Pensión.



Precio de la Habitación 1. Al terminar de definir los precios de las Comidas debe oprimir el botón

2. Escoja el Tipo de Habitación contratado y oprima el botón 3. La pantalla que se muestra para definir los precios estará acorde con el

Modelo que el Tipo de Habitación escogido tiene asociado: Modelo A o B. 4. Repetir el procedimiento para cada uno de los Tipos de Habitación

contratados.

5. Oprimir botón



Modelo A Notas: • Los precios de la Habitación están dados en Media Doble, es decir son

precios individuales (por pax) partiendo de una ocupación doble. • La Cama Extra se considera a partir del Nº Máximo de Personas que

admite un Tipo de Habitación. Ejemplo: La Habitación Standard tiene definido un máximo de 2 personas, es por ello que el precio de Cama Extra se aplicará a partir de la tercera persona (se incluye la tercera) que se registre en una habitación.

• Si en una habitación hay registrados Adultos y Niños prevalece el Niño a la

hora de aplicar el precio de la Cama Extra. Ejemplo: 2 Adultos y 1 Niño en una habitación Standard se aplica el precio Cama Extra – Niño.

• El Suplemento por Sencilla se aplica cuando la ocupación de una

habitación es inferior a su Capacidad Máxima. Ejemplo: 1 Adulto en una habitación Standard debe pagar este suplemento.

Precio de la Habitación - Modelo A



Campo Significado Precio Adulto Precio de un Adulto en una habitación con Ocupación

Doble (Media Doble). Según el ejemplo la habitación costará 50.00 (25 * 2)

Precio Niño Precio de un Niño en una Habitación con Ocupación Doble. Puede especificarse un valor o un % de Descuento con relación al Precio del Adulto.

Cama Extra Precio de la Cama Extra. Puede especificarse un valor o un % de Descuento con relación al Precio del Adulto o del Niño según sea el caso. En el ejemplo anterior el Adulto tiene un 10 % de descuento, por lo que debe pagar por la habitación $ 22.50

Suplemento Individual

Suplemento que debe pagar un huésped por una ocupación sencilla. Puede especificarse un valor o un % del Precio. En el ejemplo anterior el Suplemento Individual del Adulto es de $ 10.00 por lo que deberá pagar 35.00 (25 + 10)

Cómo obtener el Precio de la Habitación – Modelo A

Ocupación

Precio Cama Extra Suplemento Individual

Adulto Niño Adulto Niño Adulto Niño 2 Adultos 2 3 Adultos 2 1 1 Adulto 1 1 1 Adulto y 1 Niño 1 1 2 Adultos y 1 Niño 2 1 1 Niño 1 1 2 Niños 2 3 Niños 2 1 1 Adulto y 2 Niños 1 1 1



Nota: Se tomó como referencia una Habitación con Capacidad Máxima de 2 personas.

Modelo B

Precio de la Habitación - Modelo B

Excepción en el Precio de la Habitación Cualquier variante que no cumpla con la lógica que se aplica al modelo asociado al tipo de habitación seleccionado puede definirse en la opción

en la que se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el precio total que deben pagar por ese tipo de habitación. Ejemplo: En un contrato firmado en USD se especifica lo siguiente:



Condición Precio Adulto 30.00 Suplemento Individual 12.00 1 Adulto con 1 Niño El Adulto pagará un Suplemento por Sencilla y el

Niño un 50 % del Precio del Adulto. Adulto: 30 + 12 = 42 Niño : 30 * 0.5 = 15 Total : 42 + 15 = 57

Como se puede apreciar, la combinación 1 Adulto con 1 Niño rompe la lógica del Modelo A, por lo que ese precio es necesario introducirlo como una Excepción.

Cuando el sistema va a efectuar el cargo de la diaria en el Cierre del Día, busca como primera variante si hay una Excepción de precio para la combinación de adultos y niños especificada en la reserva. Si no existe, toma el valor de la Tarifa Diaria de Precios.

Precios Especiales El sistema da la posibilidad de establecer precios especiales para reservas tempranas o Early Booking, Fines de Semana y días especiales o festivos.



Para el caso del Early Booking o Fines de Semana es posible aplicar un descuento en por ciento o en valor sobre la tarifa que tenga asociada la reserva y en el caso de los Early Booking puede especificarse una tarifa diferente. Para los días del año que se establezcan como especiales puede establecerse descuentos o suplementos en por ciento o en valor de la tarifa de precios definida en la reserva.

Desglose de la Diaria cuando se define el Precio Manualmente en la Reserva Este punto se refiere a cuando se crea una reserva y se teclea un valor en el campo Diaria. En este caso el sistema desglosa el precio de la Diaria respetando los valores de los campos Desayuno, Almuerzo y Cena definidos en la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Facturación. La diferencia de precio se la carga al Alojamiento.

Todo Incluido (All Inclusive) El precio de la modalidad de pensión Todo Incluido incluye los mismos servicios que el AP, es decir: Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas, y además



todos aquellos servicios que fueron definidos en el bloque Todo incluido que se muestra a continuación.

Ejemplo: Precio de un huésped en una habitación Standard (STD) Doble y modalidad de pensión Todo Incluido.

Servicio Precio Alojamiento 25.00Desayuno 5.002 Comidas 24.00Recreación Diurna 8.00Recreación Nocturna 9.00Total $ 71.00

Paquetes de Precios El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Paquete Esta opción es útil para el caso de Ofertas Especiales donde se facturan menos días de los que realmente se van a disfrutar, etc. El paquete puede incluir: 1. Una Tarifa de Precio Diaria (Pensión), que debe estar previamente definida

en la opción Ventas - Precios – Diarias 2. Servicios que deben estar previamente definidos en la opción Ventas -

Precios – Servicios



Paquete de Precios

Pantalla: Paquetes Standar

En el ejemplo anterior la Tarifa Diaria OPE se cargará a partir del 3er día de la llegada de los huéspedes al hotel.

Campos Llegada, Salida, Nº Orden y Nº Días Tanto en la definición de la T.Diaria como en los Servicios del Package de la pantalla Paquete de Precios existen 4 campos que le dan gran flexibilidad a los paquetes y que especifican qué días de la estancia deben cargarse los asientos especificados en la cuenta Máster de la habitación. El significado de los mismos es el siguiente:



Llegada Salida No. Orden

No. Días

Se cargará:

Todos los días de la estancia. X 5 A partir llegada 5 días. X 3 Los 3 días anteriores a la Salida. 3 4 A partir del tercer de la llegada 4 días.

Ejemplos de Ofertas Especiales

Oferta Llegada No. Días 14 x 11 X 11 7 x 5 X 5

Si por el contrario se desea introducir los paquetes para el servicio Todo Incluido, la pantalla de captura será diferente, como se muestra a continuación



Donde después de definido los precios para el adulto y los niños, en la segunda parte de la pantalla se distribuye porcentualmente esa tarifa en los distintos servicios y conceptos de servicios. Además el sistema permite copias tarifas de paquetes facilitando así su

introducción. Para obtener esto es necesario oprimir el botón

Precios de Servicios El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Servicios



Para introducir una tarifa de precio para una sección se oprime el botón Insertar, mostrando la pantalla siguiente:

Allotments El acceso a esta opción es por Ventas – Allotments Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas con una agencia de viaje para un período de tiempo determinado. Esta opción permite registrar el Allotment para todos los períodos contratados. Para cada período se definen el Inicio, Fin y el Plazo de Release, así como el Allotment para los tipos de habitación contratados.



Procedimiento para crear un Allotment

1. Oprimir el botón 2. Especificar el Código (4 caracteres alfanuméricos) y la Descripción del

Allotment. 3. Para definir los períodos que componen el Allotment oprima nuevamente el

botón

4. Definir el Inicio, Fin y el Plazo de Release del período escogido. 5. En el bloque Habitaciones debe escoger el Tipo y la cantidad de

habitaciones contratadas (Nº) y oprima el botón Repetir este punto para cada tipo de habitación contratada en ese período.

6. Cuando termine de insertar el Allotment de todos los tipos de habitaciones

contratados debe oprimir el botón

Procedimiento para Introducir un Contrato



1. Definir la Tarifa de Precio Diaria (pensión) en la opción Ventas – Precios – Diaria

2. Definir el Allotment en la opción Ventas – Allotment 3. Si la Entidad no existe crearla en la opción Ventas – Entidades 4. Crear un Operador para esa Entidad en la opción Ventas – Entidades que

incluya la Diaria y el Allotment definidos en los puntos 1 y 2.

Presupuestos Esta nueva opción habilitada en NewHotel 2001 permite definir a criterio del usuario distintos presupuestos que se podrán obtener por diferentes vías:

• Los datos se tomaran a partir de las secciones definidas en NewHotel • Los datos se conformaran por cálculos entre distintas filas previamente

definidas • Los datos se conformaran por la combinación de filas previamente

definidas más aplicando constantes o operaciones aritméticas tales como suma, resta, multiplican o división, etc.

Además durante su definición el usuario definirá:

• Las filas que conformaran el presupuesto • Las columnas que se desean visualizar o imprimir en base al stadard

definido en el sistema tales como día, mes o año.

Definición de las filas



Definición de las columnas

Posteriormente el usuario definirá en base a las standard propuestas por el sistema cuales columnas saldrán en el reporte final del presupuesto definido.

Definición del Presupuesto Plan Para cada fila definida que su origen sea a partir de servicios definidos en NewHotel, se le podrá introducir un prepuesto plan para ser comparado con los reales.



Panel de Gestión

El panel de gestión cuenta con 4 estructura de datos:

Datos de las reservas del Hotel Muestra un resumen compacto de las entradas, salidas y overbooking que presenta el hotel en el momento que se ejecuta la opción.

Datos sobre las habitaciones Muestra un resumen del estado en que se encuentran las habitaciones del hotel



Datos sobre las comidas Muestra un resumen del desglose de las comidas en el hotel para preparar informe a comedor

Datos de los ingresos Muestra un resumen de la mano corriente que tiene el hotel en este momento



Capitulo 20: Procedimiento para el Cierre del Día

Requisitos imprescindibles para poder efectuar el Cierre del Día 1. Todas las reservas deben tener definido un Precio de Diaria para el día que

se va a cerrar. Se considera valido si la reserva tiene aplicado un 100 % de descuento o se insertó manualmente el valor 0 en el campo Diaria de la Ficha de la Reserva.

2. Tener definido un Rate de Cambio para las Tarifas de Precios en moneda

extranjera con las que va a operar el hotel ese día. 3. Definir la situación de todas las reservas con Fecha de Entrada = Hoy que

no se les haya efectuado el Check In. Las posibles soluciones serían: modificar la Fecha de Entrada de la reserva, Cancelarla, declararla No Show o efectuar el Check In.

4. Definir la situación de todas las reservas con Fecha de Salida = Hoy que no

se les haya efectuado el Check Out. Las posibles soluciones serían: Prórroga de Estancia o efectuar el Check Out.

Revisión de los Precios de Diarias 1. A esta opción se accede por Recepción – Auditor Nocturno – Previsión

de Ingresos. 2. Permite revisar si todas las reservas que van a pernoctar en el hotel en un

día específico o una rango de fechas determinado tienen definido correctamente su precio de diaria.

3. Es una herramienta útil pues permite dejar preparado en horas tempranas el

proceso de Cierre del Día.



4. Es posible analizar los Precios de las Diarias con Fecha Igual a, Inferior a,

Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)

Control de Llegadas y Salidas Pendientes A esta opción se accede Recepción - Auditor Nocturno - Control de Entradas / Salidas. Permite definir la situación final de las reservas con Entradas o Salidas previstas en el día que no se les han realizado el Check In o el Check Out correspondientes.



Llegadas Pendientes

Remítase al Capítulo : Check In.

Remítase al Capítulo : Reservas – Cancelar una Reserva

Permite definir los clientes No Show. A continuación se explican los detalles.

Da la posibilidad de modificar la Fecha de Entrada de la Reserva.

Declarar una Reserva como No-Show

1. Seleccione la reserva en cuestión y oprima el botón

2. Llene los datos necesarios:



Campo Significado Garantizado por 1 Día: Si las personas nunca van a llegar al hotel

2 Días: Si entran al día siguiente. Estas reservas aparecerán en el Reporte de Entradas de mañana.

Facturar Se activa si está previsto facturar los No-Show. Se carga en la cuenta Máster la pensión que la reserva tiene definida.

3. Oprima el botón Salidas Pendientes

Remítase al Capítulo: Check Out

Da la posibilidad de efectuar una Prórroga de la Estancia.

Cierre del Día A esta opción se accede por Recepción - Auditor Nocturno - Cierre del Día.



1. Oprimir el botón 2. El proceso de Cierre del Día finaliza cuando aparece en la pantalla el mensaje

‘’Ejecución Terminada’’ .

3. A continuación debe oprimirse el botón

• Si se detectan errores puede oprimir el botón y tendrá la oportunidad de enmendarlos y volverlo a Ejecutar esta opción.

• En caso de no detectar errores debe oprimir el botón y seguidamente aparecerá un mensaje del tipo:

‘’Auditor Nocturno Ejecutado. Después de verificar el lanzamiento de diarias

entre en Consulta de Cierres de Día para confirmarlo’’



Ejecutar o Confirmar el Cierre del Día A esta opción se accede por Recepción - Auditor Nocturno - Consulta de Cierres de Día.

1. Especificar en el campo Fecha el día al que hay que confirmarle el Cierre.

2. Oprimir el botón 3. Seleccionar en la pantalla la línea que corresponde al Cierre que acaba de

Ejecutar y oprima el botón

4. Oprima el botón 5. A continuación se imprimen todos los reportes y concluye el Cierre del

Día con el cambio de Fecha del Sistema. En este versión de NewHotel 2001, en esta opción de confirmar el cierre se puede además de confirmar el cierre de noche ejecutarse por esta opción, solo

hay que oprimir el botón . Nota: Asegúrese de tener la impresora preparada con suficiente papel antes de

oprimir botón Confirmar.



Parametrización de los Reportes del Cierre del Día

1. Los reportes que se obtienen automáticamente en el Cierre del Día se definen en la opción Recepción – Auditor Nocturno – Configuración de Reportes.

2. Los Listados Finales son aquellos que con la información del día que

culmina.

3. Los Listados de Control son aquellos que con la información del próximo día.

4. Esta parametrización se hace una vez y puede actualizarse cada vez que se

desee incluir o eliminar un reporte del Cierre del Día. 6. Para escoger un reporte se selecciona en el bloque de la izquierda de la

pantalla y se oprime el botón 7. Para quitar un reporte se selecciona en el bloque de la derecha de la pantalla

y se oprime el botón

8. Cuando culmine el proceso de selección oprima el botón



Listados de Control y Finales del Cierre del día No. Nombre del Reporte Control Finales 1 Previsión de ingresos X 2 Previsión de Reservas X 3 Previsión de alojamientos X 4 Reporte caja X 5 Comidas realizadas X 6 Reservas realizadas X 7 Habitaciones realizadas X 8 Listado de asientos X 9 Entradas efectuadas X 10 Salidas efectuadas X 11 Reservas pendientes X 12 Huéspedes por registrar X 13 Entradas para policía X 14 Entradas para inmigración X 15 Salidas para policía X 16 Salidas para inmigración X 17 Entradas previstas X 18 Salidas previstas X 19 Estadística diaria de ocupación X 20 Reservas No Show X 21 Estadística diaria acumulada X 22 Huéspedes en el hotel X 23 Reporte de huéspedes X 24 Saldos de cuentas corrientes X 25 Reporte diario acumulado X 26 Listado de facturas emitidas X 27 Listado de facturas proformas emitidas X 28 Listado de facturas transferidas a crédito X 29 Listado de huéspedes por habitaciones X 30 Reporte diario por servicios X 31 Reporte diario por secciones X 32 Cobro por sección X 33 Rack de alojamiento X 34 Estadísticas entidad estancias X 35 Ocupación por nacionalidades X 36 Listado de facturas anuladas X 37 Listado de facturas proformas anuladas X 38 Listado alfabético de huéspedes X



Capítulo 21: Archivos

Usuarios El acceso a esta opción es por Archivos – Usuarios Permite crear los usuarios del sistema. Es posible asociarle a cada usuario un prototipo de accesos previamente definido o configurar uno específico en ese momento. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.

Aspectos Generales

1. El sistema posee un fuerte control de acceso ya que para cada opción es

posible limitarlo por usuario a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar. 2. Se recomienda que el Código del usuario brinde una idea de a quién

pertenece, por ejemplo sus iniciales. 3. Es necesario ser cuidadosos al crear un nuevo usuario, pues por defecto el

sistema asume que tendrá todos los accesos. Es decir que hay que desactivar las opciones a las que debe restringirse el acceso.

4. Cuando se desactiva la opción “Consulta” se desactivan automáticamente el resto de las opciones y cuando se activa cualquier opción se activa la de Consulta.



Creación de un Usuario


2. Teclear el Código y el Nombre. 3. Definir cuidadosamente los niveles de acceso que tendrá dicho usuario a

cada opción del sistema. Es posible la selección múltiple de opciones utilizando las teclas Shift o arrastrar el mouse (consecutivos) y Ctrl (alternos

4. Oprimir el botón 5. Posteriormente se visualizara la pantalla para definir los derechos del nuevo

usuario



Prototipo de Usuario

El acceso a esta opción es por Archivos – Prototipo de Usuario En un hotel deben estar bien definidos los niveles de acceso al sistema para cada puesto de trabajo atendiendo a sus deberes y funciones. Por lo que se recomienda establecer primeramente los prototipos de acceso: Recepcionista, Cajero, Auditor, Facturación, etc. y después asociarle a cada usuario un prototipo.



Esquemas de Impuestos El acceso a esta opción es por Archivos – Esquema de Impuestos Permite definir los diferentes esquemas de impuestos que pueden existir en un país.



Grupos de Servicios El acceso a esta opción es por Archivos – Grupos de Servicios Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema. Cada Servicio debe tener asociado un Grupo de Servicio.

Secciones El acceso a esta opción es por Archivos – Secciones Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema. Una Sección debe tener asociada al menos un servicio.



Campo Significado

Código Admite hasta 3 caracteres alfanuméricos. Se recomienda emplear una codificación que brinde una idea de a que se refiere. Ejemplo: REC - Recepción, ALL - Ama de Llaves, GIM - Gimnasio, etc.

Contabilidad Cuenta contable asociada a la sección Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.

Procedimiento para Insertar una Sección

1. Oprimir el botón 2. Teclear el Código y la Descripción de la Sección. 3. Definir los Servicios que se brindan en la misma.

En la ventana del bloque Servicios Prestados se escoge un servicio y se

oprime el botón El proceso se repite para cada uno de los Servicios que se brindan en

esta Sección.



Servicios que brinda una Sección

Servicios El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.

Procedimiento para Insertar un Servicio

1. Oprimir el botón 2. Llenar los siguientes datos:



Campo Significado Código Hasta 3 caracteres alfanuméricos.

Se recomienda emplear una codificación que brinde una idea de a que se refiere. Ejemplo: ALO - Alojamiento, DES - Desayuno, TEL - Teléfono, etc.

Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.

U.S. Escoger el Grupo a que pertenece el servicio. Existen reportes que totalizan la producción del hotel por este criterio.

Cuenta paquete Cuenta para registrar los cargos cuando son de reserva consideradas por el sistema como paquete

Cuenta Directo Cuenta para registrar los cargos cuando son de reservas consideradas como directos.

Cuenta M. Supl. Cuenta Contable del servicio cuando es un ingreso de bolsillo u opcional en la moneda suplementaria .

Tipo Cuenta Tipo de cuenta asociada para ser utilizada en el servicio

Grupo Servicio Grupo de servicio al cual se asocia este servicio Valor por defecto Valor a cargar por defecto cuando se invoca este

servicio Insertar Manual Esta casilla se activa cuando el servicio puede

insertarse manualmente. Ejemplo: En la mayoría de los hoteles que tienen instalado NewPOS (sistema de Punto de Venta) los servicios asociados a la actividad gastronómica están configurados para que NO se inserten manualmente porque se cargan de manera automática.

Impuestos A partir de esta parte de la pantalla se definirán los distintos tipos de impuestos definidos que pueden ser configurados así como se especificara sobre que moneda se aplican los mismos. La cantidad de



Campo Significado impuesto posibles a aplicar se definen en Parámetros \Impuestos (Tasas y Secuencias)

Datos generales de un servicio


Habitaciones del hotel

Bloques de habitaciones

El acceso a esta opción es por Archivos – Habitaciones – Bloques Permite codificar las áreas o bloques en que está dividido el hotel. A cada Habitación se le asocia el Bloque en que se encuentra ubicada.



Características de Habitaciones A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Características Permite definir las características de las habitaciones. A cada habitación se le asignan tantas características como sean necesarias. Ejemplo: Vista al Mar, Con Balcón, etc.

Habitaciones A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Habitaciones Permite registrar las Habitaciones del hotel. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.



Conocer y/o actualizar las características de una habitación 1. Seleccionar la habitación deseada.


Procedimiento para insertar las habitaciones del hotel

1. Oprimir el botón 2. Teclear los siguientes datos:

Campo Significado Número Número de la Habitación.

Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.

Tipo Se escoge un Tipo de Habitación

Bloque Se escoge el Bloque donde se encuentra ubicada la habitación.

Clase



3. Insertar las Características de la misma. 4. Insertar las habitaciones que están próximas a la que estamos

definiendo. Si existe comunicación entre ellas se marca la casilla Conexión.

Ficha de una Habitación

Organización de las Habitaciones Esta opción no es de uso común, pues la mayoría de los hoteles trabajan con una organización numérica lógica de las habitaciones que es la implícita del sistema. No obstante existen casos en que la numeración de las habitaciones no es consecutiva y con esta opción pueden ordenarse a criterio del usuario.

Las habitaciones se van seleccionando una a una, en el orden que se desee, y se van enviando a la ventana Habitaciones Ordenadas.



La numeración que aquí se defina es válida en todas las opciones del sistema que tengan que ver con el número de las habitaciones.

Los botones envían todas las habitaciones de una ventana a otra.

Los botones trasladan solo la habitación seleccionada.

Cuentas Extras

A esta opción se accede por Archivos – Cuenta Extra Permite habilitar cuentas que resultan útiles para casos tales como: 1. Clientes que habitualmente consumen en el hotel y no están hospedados.

Estos clientes deben tener una ficha creada en el cárdex. La ficha del cárdex puede habilitarse en la opción Recepción – Cárdex u oprimiendo el botón en el campo Titular.

2. Consumo de representantes y/o empleados de Agencias y Empresas, Guías de Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).

3. Para registrar el alquiler de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta)



4. Para registrar la producción de algún Punto de Venta que no esté enlazado a NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en efectivo en la recepción, etc. (Otra Cuenta).

Las cuentas que tienen el campo Fecha C.C. lleno son las que ya han sido cerradas. Este tipo de cuenta se cierra en la opción Recepción – Cuentas Corrientes – Cerrar Cuentas Extras

Procedimiento para crear una Cuenta Extra.




2. Teclear el Código de la cuenta (6 caracteres alfanuméricos). 3. Escoger si la cuenta es de Entidad, Cliente u Otra Cuenta.

3.1. Si la cuenta es de Entidad o Cliente hay que escoger uno de los definidos en el sistema oprimiendo el botón

3.2. En Otra Cuenta se habilitan los campos Titular y Dirección para

que sean tecleados estos datos.


Nacionalidades A esta opción se accede por Archivos – Nacionalidades Permite registrar las nacionalidades de los clientes del hotel. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.

Campo Longitud

Código 3 caracteres alfanuméricos

Descripción 20 caracteres



Idiomas A esta opción se accede por Archivos – Nacionalidades Permite registrar los idiomas de trabajo del hotel.

Regiones A esta opción se accede por Archivos – Regiones Permite registrar la ubicación de las Entidades.



Segmentos de Mercado Por ser la hotelería una actividad de prestación de servicios, el producto que se ofrece puede estar destinado a uno o más segmentos de mercado, en cualquiera de los casos debe satisfacer los requerimientos y expectativas de cada uno de estos segmentos. La posibilidad que brinda el sistema de asociar al cliente a un segmento permite hacer análisis de mercado.

Grupos de Segmentos A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Agrupamiento Permite definir grupos de segmentos de mercado.

Campo Longitud Código 3 caracteres alfanuméricos Descripción 20 caracteres



Segmentos A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Segmentos Permite definir los Segmentos del Mercado.

Campo Longitud Código 3 caracteres alfanuméricos

Segmento 20 caracteres

Grupo de Mercado

Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Archivos - Segmentos- Agrupamiento

Ejemplos de Grupos y Segmentos de Mercado

Grupo Segmentos DEP Deportivo Pesca, Buceo

NEG Negocios Congresos, Incentivos, Diversos, Promociones

SAL Salud Estrés, Termas, Tratamientos



Orígenes de Mercado A esta opción se accede por Archivos - Orígenes Permite definir las Vías por las que los clientes llegan al hotel.

Monedas A esta opción se accede por Archivos – Monedas Permite definir las Monedas de trabajo del hotel. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.



Tipos de Cobro A esta opción se accede por Archivos – Tipos de Cobro Permite registrar todos los Tipos de Cobro permitidos en el hotel. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.

Campo Significado

Código Código del Tipo de Cobro Longitud: 3 caracteres alfanuméricos

Descripción 15 caracteres alfanuméricos

C.Cred. Se marca si la Forma de Pago es una Tarjeta de Crédito.

Contabilidad Cuenta contable de la Forma de Pago

Moneda Los posibles valores son: Moneda Base y Moneda Suplementaria, que se definen en la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Facturación Tomando como ejemplo la pantalla anterior las Cuentas definidas en la Moneda Suplementaria (Peso) solo podrán liquidarse con la Forma de Pago EFN – Efectivo M.Nac.



Tarjetas de Crédito A esta opción se accede por Archivos – Tarjeta de Crédito Permite registrar los tipos de Tarjeta de Crédito que pueden ser utilizadas en el hotel.

Macro Operaciones A esta opción se accede por Archivos – Macros Op. Esta nueva opción de NewHotel 2001 posibilita definir un conjunto de operaciones asociadas que habitualmente se hacen una a una de forma manual en recepción, de forma general enmarcada en un Macro Operación. Esta macro operación funciona de la siguiente forma: cuando se invoca, los asientos definidos en esta parte se carga de esa forma en cada una de las reservas que seleccionamos. Los tipos que se pueden definir son los siguiente:

• Asientos adicionales • Asientos al crédito • Asiento al Debito



Entidades

Categoría de Entidades A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de Entidades Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el hotel. Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.



Tipos de Entidades A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de Entidades Permite definir los tipos de Entidades que envían clientes al hotel.

Estado o Situación de la Entidad A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Situación de la entidad Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situación financiera de las entidades.



Mantenimiento

Tipos de Inactividad A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Tipos de Inactividad Permite registrar los motivos por los que una habitación puede estar Inactiva (Fuera de Orden). Para pasar una habitación a Inactiva se utiliza la opción Recepción - Mantenimiento – Bloquear Habitaciones Las habitaciones inactivas y el motivo pueden consultarse en el Planning de Habitaciones.

Averías Tipos de Avería A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Averías - Tipos de Avería Esta información se utiliza en la opción Recepción – Mantenimiento – Averías



Sub Niveles de Averías A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Averías- Tipos de Avería

Técnicos A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Técnicos Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento del hotel responsabilizados con la solución de las averías de las diferentes áreas del hotel reportadas en el módulo Recepción – Mantenimiento – Averías



Procedencia A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Procedencia Esta información se utiliza en la opción Recepción – Mantenimiento – Averías Se refiere a quién reportó la avería.

Zonas A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Zona Permite registrar las áreas que componen el hotel, las que se utilizan en la opción Recepción – Mantenimiento – Averías



Parámetros

Reserva Tipo A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Reserva Tipo Da la posibilidad de definir los prototipos de reservas más usadas en el hotel. Ejemplos: Luna de Miel, Directos, etc. que tienen datos que se repiten tales como: cantidad de clientes, noches, pensión, etc. Las reservas tipo permiten agilizar la captura de la información pues al ser seleccionada se visualizan los datos previamente definidos y solamente habría que puntualizar las diferencias.

En el campo Descripción se teclea el nombre que identificará a la reserva tipo. Para conocer el significado del resto de los campos remítase al tema Reservas – Significado de los campos de una Reserva Individual del presente manual.



Tipos de Grupos A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Grupos Esta información se utiliza en el momento de crear una Reserva de Grupo.



Tipos de Atenciones A esta opción se accede por Archivos – Tipos de Atenciones Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones que requieren los clientes tomando en consideración sus características o categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.

Motivos de Cancelación de Reservas A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Cancelación Permite definir los motivos por los que una reserva puede cancelarse.



Tipos de Eventos A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Eventos Permite crear una especie de Agenda de Tipos de Eventos. Esta información se usa en la opción Recepción - Agenda - Conserje donde se asocia cada uno de los eventos a recomendar a los clientes a un tipo de evento.

Tipos de Clientes A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Clientes Permite definir las distintas características de los posibles clientes del hotel



Tipos de Garantía A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía Permite definir los distintos conceptos por los cuales se confirman las reservas como garantizadas.

Tipo Grupo Habitaciones A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos Grupos Habitaciones.



Motivos de Corregir Asientos A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Motivo de Corregir Asientos. Permite definir los motivos por los que puede ser corregido un asiento. Esta información es utilizada en la opción Consulta de Asientos – Corregir

Documentos A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Documentos Esta opción permite definir los documentos que son utilizados con más frecuencia en el hotel. Los tipos de documentos deben ser creados a través de un procesador de texto, por ejemplo Microsoft Word, con extensión .dot Los ejemplos más utilizados son confirmación de reservas, circulares, mailing, etc. donde la estructura del documento se mantiene y solo varían algunos datos como son: destinatario, número de reserva, dirección, etc.



Campo Significado Descripción Admite un máximo 14 caracteres

Tipo Se escoge el tipo de documento (carta de

confirmación, mailing, etc.)

Documento Oprimiendo el botón se escoge el documento con extensión .dot (path).

Series de Facturas A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Facturas La estructura del Número de las Facturas es: Consecutivo / Serie Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la generación del Número de la Factura ya que con su creación se establece: 1. El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Factura) que comienza

por defecto en 1, pero puede ser cualquier número. 2. El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) que de quedar vacío

se asume que no hay restricción de este tipo. El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única restricción que no puede existir solapamiento de fechas.

Campo Significado Serie Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.

Nr. Final Número final de la Serie

Puede quedar vacío

Fecha Final Fecha de Vencimiento de la Serie.



Próx Factura Cuando se define una Serie puede especificarse el

número inicial de la misma, de quedar vacío se asume que la serie comenzará en 1. Cuando la serie está activa el número que muestra corresponde al de la próxima factura que se emita.

St. Estatus de la Serie: Inactiva, Activa y Futura

Impuestos Secuencia A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Secuencias Permite definir las secuencias de impuestos que serán asimilados en el programa, mediante el esquema de impuesto a definir.

Tasas de Impuestos A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Tasas Permite definir los % de los impuestos a aplicar, así como las cuentas contables asociadas en cuenta a contabilidad y cuenta de ventas liquidas.



Extensiones Telefónicas Permite definir para aquellos hoteles que tienen centralitas telefónicas que tarifan y no tienen instalados el módulo de tarificación de Informarca NewPhonoWin, los parámetros de las extensiones y habitaciones, así como las extensiones de oficina que serán cargados en NewHotel mediante una conexión NewHotel – Centralita telefónica, para logra la interfaces necesaria para ejecutar los cargos de forma automática..

Tasa de Cambio A esta opción se accede por Recepción – Cambios NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los contratos con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos fueron fijados. Sin embargo el control de la producción del hotel y su contabilización se maneja solamente en las monedas base y suplementaria. “Cambio” es el término que maneja NewHotel para referenciar las tasas de cambio que se registran por períodos – monedas y que permiten realizar la conversión del valor en la moneda extranjera a la moneda base.

Permite definir la Tasa de Cambio a utilizar para convertir el Precio de las Diarias de Agencias que están establecidas en Monedas Extranjeras (moneda contrato) a la Moneda Base del sistema.



Para insertar una nueva moneda o un período de una moneda existente debe oprimir el botón

Nota: Para efectuar la conversión a la Moneda Base el sistema multiplica el

valor de la Diaria en la Moneda Contrato por el Rate de Cambio Fijo definido para esa moneda.



Capítulo 22: Auditoría de la Recepción

Reporte con las Operaciones de Caja Este reporte se obtiene en la opción Reportes – Diarios – Reporte de Caja Permite conocer todas las operaciones de caja efectuadas el Día – Turno de trabajo que se especifique. Para cada turno de trabajo debe obtenerse un reporte con las operaciones en la Moneda Base y otro con las operaciones la Moneda Suplementaria. Es recomendable visualizar por pantalla el Reporte de Caja del turno 3, pues puede suceder que en el tiempo que transcurre entre que se hace el Cierre del 2do turno y se Cierra el Día se hayan efectuado operaciones de caja. Si esto sucediera el cuadre del depósito del cajero del 2do turno se haría contra los Reportes de Caja de los turnos 2 y 3. 1. Cuando vaya a emitir el reporte debe tener seleccionadas todas las casillas

de la pantalla Reporte de Caja que aparece a continuación. La única que hay que activar es Detalles pues el resto ya el sistema las muestra marcadas.

2. Si quisiera analizar todo lo que fue Cuenta a Crédito, es decir Facturas

Finales transferidas a contabilidad se marca la casilla Transferencias. 3. Existe un ejemplo de este reporte en el Anexo 1



Procedimiento para analizar el Reporte de Caja 1. Revisar la consecutividad de los Recibos de Cobro / Devolución. Si algún

Recibo no se emitió en su momento debe ir a la opción Consultar Asientos, seleccionar el cobro en cuestión y oprimir consecutivamente los botones Ver y Recibos.

2. La liquidación de cada cajero debe coincidir con los datos que aparecen

reflejados en el Reporte de Caja de su turno de trabajo. 3. Cuadrar los cobros por Tarjeta de Crédito: Revisar que cada cobro por

Tarjeta de Crédito tenga su correspondiente pagaré y que todos estén registrados en el sistema.

4. El Total de cada Forma de Pago en ambas Monedas debe coincidir con su

correspondiente Total en el reporte Cobros por Sección. 5. El Total General del día en ambas Monedas debe coincidir con el Total

Cobros del reporte Ingresos/Cobros - Realizados por Sección.

Reporte de Cobros por Sección 1. Este reporte se obtiene en la opción Reportes – Diarios – Cobros por

Sección



2. Es necesario obtenerlo para las Monedas Base y Suplementaria. 3. La columna Transferencia se refiere a lo que fue Cuenta a Crédito, es

decir Facturas Finales transferidas a contabilidad. Solamente la sección Recepción debe tener valor en esta columna por ser la que factura, en caso contrario existe un error.

4. El total de cada forma de pago en ambas monedas debe coincidir con su

correspondiente total en el Reporte de Caja. 5. El Total General de cada moneda debe coincidir con el valor de la fila

Total Cobros del reporte Ingresos/Cobros - Realizados por Sección. 6. Existe un ejemplo de este reporte en el Anexo 4.

Reporte Ingresos/Cobros realizados por Sección Este reporte se obtiene en el Cierre del Día. Brinda los Ingresos y Cobros de cada Sección en Moneda Base y la Moneda Suplementaria. Existe un ejemplo de este reporte en el Anexo 5. Procedimiento para analizar el Reporte Ingresos/Cobros realizados por Sección

Campo Cuadre Total Ingresos Debe coincidir con el Total del Día de los reportes:

1. Diario por Sección 2. Diario por Servicios

Total Cobros Debe coincidir con el Total General del Día de los reportes: 1. Cobros por Sección 2. Reporte de Caja.



Campo Cuadre

Saldo Reservas Debe coincidir con el resultado de la fórmula: Saldo Cuentas Corrientes Huéspedes + Saldo Cuentas Corrientes No Show + Saldo Cuentas Corrientes Check Out Pendientes Los 3 Saldos anteriores forman parte del reporte Listado de Saldos.

Saldo Cuentas Extra Debe coincidir con el Saldo Cuentas Extras del reporte Listado de Saldos.

Saldo Sin Cuenta Si tiene valor es que existe un descuadre en la Recepción.

Listado de los Asientos Corregidos y/o Anulados 1. Para obtener este listado es necesario ir a la opción Recepción -

Consultar Asientos

2. Oprimir el botón y definir en el campo Movim. la Fecha del Día que queremos analizar y activar la casilla Corregidos.

3. Oprimir el botón 4. Determinar las causas de dichos ajustes.

Listado con los Asientos de un Servicio determinado Es necesario en ocasiones revisar los asientos de las secciones asociadas al área de recepción como son: Teléfono, Lavandería, etc. o de un servicio específico como puede ser Caja de Seguridad. Procedimiento:



1. Ir a la opción Recepción - Consultar Asientos 2. Teclear en el campo Movim la Fecha del Día que queremos analizar. 3. Escoger la Sección o el Servicio necesario.


Reporte de Ingresos Diarios por Sección 1. Este reporte se obtiene en la opción Reportes – Diarios – Secciones 2. Permite conocer los Ingresos del Día, Mes y Año de cada Sección. 3. Es necesario obtener uno para la Moneda Base y otro para la Moneda

Suplementaria. 4. Existe un ejemplo de este reporte en el Anexo 2.

Reporte de Ingresos Diarios por Servicios 1. Este reporte se obtiene en la opción Reportes – Diarios – Servicios 2. Permite conocer los Ingresos del Día, Mes y Año de cada Servicio. 3. Es necesario obtener uno para la Moneda Base y otro para la Moneda

Suplementaria. 4. Ver un ejemplo de este reporte en el Anexo 3.



Capítulo 23: Consultar Accesos (Logs) El acceso a esta opción es por Utilitarios – Accesos – Consultar Accesos El sistema deja rastro de las operaciones más importantes que se efectúan y esta es precisamente la herramienta que nos permite consultar esta información, por lo tanto es una fuerte herramienta para auditoria. La columna Nombre se refiere al nombre de la computadora donde se efectuó la operación.

Consulta de Accesos

Criterio Significado Usuario Se escoge el usuario que se desea analizar.

Se deja en blanco si es necesario analizar todos los usuarios del sistema.

Reserva El número de la reserva está compuesto por un



Criterio Significado consecutivo y el año.

Fecha Día o rango de días que se desea analizar. Es posible analizar la información con Fecha Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)

Categoría Evento Reservas Insertar Reserva

Alterar Reserva Anular Reserva No-Show de Reserva Check In Check Out Anular Check In Anular Check Out

Alojamiento (Se refiere a las habitaciones)

Insertar Inactividad Alterar Inactividad Borrar Inactividad Organizar Alojamiento

Facturación Emisión de Factura Anulación de Factura Control de Factura Anticipada Insertar Serie de Facturas Alterar Serie de Facturas Anular Serie de Facturas

Tasas de IVA Insertar Alterar Borrar

Movimientos Insertar



Categoría Evento Corrección Anulación

Cuentas Corrientes Cerrar Cuentas Corrientes de Reserva Cerrar Cuentas Corrientes Extras

Night Auditor (Cierre del Día) Configuración de Reportes Reejecutar Night Auditor

Usuarios Insertar Usuarios Alterar Usuarios Borrar Usuarios Alterar Login

Aplicación Entrada a NewHotel Salida de NewHotel



Capítulo 24: Utilitarios

Abrir Años A esta opción se accede por Utilitarios – Abrir Año Esta opción permite abrir un periodo nuevo en la base de datos para introducir nuevos datos a la misma

Cambiar Idioma A esta opción se accede por Utilitarios – Cambiar Idioma Permite a los usuarios seleccionar el idioma de trabajo con que desean trabajar en NewHotel.

Parámetros Generales Los parámetros generales del sistema se definen en la opción Utilitarios – Parámetros – General. Se definen datos generales del hotel como: Nombre, Dirección, Teléfono, Fax, Número Fiscal y si hay enlace con los sistemas NewTime, NewConta (Cuentas por Cobrar) o el Sistema de Contabilidad.



Esta opción solo se puede ejecutar cuando se este completamente seguro que ningún otro usuario del sistema este conectado, en caso contrario puede ocurrir algún error. En los cuadros siguientes se describe cada uno de los parámetros de esta pantalla. En la columna Valor por Defecto, los valores por defecto marcados por el sistema se presentan como SI = y NO = .

PARAMETRO DESCRIPCION VALOR POR DEFAULT

Año Inicio de la Aplicación

Primer periodo de trabajo con que se inicia la aplicación por primera vez.

2001



Nombre/Morada Telefono/Fax Nº Contrib.

Datos generales de la instalación, los cuales saldrán en los documentos emitidos por el programa

Nombre do Hotel

Interfaces NewTime Aplicación de INFORMARCA que trabaja con unidades con características de Time Sharing.

Interfaces NewConta

Aplicación de la gestión de cuentas por cobrar. Para la interfaces con esta aplicación será necesario definir los siguientes campos: Factura / descripción: indica el código correspondiente en NewConta para definir un movimiento de factura. Nota créd./Descripción: idem, solo que referente al caso del movimiento de Nota Crédito. Depósito / descripción: para el caso de los depósitos adelantados Descr. Anulación: descripción que debe aparecer registrado en cualquiera de los documentos anteriores en caso de anulaciones. Tipo de Cuenta: cual es el tipo de cuenta en NewConta que aparece asociada a las entidades en NewHotel. Tipo de pagos: plazo para el pago de las facturas.

Interfaces Contabilidad

Definición de l fichero y sus características para ser exportado a contabilidad.

Parámetros diversos

Impuesto incluido Importante para definir si los impuestos están o no incluidos en los precios (para todo tipo de venta incluyendo en POS)

Si

Multi-ocupación Permite la creación de mas de una reserva diferente para una misma habitación en el mismo periodo de tiempo.

No

Operación de caja Habilita la opción de trabajar con caja, para el manejo de fondos.

No

Edad Obligatoria Obliga a definir el campo de edad durante la confección de las reservas.

No



Insertar Paxs en Reserva

Permite definir si es obligatorio la introducción de todos los adultos y menores en la reserva al definir los datos de los huéspedes Importante: una vez activo, este parámetro debe ser respetado en todas las reservas en estado check-in, pues de otra manera el cierre de día no se ejecutara.

No

No. Decimales Numero de decimales con que operara el programa. Para el caso de Portugal que no tiene decimales se debe indicar 2 para el tratamiento del Euro.

0 Verificar repetición de Vouchers

Indica al programa que alerte si se repite la referencia al numero de vouchers

No

Días para pasar a Histórico

Indica cual es el periodo en días para el pase de los movimientos al histórico. Esta operación se realiza en el cierre del día de todos aquellos movimientos ya vencidos así como las cuentas corrientes del día que estén cerradas.

90

Subsistema Habitaciones Los parámetros relacionados con las habitaciones sistema se definen en la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Habitaciones.



Opción Significado Ocupación Crítica % En el proceso de confirmación de reservas

individuales o de grupos, el sistema emite una alerta al usuario del sistema con los días de la estancia de los futuros huéspedes en los que el hotel tendrá Overbooking para el tipo de habitación seleccionado. Ejemplo: Se pondría 95 si se necesita que el sistema emita una alerta a partir del 95 % de ocupación. No obstante el valor definido en este campo siempre se alertará a partir del 100 % de ocupación.

Cambio de ropas Define cada cuantos días es el cambio de ropa (sábanas, toallas, etc.). Este parámetro se utiliza en la opción que permite distribuir el trabajo de las camareras de pisos (Recepción – Ama de Llaves – Atribución de Habitaciones).



Precios Tipos de Habitación

El sistema tiene dos modelos para captar los precios de las habitaciones. Cada Tipo de Habitación tiene asociado el Modelo a utilizar. El Modelo A se adapta a los Tipos de Habitaciones que tienen dos camas, es decir que se contratan con precios para ocupación doble y suplementos por ocupación sencilla y reducciones para camas extras. El Modelo B es útil para apartamentos, etc. Aquí se configura cual modelo se va a utilizar o si serán ambos.

Fecha Central Telefónica

Se define la fecha a utilizar para registrar los cargos automáticos por concepto de llamadas telefónicas.

Tipos de Room Status Se configuran los Estados, relacionados con la limpieza de las habitaciones, que deben utilizarse en el sistema. Generalmente se definen Sucio y Limpio.

Imprimir hoja de reserva

Si se marca implica que una vez confirmada la reserva se imprime la misma.

Imprimir KeyPass Posibilita la impresión de las tarjetas de registro de los huéspedes.

Definición de los Tipos de Habitaciones Para definir los Tipos de Habitaciones debe oprimirse el botón



Código Descripción. Valor por Defecto Modelo Modelo de tarifa que se aplicara. Precio por Persona Base Personas Numero base de personas para ser utilizado para cálculo

de valor de cama extra, en caso de tarifa modelo B 2

Mínimo Personas Cual es el mínimo de personas a facturar en este tipo de habitación..

1

Promedio Multi-Ocupación:

En casos de multi-ocupación, cual es valor medio de pax a ser considerado para estadísticas para este tipo de alojamiento.

2

Máximo Personas Importante para el cálculo de cama extra. Es el numero de personas a partir del cual el programa pasa a considerar pagos de cama extra. Ejemplo. En una Doble cuyo máximo sea 2 PAX, se aplica el valor de cama extra a partir del 3ª Pax.

2

Base para Estadísticas

Cual es el numero base de pax a ser considerados para el porcentaje de ocupación de camas.

2

Definición de las Pensiones Para definir las pensiones establecidas en el hotel debe oprimirse el botón



Subsistema de Facturación Los parámetros relacionados con las habitaciones sistema se definen en la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Facturación.

PARAMETRO DESCRIPCION VALOR POR DEFECTO

Sección/ Servicio: Se indican cuales son las secciones y los servicios respectivos para la distribución del valor de la diaria con precio manual. En caso de utilizar una tabla de precios esta distribución se define en la propia tabla.

Forma Destinada a definir cual es la forma de pago estándar para emisión rápida de facturas.



Comida Media Pensión

Importante para previsiones de comidas, indicar cual es la previsión de las comidas de los clientes en esta modalidad, si se considera en almuerzo o en la cena..

Comida

Configuración de Almuerzo:

Para configurar si el almuerzo se carga en el día de la llegada o en el día de la salida. Se aplica para las pensión completa AP.

Día de Salida

Valor de Niños Cual es el precio a aplicar en los menores de acuerdo como esta definido en la tabla de precios. Ejemplo: si se escoge 1 menor, el precio será el que esta definido para niño, si se escoge 1 adulto, un niño pagara lo mismo que un adulto.

1 niño

Parámetros diversos de facturación:

Factura Obligatoria Obliga la emisión de facturas para regular los saldos y enviar a cuenta..

Si

Condensada Permite juntar (condensar) en una misma línea descriptiva varios movimientos de una cuenta corriente, en el momento de facturar, desde que servicios con la misma tasa de impuesto.

No

Moneda Extranjera: Permite facturar en moneda extranjera o sea en la misma moneda definida en la reserva, aunque no sea la moneda base o suplementaria.

No

Nº Limite Definir cual es el parámetro para la alteración de numero de factura, si por un numero limite o por fecha. Estos valores deben ser definidos cuando se crea las series de facturas.

Fecha

Igual serie para facturas proforma y facturas finales

Será utilizada el mismo tipo de serie para ambas

Si Tasa de impuestos por servicio

Permite detallar los impuestos por servicio en la factura. En caso contrario los impuestos se presentan solo en los totales.

No



Check-Out con valores pendientes en cuentas (Directos \ Entidades)

Permite realizar el Check Out con valores en cuenta

Si

Lanzar diferencias con lo facturado

Se aplica en reservas con facturas anticipadas. En la fecha del día el programa realizara una validación de los valores cargados definidos en la reserva, de existir diferencia con lo facturado el sistema automáticamente lanzara movimientos (asientos) en la cuenta.

Si

Regularizar factura Obliga insertar algún tipo de pago en el momento de emitir la factura. De no estar activa, la factura se imprime y pasa a pendiente y la forma de pago puede ser introducida mas tarde mediante la consulta de factura.

Si

Cambiar fecha final en facturas anticipadas

Por defecto el programa sugiere la fecha de salida de la reserva para el calculo de los valores a pagar, esa fecha puede ser alterada para una fecha inferior. En este caso la factura solo será emitida para con los valores referente a este periodo indicado. Para los restantes días se podrá realizar otra factura anticipada u otra factura diferente al dar Check Out..

No

Facturas con saldo negativo

Permite la emisión de una factura cuyo saldo de cuenta corriente sea negativo.

No

Check Out con valores en cuenta (entidades)

Permite realizar el check out de las entidades con valores en cuenta

No

Facturar diferencias en check-out

Se aplica a reservas que tienen facturas anticipadas que en el momento del check out la cuenta corriente tiene saldo (positivo o negativo), emitiendo un documento para regularizar la diferencia. Si la diferencia es negativa, o sea, el total de débitos supera el total de créditos, se debe indicar cual es el documento para regularizar: factura o nota de crédito.

Si



Bloquear facturas no regularizadas

Permite bloquear la inserción de movimientos en una reserva cuya factura tenga marcado pendiente como forma de pago.

Si

Cálculo de IVA Se refiera al texto de descripción de los impuestos, Si es fijo se aplica el texto definido en la casilla siguiente, si no es fijo el detalle saldrá de los servicios de la factura.

No Fijo

Modelo IVA Referente al calculo de IVA para diarias. El modelo 1 se aplica respectivamente a la tasa de servicio, el modelo 2 utilizado en Portugal se aplica al calculo alternativo de por cientos previsto en la ley. Pero el cliente puede optar por cualquiera de las dos variantes.

Modelo 1

Significa que: En reservas BB 100% la diaria tiene IVA 5% En reservas HB 75% da diaria tiene IVA 5% e 25% IVA 12% En reservas FB 50% da diaria tiene IVA 5% e 50% IVA 12%.

Sección de Facturación

Cual es la sección en el hotel en cuya caja serán reflejados los movimientos provenientes de facturas o de otros pagos (débitos en cuenta).

Adulto/ Niños Campo donde será indicado los valores estándar para comidas, para la verificación de las diarias con precio manual. Ejemplo una diaria de 10,000 de un pax en BB, cuyo pensión sea 1000, será lanzada en alojamiento 9000 y la comida 1000. .

AP/P.A/Comidas Campos destinados a definir las cuentas contables para el alojamiento, desayuno, media pensión y pensión completa, en caso de adoptar el modelo 2 del calculo de IVA.



Desglose de la Diaria y cargo de teléfono En el proceso de Cierre del Día se carga en la cuenta máster de cada habitación el precio fijado en cada reserva (“Diaria”), sin embargo ese importe se desglosa en los servicios que conforman la pensión seleccionada. En esta opción debe definirse a qué Sección y que Servicio deberán cargarse los conceptos de Alojamiento, Desayuno y Comidas. También debe configurarse a qué Sección y Servicio deberán cargarse automáticamente las llamadas telefónicas.

Parámetros del Complejo Los parámetros relacionados con las habitaciones sistema se definen en la opción Utilitarios - Parámetros - Complejo Si estamos ante un complejo hotelero “Multihoteles” es necesario configurar el nombre de los hoteles que lo componen y en el campo “ODBC” se define el alias de la base o instancia que almacena sus de datos (Database Alias). Además se definen dos parámetros nuevos donde se especifica los datos del operador y entidad que recibe cuando se transfiere una reserva, los mismos datos del que recibe, así como la sección y servicio que recibe y envía.



Euro Se define el cambio de la moneda nacional a Euro.

Impresoras del Sistema El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Impresoras Cada estación de trabajo de NewHotel puede tener definida una impresora para los Listados y otra para las Facturas. Además debe definirse el camino donde se encuentran los reportes del sistema.



Esta información se almacena en el fichero NEWHOTEL.INI que se encuentra almacenado en el subdirectorio de Windows, es decir \WINNT o \Windows

Contabilidad El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Contabilidad-Elegir exportación de datos



Anexo A: Reportes

Características Generales de los Reportes Todos los reportes de NewHotel están confeccionados con Crystal Report, lo que facilita un intercambio de información entre la aplicación y las herramientas ofimáticas instaladas en el PC del usuario, tales como exportar a Word, e-mail, etc.

El sistema esta dotado de un juego de reportes por distintas categorías, las cuales mencionamos para dejar constancia de las posibilidades que existen

Botón para seleccionar el tipo de exportación del reporte para las

Configurar la impresión

Mandar a imprimir



Estadísticas de Ocupación 1. Modalidad de Pensión 2. Tipos de Alojamiento 3. Entidades estancias 4. Entidades 5. Nacionalidades 6. Ocupación diaria general 7. Ocupación diaria entidad 8. Ocupación mensual 9. Ocupación mensual resumen 10. Estadísticas grupo habitaciones 11. Listado para policía 12. Extranjeros 13. Dormidas

Estadísticas de Ingresos 1. Servicios anual 2. Sección anual 3. Cobros 4. Descuentos 5. Ventas liquidas

Reporte de Entradas 1. Previstas

a. Todas b. En el hotel

2. Efectuadas a. En el hotel b. Overbooking c. Todas

3. No Show

Reporte de Salida 1. Previstas

a. En el hotel b. Overbooking c. Todas

2. Efectuadas



Reporte de Reservas 1. Recibidas 2. Canceladas 3. Pendientes

Reporte de Huéspedes 1. En el hotel 2. Overbooking 3. Todos 4. Listado de rack 5. Cumpleaños 6. Alfabético

Reporte de Diarias 1. General 2. Reporte de caja 3. Servicios 4. Secciones 5. Servicios \ Secciones 6. Cobros por secciones 7. Saldo por entidad 8. Saldo cuentas extras 9. Saldo cuentas corrientes 10. Auditoria de ingresos y saldos 11. Saldo por entidad huésped

Reporte de Impuestos 1. Impuestos por servicios 2. Impuestos por facturas



Anexo B: Glosario de Términos

Allotment Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas con una Agencia de Viaje para un período de tiempo determinado. También se le conoce como Cupo. Las entidades que tienen contratos con el hotel y no tienen allotment se le llaman entidades con Cupo On Request. Ejemplo de Allotment para Neckermann del 01/01/2001 al 31/03/2001: Tipo de Habitación Cantidad -------------------------------------------- Standard 25 Mini Suites 3 Suites 1

Atenciones Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones que requieren los clientes tomando en consideración sus características o categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.

Asientos Registro que se efectúa en las diferentes cuentas existentes, para detallar los cargos o cobros que se efectúan. También existe en NewHotel los llamadas Asientos en cuenta sin Cuenta, lo que se emplea para aquellos cargos que se liquidan en la recepción que y siempre deben estar cerrados, o sea, la suma de los débitos = a la suma de los créditos.

Cambio NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los contratos con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos fueron fijados. Sin embargo el control de la producción del hotel y su



contabilización se maneja solamente en las monedas base y suplementaria. “Cambio” es el término que maneja NewHotel para referenciar las tasas de cambio que se registran por períodos – monedas y que permiten realizar la conversión del valor en la moneda extranjera a la moneda base. Para efectuar la conversión a la Moneda Base el sistema “multiplica” el valor de la Diaria en la Moneda Contrato por la Tasa de Cambio definido para esa moneda.

Categoría de Entidades Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el hotel. Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.

Cárdex Histórico de clientes donde se registran datos personales tales como: Número del DNI y las fechas de emisión y caducidad de este documento, profesión, empresa, dirección, teléfono, fax, e-mail, fecha de nacimiento, etc. Además se controla las estancias que ha tenido el cliente en el hotel.

Cliente En NewHotel se consideran Clientes aquellas personas que tienen llenada una ficha en el Cárdex.

Cuentas Extras Son cuentas que no están asociadas a las habitaciones y permiten controlar: 1. Consumos de Clientes Individuales que habitualmente visitan el

hotel y no están hospedados. 2. Consumo de Representantes y empleados de Agencias y Empresas,

Guías de Turismo, Chóferes, etc. (Entidad). 3. Alquileres de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta) 4. Para registrar la producción de Puntos de Venta que no estén

enlazados a NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por



teléfono que se cobra en efectivo en la recepción, etc. (Otra Cuenta).

Este tipo de cuenta tiene las mismas posibilidades que una cuenta de habitación: facturación, transferencia entre cuentas, etc.

Cuentas Corrientes Son todas aquellas cuentas tanto de la reserva, como las cuentas extras que están abiertas u operando en el momento. Este termino se emplea para catalogar las mismas lo cual significa cuentas abiertas.

Complejo Denominación que se le otorga por NewHotel para el tratamiento de varios hoteles que comparten servicios. De esta forma estos hoteles, también llamados Resort, pueden intercambiar créditos y consumos.

Check In Operación habilitada en el sistema NewHotel para darle entrada a las reservas realizadas en el hotel. Es el proceso de registro de los huéspedes en el sistema, pasando después de esto a la situación de reservado a ocupado.

Check Out Operación inversa a la anterior y es utilizada en NewHotel para dar salida a los huéspedes registrados en el Hotel. Después de esta operación los huéspedes pasan del estado ocupado a salida.

Cupo Concepto empleado para definir la cantidad de habitaciones contratadas con las agencias de viajes. Es frecuente hablar de disponibilidad de cupo y es un concepto muy relacionado con el Release, ambos son considerados a la hora de poder realizar reservas.

Crédito Operación que implica un apunte en una cuenta que en el caso de newhotel aumenta la deuda del cliente con el hotel. Generalmente también se le llama cargos a cuenta o cargos efectuados a clientes.



Day Use Se considera una reserva Day Use aquellas donde los clientes ocuparán la habitación pero no van a dormir en ella, por lo tanto el sistema valida que las fechas de Llegada y Salida sean similares (Noches = 0) Solo tiene sentido para los Walk-In Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc.

Dead Line Significa la fecha hasta donde se puede esperar por la reserva, después de esta fecha la reserva automáticamente se cancela.

Desembolso Operación habilitada en NewHotel que posibilita extraer dinero de la caja del front office para devolver al cliente.

Diaria Precio de la habitación que se carga automáticamente en su respectiva cuenta máster en el proceso de cierre del día. Los factores que intervienen para hallar el precio de la habitación son: tipo de habitación, modalidad de pensión y cantidad de Adultos y Niños.

Débito Operación que sé efectúa en newhotel que disminuye la deuda del cliente con el hotel. Generalmente se identifican con pagos o depósitos realizados por los clientes en le hotel.

Entidades Se consideran Entidades las Agencias de Viajes, Empresas, etc. que mantienen relaciones mercantiles con el hotel.

Early Booking Son reservas tempranas por las que en ocasiones se otorga un por ciento de descuento. El por ciento de descuento por Early Booking se define en Tarifas Diarias de Precios – Especiales y se especifica la cantidad de días que como mínimo debe existir entre la fecha de creación de la reserva y la fecha de entrada para que sea considerada una reserva temprana.



Factura Anticipada Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias. La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas. A diferencia de la Factura Proforma la Factura Anticipada es un documento oficial por lo que se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base. En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio).

Factura de Clientes Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que los clientes deberán pagar de su bolsillo. Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de clientes como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo número de factura, lo cual resulta útil para el caso de familias que ocupan más de una habitación, grupos, etc. Pueden liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez, ejemplo: Tarjeta de Crédito y Efectivo.

Factura de Entidad La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Máster de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes. En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio).



Factura Cuenta Extra La factura de cuenta extra permite facturar todos los asientos incluidos en estas cuentas para presentar el pago o la liquidación de sus saldos. Tiene similar funcionalidad a las facturas de entidad en cuenta al termino de facturar.

Factura Proforma La Factura Proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias. Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas que se seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas. No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base. En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio). Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una proforma es necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo número de la proforma correspondiente.

Grupos Denominación que se le asigna a un grupo de personas que generalmente estarán durante una misma temporada en el hotel. Por lo general los grupos se distinguen por tener una misma fecha de entrada y salida.

Grupo mercado Agrupación que los directivos del hotel realizan a los distintos conceptos definidos como segmento de mercado, que es utilizado para agrupar datos estadísticos. Por Ejemplo Eventos, Turismo Negocio, Etc.

Habitación Inactiva Una Habitación Inactiva es aquella que está Fuera de Orden, es decir que no puede ser alquilada durante un período de tiempo determinado.



Cuando una habitación pasa a Inactiva se define el motivo de este cambio de estatus. Generalmente los motivos están asociados a deficiencias como pueden ser: plomería, aire acondicionado, agua caliente u otros usos como oficina temporal, etc. En el proceso de cierre del día las habitaciones cuyo período de inactividad vence pasan automáticamente a activas, es decir que quedan disponibles para ser vendidas

Logs El sistema tiene varios ficheros conocidos como Logs que dejan un rastro de las principales operaciones del sistema y se emplea para otros usos tales como el Logs del Room Status, donde se reflejan todos los cambios efectuados a cada una de las habitaciones registradas en NewHotel.

Notas de Créditos Las notas de créditos son utilizadas en NewHotel para aumentar el monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma aumenta el saldo a cobrar..

Notas de Débito Las notas de debito son utilizadas en NewHotel para disminuir el monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma rebaja el saldo a cobrar.

No-Show Son los clientes que tienen hecha una reserva, no llegan a cancelarla y nunca se presentan en el hotel.

Operador En NewHotel se considera como Operadores los contratos u ofertas de precios fijados con una Entidad. Un Operador tiene que tener definida una Tarifa de Precios y opcionalmente podrá estar asociado a un Allotment.



Origen Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado). Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking de otros Hoteles, etc.

On Request Concepto empleado para nombrar a las capacidades contratadas con las agencias de viajes que no tienen cantidad de habitaciones definidas. Este termino es utilizado para denominar a las agencias con contratos pero que la cantidad de habitaciones se solicitan y asignan a pedido durante la reserva.

Overbooking Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento de ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o se cancelan reservas. Se conoce como Overbooking la sobre venta de habitaciones por encima de la capacidad real del hotel, y el proceso relacionado con el desvió hacia otros hoteles de los clientes a los que no es posible asignarle una habitación.

Panel de Gestión Es una opción que pretende brindar de manera resumida los datos más importantes que deben conocer los directivos del hotel para poder desarrollar sus funciones administrativas. Esta información se divide en 4 grupos: Reservas, Habitaciones, Comidas e Ingresos.

Pensión Compleja Se considera Pensión Compleja cuando los clientes de una reserva están acogidos a diferentes modalidades de pensión o cambian de pensión durante su estancia.

Pensiones alimenticias Las pensiones son la combinación de un grupo de servicios adoptados internacionalmente, que definen los distintos tipos de ingresos, tales como alojamiento, desayuno, cena y comidas. Dentro de esta categoría existen varias definiciones internacionales tales como:



− EP : European Plan, incluye solo habitación − CP : Continental Plan , incluye habitación y desayuno − MAP: Modifed American Plan, incluye habitación, una comida

y desayuno, también conocido como media pensión. − AP: American Plan, incluye todos los servicios, habitación,

desayuno, cena y comida, también conocido como pensión completa.

− AI: All Inclusive, todo incluido. Este plan además de los servicios incluidos en la modalidad AP incluye además los consumos en bares y cafeterías, así como algunas actividades de recreación.

Paquetes Los paquetes son precios que se conforman por tarifas diarias de precios definidas, así como por precios de servicios. Su empleo en NewHotel esta dado en poder emplear los mismo para los cargos diarios en la cuenta master que tienen ofertas especiales o precios no lineales o que en las diarias se incluyen otros servicios adicionales que cubren las pensiones alimenticias. Por ejemplo, Desayuno, habitación y Servicio de Buceo, Ofertas especiales de 15 por 11, etc.

Prototipo de Reserva Son plantillas de reservas previamente definidas que tienen por objetivo agilizar la inserción de las reservas pues al ser seleccionada se visualizan los datos previamente definidos y solamente hay que puntualizar las diferencias. Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, puede establecerse un Prototipo para cada una de las Agencias que mayor cantidad de clientes emiten al hotel, etc.

Planning Termino utilizado en NewHotel para obtener distintas informaciones de disponibilidades, ingresos y ocupación en forma de un plan. En NewHotel existen varios tipos de planning, siendo los más importantes el de habitaciones, pensiones alimenticias, etc.



Release Es una condición que generalmente se fija en los contratos con las agencias de viaje y en el sistema se especifica en la opción Allotment. Es la cantidad de días que como mínimo debe existir entre la Fecha de Entrada de los clientes y la Fecha en que se solicita la Reserva para que el hotel esté en la obligación de confirmarla.

Rooming List

Lista de pasajeros en una reserva pendiente de entrada en el hotel Este listado habitualmente se obtiene para confirmar a las agencias de viajes del listado de pasajeros a recibir.

Secciones Clasificación que se la en NewHotel a los diferentes departamentos que conforman el hotel y en los cuales pueden brindar servicios o no.

Servicios Actividades que brinda el hotel, las cuales son generadoras de ingresos, gastos y movimientos, todos relacionados con NewHotel. Esta categoría es imprescindible para el funcionamiento de la aplicación.

Segmento de mercados Características definidas por los directivos del hotel para clasificar los datos de las reservas que reciben. Este concepto es utilizado para varias estadísticas. Por ejemplo. Negocios, Eventos, Ferias.

Situación de la Entidad Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situación financiera de las entidades, pero es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.

Técnicos Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento responsabilizados con la solución de las averías reportadas de las diferentes áreas del hotel.



Tipo de Avería Averías son deficiencias relacionadas con el departamento de mantenimiento que pueden presentarse en cualquier área del hotel: habitaciones, oficinas, cocina, etc.

Tipo de Habitación Los tipos de habitaciones en un hotel son utilizados para distinguir a cada una de ellas en dependencia de sus características constructivas o de confort. Los términos más utilizados son los siguientes: STD habitación estándar, generalmente con dos camas (también existen términos como habitación estándar sencilla o estándar doble, donde en cada caso se definida la ocupación de la misma, una persona o dos respectivamente; SUITE habitaciones con más de una habitación y en donde una de ella por lo general es una sala de star; TRIPLE habitaciones con tres camas, etc.

Time Share Tiempo compartido; Modalidad turística muy de moda en los últimos años, donde las habitaciones son ocupadas por periodos fijos a un mismo huésped, uno o más en diferentes periodos. Su semejanza puede verse como alquiler de apartamentos donde en los periodos donde no se ocupa el encargado del negocio o de la instalación puede rentar la misma.

Tasas de Cambio Valor que se cobra como camisón por realizar la operación de cambio de moneda, lo cual constituye el ingreso del hotel por este concepto. La misma se calcula aplicando un % al valor de la cantidad de la moneda cambiada

Travel Travel Check que se traduce como cheque de viajero. Constituye un documento bancario que generalmente poseen los turistas como dinero de bolsillo.

Voucher Número del pagaré que emite la Agencia de Viaje y que ampara el pago de una reserva o un grupo de reservas.



Walk In Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan una habitación para ocuparla inmediatamente. Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitación pasa automáticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas en la misma ya se consideran huéspedes del hotel.

Zonas El control de las averías no está asociado solamente con las habitaciones sino con todas las áreas del hotel, entonces hay que definir en el sistema todas las “zonas” que lo integran: Lobby, Piscina, Restaurante, Oficina del Director, etc.



Anexo C: Soporte al Producto Web : http://www.newhotel.com/ e-mail: Casa Matriz : [email protected] América y Caribe: [email protected] Fax: Casa Matriz : América y caribe : (537)-615397 Teléfonos: Casa Matriz América y Caribe : (537)-670727 (537)-615397 (537)-804900 (537)-801055 Registro Producto: Rua San Francisco de Holanda, 1600, Lisboa, Portugal

Copyright, INFORMARCA Hotel Systems, martes, 11 de septiembre de 2001

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