Manual para el manejo de libros y registros reglamentarios y procedimientos para archivo y...

SISTEMA DE COMUNICACIÓN

GESTION DIRECTIVAMANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS

Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

GD-M-02 Ver 1

MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y

PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

GESTIÓN DIRECTIVA

GESTION ESTRATÉGICA

SISTEMA INTERNO DE COMUNICACIÓN

Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación Aprobado por: Consejo DirectivoGESTIÓN DIRECTIVA Aprobado octubre de 2013



GD-M-02 Ver 1 1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS

El presente manual contiene las normas y procedimientos para el recibo,

generación, elaboración, despacho, trámite, conservación y archivo de la

documentación de la institución educativa Los Comuneros.

Es propósito de la Institución educativa Los Comuneros brindar los

procedimientos e instrumentos necesarios para la gestión documental de todos y

cada uno de los procesos y componentes que requiere la gestión escolar.

Esta orientación se plasmará en un acuerdo del Consejo Directivo de obligatorio

cumplimiento para la Institución Educativa; quedando definida como política

institucional en materia de libros y registros reglamentarios de obligatorio

cumplimiento, de manera tal que, será la única directriz válida y existente para los

efectos pertinentes desde la Gestión Directiva.

Se trata de regular los registros y soportes de los mismos, de tal manera que este

sistema de organización interna tiene como objetivos:

a) Mejorar y normar el recibo, generación, elaboración, tramitación, conservación y

archivo de la correspondencia y documentos con plena responsabilidad y

controles permanentes.

b) Acelerar el trámite y controlar la atención prestada a cada correspondencia y

documento en particular, como también a cada persona beneficiaria, proveedor,

producto o asunto particular.




GD-M-02 Ver 1 c) Dotar a directivas, empleados, auditores internos y entidades externas de una

herramienta como es la documentación e información organizada y administrada,

para la toma oportuna y acertada decisiones.

d) Agrupar los documentos que traten asuntos homogéneos (serie documental) a

través de una nomenclatura codificada, donde sea fácil seguir la trayectoria de

cualquier asunto, siguiendo el principio de procedencia y funcionalidad.

e) Centralizar y delimitar la responsabilidad en el manejo y consulta de los

documentos de cada proceso y dependencia.

f) Simplificar el papeleo, evitar la duplicidad y conservación de documentos

innecesarios.

g) Determinar el ciclo vital de cada serie y tipo documental fijando los tiempos y

términos de retención y descarte documental, de acuerdo a la legislación vigente

(Tablas de Retención Documental).

h) Organizar los procedimientos, métodos, elementos y materiales para el manejo

de los documentos.

i) Capacitar y responsabilizar al personal encargado de la tramitación y manejo de

documentos y archivos.

Por lo tanto es necesario que este sistema sea puesto en práctica desde la

Gestión Directiva y en cada sede, jornada, gestión y proceso, con la

responsabilidad de cada funcionario y Coordinador de Gestión.

La aplicación de estas normas garantiza el mejor cumplimiento de las labores de

la planta de personal en general y del personal Administrativo y Operativo en

particular, es decir con mayor oportunidad, eficacia y beneficio.

Es primordial el reconocimiento de la importancia que tienen estas normas y las

actividades y procedimientos de ellas derivadas, por parte de toda la Institución




GD-M-02 Ver 1 Educativa Los Comuneros en cada una de sus componentes: Sede primero de

Mayo, Sede José Antonio Galán N° 1, Sede Los Comuneros; Jornadas mañana

continua, jornada tarde continua, jornada nocturna y jornadas fin de semana. Por

ello se insta a su cumplimiento cabal en cuanto al manejo y Gestión Documental,

como responsables de su estricto cumplimiento.

1.2. NORMAS GENERALES

Además de la conservación y custodia de cada uno de los documentos

pertenecientes a Los Comuneros, la organización del archivo y el control de la

correspondencia tienen por propósito particularizar y centralizar la responsabilidad

de todo el proceso documental.

Desde el Proceso de Gestión Estratégica y el Componente Sistema de

información Interno- Archivo Central, se orientará el trámite y destino final de

cada serie, sub series y tipos documentales.

En el Archivo Central debe reposar un ejemplar de cada documento; aquel que

cumpla con el concepto de documento, contenga mayor cantidad de datos útiles y

se encuentre en mejor estado.

Todos los documentos quedarán organizados por asuntos, de acuerdo con lo que

cada documento trate y archivados conservando el principio de procedencia y

funcionalidad u objetivo, aplicando la tabla de asuntos o estructura documental.

La documentación generada a partir del primero de enero 2013, en la Sede Los

Comuneros quedará sometida al proceso técnico de digitalización.

Siendo la documentación y el archivo el sistema de conservación de este recurso,

es apenas natural considerarlos como recursos reservados y recalcar a cada

coordinador y empleado la prohibición absoluta de facilitar o comentar con las




GD-M-02 Ver 1 demás personas ajenas, cualquier hecho reservado en el desempeño de sus

funciones.

INSTRUCCIONES GENERALES

Cada una de las sedes, jornadas y Gestiones de Los Comuneros, llevará su

archivo de acuerdo con las normas consignadas en este manual.

Cada una de ellas conservará los documentos correspondientes al último año

contado desde el uno de enero al treinta y uno de diciembre. Al cumplirse el

periodo procederán a empacar, según instrucciones dadas, el conjunto de la

documentación de ese año, y anteriores si los hay, para remitirlos al respectivo

Archivo Central, a más tardar el último día hábil del mes de enero. Solo se

conservarán documentos por mayor tiempo, en casos especiales, como procesos

sin terminar. En este caso se deberán organizar y conservar en un sitio

especialmente asignado y con las condiciones técnicas y de seguridad requeridas.

Reposarán debidamente organizados en archivadores, fólder, legajos y/o

elementos de oficina diseñados para tal fin.

Si se requiere usar estantería, cada conjunto de documentos estará debidamente

identificado su contenido, asunto y fecha.

La oficina o dependencia de origen llevará el control del archivo remitido al Archivo

Central, mediante una carpeta que contiene los formatos del listado de

documentos enviados por el responsable del archivo y con el cual se puedan

realizar consultas (Formato de Transferencias documentales).

Cada uno de los empleados, de acuerdo con las funciones asignadas y/o

actividades desarrolladas es responsable por la conservación de los documentos

de su competencia. Es necesario que el archivo permanezca al día, por lo cual

debe archivarse diariamente todo lo correspondiente al día anterior. Así mismo


Rectoría, 13/10/13,

Diseñar y socializar



GD-M-02 Ver 1 controlar el préstamo de documentos a través de la planilla (“Control Préstamo

Documentos”). Teniendo en cuenta que estos se encuentran legalmente bajo su

custodia.

No se debe suministrar información a personas ajenas a la institución, o que

siendo funcionarias de Los Comuneros, no estén expresamente autorizadas por

las directivas o las autoridades para solicitarla.

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

INTERNO Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, COORDINACIÓN Y OPERAIÓN

Comité de Archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las

políticas de documentación y por ende de la información institucional, debe

aprobar programas eficientes y ordenados para su ejecución, además debe

orientar, coordinar, asesorar y constatar el cumplimiento de las actividades.

Coordinación de Archivo y Correspondencia. Es la unidad responsable de la

gestión de documentos y de la administración de los archivos que posee la

institución, por tanto, ejerce el control de la documentación generada durante el

ciclo vital de los documentos.

Unidades Administrativas y Oficinas productoras. El respectivo funcionario de

cada oficina productora será el responsable de velar por la organización, consulta,

conservación y custodia del Archivo de Gestión de su oficina, sin perjuicio de la

responsabilidad señalada en el Artículo 5° de la Ley 734 de 2002.

Las oficinas productoras de documentos, serán responsables del manejo directo y

conservación de sus documentos y tomarán las medidas que sean necesarias



Diseñar formato



GD-M-02 Ver 1 para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad, oportunidad y fidelidad de la

información contenida en ellos.

BENEFICIARIOS, BENEFICIO Y REDES

Beneficiario. Toda persona natural o jurídica que demanda un trámite

documental, tanto interno como externo.

Consulta. Es el acceso a los documentos por parte de los beneficiarios.

Normas para la consulta:

a) Los beneficiarios pueden consultar los documentos que reposan en los

archivos de la institución en el horario laboral.

b) Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, el funcionario deberá

adelantar estrategias de búsqueda en el Archivo de Gestión, Web, Correo

Electrónico, Docunet o demás fuentes de información, con el fin de hacer

eficientes los recursos y servicios de la Institución.

c) La consulta realizada por usuarios externos se hace directamente en el

archivo, en el horario laboral y con la debida autorización para la

reproducción de documentos, por ningún motivo se deben retirar los

documentos de la institución sin la debida autorización y el cumplimiento de

los requisitos.

d) Las consultas por parte de los funcionarios, se pueden hacer directamente

en los archivos, en el horario laboral en donde lo realizara a través de

solicitud en el formato de préstamo de documentos. El Archivo de Gestión,

Sede, Jornada o Central puede responder inmediatamente y/o en un plazo

de tres (3) días hábiles, dependiendo de la complejidad de la consulta.

Normas para el préstamo:




GD-M-02 Ver 1

a) Los documentos que se presten al interior de la organización tienen un plazo de

ocho (8) días hábiles, para ser devueltos (dependiendo del tipo de documento).

Si son requeridos por más tiempo se podrá solicitar su renovación,

actualizando la fecha y firma en el formato de préstamo de documentos.

b) El servicio se prestará en el horario laboral del Archivo y los préstamos deben

ser cargados utilizando el formato impreso.

c) Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado

de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales por el

término acordado.

d) Cuando a juicio del Comité de Archivo, el estado de conservación de los

documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público.

e) En cada oficina productora es absolutamente necesario llevar control de

consulta y préstamo de documentos que conforman el Archivo de Gestión y se

deben registrar las novedades que en materia de estos servicios se presenten.

f) Los documentos que son considerados con valor histórico en Los Comuneros

se prestarán de manera excepcional para atender asuntos legales, procesos

técnicos y administrativos, siempre y cuando se garantice la integridad,

seguridad, conservación y el reintegro de los mismos.

g) El acceso a las historias laborales se realizará así:

Físico: a autoridades educativas de todos los niveles de los procesos de

Gestión de Talento Humano y Control Interno.

Medio Magnético: A través del software de Gestión Documental para los

autoridades educativas del orden nacional.

Copia de la Historia laboral: Todo funcionario deberá solicitarla mediante

comunicación interna dirigida al funcionario encargado del archivo central.

Copia de la Historia laboral: Todo ex-funcionario deberá solicitarla mediante

oficio dirigida al funcionario encargado del archivo central.




GD-M-02 Ver 1 Servicios de reprografía. Reprografía de los documentos hace referencia a los

servicios de trámite para la duplicación de documentos con las siguientes

finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión.

Servicio de capacitación: Es la formación archivística que se brinda a los

funcionarios de la organización con el fin de cualificar los procesos y servicios.

Puede ser programada por el Archivo Central o a petición de los funcionarios. La

capacitación y demás actividades de formación archivística, son de carácter

obligatorio por parte de los funcionarios responsables de Archivos de Gestión o

documentos oficiales, con el fin de garantizar la aplicación y normalización que

exige la adecuada gestión documental.

Horarios.

El servicio se presta de manera continua en horarios laborales. Para lo cual cada

funcionario fijara en la puerta de su dependencia el horario de atención

correspondiente, de manera clara y visible.

LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS

Son los soportes escritos a diligenciar por la INSTITCUIÓN EDUCATIVA LOS

COMUNEROS-Los Comuneros- para evidenciar su gestión escolar;

convirtiéndose en valiosos archivos históricos que dan cuenta de la operatividad

de los diferentes procesos que se desarrollan en cada sede y jornada, así como

del cumplimiento de la legislación y desarrollo de la normatividad educativa.

Constituyen herramientas del quehacer cotidiano de la Institución.

Los libros reglamentarios fueron establecidos por la Resolución Nacional 2624 del




GD-M-02 Ver 1 15 de noviembre de 1951 y se han venido ajustando, modificando y creando en

correspondencia con las dinámicas o cambios presentados en la legislación

escolar, en especial, la Ley 115 de 1994, Decreto 1860 de 1994; Ley 715 de 2001,

Decreto 1290 de 2009, Decreto 4791 y demás disposiciones relacionados con

dicha materia como la Ley 594 de 2000 o Ley de Archivos.

Este manual tiene como propósito establecer los libros y registros reglamentarios

que se deben diligenciar por parte de todas las gestiones, directivas, educadores,

funcionarios y los correspondientes estamentos de la comunidad educativa

vinculados a todas y cada una de las jornadas, sedes y niveles de Los

Comuneros; a su vez, plantea directrices y orientaciones generales para

administrarlos, de acuerdo a la normatividad vigente, en particular a la Ley 594 de

2.000 y su reglamentación.

Los libros y registros reglamentarios soportan las actuaciones administrativas y

pedagógicas que se desarrollan en Los Comuneros; propician además la

recuperación histórica y facilitan la consulta de las acciones y decisiones tomadas

en ella; contribuyen a su organización; sirven como insumo e instrumentos de

consulta para la evaluación institucional y para otros estamentos y autoridades

educativas o de la administración que puedan requerirlos en un momento

determinado, convirtiéndose en evidencias de cada proceso en casos de

auditorías externas. Además, dan cuenta de lo que se planea y lo que se ejecuta;

favorece a quien llegare a dirigir la institución; proporciona indicadores para

implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora; contribuyen a lograr

trazabilidad y en general, a la preservación del saber y hacer de Los Comuneros,

convirtiéndose en la herramienta por excelencia de monitoreo, seguimiento y

control de la vida institucional.




GD-M-02 Ver 1 Los libros y registros reglamentarios se pueden inscribir en el término

documentación, que la Organización Internacional de Normalización ha definido

como el mecanismo que permite recoger lo que sucede en un proceso, de manera

tal que se pueda planificar, medir y mejorar sistemáticamente. La documentación

implica recoger el conocimiento que Los Comuneros produce con su propio

actuar, para lo cual se pueden emplear distintos tipos de formatos o instrumentos.

Tienen la ventaja que permiten planear los procesos y asegurar, mejorar y

transferir el conocimiento institucional. Al organizar de esta manera los

documentos, se le facilita al usuario o beneficiario del sistema educativo, la

posibilidad de acceder con oportunidad y confiabilidad a la información de la

institución educativa Los Comuneros.

La Norma ISO define registro como un documento que proporciona resultados

obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Se pueden

presentar como formatos diseñados especialmente para facilitar la recolección de

información para una situación específica.

Por otro lado, se debe tener en cuenta la Ley 594 de 2.000 o Ley General de

Archivo, en especial su Artículo 3°, el cual presenta las siguientes definiciones.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su gestión; conservados respetando aquel orden para

servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a

los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades

privadas.




GD-M-02 Ver 1

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Los sistemas de información

Estamos en el mundo de la virtualidad, es así como se debe aprovechar las

herramientas que nos ofrezca la Secretaría de Educación Municipal de Popayán o

el Ministerio de Educación Nacional-MEN, para poner en línea la información de la

institución.

Aspectos generales para la administración de libros y registros reglamentarios

Los libros reglamentarios que deben presentarse en forma física son los

siguientes:

A. Proyecto Educativo Institucional-PEI,

B. Libro de Actas de Grado

C. Libros contables.

Por la trascendencia del Proyecto Educativo Institucional, se presenta la siguiente orientación:

El Proyecto Educativo Institucional-PEI: Para la adopción del Proyecto

Educativo Institucional con la participación de los diferentes estamentos de la

comunidad educativa, según el artículo 15 del Decreto 1860, se procede de la

siguiente forma:




GD-M-02 Ver 1 Lo primero es la formulación y deliberación de la propuesta; luego la adopción, la

cual es sometida a la consideración del Consejo Directivo que en consulta con el

Consejo Académico procederá a revisarla y acto seguido, el Consejo Directivo

procederá a adoptarlo mediante acuerdo y divulgarlo entre la comunidad

educativa.

Como componente vital del Proyecto Educativo Institucional, se resalta el Manual

de Convivencia, el cual será construido, discutido, adoptado mediante acuerdo del

Consejo Directivo y difundido a la comunidad educativa en forma impresa y virtual.

Los Comuneros presentará a la Secretaría de Educación una copia virtual del

PEI (el cual incluye el manual de Convivencia), mientras que el libro impreso,

reposará en su Archivo Central para las acciones pedagógicas requeridas, así

como para los requerimientos que en un momento determinado puedan realizar

las autoridades educativas.

Los demás libros y registros aquí adoptados, pueden presentarse en formato

virtual, siempre y cuando cumplan con los requisitos de seguridad (invariabilidad

de los contenidos), perdurabilidad y posibilidades de reproducción; de lo contrario,

sin esta garantía, se presentarán en formato físico.

Elaboración de las actas

Se pueden elaborar en forma manuscrita o virtual. Éstas se imprimen, se

compilan, folian y se va constituyendo el respectivo libro; para su conservación

solo en archivo virtual se solicita autorización a la Secretaria de Educación del

Municipio certificado de Popayán, a quienes habrá de garantizarles el

cumplimiento de los requisitos de seguridad, perdurabilidad y reproducción de la

información.



Hacer trámite ante SEM



GD-M-02 Ver 1 Procedimiento para refrendar firmas cuando algún libro carece de ellas

Cuando queden faltando firmas del rector y/o secretaria, en libros reglamentarios,

de administraciones anteriores, se procede de la siguiente manera:

En reunión del Consejo Directivo el rector plantea como uno de los puntos del

orden del día las dificultades encontradas (firmas), se aborda el tema, se motiva,

analiza y se le solicita autorización para proceder a firmar los libros reglamentarios

que presentan estas dificultades. El acta dará cuenta expresa de esta

autorización, señalando específicamente los libros o registros que serán

refrendados con las respectivas firmas que hacían falta.

Otros aspectos para tener en cuenta:

El rector de Los Comuneros garantiza el correcto diligenciamiento, la custodia y

la veracidad de los documentos y certificados que de ellos se expidan. Para el

diligenciamiento de certificados o información derivada de los Libros

Reglamentarios y Registros Escolares se delega a la persona que cumpla sus

funciones en el Archivo Central, pero es el rector quien los refrenda con su firma.

Las páginas en blanco deberán ser anuladas y firmadas por el Rector. Cada

registro contendrá las firmas que el mismo acto obliga para su validez.

Los borrones, tachaduras, correcciones o enmendaduras se deben salvar con las

firmas de quienes intervienen en el acta que se desarrolla. En caso de disparidad

entre los números y las letras, respecto a cantidades y referencias numéricas,

prevalecerá lo escrito en letras. Solo la información obtenida en los libros

reglamentarios permitirá la expedición de certificados.

La tenencia de libros reglamentarios de colegios o instituciones clausuradas se

surtirá por medio de acto administrativo de la Secretaría de Educación de

Popayán, que los entregará en custodia.



Tramitar caso sede La Maria oriente


Completar. Proyecta, revisa



GD-M-02 Ver 1 Los Libros Reglamentarios reposarán para todos los efectos pertinentes en el

Archivo Central de Los Comuneros. Deben mantenerse al orden del día, y su

contenido será inalterable. El acceso y el control de los libros reglamentarios serán

atendidos según lo normado en este manual.

Tiempos de permanencia de los libros y registros reglamentarios

De acuerdo a la Ley de Archivos y su reglamentación, los tiempos que deben

permanecer en los respectivos archivos de Los Comuneros son los siguientes:

Libros permanentes:

1. Proyecto Educativo Institucional-PEI

2. Libro de Matrícula,

3. Libro Registro Escolar

4. Libros de Actas de Graduación

5. Libro Registro de Diplomas

6. Libros Contables

7. Historial de la Institución

8. Libro de Duplicado de Diplomas

9. Libro de Reconocimiento de Saberes (solo para sede José Antonio Galán

N° 1, jornada de fin de semana; sede Los Comuneros jornada nocturna y de

fin de semana) 1.

Libros y registros no permanentes

1. El Plan de Mejoramiento Institucional-PMI

2. Libro calificaciones

1 Decreto 3011 de 1997




GD-M-02 Ver 1

3. Libro de Registro de Certificados de Estudio expedidos

4. Diario de campo de los educadores

5. Los Registros de Refuerzos y/o recuperaciones

6. Libro de Asistencia de los Estudiantes

7. Libro de Reuniones Asambleas Generales de Padres de Familia

8. Libro de Actividades de Formación de Padres (Escuela de Padres),

9. Libro de Evaluación de Desempeño de Educadores

10.Libro de Evaluación de Desempeño del Personal Administrativo

11.Libro de Proyectos de Investigación de Educadores y/o sistematización de

experiencias significativas,

12.Libro de Proyectos de Investigación y/o sistematización de experiencias

significativas de estudiantes

13.Libro de Capacitaciones y Actualizaciones de educadores, Directivos y

demás personal de la institución

14.Libro de Servicio Social Estudiantil

15.Libro de Elección de Personero

16.Libro de Seguimiento a Egresados

17.Libro de control de asistencia del personal

18.Libro de Estímulos a Personal vinculado

19.Libro de Sugerencias, Quejas y reclamos

20.Libro de Informe de los Resultados de la Evaluación de los Estudiantes

21.Libro de Evaluación y Autoevaluación Institucional

22.Libro de Salidas Pedagógicas

Se deben conservar físicamente, entre cinco y diez años, de acuerdo a los

contenidos del mismo y a las determinaciones tomadas por el Comité de Archivo.

El contenido como tal se podrá guardar luego en medio magnético o soportes

informáticos, siempre que cumplan con los requisitos de seguridad, perdurabilidad

y reproducción de la información.




GD-M-02 Ver 1

Para aquellos registros cuya demanda de información no es tan frecuente, como

por ejemplo: el de personeros, salidas pedagógicas y el de egresados, Los

Comuneros los tendrá en medio magnético o algún soporte informático previo

cumplimiento de requisitos.

Responsabilidades de las Directivas con los Libros Reglamentarios

Cuando una persona se desempeña en Los Comuneros como directiva y es

trasladada para otra institución, presenta renuncia al cargo o es desvinculada del

cargo, tienen la obligación de hacer entrega de los libros y registros

reglamentarios aquí estipulados, debidamente actualizados. Este es uno de los

requisitos exigidos por el rector para expedir correspondiente paz y salvo

institucional. La misma exigencia hará el directivo a sus educadores en situación

similar. Esta entrega se hará mediante acta protocolaria donde conste en una lista

de chequeo la existencia y la calidad en que se encuentran. La lista de chequeo

corresponderá al listado de libros y registros aquí estipulados.

El no diligenciamiento, administración indebida, alteración, falsedad,

destrucción, supresión y pérdida de los libros y registros reglamentarios,

podrá generar responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles y/o

penales2.

Carpetas legales

Carpeta institucional

Debe contener por lo menos la siguiente información:

2 Ley de Archivo, Artículo



Buscar norma



GD-M-02 Ver 1 NIT de la institución

Código ICFES

Código DANE

RUT

Copias estadísticas DANE

Resolución de Aprobación de Estudios

Decreto de Fusión

Certificación sanitaria

Certificación de cumplimiento de normas de seguridad

Decreto de Nombramiento del Rector

Acta posesión del rector

Acta de grado, diploma, Resolución de Escalafón Nacional Docente-END

Acto administrativo de nombramiento de la Secretaria-Tesorera

Acta de posesión de la Secretaria-Tesorera

Diploma y acta de grado de la Secretaria-Tesorera

Pólizas de manejo vigentes de Rector y Secretaria-Tesorera

Registro de firmas ante notaría

Carpeta de los educadores

Debe contener la siguiente información:

Hoja de vida de cada docente diligenciada en Formato Único

Fotocopia de la cédula

Copias de los títulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado

Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado

Copias de los traslados que haya tenido

Estímulos, reconocimientos o condecoraciones

Diplomados, capacitaciones

Copias de las resoluciones Rectorales que le asignaron la carga académica anual




GD-M-02 Ver 1 Incapacidades Médicas legalizadas

Llamadas de atención y/o felicitaciones de sus superiores inmediatos o de

instancias del gobierno escolar

Carpeta de los estudiantes o Registro Escolar

Contiene los soportes que presentan los estudiantes y sus acudientes para

formalizar la matrícula por primera vez y su posterior renovación por cada nuevo

año lectivo. Contiene entre otros documentos los siguientes:

Tarjeta de Matrícula

Fotocopia del documento de identidad del estudiante

Certificados de estudio de grados cursados en otras instituciones

Carné de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997)

Certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en salud (EPS,

SISBEN) o seguro de protección escolar de no estar afiliado a ningún sistema.

Boletín final de evaluación de cada grado que haya cursado en la institución

Ficha observador del alumno (de cada año lectivo cursado)Contrato prestación de servicios

Carpeta del Personal Administrativo

Debe contener la siguiente información:

Hoja de vida de cada funcionario diligenciada en Formato Único

Fotocopia de la cédula

Copias de los títulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado

Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado

Copias de los traslados que haya tenido

Estímulos, reconocimientos o condecoraciones

Diplomados, capacitaciones




GD-M-02 Ver 1 Incapacidades Médicas legalizadas

Llamadas de atención y/o felicitaciones de sus superiores inmediatos o de

instancias del gobierno escolar

ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN POR CADA LIBRO Y REGISTRO

Contiene dos partes:

Parte I: hace referencia a los libros reglamentarios.

Parte II: se refiere a los registros reglamentarios.

Para una mejor comprensión, cada libro y registro tendrá la siguiente información,

en correspondencia con la estructura que para la “documentación” orienta la

Norma ISO.

a) Título y código del libro o registro

b) Objeto o finalidad: define la justificación y la intención

c) Descripción: se desarrolla el documento y se profundiza según se requiera.

Incluye definiciones y sustento legal si fuese necesario.

d) Responsabilidad: se describe quiénes son los responsables de la aplicación del

documento. Quién va a recolectar los datos.

e) Procedencia: de dónde serán recolectados los datos.

f) Frecuencia: Cuándo se tomarán los datos.

g) Metodología: Pasos secuenciales de cómo van a ser recolectados los datos.

h) Anexos: se relaciona el formato que complementa el documento elaborado.

PARTE I: LIBROS REGLAMENTARIOS

LIBROS REGLAMENTARIOS - LR-

Formato LR001 Proyecto Educativo Institucional - PEI-

Formato LR002 Libro de Matrículas.



Verificar el orden según permanencia


Ver norma



GD-M-02 Ver 1 Formato LR003 Registro Escolar

Formato LR004 Libro de actas del Consejo Directivo

Formato LR005 Libro de actas del Consejo Académico

Formato LR006 Libro de actas del Consejo de Padres

Formato LR007 Libro de actas del Consejo de Estudiantes

Formato LR008 Libro de actas de las comisiones de

evaluación y promoción

Formato LR09 Libro de Actos Cívicos

Formato LR010 (Sin formato) Libro historial de la institución.

Formato LR011 Libro de Observador del Estudiante

Formato LR012

Formato LR012-1

Libro de actas de graduación

Libro Certificados de acta de grado

Formato LR013 Libro registro de diplomas

Formato LR014 Libro duplicado de diplomas

Formato LR015 Libro reconocimiento de saberes

Formato LR016 Libros contables: libro diario mayor y libro

auxiliar menor

Formato LR017 Libro del Plan de Mejoramiento Institucional-

PMI

Formato LR018 Libro de Calificaciones

Formato LR019 Libro de Registro de Certificados de Estudio

expedidos

Formato LR020 Libro de Diario de Campo de los educadores

Formato LR021 Libro de Registros de Refuerzos

Formato LR022 Libro de Asistencia de los Estudiantes

Formato LR023 Libro de Reuniones Asambleas Generales de

Padres de Familia

Formato LR024 Libro de Actividades de Formación de Padres

(Escuela de Padres)




GD-M-02 Ver 1 Formato LR025 Libro de Evaluación de Desempeño de

Educadores

Formato LR026 Libro de Evaluación de Desempeño del

Personal Administrativo

Formato LR027 Libro de Proyectos de Investigación de

Educadores y/o sistematización de

experiencias significativas

Formato LR028 Libro de Proyectos de Investigación y/o

sistematización de experiencias significativas

de estudiantes

Formato LR029 Libro de capacitaciones y actualizaciones de

educadores, directivos y demás personal de la

institución

Formato LR030 Libro de Servicio Social Estudiantil

Formato LR031 Libro de Elección de Personero

Formato LR032 Libro de Seguimiento a Egresados

Formato LR033 Libro de control de asistencia del personal

Formato LR034 Libro de Estímulos a Personal vinculado

Formato LR035 Libro de Sugerencias, Quejas y reclamos

Formato LR036 Libro de Informe de los Resultados de la

Evaluación de los Estudiantes

Formato LR037 Libro de Evaluación y Autoevaluación

Institucional

Formato LR039 Libro de Salidas Pedagógicas

1. PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL–PEI

2. LIBRO DE MATRÍCULAS




GD-M-02 Ver 1

2.1 Objeto o finalidad:

Sistematizar información completa de las personas que han establecido vínculo

legal con Los Comuneros, lo que posibilita brindar información estadística a la

Secretaría de Educación del Municipio de Popayán, al Departamento

Administrativo Nacional de Estadística–DANE– y al Ministerio de Educación

Nacional-MEN-.

2.2 Descripción:

La matrícula es el acto que formaliza la vinculación de la persona al sistema

educativo a través de Los Comuneros. Se realizará por una sola vez, pudiéndose

establecer renovaciones para cada periodo académico3. Este libro reglamentario

fue establecido por la Resolución 2624 del 15 de noviembre de 1951.

Una persona se constituye en estudiante de Los Comuneros, a partir de las

firmas del Libro de Matrícula por parte del padre, madre o acudiente; rector y el

propio estudiante; generando una serie de derechos y deberes establecidos en el

Proyecto Educativo Institucional y en particular en el Reglamento Interno de los

Acuerdos de Convivencia.

Por la gran cantidad de casos atendidos, por ser una Comuna receptora de

población en condición de desplazamiento se tiene presente, de manera especial

la normatividad referente a la población en condición de desplazamiento forzado

por la violencia. Según la cual las Instituciones Educativas públicas “efectuarán la

matrícula sin exigir los documentos que se requieran a quien no esté en capacidad

de presentarlos y serán las mismas secretarías de educación las encargadas de

3 Ley 115 de 1994, Artículo 95




GD-M-02 Ver 1 gestionar y obtener los mismos, en un plazo no mayor a seis meses”4. Para

consolidar el proceso de matrículas y sus efectos pedagógicos y administrativos

de esta circunstancia, “en los diferentes niveles de las entidades territoriales

certificadas, se podrá realizar examen de nivelación para clasificación en los casos

en que, razonablemente, el estudiante no esté en condiciones de presentar sus

antecedentes académicos (desplazados, catástrofes naturales, alumnos

procedentes de planteles clausurados, desaparecidos o ilegales”5.

En los casos presentados para el ingresos a las sedes/jornadas de adultos,

decreto 3011 de 1997, el reconocimiento de saberes podrán ser utilizadas para

subsanar ese tipo de situaciones; así se pueden garantizar el acceso al Sistema

Educativo de personas con este tipo de dificultades para su ingreso.

El libro de matrícula contiene información sobre los siguientes aspectos: Nombre

de la Institución, número y fecha de matrícula, consecutivo, folio, nombres y

apellidos completos del estudiante según su documento de identidad, lugar y

fecha de nacimiento, documento de identidad y lugar de expedición (registro civil,

tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería)

Lugar y residencia actual del alumno (incluye barrio y comuna). Teléfono(s),

nombres y apellidos de la madre, documento de identidad y ocupación; nombres y

apellidos del padre, documento de identidad y ocupación o nombre y apellidos del

acudiente, documento de identidad, dirección de la residencia, teléfono(s) y

parentesco. Referencia de los planteles donde haya estudiado anteriormente con

indicación de los grados cursados y el respectivo año; grado en el cual se

matricula, de acuerdo con el certificado de estudios presentado, firma del padre o

acudiente, Firma del alumno, Firmas del rector y secretaria

4 Decreto Nacional 2562 de 2001, Artículo 25 Resolución Nacional 5360 de 2006, Artículo 5 literal D



Diseñar Formato



GD-M-02 Ver 1 Contiene un espacio para cancelación de matrícula que contiene: fecha, motivo

del retiro, respaldado con la firma del padre o acudiente. Seguidamente firma

también el estudiante, el rector y secretaria; lo mismo que para observaciones.

Requisitos mínimos de matrícula: Documento de identidad del estudiante,

certificados de estudio de grados anteriores (en primaria es suficiente presentar el

último certificado del grado aprobado), carné de vacunas para preescolar (Decreto

2247 de 1997), certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en

salud (EPS, SISBEN) o seguro de protección escolar, si no está afiliado a ningún

sistema (para la población en situación de desplazamiento y otros casos muy

especiales de todas maneras se debe garantizar el derecho a la educación a

pesar de no cumplir con todos los requisitos. Se les matricula; se incluye en la

relación a enviar a la Secretaría de Educación para que certifique esa condición.

Simultáneamente se buscan soluciones rápidas para obtener los requisitos

faltantes).

Reportar debidamente actualizada y sin errores la matrícula en el Sistema de

Matrícula en Línea-SIMAT- es responsabilidad del rector6.

Incurrirá en multa hasta de 20 salarios mínimos quienes se abstengan de recibir a

una persona en edad escolar en los establecimientos públicos de educación7.

Autorizaciones para el ingreso de menores de edad a la educación formal de adultos

A raíz de la gran cantidad de solicitudes que se presentan para el ingreso de los menores de edad a la educación formal de adultos por parte de padres de familia o acudientes, se establece el procedimiento siguiente:

Los padres o acudiente remiten oficio solicitando autorización para matricular al menor en jornada para adultos, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-

6 Resolución N° 166 de 2.0037 Ley 1098, Artículo 28




GD-M-02 Ver 1 ICBF-. En él debe explicar los motivos por los cuales no puede estudiar en la jornada correspondiente a su edad, incluir nombre, identificación, edad, CLEI que va a cursar, dirección y teléfono de la residencia y fotocopia legible de la tarjeta de identidad. Quien firma el oficio debe incluir su número del documento de identificación.

Una vez obtenida la autorización debe anexar los siguientes documentos, según el caso: Para los menores trabajadores: Carta laboral de la empresa, explicando horario de trabajo, dirección y teléfono. Si labora con el padre o un familiar, autorización de éste por escrito.Menores, padre o madre de familia: Registro Civil del hijo(a). Si trabaja, certificado laboral de la empresa, explicando horario, dirección y teléfono.Menores en Embarazo: Certificado médico que acredite la condición de embarazo e incapacidad para asistir a la jornada correspondiente a su edad.Casos especiales: menores que por circunstancias físicas o sicológicas acreditan no pueden permanecer en una jornada acorde a su edad.

Edades para ingresar en la educación formal de adultos

CLEI EDADES

CLE I (1°,2° Y 3°) 13 añosCLEI II (4° y 5°) 14 añosCLEI III (6° Y 7°) 15 añosCLEI IV (8° Y 9°) 16 añosC.LEI V (10°) 17 añosCLEI VI (11°) 18 años

En el registro escolar de cada alumno se deberá incluir la documentación soporte, la cual podrá ser exigida por los funcionarios de Secretaría de Educación en cumplimiento de funciones de inspección y vigilancia.

El no acatamiento de lo explicado anteriormente, dará lugar a las actuaciones de control sancionatorio por parte de la Secretaría de Educación Municipal de Popayán.

NOTA: Hay que tener en cuenta que no puede hacerse de la educación de adultos

el lugar a donde van a ir los menores en la búsqueda de opciones facilistas para

cumplir con su proceso de aprendizaje. Habrá lógicas excepciones, esas serán las

que se habiliten.




GD-M-02 Ver 1

2.3 Responsabilidades

La familia es el núcleo fundamental de la sociedad y el primer responsable de la

educación de los hijos, hasta la mayoría de edad o hasta cuando ocurra cualquier

otra clase o forma de emancipación y le corresponde matricular a sus hijos en

instituciones educativas que respondan a sus expectativas, para que reciban una

educación conforme a los fines y objetivos establecidos en la Constitución, la ley y

el Proyecto Educativo Institucional. De ser necesario, las directivas podrán

informar a las comisarías de familia, ICBF, policía de infancia y adolescencia o

inspecciones, sobre aquellos padres que se nieguen a cumplir con este deber, tal

como lo establece el Artículo 51 de la Ley 1098 de 2006.

Por lo tanto, es deber de los padres de familia matricular oportunamente a sus

hijos según el calendario establecido por Los Comuneros y asegurar su

permanencia durante su edad escolar8.

Por su parte Los Comuneros facilita el acceso de los niños, niñas, jóvenes,

adolescentes y adultos al sistema educativo y procura su permanencia.

Corresponde al rector y a la secretaria académica responder por el

diligenciamiento de este libro.

2.4 Procedencia

Los datos serán recolectados de la información que brinden los padres o

acudiente que matricula a niña, niño, joven o adulto y los respectivos soportes que

adjunte en el proceso de matrícula.

2.5 Frecuencia

8 Decreto 1286 de 2.005, Artículo 3




GD-M-02 Ver 1

El cronograma para las matrículas será establecido por las directivas en cabeza

del rector, de acuerdo a las orientaciones que se impartan desde la Secretaría de

Educación y el Ministerio de Educación Nacional. Las matrículas seguirán abiertas

para los casos de traslados durante el año lectivo desde que se cuente con cupos

disponibles y se cumplan los requisitos establecidos. Para tal efecto se establece

en cada sede/jornada una comisión de admisiones integrada por educadores de la

misma, quienes verificarán los requisitos y entrevistarán a los padres o acudientes,

lo mismo que al aspirante para emitir, en un acta su concepto. Este es obligatorio.

A partir del segundo semestre se dará prioridad, llegado el caso, a personas que

vienen desde municipios diferentes a Popayán.

2.6 Metodología

En aras de brindar comodidad y evitar traumatismos, los educadores designados

como Directores de Grupo harán la respectiva renovación de la matrícula de los

estudiantes integrantes de su grupo.

Para las personas que ingresan por primera vez a Los Comuneros se adelantará

un proceso de inscripción y matrícula en la coordinación de cada sede/jornada, de

acuerdo al calendario establecido en cada año. Este incluirá la fecha de entrevista

con la comisión de admisiones.

Una vez autorizada la matrícula (acta) se verifican los requisitos, se hace conocer

el reglamento interno (entrega ejemplar), se firma el contrato educativo y se

diligencia el Formato LR002, por cada persona a matricular.



Verificar libro Ed. magisterio



GD-M-02 Ver 1 Pasado el periodo de matrículas la secretaria académica procede a diligenciar la

matrícula en el SIMAT, de acuerdo al calendario vigente establecido por la

Secretaría de Educación del Municipio de Popayán.

Este libro tiene acta de apertura firmada por el rector y la secretaria académica, lo

mismo que acta de cierre cuando se termine el libro (no el año). Sumado a las

Tarjetas de Matrícula físicas, se digitalizará este libro, en lo posible en un

programa o software adaptados a la normatividad vigente. Se organiza, además,

una carpeta con la información de cada estudiante con el respectivo código para

una mejor identificación.

Anexos: Formato LR002 LIBRO DE MATRÌCULAS.

3. LIBRO DE REGISTRO ESCOLAR (CERTIFICADOS DE ESTUDIOS)

3.1 Objeto o finalidad

Conservar los resultados de la evaluación final obtenida por cada estudiante en las

diferentes áreas del plan de estudios del respectivo grado, de acuerdo a lo

estipulado en el Sistema Institucional de Evaluación de los Aprendizajes.

3.2 Descripción

Es un registro actualizado de los estudiantes que contiene, además de los datos

de identificación personal, el informe de valoración por grados y el estado de la

evaluación, que incluya las novedades académicas que surjan. (Artículo 16 del

Decreto 1290 de 2009). Este libro se conserva en el Archivo Central de la

institución.




GD-M-02 Ver 1 Este libro esta foliado, empastado, sin tachaduras, ni modificaciones, ni

enmendaduras y se administra de acuerdo a las orientaciones generales de los

demás libros permanentes.


El responsable de este libro es el rector quien delegará su diligenciamiento a la

secretaria académica. Es de los libros más importantes ya que debe permanecer

en la institución, para la expedición de los Certificados de Estudio cuando sean

solicitados por los acudientes o ex alumnos. Debe estar debidamente firmado por

el rector y secretaria académica.

3.4 Procedencia

La información proviene de la información consignada por los educadores en la

denominada extensión docente del software Académico® establecido oficialmente

para todas las sedes/jornadas de Los Comuneros.

3.5 Frecuencia

Los datos son registrados con base en los resultados obtenidos al finalizar el año

lectivo. En las jornadas para atender a jóvenes Adultos (Decreto 3011 de 1997) se

registran cada que culminen los ciclos lectivos. Para los CLEI V y VI, el registro es

semestral.

3.6 Metodología

Los datos serán consignados por los educadores en el programa Académico®

usado por Los Comuneros en cada periodo y al finalizar el año lectivo serán




GD-M-02 Ver 1 procesados por la Secretaria Académica. Se hace el respectivo documento digital

y se imprime una copia para ser empastado y trasladado al Archivo Central.

Anexos: Formato LR003: REGISTRO ESCOLAR

. CERTIFICADO DE ESTUDIOS Y REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO

EXPEDIDOS

.1 Objeto o finalidad

Orientar desde la norma, la estructura que debe contener un Certificado de

Estudio para que formalmente sea considerado legal ante las demás instituciones

educativas, autoridades educativas y otras instituciones que lo requieran.

.2 Descripción

El diploma y el certificado de estudios son el reconocimiento expreso de carácter

académico otorgado a una persona, al concluir un plan de estudios y por lo tanto,

haber alcanzado los objetivos de formación y adquirido los reconocimientos legal o

reglamentariamente definidos9

Los certificados son revisados minuciosamente por la Secretaria Académica y el

Rector. Cuando se tenga duda sobre la veracidad del mismo se debe pedir por

escrito información inmediata a la Institución Educativa de origen, o al ente

territorial certificado correspondiente.

El certificado de estudios se elabora en papel membrete con las correspondientes

garantías de seguridad y debe contener la siguiente información: Datos generales

9 Decreto 1860 de 1994 Artículo 11




GD-M-02 Ver 1 de la institución (nombre, escudo), número del serial del certificado, un párrafo

inicial en donde se informe el aspecto legal de la institución, el cual solamente

debe llevar el número de la última Resolución de aprobación de estudios.

Luego de esa primera parte introductoria se pasa a la certificación como tal, la cual

incluye estos datos: Nombres y apellidos completos del estudiante, documento de

identidad y lugar de expedición, grado cursado y promovido (o aprobado para

antes de 2002) en letras y número, nivel, año; señalar el número de matrícula y el

folio del libro o registro escolar según FORMATO LR003.

Luego se relacionan las áreas obligatorias y fundamentales contempladas en los

artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 (asignaturas en los estudios cursados

antes de 1994), al igual que las optativas, si las hubiere, del respectivo Plan de

Estudios, la valoración de cada una de ellas según la escala nacional (Decreto

1290 de 2009) y la intensidad horaria semanal. Finalmente contiene la firma del

rector y Secretaria Académica. (Decreto 180 de 1981).

Para certificados de 1984 a 1994: El plan de estudios estaba reglamentado por el

Decreto 1002 del 24 de abril de 1984 y la Resolución 17486 del 7 de noviembre de

1984.

Para certificados de 1994 a 2001: El plan de estudios estaba reglamentado por el

Decreto 1860 de 1994; en el Certificado se expresa el siguiente concepto: cursó y

aprobó el grado ____. La escala de valoración: excelente, bien, insuficiente.

Para certificados de 2002 a 2009: El plan de estudios está reglamentado por el

Decreto Nacional 0230 de 2002; en los certificados se expresa el siguiente

concepto: cursó el grado _____ y fue promovido al grado _____.



Código de barras, holograma, etc



GD-M-02 Ver 1 Para constancias de desempeño a partir de 2010, de acuerdo al plan de estudios

adoptado por el Consejo Directivo y según el Decreto 1290 de 2009. En las

constancias de desempeño se podrá expresar el siguiente concepto: cursó el

grado _____ y fue promovido al grado _____.

Otras normas a tener en cuenta en certificados según el año en que fue cursado el grado:

AÑO DECRETOS Y LEYES

1970 a 1974, Decreto 045 de 1962-1975 a 1978 Decreto 080 del 22 de enero de 19741976 Se adicionó el Decreto 088 del 22 de enero de 19761979 Se adicionó el Decreto 1419 del 17 de julio de 1978

Otras observaciones sobre los certificados Cuando por circunstancias de fuerza mayor, como incapacidades médicas, vacancia en el cargo, entre otras, falten el rector para la firma, la institución podrá expedir certificados refrendados por uno de los supervisores o el funcionario designado por la Secretaría de Educación de Popayán.

Carecen de validez los certificados que presenten tachones o enmendaduras. Un certificado original no pierde su vigencia, así que no hay razón para rechazarlo por su antigüedad.

Son las directivas de Los comuneros las que deben resolver mediante consulta directa ante el ente territorial correspondiente, las inquietudes que suscite el análisis de un certificado. No delegar en los padres esta gestión.

Cuando se trate de expedir certificados a estudiantes que por alguna razón cambiaron su nombre o apellido, se exigirá la escritura pública o acta notarial que dé cuenta del cambio. Si se trata del reconocimiento del interesado como hijo natural, este podrá presentar uno de los siguientes documentos en original o fotocopia con las firmas originales:

Acta de reconocimiento tramitada ante notaría, escritura pública, testamento.Presentar el registro civil de nacimiento y documento de identidad vigente.

Todas las evidencias de esta situación se llevarán al registro escolar del estudiante y en los libros pertinentes se asentará nota relacionando la novedad,




GD-M-02 Ver 1 así como en el momento de expedir certificados o constancias se harán con el nuevo nombre y/o apellidos, colocando una nota aclaratoria de la situación, incluyendo el número y descripción del documento soporte.

Expedición de certificados de la sede María Oriente, sede clausurada (modelos flexibles)

Tienen igual estructura de los otros certificados, pero resaltando el siguiente texto

LOGOINSTITUCIÓN EDUCATIVA LOS COMUNEROSResolución de Aprobación de Estudios N° 2171 de 13 de noviembre de 2002 y Resolución No. __________ de _________ por medio de la cual se le entregaron en custodia los libros de la sede clausurada ___________________CERTIFICADO DE ESTUDIOS No ______El Rector (a) de la Institución Educativa Los Comuneros

CERTIFICA QUE:(Nombre estudiante)___________________________________ identificado con (T.I. o C.C) N° _______________de ________ cursó y aprobó los estudios correspondientes al grado (en letras) ___________ de educación __________ (preescolar, básica primaria, básica secundaria, o educación media técnica o académica) en el año ___________ en la sede clausurada María Oriente, cumpliendo con la normatividad vigente de la época.

Número de matrícula ________ Folio (del libro de calificaciones) ____________Los resultados obtenidos fueron los siguientes: (áreas correspondientes a la norma que regía plan de estudios para el momento)

A continuación, se procede como se realizan normalmente los demás certificados y finaliza con las firmas

Acreditación de documentos educativos de usuarios que van para el exterior

Cuando el usuario solicite los Certificados de Estudio y manifieste que son para llevarlos hacia el exterior, su expedición tiene que llevar sellos.

NOTA: Esta exigencia proviene de los países firmantes del Convenio de La Haya y del Andrés Bello. Se aclara que el Decreto Nacional 2150 de 1995 – anti trámites– estableció la no obligatoriedad de sellos en los documentos que circulen dentro del país.

Si la secretaria no tuviere decreto de nombramiento (está bajo la modalidad de contrato), es recomendable que no firme los certificados. Basta con que lo haga el




GD-M-02 Ver 1 rector. El rector y la secretaria deben tener las firmas y sellos registrados en una notaría. Cuando el usuario solicita en la institución los certificados de estudio debe preguntar en qué notaría están registradas las firmas y sellos, pues deberá dirigirse allí a autenticar dichas firmas. El trámite se hace en un término máximo de cuatro (4) días hábiles.

Una vez al usuario se le entregan sus certificados debidamente firmados y sellados en la Institución, por su cuenta debe enviarlos o llevarlos a la Secretaría de Educación de Popayán para que allí le sean adelantados los trámites subsiguientes.

Equivalencias numéricas en certificados de usuarios que van para el exterior: La Circular N°39 (29 de abril de 2004) brinda orientaciones sobre la equivalencia numérica en las escalas de los informes de evaluación para efectos de certificar estudios de personas que van a continuarlos en el exterior, procediendo según la siguiente escala valorativa:

1. Si la evaluación del estudiante comprende los años de vigencia del Decreto1860 de 1994, su valoración con la respectiva equivalencia numérica, de acuerdo con el Decreto Nacional 1063 de 1998, será la siguiente:

ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA

EXCELENTE 8.0 (ocho cero) a 10.0 (diez cero)BIEN 6.0 (seis cero) a 7.9 (siete nueve)INSUFICIENTE 1.0 (uno cero) a 5.9 (cinco nueve)

2. Si la evaluación del estudiante comprende los años o un año cursado con posterioridad a la vigencia del Decreto 230 de 2002, su valoración con la respectiva equivalencia numérica será la siguiente:

ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA PROVISIONAL

EXCELENTE 9.1 (nueve uno) a 10.0 (diez cero)SOBRESALIENTE 8.0 (ocho cero) a 9.0 (nueve cero)ACEPTABLE 6.0 (seis cero9 a 7.9 (siete nueve)INSUFICIENTE 4.0 (cuatro cero) a 5.9 (cinco nueve)DEFICIENTE 1.0 (uno cero) a 3.9 (tres nueve)

3. La escala de valoración nacional, estipulada en el Artículo 5 del Decreto 1290 de 2009, es solo cualitativa y las instituciones pueden hacer una equivalencia cuantitativa interna, en Los Comuneros el Sistema Institucional de Evaluación de los aprendizajes queda:




GD-M-02 Ver 1 ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA

SUPERIOR 4.6 (cuatro seis) a 5.0 (cinco cero)ALTO 4.0 (cuatro cero) a 4.5 (cuatro cinco)BASICO 3.1 (tres uno) a 3.9 (tres nueve)BAJO 1.0 (uno cero) a 3.0 (tres cero)

Irregularidades detectadas en certificados de estudio

Certificados de estudio con intensidades horarias irregulares: Cuando no aparece ninguna intensidad horaria en el certificado y/o cuando aparece menor intensidad horaria que la reglamentaria. Se devuelve el certificado a la institución de origen para que se registre adecuadamente la información.

Cuando las jornadas de origen son para jóvenes y adultos de esta institución, decreto 3011 de 1997, se podrá hacer un proceso de nivelación de las áreas que determine el Consejo Académico ajustar la intensidad del o de esas áreas según los contenidos propuestos en las jornadas, mañana o tarde continua, que tenga para la misma área. Puede realizarse a través de estrategias pedagógicas como trabajos académicos extra clase, consultas, presentación de trabajos escritos o en medio magnéticos, carteleras y exposiciones, entre otros.

Certificados de estudio con dificultades en la parte de las áreas obligatorias y fundamentales.

Certificados de estudio que no contemplan áreas obligatorias y fundamentales tal como establecen los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 y la Resolución Nacional 2343 de 1996.

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Devolver a la institución de origen para su rectificación.

Certificados de estudio que contemplan áreas no denominadas tal como lo establecen los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 y la Resolución Nacional 2343 de 1996.

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, la expedición de los certificados de estudio, de acuerdo con lo estipulado en los artículos 23 y 31 de ley 115 de 1994; para esto, se concede al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. La persona se le atiende durante ese plazo en la institución.




GD-M-02 Ver 1

Casos en los cuales las instituciones que expiden el certificado de estudio en los cuales aparecen fusionadas dos áreas denominadas correctamente pero bajo un sólo juicio valorativo, por ejemplo:

ÉTICA Y VALORES HUMANOS Y EDUCACIÓN RELIGIOSA: ACEPTABLE

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Estos certificados se aceptan tal cual los expiden las instituciones de origen; se entenderá que el alumno obtuvo valoración de “aceptable” en cada una de las áreas mencionadas y se le oficia a la institución para corregir el error.Certificados en los cuales se valoran las asignaturas que comprenden las áreas, de manera independiente, pero no se entrega una valoración conjunta del área tal como lo establece el Decreto Nacional 230 de 2002 y el Decreto 1290 de 2009 a partir de enero de 2010.

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, que los certificados de estudio le sean expedidos de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 5° del Decreto Nacional 230 de 2002 y el Decreto 1290 de 2009 a partir de enero de 2010, es decir, valorando por áreas. Para esto, se debe conceder al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. A la persona se le atiende en calidad de estudiante en ese periodo y luego una corregido el certificado se asienta la matrícula.

Certificados de estudio en los cuales se detecta que faltan asignaturas que conforman el área.

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, que los certificados de estudio le sean expedidos de acuerdo con lo estipulado en los artículos 23 y 31 de Ley 115 de 1994, en este caso se debe conceder al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación.A la persona se le atiende en calidad de estudiante en ese periodo y luego una corregido el certificado se asienta la matrícula.

Cualquiera sea el caso que se esté presentando en la institución, del resultado del procedimiento se deberá dejar constancia en el registro escolar del estudiante, según lo estipula el Artículo 7 del Decreto Nacional 230 de 2002 y el artículo 16 del Decreto 1290 de 2009 a partir de enero de 2010.

Dado el caso que la institución educativa expedidora de los certificados se niegue a realizar los ajustes en estos, los mismos que por ley le correspondería hacer, se




GD-M-02 Ver 1 informe por escrito a la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente, solicitando intervención en el asunto.

2.2.10 Otras situaciones:

Cómo proceder con la presentación de certificados falsos: si son detectados antes de la matrícula no se aceptan. Si se descubren luego de estar matriculado, se aplica el Decreto 2832 de 2005 para que inicie proceso de validación. Además, se realizará la respectiva denuncia ante las autoridades competentes.

Cuando un estudiante se retira de la institución: ya sea porque se gradúa o porque se cambia de establecimiento, se le debe entregar toda la carpeta con la documentación que ha traído (certificados de otros colegios, registro civil, ficha observador, etc.) teniendo presente que el solicitante le firme lo que ha recibido para responder posibles reclamos a futuro. Previo a la entrega se digitalizan los certificados que el estudiante haya traído de otros establecimientos y también los que cursó en la institución, todo esto con el fin de resolver reclamos o dificultades posteriores.

Retención de certificados por falta de pago:

Está absolutamente prohibido retener los certificados de Estudio por falta de pago de los padres o acudientes, por algún concepto. Sin embargo, Los Comuneros conserva el derecho de buscar el pago de deudas que han contraído los padres cuando decidieron suscribir con ellos el contrato educativo. Para ello, pueden iniciar cualquiera de las acciones judiciales previstas en el ordenamiento jurídico y que tienden a obtener el pago de deudas impagadas, como sería por ejemplo el caso de los procesos ejecutivos. Al respecto, la corte dice: “no queda desprotegido el derecho de las instituciones educativas a recibir el pago de lo adeudado, ya que la entrega de los certificados académicos y de los demás documentos pertinentes no surte el efecto de liberar al deudor incumplido de su obligación, cuyo pago puede buscar el plantel mediante el ejercicio de las acciones judiciales que con tal finalidad se encuentran previstas en el ordenamiento civil” (Corte Constitucional Sentencia T-422 del 14 de agosto de 1998

Los certificados de estudio deberán expedirse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud, pero se recomienda ser muy diligentes y aprovechando los adelantos tecnológicos, entregarlos en el menor tiempo posible.

Su valor estará sujeto a disposiciones de la resolución de costos expedida por la Secretaría de Educación Municipal de Popayán y las tarifas aprobadas en la institución educativa, cuando se trata de egresados o exalumnos. No tendrá costo alguno cuando se trata de personas con la matrícula vigente.



Ver reglamento interno y libro gestión Magisterio


Diseñar formato



GD-M-02 Ver 1 Antes de solicitar un certificado, el beneficiario deberá aclarar si este se necesita para continuar estudios en el exterior. Si es el caso en la secretaría académica se le orientará al respecto.

.3 Responsabilidades

El diligenciamiento de los certificados y la organización de este registro corresponden a la secretaría académica de la institución, teniendo en cuenta que la responsabilidad de su expedición es del rector. Este libro debe permanecer en el Archivo Central

.4 Procedencia

Los certificados se expiden fielmente con base en lo existente en el libro reglamentario Registro Escolar- Formato LR003.

.5 Frecuencia

Cada que sean solicitados por un beneficiario de la comunidad educativa.

.6 Metodología

El beneficiario interesado hace la solicitud en la secretaría académica donde le dan un radicado. Debe explicar para qué fin requiere el certificado, el o los grados que necesita, las fechas en las cuales curso los grados requeridos, la sede y jornada a la que pertenece. Así mismo debe aclarar si es para continuar estudios en el exterior; si es así, la persona encargada le explicará el trámite a seguir. Se le dará una fecha y hora para la correspondiente entrega, la cual no puede superar los tres días hábiles. Si se trata de estudiantes de cualquier sede o jornada, no tiene costo alguno. Si no lo es, debe pagar en la tesorería el costo establecido por el Consejo Directivo y conservar el recibo para presentarlo a la hora de recoger los certificados.

ANEXOS: Formatos RGCE002: CERTIFICADO DE ESTUDIOSFormato RGCE002-1: REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOSEXPEDIDOS

4. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO

Anexos: Formato LR004 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO



definir


Diseñar



GD-M-02 Ver 1 5. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO

Anexos: Formato LR005 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO

6. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES

Anexos: Formato LR006 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES

7. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES

Anexos: Formato LR007 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES

8. LIBRO DE ACTAS DE LAS COMISIONES DE EVALUACIÓN Y

PROMOCIÓN

Anexos: Formato LR008 ACTAS DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y

PROMOCIÓN

9. LIBRO DE INSTITUCIÓN A LA BANDERA (O DE ACTOS

CÍVICOS)

Anexos: Formato LR009 LIBRO DE INSTITUCIÓN A LA BANDERA (O DE

ACTOSCÍVICOS)

10. LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN

El diseño del Formato LR010 LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN queda

bajo autonomía de la institución.




GD-M-02 Ver 1 11. LIBRO SOBRE OBSERVACIONES DE LOS ALUMNOS (FICHA

OBSERVADOR)

Formato LR011 LIBRO OBSERVADOR DEL ESTUDIANTE

12. LIBRO DE ACTAS DE GRADUACIÓN


Formalizar la graduación de los estudiantes que han culminado satisfactoriamente

sus estudios de acuerdo al Proyecto Educativo Institucional-PEI- y la normatividad

vigente. Este libro permite a las directivas expedir, de ser necesario, futuras actas

requeridas por el egresado para continuar estudios de educación superior o como

requisito para un empleo.

12.2 Descripción

El título académico es el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado

a una persona por haber recibido una formación en la educación por niveles y

grados y procesado los saberes definidos por el Proyecto Educativo Institucional-

PEI-. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma10.

En desarrollo de lo dispuesto en el Artículo 89 de la Ley 115 de 1994, los títulos y

certificados otorgados en Los Comuneros serán los siguientes:

Certificado de estudios del Bachillerato Básico. Se otorga a los estudiantes de

cada sede/jornada que culminan con éxito el ciclo de educación básica, grado

noveno (9) o el CLEI IV, en las jornadas que atienden a jóvenes y adultos.

10 Ley 115 de 1994. Artículo 88




GD-M-02 Ver 1 Título de Bachiller Académico: se otorga a los estudiantes que culminen la

educación media en la jornada de la tarde continua, nocturna y de fin de semana

de la sede Los Comuneros, lo mismo que a los estudiantes de la jornada de la

mañana continua en la Sede José Antonio Galán N°1. Obtendrán el título de

Bachiller Académico con profundización en Desarrollo Comunitario, los

estudiantes promovidos en el CLEI VI de la jornada de fin de semana en la sede

José Antonio galán N°111.

Al término del periodo escolar, correspondiente a la finalización del ciclo de

educación Básica Secundaria Media en cada jornada, la institución expedirá un

Acta de Graduación12 general que suscribirán el rector y la secretaria académica,

la cual contiene los siguientes datos:

Nombre de la Institución y Resolución de Aprobación de estudios

Fecha y número consecutivo

Nombres y apellidos, según documento de identidad, de las personas que

terminaron satisfactoriamente sus estudios y reciben el certificado o el título

Número del documento de identidad de los graduados

Certificado o Título otorgado con la denominación que le corresponda según la

Resolución de Aprobación de Estudios

Firma del rector y secretaria académica.

Después de comprobada la situación legal y académica de cada uno de los

estudiantes y soportada debidamente con evidencias documentales, se procede a

otorgar el Certificado de Bachiller Básico o el título de Bachiller Académico a los

graduandos, según el caso de cada sede/jornada; se relacionan los nombres,

apellidos y documento de identidad. Se expresa el número de estudiantes

graduados, señalando el nombre con el que comienza el acta y con quien finaliza.

11 Decreto 3011 de 199712 Decreto 180 de 1981 Artículo 4°



verificar



GD-M-02 Ver 1 Este libro debe ir debidamente foliado, empastado, sin tachaduras ni

enmendaduras.


Es responsabilidad de la Secretaria Académica diligenciar las actas que

conformarán este libro. El rector vela por su autenticidad y lo refrenda con su

firma.

12.4 Procedencia

Los datos se obtienen de los resultados académicos o valoraciones del año

lectivo, obtenidos por los estudiantes de acuerdo a la información recibida

mediante acta de la respectiva comisión de evaluación y promoción de los grados

noveno y once o CLEI IV y VI de cada sede/jornada (mañana continua y fin de

semana de la sede José Antonio Galán N° 1, y jornada de la tarde continua,

nocturna y fin de semana de la sede Los Comuneros).

12.5 Frecuencia

Se consignan datos cada que se presente una promoción. Las sedes/jornadas que

ofrecen educación de adultos con base en el Decreto 3011 de 1997, pueden

promocionar, CLEI VI, dos veces al año según su planeamiento, por ser ciclos

lectivos con calendario semestral.

12.6 Metodología

La persona que se desempeñe como tal en la coordinación de cada sede/jornada

donde exista grados noveno (9), once (11) o CLEI IV, CLEI VI, según la




GD-M-02 Ver 1 Planeación Institucional, verificará el cumplimiento de los requisitos y los acopiará

así:

De la respectiva comisión de evaluación y promoción, el acta donde se relacionan

las(os) estudiantes a graduar por haber cursado y aprobado el Plan de Estudios

correspondiente y haber cumplido por lo menos con el 80% de la intensidad

horaria del mismo.

De cada Director de Grupo, la Certificación del Servicio Social Estudiantil. De

acuerdo con el Artículo 97 de la Ley 115 de 1994, Artículo 39 del Decreto 1860 de

1994 y la Resolución Nacional 4210 de 1996, verificado en el libro Servicio Social

Estudiantil FORMATO LR030

Constancia colectiva de que esa promoción cursó y aprobó en su Plan de Estudios

por lo menos cincuenta (50) horas de estudios constitucionales13

Constancia de haber recibido como mínimo cincuenta (50) horas de estudio de

Constitución y Democracia en correspondencia a la Ley 107 de 1994,

Documento de identidad (cédula si es mayor de edad) y

Paz y Salvo con por todo concepto con la institución.

En la secretaría académica deben reposar los certificados de estudio debidamente

elaborados del grado quinto de la básica primaria hasta el grado once (11), que

demuestren que aprobó cada uno de los respectivos grados de acuerdo a la

norma que en su momento definía la promoción.

13 Artículo 1 de la Ley 107 de 1994




GD-M-02 Ver 1 Una vez las coordinaciones de la sede/jornada remita a la secretaría académica

los soportes que demuestran que el estudiante ha cumplido con todos los

requisitos legales exigidos por el PEI y la ley para ser bachiller de la República de

Colombia en esta institución, se procede a elaborar el acta de graduación y los

diplomas respectivos, los cuales serán leídos en la ceremonia que proclama los

bachilleres. Se expedirán en papel de seguridad, con código de barras o con

hologramas, para evitar posibles falsificaciones.

Anexos: Formato LR012 LIBRO DE ACTAS DE GRADUACIÓN

Formato LR012-1 CERTIFICADO DE ACTA DE GRADO

13. LIBRO REGISTRO DE DIPLOMAS


Registrar los títulos que Los Comuneros ha otorgado cada que se presenta una

promoción de bachilleres, dando orden y organización a los diplomas que han sido

expedidos.

13.2 Descripción

El Decreto 921 de 1994, suprimió el registro del título de bachiller en las

secretarías de educación y delegó dicha responsabilidad en las instituciones

educativas por conseguir desde ellas los mismos resultados que se buscaban en

las secretarías de educación, es decir, evitar las falsedades en los diplomas.

Por lo tanto se trata de organizar en el Archivo Central de la institución el registro

de los diplomas expedidos en cada una de las sedes/jornadas para optimizar la



instalar programas



GD-M-02 Ver 1 expedición de copias de actas y/o diplomas; lo mismo que la expedición de

certificaciones sobre la idoneidad de los documentos presentados y requeridas por

personas, empresas o instituciones.

El formato en donde se registrarán los diplomas deberá diligenciarse para cada

sede/jornada e incluye, los nombres y apellidos completos del graduado, el

número del documento de identidad, la relación del acta y fecha de graduación.

Debe llevar las firmas del rector y secretaria académica del plantel y las firmas de

los bachilleres que recibieron el diploma.


Las personas que se desempeñen en la rectoría y secretaría académica de la

institución respectivamente.

13.4 Frecuencia

Cada que se presente una promoción de bachilleres en la institución, de acuerdo

al Proyecto Educativo Institucional-PEI-, el planeamiento institucional de cada

sede/jornada y a lo establecido en la legislación vigente.

Metodología

Recibida la documentación en la secretaría académica de parte de los

correspondientes coordinadores, se verifica su autenticidad.

Una vez la secretaria académica de la institución haya revisado toda la

documentación de los futuros graduandos y se tenga certeza de cumplir con todos



diseñar



GD-M-02 Ver 1 los requisitos, se procede a organizar el acta de graduación, para luego

registrarlos en el presente libro.

ANEXOS: Formato LR013 LIBRO REGISTRO DE DIPLOMAS

14. LIBRO DUPLICADO y MODIFICACIÓN DE DIPLOMAS


Registrar la expedición de los duplicados de diplomas y sus modificaciones que

sean solicitados por los exalumnos. Con esto, Los Comuneros garantiza

organización, transparencia y confiabilidad en sus actuaciones relacionadas con

el asunto.

14.2 Descripción

Los Comuneros expedirá un nuevo ejemplar del diploma en caso de error en la

expedición, cambio formal de nombres o apellidos del titular14, deterioro o daño

irreparable, robo o extravío definitivo.

Cuando sea el caso de error en la elaboración, datos, fechas, nombre, números se

recoge el diploma original el cual se llevará al Archivo Central, no tiene costo

alguno. De la misma manera se procede en caso de deterioro o daño irreparable,

previa solicitud escrita; pero en este caso se aplica la tarifa definida por el Consejo

Directivo.

14 Decreto 180 de 1981, Artículo 22




GD-M-02 Ver 1 En los eventos de cambio de nombres o apellidos del titular, éste deberá presentar

la copia de la escritura pública, acta notarial o sentencia judicial, que recoja o

autorice el cambio correspondiente.15

Si se trata pérdida no es necesario que el interesado presente denuncio, pues se

presume su buena fe, tal como se expresa en la Constitución Nacional16.

Los Comuneros procede a asentar un nuevo registro, según sea el caso y a

anotar la constancia de registro en el libro Duplicado de Diplomas, Formato

LR014. El diploma así expedido deberá llevar una leyenda visible que diga

DUPLICADO, la fecha de expedición y el número de la resolución rectoral. Según

el caso se deja el diploma original en el Archivo Central y para los costos se

aplica la tarifa definida por el Consejo Directivo.

Cuando las firmas no están registradas en notaría (porque el rector ya no está en

la institución), cuando la institución haya cambiado su denominación o haya sido

clausurada la sede/jornada de origen, en el reverso del diploma se deben incluir

los siguientes datos:

1. Todo el encabezado actual de la parte legal de la institución.

2. Certifica que: el diploma y/o acta al anverso de esta certificación es auténtico y

está firmado por quienes en su época eran el rector (a) y secretario (a).

Este diploma corresponde a ………… Identificado con cédula de ciudadanía………

Firmas, cédula y sellos de los actuales rector y secretara.

15 Decreto 1260 de 197016 Ley 906 de 2005. Ley anti trámite




GD-M-02 Ver 1 3. Luego ir a la notaria para autenticar las firmas

Todo el proceso anterior deberá ir acompañado de una Resolución Rectoral, que

formalice lo actuado.


El rector y la secretara de Los Comuneros.

14.4 Frecuencia

Cada que se presente una solicitud por parte del interesado. Se analiza la

situación y se procede en conformidad.

14.5 Metodología

En el reverso del radicado que se entrega al interesado va una lista de chequeo

con los requisitos del trámite para cada caso; comenzando con la carta en donde

solicita el duplicado explicando las razones por las cuales lo requiere.

El diploma se realiza como si se estuviera graduando al estudiante en la fecha

actual y en un lugar visible debe llevar la palabra DUPLICADO con el número y la

fecha de la Resolución Rectoral que expiden para estos efectos.

El libro debe ir foliado y numerado por persona. También debe llevar la

información del estudiante, documento de identidad y firmas. Se deja espacio para

las observaciones, en el cual especifican la razón por la cual solicitaron el

duplicado.



Diseñar



GD-M-02 Ver 1 Esta información de registro es la que debe llevar el diploma. Por ejemplo: si es el

primer estudiante que se va a registrar en este libro entonces en el diploma se

dirá: libro 01 folio 01 numeral 01, y así sucesivamente.

Este certificado de acta de grado debe llevar el consecutivo de los certificados que

expiden hasta el momento, con los nombres y apellidos como aparecen en el

documento de identidad, documento de identidad actual, título obtenido, el

registro, el libro, folio y numeral en que quedó registrado en el acta de grado del

respectivo año.

El valor será el autorizado, en la resolución de tarifas y costos educativos y que

adopte el Consejo Directivo. La institución tendrá 10 días hábiles para esta

diligencia.

ANEXOS: Formato LR014 LIBRO DUPLICADO DE DIPLOMAS

15. RECONOCIMIENTO DE SABERES (Decreto 3011 de 1997)


Aplicar esta herramienta a jóvenes y adultos que por diversos motivos17 carezcan

de antecedentes académicos, con el fin de ubicarlos en un CLEI determinado,

reconocerles los conocimientos y saberes adquiridos en la vida, para que puedan

iniciar o continuar sus estudios.

15.2 Descripción

17 En particular a las personas que solicitan el ingreso y declaran su condición de desplazamiento forzado




GD-M-02 Ver 1 El reconocimiento de saberes es un instrumento que beneficia a las personas que

por múltiples y diversas razones fueron excluidas del sistema educativo, pero han

avanzado en su construcción de conocimientos de manera autodidacta, o han

perdido por alguna razón las certificaciones correspondientes y su forma de

adquirirlo de nuevo, o que acreditan su condición especial de desplazamiento

forzado. Razones que generalmente tienen que ver con factores que les ponen en

condición de vulnerabilidad y opresión.18

Consiste en hacer una valoración por parte de la comisión de evaluación y

promoción, a una persona o a un grupo de ellas para, de acuerdo a los resultados

obtenidos, la persona se ubica en un CLEI correspondiente para acceder al

sistema y continuar sus estudios. Este procedimiento solo se hace por una vez al

comienzo de cada periodo lectivo.


Son autorizadas por el rector mediante acto administrativo. Será cada comisión de

evaluación y promoción la encargada del proceso, el cual finaliza con un acta de la

respectiva comisión.

15.4 Procedencia

Una vez terminado el proceso del reconocimiento de saberes la comisión de

evaluación y promoción levanta acta con el resultado y la pasa a la secretaría

académica para que realice los respectivos registros.

15.5 Frecuencia

18 Decreto 3011 Artículo 36




GD-M-02 Ver 1 En el momento en que sea solicitado, una vez por periodo lectivo.

15.6 Metodología

La persona que se encuentre en la situación merecedora de este procedimiento, al

momento de la asentar la matrícula hace solicitud escrita a la rectoría poniendo en

el formato de comunicación interna como Asunto: Solicitud de reconocimiento

de saberes.

Una vez iniciado el periodo lectivo la secretaria académica remitirá a la

coordinación de la sede/jornada una relación de las personas que han hecho la

solicitud de reconocimiento de saberes. La persona que desempeñe esa

coordinación hará la solicitud de autorización a la rectoría y programará con los

educadores integrantes de la comisión de evaluación y promoción respectiva, las

fechas y actividades pertinentes. El educador es autónomo en el diseño de las

pruebas. Se pueden utilizar talleres, cuestionarios, consultas, trabajos,

conversatorios, lecturas, exposiciones, entre otras actividades pedagógicas.

Desde la rectoría se expide el acto administrativo autorizando el desarrollo del

procedimiento en fecha y hora definida, asignando las responsabilidades

pertinentes a educadores y coordinador(a).

Se utilizará un formato que contendrá los siguientes datos: nombre del estudiante,

documento de identidad, fecha de ingreso a la institución, CLEI(s) reconocido(s) y

los resultados en las diferentes áreas, luego la firma respectiva del educador o de

los educadores integrantes de la respectiva comisión de evaluación y promoción.

Anexo: Formato LR015 RECONOCIMIENTO DE SABERES



Diseñar



GD-M-02 Ver 1 16. LIBROS CONTABLES: LIBRO DIARIO MAYOR Y LIBRO AUXILIAR

MENOR.

Por ser de relevancia mayor por las implicaciones que puedan presentarse al no

diligenciarse como es debido, se remite solo la parte legal para que sean

consultados de manera especial por los respectivos ordenadores del gasto:

Artículo 11 del Decreto 1857 de 1994, Decreto 992 de 2002, Decreto 4791 de

diciembre 19 de 2008, Resolución 354 de 2007 de la Contaduría General de la

Nación.

2 CAPÍTULO II: REGISTROS REGLAMENTARIOS

REGISTROS – RG-

Formato RGRE001 Registro escolar

Formato RGE002

Formato RGE002-1

Certificado de estudios

Registro de certificados de estudio expedidos

Formato RGDC003

(Sin formato)

Diario de campo de los docentes

Formato RGAE004

(Sin formato)

Registros de asistencia de los estudiantes.

Formato RGRR005-1

Formato RGRR005-2

Registro de refuerzos

Registro de recuperaciones

Formato RGRP006

Formato RGRP006-1

Registro asamblea de padres de familia.

Registro de asistencia a reuniones de los

padres de familia.

Formato RGFP007

Formato RGFP007-1

Registro de actividades de formación de

padres

Registro de asistencia a escuela de padres

Formato RGED008

(el formato se encuentra en la

Registro de evaluación de docentes



Precisar



GD-M-02 Ver 1 página web del MEN)

Formato RGIS009 Registro de proyectos de investigación y/o


docentes

Formato RGIE010 Registro de proyectos de investigación y/o


de estudiantes.

Formato RGCD011 Registro de capacitación de docentes.

Formato RGSS012 Registro del servicio social del estudiante

Formato RGPE013 Registro histórico de elección de personeros

Estudiantiles

Formato RGSE014 Registro de seguimiento a egresados

Formato RGPI015 Registro de ausencias del personal (docente y

administrativo)

Formato RGQR016 Registro de quejas y reclamos

Formato RGBE017 (SIN formato) Informe de evaluación de los alumnos (boletín

escolar periódico)

Formato RGEA018 (SIN formato) Evaluación y Autoevaluación

Formato RGSP019 Registro de salidas pedagógicas.

Formato RGPM020-1

Formato RGPM020-2

Formato RGPM020-3

Plan de Mejoramiento,

Plan Operativo Anual

Seguimiento a los planes de mejoramiento.

Formato RGDT021 Directorio Telefónico de Padres o Acudientes

Formato RGE022 Excusas o justificaciones por inasistencia

Formato RGAR023 Control acceso a Restaurante Escolar

ANEXOS: Formatos RGCE002: CERTIFICADO DE ESTUDIOS




GD-M-02 Ver 1 Formato RGCE002-1: REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

EXPEDIDOS

3. DIARIO DE CAMPO DE LOS DOCENTES

El diseño del Formato RGDC003: DIARIO DE CAMPO DE LOS DOCENTES se

deja al criterio de la institución

5. REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES

Anexo: Formato RG005 REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES

6. REGISTRO DE REFUERZOS Y RECUPERACIONES

ANEXO: Formato RG006 REGISTRO DE REFUERZOS

7. REGISTRO ASAMBLEAS GENERALES DE PADRES DE FAMILIA.

Anexos: Formato RGRP007-1 REGISTRO DE ASAMBLEA DE PADRES DE

FAMILIA

Formato RGRP007-2 REGISTRO DE ASISTENCIA A ASAMBLEAS DE

PADRES DE FAMILIA

8. REGISTRO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN DE PADRES (LA ESCUELA

DE PADRES)

Anexo: Formato RGFP008-1: REGISTRO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN

DE PADRES (ESCUELA DE PADRES)

Formato RGFP008-2: REGISTRO ASISTENCIA A ESCUELA DE PADRES

9. REGISTRO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE DOCENTES

(Decreto 1278 de 2002)




GD-M-02 Ver 1 El formato RGED009 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE DOCENTES se

obtiene en la página web del MEN: www.mineducacion.gov.co

10. REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE DOCENTES Y/O

SISTEMATIZACION DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS

Formato RGIS010: REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y

SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE DOCENTES

11. REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y/O SISTEMATIZACION

DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE ESTUDIANTES.

ANEXOS: Formato RGIS011 REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

Y SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE

ESTUDIANTES.

12. REGISTRO DE CAPACITACIONES Y ACTUALIZACIONES DE DOCENTES,

DIRECTIVOS Y DEMAS PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN.

Anexos: Formato RGCD012 REGISTRO DE CAPACITACIONES DE

DOCENTES

13. REGISTRO DEL SERVICIO SOCIAL DEL ESTUDIANTE

Anexos: formato RGSS013 REGISTRO SERVICIO SOCIAL DEL ESTUDIANTE

14. REGISTRO DE ELECCIÓN DE PERSONERO

Anexo: Formato RGEP014 REGISTRO DE ELECCIÓN DEL PERSONERO

ESTUDIANTIL

15. REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS

Formato RGSE015 REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS




GD-M-02 Ver 1 16. REGISTRO DE AUSENCIAS DEL PERSONAL (DOCENTE Y

ADMINISTRATIVO)

Anexo: RGPI016 REGISTRO DE AUSENCIAS DEL PERSONAL

17. QUEJAS Y RECLAMOS

Anexo: formato RGQR017 REGISTROS DE QUEJAS Y RECLAMOS

18. INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LOS

ESTUDIANTES (BOLETÍN ESCOLAR PERIÓDICO)

Anexo: formato RGBE018 INFORME DE EVALUACIÓN DE LOS ALUMNOS

(BOLETÍN ESCOALR)

19. REGISTRO DE EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

El diseño del formato RGEA019 REGISTRO DE EVALUACIÓN Y

AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL se deja a criterio de la institución

20. REGISTRO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS.

ANEXOS: Formato RGSP20 REGISTRO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS

21. PLAN DE MEJORAMIENTO

21.1 RGPM0-021-1: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO

Anexo: Formatos: RGPM0-021-1 PLAN DE MEJORAMIENTO

21.2 Formato RGPM001-2: FORMATO PLAN OPERATIVO

Anexo: Formato RGPM021-3 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

2. CORRESPONDENCIA




GD-M-02 Ver 1 2.1. RECIBO DE CORRESPONDENCIA

2.1.1. RADICAR LA CORRESPONDENCIA

2.1.2. RECIBO DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTE A FACTURA

2.2. CLASIFICACIÓN, Y DISTRIBUCIÓN

2.2.1. CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL

2.2.2. FACTURAS DE COMPRA

2.2.3. REVISTAS Y PUBLICACIONES

2.2.4. CORRESPONDENCIA PERSONAL

3. ELABORACIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

3.1. GENERALIDADES

3.2. CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS GENERADOS

3.2.1. CORRESPONDENCIA INTERNA

NOMENCLATURA PROCESO

NOMENCLATURA SEDE

3.2.2. CORRESPONDENCIA EXTERNA

3.3. DOCUMENTACIÓN SOMETIDA AL PROCESO DE DIGITALIZACION

4. NORMAS TECNICAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACION

EN MEDIOS MAGNETICOS

4.2. DISPOSICIONES GENERALES

4.3. AREAS DE DEPÓSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

4.4. UNIDADES DE CONSERVACION

4.5. CONDICIONES AMBIENTALES Y TECNICAS DE CONSERVACION

MEDIOS MAGNETICOS

5. CARTA ORGANIZACIONAL

5.1. JERARQUIZACIÓN DOCUMENTAL

6. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTAL

6.1. GENERALIDADES

6.2. NORMAS DOCUMENTALES VIGENTES DE APLICABILIDAD




GD-M-02 Ver 1 7. SELECCIÓN, CONSERVACIÓN Y DESCARTE DE DOCUMENTOS

7.1. QUÉ SE DEBE CONSERVAR

7.2. POLÍTICAS

7.3. DOCUMENTACION QUE SE PUEDE DESTRUIR SIN DIGITALIZAR


Manual para el manejo de libros y registros reglamentarios y procedimientos para archivo y...

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