Organización de la Organización de la información: información:

un factor determinante un factor determinante en la gestión en la gestión empresarialempresarial

““La gestión de la La gestión de la información y el información y el conocimiento es conocimiento es actualmente una actualmente una

actividad estratégica actividad estratégica para el éxito de las para el éxito de las

empresas.”empresas.”

Evolución de la importancia de la información. Evolución de la importancia de la información. (S. XVII – S. XIX)(S. XVII – S. XIX)

Siglo XVII . Siglo XVII . Auge de la imprenta. Auge de la imprenta. La revista como medio de difusión de la información La revista como medio de difusión de la información

científica.científica.

Siglo XIX , años 90.Siglo XIX , años 90. Revolución industrial provoca un aumento de las Revolución industrial provoca un aumento de las

patentes y otros documentos propios.patentes y otros documentos propios. La empresa empieza a ver la necesidad de tener La empresa empieza a ver la necesidad de tener

información.información.

Evolución de la importancia de la información. Evolución de la importancia de la información. (S. XX – S. XXI)(S. XX – S. XXI)

Siglo XX, años 40.Siglo XX, años 40. Desarrollo de la teoría de la información.Desarrollo de la teoría de la información.

Siglo XX, años 60.Siglo XX, años 60. Introducción de la computadora.Introducción de la computadora. Salto en la producción documentaria.Salto en la producción documentaria. Las bases de datos.Las bases de datos.

Siglo XX, años 90.Siglo XX, años 90. Explosión de la información.Explosión de la información. Internet.Internet.

Siglo XXI.Siglo XXI. Gestión del recurso "información" como una función Gestión del recurso "información" como una función

esencial de la ciencia de la información. esencial de la ciencia de la información.

Infoxicación. El rechazo del usuario a la Infoxicación. El rechazo del usuario a la información.información.

Incertidumbre de los directivos para tomar Incertidumbre de los directivos para tomar decisiones.decisiones. Duplica Tareas.Duplica Tareas. Imposible su recuperaciónImposible su recuperación

Estructuras obsoletas e inadecuadas de las Estructuras obsoletas e inadecuadas de las empresas actuales.empresas actuales.

El éxito de las empresas actuales pasa por la El éxito de las empresas actuales pasa por la gestión de la información.gestión de la información. La incorporación del conocimientoLa incorporación del conocimiento Aprovechamiento inteligente de la oportunidades.Aprovechamiento inteligente de la oportunidades.

La información. ILa información. I

La gestión de la información es indispensable La gestión de la información es indispensable para:para: Aumentar la competitividadAumentar la competitividad Mejorar la calidad de los productos y serviciosMejorar la calidad de los productos y servicios Procurar la satisfacción de los clientesProcurar la satisfacción de los clientes Desarrollar un fructífero mercado. Desarrollar un fructífero mercado.

La información. IILa información. II

La gestión del conocimiento actúa sobre los datos, La gestión del conocimiento actúa sobre los datos, informaciones y conocimiento:informaciones y conocimiento: Identificándolos.Identificándolos. Capturándolos.Capturándolos. Recuperándolos.Recuperándolos. Presentándolos.Presentándolos. Transmitiéndolos.Transmitiéndolos.

El conocimiento. IEl conocimiento. I

““El objetivo es que el El objetivo es que el conocimiento que reside en la conocimiento que reside en la

organización pueda ser utilizado organización pueda ser utilizado por aquellos que lo necesitan por aquellos que lo necesitan

para actuar de manera para actuar de manera adecuada en cada momento”.adecuada en cada momento”.

El conocimiento. IIEl conocimiento. II

Competir con éxito en el mundo empresarial Competir con éxito en el mundo empresarial supone:supone: AprenderAprender Acotar los procesos que le permitan incorporar a Acotar los procesos que le permitan incorporar a

su actividad.su actividad. Determinar la información pertinente y relevante Determinar la información pertinente y relevante

que posee.que posee. Aplicar, con creatividad e iniciativa, las Aplicar, con creatividad e iniciativa, las

experiencias y saberes que se deduce de:experiencias y saberes que se deduce de: Sus propios trabajadores Sus propios trabajadores Sus proveedores Sus proveedores Los grupos de interés Los grupos de interés Los clientes Los clientes

El conocimiento. IIIEl conocimiento. III

Procesos de descripción, análisis y representaciónProcesos de descripción, análisis y representación

““herramientas que contribuyen al herramientas que contribuyen al desempeño, al aprendizaje desempeño, al aprendizaje

individual y colectivo, así como individual y colectivo, así como a la construcción positiva de la a la construcción positiva de la empresa, en función de obtener empresa, en función de obtener

utilidades y crear los valores utilidades y crear los valores propios de la organización”propios de la organización”. .

El conocimiento. IVEl conocimiento. IV

Las empresas lideres en la actualidad:Las empresas lideres en la actualidad: Gestionan conocimiento Gestionan conocimiento Mejoran su capacidad de aprendizaje.Mejoran su capacidad de aprendizaje.

Tipos de conocimiento:Tipos de conocimiento: Explicito. Plasmado en documentos, procedimientos, Explicito. Plasmado en documentos, procedimientos,

bases de datos de información, etc.bases de datos de información, etc. Tácito. Forma parte de la experiencia del personal de la Tácito. Forma parte de la experiencia del personal de la

empresa.empresa.

La implementación de un sistema de gestión de conocimientos .La implementación de un sistema de gestión de conocimientos .

Gestión de la documentación interna .Gestión de la documentación interna .

Arquitectura de contenidos Internet/intranet .Arquitectura de contenidos Internet/intranet .

Estrategias para la gestión de la información y Estrategias para la gestión de la información y el conocimiento.el conocimiento.

Gestión de recursos de información externa.Gestión de recursos de información externa.

La información que rodea a la empresa. Información Externa.La información que rodea a la empresa. Información Externa.

Dos niveles:Dos niveles: Social o general (con información ambiental general) .Social o general (con información ambiental general) .

La relación con la organización es remota. La relación con la organización es remota.

Tareas específicas (información ambiental específica).Tareas específicas (información ambiental específica). La empresa la toma o analiza de su entorno más La empresa la toma o analiza de su entorno más

cercano, la que se encuentra en el escenario cercano, la que se encuentra en el escenario inmediato de actuación.inmediato de actuación.

La información que rodea a la empresa. Información Interna.La información que rodea a la empresa. Información Interna.

Flujo de información y conocimiento dentro de la Flujo de información y conocimiento dentro de la empresa.empresa. Intangibles.Intangibles. Difíciles de adquirir al no encontrase en ningún Difíciles de adquirir al no encontrase en ningún

mercado.mercado. Crecen con el paso del tiempo.Crecen con el paso del tiempo. Difícil de copiar por lo competidores a corto Difícil de copiar por lo competidores a corto

plazo.plazo.

La organización de la información .La organización de la información .

El conocimiento explicito se constituye de la información El conocimiento explicito se constituye de la información recibida y se traduce dentro de la empresa en :recibida y se traduce dentro de la empresa en : MensajesMensajes InformesInformes CircularesCirculares NormasNormas Manuales de procedimiento, etcManuales de procedimiento, etc

El conocimiento tácito hay que convertirlo en explicito, de ello El conocimiento tácito hay que convertirlo en explicito, de ello se encargan los especialistas de información.se encargan los especialistas de información.

Ciclo del conocimiento explicito .Ciclo del conocimiento explicito .

Hay que conocer la realidad empresarial, Hay que conocer la realidad empresarial, familiarizándose con sus:familiarizándose con sus:

CostosCostos EficaciaEficacia EficienciaEficiencia ProcesosProcesos Políticas.Políticas.

Estudios previos .Estudios previos .

Se identifica la información pertinente y revelante. Se identifica la información pertinente y revelante. Hay que considerar:Hay que considerar:

la comunidad de usuariosla comunidad de usuarios las temáticaslas temáticas las tecnologías disponibleslas tecnologías disponibles la tipología de fuentesla tipología de fuentes la misión, objetivos y metas de la organización.la misión, objetivos y metas de la organización.

La selección .La selección .

Necesidad de crear puntos de acceso para la Necesidad de crear puntos de acceso para la búsqueda y recuperación.búsqueda y recuperación.

Creación de nuevos modos de descripción y Creación de nuevos modos de descripción y análisis documental.análisis documental.

Uniformidad y requisitos mínimos.Uniformidad y requisitos mínimos.

Descripción de los documentos .Descripción de los documentos .

Análisis y la evaluación de la información .Análisis y la evaluación de la información .

Seleccionar la información necesaria dentro y Seleccionar la información necesaria dentro y fuera de la empresa .fuera de la empresa .

Analizar, comparar e integrar la información en Analizar, comparar e integrar la información en función de cada área .función de cada área .

Conseguir que cada trabajador o ejecutivo Conseguir que cada trabajador o ejecutivo disponga de la información que requiere para el disponga de la información que requiere para el ejercicio de sus funciones.ejercicio de sus funciones.

Análisis y evaluación de la información. IAnálisis y evaluación de la información. I

““El análisis de la información debe El análisis de la información debe traducirse en la constitución de actividad traducirse en la constitución de actividad

intelectual que emplee métodos y intelectual que emplee métodos y procedimientos capaces de discernir lo procedimientos capaces de discernir lo

principal de lo accesorio y lo principal de lo accesorio y lo trascendental de lo pasajero o superfluo” trascendental de lo pasajero o superfluo”

Análisis y evaluación de la información. IIAnálisis y evaluación de la información. II

El resultado del análisis debe representarse en El resultado del análisis debe representarse en un lenguaje:un lenguaje:

Sencillo Legible Exhaustivo Coherente Directo Sin ambigüedades Con un orden lógico que resista cualquier crítica o duda Que especifique claramente lo que se sabe, lo que no se sabe y

las opciones respecto de lo que podría suceder en el futuro. Debe ser, además:

veraz y profundoveraz y profundo adaptado a necesidades de los usuarios a quienes se dirigeadaptado a necesidades de los usuarios a quienes se dirige considerado el contexto en que se realizaconsiderado el contexto en que se realiza considerado con los objetivos funcionales que se persiguen con estos productosconsiderado con los objetivos funcionales que se persiguen con estos productos integradores de la información interna y externa concerniente a la institución para integradores de la información interna y externa concerniente a la institución para

que el producto terminado constituya un soporte directo a la toma de decisionesque el producto terminado constituya un soporte directo a la toma de decisiones

Análisis y evaluación de la información. IIIAnálisis y evaluación de la información. III

Planificar una intranet coherente para que confluyan:Planificar una intranet coherente para que confluyan: DatosDatos DocumentosDocumentos Sistemas informáticosSistemas informáticos Cultura informacionalCultura informacional ComunicaciónComunicación Estudios de mercados...Estudios de mercados...

Los recursos mas óptimos son:Los recursos mas óptimos son: Páginas que faciliten el acceso y la recuperación de la información

necesaria a cada usuario. Portales Web que enlacen de manera coherente la información que

cada área o dependencia genera Poderosos sistemas de bases de datos que posibilitan la localización,

recuperación y almacenamiento de miles de documentos de manera sencilla y en poco tiempo.

Lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno empresarial particular de cada organización.

Almacenamiento y recuperación.Almacenamiento y recuperación.

Los flujos de información en la organizaciónLos flujos de información en la organización

Las salidas de cada procesoLas salidas de cada proceso

Los usuarios de cada salidaLos usuarios de cada salida

Los requerimientos informacionales de cada uno.Los requerimientos informacionales de cada uno.

Diseminación de la información.Diseminación de la información.

Beneficios esperados .Beneficios esperados .

Disponer de la información necesaria en el momento Disponer de la información necesaria en el momento oportuno. oportuno.

Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianascotidianas

Integrar y administrar la información interna y externa como Integrar y administrar la información interna y externa como un todo para facilitar la toma de decisiones más eficientes un todo para facilitar la toma de decisiones más eficientes

Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicación entre sus miembros comunicación entre sus miembros

Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los individuos en la empresa. individuos en la empresa.

Reducir los costos de la administración de documentos. Reducir los costos de la administración de documentos. Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores,

distribuidores y a quienes financian la empresa. distribuidores y a quienes financian la empresa. Generar productos más innovadores y menos costosos, a Generar productos más innovadores y menos costosos, a

partir del aprovechamiento de las experiencias y de la partir del aprovechamiento de las experiencias y de la información que reducirá el trabajoinformación que reducirá el trabajo

Direcciones en Internet .Direcciones en Internet .

http://www.gestiondelconocimiento.com/http://www.gestiondelconocimiento.com/ http://www.ati.es/novatica/2002/155/nv155sum.htmlhttp://www.ati.es/novatica/2002/155/nv155sum.html http://www.madrimasd.org/revista/revista19/tribuna/tribuna3.asphttp://www.madrimasd.org/revista/revista19/tribuna/tribuna3.asp http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol10_5_02/aci04502.htmhttp://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol10_5_02/aci04502.htm http://www.arearh.com/km/gestion_conocimiento.htmhttp://www.arearh.com/km/gestion_conocimiento.htm http://www.aedipe.es/documentos/articulos/gestion_conocimiento.dochttp://www.aedipe.es/documentos/articulos/gestion_conocimiento.doc http://www.monografias.com/trabajos15/bases-teoricas/bases-teoricas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/bases-teoricas/bases-teoricas.shtml http://www.intangiblecapital.org/Articulos/N13/0070.htmhttp://www.intangiblecapital.org/Articulos/N13/0070.htm http://www.gestiopolis.com/canales7/ger/gestion-de-conocimiento-como-factor-http://www.gestiopolis.com/canales7/ger/gestion-de-conocimiento-como-factor-

productivo.htmproductivo.htm http://www.losrecursoshumanos.com/gestion-del-conocimiento.htmhttp://www.losrecursoshumanos.com/gestion-del-conocimiento.htm http://www.uoc.edu/dt/20133/index.htmlhttp://www.uoc.edu/dt/20133/index.html http://www.wikilearning.com/anexo_iv_gestion_del_conocimiento_en_la_empreshttp://www.wikilearning.com/anexo_iv_gestion_del_conocimiento_en_la_empres

a-wkccp-11408-21.htma-wkccp-11408-21.htm http://www.molwick.com/es/inteligencias-multiples/am1-330-gestion-del-http://www.molwick.com/es/inteligencias-multiples/am1-330-gestion-del-

conocimiento.html#Textoconocimiento.html#Texto http://www.uoc.edu/dt/20343/http://www.uoc.edu/dt/20343/ http://www.arearh.com/km/cambio_cultural.htmhttp://www.arearh.com/km/cambio_cultural.htm

Casos prácticos:Casos prácticos: http://www.gestiondelconocimiento.com/casos_area_profesional.htmhttp://www.gestiondelconocimiento.com/casos_area_profesional.htm