Pmbook Capitulo 7 Costos v1.1

PMBOOK CAPITULO 7

Gestión de los Costos del Proyecto

Objetivo

El proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado, mediante el desarrollo de los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos.

Temas claves a controlar

Estimación de Costos

Preparación del Presupuesto de Costos

Control de Costos

Ejemplo de decisión

Limitar el número de revisiones del diseño puede reducir el coste del proyecto a expensas de un aumento de los costes operativos del cliente.

¿Qué se debe hacer?

El cálculo de costes del ciclo de vida, junto con las técnicas de ingeniería del valor, puede mejorar la toma de decisiones, y se usa para reducir el coste y el tiempo de ejecución, y para mejorar la calidad y el rendimiento del producto entregable del proyecto.

Concepto

La gestión de los Costos del Proyecto está precedido de un esfuerzo de planificación por parte del equipo de dirección del proyecto.

Precisiones

Nivel de precisión. (por ejemplo, $100, $1.000).

Unidades de medida. Enlaces con los

procedimientos de la organización

Umbrales de control. Reglas de valor

ganado. Formatos de

informe. Descripciones del

proceso.

Estimación de costos

Entradas• Factores ambientales• Procesos de la Organización• Desglose del trabajo• Plan de gestión del proyecto

Herramientas y Técnicas• Determinación de índices de costos de recursos• Estimación ascendente• Estimación perimétrica• Análisis de la reserva• Costo de la calidad

Salidas• Estimación de costos de las actividades• Información de respaldo de costos de las actividades• Cambios solicitados• Plan de gestión de costos

Preparación del presupuesto de costos

Entradas• Estructura de desglose del trabajo• Estimación de costos de las actividades• Información de soporte de los costos de las actividades• Calendario de recursos• Contrato• Plan de gestión de costos

Herramientas y Técnicas• Suma de costos• Análisis de reserva• Estimación paramétrica• Conciliación del limite de la financiación

Salidas• Línea base de costo• Requisitos de la financiación• Plan de gestión de costos• Cambios solicitados

Control de costos

Entradas• Línea base de costos• Requisitos de la financiación del proyecto• Informes de rendimiento• Información del rendimiento del trabajo• Solicitudes de cambio aprobadas• Plan de gestión del proyecto

Herramientas y Técnicas• Sistema de control de cambios del proyecto• Análisis de medición del rendimiento• Proyecciones• Revisiones del rendimiento• Software de gestión de proyectos

Salidas• Estimación de costos actualizado• Línea de base de costo actualizado• Conclusión proyectada• Acciones correctivas recomendadas• Plan de gestión del proyecto actualizado

1. Qué es la estimación de costos?

La estimación de costes de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma.

¿Qué beneficia? En la mayoría de las áreas de aplicación, se

considera que el trabajo adicional durante la fase de diseño tiene el potencial de reducir el coste de la fase de ejecución y de las operaciones de productos.

¿De que se compone?

Las estimaciones de costes generalmente se expresan en unidades monetarias (dólares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto dentro de los proyectos como entre los proyectos.

Las estimaciones de costes pueden mejorarse a través de refinamientos durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles adicionales disponibles

Los costes de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales tales como una asignación por inflación o un coste por contingencia

Estimador de Costos formal.

Estimación de costos

Entradas• Factores ambientales• Activos de los Procesos de la Organización• Enunciado del Alcance del Proyecto• Estructura de Desglose del Trabajo• Diccionario de la EDT• Plan de gestión del proyecto

Herramientas y Técnicas• Estimación por Analogía• Determinación de Tarifas de Costes de Recursos• Estimación ascendente• Estimación perimétrica• Software de Gestión de Proyectos• Análisis de Propuestas para Licitaciones• Análisis de Reserva• Costo de la calidad

Salidas• Estimación de costos de las actividades• Información de respaldo de costos de las actividades• Cambios solicitados• Plan de gestión de costos

Entradas• Factores ambientales• Activos de los Procesos de la Organización• Enunciado del Alcance del Proyecto• Estructura de Desglose del Trabajo• Diccionario de la EDT• Plan de gestión del proyecto


• Condiciones del mercado• Bases de datos comerciales

• Políticas de estimación de costes• Plantillas de estimación de costes• Información histórica• Archivos del proyecto• Conocimiento del equipo del proyecto• Lecciones aprendidas

Activos de los procesos de la organización

Ambientales


Entradas• Una de las restricciones más comunes para muchos proyectos es un presupuesto de proyecto limitado.• La descripción del alcance del producto, dentro del enunciado del alcance del proyecto, proporciona descripciones de productos y servicios, e información importante acerca de todos los temas o aspectos técnicos que se consideran durante la estimación de costes.

Enunciado del alcance

EDTLa estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto suministra la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto.

El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo relacionados proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del trabajo en cadacomponente de la EDT necesario para producir cada producto entregable.

Diccionario EDT


EntradasEl plan de gestión del proyecto suministra el plan general para ejecutar, supervisar y controlar el proyecto, e incluye planes subsidiarios que proporcionan orientación e instrucciones para la planificación y el control de la gestión de costos. En el caso de que estén disponibles otras salidas de planificación, se tienen en cuenta durante la estimación de costes.

Plan de Gestión del Proyecto

Plan de gestión de personal

Los atributos de selección del personal del proyecto y loscostes de personal son componentes necesarios para desarrollar las estimaciones de costes del cronograma.Los riesgos, que pueden ser amenazas u oportunidades, en general ejercen un impacto tanto en la actividad delcronograma como en los costes del proyecto.

Registro de riesgos


Herramientas y TécnicasLa estimación de costes por analogía implica usar el coste real de proyectos anteriores similarescomo base para estimar el coste del proyecto actual.La estimación de costes por analogía utiliza el juicio de expertos.

Estimación por Analogía

Determinación de Tarifas de Costes de Recursos

La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de costes unitarios, tales como el coste del personal por hora y el coste del material a granel por yarda o metro cúbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costes de la actividad del cronograma.

El coste y la exactitud de la estimación de costes ascendente en general está motivada por el tamaño y la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales.

Estimación Ascendente


Herramientas y TécnicasLa estimación paramétrica es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ej., metros cuadrados en la construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costes para un recurso de la actividad del cronograma.

Estimación Paramétrica

Software de Gestión de Proyectos

Las aplicaciones de software de estimación de costes, las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas, es ampliamente utilizado para asistir en el proceso de estimación de costes.

Entre otros métodos de estimación de costes se incluyen el análisis de propuestas para licitaciones y un análisis de lo que debería costar el proyecto

Análisis de Propuestas para Licitaciones


Herramientas y TécnicasMuchos estimadores de costes incluyen reservas, también llamadas asignaciones para contingencias, como costes en muchas estimaciones de costes de las actividades del cronograma.Una opción para gestionar las reservas para contingencias de coste es sumar la reserva paracontingencias de coste de cada actividad del cronograma correspondiente a un grupo de actividades relacionadas para obtener una única reserva para contingencias que se asigna a una actividad del cronograma

Análisis de Reserva

El coste de la calidad también puede utilizarse para preparar la estimación de costos de las actividades del cronograma.

Costo de la Calidad


SalidasEste tipo de estimación puede presentarse en forma de resumen o en detalle. Los costes se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de costes de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información, y categorías especiales como una asignación por inflación o una reserva para contingencias de coste.

Estimaciones de Costes de las Actividades

La información de respaldo para las estimaciones de costes de las actividades deberá incluir:

• Descripción del alcance del trabajo del proyecto de la actividad del cronograma• Documentación de los fundamentos de la estimación (es decir, cómo fue desarrollada)• Documentación de todas las asunciones realizadas• Documentación de todas las restricciones• Indicación del rango de estimaciones posibles (por ejemplo, $10.000 (-10% / +15%) para indicar que se espera que el artículo cueste entre $9.000 y $11.500).

Información de Respaldo de la Estimación de Costes de las Actividades


SalidasEl proceso Estimación de Costes puede generar cambios solicitados que pueden afectar al plan de gestión de costes

Cambios Solicitados

Si del proceso Estimación de Costes resultan solicitudes de cambio aprobadas, el componente plan de gestión de costes, del plan de gestión del proyecto, se actualiza si esos cambios aprobados causan un impacto sobre la gestión de costes.

Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)

2. ¿Qué es la Preparación del Presupuesto de Costos?

La preparación del presupuesto de costes implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.

¿Qué beneficia? Entrega la totalidad del costo del proyecto. En

caso de ser una licitación valida si se esta muy lejos de cumplir la meta o permite verificar si la empresa esta facturando muy por encima del mercado.

Preparación del presupuesto de costos

Entradas• Enunciado del Alcance del Proyecto• Estructura de Desglose del Trabajo• Diccionario de la EDT• Estimaciones de Costes de las Actividades • Información de Respaldo de la Estimación de Costes de las Actividades • Cronograma del Proyecto • Calendarios de Recursos• Contrato• Plan de Gestión de Costes




EntradasLas limitaciones periódicas formales de los gastos de fondos del proyecto pueden incluirse en el acta de constitución del proyecto o en el contrato.

Enunciado del Alcance del Proyecto

Entradas• Enunciado del Alcance del Proyecto• Estructura de Desglose del Trabajo• Diccionario de la EDT• Estimaciones de Costes de las Actividades • Información de Respaldo de la Estimación de Costes de las Actividades • Cronograma del Proyecto • Calendarios de Recursos• Contrato• Plan de Gestión de Costes


EntradasLa estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto proporciona la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto.

Estructura de Desglose del Trabajo

Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo relacionados proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada producto entregable.

Las estimaciones de costes para cada actividad del cronograma dentro de un paquete de trabajo se suman para obtener una estimación de costes para cada paquete de trabajo.

Estimaciones de Costes de las Actividades


EntradasLa información de respaldo para las estimaciones de costes de las actividades deberá incluir:

• Descripción del alcance del trabajo del proyecto de la actividad del cronograma• Documentación de los fundamentos de la estimación (es decir, cómo fue desarrollada)• Documentación de todas las asunciones realizadas• Documentación de todas las restricciones• Indicación del rango de estimaciones posibles (por ejemplo, $10.000 (-10% / +15%) para indicar que se espera que el artículo cueste entre $9.000 y $11.500).

Información de Respaldo de la Estimación de Costes de las Actividades

El cronograma del proyecto incluye las fechas de inicio y finalización programadas para las actividades del cronograma del proyecto, los hitos del cronograma, lospaquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control. Esta información se utiliza para sumar costes a los períodos del calendario cuando se planifica incurrir en dichos costes.

Cronograma del Proyecto


EntradasEl calendario de recursos del proyecto define, por logeneral, días festivos específicos de los recursos y períodos de disponibilidad de los recursos

Calendarios de Recursos

Contrato

La información del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados que se han comprado, y sus costes, se usa para desarrollar el presupuesto.

Durante la preparación del presupuesto de costes se consideran el componente plan de gestión decostes, del plan de gestión del proyecto, y otros planes subsidiarios.

Plan de Gestión de Costes



Herramientas y TécnicasLas estimaciones de costes de las actividades del cronograma se suman por paquetes de trabajo deacuerdo con la EDT. Las estimaciones de costes de los paquetes de trabajo luego se suman para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para todo el proyecto.

Suma de Costes

El análisis de reserva establece las reservas para contingencias, como por ejemplo, la reserva para contingencias de gestión, que son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios. Dichos cambios pueden resultar de riesgosidentificados en el registro de riesgos.



Herramientas y TécnicasTanto el coste como la exactitud de los modelos paramétricos varían ampliamente. Es más probable que sean fiables cuando:•La información histórica usada para desarrollar el modelo es exacta•Los parámetros usados en el modelo son fácilmente cuantificables•El modelo es escalable, es decir, funciona bien tanto para un proyecto grande como para uno pequeño.

Estimación Paramétrica

La conciliación requerirá que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o regular dichos gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT en el cronograma del proyecto

Conciliación del Límite de la Financiación



Se desarrolla sumando los costes estimados por período y normalmente se representa por una curva S

Línea Base de Coste


Salidas

Los requisitos de financiación, totales y periódicos (por ejemplo, anuales o trimestrales), se derivan de la línea base de coste y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostes.

Requisitos para la Financiación del Proyecto

El proceso Preparación del Presupuesto de Costes puede generar cambios solicitados que afecten al plan de gestión de costes u otros componentes del plan de gestión del proyecto. Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición a través delproceso Control Integrado de Cambios .

Cambios Solicitados

3. Control de Costos

La preparación del presupuesto de costes implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.

Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de coste .

Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados.

Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan.

Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan la financiación autorizada periódica y total para el proyecto

Realizar el seguimiento del rendimiento del coste para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base de coste

Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea base de coste

Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el coste o en el uso de recursos informados

Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes

Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de límites aceptables.

Control de costos


Herramientas y Técnicas• Sistema de control de cambios del proyecto• Análisis de medición del rendimiento• Proyecciones• Revisiones del rendimiento• Software de gestión de proyectos• Gestión de Variación

Salidas• Estimación de costos actualizado• Línea de base de costo actualizado• Mediciones del Rendimiento• Conclusión proyectada• Cambios Solicitados • Acciones correctivas recomendadas• Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones) • Plan de gestión del proyecto actualizado



Se desarrolla sumando los costes estimados por período y normalmente se representa por una curva S

Línea Base de Costos

•Productos entregables que se han completado y aquellos que todavía no se han completado•Costos autorizados e incurridos•Estimaciones hasta la conclusión de las actividades del cronograma•Porcentaje físicamente completado de las actividades del cronograma.

Información sobre el Rendimiento del Trabajo


Informes de rendimiento

Información rendimiento

Plan de gestión del proyecto

Solicitudes de cambio

Entradas

Herramientas y Técnicas• Sistema de control de cambios del proyecto• Análisis de medición del rendimiento• Proyecciones• Revisiones del rendimiento• Software de gestión de proyectos• Gestión de Variación


Un sistema de control de cambios del costo, documentado en el plan de gestión de costes, definelos procedimientos por los cuales la línea base de coste puede ser modificada

Sistema de Control de Cambios del Costo

La técnica del valor ganado (EVT) compara elvalor acumulativo del coste presupuestado del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto asignada tanto con el coste presupuestado del trabajo planificado (programado) como con el coste real del trabajo realizado (real).

Análisis de Medición del Rendimiento


Herramientas y Técnicas

Software Revisiones del Rendimiento del Proyecto

Proyecciones Análisis de Medición del Rendimiento

Gestión de variación

Análisis de Medición del Rendimiento

Técnica del valor ganado

Valor planificado Valor ganado EV Costo real AC Estimación hasta la conclusión y estimación a la conclusión Variación del Costo Variación del cronograma Índice de rendimiento del coste CPI=EV/AC CPI Acumulativo Índice Del Rendimiento Del Cronograma



Proyecciones

Técnica del Proyección

ETC basada en una nueva estimación ETC basada en variaciones atípicas ETC basada en variaciones típicas EAC utilizando una nueva estimación EAC usando el presupuesto restante EAC usando el CPI



Revisiones del Rendimiento del Proyecto

Técnicas de informe del rendimiento

Análisis de variación Análisis de tendencias Técnica del valor ganado



Salidas• Estimación de costos actualizado• Línea de base de costo actualizado• Mediciones del Rendimiento• Conclusión proyectada• Cambios Solicitados • Acciones correctivas recomendadas• Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones) • Plan de gestión del proyecto actualizado


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