P OLÍTICA DE COMPRAS

e procederá a diferenciar la actividad estricta de COMPRAS, que consiste en es -tablecer con proveedores las condiciones de los suministros, de la de Aprovisiona -mientos, que consiste en hacer aplicaciones dentro del marco contractual al quehaya llegado Compras para que se satisfagan las necesidades de la empresa. (En

Aprovisionamientos incluimos la gestión de existencias).

Estos suministros, según la frecuencia con que se necesiten, pueden ser:

R e p e t i t i vo s : Se llegará a convenios con prove e d o res (pedidos o contratos abiert o s ) , g e n e r a l-mente de 12 meses de duración, que fijen el marco contractual de los mutuos compro m i s o s .

En el marco de estos convenios,Aprovisionaientos gestionará las entregas que sean nece-sarias, sin intervención de Compras. Compras sólo intervendrá cuando haya incumplimientospor parte del proveedor o se presente una situación nueva no prevista.

No repetitivos: Compras efectuará una gestión concreta que fijará las condiciones de pre-cio, calidad y fecha de entrega (pudiéndose dar, si así conviniese, entregas parciales).

Aprovisionamientos efectuará el seguimiento y activación del pedido. Sólo en caso de in-cumplimiento grave que no pueda ser resuelto por Aprovisionamientos, intervendrá Compraspara anular el pedido o renegociar si no conviniese la rescisión de éste.

Simplificando, podemos decir que Compras se ocupa de los aspectos comerciales y Apro-visionamientos de los aspectos logísticos.

Otro caso a tener en cuenta es el de los proveedores “in situ”, a los que se recurre paraatender necesidades imprevistas (normalmente de poca repercusión económica) y que se sue-len pagar en efectivo en el momento de la compra.

Ante estas pequeñas compras, la acción a seguir es:

- Negociar con empresas comerciales que dispongan de una amplia cadena de estableci-mientos.

- En el caso de un trabajo fuera de la empresa, negociar las condiciones de este suministrocon establecimientos más próximos.

Si no se pueden aplicar las dos soluciones anteriores, aceptar el hecho y el sobreprecioque puede representar, en aras de las ventajas de flexibilidad y simplificación que reporta.

La acción principal de Compras consistirá en establecer convenios con proveedores (pedi-dos abiertos) que hagan que la casi totalidad de los aprovisionamientos esté cubierta por es-tos convenios.

31Compras y Existencias Nº 138Mayo-Junio 2005

Política de compras, apro v i-sionamientos y almacenes

S

Simón Pallarés MelladoDoctor Ingeniero Industrial

P OLÍTICA DE APR OVISIONAMIENTOS

Los costes totales de los aprovisionamientosestán formados por:

✔ precio pagado al proveedor (responsabi-lidad de Compras);

✔ costes logísticos,que comprenden todoslos demás costes administrativos, financieros, ...que puedan producirse hasta que el material es-té instalado.

El objetivo de la empresa es reducir los cos-tes totales y éste será también el objetivo decada uno de los servicios que lo componen.

Para reducir los costes administrativos hayque reducir el número de operaciones adminis-trativas, evitando operaciones innecesarias yduplicidades.

Para reducir los costes financieros hay queactuar sobre las existencias en almacén, redu-ciéndolas al mínimo compatible con la calidadde servicios que la empresa debe prestar a susclientes.

La situación ideal, que hay que esforzarse enalcanzar es la siguiente:

a)- Disponer del proveedor que asegure elmejor precio posible del mercado, con la mejorcalidad de servicios.

✔ Facilitar a este proveedor informaciónque le permita atender con la mínima demoralas necesidades de la empresa.

✔ Los responsables de talleres/trabajos pi-den directamente al proveedor lo que necesi-tan.

✔ Los albaranes del proveedor son confor-

mados a la recepción del mate-rial y enviados directamente a Contabilidad.

✔ El proveedor envía todos los fines demes las facturas correspondientes, desglosadaspor destino, acompañadas de toda la documen-tació necesaria para conformar la factura. Enciertos casos, se estudiará la conveniencia de laautofactura (especialmente frente a pequeñosproveedores).

Política de compras, aprovisionamientos y almacenes

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Reducir los costes financieros implica actuar sobre las existencias en elalmacen y reducirlas al mínimo compatible con la calidad de los serviciosque la empresa debe prestar a los clientes.

En esta situación no son necesarios los AL-MACENES.

b)- Si no podemos estar en la situación ide-al antes descrita, porque los plazos de respues-ta del proveedor no satisfacen las necesidadesdel comprador, estudiar la situación,analizar lascausas por las que se produce el hecho y co-rregirlas. Si esto no se consigue, y el proveedorsigue interesándonos por razones económicas,buscar proveedores complementarios que pue-dan atender los aprovisionamientos en que fallael proveedor principal.

Aunque los proveedores complementariossean más caros casi siempre, serán más baratosque la protección con existencias propias.

Simplificando: un proveedor principal, quesea el fabricante, y otros proveedores alternati-vos, que san almacenistas-distribuidores.

c)- Si la situación que hemos descrito nopuede alcanzarse (y sólo entonces), crear exis-tencias de seguridad para atender los fallos delsistema de aprovisionamiento.

P OLÍTICA DE PR OVEEDORES

La empresa compra a dos tipos de proveedo-res:

✔ Fabricantes.✔ Distribuidores/Almacenistas.

La función de Compras tiene, pues, dos al-ternativas: comprar a Fabricantes o a Distribui-dores/Almacenistas. En principio, y siempre quesea económicamente conveniente, la políticaserá tender a comprar a Fabricantes. Los Dis-tribuidores/Almacenistas se utilizarán cuandono sea económico recurrir a Fabricantes (com-pras muy diversificadas y de pequeño valor) ocuando necesitemos un proveedor comple-mentario.

Una herramienta adecuada para tomar estasdecisiones es la creación de “familias de com-pras”, entendiendo por tal una clasificación deartículos basados en las tecnologías utilizadasen su producción. El objetivo es que a cada “fa-milia” de compra se corresponda un grupo deposibles proveedores.

P OLÍTICA DE GESTIÓN DE EXISTENCIAS

(STOCKS )

La creación y mantenimiento de existenciastiene tres objetivos:

A) Económico: obtener, por compras a fa-bricantes y en grandes cantidades, mejores pre-cios finales que los que se pueden conseguir comprando en pequeñas cantidades a distribui-dores/almacenistas.

Este objetivo supone ser competitivos (almenos para consumo propio) con los distribui-dores/almacenistas que son proveedores de laempresa.

B) Calidad de servicio: cumplir las condi-ciones de evitar retrasos o interrupciones en laproducción por alguna de estas causas:

✔ Plazos de entrega por proveedoressuperiores a los plazos de realización exigidospor clientes.

Política de compras, aprovisionamientos y almacenes

Compras y Existencias Nº 138Mayo-Junio 2005

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Aunque los proveedorescomplementarios seanmás caros casi siempre,

serán más baratos que laprotección con existen-

cias propias.

✔ Errores o imprevistos en el cálculode necesidades.

✔ Incumplimiento por los proveedoresde los plazos de entrega contractuales.

C) Absorber material sobrante de los su-ministros directos, en condiciones a determi-nar.

Nota 1.- Recordar que en los suministros di-rectos se crean,al anticipar las fechas de entre-ga sobre la fecha real de utilización, existenciaspendientes de utilizar (por tanto, inmovilizaciónde recursos financieros y ocupación de espa-cio).

Nota 2.-Tener presente que la gestión ade-cuada de Compras es una alternativa, a vecesmás económica y efectiva, para conseguir losmismos objetivos de la gestión de Stocks:

P OLÍTICA DE ALMACÉN

Para establecer la política de Almacén, hayque considerar su función en las diversas clasesde flujos de materiales que existen en la em-presa.

Distinguiremos aprovisionamientos directos(efectuados para un trabajo determinado) yaprovisionamientos indirectos (no efectuadospara un trabajo determinado).

En los aprovisionamientos directos existendos modalidades según el punto de entregaasignado al proveedor:

✔ en taller o lugar de ejecución del trabajo.

✔ en almacén.

En el caso de entrega por el proveedor di-rectamente en taller/obra, no incumbe al Alma-

cén ninguna función,excepto la de actuar como“buzón” de recogida de los correspondientesimpresos y su introducción en el sistema infór-matico.

Nota: Esta función puede suprimirse si, sedota a obras importantes de ordenadores por-tátiles o se asignan estas operaciones a opera-dores de ordenadores situados en otros pues-tos.

En el caso de entrega, en Almacén, de apro-visionamientos directos, corresponden a esteorganismo las operaciones de:

✔ Recepción.

✔ Colocación y custodia, hasta su entregaen obra.

✔ Despacho a obra.

En este caso, los materiales se cargarán di-rectamente en la cuenta de la obra.

En los aprovisionamiento indirectos, hechosen previsión de necesidades todavía no concre-tas, que corresponden por tanto a los efectua-dos en el marco de la política de gestión de

Política de compras, aprovisionamientos y almacenes

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Es necesario valorar todas las clases de flujos materiales existentes a lahora de establecer la política del almacen.

existencias,las funciones dealmacén serán las de

re ap rov i s i o n a m i e n-to, seguimiento, re-

c e p c i ó n , c o l o c a-ción y conser-vación del ma-terial y despa-cho a utiliza-dores.

Estos ma-teriales de

a p r o v i s i o n a -miento por Alma-

cén se valorarán, aprecios de cesión, que

tengan en cuenta los gastos su-plementarios que se producen respecto a losmateriales de aprovisionamiento directo.

En el precio de cesión consideramos portanto:

✔ costes hasta entrada en almacén: preciode compra más transporte (si no figurase en elprecio de compra) y costes de recepción (si loshubiese);estos costes son similares a los que seproducen en aprovisionamientos directos;

✔ gastos financieros deinmovilización de capi-tal;

✔ gastos ad-ministrativos dela gestión deestas existen-tias;

✔ eve n-t u a l m e n t e, l o scostes físicos dealmacenamiento.

En su momento, es-tos precios de cesión pueden ser-vir como base para la venta a terceros.

Con esta medida se pretende motivar lacompra directa, aparte de tener un control so-bre el valor añadido por los aprovisionamientosindirectos.

A s í , la comparación entre los precios decesión del Almacén y los de otros distribui-d o res y almacenistas nos dará un criterio pa-ra juzgar la competitividad (ya sea como po-sitiva o negativa) de estos ap rov i s i o n a m i e n-t o s .

Política de compras, aprovisionamientos y almacenes

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La comparación entrelos precios de cesión delAlmacén y los de otro sd i s t r i b u i d o re s / a l m a c e-

nistas nos dará un crite-rio para juzgar la com-petitividad (positiva o

negativa) de estos apro-visionamientos.

En los aprovisionamien-tos indirectos, las

funciones de almacén serán las de reaprovisio-namiento, seguimiento,

recepción, colocación y conservación del

material y despacho autilizadores.