¿Tenemos lo necesario para colaborar y que el International Space Apps Challenge

sea exitoso? Para empezar, como respondemos las siguientes preguntas:

1. ¿Suficiente tiempo para ejecutar este evento?

2. ¿ Que tanta ayuda tenemos para la logística del evento?

3. ¿Cómo es el lugar disponible para las 48 horas del evento?

4. ¿Con que organización nos asociamos para hacer posible el evento?

5. ¿Cómo es el ancho de banda de internet disponible en el evento para

todos los participantes?

6. ¿Existe comida en las proximidades para participantes y voluntarios?

7. ¿Hemos alcanzado a la gente adecuada para participar en el evento?

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Montar un evento exitoso

El formulario de registro estará disponible en http://spaceappschallenge.org previo al

evento y todas las personas que asistan tendrán que registrarse en línea. Se requiere que

en los eventos sólo se utilice el sistema de registro oficial del Space Apps Challenge , por

favor no configurar un registro propio del evento (como por ejemplo a través de

Eventbrite).

Nuestra experiencia sugiere que en realidad asistirán el 50 al 60% de las personas que se

registran y algunos aparecerán el día del desafío sin haberse inscripto. Esto puede variar

según el evento. Eres bienvenido a registrar personas adicionales en terreno si crees que

tendrás capacidad para acogerlos. Si esperas superar tu capacidad, puedes dar prioridad

a aquellos que se inscribieron por adelantado.

.

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Registro de Participantes

El check in será una funcionalidad de un sitio web que pedimos hacer a los local leads (de

manera que tengamos un conteo real de asistentes). Puede que desees considerar

establecer una mesa de registro en la entrada a la sala y que alguien esté disponible para:

− Registrar a quien asista el día del evento pero que no se haya registrado

− Indicar a los asistentes que comprueben si ellos han confirmado inscripción

checkeando su nombre en una lista.

− Distribuir stickers de la etiqueta con nombre / hacersela llenar a los asistentes.

− Llevar a los asistentes a donde pueden sentarse / poner sus cosas, etc.

− Responder cualquier pregunta que tengan.

− Proporcionar un ordenador (con Internet) para que los asistentes pueden registrarse

si ellos no han confirmado registro.

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Registro de Participantes, continuación

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Necesidad

Montar el plan de lanzamiento y organización logística para el

desarrollo de la hackaton Space Apps Challenge 2013

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Grupos de Tareas

• Desafíos y Tutoría

• Community Management y Activismo de redes

sociales

• Registro

• Seguridad

• Aseo

• Zona de descanso y Alimentación

• Documentos y guías

• Tecnología, conectividad y audio (micrófono)?

• Consiste en el armado de una red de comunicaciones eficiente entre los skateholders

del evento. Envio de mensajes previo y durante el evento, respuesta a dudas,

referenciamiento de contenido, creación de contenido, etc.

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1. Grupo de Tareas Community Mgmt

• Requisitos previos: – Base de datos de todas las cuentas de twitter y facebook (ASCOL, Techetcétera, IEEE, Mintic, Geocensos,

Space Apps , spaceapps_**, Pablo Bueno, Zoom, Colciencias, NTN24, RCN, Caracol, Wradio,

Universidades, ).

– Mensaje a transmitir.

– Agenda de comunicación y red de páginas web.

• Recursos: – Tiempo y responsables.

• Horario: – 1 a 20 de abril de 2013

• Líder: Jesica, Joanna.

• Asistente: XXX

• Consiste en administrar la base de datos de los registrados, verificar que los

participantes en el Space Apps Challenge reciban su escarapela al ingreso. Coordina

con documentación la ubicación de grupos.

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2. Grupo de Tareas de Registro

• Requisitos previos: – Contar con el listado de participantes junto con sus cédulas, EPS. Grupo sanguíneo, dirección, teléfono, y

nombre de acudiente en caso de emergencia.

– Contar con las escarapelas de PROSIS.

• Recursos: – Listados impresos

– Esfero, marcador

– Escarapelas marcadas previamente.

• Horario: – Iniciando el sábado a las 7:00 a.m. hasta el sábado 3:00 p.m.

• Líder: Edwin y Ana Caterine

• Asistente: XXX

• Consiste en garantizar que los asistentes permanezcan en la Sala de Innovación y no

penetren a otras áreas del Ministerio. Revisa el buen uso de recursos de misma sala.

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3. Grupo de Tareas de Seguridad

• Requisitos previos: – Lista de números telefónicos de los miembros del frente.

– Reglamento de comportamiento el cual debe ser socializado entre los asistentes con una semana de

anticipación.

– Inventario de los elementos de la Sala de Innovación.

• Recursos: – Reglamento de comportamiento previamente socializado.

• Horario: – Tres turnos: Grupo 1, sábado de 7:00 a 15:00 , Grupo 2, sábado de 15:00 a 20:00, Grupo 3 de 20:00 a 7:00

a.m, Grupo 4 de 7:00 a 16:00. Tres personas por turno.

• Líder: Edgar Rodríguez

• Grupo 1: Grupo 2: Grupo 3: Grupo 4.

• Consiste en garantizar que durante y al terminar el evento todas las instalaciones estèn

perfectamente limpias, haciéndo énfasis en baños y sala de innovacion. Coordinar con

alimentación que los desechos se eliminen fuera del Ministerio.

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4. Grupo de Tareas de Aseo

• Requisitos previos: – Contratar a una persona para que haga el aseo.

• Recursos: – Papel higiénico, jabón.

– Elementos de aseo

• Horario: – Durante todo el evento.

• Líder: XXX

• Asistente: Propuesta: señora Himelda.

• Consiste en garantizar que la alimentación sea correctamente entregada a los

participantes y patrocinantes. Incluye, 1 desayuno, 2 almuerzos, 1 cena y un refrigerio

a media noche.

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5. Grupo de tareas de Comfort: Descanso y Alimentación

• Requisitos previos: – Numero de asistentes

– Definición de alimentos.

• Recursos: – Alimentos y empaques.

– Mesas para ubicar la comida.

• Horario: – Durante todo el evento.

• Líder: XXX

• Asistente: Propuesta: señora

• Consiste en crear los documentos requeridos para guía del evento. Incluye, plan del

proyecto, manual del asistente donde se incluye el comportamiento, formatos de

registro. Se encarga de entregar el merchandising. .

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6. Grupo de Tareas de documentos y manuales

• Requisitos previos: – NA

• Recursos: – NA

• Horario: Debe estar listo a más tardar el 1 de abril.

• Líder: Olga Yamile Huertas.

• Asistentes: NA

• Consiste en la coordinación de desafíos por grupos, identificación de los mismos,

coordinación con ESRI de los desafios y la selección de los jueces. Establecimiento de

los criterios de juicio. Son los jueces.

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7. Grupo de Tareas de Desafíos y Tutoría

• Requisitos previos: – Conocer los desafíos elegidos, conformar los grupos.

– Elegir los tutores

• Recursos: – Camisetas para tutores, alimentación.

• Horario: – Desde el sábado a las 13:00 hasta el final del evento.

• Líder: Andrés Astudillo, Diego Cordero.

• Asistente: Diana de la Gobernación nos puede ayudar con candidatos.

Deberían ser máximo 4.

¡El éxito del International Space Apps Challenge depende de

nuestra pasión como Colombianos!

Gracias por su compromiso y participación en este evento

¡Gracias !

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Info de Contacto

If you have questions about planning your International Space Apps Challenge, contact us at:

Javier Carranza Tresoldi

GeoCensos

Local Lead Bogotá

javier.carranza@geocensos.com

Olga Huertas

GeoCensos

Stakeholder´s Lead

Olga.huertas@geocensos.com

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www.geocensos.com