INSTRUMENTOS DE CONTROL

INTRODUCCION

Una de las caractersticas de las organizaciones modernas es que han incorporado a sus procesos, elementos de gestin que les permitan evaluar sus logros o sealar falencias para aplicar los correctivos necesarios. Estos elementos conocidos como indicadores se deben establecer desde el mismo momento en que se elabora el plan de desarrollo estratgico y se aplican a ste y al plan operativo, en momentos de verdad o en la etapa de evaluacin.El logro de la competitividad de la organizacin debe estar referido al correspondiente plan estratgico, el cual fija la visin, misin, objetivos y estrategias corporativas con base en el adecuado diagnstico situacional. Los indicadores de gestin se convierten en los signos vitales de la organizacin, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos sntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.En una organizacin tambin se debe contar con el mnimo nmero posible de indicadores que nos garanticen contar con informacin constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la ejecucin presupuestal, la incidencia de la gestin, todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organizacin.

LOS INDICADORES DE GESTIN EMPRESARIALESA) DEFINICIONEl trmino "Indicador" en el lenguaje comn, se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que nos permiten darnos cuentas de cmo se encuentran las cosas en relacin con algn aspecto de la realidad que nos interesa conocer. Se define un indicador como la relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias esperadas.Estos indicadores pueden ser valores, unidades, ndices, series estadsticas, etc.Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misin, objetivos y metas de un determinado proceso.Los indicadores logsticos, de acuerdo a Mora Garca (2008), son relaciones de datos numricos y cuantitativos aplicados a la gestin logstica que permite evaluar el desempeo y el resultado en cada proceso, incluyen los procesos de recepcin, almacenamiento, inventarios, despachos, distribucin, entregas, facturacin y los flujos de informacin entre los socios de negocios. Es indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores de gestin logstica, con el fin de poder utilizar la informacin resultante de manera oportuna (tomar decisiones).

B) PRINCIPALES FUNCIONES DE LOS INDICADORES DE GESTIN

1. Apoyan y facilitan los procesos de toma de decisiones.2. Controlan la evolucin en el tiempo de los principales procesos y variables.3. Racionalizan el uso de la informacin.4. Sirven de base para la adopcin de normas y patrones efectivos y tiles para la organizacin.5. Sirven de base para la planificacin y la prospeccin de la organizacin.6. Sirven de base para el desarrollo de sistemas de remuneracin e incentivos.7. Sirven de base para la comprensin de la evolucin, situacin actual y futura de la organizacin.8. Propician la participacin de las personas en la gestin de la organizacin.

C) UTILIDAD DE LOS INDICADORES LOGISTICOS- Parametrizador de la planeacin de actividades logsticas.- Medicin de resultados.- Proyeccin de logros.- Identificacin de mejoras internas.- Dinamizador de los procesos logsticos de mercancas mediante la interrelacin de todas sus actividades internas (armona).- Potencializador de la actividad comercial.- Multiplicador de la realidad empresarial.- Capacidad real.- Capacidad instalada.

D) OBJETIVOS DE LOS INDICADORES LOGISTICOS

Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos. Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales. Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reduccin del tiempo de entrega y la optimizacin del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el mbito local y mundial (Benchmarking).

E) CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES LOGSTICOS Cuantificables: Debe ser expresado en nmeros o porcentajes y su resultado obedece a la utilizacin de cifras concretas. Consistentes: un indicador siempre debe generarse utilizando la misma frmula y la misma informacin para que pueda ser comparable en el tiempo. Agregables: Un indicador debe generar acciones y decisiones que redunden en el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados. Comparables: Deben ser diseados tomando datos iguales con el nimo de poder compararse con similares indicadores de similares industrias. Periodicidad: Es fundamental saber con qu frecuencia se deben hacer las lecturas: diaria, semanal o mensualmente.

F) ATRIBUTOS DE LA INFORMACINLos indicadores de gestin son, ante todo, informacin, es decir, agregan valor, no son solo datos. Siendo informacin, los indicadores de gestin deben tener los atributos de la informacin, tanto en forma individual como cuando se presentan agrupados.Senn propone los siguientes atributos para la informacin: F.1) Exactitud: La informacin debe representar la situacin o el estado como realmente es. F.2) Forma: Existen diversas formas de presentacin de la informacin, que puede ser cuantitativa o cualitativa, numrica o grfica, impresa o visualizada, resumida y detallada. Realmente la forma debe ser elegida segn la situacin, necesidades y habilidades de quien la recibe y procesa.

F.3) Frecuencia: Es la medida de cun a menudo se requiere, se recaba, se produce o se analiza. F.4) Extensin: Se refiere al alcance en trminos de cobertura del rea de inters. Adems tiene que ver con la brevedad requerida, segn el tpico de que se trate. La calidad de la informacin no es directamente proporcional con su extensin. F.5) Origen: Puede originarse dentro o fuera de la organizacin. Lo fundamental es que la fuente que la genera sea la fuente correcta. F.6) Temporalidad: La informacin puede "hablarnos" del pasado, de los sucesos actuales o de las actividades o sucesos futuros. F.7) Relevancia: La informacin es relevante si es necesaria para una situacin particular. F.8) Integridad: Una informacin completa proporciona al usuario el panorama integra] de lo que necesita saber acerca de una situacin determinada. F.9) Oportunidad: Para ser considerada oportuna, una informacin debe estar disponible y actualizada cuando se la necesita.Vale la pena tener en cuenta que hoy da son muchos los factores que afectan el desempeo de la organizacin, de las reas que componen la organizacin y de las personas que conforman la reas. El comportamiento de estos factores es probabilstico y no determinstico, y la manera ms efectiva, si no la nica, de reducir la incertidumbre a niveles razonables es a travs de tener informacin administrable.

G) PATRONES PARA LA ESPECIFICACIN DE INDICADORESG.1) ComposicinUn indicador correctamente compuesto tiene las siguientes caractersticas:

NombreLa identificacin y diferenciacin de un indicador es vital, y su nombre, adems de concreto, debe definir claramente su objetivo y utilidad.Forma de clculoGeneralmente, cuando se trata de indicadores cuantitativos, se debe tener muy claro la frmula matemtica para el clculo de su valor, lo cual implica la identificacin exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan.UnidadesLa manera como se expresa el valor de determinado indicador est dado por las unidades, las cuales varan de acuerdo con los factores que se relacionan.GlosarioEs fundamental que el indicador se encuentre documentado en trminos de especificar de manera precisa los factores que se relacionan en su clculo. Por lo general las organizaciones cuentan con un documento, llmese manual o cartilla de indicadores, en el cual se especifican todos los aspectos atinentes a los indicadores que maneja la organizacin.

A manera de ejemplo, veamos el caso de un indicador tpico para un vendedor, suponiendo que distribuye nicamente un artculo:-Nombre: Eficacia mensual en ventas-Frmula: Total clientes que compraronEficacia mensual en ventas = X100 Total clientes visitados

- Glosario:Indicador de eficacia mensual en ventas: Mide porcentualmente la eficacia del vendedor, relacionando el total de clientes que efectan la compra, con el total declientes que visit durante un mes determinado.

Total clientes que compraron: Corresponde a la cantidad total de clientes que realmente efectuaron la compra del producto ofrecido, durante el mes determinado.Total clientes visitados: Corresponde al total de clientes visitados por el vendedor en el mes objeto de anlisis. En caso de que visite ms de una vez a un cliente, se considerar como una visita realizada a un nuevo cliente. Por tanto, el total de clientes visitados equivale al total de visitas realizadas.Supongamos entonces que un vendedor, en el mes de febrero de 2015, logr que 35 clientes compraran el artculo en cuestin, y para ello realiz 85 visitas. El valor de nuestro indicador sera el siguiente: 35Eficacia mensual en ventas = X 100 = 41.18% 85Lo cual significa que este vendedor realiza cien visitas para lograr vender 41.18 artculos o debe visitar en promedio 2.43 veces (100 / 41.18) a cada cliente para convencerlo de efectuar la compra. Tal como se ha dicho, es necesario comparar el valor resultante del indicador con diversos patrones de referencia para que ste cobre sentido. Algunos patrones pueden ser los siguientes: Las metas establecidas El comportamiento histrico del indicador (para establecer tendencias) La relacin que existe entre la capacidad real que tiene el vendedor con los recursos de que dispone y la manera como los aprovecha. El mejor valor logrado para dicho indicador, bien sea en la organizacin o fuera de la misma. El valor del mismo indicador con respecto al sector al que pertenezca la organizacin.

G.2) NaturalezaEn cuanto a su naturaleza se refiere, los indicadores se clasifican segn los factores clave de xito. Definitivamente los indicadores de gestin deben reflejar el comportamiento de los signos vitales o factores clave (algunos autores los llaman factores crticos). As, encontraremos indicadores de efectividad, de eficacia (resultados, calidad, satisfaccin del cliente, de impacto), de eficiencia (actividad, uso de capacidad, cumplimiento de programacin, etc.), de productividad. La figura muestra la interrelacin de los factores clave mencionados:

Mapa de factores clave de xito de la gestinLOCALIDADSATISFACCIN DEL CLIENTE RESULTADO

EFECTIVIDAD

TIEMPOS DE PROCESO COSTOS OPERATIVOSDESPERDICIOS

Contar con un conjunto de indicadores que abarquen los factores clave descritos es garantizar la integridad de la funcin de apoyo para la toma de decisiones. Lamentablemente, a causa de polticas de organizacin errneamente establecidas y a los estilos gerenciales imperantes en algunas organizaciones, se ejerce control, generalmente, centrndose en los resultados, en la eficacia, y se deja de lado las restantes dimensiones de la gestin integral. A modo de ejemplo, supongamos el caso de un piloto de avin comercial que nicamente se gue para un vuelo determinado por la variable altura; muy seguramente el vuelo no finalizar satisfactoriamente, ya que por tener su atencin puesta nicamente en este aspecto, la altura, con toda certeza perder el rumbo, agotar el combustible, etc.G.3) VigenciaSegn su vigencia, los indicadores se clasifican en temporales y permanentes.Temporales: Cuando su validez tiene un lapso finito, por lo regular cuando se asocian al logro de un objetivo a la ejecucin de un proyecto, al lograrse el objetivo o cuando ste pierde inters para la organizacin, los indicadores asociados debern desaparecer.Permanentes: Son indicadores que se asocian a variables o factores que estn presentes siempre en la organizacin y se asocian por lo regular a procesos.Es corriente encontrar organizaciones en las cuales se han establecido indicadores asociados a proyectos que ya han culminado y a objetivos que ya se alcanzaron o desecharon por cualquier razn, de modo que tanto indicador por s mismo como los valores asociados a l deben ser objeto de constante revisin y comparacin con las caractersticas cambiantes del entorno y de la organizacin.G.4) Nivel de generacinSe refiere al nivel de la organizacin, estratgico, tctico u operativo, donde se recoge la informacin y se consolida el indicador.G.5) Nivel de utilizacinSe refiere al nivel de la organizacin, estratgico, tctico u operativo, donde se utiliza el indicador como insumo para la toma de decisiones.G.6) Valor agregadoEs normal encontrar en las organizaciones un nmero exagerado de indicadores, la mayora de los cuales no soportan un anlisis de valor agregado, en el sentido de la utilidad que para las personas tiene la informacin que se relaciona con ellos. Quiz la mejor manera de identificar si un indicador genera o no valor agregado est en relacin directa con la calidad y oportunidad de las decisiones que se puedan tomar a partir de la informacin que ste brinda. Es claro que si un indicador no es til para tomar decisiones no debe mantenerse.G.7) Tipos de indicadores de gestinUna organizacin debe contar con un nmero mnimo posible de indicadores que garanticen contar con informacin constante, real y precisa, sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, ejecucin presupuestal, incidencia de la gestin; todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organizacin.G.7.1) Indicadores financieros y operativos Miden el costo total de la operacin logstica, es decir el valor monetario de servir a los clientes y planear, administrar, adquirir, distribuir y almacenar el inventario con destino a los clientes. Es importante para la empresa poder controlar las actividades asociadas a su operacin logstica teniendo claro conocimiento y visibilidad del comportamiento de los costos de ejecucin de stas, relacionados a los niveles de eficiencia generados por los procesos logsticos, a fin de poder encontrar puntos clave que permitan optimizar los costos a travs de la cadena de abastecimiento incrementado la competitividad de la empresa en funcin de ser ms rentable en su operacin sin perder mercado. Estos indicadores se clasifican en costos operacionales y costos de capital.1. Costos de Capital. Miden el costo de oportunidad de la empresa de tener recursos financieros atados a activos de logstica, los cuales se entienden por: infraestructura fsica, flota de transporte, equipos de comunicaciones, y manejo de materiales (Estibadores, terminales de radio frecuencia, etc.), este indicador se calcula como:Costos de Capital = Valor total de los activos de logstica * Tasa de capitalizacin de los activos2. Costos Operativos. Miden los costos asociados a la ejecucin y desempeo de las actividades inherentes a los procesos logsticos y productivos, estos pueden ser: Costo de la bodega por metro cuadrado. Costo de despacho por unidad. Costo operativo de bodega por empleado. Costo de transporte por camin. Costo de transporte por conductor. Costo de transporte por unidad transportada.G.7.2) Indicadores de tiempo A travs de estos indicadores se conoce y controla la duracin de la ejecucin de los procesos logsticos de la empresa, es decir, el tiempo que toma llevar a cabo una determinada actividad o proceso, como por ejemplo, el tiempo que toma descargar o cargar un camin, el tiempo que toma la recepcin de mercanca en el centro de distribucin, etc. Los indicadores de tiempo muestran a la empresa las fluctuaciones que se generan de un perodo a otro durante la ejecucin de sus procesos, lo cual brinda herramientas de respuesta inmediata a cambios drsticos o paulatinos en su nivel de servicio, a travs del control de su evolucin y el impacto que causa en este los cambios o mejoras hechas a los procesos de abastecimiento y distribucin. Algunos de esto indicadores son: 1. Ciclo total de un pedido. Tiempo transcurrido desde el momento que un cliente pone el pedido hasta que el producto est entregado y facturado y en algunos casos, cobrado. 2. Ciclo de la orden de compra. Indicador para los controlar los tiempos de respuesta y entrega de los proveedores. 3. Ciclo de un pedido en bodega o almacn. Tiempo que transcurre durante la gestin del pedido desde que es hecho el requerimiento en el almacn hasta que ste es despachado al cliente final.4. Tiempo de trnsito. Lapso de tiempo que transcurre durante el transporte de mercancas. 5. Horizonte del pronstico de inventarios. Perodo de tiempo y frecuencia de los estimados de demanda.G.7.3) Indicadores de calidad Muestran la eficiencia con la cual se realizan las actividades inherentes al proceso logstico, es decir, el nivel de perfeccin del proceso en lo que tiene que ver a la gestin de los pedidos, la manutencin de las mercancas, los procesos de picking y packing, el transporte, etc. Estos reflejan las deficiencias en los procedimientos de ejecucin del proceso logstico, por lo cual es importante para la empresa pues la eficiencia en sus procesos determina la eficiencia en costos y nivel de servicio, dos factores vitales para la competitividad en mercados altamente cambiantes y competidos en un mbito internacional. Dentro de estos indicadores se destacan dos grandes grupos: 1. Porcentaje de pedidos perfectos: % de pedidos entrados correctamente. % de pedidos completos con cantidades exactas. % de pedidos recogidos con cantidades exactas. % de pedidos empacados de acuerdo con cliente. % de pedidos enviados sin daos o averas. % de pedidos despachados a tiempo y al lugar indicado. % de pedidos documentados perfectamente. 2. Porcentaje de Averas: % de mermas de la mercanca. % de averas en el empaque.% de averas ocasionadas en el transporte.G.7.4) Indicadores de productividadReflejan la capacidad de la funcin logstica de utilizar eficientemente los recursos asignados, es decir, mano de obra, capital representado en inversiones de inventarios, vehculos, sistemas de informacin y comunicaciones, espacios de almacenamiento, etc.El objetivo general de los recursos de logstica es generar ventas, es decir, llegar a los mercados eficientemente optimizando los costos y mejorando mrgenes de rentabilidad. Como ejemplo de estos indicadores se presentan los siguientes: Nmero de cajas movidas por hombre. Nmero de pedidos despachados. Nmero de rdenes recepcionadas. Nmero de unidades almacenadas por metro cuadrado. Capacidad de almacenamiento en estibas.

G.8) Ventajas que tiene contar con indicadores de gestinQuiz la ventaja fundamental derivada del uso de indicadores de gestin se resuma en la reduccin drstica de la incertidumbre, de la angustia y la subjetividad, con el consecuente incremento de la efectividad de la organizacin y el bienestar de todos los trabajadores. El siguiente es un listado general de ventajas asociadas al uso de indicadores de gestin. Motivar a los miembros del equipo para alcanzar metas retadoras y generar un proceso de mantenimiento continuo que haga que su proceso sea lder. Estimular y promover el trabajo en equipo. Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la organizacin.Generar un proceso de innovacin y enriquecimiento del trabajo diario. Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades de cada uno de los negocios. Disponer de una herramienta de informacin sobre la gestin del negocio, para determinar qu tan bien se estn logrando los objetivos y metas propuestas.

Identificar oportunidades de mejoramiento en actividades que por su comportamiento requieren reforzar o reorientar esfuerzos.

Identificar fortalezas en las diversas actividades, que puedan ser utilizadas para reforzar comportamientos proactivos.

Contar con informacin que permita priorizar actividades basadas en la necesidad de cumplimiento, de objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Disponer de informacin corporativa que permita contar con patrones para establecer prioridades de acuerdo con los factores crticos de xito y las necesidades y expectativas de los clientes de la organizacin.

Establecer una gerencia basada en datos y hechos.

Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las actividades clave de la organizacin y la gestin general de las unidades del negocio con respecto al cumplimiento de sus metas

Reorientar polticas y estrategias, con respecto a la gestin de la organizacin.

H) METODOLOGA GENERAL PARA ESTABLECIMIENTO DE LOS INDICADORES DE GESTIN

H.1. Formular objetivos y estrategias.

Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearn para lograr los objetivos. Ellos nos dan el punto de llegada, las caractersticas del resultado que se espera. Existen unos factores que nos ayudan a especificar, a cuantificar, un objetivo o una estrategia. (Para efectos de manejo del lenguaje, a un objetivo o estrategia cuantificada le llamaremos "meta").

Se entiende por cuantificar un objetivo o estrategia la accin de asociarle patrones que permitan hacerla verificable.

Estos patrones son: Atributo: es el que identifica la meta. Escala: Corresponde a las unidades de medida en que se especificar la meta. Status: Es el valor actual de la escala, el punto de partida. Umbral: Es el valor que de la escala que se desea alcanzar. Horizonte: Hace referencia al periodo en el cual se espera alcanzar el umbral. Fecha de iniciacin: Cuando se inicia el horizonte. Fecha de terminacin: Corresponde a la finalizacin del lapso programado para el logro de la meta. Responsable: Persona que tendr a su cargo la ejecucin de la estrategia o el logro de la meta.En el ejemplo que se propone acerca de un programa de capacitacin, se aprecia la especificacin de una meta.

H.2. Identificar los factores claves del xito.

Se entiende por factor crtico de xito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control para lograr el xito de la gestin, el proceso o la labor que se pretende adelantar.H.3. Definir los indicadores para los factores claves de xito.

Es necesario establecer unos indicadores que nos permitan hacer el monitoreo antes del proyecto, durante ste y despus de la ejecucin del proceso respectivo.Es fundamental, a estas alturas, tener establecida la capacidad de gestin y los recursos disponibles, para el desarrollo de las actividades.En el ejemplo que se propone con respecto al factor eficacia, en cuanto a la aprobacin de pruebas se refiere, se sugiere el siguiente indicador:

(Total personas que aprobaron pruebas)Nivel de aprobacin =de pruebas (Total de personas capacitadas)

Este indicador mide el grado en el cual las personas captaron y aprehendieron los conceptos tericos y las metodologas impartidas en la capacitacin. Se sugiere considerar superada una prueba si la calificacin del participante es cuatro cero o superior. Se supone que todas las personas capacitadas presentan las pruebas.

H.4. Determinar los parmetros necesarios para medir los indicadores.

Es necesario determinar para cada indicador, estado, umbral y rango de gestin: ESTADO: Corresponde al valor inicial o actual del indicador. UMBRAL: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener. RANGO DE GESTION: Este trmino lo acuamos para designar el espacio comprendido entre los valores mnimo y mximo que el indicador puede tomar.

H.5. Disear la medicin.

Consiste en determinar fuentes de informacin, frecuencia de medicin, presentacin de la informacin, asignacin de responsables de la recoleccin, tabulacin, anlisis y presentacin de la informacin.

H.6. Determinar y asignar recursos.

La medicin se incluya e integre al desarrollo del trabajo, sea realizada por quien ejecuta el trabajo y esta persona sea el primer usuario y beneficiario de la informacin.

Los recursos que se utilicen en la medicin sean parte de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo o del proceso.

H.7. Medir y ajustar.Es necesario tener en mente que muy seguramente la primera vez que efectuamos mediciones surgirn una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos: Pertinencia del indicador. Valores y rangos establecidos. Fuentes de informacin seleccionadas. Proceso de toma y presentacin de la informacin. Frecuencia en la toma de la informacin. Destinatario de la informacin, etc.

H.8. Estandarizar y formalizar.

Consiste en el proceso de especificacin completa, documentacin, divulgacin e inclusin entre los sistemas de operacin del negocio de los indicadores de gestin. Es durante esta fase que se desarrollan y quedan en limpio las cartillas o manuales de indicadores de gestin del negocio.

H.9.Mantener en uso y mejora contina

Siendo conscientes de que en el mundo en general, y especialmente en el mbito de los negocios, lo nico constante es el cambio y de que esto genera una dinmica muy especial en los sectores y en las organizaciones, el sistema de indicadores de gestin debe ser revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de las empresas.

Hacer mantenimiento al sistema es bsicamente, darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente moni torco del sistema empresa y de su entorno.

As mismo, mejorar continuamente significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestin agrega a las personas usuarias; es hacerlo cada vez ms preciso, gil, oportuno, confiable y sencillo.I) Matriz de evaluacin de indicadores de gestinEste instrumento ha sido diseado para aplicarse de manera peridica en las organizaciones, y tiene por objeto ayudar a los lderes a depurar el sistema de indicadores a partir del anlisis de cada uno respecto de los objetivos y procesos que se llevan a cabo. Igualmente, puede ser aplicado en reas o departamentos.Como primera medida, la principal utilidad de esta matriz radica en que nos ayuda a eliminar aquellos indicadores que no agregan valor o que han perdido su vigencia; nos ayuda a establecer el grado de control de procesos y objetivos.

Matriz de evaluacin de indicadores de gestinOBJETIVOPROCESOSNIVELNATURALEZAVIGENCIAAGREGA

VALORPERMANECE

INDICADORCORP.

OBJOBJOBJESTRATEGICOTACTICOOBJETIVOEFICACIAEFICIENCIAPRODUCTIVIDADTEMPORALPERM ANENTE

123XYZ

A111111SI

B111111

C11

D111

E11111Si

F111

G1111SI

H11

I1111111SI

J111

531141252500264

I.1) ComposicinLa matriz est compuesta de la siguiente manera: en la primera columna, se escriben los indicadores; en las columnas siguientes, tres en este caso, se escriben los objetivos; en las siguientes, tres para el ejemplo, se escriben los procesos principales del rea o de la organizacin; en las tres siguientes columnas se seala el nivel del indicador (estratgico, tctico u operativo); en las tres siguientes, se seala la naturaleza del indicador, de eficacia, de eficiencia o de productividad; en las dos siguientes, se seala si la vigencia del indicador es temporal o permanente; en la penltima se seala si el indicador agrega valor, es decir, si en realidad es til, y en la ltima, tras haber realizado el anlisis integral, horizontal, para cada indicador se seala si el indicador permanece o si por el contrario ya no se emplear ms.En la tabla de la figura aparecen los indicadores designados con letras de la A la J, diez en total. Veamos, por ejemplo, el indicador "A": est asociado al objetivo 1, al proceso, y es del nivel tctico; es un indicador de eficacia, es permanente y agrega valor; por tanto, permanece. El indicador "B" est asociado al objetivo 2, al proceso x; es de nivel tctico, es de eficacia, es temporal y no agrega valor; por tanto, no permanece. El indicador "I" est asociado a los objetivos 1,2 y 3, a ningn proceso, es del nivel estratgico, es de eficacia, es temporal y agrega valor; por tanto, permanece. Procediendo de manera similar con todo el conjunto de indicadores, podemos concluir que solamente cuatro de los diez indicadores deben permanecer en uso, puesto que los seis restantes no son de ninguna utilidad. Vale la pena aclarar que un indicador puede no agregar valor, entre otras cosas porque no se recoge o analiza oportunamente, porque no es utilizado por la persona adecuada, porque la frecuencia con que se analiza o la forma en la cual se presenta no es la adecuada. Esto quiere decir que antes de decidir eliminar un indicador es necesario verificar lo anterior.Haciendo el anlisis vertical de la matriz, vemos que de los tres objetivos el nmero 1 tiene cinco indicadores asociados, mientras el nmero 3 solamente uno; es posible pensar que estn mal distribuidos. En cuanto a los procesos, parece que el proceso "Y" tiene una alta concentracin de indicadores frente a los procesos "X" y "Z"; en cuanto al nivel se refiere, del nivel tctico hay mayor proporcin de indicadores; con respecto a la naturaleza de los indicadores, se aprecia que nuestro sistema no est controlando ni la eficiencia ni la productividad.

matriz de evaluacin de indicadores de gestinEn conclusin: la matriz de evaluacin de indicadores nos apoya no solamente para evaluarlos individualmente, sino que a travs de su evaluacin agrupada podemos constatar qu tan integral y adecuado es el control de la organizacin.

CONCLUSIONES

Los indicadores de gestin son fundamentales para que la empresa tome decisiones en pro de su presente y su futuro, para que se conozca laeficienciareal que tiene aquella, para que se descubran los puntos dbiles y fuertes de la entidad y tambin para que tener clara la situacin de riesgo que posee la misma.

Es importante que los indicadores de gestin reflejendatosveraces y fiables, ya que el anlisis de la situacin, de otra manera, no ser correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos, la interpretacin ser complicada.

Los indicadores son necesarios para poder mejorar: Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.

Los objetivos y tareas que se propone una organizacin deben concretarse en expresiones medibles, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos objetivos y tareas, y son los "Indicadores" los encargados de esa concrecin.

Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de cualquier operacin, no podemos olvidar: lo que no se mide, no se puede administrar.

El adecuado uso y aplicacin de estos indicadores y los programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logsticos de las empresas, sern una base de generacin de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional.

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