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REGISTROS CONTABLES Y AJUSTES

Asientos de Ajuste Para conocer el monto de la utilidad o pérdida del período, las empresas preparan el estado de resultados final del período contable. Para conocer con precisión el valor de la utilidad o pérdida, se debe lograr que cada cuenta presente el saldo correcto. Lo anterior se logra a través de los asientos de ajuste.

Los ajustes permiten registrar los hechos económicos realizados que no han sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Existen transacciones que tuvieron lugar en períodos anteriores, pero que afectan de alguna manera períodos posteriores. Con base en la información disponible, se deben hacer cálculos al cierre del período, que permitan determinar cómo y por cuánto se afecta el período corriente.

Gastos e Ingresos Acumulados Gastos Acumulados: se trata de aquellos gastos causados, pero que a la fecha de cierre del período aún no han sido pagados.

Ingresos Acumulados: se trata de aquellas rentas realizadas, pero que a la fecha de cierre del período aún no se han recibido.

Ilustración:

Rombo Ltda., paga un canon de arrendamiento de $250.000 mensuales a TOBÓN S.C.A., por las oficinas que ocupa. Al 31 de marzo, fecha de cierre del trimestre, no se ha pagado el arrendamiento correspondiente a marzo. A pesar de no haber producido el desembolso de dinero para cubrir el gasto, Rombo Ltda., debe reconocerlo como un gasto de marzo. Por su parte Tobón S.C.A., aunque no haya recibido el dinero por este concepto, debe reconocer el arrendamiento como un ingreso del mes de marzo.

LIBRO DIARIO ROMBO LTDA.

Fecha Detalle Parciales Débito Crédito

Marzo 31 Gastos arrendamiento $250.000

Arrendamiento por pagar $250.000 El ajuste se hace para reconocer el gasto del arrendamiento de marzo no cancelado aún. El efecto del ajuste es crear un gasto y aumentar un pasivo.


LIBRO DIARIO TOBON S.C.A.

Fecha Detalle Parciales Débito Crédito

Marzo 31 Ingresos por cobrar $250.000

Ingresos por arrendamiento $250.000 El ajuste se hace para reconocer el ingreso por arrendamiento aún no recibido. El efecto es aumentar un activo y reconocer un ingreso.

Gastos e Ingresos Pagados por Anticipado (ajustes diferidos) Gastos Pagados por Anticipado: se trata de aquellos conceptos que se han pagado por anticipado, pero que para el actual período se debe reconocer la respectiva porción del gasto.

Ingresos Recibidos por Anticipado: se trata de aquellos conceptos que se han recibido por anticipado, pero que para el actual período se debe registrar la respectiva porción de ingreso.

Ilustración:

Rombo Ltda., pagó el 01 de enero $900.000 a Tobón S.C.A. por concepto del arrendamiento de los tres (3) siguientes meses. El 31 de enero Rombo Ltda., debe reconocer el gasto correspondiente a enero y Tobón S.C.A. reconocer el ingreso por arrendamiento del mismo mes.

LIBRO DIARIO ROMBO LTDA.

Fecha Detalle Parciales

Débito Crédito

Enero 31 Gastos arrendamiento $300.000

Arrendamiento pagados por anticipado $300.000

LIBRO DIARIO TOBON S.C.A.



Débito Crédito

Enero 31 Arrendamiento recibido por anticipado $300.000

Ingresos por arrendamiento $300.000

El ajuste se hace para reconocer el ingreso de enero recibido por anticipado. Este ajuste tiene el efecto de disminuir un pasivo y crear una renta.

El ajuste se hace para reconocer el gasto del arrendamiento de enero, pagado por anticipado. Este ajuste tiene el efecto de crear un gasto y disminuir un activo diferido.

Ejercicio. Se debe de analizar que no siempre las transacciones de la empresa se realizan a primero de un mes, si no en cualquier fecha de este razón por la cual se debe de recurrir a buscar el numero de días de un evento para poder realizar una acusación exacta ante una situación determinada.

La Cia ZZ Ltda. El dia 3 de mayo cancela un seguro de incendio por nueve meses. Valor $ 5.200.000 asentar el valor correspondiente a dicho mes.

CALCULO. 1. Numero de dias del gasto = Nro total de dias mes menos dia de

pago mas uno

Dias del gasto = 30-13+1 total………..18

2. valor diario del gasto= valor de gasto dividió nro de meses de pago anticipado dividido 30

Valor diario de gasto = 5.300.000/9/30 Valor diario de gasto = 19.629.63

3. Valor mes = Valor diario multiplicado días del gasto

Valor mes= 19.629.63 por 18 Valor Mes= 353.333


ASIENTO:

LIBRO DIARIO cia ZZ


Débito Crédito

Enero 31 Gasto seguro $353.333

Seguro pagado por anticipado $353.333

Depreciación de Propiedades, Planta y Equipo Una situación muy similar al ajuste de los diferidos lo constituye la depreciación de algunos de los activos clasificados como propiedades, planta y equipo. La contribución de los activos a la generación de ingresos debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. La depreciación de los inmuebles debe calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.

Los métodos de depreciación son el de línea recta, suma de los dígitos del año, unidades de producción u horas de trabajo.

Método de Línea Recta

Consiste en aplicar el mismo valor de depreciación a cada período de la vida útil. La depreciación resultante para cada período se debe llevar como gasto, a través de un asiento de ajuste. El asiento de ajuste por depreciación afecta el estado de resultados (disminuye el resultado de las operaciones) y el balance general (disminuye los activos a través de la cuenta depreciación acumulada).

Propiedades, Planta y Equipo Años

%

Construcciones y edificaciones 20 5

Maquinaria y equipo 10 10

Equipo de oficina 10 10


Equipo de cómputo y comunicación 5 20

Flota y equipo de transporte 5 20

Ilustración:

1. Rombo Ltda., adquirió el 01 de enero del año pasado un vehículo por $9.900.000. El método de depreciación que se usa es el de línea recta.

Depreciación anual = Costo - valor de salvamento (sí lo hay)

Vida probable en años Valor de salvamento = valor por el que se venderá el activo después de ser depreciado

Depreciación anual = $9.900.000

$1.980.000 / año 5 años

Depreciación mensual = $1.980.000

$165.000 / mes 12 meses

LIBRO DE DIARIO.


Débito Crédito

Enero 31 Gasto depreciación equipo de transporte $165.000

Depreciación acumulada equipo de transporte

$165.000

Este ajuste tiene como efecto crear un gasto y por lo tanto disminuir la utilidad del período. Además disminuir el valor del vehículo, en el balance general.

Valor del vehículo en el balance general al 31 de diciembre del año pasado.

Propiedades, planta y equipo

Flota y equipo de transporte $9.900.000

Depreciación acumulada (1.980.000)

Flota y equipo de transporte (neto) 7.920.000


Cuadro Depreciación por Línea Recta: En la práctica es costumbre hacer cuadros de depreciación para los activos fijos. Estos cuadros tienen dos (2) fines:

4. Presentar con claridad los datos que interesan a la administración.

5. Sirven para anexar a la declaración de renta de la empresa.

6.

Reglas para elaborar el cuadro de depreciación: 1. El detalle es el nombre del activo, por ejemplo, Edificio, muebles, maquinaria,

etc.

2. La fecha de adquisición, corresponde a la fecha de compra.

3. El costo histórico equivale al precio de compra.

4. El valor de salvamento (desecho) es el valor por el cual se venderá el activo al final de su vida útil.

5. El valor a depreciar corresponde al costo histórico menos el valor de salvamento.

6. La vida útil equivale al tiempo de vida probable del activo.

7. El valor de depreciación, corresponde al cálculo de la depreciación por el lapso de tiempo que se calcula.

8. La depreciación acumulada incluye el valor depreciado y acumulado hasta la fecha anterior a la última depreciación que se calcula en el cuadro.

9. El total depreciado incluye la suma del valor depreciado más la depreciación acumulada.

10. El saldo por depreciar equivale a la diferencia entre el costo de adquisición y el costo total depreciado.

REGISTROS CONTABLES Y AJUSTES

ACTIVOS FIJOS Y SU DEPRECIACION.

De acuerdo a lo expresado el activo fijo se debe de depreciar de acuerdo a los métodos especificados para el efecto:

Ilustración:


Elaborar un cuadro de depreciación al 31 de diciembre del año actual con los siguientes datos:

1. Se adquirió muebles y enseres por $1.000.000 el 01 de enero del actual año. Se les calcula una vida probable de 10 años y un valor de salvamento de $100.000.

2. Se adquirió maquinaria y equipo el 01 de enero del año anterior por $2.000.000. Se les calcula una vida probable de 10 años y un valor de salvamento de $200.000.

CUADRO DE DEPRECIACIÓN A DICIEMBRE 31 DEL AÑO ACTUAL.

Detalle Fecha de adquisición

Costo del activo

Valor salva -

mento

Valor depre

ciable

Vida útil (años)

Valor depre -

Ciación anual

Depre-

Ciación acumu -

Lada

Total depre-

Ciado

Saldo por depre-

Ciar

Muebles y enseres

Enero 01 del año actual

$1.000.000 $100.00 $900.000 10 $90.000 $0.000 $90.000 $810.000

Maquina

Ria y equipo

Enero 01 del año anterior

2.000.000 200.000 1.800.000 10 180.000 180.000 360.0000 1.440.000

Total 3.000.000 300.000 2.700.000 270.000 180.000 450.000 2.250.000

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

(3) = (1) - (2) (5) = (3) / (4)

(7) = (5) + (6) (8) = (3) - (7)

Ilustración:

La cia ZZ compra en el mes de junio año (n) los siguientes activos fijos:

mes junio Detalle Valor Medio de pago

5 vehiculo 15.200.000 con cheque

8 maquinaria 28.500.000 40% de contado

Primera compra


DEPRECIACION

asientos día 5

días de poseído el activo 30-5+1=

Total días……… 26

depreciación para vehiculo a 5 años

calculo

valor activo 15.200.000,00

divido 5 años

total año 3.040.000

divido 12 meses

total mes 253.333

divido 30 días

total día 8.444

multiplico por días de poseído

26 219.556

ASIENTOS CONTABLES

ASIENTO 1 al momento de la compra

cuenta detalle debito crédito

15 Activo fijo 15.200.000

11 bancos 15.200.000


ASIENTO 2 ajuste a la depreciación


51 Gasto depreciación 219.556

1592 depreciación acumulada 219.556

Segunda compra

DEPRECIACION

asientos día 18

días de poseído el activo 30-18+1=


depreciación para maquinaria 10 años

Valor

activo 28.500.000,00

divido 10 años

total año 2.850.000

divido 12 meses

total mes 237.500

divido 30 días

total día 7.917



13 102.917

ASIENTOS CONTABLES

ASIENTO 1 al momento de la compra


15 activo fijo 28.500.000

11 bancos 11.400.000

23 cuentas x pagar 17.100.000

ASIENTO 2 ajuste a la depreciación


51 Gasto depreciación 102.917

1592 depreciación acumulada 102.917

DIFERIDOS Y SU AJUSTE.

De acuerdo a lo expresado en el diferido se debe de contabilizar los gastos pagados por anticipado y diferir a los meses o años para lo cual fue adquirido:


Ilustración

mes junio Detalle Valor forma de pago

12 se adquieren cheques 2.400.000 con cheque

forma continua

para 8 meses

21 se adquiere seguro 9.300.000 60% de contado

de incendio

para un año

ajuste

asientos día 12

días de poseído el diferido 30-12+1=


ajuste

valor diferido 2.400.000,00

divido 8 meses

total mes 300.000

divido 30 días

total día 10.000



19 190.000

ASIENTOS CONTABLES

ASIENTO 1 al momento de la adquisición


17 diferido 2.400.000

11 bancos 2.400.000

0

ASIENTO 2 ajuste al diferido


51 gasto papelería 190.000

17 diferidos 190.000

recordemos palabra diferido= gastos pagados por anticipado

ajuste

asientos día 21


días de poseído el diferido 30-21+1=


ajuste

valor diferido 9.300.000,00

divido 12 meses

total mes 775.000

divido 30 días

total día 25.833


10 258.333

ASIENTOS CONTABLES

ASIENTO 1 al momento de la adquisición


17 diferido 9.300.000

11 bancos 5.580.000

23 cuentas por pagar 3.720.000


ASIENTO 2 ajuste al diferido


51 gasto papelería 258.333

17 diferidos 258.333

recordemos palabra diferido= gastos pagados por anticipado

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