RECOPILACION DE INFROMACION: METODOS NO INTRUSIVOS

CAPITULO V

MUESTREO

El muestreo es el proceso consistente en seleccionar sistemticamente elementos representativos de una poblacin. Cuando dichos elementos se examinan con cuidado, se da por hecho que el anlisis revelar informacin til de la poblacin en general.

El analista de sistemas debe tomar una decisin sobre dos aspectos importantes. Primero, hay una gran cantidad de informes, formularios, documentos de resultados, memorandos y sitios Web que han sido creados por los miembros de la organizacin.

LA NECESIDAD DE MUESTREO

Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendra que seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla o personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen:a. Reducir costos.b. Acelerar la recopilacin de datos.c. Mejorar la efectividad.

El muestreo ayuda a acelerar el proceso mediante la recopilacin de datos seleccionados en lugar de todos los datos de la poblacin entera. Adems, el analista de sistemas se ahorra el trabajo de analizar los datos de toda la poblacin.

DISEO DEL MUESTREO

Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para disear una buena muestra:1. Determinar qu datos van a ser recopilados o descritos.2. Determinar de qu poblacin se van a tomar muestras.3. Escoger el tipo de muestra.4. Decidir el tamao de la muestra.5. Reducir la parcialidad.

Cmo determinar qu datos van a ser recopilados o descritos El analista de sistemas necesita un plan realista sobre lo que se har con los datos una vez que se hayan recopilado. Si se recopilan, almacenan y analizan datos irrelevantes, sera un desperdicio de tiempo y dinero.

Cmo determinar de qu poblacin se va a tomar muestras A continuacin, el analista de sistemas debe determinar la poblacin. Por ejemplo, en el caso de datos reales y concretos, el analista de sistemas tiene que decidir si los ltimos dos meses son suficientes para el anlisis, o si ste requiere un ao completo de informes.

Cmo seleccionar el tipo de muestra Como se aprecia en la figura 5.1, el analista de sistemas puede utilizar uno de cuatro tipos principales de muestras. Dichos ejemplos son de conveniencia, intencional, simple y compleja. Las muestras de conveniencia son irrestrictas y no probabilsticas.

Cmo decidir el tamao de la muestra Obviamente, si todos en la poblacin vieran el mundo de la misma forma o si cada uno de los documentos contuviera exactamente la misma informacin que los dems, sera suficiente un tamao de uno para la muestra. Puesto que ste no es el caso, es necesario establecer un tamao de muestra mayor que uno pero menor que el tamao mismo de la poblacin.

DECISIN DEL TAMAO DE LA MUESTRA

Con frecuencia, el tamao de la muestra depende del costo involucrado o del tiempo requerido por l analista de sistemas, o incluso del tiempo que tengan las personas de la organizacin.

El analista de sistemas debe seguir siete pasos, algunos de los cuales son juicios subjetivos, para determinar el tamao de la muestra requerido: Determinar el atributo (en este caso, el tipo de errores que se buscar). 2. Localizar la base de datos o informes en los cuales se puede encontrar el atributo. 3. Examinar el atributo. Calcular p, la proporcin de poblacin que tiene el atributo. 4. Tomar la decisin subjetiva con respecto a la estimacin del intervalo aceptable, i. Seleccionar el nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza (valor z) en una tabla. Calcular crp, el error estndar de la proporcin, de la siguiente manera:> = T Determinar el tamao de la muestra necesario, n, con la frmula siguiente :n_P(l-p) !i T t 1arp

Cmo determinar el tamao de la muestra al entrevistar No hay una frmula mgica que le ayude al analista de sistemas a establecer el tamao de la muestra para entrevistar. La principal variable que determina a cuntas personas debe entrevistar a profundidad el analista de sistemas es el tiempo que dura una entrevista.

INVESTIGACIN

La investigacin es la accin de descubrir y analizar los datos. Al investigar las evidencias en una organizacin, el analista acta como Sherlock Holmes, el legendario detective del 22IB de Baker Street.

ANLISIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS

En todas las empresas existen muchos documentos cuantitativos disponibles para su interpretacin, y entre ellos se incluyen informes usados para la toma de decisiones, informes de desempeo, registros y una variedad de formularios. Todos estos documentos tienen un propsito y un pblico especficos a los cuales van dirigidos.

Informes usados para la toma de decisiones Un analista de sistemas necesita obtener algunos de los documentos que se usan para dirigir un negocio.Informes de desempeo La mayora de estos informes reflejan el desempeo real versus el desempeo deseado. Una funcin importante de los informes de desempeo es evaluar la dimensin de la brecha entre el desempeo real y el deseado.

Registros Los registros proporcionan actualizaciones peridicas de lo que ocurre en el negocio. Si un archivista cuidadoso actualiza sin retrasos el registro, este ltimo puede proporcionar informacin muy til al analista. La figura 5.4 es un registro de pago, llenado a mano, del alquiler de un departamento. Hay varias formas en las que el analista puede revisar un registro:

Buscar errores en cifras y sumas totales. Buscar oportunidades para mejorar el diseo del formulario de registro. Observar el nmero y tipo de las transacciones. Buscar puntos donde la computadora pueda simplificar el trabajo (es decir, clculos y otra manipulacin de los datos.

Formularios de captura de datos Antes3 de que empiece a cambiar los flujos de informacinen la organizacin, necesita entender el sistema actual. Usted o alguno de los miembrosde su equipo podran dedicarse a recolectar y catalogar una copia en blanco de cadaformulario (oficial o extraoficial] que est en uso.

ANLISIS DE LOS DOCUMENTOS CUALITATIVOS

Los documentos cualitativos incluyen mensajes de correo electrnico, memorandos, cartelesen los tableros de anuncios y en las reas de trabajo, pginas Web, manuales de procedimientosy manuales de polticas.

Carteles o pancartas en los tableros de anuncios o en las reas de trabajo Aunque los carteles podran parecer circunstanciales en relacin con lo que ocurre en la organizacin, sirven como reforzadores sutiles de valores para aquellos que los leen.

Sitios Web corporativos El analista tambin debe poner atencin en los sitios Web que se usan en el comercio electrnico negocio a cliente (B2C), al igual que aquellos que se usan para las transacciones negocio a negocio (B2B}.

Manuales Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son los manuales de la organizacin, incluyendo los manuales de procedimientos de operacin de las computadoras y los manuales en lnea.

Manuales de polticas El ltimo tipo de documento cualitativo que consideraremos es el manual de polticas. Aunque por lo general estos documentos abarcan grandes reas del comportamiento de los empleados y la organizacin, usted se puede ocupar en primer lugar de los que tratan sobre las polticas sobre los servicios, uso, acceso, seguridad y cargas de las computadoras.OBSERVACIN ESTRUCTURADA DEL ENTORNO (STROBE)

El mtodo para la Observacin Estructurada del Entorno (STRuctured OBservation of the Environment) se conoce como STROBE. La aplicacin exitosa del STROBE requiere que el analista observe explcitamente siete elementos concretos que por lo general se encuentran en las oficinas.

Ubicacin de !a oficina Uno de los primeros elementos que el analista de sistemas debe observar es la ubicacin de la oficina de un tomador de decisiones especfico con respecto a otras oficinas. Las oficinas accesibles tienden a aumentar la frecuencia de la interaccin y los mensajes informales, mientras que las oficinas inaccesibles tienden a disminuir la frecuencia de la interaccin y a aumentar los mensajes orientados a las tareas.

Colocacin del escritorio La colocacin de un escritorio en la oficina puede ofrecer pistas sobre la manera en que el tomador de decisiones ejerce su autoridad.

Equipo fijo de oficina Archiveros, libreros y otro equipo grande para almacenar artculos se incluyen en la categora de equipo fijo de oficina. Si no hay tal equipo, es probable que el tomador de decisiones almacene muy pocos artculos de informacin por s mismo. Si hay una abundancia de tal equipo, se asume que el tomador de decisiones almacena y valora mucha informacin.

Accesorios El trmino accesorios se refiere a todo el equipo pequeo usado para procesarinformacin, incluso las computadoras de bolsillo, calculadoras, PCs, plumas, lpices y reglas.La presencia de computadoras de bolsillo, calculadoras y PCs sugiere que un tomadorde decisiones que posee dicho equipo es ms probable que lo use personalmente que unoque debe salir de la oficina para usarlo.

Fuentes externas de informacin Un analista de sistemas necesita saber qu tipo de informacin usa el tomador de decisiones. La observacin del tipo de publicaciones almacenadas en la oficina puede revelar si el tomador de decisiones recurre a informacin externa (en revistas de comercio, recortes de peridico sobre otras compaas de la industria, etc.) o se basa ms en la informacin interna (informes de la compaa, correspondencia de la oficina, manuales de polticas). El analista tambin debe observar si el tomador de decisiones prefiere conseguir informacin externa en la Web.

Iluminacin y color de la oficina La iluminacin y el color juegan un papel importante en la manera en que un tomador de decisiones recopila informacin. Una oficina con iluminacin clida y radiante indica una tendencia hacia la comunicacin ms personal.

Vestimenta de los tomadores de decisiones Se ha escrito mucho sobre la vestimenta de los ejecutivos y dems personal con algn grado de autoridad. El analista de sistemas puede darse una idea de la credibilidad de los gerentes de la organizacin al observar la vestimenta que usan en el trabajo. El traje de dos piezas para un hombre o el traje con falda para una mujer representan la mxima autoridad, de acuerdo con algunos investigadores que han estudiado las percepciones sobre la apariencia de los ejecutivos.

APLICACIN DEL STROBE

Una forma de implementar el STROBE es mediante el uso de una lista de verificacin anecdtica con smbolos taquigrficos. Este enfoque del STROBE fue til para determinar los requerimientos de informacin de cuatro tomadores de decisiones importantes en una tienda de ropa.

PREGUNTAS DE REPASO

1. Defina el significado de muestreo.Proceso que consiste en seleccionar elementos de una poblacin. Se toma en cuenta dos aspectos:* A la gran cantidad de: Informes, formularios, memos, sitios web.

2. Mencione cuatro razones por las cuales el analista de sistemas necesitara tomar muestras de datos o seleccionar personas representativas para entrevistar. Reducir costos .Acelerar la recopilacin de datos. Mejorar la efectividad. Reducir la parcialidad.

3. Cules son los cuatro pasos que se deben seguir para disear una buena muestra? Determinar que los datos van a ser recopilados o descritos Determinar de qu poblacin se va a tomar la muestra Escoger el tipo de muestra Decidir el tamao de la nuestra.

4. Mencione los tres tipos de muestra aleatoria compleja. Muestreo sistmico El muestreo por conglomerado El muestreo estratgico.

5. Defina el significado de la estratificacin de muestras.La estratificacin de muestras es el proceso de identificar las subpoblaciones, oestratos, y despus seleccionar objetos o personas para el muestreo en estas subpoblaciones. Con frecuencia, este proceso es fundamental si el analista de sistemas desea recopilar eficazmente los datos.

La estratificacin tambin es apropiada cuando el analista de sistemas necesita utilizar distintos mtodos para recopilar datos de diferentes subgrupos.

6. Qu efecto se produce en el tamao de la muestra al usar un mayor nivel de confianza al tomar muestras del atributo?El efecto que produce en el tamao de la muestra el tener un mayor nivel de confianza, es que el tamao de la muestra sera ms grande.

7. Cul es la principal variable que determina a cuntas personas debe entrevistar a profundidad el analista de sistemas?La principal variable que determina a cuntas personas debe entrevistar a profundidad el analista de sistemas es el tiempo que dura una entrevista. Una verdadera entrevista a fondo y una entrevista de seguimiento toman mucho tiempo del entrevistador y el entrevistado.

8. Qu informacin sobre el tomador de decisiones busca descubrir el analista a travs de la observacin?El observar las actividades del tomador de decisiones, el analista busca darse una idea de lo que realmente se hace, no slo de lo que se documenta o explica. Adems, al observar al tomador de decisiones, el analista trata de ver personalmente las relaciones que existen entre el tomador de decisiones y los dems miembros de la organizacin.

9. Mencione cinco pasos para ayudar al analista a observar las actividades tpicas del tomador de decisiones.

Examine los documentos en busca de metforas clave u orientadoras. Busque una mentalidad de internos contra externos o de "nosotros contra ellos". Liste los trminos que caractericen lo bueno o lo malo y que aparezcan repetidamente en los documentos. Busque mensajes y grficos significativos colocados en reas comunes o en pginasWeb. Identifique el sentido del humor, si lo hay.

10. Quin es el actor en la tcnica conocida como guion del analista?Es el tomador de decisiones quien es observado "actuando" o tomando decisiones.

11. En el guin del analista, qu informacin de los gerentes se registra en la columna derecha?En la columna mencionada aparece las actividades relacionas con la informacin en este caso el guion

12. Tomando en cuenta que la idea del STROBE proviene del mundo del cine, a cul papel se asemeja el papel del analista de sistemas?Se asemeja al crtico de cine para el anlisis de los requerimientos de informacin.

13. Mencione los siete elementos concretos del entorno fsico del tomador de decisiones que el analista de sistemas puede observar mediante el STROBE.

1. Ubicacin de la oficina2. Colocacin del escritorio3. Equipo fijo4. Accesorios5. Fuentes externas de informacin6. Iluminacin y color de la oficina7. Vestimenta de los tomadores de decisiones