Teoría de Los Círculos de Calidad

8/18/2019 Teoría de Los Círculos de Calidad

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Teoría de los círculos de calidadContenidos.Introducción.Los círculos de calidad y su relación con el control de calidad.Generalidades de los círculos de calidad.

Definiciones.Lo esencial de los círculos de calidad.Objetivos generales de un programa de círculos de calidad.or !u" son populares los círculos de calidad.Características de los círculos de calidad.#u" son$ cómo se forman y cómo funcionan los círculos de calidad.Cómo est%n constituidos los círculos decalidad.............................................................&'(stablecimiento de los círculos de

calidad......................................................................&&La operación de los círculos decalidad...........................................................................&)Desarrollo de los círculos decalidad...............................................................................&*T"cnicas utili+adas en los círculos para solucionarproblemas.......................................&,-eneficios esperados de los círculos decalidad..............................................................&-ibliografía..................................................................................................................

....&

Introducción

(l concepto de Control total de Calidad fue originado por el Dr. /. 0eigenbaum$

!uien sirvió en los a1os ,' como gerente de Control de Calidad y gerente de

operaciones fabriles y Control de Calidad en la sede de la General (lectric en

2ueva 3or4. 5u artículo sobre Control Total de Calidad se publicó en la revista

Industrial #uality Control en 6ayo de &7,8.

Luego siguió un libro publicado en &79& con el título de Total #uality Control:

(ngineering and 6anagement. 5eg;n 0eigenbaum$ el Control Total de Calidad

un sistema efica+ para integrar los esfuer+os en

materia de desarrollo de calidad$ mantenimiento de calidad y mejoramiento de


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calidad reali+ados por los diversos grupos en una organi+ación$ de lo !ue sea

posible producir bienes y servicios a los niveles m%s económicos y !ue sean

compatibles con la plena satisfacción de los clientes>.

(& CTC e?ige la participación de todas las divisiones$ incluyendo las de mercadeo$

dise1o$ manufactura$ inspección y despac@os. Temiendo !ue la calidad$ tarea de

todos en una empresa$ se convirtiera en tarea de nadie.

0eigenbaum sugirió !ue el CTC estuviera respaldado por una función gerencial

bien organi+ada$ cuya ;nica %rea de especiali+ación fuera la calidad. 5u

profesionalismo occidental lo llevo a abogar por!ue el CTC estuviera en manos de

especialistas. La modalidad japonesa es diferente a la del Dr. 0eigenbaum ya !uelos japoneses @an insistido en !ue todas las divisiones y todos los empleados

deben participar en el estudio y la promoción del Control de Calidad.

(ste movimiento jam%s @a sido e?clusividad de los especialistas en Control de

Calidad. (sto se @a manifestado en todas sus actividades incluyendo el curso

b%sico de Control de Calidad para ingenieros$ y los seminarios del Dr. Deming

para gerentes altos y medios


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afecten el adecuado desempe1o y la calidad de un %rea de trabajo$ proponiendo

ideas y alternativas con un enfo!ue de mejora contin;a.

Los círculos de calidad y su relación con el control de calidad.

(s importante mencionar !ue los Círculos de Calidad no sustituyen de ninguna

forma al Control de Calidad$ sino !ue son parte del sistema utili+ado por las

empresas para asegurar la calidad de los productos.

2ormalmente$ se @a considerado el sistema tradicional de Control de Calidad

como responsabilidad e?clusiva de un departamento yBo grupo reducido de

personas dentro de la empresa.

(n apón$ por el contrario$ la calidad se considera responsabilidad de cada uno delos integrantes de la organi+ación$ de @ec@o$ el Control de Calidad$ recibe la

denominación de control de calidad con alcance de toda la compa1ía$ lo cual

facilita la implementación y operación de los Círculos de Calidad$ como una parte

del sistema de control.

Generalidades de los círculos de calidad

La @istoria de los Círculos de Calidad va aparejada al desarrollo tecnológico del

país !ue los @i+o nacer: el apón. Despu"s de la segunda guerra mundial y al

rendirse apón$ el general 6c rt@ur invito a algunos especialistas en control de

calidad a impartir conferencias sobre el tema en a!uel país. (stos especialistas

eran entre otros$ osep 6. uran y (dEar F. Deming$ !uienes sembraron la

semilla del conocimiento sobre calidad en un terreno altamente f"rtil.

unado a lo anterior$ el apoyo gubernamental y la difusión @ec@a sobre control de

calidad a trav"s de radio$ prensa y televisión$ fueron sin duda de gran importancia$

para la mejora de los niveles de calidad de los productos japoneses$ !ue por

muc@o tiempo$ go+aron de p"sima reputación en el mercado e?terior.


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(l Dr. aoru Is@i4aEa es responsable del comien+o de los Círculos de Calidad al

iniciar en &79A$ discusiones en grupo para la solución de problemas a trav"s del

Control (stadístico de Calidad. Desde entonces$ los japoneses @an llegado a ser

reconocidos como el país m%s productivo del orbe.

Despu"s de contemplar con a+oro el "?ito japon"s$ evidenciado por su

desempe1o en diversos mercados$ las grandes potencias se preguntan$ Hcu%l es

el secreto del llamado milagro japon"s

or supuesto !ue no e?iste una respuesta ;nica a esta preguntaJ los valores

culturales$ las políticas gubernamentales$ la disciplina de su gente$ su sistema de

educación$ la investigación e?@austiva de mercados$ su creatividad y la promoción

de la participación de los trabajadores en la toma de decisiones de la empresa$son sin duda algunos de los tantos factores !ue @an contribuido en gran medida a

lograr lo !ue pocos países @an alcan+ado en tan poco tiempo en aspectos de

productividad$ calidad$ administración y comerciali+aciónJ sin embargo$ se

considera !ue algunos programas como los Círculos de Calidad @an contribuido

significativamente a esos logros.

(n apón se promueve al m%?imo el desarrollo de la capacidad efectiva y

productiva de los individuos de una organi+ación$ y los Círculos de Calidad @an

sido una de las formas utili+ada para ese fin.

Definiciones

Las definiciones siguientes son e?puestas en el libro de @illip C. T@ompson$

Círculos de Calidad$ Como @acer !ue funcionen$ y se refieren a las distintas

maneras como se define el concepto en el te?to:

Kn Círculo de Calidad es un pe!ue1o grupo de personas !ue se re;nen

voluntariamente y en forma periódica$ para detectar$ anali+ar y buscar soluciones a

los problemas !ue se suscitan en su %rea de trabajo.


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Kn Círculo de Calidad est% formado por pe!ue1os grupos de empleados !ue se

re;nen e intervienen a intervalos fijos con su dirigente$ para identificar y solucionar

problemas relacionados con sus labores cotidianas.

Kn Círculo de Calidad est% integrado por un reducido n;mero de empleados de la

misma %rea de trabajo y su supervisor$ !ue se re;nen voluntaria y regularmente

para estudiar t"cnicas de mejoramiento de control de calidad y de productividad$

con el fin de aplicarlas en la identificación y solución de dificultades relacionadas

con problemas vinculados a sus trabajos.

K(l Círculo de Calidad es un grupo pe!ue1o !ue desarrolla actividades de controlde calidad voluntariamente dentro de un mismo taller. (ste pe!ue1o grupo lleva a

cabo continuamente$ como parte de las actividades de control de calidad en toda

la empresa$ autodesarrollo y desarrollo$ mutuo control y mejoramiento dentro del

taller$ utili+ando t"cnicas de control de calidad con participación de todos los

miembros.

Kn grupo pe!ue1o de empleados !ue reali+an tareas similares y !ue

voluntariamente se re;nen con regularidad$ en @oras de trabajo $ para identificar

las causas de los problemas de sus trabajos y proponer soluciones a la gerencia.

pesar de ser muc@as las definiciones atribuidas al concepto de Círculos de

Calidad es conveniente dejar claro !ue para los efectos !ue nos competen

definiremos Círculo de Calidad como:

MGrupo natural de trabajo$ conformado por empleados de una misma institución o

empresa !ue reali+an tareas similares y !ue voluntariamente se re;nen con

regularidad$ en @oras de trabajo$ para identificar las causas de los problemas de

sus trabajos y proponer soluciones a la gerenciaN.


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Lo esencial de los círculos de calidad.

(l concepto de los Círculos de Calidad es uno !ue permite !ue los empleados

participen m%s$ solucionando en forma organi+ada sus propios problemas de

trabajo. 5uena sencillo$ pero de @ec@o es enga1oso$ y si anali+amos la definición

podemos aislar un n;mero de ra+ones para ello.

rimeramente el enfo!ue de los Círculos de Calidad es uno !ue @ace !ue la gente

participe mas$ pero no ejerce presión para !ue lo @aganJ en otras palabras$ el

enfo!ue es meramente voluntario en todos los niveles de la organi+ación. 5i un

gerente objeta el concepto$ no @abr% Círculos de Calidad en su departamento

salvo$ o @asta !ue "l cambie de parecer.

Lo mismo sucede cuando "l decide apoyar el concepto$ pero sus supervisores no

se ofrecen como voluntarios$ y de igual manera pasar% cuando los !ue no decidan

cooperar sean los trabajadores.

(ste principio de voluntarios es crucial para el "?ito de los Círculos de Calidad$

tanto así !ue podemos decir categóricamente !ue si no los formaron

voluntariamente no se trata de genuinos Círculos de Calidad. 5in embargo$ no es

f%cil ni de introducir ni de conducir$ ya !ue se trata de algo muy poco usual. (n la

vida de trabajo del empleado promedio$ uno m%s bien sospec@a !ue nada es

realmente voluntario y !ue se necesita m%s de una mera afirmación para !ue la

característica de voluntario se @aga realidad.

La segunda característica distintiva del enfo!ue de los Círculos de Calidad es !ue

la gente !ue participa en ellos se les anima a solucionar sus propios problemas

relacionados con el trabajo. & pedírseles !ue indi!uen !u" problemas les afectan

en el trabajo$ la mayoría tiende a se1alar las dificultades ocasionadas por otras

secciones$ departamentos o personas$ m%s !ue a factores !ue se @allen dentro de

su propia esfera de influencia.


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(sto inevitablemente da lugar a frustraciones y tiende a convertirse en un círculo

vicioso$ ya !ue por cada dedo !ue se1ala generalmente @ay otro !ue se1ala en

sentido contrario.

Con los Círculos de Calidad se vence esta grave dificultad del problema de

participación$ introduciendo una combinación de las ideas >nada de se1alamiento

de dedos> y >ponga primero su propia casa en orden>.

Concentr%ndose en los puntos de divergencia sobre los !ue ellos mismos pueden

influir$ los Círculos de Calidad est%n en posición muc@o m%s fuerte para lograr !ue

se @agan las cosas$ !ue si se empleara el tiempo en tratar de decir a los dem%s lo!ue "stos deben @acer.

La tercera característica de la definición de Círculo de Calidad es !ue los

miembros solucionan sus problemas en forma organi+adaJ en otras palabras$ se

les entrena sobre las formas de solucionar problemas sistem%ticamente y de

trabajar juntos dentro de un grupo con efectividad. (l Círculo de Calidad

probablemente sea el ;nico enfo!ue !ue da tal entrenamiento al personal !ue no

tiene funciones de supervisión.

(& entrenamiento es una parte importante del concepto$ ya !ue proporciona a los

miembros las @erramientas para llevar a cabo el trabajo. Debe de recordarse !ue

para la mayoría del personal y tambi"n muc@os supervisores$ "sta ser% la primera

ve+ !ue se ver%n involucrados en tal actividad$ y seria sumamente peligroso

asumir !ue t"cnicas re!ueridas necesariamente ya se encontraban dispuestas y

listas para ser aplicadas. (n realidad es difícil comprender como un programa de

Círculos de Calidad podría verdaderamente tener "?ito sin !ue el entrenamiento

sea una parte integral del mismo.

De manera !ue se puede apreciar !ue el enfo!ue no es tan sencillo como parece.


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2ecesita formar parte de la filosofía administrativa de la organi+ación y debe

mantener el car%cter >voluntario>$ con "nfasis sobre >poner nuestra propia casa en

orden>. 6%s a;n$ deben de darse entrenamientos con el fin de permitir !ue los

grupos participen en la actividad de solucionar problemas en una forma

organi+ada y profesional.

Con algo m%s de detalle$ un Círculo de Calidad consiste en un grupo de cuatro a

die+ voluntarios$ !ue trabajan para el mismo supervisor inmediato y !ue se re;nen

con regularidad para identificar$ anali+ar y solucionar sus problemas de trabajo. (s

importante subrayar los siguientes puntos:

rimeramente los Círculos de Calidad son un enfo!ue natural en trabajos de grupoa diferencia de procesos de trabajo por destacamento$ o de grupos para

proyectos.

Los grupos para proyectos tienen trabajos específicos y por lo tanto su termino de

vida efectivo tiende a guardar relación con el problema !ue se est% solucionando.

dem%s$ como re;nen a personas !ue de otra manera no estarían juntas$ y por

!ue la tarea les es recomendada$ tales grupos invariablemente pertenecen a la

gerencia.

(sto por supuesto no !uiere decir !ue no son efectivos o !ue sean inferiores$ sino

solamente !ue son distintos a los de los Círculos de Calidad.

(l segundo punto a subrayar es !ue el grupo no consiste necesariamente del

personal total de esa sección. 5i en un %rea trabajan veinte personas y nueve de

ellas se ofrecen como voluntarios$ entonces nueve forman el Círculo de Calidad.


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or supuesto !ue los once restantes deben ser informados sobre los asuntos !ue

est%n bajo consideración y debe de alent%rseles a !ue pongan de manifiesto sus

ideas aun!ue no !uieran unirse al grupo.

(n tercer lugar$ los grupos se re;nen con regularidad una ve+ por semana$ por

una @ora$ y dentro de las @oras de trabajo. na ve+ a la semana da un buen

e!uilibrio pr%ctico entre el deseo de adelantar las cosas y la necesidad de

asegurar !ue el desarrollo del trabajo en esa sección no se vea adversamente

afectado. Las reuniones deben de limitar su duración$ ya !ue la e?periencia

demuestra !ue una @ora es el t"rmino adecuado en la mayoría de las

circunstancias.

0inalmente a este respecto$ las reuniones deben efectuarse en @oras de trabajo$debido a !ue constituyen trabajo y no diversión y como tal deben de remunerarse

en forma normalJ ni m%s$ ni menos. Cabe se1alar !ue la mayoría de los Círculos

de Calidad japoneses se re;nen en días normales de trabajo.

(n cuarto lugar$ los grupos$ en sus reuniones$ no se detienen una ve+ identificados

los problemas con el fin de pasar ante la gerencia con su soluciónJ utili+an el

entrenamiento !ue reciben para anali+arlos y solucionarlos$ y luego presentan sus

propios @alla+gos a la gerencia.

n numero de partes vitales de este procedimiento merece la pena ser refor+ado.

(s el grupo el !ue escoge el problema a estudiarJ no depende de la gerencia el

asignar los problemas para su estudio$ aun!ue si así lo desea el grupo$ puede

pedir consejo. l investigar el problema$ el grupo recopila información para !ue la

solución est" basada en @ec@os y no en opiniones. (sto es esencial$ ya !ue

significa !ue el grupo estar% @ablando el mismo idioma !ue la gerencia cuando

presenten sus @alla+gos.

Las decisiones sobre implementación son tomadas por la gerencia del nivel

correspondiente$ si la solución es aceptada$ el Círculo de Calidad monitorea y


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eval;a los resultados para tener la seguridad de !ue los resultados previstos son

logrados. Los Círculos de calidad$ por lo tanto$ son grupos de solución total de

problemas$ por lo !ue se e?plica la mayor parte de la satisfacción !ue los grupos

obtienen del enfo!ue.

Objetivos generales de un programa de círculos de calidad

efiri"ndonos a los objetivos de un programa de Círculos de Calidad$ e?isten tres

de importancia:

&. articipación del personal.

A. Desarrollo de los empleados.

). Generación de beneficios tangibles.

(n lo !ue se refiere a la participación del personal$ es posible aislar dos categorías

generales: m"todos indirectos !ue generalmente se basan en consejos de

representantes$ comit"s y por supuesto sindicatos industrialesJ y enfo!ues m%s

directos !ue al finali+ar permiten !ue todo el personal desempe1e su papel en

forma activa. mbos m"todos son necesarios en la mayoría de las organi+aciones$

siendo sus objetivos tanto diferentes como compatibles$ y no debe de verse a los

Círculos de Calidad como una amena+a a la primera categoría.

(l concepto de los Círculos de Calidad es indudablemente el mejor mecanismo

para alentar la participación directa en un frente e?tenso.

(l segundo objetivo es el desarrollo del personal de la organi+ación. Los Círculos

de Calidad indudablemente propician el desarrollo del personal$ mediante la

ad!uisición de nuevas t"cnicas y la oportunidad de trabajar en conjunto sobre

problemas de un mundo real.

Tambi"n ayudan a los supervisores a construir sus t"cnicas para la solución de

problemas y sus @abilidades para trabajar y dirigir a pe!ue1os grupos. dem%s$


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para muc@os gerentes los Círculos de Calidad ofrecen bases practicas para la

introducción y desarrollo de estilos administrativos de participación genuinos.

Objetivos de los círculos de calidad

&. ropiciar un ambiente de colaboración y apoyo recíproco en favor del

mejoramiento de los procesos operativos y de gestión.

A. 0ortalecer el lidera+go de los niveles directivos y de supervisión.

). 6ejorar las relaciones @umanas y el clima laboral.

*. 6otivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien @ec@o.

,. Concienti+ar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para

mejorar la calidad.

9. ropiciar una mejor comunicación entre los trabajadores y los directivos ogerentes.

8. Dar a conocer los avances y obst%culos a vencer para lograr una mejora

constante.

or !u" son populares los círculos de calidad

La popularidad de los Círculos de Calidad$ se debe a !ue favorecen !ue los

propios trabajadores compartan con la administración la responsabilidad de definir

y resol ver problemas de coordinación$ productividad y por supuesto de calidad.

dicionalmente$ propician la integración y el involucramiento del personal con el

objetivo de mejorar$ ya sea productos$ servicios o procesos.

(n otras palabras los Círculos de Calidad se dan cuenta de todo lo erróneo !ue

ocurre dentro de una empresa$ dan la se1al de alarma y crean la e?igencia de

buscar soluciones en conjunto.

Los empleados de cada Círculo forman un grupo natural de trabajo$ donde las

actividades de sus integrantes est%n de alguna forma relacionadas como parte de

un proceso o trabajo. La tarea de cada uno de ellos$ encabe+ada por un

supervisor$ consiste en estudiar cual!uier problema de producción o de servicio

!ue se encuentre dentro del %mbito de su competencia. (n la mayoría de los


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casos$ un Círculo comprende un proyecto de estudio !ue puede solucionarse en

tres meses apro?imadamente y !ue no tomar% arriba de un semestre


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G. (valuación de la solución.

roceso para la solución de problemas en los Círculos de Calidad

Características de los círculos de calidad

KLos Círculos de Calidad son grupos pe!ue1os. (n ellos pueden participar desde

cuatro @asta !uince miembros. Oc@o es el n;mero ideal. 5e re;nen a intervalos

fijos


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KLos miembros del grupo y no la gerencia son !uienes eligen el problema y los

proyectos sobre los cuales @abr% de trabajarse.

K(n forma ideal el proceso de selección no se lleva a cabo por votación

democr%tica


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Los Círculos de Calidad son intervenciones organi+acionales !ue buscan

incrementar la productividad de la organi+ación y la calidad de sus productos a

trav"s de la participación directa de sus empleadosJ asumiendo !ue tal

participación$ derivar% en sugerencias ;tiles para mejorar los m"todos de trabajo y

el control de la calidad$ involucrando a los mismos empleados en la

implementación de estos cambios.

Debido a su nombre$ Círculos de Calidad$ e?iste la tendencia a pensar !ue son

;tiles ;nicamente para resolver problemas de calidad. 5in embargo$ en una

empresa$ e?isten m;ltiples problemas de producción y "stos pueden atacarse en

forma tal !ue involucre a la gente en la resolución de esos problemas. De @ec@o

los Círculos de Calidad$ son efectivos para resolver cual!uier tipo de problemas$pero es decisión de cada empresa determinar los problemas !ue ser%n atacados

por los Círculos de Calidad.

Los Círculos de Calidad no son programas de sugerencias$ donde se presentan

!uejas o sugerencias para !ue otros investiguen o decidan.

6%s bien$ los Círculos de Calidad son procesos donde el grupo identifica el o los

problemas$ establecen prioridades$ encuentra causas$ propone soluciones$ y

cuando es posible$ las implementa.

Cómo est%n constituidos los círculos de calidad

n Círculo de Calidad est% formado por un e!uipo normal de trabajo$ normalmente

de 9 a &' trabajadores de una misma %rea de trabajo y su superior inmediato$ !ue

de manera voluntaria$ deciden participar en "l. (ste grupo lleva a cabo reuniones

periódicas para discutir problemas !ue se @an presentado en esa %rea de trabajo.


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Las reuniones se reali+an normalmente en tiempo de la compa1ía y la decisión de

implementar cual!uiera de las sugerencias del grupo$ !ueda finalmente a

discreción de la dirección de la empresa.

Los integrantes de los Círculos de Calidad deber%n estar conscientes de !ue no

todas las soluciones propuestas ser%n aceptadas por la dirección. n aspecto

importante de los Círculos de Calidad radica en !ue las reuniones se reali+an

regularmente y no sólo cuando se presenta el problema.

Los Círculos de Calidad dependen en gran parte de dos elementos importantes: el

promotor o facilitador !ue es responsable$ de promover$ difundir$ medir y evaluar

los resultados del programa y el líder o conductor !ue normalmente es el mismosupervisor$ con objeto de mantener la estructura de la organi+ación$ pero

operando de manera participativa$ de tal forma !ue cual!uier persona del grupo$

tenga la oportunidad de e?presar su opinión.

Del líder se espera !ue desarrolle ciertas funciones tales como: presidir las

reuniones$ involucrar a todos los miembros$ revisar registros$ establecer

asignaciones y por supuesto$ obtener el provec@o esperado de esas reuniones.

Tanto el promotor como el líder$ así como los integrantes del grupo$ son

capacitados en din%mica de grupos$ resolución de problemas$ an%lisis de

información$ control de calidad estadística$ así como en la elaboración de reportes

y presentación de recomendaciones a la dirección$ de tal manera !ue se facilite la

efectividad de los Círculos de Calidad.

Durante el an%lisis de un problema$ pudiera necesitarse la asesoría de e?pertos de

la compa1ía$ para ayudar a solucionar un problema en particular$ cuando esto

suceda$ es conveniente !ue cono+ca cómo funcionan los Círculos de Calidad$

pero si esto no fuera posible$ sería recomendable su participación en los cursos

previos de capacitación para !ue cono+can sus fundamentos.


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(s necesario !ue los resultados o sugerencias$ sean presentados en forma clara$

nítida y concisaJ así como tambi"n es sumamente importante !ue la dirección

otorgue su reconocimiento y apoyo a los Círculos de Calidad.

(stablecimiento de los círculos de calidad.

ara la introducción de los Círculos de Calidad en una empresa o institución se

re!uiere fundamentalmente llevar a cabo las siguientes fases o etapas:

&. Convencer y comprometer a la Dirección General en el proceso.

A. (stablecer la organi+ación necesaria para la administración de los Círculos de

Calidad$ a partir de una unidad administrativa encargada de coordinar suintroducción y operación.

). Comprometer a los empleados.

(6L(DO5 G((2CI

*. Desarrollar un plan de trabajo para la introducción de los Círculos de Calidad$ a

efecto de !ue "stos formen parte de la operación de la empresa o institución.

,. eglamentar la forma de operación de los Círculos de Calidad.

9. Desarrollar los 5istemas de poyo para los Círculos de Calidad.

8. plicar programas de capacitación a todo el personal y niveles de la empresa$

para !ue se tenga un conocimiento y metodología de trabajo @omog"neos.

. Disponer de los apoyos did%cticos y logísticos para las tareas de los Círculos de

Calidad.

l vender la idea de los Círculos de Calidad$ es necesario proceder de arriba @acia

abajo. rimero se debe involucrar a los ejecutivos$ despu"s a los gerentes de nivel

medio y$ finalmente$ a los empleados.


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osteriormente$ durante el establecimiento de los Círculos de Calidad$ e s

conveniente comen+ar por el nivel medio capacitando a los gerentes o jefes de

departamento$ seg;n sea el caso$ con el fin de !ue comprendan cuales son los

objetivos del programa$ la función !ue ellos deben desempe1ar y los beneficios

!ue disfrutar%n.

Despu"s se debe capacitar a los jefes o supervisores como jefes de los Círculos

de Calidad. 0inalmente se debe ense1ar a los empleados las t"cnicas para

solucionar problemas en grupo y los m"todos para la toma de decisiones en

conjunto.

La operación de los círculos de calidad

(n la operación de los Círculos de Calidad se distinguen dos etapas:

rimera (tapa.Q 5e ubica en el nivel de los empleados$ !uienes identifican un

problema$ lo anali+an y presentan una solución a la gerencia mediante un

planteamiento viable$ estructurado y documentado.

5egunda (tapa.Q 5e reali+a a nivel gerencial$ al ser "stos !uienes escuc@en las

propuestas emanadas de los Círculos de Calidad$ las eval;an y deciden por lo

general despu"s de dos o tres reunionesQ si puede ser puesta en pr%ctica o no. 5i

la decisión es favorable$ elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en

marc@a con la mayor brevedad posible.

asos principales en la operación de los círculos de calidad.

Las principales etapas de operación de los Círculos de Calidad$ son las siguientes:

&. 5e seleccionan los problemas a resolver.

A. 5e define o establece la situación actual del problema.

). 5e anali+a el problema$ obteniendo datos y la información necesaria.

*. 5e definen las alternativas de solución y decisión por consenso.


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,. 5e define el plan de implementación.

9. 5e presenta el plan para su ejecución.

8. 5e ejecuta el plan.

. 5e eval;an los resultados.

a. Confirmación del efecto de la mejora reali+ada.

b. Implementación

7. 5e tiene un control para mantener el efecto de la mejora.

Desarrollo de los círculos de calidad

or otra parte$ e?isten personajes encargados del desarrollo de los Círculos de

calidad:

(l 0acilitador.Q (l o ella$ es el responsable para dirigir las actividades de los

Círculos y atender sus juntas. 5irve como un enlace o vía entre los Círculos y el

resto de la institución y reporta a una alta autoridad !ue apoya la idea de los

círculos de control de calidad.

Otras responsabilidades incluyen el entrenamiento de líderes y la formación de

otros círculos dentro de la organi+ación. Consigue asistencia t"cnica e?terna

cuando se re!uiera.

(l Líder del Círculo de Calidad.Q (s el jefe natural del grupo de trabajo y a la ve+ el

símbolo del respaldo de la gerencia$ dirección o jefatura. 5u ausencia de los

Círculos de Calidad$ de una u otra forma$ es siempre perjudicial para el proceso.

Con el tiempo$ los integrantes del Círculo de Calidad elegir%n al líder !ue m%s

prefieran seg;n sus acuerdosJ mientras tanto y @asta !ue esto suceda$ el

supervisor ser% el generalmente elegido.

KLas actividades del líder comprenden:

KCrear un ambiente en las reuniones !ue aliente la participación.


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Ktili+ar t"cnicas de interacción !ue dan a cada uno la oportunidad de @ablar a fin

de !ue se escuc@en todos los puntos de vista.

KTrabajar con el e!uipo para ayudarles a tomar decisiones sin conflictos.

Ksegurar !ue alguien se encargue de llevar a cabo las decisiones y acuerdos

tomados por el Círculo de Calidad.

KDar seguimiento a las propuestas y resoluciones tomadas.

Instructor.Q Organi+a y reali+a los cursos de capacitación para el personaloperativo$ supervisores y jefes de los círculos$ así como para los empleados

miembros de los círculos y asesores. Inicialmente$ los cursos est%n dirigidos a

e?plicar las funciones de cada cual debe desempe1ar dentro del proceso$ despu"s

la capacitación se orienta al manejo de @erramientas y t"cnicas para la

identificación y resolución de problemas.

sesor.Q conseja a los Círculos y en particular a los líderes$ sobre la manera

como deben de manejarse las reuniones$ solucionar los problemas y @acer la

presentación de los casos a la gerencia. (l asesor asiste a todas las reuniones de

los Círculos !ue le @an sido asignados$ se re;ne en privado con sus líderes antes

y despu"s de cada reunión con el propósito de ayudarles a organi+ar y evaluar su

progreso$ y brinda su apoyo en lo !ue se refiere a material de estudio.

(l e?perto.Q (s a!u"l !ue por su conocimiento científico o t"cnico est% facultado

para dictaminar la factibilidad de la solución o medida propuesta por el Círculo de

Calidad.

CCITCIO2


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Dentro del desarrollo de los círculos la capacitación juega un papel muy

importante. Las primeras acciones de capacitación deben dirigirse al facilitador y

los gerentes. (l facilitador a su ve+ entrena a los líderes$ !uienes a su ve+

entrenar%n a los miembros del Círculo.

Los temas en los cuales los miembros son instruidos incluyen principios de

t"cnicas de solución de problemas$ tormenta de ideas$ an%lisis de problemas$

toma de decisiones$ diagramas de Is@i4aEa$ diagramas de areto$ @istogramas$

cartas de control de procesos$ @ojas de revisión$ t"cnicas de muestreo$

presentación de resultados y casos de estudio$ entre otras.

(l programa de capacitación para los Círculos de Calidad est% dirigido a @abilitar al personal !ue formar% parte de los "stos$ enfati+ando en las funciones

principales de cada integrante:

KLa del miembro de un Círculo

KLa del efe de un Círculo.

KLa del (?perto$ y

KLa del sesor.

O-(TI/O5 D( L CCITCIR2

KDar a conocer a los participantes el proceso de los Círculos de Calidad y

sensibili+arlos de las ventajas !ue conlleva tanto para ellos como para la empresa.

KDespejar cual!uier temor o duda !ue pueda tenerse acerca de los Círculos de

KCalidad.

KConvencer a los participantes para !ue colaboren voluntariamente.

Krepararlos para desempe1ar su papel como miembros de un Círculo de

KCalidad.

KSabilitarlos en el manejo de las t"cnicas para solucionar problemas en grupo.

K(stimularlos para !ue asuman su compromiso como responsables de la

organi+ación y sostenimiento del Círculo.


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T"cnicas utili+adas en los círculos para solucionar problemas

Improvisación de ideas en grupo.

Diagramas de flujo.

n%lisis de areto.

Diagramas de causa efecto.

Sistogramas.

Gr%ficos.

Cuadros de control.

Sojas de verificación.

6atrices para decisiones. n%lisis de costoQbeneficios.

OTO5 (L(6(2TO5

ara la adecuada operación del trabajo en grupo es conveniente enfati+ar en el

uso correcto de los siguientes elementos:

gendas

na agenda clara para las reuniones proporciona a los miembros un es!uema de

trabajo en el cual operar. La genda debe entregarse por anticipado a cada

miembro.

Debe incluir la @ora


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La participación en la elaboración induce al compromiso.

Objetivos claramente establecidos

fin de !ue los participantes dirijan y concentren sus esfuer+os$ todos deben

conocer y participar en la definición de los objetivos del grupo de trabajo$ y

actuali+arlo o validarlos periódicamente.

Tiempo de refle?ión

(l tiempo de refle?ión puede tomar la forma de un descanso corto para permitir

!ue todos tomen un respiroJ tambi"n. (n ocasiones$ cuando surge un conflicto o la

situación se pone difícil$ es muy productivo conceder un tiempo de silencio para

!ue los miembros se serenen y aclaren sus ideas.

signación de acciones y responsabilidades

(l líder debe revisar las asignaciones de acciones y responsabilidades antes del

final de la reunión y "stas deben registrarse en la minuta.

6inutas

Las minutas se utili+an para comunicar las decisiones y con base en "stas$ llevar a

cabo el seguimiento de las acciones correspondientes. Durante la reunión$ alguien

deber% ser responsable de registrar lo !ue sucede. Despu"s de la reunión$ la

minuta debe distribuirse a los miembros de e!uipo y a cual!uier otra persona !ue

necesite saber lo !ue ocurrió.

mbiente Idóneo para las euniones de los Círculos de Calidad

(l ambiente m%s adecuado de una reunión es a!uel !ue propicia el !ue cada

miembro est" dispuesto a participar y a aportar. (scuc@e a los dem%s y se

comprometa de lleno en el trabajo del e!uipo.

Debe darse un ambiente especial seg;n se trate de:

Kreparación de la eunión.

KDisposición para escuc@ar


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Kpertura

KDesarrollo de la confian+a

Disposición para escuc@ar.

(sta es !ui+% la @abilidad m%s importante para trabajar en e!uipo. (scuc@ar es

algo !ue @acemos todos los díasJ no escuc@ar es tambi"n algo !ue @acemos

todos los días.

(n las reuniones$ un buen oyente se esfor+ar% por comprender la intención y el

contenido de lo !ue los dem%s est%n diciendo$ sin distraerse con su estilo de

@ablar. Debe verse m%s all% de la forma e ir al fon do de los e?puesto$ evitando

prejuiciarse por estilos personales.

Consolidación de los Círculos de Calidad.

uede decirse !ue los Círculos de Calidad est%n firmemente establecidos cuando:

&. Cubren la totalidad de la organi+ación en todos los niveles.

A. 5on permanentes.

). 5on promovidos$ capacitados y sustentados por los niveles medios de la

gerencia.

Contribuciones de los Círculos


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KCambio en el porcentaje de fricciones.

KCambio en el porcentaje de tiempo perdido.

KCambio en el porcentaje de motivos de !ueja.

KCambio en el índice de accidentalidad.

K@orro calculado en costos.

Kroporción entre los a@orros en los costos y los gastos generados por el

programa.

K6ejores resultados personales.

0inalmente$ los logros de los Círculos de Calidad deben publicarse en los

boletines de la empresa o institución o fijarse en los tableros$ de tal manera !ue

los participantes reciban reconocimiento por sus esfuer+os$ tanto de la dirección ogerencia donde laboran como de sus compa1eros de trabajo$ y a la ve+ cono+can

los avances e impacto de las propuestas desarrolladas.

-eneficios esperados de los círculos de calidad.

K(ntre los principales beneficios !ue se obtienen de la operación de los

KCírculos de Calidad$ tenemos los siguientes:

K6ejoras en la calidad de los productos y en la productividad de la empresa.

educción de costos.

K6ejora en la moral del personal.

Kromoción de la satisfacción del personal por su trabajo. utodesarrollo del

personal.

KCreación de conciencia por la calidad y la productividad.

K6ejora en las relaciones @umanas dentro de la empresa. romoción de la

colaboración y el trabajo de grupo. 6ejora en las relaciones comerciales cliente Q

empresa. 6ejora en la comunicación y lealtad ante la empresa.

Kromoción de la creatividad y la inteligencia de la fuer+a de trabajo. Incremento

en la participación del mercado.

K6ejora de la reputación y prestigio de la empresa.


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-ibliografíaKT@ompson$ @illip C.. Círculos de Calidad. Cómo @acer !ue funcionen. Grupo(ditorial 2orma. rimera (dición. Colombia &77*.Kmsdem$ .T. na mirada a los círculos de calidad. (dit. 6cGraE

Sill.Kobson$ 6i4e. Círculos de Calidad en acción. (dit./entura.K0eigembaum$ rmand. Control Total de Calidad. (dit.C(C5.

Q Licenciatura en .SS. niversidad de C@ampagnat.

Teoría de Los Círculos de Calidad

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