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ASAMBLEA LEGISLATIVA DEPARTAMENTO DESARROLLOESTRATGICO INSTITUCIONAL Y SUBCOMISIN TCNICA

PLAN ESTRATGICO REA TCNICO-ADMINISTRATIVA2012-2016

(Aprobado en sesin No. 088-2011, 15 de diciembre de 2011, del Directorio Legislativo, artculo No.1; modificacin discapacidad sesin 108-2012, 19 de abril de 2012; modificacin priorizacinproyectos sesin 151-2012 de 11 diciembre de 2012, artculo 21)

Modificacin a diciembre, 2012

PRESENTACIN

El artculo 11 de la Constitucin Poltica establece que la Administracin Pblica, en sentido amplio, est sometida a un procedimiento de evaluacin de resultados y rendicin de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.

La evaluacin de resultados y la rendicin de cuentas en prcticas de buen gobierno exigen la planificacin de las actividades institucionales, para asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos, asociados a la correcta administracin del patrimonio pblico.

La Ley N. 8131, Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos, establece respecto de la planificacin en el artculo 4: Todo presupuesto pblico deber responder a los planes operativos institucionales anuales, de mediano y largo plazo, adoptados por los jerarcas respectivos, as como a los principios presupuestarios generalmente aceptados.

El artculo 14 de la Ley N. 8292, Ley General de Control Interno, consigna como deber del jerarca y los titulares subordinados, entre otros: Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.

En las Normas de control interno para el sector pblico, especficamente en el numeral 3.3 Vinculacin con la planificacin institucional, se menciona: La valoracin del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificacin que considere la misin y la visin institucionales, as como objetivos, metas, polticas e indicadores de desempeo claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institucin desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos correspondientes. Asimismo, los resultados de la valoracin del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificacin aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estn en capacidad de revisar, evaluar y ajustar peridicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificacin estratgica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinmica del entorno y de los riesgos internos y externos.

En concordancia con lo anterior y con el fin de cumplir la normativa mencionada, el rea Tcnico- Administrativa inici un proceso de reflexin y anlisis para la formulacin de un plan estratgico para dicha rea. Se pretende que dicho plan ayude a modelar la manera de realizar las distintas actividades en el futuro, mediante un proceso ordenado, basado en objetivos, estrategias y polticas claramente definidas, con el propsito de llegar a una situacin deseada en el futuro.

El mencionado proceso es coordinado por la Comisin de Planificacin Institucional de acuerdo con sus competencias de fijar directrices y polticas que guen la trayectoria del Plan. La conduccin tcnica, desde la administracin activa, la realiza el Departamento de Desarrollo Estratgico Institucional conforme a sus competencias. Asimismo, el proceso forma parte de acciones que se han venido desarrollando desde el

1pasado, especialmente con la promulgacin de las leyes ya citadas: Ley N. 8292, Ley General de Control Interno, y Ley N. 8131, Ley de la Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos, y normativa conexa. En particular, se debe mencionar que el proceso inici sustantivamente a partir del 2000 y a la fecha se han hecho esfuerzos importantes con la definicin de una metodologa y la formulacin de varios planes estratgicos, a partir de los cuales se ejecutan los planes anuales operativos.

En ese contexto, a finales del ao 2010, la Comisin de Planificacin procedi a integrar la Subcomisin Tcnica, con representantes de los tres macroprocesos institucionales, quienes fueron nombrados por la Direccin Ejecutiva y las Direcciones de Divisin, bajo la conduccin tcnica del Departamento Desarrollo Estratgico Institucional.

Para la elaboracin del Plan Estratgico se parti de un diagnstico institucional, que incluy una evaluacin del Plan Estratgico 2007-2011, la elaboracin de un Fodal y matriz DAFO institucional. El anlisis de estos estudios se complement con un sondeo, practicado a miembros del Directorio legislativo, directores de Divisin, directores y representantes de los departamentos, direcciones administrativas de fracciones polticas. A partir de ello, se definieron los elementos sustantivos del Plan y las lneas estratgicas por seguir.

En el Plan Estratgico Institucional del perodo 2007-2011, se definieron seis reas estratgicas, las cuales, de conformidad con el sondeo, deban permanecer en lo sustantivo en el nuevo Plan Estratgico, solo con algunos ajustes de actualizacin.

Luego del anlisis y con los insumos indicados, se definieron diez ejes temticos, que dieron origen a las reas estratgicas que se han definido; sin embargo, algunos por tratarse de temas transversales (gnero, planificacin, evaluacin y control, discapacidad, ambiente, asesoramiento) se vern visualizados en los proyectos y en los indicadores de medicin que se definan oportunamente en el proceso. Las reas estratgicas que se determinaron son: tecnologas de informacin y comunicacin, desarrollo del capital humano, estructura y organizacin funcional, comunicacin e informacin, infraestructura fsica.

Posteriormente, con fecha de 25 de noviembre de 2011, se realiz una sesin plenaria con representantes del Directorio legislativo, el director ejecutivo, directores de Divisin y funcionarios tcnicos, escogidos por los superiores (Direccin Ejecutiva y directores de Divisin) como criterio experto para formular los objetivos y enunciados de proyectos de las reas estratgicas determinadas en el diagnstico.

Con base en ello, se envi un documento al director ejecutivo y directores de Divisin para que lo socializaran con sus departamentos. Las observaciones resultantes de ese proceso se incorporaron en el documento final.

Posteriormente, se present a la Comisin de Planificacin el documento contentivo del Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016 para que emitiera pronunciamiento, se procedi a incorporar las observaciones planteadas en el seno de la Comisin y se remiti al Directorio legislativo, por intermedio de la Direccin Ejecutiva para su aprobacin.

Por acuerdo de la Comisin de Planificacin Institucional, se reitera a los miembros del Directorio que, para el cumplimiento de los objetivos planteados en el presente Plan Estratgico, se requiere el apoyo y elcompromiso de dicho rgano colegiado, tanto para la dotacin de recursos como para la emisin de directrices y polticas que coadyuven a la ejecucin e implementacin de los proyectos y el Plan en general.PLAN ESTRATGICO REA TCNICO-ADMINISTRATIVA 2012-2016

POLTICA INSTITUCIONAL

Modernizar el rea Tcnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, ajustndola a las necesidades institucionales y a un proceso de mejoramiento de la calidad para el cumplimiento de su misin y el logro de su visin.

MISIN

Desarrollar servicios de asesoramiento, apoyo administrativo y logstico para los rganos legislativos y las personas usuarias, por medio de un modelo de organizacin moderna, proactiva, comprometida, facilitando espacios de participacin y comunicacin social idneos, para cumplir las estrategias establecidas y responder a los nuevos desafos en el proceso de formacin de la ley y el control poltico.

VISIN

Constituirse en una organizacin tcnico-administrativa capaz de optimizar los procesos administrativos, mediante el uso de herramientas modernas para satisfacer con excelencia los requerimientos de los rganos legislativos y de las personas usuarias en apego de los valores institucionales.

VALORES TRANSPARENCIAActuacin de los funcionarios y las funcionarias en el ejercicio de su cargo, con total claridad en las accionesy decisiones, apegadas al ordenamiento normativo, rindiendo cuentas y garantizando el libre acceso a la informacin de inters pblico de la institucin y velando por que dicha informacin sea veraz, precisa, de fcil comprensin y oportuna.

COMPROMISO

Aplicacin mxima de las capacidades para ejecutar todo aquello que se ha encomendado. El compromiso que se hace va ms all de la firma de un documento o contrato; es decir, cuando interviene dicha actitud es porque se conocen las condiciones que se aceptan y las obligaciones que ello conlleva. Representa una actitud fundamental que se manifiesta en la identificacin con la visin y la misin institucional, el esfuerzo realizado para lograrlas y la responsabilidad que nos compete.

IGUALDAD Y EQUIDAD

La igualdad implica un trato idntico ante la ley para todas las personas, as como la posibilidad de que cuenten con las mismas condiciones y oportunidades para desarrollar sus capacidades y potencialidades plenamente. La equidad comprende un trato justo a todas las personas, dando a cada cual lo que le pertenece a partir del reconocimiento de las condiciones y las caractersticas especficas de cada una; por lo tanto, significa justicia, reconocimiento de la diversidad y eliminacin de cualquier actitud o accin discriminatoria.

TOLERANCIA

Capacidad de saber escuchar y aceptar a las dems personas, valorando las distintas formas de entender y posicionarse en la vida, siempre que no atenten contra los derechos fundamentales.

Implica respetar las ideas, las opiniones, las creencias y las prcticas de las dems personas a pesar de ser diferentes o contrarias a las propias, para motivar un mbito de convivencia que garantice el orden y el entendimiento pacfico entre las personas.

LEALTAD

Decisin de hacer aquello con lo que la persona se ha comprometido an en circunstancias cambiantes; es corresponder y cumplir la obligacin que se tiene con los dems. Es guardar fidelidad a la institucin, identificndose con ella, actuando con dedicacin y transparencia en la gestin y buscando el cumplimiento de sus fines con plena conciencia de servicio a la colectividad. La lealtad supone conocer y aplicar los principios ticos y valores institucionales que nos rigen, para el desarrollo transparente y fiel de las buenas relaciones interpersonales.

EXCELENCIA

Ejecucin del mejor desempeo y la mxima calidad en las actividades, las operaciones y los procesos que se realizan, as como en los productos y los servicios que se brindan, logrados con eficacia y eficiencia, dignos de confianza y reconocimiento de parte de las personas usuarias.

Una organizacin excelente se esfuerza en satisfacer a todos sus grupos de inters y su xito se medir en funcin de los resultados que alcanza, la manera de alcanzarlos y lo que sea capaz de conseguir.

RESPONSABILIDADAutodisciplina para cumplir los deberes, las obligaciones y los compromisos con los dems y con nosotros mismos. La persona funcionaria de la Asamblea Legislativa es responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su funcin y asume las consecuencias que estas generen.

INTEGRIDAD

Desempeo, recto e imparcial, de todas las acciones involucradas con la realizacin del trabajo y el empleo de los recursos, en apego absoluto del ordenamiento jurdico y tcnico que nos rige. Las personas ntegras son personas honradas, honestas y rectas.

Por acuerdo de la Comisin de Planificacin se reitera a los miembros del Directorio que, para el cumplimiento de los objetivos planteados en el presente Plan Estratgico, se requiere el apoyo y el compromiso de dicho rgano colegiado, tanto para la dotacin oportuna de recursos como para la emisin de directrices y polticas que coadyuven a la ejecucin e implementacin de los proyectos y el Plan en general.

PLAN ESTRATGICO REA TCNICO-ADMINISTRATIVA 2012-2016 (Proyectos prioritarios - Acuerdo de Directorio sesin 151-2012 de 11 diciembre de 2012, Artculo No. 21)

OBJETIVO ESTRATEGICO (Qu se pretende lograr?Para qu?)ESTRATEGIA ( Cmo se alcanzar el objetivoestratgico?)PROYECTO (Enunciado del proyecto) (Posteriormente cada equipo formular el proyecto completo)RESPONSABLES (Responsable (s) directo (s) del proyecto)PLAZO APROXIMADO(Se ajustar el plazo cuando se formule elproyecto)I. AREA ESTRATEGICA: TECNOLOGIAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN1.1 Actualizacin de tecnologa de Informacin y Comunicaciones en formatos accesibles, inclusivos y comprensibles para la modernizacin con una inversin racionalFortaleciendo y promoviendo el acceso a la infraestructura tecnolgica especficamente las reas de software, hardware y seguridad de la informacin1.1.1 Software libre en la As ambleaLegis lativaAdmi ni s tra ci n s uperi or (Di rectori o Legi s l a ti vo y Di recci n Ej ecuti va ), con el a poyo de l os Di rectores de Di vi s i n y Depa rta mento de I nform ti caDiagns tico mayo2012, Primera etapa de implementacin mayo2013 y s egunda etapa cons olidacin mayo2014.1.1.2 Firma digital en la As ambleaLegis lativaAdmi ni s tra ci n s uperi or (Di rectori o Legi s l a ti vo y Di recci n Ej ecuti va ), con el a poyo de l os Di rectores de Di vi s i n y Depa rta mento de I nform ti caEnero 2012 - Noviembre 20151.1.3 Seguridad de la informacin de laAs amblea Legis lativaAdmi ni s tra ci n s uperi or (Di rectori o Legi s l a ti vo y Di recci n Ej ecuti va ), con el a poyo de l os di rectores de Di vi s i n y el Depa rta mento de I nform ti ca2013 - 20161.1.4 Plan Es tratgico de Tecnologas deInformacinAdmi ni s tra ci n s uperi or (Di rectori o Legi s l a ti vo y Di recci n Ej ecuti va ), con el a poyo de l os Di rectores de Di vi s i n y Depa rta mento de I nform ti ca2013-2016

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II. AREA ESTRATEGICA: DESARROLLO DEL CAPITAL HUMANOOBJETIVO ESTRATEGICO (Qu se pretende lograr?Para qu?)ESTRATEGIA ( Cmo se alcanzar el objetivo estratgico?)PROYECTO (Enunciado del proyecto) (Posteriormente cada equipo formular el proyecto completo)RESPONSABLES (Responsable (s) directo (s) del proyecto)PLAZO APROXIMADO(Se ajustar el plazo cuando se formule el proyecto)2.1. Establecer un sistema de gestin orientado al desarrollo del capital humano, con un enfoque equitativo e inclusivo,con el fin de satisfacer los requerimientos institucionalesDisear y formular las polticas y planes institucionales2.1.1 Dis ear y ejecutar un plan de capacitacin y formacin acces ibles ycomprens ibles para lograr el des arrollo integralinclus ivo y equitativo del capital humano, el cual otorgue facilidades en el des arrollo de s us potencialidades . (Ves e nota No. 1)Rec ur s os Huma nos5 aosDesarrollando competencias de los funcionariosy funcionarias mediante un programa de capacitacin permanente2.1.2 Cultura y clima organizacional, ProyectoTEJER: Cultura de excelencia ins titucional(Des arrollo de la tercera etapa del proyecto)Comi s i n CI CCO, Depto. deRec ur s os Huma nos5 aos2.2 Contar con la Poltica Institucional de Derechos de Personas con Discapacidad y Accesibilidad de la Asamblea Legislativa,acorde con la Convencin sobre Derechos de Personas con Discapacidad y la Poltica Nacional de Discapacidad y propiciar as la incorporacin de la Igualdad de Oportunidades, el Diseo Universal y el Desarrollo Inclusivo, en el quehacer institucionalDisear e implementar la Poltica Institucional de Derechos de Personas con Discapacidad y Accesibilidad de la Asamblea Legislativa2.2.1 Elaborar, planes , polticas y programas de inclus in, s ens ibilizacin, capacitacin,s eguridad, acces ibilidad y emergencias , as como de promocin de la participacin de las ONG y pers onas con dis capacidad y otros actores de la s ociedad civil, en la capacitacin interna y externa, relacionado con la proteccin de derechos laborales y de pers onas condis capacidad, producto del diagns tico ins titucional en dis capacidad con s usres pectivos planes de accin, monitoreo y evaluacin. (Nota No. 2)(En c onc or da nc i a c on l a s l eyes 8862 y s u Regl a mento, l aConvenc i n s obr e Der ec hos de Per s ona s c onDi s c a pa c i da d (Ley 8661), Ley 7600 I gua l da d deOpor tuni da des pa r a Per s ona s c on Di s c a pa c i da d y s uRegl a mento, l a Pol ti c a Na c i ona l de Di s c a pa c i da d 2011-2021 Dec r eto N 36524-MP-MBSF-PLAN-S-MTSS-MEP,Pol ti c a s s obr e der ec hos e i gua l da d de opor tuni da des de l a As a mbl ea Legi s l a ti va .)Di r ec c i n Di vi s i n Admi ni s tr a ti va , Depto. Ser vi c i os de Sa l ud, Uni da d de Di s c a pa c i da d, Depa r ta mento de Des a r r ol l o Es tr a tgi c o1 ao2.3 Contar con una poltica institucional de igualdad y equidad de gnero de la Asamblea Legislativa (PIEGAL) para posibilitar laDisear e implementar una poltica de igualdad y equidad de gnero de la2.3.1 Elaborar la poltica de igualdad y equidad de gnero de la As amblea Legis lativa (PIEGAL), producto del diagns tico ins titucional de gnero con s us res pectivos planes de accin,monitoreo y evaluacinRec ur s os Huma nos , UTI EG2 aos

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III. AREA ESTRATGICA: COMUNICACIN E INFORMACINOBJETIVO ESTRATEGICO (Qu se pretende lograr?Para qu?)ESTRATEGIA ( Cmo se alcanzar el objetivo estratgico?)PROYECTO (Enunciado del proyecto) (Posteriormente cada equipo formular el proyecto completo)RESPONSABLES (Responsable (s) directo (s) del proyecto)PLAZO APROXIMADO(Se ajustar el plazo cuando se formule el proyecto)3.1 Contar con una poltica institucional de comunicacin e informacin integral y accesible, que posibilite el fortalecimiento de la participacin plena y efectiva de las personas en el proceso de formacin de la ley y las dems funciones que la Constitucin Poltica establece para la Asamblea LegislativaDisear e implementar una poltica institucional de comunicacin e informacin integral y accesible3.1.1 Elaborar y aprobar una propuesta de poltica institucional de comunicacin e informacin integral y accesible. (Diagnstico, diseo y plan de accin)Di re cto ri o Le gi s l a ti vo , Di re cci n Eje cu ti va ,De p a rta me n to d e Re l a ci o n e sP b l i ca s , Pre n s a y Pro to co l o , De p a rta me n to d e Se rvi ci o sBi b l i o te ca ri o s ,De p a rta me n to d e I n fo rm ti ca , Ofi ci n a d e I n i ci a ti va Po p u l a r, Un i d a d T cn i ca d e I gu a l d a d y Eq u i d a d d e G n e ro ,De p a rta me n to d e Arch i vo ,De p a rta me n to d e Co mi s i o n e s , Se cre ta ra d e l Di re cto ri o ,De p a rta me n to d e Se rvi ci o sPa rl a me n ta ri o s , Un i d a d d eDi s ca p a ci d a d1 ao3.1.2 Divulgar e implementar el Plan de Accin del Sistema de Comunicacin e Informacin Integral y accesibleDi re cto ri o Le gi s l a ti vo , Di re cci n Eje cu ti va ,De p a rta me n to d e Re l a ci o n e s P b l i ca s , Pre n s a y Pro to co l o , De p a rta me n to d e Se rvi ci o sBi b l i o te ca ri o s ,De p a rta me n to d e I n fo rm ti ca , Ofi ci n a d e I n i ci a ti va Po p u l a r, Un i d a d T cn i ca d e I gu a l d a d y Eq u i d a d d e G n e ro ,De p a rta me n to d e Arch i vo ,De p a rta me n to d e Co mi s i o n e s , Se cre ta ra d e l Di re cto ri o ,De p a rta me n to d e Se rvi ci o sPa rl a me n ta ri o s , Un i d a d d eDi s ca p a ci d a d3 aos

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IV. AREA ESTRATEGICA: INFRAESTRUCTURA FISICA

OBJETIVO ESTRATEGICO (Qu se pretende lograr?Para qu?)ESTRATEGIA ( Cmo se alcanzar el objetivo estratgico?)PROYECTO (Enunciado del proyecto) (Posteriormente cada equipo formular el proyecto completo)RESPONSABLES (Responsable (s) directo (s) del proyecto)PLAZO APROXIMADO(Se ajustar el plazocuando se formule el proyecto)

4.1 Apoyar la gestin parlamentaria para la construccin de una sede legislativa acorde con el quehacer institucional, bajo parmetros de equidad, diseo universal y con accesibilidad en igualdad de oportunidades paratodas las personashabitantes del pasa) Brindar el apoyo logstico al rganoejecutor para dar continuidad al contrato de fideicomiso firmado entre la Asamblea Legislativa y el Banco Costa Rica. b) Solicitar a las Unidades de Discapacidad y Gnero un plan factible y viable para el mejoramiento de la planta fsica en edificios existentes, para los prximos 5 aos4.1.1 Cons truccin de s ede legis lativaEtapas : 1) Suminis trar al rgano ejecutor las neces idades ins titucionales en planta fs ica. 2) Brindar apoyo en la definicin y priorizacin de las etapas del proyecto. 3) Brindar recomendaciones al rgano ejecutors obre el dis eo univers al de la s ede (variable ambiental, acces ibilidad, equidad e igualdad de oportunidades ). 4) Colaborar con los proces os de contratacin adminis trativa que s e requieran. 5) Colaborar con la ges tin pres upues taria requerida para la ejecucin del proyecto. 6. Se debe contemplar en es te proyecto el Sis tema de ges tin des es iones de los rganos legis lativosDirectorio legis lativo. Direccin Ejecutiva y Divis iones rea Tcnica5 aos

Nota No. 1: Es te proyecto (2.1.1) contemplar y ges tionar todos los enunciados relativos a capacitacin y formacin, los cuales s e detallan acontinuacin: a) Programa de formacin y capacitacin permanente de derechos de pers onas con dis capacidad y acces ibilidad. b) Programa de formacin y capacitacin permanente de Igualdad y Equidad de Gnero (UTIEG. c) Plan de capacitacin en tecnologas de la informacin y comunicacin acces ibles y comprens ibles . Incorporar el proyecto relacionado con es cuela legis lativa.Nota No. 2: Es te proyecto (2.2.1) por lo tanto contemplar la implementacin de la poltica ins titucional de inclus in y proteccin laboral, ley 8862, actualizacin e implementacin del plan ins titucional de emergencias inclus ivo y la implementacin del plan de s alud y s eguridad laboralinclus ivos .

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PARTICIPANTES EN LA FORMULACIN DEL PLAN

Han participado en el proceso de formulacin del Plan Estratgico del rea Tcnico- Administrativa de la Asamblea Legislativa 2012-2016:

Lic. Antonio Ayales EsnaDIRECTOR EJECUTIVO

COMISIN DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL

Antonio Ayales Esna, director ejecutivo Fernando Romn Carvajal, director Departamento Desarrollo Estratgico Institucional Pedro Solano Garca, director Divisin Administrativa Elena Fallas Vega, directora Divisin Legislativa Reyna Marn Jimnez, directora Asesora Legal Ana Castro Vega, directora Departamento de Informtica Hugo Cascante Mic, director Departamento de Recursos Humanos Melvin Laines Castro, director Departamento de Proveedura Avelino lvarez Vega, subauditor Mario Delgado Umaa, director Departamento Financiero Mara Auxiliadora Senz Bianco, Departamento Desarrollo Estratgico Institucional Luis Fernando Chacn Monge, director Departamento de Servicios Generales

EQUIPO TCNICO-CONDUCTOR(Depto. Desarrollo Estratgico Institucional)

Lic. Fernando Romn Carvajal, director Lic. Milton Madriz Cedeo, subdirector MBA. Auxiliadora Senz Bianco, jefe rea Planificacin y Evaluacin Licda. Dahianna Leiva Navarro, asesora del rea

SUBCOMISIN TCNICA DE FORMULACIN DEL PLAN

Representantes macroproceso gerencial estratgico:

Lic. Luis Durn Araya, Direccin Ejecutiva Lic. Ral Silesky Jimnez, Depto. Relaciones Pblicas, Prensa y Protocolo Haydee Hernndez Prez, Unidad Tcnica de Equidad e Igualdad de Gnero

Representantes macroproceso administrativo:

MBA. Pedro Solano, Divisin Administrativa

11 Lic. Francisco Araya Alfaro, Divisin Administrativa Lic. Carlos Azofeifa Gonzlez, Depto. Servicios Generales Licda. Lilliam Alejandra Caldern Montoya, Depto. Recursos Humanos

Representantes macroproceso legislativo:

MBA. Ana Castro Vega, directora Depto. Informtica Licda. Roxana Murillo lvarez , Depto. de Informtica Lic. Mario Garca lvarez, Divisin Legislativa Licda. Mayela Araya Herrera, Servicios Tcnicos Lic. Olman Ramrez, representante de la Divisin Legislativa

PROCESAMIENTO DE DATOS CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS

Lic. Olman Ramrez Moreira, Depto. Servicios Bibliotecarios, Documentacin eInformacin, rea de Estadstica.

TALLER DE FORMULACIN DEL PLAN PARTICIPANTES POR REA ESTRATGICA (25 de noviembre de 2011)

I. TECNOLOGAS DEII. GESTION CAPITALIII. ESTRUCTURA YIV. COMUNICACIN EV. INFRAESTRUCTURA FSICA

INFORMACIN YHUMANOORGANIZACIN FUNCIONALINFORMACIN

COMUNICACIN

Delgado Umaa MarioAraya Alfaro FranciscoAyales Esna AntonioDurn Araya LuisAzofeifa Gonzlez Carlos

Fallas Vega ElenaCaldern Montoya LilliamAraya Herrera MayelaSalazar Elizondo Ma. FullmenCamacho Sandoval Rodolfo

Garca Zamora EduardoCascante Mic HugoCruz Jaen SoniaGranados Brenes KarlaChacn Monge Luis Fdo.

Murillo Alvarez RoxanaCampos Arias MarisolFonseca Len OdetteHernndez Prez HaydeeMarn Jimnez Reyna

Snchez CrdobaQuirs Ramrez SusanaGarca Alvarez MarioJimnez Snchez SandraMartn Ovares Edgar

LeonardoLaines Castro Melvin

Campos Rojas Ana Grace

Ruiz Obando Guiselle

Silesky Jimnez Ral

Montero Araya Carolina

Sterling Araya EduardoZiga Quirs IsabelSolano Garca Pedro

Vargas Ayales Virginia

METODOLOGA PARA LA FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO I. OBJETIVOFormular el Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa, 2012-2016, segndiagnstico y partiendo de las reas estratgicas que se definan para la mejora continua de los procesos Institucionales.

II. LIMITANTES

De presupuesto y de recurso humano del Depto. Desarrollo EstratgicoInstitucional (DEI) como conductor del proceso.

Plazo para la realizacin de la formulacin del Plan Estratgico.

III. FACTOR CRTICO DE XITO

Para el xito de este proceso, se requiere el apoyo y el compromiso del Directorio legislativo para la dotacin de recursos y la emisin de directrices y polticas que coadyuven a la ejecucin e implementacin de los proyectos y el Plan en general.

IV. ROLES DE LOS PARTICIPANTES

A continuacin, se detallan las responsabilidades de los diferentes actores en el proceso de formulacin del Plan Estratgico:

a. Auditora Interna:

Fiscalizacin del proceso.

b. Administracin superior (Directorio legislativo y Direccin Ejecutiva):

Emisin de polticas y directrices necesarias.Apoyo para el proceso de formulacin del Plan Estratgico y para el cumplimiento de los objetivos, la realizacin de proyectos, la asignacin presupuestaria y el respectivo seguimiento.Aprobacin del documento del Plan Estratgico del rea Tcnico-

Administrativa, 2012-2016.

c. Comisin de Planificacin Institucional:

Apoyo para la consolidacin del proceso de formulacin del plan, para lo cual conocer de la propuesta del Plan Estratgico del rea Tcnico- Administrativa, 2012-2016, y emitir un pronunciamiento para que el Departamento Desarrollo Estratgico Institucional presente la propuesta ante el Directorio legislativo, por intermedio de la Direccin Ejecutiva para su aprobacin.

d. Depto. Desarrollo Estratgico Institucional (DEI) Equipo conductor

Conduccin tcnica y metodolgica del proceso de planificacin estratgica institucional y, por ende, de la formulacin del Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa, 2012-2016.

e. Subcomisin Tcnica para la formulacin del PEI 2012-2016

Elaboracin de la propuesta del Plan Estratgico del rea Tcnico- Administrativa, 2012-2016, bajo la conduccin tcnica y metodolgica del Departamento Desarrollo Estratgico Institucional.

f. Direcciones de Divisin y departamentales

Apoyo para la realizacin del proceso y facilitacin del personal profesional especializado en el tema (facilitadores) para la conformacin de la Subcomisin Tcnica.

g. Facilitadores o personal profesional requerido

Participacin activa segn requerimiento de la Comisin.V. FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO DEL REA TCNICO- ADMINISTRATIVA, 2012-2016

5.1 Organizacin del proceso de formulacin

La Comisin de Planificacin acuerda nombrar una Subcomisin Tcnica con representantes de los tres macroprocesos institucionales (gerencial estratgico, legislativo y administrativo), para lo cual la Direccin Ejecutiva y direcciones de Divisin nombran sus representantes.

5.2 Desarrollo del proceso de formulacin del PEI

Sesiones de trabajo de la Subcomisin Tcnica designada para la formulacin del diagnstico.

a) Diagnstico

Determinacin de la situacin actual, los asuntos crticos y las reas estratgicas en que constara el Plan Estratgico del rea Tcnico- Administrativa, 2012-2016, (vigencia, inclusin o exclusin de alguna, etc.)

Insumos:

1. Informe Percepcin del rea Tcnico-Administrativa en relacin con el nivel de aplicacin y ejecucin del Plan Estratgico Institucional2007-2011.2. Anlisis Fodal de los departamentos del rea Tcnico- Administrativa, direcciones administrativas de fraccin y evaluaciones anuales.3. Recopilacin y anlisis de los diagnsticos generales y especficos realizados de previo en la institucin.4. Informe de riesgos institucional.5. Elaboracin y aplicacin de un sondeo de opinin a los diferentes usuarios de servicios del rea Tcnico-Administrativa.

Como resultado del anlisis de los insumos indicados se determinaron diez ejes temticos, los cuales dieron origen a las reas estratgicas que se han definido; sin embargo, algunos por ser temas transversales (gnero, planificacin, evaluacin y control, discapacidad, ambiente y asesoramiento) se vern visualizados en los proyectos y en los indicadores de medicin que se definan oportunamente en el proceso. Las reas estratgicas que se determinaron son: tecnologas de informacin y comunicacin, desarrollo del capital humano, estructura y organizacin funcional, comunicacin e informacin, infraestructura fsica.b) Revisin de la misin, la visin y los valores institucionales y del rea Tcnico- Administrativa

Para la revisin de estos elementos, la Subcomisin Tcnica se subdividi y el equipo designado analiz dichos elementos y formul la propuesta respectiva. Dicha propuesta fue analizada y aprobada en el seno de la Subcomisin para que sirviera de insumo para el taller de formulacin del plan.

c) Determinacin de polticas, objetivos estratgicos, estrategias y enunciados de proyectos

Se realiz un taller en el saln multiuso del Tribunal Supremo de Elecciones, con representantes del Directorio legislativo, el director ejecutivo, directores de Divisin y funcionarios tcnicos, escogidos por los superiores (Direccin Ejecutiva y directores de Divisin) como criterio experto para formular los objetivos y los enunciados de proyectos de las reas estratgicas determinadas en el diagnstico.

d) Socializacin de la propuesta a cargo de la Direccin Ejecutiva y direcciones deDivisin

Se remiti la propuesta a la Direccin Ejecutiva y direcciones de Divisin para que lo socializaran con sus departamentos. Las observaciones resultantes de ese proceso se incorporaron en el documento final.

e) Presentacin de la propuesta a la Comisin de Planificacin Institucional para su pronunciamiento

Se present a la Comisin de Planificacin el documento contentivo del Plan Estratgico del rea Tcnico Administrativa 2012-2016, para que emitiera su pronunciamiento. Posteriormente, se procedi a incorporar las observaciones planteadas en el seno de la Comisin.

f) Formalizacin y oficializacin del Plan Estratgico del rea Tcnico- Administrativa 2012-2016

Se remiti el documento final al Directorio legislativo por intermedio de laDireccin Ejecutiva, para su aprobacin.

g) Establecimiento de proyectos (portafolio de proyectos)

Los proyectos se formularn por parte de los responsables, una vez que elDirectorio legislativo apruebe el Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa2012-2016, y en ellos se incorporarn los elementos necesarios para su seguimiento y control (metas, indicadores, cronograma, etc.).

h) Evaluacin

Aprobado el Plan por el Directorio Legislativo, sigue la etapa de ejecucin, control y evaluacin.

El control y la evaluacin sern actividades peridicas, con un inters correctivo para el logro de los objetivos. Ser dirigido por la Comisin de Planificacin yconducido tcnicamente por el Departamento Desarrollo Estratgico Institucional; asimismo, los rganos gerenciales tendrn la responsabilidad del seguimiento y el control de las actividades que dicte la ley, segn su mbito.

VI. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES EJECUTADAS PARA LA FORMULACIN DEL PLAN

ACTIVIDADES

30 junio 2010. Se solicita audiencia con el Directorio legislativo para dar a conocer un nuevo planteamiento en relacin con el PEI y el fortalecimiento de la planificacin estratgica institucional.

9 de agosto del 2010. El Directorio legislativo pasado da audiencia a la Comisin de Planificacin. Se realiza en el mes de octubre con algunos representantes del Directorio.

Agosto, 2010. A solicitud de la Comisin de Planificacin, la Subcomisin Tcnica emite el Informe de Percepcin del rea Tcnico-Administrativa en relacin con el nivel de aplicacin y ejecucin del Plan Estratgico Institucional 2007-2011. Lo anterior se ejecut con el fin de determinar la vinculacin de los PAO con el Plan Estratgico 2007-2011, el grado de ejecucin de los proyectos y la vigencia de las reas estratgicas, principalmente, a partir de sondeos de opinin y anlisis de informacin documental.

Agosto, 2010. Comisin de Planificacin nombra la Subcomisin Tcnica para el anlisis del informe de percepcin.

Setiembre, 2010. La Subcomisin emite criterio:

Ejes temticos siguen vigentes. Para formulacin del PAO 2012 se debera tomar como insumo estratgico el PEI vigente 2007-2011. Para el PEI que se estar formulando a partir de 2012 se determinar la viabilidad ydireccionamiento de los proyectos asociados a los objetivos estratgicos.La Comisin de Planificacin acoge pronunciamiento y emite directriz para que en el PAO 2012 se tomen como insumo los ejes estratgicos del Plan 2007-2011.

Julio, 2011. DEI presenta a la Comisin de Planificacin metodologa para la formulacin del Plan Estratgico2012-2016. Responsables y roles del proceso, fases, cronograma.

Agosto, 2011.

La Comisin de Planificacin Institucional conforma la Subcomisin Tcnica para la formulacin del Plan Estratgico, con representantes de los tres macroprocesos institucionales (gerencial estratgico, legislativo y administrativo). Presentacin a la Subcomisin de la metodologa de trabajo y programacin de actividades. Se incorpora la Unidad Estadstica como apoyo del proceso. Agosto, 2011.

Se elabora un cronograma para el desarrollo de las fases de la formulacin del Plan. Se inicia la fase de diagnstico con una recopilacin de insumos. Envo de circular a miembros del Directorio legislativo, con la comunicacin del inicio del procesode formulacin del Plan y solicitud de directrices y reunin.Setiembre, 2011. La Subcomisin se divide en equipos de trabajo para el anlisis de los insumos y la presentacin de informes, conforme lo siguiente:

Evaluacin del PEI 2007-2011. Integracin de anlisis Fodal departamentales y determinacin matriz DAFO institucional. Sondeo de opinin.

Octubre, 2011. Elaboracin y aplicacin de sondeo:

El grupo designado, en coordinacin con la Unidad de Estadstica, elabor un cuestionario estructurado con preguntas cerradas y abiertas para ser aplicado en forma autoadministrada.Se aplica a miembros del Directorio legislativo, Auditora Interna, Direccin Ejecutiva, directores de Divisin, direcciones de departamento y administrativas de fraccin, jefes de rea y enlaces departamentales. Octubre, 2011.

Se subdivide la Subcomisin Tcnica para el anlisis de los elementos relativos al marco estratgico, teniendo como insumo los resultados del diagnstico (Informe de percepcin, Fodal y matriz DAFO institucional y resultados del sondeo).

Un grupo se abocar a la revisin de la misin, la visin y los valores. Otro grupo se dedicar al anlisis y la determinacin de las reas estratgicas o ejes temticosque deben abordarse en el Plan Estratgico. Un tercer grupo se abocar al anlisis de los elementos que deben incorporarse dentro delproceso del Plan Estratgico, como mecanismos de divulgacin, socializacin, ejecucin, evaluacin y seguimiento. 27 de octubre, 2011.

En sesin N. 081-2011, con miembros del Directorio legislativo, directores de Divisin, director y jefe rea del Depto. Desarrollo Estratgico Institucional se presentan los avances en la formulacin del Plan Estratgico 2012-2016, los resultados del diagnstico, los ejes estratgicos del Plan y prejubilacin y los ejes estratgicos propuestos por el primer secretario. Se giran lineamientos y directrices por parte de ese rgano colegiado para la formulacin del Plan.

15 de noviembre, 2011.

Se efecta un taller para la formulacin del Plan, con la participacin de funcionarios tcnicos designados por el Directorio legislativo, la Direccin Ejecutiva y los directores de Divisin. Se solicita que sean personas con el perfil profesional y tcnico requerido para que acten como criterio experto para la definicin de los elementos contentivos del Plan (definicin de los objetivos, estrategias, enunciados de proyectos y responsables), segn el rea estratgica determinada.Previamente se enviaron los insumos necesarios (resultados del sondeo, marco estratgico, Fodal institucional, directrices giradas por los miembros del Directorio en cuanto a los proyectos que se propone formular).

7 de diciembre, 2011

Se presenta a conocimiento de la Comisin de Planificacin la propuesta del Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016 para su anlisis. Se designa al Depto. Desarrollo Estratgico Institucional para incorporar las observaciones pertinentes de los miembros de la Comisin y que remita a la Direccin Ejecutiva el documento para presentacin al Directorio legislativo para su aprobacin. 15 de diciembre, 2011

Presentacin al Directorio Legislativo del Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016, por parte del Depto. Desarrollo Estratgico Institucional.

15 de diciembre, 2011

Aprobacin Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016, por parte del DirectorioLegislativo (Sesin ordinaria No. 088-2011, artculo 1. 19 de abril, 2012

Se modifica el Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016, por parte del DirectorioLegislativo (sesin 108-2012, 19 de abril de 2012) tema discapacidad. 11 de diciembre, 2012Modificacin del Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016, por parte del Directorio Legislativo (sesin 151-2012 de 11 diciembre de 2012, artculo 21) aprobacin de proyectos prioritarios a desarrollar en el plan estratgico. Segn Directriz los dems proyectos que estaban incluidos en el plan aprobado inicialmente el 15 de diciembre de 2011 y que no se consideraron prioritarios se incorporarn en la planificacin de los departamentos segn su competencia.