FORMATO DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION

UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRAOFICINA DEL TALENTO HUMANO

PLAN DE CAPACITACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO



Presentado a:Rectoría

Consejo Directivo/Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Equipo de TrabajoMAGALIS ZARATE

ELVIS PINTO ARAGONDALGI CAMARGO

Oficina del Talento Humano

WILIAN BERMUDEZ BUENOMAGALIS ARREDONDOALBERTO BRITO DAZA

WILMER TORRES BRUGESEDWIN CARDEÑO PORTELA

Docentes

YAQUELIN OLIVEROSLEDIS VARGAS MUÑOZ

Bienestar Universitario

ROSALBA CUESTA LÓPEZCoordinador Descriptor Red de facultades académicas

Personal de apoyo:JULIA ROSA NUÑEZ

Profesional Oficina Talento Humano

Sistematización e interpretación:ROSALBA CUESTA LÓPEZ

MARIO EDGAR HOYOS BENÍTEZ

Riohacha, La Guajira 2006



PRESENTACION

En el marco del proceso de modernización efectivo, con políticas institucionales

orientadas hacia una gestión participativa, objetiva y centrada en el deber ser de la

institución, con acciones de organización eficiente, capacitación del talento humano,

eficacia en los procesos administrativos, académicos y en la búsqueda de una nueva

filosofía de trabajo y un modelo de gestión de desarrollo humano sostenible que invita al

cambio paradigmático frente al ser y el hacer, se presenta el Plan de Capacitación y

Formación para los Administrativos elaborado por un grupo interdisciplinario de docentes

y administrativos con la orientación y liderazgo de la oficina del talento humano; tiene

como propósito el fortalecimiento del talento humano para el desarrollo laboral,

institucional y personal y operativizar una de las políticas del Bienestar Universitario, como

es el Desarrollo humano sostenible, en todas las dimensiones de su ser, como individuo y

como miembro activo de la sociedad.

Esta herramienta de gestión para la Vicerrectoría Administrativa forma parte de los

requisitos exigidos por el Ministerio de Educación Nacional en el proceso de acreditación

de alta calidad para la institución.

Lo anterior es posible, si desde ya, todas las acciones de formación y actualización del

personal administrativo se desarrollan tomando como base este plan, que contempla las

competencias generales establecidas por Uniguajira en el PEI-2005 y las unidades de

competencias específicas de cada dependencia para sus funciones y procedimientos.



INTRODUCCION

La capacitación y formación de los empleados de carrera está orientada a propiciar el

mejoramiento en la prestación de los servicios, a subsanar las deficiencias detectadas en

la evaluación del desempeño y a desarrollar las potencialidades, destrezas y habilidadesde los empleados para posibilitar su ascenso en la carrera administrativa1.

Para la Universidad de la Guajira, el Plan de Capacitación y Formación de los

administrativos es una herramienta de gestión que permite continuar el proceso de

afianzamiento del cambio propuesto en la misión y políticas institucionales (PEI-2005), el

Plan de Desarrollo, 2006-2009 y la Agenda Prospectiva, 2006; es decir, se inscribe comoel componente 4 del Sistema de Evaluación Institucional2 considerado como el tercer

descriptor dentro del Macrosistema de Acreditación de la Universidad de la Guajira, que

resalta entre sus propósitos el fortalecimiento del talento humano para el desarrollo

laboral, institucional y operativiza el principio rector del Bienestar Social Universitario

como es el Desarrollo humano sostenible, en todas las dimensiones de su ser, como

individuo y como miembro activo de la sociedad.

La metodología utilizada fue de recopilación y análisis de los documentos institucionales:

PEI-2005, Plan de Desarrollo, Agenda Prospectiva, Sistema General de Evaluación

Institucional y Diagnóstico de estados iniciales, Manual de Funciones y propuesta del

Manual de Procedimientos, que orientarán el direccionamiento hacia unas necesidades de

capacitación y formación coherente, para adelantar los programas y proyectos de

desarrollo del personal administrativo, soportado con referencias teóricas que permitirán

la fundamentacion académica del documento y por último se utilizó un cuestionario por

niveles de cargo para conocer el desarrollo de las unidades de competencias del cargo,

con respecto a las competencias generales referenciadas en el PEI-2005, sugeridas para

tener un desempeño integral y las necesidades de formación y capacitación que según

1 LEY N0 443 DEL 11 DE JUNIO DE 1998. “Por medio del cual se expiden NORMAS SOBRE CARRERAADMINISTRATIVA y se dictan otras disposiciones. Articulo 36 y parágrafo. ESAP.2 SISTEMA GENERAL DE EVALUACION INSTITUCIONAL. Enero 2004. Oficina de AcreditaciónUniguajira. Págs. 7-11



los administrativos desean realizar para fortalecer sus debilidades en el desempeño del

cargo.

La estructura del documento incluye, en el primer capitulo, unos antecedentes de la

oficina de talento humano, donde se describe como se ha venido dando la capacitación y

formación de los administrativos en la Uniguajira, su inclusión en el Sistema General de

Evaluación Institucional, como el elemento 3: relacionado con la tenencia y promoción del

funcionario administrativo y su crecimiento en la formación profesional como

consecuencia del análisis de su desempeño (cursos de capacitación, diplomados,

especializaciones, maestrías y doctorados), dentro del componente de evaluación del

desempeño administrativo.

En el Segundo capítulo, se presenta un marco de referencia teórica de la capacitación y

formación para administrar la academia, donde se identifican los requerimientos de

formación y capacitación con el enfoque del análisis funcional asimilable al enfoque que

ha venido utilizando la Universidad de la Guajira para determinar sus competencias y

unidades de competencia en el desempeño laboral.

Como tercer capitulo, este plan de capacitación presenta los apartes de los documentos

institucionales que armonizan las necesidades de formación y capacitación de los

funcionarios administrativos. En el capitulo, cuarto se presentan las necesidades de

capitación para desarrollar la tenencia, promoción y crecimiento en la formación

profesional y personal del funcionario administrativo que la Universidad de la Guajira debe

tener en cuenta según la prioridad institucional, presentado por programas y proyectos

con su respectivo presupuesto.

Así, bajo la responsabilidad del coordinador de la oficina del talento humano y la

participación activa de los miembros del equipo; culminó este plan de capacitación para

los administrativos, perfectible por parte del Consejo Directivo y demás entes decisorios

de la Universidad de la Guajira.



1. DOCTRINA INSTITUCIONAL DERIVA DEL PEI-2005

1.1 MisiónLa Universidad de La Guajira, como institución educativa de educación superior estatal de

mayor cobertura del departamento, se nutre de diferentes campos de la ciencia y la

tecnología, forma profesionales que perciben, aprehenden, aplican y transforman saberes,

conocimientos y la cultura a través de las funciones que le son propias: el desarrollo y la

difusión de la ciencia y la tecnología y la formación de científicos, el fomento y desarrollo

de la actividad económica y la formación de emprendedores, el desarrollo humanosostenible3 y la transmisión de la cultura, la profesionalización y el compromiso social con

una organización académico - administrativa soportada en procedimientos que la

dinamizan para proyectarse hacia el entorno, se auto contrasta en la multiculturalidad con

miras al etnodesarrollo, por la cual y para la interculturalidad, diseña y ejecuta estrategias

que la hacen competitiva, eficiente y eficaz. En consecuencia, ante los problemas

sociales y culturales forma y educa técnicos, tecnólogos y profesionales de ciencia

comprometidos consigo mismos, con el entorno local, nacional, supranacional del caribe e

internacional, para afianzar la colombianidad, materializada en saberes, apoyada por una

comunidad del conocimiento actualizado.

1.2. VisiónEn este siglo XXI, la Universidad de La Guajira será el oasis de la cultura regional, con

reconocimiento local, nacional e internacional; de alta calidad, con acreditación

institucional de todos sus programas académicos; formadora de personas integradoras,

dedicadas a la investigación, comprometidos interno y el entorno, con el fin de contribuir

a mejorar la calidad de vida de los conciudadanos.

Hará convenios e intercambios interinstitucionales, internacionales y fronterizos y aplicará

los adelantos tecnológicos en todos los campos de formación del saber, para ser más

3 Ver Plan de Desarrollo. Uniguajira 2006-2009



competitiva frente a las exigencias de la globalización, de la cientificidad del saber y su

aplicabilidad objetiva y productiva

2. ANTECEDENTES DE LA OFICINA DE TALENTO HUMANO

1983, se crea la Oficina de Jefatura de Personal, y se nombre como Director al doctor

Hernando Gómez Fernández, en este período de organización el componente de

capacitación para los administrativos no se consideraba prioritario, ya que los

nombramientos se hacían con los requisitos exigidos en los cargos contemplados en el

manual de funciones.

1991, Luis Camilo Fonseca, Se caracteriza por una administración prescriptiva en

cumplimiento al manual de funciones, el componente de capacitación era débil en el

estamento administrativo.

1992, Cenerys Maestre, 1993, Wilmar Aragón Alvarado; 1995, Joaquín Jiménez García;

1995, Cristian Arragocés; 1996, Luis Pinto Mendoza y 1996, Wilson Ustariz Mendoza, se

caracteriza este período por la inclusión de los funcionarios del estamento administrativo

a la función pública del servicio civil (carrera administrativa), se evalúa el desempeño de

los mismos y se incentivan con capacitación y formación (niveles 1, 2 y 3) teniendo en

cuenta el interés personal del funcionario.

El procedimiento para la capacitación se iniciaba con un dialogo personal con el Rector de

turno y luego se oficializaba al Consejo Superior para su aprobación la intención o el

interés del funcionario para su desarrollo profesional.

De igual manera se desarrollaban capacitaciones internas para el desarrollo y

elaboración de normas internas y planes de desarrollo de metodología participativa.

1996, María Eugenia Vásquez. El procedimiento para otorgar capacitación a los

funcionarios administrativos, se daba de la siguiente manera:

Para estudios de postgrados de los administrativos, se solicitaba al Consejo Superior,

quien lo estudiaba y si era posible daba su visto bueno, posteriormente el Secretario

General lo pasaba a presupuesto para que se estudiara la disponibilidad presupuestal.

Se apoyaba a funcionarios para que asistieran a cursos como diplomados y seminarios

dentro y fuera del departamento.



Se programaban cursos de informática, los cuales eran desarrollados por el Centro de

Cómputos.

1989 y 2000, Celia Mercado Rocha. Se programaban cursos de relaciones

interpersonales, motivación y crecimiento personal conjuntamente con Bienestar al

personal administrativo, además cursos de Informática, el cual se desarrollaba por parte

de funcionarios del Centro de Cómputos.

Se apoyaba a funcionarios para que asistieran a cursos como diplomados y seminarios

dentro y fuera del Departamento.

El apoyo a la capacitación en relación a postgrados del personal administrativo se

tramitaba de manera personal.

2001, José Luis Fonseca. En relación a la capacitación para el personal administrativo

de la institución, esta se llevaba a cabo de manera personal, sin tener en cuenta si el

funcionario se lo mereciera, no se tenía en cuenta la evaluación de desempeño para ello.

Así mismo, internamente se desarrollaban cursos de actualización a los funcionarios en

relación a: informática, relaciones interpersonales, entre otros.

2001, Marlenis Ucros. La capacitación en la Universidad se venia realizando sin una

verdadera planificación, la cual el proceso para realizarla, era que el interesado enviaba

una solicitud al Rector, al aprobársela el funcionario administrativo se le concedía una

comisión de estudios, se realizaban charlas y conferencias en general, debido a las

limitaciones económicas que ha sido uno de los inconvenientes para una mejor

proyección de este componente.

Después, de algunos lineamientos a nivel institucional contemplados en el Plan de

Desarrollo permitió a la Universidad de La Guajira, contemplar unos lineamientos de

formación y capacitación para los administrativos.

2004, Magalis Zárate León. El sistema más usual de ofrecer capacitación a los

funcionarios administrativos de la Universidad de la Guajira en el periodo 2004 – 2006, fue

la ofrecida mediante la oferta de las entidades y corporaciones especializadas para tal

propósito. Es importante aclarar, que según la necesidad de la dependencia el funcionario

responsable solicitaba mediante oficio motivado a la Rectoría se le autorizara asistir al

evento propuesto; luego de recibir el visto bueno, se procedía a la tramitación pertinente.

Es necesario mencionar, que los funcionarios administrativos y empleados oficiales de

esta entidad, cuentan con el Acuerdo 016 de 2005, “Por el cual se aprueba el Estatuto de



Carrera Administrativa Propia para los Empleados Públicos de La Universidad de la

Guajira”, aprobado por el Consejo Superior, en su articulo 84, reglamenta la

obligatoriedad de la institución en capacitar a sus funcionarios.

La capacitación ha sido y será siempre una herramienta de gran importancia y

significación porque coadyuva al mejor cumplimiento de la tareas propias de la entidad,

eleva el nivel técnico, humano y educacional para el mejoramiento laboral, así como al

desarrollo personal e institucional, que permitirá logros de excelencias en el trabajo y al

mismo tiempo la obtención de mejores condiciones de vida4, para el trabajador y su

familia, para el administrativo y la sociedad.

3. LA CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN PARA ADMINISTRAR LA ACADEMIA

Como bien ha señalado, Beltrán y San Martín (2000) referenciado por González. (2003).

“El texto curricular exige un contexto específico diferente al de la producción de los

conocimientos y a los de su posible reproducción. Ese contexto específico será

precisamente la institución educativa. De ese modo, el currículo aparece como el

verdadero núcleo de las organizaciones de las instituciones educativas”.

La Universidad de la Guajira en su Proyecto Educativo Institucional (PEI), considera el

Currículo como núcleo de la organización académica (que lo estructura)-

administrativa(que lo administra) y procedimental (que lo gestiona), partiendo del

concepto de que “el currículo sigue siendo el foco intelectual y organizativo de los

procesos educativos en los centros de enseñanza y que constituye el espacio donde se

definen y debaten los fines, contenidos y procesos que dan forma a una determinadaconcepción de educación”5. En ese sentido la institución considerada como una

organización con todas sus dimensiones (Estructura, relaciones, procesos y cultura)6

constituye un contexto clave para el desarrollo del currículo, el aprendizaje de los alumnos

y las actividades que realizan los docentes y administrativos.

4 Zarate, Magalis, Entrevista, 20065 DIAZ Barriga, Frida, (2004) en Prólogo de; ANÁLISIS DE CURRÍCULO, 3ª Edición, McGraw-Hill, Pág.Xix.6 GONZALEZ, Maria Teresa, (2003) en Las Organizaciones Escolares: Dimensiones y Características,Prentice Hall. Pag. 26



Bajo esta consideración, la organización educativa, además de ser una estructura formal

de puestos, funciones, responsabilidades etc. también es un tramado de relaciones o

redes de interacción y flujo de comunicación entre las personas que allí laboran y se

necesitan que sean competentes para dinamizarla en el ser, el saber y el hacer y auto

contrastarla en la multiculturalidad con miras al etnodesarrollo como lo contempla la

misión institucional.

Lo anterior es posible, si desde ya, todas las acciones de formación y actualización se

desarrollan tomando como base las competencias generales establecidas por

UNIGUAJIRA y cada dependencia establece sus unidades de competencias específicas

para sus funciones y procedimientos.

Las funciones y procedimientos en el enfoque de competencia “análisis funcional”,

expresan lo que un funcionario debe ser capaz de hacer en condiciones normales de

trabajo con el fin de cumplir con una función clave. Ellas indican en términos generales las

actividades que deben desempeñar las personas en una determinada área laboral.

A partir del análisis funcional y de acuerdo con los requerimientos específicos del contexto

donde se halla la institución educativa, se realiza la planeación del proceso de formación y

la capacitación en este caso de los funcionarios de la Universidad de la Guajira con:

I. Identificación de los Requerimientos de Formación y Capacitación con el Enfoquedel Análisis Funcional

El análisis funcional es un procedimiento mediante el cual se determina (Zúñiga, 2003)

1. El propósito clave de un área.- Formar y capacitar a los funcionarios para que

participen activamente en el fomento, desarrollo y difusión de la ciencia y la tecnología;

omento y desarrollo de la actividad económica, desarrollo y transmisión de la cultura;

profesionalización y compromiso social, desarrollando competencias propias para la

optimización del modelo organizacional y de gestión propuesto por la institución en sus

documentos orientadores.

2. Las funciones de primer nivel que los trabajadores y profesionales deben realizar para

alcanzar dicho propósito o Función clave.- Desarrollar las funciones y procedimientos con



base en una visión integral del desarrollo institucional, según los requerimientos de la

normatividad vigente, competencias asignadas y los indicadores de gestión.

3. Las funciones conexas clasificadas en los niveles sucesivos hasta llegar a las

contribuciones individuales, las cuales se refieren a los aportes específicos de las

personas al logro del propósito clave. Con respecto a la metodología de elaboración, se

sugiere revisar a Zúñiga (2003). Y se entienden como: 1. Desarrollar procesos de

formación y actualización del talento humano de acuerdo a los perfiles de su competencia

establecidos y la normatividad vigente. 2. Desarrollar procesos de formación y

actualización que favorezcan el clima organizacional y bienestar institucional. 3.

Establecer lineamientos orientadores conducentes a la formación y capacitación de los

funcionarios con base en méritos, planeación y evaluación del desempeño.

II. Identificación de las Competencias Institucionales

1. En términos de desarrollo conceptual oral y escrito

2. En relación con lo formativo-vivencial individual y social

3. En cuanto comprobación-regulación de saberes y conocimientos

4. Con referencia a la formación axiológica y teleológica

III. Identificación de las Unidades de Competencias

Unidades de Competencias implicadas en la administración de lo académico a partir de

las competencias institucionales.

• En términos de desarrollo conceptual

Existe la necesidad de desarrollar competencias de lecturabilidad y escriturabilidad y de

oralidad y escuchabilidad para el desempeño comprensivo de la actividad administrativa,

como elementos básicos para una alta productividad y una alta calidad humana.



• En términos de comprobación-regulación

Existe la necesidad de que cada dependencia convoque a la orientación teórica plasmada

en las políticas del PEI para fundamentar su quehacer administrativo, tanto en la toma de

decisiones del ejecutivo como en la comprensión de las funciones y procedimientos de los

cargos.

• En términos de lo formativo-vivencial

Existe la necesidad de armonizar el comportamiento individual con el que “impone” el

proyecto educativo institucional, con el fin de ir dibujando los perfiles de una “cultura

institucional”.

Existe la necesidad de alimentar un clima de convivencia institucional basado en los

valores expuestos en el PEI.

• En términos de lo axiológico y teleológico

Existe la necesidad de identificar los valores institucionales relevantes para el desarrollo

de la Misión y el logro de la Visión institucionales.

4. ARMONIZACIÓN DE ORIENTADORES DE LA CAPACITACIÓN YFORMACIÓN PARA LOS ADMINISTRATIVOS

La administración al servicio de la academia dinamiza la estructura organizacional de la

Universidad de La Guajira, desde las instancias especializadas en el desarrollo de sus

funciones, establecimientos de escenarios de integración de actores relacionados con

diferentes funciones de la misma, establecimientos de líneas de comunicación ágiles

entre las dependencias y desde el estilo organizativo dando lugar a un desarrollo

autónomo de la institución.

4.1 Diagnóstico de estados iniciales y sistema de evaluación institucional7:

7 SISTEMA GENERAL DE VALUACION INSTITUCIONAL. Enero del 2004. Uniguajira. Informe deActividades de la gerencia de Acreditación. Pag. 6-8



El diagnóstico de los factores de acreditación planteado por el CNA resalta las fortalezas

que deben convertirse en estrategias institucionales y las debilidades que deben

someterse a un proceso de regulación de acuerdo con el procedimiento avalado por la

institución.

Uno de los factores de evaluación planteado por el CNA es el de “Organización,

Administración y Gestión” que aplicado a la Universidad de la Guajira muestra en uno de

sus apartes la necesidad de promover la capacitación permanente del personal que dirige

la Universidad de la Guajira en el campo de la gerencia y la planificación con el fin de

promover la calidad de la gestión universitaria” y “mantener un ambiente físico en

condiciones adecuadas para favorecer el desempeño del talento humano de la institución.

Las personas responsables de las diferentes funciones no poseen la formación requerida

para su desempeño; la articulación entre sus tareas es tal que las necesidades y objetivos

del programa no son debidamente atendidos.

No existe liderazgo académico- administrativo desde las Facultades, en algunas

ocasiones se improvisan programaciones y actividades. No se socializa con los

funcionarios las actividades de gestión. No hay articulación entre las tareas del docente y

sus actividades académicas con el plan de gestión de las Facultades.

El diagnóstico muestra que el 61.19% de los directivos considera que la estructura

organizativa, administrativa y gestión institucional no facilita el cumplimiento de las

funciones básicas. El 33.10 % de los estudiantes opinan que si facilita; el 47.79% de los

docentes responde que no facilita. Se desprenden de estos porcentajes que las

dependencias no priorizan las necesidades que provienen de los programas académicos.

No existe un proceso de planeación conjunta que articule la organización administrativa

con la academia. Prevalece el interés particular del estilo administrativo sobre las

necesidades de los programas académicos.

Se recomienda a las facultades, mayor compromiso de los directivos de los programas, en

el cumplimiento de sus funciones administrativas, sobre todo en el cumplimiento en lo

consignado en los estándares de los documentos base de cada programa. así mismo, se

recomienda a planeación desarrollar un mecanismo de investigación para acercarse a las

nociones más tempranas que tienen los jefes de dependencias sobre “el desarrollo



institucional”, lo cual alumbraría el camino para emprender con coherencia una gestión

administrativa que realmente genere el desarrollo académico y desrutinice la

funcionalidad de los cargos administrativos.

En cuanto a la apreciación de los administradores sobre la claridad de las funciones

encomendadas y sobre la articulación entre sus tareas, manifiestan que el 71,64% de los

administrativos orientar sus funciones queriendo cumplir con un manual de funciones; el

62,83% de los docentes utiliza el manual de procedimientos académicos; el 71,64% de los

directivos no utiliza manual de procedimientos administrativos. Del resultado de estas

cifras, se confirma que se conoce la existencia del manual de procedimientos

académicos, que guía la ejecución de los diferentes procedimientos (resolución 006-

diciembre.4 de 2.003), lo mismo ocurre con el manual específico de funciones y requisitos

mínimos de la institución (resolución 01077 de 2.001), los cuales fueron adoptados para

ser cumplidos con criterios de eficiencia y eficacia, teniendo en cuenta, lo expresado en el

PEI. Un porcentaje alto de directivos no utiliza el manual de procedimientos

administrativos porque no existe, cada dependencia se guía por el conducto de la lógica

particular.

Con relación a los porcentajes altos de utilización de los manuales de funciones

específicas y manual de procedimientos académicos, se observa que en la práctica no se

cumplen en su totalidad, porque algunos insumos dependen del producto de otras

dependencias, y a veces los productos no están disponibles y muchas decisiones

dependen de lo administrativo. el conducto de procedimientos no es claro y en muchos

casos no existen. Se dan casos de actividades académicas que tienen un deficiente nivel

de apoyo y acompañamiento, por parte de los directivos de la institución.

De acuerdo con información entregada por la oficina de talento humano, no existe un plan

de capacitación para el persona administrativo de la institución. Se han programado

algunos cursos explicitados en el plan de acción de esta dependencia, pero ha sujeto a la

disponibilidad presupuestal asignada a la dependencia estado en referencia; sobre la

efectividad de los procesos administrativos el 52,21% de los docentes califica la

efectividad de los procesos administrativos como “buena”, lo mismo que el 43,45% de los

estudiantes.



.

De estas cifras, se infiere que la efectividad de los procesos administrativos, no se da

en todas las etapas ni en todos los casos, el 44,25% de los docentes opina que

“siempre” los funcionarios de la facultad desempeñan sus funciones de acuerdo con

las necesidades del programa; el 56,55% de los estudiantes responden que esto

sucede “algunas veces”, los docentes no están satisfechos con el cumplimiento de las

funciones del personal administrativo del programa respecto a la solución de las

necesidades de éste. De acuerdo con el manual de funciones, por ejemplo, el director

de programas académicos, tiene la función de dirigir, coordinar y evaluar el

funcionamiento académico y administrativo del programa y asistir al decano en la

fijación de políticas y objetivos del programa, pero en la práctica estos funcionarios se

dedican a resolver situaciones de carga académica, recepción de notas y planeación

de horarios y otras actividades menores; en la mayoría de los casos las

Propuestas y políticas académicas provienen de los docentes, por iniciativa propia. De

acuerdo con el manual de funciones el decano planea, programa, dirige, coordina,

controla y evalúa las actividades administrativas, financieras y académicas de la

respectiva facultad; sin embargo, se percibe mayor interés hacia el cumplimiento deactividades administrativas8

De esta forma el diagnostico de este factor “Organización, administración y Gestión”

orienta las expectativas del plan de capacitación y formación para los funcionarios

administrativos en cuanto a que refleja las necesidades de estos para el desempeño

de las funciones del cargo.

4.2 El Proyecto Educativo Institucional:

A partir del PEI (Proyecto educativo institucional) todas las dependencias académicas

y administrativas de la Universidad de la Guajira,, tienen una responsabilidad y un

compromiso con los grandes propósitos, las políticas, objetivos y metas, en materia de

capacitación y formación del personal en concordancia con su misión y la perspectiva

teórica insinuada por la noción del etnodesarrollo; esto significa que:

La capacitación y formación del personal de la Universidad de la Guajira, debe

encarnar primordialmente, el desarrollo humano, la aprehensión del conocimiento y su

socialización para el ascenso del hombre dentro de la sustentabilidad que soporta la

8 Análisis del factor de acreditación. Organización Administración y Gestión. Unigusjira2004



cultura regional; por lo tanto, la calificación permanente en aras de un propósito que

derrumbe los “muros personales” es un asunto de la esencia institucional que permitirá

desarrollar los ideales de calidad definidos y buscados por la institución.

Así como también para el Bienestar Universitario entendido como un ejercicio socio-

humanístico que orienta el desarrollo físico, psico-afectivo, espiritual y social elevando

la calidad de vida del personal administrativo orientado a favorecer la formación

integral y el mejor desempeño de los mismos. Su trabajo está ligado a desarrollar unosactores institucionales idóneos para el cumplimiento de la misión.9

En el mismo sentido, en la búsqueda del cumplimiento eficaz de sus funciones

entendida esta como la “capacidad para la acción orientada a fines” Hace alusión a los

fines y las metas como aquellas directrices “asignadas por la comunidad”, para “la

satisfacción de las demandas que originaron y justifican la existencia del sistema y de

la institución, y su permanencia” (p. 271). Así, la funcionalidad, desde este punto de

vista, se entiende entre otros como la:

capacidad de desempeñar adecuadamente la que se entiende es su

misión, y que, en último extremo, justifica su razón de ser; y,

en última instancia, capacidad que la institución demuestra para ajustar

sus objetivos -y, por tanto, toda la acción y los medios de que dispone-

a las funciones que le han sido asignadas (De la Orden, 2002, p. 271)

citado por el PEI-2005.

Lo anterior son las intenciones del Plan de capacitación y formación de los

administrativos teniendo en cuenta que la Universidad entra en un proceso de calidad,

permanente de búsqueda y fortalecimiento de las cualidades de una institución(ser,

hacer y deber ser) para satisfacer necesidades de una sociedad, a través de motores

científicos, que organizan gestionan y desarrollan sus perspectivas educativas, en la

interacción con actores, procesos, contextos, creencias y contenidos entre otros, que

expresan no sólo las comprensiones de lo educativo sino, también el papel que el

mismo estado debe jugar en la educación.

Es por ello, que la institución debe tener en cuenta cada aspecto que hace parte del

desarrollo de sus actividades y el desempeño que tienen sus funcionarios.

9 Universidad de la Guajira. PEI-2005. Políticas de Bienestar Universitario. Pag. 49



4.3 El Plan de Desarrollo

Según el Plan de Desarrollo de la Universidad de la Guajira 2006-2009, esta estaría

comprometida con una nueva filosofía de trabajo, una sociedad participativa e

incluyente, un modelo de gestión de desarrollo humano sostenible que invita al cambio

paradigmático frente al ser y el hacer donde todos estamos comprometidos en una

acción responsable y digna por la institución y su desarrollo.

De este modo se explica, que el trabajo administrativo que involucra el recurso

humano como factor fundamental, es el que proporciona el mejoramiento continuo, la

calidad, la productividad y la competitividad de la institución. Se concibe que el recurso

humano de una organización juega un papel importante en el desarrollo de sus

funciones, en esencia el desempeño laboral de cada uno de estos actores evidencian

la competitividad y la productividad en el servicio de las instituciones. Ahora bien, en el

caso de la Universidad de La Guajira los funcionarios administrativos tienen definido

cada una de las tareas a realizar en los diferentes puestos de trabajo y proporcionan

el mejoramiento continuo, la calidad, la productividad, y la competitividad.

Tales iniciativas se traducen en proyectos que van desde el fortalecimiento y

actualización de los procesos administrativos y tecnológicos, de funciones para

ampliar la eficiencia y competitividad con orden, planeación y directriz en el manejo de

los ambientes institucionales; técnicas aplicadas que deben estar al servicio de la

academia con personal capacitado que revierta el conocimiento en el desempeño de

las funciones y en el mejoramiento continuo de los procesos; la evaluación de la

carrera administrativa necesita reflejar la eficiencia del desempeño laboral de los

directivos y jefe de dependencias, y evidenciar propuestas de modernización de la alta

dirección; las relaciones interpersonales para generar reconocimiento por la diferencia

del otro, tolerancia y confianza mutua, manifestadas en los grupos y subgrupos

humanos que conforman los diferentes estamentos; el Fomento del sentido de

pertenencia y disposición al cambio; el desarrollo de la creatividad y el trabajo en

equipo; el respeto y Tolerancia por la diferencia; el fomento del uso de los canales

formales de comunicación; el desarrollo humano y sentido de pertenencia institucional;

hasta el mejoramiento de la Sensibilización administrativa orientada hacia la prioridad

académica.



De esta forma, el plan de desarrollo orienta las expectativas del plan de capacitación y

formación para los funcionarios administrativos considerados como parte fundamental

para el desarrollo institucional, el fortalecimiento de la Universidad ante la sociedad y

para ello se hace necesario tener a unos funcionarios motivados, con conocimientos y

capaces de realizar bien sus labores en un ámbito acorde con las funciones que

desempeñan.

4.4 La Agenda Prospectiva:

La agenda prospectiva como el instrumento que determina los elementos de análisis

del desarrollo de la Universidad de la Guajira, a partir del consenso de los actores

sociales , diseña los escenarios apuesta global, y los escenarios alternos, con base

en el análisis de las variables endógenas y exógenas identificadas, y propone las

estrategias y acciones que garanticen el desarrollo institucional al servicio de la calidad

académica, orienta el plan de capacitación y formación para los funcionarios

administrativos con las variables de los escenarios probable o tendencial desde la

acreditación, modernización administrativa y política Institucional: Capacitación

docente, administrativos, créditos y subsidios, entre otras.

El plan de capacitación y formación atenderá los aspectos que debilitan o aminoran la

tendencia en cuanto a lo cognoscitivo, motivacional y laboral del personal

administrativo para el fortalecimiento de los aspectos que impulsan o favorecen la

tendencia y así este personal entre en la modernización efectiva, obedeciendo a los

nuevos modelos de administración pública.

4.5 Desde el Estatuto de Carrera Administrativa aprobado por el ConsejoSuperior mediante acuerdo No 016 de 2006.En su artículo 84, este estatuto autoriza al rector para de la Universidad de la Guajira

para que en un termino de (1)año contado a partir de la probación y publicación del

presente Acuerdo emita los respectivos actos administrativos reglamentando

primordialmente el sistema de capacitación entre otros aspectos10.

Lo anterior refuerza la elaboración de este plan de capacitación definido así por la

Universidad de la Guajira ya que hace parte del sistema general de evaluación

10 DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA. Gobernación de la Guajira. Gaceta. No. 40 Febrero.2006.Pag.17



institucional para el estamento administrativo que consta de cuatro componentes11

denominados en el proceso como plan.

Este plan de capacitación lo muestra el mencionado acuerdo con el fin de lograr un

proceso de mejoramiento continuo, desarrollo de habilidades, cambio de actitudes,

que conduzcan a incrementar la capacidad individual y colectiva, y al mismo tiempo

contribuir a la misión institucional, a la mejor prestación de servicio y a la adquisición

de las competencias exigidas para un desempeño integral en los cargos.

4.6 Descripción de Cargos Administrativos

El perfil profesional o perfil del cargo es un instrumento de gestión que puede ser

aprovechable en la detección de las necesidades reales de desarrollo de una personadentro de la organización12. A partir del análisis de los requisitos de los cargos por

niveles, el perfil profesional de los que ocupan actualmente los cargos y las funciones

se identifican las aptitudes y conocimientos básicos técnico-profesionales que se

requieren para un óptimo desempeño y de habilidades que se deben desarrollar para

garantizar una alta eficiencia en el cargo, que servirían de base para seleccionar las

necesidades de capacitación y formación de estos funcionarios en cumplimiento de

sus funciones. (Ver cuadro anexo)

5. LAS NECESIDADES DE FORMACION Y CAPACITACION

5.1 Exploración de necesidades

El documento se ha desarrollado con un diseño descriptivo, en tanto que se, revisaron

todos los documentos institucionales como base para el direccionamiento y

operatividad de las acciones de la Universidad de la Guajira, lo cual permitió obtener la

información secundaria necesaria para el desarrollo de este interés.

Para la recolección de la información primaria sobre las necesidades de formación y

capacitación de los funcionarios administrativos por niveles de cargo se utilizaron

11 SISTEMA GENERAL DE VALUACION INSTITUCIONAL. Enero del 2004. Uniguajira. Informe deActividades de la gerencia de Acreditación. Pag. 6-8

12 URDANETA B. ORLANDO. 2004. El Desarrollo del Capital Humano en el Escenario de laGlobalización. Pag. 240-242



instrumentos como la encuesta cuyos datos fueron tabulados, analizados y

triangulado con los documentos institucionales con respecto a las categorías que

aparecen en el numeral siguiente:



5.2 Programas y proyectos de formación, capacitación

Programa 1: Programa de formación y capacitación para el fortalecimiento de la culturaorganizacional

Proyecto 1: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel directivo

Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel directivo

NIVELESNECESIDADES DE CAPACITACION

AREA DELCONOCIMIENTO

NIVEL DEEXIGENCIA

ESTRATEGIAS EducaciónFormal y/o*Noformal (Modalidad)

Nombre del curso

(1)DIRECTIVOS

1. Para el mejoramiento deldesempeño administrativo ypersonal

Diplomados Informática- Uso de lasTICs

VII

Liderazgo Otganizacional VIIdiomas VCompetencia de laComunicación

IV

Resolución de conflictos IIIGestión del RecursoHumano

III

Comprensión Lecto-escritora

III

Procesos administrativoscontables

III

Atención al cliente y calidaddel servicio

III

Habilidad y creatividad IIILegislación de la Educaciónsuperior

II

Herramientas para la tomade decisiones

I

Crecimiento personal ITrabajo en equipo IProcesos interculturales I

2. Para el mejoramiento deldesempeño profesional

Especializacionesy/o Maestrías

Administración deEmpresas

VI

Gerencia Educativa VRama de las cienciasbásicas y aplicada

V

* Denominación (Educación no formal) reemplazado por educación para el trabajo y eldesarrollo humano, Artículo 1 de la Ley 1064 de 2006.



Proyecto 2: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel 2 (Profesionales)

Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel 2 (profesionales)



NIVEL DEEXIGENCIA

ESTRATEGIAS EducaciónFormal y/o *Noformal (Modalidad)

Nombre del curso

(2)PROFESIONALES

1. Para el mejoramiento deldesempeño administrativoy personal

Diplomados Informática- Uso de lasTICs

XVI

Seminarios y/oTalleres

Idiomas XV

Procesos administrativoscontables

XII

Trabajo en equipo XIIManejo de la comunicación IXAtención al cliente ycalidad del servicio

VIII

Crecimiento personal VIINegociación y resolución deconflictos

VII

Creciendo en valores VIIComprensión lecto-escritora VILegislación de la educaciónsuperior

VI

Procesos administrativos ycontables

V

Competencia e indicadoresde gestión en la EducaciónSuperior

V

Elaboración de proyectos IVAutoestima IIIManejo de Archivo III

2. Para el mejoramiento deldesempeño profesional


Gestión pública IVGerencia Educativa IIIPlaneación educativa VIGerencia de RecursosHumanos

VI

Rama de las cienciasbásicas y aplicadas

V




Proyecto 3: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel 3 (Profesionalesgrado 11)

Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel 3 (profesionales Grado 11)



NIVELDEEXIGENCIA

ESTRATEGIAS Educación Formaly/o *No formal (Modalidad)

Nombre del curso

(3)PROFESIONALESGRADO 11

1. Para el mejoramientodel desempeñoadministrativo y personal

Diplomados,Seminarios y/otalleres

Informática- Uso de las TICs XIIIIdiomas XIIITrabajo en equipo XIIIIngeniería y manejo de software VRelaciones interpersonales VCrecimiento personal VCreciendo en valores VDesarrollo Humano VProcesos administrativos ycontables

V

Manejo de archivo VManejo de la comunicación VLegislación de la educaciónsuperior

IV

Atención y calidad del servicio IVCompetencia e indicadores degestión en la EducaciónSuperior

III

Comprensión lecto-escritora IIManejo de equipo de proyeccióny audio

I

Autoestima I2. Para el mejoramientodel desempeñoprofesional


Gerencia en Recursos Humanos VGestión pública- Planeacióneducativa

V

Gerencia de Mercadeo IIISalud Ocupacional IIITelecomunicaciones y redesinalámbricas

II

Rama de las ciencias básicas yaplicadas

II




Proyecto 4: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel 3 (SecretariadoGrado 03)

Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel 3 (Secretarias y auxiliares administrativos)



NIVEL DEEXIGENCIA

ESTRATEGIAS EducaciónFormal

Nombre del curso

3SECRETARIAS Y/OAUXILIARESADMINISTRATIVOS

1. Para el mejoramientodel desempeñoadministrativo y personal

Diplomados y/oseminarios Talleres

Sistemas XManejo de Fax XLenguaje decomputador

X

Lenguaje profesional IXTécnicas de oficina VITécnica e archivo VI

Seminarios y/otalleres paraRecepcionista

Ortografía XNociones decomputadores

X

Relaciones Humanas IXRelaciones públicas IXImagen personal VIII


Proyecto 4A: Mejoramiento del desempeño como resultado de la actualización yprofundización de los conocimientos administrativos del personal administrativo delnivel 3 (Secretariado Grado 03)

Objetivación: Estructurar las necesidades de formación relacionados con losprocedimientos de las funciones de los cargos en el nivel 3 (Secretarias y auxiliaresadministrativos)



NIVEL DEEXIGENCIA

ESTRATEGIAS EducaciónFormal

Nombre del curso

3SECRETARIAS Y/OAUXILIARESADMINISTRATIVOS

1. Para el mejoramientodel desempeño comoresultado de laactualización yprofundización de losconocimientosadministrativos

Especialización yMaestrias

Gerencia enRecursos Humanos

VI

Gestión pública-Planeación educativa

V

GerenciaEmpresarial

IV

Salud Ocupacional IITelecomunicacionesy redes inalámbricas

II

Desarrollo Social II



Perfil de laPsicología

II

AdministraciónPública

II

Finanzas IIRama de las cienciasbásicas y aplicadas

II



Proyecto 5: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel 4 (Serviciosgenerales)

Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel 4 (Servicios generales)



NIVEL DEEXIGENCIA

ESTRATEGIAS Educación Formaly/o *No formal (Modalidad)

Nombre del curso

4SERVICIOSGENERALES

1. Para elmejoramiento deldesempeñoadministrativo ypersonal

Seminarios y/otalleres

Competencias técnicaslaborales

X

Atención y calidad delservicio

X

Autoestima VIIIDesarrollo Humano VIIICreciendo en valores VIIIRelaciones interpersonales VIIIRelaciones interpersonales VIIICrecimiento personal VIIIComprensión lecto-escritora VIManejo de archivo VI

2. Para elmejoramiento deldesempeñoprofesional

Programas técnicosy tecnológicosprofesionales

Organización de elementosde trabajo

X

Comunicación XInformática VIManejo ambiental VIElectrónica, pitura VMecánica/ Archivo V




Cuadro No.1

COSTOS POR MODALIDAD Y AREAS DEL CONOCIMIENTO DE LOSCURSOS Y PROGRAMAS DE CAPACITACION Y FORMACION

EducaciónFormal y/o*No formal(Modalidad)

Áreas delconocimiento

Nivelesde

Exigencia

Indicador decumplimiento

Cursosproyectados

por año

Costo porcursos

Costo total

Diplomados DesarrolloHumanoSostenible

XIII Númeropersonascapacitadas

2 15.000.000 30.000.000

Seminariosy yoTalleres

Tecnología de laInformación y laComunicación

XI Número depersonascapacitadas

6 3.500.000 21.000.000

Idiomas X Numero depersonascapacitadas

6 3.500.000 21.000.000

CulturaInstitucional

X Numero depersonascapacitadas

4 2.500.000 10.000.000

Expresión Oral yescrita

VIII Numero depersonascapacitadas

4 2.000.000 8.000.000

ProgramasTécnicos yTecnológicos

Instrumentación,diseño y gestiónde organizaciones

Numero depersonascapacitadas

2 3.000.000 6.000.000

Programasde Postrados

Especializaciones Numero depersonascapacitadas

20% 20.000.000 40.000.000

Maestrías Númeropersonascapacitadas

20% 33.000.000 66.000.000

TOTALES 202.000.000



FUENTES

LEGALES Y NORMATIVAS GENERALES

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, 1991

LEY 30 DE 28 de Diciembre de 1992 “Por la cual se organiza el servicio público de laeducación superior”LEY 749 DE JULIO 19 DE 2002 “Por la cual se organiza el servicio público de laeducación superior en las modalidades de formación técnica profesional y tecnológica, yse dictan otras disposiciones”LEY 443 DE JUNIO 11 DE 1998 “Por el cual se expiden normas sobre carreraadministrativa y se dictan otras disposiciones”DECRETO 2566 DE SEPTIEMBRE 10 DE 2003 “Por el cual se establecen lascondiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el ofrecimiento y desarrollo deprogramas académicos de educación superior y se dictan otras disposiciones”

BIBLIOGRÁFICAS

AGENDA PROSPECTIVA 2005. Universidad de la Guajira. Riohacha

ARENTSEN, Fernanda 2004. Las fronteras de Carlos Fuentes: ¿más allá de la cicatriz?Congreso Abierto. Publicación en la Red de las Actas del 40 Congreso de la ACH,2004. Disponible en: archivo bibliográfico del portal del Hispanismo, InstitutoCervantes.

BASES PARA UNA POLÍTICA DE ESTADO EN MATERIA DE EDUCACIÓNSUPERIOR. Bogotá: ICFES, 2001. 159 p.

BOTERO Chica, Carlos,. LA FORMACION DE VALORES EN LA HISTORIA DELA EDUCACION COLOMBIANA. Articulo publicado 11/Abril/2005.

EVALUACIÓN COMO AYUDA AL APRENDIZAJE: Claves para la InnovaciónEducativa. Caracas: Laboratorio Educativo, 2000. 173 p.

GONZALEZ, Maria Teresa. (2003). Organizaciones y Gestión de Centros Educativos,Dimensiones y Procesos. Prentice Hall. Madrid España.

GAIRIN SALLÁN JOAQUIN Y DARDER VIDAD PERE. ORGANIZACIÓN DECentros Educativos. Aspectos Básicos Editorial Praxis (1994). P. 23-405.LEMOS R., Cecilia Constanza. 2004b. ¿Qué es la funcionalidad en el campo de laevaluación de la calidad de la educación? Documento inédito. Universidad de LaGuajira.

PLAN DE DESARROLLO UNIGUAJIRA 2006-2009. Universidad de La Guajira.Riohacha.

SISTEMA DE EVALUACION INSTITUCIONAL. 2005. (Estructura). Universidad dela Guajira. Riohacha.



TOBON, Sergio. (2006). Formación basada en Competencias. Pensamiento Complejo,diseño curricular y didáctica. Ecoe Ediciones. Segunda Edición. Bogota. Págs. 99-101.

URDANETA B. ORLANDO. 2004. El Desarrollo del Capital Humano en el Escenariode la Globalización. “Modelo U”. Bogota: 3R Editores. Tercera Edición Págs. 240-243*PLAN ESTRATÉGICO



TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN

INTRODUCCIÓN

1. DOCTRINA INSTITUCIONAL DERIVADA DEL PEI-2005

Misión

Visión

2. ANTECEDENTES DE LA OFICINA DE TALENTO HUMANO

3. LA CAPACITACION Y FORMACION DE ADMINISTRAR LA ACADEMIA

4. ARMONIZACION DE ORIENTADORES DE LA CAPACITACION Y

FORMACION PARA LOS ADMINISTRATIVOS

Diagnóstico de estados iniciales y sistema de evaluación institucional

El Proyecto Educativa Institucional

El Plan de Desarrollo

La Agenda Prospectiva

Descripción de los cargos administrativos

5. LAS NECESIDADES DE FORMACION Y CAPACITACION

Exploración de necesidades

Programas y proyectos de formación, capacitación.

Proyecto1. Mejorar el desempeño del personal administrativo del nivel

directivo (Rectoría, Vicerrectorías, Decanos, Escuela Técnica, Centro de

Investigaciones)

Proyecto2. Mejorar el desempeño del personal administrativo del nivel

directivo del nivel 2 (Profesionales especializados, profesionales

universitarios hasta grado 12)

Proyecto 3. Mejorar el desempeño del personal administrativo del nivel 3

(profesionales universitarios grado 11, técnicos grado 10 y 9)


(Secretariado Grado 03)



Proyecto 4A: Mejoramiento del desempeño como resultado de la actualización

y profundización de los conocimientos administrativos del personal

administrativo del nivel 3 (Secretariado Grado 03)

Objetivación: Estructurar las necesidades de formación relacionados con los

procedimientos de las funciones de los cargos en el nivel 3 (Secretarias y

auxiliares administrativos)


(Servicios generales Grado 05)

Presupuesto

Fuentes

Bibliografía

Anexos

FORMATO DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION

Documents

Transcript of FORMATO DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION