TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Y CALIDAD

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UNIDAD UNO:

ELEMENTOS FUNDAMENTALES

DE LA ADMINISTRACIÓN

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1.1 PLANEACIÓN1.1.1 PROPÓSITOS O MISIONES:En la misión o propósito (términos que suelen usarse indistintamente), se identifica la función o tarea de una empresa o institución o de una parte de ésta. Todo establecimiento organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al menos debe tener sí se desea que su existencia sea significativa) un propósito o misión

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1.1.2 OBJETIVOS O METAS: Los objetivos o metas, son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control.

1.1.3 ESTRATEGIAS En el ejército se ha empleado tradicionalmente el término “estrategias” para designar los grandes planes resultantes de la deducción de las probables acciones u omisiones del enemigo.

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1.1.4 POLÍTICAS: Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.

1.1.5 PROCEDIMIENTOS:Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas.

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1.1.6 REGLAS: En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas,no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.

1.1.7 PROGRAMAS:Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos.

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1.1.8 PRESUPUESTOS: Un presupuesto es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Podría llamársele un programa “en cifras”.

1.1.9 PASOS DE LA PLANEACIÓN:•Atención a las oportunidades•Establecimiento de objetivos•Desarrollo de premisas•Determinación de cursos alternativos•Evaluación de cursos alternativos•Selección de un curso de acción•Formulación de planes derivados•Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación.

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1.1.10 COORDINACIÓN DE PLANES A CORTO Y LARGO PLAZO:Es frecuente que se elaboren planes a corto plazo sin referencia alguna a planes de largo plazo. Esto es definitivamente un grave error.

1.1.11 PROCESO DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y JERARQUÍA :Tal como se muestra en la figura, los administradores de los diferentes niveles de la jerarquía organizacional se ocupan de diferentes tipos de objetivos.

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1.1.12 MULTIPLICIDAD DE OBJETIVOS:

Afirmar que la misión de una universidad es educar e investigar no basta. Sería mucho más exacto (aunque de cualquier manera no verificable) hacer una lista de sus objetivos generales.

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1.2 ORGANIZACIÓNA través de Fredencic Taylor y Henry Fayold el proceso

da organización adquiere un matiz científico:

-Taylor organizó las empresas entorno a la producción.

-Fayold organizo las empresas en torno a una estructura jerárquica

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1.2.1 PROCESO ADMINISTRATIVO

Gira alrededor del producto, y consiste en el proceso por el cual un grupo se organiza con el fin de producir un bien o un servicio para satisfacer una necesidad del entorno y lograr el bienestar de los miembros de la organización

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1.2.2 ORGANIZACIONES VIRTUALES

Cooperación voluntaria de varios participante s de distintos tipos, legalmente independientes (organizaciones, departamentos, grupos de proyectos, o personas) que producen un resultado basado sobre un común entendimiento de sus normas de negocios.

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1.3 DIRECCIÓN1.3.1 Concepto de dirección

La dirección es un elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas directamente o delegando dicha autoridad y se vigila de manera simultánea que se cumplan con todas las ordenes emitidas.

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1.3.2 OBJETIVOS

Las funciones directivas solo adquieren sentido si entendemos que su propósito es conseguir el objetivo primordial de la dirección “eficacia empresarial” que es el grado en el cual la organización alcanza sus fines.

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1.3.3 IMPORTANCIA

La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos; planear, organizar, integrar y controlar, no servirían sino se logra una buena ejecución.

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1.3.4 PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

• Principio de la Coordinación de Intereses• Principio de la Impersonalidad del Mando • Principio de la Vía Jerárquica • Principio de la Resolución de Conflictos • Principio de Aprovechamiento del Conflicto

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1.3.5 CONOCIMIENTO PRÁCTICO DIRECTIVO

• Conocimientos Humanos• Conocimientos Conceptuales • Los Conocimientos Especializados o

Generales  

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1.3.6 PROCESO DIRECTIVO

La racionalidad que subyace en la dirección se refleja en la propia naturaleza del proceso orientado hacia una meta.

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1.3.7 ORGANIZACIÓN

Establece la labor que se ha de efectuar en una firma y decide las relaciones entre las labores precisas para materializar los objetivos de la empresa. Se establecen, a tal fin, grupos de labor, y los mismos asignan a los departamentos apropiados.

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1.3.8 SELECCIÓN

Constituye responsabilidad de la dirección contratar personal y asegurarse de que se dispone del necesario para cubrir los empleos existentes en la organización.

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1.3.9 PERSUASIÓN

estimula a los trabajadores para que alcancen los objetivos propios de la labor de la que son responsables. Estos procesos incluyen múltiples dimensiones, tales como la moral laboral, la satisfacción y la productividad del trabajador, el liderazgo y la comunicación mutua.

Gestión Documental Control

La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.

El control no es posible sin objetivos y planes, debido a que el desempeño se debe medir con criterios establecidos.

Definición

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Los principios de control se pueden agrupar en tres categorías que reflejan su propósito, naturaleza, estructura y su proceso:

Propósito y Naturaleza del Control  •Principio del propósito del control.•Principio de los controles dirigidos hacia el futuro.•Principio de la responsabilidad del control.•Principio de la eficiencia de los controles. •Principio del control preventivo.

Pautas del control

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Estructura del controlLos principios presentados a continuación, tienen por objeto señalar cómo se pueden elaborar sistemas y técnicas de control para mejorar la calidad del control administrativo.

Principio de reflexión de los planes.

Principio de la adecuación organizacional.

Principio de la especificidad de los controles.

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El Proceso de Control

El control, que con frecuencia es en gran medida un asunto técnico, se basa esencialmente en el arte de la administración, en el conocimiento de determinadas circunstancias. Sin embargo hay ciertos principios que la experiencia ha demostrado que tienen amplia aplicabilidad.

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Proceso de controlPrincipios:

•Principio de los estándares.  • Principio de control en el punto crítico. • Principio de excepción. • Principio de la flexibilidad de los controles. • Principio de la acción.

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La necesidad de control

Si el administrador pudiera estar seguro de que todos los planes y objetivos que fija van a ser ejecutados sin falla ninguna, no habría mucha necesidad de control. Pero como en la práctica es raro que los planes y las operaciones sigan un curso perfecto, el control viene a ser una función necesaria de la administración.

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El Proceso de Control

El proceso de control es básico y permanece esencialmente igual, cualquiera que sea la actividad de que se trate o su situación dentro de la organización. El proceso consta de tres pasos:  •Establecer normas. •Medir el rendimiento en comparación con estas normas. •Corregir las desviaciones de las normas y planes.

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Adaptación a las tareasEl sistema formal de control puede tomar formas diversas, inclusive un sistema de presupuesto o un sistema de control de producción. La mayor parte de las organizaciones utilizan simultáneamente varios sistemas. Siendo todos distintos, tienen sin embargo ciertas características en común, entre las cuales se incluyen:

•Control impuesto o autonomía•Criterios de rendimiento: •Frecuencia de comprobaciones•Control de metas o de proceso

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Control de la producciónIncumbe al control de la producción verificar la secuencia y tiempo de las actividades necesarias para producir cualquier cosa, así sea un cojinete de esferas o una función de teatro. Hay seis aspectos de este control, de los cuales los dos últimos son puramente funciones de control.

•Encaminamiento•Programación•Ejecución•Coordinación

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Consecuencias Comportables del control

Problemas específicos.

•Presión y tensión.•Puntos de vista estrechos.

El Control como un Sistema de Retroalimentación

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Control en diferentes países•Control en Japón

•Control en Estados Unidos

•Control en China

•Control en México

•Control en España

•Control en Colombia

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Adaptación del Sistema de Control

a la Cultura Organizacional Para que sea eficaz, cualquier sistema o táctica de control se debe adaptar a la cultura organizacional. En una organización donde el personal ha tenido mucha libertad y participación, un sistema de control estricto puede enfrentarse de un modo tan violento con lo establecido que estará condenado al fracaso.  

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FIN