Guia de Presupuesto

GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO - FORMULACION

GUA TEORICA MDULO PRESUPUESTO FORMULACIN

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Terica Presupuesto (Formulacin) - 28/11/2007

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INDICEINTRODUCCIN AL MDULO PRESUPUESTO .............................................................................. 3 CONCEPTOS.............................................................................................................................. 3 OPCIONES DEL MDULO ........................................................................................................... 4 GRFICO CONTROL DE GESTIN DEL MDULO.......................................................................... 5 FORMULACIN.......................................................................................................................... 6 1.

FASE I CONFIGURACIN DE CDIGO DE ESTRUCTURA Y NIVELES ..................................61.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Definir Cdigo de Estructura .................................................................................. 6 Definir Niveles de Acciones Internas....................................................................... 7 Definir Niveles de Centros de Costo ....................................................................... 7 Definir Niveles de Cuentas Presupuestarias ............................................................ 8 Definir Niveles de Cdigos Programticos .............................................................. 9 Definir Niveles de Cdigos de Clasificacin Acciones Internas (Opcional).............. 10

2.

FASE II APERTURA DEL EJERCICIO...............................................................................102.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. Apertura del Ejercicio Presupuestario ................................................................... 11 Cuentas Presupuestarias ...................................................................................... 12 Unidades Ejecutoras............................................................................................. 13 Centro de Costos ................................................................................................. 15 Cdigos Programticos ........................................................................................ 16 Clasificacin por Accin Interna (no es obligatorio) ............................................. 16 Fuentes de Financiamiento................................................................................... 17 Acciones Internas ................................................................................................ 18

3.

FASE III ASIGNACIN DE RECURSOS ...........................................................................193.1. 3.2. Acciones Internas ................................................................................................ 20 Carga Presupuesto Original.................................................................................. 22

4. 5.

FASE IV EMISIN DEL PRESUPUESTO FORMULADO.......................................................23 FASE V CIERRE DEL PRESUPUESTO FORMULADO..........................................................24


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INTRODUCCIN AL MDULO PRESUPUESTOEl objetivo del adiestramiento del mdulo de presupuesto es sealar los pasos y acciones para realizar la formulacin del presupuesto. En la formulacin del presupuesto el usuario podr establecer los proyectos, partidas o cuentas presupuestarias, centros de costos y acciones Internas, y realizar la distribucin del presupuesto de gastos aprobados para el Organismo.

CONCEPTOS Cdigo Programtico: Se refiere a una estructura que responde a qu se va hacer? Y esta compuesta por: Tipo Proyecto / Accin Centralizada Accin Especfica X XX XX

Tipo: indica si se refiere a un Proyecto o Accin Centralizada. Cuentas Presupuestarias: Es la identificacin del recurso por origen y del gasto por objeto, las cuentas vienen identificando el Grupo la Partida, Genrica, Especifica y Sub especifica. Las partidas presupuestarias son el centro de control del sistema de informacin de presupuesto y las transacciones pertinentes. Acciones Internas: Las acciones internas son un medio de control del presupuesto particular del sistema Kerux, el cual permite recoger el gasto asociado a un proyecto o meta particular (para qu se har el gasto). Cada accin interna est relacionada con un Cdigo de Programa y recoge los recursos asociados a una meta dentro del cdigo programtico del Organismo o de la Institucin. Centro de Costos: Se refiere a las unidades o Departamentos que estn presente en el organismo, y representan los responsables del gasto (quin lo ejecuta), si lo referimos al organigrama funcional, podramos decir que los centros de costos seran los cuadros del organigrama:

Formulacin: a travs de este mdulo podremos cargar la formulacin del presupuesto de Gasto, que no es ms que la planificacin de un conjunto de tareas, proyectos o actividades que deben ser llevadas a travs de las partidas presupuestarias. Modificaciones Presupuestarias: Las modificaciones presupuestarias consisten en cambios que se efectan a los crditos asignados a los programas, subprogramas, proyectos, obras, partidas, subpartidas, genricas, especficas y subespecficas que3/25



expresamente se sealen en la Ley de Presupuesto y su respectiva Distribucin General de cada ao, para los diferentes organismos. Jerarqua: En el sistema Kerux se utiliza un nivel de rango para partidas, centros de costo, acciones internas y cdigos programticos; estos niveles se denominan Ttulo (T) y Detalle (D), siendo la de ttulo la de mayor jerarqua y las dems atadas a una ttulo son las de Detalle.

OPCIONES DEL MDULOPara la formulacin y ejecucin del presupuesto el men principal del mdulo Presupuesto, ofrece al usuario las siguientes opciones: Tablas: esta opcin permite crear beneficiarios, fuentes de financiamiento, unidades ejecutoras, cdigos programticos, acciones internas, cuentas presupuestarias, centros de costos y compromisos, que sern empleados para el registro de informacin en el sistema. Presupuesto: esta opcin permite al usuario cargar la formulacin presupuestaria (Programas Centros Costo Acciones Internas), modificacin al presupuesto en formulacin. Documentos: esta opcin permite al usuario recibir, verificar, codificar, reasignar y reversar los documentos, mediante los cuales se ejecuta el presupuesto. Consultas: esta opcin permite al usuario realizar todas las consultas relacionadas a la formulacin y ejecucin del presupuesto. Procesos: esta opcin permite al usuario generar reservas, generar compromisos, traspaso de compromisos validamente adquiridos etc. Reportes: esta opcin permite al usuario emitir reportes de la formulacin, ejecucin, entre otros.


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GRFICO CONTROL DE GESTIN DEL MDULO

SEC TORAC C ION C E N TRALIZAD AAccin Especfica Accin Especfica

P ROYEC TOAccin Especfica Accin Especfica


Act.

Act.

Act.

Act.

Act.

Act.

Act.

Act. Tarea

Act. Tarea

Act.

Act.

C.COSTO 3

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

U. EJEC U TORA S

ORGA N ISM O

C.COSTO 2

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

C.COSTO 1

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

M8

M8 Meta 7 Meta 6 Meta 5 Meta 4 Meta 3 Meta 2 Meta 1

Sub proy1

PROYECTO 4

PROYECTO 3

PROYECTO 2

PROYECTO 1

A C C ION ES IN TERN A S

El siguiente basamento legal fue tomado de Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. Artculo 2: Los rganos y entes sujetos a la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, formularn y aplicarn la tcnica de elaboracin del presupuesto por Proyectos y Acciones Centralizadas, entendidas estas como las categoras presupuestarias de mayor nivel y por acciones especificas como categoras de menor nivel. Esta tcnica se aplicar en las restantes etapas o fases del proceso presupuestario, de conformidad con las instrucciones que al efecto dicte la Oficina Nacional de Presupuesto, la cual podr crear de oficio o autorizar a solicitud de los rganos o entes, categoras presupuestarias equivalentes a las sealadas en este artculo. Artculo 14: Los presupuestos pblicos de gastos contendrn los gastos corrientes y de capital, y utilizarn las tcnicas ms adecuadas para formular, ejecutar, seguir y evaluar las polticas, planes de accin y la produccin de bienes y servicio de los entes y rganos del sector pblico...


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FORMULACINPara dar inicio al proceso de formulacin, se deben seguir las siguientes fases: Fase I: Configuracin de Cdigo de Estructura y de Niveles. Fase II: Apertura del Ejercicio. Fase III: Asignacin de Recursos. Fase IV: Emisin del Presupuesto Formulado. Fase V: Cierre del Presupuesto Formulado.

1. FASE I CONFIGURACIN DE CDIGO DE ESTRUCTURA Y NIVELES

1.1. Definir Cdigo de Estructura El mdulo de presupuesto permite el manejo de mltiples Planes de cuenta, siempre y cuando sea uno por ao formulado. As se podr mantener los cdigos de estructura anteriores y actualizar los planes de cuentas segn los ajustes que sean necesarios. Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Cdigos Estructura y se despliega la pantalla Tipos de Estructura.

1.1.1. Ingrese los datos correspondientes en los siguientes campos: Cod Estruct: Nombre de la estructura. Nombre: Definicin del plan de cuentas. Descripcin: Nombre para el cdigo de estructura. Uso: Viene preestablecido por el sistema. Act?: Viene preestablecido por el sistema. 1.1.2. Presione el botn OK para guardar la informacin.KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Terica Presupuesto (Formulacin) - 28/11/2007

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1.2. Definir Niveles de Acciones Internas Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Acciones Internas y se despliega la pantalla Niveles Acciones Internas.

1.2.1. Ingrese en el campo # Nivel el nmero del nivel. 1.2.2. Ingrese en el campo Nivel act. el dgito que debe tener ese nivel (puede ser de 1, 2 3 dgitos). Nota: El campo Acumulados muestra la sumatoria de los dgitos acumulado en cada nivel. 1.3. Definir Niveles de Centros de Costo Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Centros de Costo y se despliega la pantalla Niveles Centros de Costo,

1.3.1. Ingrese en el campo # Nivel el nmero del nivel.KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Terica Presupuesto (Formulacin) - 28/11/2007

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1.3.2. Ingrese en el campo Nivel act. el dgito que debe tener ese nivel (puede ser de 1, 2 3 dgitos). Nota: El campo Acumulados muestra la sumatoria de los dgitos acumulado en cada nivel.

1.4. Definir Niveles de Cuentas Presupuestarias

X

XX

XX

XX

XX

Cuenta Partida Genrica Especfica

SubEspecfica

1.4.1. Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Cuentas Presupuestarias y se despliega la pantalla Niveles Cuentas Presupuestarias:

1.4.2. Ingrese en el campo # Nivel el nmero del nivel.KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Terica Presupuesto (Formulacin) - 28/11/2007

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1.4.3. En el campo Nombre ingrese el nombre del nivel. 1.4.4. En el campo dig. Ant el sistema le mostrar la cantidad de dgitos acumulados del nivel anterior. 1.4.5. En el campo Dig. Act debe ingresar la cantidad de dgitos que posee el nivel actual. 1.4.6. En el campo dig. Acum. el sistema le mostrar la cantidad de dgitos acumulados hasta el nivel actual. 1.4.7. En el campo Cdigo ud. deber ingresar el cdigo del nivel de la cuenta presupuestaria. 1.4.8. El check Salto es Indicador de salto entre niveles de cuentas, permitiendo cargar cuentas de detalle sin un padre inmediato superior, en otras palabras el padre va a ser dos niveles ms arriba del marcado.

1.5. Definir Niveles de Cdigos Programticos El mayor monto de los crditos presupuestarios se debe situar a Proyectos. Los crditos imposibles de distribuir por proyectos, se asignarn a la categora presupuestaria Accin Centralizada. Las Acciones Centralizadas son aquellas que no son posibles de definir en trminos de proyectos, pero necesarias para garantizar el funcionamiento de las Instituciones Pblicas, as como el cumplimiento de otros compromisos del Estado. Sus recursos no son directamente asociables a un nico proyecto. Se constituye como una categora presupuestaria al mismo nivel de los proyectos. Las Acciones centralizadas y los proyectos se desagregarn en categoras presupuestarias de menor nivel denominadas Acciones Especficas, y se definen como: En el Proyecto, son aquellas operaciones concretas, suficientes, medibles y cuantificables anualmente, necesarias para lograr el resultado esperado. En la Accin Centralizada, detallan las actividades que realiza la Institucin en pro de su funcionamiento, as como el cumplimiento de otros compromisos del Estado. Los crditos presupuestarios de las acciones especficas, suman a la categora presupuestaria de mayor nivel a la cual estn asociadas. 1.5.1. Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Cdigos Programticos y se despliega la pantalla Niveles Cdigos Programticos, donde debe ingresar los datos segn la nueva estructura Por Proyecto.


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1.6. Definir Niveles de Cdigos de Clasificacin Acciones Internas (Opcional) Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Cdigos Clasificacin Acc. Int. y se despliega la pantalla Niveles de Clasificacin de Accin Interna.

1.6.1. Ingrese en el campo Nivel, el nmero de nivel. 1.6.2. Ingrese en el campo Nombre, el nombre del nivel. 1.6.3. Ingrese en el campo Nivel act. el nmero de dgitos de cada nivel. Nota: El campo Nivel ant. muestra la cantidad de dgitos que posee el nivel anterior y el campo Acum. muestra la sumatoria de dgitos de los niveles ingresados.

2. FASE II APERTURA DEL EJERCICIO Los Niveles de formulacin van a establecer el detalle mximo de control para las cuentas presupuestarias y centro de costos. En el caso de las cuentas presupuestarias los niveles son: Nivel 1 Grupo.10/25



Nivel 2 Partida. Nivel 3 Genrica. Nivel 4 Especifica. Nivel 5 Subespecifica.

En el caso de los centros de costos ocurre lo mismo, con la diferencia que estos se controlan por unidades o departamentos. NIVEL 1

1000

10100

10200

10300

NIVEL 2

10201

10202

NIVEL 3

2.1. Apertura del Ejercicio Presupuestario Para dar inicio al proceso de formulacin lo primero que se debe hacer, es dar apertura al ejercicio que se va a formular. 2.1.1. Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto / Ejercicio Presupuestario y se despliega la pantalla Ejercicio Presupuestario.

2.1.2. Presione el botn Insertar, y registre el ao a formular, ingresando los datos correspondientes en los campos que se describen a continuacin:


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Cuentas Presupuestarias: Se coloca el nivel al cual se desea formular. Si se desea controlar el gasto presupuestario a nivel Subespecfico, se coloca 5 como nivel de formulacin. Centro de Costo: profundidad hasta donde se desea llevar el control. Nivel de Control de Disponibilidad: Control a que nivel manejar la disponibilidad de los Fondos de Avance. Numero Total de Periodos: Corresponde a los meses que tiene el ejercicio presupuestario. En los casos donde el ejercicio es de Enero a Diciembre el nmero de perodos corresponde a 12. Programacin de Pago: Indica en que momento se debe pagar; es decir; si coloco 1 estoy indicando que el pagado se realizar un mes despus del compromiso. Este campo es solo de referencia para la programacin inicial del presupuesto. Porcentaje de Aplicacin: Este es el encargado de controlar que las modificaciones que se realicen en una cuenta determinada no exceda el monto total de la cuenta multiplicado por el porcentaje colocado en esta casilla. Si se excede, el sistema arrojar un mensaje de alerta. Las cantidades del porcentaje de aplicacin y sus variaciones son manejadas por La Oficina Nacional de Presupuesto. Control de Disponibilidad de Cuenta: Esta opcin fue diseada para controlar el sobregiro. Al marcar por cada cuenta detalle se est indicando que el control de disponibilidad se debe revisar a nivel subespecfico, no permitir sobregiro. Si por el contrario se elige por nivel configurable, la disponibilidad ser examinada al nivel que se configure en el punto 2.2 Plan de Cuentas: La lista trae la configuracin del punto 1.1 donde se encuentran los cdigos de estructura. Cdigo Programtico: Se toma de la lista desplegable segn la configuracin realizada en el cdigo de estructura. Generacin de Interfaz Contable: En este punto se le indica al sistema si las cuentas que deben afectar los documentos en contabilidad, son las mismas usadas en presupuesto o por el contrario debe hacer la conversin con las partidas contables. 2.1.3. Presione el botn Guardar, y observe que el botn Formulacin se ha activado; luego presione el botn OK para dar como abierto el proceso de formulacin.

2.2. Cuentas Presupuestarias Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Cuentas Presupuestarias y se despliega la siguiente pantalla:KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Terica Presupuesto (Formulacin) - 28/11/2007

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2.2.1. Presione el botn Insertar, e ingrese los datos correspondientes en los campos que se describen a continuacin: Cdigo: Se coloca el Cdigo de la cuenta presupuestaria Nivel: El sistema lo coloca automticamente de acuerdo a como se encuentren configurados los niveles de las cuentas Nombre: Descripcin de la cuenta, generalmente se rige por la Oficina Nacional de Presupuesto. Tipo: Seleccione T si es de titulo y D si es detalle. Tipo de gasto: Gastos corrientes: son los gastos de consumo y/o produccin, la renta de la propiedad y las transacciones otorgadas a los otros componentes del sistema econmico para financiar gastos de esas caractersticas. Gastos de Capital: son los gastos destinados a la inversin real y las transferencias de capital que se efectan con ese propsito a los exponentes del sistema econmico. Control de Disponibilidad: En esta parte se configura el nivel, en el caso que se maneje la figura de sobregiro. En el Campo Cuenta se coloca la cuenta control a la cual debe apuntar la disponibilidad en el caso que la otra carezca de recursos

2.2.2. Presione el botn OK para guardar los cambios.

2.3. Unidades Ejecutoras Son todas las Unidades Administrativas responsables en forma total o parcial de la gestin a nivel de una accin presupuestaria.


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Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Unidades Ejecutoras y se despliega la pantalla Unidades Ejecutoras. 2.3.1. Ingrese los datos correspondientes en los campos que se describen a continuacin: Cdigo: Ingrese el cdigo que desea usar. Nombre: Definicin de la unidad ejecutora. Und. Adm?: Este campo se selecciona en el caso que la unidad ejecutora sea la administradora; es decir; la encargada de las otras unidades. Und. Adm: Es la unidad administradora a la cual va atada la unidad ejecutora. Cent?: Es la unidad administradora centralizada, adems de reunir los requisitos de una unidad administradora, es responsable de planificar, en forma integral, la gestin productiva que se lleva a cabo en una accin presupuestaria. solo puede ser una. Ubicacin G: Ubicacin geogrfica que le corresponde a la unidad. Presione F9 y seleccione de la lista. Responsable: es el funcionario designado por autoridad competente para gerenciar en forma integral una accin presupuestaria. Presione F9 y seleccione de la lista. Cargo: cargo del funcionario designado. Presione F9 y seleccione de la lista.



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2.4. Centro de Costos Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Centro de Costos y se despliega la pantalla Centros de Costo:

Es importante sealar que se deben incluir todos los centros de costos, aun cuando en la formulacin del presupuesto no participen en su totalidad inicialmente, sin embargo pudieran asignarles recursos a travs de modificaciones presupuestarias.

2.4.1. Presione el botn Insertar, al desplegar la pantalla llene los siguientes campos: Cdigo: Ingrese el cdigo con el cual desea nombrar su centro de costo. Nota: Esta pantalla muestra una estructura en el cdigo, el cual indica la relacin jerrquica entre ellos. Nivel: Lo coloca automticamente el sistema de acuerdo a la configuracin inicial cargada en el punto 1.3. Nombre: Coloque la definicin para ese centro de costo. Tipo: Ingrese el tipo T (titulo) o D (detalle), de acuerdo sea el caso. Cod. Unidad Ej.: Presione la tecla F9 y seleccione el cdigo de la unidad ejecutora correspondiente. Nota: Para cada Centro de Costo que desee crear, debe realizar el procedimiento anterior. 2.4.2. Presione el botn OK para guardar los cambios.


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2.5. Cdigos Programticos Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Cdigos Programticos y se despliega la pantalla Cdigos Programticos.

2.5.1. Seleccione en el campo Ejercicio Presupuestario el ao a formular. 2.5.2. Presione el botn Insertar, e ingrese los siguientes datos correspondientes en los campos que se describen a continuacin: Cdigo: Ingrese el cdigo con el cual desea nombrar su cdigo programtico. Nivel: Lo coloca automticamente el sistema de acuerdo a la configuracin inicial cargada en el punto 1.5. Nombre: Descripcin del cdigo. Tipo: Ingrese el tipo T (titulo) o D (detalle), de acuerdo sea el caso Mult?: Mrquelo slo si tiene ms de una Unidad Ejecutora Cod. Unidad ej.: Si solo tiene una Unidad Ejecutora presione F9 y coloque el cdigo de sta. Nota: Para cada Cdigo Programtico que desee crear, debe realizar el procedimiento anterior. 2.5.3. Presione el botn OK para guardar los cambios.

2.6. Clasificacin por Accin Interna (no es obligatorio) Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Clasificacin de Acciones Internas y se despliega la pantalla Clasificacin por Accin Interna:


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2.6.1. Presione el botn Insertar, e ingrese los datos correspondientes en los campos que se describen a continuacin: Clasificacin: Ingrese el cdigo con el que desea nombrar la accin interna. Nivel: Por defecto se presenta el nivel 1. Esto va a depender de cmo se configuraran los niveles. Nombre: Descripcin de la clasificacin. Tipo: Ingrese el tipo T (titulo) D (detalle), segn sea el caso. 2.6.2. Presione el botn OK para guardar los cambios.

2.7. Fuentes de Financiamiento Son aquellas que aportan fondos o recursos financieros a la entidad. (FIDES, LAEE, Ingresos Propios, Reservas del Tesoro, entre otras). 2.7.1. Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Fuentes de Financiamiento y se despliega la pantalla Fuentes de Financiamiento:


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2.7.2. Presione el botn Insertar, e ingrese los datos correspondientes en los campos que se describen a continuacin: Tipo: ingrese el cdigo que desea usar para ese tipo de financiamiento. Descripcin: corresponde al nombre de la Fuente de Financiamiento. Agrupar?: es el agrupamiento de asignacin presupuestaria como ingreso extraordinario Orden: es la orden de la fuente de financiamiento para asignaciones presupuestarias no agrupadas 2.7.3. Presione el botn OK para guardar los cambios.

2.8. Acciones Internas Las Acciones Internas, son todas aquellas que se relacionan y pertenecen a un cdigo programtico (estas son de carcter obligatorio y debe existir al menos una accin interna para cada cdigo programtico) formulado para el ejercicio presupuestario. Slo es posible que una accin interna se asocie a un cdigo programtico; pero cada cdigo programtico, puede tener ms de una accin interna. Es importante destacar


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que las acciones internas que se asocian a cdigos programticos son las de tipo "D" (detalle). 2.8.1. Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Acciones Internas y se despliega la pantalla Acciones Internas:

2.8.2. Seleccione en el campo Ejercicio Presupuestario el ao, presione el botn Insertar e ingrese los datos correspondientes en los campos que se describen a continuacin: Cdigo: Ingrese el cdigo con el que desea nombrar la accin interna Nivel: Por defecto se presenta el nivel 1. Esto va a depender de cmo se configuraran los niveles Nombre: Descripcin de la clasificacin. Tipo: Ingrese el tipo T (titulo) D (detalle), segn sea el caso. Tipo Gasto: Coloque si es de funcionamiento o de inversin. Clasificacin: Presiones F9 y elija la clasificacin configurada en el punto 2.6. Cod. F. fin.: Si la entidad maneja fuentes de financiamiento para las acciones internas, presione F9 y selecciones la fuente. Cod. Progra.: Coloque el cdigo de programa al que debe ir atado la accin interna. Transf.?: Se utiliza para reportes de ejecucin del instructivo 20. Organismo: Identifique si es pblico o privado.


3. FASE III ASIGNACIN DE RECURSOS Hasta hora hemos cargado la estructura de lo que ser la base de la formulacin del presupuesto, ahora veremos como se relacionan y se asignan los recursos. Esta fase tiene como objetivo relacionar los Centros de Costos con las Acciones Internas y por cada relacin que se realice se debe indicar las partidas presupuestarias que en ellas


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intervienen. Un Centro de costo puede tener una o muchas Acciones Internas y una Accin Interna puede estar presente en ms de un Centro de Costo. 3.1. Acciones Internas Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto / Formulacin / Acciones Internas y se despliega la pantalla Acciones internas por centro de costo:

3.1.1. Ubique el cursor en el campo Centros de Costos y luego, ubique el curso en el campo Accin Interna, presione F9 y seleccione la Accin Interna para ese Centro de costo.

Nota: Para cada combinacin de Centro de Costo con Accin Interna que desee crear, debe realizar el procedimiento anterior. 3.1.2. Presione el botn Ficha y se despliega la pantalla Cuentas por Accin Interna. Aqu deber cargar todas las cuentas presupuestarias, con sus respectivos montos, que van asociadas a esa combinacin de Centro de Costo y Accin Interna. En el campo Cuenta Presupuestaria puede presionar F9 y seleccionar de la lista de valores las cuentas.


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3.1.3. Presione el botn OK al finalizar la carga de todos los montos para guardar los cambios. 3.1.4. Presione el botn Distribucin, luego de cargar las partidas y volver a la pantalla Acciones internas por Centro de Costo, seleccione la opcin Distribucin Seleccionada (la distribucin se realizar slo en la cuenta seleccionada) la opcin Todas (Filtradas) (la distribucin se realizar en la totalidad de las cuentas) y presione el botn Generar. De esta forma se realiza una distribucin equitativa entre los doce meses del ao. 3.1.5. Posicione el cursor sobre los campos de los montos de las cuentas en cualquiera de los meses y verifique si hay diferencia para ajustar en el campo Diferencia. Si es as, coloque el cursor sobre el mes en el cual se desea hacer el ajuste y presione el botn Ajustar diferencia.


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3.1.6. Presione OK, para guardar los cambios. 3.2. Carga Presupuesto Original Tiene como objetivo validar la informacin ingresada, mediante los listados emitidos por el sistema; es importante sealar que el sistema permite corregir cualquier error ocasionado. 3.2.1. Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto / Formulacin / Cargar Presupuesto Original y se despliega la pantalla Ejercicio Presupuestario y presione el botn Consolidar acciones internas:

3.2.2. Presione OK en el mensaje de validacin y luego presione OK para cerrar la pantalla.


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Nota:

Para verificar la informacin ingresada, emita los reportes Formulacin de Presupuesto / Presupuesto por Centro de Costo y Anlisis del Presupuesto por Cdigo programtico, estos estn contenidos dentro de la opcin Reportes. Se recomienda revisar y verificar la informacin de los reportes con su formulacin Oficial, para constatar que sea la correcta y avanzar a la siguiente fase.

4. FASE IV EMISIN DEL PRESUPUESTO FORMULADO Esta fase consiste en la emisin del presupuesto formulado, que no es ms que un pre cierre, ya que una vez emitido el cierre, solo se espera la aprobacin del presupuesto final. 4.1. Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto / Variaciones Presupuesto Original y se despliega la siguiente pantalla: Antes de emitir el presupuesto, se pueden realizar modificaciones en los montos solicitados, observe que la columna Solicitado est activa y la columna Aprobado est inactiva

4.1.1. Presione el botn Emitir y acepte los mensajes de validacin. Inmediatamente se activa el botn Registrar y se inactiva el botn Emitir. Antes de registrar el presupuesto, se pueden realizar modificaciones en los montos aprobados, observe que la columna Solicitado est inactiva y la columna Aprobado est activa:


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4.1.2. Presione el botn Registrar y acepte los mensajes de validacin.

4.1.3. Presione el botn OK para guardar los cambios. 5. FASE V CIERRE DEL PRESUPUESTO FORMULADO En esta fase se cierra el proceso de formulacin del presupuesto. Ejecute los siguientes pasos: 5.1. Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto / Ejercicio Presupuestario y se despliega la siguiente pantalla:


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5.1.1. Presione el botn Formulacin y acepte el mensaje de confirmacin. En este momento el estatus del presupuesto debe pasar de Formulacin a Ejecucin. Se activar el botn PERIODO MENSUAL. 5.1.2. Presione el botn OK para guardar los cambios y concluir el proceso.


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GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACION

GUIA DE EJERCICIOS MDULO PRESUPUESTO - FORMULACIN

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Ejercicio Guiado formulacion Presupuesto - 28/11/2007

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GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACION INDICE

1.

FASE I CONFIGURACIN DE CDIGO DE ESTRUCTURA Y NIVELES .................................. 31.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Definir Cdigo de Estructura.................................................................................. 3 Definir Niveles de Acciones Internas ...................................................................... 3 Definir Niveles de Centros de Costo....................................................................... 4 Definir Niveles de Cuentas Presupuestarias............................................................ 4 Definir Niveles de Cdigos Programticos.............................................................. 5 Definir Niveles de Cdigos de Clasificacin Acciones Internas (Opcional) ............... 5

2.

FASE II APERTURA DEL EJERCICIO ................................................................................ 62.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. Apertura del Ejercicio Presupuestario..................................................................... 6 Fuentes de Financiamiento .................................................................................... 7 Unidades Ejecutoras .............................................................................................. 8 Cdigos Programticos.......................................................................................... 8 Clasificacin por Accin Interna (No es obligatoria)................................................ 9 Acciones Internas ................................................................................................ 10 Cuentas Presupuestarias...................................................................................... 12 Centro de Costos................................................................................................. 13

3.

FASE III ASIGNACIN DE RECURSOS ........................................................................... 143.1. 3.2. Acciones Internas ................................................................................................ 14 Carga Presupuesto Original ................................................................................. 17

4. 5.

FASE IV EMISIN DEL PRESUPUESTO FORMULADO ...................................................... 18 FASE V CIERRE DEL PRESUPUESTO FORMULADO ......................................................... 19


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1.

FASE I CONFIGURACIN DE CDIGO DE ESTRUCTURA Y NIVELES

Los ejercicios 1.1 al 1.6 vienen definidos por KENTRON: Los datos que se muestran a continuacin son referenciales.

1.1. Definir Cdigo de Estructura Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Cdigos Estructura y se despliega la pantalla Tipos de Estructura, los datos ya se encuentran cargados.

1.2. Definir Niveles de Acciones Internas Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Acciones Internas y se despliega la pantalla Niveles Acciones Internas, donde ya se encuentran ingresados los nmeros de niveles.


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1.3. Definir Niveles de Centros de Costo Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Centros de Costo y se despliega la pantalla Niveles Centros de Costo. Los datos ya se encuentran cargados los datos.

1.4. Definir Niveles de Cuentas Presupuestarias Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Cuentas Presupuestarias y se despliega la pantalla Niveles Cuentas Presupuestarias. Los datos ya se encuentran cargados.


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1.5. Definir Niveles de Cdigos Programticos 1.5.1. Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Cdigos Programticos y se despliega la pantalla Niveles Cdigos Programticos, e ingrese los datos segn la nueva estructura Por Proyecto.

1.6. Definir Niveles de Cdigos de Clasificacin Acciones Internas (Opcional) Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Configurar / Niveles Cdigos Clasificacin Acc. Int. y se despliega la pantalla Niveles de Clasificacin de Accin Interna, donde se ingresa el nmero de nivel, en el campo Nivel, el nombre del nivel en el campo Nombre y el nmero de dgitos de cada nivel en el campo Nivel act.


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2.

FASE II APERTURA DEL EJERCICIO2.1. Apertura del Ejercicio Presupuestario Para dar inicio al proceso de formulacin lo primero que se debe hacer, es dar apertura al ejercicio que se va a formular. 2.1.1. Seleccione desde Presupuestario y se 2.1.2. Presione el botn siguientes datos enCampo Cuentas Presupuestaria Centro de Costo Nivel de Control de Disponibilidad Nmero Total de Perodos Programacin de Pago Porcentaje de Aplicacin Control de Disponibilidad por Cuenta Plan de Cuentas Cdigo Programtico Generacin de Interfaz Contable 5 3 5 12 0 10 Seleccione la opcin Por Nivel Configurable Seleccione de la lista desplegable CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO Seleccione de la lista desplegable ESTRUCTURA POR PROYECTOS/ACCION ESPECIFICA Mrquela con un check y seleccione la opcin Con la cuenta Contable de Conversin

el men principal las opciones Presupuesto / Ejercicio despliega la pantalla Ejercicio Presupuestario. Insertar, registre el ao a formular 2008 e ingrese los los campos correspondientes:Datos


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2.1.3. Presione el botn guardar; observe que el botn Formulacin se ha activado y luego presione el botn OK para dar como abierto el proceso de formulacin.

2.2. Fuentes de Financiamiento Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Fuentes de Financiamiento y se despliega la pantalla Fuentes de Financiamiento:

2.2.1. Presione el botn Insertar, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: CampoTipo (de financiamiento) DescripcinKENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Ejercicio Guiado formulacion Presupuesto - 28/11/2007

Datos03 FIDES7/20

GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACIONAgrupar? Orden No Aplica. 0


2.3. Unidades Ejecutoras Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Unidades Ejecutoras y se despliega la pantalla Unidades Ejecutoras. 2.3.1. Ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: CampoCdigo Und. Adm? Und. Adm. Cent? Ubicacin g Responsable Cargo Ingrese el cdigo 04 No aplica Presione F9 y seleccione el cdigo 01 No aplica Presione F9 y seleccione el cdigo de ubicacin geogrfica 1010000 Estado Carabobo. Presione F9 y selecciones la persona responsable de la unidad Carlos Jos Martnez Ingrese el cargo del responsable, Coordinador

Datos

Nombre (ejecutora) DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

2.3.2. Presione el botn OK para guardar los cambios. 2.4. Cdigos Programticos Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Cdigos Programticos y se despliega la pantalla Cdigos Programticos. 2.4.1. Seleccione en el campo Ejercicio Presupuestario el ao a formular 2008. 2.4.2. Presione el botn Insertar, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: CampoCdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Mult? Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) 10000 Por defecto se presenta el nivel 1 GESTION ADMINISTRATIVA / ACCION CENTRALIZADA Ingrese el tipo T (ttulo) No Aplica. No Aplica. 10100 Por defecto se presenta el nivel 2 GESTION ADMINISTRATIVA Ingrese el tipo T (ttulo)

Datos


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GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACIONMult? Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Mult? Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Mult? Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Mult? Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Mult? Cod. Unidad ej. No Aplica. No Aplica. 20101 Por defecto se presenta el nivel 3 AUTOMATIZACION INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA Ingrese el tipo D (detalle) No Aplica. 20000 Por defecto se presenta el nivel 2 PROYECTOS Ingrese el tipo T (ttulo) No Aplica. No Aplica. 20100 Por defecto se presenta el nivel 3 AUTOMATIZACION INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA Ingrese el tipo D (detalle) No Aplica. 10101 Por defecto se presenta el nivel 3 APOYO INSTITUCIONAL A LAS ACCIONES ESPECFICAS DE LOS PROYECTOS DEL ENTE Ingrese el tipo D (detalle)


2.5. Clasificacin por Accin Interna (No es obligatoria) Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Clasificacin de Acciones Internas y se despliega la pantalla Clasificacin por Accin Interna: 2.5.1. Presione el botn Insertar, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: CampoClasificacin Nivel Nombre Ingrese el cdigo 20000 Por defecto se presenta el nivel 1 Ingrese AMPLIACION SALA ADIESTRAMIENTO (descripcin de la clasificacin)9/20

Datos


GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACIONTipo (Ttulo o de Detalle) Clasificacin Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Ingrese el tipo T (ttulo) Ingrese el cdigo 20100 Por defecto se presenta el nivel 2 Ingrese AMPLIACION MESONES (descripcin de la clasificacin) Ingrese el tipo D (detalle) SALA ADIESTRAMIENTO


2.6. Acciones Internas Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Acciones Internas y se despliega la pantalla Acciones Internas: 2.6.1. Seleccione en el campo Ejercicio Presupuestario el ao 2008, presione el botn Insertar e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: CampoCdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Tipo Gasto Clasificacin Cod. F. fin. Cod. Progra. Transf.? Organismo Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Tipo Gasto Clasificacin Ingrese el cdigo 1000000 Por defecto se presenta el nivel 1 GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIN Ingrese el tipo T (titulo) Seleccione de la FUNCIONAMIENTO No aplica No aplica No aplica No aplica Seleccione de la lista desplegable la opcin PUBLICO Ingrese el cdigo 1010000 Por defecto se presenta el nivel 2 GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIN Ingrese el tipo D (detalle) Seleccione de la FUNCIONAMIENTO No aplica lista desplegable la opcin lista desplegable la opcin

Datos


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GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACIONCod. F. fin. Cod. Progra. Transf.? Organismo Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Tipo Gasto Clasificacin Cod. F. fin. Cod. Progra. Transf.? Organismo Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Tipo Gasto Clasificacin Cod. F. fin. Cod. Progra. Transf.? Organismo Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Tipo Gasto Clasificacin Cod. F. fin. Cod. Progra. Transf.? Organismo No Aplica Presione F9 y seleccione el Cdigo Programtico, en este caso 10101 No aplica Seleccione de la lista desplegable la opcin PUBLICO Ingrese el cdigo 2000000 Por defecto se presenta el nivel 1 AUTOMATIZACION INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA Ingrese el tipo T (Titulo) Seleccione de la FUNCIONAMIENTO No Aplica No Aplica No Aplica No aplica Seleccione de la lista desplegable la opcin PUBLICO Ingrese el cdigo 2010000 Por defecto se presenta el nivel 2 ADQUISICION HARDWARE Ingrese el tipo D (detalle) Seleccione de la lista desplegable la opcin INVERSION No Aplica No Aplica Presione F9 y seleccione el Cdigo Programtico, en este caso 20101 No aplica Seleccione de la lista desplegable la opcin PUBLICO Ingrese el cdigo 2020000 Por defecto se presenta el nivel 2 INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA Ingrese el tipo D (detalle) Seleccione de la lista desplegable la opcin INVERSION No Aplica No Aplica Presione F9 y seleccione el Cdigo Programtico, en este caso 20101 No aplica Seleccione de la lista desplegable la opcin PUBLICO lista desplegable la opcin


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2.7. Cuentas Presupuestarias

Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Cuentas Presupuestarias y se despliega la siguiente pantalla:


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2.7.1. Presione el botn Insertar e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Tipo de gasto Datos Ingrese el cdigo 499000000 Por defecto toma el Nivel 2 Otras especificaciones Seleccione tipo D (detalle) Seleccione de CORRIENTE la lista desplegable la opcin

2.7.2. Presione el botn OK para guardar los cambios. 2.8. Centro de Costos Seleccione desde el men principal las opciones Tablas / Centro de Costos y se despliega la pantalla Centros de Costo: 2.8.1. Presione el botn Insertar, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes:

CampoCdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Ingrese el cdigo 20000

DatosPor defecto se presenta el nivel 1 Ingrese KENTRON Ingrese el tipo T (titulo) NO APLICA Ingrese el cdigo 20100 Por defecto se presenta el nivel 2 Ingrese PRESIDENCIA Ingrese el tipo T (titulo) NO APLICA Ingrese el cdigo 20101 Por defecto se presenta el nivel 3 Ingrese DIRECCION DE ADMINISTRACIN Ingrese el tipo D (detalle) Presione la tecla F9 y seleccione el cdigo de la unidad ejecutora correspondiente, en este caso 01 Presidencia. Ingrese el cdigo 20102 Por defecto se presenta el nivel 3 Ingrese DIRECCION DE FINANZAS Ingrese el tipo D (detalle) Presione la tecla F9 y seleccione el cdigo de la unidad ejecutora correspondiente, en este caso 01 Presidencia. Ingrese el cdigo 20103 Por defecto se presenta el nivel 3


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GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACIONNombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Cod. Unidad ej. Cdigo Nivel Nombre Tipo (Ttulo o de Detalle) Cod. Unidad ej. Ingrese DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Ingrese el tipo D (detalle) Presione la tecla F9 y seleccione el cdigo de la unidad ejecutora correspondiente, en este caso 01 Presidencia. Ingrese el cdigo 20104 Por defecto se presenta el nivel 3 Ingrese DIRECCION DE INGENIERIA Ingrese el tipo D (detalle) Presione la tecla F9 y seleccione el cdigo de la unidad ejecutora correspondiente, en este caso 01 Presidencia.

2.8.2. Presione el botn OK para guardar los cambios. 3.

FASE III ASIGNACIN DE RECURSOSHasta hora hemos cargado la estructura de lo que ser la base de la formulacin del presupuesto, ahora veremos como se relacionan y se asignan los recursos. Esta fase tiene como objetivo relacionar los Centros de Costos con las Acciones Internas y por cada relacin indicarles las partidas presupuestarias que en ellas intervienen. Un Centro de costo puede tener una o muchas Acciones Internas y una Accin Interna puede estar presente en ms de un Centro de Costo. 3.1. Acciones Internas Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto / Formulacin / Acciones Internas y se despliega la pantalla Acciones internas por centro de costo:


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3.1.1. Ubique el cursor en el campo Centros de Costos 20101 DIRECCION DE ADMINISTRACION y luego, ubique el curso en el campo Accin Interna, presione F9 y seleccione la Accin Interna para ese Centro de costo. En este caso, 101000 GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIN

Realice el Procedimiento anterior para la siguiente combinacin: Centro de costos20103 DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS 20104 DIRECCION DE INGENIERIA 20104 DIRECCION DE INGENIERIA

Accin Interna101000 GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIN 2010000 ADQUISICION HARDWARE 2020000 INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA

3.1.2. Presione el botn Ficha y se despliega la pantalla Cuentas por Accin Interna e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes:


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Centro Costo

Acciones Internas

Partidas402010100 402030200 402030300 402039900 402040300 402050200

Monto Original78.057.870 56.780.00 120.000.000 680.000.000 15.256.789 135.682.356 68.978.200 2.000.000 378.000.000 68.985.015 391.000.000 458.000.000 689.000.000 2.600.000 7.000.000 2.252.600.000 1.777.000.000 99.000.000 78.000.000 68.000.000 8.924.236.000 155.236.666 2.000.023 456.222 3.000.012 16.000.000 10.250.00016/20

20101 DIRECCION DE ADMINISTRACION

101000 GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIN

402050300 402050400 403180100 402100200 403040100 403040500 403070100 404049900 404059900 401010100

20103 DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

101000 GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIN

401010200 401010300 401012900 401040700 404050100 404059900 404090200 404090100 403180100 403100300 403100700

20104 DIRECCION DE INGENIERIA

2010000 ADQUISICION HARDWARE


GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACION403109900 20104 DIRECCION DE INGENIERIA 2020000 INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA 1.025.500

403990100

89.478.000

Nota:

Puede presionar F9 en el campo Cuenta Presupuestaria y seleccionar de la lista de valores las cuentas.

3.1.3. Presione el botn OK al finalizar la carga de todos los montos para guardar los cambios. 3.1.4. Presione el botn Distribucin, seleccione la opcin Distribucin Seleccionada (la distribucin se realizar slo en la cuenta seleccionada) o Todas (Filtradas) (la distribucin se realizar en la totalidad de las cuentas) y presione el botn Generar. De esta forma se realiza una distribucin equitativa entre los doce meses del ao. 3.1.5. Posicione el cursor sobre los campos de los montos de las cuentas en cualquiera de los meses y verifique si hay diferencia para ajustar en el campo Diferencia. Si es as, coloque el cursor sobre el mes en el cual se desea hacer el ajuste y presione el botn Ajustar diferencia.

3.1.6. Presione OK, para guardar los cambios. 3.2. Carga Presupuesto Original Tiene como objetivo validar la informacin ingresada, mediante los listados emitidos por el sistema; es importante sealar que el sistema permite corregir cualquier error ocasionado. 3.2.1. Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto / Formulacin / Cargar Presupuesto Original y se despliega la pantalla Ejercicio Presupuestario y presione el botn Consolidar acciones internas:


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3.2.2. Presione OK en el mensaje de validacin y luego presione OK para cerrar la pantalla.

3.2.3. Para

Formulacin de Presupuesto / Presupuesto por Centros de Costos y Anlisis del Presupuesto por Cdigo programtico.

verificar

la

informacin

ingresada,

dirijase

a

la

opcin

reportes/

4.

FASE IV EMISIN DEL PRESUPUESTO FORMULADOEsta fase consiste en la emisin del presupuesto formulado, que no es ms que un pre cierre, ya que una vez emitido el cierre, solo se espera la aprobacin del presupuesto final. 4.1. Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto / Variaciones Presupuesto Original y se despliega la siguiente pantalla: Nota: Antes de emitir el presupuesto, se pueden realizar modificaciones en los montos solicitados, observe que la columna Solicitado est activa y la columna Aprobado est inactiva

4.1.1. Presione el botn Emitir y acepte los mensajes de validacin.


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Nota:

Observe que inmediatamente se activa el botn Registrar y se inactiva el botn Emitir. Antes de registrar el presupuesto, se pueden realizar modificaciones en los montos aprobados, observe que la columna Solicitado est inactiva y la columna Aprobado est activa:

4.1.2. Presione el botn Registrar y acepte los mensajes de validacin.

4.1.3. Presione el botn OK para guardar los cambios. 4.1.4. Para verificar los recursos asignados, imprimir en la opcin Reportes / Formulacin Presupuesto, el reporte Presupuesto por Centro de Costo.

5.

FASE V CIERRE DEL PRESUPUESTO FORMULADOEn esta fase se cierra el proceso de formulacin del presupuesto. Ejecute los siguientes pasos: 5.1. Seleccione desde el men principal las opciones Presupuestario y se despliega la siguiente pantalla: Presupuesto / Ejercicio


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GUIA DE EJERCICIOS MODULO PRESUPUESTO - FORMULACION5.1.1. Presione el botn Formulacin y acepte el mensaje de confirmacin.

5.1.2. Presione el botn OK para guardar los cambios y concluir el proceso. Nota: El estatus del presupuesto debe pasar de Formulacin a Ejecucin.


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION

GUIA TEORICA MDULO PRESUPUESTO EJECUCIN

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Teorica Presupuesto (Ejecucin) - 28/11/2007

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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION INDICEINTRODUCCIN AL MDULO PRESUPUESTO .............................................................................. 3 CONCEPTOS ............................................................................................................................. 3 OPCIONES DEL MDULO ........................................................................................................... 4 GRFICO CONTROL DE GESTIN DEL MDULO ......................................................................... 5 EJECUCIN ............................................................................................................................... 6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. CONFIGURACIN DE EVENTOS PRESUPUESTARIOS.......................................................... 7 RECEPCIN DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 8 CODIFICACIN DE DOCUMENTOS................................................................................ 10 VERIFICACIN DE DOCUMENTOS ................................................................................. 12 REVERSAR ................................................................................................................... 14 MODIFICACIONES ........................................................................................................ 15 PROCESOS................................................................................................................... 18 CONSULTAS GENERALES Y REPORTES........................................................................... 20


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION INTRODUCCIN AL MDULO PRESUPUESTOEste adiestramiento del mdulo de presupuesto cumple con la funcin de sealar los pasos y acciones para realizar la el control de la ejecucin presupuestaria. En la formulacin del presupuesto el usuario podr establecer los proyectos, partidas o cuentas presupuestarias, centros de costos y acciones Internas, y realizar la distribucin del presupuesto de gastos aprobados para el Organismo.

CONCEPTOSCdigo Programtico: Se refiere a una estructura que responde a qu se va hacer? Y est compuesta por: Tipo Proyecto / Accin Centralizada Accin Especfica X XX XX

Tipo: indica si se refiere a un Proyecto o Accin Centralizada. Cuentas Presupuestarias: Es la identificacin del recurso por origen y del gasto por objeto, las cuentas vienen identificando el Grupo la Partida, Genrica, Especifica y Sub especifica. Las partidas presupuestarias son el centro de control del sistema de informacin de presupuesto y las transacciones pertinentes. Acciones Internas: Las acciones internas son un medio de control del presupuesto particular del sistema Kerux, el cual permite recoger el gasto asociado a un proyecto o meta particular (para que se har el gasto), cada accin interna est relacionada con un Cdigo de Programa y recoge los recursos asociados a una meta dentro del cdigo programtico del Organismo o de la Institucin. Centro de Costos: Se refiere a las unidades o Departamentos que estn presentes en el organismo, y representan los responsables del gasto (quin lo ejecuta), si lo referimos al organigrama funcional, podramos decir que los centros de costos seran los cuadros del organigrama:

Formulacin: a travs de este mdulo podremos cargar la formulacin del presupuesto de Gasto, que no es ms que la planificacin de un conjunto de tareas, proyectos o actividades que deben ser llevadas a travs de las partidas presupuestarias. Modificaciones Presupuestarias: Son los instrumentos legales, y a travs de ellos se hacen las alteraciones al presupuesto. Estas alteraciones bien podran ser para realizar aumentos, rebajas o simplemente realizar traspasos entre partidas.


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION OPCIONES DEL MDULOPara la formulacin y ejecucin del presupuesto el men principal del mdulo Presupuesto, ofrece al usuario las siguientes opciones: Tablas: esta opcin permite crear beneficiarios, fuentes de financiamiento, unidades ejecutoras, cdigos programticos, acciones internas, cuentas presupuestarias, centros de costos y compromisos, que sern empleados para el registro de informacin en el sistema. Presupuesto: esta opcin permite al usuario cargar la formulacin presupuestaria (Programas Centros Costo Acciones Internas), modificacin al presupuesto en formulacin. Documentos: esta opcin permite al usuario recibir, verificar, codificar, reasignar y reversar los documentos, mediante los cuales se ejecuta el presupuesto. Consultas: esta opcin permite al usuario realizar todas las consultas relacionadas a la formulacin y ejecucin del presupuesto. Procesos: esta opcin permite al usuario generar reservas, generar compromisos, etc. Reportes: esta opcin permite al usuario emitir reportes de la formulacin, ejecucin, entre otros.


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION GRFICO CONTROL DE GESTIN DEL MDULO

SEC TORAC C ION C E N TRALIZAD AAccin Especfica Accin Especfica



Act.

Act.

Act.

Act.

Act.

Act.

Act.

Act. Tarea

Act. Tarea

Act.

Act.

C.COSTO 3

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

U. EJEC U TORA S

ORGA N ISM O

C.COSTO 2

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

C.COSTO 1

XXXBs

XXXBs

XXXBs

XXXBs

M8

M8 Meta 7 Meta 6 Meta 5 Meta 4 Meta 3 Meta 2 Meta 1

Sub proy1

PROYECTO 4

PROYECTO 3

PROYECTO 2

PROYECTO 1

A C C ION ES IN TERN A S


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION EJECUCINLa ejecucin presupuestaria, puede ser un proceso que involucre a ms de una unidad, dependiendo de los procedimientos establecidos. En este ejercicio se crear la informacin de forma manual. Antes de iniciar el proceso se deben configurar algunos documentos, la configuracin consiste en indicar al sistema que tipo de imputacin se realizar (Reserva, Compromete, Causa o Paga) cada vez que se cargue un documento. Existe la relacin de Padre Hijos entre los documentos. Los efectos presupuestarios que un documento puede tener son los siguientes: Solo Reserva. Solo Compromete. Compromete y Causa. Compromete, Causa y Paga. Solo Causa. Causa y Paga. Solo Paga. Existen algunas reglas de integridad que deben mantenerse, por ejemplo; un documento no puede solo pagar, si no hay otro que halla causado, ejemplo: No hay cheque sin factura.


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION1. CONFIGURACIN DE EVENTOS PRESUPUESTARIOS Las configuraciones de documentos se hacen una sola vez, y se modifican solamente cuando se desee cambiar los procedimientos, lo que se debe tener claro, es que en la forma en que configuremos los documentos, es la forma como el sistema se va a comportar. A pesar de que algunos documentos puedan tener una configuracin muy detallada, nos centraremos en configurar los efectos presupuestarios. 1.1. Seleccione desde el men principal la opcin Tablas / Configurar / Eventos Presupuestarios para configurar los eventos en un presupuesto y se despliega la siguiente pantalla:

Nota:

Los documentos que se muestran en la pantalla, son todos los que pasan por el mdulo de presupuesto los permitidos para hacer la imputacin presupuestaria. Aquellos documentos ya definidos, presentan una tilde como en el que se indica en la columna de definido.

1.2. Presione el botn Definicin, para aplicar la configuracin y se despliega la pantalla Definicin de Evento Presupuestario:


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Nota:

Es importante sealar que antes de configurar el documento, se debe tener claro que tipo de imputacin debe tener el documento a configurar, Compromisos, Causado o Pagado.

1.3. Siga los siguientes pasos para la configuracin del Documento en la pantalla Definicin del Efecto Presupuestarios: 1.3.1. Debe preguntarse que tipo de imputacin hace el documento a configurar. 1.3.2. Indique en la seccin de Efecto Presupuestario, lo que har el documento y escoja de las listas desplegables si aumenta, disminuye o simplemente no tiene efecto. 1.3.3. En el caso de que el documento afecte el compromiso debe tildar el cuadro Establece Compromiso?, colocar el Tipo de compromiso y el nivel. 1.3.4. Presione el botn OK, para finalizar la configuracin del Documento.

2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS En esta opcin se muestran los documentos que vienen de otros mdulos. 2.1. Seleccione desde el men principal la opcin Documentos / Recepcin, para ver los documentos en recepcin y se despliega la siguiente pantalla:


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2.2. La pantalla presenta los botones que se describen a continuacin: 2.2.1. Marcar: Tilda los documentos sobre el cual se encuentra ubicado. 2.2.2. Marcar Todos: Como su nombre lo dice, tilda todos los documentos que se encuentren en bandeja. 2.2.3. Recibir: enva a la bandeja de codificacin los documentos que haya tildado.

2.2.4. Doc. Manual: Este opcin se utiliza cuando se van a realizar (crear) documentos que nacen desde presupuesto y se despliega la siguiente pantalla:

2.3. Siga los siguientes pasos para la carga de documentos en la pantalla Recepcin Manual:


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION2.3.1. Tipo: Seleccione el tipo de documento con el que va a trabajar. Al presionar F9 aparecen aquellos documentos cuya ruta tiene configurada, en el modulo de documentos, recepcin manual en presupuesto. 2.3.2. Reverso?: Esta opcin permite reversar una imputacin pero utilizando el mismo tipo de documento. Al tildar esta opcin el documento har exactamente lo contrario a como est configurado. 2.3.3. Doc. Fsico: Vincula el documento electrnico que se esta creando con un documento fsico. 2.3.4. Descripcin y referencia: Ingrese la Descripcin y el Nmero del documento a crear. 2.3.5. Beneficiario: Presione la tecla F9 y seleccione el Beneficiario. 2.3.6. Documento de referencia: En el caso del que el documento creado sea un reverso o deba apuntar a otro documento en este campo se ubica al cual debe hace referencia. 2.3.7. Fecha de Emisin: Revise la fecha indicada, debe ser la del da. 2.3.8. Monto: Ingrese el monto del documento. 2.3.9. Usuario Codificador: En el campo de Cdigo de Usuario presione el botn F9 y seleccione el cdigo correspondiente. 2.3.10. Presione el botn Crear Doc, y se presenta el siguiente mensaje: Se genero Documento Nro.: XX. Nota: El nmero generado, o IDDOC, es como la cdula de identidad del documento, a travs de este nmero se consultar y se registrara el resto de la informacin. Por cada documento que ingrese se genera un IDDOC nuevo, el cual es nico y no se repite para ningn caso. De esta manera se indica la generacin del IDDOC, se recomienda anotar este nmero y tenerlo a mano para futuros procesos y/o consultas. 2.3.11. Doc. Fsico: Permite recibir los documentos.

3. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS Hasta ahora solo se ha cargado la ficha para solicitar la imputacin, ahora debemos realizar la codificacin, la cual no es ms que indicar en forma analizada, por cuales centros de costos, acciones internas y cuentas presupuestarias se realizar el gasto. 3.1. Seleccione desde el men principal la opcin Documentos / Codificacin, para ver todos los documentos que se han cargado manualmente o se hayan recibido proveniente de otros mdulos y se despliega la pantalla Documentos Presupuestarios por Codificar.


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Nota:

La pantalla muestra todos los documentos pendientes por Codificar.

3.2. Presione el botn Codificar, una vez ubicado el documento recin creado por usted o que quiere codificar, se despliega la siguiente pantalla:

3.2.1. En la seccin y/o bloque Imputacin General, ingrese la Accin interna y Centro de Costo por los cuales desea realizar la imputacin del documento. Lo puede hacer posicionndose con el mouse en el campo y presionando F9 o bien ingresndolo manualmente. 3.2.2. Devolver: Si se observa que el documento a codificar tiene algn error, se presiona devolver y el documento regresa al mdulo del que fue enviado. En caso de que el documento haya sido creado en presupuesto, lo vera en la bandeja de recepcin. 3.2.3. Ver mensaje: Si el documento fue generado por presupuesto y ha sido devuelto, en esta opcin encontrar el mensaje enviado por la persona que lo devuelve. Observe los efectos presupuestarios, el cual indica que tipo de imputacin Nota: se realizara (Reserva, Compromete, Causa o Paga).


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION3.2.4. Cuentas: al presionar el botn Cuentas, se desplegar la pantalla Cuentas del Documento Presupuestario, que se muestra a continuacin:

Para ingresar las partidas presupuestarias en las cuales se har el gasto efecte lo siguiente: Los campos Programa, Acc. Interna y C. Costo aparecern ya cargados de acuerdo a los datos suministrados en la pantalla anterior. Presione la tecla F9 y seleccione las partidas. Indique el monto para esa partida. Una vez finalizada la carga presione el botn OK. 3.2.5. Verificar: presione el botn Verificar, para finalizar el proceso de codificacin y se despliega el siguiente mensaje:

Al marcar SI el documento sigue su ruta preestablecida. Al marcar NO el documento se ir a la bandeja de Verificacin. El sistema arroja un mensaje de validacin indicando el prximo paso. 3.2.6. Cerrar: presione el botn Cerrar para regresar a la pantalla principal.

4. VERIFICACIN DE DOCUMENTOS La verificacin del documento, es la revisin por la parte supervisora, de la informacin que se est procesando. Esta funcin es similar a realizar el control de Calidad del Proceso. 4.1. Seleccione desde el men principal la opcin Documentos / Verificacin, para ver los documentos que esperan la verificacin y se despliega la siguiente pantalla:


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Nota:

En esta pantalla se presentan los documentos que se han codificado, y estn en espera de la aprobacin final. Es importante sealar en este punto que el efecto presupuestario ocurre una vez verificado el documento.

Para realizar la Verificacin realice lo siguiente: 4.2. Seleccione el documento a verificar. 4.3. Ficha: presione el botn Ficha, para tener acceso a la informacin del documento con su detalle y se despliega la pantalla Verificacin del Documento Presupuestario.

Nota:

Es importante destacar que en este punto no se puede hacer cambios al documento, en tal caso debe Rechazar. Lo que s es valido aqu, es mandar a Verificar una vez revisada la informacin.

4.3.1. Rechazar: presione Rechazar para realizar los cambios del documento, este se regresar a la pantalla de codificacin. 4.3.2. Verificar: presione Verificar una vez revisada la informacin presione verificar. El sistema arrojar un mensaje de validacin el cual indicar a que fase a pasado el proceso, algunas veces termina en este mismo mdulo, sin embargo lo msKENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Teorica Presupuesto (Ejecucin) - 28/11/2007

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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCIONcomn es que la informacin sea enviada a otro mdulo de acuerdo a la ruta del documento. Nota: Cuando se verifica el sistema le indicar a que fase a pasado el proceso, algunas veces termina en este mismo mdulo, sin embargo lo ms comn es que la informacin sea enviada a otro mdulo de acuerdo a la ruta del documento.

5. REVERSAR 5.1. Seleccione desde el men principal la opcin Documentos / Reversar, y se despliega la siguiente pantalla:

Nota:

En esta pantalla encontrarn todos los documentos que han sido creados manualmente en presupuesto y tengan estatus VER, es decir, estn verificados.

5.1.1. Ficha: Se observa el documento en modo consulta, monto, partidas, fechas, Iddoc, entre otros. No se puede modificar los datos presentados. 5.1.2. Reversar: Realiza el efecto contrario en los documentos presupuestarios. Seleccione el documento a reversar y presione el botn Reversar, se mostrar un mensaje:

Nota:

El Documento se puede visualizar en la bandeja de codificacin, para seguir el proceso de un documento presupuestario normal. La diferencia se14/20


GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCIONencuentra en que los efectos presupuestarios estn exactamente al contrario de cmo se codific el documento original.

6. MODIFICACIONES 6.1. Seleccione desde el men principal la opcin Presupuesto / Modificaciones / Ejecucin, y se despliega la pantalla Modificacin Presupuestaria en la pestaa Modificacin

6.2.

Luego en la bandeja de modificaciones presupuestarias debe hacer clic en el botn insertar para que aparezca en pantalla la ventana Modificacin Presupuestaria


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION6.2.1. Nmero: ingrese una cifra para identificar la modificacin, este campo solo acepta valores numricos; este valor debe ser nico, es decir, no se debe repetir. En el caso que se est colocando un nmero repetido el sistema arrojar el siguiente error:

6.2.2. Tipo: Seleccione de la lista desplegable el tipo de modificacin que desea realizar, traspasos Internos, crditos adicionales, rebajas, rectificaciones, entre otras; dependiendo del tipo de modificacin que se escoja, cambiaran las pestaas de aumento o disminucin. Si por ejemplo se va a ejecutar un crdito adicional solo aparecer la pestaa de aumento egresos, puesto que un crdito adicional solo aumenta las partidas. 6.2.3. Descripcin: ingrese una breve descripcin de la modificacin. 6.2.4. Motivo: es la causa por la cual va a realizar la modificacin. 6.2.5. Justificacin: en este campo UD. Podr explicar con un mayor detalle el o los motivos de la modificacin presupuestaria 6.2.6. Fechas: ingrese la fecha en que se realiza y registra la modificacin. 6.2.7. Centro de Costo: Presione F9 y selecciones el centro de costo a utilizar. 6.2.8. Fuente de Financiamiento: En el caso que sea un crdito adicional coloque la fuente que se lo est otorgando. Si es un traspaso interno y en la formulacin las acciones internas poseen fuente de financiamiento, tambin la puede colocar. En caso contrario deje este campo en blanco. 6.2.9. Gaceta/Resolucin: Son datos legales extras que puede colocar, no son obligatorios.

6.3. Presione la pestaa Disminucin de Egresos, se mostrar la siguiente pantalla:KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Teorica Presupuesto (Ejecucin) - 28/11/2007

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6.3.1. Ingrese los datos en los campos, Cod. Programtico, Cuenta Presupuestaria, Monto Solicitado y Aprobado, de acuerdo a la disminucin que desee realizarle a esa partida. En caso de que sean varias cuentas simplemente ubique el cursor sobre el rengln inmediato inferior y llene nuevamente los datos necesarios. 6.4. Presione la pestaa Aumento de Egresos, se mostrar la siguiente pantalla:

6.4.1. Complete los campos Cod. Programtico, Cuenta Presupuestaria, Monto Solicitado y Aprobado, de acuerdo a las partidas que desee aumentar. En caso de que sean varias cuentas simplemente prese sobre el rengln inmediato inferior y llene nuevamente los datos necesarios. 6.4.2. Regrese a la pestaa Modificacin y presione el botn Emitir, en este momento la modificacin cambiar a estatus EMI (emitida); en este paso se recomienda revisar los datos cargados. En caso de encontrar algn error presione el botnKENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Guia Teorica Presupuesto (Ejecucin) - 28/11/2007

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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCIONReversar y volver a estatus ELA (elaborada), donde podr realizar los cambios a los datos cargados errneamente. 6.4.3. Una vez emitida y revisada cuidadosamente la modificacin presione el botn Registrar, para culminar la carga de modificacin presupuestaria, el estatus cambiar a REG (registrada). Nota: Es importante destacar que recuerda que luego de registrar la modificacin no podr ser anulada ni reversada.

7. PROCESOS 7.1. Seleccione desde el men principal la opcin Procesos / Validamente Adquiridos / Genera Compromisos no Causados, y se despliega la pantalla Documentos Presupuestarios Elegibles:

Esta pantalla muestra todos los documentos que no estn causados o les falte una parte por causar. 7.1.1. Ficha: presionando este botn podemos observar el documento en modo consulta, en el cual podemos ver monto, partidas, fechas, Iddoc, entre otros. Nota: Es importante destacar que en el modo de consulta no se pueden modificar los datos presentados.

7.1.2. Procesar: presionando el botn procesar transferimos el compromiso para el nuevo ao y si el compromiso que se est transfiriendo fue generado desde el mdulo de adquisiciones, el sistema atar automticamente el Iddoc antiguo al emitido por el nuevo compromiso. Seleccione el documento al que se le va hacer la transferencia, tildando el cuadro Proc?, presione el botn procesar y se despliega el siguiente mensaje:


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7.1.3. Al seleccionar SI se despliega la siguiente pantalla que nos muestra todos los documentos que se seleccionaron en el paso anterior:

7.1.4. Fecha: ingrese la fecha con la que desea hacer la transferencia, recuerde que la fecha debe ser igual o anterior al perodo en ejecucin, de lo contrario el documento aparecer con una X en el campo confirmo?, como se muestra en la siguiente pantalla:

Para observar el error por lo que el documento no se proces presione el botn Mensaje: necesita

Este error se puede solucionar desde la misma pantalla con solo colocar la fecha correctamente.


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GUIA TEORICA MODULO PRESUPUESTO EJECUCION7.1.5. Tipo Doc.: Previamente debemos tener establecido un documento para el traspaso del compromiso, el cual debe estar configurado que aumente el compromiso. Presione F9 y escoja de la lista el documento que se cre para estos casos. 7.1.6. Criterios de Bsqueda: Coloque el Iddoc del documento que desea Confirmar sobre el campo ID, si no utiliza el criterio de bsqueda se confirmarn todos los documentos que se encuentren en pantalla. 7.1.7. Cuentas: Estos campos no son obligatorios, ya que al codificar el documento se deben detallar las cuentas, el centro de costo y accin interna. 7.1.8. Presione Confirmar, para confirmar que los datos estn correctos y completos. Si los campos fueron llenados correctamente el documento se encontrar en la bandeja de codificacin, si por el contrario el documento presenta algn error se podr ver en la bandeja de Procesar compromisos no causados (ver punto 7.1.). 7.2. Seleccione desde el men principal la opcin Procesos / Validamente Adquiridos / Genera Causados no Pagados, y se despliega la pantalla Documentos Presupuestarios Elegibles, que es la misma pantalla que en el proceso anterior, con la diferencia que aqu se mostrarn los documentos que no estn pagados o les falte una parte por pagar. Para desarrollar este punto, siga los pasos del punto anterior (ver punto 7.1.). Recuerde que debe tener configurado un tipo de documento que aumente el compromiso y el causado. 8. CONSULTAS GENERALES Y REPORTES 8.1. Consultas Existen varios tipos de consultas que puede llevar a cabo en esta opcin: 8.1.1. Acciones Internas: Podr revisar como se ha ejecutado el presupuesto para una accin particular, detallando las partidas y sus efectos presupuestarios. 8.1.2. Cdigo Programtico: Se muestran los movimientos ejecutados para cada cuenta en un proyecto determinado. 8.1.3. Compromisos: Se observan todos los compromisos en que se incurrieron, con sus documentos y las partidas que intervinieron. 8.1.4. Documentos Presupuestarios: Se verifican las imputaciones de un documento, los movimientos de las partidas, la disponibilidad, etc. 8.2. Reportes En cuanto a reportes existe una variedad de informes estndares, emita los indicados en el control de ejecucin.


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GUIA DE EJERCICIOS MDULO PRESUPUESTO - EJECUCIN


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GUIA DE EJERCICIOS MDULO PRESUPUESTO - EJECUCIN INDICE1. 2. 3. 4. 5. 6. CONFIGURACIN DE EVENTOS PRESUPUESTARIOS.......................................................... 3 RECEPCIN DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 5 CODIFICACIN DE DOCUMENTOS.................................................................................. 7 VERIFICACIN DE DOCUMENTOS ................................................................................... 8 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS ............................................................................. 9 CONSULTAS GENERALES Y REPORTES........................................................................... 12


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GUIA DE EJERCICIOS MDULO PRESUPUESTO - EJECUCIN1. CONFIGURACIN DE EVENTOS PRESUPUESTARIOS 1.1. Seleccione desde el men principal la opcin Tablas / Configurar / Eventos Presupuestarios, se despliega la siguiente pantalla:

1.2. Ubique el documento COM02, presione el botn Definicin, para aplicar la configuracin y se despliega la pantalla Definicin de Evento Presupuestario:

1.3. Siga los siguientes pasos para configurar un documento que realiza solamente compromisos: 1.3.1. Haga Click al campo que indica Establece Compromiso? 1.3.2. Coloque el cursor en el campo Clase, presione la tecla F9 y seleccione cualquier clase, para Indicar cual es la clase de compromiso.KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Ejercicios Guiados de EJECUCION presupuesto - 28/11/2007

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GUIA DE EJERCICIOS MDULO PRESUPUESTO - EJECUCIN1.3.3. Seleccione en Efecto Presupuestario, de la lista desplegable COMPROMISO aumenta, en las otras tres: no tiene efecto. 1.3.4. Presione el botn OK, para finalizar la configuracin del documento con el cual realizar los compromisos. 1.4. Continu con los siguientes pasos para configurar un documento que solamente causar el presupuesto: 1.4.1. Ubique el documento con el cdigo FA004 en la pantalla Eventos a Recibir por Presupuesto. 1.4.2. Presione el botn Definicin, para aplicar la configuracin y se despliega la pantalla Definicin de Evento Presupuestario:

1.4.3. Seleccione de la lista desplegable, en el campo Causacin, aumenta, en los otros tres: no tiene efecto. 1.4.4. Presione el botn OK, para finalizar la configuracin del documento causados. 1.5. Contine con los siguientes pasos para configurar un documento que solo pagar el presupuesto: 1.5.1. Ubique el documento con el cdigo PF002 en la pantalla Eventos a Recibir por Presupuesto. 1.5.2. Presione el botn Definicin, para aplicar la configuracin y se despliega la pantalla Definicin de Evento Presupuestario:


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1.5.3. Seleccione de la lista desplegable, en el campo Pago, aumenta, en los otros tres: no tiene efecto. 1.5.4. Presione el botn OK, para finalizar la configuracin del documento pagado.

2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS En esta opcin se muestran los documentos que vienen de otros mdulos, en este ejercicio vamos a generar la informacin a partir de aqu. 2.1. Seleccione desde el men principal la opcin Documentos / Recepcin, para ver los documentos en recepcin y se despliega la siguiente pantalla:


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GUIA DE EJERCICIOS MDULO PRESUPUESTO - EJECUCIN2.2. Presione el botn Doc. Manual, y se despliega la pantalla Recepcin Manual:

2.3. Ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes, para cargar los documentos: Campo Tipo Descripcin Referencia Beneficiario Fecha emisin Monto Usuario codificador Datos Presione la tecla F9 y seleccione el tipo de documento con el que va a trabajar, COM01. SOLICITUD DE ADQUISICIONES DE EQUIPOS 178 Presione la tecla F9 y seleccione el tipo de beneficiario Librera tiles y Escritorios. Debe ser la del da. 5.450.000,00 Presione la tecla F9 y seleccione el cdigo correspondiente PPTO.

2.3.1. Presione el botn Crear Doc., y luego Cerrar para finalizar, el sistema despliega un mensaje que le indica Se genero Documento Nro.: XX. Nota: El nmero generado, o IDDOC, es la cdula de identidad del documento, a travs de este nmero se consultar y se registrara el resto de la informacin. Por cada documento que ingrese se genera un IDDOC nuevo, el cual es nico y no se repite para ningn caso. De esta manera se indica la generacin del IDDOC, se recomienda anotar este nmero y tenerlo a mano para futuros procesos y/o consultas.


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GUIA DE EJERCICIOS MDULO PRESUPUESTO - EJECUCIN3. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS 3.1. Seleccione desde el men principal la opcin Documentos / Codificacin, para ver todos los documentos que se han cargado manualmente o se hayan recibido proveniente de otros mdulos y se despliega la pantalla Documentos Presupuestarios por Codificar.

Nota:

La pantalla muestra todos los documentos pendientes por Codificar. Entre los documentos que se encuentran en esta pantalla esta el recin creado por usted

3.2. Presione el botn Codificar, una vez ubicado el documento recin creado por usted, y se despliega la siguiente pantalla:

3.2.1. Ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes para codificar los documentos: CamposKENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Ejercicios Guiados de EJECUCION presupuesto - 28/11/2007

Datos7/12

GUIA DE EJERCICIOS MDULO PRESUPUESTO - EJECUCINAccin Interna Centro de Costo Efectos (presupuestarios) Presione la tecla F9 y seleccione 1010000 GTOS GRALES. DE PRESIDENCIA Presione la tecla F9 y seleccione 10101 PRESIDENCIA Observe el tipo de imputacin que se realizar (Reserva, Compromete, Causa o Paga).

3.3. Presione el botn Cuentas y se despliega la pantalla Cuentas del Documento Presupuestario.

3.3.1. Ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes para ingresar las partidas presupuestarias en las cuales se har el gasto: Campos Accin Interna Datos Presione la tecla F9 y seleccione la Accin Interna 1010000 GTOS GRALES. DE PRESIDENCIA. Por defecto al ingresar la Acc. Interna el sistema ingresa el C. costo 10101. Presione la tecla F9 y seleccione la partida que desea afectar 4.04.09.01.00, monto 4.909.910. Inserte una nueva combinacin, pero con la partida 4.03.18.01.00, monto 540.090.

Cuenta Presupuestaria

3.3.2. Presione el botn OK, una vez finalizada la carga y luego presione el botn A Verificar, para finalizar el proceso de codificacin. Nota: Para los efectos del ejercicio, usted acta como sper usuario, el cual le da opcin a codificar y verificar al mismo tiempo. Ante la pregunta si desea verificar el documento en este momento seleccione NO.

3.3.3. Presione el botn Cerrar para regresar a la pantalla principal.

4. VERIFICACIN DE DOCUMENTOS La verificacin del documento, es la revisin por la parte supervisora, de la informacin que se est procesando. Esta funcin es similar a realizar el control de Calidad del Proceso.KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Ejercicios Guiados de EJECUCION presupuesto - 28/11/2007

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4.1. Seleccione desde el men principal la opcin Documentos / Verificacin, para ver los documentos que esperan la verificacin y se despliega la siguiente pantalla:

En esta pantalla se presentan los documentos que se han codificado, y estn en espera de la aprobacin final. El efecto presupuestario ocurre una vez verificado el documento. 4.2. Seleccione el documento a verificar. despliega la pantalla Verificacin del Documento Presupuestario. En este punto no se puede hacer cambios al documento, en tal caso debe Rechazar, para realizar los cambios en la

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