PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD

ENTREGA FINAL DEL PROYECTO

TEGUCIGALPA M.D.C. 18 DE MARZO DEL 2009

Tabla de ContenidoIntroduccin ............................................................................................................. 4 Resumen ejecutivo .................................................................................................. 5 Historia Autoplus...................................................................................................... 6 Misin ...................................................................................................................... 7 Visin ....................................................................................................................... 7 Nuestros valores ...................................................................................................... 8 Servicios .................................................................................................................. 8 Organigrama ............................................................................................................ 9 FODA ..................................................................................................................... 10 Cadena de valor .................................................................................................... 11 Marco Terico ........................................................................................................ 12 Seiri ( Seiton ( Seis ( Seiketsu ( Shitsuke ( Shikari ( Shitsukoku ( Seishoo ( Seido ( ): Organizacin. Separar innecesarios ............................................... 16 ): Orden. Situar necesarios ............................................................. 21 ): Limpieza. Suprimir suciedad ......................................................... 26 ): Estandarizar. Sealizar anomalas ........................................... 33 ): Disciplina. Seguir mejorando ....................................................... 37 ): Constancia ................................................................ 40 ): Compromiso ......................................................................... 40 ): Coordinacin ............................................................................. 40 ): Estandarizacin......................................................................... 41

Diagnstico ............................................................................................................ 42 Recorrido por las instalaciones .......................................................................... 42 reas potenciales para realizar el proyecto .................................................... 42 Departamento de Operacin (Ver Anexo 2.3) ................................................. 42 Taller de Pintura (Ver Anexo 2.1) .................................................................... 43 rea seleccionada........................................................................................... 44 Alcance del Proyecto .......................................................................................... 44 Recoleccin y Anlisis de Datos......................................................................... 45 Presentacin de Resultados............................................................................... 47 Mtodo utilizado ................................................................................................. 49 Propuesta de Mejora .......................................................................................... 50 2

Plan de mejora ................................................................................................ 50 Plan de accin................................................................................................. 53 Taller de Capacitacin / mejora ............................................................................. 55 Resultados ............................................................................................................. 57 Documentacin de las Mejoras .......................................................................... 57 Obstculos y Limitaciones Encontradas ............................................................. 59 Recomendaciones de los interesados ................................................................ 60 Conclusiones ...................................................................................................... 60 ANEXOS .................................................................. Error! Bookmark not defined.

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IntroduccinEl presente manual de productividad y calidad se encuentra basado en el diagnostico realizado en la empresa Autoplus S. de R.L. con el propsito de implementar el programa de las 5 Ss en el departamento de operaciones para aumentar la productividad de los empleados y la calidad del servicio brindado a los clientes. Se tiene como objetivo crear una cultura organizacional basada en el programa de las 5 Ss para mantener un nivel de calidad estandarizado dentro del departamento con la colaboracin de todos los empleados para un mejor desarrollo de sus funciones. La implementacin de este programa traer a la empresa un mejor mbito de trabajo aplicando la clasificacin para que los empleados separen lo necesario de lo innecesario, la organizacin de lo necesario para que tengan a mano lo que utilizan con mayor frecuencia, la limpieza de cada rea de trabajo para trabajar en un ambiente ms cmodo y relajado, el bienestar personal para que cada empleado sienta placentero su trabajo y lo realice de manera ms eficiente y por ultimo crear una disciplina dentro de la organizacin basado en lo mencionado anteriormente para que se mantenga dicho mbito.

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Resumen ejecutivoEste manual de Productividad y Calidad est constituido por la aplicacin del programa 9 Ss. Teniendo como objetivo facilitar el control y manejo de las actividades realizadas en la empresa. Brindndoles una pauta al departamento de operaciones de cmo iniciar y dar seguimiento a dicho programa, desde la clasificacin hasta la estandarizacin de los procesos y de las operaciones en una rutina de trabajo. Nosotros como estudiantes de UNITEC, recomendamos el uso del programa 9 Ss, siendo este originario de Japn, pas conocido por sus altos niveles de productividad y calidad. Este es un programa completo que consta de 9 pasos los cuales son: Clasificacin, Organizacin, Limpieza, Bienestar Personal, Disciplina, Constancia, Compromiso, Coordinacin y Estandarizacin. Proceso que garantiza que con su correcta aplicacin dar como resultado la realizacin del trabajo eficaz y eficientemente. Este programa para ser implementado debe primero realizarse un diagnostico de la empresa identificando las posibles reas que estn ms necesitadas de ser controladas y que causan un atraso en la finalidad de los servicios o productos ofrecidos por dicha empresa. Luego debe de entrevistarse a los empleados, tomando en cuenta los puntos en los que ellos identifican como causas o problemas en sus reas de trabajo, considerando que el recurso humano es parte vital del funcionamiento de la organizacin y son los que enfrentan a diario esos problemas.

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En consecuencia se eligi el departamento operativo ya que esta rea es donde se desglosan los servicios a brindarse entre los cuales estn: Reparacin mecnica, Reparacin de pintura, venta de repuestos, evalo de vehculo y lavado de vehculo. Se identificaron varios aspectos que necesitan mejoras: siendo el primer problema la mala utilizacin de los espacios, considerando que es una rea pequea y que compartida por varias personas con diferentes actividades. Los escritorios se vean muy cargados de documentos desorganizados y objetos innecesarios dando una apariencia de desorden y suciedad. La existencia de equipo deteriorado en lugares visibles hacia el cliente, como ser una impresora que no est siendo utilizada en el pasillo de la oficina. Una mala organizacin en el almacenamiento de insumos de oficina como ser papel, folders, facturas, etc. Los archivos tienen rdenes con una mala rotulacin lo que causa un atraso en la bsqueda de expedientes cuando un cliente solicita un servicio. El programa pretende beneficiar a los empleados de esta rea brindndoles un mejor ambiente laboral lo cual los motiva para realizar su trabajo con buena disposicin. Tambin les ayuda a crear un mtodo de cmo realizar las transacciones llevando una disciplina en el manejo de rdenes, insumos, etc. Como resultado de este programa se incluye el beneficio que recibe la gerencia ya que lleva un mejor control de los procesos y servicios contando con una organizada base de datos. Tambin brinda una mejor imagen, tendiendo as un cliente ms satisfecho y asegurando su fidelidad hacia la empresa. La ejecucin de este programa crea una ventaja competitiva ya que al ser implementado hace la diferencia en cuanto a la calidad de sus servicios y procesos ante otras compaas. Los empleados son ms eficaces y eficientes brindando de esta manera una mejor atencin al cliente cumpliendo as sus necesidades y excediendo sus expectativas. El xito de este programa depende en gran parte de su correcta aplicacin y la actitud colaboradora de los clientes internos. Para lograr esta actitud en los empleados se brindara una capacitacin en la cual se les explicara todo lo referente al programa, de esta manera concientizarlos y motivarlos a establecer esta disciplina constituida por el programa. Otro punto muy importante es crear equipos de trabajo, la manera en que se apoyaran mutuamente en la realizacin de las rutinas creadas para dar seguimiento al programa, al mismo tiempo fortalecer las relaciones interpersonales, creando as un agradable ambiente de trabajo.

Historia AutoplusAutoplus S. de R.L fundada en el ao de 2003, por los empresarios Carlos y Fernando Lama. Inicia sus operaciones con 15 empleados, llegando a tener hasta la fecha 60 empleados. La creacin de este taller surge de la necesidad de 6

atender a los clientes de Volvo en Tegucigalpa y San Pedro Sula. Actualmente la empresa atiende las marcas Volvo, Suzuki, Tayo, Jaguar y Skoda, con ms de 1,000 clientes en Tegucigalpa y San Pedro Sula.

MisinProveer productos y servicios lderes en calidad, seguridad y atencin.

VisinConvertir nuestros productos y servicios en la principal opcin de las familias y empresas hondureas.

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Nuestros valoresy y y y y y y Enfoque al cliente Honestidad, rectitud y respeto Comunicacin y trabajo en equipo Aprendizaje continuo Sentido de Urgencia Visin a largo plazo Orientacin a resultados

Servicios1. 2. 3. 4. 5. Reparacin mecnica de automviles. Reparacin de pintura. Venta de repuestos. Evalo de vehculos. Lavado de vehculos.

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OrganigramaPresidencia

Gerencia General

Gerencia Administrativa

Gerencia Operativa

Asistente Administrativo

Jefe de Mecnica

Jefe de Servicio y Asesora

Jefe de Pintura

Jefe de Repuestos

Caja

Mecnicos

Asesores

Pintores

Importaciones

Crditos

Lavadores

Ventas Mostrador

Legal

Ventas de Taller

Ventas Mayoristas

FODA

F

ORTALEZAS

Revisan y reparan vehculos de diferentes marcas. Instalaciones amplias y adecuadas. Cuentan con maquinaria moderna para identificar fallas en los vehculos.

Crecimiento y reconocimiento a nivel nacional por atender vehculos de diferentes marcas. Superar la competencia al contar con equipo moderno. Ampliar las alternativas en la atencin al cliente. Posibilidad de reparar vehculos del estado.

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EBILIDADES La ubicacin no es accesible. Falta de delegacin. Falta de mobiliario y equipo en el Departamento de Operaciones. Personal no capacitado. No cuentan con un programa de incentivos. Falta de publicidad de los servicios que ofrecen.

A

MENAZAS Que las agencias opten por reparar tambin vehculos de diferentes marcas. Falta de reconocimiento debido a su escaza publicidad. Que la competencia ofrezca precios ms accesibles para el cliente. Posicionamiento de la competencia en el mercado

O

PORTUNIDADES

Cadena de valorAutoplus es una empresa de servicio dedicada a la reparacin y pintado de vehculos, la cual cuenta con distribuidores de repuestos nacionales e internacionales, interesndose en brindar a sus clientes un servicio de calidad y de esta manera tener clientes satisfechos con la atencin recibida.

Insumos y y y Repuestos Pinturas Lubricantes

Servicios y y y Taller de pintura Taller de mecnica Operaciones

Proveedores y y Nacionales Internacionales

Revisin de la Orden

Reparacin / Pintado de Vehculos

Prueba de Conformidad

Satisfaccin del Cliente

Marco Terico5S son las inciales de cinco palabras japonesas que se corresponden con las cinco fases de las que consta un mtodo para lograr calidad en el lugar de trabajo:Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

Organizacin Separar Innecesarios

Orden Situar Necesarios

Limpieza Suprimir Suciedad

Control Visual Sealizar Anomalas

Disciplina y Hbito Seguir Mejorando

SEIRI = SEITON = SEISO = SEIKETSU = SHITSUKE =

ORGANIZACIN ORDEN LIMPIEZA CONTROL VISUAL DISCIPLINA Y HABITO

La metodologa 5S es un procedimiento para lograr la calidad del espacio en donde trabajamos. Nos ayuda a deshacernos de los materiales innecesarios, a que todo se encuentre ordenado e identificado, a eliminar las fuentes de suciedad y arreglar los desperfectos, a que a simple vista se aprecie y a que todo eso se mantenga y mejore constantemente. El programa de las 5 S es una metodologa que hace nfasis en ciertos comportamientos que permiten un ambiente de trabajo limpio, ordenado y agradable.

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Los principales objetivos son: y Desarrollar un pensamiento de mejora y continua excelencia. y Fomentar la participacin de los colaboradores por medio de grupos de trabajo. y Mejorar la infraestructura de las reas de trabajo, para introducir posteriormente, otras tcnicas ms avanzadas para el mejoramiento continuo. El resultado se mide tanto en productividad como en satisfaccin del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo.

El sistema permite: y Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es ms agradable trabajar en un sitio limpio y ordenado) y Reducir los gastos de tiempo y energa y Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios y Mejorar la calidad de la produccin. y Seguridad en el Trabajo

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Existen cuatro factores claves para obtener el xito de las 5s: y Compromiso de la Alta Gerencia y Comenzar las 5s con educacin y entrenamiento y Involucrar a todo el personal y Repetir el ciclo cada vez con estndar ms alto. Beneficios de las 5 S y Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina; los empleados con autodisciplina estn siempre participando en las 5 S, asumen un inters real y se puede confiar en su adhesin a los estndares. y Destaca los muchos tipos de desperdicios en el lugar de trabajo; reconocimiento de los problemas es el primer paso para la eliminacin del desperdicio. y La eliminacin del desperdicio intensifica el proceso de las 5 S. y Seala anormalidades, tales como productos defectuosos y excedentes de inventario. y Reduce el movimiento innecesario, y el trabajo innecesariamente agotador. Permite que se identifique visualmente y, por tanto, que se solucionen los problemas relacionados con escasez de materiales, lneas desbalanceadas, averas en las mquinas y demoras en las entregas. y Resuelve grandes problemas de logstica de una forma simple. y Hace visibles los problemas de calidad. y Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operacin. Reduce los accidentes industriales mediante la eliminacin de pisos aceitosos y resbalosos, ambientes sucios, ropa inadecuada y operaciones inseguras. y Mejora la confiabilidad de las operaciones

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Con la opcin de la metodologa de las 5S podremos obtener espacios seguros, confortables y productivos, as como lograr que las personas tengan una mejor disposicin para elaborar productos de alta calidad y brindar un servicio excelente a sus clientes. Cuantitativamente: y 60% de reduccin de tiempo en bsqueda de material. y 50% de aumento del espacio para dejar el material. y Desaparicin de las fuentes suciedad y los apaos. y 80% de reduccin en los tiempos de limpieza. Consta de tres fases operativas: Organizacin, Orden y Limpieza; una fase para estandarizar lo realizado y otra fase para mantenerlo y mejorarlo.

SHITSUKEDISCIPLINA Y HABIT O

MANTENER Y MEJORAR

=

SHEIKETSUCON TROL VISUAL

=

ESTANDARIZAR

SEIRI

=

ORGANIZ ACIN

= ORDEN

SEITON

SEISO LIMPIEZA

=

ETAPAS OPERATIVAS

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Seiri (

): Organizacin. Separar innecesarios

La primera S de la efectividad personal y organizacional: SEIRI

El significado de la palabra Seiri es Clasificacin. Pero tambin podemos entenderla como Organizacin. Para comprender rpidamente de qu se trata resulta sencillo pensar en el siguiente principio: Organizar/Clasificar significa que en cada rea de trabajo se deje slo lo que se necesita, en la cantidad que se necesita, y slo cuando se necesita. Significa organizar los modos de situar y mantener las cosas necesarias de modo que cualquiera pueda encontrarlas y usarlas fcilmente. Implica colocar los objetos con criterio de urgencia. Es decir, lo que ms se usa tiene que estar ms prximo a la persona. El Seiri es simple: consiste en Separar las cosas que sirven de las que no sirven. Conservar lo til y eliminar lo dems.

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Como podemos ver, la primera S de nuestro programa no implica solamente deshacerse de los elementos que estamos seguros no vamos a necesitar nunca. Tampoco significa ordenar las cosas en estantes correctamente alineados. En realidad, la primera S nos permite crear un entorno familiar o de trabajo, grupal o personal en el que el espacio, el tiempo, el dinero, la energa y otros recursos pueden gestionarse y usarse ms efectivamente. Objetivo: Obtener un rea de trabajo donde nicamente haya los elementos necesarios. Seiri o Clasificar significa eliminar del rea de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Frecuentemente nos llenamos de elementos, herramientas, cajas de productos y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos. Buscamos tener a nuestro costado elementos o componentes pensando que nos harn falta para nuestro prximo trabajo. Con este pensamiento creamos verdaderos stocks reducidos que molestan, quitan espacio y entorpecen. Estos elementos perjudican el control visual de nuestro trabajo, impiden el paso por la empresa, induce a cometer errores en la manipulacin de materiales y en numerosas ocasiones pueden generar accidentes a los trabajadores e incluso a los clientes.

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La primera S de esta estrategia aporta mtodos y recomendaciones para evitar la presencia de elementos innecesarios. El Seiri consiste en: y Separar del puesto de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no. y Clasificar lo que es necesario de lo que es innecesario por el trabajo diario. y Mantener lo que necesitamos y eliminar el exceso y Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, seguridad y frecuencia de uso con el objeto de facilitar y agilizar el trabajo. y Organizar los elementos en lugares dnde los cambios se pueden realizar en el menor tiempo posible. y Eliminar elementos que afecten al funcionamiento de los equipos o instalaciones, y que pueden conducir a averas y accidentes. y Eliminar la informacin innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretacin o de actuacin. Qu sucede cuando no clasificamos adecuadamente? 1. El entorno tiende a estar crecientemente desordenado dificultando el trabajo. 2. Estantes, cajones y armarios sirven para almacenar cosas innecesarias. 3. Se desperdicia tiempo buscando aquello que es verdaderamente necesario. 4. Es costoso mantener inventarios de cosas que no son tiles. Qu estrategia utilizamos para poner en prctica estos principios? Aquella que denominamos Estrategia de Tarjetas Rojas. Constituye un mtodo simple para identificar los elementos innecesarios que, una vez marcados, debern almacenarse en algn sitio previsto para ello. De esta forma, y tras un perodo de tiempo prefijado, las personas tendemos a estar ms dispuestas a descartar aquellos elementos que resulten innecesarios.

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Beneficios del Seiri: La aplicacin de las acciones Seiri preparan los puestos de trabajo para que estos sean ms seguros y agradables por desarrollar tu labor. El primer y ms directo impacto del Seiri est relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios en el ambiente de trabajo se impide la visin completa del puesto de trabajo, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el rea de trabajo sea ms insegura. La prctica del Seiri adems de los beneficios de la seguridad permite: -Liberar el espacio til -Reducir el tiempo dedicado a encontrar papeles, archivos, materiales didcticos... -Mejorar el control visual de material fungible -Eliminar el deterioro y derroche de elementos (carpetas, ordenadores, libros...) -Preparar el rea escogida por el desarrollo de acciones de mantenimiento autnomo Importante reduccin de stocks Mejor aprovechamiento del espacio fsico Dramtica reduccin de desperdicios Incremento de objetos cedidos y aprovechados por otros usuarios Mejor utilizacin de los recursos Efectos SEIRI Preparar las reas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento autnomo, ya que se puede apreciar con facilidad los escapes, fugas y contaminaciones existentes en los equipos y que frecuentemente quedan ocultas por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de los equipos.

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Pasos para llevar a cabo la primera S: SEIRI (Organizacin) La metodologa indica que en este primer paso se debe separar lo que no es necesario de lo que lo es, y liberarse de lo que es intil. Se debe diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en el gemba (lugar de trabajo en japons) de la siguiente manera: y Haciendo inventarios de las cosas tiles en el rea de trabajo. y Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el rea de trabajo. y Desechando las cosas intiles. El propsito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la accin, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar. Identificar elementos innecesarios: El primer paso en la clasificacin consiste en preocuparse de los elementos innecesarios del rea, y colocarlos en el lugar seleccionado para implantar las 5 "S". Por experiencia propia del autor se considera que este paso es el ms rpido y posiblemente el mas sencillo, pero ser necesario un trabajo a fondo en el rea, para solamente dejar lo que nos sirve.

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Segn este pilar, debe poder distinguir claramente entre lo que se necesita (es decir, aquellos artculos que se usan frecuentemente, ocasionalmente, o rara vez y que por lo tanto se pueden conservar / almacenar) y aquellos que no se necesitan y por lo tanto se pueden descartar. Este pilar incluye los siguientes pasos: PASO 1: Separar los artculos que se necesitan de aquellos que no se necesitan. Llevar a cabo una actividad de Etiquetado en Rojo (ver ejemplo de una Etiqueta Roja). Esta es una forma de lograr organizacin etiquetando todo lo que no se necesita con etiquetas rojas visibles. PASO 2: Almacenar los artculos que se necesitan en los siguientes sitios de almacenamiento: Almacenamiento de Acceso rpido (se necesita en 1 - 6 meses) Almacenamiento remoto (se necesita dentro de ms de 6 meses) En este paso es importante determinar los periodos de almacenamiento por adelantado y etiquetar y hacer una descripcin de todos los sitios de almacenamiento / contenedores. PASO 3: Botar / eliminar los artculos con etiqueta roja (que no se necesitan) Botar los artculos en almacenamiento remoto por cajas al fin del periodo de almacenamiento. Antes y despus de aplicar Seiri en una fabrica: Antes Despus

Seiton (

): Orden. Situar necesarios

Consiste en colocar cada cosa en su lugar para localizarla ms fcil y rpidamente cuando se necesita. Los beneficios de utilizarla es que facilita el accesos rpido a los elementos de trabajo, evita errores, acciones riesgosas, facilita el aseo, mejora la presentacin y esttica del lugar, comunica responsabilidad y compromiso con el trabajo, libera espacio, crea un ambiente de trabajo agradable, permite un control visual inmediato, reduce las perdidas, reduce tiempos utilizados en cada actividad, mejora la productividad personal, y por lo tanto, mejora la productividad global. COLOCAR LO NECESARIO EN UN LUGAR FACILMENTE ACCESIBLE! 21

COMO? Colocar las cosas tiles por orden segn criterios de: Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben. Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren. Eficacia: Minimizar el tiempo perdido. Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden. CADA COSA EN SU LUGAR!

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EJECUCIN DE LA ORGANIZACIN Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fcilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Con esta aplicacin se desea mejorar la identificacin y marcacin de los controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y elementos crticos para mantenimiento y su conservacin en buen estado. Permite la ubicacin de materiales, herramientas y documentos de forma rpida, mejora la imagen del rea ante el cliente da la impresin de que las cosas se hacen bien, mejora el control de stocks de repuestos y materiales, mejora la coordinacin para la ejecucin de trabajos. En la oficina facilita los archivos y la bsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminacin de la prdida de tiempo de acceso a la informacin. ORDEN Y ESTANDARIZACIN: El orden es la esencia de la estandarizacin, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarizacin. La estandarizacin significa crear un modo consistente de realizacin de tareas y procedimientos, a continuacin se entregaran ayudas para la organizacin. PASOS PROPUESTO PARA ORGANIZAR: En primer lugar, definir un nombre, cdigo o color para cada clase de artculo. Decidir donde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia en su uso. Acomodar las cosas de tal forma que se facilite el colocar etiquetas visibles y utilizar cdigos de colores para facilitar la localizacin de los objetos de manera rpida y sencilla.

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Se obtendrn los siguientes beneficios: y Nos ayudara a encontrar fcilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y movimientos. y Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizados. y Ayuda a identificar cuando falta algo. y Da una mejor apariencia. y Una vez realizada la organizacin siguiendo estos pasos, s est en condiciones de empezar a crear procesos, estndares o normas para Mantener la clasificacin, orden y limpieza.

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Seis (

): Limpieza. Suprimir suciedad

El SEISO es una etapa en que el ambiente de trabajo pasa por una limpieza, bastante ms ligera que la que fue hecha el Da de la Gran Limpieza. En esta fase, a medida que la limpieza es hecha por el propio usuario del ambiente u operador de la mquina o equipo, l asume una postura de inspector (La base del Sistema de mantenimiento Productivo Total o TPM), tratando de descubrir las fuentes y causas de la mugre, y extensivamente, las causas de falla de equipo. La simple actitud de limpiar su propio ambiente, mquina, equipo, herramienta, etc. provoca una mayor intimidad entre el hombre y los recursos que lo envuelven. La limpieza tambin posibilita la deteccin de posibles desgastes que se inician. En caso de equipos, puede ser inmediatamente detectado por el operador, antes de que provoque una descompostura imprevista, comprometiendo a la produccin.

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La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y la habilidad para producir artculos de calidad. La limpieza implica no nicamente mantener los equipos dentro de una esttica agradable permanentemente. Seiso implica un pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de identificacin de las fuentes de suciedad y contaminacin para tomar acciones de raz para su eliminacin, de lo contrario, sera imposible mantener limpio y en buen estado el rea de trabajo. Se trata de evitar que la suciedad, el polvo, y las limaduras se acumulen en el lugar de trabajo. El SEISO es desarrollado de la siguiente manera: y La limpieza del local de trabajo y de todos los equipos se debe hacer con una postura de inspeccin. Una buena forma de hacer una limpieza es dividindose las reas o grupos de equipos, y nombrando sus respectivos responsables. A continuacin, se escoge un rea o equipo modelo, conforme fue sugerido anteriormente. Las personas responsables de esta rea o equipo modelo debern contar con toda la infraestructura (entrenamiento, materiales, apoyo tcnico-gerencial) para convertirlos en un patrn a ser seguido por los dems. y Elaboracin de diagnstico a partir de los pendientes y de los problemas detectados en las actividades de limpieza y Desarrollo de un plano para la eliminacin del problema y del bloqueo de las causas fundamentales y Deteccin y eliminacin de las fuentes de mugre y Elaboracin de una lista con puntos de difcil acceso, y con puntos crticos que deben ser limpiados con una frecuencia determinada, bajo riesgo de ser olvidados y/o provocar condiciones inseguras, o de desgaste prematuro de instalaciones. y Pintar con colores claros y de combinacin agradable del ambiente e instalaciones. Esta actividad, adems de provocar un efecto visual y de proteccin, permite identificar la mugre que incomoda a los usuarios, motivndolos a buscar una solucin para evitarla. Este proceso de pintado puede ser tambin hecho por los propios ocupantes del ambiente, o por los responsables de las mquinas o equipos, necesitando para esto del apoyo tcnico y material.

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Lista De Verificacin (Checklist) Del Seiso Las paredes, techo, piso, mquinas, equipos estn limpios, libres de polvo, aceite, grasa, residuos, desperdicios, etc.? Las instalaciones estn debidamente pintadas e identificadas? Existe polvo por detrs o debajo de los objetos almacenados y de los muebles y utensilios? Existe fuga de aceite o de productos hacia el ambiente que queremos controlar? Dificultades Del Seiso Las medidas de combate de las fuentes de mugre son las actividades ms importantes de 5S en el local de trabajo. La dificultad de la prctica del SEISO es convencer a los usuarios de que es de ellos la responsabilidad de la limpieza, esto es, la limpieza debe formar parte de la actividad misma. Al inicio, las personas encaran la propuesta como una humillacin. A travs de visitas a otras empresas u rganos que ya practican las 5S, de las palabras de personas que ya reaccionan de esta forma, y del ejemplo dado por los jefes, el prejuicio tiende a desaparecer, y la actividad de limpieza pasa a agregar valor, ya que ella misma contribuye a los diferentes beneficios. Otra dificultad se origina en el propio supervisor que no concuerda en dedicar una parte del tiempo de su equipo a la actividad de la limpieza, ya que esto es visto como una prdida de produccin. En el momento que el supervisor comprenda las ventajas de la limpieza, pasa a definir la duracin de las tareas junto con el equipo, incluyendo el periodo y la frecuencia para la limpieza.

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Los puntos de difcil acceso generalmente son olvidados, trayendo como consecuencia la acumulacin de mugre, a veces amenazando la capacidad operacional de las instalaciones. Esto puede ser evitado, hacindose una lista de verificacin, y estableciendo una frecuencia de limpieza de cada uno. Para aplicar Seiso se debe... y Integrar la limpieza como parte del trabajo diario. y Asumirse la limpieza como una actividad de mantenimiento autnomo: "la limpieza es inspeccin" y Se debe abolir la distincin entre operario de proceso, operario de limpieza y tcnico de mantenimiento. y El trabajo de limpieza como inspeccin genera conocimiento sobre el equipo. No se trata de una actividad simple que se pueda delegar en personas de menor cualificacin. y No se trata nicamente de eliminar la suciedad. Se debe elevar la accin de limpieza a la bsqueda de las fuentes de contaminacin con el objeto de eliminar sus causas primarias Normas para Seiso: y Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalas y Volver a dejar sistemticamente en condiciones y Facilitar la limpieza y la inspeccin y Eliminar la anomala en origen

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Beneficios Del Seiso y Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes. y Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador. y Se incrementa la vida til del equipo al evitar su deterioro por contaminacin y suciedad. y Las averas se pueden identificar ms fcilmente cuando el equipo se encuentra en estado ptimo de limpieza y La limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global del Equipo. y Se reducen los despilfarros de materiales y energa debido a la eliminacin de fugas y escapes. y La calidad del producto se mejora y se evitan las prdidas por suciedad y contaminacin del producto y empaque. El encargado del rea debe asignar un contenido de trabajo de limpieza en la planta. Si se trata de un equipo de gran tamao o una lnea compleja, ser necesario dividirla y asignar responsabilidades por zona a cada trabajador. Esta asignacin se debe registrar en un grfico en el que se muestre la responsabilidad de cada persona. Es muy til la elaboracin de un manual de entrenamiento para limpieza. Este manual debe incluir adems del grfico de asignacin de reas, la forma de utilizar los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua; como tambin, la frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor. Las actividades de limpieza deben incluir la Inspeccin antes del comienzo de turnos, las actividades de limpieza que tienen lugar durante el trabajo, y las que se hacen al final del turno. Es importante establecer tiempos para estas actividades de modo que lleguen a formar parte natural del trabajo diario.

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Es frecuente en empresas que han avanzado significativamente en el desarrollo del pilar "mantenimiento autnomo" encontrar que estos estndares han sido preparados por los operarios, debido a que han recibido un entrenamiento especial sobre esta habilidad. El manual de limpieza debe incluir: y Propsitos de la limpieza. y Fotografa o grfico del equipo donde se indique la asignacin de zonas o partes del taller. y Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que nos podemos encontrar durante el proceso de limpieza. y Fotografa del equipo humano que interviene en el cuidado de la seccin. y Elementos de limpieza necesarios y de seguridad. y Diagrama de flujo a seguir. Estndares para procedimientos de limpieza. Conocer el procedimiento de limpieza para emplear eficientemente el tiempo. El estndar puede contener fotografas que sirvan de referencia sobre el estado en que debe quedar el equipo. Seiso implica retirar y limpiar profundamente la suciedad, desechos, polvo, xido, limaduras de corte, arena, pintura y otras materias extraas de todas las superficies. No hay que olvidar las cajas de control elctrico, ya que all se deposita polvo y no es frecuente por motivos de seguridad, abrir y observar el estado interior. Durante la limpieza es necesario tomar informacin sobre las reas de acceso difcil, ya que en un futuro ser necesario realizar acciones kaizen o de mejora continua para su eliminacin, facilitando las futuras limpiezas de rutina. Debemos insistir que la limpieza es un evento importante para aprender del equipo e identificar a travs de la inspeccin las posibles mejoras que requiere el equipo. La informacin debe guardarse en fichas o listas para su posterior anlisis y planificacin de las acciones correctivas. Procedimiento y Limpie el taller y equipo despus de su uso. y Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al equipo de limpieza general: maquinas, etc. y Limpie las herramientas despus de su uso y compruebe su funcionalidad. y Identifique cualquier desorden o situacin anormal, sus causas y establezca las acciones oportunas para su eliminacin. y Elabore un programa de limpieza con tareas especficas para cada lugar de trabajo. Ventajas 31

y y y y y

En llega a desempear una funcin a un puesto de trabajo, lo encuentra: Limpio y todo en perfecto estado de uso. El equipo en sus condiciones bsicas de funcionamiento. El conocimiento de los operarios de sus mquinas y equipos mejora da a da. Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfaccin y la seguridad en el trabajo,

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Seiketsu (

): Estandarizar. Sealizar anomalas

El bienestar personal es el resultado de la aplicacin de los anteriores conceptos, si los desarrollamos de manera adecuada conducirn a gozar de un "ambiente saludable" y cmodo. El bienestar personal hace referencia a la salud Fsica y Mental de cada trabajador, complementando con las facilidades y servicios que se dispongan, para desarrollar el trabajo de una manera confortable. Existen muchos factores que puedes afectar el bienestar personal, tales como: y Una persona enferma o cansada no puede trabajar y Cuando la presentacin personal es inadecuada para realizar el trabajo y Preocupaciones personales y Conflictos en el trabajo y Sitios de trabajo malsanos y La inseguridad y Instalaciones defectuosas y Mquinas o equipos en mal estado que pueden causar accidentes y Elementos de trabajo rotos, sucios o en mal estado y Exceso de ruido, poca luz, malos olores y Cafeteras, restaurantes y baos desaseados, etc.

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Aspectos a enfocar del empleado y Aseo y arreglo adecuados (bao diario, afeitada, peinado). y Ropa limpia y apropiada para el trabajo. y No abusar de las bebidas alcohlicas y cigarrillos. y Alimentacin balanceada e higinica. y Descanso, sueo suficiente, cambio de actividad. y Actitud positiva en el trabajo, haciendo del desempeo una satisfaccin personal. y Actitud equilibrada con los problemas personales y de trabajo. y Realizarse chequeos mdicos peridicos. y Vida equilibrada con: deporte, capacitacin, recreacin. y Utilizacin de equipo de proteccin y seguridad. Aspectos a enfocar de la empresa y Limpieza en reas comunes. y Iluminacin adecuada. y Control del ruido excesivo. y Eliminacin de olores indeseables y txicos. y Eliminacin de vibraciones indeseables. y Control de temperatura y de ventilacin (ambiente fresco). y Servicio mdico dentro de las instalaciones. y Dotacin de dispositivos de seguridad y proteccin (de acuerdo a su labor). Seiketsu tambin significa: Mantener por costumbre. Es mantener los logros alcanzados con la aplicacin de las tres primeras "S". Si desechar, ordenar y limpiar no se hacen continuamente, el lugar volver a su antiguo estado.

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Efectos Seiketsu Mantener un ambiente de trabajo estimulante, que nos llene de entusiasmo y nos lleve a la eficiencia. Reforzar la satisfaccin personal con el lugar de trabajo Preparar a las personas para asumir mayores retos Incrementar la productividad personal y organizacional Seiketsu tambin es: Estandarizacin. Consiste bsicamente en aplicar, replicar y mantener lo que se ha venido desarrollando hasta ahora. Ms que una actividad es una condicin o estado permanente. Una fbrica, una oficina, un taller o un escritorio en los que se mantienen las tres primeras S son lugares limpios, agradables y seguros. Por ello necesitamos encontrar el modo de mantenerlos en condiciones ptimas Existe una diferencia importante entre la 3 y la 4 S. El fundamento de la Limpieza es barrer y lavar. Qu cosa? Todo. Incluido el equipamiento disponible en el rea. El fundamento de la Limpieza Estandarizada es lograr que las fuentes de suciedad desaparezcan. Esto se logra aplicando diariamente cada una de las S y yendo ms all de la mera limpieza. Habamos visto que limpieza es inspeccin. Limpieza estandarizada es prevencin. Durante las tres primeras actividades las personas han ido adquiriendo paulatinamente un sentido crtico que les facilita identificar las situaciones anormales. Ahora ha llegado el momento de hacer el anlisis de esas situaciones aplicando metodologas muy simples como Por Qu, Por qu? Ante cada problema de suciedad que aparece el grupo se pregunta repetidamente Por qu? De esa forma se logra arribar a la causa raz para eliminar la fuente de suciedad y evitar retroceder en las primeras tres S, verdadero objetivo del Seiketsu. Al mismo tiempo, combatir las fuentes de suciedad es lo que mantiene la moral de los empleados ya que convierte una accin rutinaria (limpieza) en algo paulatinamente ms sencillo de realizar e incluso potencialmente innecesario. Para poder aplicar exitosamente este paso se debe trabajar en 3 puntos fundamentales: y Asignar responsabilidades y Integrar las 5S a las actividades diarias y Verificar el mantenimiento y avance de las condiciones Es esencial para avanzar adecuadamente en la implementacin del programa que cada participante conozca cules son sus responsabilidades. Esto implica detallar claramente qu debe hacer quin, cundo, dnde y cmo hacerlo. Uno de los errores ms frecuentes es determinar un tiempo extra para las 5 S, dando a entender con esto que ese momento es el dedicado para el programa y el resto de los das se trabaja normalmente. Sin embargo para que los ambiciosos 35

resultados que propone la metodologa se logren, las 5 S deben formar parte de las actividades cotidianas. En otras palabras, el mantenimiento de las condiciones logradas con las 3 primeras S debe formar parte de la rutina diaria de trabajo. Aqu tambin juega un rol fundamental la gestin visual de las reas, ya que ayuda a mostrar y evidenciar las disfunciones. Finalmente, y para asegurar un adecuado desarrollo del SEIKETSU, se requiere verificar el mantenimiento cotidiano de las condiciones a travs de seguimientos sistemticos. No slo es necesario implementar las actividades de Organizacin, Orden y Limpieza, sino tambin chequear la efectividad de las decisiones tomadas para ver si contribuyen o no al objetivo de cero suciedad. Para esto se recomienda utilizar Check List adaptados especialmente a cada entorno de trabajo donde se verifiquen los puntos principales a limpiar. La limpieza estandarizada implica crear un modo consistente de hacer las tareas cotidianas. La estandarizacin de los equipamientos significa que cualquiera puede operar dicha mquina. La estandarizacin de las operaciones significa que cualquiera pueda realizar la operacin. Finalmente debemos aplicar Seiketsu en las personas. Esto conlleva cuidar la buena apariencia y el buen estado fsico y psquico de cada uno de los integrantes del rea. Para lograrlo no slo debemos asegurar la ropa y los elementos de seguridad adecuados sino que tambin debemos propiciar una alimentacin equilibrada y un desarrollo integral del ser humano. Las 5 S ms que cualquier otra metodologa tiene bien claro que no hay desarrollo organizacional sin desarrollo personal. Mientras ms consistentemente nos focalicemos en el desarrollo de estas actividades ms rpido podremos pasar al siguiente nivel de implementacin que es la prevencin. Para ello debemos aprender a preguntarnos por qu y ser implacables con la colocacin de las etiquetas rojas ya que son ellas las que nos permiten evidenciar las irregularidades y son un llamado a analizar las causas que estn detrs de su aparicin. Como ayuda memoria, podramos resumir el contenido de la cuarta S en una frase: Personas y Mquinas en buenas condiciones.

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Shitsuke ( ): Disciplina. Seguir mejorandoLa quinta s es un mtodo simple que bien aplicado, puede tener gran impacto en la aplicacin de este sistema. Es parte de la formacin de disciplina y de los hbitos traducido directamente del japons. Al igual que la cuarta S, SHITSUKE no consiste en implementar nuevas actividades sino en mantener las anteriores habindolas incorporado de tal forma a lo cotidiano que podemos decir que ya son parte de nuestra manera de trabajar. Al desarrollar la Quinta S podemos decir que estamos desarrollando una nueva disciplina de trabajo que consiste en aplicar coherente y sistemticamente las actividades anteriores. A diferencia de otros sistemas de gestin tales como las ISO donde es frecuente que los procedimientos sean escritos por personas ajenas al rea y luego entregados para su implementacin, en el programa de 5S lo que se aprende es a desarrollar los propios procedimientos a fin de lograr el compromiso real y concreto de los actores del cambio. Lo que implementamos lo hacemos no porque nos lo estn mandando sino porque descubrimos la necesidad y oportunidad de hacerlo. La disciplina es entonces entendida no como algo impuesto desde el exterior sino ms de acuerdo a su significado etimolgico: discpulo. Es decir nos convertimos en seguidores (discpulos) de una forma de trabajar que descubrimos como ms sana y mejor. Mediante el desarrollo del Shitsuke o Hbito logramos que las personas adquieran una fuerte conciencia con relacin a los estndares de efectividad organizacional que se traducen en una mejora sistemtica de las 6 Estrategias claves de una fbrica efectiva: y Delivery y Productividad y Seguridad y Medio Ambiente y Calidad y Moral o Satisfaccin en el trabajo y Costos El objetivo de esta "S" es alcanzar la calidad en todas las reas de la empresa, desde lo individual hasta la propia organizacin. Los pasos para lograrlo son los siguientes: y Hacer visible los resultados de las "5Ss" y Provocar la crtica, tomando en cuenta otras reas y/o empresas y Promover las "5Ss" en toda la empresa, y y Provocar la participacin de todos en la generacin de ideas para fomentar y mejorar la disciplina en las "5Ss. Shitsuke significa evitar que se rompan los procedimientos ya establecidos. Solo si se implanta la disciplina y el cumplimiento de las normas y procedimientos ya adoptados se podr disfrutar de los beneficios que ellos brindan. El shitsuke es el canal entre las 5'S y el mejoramiento continuo. Implica control peridico, visitas sorpresa, autocontrol de los empleados, respeto por s mismo y por los dems y mejor calidades de vida laboral. Shitsuke implica desarrollar la fuerza del autocontrol, tomar el futuro personal en las propias manos. 37

Shitsuke es el ejemplo mudo del propio entorno amable, es la mejor consideracin hacia las personas cercanas, que pueden sentir la comodidad, la amabilidad y la atencin que se les presta. Shitsuke es la reflexin sobre los diferentes aspectos de la vida personal, la aplicacin de las 5S al entorno emocional y al uso del tiempo para conseguir que las personas que amamos sientan el respeto, la comodidad, la amabilidad, la atencin y la calidez con la que se les considera.

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El Propsito del Shitsuke La prctica del Shitsuke pretende logra el hbito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estndares y controles previamente desarrollados. Un trabajador se disciplina as mismo para mantener "vivas" las 5S, ya que los beneficios y ventajas son significativos. Una empresa y sus directivos estimulan su prctica, ya que trae mejoras importantes en la productividad de los sistemas operativos y en la gestin. En lo que se refiere a la implantacin de las 5S, la disciplina es importante porque sin ella, la implantacin de las cuatro primeras 5s se deteriora rpidamente. Si los beneficios de la implantacin de las primeras cuatro 5s se han mostrado, debe ser algo natural asumir la implantacin de la quinta o Shitsuke.

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Shikari (

): Constancia

Preservar en los buenos hbitos es aspirar a la justicia, en este sentido practicar constantemente los buenos hbitos es justo con uno mismo y lo que provoca que otras personas tiendan a ser justos con uno, la constancia es voluntad en accin y no sucumbir ante las tentaciones de lo habitual y lo mediocre. Hoy se requieren de personas que no claudiquen en su hacer bien (eficiencia) y en su propsito (eficacia)

Shitsukoku (

): Compromiso

Esta accin significa ir hasta el final de las tareas, es cumplir responsablemente con la obligacin contrada, sin voltear para atrs, el compromiso es el ltimo elemento de la triloga que conduce a la armona (disciplina, constancia y compromiso), y es quien se alimenta del espritu para ejecutar las labores diarias con un entusiasmo y nimo fulgurantes.

Seishoo (

): Coordinacin

Como seres sociales que somos, las metas se alcanzan con y para un fin determinado, el cual debe ser til para nuestros semejantes, por eso los humanos somos seres interdependientes, nos necesitamos los unos y los otros y tambin no participamos en el ambiente de trabajo, as al actuar con calidad no acabamos con la calidad, sino la expandimos y la hacemos ms intensa. Para lograr un ambiente de trabajo de calidad se requiere unidad de propsito, armona en el ritmo y en los tiempos.

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Seido (

): Estandarizacin

Para no perderse es necesario poner seales, ello significa en el lenguaje empresarial un final por medio de normas y procedimientos con la finalidad de no dispersar los esfuerzos individuales y de generar calidad. Para implementar estos nueve principios, es necesario planear siempre considerando a la gente, desarrollar las acciones pertinentes, checar paso a paso las actividades comprendidas y comprometerse con el mejoramiento continuo. Sabemos que implementar estas acciones representa un camino arduo y largo, pero tambin comprendemos que aquellos con los cuales competimos da a da y lo consideran como algo normal, como una mera forma de sobrevivencia y aceptacin de lo que est por venir. Evita la localizacin y bsqueda mental de modo que nos lleve solo unos cuantos segundos. La idea de disminuir a cero el tiempo de localizacin y bsqueda de cada objeto. Clasificar todos los recursos que necesito. Asignar un lugar para cada objeto de acuerdo a un orden lgico y de fcil acceso. Pintar la silueta en el lugar donde se almacena. Control visual en inventarios y almacenes para lograr la cultura del supermercado. Control visual para puntos de re-orden. Tiempo en ver que hay dentro de un gabinete es tiempo perdido, utiliza control visual. Etiquetar los objetos y el lugar en que se almacenan (letra grande, pocas palabras, colores).

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DiagnsticoRecorrido por las instalacionesMediante el recorrido realizado en Auto Plus, S. de R.L. se detectaron varias reas potenciales para poder implementar el programa de 5 Ss, ya que se observa la falta de organizacin, limpieza y disciplina en la forma de llevar a cabo el trabajo y la forma en que est organizado cada espacio del mismo. reas potenciales para realizar el proyecto Departamento de Operacin (Ver Anexo 2.3) En este departamento se encuentra el rea de recepcin, repuestos y caja, en las cuales se detect: y La acumulacin de papeles sobre los escritorios, cajas con papeles en el rea de trabajo debido a la falta de archivos, tiempo y espacios para organizar. y Las pertenencias de los empleados estn ubicadas en los espacios propios para realizar las labores. y Artculos obsoletos o en mal estado permanecen en el rea de trabajo, lo cual impide la libre movilizacin y un orden apropiado. y Expedientes de clientes sin archivar, lo que impide la rapidez en el servicio al cliente, ya que el empleado pierde demasiado tiempo en buscar un documento, por otra parte, estn expuestos a prdidas o daos.

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Taller de Pintura (Ver Anexo 2.1) En esta rea es donde se realiza los trabajos de enderezado y pinturas de los automviles y en donde se detecto lo siguiente: y Falta de estantes para organizar las herramientas y los estantes existentes estn deteriorados. y Vehculos de salvamentos que pertenecen a las aseguradoras estn ubicados en espacios que podran ser utilizados para realizar otras labores de pintura. y Falta de limpieza en el rea de trabajo, ya que se observaron desperdicios, materiales mal ubicados. y reas en las que no se estn optimizando el espacio, el cual podra ser utilizado para organizar de una forma adecuada los materiales y herramientas que se necesitan diariamente. Taller de Mecnica (Ver Anexo 2.2) En esta rea es donde se realiza los trabajos de reparacin de los automviles y en donde se detecto lo siguiente: y Falta de estantes para organizar las herramientas y los estantes existentes estn deteriorados. y Vehculos de salvamentos que pertenecen a las aseguradoras estn ubicados en espacios que podran ser utilizados para realizar otras labores de pintura. y Falta de limpieza en el rea de trabajo, ya que se observaron desperdicios de aceites y otras sustancias.

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rea seleccionada Despus de realizado el recorrido por las instalaciones nos parece ms productivo implementar el programa de las 5 Ss en el departamento de operacin considerando que es el rea que necesita ms apoyo y en donde el personal esta mas dispuesto a colaborar para realizar mejoras.

Alcance del ProyectoObjetivo General Propiciar la implementacin del programa 5 Ss, con el fin de mejorar y agilizar los procesos de la organizacin. Se encontraron varias reas potenciales para implementar dicho programa, pero debido al corto tiempo con el que se cuenta nos centraremos en el Departamento de Operaciones ya que se detectaron algunas pequeas deficiencias en cuanto al servicio y ambiente de trabajo, ya que por no contar con el suficiente espacio se almacenan documentos en reas de trabajo y esto causa lentitud al buscar un documento ya sea una orden de trabajo u otro instrumento, al mismo tiempo que causa un estrs personal pues al no encontrar los documentos o buscarlos donde hay acumulacin de los mismos causa perdida de tiempo. Tambin existe mala utilizacin de espacios, se observaron una serie de materiales mal colocados y espacios sin utilizar, lo que causa un desorden en el rea de trabajo y mala impresin hacia el cliente.

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Segn las observaciones cada empleado es el responsable por mantener su rea ordenada pero que sucede con la acumulacin de papeles que hay diariamente por el servicio que brinda la empresa y al no haber espacios disponibles o lugares donde colocar la documentacin se acumulan en los escritorios de los empleados. Se pretende lograr que con la implementacin de las 5 Ss: Seiro: Clasificacin / Seinton: Organizar / Seiso: Limpieza / Seiketsu: Estandarizar Shitzuke: Disciplina. Se logre conseguir una empresa ms limpia, ordenada y un grato ambiente de trabajo.

Recoleccin y Anlisis de DatosEn el ambiente de trabajo en el rea operativa se identifican una serie de caractersticas tanto favorables como desfavorables, entre las favorables se puede mencionar que los empleados tienen una disposicin para crear un ambiente ameno, como tambin se ven sensibilizados hacia el cambio. Las caractersticas desfavorables estn bsicamente conformadas por que es desorden en el rea de trabajo, con esto nos referimos a lo que es una mala organizacin de archivos ya que no estn clasificados de manera que sea fcil encontrar un expediente de un automvil; tambin existen rdenes y documentos sin archivar ya que existe un retraso en cuanto a procedimientos realizados por otra persona encargada. Estos aspectos crean en el empleado un sentimiento de desanimo, ya que se ven en la situacin tediosa de buscar un documento en todo un archivo. Esta situacin provoca que los superiores a esta rea, como ser el gerente general, no tenga la informacin que requiera en el momento que lo necesite. Esta oficina tiene desperdicios que no son removidos como cajas, papeles innecesarios que podran estar en bodega, tambin libros, manuales que deberan de tener un estante. Existen dentro de la oficina repuestos de automviles que no pertenecen a ese departamento de la empresa. Estos repuestos y cajas, hacen que el area se mire con un aspecto de bodega tambin. Los materiales de la recepcionista estn desorganizados, no rotulados, lo que provoca que el cliente pueda ser afectado a la hora de una facturacin ya que puede causar una lentitud en el proceso de cobro. Teniendo como referencia para estudio lo que son las fotografas (ver anexo 2) de lo que es el area de trabajo como se encontr, en las cuales se puede verificar la necesidad de implementacin del programa de 5 Ss. En las entrevistas (Ver anexo 1) que se realizo a los empleados, podemos observar que existe conformidad por parte de los empleados en cuanto al ambiente de trabajo, pero se sienten limitados por la falta de organizacin de su oficina, como tambin la presencia de una escasez de diciplina. En definitiva se 45

necesita el desarrollo de trabajo en equipo, ya que esto ayudara a que la comunicacin entre compaeros sea mayor, con el fin de obtener mejor organizacin y colaboracin por parte de todos los empleados del area. Los empleados mostraron la necesidad de incentivos segn metas. Tambin dieron a conocer la necesidad de asignar un cubculo orientado solamente a el departamento de caja. Las personas no estn conscientes que tambin ellos son responsables de la limpieza del lugar ya que la mayora piensa que es responsabilidad de la aseadora.

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Necesitan ms mobiliario para lo que es el archivado de las rdenes de trabajo, ya que una gran parte de estas esta almacenada en cajas y en el piso. Tambin podra implementarse un sistema de computacin para llevar de manera rpida y ordenada todos los archivos. Teniendo mayor orden los empleados mostraron que realizaran mejor su trabajo. Se mostraron dispuestos a seguir una disciplina para mantener un orden.

Presentacin de ResultadosA fin de conocer las principales aspectos a mejorar en el rea operativa de Autoplus, se implementaron varias tcnicas para recabar informacin, como ser entrevistas, observacin y fotografas, las cuales nos permitieron reconocer muchos aspectos que pueden ser mejorados por medio de la implementacin del Programa 5 Ss y que pueden ayudar al rea a mejorar la productividad y trabajar en un ambiente ms agradable y de organizacin (Ver anexo 2.4). A continuacin se mencionan los aspectos que se observaron en el recorrido y algunos puntos que los empleados detectan que se podran mejorar: Ambiente de trabajo agradable: Segn lo expresado por los empleados se vive un ambiente de trabajo agradable y de compaerismo. Falta de organizacin de los documentos: Existen muchos documentos sin archivar y que estn en los escritorios de los empleados, lo cual quita la visibilidad y puede producir estrs al momento de buscar algn documento y no encontrarlo. Acumulacin de rdenes de trabajo: Las hojas de trabajo se quedan en una etapa del proceso y se quedan sin archivar. Artculos fuera de orden: Varias cosas que no corresponden al departamento estn dispersas en el rea de trabajo, lo que puede provocar accidentes o la perdida de tales artculos. Cajas alrededor de la oficina: Muchas de las cajas contienen documentos que aun no han sido archivados y que pueden necesitarse en algn momento del proceso. Falta de archivos o estantes: Debido a esto hay muchas cosas sin archivar o muchas cosas que tiene que estar en los escritorios porque no existe otro lugar donde organizarlas. Falta de compromiso y disciplina: Se observa falta de compromiso de los empleados para mejorara en aspecto de la oficina y no mantienen una disciplina de organizacin constante. 47

Es debido a los factores anteriores que proponemos implementar el programa de 5 S`s en esta rea para mejorar la productividad, y obtener adems los siguientes beneficios: y Mejorar el bienestar del personal al crear un hbito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente y Mejorar la eficacia y Aumentara la vida til del equipo e instalaciones. y Reduce el nmero de accidentes laborales. y Ayudara a encontrar fcilmente documentos u objetos de y trabajo, economizando tiempos y movimientos. y Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que se utilizan. y Ayuda a identificar cuando falta algo. y Da una mejor apariencia.

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Mtodo utilizadoPara llevar a cabo un diagnostico adecuado, en Autoplus S. de R.L. se decidi llevar a cabo tres diferentes mtodos de investigacin para conocer el estado actual de la organizacin: 1. Observacin Directa Mediante este mtodo se pudo determinar el grado de desorden de los empleados en su rea sobre la organizacin de sus escritorios, archivos, objetos personales, entre otros. 2. Encuesta de clima organizacional Se utilizo un cuestionario que se adecuo con un lenguaje simple, para facilitar el entendimiento de quienes participaron en ello (todos los empleados del departamento de operaciones). La encuesta contiene preguntas abiertas y cerradas que cumplen una variedad de criterios relacionados con el da a da de la organizacin y con su percepcin personal de esta. 3. Capacitacin de personal: Se mostro un video explicando en qu consista cada una de las Ss a implementar y como lograr su aplicacin al rea de trabajo. Dando al final una conclusin de cada una de ellas y aclarando dudas de los participantes.

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Propuesta de MejoraPlan de mejora La excelencia de una organizacin viene marcada por su capacidad de crecer en la mejora continua de todos y cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria. La mejora se produce cuando dicha organizacin aprende de s misma, y de otras, es decir, cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno cambiante que la envuelve y el conjunto de fortalezas y debilidades que la determinan. El plan de mejoras integra la decisin estratgica sobre cules son los cambios que deben incorporarse a los diferentes procesos de la organizacin, para que sean traducidos en un mejor servicio percibido. Dicho plan, adems de servir de base para la deteccin de mejoras, debe permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar, as como la incorporacin de acciones correctoras ante posibles contingencias no previstas. Para su elaboracin ser necesario establecer los objetivos que se proponen alcanzar y disear la planificacin de las tareas para conseguirlos. El plan de mejoras permite: y Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas. y Identificar las acciones de mejora a aplicar. y Analizar su viabilidad. y Establecer prioridades en las lneas de actuacin. y Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de seguimiento y control de las mismas. De acuerdo a la implementacin de las tres primeras S, en la empresa Autoplus, S.A., se realizo un plan de mejora que se detalla a continuacin:

Diagnostico

Mejora propuesta Clasificar los documentos segn su importancia y frecuencia de uso. Organizar los documentos en carpetas y en su respectivo archivo. Limpieza del rea de trabajo Rotular cajas de documentos Clasificar las ordenes por vehculo, identificndolo por el numero VIN. Organizar en carpetas con vietas. Ordenar cada expediente de cliente, de

Falta de organizacin de los documentos

Resultados Obtenidos Tiempo de bsqueda de documentos reducido. Ambiente de trabajo agradable. Mejor aprovechamiento de archivos. Bsqueda de 50

Acumulacin de rdenes de trabajo

acuerdo al kilometraje o fecha de reparacin. Limpieza de archivos Rotular cada gaveta por tipo de vehculo.

expedientes de clientes ms rpida. Espacios ms productivos. Mejor visibilidad. Reduccin de accidentes de trabajo. Espacios ms amplios y eficientes. Mejor aprovechamiento del espacio. Reduccin de accidentes de trabajo. Mejor organizacin del espacio. Mejorar la visibilidad. Mayor efectividad en atencin al cliente. Evitar la prdida de documentos importantes. Artculos personales ms seguros. Tener cada cosa en su lugar.

Materiales fuera de orden

Identificar objetos que no pertenecen al rea y rotularlos. Trasladar los objetos a las reas que corresponden. Desechar todo lo que no sirve. Clasificar las cajas con documentos y dividirlas de acuerdo a su utilidad o frecuencia de uso. Desechar las cajas que quedaron sin utilidad. Rotular cajas de documentos de acuerdo a su contenido. Organizar cajas en espacios que no impidan el libre movimiento. Compra de archivos para guardar documentos importantes. Compra de libreros para guardar los manuales de repuestos. Compra de tarjeteros para clasificar tarjetas de proveedores y clientes. Compra de lapiceros y artculos que permitan una mejor organizacin de los escritorios. Compra de lockers para guardar objetos personales. Compra de un botiqun para guardar medicamentos y objetos de primeros auxilios.

Cajas alrededor de la oficina

Falta de mobiliario y equipo de oficina

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Falta de compromiso y disciplina

Capacitar constantemente al personal. Crear un programa de incentivos. Implementar un programa de supervisin efectivo. Establecer horarios y programa de actividades de limpieza. Establecer rutinas de organizacin y archivos de documentos.

Personal ms capacitado. Personal ms motivado. Incrementar la disciplina y el orden. reas ms limpias. Horarios de limpieza y organizacin establecidos.

Falta de limpieza y organizacin en la oficina

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Plan de accin Un plan de accin no es otra cosa que una lista detallada de todos los pasos que debemos seguir para poder llegar a la meta planteada desde un inicio. En el debemos listar uno por uno, todos los pasos a seguir, quien o quienes son los responsables de hacer ese paso especifico y para cuando debe estar listo. Cuando necesitamos organizar nuestro trabajo y no sabemos por dnde empezar es recomendable hacer un plan de accin y as distribuir las actividades y optimizar el tiempo, un plan de accin sirve para definir las acciones y tareas a realizar, se asignan responsables y fechas de inicio y termino. Es recomendable revisarlo con el jefe inmediato cada semana o cada quince das para saber el grado de avance y corregir las desviaciones al plan. Para dar seguimiento a las ltimas 2S`s del programa se estableci el siguiente plan de accin para poder llevar a cabo todas las actividades, con fecha de inicio y con su respectivo responsable:

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No. Actividad

Elemento de trabajo

Duracin

Fecha de Inicio

Responsable

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Bienestar Personal Definir un reglamento para uso de uniformes. Promover una planificacin diaria para cada empleado. Promover campaas de salud trimestrales. Establecer un reglamento de trabajo. Establecer horarios de limpieza. Revisin mensual de las instalaciones. Implementar hojas de verificacin para dar seguimiento al programa 5S.

63 dias 6 dias 6 dias 10 dias 10 das 4 horas 30 dias 1 dia Jueves 2 de abril Lunes 13 de abril Sbado 18 de abril Jueves 30 de abril Jueves 2 de abril Sbado 30 de mayo Jueves 4 de junio Nelda Amaya Jefaturas Nelson Ucles Luis Calix/Nelson U. Jefaturas Jefaturas Jefaturas

2. 2.1

Disciplina Programar reuniones mensuales donde se promueva la participacin de todos para fomentar la disciplina de las 5S. Establecer visitas sorpresa para supervisar el seguimiento al programa 5S.

8 das 8 das Lunes 13 de abril Nelson Ucles

2.2

15 das

Mircoles 22 de abril

Luis Calix

Taller de Capacitacin / mejoraLa capacitacin se realizo en varias etapas que demoraron un total de dos das de trabajo (Ver anexo 2.5). Primer Da Esta primera etapa de nuestra capacitacin demoro un total de dos horas en las que se les informo a los empleados que es lo que se iba a hacer y cmo bamos a hacerlo. Se comenz con reunir a todos los empleados del departamento para mostrarles un video con una extensin de 20:22 minutos el cual explica detalladamente el programa de las 5s con la informacin necesaria para dar los lineamientos de cmo cumplir cada una de las herramientas del programa. Luego de culminado el video se procedi a una explicacin detallada de cada paso del proceso para aclarar dudas y verificar el entendimiento de los empleados del departamento. Se tomo informacin de cada uno de los empleados para saber qu cambios preferiran en el departamento y que observaciones podran agregar para mejorar la implementacin del programa en su rea de trabajo; informacin que fue tomada por medio de un cuestionario (Ver Anexo). Segundo Da Esta segunda etapa de nuestra capacitacin demoro un promedio de 6 horas en las que se trabajo junto con los empleados del departamento y la encargada de limpieza de la empresa para lograr implementar la etapa operativa de el programa de las 5S. Lo primero que se hizo fue separar los diferentes sectores del departamento para comenzar a trabajar con los encargados de cada sector. Al trabajar en cada rea especifica, junto con los encargados del rea se separo lo necesario de lo innecesario, mandando lo que no era necesario a bodega; como regla de la empresa ellos no desechan nada por si solos, lo que hacen es mandar a bodega las cosas que no son necesarias y en bodega deciden qu hacer con ellas. Al tener lo que 55

es necesario se clasifico por la importancia que tenia cada elemento, eso para determinar que tan a mano tena que dejarse. Luego lo que se hizo fue ordenar las cosas segn la importancia deseada en los espacios correspondiente, en conjunto al levantar las cosas de su lugar y en lo que se ubicaban en este ya ordenadas y clasificadas se realizaba la labor de limpieza de cada seccin. Y por ltimo a la hora de tener todo clasificado y ordenado segn lo deseado por el responsable de el rea se completo con la limpieza del rea especifica, y al terminar todo el proceso en todas las secciones de la empresa se procedi a la limpieza general del departamento y el envi a bodega de todo lo que se desecho.

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ResultadosDocumentacin de las Mejorasy y y (Ver Anexo 2.4) Clasificacin de rdenes de trabajo segn VIN, nmero de registro y cliente. Ordenes archivadas de manera ordenada, evitando saturacin de folders o de secciones en el archivo. Etiquetacin nueva realizada de manera clara y ordenada, creando un estndar en el nombre de las etiquetas de registro de rdenes. Separacin y clasificacin de ordenes pendientes de procesos necesarios antes de asignarlas a su archivo correspondiente El rea de trabajo est clasificada, limpia y ordenada, sin papeles fuera de lugar. Sea rotularon los insumos para mayor control. Se noto una diferencia en cuanto a la satisfaccin del empleado, comenzando porque se les tomo en cuenta para la implementacin del programa, y se sentan ms cmodos trabajando en un ambiente ms agradable y ordenado. La perspectiva del cliente mejorara ya que brindaran un ambiente ms relajado y una mejor apariencia del lugar. Se implemento una mejor forma de archivar los expedientes de los clientes, cambiando flderes y colocando vietas que permitieran ms visibilidad y mejorar la bsqueda de expedientes por nmero de VIN. Mejoras en el aspecto de los archivos muy saturados de documentos, dividindolos en carpetas separadas y rotulndolos. 57

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Rotulacin completa de los archivos para una mejor localizacin de documentos. Eliminacin de cajas y objetos que no permitan el libre movimiento y que podran causar accidentes laborales. Organizacin de los escritorios de manera que se mantuviera solamente lo que es de uso diario y esencial. Limpieza de escritorios e implementos de trabajo.

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Obstculos y Limitaciones Encontradasy y Existe la necesidad de libreros para manuales y libros. Concientizar a los empleados que hacen uso de el archivo de rdenes, la necesidad de establecer la organizacin de los documentos en base a rotulacin de folders de manera que se distribuya en un orden especfico. Poco tiempo para la implementacin ya que este lleva un proceso. Falta de archivos para organizar los documentos que aun no se haban archivado, por lo cual se guardo en cajas rotuladas para su posterior archivo. Falta de espacio para guardar documentos o artculos de uso de los empleados, pero que no son de uso diario, por lo que tuvo que maximizarse el espacio para poder aprovecharlo. Muestras de resistencia y aversin al cambio de empleados no involucrados en el proyecto. Especficamente el personal de limpieza. Cuellos de botella en el proceso que impiden un proceso ms efectivo de archivo y resguardo de la informacin. Debido a que los empleados realizaban sus labores durante la implementacin del programa, no se pudieron involucrar en un 100% al proceso, lo cual limito un poco el trabajo porque no podamos tomar decisiones sin autorizacin de ellos.

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Recomendaciones de los interesadosy y (Ver anexo 1.2) Los empleados estn de acuerdo en que su ambiente de trabajo es agradable. En cuanto a los factores que limitan la realizacin efectiva de su trabajo, el mayor problema que se encontr fue la falta de organizacin seguido de la falta de disciplina. Aspectos que se pueden mejorar con las 5 Ss. Referente a los cambios que ellos consideran importantes que se realicen estn: mejorar la comunicacin entre ellos, crear un ambiente de grupo lo que les facilite llevar a cabo las actividades que requiere la implementacin de las 5 Ss para lograr as la otra recomendacin o cambio que es el orden del departamento. Ellos no cuentan con un programa de organizacin, sino que cada quien es responsable por mantener ordenada su rea de trabajo, algo que se les dificulta por la falta de espacios y en cuanto al aseo diario lo realiza la aseadora quien solamente se encarga de eso no de ordenar documentos o ordenar los escritorios de los empleados. La falta de espacios y archiveros es un verdadero problema ya que es debido a esto que ellos se ven en la necesidad de colocar los documentos en cualquier lugar por lo tanto se forma el desorden. Los empleados estn conscientes de que si hubiera un mejor orden en el departamento las actividades laborales se realizaran de tal manera que se agilizaran los procesos y su bienestar personal.

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Conclusionesy Existe una necesidad no conocida por las empresas, la cual es la implementacin de un programa que les ayude a llevar a la empresa, compaa o negocio a lo que es la productividad y calidad, con el fin de conseguir el xito de la empresa. Este programa de 5 Ss que fue desarrollado en el anlisis anterior, es sencillo y bsico para poder establecer estndares, control y una motivacin por parte del empleado y como consecuencia brindando a el cliente una impresin de calidad en cualquier proceso que realiza la empresa.

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La implementacin del programa 5 Ss es una necesidad en las empresas ya que no solo mejora los procesos sino que tambin contribuye en el estado de nimo y satisfaccin con la empresa por parte del empleado, y al sentirse en un ambiente de trabajo agradable resulta ms productivo. Con la implementacin de las primeras 3 S`s en el rea operativa de Autoplus, se comienza a crear conciencia a los empleados sobre la importancia de un lugar limpio y ordenado. El poder dar seguimiento a estas primeras etapas es esencial ya que sino todo lo realizado anteriormente no sera til si no hay personas que puedan inspeccionar que cada una de estas fases se est llevando a cabalidad. Se requiere de un gran compromiso por parte de los empleados para poder mantener un lugar de trabajo limpio y agradable. El solo hecho de mantener el rea organizada y limpia ayudara a los empleados a sentirse mejor con s mismos y en consecuencia con la empresa. La implementacin del Programa 5 S`s en Autoplus nos permiti tener un panorama ms amplio de todos los beneficios que se obtienen a travs del mismo y que se puede aplicar tanto en lo laboral como en lo personal.

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