Proses dan kontrol atas aktivitas penjualan outlet chaintore termasuk

pengendalian atas piutang dan pengelolaan faktur sisa

Profil Peserta • Nama : Avianto • Jabatan : Staff Internal Audit• NIK : 201200094

Proses yang Saat Ini Berjalan • Belum mempunyai SOP khusus

mengenai Chainstore.

Contoh Manual Process

Enseval

Order

Deliver

Kontra Bon

Payment

Outlet

Courtesy Carefour

Definisi EDI • Electronic data interchange (EDI) is a

document standard which when implemented acts as a common interface between two or more computer applications in terms of understanding the document transmitted.

• It is commonly used by big companies for e-commerce purposes, such as sending orders to warehouses or tracking their order. It is more than mere e-mail; for instance, organizations might replace bills of lading and even cheques with appropriate EDI messages.

Courtesy Wikipedia

Courtesy Wikipedia

Contoh EDI(ASYX)-Per 2010 ONLINE

Receiving Advice

Purchase Order

Pro-forma Invoice rev-1

(accept)

PO

PFI - 0

PFI - 1

PFI - 1

INV

Pro-forma Invoice rev-1

InvoiceInvoice

QUANTITY

PRICE

DeliverRA RAR

litigationDA

litigationSALES

ACCOUNTING

WAREHOUSE

BUYER

ACCOUNTING

OSS-Receiving Head

DA - RAR

Courtesy Carefour

Contoh EDI(VMS)Per Januari 2014

Enseval VMS CARREFOUR

Purchase Order

Despatch Advice

Receiving Advice

Proforma Invoice

Invoice

Courtesy Carefour

Salah satu contoh tampilan EDI

Kontrol yang Harus Dilakukan • Membuat laporan faktur sisa dan

memfollow up secara berkala • Melakukan kontrol umur piutang • Monitoring dan analisa jadwal tukar

faktur• Adanya kontrol mengenai dokumen

dokumen.

Aktivitas Operasional Resiko Control Audit Program contoh kasus

Penyelesaian Retur penjualan

- RTV yang tidak sesuai dengan fisik barangnya

- Chainstore langsung memotong tagihan piutang enseval secara sepihak

-Monitoring dan follow up faktur sisa

-Membuat laporan faktur sisa secara berkala.

-Sosialisasi terhadap peraturan dan kebijakan yang terkait

- Sampling barang retur terhadap RTV yang diterima

- Memeriksa validitas terhadap dokumen RTV yang diterima oleh cabang.

- Observasi dan wawancara terhadap proses penyelesaian piutang chainstore

Penyimpangan atas Prosedur Penerimaan Retur Penjualan dimana barang retur outlet yang diserahterimakan ke gudang tidak menggunakan TTRB melainkan dokumen RTV (beberapa hanya no. RTV serta kertas yang ditulis item yg diretur).

Pemberian TOP -Kesalahan pemberian diskon

- Mempunyai list untuk jadwal jadwal tukar faktur

-Sampling jadwal tukar faktur dengan detail pembayaran.

-Observasi dan wawancara.

Faktur a/n PT. Sinarsahabat Intimakmur (KND) diberikan TOP 30 hari dimana outlet membayar COD (3 hari setelah kontra bon dan memotong cash discount 1,25%).Pembuatan TOP 30 hari berdampak pada terlambatnya proses kontra bon (+ 12 hari)

Aktivitas Operasional Resiko Control Audit Program contoh kasus

Chainstore mempunyai dokumen, kebijakan dan peraturan yang berbeda

- Kesalahapahaman terhadap dokumen yang satu dengan dokumen yang lain.

- Kebijakan cabang harus sesuai dengan SOP yang berlaku.

-Observasi dan wawancara terhadap proses pnyelesaian piutang chainstore

-Mereview kebijakan cabang terhadap dokumen dan peraturan chainstore.

Potongan atas barang yang tidak diterima oleh PT. Sinar Sahabat Inti Makmur sebesar Rp. 2.7 juta namun tidak didukung dengan CN Returnya. Potongan atas faktur no. 113163922 tanggal 10/10/2013 sebesar Rp. 110,880 tidak jelas alasannya.

Penyelesaian piutang chainstore

- Terdapat faktur sisa yang masih menggantung

- Penyelesaian piutang chainstore yang tidak tepat

- Offset CN yang terlalu lama.

- Memonitoring laporan faktur sisa dan memfollow up nya secara berkala

- Opname faktur sisa dan menginvetarsasi masalah nya

- Samping antara detail pembayaran, kontra bon dan rekening Koran kesesuaiannya.

- Observasi dan wawancara mengenai kebijakan cabang terhadap penyelesaian piutang chainstore

Kesimpulan dan Penutup – Manajemen perlu untuk membuat SOP mengenai Chain

store yang bisa menerima semua proses chainstore karena sampai saat ini belum terdapat SOP yang jelas.

– Meminta manajemen membuat Workload Analysisis untuk menghitung kembali load kerja di non Profit centre.

– Perlu ada pengembangan mendalam terhadap audit program penjualan outlet chainstore termasuk pengendalian atas piutang dan pengelolaan faktur sisa, karena semakin berkembangnya sistem outlet

– Perlu mencari titik tengah terhadap kendala kendala dalam permasalahan chainstore.

Terima kasih