VISITAS A DIFERENTES UNIDADES DE INFORMACIÓN

CON ÉNFASIS EN SU GESTIÓN DOCUMENTAL

GRUPO 3

Lisseth Tatiana Boada GuerreroLuisa Fernanda Martínez GómezMayerly Pulido DíazEsperanza Rojas RojasJacqueline Velásquez Narváez

UNIDAD DE INFORMACION

Universidad del CaucaPor Jacqueline Velásquez Vásquez

¿CÓMO ESTÁ ORGANIZADO EL ARCHIVO?

EVIDENCIA FOTOGRAFICAEVIDENCIA FOTOGRAFICA

El archivo de la Universidad del Cauca está organizado Topográficamente, o sea de acuerdo al organigrama Institucional, contiene la totalidad de la documentación generada y recibida por las diferentes facultades, departamentos, unidades administrativas, los órganos de servicios, así como los documentos adquiridos por donación, depósitos, compras, lo cual constituye el Patrimonio Documental de la Universidad del Cauca.

Activo Semiactivo Histórico

La cual conserva

cada dependencia

, durante todo el año.

Conservado por el Archivo General, de

acuerdo a las Tablas de Retención

Documental.

Constituido por los

documentos de carácter permanente

.

UNIDAD DE INFORMACION

Universidad del Cauca¿EXISTE UN PGD?

El hecho de organizar los documentos adecuadamente durante un ciclo de vida , comenzando desde su creación en cada dependencia hasta su eliminación o conservación definitiva , es razón suficiente para pensar que se está implementando un Programa de Gestión Documental.

La Universidad del Cauca ha desarrollado para su manejo documental una serie de formatos regulados, manual de funciones de cada dependencia y las tablas de retención documental, guiado por la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación.

¿QUÉ PROCESOS ADMINISTRA?

El programa de gestión documental de la Universidad cubre los procesos de creación, recepción, distribución, trámite, consulta, conservación de los documentos, que cobijan tanto a las áreas académicas como administrativas de la Institución.

Su aplicación conlleva a la definición de los Archivos de Gestión, Central e Histórico

TIPO DE UNIDAD DE INFORMACION

Institución EducativaPor Lisseth Tatiana Boada Guerrero

¿CÓMO ESTÁ ORGANIZADO EL ARCHIVO?La institución cuenta con un amplio archivo

documental e histórico, pues lleva más de 30 años en

funcionamiento.

El Archivo en general se divide en tres grandes

departamentos, el contable, el de gestión y el de

inventarios.

Cada uno realiza su gestión de diferentes formas y

procedimientos.

¿EXISTE UN PGD?En el departamento de gestión si existe un programa

de Gestión Documental, debidamente reglamentado y puesto en marcha, mientras que el departamento contable, hace pocos meses se inicio este proceso y actualmente se encuentra en la etapa de separación y organización documental.

EVIDENCIA FOTOGRAFICA

TIPO DE UNIDAD DE INFORMACION

Institución EducativaQUÉ PROCESOS ADMINISTRA?

En la dependencia donde si existe un PGD, el mismo permite administrar todos los procesos relacionados con la gestión de la entidad, por ejemplo:

serie/ subserie / disposición final

ActasActas de Comisión de Evaluación y Promoción / La subserie se eliminará una vez terminado el tiempoActas de Comité de Convivencia / Se seleccionan aquellas que hayan sido más Relevantes para la Institución Educativa de la Producción documental de los últimos 8 años.

Comprobantes de contabilidad / Se Selecciona una muestra del 5% por cada 10 años de producción documental

Órdenes de Pago Responsabilidad Fiscal Avances TIPOS DOCUMENTALES Legalizaciones Cajas Menores

UNIDAD DE INFORMACION

Policía Nacional Por Luisa Fernanda Martínez Gómez

¿QUÉ SOFTWARE ADMINISTRA EL ARCHIVO?

 

 

¿QUÉ FUNCIONES MANEJA? Facilita el proceso de radicación, seguimiento y control

de la correspondencia de origen externo. Permite la elaboración estandarizada de los documentos

internos. Facilita la localización y consulta de los documentos

mediante diversos filtros como son: Fecha, número de radicación, expediente, asunto, origen, remitente, destinatario y otros índices de acuerdo al tipo documental.

Los documentos digitalizados se almacenan en archivos de formato PDF que pueden ser consultados desde las estaciones de trabajo, evitando la manipulación del documento original y la producción de copias en papel.

Permite el control del préstamo físico de los documentos.

 

UNIDAD DE INFORMACION

Policía Nacional

¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE?Permite asignar personal para la atención y respuesta de los documentos.Permite recopilar y recordar a los funcionarios información de sus funciones.Facilita y asiste en la definición de las Series, Subseries y tipos documentales, así como la aplicación de las Tablas de Retención y sus respectivos procedimientos de disposición final.Permite al administrador del archivo la consulta inmediata de las unidades documentales que cumplen el tiempo de retención documental. Controla el acceso de los usuarios al sistema y a los documentos.Funcionamiento sencillo Los usuarios pueden consultar por la red.

UNIDAD DE INFORMACION

Acueducto Metropolitano de Bucaramanga

Por Esperanza Rojas Rojas

¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE?

En el software de correspondencia del Acueducto Metropolitano de Bucaramanga se evidencia las siguientes características

  Software de entorno web, adaptado a Intranet e

Internet Digitalización de documentos que permite

generar imágenes de los documentos físicos Radicación de documentos Permite recuperar la información a través de

diversos puntos de acceso (por número de oficio, número de radicado, asunto, destinatario, entidad o persona, fecha)

Visualización de la correspondencia digital Permite la administración para creación de

dependencias, usuarios y sus roles Niveles de seguridad por tipo de usuario Control de la correspondencia por usuario en el

mismo instante en que se ingresa a la aplicación Permite la consulta simultánea por varios

usuarios

EVIDENCIA FOTOGRAFICA

UNIDAD DE INFORMACION

Acueducto Metropolitano de Bucaramanga

¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU IMPLEMENTACIÓN?

Control de la correspondencia Agilidad en la búsqueda y consulta de la información Control de acceso a los documentos Conservación del material físico (se minimiza la manipulación) Disminución en los tiempos de respuesta Aumento de productividad Seguimiento al cumplimiento de actividades según función Permite un mejor desarrollo de las actividades pues la información está disponible

¿CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD?

• El acceso al sistema se realiza a través de claves asignadas por el Administrador General• Existe un registro de la actividad del usuario según su rol, frente al uso del documento • Se utiliza formato .TIF para garantizar la legibilidad del documento luego de su compresión• La consulta y descarga del documento está limitada por el tipo de rol del usuario• El software está en permanente observación para garantizar su funcionalidad• La captura de imágenes, descripción de los documentos, y la conservación electrónica se realiza siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, estándares internacionales como Moreq2• Back up de la información resguardado por un tercero debidamente autorizado

UNIDAD DE INFORMACION

RegistraduríaPor: Mayerly Pulido Díaz

¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE?Permite asignar la fecha de recepción, el remitente, el

asunto de la correspondencia, el destinatario, la asignación a otro funcionario dependiendo de la competencia, establecimiento de fecha de salida de la respuesta, consulta la imagen de la respuesta, y permite la trazabilidad del documento.

¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU IMPLEMENTACIÓN?

El control de la correspondencia, tanto de entrada como de salida.

¿CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD?

Los documentos de archivo están custodiados y tiene las medidas de seguridad suficiente para que personas ajenas no tengan acceso a ellos.

Los documentos no son susceptibles de alteración, en razón a los niveles de seguridad y al acceso restringido de los mismos.

Se cumplen con las medidas de conservación y se tiene establecido un plan de prevención, mantenimiento y limpieza de las instalaciones y de los documentos.

EVIDENCIA FOTOGRAFICA

FOTO DEL ESTUDIANTE

EVIDENCIA FOTOGRAFICA

CONCLUSIONES La implementación de un PGD en una Entidad, bien sea pública o privada, contribuye a la

racionalización y control de la producción de documentos, determinar los formatos que se utilizan y como es el movimiento de estos en las dependencias, en cumplimientos de los objetivos de cada una, y la determinación del ciclo de vida de documentos.

Permite tomar decisiones frente a qué se requiere y cómo se deben desarrollar los procesos de recepción, producción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, así como el adecuado funcionamiento de los Archivos en sus tres etapas.

Facilita el acceso a la información de forma eficiente y eficaz.

La metodología empleada para la implantación de un Sistema de Gestión Documental Corporativa, habitualmente basada en la gestión tradicional de proyectos, debe orientarse a la satisfacción de la organización y de los usuarios que la integran, cuyo papel -a su vez- debe acomodarse hacia un rol más activo

El uso de las tecnologías en los Programas de Gestión Documental permite disminuir los tiempos de respuesta en consulta, conservar los documentos físicos, facilitar los procesos administrativos ya que la información se tiene de inmediato aumentando la productividad.

CONCLUSIONES Las tecnologías son una realidad inmersa en todos los campos del ser y hacer de la

humanidad, en la adquisición de un Software de Gestión Documental las entidades cuentan con diversas opciones, bien sea las ofertadas comercialmente o de software libre, que le permite mayor desempeño y competitividad esta época de

El éxito de un Software de Gestión Documental radica en que, su consecución e implementación esté basada en una adecuada planeación, en la cual se tenga en cuenta: las necesidades administrativas de la entidad, un plan de gestión documental, la infraestructura tecnológica con que se cuenta, la determinación de la seguridad de la información, programas de capacitación sobre su uso y alcance, y los recursos económicos para su mantenimiento y actualización.

VISITAS A DIFERENTES UNIDADES DE INFORMACIÓN CON ÉNFASIS EN SU

GESTIÓN DOCUMENTAL

Para mayor información sobre el trabajo de

campo realizado, visite

http://www.calameo.com/read/002822665fbe6076b2e12