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EGobierno InstitucionalOficina Virtual para Coordinaciones de Proyectos Postgrado en la Facultad de Ingeniería de la
Universidad Distrital Francisco José De Caldas.
Propuesta de Desarrollo de la Fase de TransacciónESTRATEGIA DE GOBIERNO ELECTRONICO
Grupo de Trabajo Académico GNU/LinuxUniversidad Distrital Francisco José de Caldas
Facultad de IngenieríaBogotá, 2011
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ...................................................................3
1. Denominación del Proyecto ...................................................................4
2. Entorno Legal ..................................................................4
3. Estado de Situación ..................................................................6
4. Planteamiento del Problema ..................................................................8
5. Visión de la Estrategia ..................................................................9
6. Objetivos ..................................................................9
7. Estándares Básicos .................................................................11
8. Fundamentación del Proyecto .................................................................12
8.1. Actores .................................................................12
9. Beneficios Esperados .................................................................13
10. Ambito de Acción .................................................................14
11. Políticas de Acceso .................................................................14
12. Mecanismos de Selección de los Proyectos
.................................................................15
13. Metodología Propuesta .................................................................16
14. Recursos Necesarios .................................................................18
15. Cronograma .................................................................20
16. Presupuesto .................................................................20
17. Parámetros de Monitoreo, Evaluación y Control
.................................................................21
BIBLIOGRAFIA .................................................................22
Anexo 1: Cronograma .................................................................23
Anexo 2: Presupuesto .................................................................25
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INTRODUCCION
Los programas de postgrado de la Facultad de Ingeniería en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas ha experimentado un marcado incremento de la demanda educativa en los últimos años. Esto se traduce en una mayor carga administrativa para las diferentes coordinaciones que atienden a los usuarios. Algunos problemas de insatisfacción, retardos, desorden y fallos en la atención; crean obstáculos cuando se pretende ofrecer servicios de calidad. Las investigaciones que soportan las políticas de acreditación, han puesto de manifiesto un déficit en personal y recursos en las coordinaciones para atender todas las necesidades de profesores, estudiantes, aspirantes, egresados y entes de control.
Es necesario modernizar la estructura de procesos y servicios de las coordinaciones tomando medidas de tipo estratégico que ayuden a solucionar las necesidades y a su vez contribuyan a mejorar la calidad global de los programas.
En el presente documento se desarrolla una propuesta para la integración de Tecnologías de la Información al quehacer administrativo, a través de lo que se ha llegado a conocer como Gobierno Electrónico, implementando una OFICINA VIRTUAL PARA COORDINACIONES DE PROYECTOS POSTGRADO EN LA FACULTAD DE INGENIERÍA DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, con la cual se podrá alcanzar beneficios a mediano plazo y largo plazo a partir de la construcción de canales alternativos de atención.
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1. DENOMINACIÓN DEL PROYECTO
Oficina Virtual para coordinaciones de proyectos Postgrado en la Facultad de Ingeniería de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
El proyecto se realiza para brindar, en un solo espacio digital, el conjunto de servicios básicos para la atención de aspirantes y usuarios de postgrado de la Facultad de Ingeniería en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. El portal de atención digital deberá estar en capacidad de gestionar y atender los requerimientos de los usuarios en torno a un “ciclo de vida” en el postgrado, permitiendo la interacción y retroalimentación mutua con la institución.
2. ENTORNO LEGAL
Colombia es considerado como un seguidor dinámico de acuerdo a su índice de adelanto tecnológico y esto se ve reflejado en su desarrollo de prácticas y proyectos de gobierno electrónico, los cuales en su mayoría, están en etapas primarias de implementación, apoyadas directamente por políticas gubernamentales claras y a largo plazo cuyo éxito ha dependido en gran manera del soporte a través del Consejo Nacional de Política Económica y Social – CONPES.
Es así como en el año 2000 con el documento CONPES 3072, se recogen gran cantidad de experiencias, estudios y análisis en el área de las TIC y se consolidan como un eje de alta prioridad. Es en el marco de la denominada Agenda de Conectividad que el gobierno sienta las bases para la articulación de las TIC en el engranaje estatal como piezas claves para el adelanto político, económico y social del país. Esto se logrará, según objetivos de la agenda de conectividad, mediante la construcción y desarrollo de “ambientes favorables” para la aprehensión tecnológica por parte de tres sectores claves : comunidad, sector productivo y estado, buscando la correspondiente mejora en la calidad de vida, la competitividad y la modernización.
El proyecto está dividido en seis campos estratégicos de acción que tienen como objetivo1 :
1. Acceso a la Infraestructura de la Información.• Fortalecer la infraestructura nacional de telecomunicaciones.• Ofrecer acceso a las tecnologías de la información a la mayoría de los colombianos, a
costos más asequibles.
2. Uso de TI en los procesos Educativos y Capacitación en el uso de TI.• Fomentar el uso de las tecnologías de la información como herramienta educativa. • Capacitar a los colombianos en el uso de las tecnologías de la información.• Fortalecer el recurso humano especializado en el desarrollo y mantenimiento de
tecnologías de la información.• Sensibilizar a la población sobre la importancia del uso de las tecnologías de la
información.
3. Uso de TI en las Empresas• Aumentar la competitividad de las empresas nacionales a través del uso y apropiación de
1 Ministerio de Comunicaciones DNP:UINFEDITEL, Documento CONPES 3072 – Agenda de Conectividad, República de Colombia Departamento Nacional de Planeación, 2000. Pag 17.
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las tecnologías de la información.4. Fomento a la Industria Nacional de TI
• Crear ambientes favorables para el desarrollo de la industria de tecnologías de la información.
5. Generación de Contenido• Promover la industria nacional de contenido.• Colocar el patrimonio cultural colombiano en línea.• Apoyar la generación de contenido y servicios en línea.• Mejorar el funcionamiento y la eficiencia del Estado.
6. Gobierno en Línea• Mejorar la transparencia del Estado y fortalecer el control social sobre la gestión pública.• Fortalecer la función del Estado de servicio al ciudadano a través del uso de tecnologías
de la información.
Es así como en el marco de la agenda el gobierno ha aumentado su red de telecomunicaciones y promocionado el uso de las TIC a lo largo y ancho de la geografía nacional logrando un crecimiento efectivo2 en las oportunidades de acceso a las redes públicas de comunidades rurales y urbanas lo que naturalmente ha aumentado las necesidades de prestación de servicios usando estos nuevos canales de comunicación.
Los resultados demuestran que se va por un buen camino sin embargo el viaje acaba de empezar ya que observando los sitios web nacionales www.gobiernoenlinea.gov.co , regionales y locales http://www.bogota.gov.co/, http://www.medellin.gov.co/, o institucionales http://www.derautor.gov.co/ http://www.unal.edu.co/,http://udistrital.edu.co, se puede constatar que muy pocos son los que ofrecen servicios que traspasen la etapa de presencia en la web.
3. ESTADO DE SITUACION
Los Universidades públicas como organismos estatales autónomos no escapan a esta realidad y, en el caso de las coordinaciones de postgrados en la Universidad Distrital, ninguna de ellas presta servicios de GE adecuados a las necesidades de los estudiantes y aspirantes; toda la atención a los usuarios es realizada de la forma tradicional presencial con el agravante que la mayoría de los programas se dictan en horarios no laborales creando fallas y sobrecostos; los sitios Web proveen información pero no permiten una interacción real con las coordinaciones. En definitiva el desarrollo de estrategias de cambio organizacional impulsado por las TIC no es evidente y su alcance e importancia – aunque aceptadas y necesarias, sucumbe ante problemas administrativos coyunturales.
En general, la estrategia propuesta se enmarca dentro de las macro – estrategias gubernamentales 5 y 6 de la agenda de conectividad.
3.1.La Universidad Distrital Francisco José de Caldas
2 Naciones Unidas, Global egovernment Readiness Report 2004 :Towards Access for Opportunity. Noviembre 2004, págs. 51, 65, 70 – 71.
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La Universidad Distrital es una entidad pública autónoma y descentralizada del Distrito Capital de Bogotá. En el 2006 es una de las instituciones de carácter público de mayor impacto dentro de la estructura educativa distrital y su población estudiantil asciende a más de 24.000 estudiantes distribuidos en cinco facultades:
Facultad de IngenieríaFacultad TecnológicaFacultad de Ciencias y EducaciónFacultad de Medio AmbienteFacultad de Artes
Las cuales ofrecen más de 72 proyectos académicos en los niveles de técnico, tecnólogo, profesional, especialista y maestría. Además programas de extensión en lenguas, convivencia, bienestar e investigación a través de 5 institutos creados para tal fin.
Su estructura administrativa3 es altamente centralizada alrededor de la rectoría de la cual dependen las diferentes áreas académicas, administrativas y financieras:
VicerrectoríaDecanaturas de FacultadDirecciones de Institutos
Dirección AdministrativaRecursos FinancierosRecursos HumanosRecursos Físicos
Control InternoPlaneación y ControlAsuntos DisciplinariosSistemas y Red de DatosSecretaría General
Oficina de Quejas y reclamosOficina Asesora JurídicaArchivo General
La Universidad Distrital carece de un sistema integrado que fomente y acerque a los usuarios – aspirantes, estudiantes, investigadores, profesores, administrativos; a los servicios que requieren para el normal desempeño de sus funciones, lo que genera excesivas trabas y retrasos al momento de realizar transacciones con las diferentes dependencias universitarias. Esta es una debilidad diagnosticada y corroborado por los informes entregados de las diferentes visitas de pares académicos en el proceso actual de acreditación institucional.4
Una modernización en la organización se ha venido adelantando en los últimos seis años, fruto de una intervención por parte del Distrito, las políticas en materias de aseguramiento de la calidad en la
3 Universidad Distrital. Organigrama General. 2004. En http://www.udistrital.edu.co/portal/universidad/organigrama.php4 Universidad Distrital. Informe CSU: Fortalezas y Debilidades de los Programas Académicos de Pregrado en la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas. 2006
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Educación Superior y una reforma interna ha fomentado cambios positivos concretados con la puesta en marcha del Plan de Desarrollo Institucional 2000 – 2006, la reforma del Proyecto Universitario Institucional y la consolidación del Congreso Triestamental Universitario como órgano consultor y de control. Se ha logrado depurar en alto grado las finanzas y el manejo presupuestal de la institución lo que le permite emprender algunos proyectos de desarrollo sostenible.
Al observar este cambio institucional, que involucra a todos los integrantes de la comunidad universitaria, y gracias a la presión social ejercida por los estudiantes, profesores y trabajadores; el gobierno distrital ha destinado una partida de recursos provenientes de la venta de una estampilla para apoyar los proyectos de desarrollo de la Universidad. Con esto y un manejo más eficiente de los recursos se espera que la Universidad Distrital logre cumplir sus objetivos misionales.
Sin embargo, en la actualidad los recursos no han sido desembolsados y los macroproyectos se han visto afectados por esta situación. El problema del pasivo pensional es alarmante y los recursos destinados a la inversión aún son escasos.La Maestría en Ciencias de la Información y las Comunicaciones no es ajena a esta realidad y hereda en su mayoría los problemas que adolece la Universidad en su conjunto. Sin embargo, dadas algunas políticas de descentralización administrativa se logró que los proyectos de postgrado fuesen los responsables directos del ciclo completo de vida de los estudiantes de sus programas y desde el 2004 son las coordinaciones de cada postgrado los que realizan las tareas de inscripción, manejo de horarios, salones, profesores, contenidos curriculares, certificaciones, grados, etc. La transparencia en estos procesos se observa en cuanto el sistema de notas es el único centralizado y las diferentes coordinaciones son objeto de auditorías por parte de las oficinas de control interno, quejas y reclamos.
Para apoyar tales tareas administrativas la Maestría – que en la actualidad tiene cerca de 240 estudiantes activos; cuenta con una oficina propia con una secretaria, dos monitores académicos, tres profesores consejeros y dotada de recursos tecnológicos tales como computadores, teléfonos fijos y celulares, cuentas de correo, página web y aplicativo académico para el soporte de sus labores.
No obstante lo anterior la Maestría realiza la mayoría de sus tareas usando asistencia tecnológica desarticulada,de bajo nivel lo que en sí representa una debilidad en su organización.
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Antes de la primera fase de la descentralización administrativa – en el año de 1994, todos los aspectos administrativos de los proyectos curriculares eran realizados directamente por la Secretaría General de la Universidad lo que debido a la enorme cantidad de programas, estudiantes, profesores y egresados; generaba sobrecargas administrativas, lentitud, desorden, baja confiabilidad, ineficacia y sobrecostos en los procesos relacionados.
Con este problema sobre la mesa la organización decide que cada coordinación se ocupe de las tareas académico – administrativas que garanticen una mejor atención de las necesidades de la comunidad que atienden. Sin embargo en este primer esfuerzo, fue peor la cura que la enfermedad pues la ausencia de procedimientos claros fomentó aún mas el desorden, acrecentado por la replicación indiscriminada de información y el solapamiento de competencias entre las coordinaciones
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y la secretaría general de la Universidad. Este proceso se extendió por casi un década hasta que en el año 2004 se logró la consolidación legal, procedimental y operativa de la descentralización, potenciada en gran medida por las políticas de modernización que ponían reglas claras en los procesos y sincronizaban el manejo de la información institucional.
Sin excusas a la vista la coordinación de la Maestría se vio abocada a reestructurar sus políticas de funcionamiento para poder ofrecer servicios de calidad a sus aspirantes, profesores, estudiantes y egresados. Lo que a la postre se decanto en una primera aproximación de manual de procesos y procedimientos consolidado para la coordinación.
No obstante, hasta la fecha la coordinación atiende a sus usuarios de la forma tradicional – hojas de cálculo, sitio web informativo, procesador de texto, papel y lápiz lo que, debido a que ha sufrido un incremento en la demanda de formación, está empezando a poner en evidencia problemas similares a los que se presentaban cuando no existía la descentralización.
El tiempo de espera de un usuario para trámites sencillos es demasiado alto y la atención directa se ha visto afectada debido a un recorte de personal que hace que la coordinación atienda solo en horarios de oficina sin tener en consideración que la mayoría de sus estudiantes tienen obligaciones laborales y sus clases son tomadas en horas de la mañana y de la noche.
Procesos de inscripción de materias, asignación de salones, consulta de horarios y aún la distribución de información de interés se convierten en verdaderos problemas administrativos que dejan una impresión negativa en cuanto a la calidad de la Maestría. En la última encuesta de autoevaluación realizada por la coordinación, 1 – 15 de noviembre de 2006, los estudiantes valoraban como de baja calidad la atención que se les dada y expresaban que este hecho afectaba claramente su valoración de la Maestría y disminuía su atención por el contenido curricular.
5. VISION DE LA ESTRATEGIA
La estrategia de Gobierno Electrónico en la Maestría de Ciencias de la Información y las Comunicaciones propicia una modernización en los procesos administrativos mejorando la calidad global y la optimización de procesos en la dependencia, brindando un mejor servicio a los integrantes de la comunidad que se encuentran involucrados por medio de canales de comunicación y servicios más efectivos involucrando claramente criterios de pertinencia, calidad, transparencia, eficiencia y eficacia al quehacer de la Maestría. Las herramientas tecnológicas implementadas son un referente en el ámbito local y se expanden para cubrir las necesidades de los demás proyectos de postgrado.
6. OBJETIVOS
La estrategia de Gobierno Electrónico para las coordinaciones de postgrado de la Facultad de Ingeniería en la Universidad Distrital persigue en su desarrollo el cumplimiento de los siguientes objetivos:
6.1. OBJETIVO GENERAL
Modernizar, adaptar y optimizar los procesos administrativos en la Maestría en Ciencias de la Información y las Comunicaciones integrando elementos múltidisciplinarios apoyados sobre
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tecnologías de la información para propender por la búsqueda colectiva de la misión y objetivos propios de la dependencia.
6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Crear extenso grupo de apoyo multidisciplinario y voluntario apoyado en el uso de herramientas informáticas primarias tales como foros, listas de correo e instrumentos de consulta en línea para crear un modelo de requisitos y pruebas que permitan verificar la validez de las soluciones propuestas.
• Reconstruir el conjunto de procesos y procedimientos administrativos de la Maestría a partir de un análisis sistémico de adaptación progresiva para adecuarlos a la solución de los requerimientos actuales de gestión y servicios.
• Implementar un prototipo de portal Web para la Maestría basado en un modelo arquitectónico que interrelacione los diversos agentes y componentes de gestión de información y datos que soportan los procesos administrativos de la dependencia.
• Elaborar un catálogo de servicios que pueda ser ejecutado de principio a fin sobre un Portal Web de tal forma que se reduzcan los tiempos necesarios para su ejecución, el traslado a las oficinas de la Maestría y los costos de materiales asociados a los mismos.
• Adaptar la infraestructura de comunicaciones dentro de la oficina de la Maestría mediante la integración de equipos y software que permitan tener un mecanismo de atención in situ para optimizar el tiempo de respuesta a los requerimientos de los usuarios.
• Crear un sistema de mantenimiento, seguimiento, escalabilidad y control del portal que involucre a todos los actores y se ajuste a estándares abiertos de tal forma que se puedan establecer grupos focalizados de desarrollo abierto que garanticen la permanencia de la solución.
7. ESTANDARES BÁSICOS REQUERIDOS EN LA PROPUESTA
Los elementos de la dimensión tecnológica de la estrategia requieren que las herramientas software desarrolladas centren su funcionalidad en estándares abiertos de aceptación internacional. Para tal efecto el listado que aparece a continuación es de vital observación para garantizar la interoperabilidad de la solución:
Bases de datos:• Estructured Query Language Version 2003.
Estructuración y presentación de información:• Extensible Markup Language (XML) 1.0.
Lenguajes de Desarrollo:• Personal Home Page. PHP >5.0• Java 1.4 J2EE
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• European Computer Manufacturers Association ECMA • European Computer Manufacturers Association ECMA – 335
Además, de acuerdo a las restricciones impuestas por la plataforma tecnológica universitaria las aplicaciones deben ser compatibles con:
Sistema Operativo:• Linux Kernel 2.1.X.
Servidor Web:• Apache 2.2 o superior.
En cuanto a entornos de desarrollo se recomienda el uso de aplicaciones libres para mejorar la relación costo/beneficio; en el caso de utilizar ambientes propietarios se debe evitar en todo caso la utilización de funciones específicas que no se encuentren definidas en los estándares:
• Eclipse > 3.1• K Develop > 3.2• NetBeans > 5.5
Las aplicaciones desarrolladas deben ser accesibles a través de navegadores web compatibles con:• Mozilla >5.0• JavaScript >1.5
8. FUNDAMENTACIÓN DEL PROYECTO
Los procesos administrativos que se dan al interior de las coordinaciones de postgrado influye de manera significativa en la evaluación global de la calidad del proyecto académico. La transparencia, pertinencia, eficiencia y eficacia de los procesos administrativos debe ser explícita para lograr apoyar efectivamente la labor académico – investigativa. Un uso racional de las TIC enmarcado en proyectos de GE puede contribuir a eliminar los fallos en la atención y administración de las coordinaciones aumentando el grado de satisfacción y pertenencia en la relación con los diferentes actores.
8.1.ACTORES
En general un proyecto de GE en un postgrado de una institución pública tiene diferentes usuarios que se benefician directamente de su desarrollo. A saber:
Coordinador de PostgradoQuien a partir de un conjunto de alertas administrativas puede estratégicamente enfocar los esfuerzos de inversión, mejoramiento y acción hacia tareas y procesos de alto impacto; asi mismo podrá aumentar el nivel de comunicación con sus estudiantes y egresados lo que en últimas se refleja en un mejor control de todas las actividades de la coordinación.
Personal de Apoyo administrativo.Les permite la descarga de trabajo para que se enfoquen en tareas que enriquezcan la actividad de las coordinaciones, una disminución de las tareas repetitivas y consumidoras de tiempo recursos
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consumibles a la vez que deja espacios propicios para la construcción y desarrollo de planes de capacitación, auto capacitación y entrenamiento.
Estudiantes, aspirantes, profesores.Reduce drásticamente sus necesidades de traslado a las oficinas de las coordinación y el tiempo que duran ciertos trámites. Obtiene un mecanismo alternativo para solicitar y avisar a la administración sobre eventos y fallos dentro de la organización.
Organismos de Control y acreditación internos y externos.Obtienen rápidamente informes acerca de la gestión en las coordinaciones, la impresión de sus usuarios y las políticas de cada coordinador.
Como resultados concretos del despliegue de un GE en las coordinaciones se tendrá un “ambiente digital” especializado en la información y distribución de procesos y procedimientos con asistentes digitales que automaticen tareas tales como:
• Inscripción de Aspirantes.• Inscripción de alumnos.• Inscripción de materias/asignaturas.• Consulta de Notas.• Consulta de horarios.• Asignación de salones.• Asignación de grupos.• Ingreso de quejas y reclamos.• Solicitud de Entrevistas.• Elaboración de Certificados.• Difusión de noticias de interés.• Inscripción de proyectos de grado.• Administración de ceremonias de graduación.• Consulta remota.• Consulta de casos administrativos – estado, referentes.• Inscripción de casos al concejo académico.
Permitiendo desde una visión amplia de la gestión electrónica brindar soluciones alternativas a las demandas de los usuarios.
La presente estrategia contiene la propuesta para desarrollar una aplicación de gobierno electrónico definida como de tipo Gobierno a Ciudadano – G2C, por sus siglas en inglés.
9. BENEFICIOS ESPERADOS
A partir de lo considerado hasta el momento se pueden caracterizar como beneficios y problemas las características mostradas a continuación:
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Tabla. Beneficios y problemas en la implementación de GEBeneficios Problemas
Beneficios Humanos (suaves):• Provee estructura de soporte 24
hrs.• Fácil acceso a la información.• Autoservicio a usuarios.• Medioambiente amigable.• Evita visitas físicas a las
instalaciones de la coordinación.
Obstáculos Humanos:• Ignorancia de uso de Tecnología de
Información TI.• Falta de expertos prácticos en
tecnologías de la información. • Indiferencia de administración.• Resistencia organizacional.• Resistencia a estandarizar la información.• Resistencia a compartir información.• Resistencia de miembros de la
organización.Beneficios Físicos y capitales (beneficios fuertes):
• Creación medio ambiente libre de papel.
• Eliminación de archivo material.• Mejorar eficiencia y efectividad.• Reducción de costos.• Menores tiempos en consecución
de información.• Creación de un base de
conocimientos.
Obstáculos Físicos / Capital:• Carencia de capital requerido.• Dificultad de integración de tecnología
nueva y la existente.• Carencia de tecnología.• Requerimiento de mantenimiento.
Beneficios estratégicos• Creación de herramientas
innovadoras de apoyo.• Apoyo a proceso de negocios de
reingeniería.• Manejo de información como
instrumento clave de ventaja competitiva
Obstáculos tecnológicos (que se facilitan si la TI existe)
• Existencia de diferentes versiones de protocolos de HTML y necesidad de aprender nuevas aplicaciones.
• Conversión de documentos y problemas en su transferencia.
10. AMBITO DE ACCIONEl proyecto toma como unidad de estudio y aplicación la coordinación de la Maestría en Ciencias de la Información y las Comunicaciones de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en la ciudad de Bogota D.C. Sin embargo, esta estrategia podrá generalizarse a cualquier tipo de coordinación académica de postgrado y pregrado en el ámbito universitario que comparta – o pueda solidarizar, los procesos y procedimientos de la fuente.
11. POLÍTICAS DE ACCESO
11.1. Acerca de la disponibilidad de InformaciónLa Universidad Distrital dentro de su misión promueve la democratización en el acceso a la educación y sus servicios asociados. Consecuente con este principio la Maestría emprende la política de desarrollo en el área del Gobierno Electrónico para poner a disposición de la comunidad la
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información y los servicios que hasta la fecha han sido reservados para uso interno de tipo administrativo y funcional.
El acceso a información de la producción científica será público así como los mecanismos de ingreso y seguimiento de los estudiantes. La información individual y académica es propiedad intelectual de sus respectivos dueños y se garantizará el derecho constitucional a la intimidad.
11.2. Acerca del Acceso a la Información
El desarrollo del proyecto de Gobierno Electrónico está soportado sobre tecnologías Web lo que garantiza que los servicios implementados puedan ser utilizados desde cualquier computador personal que tenga conexión a Internet. Además, para facilitar y promover el uso de la oficina virtual la Coordinación de cada postgrado deberá poner a disposición de los usuarios los equipos de las aulas de informática a su cargo – en horas de consulta, para el uso y capacitación de usuarios de la oficina virtual.
Aunque como objetivo específico de la propuesta se contempla el despliegue de equipos de acceso dentro del edificio de postgrados de la Facultad de Ingeniería, dedicados exclusivamente a las tareas propias del proyecto de GE; es necesario, como medida a corto plazo, que las terminales que actualmente son usadas para consulta de catálogo bibliotecario compartan su uso con los servicios del portal.
12. MECANISMOS DE SELECCION DE LOS PROYECTOS
Para garantizar la igual de oportunidades, la transparencia y el compromiso con la alta calidad se establecen los siguientes lineamientos para el estudio y selección de proyectos que surjan como respuesta a la estrategia expresada en el presente documento:
a) Los proyectos se reciben a partir de convocatoria abierta publicada en la cartelera de la Maestría, el sitio web institucional y el sitio web de la maestría. Los terminos de referencia para la convocatoria son determinados por el grupo de apoyo conformado para tal fin al interior de la Maestría.
b) Se requieren como mínimo dos (2) diferentes propuestas realizadas por personas naturales o jurídicas para continuar con el proceso de selección. La presentación de un solo proponente declara la convocatoria desierta y determina el inicio de una nueva convocatoria.
c)En el caso en que nuevamente se presente un solo proponente a la convocatoria este tendrá el derecho de pasar directamente a la instancia de rivisión.
d)e) Las diferentes propuestas son examinadas en sesión del Consejo de Carrera quien asigna
dos revisores por propuesta quienes las evaluarán a la luz de los términos de referencia y haciendo especial énfasis en la búsqueda de evidencias que den fe del cumplimiento de los criterios de:
• Calidad • Pertinencia• Competencia• Racionalidad
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• Participación• Cobertura• Impacto
Cada uno de ellos equiponderados y valorados en escala de 1 a 5.
El puntaje final de la propuesta sera la media aritmética de la calificación que cada uno de los evaluadores han dado a los criterios.
f) Se selecciona la propuesta de mayor puntaje siempre y cuando su puntaje sea igual o superior a 4.5.
g) La selección es susceptible de reclamación , por una única vez, por parte de los demás proponentes cuya puntuación supere el tome mínimo de 4.5. En tal caso se convoca a una reunión interna de aclaración cuyos invitados son el Coordinador, un representante del grupo de apoyo y un representante por cada uno de los proponentes.
15. METODOLOGÍA PROPUESTA
Para el desarrollo de las estrategia se propone seguir un esquema de trabajo regulado por los lineamientos propuestos en el Proceso Unificado5 que en últimas no es más que una versión adaptada del proceso de investigación holística para proyectos que involucran TIC; el cual ha demostrado ser el proceso más exitoso para la obtención de productos software de alta calidad y que cumplen los requisitos de los clientes a los cuales presta servicio, junto con un plan de capacitación iniciado al momento de culminación de las primeras iteraciones.
El esfuerzo de desarrollo del proyecto se distribuirá en varias fases diferenciadas, en las cuales se darán las siguientes acciones que están enmarcadas en una o más de las siguientes áreas:
• Definición de requisitos• Análisis de la estrategia vista como un problema científico• Diseño de una solución que solucione el problema con base en el cubrimiento de todos los
requisitos.• Implementación de la solución sobre una plataforma tecnológica actual y costo efectiva.• Prueba de la solución aportada de acuerdo a la funcionalidad prevista y los contratos de
satisfacción de servicios acordados con los diferentes usuarios. 15.1. FASES DE DESARROLLO
• Fase de InicioObjetivos:– Obtención de visión aproximada del sistema– Análisis del negocio o contexto de aplicación del proyecto de GE.– Definición del alcance del proyecto.– Estimaciones generales para la gestión y realización del proyecto.
Estas acciones se realizan por parte de un grupo de usuarios potenciales del sistema coordinador, personal administrativo, estudiantes, egresados con el apoyo de un conjunto de profesionales
5 Ivar Jacobson, Grady Booch, James Rumbaugh. The Unified Software Development Process. AddisonWesley, Reading Mass.,1999
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especializados en varias áreas del conocimiento como: administración, derecho, sociología, TIC, sistemas, periodismo y diseño gráfico. Este grupo deberá constituirse desde la etapas primarias del proyecto y mantenerse – quizás un grupo de ellos por cuestiones económicas, hasta la fase final de transición, es el encargado de dirigir conceptualmente la estructuración del proyecto basándose en la definición de los requisitos y arquitectura del sistema. Este grupo se denomina Grupo Objetivo.
• Fase de ElaboraciónObjetivos:– Consolidación de la Visión del proyecto, sus alcances, perspectivas y riesgos.– Implementación del núcleo central de la arquitectura de la solución propuesta para el
proyecto de GE.– Resolución de los riesgos altos por parte de la administración de la coordinación y su grupo
de apoyo administrativo.– Identificación refinada de requisitos que debe cumplir el proyecto de GE. – Estimaciones específicas en las área técnicas que tienen incidencia en el desarrollo del
proyecto de GE.– Estructuración y acuerdo de contratos de satisfacción de requisitos.– Elaboración de estudios para determinar la viabilidad jurídica, económica, técnica, cultural e
institucional.– Realización de estudio de impacto en la estructura organizacional y la percepción social del
proyecto.
Las tareas de esta fase además del grupo objetivo incluyen un segundo grupo denominado de desarrollo compuesto por un conjunto de personas que cumplen los roles de ingenieros de sistemas, de proceso, desarrolladores, diseñadores gráficos guiados directamente por los casos de uso y la arquitectura elaborada por el grupo objetivo. Por cuestiones económicas algunos integrantes del grupo objetivo podrán pertenecer también al de desarrollo.
• Fase de Construcción– Implementación iterativa de los requisitos de menor riesgo. Por parte del grupo de
desarrollo.– Preparación del proyecto de GE. Con el concurso de representantes del grupo objetivo y de
desarrollo.– Búsqueda, recolección y catalogación de recursos. Por parte de bibliotecólogos con el
apoyo del experto ( o de los expertos), en procesos administrativos del grupo objetivo.
• Fase de TransiciónObjetivos:– Prueba del proyecto de GE. Para esta tarea se debe convocar un grupo de usuarios
potenciales que constituyan el grupo de pruebas, deben estar sincronizados con el modelo de requisitos y podrán contribuir a la modificación y reestructuración del modelo arquitectónico ya que en sí son son usuarios del sistema.
– Presentación del producto.– Elaboración de material de apoyo. Por parte del experto en medios de comunicación y un
grupo de asistente de documentación,– Capacitación por parte de un subconjunto compuesto por integrantes del grupo objetivo, de
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desarrollo y de prueba.Es de aclarar que las actividades señaladas en cada fase no son exclusivas de ella y en realidad se persigue que en todas las fases se trabaje en la totalidad de tareas referenciadas. Por esta razón se propone agrupar el proyecto en mini proyectos de corto plazo – denominados iteraciones en donde se cumple un trabajo constructivista con mitigación temprana de los riesgos asociados.
16. Recursos Necesarios
En cualquier proyecto que implique la provisión de servicios a la ciudadanía es necesario la integración de equipos de trabajo multidisciplinarios que permitan brindar una solución integral e integradora que realmente satisfaga las necesidades mientras que garantiza su permanencia y continuidad.
Para la estrategia propuesta se requiere como mínimo de los siguientes recursos:
16.1. Recursos Humanos
ROL FORMACIÓN ACADÉMICA
FUNCIÓN DENTRO DEL PROYECTO
DEDICACIÓN
Coordinador Proyecto Académico Especialista Grupo Objetivo 100,00%
Sociólogo/Sicólogo Especialista Grupo Objetivo 80,00%
Administrador Especialista Grupo Objetivo/Capacitación 100,00%
Abogado Especialista Grupo Objetivo 40,00%
Periodista EspecialistaGrupo Objetivo/Prueba/Capacitación 70,00%
Ingeniero Especialista Grupo Objetivo/Desarrollo/Prueba 100,00%
Bibliotecólogo Licenciado Grupo de Apoyo 30,00%
Diseñador Gráfico Experto Grupo Objetivo/Desarrollo/Prueba 100,00%
Constructor de Componentes Experto Grupo Desarrollo/Prueba 60,00%
Usuario Capacitación Grupo Objetivo 100,00%
Usuario Capacitación Grupo de Prueba 90,00%Tabla 1. Recursos Humanos requeridos.
16.2. Recursos Informáticos
EQUIPO JUSTIFICACION
Estación de Trabajo Red Interna de Trabajo/Desarrollo
Video Beam Coordinación de Modelos
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Impresora Distribución de modelos
Escaner Trabajos de GUI
SERVICIOS
Acceso a Internet Sincronización de equipos de trabajo, consulta
SOFTWARE
Sistema Operativo LINUX Gestión de Harware
Ambiente de Trabajo Eclipse Plataforma de desarrollo
Herramientas de Groupware Sincronización de equipos de trabajo
Aplicación Gráficos GIMP Desarrollo GUI
Suite OpenOffice Edición de documentosTabla 2. Recursos Informáticos necesarios
16.3. Materiales, suministrosSolo se enumeran los de impacto económico alto y medio.
MATERIALES JUSTIFICACION
Resmas de Papel Distribución de modelos
Memoria Flash Coordinación documental
Discos Compactos Backup /transferencia de archivosTabla 3. Materiales y Suministros necesarios
17. CRONOGRAMA
El desarrollo general del proyecto podrá dividirse en seis iteraciones de duración aproximada de cuatro semanas cada una. Se espera que a partir de la primera iteración se tenga un producto evaluable cuya funcionalidad se incremente sucesivamente entre iteraciones. Para la primera iteración se propone el cronograma anexo.
18. PRESUPUESTO
El proyecto será subvencionado en su totalidad con recursos de la coordinación de la Maestría. La tasa interna de retorno de la inversión se calcula a un periodo de cuatro años a partir de los recursos generados por servicios transaccionales en el portal.
Es de aclarar que los valores reales desembolsados se reducen drásticamente al utilizar recursos tecnológicos y humanos ya existentes en la institución así como la inclusión del trabajo colaborativo a partir de proyectos de investigación de tipo proyectiva que ejecutarían directamente estudiantes de pregrado y postgrado adscritos a los grupos de investigación de la Maestría.
Un detalle general del presupuesto se muestra en el anexo 2.
19. PARÁMETROS DE MONITOREO, EVALUACIÓN Y CONTROL
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A partir de la construcción de un conjunto de indicadores de evaluación del proyecto que cumplan con condiciones de independencia, validez, accesibilidad y que sean susceptibles de verificación por medio de un análisis de las variables principales e interesantes en el desarrollo del proyecto de gobierno electrónico se realizarán las tareas de medir, evaluar y mostrar el progreso de las actividades emprendidas para el desarrollo de la estrategia.
Como línea base se plantea el siguiente grupo de indicadores genéricos que deberá ser revisado, actualizado, especializado y adicionado en el transcurso del desarrollo de la estrategia:
Objetivo del grupo 1 de Indicadores: Determinar la capacidad operativa global del portal y los servicios asociados.
Objetivo del grupo 2 de indicadores: Analizar el impacto de los servicios implementados en el desempeño administrativo de la dependencia.
Objetivo del grupo 3 de indicadores: Determinar el nivel de aceptación, inmersión y uso de los diferentes servicios implementados por parte de los usuarios.
Objetivo del grupo 4 de indicadores: Verificar la pertinencia y eficacia de la optimización y reconstrucción de los procesos de la Coordinación.
Objetivo del grupo 5 de indicadores: Observar el cambio en la opinión acerca de la calidad en la maestría por parte del grupo de usuarios.Objetivo del grupo 6 de indicadores: Verificar el éxito de la implementación de la estrategia de GE.
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Copyright Grupo de Trabajo Académico GNU/Linux – GLUD. Universidad Distrital Francisco José de Caldas
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