6. Mejores Practicas y Principios de Logistica

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DOCUMENTO DE MEJORES PRACTICASLOGISTICAS

AREAS DE COMPRAS, INVENTARIOS YALMACENES

Por:

Ing. Luis Anibal Mora Garcia

Director

High logistics ltda



MEJORES PRACTICAS LOGISTICAS ENCOMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENES

Las mejores practicas en las operaciones logísticas relacionadas con las áreas de

abastecimientos (compras, inventario y almacenes de repuestos) son aquellas

practicas e implementaciones que han sido exitosas en empresa lideres y de clase

mundial que han implantado con éxito cambios e innovaciones a sus procesoslogísticos con el finde optimizar los costos operacionales, reducir los lead times

internos y externos y mejorar su posición competida en el mercado

Existen muchas acciones de mejoramiento en sus áreas de compras, inventarios y

almacenes de acuerdo con los diagnósticos realizados en la fase i y según las visitas

y interacción con los encargados de la parte operativa, se relacionan por áreas lasmejores practicas a tener en cuenta para su estudio e implantación al interior del

grupo para el mejoramiento de los procesos y de esta manera adoptar las mejores

practicas mediante la modalidad de benchmarking para poderse comparar con las

empresa de cementos de vanguardia a nivel mundial

�

PRACTICAS



PRACTICAS

COMPRAS

1. AREA DE COMPRASEn la logística existen principios fundamentales y normas universales de operaciones,

las cuales constituyen guías primordiales para las personas que están involucradas en laactividad logística.Los siguientes son algunos de los más importantes principios de operación en el área decompras y abastecimiento:

A. Estructura funcional

Las áreas de compras, inventarios y almacenes se deben alinear bajo una sola direcciónde abastecimientos que regule y establezca parámetros de operación similares eidentifique sinergias entre las tres áreas y establezca procedimientos estandarizados paracontrolar y medir efectivamente las áreas involucradas, implantación y ejecución de losniveles óptimos de compras a proveedores, niveles de inventarios y almacenamientoadecuado del flujo de repuestos.

B. Administración del inventario por el proveedorLa administración de inventarios por parte del proveedor es una modalidad efectivapara reducir costos de mantenimiento de almacenes dado que el proveedor coloca susproductos o repuestos cerca de los almacenes de las empresas permitiendo elabastecimiento justo a tiempo por la rapidez de aprovisionamientos de productos.Periódicamente se liquidan los consumos con el proveedor, con esto se trasladan loscostos de inventarios al proveedor y los costos fijos se vuelven variables, y se consideraun servicio de valor agregado del proveedor, especialmente, cuando la empresa estedistante del comprador.



PRACTICAS

COMPRAS

C. Selección de proveedores

Para seleccionar adecuadamente los proveedores de abastecimiento se debe aplicar unametodología estricta, seleccionando los proveedores en forma ponderada y asignandoporcentajes a las variables logísticas más importantes establecidas por la empresa yescogiendo al más integral con el fin de minimizar problemas operativos.

D. Certificación de proveedoresPeriódicamente se debe evaluar la gestión de los proveedores actuales en términos de calidad,servicio, niveles de cumplimiento y otras variables para tomar correctivos en función de su

mejoramiento continuo de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.E. Compras globalesAprovechando las nuevas economías de escala y poder de negociación de las empresas congrandes volúmenes de adquisición de productos, es adecuado comprar en bloque entrevarias empresas para obtener mejores descuentos y mejores condiciones con los proveedoresnacionales e internacionales y así concretar alianzas estratégicas que beneficien la parteoperativa y financiera de la empresa.

G. Compras por Internet (e-procurement)Con la facilidad que ofrece la Internet para seleccionar y buscar proveedores a nivel mundialde los artículos, las compras actuales de materia prima y repuestos se pueden obtenermejores precios y condiciones de entrega, dada las diferentes alternativas que se encuentranen el mercado virtual de proveedores y la rapidez de entrega que existe actualmente con losoperadores logísticos internacionales.



PRACTICAS

INVENTARIOS2. INVENTARIOS

En este contexto, la Gestión de Inventarios se convierte en una variable estratégica quecondiciona los niveles de stock que requiere mantener una compañía con el fin de cumplirun nivel servicio previamente definido, acorde con su estructura de costos y la eficienciaen el uso de los recursos comprometidos con esta función logística y los procesos dedecisión relacionados con el funcionamiento global del sistema.

Afortunadamente, ya existe una mayor conciencia de parte de nuestras empresas enrelación con la aplicación del concepto de Gestión de Stocks como una disciplina quecontribuye, mediante herramientas y técnicas de administración, a mantener adecuadosniveles de inventarios que permitan dar respuesta a las fluctuaciones aleatorias de lademanda y la inestabilidad en los lead time que nos ofrecen nuestros proveedores, y queconstituyen las dos grandes vertientes que hacen necesario el mantenimiento de

inventarios.



A. Inventarios Vs niveles de servicio

Si el nivel de servicio está en el 96% y usted tiene 5 millones de dólares en inventario yusted desea estar en un 100% de nivel de servicio (técnicamente imposible) usted debedoblar su inventario a 10 millones, eso indica que obtener un alto nivel de servicio implicaun aumento considerable del nivel de existencias, lo cual incrementa el costo de mantenerel inventario.

B. Costos de manejo del inventarioEl costo del inventario a veces constituye el 30% de los costos logísticos e incluye lo

siguiente: Costo de la plata (capital), Costo del espacio de almacenamiento, Cargos demanejo, Robos, Daños, Depreciación del producto, etc, sin contar con el costo deoportunidad o financiero de tener inmovilizado un capital de trabajo.

D. Leyes naturales del inventario:Ley No 1: El inventario tiende a expandirse al espacio disponibleLey No 2: Es más fácil construir una bodega más grande para almacenamiento que reducirel tamaño del inventario y mantenerlo en su tamaño apropiado.

E. Inventario Vs RentabilidadEn la mayoría de las compañías como estándar:- El 25% del inventario va perdiendo costo de oportunidad.- 25% del inventario genera rentabilidad, pero es tan bajo que no cubre los costos decapital requerido para financiar los activos.- 30% puede estar en el punto de equilibrio.

- 20% representan los que realmente significan ganancia

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INVENTARIOS



F. Categorización ABC de inventariosEl sistema de inventarios de la empresa se maneja bajo la metodología ABC de inventarios,categorizando los productos con base en su rotación y salidas e identificando los ítems quemás se usan y que contribuyen significativamente a la rentabilidad de la empresa. Otrasvariables importantes a tener en cuenta en la clasificación ABC son las condicionesinternas (criticidad y estratégicos), costos de adquisición y la rentabilidad, para encontrarlo artículos triple AAA.

G. Relocalización de inventariosLos almacenes de materia prima y repuestos deben estar unificados y ser ubicadoscontiguos a la planta de producción, con el fin de reducir desplazamientos y movimientosde materiales, buscando disminuir los espacios existentes y tiempos de movilizacióndentro de las instalaciones físicas.

H. Costos de oportunidad de inventariosLos productos con largos períodos de duración (días de inventario) causan costos de

oportunidad, que reflejan el costo financiero que se incurre en el tiempo de inmovilizaciónde la mercancía en un período y lo cual implica un manejo inadecuado de laadministración del inventario en la empresa.

I. Visibilidad del inventarioEl manejo de los inventarios debe ser en línea para los diferentes almacenes con el fin decompartir información que les permita intercambio de existencias y balanceo de stocks.

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INVENTARIOS



3. AREA DE ALMACENES

A. Definición de bodegaEl bodegaje es llamado en algunas partes ´el transporte a cero kilómetros por horaµ, porlo tanto es una área que implica un sobrecosto para el costo de los productos y se debeoptimizar su espacio al máximo y aumentar la rotación y salida de artículos para evitarincurrir en los costos de mantener el inventario y los costos de oportunidad de tener losproductos susceptibles a perdidas y obsolescencia.

B. ProductividadManeras de mejorar la productividad en una bodega:-Asignar a los artículos mas rotados la localización de almacenamiento masaccesible.(Almacenamiento por ́ ABCµ).-Balancear las actividades de despacho a través de todo la bodega, equilibrando cargasde trabajo.-Establecer pedidos en batch (consolidados) con el fin de reducir el tiempo de recogida.

-Seleccionar la mejor mezcla combinando las necesidades de equipo para losrequerimientos del sistema de despacho.

C. Costos de manejo de materialesEstos costos están en función del volumen físico del producto que se mueve o almacenay no tiene relación con el valor o costo de la mercancía, lo que implica que la planeacionde las operaciones internas se desarrolla con base en los atributos logísticos de losproductos (peso y volumen).

MEJORES PRACTICAS ALMACENES



D. Depreciación programada para equipos de bodega

EQUIPO DEPRECIACIÓN(años)

Montacargas 10

Tractores 10

Trailer (camiones) nuevos

10

Trailers usados 5

Banda transportadora 15

Equipos de 5




E. Capacidad de almacenamientoU

na bodega deberá tener ocupada su capacidad de almacenamiento en un 85% a 90%,cualquier valor que esté sobrepasando este promedio comienza a tener un efecto negativo enla productividad, como daños y errores, cualquier valor por debajo indica que se tiene másespacio del que realmente se necesita, se estima que la productividad decrece en un 25%.

F. Movimientos de artículos (Filosofía ABC)Más del 50% de los artículos representan el 18.5% del movimiento de los productos y menos

del 50% de los artículos solo representan el 1,5% de los movimientos en bodega.

G. PasillosNunca se debe tener un pasillo contra la pared, cada pasillo debería tener acceso por amboslados del pasillo para una mayor productividad.

H. Tres grandes preguntas de la operación en un almacénQué se ha recibido y qué esta por recibirse?Qué se ha despachado y qué esta a punto de ser despachado?Qué queda en el inventario?





I. Manejo de informaciónLas operaciones de los almacenes deben ser en la medida de las posibilidadesautomatizadas para tener un mejor control del inventario y trazabilidad de las actividadesinternas aumentando la confiabilidad y exactitud de la captura y procesamiento deinformación a nivel interno y externo.

J. Procedimientos de Calidad de los procesosLos procesos internos deben estar documentados y medidos, el personal actualizado para

su ejecución y habilitados para una posterior implantación de la norma ISO 9000 y asípoder acceder a una certificación del almacén.

K. Programas de productividadAl interior del almacén se debe implantar programas de mejoramiento continuo y basadosen indicadores de gestión que midan el desempeño de los recurso y personal involucradocon el fin de tomar decisiones acertadas sobre los problemas cotidianos del almacéninvolucrando el personal operativo dentro de las metas u objetivos a lograr

periódicamente.L. Estanterías flexiblesPara el almacenamiento de la mercancía se deben tener estanterías con diseño flexible en elmaterial que se fabrique de manera que se puedan adaptar a las necesidades de espacio yaltura que requieran los artículos almacenados de acuerdo con su rotación y perfillogístico.




M. Entrenamiento del personal en competencias laborales

El personal operativo y administrativo debe tener competencias laborales para eldesempeño donde el perfil de los cargos definen el recurso humano adecuado para esafunción.

N. Equipos de manejo de materialesEn la medida de las posibilidades del almacén se deben tener equipos de manejo demateriales como estibadores y dollies para el traslado de los productos al interior del

almacén y disminuir de esta manera los daños y deterioro de la mercancía por excesivamanipulación

O. Riesgos del personal y dotación personalEl personal de operarios al interior del almacén debe usar los recursos necesarios parasu protección y facilidad ergonómica del manejo de productos dentro del almacén y así

cumplir con las normas de salud ocupacional y seguridad industrial

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