Activ 1.1.5 Manual 360 producción espectáculo

7/31/2019 Activ 1.1.5 Manual 360 produccin espectculo

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Programa Conjunto Cultura y DesarrolloPolticas interculturales para la Inclusin y Generacin de Oportunidades

2008-2011

Programa de Capacitacin

Esta Publicacin ha sido realizada bajo la coordinacin de la oficina de la UNESCO en San Jos, Costa Rica.

ORGANIZACINLIDERAZGOYCREATIVIDAD

TRABAJO

EN

EQUIPO

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PU

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MARCO DE LA PUBLICACIN

La presente publicacin es el resultado de un esfuerzo coordinado por la Ocina

de la UNESCO en San Jos, Costa Rica, para el benecio de las comunidades

de impacto del Programa Conjunto Polticas interculturales para la inclusin y

generacin de oportunidades (2008-2011).

Este Programa Conjunto est nanciado por el Fondo PNUDEspaa para el logro

de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM), en el marco de la Ventana Temtica

de Cultura y Desarrollo.

Esta Ventana abre la posibilidad de trabajar ambos conceptos -cultura y desarrollo-

en forma integral, apoyando los esfuerzos para promover industrias culturales y

creativas y para la formulacin y vigencia efectiva de polticas pblicas sobre

diversidad cultural que promuevan la inclusin social y cultural.

En Costa Rica, el Programa Conjunto, integrado por las Agencias de las Naciones

Unidas UNESCO, PNUD; OPS-OMS, FAO y UNICEF y las contrapartes nacionales

MCJ, MEP, MAG, MEIC/ DIGEPYME, MS/ SEPAN y la Fundacin Parque La

Libertad, busca establecer un precedente de que la Cultura (entendida en su sentido

antropolgico) y la Diversidad Cultural, deben ser siempre tomadas en cuenta como

elementos claves de las estrategias de desarrollo.

El responsable del Programa es el Sistema de Naciones Unidades en Costa Rica (SNU-

CR). El programa comenz en junio de 2008 y nalizar en junio de 2011.

CRDITOS

El Manual GIRO 360 Hgalo usted mismo, ha sido elaborado parala UNESCO, Ocina sede en Costa Rica.

EQUIPO DE ESPECIALISTAS

Autora: Ada Acua Castro MAP

Revisin Filolgica y Lingstica: Lic. Grethel Ramrez Villalobos

Conceptualizacin: Ada Acua Castro

Arte Final y Diagramacin: Rodrigo Oviedo

Colaboradores en documentos anexos: Bach Sergio Herrera

Asistencia en actividades de los grupos: Lic. Karla Caldern

Producto Centroamericano hecho en Costa Rica.Setiembre 2010-2011

Coordinacin de la Publicacin: ocina UNESCO San JosAutora: Ada Acua Castro MAP

[email protected]

UNESCO 2010

Queda rigurosamente prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra, sin la debidaautorizacin de la Ocina responsable de los derechos y del Autor Intelectual.

Descargo de Responsabilidades

Los autores son responsables de la seleccin y presentacin de los datoscontenidos en la presente obra, as como de las opiniones que en ella se

expresan. stas no reejan necesariamente las de la UNESCO, y nocomprometen a la Organizacin.

Las denominaciones empleadas en esta publicacin y la presentacin de losdatos que en ella guran, no implican, de parte de la UNESCO, ninguna toma

de posicin respecto al estatuto jurdico de los pases, territorios, ciudades ozonas, o de sus autoridades, ni respecto al trazado de sus fronteras o lmites


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Esta nueva aventura nos impone la difcil tarea de consolidar un segundo manual.

Este nuevo documento ha sido preparado con un enfoque un tanto ms prctico.

En sentido estricto, me he propuesto recrear, en la imaginacin de cada uno

de ustedes, una forma metodolgica de aprendizaje basada en el ejemplo y los

ejercicios concretos. En algunos casos, acudo al recurso de la analoga, en virtudde su demostrada utilidad.

Este manual presenta una estructura organizada a partir de cuatro grandes pilares

o bases de construccin para su proyecto. En el inicio de cada segmento, empleo

una metfora: construir un proyecto es algo semejante a edicar una casa. Por

esta razn, puedo armar desde ahora que nuestro trabajo y gestin de actividades

requiere bases tan slidas como las de un edicio.

Recuerden que aprender un modelo de organizacin no siempre conduce al xito;

hace falta adems, la constancia en todo lo que hacemos. En este texto, eso s,

les ofrezco informacin acerca de los procesos y tcnicas por implementar en el

desarrollo de un proyecto cultural.

HGALO USTED MISMO...CONSTRUYA UN PROYECTO

BIBLIOGRAFA CONSULTADA Y DE REFERENCIA

Cobra, Marcos, Marketing de Servicios. 2 Edicin, MC GRAW HILL 2000.

De Len Marisa, Espectculos escnicos Produccin y Difusin. Editorial Mxico;

2004.

Goleman Daniel, El espritu creativo. Editorial Espaa1992.

Maxwell John C., Desarrolle el lder que esta en usted ( pp: 1 a 15), Editorial Caribe,

Grupo Nelson, 2009.

Rees, Fran: Equipos de Trabajo. Prentice Hall, Mxico, 1998.

VV.AA. Valor, precio y coste de la cultura: II jornada sobre iniciativas privadas y

sector pblico en la gestin de la cultura. Edita Xabide Impresin Grcas Santamara

Edicin 1999.

SITIOS WEB DE CONSULTA PARA LOS ESTUDIANTES

www.agetec.org

www.udgvirtual.udg.mx

www.wikanda.es

http//que-gestionamos.blogspot.com


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Cuando nos aprestamos a construir una casa, siempre pensamos en que las bases estn

bien denidas; nos interesan, por ejemplo, el estudio de los suelos, la bsqueda de los

materiales ms resistentes, el trazo de los primeros movimientos de tierra y el diseo del

armazn. En el manual, de manera semejante, nos proponemos que usted considere loscuatro pilares, autnticos ejes del trabajo cultural, a saber:

En algunos de estos pilares, nos detendremos para comentar casos exitosos del medio

costarricense. Estos casos nos permitirn comprender cmo otros gestores de iniciativas

lograron cumplir sus proyectos.

Cuando se construye una casa, est claro desde un inicio, el diseo supone una gua del

proceso, pues permite tomar decisiones acertadas a lo largo del proceso de construccin.

Por regla bsica, se necesita un buen maestro de obras, que tenga capacidades de liderazgo

y conocimiento. A este maestro de obras le corresponde organizar las labores del personal;

a la vez, supervisa la obra y busca la manera de reducir los costos.

A estos talentos, habra que sumar la gentileza y buen trato para con el equipo humano de

construccin: el electricista, los albailes, los peones, el guarda, los obreros especializadosy los proveedores de todos los materiales. Para efectos del esfuerzo que inicia, usted ser

el maestro de la obras, es decir, el encargado, el promotor y organizador de todo el proceso

de construccin. De usted depende entonces, que se pueda llevar a cabo la construccin,

no olvide sentar los cuatro pilares donde descansar el proyecto.

El primer pilar: el liderazgo y creatividad

El segundo pilar: el trabajo en equipo

El tercer pilar: el mercadeo

El cuarto pilar: el presupuesto

A

B

C

D

PRESENTACINEJERCICIOS DE TRABAJO EN CLASE Y EXTRA-CLASE

Indicaciones: con base en la siguiente informacin, desarrolle los insumos de trabajo para

la presentacin de una gestin para patrocinio. Elabore una propuesta que incluya:

el Plan de produccin, con tiempos asignados para la presentacin al cliente

el presupuesto estimado

el Plan de gestin de fondos y la Estrategia de trabajo;

ambos sern abordados por el equipo

LISTA DE ANEXOS:

Se incluyen los siguientes anexos en CD para trabajo en clase:

Tabla de produccin Agenda de trabajo por responsabilidades (la agenda de

trabajo se programa por das, semanas y meses; en este caso, se trabajar una

agenda por semanas para lograr un mejor control)

Tabla de produccin Plan de trabajo por reas

Presupuesto de un espectculo (en formato de tabla Excel)

a

1

b

2

c

3


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1.1. Los cimientos del terreno(liderazgo y 360 grados)

Antes de iniciar la construccin, se ha realizado un estudio del

suelo. El resultado tcnico ha sido positivo, pues el lugar es apto

para sostener una construccin. El estudio de suelo evidencia las

calidades de la tierra y su capacidad para sostener estructuras.

Luego de medir el terreno, se traza la ubicacin del

diseo estructural de la casa. Esta tarea inicial

adquiere suma importancia, pues permite

zanjear, a una profundidad mnima de 1 metro

y con un groso de 80 centmetros. ste ser

el lugar para dar forma y fuerza a las vigas de

varilla y hormign.

As como requerimos de cimientos con profundidad, debemos de

conocer el sustento de las organizaciones en las que estamosinvolucrados. Slo de esta manera, nuestros proyectos tendrn

xito. En este sentido, el papel del liderazgo sobresale.

Para seguir con el ejemplo antes mencionado, en el caso de la produccin de Romeo

y Julieta se requera un aporte econmico de base, es decir, para iniciar el proceso de

Gestin y captacin de los fondos, esto con 6 meses de anticipacin, especcamente, en

la Etapa de pre-diseo.

El siguiente cuadro describe alguna informacin que ayuda a comprender este proceso:

Gestin de fondos para elespectculo Romeo y Julieta

Recursos propios:1.250.000 colones

Patrocinio en gestin:10.000.000 colones

Ingreso por venta previa (POS):3.500.000 colones

Ingreso por venta a colegios:2.080.000 colones

Ingresos por taquilla:11.839.000 colones

Monto total de gastos:

Monto total de ingresos:

Procedimiento inicial y porcentaje (%)del total de los fondos (un aproximado)

5 % ( prstamo de empresa privada)

35% ( aqu hay un % en especiecon valor de unos 2.000.000 colones)

13% (mediante venta electrnica)

6% (venta de 8 funcionesa teatro lleno, durante el da)

50% (ingreso libre por taquilla)

22.990.000 colones

25.058.000 colones

GESTIN DE FONDOS

4.6. Plan de producciny gestin del espectculo


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El lder 360 es una persona con capacidades innatas, carisma y

empata hacia los dems. Cuenta con destrezas que le permiten

girar sobre su propio eje; es decir, interpreta la realidad y pueda

cambiarla mediante la adaptacin y el respeto por los grupos en los

que se encuentra.

El lder 360 es creativo e innovador. Denir la creatividad parece complejo; sin embargo, se

la identica cuando alguien logra ir ms all de las maneras tradicionales de solucionar un

problema o de presentar una idea inuyente. En ese espacio nuevo, la creatividad adquiere

una dimensin social de vitalidad, pues trasciende lo ordinario y ayuda a la sociedad a

descubrir respuestas ignoradas.

Nuestro lder tiene un panorama amplio sobre cmo entender la idea y el proceso. Por lo

general, escudria en pos de respuestas creativas; para hacerlo, utiliza un proceso lgico

que puede ser sintetizado en los siguientes principios:

Toma tiempo para sumergirse en el problema o en el tema por resolver

Recoge informacin que es relevante para el anlisis

Se muestra receptivo con respecto a todo lo que se habla o se discute sobre el tema

Tiene sensibilidad de escucha atenta

Desestimula la autocensura (esa vocecilla interior que nos limita)

Disminuye los niveles de frustracin (esta etapa llega cuando la mente racional

analtica alcanza sus lmites)

a

b

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f

1.2. El perfil del lder

El lder 360o

es creativo

e innovador

PRESUPUESTO DE LA OBRA ROMEO Y JULIETAAO 2005, TEMPORADA SETIEMBRE- OCTUBRE

Conceptos Romeo y Julieta Monto

Diseo y concepcin plstica 450,000.00

Direccin artstica 600,000.00

Personal Entrenamiento:

a. Danza 250,000.00

b. Esgrima 100,000.00c. Realizacin de espadas 200,000.00

Derechos de autora musical

Derechos del autor literario

Asistente de direccin 250,000.00

Coordinacin de vestuario 175,000.00

Diseo de vestuario 200,000.00

Realizacin de mayas especiales 148,000.00

Compra de materiales y vestuario 390,000.00

Diseo de iluminacin 250,000.00

Diseo y creacin de sonido 400,000.00

Diseo y creacin escenograa 300,000.00

Alquiler de arneses (18 funciones) 875,000.00

Realizaci n de utilera 227,000.00Diseo de impresos 663,600.00

Alquiler de equipo (luces, neblina) 170,000.00

Produccin tcnica 150,000.00

Produccin artstica (2) 325,000.00

Produccin ejecutiva 500,000.00

Coordinacin de Medios 100,000.00

Alquiler de luces y ltros 9,000.00

Alquiler de tarimas 250,000.00

Traslados 100,000.00

Anuncios en Prensa D-4*4 das 1,018,000.00

Toma de fotografa programa 80,000.00

Realizacin de cuas y spot para TV 250,000.00

Dry Cleaning - vestuario 200,000.00Abogado 401,000.00

Jefatura de escena 85,000.00

Peluquera JAHIR 139,000.00

Total 9,255,600.00

PRESUPUESTO DE PRODUCCINPresupuesto del espectculo


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ACTIVIDAD

TIEMPO

ASIGNADO

(EN

DAS)

JUN

IO

PLAN

DEMEDIOS

JULIO

AGOSTO

SETIEMBRE

OCTUBRE

Aprobacindee

strategiadelplandemedios

IGacetillaparainformacindelcasting

Reportajessobrelaproduccin

Seguimientoap

rogramasdeTVyradio

IIGacetilla:func

inaestudiantessectoreducativo

Entrevistasypro

mos

AprobacindelspotdeTVyradio

Fotografaamedios

GrabacindelD

VD

conpatrocinadores

Conferenciaconvocatoria

ProgramasenT

V,

Radio

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30

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20

1

1 1

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Lleva al tanque de aislamiento o estadio de privacin sensorial todo tipo de estmulos

para entrar en una parte ntima de s mismo, capaz de provocar revelaciones

Alcanza el momento de iluminacin (la idea no funciona; se requiere de procesamiento

de ese momento creativo, es decir, tomar la idea y transformarla en una accin

concreta. En el caso de los artistas, el proceso uye de manera constante y

desordenada, tiene una serie de continuos momentos de iluminacin, que marcan

rumbos por seguir. El lder capta de forma ordenada todo el proceso y logra extraer

lo mejor para la organizacin y cada uno de sus miembros)

Al nal de este conjunto de pasos, el acto de creacin se vislumbra

como la suma de preparaciones, muchas frustraciones, ideas

guardadas o encubadas, momentos de iluminacin y traslado hacia

las actuaciones. La unin de la creatividad y el liderazgo adquiere

relevancia en el perl del lder.

Si la creatividad no inuye en los dems, pierde uno de sus efectos ms notables, puesel talento esencial del lder se vincula con el poder de afectar la conciencia de los dems.

Un lder de xito es alguien capaz de persuadir a otros para que cambien sus ideas y

comportamiento.

Entre los retos actuales, descuella el generar personas lderes de cambio, que potencien

las habilidades y capacidades de los dems. Nuestro trabajo cultural no se exime de este

mandato de formacin y de experiencia vivencial colectiva, ya que el arte es sinnimo

tambin, de construccin y articulacin de las relaciones humanas.

En este curso, enfatizaremos en la construccin de un lder-gestor cultural, de suscaractersticas y de la responsabilidad implcita en el poder de convocatoria y el manejo

de un grupo artstico. No importa si se trata de una organizacin cultural, comit comunal,

asociacin de desarrollo o, simplemente, de la persona con deseos de salvaguardar el arte

y la expresin, el perl guarda las mismas cualidades.

g

h

La unin dela creatividad

y el liderazgoadquiere

relevancia enel perfil del

lder


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Cules son estas condiciones? Entre las ms destacadas,podemos enlistar las siguientes:

Maniesta capacidades de control y de autocontrol. La mayora de las personas no

quiere ser manejada, sino dirigida. Esto signica que, en muchos casos, debemos

preguntarnos si estamos en condicin de tutelar a otros. Para marchar al frente de

un grupo, se han de mostrar talentos personales y la capacidad de autocontrol. Otrainterrogante por contestar es sta: soy capaz de controlar mis propias emociones

en aras del trabajo armnico con mis compaeros?

Enfatiza en la consecucin de los objetivos, la visin, los valores y algo muy

importante, la motivacin de los miembros del grupo. En este sentido, el lder cuenta

con dos atributos fundamentales: esfuerzo y responsabilidad

Delimitar las labores de trabajo de los pa rticipantes en funcin de sus

roles profesionales puede servir como parmetro. Por ejemplo, en el

caso de un grupo de folclore, el rol del coregrafo es tambin el del

director del grupo. El lder ha de complementar la coordinacin de

las labores del grupo con las actividades que permiten el crecimiento

de los miembros, tanto en la formacin artstica como en el cultivo de

las relaciones interpersonales.

Un verdadero liderazgo empieza con el corazn, y no con la cabeza.

Los compaeros aprecian su entrega y amistad, porque da sustento

a una relacin signicativa y de afecto, dirigida no por reglas sino por

el propsito mayor de apoyar el desarrollo humano. Las personas

esperan de un lder tiempo, energa e inters para atender sus iniciativaspersonales; en otras palabras, el lder-gestor coloca en primer lugar a

las personas.

Un verdadero

liderazgo seempieza conel corazn

y no con lacabeza

a

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ACTIVIDAD

TIEMPO

ASIGNADO

(EN

DAS)

JUN

IO

PRO

DUCCIN

YMONTAJE

JULIO

AGOSTO

SETIEMBRE

OCTUBRE

Captacindepa

trocinios

Preparacindecastingyelenco

Inicioensayosd

elaobra

Promocinencolegiosprivados

Promocinencolegiospblicos

PromocinVivie

nda

Cierredepatroc

inios

Revisinyaprobacindeguiones,

artesgrcase

impresos

Entregadeartesamediosimpresos

Conferenciade

prensa

Entregadeinvitacionesycortesasalos

patrocinadores

Cierreconcoleg

iosafuncionesenlatarde

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El liderazgo se plasma en diferentes niveles, entre estos:

Nivel 1: Posicin. A veces, ser lder depende de un puesto; en nuestro caso,

buscamos a un lder que hable en plural y que tenga sinerga con el equipo detrabajo

Nivel 2: Permiso. Me doy permiso de trabajar y de hacer lo que se necesita porquequiero; mi grupo de trabajo me sigue porque quiere. De esta forma, el trabajo sevuelve placentero y de aprovechamiento signicativo para todos

Nivel 3: Resultados. Una persona se destaca por sus logros, porque cumple lasmetas establecidas y sirve de ejemplo

Nivel 4: Desarrollo humano. En el campo de la cultura, el activo ms valiososon las personas; se es el capital ms importante y, por lo tanto, el que demandamayores cuidados. El deseo de crecer y aprender constantemente se alimenta dela generacin de oportunidades que el lder brinde a los miembros de su grupo;tambin, del ambiente que promueva

Nivel 5: Personalidad. Esta clase de rasgo desemboca en el respeto y la admiracin;incluso, inuye en el nimo de los dems y les conduce en su trabajo

El perl del lder se asocia entonces, con el temperamento del Gestor natural. Nos referimos

a aquella persona que se presenta como un lder natural, no asignado por nadie, y genera

empata y buena disposicin para trabajar con los dems.

En las comunidades de nuestro pas, es un lder-gestor natural, preocupado por las

grandes necesidades de su pueblo y que promueve relaciones positivas con las diferentes

organizaciones de trabajo. Ostenta, adems, un profundo compromiso social y goza de

1.3. Los diferentes nivelesdel liderazgo y el lder-gestor

a

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e

ACTIVIDAD

TIEMPO

ASIGNADO

(EN

DAS)

JUN

IO

PROMOCIN

JULIO

AGOSTO

S

ETIEMBRE

OCTUBRE

Aprobacindee

strategiaparacolegiosprivados

Implementacin

yvisitaacentros

educativos

Seleccindece

ntroseducativos

Denicindepa

trocinadoresparacentroseducativos

Seguimientoac

ontactosde

centroseducativ

os

Denicindeinformacindeprogramademano

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Entregaaimpre

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Cierreeinforme

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respaldo por su carisma y don de gente. Logra grandes cosas sin necesidad de convocar

ni gestionar recursos, utiliza las relaciones para gestionar recursos y sus soportes son

la palabra, la capacidad la y sinceridad; conversa y convence sobre sus ideas. Sugiere

ejemplos y resulta objeto de credibilidad, porque ha mejorado las condiciones de su

localidad.

Esta clase de lder es una pieza fundamental de cambio. Si

anteriormente aclaramos algunas ideas sobre lo que signica ser lder

o tener liderazgo, ahora nos proponemos fundamentar esas actitudes

y darle un sentido de orientacin al tema. El lder-gestor aprende en

todos los niveles y se desarrolla en el plano personal. Debe ser una

persona con conocimientos del medio y las necesidades comunales;

pretende beneciar a la mayora de sus conciudadanos y experimenta motivaciones

internas y externas, lejanas de los intereses polticos. Acta en aras del bien comn y no

del benecio particular.

Desarrolla conanza en la gente. Cmo lo hace? Confa en las personas y ellasconfan en su trabajo. En consecuencia, prevalece un ambiente basado en la

credibilidad mutua

Conoce muy bien su comuna (organizacin y comunidad)

Comprende a sus semejantes y valora positivamente sus historias personales, pues

percibe en stas instrumentos para ofrecer alternativas de cambio y de crecimiento

a lo interno de las organizaciones culturales y de tipo artstico

Tiene buenas relaciones. stas se generan a partir de las conexiones humanas, y

mediante poder y autoridad, menos todava de tipo econmico. La lealtad surge de

manera natural entre sus seguidores, que lo admiran por su labor desinteresada

Est en constante comunicacin con los otros. Su posicin siempre es de consulta,lleva el pulso de las opiniones y se enriquece de ellas, no las omite a pesar de queno est de acuerdo

d

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El lder-gestor

El lder

potencia

habilidades

de los dems

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PLAN

DEPRODUCC

IN

PARAROMEO

YJULIETA

ACTIVIDAD

TIEMPO

ASIGNADO

(EN

DAS)

JUN

IO

IMPR

ESIN

YPUBLICIDAD

JULIO

AGOSTO

S

ETIEMBRE

OCTUBRE

Diseo

delconceptogeneraldelespectculo

Presentacinyaprobacindebocetos

Acheparapb

licoestudiantil

Acheparapb

licogeneral

Muppi

Tarjetas

Bannerelectrn

ico

Bannerymanta

s

Anuncioenpren

sa

Invitacionesagala

Volantes

Aprobacineinclusindeloslogosdepatrocinadores

Preguindepromo

Propuestadeprogramademanoparapblicos

estudiantilygen

eral

Cierredecaptacindepatrociniosycolaboradores

Ingresoaimprenta

A

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5 5 5

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Si la forma de pago se debe extender, es necesario llegar a un arreglo con los proveedores

para mantener el crdito y evitar que los costos de operacin suban en nuestra contra.

En otras palabras, habra que procurar que el tiempo de espera no se vea reejado en el

monto de pago.

En el siguiente cuadro, se ofrece un ejemplo para la revisin:

PRESUPUESTO DE LA OBRA DE TEATRO ROMEO Y JULIETA

Realizado para el seor Director Luis Carlos Vsquez

Ficha de espectculo: Romeo y Julieta, de William Shakespeare

Direccin artstica: Luis Carlos Vsquez

Produccin ejecutiva: Ada Acua Castro

Tiempo de produccin: de febrero a octubre de 2005

Temporada: 18 funciones

Lugar: Teatro Popular Mlico Salazar

Costo de la obra: 22.900.000 (veintids millones con novecientos mil colones)

Ingresos: 25.058.000 colones (veinticinco millones con cincuenta y ocho mil colones)

Plan de ejecucin de estrategia: de marzo a setiembre de 2005

4.5.2. Las formas de pagoManeja diversas herramientas de trabajo. Cuando se requiere el trabajo de unlder, se sabe de antemano que es una persona que labora en equipo, busca unacomunicacin uida y propone procesos colectivos. Algunas de las herramientas

con las que cuenta son: el plan de trabajo, los objetivos iniciales y los propsitosdel grupo; en otro tipo de organizacin, ms enfocada hacia la pequea empresa,cuenta con instrumentos como la misin y la visin

Interpreta los problemas e identica las posibles soluciones

Trabaja, permanentemente, en equipo. Nunca trabaja solo; nunca abandona a suequipo de trabajo; por el contrario, motiva y dignica el esfuerzo individual y rearma

las habilidades de sus compaeros

En conclusin, el lder-gestor cultural es aquel profesional que vislumbra los procesos del

proyecto, gua y facilita las acciones de trabajo, persigue las metas, mantiene y genera las

relaciones externas necesarias para el desarrollo del proyecto. No importa la magnitud del

esfuerzo, sea una comunidad o una compleja institucin, el lder se dedica a:

Analizar e interpretar la realidad de su medio sociocultural

Dar respuestas a los problemas, demandas y necesidades de la localidad

Organizar los servicios para promover el bienestar comunal (esta caracterstica se

evidencia en los llamados promotores culturales)

Posibilitar la participacin de grupos y personas a los trabajos y a la accin comunitaria

Los Lderes-gestores culturales constituyen una plataforma para el fomento de laautoorganizacin de los servicios comunales o grupales. Asimismo, generan estructuras de

administracin para iniciativas privadas o lucrativas, a partir del establecimiento de redes

sociales propias, como las casas de la cultura, las agrupaciones de jvenes y los grupos

de base comunal, entre otras.

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a

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Al referirnos al equipo de trabajo, entendemos que se requiere de la cooperacin de

los dems para generar propuestas y planes de trabajo slidos. En la base de la labor

compartida, hace falta la presencia de un lder; pero tambin, de una organizacin que

respalde las ideas y proyectos. La suma y justa integracin de ambos propicia un buen

equipo de trabajo.

Ahora bien, no siempre las personas logran instaurar un sistema exitoso de trabajo colectivo.

Para conseguirlo, se puede empezar por:

Motivar a los compaeros para cumplir metas especcas. Si un equipo tiene objetivos

precisos, est determinado a trabajar

Establecer procedimientos para alcanzar tales metas; estos deben orientarse a las

tareas individuales y a las grupales. Si los miembros del grupo tienen control sobre

los acontecimientos y los esfuerzos, aprecian mejor el desarrollo del equipo

La pregunta que voy hacer,para iniciar la construccin de

cualquier propuesta de trabajo, es:

existe un buen equipo humano,con habilidades y capacidades probadas

que les permitan actuar juntos?

2.1. El Equipo de trabajo

a

b

Para facilitar el trabajo de produccin, es necesario hacer una cartera o base de datos

que rena la informacin de todos y cada uno de los proveedores. En el siguiente cuadro

se consignan algunos datos por contemplar:

INFORMACIN PARA LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

Asimismo, ha demostrado ser de utilidad el organizar la base de datos por categoras,

donde varios oferentes similares y con condiciones de calidad o de volumen muy similares

estn juntos y se los pueda comparar en atencin de nuestras necesidades especcas.

En los eventos y las actividades culturales, las relaciones comerciales se deberan

establecer de forma duradera. Esto slo es posible cuando existe y conanza de ambas

partes, y calidad en el servicio brindado por el proveedor. Al cliente le corresponde buscar

los medios para pagar ecazmente a los proveedores.

Tipo de servicio

Cantidad de elementos en bodega

Lista de productos o servicios que ofrece

Personal

Calidad del servicio

Negociacin de los siguientes aspectos para el control de pagos:

nivel de crdito (a 15 das, 22 das 1 mes), cantidad de das de

prueba de equipo como das no cobrados en la oferta.

e

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4.5.1. Los proveedores


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PLANTILLA PARA COTIZACIONES

Adicionalmente, en el caso de la descripcin de nuestros servicios, se deben dejar en claro:

la calidad de lo ofrecido, los estilos, las texturas, los colores y los tamaos (por ejemplo, si

se piensa en escenografas); as como las dimensiones de peso y volumen.

Tambin resulta importante incluir las calidades de los oferentes, los estudios, las

especializaciones y otros elementos como la experiencia y trabajos anteriores que justiquen

el monto nal del cobro por un servicio profesional.

En el caso de que se cotice en dlares, se debe dejar claro que a partir del momento de

entrega de la factura, aplica el diferencial cambiario. Incluso, conviene anotar, en el dorso

de la factura, el tipo de cambio ocial de ese da.

Datos generales: fecha / nmero de cotizacin / representante legal /

correo electrnico / sitio web (en caso de tenerlo)

Nombre de la Compaa o del profesional (en este segundo caso, con

datos personales)

Direccin o ubicacin del oferente

Nmeros de telfono

Fecha de la oferta y periodo de vigencia (a 15 das, por ejemplo)

Descripcin del servicio: cantidad de lo que se ofrece / tiempo de servicio

Precio por unidad (en caso de ofrecer un producto) / total del monto / total

con el impuesto (sea de renta o de venta). No se recomienda la cotizacinen dlares

Tiempo de entrega en el caso de servicios especializados

e

f

g

h

a

b

c

d

Buscar la unidad mediante la transparencia en los medios, controles y nes

Cuidar las dos dimensiones del trabajo en equipo: llevar a cabo las tareas (un proceso

lineal y fro) y crear y sostener el espritu y el mpetu del equipo (un proceso cclico,

dinmico y no lineal).

Ms adelante, comentaremos un dinmica de trabajo que puede reforzar estos principios

de colaboracin.

Qu es entonces, el trabajo en equipo? Realmente, funciona a partir de un grupo de

personas que trabajan juntas (con unidad) y requieren de estmulos internos y externos

(alcanzar las metas y percibir los logros), tanto en el trmino colectivo como en el personal.

Cmo se asignan las responsabilidades en el equipo? Una manera

fcil de hacerlo consiste en presentar y asignar responsabilidades a

partir del anlisis de los siguientes asuntos:

Conocimiento y experiencia tcnica

Capacidades de coordinacin

Habilidad y experiencia en el manejo de un grupo de trabajo

Conocimiento de las metas y de la organizacin

Capacidades variadas y necesarias para complementar el equipo

Otras capacidades que pasan por el mpetu del equipo de trabajo

Presencia de personas con sensibilidad para entender el cuadro completo o

panorama

Presencia de personas que realizan el trabajo de forma minuciosa o detallada

Presencia de personas creativas, dispuestas a la prctica guerrillera de las ideas

Es un grupo

de personas

que trabajan

juntas

c

d

e

i

f

g

h

a

b

c

d


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214

Presencia de personas que constantemente se vinculen con las metas del grupo y

que no las pierdan de vista

Presencia de personas metdicas, que impongan el orden, valoren el consenso y

estn dispuestas a trabajar duro

Pblico meta: si hay un buen lder de grupo y un equipo de trabajo con habilidades

bien repartidas, y existe claridad sobre los cimientos de la organizacin, no se

puede perder de vista al cliente o consumidor cultural. Vale recordar que gracias a

l nuestro trabajo adquiere sentido. El grupo ha de preocuparse por las expectativas

del pblico meta, por sus solicitudes especiales

Indicaciones: la dinmica de grupos se va a implementar en el parque La Libertad; para

participar, siga estos pasos:

a. Instrucciones para los equipos:

a.1. Cada persona expondr brevemente sus habilidades frente al grupo

a.2. Concluidas las exposiciones individuales, el grupo elegir a 3 lderes; para esto

considerar la informacin suministrada por las personas y usar un sistema de elecciones

a.3. Una vez seleccionado el lder de cada grupo, ste escoger a nueve integrantes ms;

siempre en aras de conseguir los miembros ideales de su equipo de trabajo y con base en

las habilidades de cada uno

a.4. Al nal, deben estar conformados 3 gruposde 10 personas cada uno

l

j

k

EJERCICIO. DINMICA DE TRABAJO EN EQUIPO:

Las cotizaciones suponen una forma muy simple de averiguar cunto van a costar los servicios

requeridos para una produccin en particular. En virtud de lo anterior, las cotizaciones

forman parte del primer control de los costos en el proceso de diseo y planicacin.

Saber cul es el formato idneo de una cotizacin puede facilitar:

primero, la comprensin entre el cliente y los proveedores.

Si el cliente pide a sus proveedores una cotizacin con

la informacin que requiere, se evita dicultades y malos

entendidos, resuelve sus dudas a tiempo, ahorra tiempo y

toma una mejor decisin;

segundo, evita que, de actuar como proveedores, ofrezcamos sin claridad nuestros

servicios. A veces, el trabajador del arte y la cultura se castiga a s mismo, puescomete errores al cotizar; estas equivocaciones lo llevan a menospreciar su trabajo

o a no establecer con precisin sus obligaciones y productos.

Con el propsito de facilitar la preparacin y solicitud de cotizaciones, se propone, en el

siguiente cuadro, un modelo de cotizacin. Se trata de una estructura general o plantilla

que usted puede adaptar a sus necesidades.

4.5. La utilidad de las cotizaciones

La calidadde nuestrosservicios yproductos

llevanimplcitovalores

a

b


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126

Servicios profesionales del director,el encargado de la obra,los creativos y los diseadores,

promocin y publicidad,

materiales impresos y digitales,

spot,

logos y elementos decomercializacin como camisetas,gorras, afches, banners y vallas,

y transporte de la escenografay los materiales

Transporte,

embalaje,

bodegaje,

personal de desmontaje,

materiales para guardar,

lavandera,

recuerdos,informes,

impresiones digitales,servicios contables

y presentacin fscal

Afnar los tiempos de cadaservicio, cuando no son fjos

Hacer el pago por horasde servicio en el caso de losservicios tcnicos

Pagar contra entrega de muestras

y verifcacin del servicioentregado

Verifcar constantemente el costosegn pedido en tiempoy materiales

Realizar un inventario de comprasy de control de la inversinrealizada durante el cierre detemporada

Etapa de produccin (pagos fijos y ocasionales)b

Etapa de post-produccin (cierre de la temporadae inicio de la etapa de giras o explotacin)

c

b. El juego: el reto:

b.1. El lder es el gua que llevar a buen puerto al grupo

b.2. Todos responden a sus indicaciones para lograr las metas del juego

b.3. Slo el grupo en su totalidad puede desconocer las decisiones del lder

b.4. Cada grupo debe encontrar una serie de pistas ubicadas en el mapa del parque LaLibertad; se trata de frases sobre liderazgo

b.5. Una vez localizadas todas las frases, el grupo debe redactar un prrafo con ellas; ste

debe tener sentido, lgica y vnculo con la experiencia que han vivido en la dinmica

b.6. El grupo debe presentar el prrafo de manera original, poco convencional

c. De nuevo, en grupos:

c.1. Revaloren e investiguen sobre las capacidades y habilidades del grupo que hanconformado

c.2. Revisen y seleccionen, al frente del grupo, los materiales y el mapa gua utilizados para

encontrar las pistas de trabajo

d. Sobre los materiales

d.1. El mapa gua de los 4 pilares (incluye una descripcin de cada zona donde se deben

buscar los pilares y las pistas para encontrarlos)

d.2. El salveque (es la mochila con las herramientas de trabajo)

d.3. Materiales asignados a cada grupo: mecate, martillo, fsforos, hilo, aguja, hilo de

pescar, bolsas plsticas, machete o cuchillo.


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216

e. A partir de la dinmica, conteste:

e.1. Cules caractersticas de un buen equipo de trabajo no se pusieron en prctica en

su grupo?

1.___________________________________ 2.________________________________

3.___________________________________ 3.________________________________

5.___________________________________ 6.________________________________

e.2. Cules caractersticas de un lder de equipo no se pusieron en prctica por parte del

lder de su grupo?

1.___________________________________ 2.________________________________

3.___________________________________ 3.________________________________

5.___________________________________ 6.________________________________

e.3. Cmo abordaron el trabajo en equipo, cules fueron sus decisiones ms importantes

y cules, las menos asertivas?

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

________________________________________________________________________

e.4. Cunto fue el tiempo ecaz de la dinmica de trabajo?

_______ horas _______minutos _______ segundos

En este punto, me gustara mencionar el caso del espectculo Romeo y Julieta, un montaje

dirigido por Luis Carlos Vsquez. En el desarrollo de esta produccin, el control de los

costos fue minucioso y detallado, ya que el mnimo gasto sin control habra subido los

costos. Parece relevante mencionar que el elenco base estaba conformado por 30 actores;

por tanto, cualquier erogacin adicional en el valor del trabajo poda alterar el balance

econmico.

Para guiarlo en la estimacin del presupuesto, se ofrece, a continuacin, un listado de los

temes habituales en la produccin de un espectculo. La lista parte de un principio: seincluye cualquier elemento que demande recursos econmicos. Entre los temes de gua

se pueden citar:

TEMES HABITUALES EN LA PRODUCCIN DE UN ESPECTCULO

Consultoras

fotocopias,

materiales para la presentacin de

bsqueda de fondos,permisos para los derechos de autor,

acondicionamiento de espacios,

honorarios de trabajos especializados,

carpetas para la prensa,

seguridad,

libretos,

alimentacin de elenco,

invitaciones o diseos en general,

gastos por el personal administrativo,

gastos fjos mensuales (cuentas detelfono, Internet, pgina web, fax yelectricidad),

compra de implementos de limpieza,

cuotas obrero-patronales de la CCSS porplanilla del personal administrativo,

y capacitaciones

Verifcar el tiempo de trabajo,el tipo de trabajo, y tener variascotizaciones de cada servicio

Establecer las cantidades y el tipode calidad de las compras

Calcular los gastos fjos que serequieran por los meses de trabajoen el proceso de la produccin

2. Acciones a ejecutar por parte delencargado de preparar el presupuesto

1. Conceptos relacionados con laproduccin de espectculos

Etapa de pre-produccin (preparacin de la actividad)a


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124

Idealmente, esta herramienta se emplea durante todo el proceso de la produccin; incluso

desde antes, en la etapa de planicacin. Entre los problemas que se presentan cuando no

se ejerce control de tales procesos, el desfase entre ingresos y egresos supone el principal.

Nuestra sugerencia consiste en utilizar un con trol de la caja chica con una p ropuesta simple

de herramienta de trabajo; esto para que las producciones tengan, en la etapa de estimacin

de costos, una idea de los conceptos y de los posibles montos.

Hablamos entonces de los posibles costos jos y variables. Setrata de evitar, ante todo, algo comn, pero lamentable, en nuestras

organizaciones artsticas: cuando vamos al escenario y estamos

frente al pblico, literalmente, nos hemos comido el presupuesto.

Para evadir esta posibilidad, el control de costos habr de enfocarse

en la mano de obra, el valor ms alto.

Los salarios suponen el egreso ms alto de las producciones culturales. Se debe, entre

otras variables, a la especializacin y limitacin del mercado laboral. Expliquemos mejor

esta realidad: no contamos con muchas personas que se dediquen a labores artsticas y

tcnicas especicas; a la vez, aquellos que cuentan con conocimiento y talento se cotizan

muy bien, pues su nombre ya est posicionado. Si se quiere un ejemplo, basta con

mencionar al seor Rolando Trejos, diseador de vestuario de la Compaa Nacional de

Teatro. l tiene una extensa y exitosa trayectoria; por tal razn, goza de una clientela vida

de sus habilidades y de la calidad de su trabajo.

Para estimar un presupuesto conviene plantear y resolver las siguientes preguntas:

Qu necesito para realizar cada parte de la obra? (si piensa en el ejemplo de la

construccin de la casa, qu requiere para llevar a cabo la obra?)

Cunto cuesta? (para eso cotizo los materiales y busco opciones en el mercado;

siempre en aras de obtener la misma calidad de los materiales, aunque con precios

diferenciados)

El control dela obra se

lleva desde laplanificacinde la misma

4.4. La estimacin del presupuesto

a

b

La primera pregunta por resolver es la siguiente: para qu necesitamos un plan de

mercadeo? En principio, podemos contestar que si nos hemos propuesto posicionar losservicios y la imagen del Grupo o, en nuestro caso, de una organizacin cultural, el plan de

mercadeo se convierte, denitivamente, en una herramienta til para la gestin ecaz de

nuestras actividades y servicios.

3.1. El plan de mercadeo y las estrategiascomerciales en el sector cultura

Cmo vamos a construir nuestra casa:

por medio de un prstamo, con recursos

propios o gestionando fondos a travs

de instituciones afines?


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En estos trminos, el primer paso para alcanzar esa imagen rme, respaldada por una

administracin adecuada, consiste en establecer, mediante un estudio o sondeo diagnstico,

tres aspectos claves:

La situacin del mercado

Las oportunidades y las amenazas

El plan de trabajo, que exprese las metas a corto y mediano plazos, as como los

objetivos por cumplir

Construir esta informacin, permitir a los clientes potenciales de nuestros servicios contar

con una idea ms clara acerca de nuestra oferta. En consecuencia, otorga credibilidad a la

propuesta. Otros aspectos por considerar en el plan de mercadeo son los siguientes:

La situacin actual (contempla el plan de trabajo, el diagnstico y el anlisis demercado)

La situacin futura (contempla el posicionamiento de los servicios y de la imagen)

Asimismo, el plan de mercadeo debe integrar los siguientes elementos:

La lista de cada producto y servicio, junto con el pblico meta o el mercado objetivo.

Por ejemplo: las escuelas, los centros educativos de la GAM, los Centros Diurnos de

Atencin Primaria CEN, etctera

El organigrama o estructura que sostiene el plan de mercadeo; as como los nombres

de los responsables

a

b

a

b

c

a

b

En el diseo artstico, resulta difcil calcular el costo de cada cosa

que hacemos; el simple hecho de valorar nuestro tiempo ya signica

un verdadero dolor de cabeza. Por esto, se exponen, a con tinuacin,

algunas consideraciones con respecto al valor del trabajo en el

campo del arte y la cultura.

En nuestra sociedad impera la idea de que el precio tiene que ver, directamente, con la

calidad. El precio juega entonces, dos papeles relevantes: primero, opera como un signo

de valor; segundo, acta como una barrera social si se da lugar a lo selectivo.

Otro factor que afecta el precio es el valor simblico de uso, es decir, el valor asignado

socialmente. Aclaremos esta idea: para algunos consumidores, comprar los boletos para la

temporada entera de conciertos de la Orquesta Sinfnica Nacional tiene un valor simblico

y de uso, vivencial y relevante. En la decisin de ellos, prevalece este valor vivencial, elestatus, y no el valor econmico.

En estos trminos, debemos ser estrategas y ofrecer productos que tengan todos los

ingredientes antes mencionados: valor simblico, valores vivenciales tales como la

experiencia nica e intransferible, esttica y, en el fondo, espiritual.

La puesta en marcha de un proyecto requiere la implementacin de una serie de controles

de diferentes clases, pero, en especial, de aquellos de tipo nanciero y de costos. Uno de

estos ltimos lo encontramos en el control de l a caja chica o tesorera, a cargo de la seccin

administrativa contable.

4.2. El valor del trabajoen el mbito de la cultura

El diseo nospermite teneruna idea depresupuesto

real

4.3. El control de los costosdesde la produccin


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Uno de los pilares de nuestra empresa remite al tema del presupuesto. Por lo general, se

demuestra poco manejo a la hora de formularlo y presentarlo. Cuando nos enfrentamos al

reto de preparar un presupuesto, en la mayora de los casos, los tomamos como una labor

de menor importancia y lo elaboramos de camino, y no en funcin de un pre-diseo.

La forma inicial de acercarse a la elaboracin del presupuesto pasa, primero, por la

estimacin de costos. Si utilizamos el ejemplo de la construccin, se tratara de averiguar

cunto puede costar la obra en diseo y su posterior factura.

Nuestro albail ha iniciado, con muy buen tiempo, la primera

parte de la construccin de la casa. Para que las columnas

tengan base slida desde el terreno, la vari lla de construccin

ser la amalgama perfecta. Todo el permetro requiere de

una armadura, desde abajo y hasta la cspide; sta

guardar coherencia con las medidas del espacio y

del diseo.

En esta etapa de la labor, la planicacin de los

costos de los materiales debe de ir de la mano

con la entrega diaria de los insumos por parte de

los proveedores. Un buen plan de construccin va

a asegurar el control detallado del avance de la obra en

armona con las acciones diarias.

4.1. El presupuesto planificado:costos, teora del valor y control de costo

La visin del negocio

La denicin del segmento de mercado

Las estrategias de venta y la descripcin de los mecanismos para posicionarse en el

mercado

Las caractersticas y ventajas de los productos y servicios ofrecidos

Los medios de comunicacin, que se usarn de acuerdo con la estrategia seleccionada

Las necesidades y requerimientos, tanto tcnicos como operativos

El presupuesto, desglosado segn las estrategias por implementar

El precio de cada uno de los productos o servicios

Para lograr que nuestro producto sea percibido como valioso, conviene cuidar tres aspectos:

La atencin esmerada. Se requiere de una atencin personalizada para con nuestros

clientes. A diferencia de lo que ocurre con los vendedores de productos para el

consumo masivo, nuestros productos y servicios son especializados y tienen un valor

e

i

f

g

h

c

d

j

3.2. El posicionamiento de nuestrosproductos en el mercado

a


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220

de compra segmentado, esto en virtud de la poblacin beneciaria. Este fenmeno

explica la necesidad de velar por un trato amable y respetuoso de los clientes.

Los precios competitivos. Por ejemplo, Rubn Pagura, actor reconocido tanto en

el mbito nacional como en el internacional, ofrece en el espectculo Julius un

alto nivel de calidad artstica y, sin embargo, el precio del boleto resulta adecuado

al mercado costarricense, pues no supera los 3000 colones, tarifa ordinaria para

cualquier teatro joseno. No importa siquiera que, cuando lo presenta en ciudadeseuropeas, el ingreso est muy por encima, pues se trata de un producto selecto.

La calidad esttica y tcnica. De nuevo, un espectculo como Julius no slo satisface

las necesidades de los consumidores nacionales de obras con contenido y gran

calidad tcnica, sino tambin a los grandes promotores y distribuidores del mercado

europeo. El posicionamiento se logra por medio de l a presentacin habitual en ferias

y en vista de la demostrada capacidad creativa y profesional.

Cuando se introduce un nuevo espectculo o actividad en el mercado,

se requiere del diseo exclusivo de una campaa de publicidad o

promocin de ste. As, por mencionar una posibilidad, se pueden

ofrecer degustaciones culturales a los promotores reconocidos.

Una clase de degustacin cultural la constituye el desayuno cultural;

otra, la pre-venta en volumen por precio, dirigida a promotores

comunales de la cultura y el arte.

A la par de este esfuerzo, resulta conveniente el desarrollo de un intenso apoyo promocional

para que el espectculo sea posicionado en el segmento meta de los consumidores que

nos interesan. Para facilitar la distribucin del producto cultural o artstico se puede acudir a

recursos tales como una temporada inicial en el teatro; en algunas ocasiones, esto consolida

una ruta de explotacin posterior si se plantea un diseo de gira por el pas.

Se considera que si el pblico en sala ha mostrado inters en la obra, se puede plasmar

estrategias de difusin desde el mismo teatro. Otra estrategia de segmentacin y captacin

de pblicos se logra mediante la confeccin de las boletas de informacin para contactos

y de seguimiento a potenciales compradores comunales. De forma semejante, se pueden

redactar y enviar notas a los dirigentes de organizaciones de base, estudiantes o lderes delas comunidades. Todos ellos han de estar involucrados con la difusin del arte y la cultura.

La estrategia de marca

La estrategia promocional

La estrategia de unin con el sector Turismo y Medio Ambiente

Las estrategias tpicas (de precio, promocin y valor agregado)

3.3. Los tipos de estrategias recomendadas para elposicionamiento de los productos y servicios culturales

a

b

c

d

c

b

Entre las estrategias generales utilizadasen el campo cultural, se encuentran:

Activ 1.1.5 Manual 360 producción espectáculo

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