Planificación de proyectos

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Investigación y desarrollo

Rodrigo Panchi Ing. MBA

CONTENIDO

1. Planificación

2. Proyectos

3. Herramientas

4. Cronograma de tareas

5. Casos

SISTEMA

Sistema, Conjunto de elementos y procedimientos interrelacionados.

Sistema de información (SI), Sistema que se encarga de recoger, almacenar, procesar y distribuir información

SI automático, SI que emplea medios automáticos para realizar las tareas/actividades.

El SIA debe identificarse y posicionarse en la organización.

Empresa, conjunto de sistema distribuidos e interactuando en toda su estructura organizacional.

La estructura organizacional identifica los niveles de gestión empresarial (NGE) en el organigrama funcional.

NGE: Estratégico, táctico y operativo

Organigrama funcional, es el conjunto de departamentos, áreas, secciones y grupos de la organización.

Gráfico, Sistema -> Proyecto de comercialización

1. PLANFIFICACIÓN

Definición

Planificación es anticiparse a las actividades que se han de realizar para alcanzar una situación deseada.

Es proveer, buscar, determinar y definir las acciones / actividades a desarrollar dentro de un proceso.

Actividades

Identificar actividades.

Definición y gestión del RR.

Asignar RR a cada actividad.

Programar secuencia de actividades.

Presentar y obtener la aprobación del reporte de la planificación.

Tipos

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Según la pirámide empresarial y los niveles de gestión:

Gráfico. Pirámide empresarial

Planificación estratégica

Proceso administrativo para definir:

Misión-Visión Producto-Proceso-Servicio

Objetivos-Políticas-Valores Proveedor-Mercado-Cliente (Canales de distribución)

Estrategias ...

Planificación táctica y operativa es la planificación por proyectos

Administrar un conjunto de actividades sistematizadas para resolver un problema o necesidad

organizacional y producir un sistema de información que cumplen un fin determinado.

Proceso de administración e integración de un conjunto de actividades (proyecto / sistema)

interrelacionados para su desarrollo como para el mantenimiento realizando consideraciones del recurso:

- Humano

- Equipo y suministros

- Hardware y software

- Información

- Económico

...

Contenido: - Objetivos

- Actividades

- RR

- Asignación de RR

- Tiempo

- Responsabilidad

Planificación por fases

Fases

Gráfico. Fases de la planificación

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Preliminar

Definir el grupo de planificación.

Determinar el - cronograma para la planificación.

- cronograma general del proyecto.

Definir: - Antecedentes

- Problemas

- Proyecto

- Alcance

- Objetivos.

Estructura funcional

Estudiar el organigrama-NGE.

Identificar departamento/área/funciones del proyecto.

Definir relaciones y comunicaciones del sistema

Recursos existentes

Realiza el inventario de los recursos de la empresa: - Humano

- Equipos y suministros

- Hardware y software

- Información

Estandarización

Frente a la diversidad de la metodología y del grupo de trabajo, es necesario en consenso de acuerdo a

bibliografía y estándares:

Definir: - Reglamentos, Políticas, Estrategias, ..

- Metodología y técnicas.

- Documentación.

Áreas

Solicita documentación de: - Nómina del personal (entrevistas)

- Manual de operaciones / procedimientos

- Documentación del sistema.

- Documentos de trámites: facturas, reportes, etc

Ciclo de vida

Identifica y define: - El entorno aplicativo del proyecto

- El entorno de estudio general y detallado del proyecto

- Las fases y actividades del proyecto.

Recursos necesarios

Define la realidad de los recursos para el proyecto: - RR Existentes

- Actualización de RR

- Incorporación / Adquisición RR.

Determina estrategias de gestión para el RR.

Proyecto

Identifica y define la descomposición del proyecto.

Para el proyecto y subproyectos determina: - Antecedentes

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- Problemas

- Alcance

- Objetivos

- Cronograma general/específico

Reporte

Introducción

o Antecedentes

o Problemas

o Proyecto

o Alcance

o Objetivos

Agenda

o Tareas

o Organización

Recursos

o Humano/Operativo

o Tecnológico

Aprobación

Consiste en presentar y obtener la aprobación del reporte por Gerencia General o de Sistemas.

Cronograma de actividades

Especifica: - Las actividades y sus secuencias.

- La estimación de tiempo.

- Responsabilidades

- RR

Describe al proyecto de manera:

o General Fases.

o Especifica Actividades de las fases.

Presenta los cronogramas/Diagramas:

o General (PERT), cuadros.

o Especifico (GANTT), barras.

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Gráfico. Cronograma de tareas

Organización

Organiza el RR Humano, formando el grupo de trabajo para el desarrollo del proyecto.

Gráfico. Grupo de trabajo

Consiste en asignar T tareas a P personas

Alternativas:

T P

Poco trabajo.

Grupos formales e informales.

1 coordinador maneja hasta 6 proyectos.

T P

Exceso de trabajo, presión de trabajo, trabajo por tareas mediante planificación.

Grupo formal.

1 lider por grupo.

1 coordinador de grupos, maneja hasta 6 proyectos.

RECURSOS

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Humano

Habilidades.

Disponibilidad.

Tareas.

Tecnológico

Hardware y software, en caso de software, especificar el tipo:

Gestión y administración de proyectos

Ofimática: PT/HC/PD/I/BD/

Graficadores

Software-Sistemas CASE

Diseño gráfico Adobe CS

Diagramas Visio

Programación Lenguaje de programación

Respaldos Winrar

Mantenimiento Respaldos/Generación/Antivirus/

Simulación LabView/LabWindows/Siman/...

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2. PROYECTOS

Concepto

Es un conjunto de tareas y la asignación de recursos para terminar con éxito un proceso, un objetivo.

Banco Mundial: “Un proyecto es una actividad de inversión a la que se destinan recursos financieros para

crear bienes de capital que producen beneficio durante un período prolongado, y una actividad en la que se

invertirá dinero con la esperanza de obtener un rendimiento y que desde un punto de vista lógico, parece

prestarse a su planificación, financiamiento y ejecución como una unidad”.

Economía: un proyecto es la fuente de costos y beneficios que ocurren en distintos períodos de tiempo.

Finanzas: el proyecto es el origen de un flujo de fondos provenientes de ingresos y egresos de caja, que

ocurren a lo largo del tiempo.

La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades

realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar,

elaborar, mejorar, analizar, etc) un problema o cosa.

Elementos

Los elementos necesarios para la ejecución de un proyecto son todos los recurso involucrados en su ciclo de

vida:

Tareas

Tiempo

Humanos

Económicos - Financieros

Bienes - Equipos y suministros.

Factores que afectan el desarrollo de un proyecto.

Liderazgo: El líder debe estar claro hacia donde debe estar dirigido, o sea poseer una gran visión futurista.

Debe poseer dominio genérico de las funciones y capacidades de cada una de las especialidades

involucradas.

Motivación: La motivación debe estar basada en la obtención de metas a corto plazo con la claridad de los

beneficios de los proyectos terminados. Estos logros y sus beneficios estarán dispuestos a la celebración

del equipo en general donde cada uno de especialistas tuvo la misma importancia.

Comunicación: Es fundamental para el funcionamiento en equipo la existencia de una fuerte

comunicación, no solo en todos los aspectos inherentes al proyecto, sino también en buenas relaciones

humanas, sobre la base del respeto de criterios y debate abierto de ideas en sentido general.

Ciclo de vida

Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme se establecen las

necesidades y se desarrollan las características del trabajo. La administración de proyectos enseña que para

alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso específico:

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Gráfico. Ciclo de vida de un proyecto

Factibilidad

Un proyecto es o no factible, es cuando antes era o no viable, y cumplio la viabilidad de un anteproyecto, se

conocen los recursos financieros con los que se cuentan para el proyecto, se establecen presupuestos totales y

se hace una organización preliminar. Se aplican estudios técnicos de factibilidad para saber si se puede resolver

el problema o no; al término de esta etapa hay una decisión formal de continuar o no continuar con el proyecto.

Todo estudio técnico debe contemplar:

Tecnología: Nos referimos a si es un proyecto Industrial, automático 0 –100 %, mano de obra, costo o

ingreso esperado del proyecto.

Tamaño: La demanda (la escala) estima el tamaño, si se equivoca el proyecto, puede caer en reinversiones.

Procesos: Tiene que ver como se va a montar, y costearlo o procesos operacionales.

Localización: Definición de la orgánica del proyecto con la ubicación.

Estudio Organizacional

Estudio financiero.

Desarrollo

La más larga e intensa en trabajo intelectual de equipo. En ella se analizan a detalle todas las posibles

soluciones, se efectúan los diseños de procesos y productos, se planifica la ejecución de las diferentes fases de

la etapa de Desarrollo, el presupueto y financiamiento. A todo esto se le suele llamar Ingeniería de Detalle o

diseño.

Implementación

Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto. Hay que decir que esta etapa se

caracteriza por ser de alto grado mecanicista.

La Puesta en Marcha del proyecto es la etapa más intensa en trabajo colectivo de todo tipo. En ella se efectúa

el montaje de las instalaciones, la preparación de la fuerza de trabajo que va a operarlas, las pruebas de

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funcionamiento, los controles de terminación de objetos de obra y culmina con la puesta en marcha de la

facilidad o solución de que se trate.

En esta etapa se hacen pruebas finales al proyecto realizado. También se da mantenimiento periódicamente

verificando que no tenga fallas.

Declinación

Se ve como parte de la explotación, nunca nadie se separa nunca de su obra y tiende a mantenerse en contacto

con su desempeño, cuidando de su estado técnico, mantenimiento y reparaciones.

Factibilidad

Viabilidad/Conveniencia

Estudio/investigación general

Actividades: Identificar: Problema-Proyecto-Objetivo

Planificar el proyecto (Sistema)

Desarrollo

Estudio/investigación detallado

Fundamento/garantía del éxito del proyecto

Actividades Análisis

Diseño

Construcción

Elaboración de documentación/manuales

Pruebas de desarrollo

Implementación

Pasa a producción el proyecto

Actividades: Verificar el entorno

Entrega, instalación y configuración del proyecto

Capacitación

Pruebas reales

Entrega de manuales/documentación

Declinación

Obsolecencia del proyecto

Estima el tiempo de duración del proyecto

tdp t0 tvup

Tvup=2tdp 1t para recuperar la inversión

2t para ganar la inversión

ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS

Factibilidad 10%

Desarrollo 65%

o Análisis 30%

o Diseño 20%

o Construcción 15%

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Implementación 15%

Declinación 10%

La estimación puede aplicarse a distribución de todos los recursos, si el proyecto va a consumir:

Tiempo 10 meses F=1, D=6,5, I=1,5 y D=1 total 10m

Dinero 1000 usd: F=100, D=650, I=150 y D=100 total 1000usd

3. HERRAMIENTAS

Las herramientas junto con sistemas capaces de ofrecernos la información en forma rápida, ordenada, y

concreta, además que la Internet se ha vuelto tan importante y popular para cualquier tipo de persona como

para cualquier tipo de empresa sabiendo de antemano que la información es vital en todos los aspectos, no

podían ser ajenas a la administración de proyectos:

Software libre

o Planner

o GanntProject

o Team: TeamUP diseña, implementa, monitorea y evalúa proyectos

Software propietario

o Microsoft: Visio / Project

o IBM: Dominos

Otros

Logo de planner Logo de ganntproject Logo de project Logo de visio

Gráfico. Logotipo de herramientas de planificación

4. CRONOGRAMA DE TAREAS

Planificación => Sistema -> Proyecto

Planificación de proyectos

Administrar un conjunto de actividades sistematizadas para resolver un problema o necesidad

organizacional y producir un sistema de información que cumplen un fin determinado.

Proceso de administración e integración de un conjunto de actividades (proyecto / sistema)

interrelacionados para su desarrollo como para el mantenimiento realizando consideraciones del recurso.

Contenido: - Objetivos

- Actividades

- RR

- Asignación de RR

- Tiempo

- Responsabilidad

El resultado de la planificación es el cronograma de tareas.

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Caso1.

Cronograma del sistema de comercialización en Planner

Procedimiento:

Ingresar tareas

Definir el tipo de tareas: General/global/contenedora – Especifica/Detalle/Parte de

Asignar el tiempo de duración

Especificar la secuencia de las tareas

Gráfico. Planificación y cronograma del sistema de comercialización

Caso2.

Cronograma de un proyecto en GanntProject

Gráfico. Planificación y cronograma de un proyecto

Caso3.

Cronograma del proyecto del sistema de compras en Project

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Gráfico. Planificación y cronograma del proyecto: Control de compras

Si bien las fases de un proyecto están totalmente bien definidas, de igual manera se definirá la estructura del

sistema de forma clara y real en la organización, es necesario para detallar el cronograma de tareas, identificar

el área del proyecto, es decir si es un proyecto de software, de obra civil, cálculo matemático, incluso en este

caso el proyecto es documentar la investigación sobre el presente tema, las tareas se interactúan con el ciclo de

la investigación.