Diplomado de Protocolo y

Organización de Eventos

Decanato de Administración y Contaduría - Consejo de Fomento - Coordinación de Protocolo y EventosUNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

Reglamento GeneralCAPÍTULO I. DE LA NATURALEZA Y PROPÓSITOArt. 1. UCLA - Diplomado de Protocolo y Organización de Eventos, una actividad académico-práctica, dinámica y flexible, no conducente a título ni grado académico, dirigida a personas que aceptan nuevos retos y que requieren desarrollar una gestión laboral en el área social y empresarial, en un ambiente que refleje armonía y distinción.CAPÍTULO II. DE LA DURACIÓNArt. 2. 132 horas académicas. Las clases serán impartidas en el Salón de Usos Múltiples del Edf. Rectorado UCLA, los días sábados en el horario de 8:00 am a 2:00 pm. Duración: 19 sábados. CAPÍTULO III. DE LA PERMANENCIA DEL PARTICIPANTE Y DE LA ACREDITACIÓNArt. 5. Para obtener la certificación del Diplomado, el participante deberá:Haber asistido al setenta y cinco (75%) por ciento de las actividades de cada módulo.Haber aprobado las actividades prácticas, pruebas o trabajos de investigación que sean solicitados en cualquiera de las asignaturas.Haber participado en la organización y realización del evento final.Art. 6. El participante que decida retirarse del Diplomado le será reconocido el módulo que haya aprobado a través de una constancia escrita.CAPÍTULO IV. DE LA EVALUACIÓNArt. 8. Los participantes serán evaluados de forma cualitativa y cuantitativa, según lo decida cada docente, de forma oral, escrita, con asignaciones investigativas, tomando en cuenta los procesos de enseñanza-aprendizaje por competencias.

Art. 9. Las evaluaciones son de carácter obligatorio.Art. 11. Para obtener la acreditación de este diplomado el participante deberá organizar y ejecutar un evento, conjuntamente con el resto de los participantes, para lo que contarán con asesores en las diversas áreas a trabajar.

CAPÍTULO V. DE LOS ASPECTOS ADMINISTRATIVOSArt. 12. El Diplomado de “Protocolo y Organización de Eventos” tendrá un costo de tres mil doscientos bolívares fuertes (Bs. F. 3.200,00), la inscripción es de bolívares quinientos cincuenta, la diferencia será financiada en cinco cuotas, tres de quinientos cincuenta y dos de quinientos bolívares fuertes, a cancelar los días 15 de cada mes, a partir de noviembre hasta marzo 2010.Art. 13. Los pagos se realizarán a nombre de la UCLA en la cuenta corriente del Banco Provincial, en cheque o efectivo.Art. 14. Los recibos de depósito y las copias de transferencias deberán ser entregados en las fechas correspondientes al personal de Coordinación de Protocolo asignado para tal fin, quien le entregará una factura formal con membrete de la UCLA.Art. 15. El participante deberá guardar todos los comprobantes de pago, a fin de llevar su control.Art. 16. El participante recibirá un cronograma de pagos el cual deberá cumplir. En caso de ocurrir algún retraso en la cancelación de las cuotas, se le notificará por escrito, a partir de esa fecha el participante tendrá cinco días para efectuar el respectivo desembolso, de no realizarlo quedará suspendido (a) para asistir a clases.

Taller de Integración

Qué es un Evento?Es una actividad importante de carácter público o privado que se organiza para reunir un grupo de personas y alcanzar unos propósitos comunes, con un horario, en un lugar y dirigida a un público que puede ser interno, externo o mixto. Pueden ser de tipo social, cultural, informativo, comercial, deportivo, académico, recreativo.

Qué es el Protocolo?Es una serie de normas, reglas y procedimientos establecidos para garantizar la eficaz ejecución de una actividad social específica, caracterizada por su oficialidad y relevancia.El protocolo es una ciencia que estudia el comportamiento humano en beneficio de una mejor relación entre las personas.Esta identificado por códigos, técnicas que apoyan el mensaje a transmitir, de manera que la actividad consiga el efecto que busca en que la organiza.

Sin protocolo no es posible un evento humanizado, con armonía y equilibrio en su contenido, capaz de comunicar y emocionar y ser garante del cumplimiento de la finalidad para la cual fue organizado.Gloria Campos / Producción de Eventos

La organización de un evento ahora es llamada producción.La organización de eventos y el protocolo son dos disciplinas diferenciadas que se necesitan mutuamente, por lo que el profesional debe tener sólidos conocimientos de ambas disciplinas.

1.Ser recibido y atendido con un trato cordial y entusiasta.2.Que se le escuche con atención sus necesidades.3.Recibir propuestas de servicios que satisfagan sus requerimientos.4.Ampliar su visión del servicio, con otras alternativas.5.Información escrita sobre los detalles del servicio o producto,

presupuestos a su medida6.Asesoría, recursos humanos, suministros, servicios técnicos e

instalaciones. 7.Obtener material publicitario sobre la firma comercial con datos

tales como: nombre, teléfonos, dirección, correo, páginas web, entre otros.

• Tipo de solicitud: Personal, empresarial o institucional. • Tipo de Evento: Corporativo, académico, deportivo, religioso o social.• Tamaño o dimensión del evento: número de participantes, proyección

mediática.• Los medios técnicos y audiovisuales, la escenografía, el sonido, • Fecha, lugar, hora, las instalaciones y infraestructura necesaria, el

programa, los servicios que requiere.• Objetivos: Tener contacto con clientes para presentar o potenciar

determinado producto, servicio o una marca, dar a conocer resultados de investigaciones en diferentes ámbitos, desarrollar proyectos de capacitación, impulsar el deporte y la cultura, celebrar actividades sociales.

• El cliente y el proveedor del evento deben organizar un briefing, que es un documento que recoge qué se quiere hacer y que recoge según se va desarrollando todo el planteamiento estratégico a llevar a cabo.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS• En la planificación, organización y ejecución de

eventos.• Estar identificado y comprometido con los objetivos y

valores de la empresa.• Conocer los servicios, productos y procedimientos

que la empresa ofrece.

PERSONALIDAD• Inspiración, vocación de servicio• Actitud, aptitud, talento y buen humor.• Excelente presencia, apariencia atractiva, pulcritud• Autoestima, motivación, disciplina, responsabilidad• Autocontrol, sentido de la oportunidad

HABILIDADES SOCIALES• Comunicación efectiva, habilidad para resolver

conflictos.• Capacidad para el trabajo en equipo• Facilidad para tomar decisiones, girar y cumplir

instrucciones

√ • Características innatas• Conceptos, teorías, valores.• Acumulación de experiencias, miedos,

predisposiciones a objetos, personas o situaciones.

• Emociones combinadas con las experiencias.

• CUERPO

• MENTE

• CORAZÓN

• ESPÍRITU

• Inteligencia, capacidad y competencias para realizar una tarea.

• Razonamiento lógico y abstracto, comprensión verbal y escrita, concentración y atención, memoria, destreza manual y corporal, inventiva y originalidad

SENTIMIENTOS - EMOCIONES - TALENTO - DIOS

• AUTOESTIMA: • VALORACIÓN Y CREENCIAS• AMOR PROPIO Y APRECIO• PENSAMIENTO POSITIVO • LIBERTAD DE ELECCIÓN• CULTIVA LA INDEPENDENCIA• SEGURIDAD - Confianza• YO SOY LA FUERZA

• AUTOMOTIVACIÓN• PASIÓN, OBJETIVOS, ESPERANZAS• DECIDA SUS PRIORIDADES• VIVA SEGÚN ELLAS• EMPIECE CON UN FIN EN MENTE• DIRIJA SU VIDA

• AUTODISCIPLINA• CAPACIDAD PARA ENCAMINARSE• EDUCACIÓN CONTINUA• ENSEÑAR – APLICAR LO QUE

APRENDO

En una frase decía Henry Ford: Tanto si piensas que puedes como si piensas que no puedes, de cualquier modo estás en lo cierto.

• CUERPO• MENTE

• CORAZÓN • ESPÍRITU

INSPIRACIÓNCuando estamos inspirados por una intención grande y por algún proyecto extraordinario, todos los pensamientos rompen barreras, la mente trasciende las limitaciones, la consciencia se expande a todos las direcciones y nos encontramos en un mundo nuevo, grandioso y maravilloso.

Si realizas una labor con un profundo deseo, Dios trabajará contigo y hará tanto por ti como tú hagas para manifestarte con él.

Las personas inspiradas sienten un llamado a actuar aunque estemos inseguros de nuestras metas o logros, puede insistirnos a que vayamos a algún sitio, que conozcamos a alguien, a ser parte de una causa, a expresarnos, a crear.

Jesús Dijo: “Si quieres ser como yo, te ayudaré, pues sé que somos semejantes. Pero si quieres ser diferente, esperaré a que cambies de opinión.”

Atributos del servicio:

Eficiencia, precisión. Uniformidad, constancia.

Receptividad, accesibilidad. Confiabilidad. Competencia y

capacidad. Cortesía, cuidado,

entrenamiento. Seguridad.

Satisfacción y placer.

Qué son los servicios?

VOCACIÓN DE SERVICIO

Si desea hablar con la secretaria, marque 01, si desea un servicio administrativo, marque 02, si quiere conocer el precio de un producto o servicio marque 03….

1. Competencia clave de la organización . Es un dominio prioritario

2. Intangibles.3. Personalizados.4. Involucran al cliente.5. Se producen según demanda- No pueden ser

manufacturados o producidos antes de entregarse.6. No pueden ser guardados o almacenados7. No pueden ser inspeccionados ni probados previamente.8. Son producidos y consumidos al mismo tiempo9. Es una inversión importante que genera beneficios.10.Es más fácil conservar los clientes que buscar nuevos.11.La calidad proviene del equipo que ofrece su aptitud.

A través de los servicios que prestamos podemos expresar nuestros talentos y valores, darle significado, asumir retos.

VOCACIÓN DE SERVICIO

1. Tenerle confianza y generarla en él. Esforzarse por empatizar con el cliente

2. Ofrecer innovación, competitividad y calidad.3. Demostrar conocimiento y responsabilidad. Darle valor al servicio o

producto que ofrecemos. Ser coherentes, estar alineados con la misión de la empresa.

4. Mantener el espíritu de colaboración.5. Saber negociar 6. Ofrecer un precio pero le agrego otros beneficios. Ganar – Ganar.7. Ofrecer oportunidades, regateo.8. Networking.9. Aprende aptitudes, empatía, neurolingüistica.10. Fidelizar con el cliente. La segunda venta.11. Comunicar, motivarlos, proyectarlos, ofrecer una imagen positiva.12. Ofrecer calidad de servicio, asumir riesgos, proponer soluciones.

Atención al cliente

VOCACIÓN DE SERVICIO

Cada proyecto siempre tiene un montón de retos el compromiso es quedar con bien con el cliente.Manténgase alerta para ofrecer algo más allá al cliente. Escuche lo que dice.

Sea amableAproveche la oportunidad para agregar valor al servicio.

1. Tenerle confianza y generarla en él. Esforzarse por empatizar con el cliente2. Ofrecer innovación, competitividad y calidad.3. Demostrar conocimiento y responsabilidad. Darle valor al servicio o

producto que ofrecemos. Ser coherentes, estar alineados con la misión de la empresa.

4. Mantener el espíritu de colaboración.5. Saber negociar 6. Ofrecer un precio pero le agrego otros beneficios. Ganar – Ganar.7. Ofrecer oportunidades, regateo.8. Networking.9. Aprende aptitudes, empatía, neurolingüistica.10. Fidelizar con el cliente. La segunda venta.11. Comunicar, motivarlos, proyectarlos, ofrecer una imagen positiva.12. Ofrecer calidad de servicio, asumir riesgos, proponer soluciones.

Atención al cliente

Momentos de la Verdad

• El saludo• La invitación a

atenderle• Una llamada

telefónica• Una cara amable• Una respuesta

eficiente

Los momentos de la verdad son una serie de detalles que el cliente mide y valora.Es el momento en que el cliente se pone en contacto con nuestros servicios.

• Una sonrisa• La rapidez para resolver

un problema• El tono de voz• El agradecimiento• La despedida

EMPRENDIMIENTO

Es la capacidad que tiene una persona para hacer un esfuerzo adicional por alcanzar una meta u objetivo.VALORES DEL EMPRENDEDOR: optimista, sentido de la oportunidad, capacidad para enfrentarse a los problemas, colaboradores, hacer ambientes inteligentes.

Crear nuevas competencias, aprender a aprender.

El fin último de todo, es la fecilidad:Pasarla bien, brindar y tener una agradable y vinculante relación social, emprender, sentir que nos adueñamos de nuestra vida, disfrutar la vida, tener responsabilidad y ética.

Para emprender negocios necesitamos pasión y compromiso para guiar a otros en la prosecución de dicha visión.

La idea de conseguir un empleo en los actuales momentos, ya no es motivante por lo que algunas personas buscan otras alternativas como el emprendimiento empresarial.

• Tener ideas claras

• Capacidad, Vocación de servicio.

• Conocer el trabajo. Defender la idea.

• Tener ganas. Ser apasionado.

• Dinamismo

• Trabajar ordenadamente

• Perseverancia. Trabajo continuo.

• Hacer cada vez mejor las cosas

• Adaptación al cambio de las condiciones del entorno

• Trabajo y evaluación

• Reconocimiento del éxito.

• No hay fórmulas.

TRABAJO EN EQUIPOTRABAJO EN EQUIPO

COMPARTIR UNA VISIÓN• Conocer el futuro grupal e individual. • Cómo va a ser, pensar, sentir y actuar

cuando cumpla su misión. Saber de qué se trata.

• Aceptarla e internalizarla.• Acordar valores centrales compartidos

CREAR EXPECTATIVAS DE PARTICIPACIÓN

• La no-participación característica inaceptable.

• Importancia de la participación de cada integrante.

COMPARTIR LA INFORMACIÓN

Todos los integrantes tienen acceso a la información, conocimientos y las destrezas necesarios para cumplir oportuna y efectivamente su misión.

ACLARAR SIGNIFICADOS

Acordar el significado de la información para contextualizarla y convertirla en conocimientos.

Sintonía de mentes

ENFOCAR LAS REUNIONES Permiten transmitir información, motivar, generan creatividad e ilusión por el trabajo. Deben ser planificadas y desarrolladas según normas.Se debe llevar a cabo lo acordado.

APROVECHAR LA DIVERSIDAD Reconocer que las diferencias favorecen la sinergia.Requiere desarrollar habilidades tales como:∙ La Negociación∙ La Asertividad∙ La Empatía∙ El Liderazgo.∙ Buen humor

Establecer enlaces entre personas que pueden ser autoridades, clientes, proveedores.Definir programas para realizar eventos según solicitud del cliente. Hacer informe, briefing o lista de chequeo.

Recibir al cliente, escucharle, acordar aspectos generales del evento.Coordinar y ejecutar visitas guiadas.

Reservar lugares e instalaciones, contratar servicios, gestionar alojamientos, traducciones, sonido, ornamentos, regalos corporativos, servicios de restaurantes y cathering y festejo.

Fungir como maestro de ceremonias, guía o edecán. Solucionar problemas de logística.Coordinar las funciones que realiza el resto del equipo a su cargo.

Atender la distribución de los espacios, en lo que se refiere a: decoración y mobiliario, sonido e iluminación, área de fotografía, Contratar animación.

Realizar invitaciones, confirmar asistentes, Seleccionar conferencistas, ponentes, entre otros.Elaborar informes periódicos

En marcha con los

Primer Hábito: Ser proactivo. Ante cada estímulo del medio ambiente tenemos la habilidad de decidir la respuesta que queremos dar.

Segundo Hábito: Empiece con un fin en mente. Debemos tener objetivos precisos a los cuales acercarnos.

Tercer Hábito: Establezca primero lo primero. Distribuir nuestro tiempo sobre la base de prioridades.

Quinto Hábito: Procure primero comprender y después ser comprendido. Este hábito trata de ponerse primero en el lugar del otro.

Sexto Hábito: La sinergia. Trabajo en equipo.

Cuarto Hábito: Pensar en Ganar-Ganar. Interacciones con otros seres humanos deben ser de mutuo beneficio.

Séptimo Hábito: Afile la sierra. Dedicar un breve espacio de nuestra vida a mejorar nuestras condiciones físicas e intelectuales mediante el ejercicio físico y el estudio.

Comprometerse

Actuar

Aprender