CONCEPTUALIZACIÓN Y GENERALIDADES SOBRE PROYECTOS

La generación de ideas es el inicio para desarrollar proyectos valiosos, por ello, lo primero que debe hacerse es una lista de ideas sobre los proyectos que son potenciales en la empresa o, bien, que pueden dar solución a la necesidad o problemática identificada. Existen múltiples definiciones del concepto de proyecto, dependiendo del enfoque que se enfatiza, por ejemplo, sus productos finales o sus procesos, a continuación se muestran algunas: "Conjunto de actividades con un inicio y fin determinados y que obtiene un

producto final calificable y cuantificable". "Un esfuerzo consciente e intencional para crear un producto o servicio único". “Es un esfuerzo único, complejo y no rutinario limitado en tiempo, costo, recursos

y especificaciones de desempeño diseñado para cumplir con los requerimientos del cliente”. Project Management Institute.

Conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas que presenta la asignación de recursos a una determinada iniciativa.

Conjunto coherente e integral de actividades orientadas al logro de objetivos, a partir de unos recursos disponibles.

Propuesta ordenada de acciones que pretende la solución o reducción de la magnitud de un problema que afecta a un individuo o a un grupo, en la que se plantea el tamaño, características, tipos y períodos de los recursos requeridos, dentro de las limitaciones técnicas, sociales, económicas y políticas en las que se desenvolverá.

IMPORTANCIA DE UN PROYECTO Facilita a las empresas el análisis de las posibilidades y beneficios que se obtendrán

al ampliar las instalaciones existentes, modificar los procesos utilizados, fabricar productos, prestar nuevos servicios, montar nuevas plantas, abrir sucursales, etc.

Posibilita la identificación, análisis y selección de alternativas de solución adecuadas a necesidades o problemas específicos.

Puede determinar la viabilidad y la factibilidad que tiene una alternativa de solución para atender una oportunidad o necesidad determinada.

Permite demostrar las bondades de la alternativa de solución ante inversionistas,

organismos de crédito y financiamiento, instituciones de fomento, fundaciones para el desarrollo de determinadas actividades, y en general, ante aquellas entidades y personas que puedan financiarlo.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS

Se presentan diferentes clasificaciones así: Según su carácter: Los proyectos se pueden clasificar en: Sociales. Cuando la decisión de realizarlo no depende de que los consumidores o usuarios potenciales del producto, puedan pagar íntegramente o individualmente los precios de los bienes o servicios ofrecidos, que cubrirá total o parcialmente la comunidad en su conjunto, a través del presupuesto público de sistemas diferenciales de tarifas o de sus subsidios directos. Financiero. Cuando su factibilidad depende de una demanda real en el mercado del bien o servicio a producir, a los niveles del precio previsto. En otros términos, cuando el proyecto solo obtiene una decisión favorable a su realización si se puede demostrar que la necesidad que genera el proyecto esta respaldad por un poder de compra de la comunidad interesada. Según el sector de la economía al cual están dirigidos: Los Proyectos pueden ser: Agropecuarios. Dirigidos al campo de la producción animal y vegetal; las actividades pesqueras y forestales; y los proyectos de riego, colonización, reforma agraria, extensión y crédito agrícola y ganadero, mecanización de faenas y abono sistemático. Industriales. Comprenden los proyectos de la industria manufacturera, la industria extractiva y el procesamiento de los productos extractivos de la pesca, de la agricultura y de la actividad pecuaria. De infraestructura social. Dirigidos a atender necesidades básicas en la población, tales como: Salud, Educación, Recreación, Turismo, Seguridad Social, Acueductos, Alcantarillados, Vivienda y Ordenamiento espacial urbano y rural. De infraestructura económica. Se caracterizan por ser proyectos que proporcionan a la actividad económica ciertos insumos, bienes o servicios, de utilidad general, tales como:

Energía eléctrica, Transporte y Comunicaciones. Incluyen los proyectos de construcción, ampliación y mantenimiento de carreteras, Ferrocarriles, Aeropuertos, Puertos y Navegación; Centrales eléctricas y sus líneas y redes de transmisión y distribución; Sistemas de telecomunicaciones y sistemas de información. De servicios. Se caracterizan porque no producen bienes materiales. Prestan servicios de carácter personal, material o técnico, ya sea mediante el ejercicio profesional individual o a través de instituciones. Dentro de esta categoría se incluyen los proyectos de investigación tecnológica o científica, de comercialización de los productos de otras actividades y de servicios sociales, no incluidos en los proyectos de infraestructura social. Según el objetivo: Se presenta la siguiente clasificación: Proyectos de Producción de Bienes. Pueden ser: Primarios. (Extracción) Agrícolas, Pecuarios, Mineros, Pesqueros o Forestales. Secundarios. (Transformación) Bienes de consumo final, intermedios o de capital. Proyectos de Prestación de Servicios. Pueden ser: De Infraestructura Física (en estos se incluyen los transportes, las comunicaciones, el riego y la recuperación de tierras, la energía eléctrica, el saneamiento y las urbanizaciones); de Infraestructura Social (comprende la Salud, la educación y la Vivienda y la organización social - administración pública y seguridad nacional); y, otros servicios (se incluye la distribución, el financiamiento, la información y el esparcimiento). Proyectos de Investigación. Se divide en dos: Investigación en Ciencias (pueden ser ciencias exactas, naturales o sociales) y, de Investigación Aplicada (puede estar relacionada con recursos naturales, con procesos de transformación (tecnología) o con procesos de decisión (organización). Según el Ejecutor: Los proyectos pueden ser: Públicos. Son proyectos ejecutados por entidades del gobierno y con presupuestos de inversión pública. Normalmente apuntan al mejoramiento de la salud, la educación, la vivienda, el transporte, etc., y son formulados con base en los planes y programas de desarrollo económico-social que preparan los diferentes niveles de la administración pública. Privados. Son proyectos preparados y ejecutados por personas naturales o jurídicas con recursos privados o de crédito, buscando siempre las mejores oportunidades de inversión

y la mejor rentabilidad. Mixtos. Son proyectos promovidos y ejecutados coordinadamente entre el sector público y privado, a través de las denominadas empresas de economía mixta. Según su Área de Influencia De acuerdo con su área de Influencia: los proyectos se clasifican en: Proyectos Locales Proyectos Regionales Proyectos Nacionales Proyectos Multinacionales Según su Tamaño: los proyectos se clasifican en: Proyectos Pequeños Proyectos Medianos Proyectos Grandes o Macroproyectos.

PROYECTOS

SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA

AL QUE ESTÁN DIRIGIDOS

PROYECTOS SEGÚN SU CARACTER

PROYECTOS SEGÚN EL OBJETIVO

PROYECTOS SEGÚN EL EJECUTOR

PROYECTOS SEGÚN SU ÁREA DE

INFLUENCIA

PREYECTOS SEGÚN SU TAMAÑO

Agropecuarios Sociales Proyectos de

producción de bienes

Públicos Locales Pequeños

Industriales Financieros Proyectos de Prestación de

Servicios Privados Regionales Medianos

De infraestructura social

Proyectos de Investigación

Mixtos Nacionales Grandes

De infraestructura económica

Multinacionales Macroproyectos

De servicios

“La clasificación clara y precisa de un proyecto facilita su financiación”

ALGUNAS CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS

Los proyectos tienen ciertas características que los hacen diferentes del trabajo que

constituye la operación normal de los negocios:

- Principio y fin - Objetivo claro - Líder y equipo de Trabajo - Involucra varias áreas, departamentos y profesionistas de la organización - Requerimientos específicos de tiempo, costo u desempeño

Todos los proyectos tienen características básicas que se comparten en cualquiera de las

disciplinas en las que se desarrollan, por ejemplo:

Principio y Fin. Todos los proyectos deben tener una fecha de inicio y una de terminación, que al no cumplirse crean la sensación de estar realizando proyectos interminables o fuera de control. Esto no quiere decir que la fecha de terminación deba estipularse al inicio del proyecto sino que debe estimarse de acuerdo al avance del proyecto y a medida de que se soluciona la incertidumbre inherente que existe en los proyectos

La característica que determina la satisfacción del cliente es el cumplimiento de sus requerimientos que se reflejan en los objetivos claros del proyecto, y que son necesarios para planear las actividades y coordinar su desarrollo.

Los proyectos son desarrollados por un grupo de personas que son coordinadas y dirigidas por un líder de proyecto y un administrador del mismo. El líder es el responsable del desempeño técnico del proyecto mientras que el administrador del proyecto asegura la calidad y el cumplimiento de todos los factores de éxito, incluyendo los entregables.

El administrador del proyecto realiza actividades de coordinación de un equipo multidisciplinario, que proviene de varias áreas de la organización y que en ocasiones se encuentra físicamente disperso y trabajando en varios proyectos a la vez.

La diferencia entre un proyecto y un trabajo radica en que el proyecto realiza actividades que generan un producto no realizado anteriormente, ya que aun siendo un producto similar, las condiciones de tiempo, equipo de proyecto, herramientas y condiciones generales lo hacen distintivo.

Por ejemplo, cuando se construye una serie de casas con las mismas características y planos de construcción, cada una de ellas es un proyecto diferente por las condiciones del terreno, el grupo de personas que lo construyen, las condiciones climáticas, el flujo de efectivo asignado y el cliente

El desarrollar un proyecto mediante una metodología estructurada de proyectos implica analizar no solo el producto final sino todos los factores de éxito, como el tiempo, el costo y la satisfacción de los miembros del equipo participante que al terminar, seguirá participando en nuevos proyectos en los que aplicará el aprendizaje adquirido en la disciplina y en los procesos administrativos

Los proyectos difieren de la operación normal de un negocio por lo que es importante

que se evalúe bien si lo encomendado se trata de un proyecto.

Cuando no se hace esta distinción el proyecto no tendrá éxito ya que ambos tienen

características administrativas particulares que hacen que existan diferencias en la

evaluación de sus logros. Por ejemplo, si se habla del mantenimiento de software:

Si este es preventivo, como instalar un antivirus en todas las computadoras del departamento de compras, puede tratarse como un proyecto ya que tiene principio y fin, un objetivo claro y un equipo de trabajo. Si se tratara de un mantenimiento correctivo en el que un grupo de

personas atiende una oficina para resolver los problemas requeridos en la organización, se está realizando un trabajo, una operación normal

Dado que el éxito de un proyecto puede medirse de una manera cualificable y cuantificable, se considera un resultado exitoso si cumple con lo siguiente:

Para que se logren los factores de éxito se requieren ciertos conocimientos y habilidades, por ejemplo, para generar un producto final que exceda las expectativas del cliente debe conocerse ampliamente la disciplina. Una casa la construye un Ingeniero civil que conoce las metodologías de construcción, al igual que un sistema computacional, requiere conocimientos en desarrollo de software, bases de datos y múltiples tópicos de la disciplina.

Sin embargo, dado que el éxito del proyecto involucra otros factores, en este curso se enfatizan las habilidades administrativas y las herramientas e instrumentos que permiten controlar las variables durante la planeación y la coordinación del proyecto.

EL PROYECTO COMO PROCESO

Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.

“El estudio de un proyecto como proceso tiene dos grandes etapas: la preparación en donde se definen las condiciones que inciden en el aspecto financiero y la evaluación en donde se busca determinar la rentabilidad o beneficio social de la inversión de proyecto. En la etapa de preparación se distinguen dos fases:

1. Recopilación de información en asuntos de mercadeo y comercialización, técnicos y organizacionales y,

2. Sistematización, en donde se procesan todos los datos, hechos, observaciones, etc., en un estudio financiero que permita la toma de decisiones de la gerencia o el equipo del proyecto. La etapa de evaluación utiliza metodologías diversas dependiendo del enfoque o el interés del análisis final del proyecto ya sea del

PROYECTO

REC

OP

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R IN

FOR

MA

CIÓ

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CIÓ

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ESTUDIO

DE

MERCADO

ESTUDIO

ORGANIZA

CIONAL

ESTUDIO

TÉCNICO

ESTUDIO

FINAN

CIERO

PREPARACIÓN

empresario o del Estado.

Es conveniente aclarar que el objetivo de una investigación permite obtener información para tomar decisiones sobre el desarrollo y gestión de una comunidad, y, el objetivo de un proyecto de desarrollo indica una peta particular, como puede ser la de proporcionar determinado servicio o realizar una obra de infraestructura.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.

FASE PREOPERATIVA FASE OPERATIVA

ESTADO PRE-INVERSIÓN ESTADO INVERSIÓN D

E

C

S

I

Ó

N

I

N

V

E

R

S

I

Ó

N

IDENTIFICACIÓN

FORMULACIÓN

Pre-factibilidad

Factibilidad

Idea

Perfil

DISEÑO DEFINITIVO

Funcionamiento

OPERACIÓN

ESTADO OPERACIÓN

EJECUCIÓN

PREPARACIÓN EJECUCIÓN

VIDA ÚTIL

HORIZONTE

EVALUACIÓN EXPOST EVALUACIÓN EXPOST

EVALUACIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO

Por lo visto en la anterior gráfica los proyectos tienen tres estados: Pre-inversión, inversión y operación y cinco procesos: formulación, ejecución, operación y evaluación. Los estudios que se desarrollan son: perfil, pre-factibilidad, factibilidades, administración de ejecución y administración de la operación. La evaluación es un proceso de mejoramiento continuo que se hace durante toda la vida del proyecto de dos formas: exante y expost. El estudio de perfil utiliza la metodología de lluvia de ideas, mesas de trabajo, análisis de expertos, red de pertinencia, árboles de decisiones y matriz de prioridades para cumplir con las actividades de identificación de necesidades, organización y evaluación preliminar y análisis de planes de desarrollo que permita decidir sobre archivar el proyecto, rechazarlo u ordenar estudio de prefactibilidad. El estudio de prefactibilidad utiliza la metodología de análisis de sensibilidad, investigaciones especiales, criterios de evaluación para cumplir con las actividades de estudios socioeconómicos, análisis de mercados, tamaño y localización, organización administrativa, evaluación técnica, económica y financiera que permita decidir sobre rechazar el proyecto, reestudiarlo, aplazarlo, escoger una sola alternativa u ordenar el estudio de factibilidad. El estudio de factibilidad utiliza metodologías aplicadas de investigación social, muestreo, ingeniería de detalle, informática, métodos de transporte, programación lineal, teoría de probabilidades para cumplir con las actividades de análisis de alternativas, tamaño óptimo, estudio financiero, organización del proyecto, mercadeo y comercialización, viabilidad técnica, disponibilidad de recursos y plan de ejecución que permita decidir sobre aprobar el proyecto, postergarlo, modificarlo u ordenar su diseño definitivo. La evaluación exante hace estudios financiero, económicos, sociales, ambientales, administrativos utilizando metodologías como flujos de caja, costos de oportunidad, análisis financiero, valor presente neto, tasa interna de retorno, relación beneficio – costo, etc. Para definir pertinencia, eficiencia, eficacia e impacto social y así rechazar o confirmar un proyecto. La administración de la ejecución utiliza metodologías de técnicas de planeación, investigación de operaciones, sistemas de información gerencial, desarrollo de habilidades gerenciales, negociación y contratación, transferencia de tecnología, etc. para cumplir con actividades de movilización de recursos, determinación de cursos de acción y verificación del cronograma general y la matriz de responsabilidades del proyecto.

La administración de la operación se encarga de capacitar al personal, calidad en el servicio, sinergia, gerencia estratégica e indicadores de gestión para proveer el servicio generado por el proyecto, solucionar necesidades, impulsar el mejoramiento continuo para fortalecer u proyectar alianzas afines para beneficio de la comunidad o del país. La evaluación expost hace estudios financieros, técnicos, económicos, sociales y de impacto para hacer seguimiento y retroalimentación para ampliar, parar o continuar el proyecto según el comportamiento integral del mismo” 1. Este análisis permite mejorar la formulación de proyectos futuros. Los indicadores usados en este ciclo son:

_____________________

1. PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer. “Los proyectos: la razón de ser del presente”, 2006. ECOE Ediciones Colección Textos Universitarios.

Segunda Edición Ampliada. Páginas. 31 – 34.

ETAPAS TÍPICAS DE UN PROYECTO

Según el Administrador de Empresas y escritor Jorge Eliécer Prieto Herrera, “de manera figurada, existen unas etapas que suelen suceder en algunas organizaciones a la hora de realizar un proyecto”, ellas son:

1. Aceptación inmediata: todos dicen sí, claro.

2. Entusiasmo salvaje: sólo se habla del proyecto.

3. Primeras desilusiones: el proyecto comienza a tener dudas.

4. Confusión total: nadie sabe en qué etapa va el proyecto.

5. Mamagallismo incontrolado: la gente usa el proyecto para bromas.

6. Búsqueda de los culpables: se conocen los responsables del fracaso pero se sanciona a otros.

7. Castigo a los inocentes: se conoce los responsables del fracaso pero se sanciona a otros.

8. Terminación inexplicable: el proyecto no va más. 9. Promoción de los que no participaron: no hicieron nada pero escalaron

posiciones. 10. Ejecución de un proyecto diferente: con sorpresa se hace otro proyecto que nadie

sabía.

PARÁMETROS BÁSICOS DE UN PROYECTO “Existen tres parámetros básicos en el estudio e proyectos, ellos son: calidad, costo y tiempo. Un proyecto bien manejado es aquel que se termina con el nivel de calidad especificado (calidad) en o antes del plazo fijado (tiempo) y dentro del presupuesto asignado para el mismo (costos).

Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.

OBJETIVOS DEL

PROYECTO

ALCANCE

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL CRONOGRAMA

PROGRAMA RECURSOS

ESTRATEGIA NIVELES DE

DESEMPEÑO

FLUJO DE FONDOS COSTO

TIEMPO

CALIDAD

COSTOS

La clave para asegurar el éxito es que desarrolle sus habilidades técnicas (las cosas), sus habilidades humanísticas (la gente) y sus habilidades conceptuales (la organización) en beneficio de los clientes o de la comunidad definida en el proyecto”2. _____________________

2. PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer. “Los proyectos: la razón de ser del presente”, 2006. ECOE Ediciones Colección Textos Universitarios.

Segunda Edición Ampliada. Página. 35.

HORIZONTE DE UN PROYECTO

Un proyecto debe estar acotado en términos del principio y el fin del mismo. El final de un proyecto se alcanza cuando se cumplen los objetivos.

El diagrama representa un primera fase que corresponde a los estudios previos antes de haber tomado la decisión de invertir; La segunda fase representa la ejecución o tiempo en el que se realizan las inversiones requeridas; la tercera corresponde a la fase de operación donde se generan los ingresos y costos del proyecto; la cuarta se da cuando se liquida la empresa (proyecto) porque los resultados obtenidos son antieconómicos e inconvenientes (pérdidas y efectos negativos). De acuerdo con la duración del proyecto se dividen en blandos (inversiones relativamente pequeñas y horizonte a corto y mediano plazo) y duros (grandes y complejas inversiones, su horizonte es a largo plazo).