INSTITUTO CENTROAMERICANO DE...
105
INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ICAP PROGRAMA DE MAESTRÍA NACIONAL EN GERENCIA DE LA SALUD ANÁLISIS DEL IMPACTO ECONÓMICO GENERADO POR EL VENCIMIENTO DE MEDICAMENTOS EN EL SERVICIO DE FARMACIA, ÁREA DE SALUD SANTA ROSA DE POCOSOL, PERIODO SETIEMBRE 2012- AGOSTO 2013 Tesis sometida a la consideración del Tribunal Examinador del Programa de Postgrado en Gerencia de la Salud para optar al Título de Magister Scientiae en Gerencia de la Salud ALUMNAS Kristel Arana Madrigal María Yunieth Bonilla Rojas San José, Costa Rica Marzo, 2014
Transcript of INSTITUTO CENTROAMERICANO DE...
INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ICAP
PROGRAMA DE MAESTRÍA NACIONAL EN
GERENCIA DE LA SALUD
ANÁLISIS DEL IMPACTO ECONÓMICO GENERADO POR EL VENCIMIENTO
DE MEDICAMENTOS EN EL SERVICIO DE FARMACIA, ÁREA DE SALUD
SANTA ROSA DE POCOSOL, PERIODO SETIEMBRE 2012- AGOSTO 2013
Tesis sometida a la consideración del Tribunal Examinador del Programa de
Postgrado en Gerencia de la Salud para optar al Título de
Magister Scientiae en Gerencia de la Salud
ALUMNAS
Kristel Arana Madrigal
María Yunieth Bonilla Rojas
San José, Costa Rica
Marzo, 2014
i
ii
Agradecimientos
Dios es la fuerza suprema que nos permite cumplir nuestros sueños, incondicional
en nuestras vidas y únicamente es por su voluntad que hoy logramos concluir
esta meta. Infinitas gracias a Él por darnos los medios para subir un escalón
académico más.
Sin duda nuestras familias, tienen grandes méritos en este proceso, por ellas
somos mejores personas y mejores profesionales. Gracias por siempre darnos
apoyo y compresión ante este gran sacrificio.
Gracias a los compañeros de estudio, aunque hoy no son parte de este proyecto
final, fueron elementales durante el proceso para lograr estar aquí, el impulso y la
ayuda en un arduo camino.
Agradecemos a los profesores que con su dedicación y conocimiento dieron un
aporte invaluable a esta maestría.
Todo es por ustedes, gracias por tanto apoyo.
Kristel y Yunnieth.
iii
Dedicatoria
Dios es el merecedor de este y todos nuestros logros, es por esta razón que le
dedicamos este nuevo éxito, por ser nuestra guía y fuente de sabiduría.
Indiscutiblemente a nuestras familias, por estar siempre para nosotras, por la
tolerancia, la paciencia y el amor con que siempre nos dan lo mejor de sí.
A mi novio de maestría, hoy mi esposo Gustavo, por estar en mi vida y ser parte
elemental en este proceso desde el primer momento, por apoyarme y comprender
las diversas situaciones que se presentaron, y con tanto amor esperar el final de
este proyecto para iniciar otro aún mayor, nuestra vida juntos.
A mis padres Gerardo Bonilla y Clareth Rojas, porque gracias a ellos y sus
sacrificios han hecho de mí una mejor persona y me han permitido llegar donde
me encuentro hoy. A mi novio, Maikol, por todo el apoyo y paciencia durante este
tiempo. Gracias por todo. Los amo.
Así también, a todas las personas que nos apoyaron y colaboraron para alcanzar
el Magister.
Todos y cada uno fueron piezas claves. Con cariño,
Kristel y Yunnieth
iv
RESUMEN EJECUTIVO
Los medicamentos cumplen un papel imprescindible, en el equilibrio del binomio salud – enfermedad. El esfuerzo para mantener este equilibrio requiere de una inversión económica considerable en medicamentos. En Costa Rica, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS); es la encargada de la logística para la adquisición, almacenamiento, conservación y distribución de los medicamentos; utilizando para ello los almacenes a nivel central y regional y la red de almacenes locales adscritos a los Servicios de Farmacia. Dado el alto costo, de estos medicamentos, la CCSS implementó las Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución (BPAD); un conjunto de normas básicas para regular el almacenamiento, distribución y transporte que deben cumplir los almacenes de importación, distribución, transporte, dispensación y expendio de productos farmacéuticos y afines; con el propósito de garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los productos y su trazabilidad a lo largo de la cadena de abastecimiento. No obstante que todo producto farmacéutico tiene una fecha de fabricación y una de caducidad, que indican el fin de su vida útil y por tanto exigen su retiro, estos continuan en ocasiones en bodega, convirtiéndose en una pérdida económica para la institución aunado a problemas con la ocupacion de espacio físico y por otra, provocando costos y recursos de inversión en su debida destrucción. Dada la problemática se decidió realizar, en el Servicio de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, una investigación basada en el análisis del impacto económico generado por el vencimiento de medicamentos, analizando el sistema de control de inventarios utilizado en los despachos, en el periodo comprendido entre setiembre 2012 y agosto 2013. Para lo cual se identificaron y analizaron las gestiones que se realizan para minimizar la cantidad de medicamentos a vencer, fundamentando el análisis en cómo se manejan los inventarios, los procesos de abastecimiento y los controles establecidos en los despachos de farmacia de esta unidad programática. Para lograr el propósito planteado, se visitó el Servicio de Farmacia en estudio donde se realizó la contabilización de costos utilizando reportes y fórmulas del Sistema Integrado de Farmacias (SIFA) y los análisis pertinentes, a fin de obtener datos de pérdidas y así recomendar las estrategias propicias que faciliten y disminuyan la cantidad de medicamentos vencidos. El estudio permitió determinar, de acuerdo con los datos proporcionados por el Departamento de Presupuesto y Administración del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol; que en promedio los costos de la adquisición de los medicamentos son de ₡12,831,263.71. En tanto que las salidas de los medicamentos del Servicio de Farmacia del Área de Salud en estudio, de acuerdo con los datos obtenidos de los cupones despachados (recetas), entre los 18 mil y 25 mil cupones datos que contemplan la Farmacia Sede y Farmacias de EBAIS desconcentrados, obteniendo así una producción promedio mensual de 22 861 cupones. No obstante como profesionales que laboran actualmente en la CCSS y respaldadas en las notas de ajuste y actas de destrucción de medicamentos por vencimiento realizadas mensualmente en las Farmacias del Area de Salud Santa Rosa, es que se entiende que
v
los medicamentos vencidos constituyen una problemática con impacto económico durante el periodo analizado en esta investigación. Por esta razón se particulariza el comportamiento de los medicamentos vencidos en relación al tipo de fármaco, cantidad y presentación, así como las pérdidas económicas generadas por la caducidad de estos. Se determinó que para los meses de diciembre 2012 y mayo 2013, no hubo registro de medicamentos vencidos por parte tanto del personal de la Farmacia Sede, de las Farmacias de EBAIS desconcentrados ni del Jefe de Proveeduría. Además, se aprecia que el mes donde se dio una menor pérdida económica por medicamentos fue en el mes de agosto 2013 con ₡9,663.58 colones, debido a que tanto la cantidad como el valor monetario de los medicamentos vencidos durante ese mes fueron muy bajos, confirmando así la efectividad del Sistema Integrado de Farmacia (SIFA). Así como también un gasto máximo de ₡ 222 130.34 colones, generado en el mes de julio 2013. El costo económico generado por el vencimiento de medicamentos, en el periodo de estudio, fue de ₡ 833 299,56 colones En la presentación farmacéutica de frascos representan una pérdida económica de ₡399 465.96, correspondiente el 48 % de la pérdida total por medicamentos vencidos. La presentación de tabletas representaron una pérdida económica de ₡ 222 213.58 colones, es decir un 27 % del total percibido; como ejemplos de estas encontramos antibióticos. Seguidamente se encontró que las ampollas representaron una pérdida ecónomica de ₡ 132 631.83 colones representando el 16 % del total del gasto. La mayoría de los medicamentos vencidos dentro de esta presentación se encuentran dentro de los utilizados en carro de paro o bien para pacientes que ingresan en alguna condición de emergencia, y debido al nivel de atención en salud no se atienden tan seguido estos casos, impidiendo el uso regular de dichos medicamentos. En tanto que los supositorios se obtuvo un gasto de ₡70 734.33 colones, representando el 8 % del gasto total de medicamentos vencidos en el periodo de estudio, monto que no deja de ser despreciable en gasto percibido. Por último se encontró las crema, sobres y otros con ₡ 8 253.86 colones representando solamente el 1% del total del gasto por productos farmacéuticos vencidos. Establecidos los montos económicos, considerados como pérdida, se procedió a determinar las gestiones que se desarrollan en los despachos para aminorar las mismas, encontrándose principalmente: 1. El uso de inventarios selectivos, es decir la elaboración diaria del inventario físico cotejado con la existencia en el Sistema SIFA, lo que permite no sólo verificar si existen faltantes y sobrantes de inventario, si no la revisión exhaustiva de las fechas de vencimiento de los productos, con el fin de garantizar a fin de mes haber realizado un ciclo de inventario completo en el despacho 2. Identificación de medicamentos próximos a vencer, esta accion se desarrolla como actividad complementaria el inventario selectivo mensual. Con el que se identifican los productos con fecha de caducidad más próxima y una vez seleccionados, son marcardos con flechas de color en la cajas correspondientes ubicadas en la estantería del despacho. 3. Elaboración Notas de Ajuste; se elaboran una vez que el producto caduca y debe de ser retirado tanto físicamente del despacho como contablemente del SIFA, para garantizar tanto existencias reales de los códigos, como evitar errores de dispensación por dar al usuario un producto vencido que aún se encontrará en estantería, caso particular en los despachos. 4. Modelo de inventario utilizado: El modelo de inventario utilizado (PEPS) se utiliza para determinar que el producto despachado es el primero en expirar 5. Proceso de Abastecimiento; consiste en los procesos utlizados para los pedidos mensuales y extrapedidos que realiza el Almacén Local al ALDI.
vi
Posteriormente se procedió a elaborar una plan de acción dirigido al Servicio de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, para identificación oportuna y disminución del vencimiento de los medicamentos. El mismo se elaboró a partir de la normativa vigente al respecto en la CCSS. Finalmente, se elaboraron las conclusiones y recomendaciones, que aunque inicialmente están dirigidas al Servicio de Farmacia, del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, especialmente las recomendaciones podrían ser utilizadas por la CCSS, para ser aplicados en otras Áreas de Salud.
vii
TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ............................................................................................................ 4
MARCO CONTEXTUAL ...................................................................................... 4
1.1 Antecedentes ................................................................................................. 4
1.1.1 Antecedentes Internacionales ................................................................. 4
1.1.2 Antecedentes Nacionales ........................................................................ 9
1.1.3 Antecedentes Locales ........................................................................... 16
1.2 Descripción general del lugar en que se hará la investigación .................... 17
1.2.1 Definición del Servicio de Farmacia ...................................................... 17
1.2.1 Políticas generales del Servicio de Farmacia ........................................ 17
1.2.3 Misión .................................................................................................... 18
1.2.4 Visión .................................................................................................... 18
1.2.5 Ubicación Geográfica ............................................................................ 18
1.2.6 Valores .................................................................................................. 21
1.2.7 Funciones del Servicio de Farmacia ..................................................... 22
1.2.8 Recursos Humanos ............................................................................... 22
1.3 Estructura Organizativa ............................................................................... 23
1.3.1 Organigrama General del Área ............................................................. 23
Figura 2. Organigrama Área de Salud Santa Rosa Pocosol .......................... 23
1.3.2 Organigrama Estructural del Servicio de Farmacia ............................... 24
1.4 Problema ..................................................................................................... 25
1.5 Justificación ................................................................................................. 25
1.6 Objetivos .................................................................................................. 27
1.6.1 Objetivo General ................................................................................... 27
1.6.2 Objetivo Específicos .............................................................................. 27
1.7 Alcances y limitaciones ................................................................................ 28
CAPITULO II ......................................................................................................... 31
MARCO TEÓRICO ................................................................................................ 31
2.1 Causas de Vencimiento de medicamentos .................................................. 31
viii
2.2 Control de Inventarios .................................................................................. 33
2.3 Dispensación de medicamento .................................................................... 33
2.4 Equipo básico de atención integral en salud ................................................ 34
2.5 Fórmula 23 ................................................................................................... 35
2.6 Farmacéutico ............................................................................................... 36
2.7 Fecha de vencimiento .................................................................................. 38
2.8 Impacto económico ...................................................................................... 39
2.9 Formas o presentaciones farmacéuticas ..................................................... 39
2.10 Medicamento ............................................................................................. 39
2.11 Medicamento no utilizable ......................................................................... 40
2.13 Medicamento vencido ................................................................................ 40
2.14 Presupuesto no efectivo ............................................................................ 40
2.15 Sistema Integrado de Farmacias ............................................................... 41
2.16 Suministro de medicamentos en la Caja Costarricense de Seguro Social 44
CAPITULO III ........................................................................................................ 49
MARCO METODOLÓGICO .................................................................................. 49
3.1 Tipo de investigación ................................................................................... 49
3.2 Área de Estudio ........................................................................................... 49
3.3 Fuente de información ................................................................................. 50
3.3.2 Fuentes de Información Primarias ......................................................... 50
3.3.3 Fuentes de Información Secundarias .................................................... 50
3.4 Instrumento de recolección de datos ........................................................... 50
3.5 Operacionalización de las Variables ............................................................ 52
CAPITULO IV ........................................................................................................ 54
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN .............................................................................. 54
4.1 Determinar las cantidades y presentación farmacéutica de los medicamentos
vencidos mensualmente en Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa
de Pocosol en período comprendido entre setiembre 2012 - agosto 2013. ....... 58
4.2 Cuantificar los costos que tienen los medicamentos vencidos mensualmente
en Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol en período
comprendido entre setiembre 2012 - agosto 2013. ........................................... 69
ix
4.3 Relacionar las cantidades de medicamentos vencidos, con los gastos
incurridos debido al vencimiento en el Servicio de Farmacia del Área de Salud
Santa Rosa de Pocosol. .................................................................................... 74
4.4 Identificar y analizar las gestiones que se realizan actualmente para
minimizar la cantidad de medicamentos a vencer en el Servicio de Farmacia del
Área de Salud Santa Rosa de Pocosol. ............................................................. 76
4.5 Establecer un plan de acción y recomendar estrategias a lo interno del
Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol, para
identificación oportuna y disminución del vencimiento de los medicamentos. ... 80
4.5.1 Introducción ........................................................................................... 80
4.5.2 Propuesta .............................................................................................. 81
CAPITULO VI ........................................................................................................ 86
6.1 Conclusiones .............................................................................................. 86
6.2 Recomendaciones ....................................................................................... 88
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 91
1
INTRODUCCIÓN
En el ciclo salud - enfermedad, los medicamentos cumplen un papel
imprescindible para lograr el equilibrio de un individuo saludable. Estos conceptos
a su vez son sinónimo de una significativa inversión económica, necesaria para
que un Sistema de Salud brinde a su población, los recursos sanitarios requeridos
para una tanto atención básica como especializada de calidad.
En toda farmacia, los medicamentos son el principal insumo, dado que por su
naturaleza son necesarios en el proceso de curación, prevención y diagnóstico de
las enfermedades. Constituyéndose así, en el mayor porcentaje del presupuesto
de un despacho de medicamentos.
La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), como institución clave en el
Sistema de Salud de Costa Rica, maneja la logística de adquisición de los
medicamentos por medio de almacenes a nivel central y regional y de la red de
almacenes locales adscritos a los Servicios de Farmacia en el país, mediante la
ejecución de procesos de adquisición, almacenamiento, conservación y
distribución de medicamentos con el fin de satisfacer con oportunidad, eficiencia y
calidad la demanda de los servicios asistenciales, en respuesta al derecho a la
salud de los asegurados y a la gestión racional de los fondos públicos (Salas
Salas, y otros, 2013).
Para garantizar el cumplimiento y como respaldo ante la millonaria inversión que
representa para la institución, la adquisición de medicamentos, se implementó las
Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución (BPAD), que constituyen un
conjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamiento, distribución y
transporte que deben cumplir los almacenes de importación, distribución,
transporte, dispensación y expendio de productos farmacéuticos y afines, respecto
a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a
2
garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los productos
y su trazabilidad a lo largo de la cadena de abastecimiento (Salas, 2003).
Todo producto farmacéutico tiene una fecha de fabricación y una fecha de
caducidad o vencimiento, determinados durante los procesos de investigación y
análisis de sus propiedades físico- químicas, que indican el fin de su vida útil y por
tanto exigen su retiro, innumerables veces sin haber sido despachado,
convirtiendose en una pérdida económica para el servicio.
El vencimiento de fármacos trae consigo, además de un gasto por no ser utilizado
como tal, problemas con la ocupacion de espacio físico utilizado para su
almacenamiento en el despacho u otro lugar, incurriendo , en ocupación de
estantes y demás, útiles y requeridos para colocar productos aún vigentes; y por
otra, los costos y recursos de inversión en la debida destrucción de estos.
Dada la generalidad de la problemática, es que se decidió realizar en el Servicio
de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, una investigación
basada en la evaluación del impacto económico generado por el vencimiento de
medicamentos, analizando el sistema de control de inventarios que se aplica en
los despachos en el periodo comprendido entre setiembre 2012- agosto 2013.
Así mismo, se identificaron y analizaron las gestiones que se realizan para
minimizar la cantidad de medicamentos a vencer, fundamentando el análisis en
cómo se manejan los inventarios, los procesos de abastecimiento y los controles
establecidos en los despachos de farmacia de esta unidad programática.
Para lograr el propósito planteado, se visitó el Servicio de Farmacia en estudio
donde se realizó la contabilización de costos utilizando reportes y fórmulas del
Sistema Integrado de Farmacias (SIFA) y los análisis pertinentes, a fin de obtener
datos de pérdidas y recomendar las estrategias propicias que faciliten y
disminuyan la cantidad de medicamentos vencidos.
3
CAPÍTULO I
MARCO CONTEXTUAL
4
CAPÍTULO I
MARCO CONTEXTUAL
El presente capítulo consta de información relevante en cuanto a la existencia
estudios realizados en diferentes contextos, relacionados con la problemática de
vencimiento de medicamentos en el Servicio de Farmacia del Área de Salud de
Santa Rosa de Pocosol.
En la segunda parte de este capítulo, se desarrolló el conocimiento teórico que le
da fundamento al trabajo, estableciendo la ubicación geográfica y descripción de
la unidad en la que se realizó el estudio, así como la delimitación del problema a
investigar, la justificación y los objetivos sobre los que se sustentó el trabajo.
1.1 Antecedentes
1.1.1 Antecedentes Internacionales
En la actualidad en el tema de la salud, existe preocupación en cuanto al uso
inadecuado de los medicamentos, refiriéndose principalmente a la prescripción
desmedida e irracional de los mismos. Cada año se gastan, en todo el mundo, 4,1
billones de dólares en servicios de salud, y de esa cantidad, aproximadamente se
designan 750.000 millones al mercado farmacéutico (OMS, 2009). El promedio per
cápita gastado en los productos farmacéuticos en países desarrollados es 100
veces mayor que en países pobres (Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014).
En general, respecto al gasto farmacéutico, se espera que su conducta sea de
crecimiento hasta el 2015, aunque no sea tan significativo como el que se ha
registrado entre el 2005 y el 2010. Los consumidores de medicamentos, de
quienes se espera que registren un mayor consumo, no son los principales
mercados tradicionales (caso de Estados Unidos y Europa), sino se espera que
5
sean países emergentes como China, Brasil, India y Rusia quienes generen
dicho incremento (Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014).
A pesar de que no se ha emitido a nivel internacional una directriz clara o
específica, acerca de la destrucción de medicamentos vencidos a nivel
internacional, la Organización Panamericana de la Salud (OPS), ha mostrado su
interés para aminorar, de alguna manera, la cantidad de medicamentos vencidos
almacenados.
La Organización Mundial de la Salud (OMS), en 1985, consideró que el 15 % de
la población del mundo consume más del 90 % de la producción de productos
farmacéuticos, aunque dicho consumo sea menor en países pobres, a pesar del
aumento en su población. En este sentido, casi un tercio de la población mundial
no tiene acceso regular a los medicamentos esenciales, medicamentos incluidos
en la Lista Oficial de Medicamentos (LOM) publicada, por primera vez, en 1977 y
seguida por la Declaración de Alma Ata de 1978; donde se indica la provisión de
medicamentos esenciales como uno de los ocho elementos de la atención
primaria de la salud (Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014).
En marzo de 1999, la OPS preparó las “Directrices de Seguridad para el Desecho
de Preparaciones Farmacéuticas no Deseadas Durante y Después de una
Emergencia”. Se basó en un informe sobre el desecho de medicamentos no
deseados e inutilizables, que se habían acumulado en la ciudad de Mostar,
durante la guerra en Bosnia y Herzegovina. Aunque la cuantificación de los
desechos farmacéuticos suele ser difícil, se señala que:
“ . . . del 50% al 60% de las 27 800 a 34 800 toneladas
métricas de suministros médicos donados a Bosnia, entre
1992 y mediados de 1996, fueron considerados
inapropiados, y que para mediados de 1996, había unas 17
000 toneladas métricas de medicamentos inutilizables,
6
almacenados en depósitos y centros de salud de todo el
país”. El costo estimado de su eliminación fue de US $ 34
millones de dólares (Forte GB ,1994; Gray R.C.F, 1999).
Cada país posee diferentes cifras de productos vencidos y medicamentos no
utilizables, sin embargo, la preocupación general coincide por una parte en el tema
de seguridad, debido a que el consumo de medicamentos vencidos puede causar
daños graves en la salud de las personas; y por otra, desde el punto económico,
las pérdidas relacionadas con el gasto elevado por vencimiento de estos
productos.
Una auditoría de los donativos humanitarios de medicamentos recibidos en
Albania en mayo de 1999, reveló graves problemas de calidad. Se estimó que el
50% de los medicamentos que llegaron a Albania, durante la crisis de los
refugiados del conflicto de Kosovo, eran inapropiados o inútiles y fue necesario
eliminarlos. El 65% de los medicamentos tenían una fecha de caducidad
inadecuada (inexistente o bien con un plazo inferior a un año a partir de la fecha
de la donación); y el 32% estaban identificados exclusivamente con sus nombres
comerciales, desconocidos para los profesionales de la salud albaneses. Ninguno
de los donativos de escasa durabilidad había sido solicitado y, según los
socorristas, era imposible distribuirlos y utilizarlos antes de finalizar el año (Gray
R.C.F, 1999).
Para América Latina los gastos totales de medicamentos en el 2003 ascendieron,
aproximadamente, a 19.000 millones de dólares. Los países de la región gastan
entre el 7 y el 16 % de sus presupuestos públicos para salud en productos
farmacéuticos: 16 % en Argentina, 7,7 % en Costa Rica, 8,3 % en Honduras,
15,2 % en Venezuela, y excluyendo el Instituto de Seguridad Social, el 9,4 % en
República Dominicana. Al igual que en otras partes del mundo, el costo de
medicamentos aumenta más rápidamente que el de otros servicios médicos,
además los productos farmacéuticos representan el mayor gasto de bolsillo a favor
7
de la salud de la población de escasos recursos (Boza Sibaja & Valerín Chaves ,
2014).
En México, se producen 900 millones de medicamentos al año, de los cuales 10%
caen en la caducidad, y de esta cifra sólo el 60% tienen un proceso de desecho
adecuado. El resto, se queda en los estantes de las farmacias o en los hogares, lo
que propicia que en determinado tiempo su destino sea la basura (Simón, 2005).
En Argentina, del costo total por consumo de medicamentos por familia, un 24%
se desaprovechan por ser medicamentos que no se alcanzan a consumir antes de
su vencimiento (Dudik, N; Bela, A; Vonka, C; Diez, M., 2001).
Es necesario resaltar que en ese mismo país, un estudio realizado durante el
2004, reveló que el 30% de los medicamentos que se encontraban en los hogares
estaban vencidos y que un 10% de éstos, se consumían por parte de los pacientes
estudiados (Gruszycki, M R. y otros, 2004).
En Nicaragua, se advierte que toneladas de fármacos vencidos son “bomba de
tiempo”. Medicamentos vencidos en hospitales suelen ser bombas de tiempo”,
advierte el especialista en temas ambientales, Kamilo Lara (Dávila, 2007). Al
respecto menciona que: El cargamento de medicinas vencidas que tiene el
Hospital Alemán Nicaragüense (HAN) debe ser objeto de una alerta nacional, y
debería estar bajo vigilancia del área de Toxicología del Minsa, así como del
Sinapred y hasta de la Policía” (Dávila, 2007).
En Santiago de Chile, en el Hospital San Juan de Dios, se tiene que para la
basura comúnmente llamada séptica, se dispone de incineradores especiales y de
los hornos crematorios de los cementerios. La basura cae a la cámara de
combustión del incinerador, ubicado en el subterráneo del Hospital, donde es
quemada. No existe previa selección del material que va a ser incinerado. En la
8
mayoría de los pisos, la basura que se recoge durante el día termina en el
incinerador (Ureña, 2000).
En el Hospital Pablo Tobón Uribe de Colombia, existe una clasificación para los
desechos, donde se toma como base criterios de riesgo para la salud y su
especialidad en los servicios.
“En este hospital se ha dado a conocer el programa antes
de que fuera puesto en marcha, comprometiendo con ello a
todos las personas que permanezcan o visiten la institución;
por medio de boletines, cuadros explicativos, conferencias y
otros medios educativos se divulga e informa a todas las
personas” (Ureña, 2000).
En el Informe del Banco Mundial (1993) se enfatiza la importancia de hacer un
cálculo preciso de las necesidades de medicamentos. El exceso puede ocasionar
pérdidas si los medicamentos no llegan a consumirse antes de la fecha de
caducidad, además de que la falta de medicamentos repercute negativamente en
la calidad de la atención y en la utilización de los servicios. También se indica la
necesidad de mejorar las condiciones de almacenaje y los sistemas de distribución
para reducir las pérdidas (Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014).
Históricamente, a nivel mundial, esta problemática ha sido emergente, y
representa un gasto económico desmedido, sin dejar de lado el riesgo que
representa en el ámbito ambiental y salud, considerando que no todos los países
cuentan con políticas ambientales para el manejo de este tipo de desechos, sin
dejar de mencionar que su destrucción y disposición final suman gran valor
monetario a su desecho ya como medicamento no utilizable.
Sin embargo, países como México, han desarrollado documentos como el Manual
para el tratamiento y disposición final de medicamentos y fármacos caducos,
9
creado por el Centro Nacional de Prevención de Desastres, en colaboración con el
Instituto Nacional de Ecología. En el cual se pretende establecer las posibles
metodologías de tratamiento y disposición final que se puede aplicar a estas.
Dichas propuestas se pueden adecuar a cualquier ciudad de América Latina que
tenga que enfrentarse a necesidades similares con este tipo de residuos sólidos
(Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014).
Considerando lo anterior, Costa Rica no está exenta de dicha situación, por lo que
a continuación se analiza el plano nacional.
1.1.2 Antecedentes Nacionales
El tema de los Desechos Sólidos Hospitalarios, fue considerado por CCSS desde
los años setenta. En 1972 los Ministros de Salud de las Américas acuerdan
disminuir en un 50% las infecciones intrahospitalarias por medio de acuerdos de
procedimientos de limpieza, desinfección y esterilización. En consecuencia se
originan los comités de prevención y control de infecciones nosocomiales, los
cuales crearon dos tipos de normas: 1) Manual de Limpieza y, 2) Normas
para Atención de Pacientes con Enfermedades Infectocontagiosas (Ureña, 2000).
En 1982 se funda una Comisión de Prevención de Infecciones Intrahospitalarias,
asesorado por la OPS y se elaboran las normas de funcionamiento de los centros
de equipos y quirófanos. En 1991 se llevaron a cabo dos estudios sobre el manejo
de los Desechos Sólidos Hospitalarios patrocinados por la OPS: el primero en la
Gran Área Metropolitana (G.A.M.) y el segundo para el resto de los hospitales
regionales. En 1994 se formó en Costa Rica la Comisión de Saneamiento
Intrahospitalario y Manejo de Desechos integrada por un infectólogo, dos
enfermeras, un arquitecto y dos miembros de la OPS (un técnico de Saneamiento
de Alimentos y un doctor de Saneamiento Ambiental)” (Ureña, 2000).
10
“Hasta hoy en Costa Rica se desconoce la cantidad y
composición de los residuos provenientes de medicamentos
y fármacos vencidos, pero con base en las experiencias de
otros países, se puede establecer que a nivel nacional, esta
situación debe ser de suma atención, dada su
heterogeneidad composición y concentración de los
fármacos”. La CCSS reportó para 1997, la destrucción de 40
000 unidades de medicamentos vencidos, repartidos en
poco más de 330 tipos de fármacos (Ramírez, 1998).
Sin embargo, en Costa Rica la utilización de medicamentos a nivel público y
privado está controlada por diferentes instancias oficiales (Ministerio de Salud y
Colegio de Farmacéuticos), las cuales buscan que se dé el uso eficiente y seguro
de dichos productos. Y con el fin de lograr lo anterior, las organizaciones
competentes han planteado una serie de reglamentos y normativas que busca
alcanzar dicho objetivo.
La rectoría en el Sistema de Salud Costarricense está a cargo del Ministerio de
Salud, el cual tiene entre sus funciones, facilitar información objetiva, evaluada y
actualizada, sobre trámites de medicamentos y productos afines, a pacientes,
estudiantes y profesionales de salud tanto en el ámbito nacional como
internacional. Así también, es el encargado tanto de promover el uso práctico de
trámites sobre medicamentos, como de otorgar los permisos sanitarios respectivos
para la venta de estos productos. (Ministerio de Salud, 2010).
El Ministerio de Salud creó la Dirección de Regulación de la Salud, la cual es la
encargada de mejorar el suministro de medicamentos mediante la información
médica en los diferentes servicios a través del diseño, e implantación, de los
mecanismos de carácter administrativo que permitan evitar el mal uso de estos.
De esta forma, implantar y operar el sistema de control de medicamentos,
mediante la Política del Ministerio de Salud, la cual contiene la información
11
referente a consideraciones generales y procedimientos, así como las directrices
para el logro de los objetivos institucionales en cuanto a la regulación de
medicamentos (Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014).
En materia de medicamentos y salud el Colegio de Farmacéuticos como ente
regulador, en la Ley Orgánica reformada por la Ley Nº 5142 del 30 de noviembre
de 1972, y en conformidad al Decreto 16765-S del Reglamento de
Establecimientos Farmacéuticos, establece que el farmacéutico es el profesional
responsable de vigilar cuidadosamente por el buen estado de los medicamentos,
así como la verificación y control de la fecha de caducidad (Ministerio de Salud,
2010).
La CCSS para el año 1970, inició la dispensación de seis millones de recetas de
medicamentos, cifra que se elevó a cuarenta y nueve millones para el año 2003
(Jiménez & Blanco, 2006). Para el 2007, según los datos obtenidos de los
Anuarios Estadísticos de la Dirección Actuarial del Departamento de Estadística
de la CCSS, se despacharon un total 60.168.011 medicamentos distribuidos entre
los hospitales nacionales (7.357.656), clínicas metropolitanas (10.071.653) y las
siete regiones en que se divide la Institución (42.738.702) (Boza Sibaja & Valerín
Chaves , 2014).
Por otra parte, los medicamentos ocupan un lugar importante como causa de
intoxicaciones en Costa Rica. De 1994 al 2003, se reportaron 67 casos de muerte
por suicidio o accidente por medicamentos. Los usuarios de los servicios de salud
tienden a devolver los medicamentos que no utilizan; en tanto otros ni siquiera los
retiran del Servicio de Farmacia. A esto se suma el hecho de que las condiciones
de almacenamiento de los medicamentos no son las idóneas, tanto en el ámbito
institucional como en el domiciliario. Estas situaciones contribuyen a que parte de
la inversión en medicamentos termine en forma de desechos. Incluso, se induce a
las personas a depositar en el servicio sanitario, los medicamentos que no utilizan
(Jiménez & Blanco, 2006).
12
De acuerdo con el presidente ejecutivo de la CCSS, Dr. Eduardo Doryan Garrón,
para el 2008 la inversión institucional en medicamentos, habían incluido ¢68.107,6
millones colones para la adquisición de los fármacos incluidos en la LOM y
¢4.875,7 millones para la compra de aquellas sustancias terapéuticas, necesarias
para los tratamientos especiales de pequeños grupos de población (Boza Sibaja &
Valerín Chaves , 2014).
Institucionalmente, se invierten cifras millonarias en la adquisición de
medicamentos, sin embargo, a pesar del esfuerzo por solventar las necesidades
de los usuarios, existe una falta de conciencia que conlleva a una mala utilización
y por consiguiente al desperdicio de medicamentos, representando pérdidas
anuales, tanto por deterioro de productos debido a la mala conservación y
almacenamiento, como por vencimiento y por acumulación innecesaria de los
mismos.
La Contraloría General de la República de Costa Rica, en mayo del 2003 como
parte del informe DFOE-SA-8-2004, determinó la existencia de medicamentos en
bodegas alquiladas valorados en aproximadamente ¢462,9 millones de colones,
mismos que no tuvieron ninguna salida desde su ingreso (entre 1998 y el 2001) a
esas bodegas. Estas, probablemente, no llegarían a ser consumidas ni parcial ni
totalmente, en virtud de que podrían estar deterioradas, vencidas u obsoletas, por
el excesivo tiempo que llevaban almacenadas o por el hecho de que se
suspendiera su uso y dispensación por razones técnicas o científicas. Las sumas
económicas por los productos almacenados que se desecharían, se desglosan de
la siguiente manera: ¢238 millones de colones en inyectables, ¢46 millones de
colones en comprimidos, ¢44 millones de colones en frigoríficos y ¢13 millones de
colones en medicamentos varios (Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014).
Como producto del análisis en dicho informe, el órgano contralor señala que esta
situación se presentó como producto de la inoperancia en los controles y las
13
insuficiencias en el sistema de almacenamiento. Además, en esa oportunidad se
señaló que “… existían en las bodegas del Área de Almacenamiento y Distribución
(ALDI) un total aproximado de ¢343 millones de colones en medicamentos y otros
productos médicos, vencidos o dañados en su mayoría, próximos a ser destruidos”
(Ídem).
Como justificación ante tal eventualidad por parte de las Jefaturas de
Adquisiciones, el Señor Manuel Carballo, y el Director de Recursos Materiales el
Señor Álvaro Muñoz Fonseca, se destaca que esta situación responde a los
cambios en las prescripciones médicas por medicamentos de mejor calidad y
menores efectos secundarios en los pacientes, lo que provoca acumulación y por
consiguiente vencimiento de los productos (Ídem).
En la actualidad, a pesar de las directrices y disposiciones establecidas por la
Contraloría General de la República, el problema continúa emergente. Para el año
2011, la CCSS se realizó la incineración de 880 toneladas de medicamentos
caducados, valorados en un monto aproximado de ¢740 millones de colones,
justificado por una dinámica de prescripción que se produce en todos los sistemas
hospitalarios del mundo, según comentó el encargado de logística del Área de
Almacenamiento y Distribución. Adicionalmente, a su vez la institución debe
comprar los servicios para destrucción y disposición final de los desechos,
sumando a los gastos por pérdida de productos un poco más de ¢173 millones de
colones, por la incineración, ya que el costo por quemar una tonelada para ese
momento era de 196.866 colones (Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014). Lo
anterior debido a que la Ley General de Salud cuenta con una serie de artículos
para regular la disposición de residuos, de sustancias tóxicas y peligrosas.
Siendo así una vez vencidos los medicamentos, deben ser procesados para su
correcta eliminación. Para esto, el Ministerio de Salud creó, en el 2004, el Plan de
Manejo de Medicamentos Vencidos, no Deseados y Materias Primas que tiene
como propósito planificar, organizar y controlar el funcionamiento de los
14
laboratorios farmacéuticos y otros establecimientos de salud para evitar que la
gestión de estos implique el detrimento de la salud de los trabajadores, la
comunidad y el ambiente en general (Ministerio de Salud, 2004).
La CCSS también ha creado diversas normativas tales como la Norma para la
eliminación de medicamentos no utilizables que tiene el propósito de establecer
las disposiciones que rigen la manipulación, segregación, almacenamiento,
tratamiento, transporte y disposición final de los medicamentos (Boza Sibaja &
Valerín Chaves, 2014).
El Sistema Integrado de Farmacias (SIFA) fue creado como medio para mejorar el
sistema de inventarios y administración de los productos farmacéuticos, el cual
constituye una herramienta informática que para el 2009 estaba presente en un
86 % de las unidades programáticas de la institución; y ya para el año 2011 con la
coordinación entre la Subárea de Sistemas de Salud, el Área de Contabilidad,
Control de Activos y Suministros (ACCAS) y la Coordinación Nacional de Servicios
Farmacéuticos, este sistema, se instaló de manera oficial en las 114 Unidades
Ejecutoras de la CCSS, contemplando el 100 % de implantación. De esta manera,
se dispone en los Servicios de Farmacia del Sistema de Información operando de
manera oficial, con el inventario de medicamentos avalado por el Área de
Contabilidad, Control de Activos y Suministros (Boza Sibaja & Valerín Chaves,
2014).
Es relevante señalar que se requiere de un manejo y control de todos los aspectos
que directa o indirectamente se relacionan con los medicamentos. Se requiere de
una política nacional para la promoción, uso racional y manejo de los
medicamentos; además de un uso adecuado y racional de los servicios de salud,
como forma de concientización a la población (Jiménez & Blanco, 2006).
El Sistema SIFA trae una mejora sustantiva de la programación y la planificación
de las compras, ya que le ha permitido a los Servicios de Farmacia de la CCSS
15
llevar un seguimiento del perfil medicamentoso de cada paciente, tener un control
en materia de inventarios, control sobre las fechas de vencimiento de los
medicamentos, pacientes policonsultantes y generar datos reales del consumo de
medicamentos en el territorio nacional.
La Región Huetar Norte fue creada por el Decreto Ejecutivo Nº 10656-P-OP de la
Oficina de Planificación Nacional y Política Económica. Su extensión territorial
para los programas principalmente de Atención Primaria de la Salud es de 5.832,8
km² y está conformada por los cantones de San Carlos, Los Chiles y Guatuso.
Limita al norte con Nicaragua, al sur con las provincias de Alajuela y Heredia, al
este con Heredia y al oeste con Guanacaste (Boza Sibaja & Valerín Chaves ,
2014), y no es una región excenta de la problemática institucional sobre
vencimiento de medicamentos.
En relación con el proyecto desarrollado, la Región Huetar Norte también participa
en el proceso de inventariado de productos farmacéuticos vencidos que generan
pérdidas institucionales. En el Cuadro 1 se muestran los datos de la Dirección
Regional de la Farmacia para enero del 2007 y para abril y mayo de 2009,
relacionados con la cantidad de fármacos vencidos, donde se perdieron 43.532,95
y 5.204,40 kilogramos de medicamentos, en cada uno de los periodos
mencionados respectivamente, según los datos suministrados en el año 2010 por
la Dra. Lesdy Araya Rojas, Directora Regional de Farmacia, Región Huetar Norte
(Boza Sibaja & Valerín Chaves, 2014).
16
Cuadro 1. Medicamentos Vencidos en la Región Huetar Norte para enero 2007,
abril y mayo 2009.
Unidad Cantidad de medicamentos/ kg
Enero 2007 Abril y Mayo 2009
Hospital San Carlos 2.380,98 600,00
Área de Salud Pital 1.708,52 350,40
Área de Salud Guatuso 18,89 482,00
Área de Salud Santa Rosa 3.361,01 454,00
Hospital Los Chiles 31.090,84 2.783,20
Área de Salud Aguas Zarcas 160,69 226,30
Área de Salud Florencia 2.054,33 98,60
Área de Salud La Fortuna 1.073,59 210,00
Área de Salud Los Chiles 1.684,10 900,00
TOTAL 43. 532,95 5.204,40
Fuente: Boza y Valerín (2010). Dirección Regional de Sector Salud Huetar Norte,
Departamento de Farmacia.
La CCSS es la institución pública que más invierte en medicamentos, y por tanto
la institución que más pérdidas económicas tiene en cuanto al vencimiento de
medicamentos, problemática reflejada desde su nivel central hasta local.
1.1.3 Antecedentes Locales
En el Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol, San Carlos,
no se encontraron antecedentes de investigaciones relacionadas sobre este tema.
17
1.2 Descripción general del lugar en que se hará la investigación
El Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol es un área tipo 1A, se inaugura en
mayo de 1995; y a partir de ese momento se da la implementación del modelo
readecuado de atención en salud. Se inicia con la apertura de 5 EBAIS, pero para
ello se tuvo que enfrentar con una serie de limitantes para el buen funcionamiento
y desarrollo de este proceso (Análisis de Situación Integral de Salud, 2004).
El Área de Salud como tal está conformada por dos distritos; los más extensos del
cantón de San Carlos, el distrito de Pocosol y el distrito Cutris (Análisis de
Situación Integral de Salud, 2004).
1.2.1 Definición del Servicio de Farmacia
El servicio de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, es un
servicio de apoyo clínico-administrativo que fue creado para satisfacer las
necesidades de medicamentos del usuario y las de atención farmacéutica
principalmente de la población adscrita a la unidad programática 2472 (Plan Anual
Operativo Farmacia, 2013).
1.2.1 Políticas generales del Servicio de Farmacia
El Servicio de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa, como unidad de trabajo
concerniente a la CCSS, se rige por las leyes, reglamentos y normas vigentes en
el país y en el Sector Salud; utilizando los recursos humanos, físicos, materiales y
financieros de una forma eficiente que permita el logro de los objetivos y metas
propuestas, dentro de un ámbito laboral de enmarcado por la armonía y la
superación personal y profesional (Plan Anual Operativo Farmacia, 2013).
18
1.2.3 Misión
“Brindar atención integral de Salud al individuo, la familia y
la comunidad, basado en el respeto a las personas y a los
principios filosóficos de la Seguridad Social, fomentando el
compromiso, los principios éticos y una cultura de eficacia,
orientado a la atención farmacéutica” (Plan Anual Operativo
Farmacia, 2013).
1.2.4 Visión
“Que el Servicio de Farmacia sea aceptado y reconocido por
la calidad y oportunidad en la prestación de la Atención
Farmacéutica personalizada y humana, que satisfaga las
necesidades del personal de salud, así como las del
individuo, la familia y la comunidad” (Plan Anual Operativo
Farmacia, 2013).
1.2.5 Ubicación Geográfica
El Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol tiene una extensión territorial de 1504
km2 y un cordón fronterizo de 86 km2, comprende a los distritos número once y
trece del cantón de San Carlos, Región Huetar Norte. La Sede del Área se
encuentra en Santa Rosa, cabecera del distrito de Pocosol (Análisis de Situación
Integral de Salud, 2004).
Territorialmente limita al este con el río San Juan y parte de la frontera verde de
Nicaragua, al oeste con el distrito de Monterrey, al norte con el cantón de Los
Chiles y al sur con Muelle de Florencia (Análisis de Situación Integral de Salud,
2004).
19
Para el año 2012 esta Área de Salud cuenta con una población total adscrita de 16
786 habitantes y para el 2013, 16 551 de habitantes según fuente de Dirección de
Actuarial de la CCSS, información demográfica (Plan Anual Operativo , 2012-
2013).
Figura 1
Esta Área de Salud está conformada por seis sectores, con una población
distribuida de la siguiente manera (Plan Anual Operativo , 2012-2013):
A. “Sector Santa Rosa con una población de 4232 habitantes (2012) y 4173
habitantes (2013), (Fuente: Dirección de Actuarial), se ubica en Santa Rosa
centro y a 45km de Ciudad Quesada. Abarca las comunidades de Santa
Rosa, Acapulco, Tres y Tres, Santa María y Tres Perlas”.
B. “Sector Pocosol con una población de 3130 habitantes para el 2012 y 3085
habitantes para el 2013, (Fuente: Dirección de Actuarial) se ubica a 8 Km.
20
alrededor de Santa Rosa. Abarca las comunidades de San Gerardo, San
Diego, La Luisa, San Luis, Juanilama, Buenos Aires, Parajeles, Las Nieves,
Los Ángeles, Zapatón, Paraíso, San Bosco, Santa Cecilia, Morazán, El
Plomo, Rancho Quemado”.
C. “Sector Coopevega con una población de 2118 habitantes para el año 2012
y 2089 habitantes para el 2013, (Fuente: Dirección de Actuarial), se ubica a
34 Km. al sur-este del centro de Santa Rosa. Abarca las comunidades de
Coopevega, San Joaquín, Cocobolo, El Roble, El Carmen, San Francisco,
San Fernando, Crucitas, Moravia, Laurel Galán, El Jardín, La Cascada y
Chorreras”.
D. “Sector Boca de Arenal se registra una población de 3644 habitantes para
el año 2012 y de 3593 habitantes para el 2013, (Fuente: Dirección de
Actuarial), se ubica a 12 Km. al sur de Santa Rosa centro. Abarca las
comunidades de Boca de Arenal, Kooper, El Ferry, Terrón Colorado, San
Miguel, Hebron, El Estero, El Esterito, Las Parcelas, La Cajeta”.
E. “Sector El Concho tiene una población de 1977 habitantes para el año 2012
y de 1950 habitantes para el 2013. (Fuente: Dirección de Actuarial). Se
ubica 34 Km. nor-este del centro de Santa Rosa. Abarca las comunidades
de El Concho, Llano Verde, San Cristóbal, Carrizal, San Rafael, La Guaria,
Banderas, La Aldea, El Jocote, El Campo, La Azucena, San Isidro, Paso
Real, Pueblo Nuevo, El Conchito”.
F. “Sector Los Santos cuenta con una población de 1685 habitantes para el
2012 y de 1661 habitantes el 2013, (Fuente: Dirección de Actuarial); se
ubica a 12 Km. del este de Boca de Arenal. Comprende las comunidades
de Santa Teresa Norte, Santa Teresa Sur, San Jorge, Bella Vista, San
Pedro, San Marcos, Betania, Pueblo Nuevo, Los Almendros y las Parcelas”.
21
En cada sector se cuenta con un equipo básico de atención integral de salud
completo, conformado por médico general, auxiliar de enfermería, asistente
técnico de atención primaria de la salud (ATAPS), técnico de farmacia y personal
de registros y estadísticas de salud de acuerdo a complejidad de la zona. Así
mismo esta unidad tiene 5 profesionales en farmacia distribuidos según
necesidad.
1.2.6 Valores
Los valores en el Servicio de Farmacia se fomentan para la mejora en la
prestación de servicios a los usuarios, además favorecen la realización personal y
profesional del recurso humano, siendo un principio clave para alcanzar los
objetivos propuestos. Entre los valores que se presentan en el Servicio de
Farmacia se encuentran:
A. Responsabilidad
B. Lealtad
C. Honestidad
D. Respeto
E. Compromiso
F. Perseverancia
G. Excelencia
H. Justicia
I. Gentileza
J. Empatía
K. Tolerancia
L. Integridad
M. Objetividad
N. Transparencia
22
1.2.7 Funciones del Servicio de Farmacia
La Farmacia del Área de Salud efectúa las siguientes funciones para el desarrollo
de su servicio (Plan Anual Operativo Farmacia, 2013):
A. Selección de medicamentos y otros suministros que requieren los usuarios
del primer nivel de atención.
B. Adquirir los medicamentos y otros suministros que requieren los usuarios
del primer y segundo nivel de atención.
C. Almacenamiento y control de los medicamentos y otros suministros con
adecuada custodia, conservación y control de existencias de los mismos.
D. Revisión, digitación de recetas y preparación de los medicamentos.
E. Distribución y dispensación de los medicamentos a los despachos de los
EBAIS, los pacientes y otros servicios.
F. Información y educación sobre medicamentos a los pacientes, la comunidad
y al equipo del Área de Salud.
G. Evaluación de la utilización de los medicamentos prescritos por los médicos
y consumidos por los usuarios del Área de Salud.
H. Participar en grupos interdisciplinarios de interés común.
1.2.8 Recursos Humanos
El recurso humano que forma parte del Departamento de Farmacia está
conformado por 14 funcionarios distribuidos de la siguiente manera:
A. Técnico de Salud en Farmacia I: 1
B. Técnico de Salud en Farmacia II: 3
C. Técnico de Salud en Farmacia III: 4
D. Farmacéuticas I: 5
E. Farmacéutica III: 1
F. Jefe de Almacén Local de Medicamentos: 1
23
1.3 Estructura Organizativa
1.3.1 Organigrama General del Área
Figura 2. Organigrama Área de Salud Santa Rosa Pocosol
24
1.3.2 Organigrama Estructural del Servicio de Farmacia
Figura 3. Organigrama Servicio de Farmacia
Área de Salud de Santa Rosa
Dirección Médica
Despacho Principal
EBAIS Santa Rosa
EBAIS Pocosol
Despacho EBAIS
Los Santos
Almacén Local de
Medicamentos
Jefatura Departamento de Farmacia
Supervisora Regional Asesora
Despacho EBAIS
Coopevega
Despacho EBAIS
Boca Arenal
Despacho EBAIS
El Concho
25
1.4 Problema
A nivel institucional, anualmente la CCSS tiene pérdidas económicas significativas
producto del vencimiento de medicamentos en los almacenes y despachos locales
de medicamentos de las distintas regiones del país; siendo así, el Servicio de
Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa no está exento de dicha problemática.
Las causas probables para dicho fenómeno son diversas y hasta inciertas,
dependiendo de los distintos factores que se presentan a lo largo del ciclo de
distribución de los medicamentos. Como parte de estas causas se podría
mencionar la demografía y epidemiologia particular de cada región del país, la cual
produce aumento o disminución en la demanda de determinados productos
farmacéuticos según sea el caso.
Las evidencias existen y dado el gasto que representa, sería de gran
representatividad a nivel de servicio y aún más institucional, mejorar la utilización
de los recursos y disminución de las pérdidas económicas producto del
vencimiento de los medicamentos.
En vista de que la problemática es general, es que se define como problema
central de investigación:
¿Cuál es el impacto económico de los medicamentos vencidos en el Servicio de
Farmacia, Área de Salud Santa Rosa de Pocosol, periodo setiembre 2012-agosto
2013?
1.5 Justificación
La salud es fundamental para la satisfacción y el bienestar de la población. Como
limitante para alcanzar un buen estado de salud se encuentra la dificultad al
acceso a medicamentos de calidad. Los medicamentos son una parte esencial e
26
indispensable en los servicios de atención sanitaria en todas las culturas y
sociedades. Cuando se tiene acceso a ellos, son a menudo un componente
esencial en muchos de los programas de prevención de enfermedades y en casi
todos los tratamientos.
Por tanto, la adquisición de medicamentos es imprescindible en la prestación de
servicios de salud, por ser estos el medio para tratar, prevenir, curar y diagnosticar
las enfermedades que asechan la salud de la población.
La CCSS vive una crisis económica que obliga racionalizar el uso de recursos en
general. Los medicamentos abarcan gran parte del presupuesto institucional,
razón de peso para analizar y evaluar estrategias que aminoren el impacto
económico generado por el vencimiento de los mismos, propiciando así una
administración óptima, garantizar el manejo eficiente de recursos y disminuir las
pérdidas relacionadas con este fenómeno en el centro de salud.
Anualmente en los servicios de farmacia de la institución se vencen gran cantidad
de medicamentos que se traducen en millones de colones malgastados, no sólo
por la pérdida de productos, sino por el gasto extra en que se incurre para el
almacenamiento, la destrucción y disposición final de estos.
Es importante conocer del tema para evaluar el impacto económico directo que se
genera por el vencimiento de medicamentos a nivel institucional, regional y local,
de manera que sea un medio para optimizar la gestión de procesos y ejecución en
los presupuestos de manera eficiente.
Una atención integral en salud debe estar mediada por la satisfacción del
asegurado y ser pilar en la misión de todo servicio, de manera que garantizar la
calidad y seguridad en la dispensación de medicamentos a los usuarios de
servicios como parte del sistema de control, sería un beneficio sustancial
justificante de la investigación a desarrollar en esta unidad.
27
Como beneficios se pretenden identificar y facilitar gestiones que disminuyan la
cantidad de medicamentos vencidos, además de brindar recomendaciones que
sean herramientas útiles que permitan al recurso humano del Servicio de
Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, la identificación práctica,
pertinente y oportuna de estos productos, logrando un mejor y más óptimo
aprovechamiento de los recursos asignados a nivel local, propiciando el
mejoramiento continuo de la productividad y una ejecución más efectiva del
presupuesto asignado.
1.6 Objetivos
1.6.1 Objetivo General
Analizar el impacto económico que provoca el vencimiento de medicamentos en el
Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol, período
comprendido entre setiembre 2012 - agosto 2013.
1.6.2 Objetivo Específicos
A. Determinar las cantidades y presentación de medicamentos vencidos
mensualmente en el Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de
Pocosol en período comprendido entre setiembre 2012 - agosto 2013.
B. Cuantificar los costos que tienen los medicamentos vencidos mensualmente
en Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol en
período comprendido entre setiembre 2012 - agosto 2013.
28
C. Relacionar las cantidades de medicamentos vencidos, con los gastos
incurridos debido al vencimiento en el Servicio de Farmacia del Área de
alud Santa Rosa de Pocosol.
D. Identificar y analizar las gestiones que se realizan actualmente para
minimizar la cantidad de medicamentos a vencer en el Servicio de Farmacia
del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol.
E. Establecer un plan de acción y recomendar estrategias a lo interno del
Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol, para
identificación oportuna y disminución del vencimiento de los
medicamentos.
1.7 Alcances y limitaciones
1.7.1 Alcances
Con la elaboración del presente trabajo se busca analizar el impacto económico
que tiene el vencimiento de medicamentos en el Servicio de Farmacia y lograr
mejoras para la gestión oportuna evitando la afectación del servicio directo al
usuario.
1.7.2 Limitaciones
Como limitaciones se pueden determinar que se cuenta con tiempo limitado para
la recolección de datos y desarrollo del estudio, encontrando atrasos debido a las
diferentes unidades de trabajo de las investigadoras.
Aunado a lo anterior, es necesario considerar que el estudio se realiza mediante
la herramienta del Sistema Integrado de Farmacias (SIFA) con que cuenta el
Servicio, y al ser este un programa complejo se pueden presentar fallas
29
imperceptibles e inesperadas alterando el desarrollo de la investigación, y a la vez
presentando errores e inconsistencias en la base de datos.
30
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
31
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
En este capítulo se amplían las definiciones relevantes que son parte del
contenido del trabajo de investigación, con el fin de que se dé una comprensión
más propicia por parte del lector en cuanto al tema desarrollado.
2.1 Causas de Vencimiento de medicamentos
Como causas de vencimiento de medicamentos se encuentran (Boza Sibaja &
Valerín Chaves , 2014):
A. Causas Externas
I. Los productos despachados por el ALDI vienen con fechas de vencimiento muy
cortas (3 meses o menos), y aunque se pueden rechazar, a veces por la
existencia mínima que se tiene en el Almacén Local, se recibe pero sólo se
pueden despachar por 60 días ya que el último mes antes del vencimiento no se le
puede entregar al paciente porque se le vencería en su casa. De igual manera
terminarán venciéndose en el Almacén General.
II. La presentación de los empaques que muchas veces no se ajusta a la cantidad
solicitada por la farmacia y el ALDI no fracciona cajas, lo que obliga a recibir más
producto del dispensado por la farmacia.
III. El sistema calcula el pedido para un mes de consumo y en julio se cierra el
ALDI por inventario general, por lo que en junio se debe hacer pedido doble de
fármacos, lo que genera un acumulado.
IV. Existen productos de consumo bajo o improbable, pero que se deben de tener
en existencia, como es el caso de los medicamentos antifímicos para el control de
32
la tuberculosis. Estos vienen del ALDI en cajas de cien o quinientas unidades, las
cuales corren el riesgo de vencerse por la poca salida que tienen, ya que
dependen de los casos confirmados con esta enfermedad.
V. Fallas en campañas establecidas, que no se logran la adherencia esperada.
VI. El no retiro de los medicamentos por parte de los usuarios.
B. Causas Internas
I. El deterioro de los medicamentos por condiciones de almacenamiento no se
puede medir con certeza: en el Almacén Local están bajo condiciones de
temperatura controlada y con aire acondicionado, pero algunas veces en los
despachos no hay aire acondicionado o se encuentran dañados, por lo cual los
medicamentos pueden verse sometidos a altas temperaturas.
II. La rotación de los medicamentos en las farmacias ubicadas en los EBAIS no es
la misma, ya que dependen de la preferencia del médico prescriptor, y muchas
veces estos médicos están rotando en la unidad.
III. Los médicos y algunos servicios solicitan presupuestar medicamentos que
luego no consumen o prescriben, por cambios en programas o distintos brotes en
el área de atracción.
IV. Deficiente supervisión farmacéutica de las farmacias desconcentradas por la
falta de recurso humano.
V. Falta de un cronograma para el cumplimiento de cada actividad relacionada con
existencias y vencimiento de medicamentos.
33
2.2 Control de Inventarios
En el control de inventarios, la existencia física presente en cualquier momento, es
una parte esencial de cualquier sistema de suministros. Los inventarios de
medicamentos existen para asegurar que cuando los medicamentos sean
requeridos, estos se encuentren disponibles en el momento y lugar oportuno. El
proceso de inventario tiene diversos propósitos (Boza Sibaja & Valerín Chaves ,
2014):
A. Proteger contra la incertidumbre: Absorbe fluctuaciones tanto en la oferta
como en la demanda.
B. Permitir la compra o manufactura en volumen: La compra de medicamentos
se abarata cuando se compran cantidades grandes.
C. Minimizar el tiempo de espera: La existencia distribuida en varios puntos
por todo el país aumenta la disponibilidad de los medicamentos.
D. Aumentar la eficiencia en el transporte: Al disponer de transportes para
volúmenes grandes de medicamentos, los costos del mismo disminuyen.
E. Anticiparse a las fluctuaciones estacionales: Los cambios estacionales en la
demanda de medicamentos específicos son previsibles.
2.3 Dispensación de medicamento
La dispensación de medicamentos corresponde al acto profesional farmacéutico
de proporcionar uno o más medicamentos a un paciente, precedido por una
receta. El acto se caracteriza por que el farmacéutico informa y brinda educación
al paciente sobre el uso adecuado de dicho producto terapéutico, considerando
aspectos importantes como régimen de dosificación, la influencia de los
medicamentos, interacciones, reacciones adversas potenciales y condiciones de
almacenamiento y conservación necesarias (Chavarría Quirós , 2011).
34
Se deben establecer estándares mínimos que garanticen la calidad de estas
actividades, entre las cuales se pueden mencionar (Federación Internacional
Farmacéutica, FIP.ORG, 2012):
A. Los farmacéuticos deben asegurar que en la farmacia se dispone de
instalaciones apropiadas y de personal capacitado, y que se llevan a cabo
procedimientos normalizados de dispensación y documentación para el
suministro y dispensación de medicamentos con receta.
B. Los farmacéuticos deben revisar todas las recetas recibidas, teniendo en
cuenta los aspectos terapéuticos, sociales, económicos y legales de las
indicaciones prescritas antes de suministrar la medicación al paciente.
C. Los farmacéuticos deben garantizar la confidencialidad del paciente al
dispensar los medicamentos y brindarle educación, asegurándose de que el
paciente reciba información oral y escrita suficiente y la comprenda, de
modo que obtenga el máximo beneficio del tratamiento.
2.4 Equipo básico de atención integral en salud
Los establecimientos que conforman la CCSS atienden necesidades y problemas
de salud de diferente complejidad, que van desde la baja hasta la muy
especializada; razón por la cual surge la necesidad de organizar la prestación de
servicios en primer, segundo y tercer nivel dentro del sistema de red de atención
institucional (Caja Costarricense de Seguro Social, Dirección de
Farmacoepidemiología, 2012).
El primer nivel de atención comprende los servicios básicos de salud que realizan
acciones de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, curación y
rehabilitación de menor complejidad. Estas acciones están a cargo de los
integrantes de los Equipos de Apoyo y de los Equipos Básicos de Atención
35
Integral en Salud (E.B.A.I.S.) y que cumplen con la consulta externa, medicina
general de las clínicas, centros y puestos de salud, consultorios comunales,
domicilios, escuelas y centros de trabajo, todo para garantizar el conocimiento y el
seguimiento de los individuos y las familias de manera continua (Caja
Costarricense de Seguro Social, CENDEISSS, & Universidad de Costa Rica,
2004).
A su vez, cada una de las áreas de salud se subdivide en dos o más sectores de
salud que son divisiones geográficas en las que, en promedio, viven entre 4.000 y
4.500 personas. Cada uno de los sectores de salud está a cargo de un equipo de
recursos humanos denominado Equipo Básico de Atención Integral en Salud
(E.B.A.I.S.) y que está integrado, al menos por:
A. 1 médico general
B. 1 auxiliar de enfermería
C. 1 asistente técnico de atención primaria en salud (A.T.A.P.S.)
Es importante mencionar que la integración, tanto de los equipos de apoyo como
de los E.B.A.I.S., puede ser modificada en algunas áreas y sectores de salud, de
manera temporal o permanente, cuando así se requiera para atender las
necesidades y problemas de salud particulares. Esa modificación puede ser del
tipo o de la cantidad de recursos humanos (Caja Costarricense de Seguro Social,
CENDEISSS, & Universidad de Costa Rica, 2004).
2.5 Fórmula 23
Fórmula contable de control de inventarios que genera el sistema SIFA, también
conocida como nota de ajuste; es un formulario para registro de destrucción de
artículos, que realiza un rebajo automático del sistema, retirando del inventario
determinada cantidad del producto.
36
2.6 Farmacéutico
El equipo de salud está compuesto por el paciente y todos los profesionales de
asistencia sanitaria que tienen responsabilidad en el cuidado del mismo. Es
imprescindible que este equipo esté bien definido y buscar activamente
colaboración. Los farmacéuticos juegan un papel importante como parte del
equipo sanitario y necesitarán adaptar su conocimiento, habilidades y actitudes a
este nuevo papel, que integra la ciencia farmacéutica tradicional con aspectos
clínicos del cuidado del paciente, habilidades clínicas, habilidades de gestión y de
comunicación, colaboración activa con los equipos médicos y solucionar
problemas relacionados con los medicamentos (Wiedenmayer, Summers, Mackie,
Gous, & Everard, 2006).
Los farmacéuticos, como expertos en medicamentos, han sido siempre conocidos
como una fuente accesible y de confianza para el consejo y la farmacoterapia.
Hoy, su contribución a la asistencia sanitaria se está transformando en nuevas
facetas de ayuda a los pacientes en la utilización de medicamentos y como parte
en la toma de decisiones clínicas mediante una variedad de especializaciones
(Wiedenmayer, Summers, Mackie, Gous, & Everard, 2006).
Según directrices conjuntas de la Federación Internacional Farmacéutica y la
Organización Mundial de la Salud, en relación con las Buenas Prácticas en
Farmacia, existen funciones esenciales en las que la sociedad y los ciudadanos,
para los que trabajan, esperan su participación o supervisión (Federación
Internacional Farmacéutica, Buenas Prácticas de Farmacia, 2012):
A. Preparar, obtener, almacenar, asegurar, distribuir, administrar, dispensar y
eliminar medicamentos
B. Ofrecer una gestión eficaz de los tratamientos farmacológicos.
C. Mantener y mejorar el ejercicio profesional.
D. Ayudar a mejorar la eficiencia del sistema de salud y la salud pública.
37
A nivel institucional, en el Manual Descriptivo de Puestos se asignan funciones
según la clasificación del tipo farmacéutico establecida. Para el campo de estudio
donde se realiza esta investigación caben en mención funciones para
farmacéutico tipo 1 y 2, ya que es una unidad periférica tipo Área de Salud.
Por lo anterior, para un farmacéutico tipo 1 se establece (Caja Costarricense de
Seguro Social, 2009):
A. Realizar análisis de recetas y localización de medicamentos.
B. Supervisar las recetas para la detección de posibles errores en cuanto a la
dosis de los medicamentos.
C. Resolver consultas técnicas al personal de menor nivel.
D. Organizar, dirigir y supervisar las labores que se llevan a cabo en una
farmacia, de poco volumen de operaciones tales como: almacenamiento y
conservación de medicamentos, despacho de fármacos, control de
medicinas despachadas y otras similares.
E. Fungir como farmacéutico encargado de las labores de almacenamiento y
distribución de medicamentos que se realizan en las bodegas centrales del
Ministerio.
F. Efectuar los inventarios y mantener los controles requeridos para el buen
servicio.
G. Vigilar el modo de conservación de los productos farmacéuticos bajo su
cuidado.
H. Velar porque las condiciones de almacenamiento de los distintos
medicamentos sean las más apropiadas, según las normas existentes.
I. Coordinar sus labores con instancias internas y externas.
J. Destruir aquellos medicamentos y materia prima que estén vencidos o
deteriorados para su uso y constituyan un peligro para la salud pública.
K. Procurar alcanzar la mayor eficiencia y eficacia posible en la distribución de
medicamentos a los distintos puestos y Centros de Salud.
38
L. Colaborar en la Comisión de Estudio y Resolución en las distintas
licitaciones de productos terminados y materia prima que requiere el
Ministerio en lo referente a medicamentos.
M. Ejecutar otras tareas profesionales y administrativas propias del cargo.
Así mismo, en el manual se determina para un farmacéutico 2 lo siguiente (Caja
Costarricense de Seguro Social, 2009):
A. Dirigir y controlar las labores de recepción de recetas y despacho de
medicinas que se ejecutan en una farmacia.
B. Controlar y reportar el movimiento de recetas y consumo de medicamentos.
C. Realizar tareas de análisis de recetas, localización de medicamentos,
confección de etiquetas y preparación de recetas.
D. Revisar periódicamente el estado de los productos y las existencias.
E. Participar en la selección de su personal y administrar el régimen
disciplinario.
F. Ejecutar otras tareas profesionales y administrativas propias del cargo.
2.7 Fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento de un medicamento indica el máximo período de tiempo
por el cual el laboratorio ha presentado pruebas de estabilidad química (e
inocuidad, cuando fuere aplicable) a la autoridad regulatoria. Como principio
regulatorio, se considera contrario a la ley comercializar el utilizar medicamentos
más allá de su fecha de vencimiento (Politi, 2009).
Desde un punto de vista teórico, son dos las líneas de razonamiento las que
justifican la no utilización de un medicamento vencido (Politi, 2009):
39
A. Un medicamento vencido podría contener menor cantidad de principio
activo que la declarada en su etiquetado, reduciendo o comprometiendo
la eficacia terapéutica en grado variable.
B. El proceso de degradación del fármaco en las condiciones de
almacenamiento diese origen a productos peligrosos (tóxicos directos
que desencadenen una reacción de hipersensibilidad).
2.8 Impacto económico
Se puede definir como el grado de afectación o pérdida económica que puede
sufrir cualquier instancia a raíz de una de una eventualidad determinada, que
tendrá diferente grado de impacto de acuerdo con la cantidad de producto, para el
caso en estudio relacionada con la cantidad de medicamento vencido.
2.9 Formas o presentaciones farmacéuticas
La forma o presentación farmacéutica es la disposición individualizada a que se
adaptan los fármacos (principios activos) y excipientes (materia
farmacológicamente inactiva) para constituir un medicamento, dicho de otra
forma, es la disposición externa que se da a las sustancias medicamentosas para
facilitar su administración (tabletas, jarabes, supositorios, cremas, inyectables,
gotas, etc.).
2.10 Medicamento
Un medicamento es toda sustancia o preparado que posee propiedades curativas,
preventivas o diagnósticas, elaborado para ayudar al organismo a recuperarse de
los desequilibrios producidos por las enfermedades o a protegerlos de estas,
utilizado en personas o animales. El medicamento está compuesto por un
fármaco, sustancia o principio terapéuticamente activo y otras sustancias inactivas
40
e inertes llamadas excipientes. Pueden existir en un mismo producto asociaciones
medicamentosas (Chavarría Quirós , 2011).
2.11 Medicamento no utilizable
Se consideran medicamentos no utilizables los siguientes: Medicamentos
vencidos, devueltos por los pacientes, que no cumplen especificaciones de
calidad ( cambio en sus características físicas, empaque dañado o inadecuado, no
cumplen con pruebas de control de calidad, se presumen contaminados o
adulterados), almacenados en condiciones inadecuadas (ejemplo: temperatura no
controlada), medicamentos en desuso, medicamentos que cuentan con sello de
seguridad de fábrica y que éste se haya perdido o se haya violado y/o todos los
comprimidos y cápsulas sueltos o a granel que son devueltos a la farmacia por los
diferentes servicios de hospitalizados y los pacientes. (Salas Salas, y otros, 2013)
2.13 Medicamento vencido
Un medicamento vencido es aquel medicamento que ha superado la fecha de
vencimiento aun estando almacenado bajo las condiciones recomendadas. Dicha
fecha generalmente se coloca en la etiqueta del empaque primario, en el empaque
secundario o en ambos empaques de los medicamentos (La Gaceta N° 122,
2010). Lo anterior indica que el producto ha llegado al final de su vida útil, siendo
esta el tiempo que establece el fabricante con base en estudios de estabilidad,
según consta en el registro sanitario (López Pedrosa, Barrero Bustamante, &
Caro Celis, 2011), como el periodo en que el producto es químicamente seguro
para utilizar.
2.14 Presupuesto no efectivo
El presupuesto no efectivo se define como la asignación presupuestaria de
recursos e insumos a una unidad determinada, necesarios para su gestión
41
eficiente en un periodo específico, pero donde el mismo no se cuantica
monetariamente sino son dichos insumos, para el caso los medicamentos los que
representan la asignación de dinero otorgada al servicio.
2.15 Sistema Integrado de Farmacias
El Sistema Integrado de Farmacias “SIFA”, nació a solicitud de la Sección de
Farmacia y ha contado con el apoyo incondicional de la Dirección de Tecnología
de Información y Comunicaciones, dependencias de la CCSS (Caja Costarricense
de Seguro Social, 2012).
Como objetivo principal del sistema se tiene proveer a los Despachos de
Farmacias de una herramienta que asegure la calidad del servicio que se brinda a
los usuarios de la Institución, asegurando en forma adecuada el uso racional de
los medicamentos mediante la entrega oportuna, eficiente y de calidad de los
mismos, sin dejar de lado los lineamientos planteados en la reglamentación
vigente referentes buenas prácticas de dispensación.
La meta principal con la utilización de este sistema especializado es lograr un
estándar en el esquema administrativo y funcional de los Centros de Salud de la
CCSS, y para llevar a cabo todo esto el sistema se enfoca en (Caja Costarricense
de Seguro Social, 2012):
A. Servir de apoyo administrativo a los procesos que se relacionan con el
manejo, control, presupuesto y conservación de los inventarios de
medicamentos en los diferentes Centros de Salud de la Institución, y brindar
una mayor calidad en la atención a los asegurados.
B. Brindar información relevante y referente a los lineamientos planteados por
la Contraloría General de la República, en cuanto al control adecuado del
estado de los inventarios de medicamentos de los Centros de Salud y en la
42
solicitud de control del Ministerio de Salud sobre los Estupefacientes y
Psicotrópicos.
C. Lograr la estandarización del esquema administrativo y funcional de los
Centros de Salud de la CCSS, para contribuir en gran medida al control
eficiente de los procesos realizados en la bodega y los despachos de
farmacia de la Institución concernientes a la administración, control y
conservación de los inventarios de medicamentos; sin perder de vista el
objetivo principal que es brindar una mayor calidad en la atención al
paciente.
La creación e implementación de SIFA ha permitido a las farmacias evolucionar
tecnológicamente y cambiar de un sistema informático obsoleto en decadencia, a
uno nuevo que ha aportado una reingeniería radical a nivel Informático y
Administrativo en los Centro de Salud de la Institución.
El sistema cuenta con beneficios como (Caja Costarricense de Seguro Social,
2012):
A. Calidad en la atención del usuario de consulta externa:
a. Control de pacientes poli consultantes.
b. Control terapéutico hasta por 10 años de información.
c. Reducción en tiempo de espera por parte del usuario.
d. Abre la posibilidad de un trato directo con el usuario mediante
plataformas de servicios, que agilizan al proceso de recepción.
B. Calidad en la atención del paciente hospitalizado:
a. Mayor control de los pacientes:
a) Minimiza el desperdicio de medicamentos.
43
b) Utilización efectiva del Recurso Humano.
b. Manejo de Stock adecuados a los servicios:
a) Elimina acumulo de medicamentos en los servicios.
b) Control de Inventario y Vencimiento de Productos.
c. Perfil terapéutico independiente de pacientes:
a) Perfil de Tratamientos de Hospitalización.
b) Perfil General de tratamientos.
d. Un esquema moderno del manejo de Dosis Unitaria:
a) Estandarización del Modelo en los Centros de Salud.
C. Calidad en el Control de Medicamentos:
a. Inventarios reales del total de medicamentos en el Centro de Salud.
b. Control sobre las entradas y salidas de productos.
c. Proporciona la información necesaria para la toma de decisiones.
d. Auxiliar Contable independiente para cada uno de los despachos y la
bodega del Centro de Salud.
e. Entrega de medicamentos contra cuotas establecidas.
f. Proyección y Control de Presupuesto.
g. Eliminación total de las llamadas Huacas en los Servicios
h. Mayor control sobre productos por vencimiento.
i. Significativa reducción en lo que respecta a la “fuga de medicamentos”.
D. Control Administrativo:
a. Basado totalmente en la reglamentación vigente.
b. Amplia facilidad en el despacho de medicamentos:
a) Bodega – Despacho
b) Almacén – Bodega
c) Farmacia – Sistema Nacional de Inventarios (S.N.I)
d) Farmacia – Ministerio de Salud.
44
c. Significativa reducción en pago de tiempo extraordinario.
d. Mayor control sobre la Digitación:
a) Control por usuario.
b) Control de mínimos y máximos de entrega de producto.
c) Control sobre las indicaciones en los productos.
e. Auditoria de Movimientos
a) Seguimiento por medio de Bitácoras de los movimientos
más relevantes
2.16 Suministro de medicamentos en la Caja Costarricense de Seguro Social
En la CCSS el proceso de selección de medicamentos se aplica bajo la
competencia del Comité Central de Farmacoterapia, como ente técnico asesor
de la Gerencia Médica, mismo que se plasma en la Lista Oficial de
Medicamentos (LOM), al amparo de una Política de Medicamentos Esenciales,
con una oferta de los productos más seguros, eficaces y de calidad, que se
pone a disposición de los usuarios en todo el país para la resolución de la
necesidad fármaco-terapéutica derivada de los problemas de salud que
aquejan a la población y son demandados en la atención (Tinoco Mora, 2007).
El Proceso de Selección de Medicamentos es antecedido por la identificación
de las necesidades terapéuticas en el ámbito determinado: nacional o
institucional (hospitales, clínicas y centros de salud), y para tal identificación se
aplican criterios sobre diferentes aspectos: técnicos sanitarios,
epidemiológicos, farmacológicos y terapéuticos (clínicos); todo con la finalidad
de definir los medicamentos que se requieren así como las presentaciones
farmacéuticas más apropiadas para cubrir tales necesidades (Tinoco Mora,
2007).
La definición del Proceso de Selección de Medicamentos puede darse como el
proceso continuo multidisciplinario y participativo con clínicos prescriptores,
45
con el que se pretende asegurar la disponibilidad de los medicamentos que se
requieren en el Sistema Institucional- Nacional de Salud; es decir, es la
escogencia de medicamentos esenciales de acuerdo con las necesidades de
salud de la población (Tinoco Mora, 2007).
A partir de la selección realizada se elabora la Lista Oficial de Medicamentos
(LOM) que estará disponible en los niveles de atención; proceso que debe ir
ligado con los recursos existentes y el apoyo operativo para el suministro de
los medicamentos. De acuerdo con lo anterior, los medicamentos esenciales
escogidos deberán de responder a las necesidades de salud o morbilidad a
tratar, así como ajustarse a la estructura y grado de desarrollo de los servicios
de salud que se brinden en cada país (Boza Sibaja & Valerín Chaves , 2014).
A nivel de Institución Pública para seleccionar medicamentos es primordial que
éstos cuenten con el Registro Sanitario, el cual es otorgado por el Ministerio de
Salud para autorizar su comercialización y uso clínico. En esta etapa, se
asegura la disposición de medicamentos eficaces, seguros y de calidad. La
aprobación para la comercialización de un producto farmacéutico según lo
establece la Ley General de Salud, Nº 5395 de octubre de 1973, oficialmente
es a través del registro sanitario, este registro atiende aspectos de
cumplimiento Administrativo-Legal y Técnico y ampara el proceso tanto para el
sector público como para el sector privado (Tinoco Mora, 2007).
La Selección de Medicamentos en Costa Rica, para el Sector Público se
fundamenta y apoya en los medicamentos esenciales, definiendo los
esenciales como “aquellos que cubren las necesidades de atención prioritaria
de la población” (Selección y Uso de Medicamentos Esenciales. Informe del
Comité de Expertos de la OMS, actualizado al 2003) (Tinoco Mora, 2007).
En nuestro país, la Seguridad Social (CCSS) y el Instituto Nacional de Seguros
(INS) en el ámbito público, seleccionan medicamentos con fundamento en la
46
normativa legal y técnica existente, generando la lista de fármacos que debe
estar disponible en cada una de ellos según su ámbito de acción (Tinoco Mora,
2007).
La selección de medicamentos eficaces y seguros ya en proceso se refiere a la
decisión de aprobar o rechazar la inclusión de un fármaco a la LOM, sobre la
base de la ponderación que se señala a continuación (criterios científico-
técnicos) esto se realiza para cada uno de los productos considerados como
esenciales (Tinoco Mora, 2007).
Como se mencionó con anterioridad, la CCSS realiza la Selección de
Medicamentos a través del Comité Central de Farmacoterapia, órgano
colegiado adscrito a la Gerencia de División Médica conformado en su mayoría
por médicos especialistas y algunos farmacéuticos con amplia experiencia en
práctica clínica. La función primordial de dicho Comité es la Selección de
Medicamentos así como la revisión y actualización de la LOM, todo ello
fundamentado en los análisis científicos-técnicos necesarios; las resoluciones
del Comité Central de Farmacoterapia son vinculantes con procedencia desde
luego la reconsideración o revocatoria solicitadas por los técnicos (Tinoco
Mora, 2007).
La Institución dispone y autoriza el uso de medicamentos sobre rubros
científicos importantes eficacia y seguridad del medicamento así como riesgo
/beneficio de los mismos, de tal forma que los parámetros utilizados se apoyan
en la valoración y clasificación según su valor intrínseco o terapéutico potencial
de la prescripción, se apoya en parámetros utilizados para ponderar y así
seleccionar los medicamentos que formarán la LOM (Tinoco Mora, 2007).
Son pilares fundamentales de la selección los siguientes considerandos: 1º
Programa (s) sanitario(s) que se implementa(n) y se ajusta(n) en el país, 2º La
selección de medicamentos esenciales (con miras a la resolución de la
morbilidad), 3º La educación e instrucción con base científica y tecnológica y
47
4º Sistemas de controles técnicos y administrativos de los medicamentos
(Tinoco Mora, 2007).
Las bases para la Selección a nivel institucional y específicamente en el ámbito
de la Política de Medicamentos de la CCSS acogen directrices vertidas para
desarrollar una Política de Medicamentos Esenciales, según recomendaciones
de la Organización Mundial de la Salud (OMS). También, se enmarca según lo
establecido por el Ministerio de Salud (MS) como Ente Rector del país, al dar
el Formulario Terapéutico Nacional con el listado oficial de los medicamentos
autorizados para uso en las institucionales públicas (Tinoco Mora, 2007).
A continuación, en el siguiente capítulo se describirá la metodología que se
empleó en el desarrollo del trabajo de investigación para lograr el desarrollo de
los objetivos propuestos, con la finalidad de dar respuesta al problema en
estudio.
48
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
49
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En este capítulo se desarrolla la metodología empleada en el desarrollo de la
investigación, por medio de la cual permitió a las postulantes el cumplimiento de
los objetivos planteados en el proyecto.
3.1 Tipo de investigación
Por su profundidad es descriptiva porque el objetivo central es la descripción de un
fenómeno, es decir busca describir el impacto económico generado por el
vencimiento de medicamentos sometido a evaluación y análisis, en este caso
particular se pretende describir el mismo en el Servicio de Farmacia Área de Salud
de Santa Rosa de Pocosol.
Por su alcance temporal es transversal, porque estudia los aspectos considerados
en un momento dado, en este estudio el periodo corresponde a setiembre 2012 –
agosto 2013.
Por su carácter la investigación es cuantitativa porque las variables a considerar
son susceptibles de medición y cualitativa porque se describen gestiones para
disminuir riesgo y consecuencias de dispensación de medicamentos vencidos.
3.2 Área de Estudio
El área de estudio es el Servicio de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de
Pocosol, Caja Costarricense de Seguro Social, durante el periodo setiembre 2012
– agosto 2013. Esta unidad es un primer nivel de atención, ubicado en la Región
Huetar Norte, en el distrito de Pocosol.
50
3.3 Fuente de información
3.3.1 Objeto de Investigación
Impacto económico del vencimiento de los medicamentos en el Servicio de
Farmacia, Área de Salud Santa Rosa de Pocosol, periodo setiembre 2012-agosto
2013.
3.3.2 Fuentes de Información Primarias
Una fuente primaria es la fuente documental que se considera material de primera
mano relativa, de un fenómeno que se desea investigar, para el caso en estudio
los datos son recopilados en su totalidad de la Herramienta de Sistemas
Integrados de Farmacia (SIFA).
3.3.3 Fuentes de Información Secundarias
Las fuentes secundarias son los que contienen información que se extrae de las
fuentes primarias, es la estrategia más frecuentemente utilizada, entre estas se
utilizaron libros, informes, tesis, artículos de revista, internet, diccionarios,
manuales y las fuentes personales pertinentes requeridas.
3.4 Instrumento de recolección de datos
El instrumento utilizado para la recopilación de datos es el SIFA, este sistema
informático proporciona las fórmulas requeridas para el caso en estudio, y
mediante las notas de ajuste (fórmulas 23 del sistema), es que se obtiene la
información de costos por medicamentos vencidos, y a su vez también otras
fórmulas estadísticas relacionadas con la producción, entradas y salidas de
medicamentos y distribución entre farmacia sede y despachos desconcentrados
51
del Servicio de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa en el periodo de
análisis.
52
3.5 Operacionalización de las Variables
Objetivo
Variable
Definición
Conceptual
Dimensión
Definición
Operacional
Definición
Instrumental
Determinar las
cantidades y
presentación de
medicamentos vencidos.
Medicamento vencido
Medicamento que llega a su fecha de expiración antes de ser despachados en la farmacia.
1. Medicamentos expirados.
2. Cantidad de
medicamentos vencidos según forma.
3. Presentación de medicamento vencido.
Informes estadísticos del SIFA.
Cuantificar los costos
que tienen los
medicamentos vencidos
en Servicio de Farmacia.
Costo de los medicamentos
Las pérdidas económicas generadas por el vencimiento de medicamentos no despachados.
1. Cantidad de
medicamentos vencidos.
2. Costo de medicamentos vencidos.
1. Número de
medicamentos vencidos.
2. Precio de medicamentos vencidos.
Informes estadísticos del SIFA.
Relacionar las
cantidades de
medicamentos vencidos,
con los gastos
incurridos
Relación gasto medicamento vencido.
Relación directa entre cantidad de medicamento y pérdida económica.
1. Cantidad de medicamentos vencidos.
2. Costo de medicamentos vencidos.
1. Número de medicamentos vencidos.
2. Precio de
medicamentos vencidos.
Informes estadísticos del SIFA.
Identificar y analizar las
gestiones que se
realizan para minimizar
la cantidad de
medicamentos a vencer.
Gestiones que se realizan para minimizar la cantidad de medicamentos
Determinantes del proceso de almacenamiento y distribución que ayudan a disminuir la cantidad de medicamentos a vencer.
1. Cantidades
vencidas 2. Cantidad de
gestiones realizadas
1. Número de gestiones
Manual de Procedimientos Servicio de Farmacia.
53
CAPITULO IV
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
54
CAPITULO IV
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
En este capítulo se presentan y analizan los datos obtenidos durante el periodo de
análisis de investigación, respecto a los productos vencidos en el Servicio de
Farmacia, del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, en el periodo
comprendido entre setiembre 2012- agosto 2013. Importante es mencionar que
este servicio está conformado por dos despachos, el Servicio de Bodega o
Almacén Local (despacho 771) y los despachos 772; Santa Rosa -Farmacia Sede-
, El Concho, Los Santos, Coopevega y Boca Arenal (Despachos
desconcentrados), todos incluidos en el estudio.
El Servicio como tal cuenta con la herramienta SIFA; sistema que se utiliza en
ambos despachos para el control de existencias, y esta a su vez brinda una serie
de fórmulas y reportes indispensables, a nivel contable para el registro de
inventarios. Dentro de estas fórmulas se destacan las notas de ajuste (Fórmula
23) utilizadas en la Farmacia para rebajar de inventario los productos vencidos, las
cuales constituyen el instrumento de recolección de datos de la presente
investigación.
A nivel institucional existen otros servicios, en la misma unidad programática, que
llevan controles de los ingresos de insumos a los Servicios de Farmacia, en esta
unidad el Departamento de Presupuesto y Administración, es quien responde ante
la ejecución presupuestaria de las diferentes partidas que conforman tanto el
presupuesto efectivo como no efectivo asignado al Área de Salud.
De esta manera, el departamento de Presupuesto brinda información clave para la
representación del gasto mensual en colones producto de la adquisición de
medicamentos en el departamento de Farmacia de Área Salud Santa Rosa de
Pocosol (Ver gráfico 1) durante el periodo de un año, setiembre del 2012 a agosto
55
del 2013, siendo estos los medicamentos que ingresan al Almacén Local del
Servicio.
Gráfico 1. Costos Totales según Adquisición de Medicamentos en la
Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, durante el periodo de
setiembre del 2012 a agosto del 2013. (Expresado en colones)
Fuente: Departamento de Presupuesto y Administración del Área de Salud de Santa Rosa
de Pocosol, 2013.
Como se observa en el gráfico 1, los costos mensuales en el periodo de estudio
rondan entre los 10 y 15 millones de colones, según los datos proporcionados por
el Departamento de Presupuesto y Administración del Área de Salud de Santa
Rosa de Pocosol. En promedio los costos de la adquisición de los medicamentos
son de ₡12,831,263.71 basándose en la realización de pedidos mensuales según
el comportamiento histórico de los datos de consumo de los medicamentos, tanto
en la Farmacia Sede como en las demás Farmacias de los EBAIS
desconcentrados, gasto en el cual influye el comportamiento epidemiológico
poblacional particular en los diferentes meses del año.
56
Para tener una idea de las salidas de los medicamentos del Servicio de Farmacia
del Área de Salud en estudio, se empleó la identificación de los cupones
despachados, es decir, una receta estará conformada de uno a tres cupones
equivalente a uno o tres medicamentos, según las necesidades patológicas de
cada paciente. Es así como en el Gráfico 2, se observa el comportamiento de
dicho departamento durante el periodo de investigación, según el total de cupones
despachados en el Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de
Pocosol.
Gráfico 2. Total de Cupones despachados en el periodo de setiembre del
2012 a agosto del 2013 en la Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de
Pocosol.
Fuente: Cuadro 31, Sistema Integrado de Farmacia, Área de Salud de Santa Rosa de
Pocosol, 2013.
En el Gráfico 2 se observa un total de cupones despachados mensualmente, entre
los 18 mil y 25 mil cupones en el Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa
Rosa, datos que contemplan la Farmacia Sede y Farmacias de EBAIS
desconcentrados, para una producción promedio mensual de 22 861cupones.
57
Las investigadoras como profesionales que laboran en la CCSS y respaldadas en
las notas de ajuste y actas de destrucción de medicamentos por vencimiento
realizadas mensualmente en las Farmacias del Area de Salud Santa Rosa,
reafirman que los medicamentos vencidos contituyen una problemática con
impacto económico durante el periodo analizado en esta investigación. Por esta
razón, se particulariza el comportamiento de los medicamentos vencidos en
relación al tipo de fármaco, cantidad y presentación así como las pérdidas
económicas generadas por la caducidad de estos.
En el gráfico 3, se analiza el comportamiento del vencimiento de los
medicamentos en el Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa, en
relación con las pérdidas económicas generadas durante el periodo setiembre del
2012 a agosto del 2013.
Gráfico 3. Pérdidas Económicas según Medicamentos Vencidos en la Farmacia del
Área de Salud Santa Rosa de Pocosol durante el periodo de setiembre del 2012 a
agosto del 2013. (Expresada en colones)
Fuente: Caja Costarricense de Seguro Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, 2013. En el Gráfico 3 se presentan según los meses definidos para la investigación, en
el mismo se denota que para los meses de diciembre 2012 y mayo 2013 no hubo
58
registro de medicamentos vencidos por parte tanto del personal de la Farmacia
Sede, de las Farmacias de EBAIS desconcentrados, ni del Jefe de Proveeduría.
Además, se aprecia que el mes donde se dio una menor pérdida económica por
medicamentos fue en el mes de agosto 2013 con ₡ 9 663.58 colones, debido a
que tanto la cantidad como el valor monetario de los medicamentos vencidos
durante ese mes fueron muy bajos, confirmando así la efectividad del Sistema
Integrado de Farmacia (SIFA). Así como también un gasto máximo de ₡ 222
130.34 colones, generado en el mes de julio 2013.
Posterior al análisis general se considera necesario desglosar las pérdidas
económicas de los productos vencidos en cantidad y presentación de los
medicamentos, por lo que se desarrolla el siguiente objetivo.
4.1 Determinar las cantidades y presentación farmacéutica de los
medicamentos vencidos mensualmente en Servicio de Farmacia del Área de
Salud Santa Rosa de Pocosol en período comprendido entre setiembre 2012
- agosto 2013.
Para el cumplimiento de los objetivos de este trabajo se describe cada uno de los
meses del periodo en estudio, especificando la presentación y medicamentos
implicados en la generación de pérdidas económicas por caducidad lo cual
permite ampliar el panorama y con ello proponer recomendaciones que ayuden a
disminuir la incidencia de esta problemática.
59
Cuadro 2. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de
setiembre 2012
Presentación Unidades
totales
Medicamentos
Supositorios 15 Bisacodil Supositorios (15)
Frascos 7 Petrolato Líquido Emulsión(2), Suero Antiofídico
Frasco(5)
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
Para el mes de setiembre del año 2012 sólo se reportaron dos tipos de
presentaciones farmacéuticas los cuales fueron supositorios y frascos, siendo
todos para uso de tratamiento agudo. Se identifica el vencimiento de
medicamentos como el suero anticoral lo que es justificable al ser usado en el
tratamiento de accidentes por picadura específica de las serpiente coral; lo cual de
muy baja incidencia, por lo que es un producto de poca rotación.
A continuación se presenta el Cuadro 3 donde se desglosa la cantidad de
medicamentos vencidos en el mes de octubre 2012.
60
Cuadro 3. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de
octubre 2012
Presentación
Unidades
totales Medicamentos
Ampollas 14
Epinefrina Ampolla (6), Potasio Gluconato Ampolla (1),
Salbutamol Ampolla (2), Globulina Gamma Ampolla (5)
Frascos 29
Crotamitón Loción (14), Difenilhidantoína Suspensión (1),
Prednisolona Jarabe (5), Dextrosa50%(3), Oximetazolina
Gotas (6)
Tabletas 3255
Ergotamina Tabletas (165), Fenobarbital Tabletas (1145),
Teofilina Tabletas (945), Cloroquina Tabletas (1000)
Supositorios 100
Glicerina 1g Supositorios (55), Glicerina 2g Supositorios
(45)
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
Para el mes de octubre 2012 se observa mayor cantidad de medicamentos
vencidos respecto al mes de setiembre 2012. Dentro de las presentaciones
farmacéuticas vencidas se encuentran ampollas, frascos, tabletas y supositorios.
El mayor vencimiento se dio en la presentación de tabletas con 3255 unidades de
las cuales 1145 corresponden a Fenobarbital Tabletas.
Seguidamente se presenta el Cuadro 4 donde se realiza desglose de las
cantidades de medicamentos vencidos en el mes de noviembre 2012.
61
Cuadro 4. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de
noviembre 2012
Presentación
Unidades
totales Medicamentos
Ampollas 8
Fenobarbital Ampolla (3), Globulina Gamma Ampolla
(1), Salbutamol Ampolla (4)
Frascos 40
Estreptomicina Frasco (33),Dextrosa 50%(7),
Tabletas 595
Claritromicina Tabletas (175), Colchicina Tabletas (70),
Difenhidramina Tabletas (50), Difenilhidantoína
Capsulas (300),
Supositorios 130
Bisacodil Supositorio (80), Dimenhidrinato Supositorios
(50)
Cremas 27
Hidrocortisona Crema (27)
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
En el mes de noviembre 2012, se presenta un comportamiento similar al mes de
octubre 2012, donde la mayor cantidad de medicamentos en caducidad son las
tabletas con 595 unidades.
Posteriormente se encuentran los frascos, cremas, supositorios y ampollas donde
sólo 33 frascos corresponden al antibiótico estreptomicina el cual no tenía rotación
alguna por formar parte de una de las fases del tratamiento de la Tuberculosis,
62
patología que no es común en el Área de Salud. Además se identifican otros
medicamentos con poca rotación como Fenobarbital Ampollas, Gamma Globulina
Ampollas y Salbutamol Ampollas. Así también se presenta el Cuadro 5 donde se
realiza desglose de las cantidades de medicamentos vencidos en el mes de enero
2013.
Cuadro 5. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de enero
2013
Presentación
Unidades
totales Medicamentos
Frascos 149
Povidone Frasco (1),Penicilina G Benzatínica (100),
Dextrosa 50% (42)
Tabletas 401
Ácido Ascórbico Tabletas (150), Ácido Fólico
Tabletas(150), Albendazol Tabletas (6), Tiamina
Tabletas (50)
Supositorios 245
Dimenhidrinato 25mg Supositorios (45),
Dimenhidrinato 100 mg Supositorios (200)
Ampollas 12
Fenobarbital Ampollas (5), Salbutamol Ampollas (7)
Fuente: Caja Costarricense de Seguro Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
Para el año 2013, en el mes de enero se obtuvieron 4 tipos de presentación de
medicamentos vencidos los cuales fueron frascos, tabletas, ampollas y
supositorios. Su mayoría corresponde a tabletas con 401 unidades donde se
63
encuentran tanto medicamentos con poca rotación como el Ácido Ascórbico como
de alta rotación como lo es el Ácido Fólico.
A continuación se clasificarán en el Cuadro 6 los medicamentos vencidos en el
mes de febrero 2013.
Cuadro 6. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de
febrero 2013
Presentación
Unidades
totales Medicamentos
Ampollas 1
Globulina Gamma Ampolla (1)
Frascos 8
Penicilina G Frasco (2),Solución 51(5), Suero Anticoral
Frasco (1)
Tabletas 10
Isosorbide Tabletas (10)
Supositorios 209
Dimenhidrinato Supositorios(145), Glicerina 1g
Supositorios (64)
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
Los medicamentos vencidos para el mes de febrero 2013 como se indican el
Cuadro 6, en su mayoría son medicamentos que cuentan con poca rotación, es
decir medicamentos que se utilizan para patologías poco comunes o que cuentan
con restricciones para su despacho por lo que su acumulación en el Servicio de
Farmacia puede ocurrir con facilidad.
64
El siguiente mes analizar en cuanto a vencimiento de medicamentos es el mes de
marzo 2013.
Cuadro 7. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de marzo
2013
Presentación
Unidades
totales Medicamentos
Ampollas 1
Antimoniato Meglumina Ampolla (1)
Frascos 29
Agua Bidestilada (2), Dextrosa 50%(3), Glicerito
Trinitrato Frasco (1), Salbutamol Jarabe (12), Sodio
Cloruro 100 ml(1),Teofilina Jarabe (10)
Tabletas 700
Ácido Ascórbico Tabletas (200), Claritromicina
Tabletas (100), Teofilina 250 mg Tabletas (400)
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
En el mismo año, para el mes de marzo, se identifican medicamentos vencidos
como Ácido Ascórbico tabletas, Claritromicina tabletas y Teofilina tabletas
obteniendo una totalidad de 700 unidades de tabletas. Junto a estos
medicamentos se vencieron además 29 Frascos y 1 ampolla de Antimoniato de
Meglumina.
En el Cuadro 8, se clasifican los medicamentos vencidos en el mes de abril 2013.
65
Cuadro 8. Medicamentos vencidos, clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de abril
2013
Presentación
Unidades
totales Medicamentos
Ampollas 1
Potasio Gluconato Ampolla(1),
Frascos 25
Calamina Loción(2), Dextrosa 50%(8), Metronidazol
Suspensión(1), Prednisolona Jarabe(9), Rifampicina
Suspensión(3), Solución Dacca(2)
Tabletas 102
Teofilina 150 mg Tabletas (60), Biperideno
Tabletas(35), Norgestrel+etinilestradiol (2), Teofilina
250 mg Tabletas(5)
Supositorios 25
Dimenhidrinato Supositorio(25)
Cremas 1
Dienestrol Crema(1),
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
En el Cuadro 8, correspondiente a la clasificación de presentaciones de
medicamentos vencidos en el mes de abril 2013, se percibe un comportamiento
similar a la de los meses anteriores en estudio. Las tabletas y frascos son las dos
presentaciones con mayor cantidad de vencidos.
El siguiente cuadro muestra análisis de vencimiento del mes de junio 2014.
66
Cuadro 9. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de Junio
2013
Presentación
Unidades
totales Medicamentos
Ampollas 21
Digoxina ampolla(17), Potasio Cloruro Ampolla(2),
Salbutamol Ampolla(2)
Frascos 28
Dextrosa 50% 50 ml (7), Dextrosa 5% 1000ml(5),
Nitrofurantoína suspensión (2), Solución 51(9),
Solución 90(5)
Tabletas 830
Pseudofedrina Tabletas(530), Pirazinamida Tabletas
(300)
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013
En el mes de junio 2013, como se presenta en el Cuadro 9, se obtiene un total de
830 unidades de Tabletas, 28 Frascos y 21 Ampollas. En el caso de las ampollas
se encuentran medicamentos como Digoxina, Potasio Cloruro y Salbutamol, los
cuales consultando el Sistema Integrado de Farmacia, tienen muy poca indicación
médica en el Área de Salud.
En el cuadro a continuación se desglosa la clasificación de vencimiento de
productos en el mes de Julio 2013.
67
Cuadro 10. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de julio
2013
Presentación
Unidades
totales Medicamentos
Ampollas 2
Epinefrina Ampolla(2)
Frascos 104
Acetaminofén Jarabe(1), Ácido Ascórbico Gotas(7),
Crotamiton Loción(28), Dextrosa 50%(46), Dextrosa
5% 100ml(7), Dextrosa 5% 1000ml(3),
Difenilhidantoína Suspensión(1), Suero Antiofídico
Frasco(11)
Tabletas 2980
Fenazopiridina Tabletas(2300), Claritromicina
Tabletas(10), Fenobarbital Tabletas(620), Isoniazida
Tabletas(10), Teofilina 150 mg Tabletas (40)
Cremas,
Sobres y
Otros
2 Dispositivo Intrauterino(1), Jalea Lubricante (1)
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
Para el mes de julio 2013, en el Cuadro 10, es donde se concreta mayor cantidad
de medicamento vencido así como la presencia de más variedad de
presentaciones farmacéuticas. Se identifican un total de 104 frascos y 2980
unidades de tabletas.
Por último se analizan los vencimientos registrados en el mes de agosto 2013.
68
Cuadro 11. Medicamentos vencidos clasificados según presentación
farmacéutica en la Farmacia Área Salud Santa Rosa durante el mes de
agosto 2013
Presentación
Unidades
Medicamentos
Frascos 9
Dextrosa 5% 250ml(4), Lidocaína20 mg/1ml Frasco(5)
Tabletas 59
Ácido Ascórbico Tabletas(50), Estrógenos Conjugados
Tabletas(9)
Supositorios 6
Glicerina 1g Supositorios(6)
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa, 2013.
En Cuadro 11, durante el mes de agosto 2013, es donde se realizan notas de
ajuste por una menor cantidad de medicamentos vencidos entre ellos frascos:
Lidocaína y Dextrosa 5%, supositorios: Glicerina 1g y tabletas: Ácido Ascórbico
tabletas y Estrógenos Conjugados tabletas.
Es importante mencionar que para los meses de diciembre 2012 y mayo 2013 no
se reportaron notas de ajuste por vencimiento de medicamentos, lo cual nos indica
que no siempre es una regla que se dé el vencimiento de medicamentos ya que
algunos departamentos de Farmacia cuentan con mecanismos para minimizar o
evitar los mismos.
Además se evidencia que las presentaciones farmacéuticas con predominio de
vencimiento durante este periodo fueron las tabletas, seguidas de los frascos.
69
Una vez realizada la clasificación por cantidad y presentación farmacéutica de los
productos, se procede a analizar en el siguiente objetivo, el impacto económico
mensual por el vencimiento de medicamentos en el Servicio de Farmacia Área de
Salud de Santa Rosa de Pocosol.
4.2 Cuantificar los costos que tienen los medicamentos vencidos
mensualmente en Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de
Pocosol en período comprendido entre setiembre 2012 - agosto 2013.
Para ampliar los propósitos de la investigación realizada, se presenta el impacto
económico generado por el vencimiento de medicamentos en los despachos 771
Almacén Local y 772 Farmacias del Servicio de Farmacia del Área de Salud de
Santa Rosa de Pocosol, cuantificando monetariamente el gasto percibido, durante
el periodo en estudio.
Los precios de los medicamentos son los mismos a nivel central, regional y de la
red de almacenes locales, adscritos a los Servicios de Farmacia en todo el país,
estos se igualan con el Catálogo de Precios que se carga y actualiza en el SIFA
de cada despacho, las tarifas son dadas por la SCAS y es de esta manera que
logra conocer el valor monetario de estos suministros.
Se detallan a continuación los resultados en el Cuadro 12, el cual muestra la
relación entre la presentación farmacéutica, el gasto total en colones implicado en
general y el gasto por medicamento vencido, permitiendo observar cuánto dinero
se pierde por producto caducado.
70
Cuadro 12. Pérdida económica según medicamentos vencidos en la
Farmacia área Salud Santa Rosa periodo setiembre 2012- agosto 2013.
Presentación Gasto Total
(colones) Medicamentos
Frascos 399,465.96
Acetaminofén Jarabe(185.15), Ácido Ascórbico
Gotas(3717.63), Agua Bidestilada (478.76), Petrolato
Líquido Emulsión(1966.34), Suero Antiofídico
Frasco(109327.86), Crotamitón Loción (36476.16),
Difenilhidantoína Suspensión (3679.32) , Prednisolona
Jarabe (11560.08), Dextrosa50%(63879.26),
Oximetazolina Gotas (1360.74),Estreptomicina Frasco
(0.00),Povidone Frasco (2923.01),Penicilina G
Benzatínica (16152.72), Solución 51(9213.54), Suero
Anticoral Frasco (4818.85), Glicerito Trinitrato Frasco
(1782.63), Salbutamol Jarabe (2847.72), Sodio Cloruro
100 ml(4392.96),Teofilina Jarabe (22751.20), Calamina
Loción(1543.52), Metronidazol Suspensión(692.81),
Rifampicina Suspensión(20839.26), Solución
Dacca(3326.66),Dextrosa 50% 50 ml (26145.24),
Dextrosa 5% 1000ml(15169.92), Nitrofurantoína
Suspensión (4797.22), Solución 90(3465.15), Dextrosa
5% 100ml(3072.86), Dextrosa 5% 250ml(5497.96),
Lidocaína20 mg/1ml Frasco(1646.00)
71
Cuadro 12, continuación
Presentación Gasto Total
(colones) Medicamentos
Tabletas 222,213.58
Ácido Ascórbico Tabletas (5336.74), Ergotamina Tabletas
(9470.84), Fenobarbital 25mg Tabletas (16166.52),
Teofilina 250mg Tabletas (24775.07), Cloroquina Tabletas
(48357.40), Claritromicina Tabletas (24444.11), Colchicina
Tabletas (963.39), Difenhidramina Tabletas (340.24),
Difenilhidantoína Cápsulas (9512.10), Ácido Fólico
Tabletas(187.70), Albendazol Tabletas (156.65), Tiamina
Tabletas (657.55), Isosorbide Tabletas (93.35),Teofilina
150 mg Tabletas (410.64), Biperideno Tabletas(306.53),
Norgestrel+etinilestradiol(418.84), Pseudofedrina
Tabletas(3079.35), Pirazinamida Tabletas (9779.52),
Fenazopiridina Tabletas(64386.89), Isoniazida
Tabletas(647.61), Estrógenos Conjugados
Tabletas(939.92)
Supositorios 70,734.33
Bisacodil Supositorios (4017.15), Glicerina 1g Supositorios
(6333.15), Glicerina 2g Supositorios (2213.09),
Dimenhidrinato 25mg Supositorios (8568.58),
Dimenhidrinato 100 mg Supositorios (49603.35)
72
Cuadro 12, continuación
Presentación Gasto Total
(colones) Medicamentos
Ampollas 132,631.83
Antimoniato Meglumina Ampolla (626.55), Digoxina
ampolla(19369.97), Epinefrina Ampolla (1460.48), Potasio
Gluconato Ampolla (3020.96), Potasio Cloruro
Ampolla(236.32), Salbutamol Ampolla (11013.60),
Globulina Gamma Ampolla (89057.15), Fenobarbital
Ampolla (7846.80)
Cremas,
Sobres y
Otros
8,253.86
Hidrocortisona Crema (3948.48), Dienestrol
Crema(2819.86), Dispositivo Intrauterino(973.50), Jalea
Lubricante (512.02)
Total
833,299.56
Fuente: Caja Costarricense de Segura Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de
Salud de Santa Rosa de Pocosol, 2013.
Se observó un gasto en total de ₡ 833 299,56 colones por vencimiento de
medicamentos en el periodo de setiembre del 2012 a agosto del 2013. En la
presentación farmacéutica de frascos representan una pérdida económica de
₡399 465.96, correspondiente el 48 % de la pérdida total por medicamentos
vencidos.
Es importante mencionar que la caducidad de los productos farmacéuticos es
regulada por la tendencia institucional y social de preferencia por esta. Al mismo
tiempo, las indicaciones médicas son diferentes de acuerdo al criterio de cada
73
prescriptor, en cuanto a conocimientos y gustos por el uso de medicamentos, lo
cual incide directamente en el gasto de estos, lo que refleja en aumentos y
diminuciones en la dispensación de los medicamentos y por ende, en la caducidad
o no de los productos.
La presentación de tabletas representaron una pérdida económica de ₡ 222
213.58 colones, es decir un 27 % del total percibido; como ejemplos de estas se
encuentra antibióticos tales como Claritromicina, el cual es medicamento de uso
restringuido lo que impide una rotación adecuada del mismo. También
medicamentos como el Ácido Fólico, Albendazol, Tiamina, Teofilina 150 mg y
Fenazopiridina, que aunque cuentan con alta rotación no se estimaron a tiempo
medidas para reducir cuotas o bien rotarlas con otros centros de salud y así evitar
su caducidad.
Seguidamente se encontró que las ampollas representaron una pérdida
ecónomica de ₡ 132 631.83 colones representando el 16 % del total del gasto. La
mayoría de los medicamentos vencidos dentro de esta presentación se
encuentran entre los utilizados en carro de paro o bien para pacientes que
ingresan en condición de emergencia, y debido al nivel de atención en salud no
se atienden tan seguido estos casos, impidiendo el uso regular de dichos
medicamentos.
En cuanto a los supositorios se obtuvo un gasto de ₡70 734.33 colones,
representando el 8 % del gasto total de medicamentos vencidos en el periodo de
estudio, monto que no deja de ser despreciable en gasto percibido. Este tipo de
presentación farmacéutica tiene como factor que favorece el vencimiento su vía de
administración, por no ser esta es muy aceptada por los pacientes en especial los
adultos, razón por la que los médicos prefieren no indicar este tipo de forma
medicamentosa.
74
Por último se encontró las crema, sobres y otros con ₡ 8 253.86 colones
representando solamente el 1% del total del gasto por productos farmacéuticos
vencidos. Esta presentación al igual que las otras, debe considerarse siempre en
el inventario del Servicio de Farmacia, sin dejar de considerar todos los factores
que inciden en el uso o no de estos, como parte de la implementación de medidas
de control que permitan aminorar la cantidad de pérdidas económicas.
Es factible y relevante visualizar la relación existente entre la cantidad de
medicamento vencido y el gasto incurrido por el vencimiento de los mismos, razón
por la cual se desarrolla el siguiente objetivo.
4.3 Relacionar las cantidades de medicamentos vencidos, con los gastos
incurridos debido al vencimiento en el Servicio de Farmacia del Área de
Salud Santa Rosa de Pocosol.
Una vez desarrollados los objetivos 1 y 2 es posible establecer la relación de las
cantidades de medicamentos con los gastos, producto del vencimiento de los
mismos. Esta dependencia se establece al comparar directamente la presentación
del medicamento con su cantidad y el costo; datos obtenidos de las notas de
ajuste que proporciona el sistema SIFA en el periodo de investigación.
Es así como se puede expresar en el siguiente gráfico lo expuesto anteriormente.
75
Gráfico 4. Relación de las cantidades de medicamento vencidos con los gastos
incurridos en la Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, durante el
periodo setiembre 2012 a agosto 2013
Fuente: Caja Costarricense de Seguro Social, Sistema Integrado de Farmacia, Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol, 2013.
En el Gráfico 4 se representa un consolidado del vencimiento de medicamentos
durante el periodo setiembre 2012 a agosto 2013, donde se denota que no existe
una relación directamente proporcional entre la cantidad de producto y el costo por
unidad, como es el caso de los frascos, que incurre en el mayor gasto económico
sin ser el rubro con más unidades de medicamento vencido. Razón inversa el caso
de las tabletas, que representa la mayor cantidad de unidades vencidas pero no
así el mayor dato de pérdida en colones.
Este fenómeno es explicable debido al que el costo de producción de una tableta
no es comparable con el de un frasco o una ampolla, ya que el proceso de
manufactura varía de acuerdo al producto farmacéutico por requerimientos
76
especiales como envasado, esterilización, cadenas de frío y otros, que
representan un valor elevado reflejado en su precio final.
Una vez analizada la relación cantidad de medicamento vencido- gasto incurrido
por vencimiento en el Servicio de Farmacia de la Unidad, es importante conocer
las gestiones que se desarrollan en los despachos para aminorar las mismas,
siendo así, se procede al desglose del siguiente objetivo.
4.4 Identificar y analizar las gestiones que se realizan actualmente para
minimizar la cantidad de medicamentos a vencer en el Servicio de Farmacia
del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol.
Es importante recordar que el Servicio de Farmacia de Santa Rosa de Pocosol
está conformado por una Farmacia Sede, cuatro Farmacias Desconcentradas y un
Almacén Local, que aún gestionando individualmente forman parte de un servicio
integrado que maneja un inventario divido en dos despachos 771 y 772, pero
responden a un mismo presupuesto asignado.
Este servicio de forma integral desarrolla actividades que buscan mejorar el
proceso de gestión de inventarios, y con esto minimizar el riesgo de vencimiento
de los medicamentos; como tales se pueden identificar las siguientes:
A. Inventarios selectivos
El proceso de inventarios selectivos es desarrollado de forma general en el
Servicio de Farmacia de esta unidad programática, el mecanismo que utilizan los
despachos es el mismo y consiste en la elaboración diaria de inventario físico de
un determinado número de líneas de productos que se cotejan con la existencia
en el Sistema SIFA, lo que permite no sólo verificar si existen faltantes y sobrantes
de inventario, si no la revisión exhaustiva de las fechas de vencimiento de los
productos, y de esta forma se garantiza a fin de mes haber realizado un ciclo de
77
inventario completo en el despacho. La única diferencia con el Almacén Local es
que en este despacho también existe un control de cantidad en existencia con los
lotes de cada medicamento, y el número de lote debe de respetarse al egreso de
los productos en relación con la fecha de caducidad, dando salida al lote con
vigencia más corta.
En síntesis, este proceso de inventario mensual viene a dar mejoras en los
controles de existencias, ya que estos deben de responder a los movimientos
contables mensuales reportados en el cierre mensual del sistema, que se envía
digitalmente al SCAS utilizando el Sistema Informático de Contabilidad de
Suministros (SICS) página virtual de la CCSS, y es revisado con los saldos del
auxiliar contable, mismos que mostrarán los faltantes y sobrantes reales en el
inventario anual, ya que este cierre general y reporte de existencias totales si es
enviado digitalmente a la SCAS, dependencia que coteja los reportes de egresos
en las facturas del Almacén General (ALDI) con los movimientos (ingresos al
Almacén Local) y saldos reportados por los despachos en el momento específico
designado para tal fin; así como también el desarrollo de este tipo de inventario
permite mejor control de fechas de vencimiento, dando el tiempo suficiente para
realizar coordinaciones de cambio con otras unidades de la región.
B. Identificación de medicamentos próximos a vencer
Esta gestión es desarrollada sólo en la Farmacia Sede y en las Farmacias
desconcentras del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol y va de la mano con
el inventario selectivo mensual. La técnica consiste en identificar los productos con
fecha de caducidad más próxima y una vez seleccionados, marcarlos con flechas
de color en la cajas correspondientes ubicadas en la estantería del despacho,
dando un color específico según la vigencia del producto, donde las flechas rojas
indican que el medicamento se vence en un mes, las flechas amarillas indican que
el medicamento se vence en dos meses y las flechas verdes que el medicamento
se vence en tres meses, y así de esta forma tratar de rotar más las existencias o
78
de gestionar cambios con despachos u otras unidades que tengan más demanda
de estos códigos, como es el caso de Farmacias desconcentras con Farmacia
Sede, del servicio en general con Hospital Los Chiles, Hospital San Carlos u otras
Áreas de Salud de la Región Huetar Norte.
Esta última dinámica de cambio también es practicada entre el Almacén Local con
otros almacenes de la región, ya que el ALDI muchas veces despacha en los
pedidos, productos con vigencia corta de utilización.
C. Elaboración Notas de Ajuste
El proceso de elaboración oportuna de notas de ajuste (Fórmulas 23), es
gestionado en los Servicios de Farmacia del Área de Salud por el Personal
Farmacéutico coordinador del despacho pertinente y por el Jefe de Proveeduría
del Almacén Local, este tipo de fórmulas se elaboran una vez que el producto
caduca y debe de ser retirado tanto físicamente del despacho como
contablemente del SIFA, para garantizar tanto existencias reales de los códigos,
como evitar errores de dispensación por dar al usuario un producto vencido que
aún se encontrara en estantería, caso particular en los despachos.
D. Modelo de inventario utilizado: PEPS
El modelo de inventario utilizado en el Servicio de Farmacia de esta unidad indica
que todo producto debe despacharse de acuerdo al sistema de primero en expirar
primero en salir. Es así como las regentes farmacéuticas deben supervisar la
correcta rotación de las fechas de vencimiento de los medicamentos bajo su
custodia en los despachos respectivos del Servicio y el Jefe de Proveeduría en el
Almacén Local bajo su tutela.
Importante mencionar que en los casos en que el ALDI envía lotes con
vencimiento más próximo al del producto almacenado en el servicio, se debe de
79
dar salida prioritaria a este, por tener vigencia más corta a pesar de que su fecha
de ingreso al Almacén Local sea posterior.
E. Proceso de Abastecimiento
El proceso de abastecimiento general que se realiza en el Servicio de Farmacia
del Área de Salud de Santa Rosa de Pocosol está dado por los pedidos
mensuales y extrapedidos que realiza el Almacén Local al ALDI, mismos
tramitados en línea por el Jefe de Proveeduría en el Sistema Gestión de
Suministros (SIGES) página virtul de la CCSS, el cuál requiere de un nombre de
usuario y contraseña por seguridad en la gestión de solicitud; para el caso del
pedido mensual este debe de cargarse al sistema los ultimos días hábiles del mes
y es entregado por el transporte institucional del ALDI según programación de
fechas de recepción la tercer semana del mes siguiente; los extrapedidos se
realizan a demanda del Servicio en coordinación con el Servicio de Transportes de
esta unidad para su oportuno retiro en el almacén en San José.
El abastecimiento local, dado por el Almacén Local a los despachos
desconcentrados mediante pedidos por reposición, se realiza de la siguiente
manera; la farmacia sede se abastece semanalmente y las farmacias
desconcentradas realizan un pedido mensual, así como extrapedidos ya que por
situaciones imprevistas un producto determinado puede aumentar su consumo y
requerir reposición.
En este proceso, es de suma importancia para los despachos el ajuste real de los
históricos de consumo a las cuotas establecidas, para evitar acumulación de
productos que tengan una rotación no acorde con su egreso, y evitar
vencimientos.
Todo Servicio de Farmacia, debe considerar que los procesos de mejora contínua
son necesarios con el fin de optimizar las tareas y gestiones que se desarrollan, es
80
por esto que se considera oportuno, en el siguiente capítulo, proponer un Plan de
Mejora, con el fin de recomendar estrategias que busquen disminuir la cantidad de
vencimientos en los despachos de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de
Pocosol.
4.5 Establecer un plan de acción y recomendar estrategias a lo interno del
Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol, para
identificación oportuna y disminución del vencimiento de los medicamentos.
4.5.1 Introducción
El almacenamiento y distribución de los medicamentos son aspectos críticos que
inciden en la conservación adecuada de los mismos a lo largo de su cadena de
abastecimiento hasta el paciente (Salas Salas, y otros, 2013).
La CCSS por medio de sus almacenes a nivel central, regional y de la red de
almacenes locales adscritos a los Servicios de Farmacia en todo el país ejecuta
procesos de adquisición, almacenamiento, conservación y distribución de
medicamentos con el fin de satisfacer de forma oportuna, eficiente y con calidad la
demanda de los servicios asistenciales en respuesta a la efectiva tutela del
derecho a la salud de los asegurados y a la gestión racional de los fondos
públicos. Diariamente la cadena de abastecimiento institucional maneja miles de
medicamentos que de acuerdo a sus características requieren condiciones
específicas de almacenamiento, conservación y distribución (Salas Salas, y otros,
2013).
La inversión anual de la CCSS en medicamentos suma cantidades millonarias, y a
la vez las pérdidas económicas producto del vencimiento de estos insumos
afectan grandemente si se considera de manera global en la institución, siendo
esto un problema del que no está exento ningún despacho de farmacia ni Almacén
Local en todos los niveles de atención en salud.
81
Los medicamentos son un gasto imprescindible y parte indispensable en el ciclo
salud-enfermedad, que vienen a solventar necesidades tanto en la prevención y
como cura de las enfermedades que afectan a la población.
Una vez realizado el análisis del impacto económico producido por el vencimiento
de medicamentos en el Servicio de Farmacia del Área de Salud de Santa Rosa de
Pocosol, se determina la necesidad de desarrollar una propuesta que orientada a
mejorar el sistema de control de medicamentos con que ya cuenta este
departamento, y de esta manera aminorar el vencimiento de los productos.
La finalidad primordial, en todo Servicio de Farmacia, es garantizar la optimización
de los recursos económicos asignados en el presupuesto no efectivo, para el caso
en estudio, mismo establecido mediante históricos de consumo que vienen a ser la
herramienta más fiable para este proceso.
4.5.2 Propuesta
En la CCSS están establecidas normas, manuales y procedimientos con el fin de
regular la conservación y almacenamiento de los medicamentos en los distintos
almacenes institucionales de los diferentes niveles de atención.
Los procedimientos de control de existencias en los centros de salud en general
deben ser supervisados por un farmacéutico u otro experto en control de
existencias del área donde se reciban los medicamentos, para el caso de
Farmacias en Áreas de Salud, los Jefes de Proveeduría de Almacén Local. En la
actualidad a nivel de Almacén Local se da el control de lotes mediante el sistema
de control de inventarios “Primero en Entrar primero en Salir”, los cuales son
enviados a los diferentes despachos de las farmacias desconcentradas y sede,
respetando lotes y fechas de vencimiento.
82
El servicio de Farmacia supervisará al menos una vez el mes las fechas de
vencimiento, deterioros por cambios en temperatura, cambios en propiedades
físicas (color o precipitación), deterioro en etiquetas y cantidades de los
medicamentos de existencia.
Tanto el profesional farmacéutico y como el personal de apoyo deben establecer
mecanismos para vigilar que no existan medicamentos vencidos en los estantes.
Dentro de estos mecanismos podemos mencionar:
A. Verificar la fecha de vencimiento al ingreso de los medicamentos y llevar
registro de los mismos.
B. Los medicamentos que presenten daño en el envase o en la forma
farmacéutica no deben ser utilizados en el despacho. Se debe informar al
laboratorio de Normas y Calidad de Medicamentos.
Según normativa de la CCSS es obligatorio aplicar el Manual Institucional de
Normas para el Almacenamiento, Conservación y Distribución de Medicamentos,
ya es una iniciativa para avanzar en la gestión de la calidad en la cadena de
abastecimiento de medicamentos a nivel institucional, por tanto se considera
necesario iniciar con el análisis de cumplimiento mediante herramienta para el
autodiagnóstico de las BPAD, enviada por el nivel central, y distribuida y
supervisada por el nivel regional, y partiendo de esto trabajar en plan remedial
para mejorar las deficiencias encontradas en los despachos.
Todo lo anterior sumado al siguiente plan de acción, vienen a ser parte de las
estrategias recomendadas para disminuir la cantidad de medicamentos vencidos
en el Servicio de Farmacia del Área de Salud Santa Rosa de Pocosol.
83
4.5.3 Plan de acción
Qué hacer
Cómo hacer
Cuando hacer
Quién lo hace
Cómo medir
Analizar el
presupuesto no
efectivo asignado
al Servicio de
Farmacia acorde
con el histórico de
consumos
ejecutado.
Analizar periódicamente la
ejecución presupuestaria
de cada una de las líneas
asignadas mediante la
elaboración de
herramientas digitales en
Excel.
Realizar modificaciones
presupuestarias acorde
con los históricos de
consumos del servicio.
Trimestralmente
La Jefatura del
Servicio de Farmacia
y el Jefe de
Proveeduría del
Almacén Local.
Presupuesto
ejecutado/
presupuesto
asignado.
Realizar revisiones
periódicas de las
cuotas de
medicamentos
asignadas tanto a
la farmacia sede
como a las
farmacias
desconcentradas.
Realizar revisión
exhaustiva de las cuotas
de medicamentos
asignadas a los distintos
despachos en
coordinación con el Jefe
de Proveeduría en los
meses de enero y julio.
Semestralmente
La Jefatura de
Farmacia, las
Farmacéuticas
coordinadoras de
despachos y el
Jefe de Proveeduría del
Almacén Local.
.
Cantidad de
revisiones de
cuotas
realizadas/
Cantidad de
revisiones de
cuotas
programadas
84
Qué hacer
Cómo hacer
Cuando hacer
Quién lo hace
Cómo medir
Realizar
inventarios
selectivos, con el
propósito de
determinar
constantemente
medicamentos con
vencimiento
próximo.
Organizar los despachos,
asignar listas preelaboradas
de líneas de medicamentos
específicas por funcionarios
responsables para mejor
revisión y control de lotes y
fechas de caducidad.
Semanalmente
La Jefatura de
Farmacia, las
Farmacéuticas
coordinadoras
de despachos y
el Personal
técnico
Cantidad de
inventarios
selectivos
ejecutados
anualmente
/cantidad de
inventarios
selectivos
programados
anualmente
Determinar los
medicamentos de
menor rotación en
farmacia sede y
desconcentradas,
y promocionar con
los médicos para
favorecer el
despacho de
estos.
Elaborar listas de
medicamentos con menor
movimiento en los despachos
y divulgar entre personal
médicos para favorecer
prescripción.
Mensualmente
La Jefatura de
Farmacia y las
Farmacéuticas
coordinadoras
de despachos.
Cantidad de
líneas de
medicamentos
con menor
rotación vencidos/
Cantidad de total
medicamentos
con menor
rotación
Brindar educación
a los usuarios del
Servicio de
Farmacia dela
unidad sobre el
uso racional de los
medicamentos.
Impartir charlas educativas a
usuarios del servicio.
Elaborar y divulgar material
educativo: panfletos,
murales, cápsulas
informativas dirigidas a
usuarios.
Bimensualmente
La Jefatura de
Farmacia y las
Farmacéuticas
coordinadoras
de despachos.
Cantidad de
charlas
ejecutadas/
Cantidad de
charlas
programadas
85
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
86
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones
Una vez finalizado el presente trabajo se puede concluir lo siguiente:
A. El desarrollo de la CCSS se ha debido, a diversos factores uno de ellos el
crecimiento de la población y la expansión de la institución para ofrecer
servicios oportunos a las comunidades mediante los diferentes programas
de atención con que cuenta la entidad. A raíz de esto, esta institución,
encargada del bienestar y salud de todos los costarricenses, percibe un
aumento permanente en sus gastos relacionados directamente con el
ofrecimiento de servicios de atención integral a los usuarios en programas
de promoción de la salud, prevención y curación de enfermedad.
B. La estructura organizativa de la CCSS le permite normar y controlar la
atención al usuario con el fin de garantizar en gran medida una atención
oportuna, es por esto que existe un primer, segundo y tercer nivel atención,
relacionados en forma directa con Áreas de Salud tipo I, Áreas de Salud
tipo II y III, Hospitales Periféricos y Regionales, y Hospitales Nacionales
respectivamente.
C. Los medicamentos son un insumo clave en la resolución de los problemas
de la salud de la población, por tanto la inversión en su adquisición acapara
gran parte del presupuesto institucional. La CCSS por medio de sus
almacenes a nivel central, regional y de la red de almacenes locales
adscritos a los Servicios de Farmacia en el país, ejecuta procesos de
adquisición, almacenamiento, conservación y distribución de medicamentos
con el fin de satisfacer de forma oportuna, eficiente y con calidad la
demanda de los servicios asistenciales en respuesta a la efectiva tutela del
87
derecho a la salud de los asegurados y a la gestión racional de los fondos
públicos. Diariamente la cadena de abastecimiento institucional maneja
miles de medicamentos que de acuerdo a sus características requieren
condiciones específicas de almacenamiento, conservación y distribución,
para concluir en la dispensación y despacho al usuario de servicios.
D. Los Servicios de Farmacias en las distintas Unidades Programáticas a nivel
nacional, gestionan la adquisición de medicamentos que cubran las
necesidades de prescripción médica y dispensación acorde con el registro
de los históricos de consumo de los productos, mediante el presupuesto
efectivo y no efectivo (en mayor porcentaje) de sus despachos; asignación
dada y regulada en el nivel central.
E. Es importante reconocer que el vencimiento de medicamentos es una
situación imposible de eliminar, sin embargo con la implementación de
estrategias en los Despachos de Farmacia del Área de Salud de Santa
Rosa de Pocosol y en conjunto con los controles que nos permite llevar
SIFA se puede disminuir en gran medida el riesgo de vencimientos y tener
un mejor control de inventarios.
F. Aunque en el Área de Salud Santa Rosa, las cifras obtenidas en pérdidas
por vencimiento de medicamentos es baja en comparación con otros
centros de salud u hospitales (₡ 833 299,56 colones), se debe tomar en
cuenta que si el comportamiento es similar en todas las Farmacias del país,
seguramente la sumas generadas de dichas pérdidas sería representativo y
nada despreciable. Es por esto que se debe concientizar al personal
responsable por mejorar las acciones al respecto y así disminuir el gasto
percibido por recursos institucionales que ni siquiera pudrieron se utilizados.
G. La relación de las cantidades de medicamentos con los gastos, producto del
vencimiento de los mismos, se establece al comparar la presentación del
88
medicamento con su cantidad y el costo, donde se denota que no existe
una reciprocidad directamente proporcional entre la cantidad de producto y
el costo por unidad; fenómeno explicable debido al que el costo de
producción varía de acuerdo al producto farmacéutico por requerimientos
especiales de manufactura que se reflejan en el precio final.
H. Las pérdidas económicas producto del vencimiento de medicamentos
genera gasto económico debido no sólo a que el medicamento no se puede
utilizar, sino también por el elevado costo por el almacenamiento y
destrucción de estos insumos en cumplimiento con las normativas vigentes
al respecto; así como el espacio físico que demandan en los despachos y
con esto la dificultad para el desarrollo de tareas operativas en el servicio.
6.2 Recomendaciones
Es de suma importancia en la finalización de este trabajo realizar
recomendaciones en búsqueda de que la disminución de las pérdidas económicas
por el vencimiento de medicamentos por lo que exponemos las siguientes:
A. En los centros de salud, los procedimientos de control de existencias,
deben ser supervisados por un farmacéutico u otro profesional con
formación en control de existencias; en el caso particular de las Farmacias
en Áreas de Salud, el responsable debería ser el jefe de la Proveeduría del
Almacén Local.
B. Supervisar, por parte del personal de farmacia, cuando menos una vez el
mes las fechas de vencimiento, daños por alteraciones en la temperatura,
cambios en propiedades físicas (color o precipitación), deterioro en
etiquetas y cantidades de medicamentos en existencia.
89
C. Establecer mecanismos para que el profesional farmacéutico y el personal
de apoyo, puedan vigilar que no existan medicamentos vencidos en los
estantes. Entre los aspectos que se deben incluir se encuentran:
a. Verificación de las fechas de vencimiento, en el momento de ingreso de
los medicamentos, llevando registro de los mismos y el control de
aquellos que presenten daño en el envase o en la forma farmacéutica
para que no sean utilizados en el despacho.
b. Informar al laboratorio de Normas y Calidad de Medicamentos, de los
medicamentos que presenten daño en el envase o en la forma
farmacéutica.
c. Aplicar el “Manual Institucional de Normas para el Almacenamiento,
Conservación y Distribución de Medicamentos” el cual forma parte de la
normativa vigente en la CCSS; se recomienda al respecto iniciar con el
análisis de cumplimiento mediante la herramienta para el
autodiagnóstico de las BPAD, enviada por el nivel central, y distribuida y
supervisada por el nivel regional, y a partir de los resultados trabajar en
la elaboración del plan remedial, que permita mejorar las deficiencias
encontradas en los despachos.
D. Analizar trimestralmente el presupuesto no efectivo asignado al Servicio de
Farmacia acorde con el histórico de consumos ejecutado. Esto mediante la
revisión de la ejecución presupuestaria de cada una de las líneas asignadas
mediante la elaboración de herramientas digitales en Excel y realizando las
modificaciones presupuestarias acorde con los históricos de consumos del
servicio.
E. Realizar revisiones semestralmente de las cuotas de medicamentos
asignadas tanto a la farmacia sede como a las farmacias desconcentradas
90
por medio de la observación exhaustiva de las cuotas, en coordinación con
el Jefe de Proveeduría en los meses de enero y julio.
F. Realizar semanalmente inventarios selectivos, con el propósito de
determinar medicamentos con vencimiento próximo. Esto a través de la
organización de los despachos y asignando listas pre elaboradas de líneas
de medicamentos específicas por funcionarios responsables para mejor
revisión y control de lotes y fechas de caducidad.
G. Determinar mensualmente los medicamentos de menor rotación en las
farmacias sede y desconcentradas, y promocionar con los médicos para
favorecer el despacho de estos.
H. Brindar educación bimensual a los usuarios del Servicio de Farmacia del
Área de Salud de Santa Rosa, sobre el uso racional de los medicamentos,
mediante charlas y divulgación de material educativo como panfletos,
murales y cápsulas informativas.
91
BIBLIOGRAFÍA
Análisis de Situación Integral de Salud. (2004). Área de Salud de Santa
Rosa: Caja Costarricense de Seguro Social.
Boza Sibaja, K., & Valerín Chaves, A. (2014). Las pérdidas económicas
asociadas al manejo deficiente de medicamentos vencidos e
inconsistencias en el Sistema de Control de Fármacos, en el Servicio de
Farmacia del Área de Salud de Ciudad Quesada, CCSS, periodo de enero
2009 a diciembre 2012. San José.
Caja Costarricense de Seguro Social. (Setiembre de 2009). Portal de
Recursos Humanos. Recuperado el 05 de mayo de 2014, de
http://ccssvmalex01.caja.ccss.sa.cr/mlxi/MlxCarpetas.aspx?pad=6&it
em=41525
Caja Costarricense de Seguro Social. (14 de agosto de 2012). Sistema
Integrado de Farmacias, Versión 2.1.4. San José, San José, Costa Rica:
Caja Costarricense de Seguro Social.
Caja Costarricense de Seguro Social, CENDEISSS, & Universidad de Costa
Rica. (2004). CENDEISSS. Recuperado el 02 de mayo de 2014, de
http://www.cendeisss.sa.cr/cursos/sistemanacsaludgeneral.pdf
Caja Costarricense de Seguro Social, Dirección de Farmacoepidemiología
(2012). Lista Oficial de Medicamentos y Normativa. San José: Editorial
Nacional de Salud y Seguridad Social (EDNASSS).
Chavarría Quirós, I. (2011). Buenas Prácticas de Trabajo en el Servicio de
Farmacia. San José: Editorial Nacional de Salud y Seguridad Social
(EDNASSS).
92
Dávila Y. Quemarán siete toneladas de medicinas vencidas, El Nuevo
Diario (Nicaragua), 28 de septiembre de 2007.
Dudik, Néstor1 - Bela, Alberto2 - Vonka, Carlos2 - Diez, María Uso
irracional de fármacos, su clasificación y estudio de la incidencia económica
de los medicamentos vencidos, 2001.
Federación Internacional Farmacéutica. (2012). Buenas Prácticas de
Farmacia. Recuperado el 26 de abril de 2014, de www.fip.org
Federación Internacional Farmacéutica. (2012). FIP.ORG. Recuperado el
02 de mayo de 2014, de
http://www.fip.org/www/uploads/database_file.php?id=334&table_id=
Forte GB. An ounce of prevention is worth a pound of cure. Presentation at
the International Conference of Drug Regulatory Agencies, La Haya, 1994.
Gray R.C.F, 1999. Directrices de seguridad para el desecho de
preparaciones farmacéuticas no deseadas durante y después de una
emergencia. Organización Panamericana de la Salud/OMS. marzo 1999.
Disponible en: http//www.paho.org
Gruszycki, Mabel R. - Dudik, Néstor H. Alba, Daniel A. - Alvariza Ayala,
Mirtha - Yordanovich, Patricia. Uso Racional de Medicamentos: Estudio de
su utilización en un sector de la población de Presidencia Roque Sáenz
Peña, Chaco. Universidad Nacional del Nordeste, Comunicaciones
Científicas y Tecnológicas 2004.
93
Jiménez, L. G., & Blanco, R. (Julio de 2006). Revista Costarricense de
Salud Pública vol.15 n.28. Recuperado el 15 de octubre de 2014, de
http://www.scielo.sa.cr/pdf/rcsp/v15n28/3338.pdf
La Gaceta N° 122. (24 de junio de 2010). DECRETO EJECUTIVO Nº
36039-S DEL 02/03/2010. LA GACETA, págs. 55-58.
Leitón, Marcela. Folleto “Manejo de medicamentos citostáticos vencidos”
Farmacia Oncológica. Hospital San Juan de Dios. 2000
López Pedrosa, A., Barrero Bustamante, L., & Caro Celis, D. (2011). Scribd.
Recuperado el 30 de abril de 2014, de
http://es.scribd.com/doc/48931911/MEDICAMENTOS-VENCIDOS
Ministerio de Salud. (2010). Control de Regulación. Recuperado el 20 de
agosto de 2014 de http://www.ministeriodesalud.go.cr/index.php/regulacion-
controles-ms
Morris Gray, K. (2004, 23 de junio) CCSS destruiría ¢343 millones en
medicamentos. La Prensa Libre (Costa Rica).
Organización Mundial de la Salud. (Octubre de 2009). Boletín acerca del
Efecto de la Crisis Económica en el Consumo, Gastos y Precios Unitarios
de Productos Farmacéuticos.
Ortiz Romero, D., & Vargas Elizondo, C. (2012). Evaluación de la pérdida
económica generada por la devolución, no retiro o incorrecta utilización de
los medicamentos por parte de los pacientes de la consulta externa en la
clínica Dr.- Francisco Bolaños Araya Heredia, periodo de agosto a octubre
2011. San José.
94
Plan Anual Operativo. (2012-2013). Área de Salud de Santa Rosa: Caja
Costarricense de Seguro Social.
Plan Anual Operativo Farmacia. (2013). Área de Salud de Santa Rosa: Caja
Costarricense de Seguro Social.
Politi, P. (17 de febrero de 2009). Farmacología y Medicina. Recuperado el
02 de mayo de 2014, de http://farmacoymedicina.blogspot.com/
2009/02 fecha-de-vencimiento-de- medicamentos.html
Ramírez Bermejo, Horacio. Informe sobre el manejo de residuos
provenientes de unidades médicas, incluyendo fármacos caducos.
Spi. San José, Costa Rica, 1998.
Salas Salas, M. L., Araya Piedra, I., Sáenz Herrera, E., Vega de la O, E.,
Moya Vásquez, O., & López Mora, J. A. (2013). Manual Institucional de
Normas para el Almacenamiento, Conservación y Distribución de los
Medicamentos. San José: Caja Costarricense de Seguro Social.
Salud, M. d. (2004). Plan de manejo de medicamentos vencidos,
no deseados y materia prima de medicamentos. Recuperado el 01 de
noviembre de 2014, de
http://www.ministeriodesalud.go.cr/inicio/propuestas proyectos/propuestas/
plan_salud_de_manejo_de_medicamentos_vencidos_no_deseados_materi
as_primas_l.pdf
Simón. A. (2005, 23 de setiembre) Preparan reciclaje de medicamentos. El
Universal (México).
95
Tinoco Mora, Z. (17 de diciembre de 2007). BINASSS. Recuperado el 02 de
mayo de 2014, de www.binasss.sa.cr/revistas/farmacos/v18n1- 2/art4.pdf
Ureña Calderón, Luis. Diagnóstico de los desechos sólidos en un hospital
desconcentrado de la CCSS, Hospital San Juan de Dios. Escuela de
Ingeniería Química, UCR. 2000.
Wiedenmayer, K., Summers, R., Mackie, C., Gous, A., & Everard, M.
(2006). APPS.WHO.IN. Recuperado el 02 de mayo de 2014, de
http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s14094s/s14094s.pdf
