Manual de Protocolo y Ceremonial...Este Manual de Protocolo y Ceremonial deberá ser de conocimiento...

Elaborado por:Kirsa UlettBertalía SánchezCarla GaritaJhonny GómezSonia CórdobaSonia Astúa

Manual de Protocoloy Ceremonial

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I. Presentación ..................................................................4 Introducción ...................................................................4 Objetivos ........................................................................4 Acerca de este manual ..................................................5 Alcance ..........................................................................5

II. El TEC .............................................................................6 Reseña histórica .............................................................6 Misión ............................................................................7 Visión .............................................................................7 Valores ...........................................................................7 Identidad ........................................................................8 Símbolos y emblemas ....................................................8 Organigrama ..................................................................9

III. De Las Precedencias....................................................10 Concepto .....................................................................10 Normas de ordenamiento ............................................10 Precedencia del TEC ....................................................13 Precedencia del Estado ................................................14

IV. Tipos de Actos ..............................................................16 Actos solemnes ............................................................16

Graduaciones .......................................................18 Traspaso de poderes de la Rectoría ......................23 Juramentación de autoridades del

Consejo Institucional ............................................24 Aniversario del TEC ...............................................25 Visita protocolaria de persona distinguida ............28 Reconocimientos y homenajes .............................30

Acreditaciones ......................................................33 Firma de convenios...............................................36 Inauguración de Sede o Centro Académico ........39 Apertura de año académico ................................42 Honras fúnebres de autoridades institucionales ..44

Actos académicos ........................................................46 Congresos .............................................................47 Seminarios ............................................................49 Talleres ..................................................................50 Foros .....................................................................52 Simposios ..............................................................54 Mesa redonda .......................................................55 Cursos ...................................................................57

Actos administrativos ...................................................58 Inauguración de nueva infraestructura .................58 Celebración de fechas especiales .........................60 Otros actos ...........................................................60 Exposiciones..........................................................61 Ferias .....................................................................61 Festivales, actividades deportivas y culturales ......61

Actos ecuménicos ........................................................62

V. Vocativos y Tratamientos .............................................63 Generalidades ..............................................................63 Tratamiento de autoridades universitarias ...................64 Tratamientos para Estado y Gobierno ..........................65 Tratamientos para dignatarios del extranjero ...............66 Tratamiento para religiosos ..........................................66

Contenidos


VI. Etiqueta ........................................................................67 Concepto .....................................................................67 Normas generales ........................................................67 El entorno y ambiente ..................................................67 Anfitrión .......................................................................67 Invitados .......................................................................68 Distribución de invitados .............................................68 Mesas ...........................................................................69 Platos y cubiertos .........................................................70 Copas y vasos...............................................................70 Cubiertos ......................................................................71 Brindis ..........................................................................71 Alimentación ...............................................................72 Vestimenta ...................................................................72 Tipos de vestimenta .....................................................72 Generalidades sobre la vestimenta ..............................73

VII. Generalidades ..............................................................74 Actividades sociales .....................................................74 Cocteles .......................................................................74

Desayunos ...................................................................75 Almuerzos ....................................................................75 Cena de gala ................................................................76 Guía de tareas ..............................................................76 Plazos recomendados previos a un evento .................78 Montajes y diagramas para salones .............................79 Disposiciones generales para una invitación ..............83 Otra correspondencia o material protocolar ...............85

Tarjetas de condolencias.......................................85 Esquela ..................................................................86 Nota protocolar ....................................................86 ‘Habladores’ .........................................................86 Tarjeta de mesa .....................................................86

Abordaje con medios de comunicación .....................87 Relación con proveedores ...........................................87 Comisión de emergencias ...........................................87 Seguridad .....................................................................88 Sobrerevisiones,modificaciones

y actualizaciones de este manual ................................88


I. Presentación

Introducción

Justificación

El Tecnológico de Costa Rica es una de las universidades estatales más reconocidas de Costa Rica y Latinoamérica. En este contexto es imprescindible salvaguardar la imagen institucional dado la gran cantidad de eventos que se llevan a cabo, y por ende, es necesario contar con un Manual de Protocolo y Ceremonial.

Estedocumentoestandarizará,normaráyclasificarálosactosyceremoniasdelTECconbaseenloscriteriosdeprotocolo universitario y etiqueta.

Objetivos

General

ProveeralTecnológicodeCostaRica(TEC)deunaherramientadecomunicaciónyrelacionespúblicasconelfinde estandarizar los procedimientos y normas que regirán las distintas actividades organizadas por la universidad y sus autoridades.

Específicos

• Unificaryestandarizartodoslosprocedimientosyactividadessusceptiblesaunordenamientoprotocolaryceremonial para todas las sedes y centros académicos del Tecnológico de Costa Rica.

• Estructurar las distintas actividades del TEC y el uso de sus símbolos para consolidar la identidad e imagen de la Institución.

• Facilitar a los funcionarios y estudiantes del TEC la logística y desarrollo de los eventos institucionales.


Acerca de este manual

Este documento se constituye en la guía para la reglamentación y realización de los actos y actividades que lleva a cabo el Tecnológico de Costa Rica. El mismo fue elaborado y evaluado por una comisión universitaria conformada porpersonaldelaRectoría,elConsejoInstitucionalydelaOficinadeComunicaciónyMercadeo,conasesoríayconsultoría de un profesional en comunicación externo al TEC.

Alcance

Este Manual de Protocolo y Ceremonial deberá ser de conocimiento y acatamiento obligatorio para todos los funcionarios y estudiantes, Sedes y Centros Académicos del TEC, así como su aplicación en las actividades aquí señaladas.CualquiermodificaciónoactualizaciónrealizadaaestedocumentoseráinformadaporlaOficinadeComunicación y Mercadeo del TEC mediante los canales que considere pertinentes.


II. El TECReseña histórica

Durante la gestión del presidente de la República, José Figueres Ferrer, tanto él como el presidente de la Asamblea Legislativa, Daniel Oduber Quirós, el comité de apoyo y la población cartaginesa apoyaron la creación de una nueva institución de educación superior. Los cartagineses la escogieron dejando de lado dos opciones: un progra-ma de desarrollo agropecuario y una carretera a San José.

El10dejuniode1971secelebróenCartagounafiestacívicaqueconmemorabayqueconcluíaunaetapa:lafirmadeLeydeCreacióndelTecnológicodeCostaRicabajoelconsecutivolegislativo4777.ElTECdeMonterrey,en México, fue el modelo a seguir.

Ensuscomienzos,elTecnológicodeCostaRicaestuvoinstaladoenelEdificioPirie(hoyCasadelaCiudad),elcual fue donado por la Municipalidad de Cartago. Dos años después de su creación, en 1973, comenzaron las tres primeras carreras del TEC, opciones totalmente novedosas en el país: Ingeniería en Construcción, Ingeniería en Pro-ducción Industrial e Ingeniería en Mantenimiento Industrial. Estas fueron escogidas por las necesidades planteadas enelpaísylainfluenciadelcontextomexicano.

Luego se compraron las casi 100 hectáreas de terreno en las cuales se encuentra actualmente el Campus Central. EnestosterrenosseconstruyeronlosprimerosedificiosquealbergaronalosestudiantesdelTECenesosprimerosdías de lecciones.

Alfinalizarelaño1982,elTECpasóde3a16carreras,de87estudiantesa2218,yde2a24edificios.ElTECinicióuna etapa de cooperación con la Embajada de Alemania. Esto dio inicio a la formación de personal para iniciar la carrera de Ingeniería Electrónica, una idea futurista para esa época.

El Tecnológico de Costa Rica forma parte del Consejo Nacional de Rectores (CONARE), instancia que coordina la planificaciónyelcontroldecalidaddelosprocesosyproyectosacadémicosqueadministranlascuatrouniversi-dades estatales del país.

El Tecnológico de Costa Rica sigue creciendo cada año con más carreras, Programas, Sedes, Centros Académicos, Centros de Transferencia Tecnológica, entre otros; todo ello con el objetivo de seguir contribuyendo al desarrollo nacional.

Gracias a todos esos aportes, en el año 2012 el TEC fue declarado como Institución Benemérita de la Educación, la Cultura, la Ciencia y la Tecnológica Costarricense mediante Ley No. 9060, del 5 de octubre de 2012.


Misión

Contribuir al desarrollo integral del país, mediante formación del recurso humano, la investigación y la extensión; manteniendoelliderazgocientífico,tecnológicoytécnico,laexcelenciaacadémicayelestrictoapegoalasnor-mas éticas, humanísticas y ambientales, desde una perspectiva universitaria estatal de calidad y competitividad a nivel nacional e internacional.

Visión

El Instituto Tecnológico de Costa Rica seguirá contribuyendo mediante la sólida formación del talento humano, el desarrollodelainvestigación,laextensión,laacciónsocialylainnovacióncientífico-tecnológicapertinente,laini-ciativaemprendedoraylaestrechavinculaciónconlosdiferentesactoressocialesalaedificacióndeunasociedadmás solidaria e inclusiva; comprometida con la búsqueda de la justicia social, el respeto a los derechos humanos y del ambiente.

Valores

En el ámbito institucional:

• Compromiso con la democracia• Libertad de expresión• Igualdad de oportunidades• Autonomía institucional• Libertad de cátedra• Búsqueda de la excelencia• Planificaciónparticipativa• Cultura de trabajo en equipo• Comunicación efectiva• Evaluación permanente• Vinculación permanente con la sociedad• Compromiso con la protección del ambiente y

la seguridad de las personas• Compromiso con el desarrollo humano• Rendición de cuentas

En el ámbito individual:

• Respeto por la vida• Libertad• Ética• Solidaridad• Responsabilidad• Honestidad• Sinceridad• Transparencia• Respeto por todas las personas• Cooperación• Integridad• Excelencia


Identidad

“La marca más allá de denotar identidad se nos presenta como un intangible, una promesa, una idea, pero sobre todo, una expectativa que nos entrega siempre un nuevo punto de partida para mejorar y dar sostenibilidad a nuestroentorno.Esnosolounaideaopromesafrutodelaindividualidadsinodelreflejodelacolectividad”.(Ma-nual de Identidad Institucional del TEC).

Símbolos y emblemas

LainstitucionalidaddelTecnológicodeCostaRicadescansatambiénensuidentidadgráfica.ParapreservarlaimagendelauniversidadrefiérasealManual de Identidad Institucional del TEC.


Organigrama

ASAMBLEAINSTITUCIONAL*

CONSEJOINSTITUCIONAL

RECTORÍA

CONGRESOINSTITUCIONAL

SECRETARÍAEJECUTIVA

AUDITORÍAINTERNA

CONSEJORECTORÍA

CENTRO DECÓMPUTO

OFICINA DECOMUNICACIÓN

Y MERCADEO

OFICINA DEINGENIERÍA

OFICINA DEPLANIFICACIÓNINSTITUCIONAL

ASESORÍALEGAL

VICERRECTORÍADOCENCIA

VIC.INVESTIGACIÓNY EXTENSIÓN

VICE. VIDAESTUDIANTIL Y

SERV. ACADÉMICOS

VICE. DEADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN SEDEREGIONAL SANCARLOS (17)

DIRECCIÓNCENTRO

ACADÉMICOSAN JOSÉ

CONSEJO VIC.DOCENCIA

ESCUELA DEING. EN

ELECTRÓNICA

ESCUELA DEING. EN PROD.INDUSTRIAL (3)

ESCUELA DEADMON. DE

EMPRESAS (1)

ESCUELA DE ING.EN COMPUTACIÓN

(2)

ESCUELA DEDISEÑO

INDUSTRIAL

ESCUELA DEEDUCACIÓN

TÉCNICA

ESCUELA DE ING.ELECTROMECÁNICA

(4 )ESCUELA DE ING. EN

CONSTRUCCIÓN(5)

ESCUELA DE ING. ENSEGURIDAD

LABORAL E HIGIENEAMBIENTAL (6)

ESCUELA DEARQUITECTURAY URBANISMO

ESCUELA DECIENCIA E ING. DELOS MATERIALES

(7)

ESCUELA DEBIOLOGÍA

(8)

ESCUELA DEMATEMÁTICA

(9)

ESCUELA DEING. FORESTAL

(10)

ESCUELA DEQUÍMICA

(11)

ESCUELA DEING. AGROPEC.

ADMINISTRATIVA(12)

ESCUELA DEING. AGRÍCOLA

ESCUELA DECIENCIASSOCIALES

(13)

ESCUELA DECIENCIAS DEL

LENGUAJE

ESCUELA DEFÍSICA

CENTRO DEDESARROLLOACADÉMICO

CONSEJO VIC.INVESTIGACIÓN

Y EXTENSIÓN

DIRECCIÓN DECOOPERACIÓN

DIRECCIÓN DEPROYECTOS

CENTRO DEVINCULACIÓNUNIVERSIDAD-

EMPRESA

EDITORIALTECNOLÓGICA

DEPTO.ADMISION YREGISTRO

ESCUELA DECULTURA YDEPORTE

(14)

DEPTO. SERVICIOSBIBLIOTECARIOS

DEPTO.TRABAJO

SOCIAL Y SALUD

DEPTOORIENTACIÓN Y

PSICOLOGÍA

CONSEJO VICE.VIDA ESTUD. YSERV. ACAD.

DEPTO.RECURSOSHUMANOS

DEPARTAMENTO DE.APROVISIONAMIENTO

DEPTO.SERVICIOS

GENERALES

DEPTO. ADMON.MANTENIMIENTO

DEPTO.FINANCIEROCONTABLE

CONSEJO VICE.ADMINISTRACIÓN

ESCUELA DEAGRONOMÍA

(15)

DEPTO. VIDAESTUD. Y SERV.

ACAD.

ESCUELA DECIENCIAS Y

LETRAS(16)

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO

CONSEJOASESOR DE

SEDE

TRIBUNALINSTITUCIONAL

ELECTORAL

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICAESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

CONSEJOECONÓMICO

SOCIAL

ÁREAACADÉMICA

AGROFORESTAL

ÁREA DE ING.MECATRÓNICA

ÁREA MAESTRÍAGERENCIA

PROYECTOS

ÁREA ING. ENCOMPUTADORES

ÁREA DOCTORADOEN CIENCIAS

NATURALES PARAEL DESARROLLO

1. Administración de Empresas Nocturna (Cartago y San José), Licenciatura en Administración de Empresas (San José)Cursos de Servicio, Maestría en Administración de Empresas y Administración de Empresas (San Carlos).2. Maestría en Computación, Ingeniería en Computación San Carlos y Centro de Investigación en Computación.3. Licenciatura en Ingeniería en Producción Industrial (San Carlos) y Maestría en Sistemas Modernos de Manufactura.4. Maestría en Administración de la Ingeniería Electromecánica.5. Centro de Investigación en Vivienda y Construcción.6. Maestría en Seguridad Ocupacional e Higiene Ambiental.7. Centro de Investigación y Extensión en Materiales.8. Ingeniería en Biotecnología y Centro de Investigación en Biotecnología.

9. Enseñanza de la Matemática Asistida por Computadora.10. Centro de Investigación en Integración Bosque Industria.11. Centro de Investigación en Protección Ambiental, Ingeniería Ambiental (Lic.). Centro de Investigación yServicios Químicos y Microbiológicos12. Centro de Investigación en Gestión Agroindustrial.13. Gestión del Turismo Sostenible y Maestría en Desarrollo Económico Local.14. Unidad de Cultura, Unidad de Deporte y Cultura y Deporte San José.15. Programa de Producción Agrícola, Unidad de Posgrado en Agronomía, Planta de Matanza, Ganado decarne, Producción Animal, Unidad Agrícola y Unidad de Cultivos.16. Turismo Rural Sostenible.17. Centro de Transferencia Tecnológica y Educación Continua.

CONSEJOINVESTIGACIÓNY EXTENSIÓN

DIRECCIÓNCENTRO

ACADÉMICOLIMÓN


III. De Las Precedencias

Concepto

Laprecedenciaserefierealaubicaciónqueenunaceremoniatieneunaautoridadopersonaenparticular,segúnsu investidura. También determina cómo se debe tratar a esa persona y cómo debe ser presentada ante los asistentes.

En sí, la precedencia tiene diversas maneras para ser establecida: puede ser según la jerarquía, la antigüedad del cargo, la edad, la dignidad, el orden alfabético, o incluso una combinación de las anteriores.

En síntesis, la precedencia es la supremacía de una jerarquía mayor sobre una menor.

Normas de ordenamiento

Para el caso de la precedencia universitaria, y particularmente para el TEC, se tomarán en cuenta varios criterios, a saber:

• Toda ceremonia solemne o académica del TEC deberá contar con una presidencia, la cual ocupará un lugar preponderante en la actividad. En caso de que dicha autoridad no pueda asistir a la ceremonia, tiene la facultad de nombrar a un representante. Además de esas situaciones, se respetará la precedencia que más adelante se detalla para el TEC.

• Quien ocupe la presidencia de un evento deberá cederla cuando esté invitado el Presidente de la República de Costa Rica. En el caso de que dicha personalidad sea representada por otra autoridad, el rector o quien preside el evento, decidirá si cede la presidencia del acto. La representación del Presidente de la República sería, en elordenprotocolaryceremonial,unodesusvicepresidentesoquienhayasidodesignadoparatalfin,locualdeberá ser informado de previo al TEC.

• Las autoridades de la universidad y los encargados del protocolo del TEC tendrán la facultad de valorar la concesión de la presidencia del rector a otra autoridad, si así lo consideran conveniente. Este punto deberá ser aprobado para su ejecución.

• Con respecto a los discursos en las ceremonias, estos también se harán por medio de precedencia, siendo el rector el último en tomar la palabra. Las excepciones a este punto son cuando el rector del TEC no preside el


acto,específicamenteporlapresenciadelPresidentedelaRepúblicaoporquelapresidenciadelaceremoniafue cedida por el rector. En ambos casos, su discurso será el penúltimo en ser pronunciado.

• Conformelosinvitadosaunaceremoniavayanconfirmandosuparticipación,sedeberáubicarenelordendeprecedencia establecido más adelante.

• Cuando a una ceremonia asistan dos o más personas con la misma investidura, la precedencia estará regida porlaantigüedaddecadacargo,locualdeberáverificarseconanterioridad.Sipeseaesovuelveahabercoin-cidencia, se hará de acuerdo con la edad de las personas, siendo el que tenga mayor edad quien ocupe una precedencia mayor a los otros.

• Cuando a una actividad del TEC acuda algún representante del Estado, la precedencia que se respetará será la que dicta el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de la República de Costa Rica, contenida más adelante en este manual.

• En las invitaciones que el TEC extienda a diferentes personalidades para su asistencia a una ceremonia, se debe-ráespecificar,encasosmuypuntuales,silainvitaciónincluyealcónyuge,pueslapresenciadeestedeberásertomadaencuentaporelorganizadordelaactividad.Encasoafirmativo,ladignidad o autoridad y su cónyuge se mantendrán unidas en el acto y ocuparán la misma asignación en la precedencia.

• El lugar de honor en todo acto (una mesa, un podio, entre otras) será el centro, el cual deberá ser ocupado por el rector, o en su defecto el Presidente de la República o autoridad a la que se le haya concedido la presidencia de la ceremonia.

• Cuandoelingresoaunaceremoniaseapormediodeundesfile,sedebeprocurarquetodoslosasistentes(público) estén en sus posiciones. La entrada al recinto y, por consiguiente, el acceso a la mesa principal, será por orden de precedencia, siendo la autoridad de mayor jerarquía quien ingrese de último. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario que el público esté y permanezca de pie hasta el ingreso y toma de asiento de las au-toridades.

• Si en una ceremonia hay invitados de varios países, la precedencia se establecerá primeramente sobre el cargo que ostenten. Cuando haya dos o más personas con una misma autoridad pero de diferente país, el orden se establecerá por orden alfabético de acuerdo al nombre de los países en idioma español. Esto aplica tanto para elingreso(desfile)deautoridadescomoparaelsitioqueocuparánenunamesadirectivaoactividad.

• Cuando una ceremonia sea desarrollada por una Escuela, Sede o similares, la máxima autoridad de alguna de esas áreas académicas tendrán prioridad de precedencia, a excepción de la presencia del rector del TEC o su representante, caso en el que la autoridad local ocupará la derecha del rector.


• Por regla general, en una mesa principal no se deberá sobrepasar las siete precedencias, a excepción de los siguientes actos: Sesiones de la Asamblea Institucional Representativa (AIR), sesiones solemnes del Consejo Institucional, Sesiones del Tribunal Institucional Electoral y Actos de Graduación.

• En el desarrollo de una ceremonia, luego de la presidencia (centro de la mesa directiva), la posición más im-portante es la de la derecha de quien preside, luego la izquierda y así de manera alternada. Si en un acto solo hay dos autoridades en la mesa directiva, la derecha se mantendrá como la posición de mayor jerarquía y precedencia.

• En la medida de lo posible, el número de integrantes de las mesas principales debe ser impar (3-5-7), de esa manera se resalta la presidencia y centro de la precedencia.

• En la mesa principal nunca deberá haber un asiento vacío. En caso de una ausencia, esta no se reemplazará con otra persona de manera improvisada. La única forma de hacer un reemplazo antes del inicio de cualquier ceremonia será que quien participe en la mesa principal se haya excusado de su ausencia al acto y haya nom-bradounrepresentante,elcualdeberáserinformadoporunavíaoficial(correoinstitucionalyconalmenosun día de anterioridad).

• El maestro de ceremonias tendrá bajo su responsabilidad el no permitir que personas que no están invitadas a lamesaprincipalquieranintegrarla.Serecomiendaejercercomunicaciónasertivaperofirme.

• En las mesas principales en que vaya a participar un representante del TEC pero que el acto no sea organizado por la universidad, se respetará lo determinado por los organizadores.


Precedencia del TEC

Con base en las normas de protocolo y ceremonial, la precedencia para el Tecnológico de Costa Rica es la siguiente:

• Rector y Presidente del Consejo Institucional

• Tribunal Institucional Electoral (TIE)

• Directorio de la Asamblea Institucional Representativa (AIR)

• Directores de Sedes

• Director de Centros Académicos

• Vicerrectoría de Docencia

• Vicerrectoría de Investigación y Extensión

• Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos

• Vicerrectoría de Administración

• Exrectores del TEC

• Directores de Escuelas o Departamentos (según año de creación u antigüedad)

• Coordinadores de Áreas y Unidades

• Profesores

• Alumnos

• Familiares


Precedencia del Estado

La misma es normada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de acuerdo con el documento “Normas deCeremonialdelEstadoyelOrdendelasPrecedenciasquedebaobservarseenlosactosoficiales.”

La Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, eselenteencargadodefijarlasprecedenciasestatales,porloqueantealgunadudaoaclaración,laprimeraeslainstancia correspondiente para dirigir las consultas. (Ver documento: Ley de Reestructuración del Poder Ejecutivo).

El orden general de las precedencias será:

I Señor Presidente de la República

II Señores Presidentes de Altos Poderes del Estado (Asamblea Legislativa, Corte Suprema de Justicia y Tribu-nal Supremo de Elecciones)

III Señores Vicepresidentes de la República

IV Señores Expresidentes de la República

V Señores Cardenales

VI Señor Arzobispo de San José

VII Señores Ministros de Estado Por Cortesía: Expresidentes de la República

VIII Señor Nuncio Apostólico de Su Santidad

IX Señores Embajadores acreditados en Costa Rica

X Señores Diputados

XI Señores Magistrados de la Corte Suprema de Justicia

XII Señores Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones

XIII Señor Contralor y Subcontralor de la República

XIV Tesorero Nacional y Subtesorero

XV Señores Viceministros de Estado


XVI Señor Procurador y Procurador Adjunto de la República

XVII Señores Defensor y Defensor Adjunto de los Habitantes

XVIII Señores Embajadores Costarricenses en Servicio Activo

XIX Señores Encargados de Negocios acreditados en Costa Rica

XX Señores Obispos de Diócesis

XXI Señores Jefes de Organismos Internacionales

XXII Señores Alcaldes

XXIII Señores Presidentes Ejecutivos de Instituciones Autónomas

XXIV Señores Cónsules de Carrera Extranjeros

XXV Señores Miembros de Gobiernos Municipales

XXVI Rectores de las Universidades

La anterior precedencia deberá ser tomada en cuenta por el TEC, para cuando en alguno de sus actos acuda o esté representada una de las personas antes mencionadas.


IV. Tipos de Actos

Los actos, ceremonias y actividades del Tecnológico de Costa Rica deberán estar regidos por las normas y criterios protocolarios de este manual, de acuerdo con la naturaleza de evento. Es vital que quienes se involucren en la or-ganización de una ceremonia tomen en cuenta los lineamientos aquí expresados.

Para el TEC, los actos se dividirán en: solemnes, académicos y de otras índoles. Cada una de esas separaciones constituye diferentes consideraciones que no deben pasarse por alto en ningún momento. El éxito de cada actividad dependerá del seguimiento a las normas.

Carácter Acto

Solemnes

GraduacionesPosesión de nuevas autoridades universitariasAniversario institucionalVisita de persona ilustreReconocimientos u homenajesColocación de placasAcreditacionesFirma de conveniosApertura de sede y centros

Académicos

Apertura de año académicoCongresosSeminariosTalleresForos y debatesSimposiosMesa redondaCursos

Otros

Inauguración de infraestructuraIzado de banderasFechas especiales (Navidad, 15 de setiembre, otros)ExposicionesFeriasFestivalesActividades deportivas y culturalesActos ecuménicosHonras fúnebres

Actos solemnes


Este tipo de ceremonias están caracterizadas por acoger los más altos estándares de formalidad. En ellos, la presi-dencia del acto siempre será ocupada por el rector del TEC, quien a su vez preside el Consejo Institucional.

Precisamente, será el Consejo Institucional el que tenga mayor precedencia en los actos solemnes, siempre y cuando estén presentes en la actividad. En la mesa directiva también podrán estar los vicerrectores, aunque con la salvedad de que se mantenga un buen orden de precedencia y el espacio físico así lo permita.

Como regla general, en los actos solemnes siempre deberán estar dispuestos el Pabellón Nacional de Costa Rica o la bandera de la República (según corresponda) y bandera del Tecnológico de Costa Rica. El Pabellón Nacional será utilizado solamente cuando esté el Presidente de la República, vicepresidentes y ministros, el Presidente de la Asamblea Legislativa, el Presidente de la Corte Suprema de Justicia y Presidente del Tribunal Supremo de Eleccio-nes. La del Estado costarricense (bandera o pabellón) será colocada al costado derecho de la mesa principal o del podio; a la izquierda se colocará la bandera del TEC, en este caso tomando como referencia la lateralidad desde el frente del escenario hacia el público. Por norma general, las banderas no deben rozar el piso.

En la mayoría de los actos solemnes también será obligatoria la entonación del Himno Nacional de Costa Rica y del Tecnológico de Costa Rica, si lo hubiera. Más adelante se explicará en cuáles ceremonias se entornarán los himnos y deberán tener el orden antes mencionado.

El uso de la toga y el birrete será obligatorio en las ceremonias de entrega de doctorados Honoris Causa y las gra-duaciones. Queda a discreción de la Rectoría del TEC exigir el traje académico en otras ceremonias y dictar un código de vestimenta adecuado según la ocasión, para lo cual se deberá informar con antelación a todas las partes involucradas (estudiantes, administrativos, académicos, y otros).

En aquellos actos organizados por el TEC y en los cuales acudan dignatarios de otros países, los oferentes de la ceremonia deberán tomar en cuenta tanto el protocolo de la nación extranjera y protocolo interno, lo cual deberá sercanalizadoatravésdelaOficinadeComunicaciónyMercadeodelTECylaDireccióndeCooperaciónInterna-cional.Estasdosoficinasdefiniránelapoyoqueserequieradeotrasinstanciasinternasyexternasalainstituciónpara lograr el óptimo desarrollo de la actividad.


Graduaciones

Sobre el personal

Además de las autoridades universitarias que serán parte de la ceremonia solemne de graduación, los organizado-res de la misma deberán tomar en cuenta la presencia del siguiente personal para el desarrollo del evento:

• Auxiliares o asistentes: serán las personas que darán soporte en toda la logística de la graduación. Serán apro-ximadamente diez personas y tendrán funciones que van desde ser edecanes y asistir en la entrega de títulos, hasta estar pendientes de todos los detalles técnicos del acto y al tanto de los requerimientos y cualquier impre-visto durante la graduación. La Comisión de Graduaciones determinará el código de vestimenta del personal que asistirá durante la ceremonia.

• Maestro de ceremonia: será el que guíe el andar de la graduación. Es la persona que permanecerá gran parte del tiempo en el pódium, por lo que también se requiere que tenga destrezas en comunicación y manejo de eventos.

• Periodista:lasgraduacionesdeberántenercoberturaporpartedelaOficinadeComunicaciónyMercadeodelTEC,conelfindedivulgarlaceremonia.

• Fotógrafo: la Comisión de Graduaciones evaluará la pertinencia de que un fotógrafo externo asista a la gradua-ción,siempreycuandoestenointerfieraeneldesarrollodelaceremonia,sevistaysecomporteacordealaocasión.

• Seguridad: al tratarse de un evento masivo, los organizadores de la graduación deberán coordinar con la Uni-dad de Seguridad y Vigilancia, para que el acto de graduación se organice en forma ordenada y segura.

• Registro:personaladministrativotendráacargolafirmayregistrodelosgraduandosalactodegraduación.

Sobre los recursos y el espacio

Deunaadecuadaplanificaciónybuenusodelosrecursosestá,engranmedida,partedeléxitodeunaceremoniade graduación. Ninguno de los objetos o materiales descritos aquí es prescindible, pues ha sido considerado para el cumplimiento de un objetivo establecido dentro de la ceremonia.

Las graduaciones se llevarán a cabo en los dos principales auditorios del TEC. Para las ceremonias en que los gra-duandos corresponden a las sedes de Cartago y San José, el acto se realizará en el Centro de las Artes, ubicado en la sede principal del TEC, en la provincia de Cartago. Los graduandos de la Sede Regional San Carlos, en la provincia de Alajuela tendrán su ceremonia de graduación en el auditorio del Centro de Transferencia Tecnológica y Educa-


ción Continua (CTEC), ubicado en la sede en cuestión. Cualquier otro sitio a lo interno o externo de la institución en el que se quiera realizar la graduación, será decisión de la Comisión de Graduaciones del TEC.

-- Centro de las Artes: tiene una capacidad para 500 personas, por lo que las ceremonias de graduación serán de un máximo de 160 graduandos, tomando en cuenta el espacio (asiento) que se deberá asignar para los dos acompañantes de cada estudiante y personal académico del TEC. Dicha infraestructura también cuenta conunaentradaprincipal,unlobbyydosingresosalauditorioporelfrentedeledificio.Tambiéntieneunacasetilla para control de sonido y luces, y las previstas para otros equipos técnicos. Como ha sido la norma, lo usual es que se programen hasta tres graduaciones por día, con una diferencia no menor a dos horas entre una ceremonia y otra.

-- Centro de Transferencia y Educación Continua: cuenta con 334 butacas, un cuarto de control técnico para el sonido. Tiene un solo ingreso a uno de los costados del auditorio, lo cual se debe tomar en cuenta a la hora de planear el desarrollo de una graduación.

• Mesa principal o directiva: debe tener un tamaño considerable, tomando en cuenta que allí ocuparán asiento el Rector del TEC, el Director de Sede o Centros, según corresponda; los vicerrectores, el representante del Consejo Institucional y el representante de la Federación de Estudiantes del Tecnológico (FEITEC). El orden que cada uno de ellos ocupará en la mesa será de acuerdo al principio de precedencia establecido para el TEC.

• Mantel:seráelinstitucional,colorazuloscuroyseusaráparalamesaprincipal;deberátenerlafirmadelTECen blanco, preferiblemente. El mantel podrá casi rozar el piso, por lo que es incorrecto ver grandes trozos del mantel sobre el piso en sí. Para los actos solemnes solo se permitirá el uso del mantel institucional. Por ningún motivo el mantel del TEC deberá tener encajes u otro tipo de decorados.

• Mesa auxiliar mediana: está colocada en el fondo del escenario, preferiblemente con mantel negro, y allí se colocarán los títulos universitarios que serán entregados a los graduandos.

• Mesa auxiliar pequeña: esta será colocada entre la mesa principal y el pódium, preferiblemente más cercano a este último y tendrá un mantel color negro. Servirá para colocar los títulos que irán entregando las autoridades universitarias. Su diferencia con la mesa auxiliar mediana es que esta contendrá todos los títulos, por lo que un auxiliar o asistente del equipo de logística deberá ir colocando grupos de títulos en la mesa auxiliar.

• Pódium: estará colocado al costado derecho del escenario (a la izquierda para el público en las butacas).

• Programa o libreto: será conveniente que cada persona presente en la ceremonia de graduación reciba un programa sobre lo que será el desarrollo de la actividad. Idealmente, el programa deberá ser un pequeño libro


que contenga: portada, el programa en sí, mensaje de la Rectoría del TEC, listado de graduados con honores, listado de graduados en general.

• Bandera de Costa Rica: estará al ligeramente atrás y al costado derecho del pódium o de la mesa principal. La bandera no podrá tocar el suelo.

• Bandera del TEC: estará ligeramente atrás y al costado izquierdo del pódium o de la mesa principal. La bandera del TEC tampoco podrá tocar el piso.

• Ornamentación y decoración: el telón del fondo del escenario deberá ser de color negro. En cuanto a la deco-racióndelamesaprincipalsepodránusarunarreglofloralnaturalquenoexcedalaalturadelamesa.Tambiénsepodráncolocarpequeñosarreglosfloralesnaturalesentodoelbordedelescenario,perodeberánsermuypequeños,parasercolocadosdemanerauniformeyenlínea.Nosepodránponerfloresoarreglosengeneralsobre la mesa principal.

• Himnos: se entonarán el Himno Nacional de Costa Rica y el del TEC, si lo hubiera. Ambos al inicio del acto e inmediatamente después del ingreso al escenario de las autoridades universitarias.

• Agua: se colorará la copa con el agua en el pódium y en la mesa principal. Un asistente o auxiliar de la cere-monia deberá estar pendiente de que cada orador tenga una copa de agua.

• Habladores:enlamesaprincipalsecolocaránhabladoresdeimpresióndobleparaidentificaracadaunadelas autoridades.

• Sonido e iluminación: los dos auditorios principales del TEC cuentan con equipos de sonido y luces propios, porloqueseránecesarioconfirmarsubuenestadoprevioalagraduación,idealmenteunasemanaantes.

• Grupo cultural: todo acto de graduación del TEC deberá contar con la participación de un grupo musical o cultural para el intermedio de la ceremonia. La Comisión de Graduaciones será la que decida y contacte al grupo elegido.

• El escenario: es el centro de atención para los graduandos y el público en general, por lo que la disposición de las mesas y sillas deberán hacerse correctamente. El acomodo de los recursos será el siguiente:

-- La mesa principal será colocada en el centro del escenario, dejando un espacio considerable para la pasarela que harán los graduandos al momento de retirar su título.

-- La mesa auxiliar mediana irá al fondo del escenario y en ella se colocarán los títulos.


-- El pódium y las banderas estarán en el extremo derecho.

-- La mesa auxiliar pequeña estará entre el pódium y la mesa principal.

-- Los instrumentos o espacio para el acto cultural serán ubicados al costado izquierdo de la mesa princi-pal. Al igual que esta última, debe permitir el espacio para la pasarela de los graduandos al momento de retirar sus títulos.

• Butacas:Lasprimerasfilasdelosasientosseránocupadasporlosdecanosodirectoresdecarreraquevayanaparticipar en la ceremonia de graduación. Los asientos al centro del auditorio serán reservados para los estu-diantes. Las butacas restantes en el centro, así como las de los costados, serán reservadas para los familiares o invitados de los graduandos.

• Traje académico: la Comisión de Graduaciones será la encargada de velar porque la toga y el birrete que usa-rán los graduandos sean confeccionados y entregados al TEC con al menos dos días de anticipación al acto. Por otra parte, también deberá coordinar todo lo pertinente al traje académico que usará tanto el rector como el resto de autoridades que lo acompañen en la mesa principal o bien los directores de Escuela que vayan a participar en la entrega de los títulos.

Antes de la ceremonia de graduación

Las siguientes son consideraciones que deberán ser tomadas en cuenta de previo al inicio de la ceremonia de gra-duación:

• Los auxiliares o asistentes del TEC designados para colaborar en la ceremonia de graduación deberán tener todo para el acto una hora y media antes del arranque de la actividad. Esto incluye títulos en su lugar, escenario listo,zonaderegistrolista,sonidoylucesconfirmadasyconpruebasexitosas,etc.

• Los graduandos y sus invitados deberán estar en el lugar donde se realice la ceremonia de graduación con una hora de anticipación al acto, como mínimo. Serán los primeros en ocupar sus respectivos asientos.

• Las autoridades académicas deberán estar como mínimo 20 minutos antes de la hora de inicio de la ceremonia. En ese tiempo deberán permanecer con los asistentes o auxiliares del TEC, quienes les colaborarán para colo-carse la indumentaria académica respectiva.

• El maestro de ceremonias tomará posición en el podio diez minutos antes de que inicie la ceremonia. Cinco minutos antes de la hora, solicitará a los graduandos e invitados a que tomen sus lugares, así como el recorda-torio de mantener en silencio o apagados todos los dispositivos móviles.


• Para la toma de fotografías no se permitirá el acceso de fotógrafos no acreditados para el acto de graduación. Sin embargo, sí podrán realizar fotografías familiares e invitados de los graduandos, siempre y cuando lo hagan desde su asiento. En caso de incumplimiento de esta norma, uno de los funcionarios del TEC que esté como asistente en el acto deberá mediar para evitar el rompimiento del protocolo.

Desarrollo de la ceremonia de graduación

En términos generales, con base en lo siguiente se elaborará el guión y programa para las graduaciones del Tecno-lógico de Costa Rica.

• Mensajes iniciales sobre el uso de los dispositivos móviles y recordatorio de las salidas de emergencia en caso de una eventualidad.

• Bienvenida por parte del maestro de ceremonia

• Presentación de las autoridades que integrarán la mesa principal, para lo cual se pondrán de pie en el momento en que sean nombrados. Dicha presentación se hará por precedencia de mayor a menor jerarquía.

• Himno Nacional de Costa Rica.

• Discurso del representante de los Graduandos.

• Discurso del rector del TEC.

• Acto cultural (no deberá sobre pasar los 15 minutos de duración).

• Acto simbólico de entrega de los graduandos a la sociedad costarricense. Este acto se realizará con una repre-sentación de los graduados de honor. El Vicerrector de Docencia hace entrega de los graduandos al Rector y este último a la sociedad.

• Acto de juramentación.

• Entrega de los títulos con el llamado de los respectivos vicerrectores y directores de Escuela para que participen del acto. Mientras ocurre esto, se entona la Marcha Triunfal Aida, de Giuseppe Verdi.

• Salida de los graduados.


Después de la ceremonia de graduación

Traslafinalizacióndelacto,seránecesariolosiguiente:

• Siluegodefinalizadalaceremoniadegraduacióncontinúaotra,losauxiliaresdeberánponertodoapuntosiguiendo lo contemplado en este manual.

• De tratarse de la última graduación, los auxiliares deberán permanecer en el auditorio hasta el retiro de las autoridades universitarias y los graduados.

Traspaso de poderes de la Rectoría

Esteesunactoquerevistegranimportanciaysolemnidad,puesenelconfluyenlasautoridadesqueduranteunperíodo determinado lideraron las rutas del desarrollo del Tecnológico de Costa Rica y ahora traspasan a los nuevos jerarcas esa responsabilidad.

Sobre los recursos y las personas

• Entre las posiciones y funcionarios a designar están: maestro de ceremonia, auxiliares y edecanes, fotógrafo ins-titucional,personaldeapoyoparaserviciosgenerales,periodistadelaOficinadeComunicaciónyMercadeopara la cobertura y divulgación del acto ante los medios de comunicación.

• Se deberá concretar, con un mes de anticipación, la nómina protocolar de invitados de honor, especiales y generales para asistir al acto de traspaso de poderes al nuevo rector.

• Se deberá contemplar la logística para el acto: recursos técnicos necesarios (sonido, micrófonos, podios, deco-raciones, banderas, entre otros), reservación con bastante antelación de los espacios que se requieran para la investidura del nuevo rector, entre otros.

• Disposición de la mesa principal (autoridades salientes y entrantes) con su respectiva precedencia. Lo mismo para los asientos o lugares que ocupen los invitados de honor e integrantes de la comunidad universitaria.

Desarrollo de la actividad

Esta actividad se desarrolla como parte de una sesión solemne del TIE.

• Recibimiento de invitados y autoridades universitarias entrantes y salientes por parte de los edecanes y auxilia-res que prestarán colaboración en el acto.


• Saludo por parte del maestro de ceremonias.

• Apertura de la sesión solemne.

• Presentación de los miembros de la mesa principal.

• Entonación del Himno Nacional de Costa Rica.

• Discurso por parte del presidente del TIE.

• Palabras del rector saliente.

• Lectura del acta de designación del nuevo rector.

• Juramentación, entrega de credencial y colocación de la banda de acreditación.

• Discurso del rector juramentado.

• Intercambio de presentes.

• Acto cultural.

• Cierre y despedida.

Juramentación de autoridades del Consejo Institucional

Sobre los recursos y las personas

• Entre las posiciones y funcionarios a designar están: maestro de ceremonia, auxiliares y edecanes, fotógrafo ins-titucional,personaldeapoyoparaserviciosgenerales,periodistadelaOficinadeComunicaciónyMercadeopara la cobertura y divulgación del acto ante los medios de comunicación.

• Se deberá concretar, con un mes de anticipación, la nómina protocolar de invitados de honor, especiales y generales para asistir al acto de juramentación.

• Se deberá contemplar la logística para el acto: recursos técnicos necesarios (sonido, micrófonos, podios, deco-raciones, banderas, entre otros), reservación con bastante antelación de los espacios que se requieran para la juramentación, entre otros.


• Disposición de la mesa principal con su respectiva precedencia. Lo mismo para los asientos o lugares que ocu-pen los invitados de honor e integrantes de la comunidad universitaria.


Esta actividad se desarrolla como parte de una sesión solemne del TIE.

• Recibimiento de invitados y autoridades universitarias por parte de los edecanes y auxiliares que prestarán colaboración en el acto.

• Saludo por parte del maestro de ceremonias.

• Apertura de la sesión solemne.

• Presentación de los miembros de la mesa principal.


• Discurso por parte del presidente del TIE.

• Acto cultural.

• Juramentacióndelosmiembrosyentregadecredencial(verificarconMarvinSantos)

• Discurso del rector.

• Cierre de sesión.

Aniversario del TEC

LaúnicaefemérideoficialquecelebraráelTecnológicodeCostaRicaseráelaniversariodesucreación:10dejuniode 1971). La actividad formal de celebración se realizará en el marco de una sesión solemne de Consejo Institucio-nal. Esta se realizará cada año con una celebración especial en cada lustro, es decir, en períodos de cinco años y con tratamiento preferente cuando se trate de una década.

Las celebraciones de los años contemplados entre cada lustro serán conmemorativas, con actividades de baja com-plejidad en cada una de las sedes, mientras que las que correspondan a décadas (50 aniversario, 60 aniversario, 70 aniversario,etc.)deberánsermássignificativasypreparadas.


Cuando se trate de la celebración de un lustro o década el TEC programará diferentes actividades, las cuales debe-rán ser propuestas por la Comisión de Aniversario.

Sobre las personas

• La Rectoría deberá estar al tanto de las diferentes iniciativas propuestas por la Comisión para la celebración de los aniversarios, especialmente de los lustros y décadas, ya que la Rectoría cuenta con los recursos para el desarrollo de las actividades.

• Para cada lustro se conformará una comisión interinstitucional para planear la celebración de los aniversarios.

• La cantidad de personas requeridas para laborar en las celebraciones dependerá del tipo de actividad, lugar y hora.

• Para la mayoría de los actos, y mucho más en el solemne con el Consejo Universitario, será necesaria la presen-cia de un maestro de ceremonias o presentador.

• Los invitados podrán ser: toda la comunidad universitaria, autoridades de otras universidades, público en gene-ral, invitados especiales como exrectores, jerarcas gubernamentales (desde el Presidente de la República hasta ministros, diputados y alcaldes), entre otros.


• Para el aniversario, el TEC recurrirá a sus diferentes espacios para celebrar tan importante fecha. Esto implica desde actividades en el Centro de las Artes y otros auditorios, hasta actividades al aire libre en sus jardines y espacios de recreación. Todo esto deberá ser tomado en cuenta por la comisión que esté a cargo de coordinar las celebraciones.

• Cada actividad programada tendrá que contemplar aspectos de: seguridad, equipo técnico, personal de apoyo, programa, si se requerirá alimentación, entre otros.

• Cada acto de celebración deberá contar con todos los distintivos del TEC para sus actividades, tales como man-teles institucionales, bandera de la universidad, pódiums donde sea necesario, entre otros.

Antes de las celebraciones

• Cada sede nombrará a un representante para que integre la comisión interinstitucional para la coordinación de las diferentes actividades.


• Cada actividad deberá estar respaldada por un programa y contar con el aval para su desarrollo. Este último lo dará la comisión interinstitucional que se conforme en cada sede.

• Reservar los espacios con un mes de anticipación a la celebración.

• Coordinar con la Comisión de Seguridad sobre el evento a realizar para que se tomen las previsiones necesa-rias.

Desarrollo de las celebraciones

• Al igual que otros actos, en este deberá contemplarse todos los recursos necesarios (técnicos y de logística), de emblemas (banderas y demás), y reservación y ornamentación del espacio físico, esto en caso de que sea necesario.

• Como ha ocurrido en otras celebraciones de lustros de la institución, algunas actividades para el aniversario del TEC podrían ser: actividades académicas, protocolarias, culturales, deportivas, ecuménicas, sociales entre otras. Las actividades que se realicen deberán contar con los permisos y programaciones necesarias, que garanticen la coordinación con las agendas de las autoridades institucionales y externas.

• Para el caso del acto solemne con el Consejo Institucional, se recomienda desarrollarlo de la siguiente manera:

• Bienvenida.

• Apertura de sesión solemne.

• Palabras del representante de los homenajeados.

• Entrega de reconocimiento de los homenajeados.

• Palabras del señor rector.

• Breve acto musical.

• Develación de placa (si procede).

• Cierre y coctel o refrigerio breve.


Visita protocolaria de persona distinguida

Las visitas al TEC de parte de autoridades ilustres o dignatarios (representantes de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial; cuerpo diplomático y autoridades gubernamentales extranjeras) deberán realizarse con total apego al protocolo respectivo (interno y externo cuando corresponda). La imagen del Tecnológico de Costa Rica será uno de los recuerdos que se lleve nuestro visitante, por lo que se debe procurar que su estancia sea siempre placentera y provechosa.

Tal importancia encierra este acto, que el visitante deberá ser acompañado en todo momento por los funcionarios del TEC designados desde su arribo a la institución hasta su despedida.

Sobre el personal

• Se deberá garantizar, previo a la visita, que el rector o rectora del Tecnológico de Costa Rica estará presente el día agendado para la llegada del visitante ilustre.

• PersonaldelaRectoría,yencasonecesariolaDireccióndeCooperación,elCentrodeVinculaciónylaOficinade Comunicación y Mercadeo, serán los encargados de coordinar el desarrollo de la actividad.

• Prever si es necesaria la participación en la actividad de otras autoridades del TEC, tales como vicerrectores o directores de Escuela.

• Determinar si será necesaria la implementación de recursos técnicos para el buen desarrollo de las actividades que harán el rector y el visitante.


• Elpersonaldelarectoría,yencasonecesariolasoficinasmencionadasanteriormente,deberádefinirsienlaagenda del visitante y del rector es tan extensa como para tener que contemplar tiempos de alimentación.

• También se deberá conocer si la programación previa incluye la participación del visitante en alguna actividad académica del TEC, para lo cual se deberá habilitar la infraestructura adecuada con base en la cantidad de personas que asistirán al acto.

• Disponer de un recuerdo alusivo a la institución.

• Preparar varias carpetas con información sobre el TEC.


Antes del arribo del visitante

• Conanticipación,elpersonaldelaRectoría,juntoalasoficinasmencionadasanteriormentesiesnecesario,deberá coordinar con los encargados o con quien se promovió la llegada al TEC del visitante ilustre, todos los requerimientos para una buena permanencia en el campus. Esto incluye desde consultar desde su nacionalidad (para efectos de protocolo) hasta requerimientos especiales en la alimentación o el transporte, por citar dos ejemplos.

• Determinar la pertinencia de alguna ornamentación especial en los sitios en que estará el visitante.

• Dar aviso a los departamentos que se crea conveniente (como Seguridad, Brigadas de Primeros Auxilios, y otros) sobre el día, horas y presencia del visitante en el TEC.

Desarrollo de la visita ilustre

• PersonaldelaRectoríaydelasoficinasmencionadasanteriormenteseránlosencargadosderecibiralvisitanteen la entrada principal del TEC. Si el visitante es un extranjero, deberá conocerse de previo el protocolo de su país de origen.

• Se hace entrega de la información del TEC al visitante y su comitiva.

• Tras la breve bienvenida, el visitante será escoltado y dirigido por el personal del TEC hacia la Rectoría, donde el rector deberá estar presente para su recibimiento.

• Por protocolo, la Rectoría deberá tener la bandera de Costa Rica. También es recomendable que si el visitante es extranjero, se tenga el gesto de colocar una bandera de su nacionalidad.

• Ambas banderas serán colocadas junto a dos sillas dispuestas en la rectoría, siendo el asiento de la derecha el que ocupe el rector; a ese mismo costado se colocará la bandera de Costa Rica. La silla del costado izquierdo será para el visitante, así como la colocación de la bandera (siempre y cuando sea un extranjero), sino sólo permanecerá la bandera de Costa Rica en el centro de las dos sillas y ubicada atrás de ambos asientos.

• Enlamedidadeloposible,tantoelrectorcomoelvisitantedepartiránporalgunosminutosenlaoficinaprin-cipal de la Rectoría. Allí se podrán tomar algunas fotografías del encuentro e intercambiar algunos recuerdos.

• Recorrido por el campus universitario y visita a lugares de interés.


• Opcional: reunión de trabajo o participación del visitante en alguna actividad académica previamente progra-mada. No se le pedirá que exprese algunas palabras si previo a la visita no se le ha coordinado. El visitante no necesariamente deberá tener preparado un discurso.

• Despedida del invitado y acompañamiento a la entrada principal del TEC por parte del personal de la Rectoría u otros mencionados anteriormente, previa despedida del señor rector.

Reconocimientos y homenajes

Las distinciones son parte de toda organización. En el caso del Tecnológico de Costa Rica, los reconocimientos a sus estudiantes, profesorado o autoridades se realizarán con base en criterios y momentos que crean pertinentes tanto el Consejo Institucional, la Rectoría, las Vicerrectorías y Escuelas. Si bien una lista inicial de reconocimientos podrían ser logros académicos, deportivos o premiaciones, queda a criterio de las autoridades del TEC la inclusión y desarrollo de la actividad.

Un reconocimiento u homenaje a un funcionario o estudiante destacado lo podrá proponer la instancia respectiva del TEC.

Por otra parte, el rector deberá estar presente en el acto, o bien la persona que él designe como representante.

Sobre el personal

• Los encargados y responsables de los reconocimientos u homenajes serán los que tendrán también a su cargo la coordinación de la logística para la entrega del reconocimiento. Esto incluye contemplar de acuerdo al tipo de acto que se desarrolle, la cantidad de personas que darán asistencia, las cuales deberán ser al menos dos. Uno de ellos fungirá como presentador de la ceremonia.


• De acuerdo con el reconocimiento y cantidad de público invitado al mismo, la dependencia responsable de la actividad determinará el inmueble donde lo llevará a cabo. Si se considera que el homenaje amerita el uso del auditorio del Centro de las Artes, deberá conocerse de antemano que habrá buen aforo. Este centro tiene capacidad para 500 personas.

• Si el homenaje tiene un carácter más privado, los promotores podrán realizarlo en los siguientes espacios.

-- En el Campus Central en Cartago:

-» Sala de Conferencias de la Biblioteca: con espacio para 192 personas.


-» Auditorio del Centro de Investigación en Computación (CIC): con capacidad para 82 personas.

-» Auditorio de la Sala de Aplicaciones de la Vicerrectoría de Docencia: con aforo para 50 per-sonas.

-» Sala de Capacitación de Recursos Humanos: con capacidad para 50 personas.

-- En la sede de San Carlos, Alajuela:

-» CTEC: con capacidad para 325 personas.

-» 3 mini auditorios del CTEC: con capacidad para 30 personas cada uno.

-» Sala de conferencias Jacaranda: con capacidad para 70 personas.

-» Salón Bromelia: con espacio para 150 personas.

-- En el Centro Académico de San José:

-» Auditorio de la Casa Cultural Amón: con capacidad para 60 personas.

-» Sala de Reuniones en la Escuela de Arquitectura: con capacidad para 80 personas.

• Contemplar los requerimientos técnicos básicos para el desarrollo de la actividad: sonido (altavoces, micrófo-nos), iluminación, proyectores y otros.

• Determinar si la actividad requiere la contratación de servicio de alimentación y otros.

• Si la prensa fue invitada, debe tomarse en cuenta un espacio privilegiado y cercano al escenario o a la mesa principal.

• En el escenario o frente del salón se colocará la mesa principal con el mantel del TEC y los habladores corres-pondientes, impresos por ambos lados.

• Debe haber un pódium cuando la actividad lo amerite.

• Se dispondrá de la bandera de Costa Rica y la del TEC. Al igual que en las graduaciones, ambos emblemas estarán detrás del pódium; la bandera de Costa Rica al lado derecho y la del TEC en el costado izquierdo.

• El órgano que homenajeará también será el responsable de determinar el tipo de presente que recibirán los homenajeados.

• Debe haber copas y botellas de agua sin etiqueta en la mesa principal.

• Tomar en cuenta la ornamentación del escenario o salón.


Antes del acto de reconocimiento u homenaje

• Confeccionar y distribuir las invitaciones para la actividad.

• Si se determinó que se va a invitar a la prensa, la convocatoria se hará con una semana de anticipación, así como un recordatorio un día antes del evento.

• Verificarundíaanteslacontratacióndelaalimentación,recursostécnicosydemás,encasodesernecesarios.

• En caso de que se requiera la presencia del señor Rector en las actividades, se debe coordinar con la Rectoría la fecha con un mes de anticipación.

• Confirmarlapresenciadelseñorrector,oensudefecto,asurepresentantedíasantesdelaactividad.

• El órgano responsable del homenaje avisará al homenajeado, o escogerá a alguno si es que son varios, para dar un breve discurso durante el acto. Este anuncio se realizará con al menos tres días de anticipación.

Desarrollo del reconocimiento u homenaje

• Sielactoloameritalasautoridadesuniversitariasylaspersonasqueseránhomenajeadas,desfilaránalserlla-mados por el maestro de ceremonias.

• Bienvenida por parte del maestro de ceremonias.

• Presentación de los integrantes de la mesa principal, según precedencia.

• Introducciónalreconocimiento:semblanza,justificación,entreotros.

• Entrega del reconocimiento.

• El presentador invita a un caluroso aplauso.

• Discurso de parte de quien recibió el reconocimiento.

• Acto cultural: cuando la actividad lo amerite.

• Palabras del señor rector o su representante.

• Cierra el acto.


Acreditaciones

El Tecnológico de Costa Rica se caracteriza por mantener la excelencia académica, por lo que sus carreras son respaldadas por la acreditación de organismos nacionales e internacionales. En el caso de Costa Rica, las acredita-cionesmásimportanteslasconfiereelSistemaNacionaldeAcreditacióndelaEducaciónSuperior(SINAES).Enlamayoría de los actos en que el SINAES otorga acreditaciones, el protocolo y ceremonial recae en ellos, ya que co-rresponde a una sesión solemne del consejo del SINAES; en este sentido se debe dar un acompañamiento por parte delosencargadosdeprotocolodelTEC,conelfindegarantizarqueelactocumpliráconlosmásaltosestándaresprotocolariosafinesalauniversidad.Porotraparte,debidoaqueenlasacreditacionessuelenhaberhastacuatrodiscursos, se recomienda que ninguno supere los cinco minutos de duración.

Dato importante: aunque el acto se realice en algún espacio físico del TEC y se tenga la presencia del señor rector, la presidencia de la actividad la ejercerá el máximo representante del SINAES.

Sobre el personal

El acto de acreditación deberá ser atendido por el siguiente personal

• Auxiliares o asistentes: serán las personas que darán soporte en toda la logística del acto. Este personal es apor-tado por el TEC, la cual pondrá en disposición al menos cinco personas para que presten servicio. Quien ofrece la ceremonia también deberá dictar el código de vestimenta.

• Maestro de ceremonia: será el que lleve los hilos de la acreditación y velará porque se cumpla el programa.

• Periodista:seráfuncionariodelaOficinadeComunicaciónyMercadeodelTEC,conelfindedivulgarafuturola nueva acreditación entre la comunidad universitaria y el público en general. En caso que el ente acreditador cuente con un periodista, ambos deben coordinar la cobertura del evento.

• Fotógrafo:aligualqueelrequerimientoanterior,seráalgúnfuncionariodelaOficinadeComunicaciónyMer-cadeo del TEC. En caso que el ente acreditador cuente con un periodista, ambos deben coordinar la cobertura del evento.

• Seguridad: si el acto se realiza en el TEC, la universidad deberá garantizar que su departamento de Seguridad tome las previsiones del caso.

• Participantes de la mesa principal: se recomienda que no supere los siete integrantes, pero será necesaria la participación de la máxima autoridad del ente acreditador, quien presidirá el acto, el rector del TEC, director de sede (si aplica), director de escuela y un estudiante como representante de la carrera que está siendo acreditada. En caso de que la acreditación sea otorgada por SINAES, será su consejo quien ocupe la mesa principal.



Este tipo de actos requerirán recursos y esfuerzos similares a las ceremonias de graduación, pues se trata de un acto de gran realce para el TEC, por lo que, pese a que la actividad será protocolizada por un ente externo, la universidad deberá velar por lo siguiente:

• Las instalaciones: las acreditaciones se llevarán a cabo en los principales auditorios o espacios de las diferentes sedes del TEC.

• Mesa principal o directiva: debe tener un tamaño considerable y se coordinará con el ente acreditador la can-tidad de asientos que se dispondrán en ella.

• Mantel: será el institucional y se usará para la mesa principal. Por ningún motivo el mantel del TEC deberá tener encajes u otro tipo de decorados.

• Pódium: estará colocado al costado derecho del escenario (a la izquierda para el público en las butacas).

• Bandera de Costa Rica: Estará ligeramente atrás y al costado derecho del pódium. La bandera de Costa Rica nunca podrá tocar el piso.

• Bandera del TEC: estará ligeramente atrás y al costado izquierdo del pódium. La bandera del TEC tampoco podrá tocar el piso.

• Bandera del órgano acreditador: se colocará siempre y cuando el ente acreditador la aporte. Ocuparía el lado derecho de la Bandera de Costa Rica.

• Ornamentación y decoración: el telón del fondo del escenario deberá ser de color negro. También se podrán colocarpequeñosarreglosfloralesentodoelbordedelescenario,perodeberánsermuypequeños,paraserco-locadosdemanerauniformeyenlíneaobienunarreglofloralquenoexcedalaalturademesa.Nosepodránponerfloresoarreglosengeneralsobrelamesaprincipal.

• Himno: se entonará el Himno Nacional de Costa Rica al inicio de la ceremonia.

• Agua: se colorarán copas con agua y picheles en la mesa. Cuando en la actividad asistan autoridades externas se debe consultar si el agua que requieren debe ser embotellada.

• Habladores:enlamesaprincipalsecolocaránhabladoresparaidentificaracadaunadelasautoridadesim-presos por ambos lados.


• Sonido e iluminación: los dos auditorios principales del TEC tienen equipos de sonido y luces propios. Se harán pruebas de ambos sistemas un día antes de la ceremonia.

• Grupo cultural: al igual que otros ítems, la presencia en la acreditación de un grupo cultural dependerá del acreditador.

• El escenario: la mesa principal será colocada en el centro, sin dejar de considerar el espacio para el acto cul-tural, si lo hubiese, para lo cual también deberá tomarse en cuenta el espacio para instrumentos (en el caso de ungrupomusical)obieneláreasuficientesisetratadeungrupodebaileodanza.

Antes del acto de acreditación

• El maestro de ceremonias toma su lugar en el atril quince minutos antes del inicio de la actividad.

• Los integrantes de la mesa principal toman sus asientos según la precedencia. Un auxiliar del evento les mues-tra sus posiciones.

Desarrollo del acto de acreditación

En términos generales, este debería ser el orden del acto de acreditación:

• Bienvenida por parte del maestro de ceremonia.


• Discurso del director de Escuela de la carrera que será acreditada.

• Discurso del director de sede (en el caso de que sea una regional).

• Acto de acreditación: entrega de la misma del ente acreditador al señor rector; este último al director de sede (si aplica), quien a su vez la dará al director de Escuela, y este último a un estudiante de la carrera que está siendo acreditada.

• Acto cultural (no mayor a 15 minutos).


• Discurso de quien preside y representa la máxima autoridad del ente acreditador.

• Entonación del himno de las universidades (Gaudeamus Igitur) en caso de que la acreditación sea otorgada por SINAES.

• Despedida.


Firma de convenios

La labor investigativa, social y académica del TEC, sumada a su amplia experiencia en temas de gran relevancia nacional e internacional, le abren las puertas para establecer convenios con otras entidades públicas o privadas. Al tratarse de actos en que la universidad decide hacer un aporte en particular, la participación del señor rector en la firmadelosconveniosseráunamuestradelcompromisoqueseadquiere.Eltrámitedegestióndeunconveniodeberá coordinarse con la Dirección de Cooperación.

Sobre el personal

• Al menos tres persones del TEC fungirán como auxiliares para atender todo lo pertinente al acto.

• EncasoderequerirunmaestrodeceremoniasseráunfuncionariodelaOficinadeComunicaciónyMercadeodel TEC.

• Losinvitadosserán:autoridadesuniversitariasafinesaltemarelacionadoalconvenio,representantesdelaen-tidad externa y medios de comunicación.

• PeriodistadelaOficinadeComunicaciónyMercadeo.

• Fotógrafo.


• Infraestructura:LafirmadelosconveniossonactosqueserealizaránenlosprincipalessaloneselTECysuescogencia dependerá tanto de su disponibilidad en agenda como de la cantidad de personas que se espere asistanalaactividad.Bajoesoscriterios,losconveniossefirmaránen:

-- En el Campus Central en Cartago:

-» Sala de Rectoría: con capacidad para 10 personas.

-» Sala de Sesiones del Consejo Institucional: con capacidad para 40 personas.

-» Sala de Conferencias de la Biblioteca: con espacio para 192 personas.

-» Auditorio del Centro de Investigación en Computación (CIC): con capacidad para 82 personas.

-» Auditorio de la Sala de Aplicaciones de la Vicerrectoría de Docencia: con aforo para 50 personas.

-» Sala de Capacitación de Recursos Humanos: con capacidad para 50 personas.


-- En la sede de San Carlos, Alajuela:

-» CTEC: con capacidad para 325 personas.

-» 3 mini auditorios del CTEC: con capacidad para 30 personas cada uno.

-» Sala de conferencias Jacaranda: con capacidad para 70 personas.

-» Salón Bromelia: con espacio para 150 personas.

-- En el Centro Académico de San José:

-» Auditorio de la Casa Cultural Amón: con capacidad para 60 personas.

-» Sala de Reuniones en la Escuela de Arquitectura: con capacidad para 80 personas.

Encasodequelafirmadelconvenioseaunactosolemne,setomaránencuentalossiguientesrequerimientos:

• Mesa principal o directiva: debe tener un tamaño no muy grande, esto debido a que en la concreción del con-veniosoloparticiparánlosfirmantes.

• Mantel: será el institucional y se usará para la mesa principal, este nunca debe tocar el piso.

• Pódium: cuando este sea necesario, estará colocado al costado derecho del escenario (a la izquierda para el público en las butacas o sillas).

• Bandera de Costa Rica: Estará ligeramente atrás y al costado derecho del pódium y no podrá tocar el suelo.


• Bandera o banner de la contraparte del convenio: se colocará siempre y cuando haya disponibilidad. Si es una bandera, se cambia el orden de las dos anteriores, quedando de la siguiente manera: al centro la bandera de Costa Rica, a la derecha la del TEC y a la izquierda la de la institución externa. Si se trata de un banner, irá colocado atrás y al costado izquierdo de la mesa principal, es decir, en el lado opuesto al pódium, para lo cual también se recomienda colocar un banner del TEC al lado.

• Ornamentación y decoración:enlamesaprincipalsepodráusarunarreglofloralquenoexcedalaalturadelamesaobiensepodrácolocarpequeñosarreglosfloralesentodoelbordedelescenario,parasercolocadosdemanerauniformeyenlínea.Nosepodránponerfloresoarreglosengeneralsobrelamesaprincipal.



• Habladores:enlamesaprincipalsecolocaránhabladoresparaidentificaracadaunadelasautoridades,im-presos por ambos lados.

• Sonido e iluminación: se deberá garantizar, previo a la ceremonia, que el sistema de sonido funciona correc-tamente.

• Convenios y bolígrafos:setendránlosdocumentosoriginalesnecesariosdelconvenioparalafirma,loscualesdebenestarcadaunoenunacarpetaadecuadaparalaocasión.Porejemplo,sisontreslasentidadesquefir-marán un pacto, deberán haber igual cantidad de convenios. Cada entidad se dejará un ejemplar en original. TambiénsetendrábolígrafosejecutivosdelTECparacadapersonafirmanteypasaránaserpertenenciadecadauna de las partes.

Alimentación y bebidas:seofreceránalfinaldelaactividadunrefrigerioacorde.

Desarrollo de la firma del convenio

Cuandolafirmadelconvenioseasolemnesecontemplaranlossiguientesrequerimientos:

• Bienvenida por parte del maestro de ceremonia.

• Breve introducción al tema sobre el cual gira el convenio.

• Lectura de los principales alcances del convenio.

• Discurso del representante de la institución externa. Si se trata de más de uno, también deberá dársele la pala-bra a todos, aunque con un espacio más reducido para el discurso.

• DiscursodelseñorrectordelTECenfocadoenelbeneficioquetendráelconvenioparalainstituciónylaso-ciedad.

• Firma del convenio. Se deberán tener los documentos originales necesarias del documento, uno para el TEC y losotrosparalasdemáspartesfirmantes(seacompañadesesiónfotográfica).

• Cierre.

• El maestro de ceremonia invita a las autoridades y asistentes a departir un refrigerio.


Inauguración de Sede o Centro Académico

La importancia de este acto puede ser vista desde varios ángulos. Por un lado, la apertura de una sede constituye elpuntofinaldeunesfuerzofinancieroydeplanificacióndepartedelasautoridadesuniversitarias,perotambiéntomagransignificadoporqueelTECsehacepresenteenalgunazonadelpaísdondenohaestado,porloqueesimportante involucrar a las comunidades y autoridades locales a la ceremonia.

Para la inauguración y apertura de una sede o centro académico será necesaria una programación muy anticipada del evento, ya que se contará con la participación de grandes personalidades, incluidos el Presidente de la Repúbli-ca, el Ministro de Educación, diputados, líderes comunales, medios de comunicación y público en general.

Sobre el personal

• Auxiliares o asistentes: serán como mínimo 10 personas, todas seleccionadas por los encargados de protocolo de la institución y las autoridades locales del TEC de la nueva sede o centro académico. Entre ellas se distribui-rán las labores de recepción de invitados, asistencia en el escenario o espacio designado para la inauguración y otras.

• Maestro de ceremonia: será el que dirija el acto de inauguración. Deberá estar atento a todo lo que suceda en la sede para evitar imprevistos. Se requiere que esta persona tenga destrezas en comunicación y manejo de eventos,porloquesudesignaciónrecaerádirectamenteenlaRectoríaylaOficinadeComunicaciónyMer-cadeo. Para las inauguraciones usualmente asisten gran cantidad de personalidades, por lo que el maestro de ceremonia deberá hacer respetar la precedencia en el acto y, de manera especial, en quienes integren la mesa principal y tengan a cargo discursos.

• Periodista:seráunfuncionariodelaOficinadeComunicaciónyMercadeodelTECytendráacargoelregistrode la ceremonia para su posterior divulgación.

• Fotógrafo:seráunapersonadelaOficinadeComunicaciónyMercadeoobiensecontrataránlosserviciosdeun profesional en este campo.

• Seguridad: debido a que al acto llegarán altas personalidades, se requiere un refuerzo especial de la seguridad enlanuevasedeocentroacadémico,especialmentesiseconfirmalapresenciadelPresidentedelaRepública.El Departamento de Seguridad del TEC deberá coordinar este aspecto tanto con la Rectoría como con las otras dependencias, como Casa Presidencial, pues esta última suele dictar los requerimientos de seguridad.

• Autoridades universitarias: esta ceremonia deberá estar en la agenda del señor rector y las vicerrectorías, así como de los directores de escuela de las carreras que se impartirán en la nueva sede.



• Del lugar: En primera instancia, se deberá determinar si la ceremonia de inauguración se realizará en un espa-cio al aire libre o dentro de las instalaciones. De esto dependerá la necesidad de contar con toldos, banners, sillas, etc.

• Auditorio o salón: si la nueva sede cuenta con un auditorio o salón se podrá disponer de ellos para el desarrollo de la ceremonia.

• Áreas verdes: preferiblemente se escogerá esta zona para la inauguración de la nueva sede, pues los invitados podrán apreciar las instalaciones desde su exterior. Sin embargo, esta opción requiere más esfuerzo en la or-ganización, pues hay que considerar las condiciones del tiempo, el espacio en sí y los requerimientos técnicos necesarios para cumplir a cabalidad con la ceremonia.

• Mesa principal o directiva: Estarán ubicadas en ella un máximo de siete personas, las cuales serán escogidas por la Rectoría según la pertinencia del acto. Inicialmente, en la mesa estarán presentes: el Presidente de la República, el Ministro de Educación, el Rector del TEC, un Representante del Consejo Institucional y el Repre-sentante de la Federación de Estudiantes del TEC y alguna otra persona que se considere relevante en el proceso de creación. Este protocolo debe ser coordinado con anterioridad con Casa Presidencial si se contara con la presencia del Presidente de la República. El orden en la mesa será por precedencia, de acuerdo a un capítulo anterior desarrollado en este manual.

• Mantel: se hará uso del mantel institucional paralamesaprincipal;deberátenerlafirmadelTECenblanco,preferiblemente. El mantel podrá casi rozar el piso, por lo que es incorrecto ver grandes trozos del mantel sobre el piso en sí. Para los actos solemnes solo se permitirá el uso del mantel institucional. Por ningún motivo el mantel del TEC deberá tener encajes u otro tipo de decorados.

• Mesa auxiliar pequeña: esta será colocada detrás de la mesa principal y en ella se colocarán algunos presentes que desee entregar el señor rector a los integrantes de la mesa principal.

• Pódium: estará colocado al costado derecho del escenario (a la izquierda para el público en las butacas o sillas plegables, según sea el caso).

• Programa o libreto: deberán estar impresos antes del día de la inauguración y contendrá el guion de lo que se realizará ese día. Se le deberá entregar un ejemplar a cada asistente, por lo que será necesario conocer con anterioridad la cantidad estimada de invitados y asistentes al acto.


• Pabellón de Costa Rica: en caso de que a la actividad asista el Presidente de la República se hará uso del Pabe-llón Nacional, que es la bandera de Costa Rica que tiene en el centro el escudo de la República. El pabellón estará ligeramente atrás y al costado derecho del pódium. El pabellón nunca podrá tocar el suelo.


• Ornamentación y decoración: esto dependerá del sitio seleccionado para el acto de inauguración. En cuanto aladecoracióndelamesaprincipalsepodráusarunarreglofloralnaturalquenoexcedalaalturadelamesa.

• Himnos: se entonarán el Himno Nacional de Costa Rica y el del TEC, si lo hubiera. Ambos al inicio del acto e inmediatamente después del saludo inicial.

• Agua: se colorarán copas con agua y picheles en la mesa. Cuando en la actividad asistan autoridades externas se debe consultar si el agua que requieren debe ser embotellada. También se colocará una copa con agua en el pódium, pero un auxiliar del evento deberá intercambiarla cada vez que interviene una personalidad con su discurso.

• Habladores:enlamesaprincipalsecolocaránhabladoresparaidentificaracadaunadelasautoridades,im-presos por ambos lados.

• Sonido e iluminación: se deberá coordinar, con una semana de anticipación, todo lo necesario en cuestiones técnicas de sonido e iluminación del sitio donde se llevará a cabo la inauguración de la sede.

• Grupo cultural:losencargadosdeprotocolodefiniráneltipodeintermedioculturalqueserealizará.

• Cinta de bandera de Costa Rica y tijeras:sedeberádefinirconanterioridaddondeserealizaráelcortedelacinta. Esta será tricolor y de 3 centímetros de ancho aproximadamente. Se debe disponer de la cantidad de tijeras según el número de personas que realizarán el corte.

• Placa:losencargadosdeprotocolodefiniráneltextoycoordinaránlaconfeccióndelaplacaquesedevelaráel día de la inauguración.

Antes de la inauguración

• Tres asistentes o auxiliares servirán de edecanes, recibirán a los invitados y les ayudarán a ubicarse en sus asientos.


• Sedividiránfuncionesentrelosedecanesparaverificar,unahoraantesdelevento,quetodoslosrequerimientostécnicos y recursos necesarios están en regla.

• Todos los miembros de la mesa principal, excepto el señor Presidente de la República, ocuparán sus lugares.

Desarrollo de la inauguración

• Maestro de ceremonias da la bienvenida al acto y solicita ponerse en pie para el ingreso del Presidente de la República.

• Ingreso del Pabellón Nacional cuando se requiera.

• Presentación de los integrantes de la mesa principal.

• Reseña de la apertura de la Sede o Centro Académico.

• Intermedio cultural.


• Palabras del Presidente de la República.

• Invitación del maestro de ceremonias a dirigirse al lugar donde se ha dispuesto el corte de cinta por el Presiden-te de la República y el rector del TEC.

• Develación de la placa.

• Recorrido por las instalaciones.

• Cierre.

Apertura de año académico

Este es uno de los momentos más importantes de cada año para el Tecnológico de Costa Rica. Aunque muchas gestionesytrámitessehabránrealizadoalolargodelfineiniciodeaño,laaperturadelañoacadémicoeslabien-venida a los diferentes campus del TEC de los estudiantes de nuevo ingreso.

La Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (VIESA) coordinara la apertura del año académico en las diferentes sedes y centros académicos.


Sobre el personal del acto principal

• Auxiliares o asistentes: al menos ocho personas deberán estar involucradas directamente en el planeamiento de lo que será el acto de nuevo año académico para coordinar las actividades y espacios que se utilizarán en la actividad.

• Directores, profesores y alumnos:CadaEscuelaorganizaráactividadesespecíficasparasusrespectivosestu-diantes.

• Maestro de ceremonias: llevará el curso del acto protocolario.


• Ubicación: En el caso de la sede de Cartago, la actividad principal se desarrollará en el campo ferial del Centro de las Artes, el cual tiene las previstas para conexiones eléctricas y demás detalles. Las sedes podrán desarro-llar sus actividades de apertura de año en los espacios más pertinentes, sean estos al aire libre o dentro de las instalaciones.

• Toldos: si la inauguración se realiza al aire libre, será necesaria la implementación de toldos para prever tanto un día muy soleado como uno lluvioso.

• Folletos: cada escuela deberá hacerse cargo de la información que deseen compartir con los estudiantes. Ade-más, la VIESA será la encargada de ofrecer la información institucional compilada a los estudiantes.

• Sonido:sedeberácontarconelrecursodeaudioyvideo(desernecesario)paraelactooficial.

• Bandera de Costa Rica y bandera del TEC: para su uso durante la ceremonia.

• Mesa principal: Se ubicarán en la mesa principal las autoridades institucionales para la apertura de nuevo año lectivo.

• Pódium: será ocupado por el maestro de ceremonias y quienes tengan que dar discursos.


• Grupo cultural: el intermedio cultural será coordinado por la VIESA y la Escuela de Cultura y Deporte.

• Himno: Se entonará el Himno Nacional de Costa Rica.



• Maestro de ceremonias da la bienvenida.


• Palabras del presidente de la Federación de Estudiantes del TEC.

• Acto cultural.

• Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos hace entrega simbólica de los estudiantes a la Vicerrectoría de Docencia.

• Palabras del rector del TEC.

• Invitación a los estudiantes a dirigirse a sus respectivas escuelas.

• Cierre.

Honras fúnebres de autoridades institucionales

Para el Tecnológico de Costa Rica, el fallecimiento de una autoridad académica o institucional conllevará a realizar un acto en honra fúnebre. De presentarse esta situación deberá actuarse con celeridad ante el conocimiento de la noticia.

Por otra parte, el TEC acogerá los duelos nacionales, para lo cual respetará lo determinado por lo que decrete el Presidente de la República.

Fallecimiento de autoridad universitaria

El siguiente será el

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