Procedimiento de Juntas de Trabajo

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Procedimiento para Juntas de Trabajo del MIND Hub

Procedimiento para la ejecución de Talleres MIND System

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Procedimiento para Implementación de Talleres MIND System

1. IntroducciónEste documento tiene como propósito describir el procedimiento para implementar los talleres del MIND System.

2. Propósito de los talleresUn taller es una actividad enfocada y proactiva, donde sus principales actividades son las tutorías y ejecución, cumpliendo con las siguientes características:

Enfocado a todos los grupos de la organización. Conducido a la Implementación de la mejora continua. Educando y entrenando a través de la experiencia Mejorar el Trabajo en equipo

3. Roles involucradosLos roles que participan en un taller son los siguientes:

Responsable: es quien dirige o lleva al equipo de trabajo, incluye todos los temas para trabajar en los talleres.Las características del responsable son:

Participación previa en algún taller de mejora continúa Conocimiento de los principios del Mind System [Kaizen] Conocimiento del procedimiento de talleres.

Equipo de trabajado: está conformado por un equipo multidisciplinario (Diseñadores gráficos, programadores, líderes de equipo de desarrollo, administradores, etc.)

Equipo de soporte: involucrados que apoyen con actividades de soporte para el desarrollo de los talleres.

Característica del equipo: La conformación de los equipos de los talleres deberán están conformados por

integrantes de distintas áreas de trabajo, con el propósito de que sea un equipo multidisciplinario.

El equipo de trabajo debe estar integrado con un número no mayor a 5 personas, incluyendo al Responsable.

Para que una persona sea parte del equipo de trabajo de un taller, se le debe haber impartido el entrenamiento del MIND Sytem.

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4. Procedimiento para la implementación del taller.Las etapas claves para la realización del taller son: Establecer, Hacer, Verificar y Actuar.

1. Establecer: Definir y planear el taller.2. Hacer: Implementar: entrenamiento y ejecución.3. Verificar: Seguimiento, evaluación, confirmar efectividad.4. Actuar: Cerrar acciones de auditoria y reacciones a desviaciones.

4.1 Etapa 1: Establecer

4.1.1 Planeación y definición del objetivo del taller.En esta etapa, el principal objetivo es definir el objetivo/propósito y la planeación del taller. Las tareas a realizar son:

1. El Grupo Directivo (GD) identifica o aprueba los objetivos de los talleres en base al criterio de que este alineado a los principios de MIND SYSTEM.

2. El GD asigna al responsable del taller, asegurándose que cumpla con las características definidas.

3. El Responsable define al equipo de trabajo para el taller, asegurándose que cumpla con las características definidas de un equipo de trabajo (ver sección 3).

4. El equipo de trabajo define el objetivo del taller, propósito y alcance, generando la

propuesta y planeación del taller, utilizando el siguiente formato:

5. En una reunión de trabajo, los responsables de los talleres presentan su propuesta de talleres al GD, para ser aprobada o rechazada.

4.1.2 Preparación del taller (Nemawashi (“prepare the soil”))Para la preparación del taller, el Responsable debe realizar las siguientes actividades:

A

V H

El

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1. Prepara a todos los involucrados: equipo de trabajo, grupo de soporte, empleados etc., para fomentar la participación y la contribución en los talleres.

2. Define y genera el Registro de acciones, utilizando el siguiente formato.o Presenta evidencia del antes de la ejecución del taller.o Integra información actualizada sobre las condiciones actuales de la ejecución

del taller.o Define la planeación del taller y selecciona las herramientas a utilizar. o Brinda el entrenamiento de los principios al equipo de trabajo y estándares, etc.

Herramientas para la planeación requeridas: Propuesta del taller Registro de acciones: es la lista de tareas a realizar en el taller. Lista de ideas (cartel de ideas): propuesta de nuevas ideas de talleres. Cualquier empleado de la organización tiene acceso a esta información, por lo que en cualquier momento pueda generar una idea nueva. De esta manera, todos los involucrados están al pendiente de las propuestas para nuevo talleres, ideas nuevas, sugerencias, problemas potenciales, etc. [Hoja de rotafolio.]

Herramientas para la planeación opcional: Diagrama de Gantt

En resumen las actividades específicas a realizar en esta etapa son: Entrenamiento del equipo. Definir propuesta y objetivos Planeación del taller.

4.2 Etapa 2: HacerEl GD debe planear y llevar a cabo días intensivos (3 días) para el entrenamiento de los talleres, en donde los involucrados estén enfocados al 100% de su tiempo.

Este tiempo de entrenamiento se puede realizar de la siguiente manera: Entrenamiento formal al equipo de trabajo: Principio y Valores del MIND System Entrenamiento en el área de trabajo, donde se está desarrollando el taller.

4.3 Etapa 3: Verificar

Confidential MIND Hub, 2023 Página 3

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En esta etapa se debe monitorear el progreso de la ejecución del taller, realizado las siguientes actividades:

1. El Equipo deben analizar y medir los resultados.2. El responsable da seguimiento a las acciones definidas utilizando el registro de

acciones.3. El responsable del taller presenta su avance al GD semanalmente.4. El GD analiza el reporte de acciones y actualiza el estatus general del proyecto.5. Durante el desarrollo del taller, el Responsable y el Mentor deben dar

seguimientos a los siguientes puntos: Identificar problemas a través de la observación. Asignar y completar acciones para la mejora continua

Dar seguimiento al cumplimiento del objetivo del taller: Si el objetivo se logró, se procede a recompensar al equipo. Si el objetivo no se logró, se continúa con el taller realizado las tareas de la etapa “Hacer” como se requiera.

Herramientas para el seguimiento de taller requeridas: Registro de acciones actualizadas semanalmente. Lista de ideas

4.4 Etapa 4: ActuarEn esta etapa se debe realizar el cierre del taller, donde se evidencie el resultado del taller.Para realizar el cierre del taller, se requiere que se realicen las siguientes actividades: El GD planea el día para la revisión del cierre de los talleres. El equipo de trabajo presenta el resultado de su taller al GD, utilizando el siguiente formato:

El equipo de trabajo y el GD revisa los resultados en el lugar donde se generaron (en sitio). [Durante la presentación de otros talleres no es necesario que el equipo este presente, solamente el responsable del taller.] El GD felicita y reconoce el esfuerzo del equipo de trabajo, entregando algún reconocimiento o premio por su concluir exitosamente el taller. Si no se logró el resultado esperado, se define fecha para concluir las tareas y presentar su cierre.