Unidad III Teoria Administrativa I

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PLANEACIÓN A) Definición

B) Importancia

C) Etapas

D) Principios

E) Técnicas de planeación

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DEFINICIÓN

“ Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se

habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y

orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la

fijación de tiempos, unidades, etc., Necesarias para su realización “.

ADMINISTRACIÓN I PLANEACIÓN

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IMPORTANCIA

A) La eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la

improvisación.

B) En la parte mecánica el centro es planear.

C) El objetivo serpia infecundo si los planes no lo detallaran.

D) Todo plan tiende a ser económico.

E) Todo control es imposible si no se compara con un plan previo.


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ETAPAS

A) Políticas

B) Procedimientos

C) Programas

D) Presupuestos

E) Pronósticos


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POLÍTICAS

A) Definición

B) Importancia

C) Diferencia entre

D) Reglas


Etapas

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DEFINICIÓN

“ Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción,

dejando a los jefes campo para tomar decisiones “

* Sirven para formular, interpretar o suplir las normas

concretas.

* Suele confundirse a las políticas con los objetivos y con las

reglas.

* Son uno de los medios básicos para poder delegar

autoridad.


Etapas ( Políticas )

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IMPORTANCIA

A) Son indispensables para la adecuada delegación.

B) Las políticas son el objetivo en acción.

C) Las políticas difieren de las normas concretas ( reglas ) por

su mayor generalidad.



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DIFERENCIA ENTRE :

A) Norma :

“ Es todo señalamiento imperativo de algo que ha de

realizarse, sea genérico o específico “

B) Regla :

“ No deja campo de decisión o elección al jefe a quien se

delega responsabilidad y autoridad “

C) Política :

“ Busca señalarle solamente los criterios generales que han

de orientar la acción en el mismo sentido “



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REGLAS

1° De su fijación :

“ Fijar por escrito, todas las políticas que han de influir en cualquier actividad

de un organismo social “

2° De su difusión :

“ Si la política tiene como fin orientar la acción, entonces es necesario que

setas sean conocidas en los niveles donde se van a aplicar “

3° De su coordinación :

“ Debe existir una persona que coordine o interprete válidamente la aplicación

de las políticas “

4° De su revisión periódica :

“ Debe fijarse un término para que toda política sea revisada “



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PROCEDIMIENTOS

A) Definición

B) Importancia

C) Reglas


Etapas

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DEFINICIÓN

“ Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica

más eficiente para obtener los mejores resultados en cada

función concreta de una empresa “

* Son como el seccionamiento funcional de cada acto

administrativo. ( Tomar decisiones )

* Secuencia de operaciones.

* Los métodos son más bien de carácter técnico y no siempre

administrativos. ( Realizar una encuesta )


Etapas ( Procedimientos )

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IMPORTANCIA

A) Los procedimientos se dan en todos los niveles de una

empresa.

B) Los procedimientos tienden a formar “rutinas” de actividades

que de otra manera requerirían estudio, discusión, etc., En

cada caso.



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REGLAS

A) Los procedimientos deben fijarse por escrito y de preferencia

gráficamente para que sean mejor comprendidos y

analizados.

B) Los procedimientos deben ser periódicamente revisados a fin

de evitar la rutina así como la superespecialización.

C) Evitar la duplicidad innecesaria de los procedimientos.



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PROGRAMAS

A) Definición

B) Clasificación

C) Reglas


Etapas

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DEFINICIÓN

“ Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los

objetivos y la secuencia de operaciones sino principalmente el

tiempo requerido para realizar cada una de sus partes “

* Las políticas orientan la acción.

* Los procedimientos fijan la secuencia de acciones.

* Los programas fijan el tiempo requerido.


Etapas ( Programas )

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CLASIFICACIÓN

A) Generales y particulares.

B) Corto, mediano y largo plazo.



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REGLAS

1° Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la suprema

autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr

su pleno éxito.

A) Presentar los programas con todos sus detalles.

B) Presentarlos como una inversión.

C) Fijar un tiempo mínimo para que produzcan resultados.

2° Debe hacerse siempre la “venta” o convencimiento a los jefes de línea que

habrán de aplicarlos.

3° Debe estudiarse el momento más oportuno para iniciar la operación de un

nuevo programa.



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PRESUPUESTOS

“ Son una modalidad de los programas, cuya característica

esencial consiste en la determinación cuantitativa de los

elementos programados “


Etapas ( Presupuestos )

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PRONÓSTICOS

“ Son un tipo especial de presupuesto cuya característica

principal es que establecen el número ( y a veces los costos,

utilidades, etc., ) De unidades que se espera vender, gastar,

producir, etc. “


Etapas ( Pronósticos )

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PRINCIPIOS

A) Precisión

B) Flexibilidad

C) Unidad


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PRECISIÓN

“ Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y

genéricas, sino con la mayor precisión posible porque van a

regir acciones concretas “

* Sin planes el negocio es un juego de azar, una aventura.

* Cuando el fin buscado es impreciso, los medios que se

coordinen serán ineficaces.

* Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que

pueden calcularse las adaptaciones futuras.


Principios

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FLEXIBILIDAD

“ Dentro de la precisión todo plan debe dejar un margen para

los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte

imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado

después de la previsión “

* Este principio puede parecer contradictorio.

* Inflexible : lo que no puede cambiarse de ningún modo.

* Flexible : tiene una dirección básica pero permite

adaptaciones momentáneas.


Principios

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UNIDAD

“ Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse

que existe uno sólo para cada función ; y todos los que se

aplican a la empresa deben estar, de tal modo coordinados e

integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo

plan general “

* Si hay planes inconexos para cada función, habrá

contradicciones.

* Los planes deben coordinarse de modo que en un mismo

plan puedan encontrarse todas las normas de acción

aplicables.

* Es conveniente que todos cooperen en su formación.


Principios

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TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

A) Manuales

B) Diagramas de proceso

c) Gráficas de gantt

D) Programas

E) Técnicas de trayectoria crítica


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MANUALES

“ Es un folleto, libro, carpeta, etc., En los que de una manera

fácil de manejar se concentran en forma sistemática una serie

de elementos administrativos para un fin concreto “

* Representan un medio de comunicar las decisiones de la

administración.

* Concernientes a organización, políticas y procedimientos.


Técnicas de planeación

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DIAGRAMAS DE PROCESO

“ Sirven para representar, analizar y / o explicar un

procedimiento “

* Es la representación simbólica o pictórica de un

procedimiento administrativo.

* Ha tomado muchas variaciones para ajustarse a diferentes

situaciones y producir diferentes resultados.



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GRÁFICAS DE GANTT

“ Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias

actividades que se realizan coordinadamente “

* fueron ideadas por Henry L. Gantt.

* Como un medio para controlar el material de producción

bélico.

* En la actualidad se usan para una diversidad de propósitos.

* Cuando es necesario representar la ejecución o la

producción total relacionándolas con el tiempo.



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PROGRAMAS

“ Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los

objetivos y la secuencia de operaciones sino principalmente el

tiempo requerido para realizar cada una de sus partes “

* Puede considerarse como el plan general para ejecutar las

funciones que están señaladas al departamento



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TÉCNICAS DE TRAYECTORIA CRÍTICA

“ Buscar planear y programar en forma gráfica y cuantitativa,

una serie de secuencias coordinadas de actividades

simultáneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen “

* Las más comunes son P.E.R.T. Y C.P.M

* P.E.R.T. ( Técnica de evaluación y revisión de programas ).

* C.P.M. ( Método de camino crítico ).

* Se les conoce como sistemas de redes.

* Cuando se aplican de una manera adecuada, garantizan una

acuciosa planeación, programación y control de proyectos.



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ORGANIZACIÓN A) Definición

B) Importancia

C) Etapas

D) Principios

E) Reglas sobre la división de funciones

F) Unidades de organización

G) Sistemas de organización

H) Organigramas

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DEFINICIÓN

“ Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones que deben

darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales

necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia “

* Vienen del griego “organon” que significa instrumento

* Determina como se van a hacer las cosas.

* En nuestra lengua organismo significa :

A) Partes y funciones diversas.

B) Unidad funcional.

C) Coordinación.

ADMINISTRACIÓN I ORGANIZACIÓN

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IMPORTANCIA

A) Recoge, complementa y lleva hasta sus últimas

consecuencias todo lo que la previsión y la planeación han

señalado respecto a como debe ser una empresa.

B) La contraponen con la administración.

C) Constituye el punto de enlace entre lo teórico y lo práctico.


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ETAPAS

A) Jerarquías

B) Funciones

C) Obligaciones


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JERARQUÍAS

“ A esta etapa le corresponde fijar la autoridad y

responsabilidad correspondiente a cada nivel “


Etapas

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FUNCIONES

“ Se refiere a la determinación de cómo deben dividirse las

grandes actividades especializadas, necesarias para lograr

el fin general “


Etapas

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OBLIGACIONES

“ Las que tienen en concreto cada unidad de trabajo

susceptible de ser desempeñadas por una persona “


Etapas

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PRINCIPIOS

A) Especialización

B) Unidad de mando

C) Equilibrio de autoridad-responsabilidad

D) Equilibrio de dirección-control


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ESPECIALIZACIÓN

“ Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada

empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene

de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza “

* La división del trabajo es un medio para obtener una mayor

especialización.

* Es útil cuando se tiene un conocimiento general.

* Tiene como límites los que impone la naturaleza humana del

trabajo.


Principios

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UNIDAD DE MANDO

“ Para cada función debe existir un solo jefe “

* No recibir órdenes sobre una misma materia de dos personas

distintas.

* Para obtener mayor eficiencia la unidad de mando establece la

coordinación a través de un solo jefe.


Principios

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EQUILIBRIO DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD

“ Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde

al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo

tiempo la autoridad correspondiente a aquella “

* La autoridad , la responsabilidad

* Señalar en cada jerarquía el grado de responsabilidad que

corresponde a cada jefe.

* La responsabilidad es fundamento de la autoridad respectiva.

* Autoridad sin responsabilidad ; responsabilidad sin autoridad.


Principios

02/09/2013 41

EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN-CONTROL

“ A cada grado de delegación debe corresponder el

establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la

unidad de mando “

* la administración sin delegación no puede ser.

* Delegar autoridad correlativamente a la responsabilidad dada.

* La autoridad se delega, la responsabilidad se comparte.

* Para delegar es necesario tomar en cuenta la capacidad de la

persona y naturaleza de la función.


Principios

02/09/2013 42

REGLAS SOBRE LA DIVISIÓN DE FUNCIONES

1° Debe hacerse ante todo, una lista escrita de todas las funciones que se

consideren en el primer nivel.

2° Definir en forma sencilla cada una de las funciones listadas.

3° Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica

manera hasta establecer todas las funciones que deban existir en el

segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.

4° Se repite la misma operación hasta alcanzar los últimos niveles.

5° Se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas de organización.

6° Se consigna la departamentalización :

A) Hacer una carta de organización.

B) Conservar la carta de organización estructurada con las funciones que

deban existir.


02/09/2013 43

UNIDADES DE ORGANIZACIÓN

“ Se forman agrupando las funciones en cada línea básica de

acuerdo a :

A) El trabajo que se debe hacer.

B) El personal de que se dispone.

C) Lugares de desarrollo del trabajo.”

Nomenclatura :

1.- División : primer nivel jerárquico.

2.- Departamento : segundo nivel jerárquico.

3.- Sección : tercer nivel jerárquico.

4.- Grupo y subgrupo : cuarto nivel jerárquico.

5.- Unidad y subunidad : quinto nivel jerárquico.


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SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

A) Definición.

B) Lineal o militar.

C) Funcional o de taylor

D) Lineal y staff.


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DEFINICIÓN

“ Son las diversas combinaciones estables de la división de

funciones y la autoridad a través de las cuales se realiza la

organización “


Sistemas de organización

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LINEAL O MILITAR

A) Definición.

B) Ventajas.

C) Desventajas.



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DEFINICIÓN

“ Es aquella en que la autoridad y responsabilidad correlativas,

se transmiten íntegramente por una sola línea para cada

persona o grupo “

* Cada persona tiene un solo jefe para todos los aspectos.

* Recibe órdenes de un solo jefe


Sistemas de organización ( Lineal o militar )

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VENTAJAS

A) Es muy sencillo y claro.

B) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

C) Se crea una firme disciplina.

D) Es más fácil y útil en la pequeña empresa.



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DESVENTAJAS

A) Se carece de los beneficios de la especialización.

B) No hay flexibilidad en casos de crecimiento de la empresa.

C) Es difícil capacitar a un jefe en todos los aspectos que debe

coordinar.

D) Se facilita la arbitrariedad.

E) La organización descansa en hombres.



02/09/2013 50

FUNCIONAL O DE TAYLOR

A) Definición.

B) Ventajas.

C) Desventajas.



02/09/2013 51

DEFINICIÓN

“ Este autor observó que en la organización lineal no se da la especialización y

hacía notar que un mayordomo debía tener conocimiento en ocho campos :

1.- Tomar tiempos y determinar costos.

2.- Hacer tarjetas de instrucción.

3.- Establecer itinerarios de trabajo.

4.- Vigilar la disciplina del taller.

5.- Vigilar el abastecimiento.

6.- Dar adiestramiento.

7.- Llevar control de calidad.

8.- Cuidar del mantenimiento y reparación.

* Con estas capacidades sería un jefe de rango superior.


Sistemas de organización ( Funcional o de Taylor )

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VENTAJAS

A) Jefes de mayor capacidad.

B) Descomposición del trabajo.

C) Rápida adaptación en casos de cambios de procesos.



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DESVENTAJAS

A) Difícil diferenciar y definir la autoridad y responsabilidad de

cada jefe.

B) Se da la duplicidad de mando.

C) Fugas de responsabilidad.

D) Existen quebrantamientos de disciplina.



02/09/2013 54

LINEAL Y STAFF

A) Definición.

B) Un cuerpo asesora, un cuerpo sirve.

C) Desventajas.



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DEFINICIÓN

“ Este sistema trata de aprovechar las ventajas y evitar las

desventajas de los dos sistemas anteriores :

A) De la organización lineal conserva la autoridad y

responsabilidad íntegramente transmitida a través de un sólo

jefe para cada función.

B) Esta autoridad recibe asesoramiento y servicio de técnicos, o

cuerpo de ellos, especializados para cada función.


Sistemas de organización ( Lineal y staff )

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UN CUERPO ASESORA, UN CUERPO SIRVE

Un cuerpo asesora :

• Revisa permanentemente los resultados.

• Instruye en la implantación de nuevos sistemas.

• Resuelve dudas que se presentan en su operación.

• Sugiere planes concretos.

Un cuerpo sirve :

• Realiza tareas a nombre de los jefes de línea.

• Cuando lleva a cabo funciones en representación de los jefes

de línea.



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DESVENTAJAS

A) Se confunden los campos de autoridad Lineal y Staff.

B) Los jefes de línea tratan de nulificar a los Staff, considerándolos

como intrusos y teóricos.

C) Los funcionarios Staff, por su parte, consideran como

incompetentes a los jefes de línea.

D) Sus recomendaciones se interpretan mal con frecuencia.



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ORGANIGRAMAS

A) Definición.

B) Verticales.

C) Horizontales.

D) Circulares.

E) Escalares.


02/09/2013 59

DEFINICIÓN

“ Son hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se

representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto y los

canales de autoridad y responsabilidad se representan por la unión de

los cuadros “


Organigramas

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VERTICALES

A) Definición.

B) Ventajas y desventajas.

C) Forma.


Organigramas

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DEFINICIÓN

“ Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un

nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la

comunicación de responsabilidad y autoridad “


Organigramas verticales

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Ventajas :

A) Son los más usados y por lo mismo, fácilmente comprendidos.

B) Indican en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas :

A) Se produce el llamado “ efecto de triangulación “



02/09/2013 63

FORMA

GERENTE

GENERAL

GERENTE

PRODUCCI.

GERENTE

MERCADOT.

GERENTE

ABASTECIM.

I.M. VTAS. F.V. M. A. COM. ALM. C.I.



02/09/2013 64

HORIZONTALES

A) Definición.


C) Forma.


Organigramas

02/09/2013 65

DEFINICIÓN

“ Representan los mismos elementos de los anteriores y en la misma

forma, sólo que el máximo nivel jerárquico comienza a la izquierda y

los demás niveles hacia la derecha “


Organigramas horizontales

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Ventajas :

A) Siguen la forma en que acostumbramos leer.

B) Disminuyen el efecto de triangulación.

C) Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad

formal.

Desventajas :

A) Son poco usados.



02/09/2013 67

FORMA

GERENTE

GENERAL

GERENTE

PRODUCCI.

GERENTE

MERCADOT.

GERENTE

ABASTECIM.

INVESTIG.

DE MERC.

VENTAS

FOMENTO

DE VENTAS

MONTAJE

ACABADO

COMPRAS

ALMACÉN

CONTROL

DE INVENT.



02/09/2013 68

CIRCULARES

A) Definición.


C) Forma.


Organigramas

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DEFINICIÓN

“ Están formados por un cuadro central, que corresponde a la

autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos

concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de

organización “


Organigramas circulares

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Ventajas :

A) Señalan muy bien la importancia de los niveles jerárquicos.

B) Disminuye la idea de status más alto o más bajo.

C) Permiten mayor número de puestos en el mismo nivel.

Desventajas :

A) Son confusos y difíciles de leer.

B) No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo

funcionario.



02/09/2013 71

FORMA

GERENTE

GENERAL

GERENTE

PRODUCC

GERENTE

MERCAD.

GERENTE

ABASTEC.

INVESTIG.

DE MERC.

VENTAS

FOMENTO

DE VENTAS

ALMACÉN

MONTAJE

ACABADO

COMPRAS

ALMACÉN

CONTROL

DE INVENT



02/09/2013 72

ESCALARES

A) Definición.


C) Forma.


Organigramas

02/09/2013 73

DEFINICIÓN

“ Consisten en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo

los distintos niveles jerárquicos ayudándose de líneas que señalan

dichos márgenes.


Organigramas escalares

02/09/2013 74


Ventajas :

A) Resultan muy sencillos.

B) Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letra.

Desventajas :

A) Carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada

nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.



02/09/2013 75

FORMA

GERENTE GENERAL

GERENTE MERCADOTECNIA

INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

VENTAS

FOMENTO DE VENTAS

GERENTE DE PRODUCCIÓN

ALMACÉN

MONTAJE

ACABADO

GERENTE DE ABASTECIMIENTOS

COMPRAS

ALMACÉN

CONTROL DE INVENTARIOS



02/09/2013 76

INTEGRACIÓN A) Definición

B) Importancia

C) Etapas

D) Principios de la integración de personas

E) Principios de integración de las cosas

F) Reglas y técnicas para la integración de personas

02/09/2013 77

DEFINICIÓN

“ Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de

todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como

necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos,

introduciéndolos, articulándolos y buscando un mejor desarrollo “.

* Este elemento se encarga de obtener los elementos materiales y

humanos.

* Este elemento comprende personas y cosas.

ADMINISTRACIÓN I INTEGRACIÓN

02/09/2013 78

IMPORTANCIA

A) Es el primer paso práctico de la etapa dinámica y, por lo mismo de

ella depende en gran parte que la “teoría” tenga la eficiencia prevista

y planeada.

B) Es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico; lo teórico y lo

práctico.

C) Es una función permanente.

ADMINISTRACIÓN I INTEGRACIÓN

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