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Seguro de Auto. Manual de Consulta

En este capítulo revisaremos los temas de cobranza y administración,elementos importantes que te ayudarán a tener un mejor control de tu cartera.

5. Cobranza y Administración

5.1 Cobranza

El proceso de cobranza garantiza que la póliza se mantenga vigente, puestoque la Compañía recibe y registra el cobro de la prima.

Para llevar acabo este proceso es necesario conocer los siguientes conceptos:

• Forma de Pago• Conducto de Pago• Factura y Comprobante de Pago• Preliquidaciones

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5.1.1 Forma de Pago

El Asegurado podrá elegir al momento de la contratación del seguro la formade pago de acuerdo a las siguientes opciones:

• Anual (1 Pago)• Semestral (2 Pagos)• Trimestral (4 Pagos)• Mensual (12 Pagos)

Como la prima está calculada en base a forma de pago anual, en caso depago semestral, trimestral y mensual se generará un recargo por pagofraccionado conforme a las políticas vigentes de la Compañía, el cual se aplicaa la prima total del seguro.

Solo se podrá realizar el cambio de forma de pago, antes de cobrar el primercomprobante de pago o al vencimiento de alguno de ellos, es decir, cuandose haya devengado completamente un comprobante de pago liquidado.

Este movimiento te generará una nueva versión de póliza, la cual contendrála nueva forma de pago

Forma de Pagol

Cambios de laforma de pago

Cobranza y Administración

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5.1.2 Conductos de Pago

A continuación te mostramos un cuadro resumen de los conductos de pago:

Además del pago en cajas de GNP con cheque o efectivo, se cuenta con 5diferentes conductos de pago para el cobro de primas:

• Domiciliación Bancaria• Cargo Automático a Tarjeta de Crédito (CAT)• Pago en el Banco vía Electrónica o Sucursal (PEB)• Cargo Único a Tarjeta de Crédito (CUT)• Transferencia Electrónica (TE)• Intermediario/Agente

Es importante revisar las siguientes condiciones ya que la forma de pagodetermina los conductos de pago:

Definición

Anual Domiciliación, CAT, PEB, CUT, TE y Agente

Semestral Domiciliación, CAT, PEB, TE y Agente

Trimestral Domiciliación y CAT

Mensual Domiciliación y CAT

Forma de pago Conducto de pago


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Conducto Cómo y dónde serealiza el pago

Cuándo y cómo aplicala póliza

Personal Comercial

TE

Autorización de cargoprogramado a cuenta de

cheques a través delformato integrado en la

solicitud. Operable en todoslos bancos

Se aplica el mismo día deautorización del cargo, sin

necesidad de ingresarliquidación a GNP.

Domiciliación No Aplica

Autorización de pagoprogramado a tarjetas decrédito afiliadas a Masterd

Card, Visa o AmericanExpress

Se aplica el mismo día deautorización del cargo, sin

necesidad de ingresarliquidación a GNP.

CAT

PEB

CUT

No Aplica

En cualquier bancaelectrónica o sucursal de los

siguientes bancos:Banamex (M.N.)Banorte (M.N.)Serfin (M.N.)

BBVA (M.N y DLS.)HSBC (M.N y DLS.)

Se aplica al siguientedía hábil de

autorización del cargo,sin necesidad de

formato

Autorización de cargoúnico a tarjeta de créditoafiliada a Masterd Card,Visa o American Express,

llamando al teléfono: 52273994 y 01800 0128 638(asegurados) o al 5227

3132 y 01800 9084 100opción 6 (Agentes)

También puede hacerse através del formato

electrónico.

Se aplica el mismo díade autorización delcargo, sin necesidad

de formato.

Transferencias electrónicade fondos desde cualquier

banco a las cuentasbancarias de GNP

Se aplica al siguiente díahábil de que se ingrese la

liquidación a GNP.

No Aplica

✓

✓

✓ ✓

✓

✓ ✓


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5.1.3 Facturas y Comprobantes de Pago

La factura ampara la contratación de una póliza y es el documento válidopara la deducción fiscal.

Elementos que conforman el formato de Factura:

1. Datos del Contratante

2. Fecha de expedición de la Factura, Números de Referencia delAsegurado, Forma de Pago, Conducto de Pago y la Moneda

3. Descripción del producto adquirido y ramo

4. Cédula Fiscal de GNP

5. Folio Fiscal de la Factura, Número de Póliza y Versión

6. Vigencia del Movimiento

7. Importe Total a Pagar

8. Nombre del Agente y Clave

Factura


1

2

3

5

6

7

84

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Es el documento que ampara el cobro de la prima y sirve para acreditar el IVA.

Elementos que conforman el Comprobante de Pago:


2. Fecha de expedición de la Factura y Comprobante de Pago, Númerosde Referencia del Asegurado, Forma de Pago, Conducto de Pago y laMoneda

3. Nombre del Agente y Clave

4. Referencias Bancarias para el pago de primas

5. Número de Comprobante de Pago, Folio Fiscal, Número de Póliza yVersión

6. Periodo que cubre

7. Importe Total a Pagar y Fecha Límite de Pago

8. Lugar de Expedición

Comprobantede Pago


1

2

3

5

6

7

84

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Como ya lo hemos mencionado, la póliza es susceptible de ser cancelada ode sufrir modificaciones.

En la aplicación de movimientos que afecten la prima se genera además de lapóliza una Factura y Comprobante de Pago por dicho cambio.

Algunos de los movimientos que se realizan pueden implicar una disminuciónen la prima o bien la cancelación de la póliza, por lo que al igual que en losotros casos se generará una Factura y Comprobante de Pago, que por sersaldos a favor del asegurado se les denomina “Nota de Crédito” de Facturay “Nota de Crédito” de Comprobante de Pago.

Estos formatos son iguales a la Factura y Comprobante de pago, la diferenciacontra las Notas de Crédito es el saldo a favor del asegurado.

El esquema de facturación en GNP, está completamente alineado a la ReformaFiscal del 2003, el cual consiste en la emisión de una sola factura por laprima total de la póliza, independientemente de la forma de pago de lamisma.

La factura se emitirá de acuerdo al periodo de vigencia de la póliza, es decir,si ésta es anual, la factura es anual y se emite al mismo tiempo que la pólizapara el caso de Personas Morales y para Personas Físicas se imprimirá a peticióndel asegurado.

En cuanto a los comprobantes de pago, se emitirán basados en la forma depago seleccionada (el primero a la emisión y los subsecuentes con 45 díasantes de su inicio de vigencia) y tendrán como referencia el folio fiscal de lafactura global.

En caso de modificaciones o cancelación de la póliza, se generarán nuevasfacturas y comprobantes de pago que actualicen la versión de la póliza bajoel mismo esquema de facturación descrito.

Nota de Crédito

Esquema deFacturación


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Este proceso es de gran utilidad para los negocios de Líneas Comerciales yaque te permite agrupar varias Facturas y Comprobantes de Pago en uno solo,cuando el contratante es el mismo y no se mezclan distintos periodos (añosfiscales); no importa si se trata de una flotilla o colectividad.

Para ello, es importante indicar desde la contratación de la póliza el nivel deagrupación, ya sea por Carátula o Contrato.

En el caso de que se solicite la agrupación por contrato lo que realizará elsistema es agrupar por ese contrato todas las carátulas de un mismocontratante; si en ese contrato existieran 5 contratantes se generarán 5 facturasde ese contrato, y según su forma de pago el mismo número de comprobantesde pago. En el caso de que exista sólo un Contratante se generará una solafactura con su correspondiente comprobante de pago.

La definición de agrupamiento que se haga para la Factura, aplicará tambiénpara los Comprobantes de Pago.

La preliquidación es la agrupación de un conjunto de comprobante de pagosindividuales con un mismo Conducto de Pago, que puede ser Intermediarioo Banco.

A través de éste, el manejo de los comprobante de pagos es más práctico, yaque, al hacer la agrupación, el tratamiento para la preliquidación, es el mismoque para cualquier comprobante de pago individual.

La preliquidación es un servicio que está únicamente disponible en el Portalde Internet, explicaremos brevemente cómo se accede:

1. Accede a www.contactognp.com.mx, selecciona Trámites >>Preliquidación

2. Se pulsa la opción “Alta de Preliquidación, con esto se accede a la pantallade Criterios de armado de comprobante de pagos para

3. Preliquidación

Agrupación deFacturas yComprobantesde Pago

Preliquidación


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4. Proporciona los datos que te solicitan y selecciona los Comprobantesde Pago.

5. Pulsa Aceptar y se generará un reporte de los comprobante de pagosque fueron incluidos en la Preliquidación

6. Imprime el reporte

Adicionalmente el servicio de Preliquidación te permite consultar y modificar.


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¿Cómo debe registrar el Contratante la adquisición de una póliza deseguro en su contabilidad?

Se debe registrar el valor total de la prima establecida en la póliza o movimientoen su cuenta contable “Cuentas por Pagar” y, conforme a la forma de pagoseleccionada, ir cancelando la cuenta contra Bancos hasta agotarla.

¿ Se puede solicitar una factura por una fracción del año o de lavigencia?

No, ya que tenemos la obligación de expedirla por el monto y periodo totaldel contrato del seguro que coincide con el registro contable.

¿Si la póliza se cancela por falta de pago se emitirá una Nota de Créditocancelando la factura original?

Sí, pero sólo si el Contratante la solicita.

¿Cuándo se realiza la deducción de la factura, si ésta contemplavigencias entre un año y otro?

De acuerdo al articulo 31 de la Ley del Impuesto sobre la Renta para personasmorales la deducción se realiza en el ejercicio fiscal en que se expide la factura.

¿Qué debo hacer si los datos de la factura son erróneos?

Tratándose de errores ortográficos podrá solicitarse un duplicado donde seaplique la corrección, esto no implica cancelación de póliza.En caso de que la corrección solicitada sea para el domicilio, igualmente sepodrá hacer vía duplicado sin cancelación, siempre que el cambio no impliquediferente zona para la tasa general de IVA.

Sólo si la corrección solicitada es por otra persona o en domicilios de diferentezona para la tasa general de IVA se deberá cancelar la póliza original y reexpedircon los nuevos datos.

Preguntas másfrecuentes


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¿ Puede cobrar un asegurado un siniestro que no ha pagado las primasdel seguro, al contar con su factura?

El pago de la prima no es requisito para que el contrato de seguro seperfeccione. Sin embargo, el artículo 40 de la Ley Sobre el Contrato deSeguro establece que:

«Si no hubiere sido pagada la prima o la primera fracción de ella, en los casosde pagos en parcialidades, dentro del termino convenido, el cual no podráser inferior a tres días ni mayor a treinta días naturales siguientes a la fechade su vencimiento, los efectos del contrato cesaran automáticamente alas doce horas del ultimo día de ese plazo. En caso de que no se haya convenidoel término, se aplicara el mayor previsto en este articulo...”

Lo anterior quiere decir que si el siniestro ocurre dentro del término pactadopara el único pago de la prima o la primera fracción de ella, GNP deberápagar el siniestro deduciendo del pago del siniestro la prima correspondiente.Sin embargo, transcurrido el término convenido para hacer el pago de laprima, la Compañía se libera de sus obligaciones, a pesar de que el Contratantetenga una factura, pues deberá acreditar que hizo el pago de la prima.

¿ Qué pasa si me entregaron junto con la póliza la factura global y lapóliza se cancela a la mitad de la vigencia?

En este caso se emite una Nota de Crédito por la prima no devengadacancelándola, esta operación se reporta a la SHCP.


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5.2. Administración

La administración en general nos ayuda al logro de objetivos y está presente en todo momento,el tema de Seguros no es la excepción ya que es indispensable llevar una administración de lacartera y en particular conocer la administración de una póliza, para poder dar un buen serviciopostventa, a continuación explicaremos, conceptos y procesos para tener una administracióneficiente de tu cartera.

5.2.1 Administración de Cartera

Para la administración de tu cartera cuentas con varias herramientas que te facilitan esta función,a continuación mencionaremos las más importantes:

• Estado de Cuenta

• Seguimiento a Trámites

• Consulta de Pólizas y Comprobantes de Pago

• Nota de comisión

Todas estas herramientas las puedes consultar en el Portal de Internet, mismas que están disponibleslas 24 hrs. del día, a continuación explicaremos algunas de estas.


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Para poder dar un mejor seguimiento de cada uno de los negocios deautomóviles y la comisión generada, los Agentes cuentan con la NotaComisión, un documento que contiene la siguiente Información.


2. Producto

3. Conducto y Forma de Pago

4. Información de Movimientos

5. Detalle de Comisiones

Nota deComisión

La Nota Comisión se genera en la emisión de la póliza y refleja la comisióntotal del negocio sin importar la forma de pago, en caso de que exista algúncambio en la póliza que modifique la prima, se generará una nuevasustituyendo a la anterior.

En el caso de Flotillas la Nota de comisión se generará dependiendo del nivelen el que agrupaste el Negocio, es decir a nivel Contrato o Carátula.


1

2 3 7

8

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Los estados de cuenta muestran el registro mensual de los movimientos yoperaciones que afectan la cuenta de cada Agente, con el propósito de conocery validar los ingresos y la comisión de su saldo.

Características:

• Son un reporte, en el cual se reflejan las aplicaciones o movimientosque se generan en la póliza.

• Son un apoyo en el seguimiento de la planeación anual. Estos secomplementan con el informe de producción

• El estado de cuenta es un comprobante fiscal ya que cuenta con todoslos requisitos establecidos.

Como ya lo comentamos anteriormente, a los trámites que realices porcualquier ventana de servicio se les asigna una orden de trabajo (OT), cuyautilidad es la de conocer el estatus del trámite y control de estándares decalidad y oportunidad.

Las órdenes de trabajo las puedes consultar en www.contactognp.com.mxConsultas>>Trámites

Estado deCuenta delAgente

Seguimiento aTrámites


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Otro servicio disponible que te ayuda en la administración de cartera, es laconsulta de pólizas y comprobantes de pago en el Portal de Internet, aquípodrás consultar toda la información de la póliza y las condiciones bajo lascuales fue emitida.

Sólo debes ingresar a www.contactognp.com.mxConsultas>>Cartera>>Automóviles

Recuerda que en esta sección puedes imprimir los duplicados de pólizas ycomprobantes de pago que necesites.

Consulta dePólizas yComprobantesde Pago


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5.2.2 Administración de la Póliza

En el transcurso de la vida de una póliza de autos, es probable que se requiera efectuar algúntipo de movimiento para hacer modificaciones o cambios en las condiciones de contratación lapóliza, a continuación mencionaremos los movimientos más importantes que se pueden presentar

Cualquier cambio o modificaciones a la póliza pueden generar una:

• Nueva Versión de póliza

• Reexpedición de póliza

• Cancelación

A continuación mencionamos los principales cambios y modificaciones en losque pueden incurrir una póliza de autos:

• Cambio de contratante

• Cambio de conducto de pago

• Cambio de forma de pago

• Cambio de paquete cobertura

• Inclusión o cancelación de coberturas

• Incremento o decremento de Sumas Aseguradas

• Modificación de información del vehículo

• Modificación de información del Contratante

Movimientos ala Póliza


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Las ventanas de servicio disponibles son:

Tele – Express

Dirección de Agencia

¿Qué trámites se pueden realizar?

Cualquier movimiento que no genere un decremento en prima

¿Cómo ?

1. Marca de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 hrs. y sábados de 8:00 a14:00 hrs. (horario del centro) al 5227 - 3132 en el D.F. o al 01 800908 – 4100 en el interior de la republica.

2. Ingresa tu Clave Única y Contraseña

3. En el menú telefónico marca:

1 + 2 + 4 Autos Negocios Existentes Movimientos de Póliza

4. Proporciona el número de póliza que deseas modificar e indica al Asesorlos cambios o modificaciones que requieres

5. Recibe OT, y en caso de algún movimiento económico a la póliza elcosto del mismo.

6. Recuerda que puedes imprimir un duplicado de la póliza con los cambioshechos a través de Contactognp ingresando a:Consultas>>Cartera>>Automóviles>>Consulta de pólizas

La póliza con los cambios o modificaciones realizados, así como Comprobantede pago de Pago, Factura y Nota Comisión en caso de hacer un movimientoeconómico te serán enviados a la Dirección de Agencia u Oficina.

Ventanas deServicio


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Dirección de Agencia

¿Qué trámites se pueden realizar?

Movimientos en los que se genere un decremento en prima.

¿Cómo?

1. Entrega a la Dirección de Agencia u Oficina de Servicio por escrito lossiguientes datos:

- Número de Póliza- Descripción del cambio o modificación

2. La Dirección de Agencia te dará una OT para dar seguimiento al trámite


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5.2.2.1 Versiones de la Póliza

Para garantizar que nuestros Asegurados cuenten con la información actualizada de su póliza entodo momento, cada que se realice un cambio o modificación a la póliza se generará una nuevaversión.

Es un número que aparece en la póliza y que representa el número demovimientos que ha sufrido una póliza desde su emisión en GNP, el cambiode este número siempre genera una reimpresión de la póliza con los cambioso modificaciones solicitados por el Asegurado misma que será enviada a tuDirección de Agencia u Oficina para ser entregada a tu Asegurado.

De esta manera el Asegurado en caso de tener algún siniestro solo necesitarála última versión ya que esta cuenta la información mas actualizada de lapóliza.

¿Qué es unaVersión?


Versión 00Póliza No. 00000268672847

Renovación 02

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Cuando se realice alguna modificación se generará una nueva versión con unnúmero consecutivo, manteniendo el mismo No. de póliza.

Los cambios se pueden realizar de uno en uno, o bien en grupo en una solaversión.

Al realizar un movimiento, en el formato de la póliza se detalla la información,de la siguiente manera:

Informaciónde la Versión

Número de Póliza Versión

Alta de Póliza

Primer cambio

00500095

00500095

00

01


1

2

3

135


Vigencia VersiónIndica fecha y hora de inicio y el término del movimiento, donde éste últimoserá siempre igual a la fecha de terminación de la póliza.

Prima del MovimientoEn caso de que el cambio realizado modifique la prima del seguroaquí podrás observar el importe total a pagar por el movimiento que serealizó, con el desglose de todos los gastos que implica tal cambio.

Descripción del MovimientoLa Descripción del Movimiento nos indica cual fue el cambio solicitado.

Ejemplo:

“Cambio de Paquete Cobertura”


1

2

3

136


Si requieres información de versiones anteriores de las pólizas podrásconsultarlas de la siguiente manera:

1. Ingresa a www.contactognp.com.mx

2. Teclea Clave Única y Contraseña

3. Entra a Consultas>>Cartera>>Automóviles

4. Selecciona consulta de pólizas

Consulta deVersionesanteriores

5. Proporcionar los datos de la póliza a consultar


137


6. De la lista de pólizas resultante, seleccionar la opción de consulta dehistórico.

7. Selecciona la versión de la póliza a consultar


138


8. Finalmente te mostrará los datos generales de la versión de la póliza


139


A continuación mostramos una relación de movimientos que generan unanueva versión e indicamos los comprobantes que se generan:

Movimientosque generanuna nuevaversión

Cambio de Cobertura ✓ ✓ ✓

Aumento o Disminución de ✓ ✓ ✓

Suma Asegurada

Corrección al nombre del ✓ ✓ ✓

Contratante o conductor habitual

Corrección al modelo del auto ✓ ✓ ✓

Cambio de forma de pago* ✓ ✓ ✓

Corrección al número de placas

Corrección al número de Serie

Cambio en datos del contratante

Modificar o agregar beneficiarios

Cambio de conducto de cobro ✓


Movimiento Documentos que se generan por el movimiento

Factura / Notade crédito

Nota deComisión

Comprobantede pago

* Sólo se podrán hacer cambios de Forma de Pago los primeros 30 días de vigencia

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A continuación mencionamos algunos ejemplos partiendo de la base de queexiste una póliza nueva con versión 0:

Cambio de placas del vehículo

Se genera:

• Póliza: la nueva versión 01 (actualizada)

Contratación de cobertura adicional (implica un aumento en la prima)

Se genera:

• Póliza: la nueva versión 02 (actualizada)

• Factura: Por la diferencia del movimiento

• Comprobante de pago: Por la diferencia del movimiento

• Nota Comisión por el importe de la prima adicional.

Cancelación de cobertura

Se genera:

• Póliza: nueva versión 03 (con información actualizada)

• Nota Crédito del Comprobante de pago (Importe a devolver)

• Nota de Crédito de Factura (importe a devolver)

Todos los cambios que tengan implicaciones económicas se reflejarán en elsiguiente Comprobante de pago que se emita, acumulando los montos.

Ejemplos deMovimientos


141


5.2.2.2 Reexpediciones de la Póliza

Existen algunos casos en los que por cambios o modificaciones a la póliza esnecesario reexpedirla, a continuación te mencionamos en que casos se aplica.

Cambio de Forma de PagoSiempre que el cambio de forma de pago se solicite después de habertranscurrido 30 días a partir de la fecha de emisión, o bien si antes de estafecha ya se han realizado pagos o existe algún otro cambio que haya generadouna nueva versión.

En caso contrario solo se generará una nueva versión de póliza

Cambio de ContratanteEn caso de requerir cambio de contratante la póliza será cancelará y seráreexpedida.

Modificaciones a datos del contratanteSolo se hará una reexpedición de póliza cuando se haga cambio de domicilioy éste sea de la franja fronteriza al interior de la república, debido a la aplicacióndel IVA en éstas zonas.

Las Ventanas de Servicio para Reexpedir una póliza son las mismasque existen para hacer cambios y modificaciones.

Tipo deMovimientos


142


5.2.2.3 Cancelación de la Póliza

Así como pueden existir cambios y modificaciones, se pueden generarcancelaciones de pólizas, por las siguientes causas:

• A petición del Asegurado

• Pérdida total del vehículo

• Porque al renovarse la póliza el Asegurado no la desea (Cancelación NTU).

Portal de Internet

Solo podrás tramitar Cancelaciones NTU por ésta ventana.

Paso a Seguir

1. Ingresa a www.contactognp.com.mx

2. Teclea Clave Única y Contraseña

3. Entra a Consultas>>Cartera>>Automóviles>>Consulta de pólizas

4. Realiza una búsqueda de la póliza, ya sea por Asegurado, Producto,No. de Póliza o status

Tipo deMovimientos

Ventanas deServicio


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5. Da clic en el botón Cancelar por NTU

6. Acepta la cancelación y recibe mensaje de confirmación


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Tele – Express

Al igual que en el Portal, solo podrás tramitar Cancelaciones NTU por éstaventana.

1. Marca de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 hrs. y sábados de 8:00 a14:00 hrs. (horario del centro) al 5227 - 3132 en el D.F. o al 01 800908 – 4100 en el Interior de la República.

2. Ingresa tu Clave Única y Contraseña

3. En el menú telefónico marca:

1 + 2 + 5 Autos Negocios Existentes Funciones de cobranza

4. Proporciona al Asesor el número de póliza a cancelar por NTU

5. Recibe OT de cancelación


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Dirección de Agencia / Oficina de Servicio

Solo podrás cancelar pólizas a petición del Asegurado o por pérdida total.

1. Entrega a la Dirección de Agencia u Oficina de Servicio una carta firmadapor ti con los siguientes datos:

Número de Póliza

Nombre y Calve del Agente

Fecha de cancelación

Motivo

2. La Dirección de Agencia te dará una OT de cancelación


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