Los Archivos: la importancia de

conocerlos.

Elaborado por:

Miguel Ángel Ruiz BarreraBibiana Paola Moreno Castillo

María Constanza Caro Hernández Nidya Elizabeth Rivera Álvarez

Edy Ruth Vallejo Santamaría

ARCHIVO DECEVAL S.A

Estudiante: Bibiana Paola Moreno Castillo

Funcionario entrevistado: Paola OlarteArchivo DECEVAL S:A

Teléfono: 3765460 Bogotá D.C

DECEVAL S.A

Como esta organizado?

El archivo esta organizado de la siguiente manera:

• La información se organiza luego de finalizado el trámite por parte de los responsables.• Los documentos son remitidos al Centro de Gestión Documental mediante una planilla definida para dicho fin.• Se valida físico contra la planilla.• Se da número de ingreso de los documentos.• Se procede a la identificación clasificación, numeración.• Se insertan los documentos en los expedientes.• Los documentos son almacenados en carpetas de yute color neutro y con ganchos plásticos para evitar el deterioro de los mismos.• Los expedientes son ubicados en la estantería metálica. • Igualmente tienen información en diversos soportes como Rollos de Microfilmación, planos, CD, para lo cual se dispone de estantes destinados para este tipo de soportes.

Existe un PGD?

Si, existe un PGD puesto que cumplen con las funciones contempladas en este como lo son:• Elaboración de Inventarios • Entrega de informes • Elaboración y Actualización de TRD. • Procesos técnicos propios del proceso. • Elaboración de proyectos de área. • Ejecución de proyectos de área. • Implementación de procesos de mejora a los procesos.

Que procesos administra?

Procesos técnicos e intelectuales, con miras a custodiar, salvaguardar y recuperar la información producida en razón de la funciones del Archivo, que sirven de testimonio y documentan los procesos.

DECEVAL S.A

Que software administra?

Cuenta con un software comercial, llamado GestionDoc.

Que funciones maneja?

Esta herramienta permite radicar, visualizar la imagen previamente digitalizada del documento, en su respectivo radicado, permite controlar y acceder a la información por medio de la pestaña consultas, esto con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control.

Que características tiene?

• Tecnología WEB y XML• Alto grado tecnológico• Automatiza la gestión de las comunicaciones.• Permite el diseño de formatos y filtros, integrándose a las necesidades del cliente.• Rápida instalación, pues es una herramienta parametrizable.• Altos estándares de calidad• Modelo cero papel

Ventajas para la empresa después

de su implementación?

• Controla y automatiza los procesos (recepción, producción, radicación, aprobación, distribución, gestión y entrega)• Permite el seguimiento y gestión a cada uno de los documentos.• Acceso a la información en tiempo real.• Control de seguridad según el perfil del usuario.• Ahorro en cotos ya que disminuye el uso de papel, Modelo cero papel.

Como se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y

privacidad?

Para garantizar la seguridad e integridad de la información cuentan con herramientas de control, inventarios, bases de datos, para acceder a la información se debe realizar la consulta a través del sistema GestionDoc, con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control; para algunos casos específicos es indispensable contar con autorización del productor de la información, dada la confidencialidad del contenido.

Archivo Central de la Biblioteca Departamental

“Jorge Garcés Borrero”

Estudiante: Edy Ruth Vallejo Santamaría

Funcionaria entrevistada: Clara Inés ValenciaCoordinadora del Archivo Central.

Teléfono: 620-0448 Cali –Valle

Archivo Central de la Biblioteca Departamental “Jorge Garcés Borrero”

Como esta organizado?

El archivo está en el desarrollo de su renovación y esta siendo organizado por procesos. Así pues contamos con:

DirecciónDivisión AdministrativaDivisión Técnica División Jurídica Mercadeo y Comunicaciones

Existe un PGD? y Que

procesos administra?

Existe un PGD que administra todo el proceso de radicación y despacho de correspondencia

Que software administra?

Es un software adquirido por la biblioteca departamental llamado MiDoc.

Archivo Central de la Biblioteca Departamental “Jorge Garcés Borrero”

Que funciones maneja?

Maneja todas las funciones de Ventanilla Única, por ejemplo la radicación de correspondencia y el despacho a Procesos.

Que características

tiene?

Es un facilitador de los procesos del archivo. Muy eficiente y fácil de usar. En el tenemos:Base de datos de Proveedores y EmpleadosBase de datos de los entes directivos departamentales(Información gubernamental relacionada con Telemática/ Cultura y Turismo etc.)

Ventajas para la empresa después

de su implementación?

Desde el año 2009 contamos con las TRD aprobadas. El implementar el PGD ha sido la materialización del orden y la organización en el proceso de recibo y despacho de correspondencia, así como de la recuperación de toda la información contenida en este archivo. Hemos podido determinar procesos de eliminación de documentos y dejar procesos obsoletos como el «empastar» expedientes. La implementación nos dirige al camino de la modernización y la excelencia aunque aún falta mucho por hacer.

Como se maneja el tema de seguridad, alteridad,

conservación y privacidad?

El dueño del proceso es quien debe solicitar los documentos al archivo central.La documentación sólo se puede consultar dentro de las instalaciones, de ser necesarias copias un funcionario autorizado del archivo es quien realiza este proceso y registra el número de copias tomadas.Cuando el expediente es solicitado para extraerlo del archivo a otra dependencia, se diligencia un formato de préstamo que especifica quien es el responsable de la custodia hasta la devolución.

ARCHIVO SATÉLITE FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Estudiante: María Constanza Caro Hernández

Funcionario entrevistado: Wilson Moreno Archivo de gestión. Facultad de ciencias Humanas

Teléfono: 3165000 Bogotá D.C

ARCHIVO SATÉLITE FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Como esta organizado?

El archivo del Programa está organizado por dependencias y de acuerdo a las tablas de retención documental que asigna el comité nacional de archivo de la Universidad Nacional de Colombia.

Existe un PGD?

Actualmente no cuenta con un PGD, Se encuentran en proceso de evaluación de las necesidades documentales de la Entidad, para poderles dar una solución mediante la implementación del PGD.

Que procesos administra?

La documentación que recibe el archivo satélite de las diferentes dependencias de la facultad de ciencias humanas debe estar organizado por cada una de las dependencias en orden alfabético según los tipos documentales que exija la tabla de retención documental, el personal que labora en el archivo se encarga de verificar la documentación si pertenece a la tabla de retención a que serie y subserie pertenecen, luego proceden a su foliación y catalogación para su respectiva clasificación, organización , conservación y se realiza el inventario para su respectivo trastada al archivo central.

Que software administra?

En el archivo no se maneja ningún software, hasta el momento el único medio para la información que allí manejan se maneja un inventario proporcionado por el Archivo General de la Nación, el cual se realiza al recibir la documentación de las dependencia y cuando se transfiere la documentación al archivo central para su custodia.

ARCHIVO SATÉLITE FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Que funciones maneja?

Como no hay software las funciones que se realizan son manuales, se realiza un inventario de los fondos documentales bajo su custodia de acuerdo con la naturaleza de los mismos y el registros de transferencia.

Que características

tiene?

No hay relacionadas con el software pero en el archivo el trabajo es manual y las características principales son: • Clasificación según la tabla de retención documental• Restauración de la documentación • Organización• Conservación • Resguardo de la documentación• Trasferencia de la documentación al archivo central

Ventajas para la empresa después

de su implementación?

El archivo tiene ventajas inferiores si se compara con uno un archivo que cuente con un programa de gestión documental, ya que por ser manual su consulta es restringida y para tener acceso a la información se requiere de un permiso ya que la información no se encuentra automática o en la red hace que en cuanto a presupuesto se eleve y las ventajas sean mínimas a diferencia de las entidades que ya tienen implementado un programa de gestión documental.

Como se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y

privacidad?

Una vez recibida la documentación es custodiada por el personal del archivo, no se puede alterar ya que son documentos originales donde no se puede reproducción totalmente la documentación a menos que sea requerida legalmente, para su conservación se da en carpetas y cajas, en cuanto al tema de privacidad esta bajo el control ya que no es posible acceder a la información sin la debida autorización del secretario académico y las universidad cuenta con un grupo especializado en gestiones de emergencia y mensualmente se realiza la fumigación para evitar daños biológicos.

ARCHIVO FONDO NACIONAL DE REGALIAS

Estudiante: Miguel Ángel Ruiz Barrera

Funcionarias entrevistadas: Lorena Gómez – Yesica Serna. Técnicas de Archivo

Teléfono: 3815000 Bogotá D.C

FONDO NACIONAL DE REGALIAS

Como esta organizado?

La organización de la documentación manejada por parte dela Unidad visitada es:Se reciben las transferencias documentales por parte de las dependencias o regionales de la Entidad, luego se clasifican, organizan, se realiza la foliación, y se identifican para ubicarlos por Departamentos en orden alfabético, en la estantería rodante. Este proceso se realiza con base a las TRD que maneja la Entidad .También se manejan el proceso de digitalización, para aquellas series que son de alta frecuencia por parte de los funcionarios.

Existe un PGD?

Si, existe un PGD, en el cual se determinaron los procesos y se implementaran en la Unidad de Archivo y Correspondencia durante las etapas del ciclo vital de los documentos (AG, AC y AH), es decir, Producción, Recepción, Distribución, Tramite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de los documentos.

Que procesos administra?

Generación de documentos de la Entidad en cumplimiento de sus Funciones, verificar que los documentos estén completos y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro. Hacer una distribución de los documentos interna y externamente. Procurar el buen desarrollo de los procesos archivísticos: clasificación, ordenación, y descripción. Por medio de la consulta garantizar el derecho que tiene el usuario de acceder a la información. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.

Que software administra?

Cuenta con un software llamado ORFEO

FONDO NACIONAL DE REGALIAS

Que funciones maneja?

Este software permite radicación digitalización, gestión de documentos, traslado de documentos, archivo y prestamos, consultasen línea ,expedientes virtuales y TRD

Que características

tiene?

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux, Unix, Windows), con diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC),  logrando así obtener

independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación.

Ventajas para la empresa después de su implementación?

•Establece un nuevo espacio de trabajo compartido Entidad/ Funcionario. • Aumenta el valor de la información de la Entidad • Evita la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de •información. • Incrementa la calidad de servicio y la productividad. •Ahorro de costos de transacción y de perdidas de archivos. • Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos. • De fácil manejo dada su interfaz agradable y entendible. • Esta compuesto por módulos lo que le permite ser acoplado a distintos •tipos de organización sin mayor problema.

Como se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y

privacidad?

Esto se maneja por medio del sistema ORFEO, ya que para el ingreso a este se necesita tener un usuario registrado, con esto se puede llevar un control de las acciones que realizan los funcionarios sobre la documentación y el tramite o proceso que realizan en la gestión de estos.

ARCHIVO ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA

Estudiante: NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ

Funcionarias entrevistadas: MARGGY ZULAY PERES LIZARAZO. Secretaria de Gobierno

Teléfono: 6607679 MACARAVITA – SANTANDER.

Como esta organizado?

De acuerdo a las características de la documentación se aplicarán criterios de ordenamiento cronológico, alfabético o numérico. • En el Archivo Central se sigue la práctica administrativa más utilizada, el Orden Cronológico inverso. • Los documentos más recientes estarán en la parte superior y los más antiguos en

la parte inferior• Los Materiales especiales como: Mapas, CD, videos, diskkettes, casetes que

forman parte de la documentación, se separan y se les da una ubicación adecuada. En la carpeta se incluirá una hoja indicando la ubicación del soporte y sus características.

• A los materiales especiales se les da el mismo número de clasificación asignada a la documentación de la cual forman parte. • Los documentos contables tendrán un ordenamiento numérico. • La documentación correspondiente a Recursos Humanos (Archivos del personal, Hojas de Vida) se ordenará de acuerdo al orden alfabético.• Todas las series y subseries documentales están regidas bajo las Tablas de Valoración.

Existe un PGD?

Si, porque realizan actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, tales como: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de los documentos.

Que procesos administra?

Lo llevan a cabo mediante la organización, se planea cada una de las fases del ciclo vital del documento, se aplican procesos como la dirección, el control y la ejecución de el flujo y producción documental, además la aplicación del proceso administrativo en los archivos para la medición de resultados, corrigiendo fallas o realizando mejoras continuas siendo éstas el resultado de la retroalimentación.

ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA

Que software administra?

DMA Asesorias y soluciones.

Que características

tiene?

Aplicación para asegurar el pleno control, conservación y recuperación inmediata de los documentos físicos digitalizados. Con esta herramienta se podrá tener acceso en

segundos a cualquier documento que haya sido digitalizado e ingresado al software.

Ventajas para la empresa después

de su implementación?

•Reducción de gastos operativos.•Eliminación de extravió de documentos.•Permite fácil y rápido acceso a la información.•Resguardo de la información.•Mejora tiempo de acceso a documentos.•Mantener la documentación en el tiempo.•Protección de documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.•Bajo costo de almacenamiento.•Elimina costos de impresión, fotocopiado del documento.•Acceso inmediato a documentos.•Documentos inalterables.

Como se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y

privacidad?

Los documentos están en un sofwart de digitalización lo cual impide que el documento sea dañado o se lo lleven, de igual manera las consultas deben ser con previa solicitud mediante una carta de solicitud especificando el año y tipo de serie o subserie documental a consultar, los documentos están debidamente foliados lo cual impiden ser alterados o modificados sean por el usuario o personal de la entidad

ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA

Los Archivos: la importancia de

conocerlos.

Gestión Documental IIGrupo 4

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